BAB I PENDAHULUAN
1.1
Lingkungan Eksternal Perusahaan Industri properti berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir terutama
sejak awal tahun 2000-an dimana banyak dibangunnya beberapa gedung bertingkat baik untuk perkantoran ataupun sebagai pusat perbelanjaan. Selain itu beberapa kompleks perumahan juga semakin tersebar di seluruh penjuru Jakarta yang membuat pusat kota Jakarta semakin bergeser menjadi lebih ke selatan Jakarta. Pada tahun tersebut beberapa perusahaan mulai menyadari pentingnya melakukan manajemen aset mereka agar lebih optimal dalam perencanaan pengelolaan keuangan masing masing perusahaan. Oleh karena itu beberapa konsultan properti seperti Jones Lang LaSalle, Procon Savils, dan Colliers mulai mendapatkan angin segar dan makin melebarkan sayap bisnis mereka sebagai yang terdepan dalam hal tersebut. Tabel 1.1. Pemisahan Departmen Real Estate di Beberapa Bank Dengan Multiple Premises Terbanyak.
Bank
Estate Department Berdiri
1 Standard Chartered 2007
Sebelumnya dibawah Banking Services
Bank 2 HSBC
2005
Procurement and Vendor Management
3 Danamon
2003
IT dan Finance
1
Bank
Estate Department Berdiri
Sebelumnya dibawah
4 Commonwealth
2008
IT dan Finance
5 Mandiri
2005
Procurement
6 BCA
2006
Procurement Sumber: Jones Lang LaSalle (February
2014)
Ketiga pemain tersebut saling bersaing untuk menjadi yang terdepan dengan menawarkan fasilitas – fasilitas manajemen yang menarik bagi para klien mereka. Fasilitas yang mereka tawarkan adalah Manajemen Aset, Manajemen Proyek, Office Leasing, Residential dan Manajemen Investasi. Dari ketiga fasilitas tersebut, manajemen aset dan manajemen proyek adalah yang terdepan sebagai pengeruk keuntungan. Hal itu disebabkan dengan kebutuhan berkesinambungan dan luasnya aset dari masing masing klien yang pastinya akan selalu membutuhkan perencanaan perawatan dari para ahli. Klien mereka sebagian besar adalah bank dengan kantor cabang yang tersebar, dan beberapa perusahaan lain yang memiliki kantor cabang yang terletak dimana – mana. Namun ada pula beberapa klien dengan single premises yang tetap memerlukan jasa ketiga pemain tersebut dengan alasan reputasi ataupun sekedar gengsi. Fasilitas Manajemen aset terdiri dari dua kategori, yang pertama adalah manajemen fasilitas (Facility Management) dan manajemen properti (Properti Management). Keduanya memberikan layanan mengenai perawatan korektif (Corrective Maintenance) dan perawatan berkala (Preventive Maintenance). Yang membedakan antara keduanya adalah dalam manajemen properti konsultan berperan
2
sebagai Landlord - building management dimana ada fasilitas tambahan seperti tenant relationship sedangkan dalam manajemen fasilitas, konsultan berperan sebagai penyewa (Tenant). Inti dari manajemen fasilitas dan manajemen properti adalah perencanaan keuangan, perencanaan kerja tahunan, manajemen operasional yang terdiri dari perawatan korektif dan perawatan berkala, manajemen vendor dan pengguna internal, purchasing dan terakhir berupa pelaporan kerja bulanan, 3 bulanan, 6 bulanan dan tahunan. Untuk langkah awal dalam rencana keuangan, konsultan melakukan due diligent terlebih dahulu terhadap seluruh aset dan keinginan klien. Dari hasil tersebut dilakukan analisa dengan hasil akhir berupa perencanaan keuangan untuk setahun kedepan yang kemudian disetujui oleh klien. Berdasarkan perencaan keuangan tersebut, kemudian dilakukan perencaan kerja tahunan atau biasa disebut 52 weeks planner yang kemudian diikuti dengan pembagian vendor untuk menangani hal tersebut. Hal selanjutya adalah manajemen operasional. Perawatan korektif berupa inspeksi harian yang lebih mengutamakan penampakan luar saja atau dalam istilah properti sering dikatakan Look and feel. Inspeksi harian dilakukan dengan menggunakan checklist yang terdiri dari mandatory question atau biasa disebut pertanyaan standar umum dan additional question atau biasa disebut pertanyaan yang disesuaikan permintaan klien. Ada pula yang disebut dengan ad-hoc atau finding, masalah yang timbul pada masing masing aset secara mendadak sehingga pelaporan inspeksi harus dilakukan secara terbuka. Sedangkan perawatan berkala 3
berupa inspeksi berkala yang lebih mengutamakan performa dan kondisi yang lebih detil dari masing masing aset yang biasanya dilakukan bulanan, 3 bulanan, 6 bulanan dan tahunan. Inspeksi ini juga menggunakan checklist yang terdiri dari mandatory question dan additional question pula. Setelah melakukan langkah diatas kemudian dilakukan pembelian atau perbaikan apabila ada biaya yang diperlukan dengan melakukan purchase order. Perbedaan mendasar antara proses manajemen aset yang sekarang dengan yang akan di kupas adalah pada proses pengolahaannya. Proses yang sedang berjalan selama ini menitik beratkan pada sistem hirarki dimana satu proses harus menunggu proses sebelumnya yang berakibat lamanya sebuah proses penyelesaian. Sedangkan proses yang akan di kupas lebih menitik beratkan kepada efisiensi waktu dan lebih terintegrasi tanpa melupakan hirarki proses yang sudah terbentuk. Untuk memenuhi keinginan tersebut maka diperlukan sebuah sistem yang real time dan mengintegrasikan semua fungsi dalam organisasi untuk dapat terlibat dalam sebuah proses manajemen aset. Akhirnya diciptakanlah sebuah mobile application bernama Facile untuk android dan iOs yang sangat flexible dan sederhana penggunaannya yang ditujukan untuk menemani seluruh fungsi dalam manajemen aset dalam melakukan tugasnya. Berikut ini adalah Gambar 1.1 yang menjelaskan proses lama dan Gambar 1.2 yang menjelaskan proses baru tersebut:
4
Gambar 1.1 Proses Standard Pelaporan Temuan Masalah
Sumber : Jones Lang LaSalle (February 2014) Gambar 1.2 Proses Baru Pelaporan Temuan Masalah
5
Sumber : Jones Lang LaSalle (February 2014)
Para konsultan tersebut memiliki pengalaman dan sistem untuk memenuhi kebutuhan kebutuhan di atas, yang membedakan hanyalah panduan dan langkah kerja standar, dukungan keuangan dari regional, profesionalitas dan terakhir adalah reputasi perusahaan. Jones Lang LaSalle adalah yang terdepan dikarenakan memiliki semua kriteria diatas. Kemudian ada Procon Savils yang memiliki fleksibilitas dan profesionalitas yang baik, namun mereka kekurangan sokongan dana sehingga tahun 2011 diakuisisi oleh Jones Lang LaSalle. Terakhir adalah Colliers dimana mereka selalu bersaing dengan mengutamakan harga murah untuk menarik klien namun kurang didukung pengalaman sehingga klien mereka sering berganti. Dengan semua keunggulan masing masing tersebut diatas kenyataannya masih banyak masalah yang terjadi pada masing masing klien. Masalah yang paling sering terjadi adalah lamanya waktu penyelesaian dari tiap masalah temuan atau finding dari masing masing aset dan salah komunikasi dari masing masing pelaksana. Hal tersebut dikarenakan belum tersedia sebuah sistem yang menyatukan semua proses tersebut dalam satu wadah sehingga semua proses masih dijalankan secara terpisah. Ketika hal itu terjadi konsultan akan melakukan pembicaraan dengan klien agar tidak dikenakan penalty dari KPI yang diberikan di awal. 1.2
Lingkungan Internal Perusahaan Melihat dari kelemahan – kelemahan tersebut di atas penulis berusaha
menyelesaikan masalah dengan menggunakan jasa vendor untuk membuat sebuah
6
Mobile application yang terintegrasi dan Real Time. Ini merupakan peluang yang sangat menarik jika melihat potential client yang tersedia.
Tabel 1.2 Konsultan Properti dan Klien Utamanya
No Jones Lang LaSalle 1
Pertamina (60,000 Sqm)
Colliers
Cushman Wakefield
Adaro (15,000 Sqm)
IDX Building (20,000 Sqm)
2
Standard
Chartered
Bank (45,000 Sqm) 3
HSBC (47,000 Sqm)
4
Other 38 medium to low Other 15 medium to low Other 10 medium to low volume Clients
volume Clients
volume Clients
Sumber : Jones Lang LaSalle (February 2014) Tabel 1.3 Beberapa Calon Klien (Di luar konsultan properti)
No
Calon Klien
1
BCA
2
Santika Group
3
Hard Rock Hotel Bali
4
Summarecon Agung
5
PT Riatirta Nirwana Mas
6
PT Perintis Dinamika Sekatama
7
Beberapa Kontraktor Bangunan Sumber : Jones Lang LaSalle (February 2014)
Perusahaan yang akan berdiri dengan nama PT Bright Light Instrument (BLI). PT ini dimiliki oleh 4 orang yang terdiri dari Muhammad Fadli Nugraha, Bherly Novrandy, Komang Agustyasuastika dan Liong Weilen. Sebelumnya mereka
7
sudah bergerak dari tahun 2012, namun hanya melakukan pekerjaan untuk klien klien kecil. Seiring dengan peluang usaha yang makin besar dan sambutan yang cukup positif dari Jones Lang LaSalle, Summarecon, BCA dan Colliers maka BLI telah dilegalisasi pada bulan Agustus 2013. Hingga Maret 2014, BLI sudah menjual 3 sistem softwarenya. BLI berlokasi di Jalan Pakubuwono. Sampai bulan Maret 2014 BLI Memiliki 2 buah server, 1 buah laptop utama untuk development dan 4 laptop penunjang. BLI juga memiliki 1 orang pengarah bisnis, 3 orang perancang sistem, 1 orang pemasaran dan 1 orang desain. BLI bergerak di bidang mobile IT untuk menunjang keperluan industri properti yang kedepannya berencana untuk melebarkan sayap ke industri rumah sakit. 1.3
Rumusan Masalah Kesulitan yang dialami oleh para konsultan adalah mengintegrasikan semua
lini pelaksana agar dapat terhubung satu sama lain apabila ada masalah ataupun finding. Masalah kedua adalah menyampaikan temuan kepada atasan yang sering kali dokumen hilang. Ketiga adalah menyampaikan temuan kepada vendor untuk melakukan perbaikan dan penawaran harga apabila diperlukan. Keempat adalah meminta persetujuan kepada atasan untuk melakukan purchase order ataupun penutupan sebuah kasus temuan. Dari semua masalah di atas, tidak ada satupun yang bisa diprediksikan untuk selesai dalam jangka waktu tertentu sehingga sering kali sebuah temuan berlarut larut tanpa mengetahui status terakhir temuan tersebut. Dengan demikian rumusan masalah dari tulisan ini adalah: “Apakah FACILE sebagai mobile application memiliki kelayakan secara bisnis?” 8
1.4
Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah untuk membantu para facility management dan
Property Management untuk mengintegrasikan semua fungsi dalam organisasinya dalam melakukan manajemen aset agar mendapatkan sebuah hasil yang lebih optimal dan lebih pasti. Selain itu kepedulian peneliti akan pemakaian kertas yang berulang - ulang dan efisiensi waktu kerja dalam melakukan manajemen aset juga menjadi sebuah tujuan tersendiri. Tujuan lainnya adalah untuk melihat kelayakan bisnis dari facile untuk mendobrak masuk ke sebuah sistem manajemen aset yang sebelumnya sudah berjalan sekian lama. 1.5
Manfaat Manfaat bagi para konsultan adalah dapat menyelesaikan masalah yang
selalu berulang - ulang mengenai waktu penyelesaian masalah dan komunikasi antar lini pelaksana sehingga hasil yang didapat akan lebih akurat dan efisien. Bagi para pelaksana, akan membuat pekerjaan lebih mudah karena dapat dilakukan dimanapun. Selain itu mereka dapat fokus mengerjakan hal lain karena terkadang konsentrasi pelaksana akan terbelah untuk menyampaikan checklist kepada atasannya. Manfaat kedua bagi pelaksana adalah melihat status sebuah temuan sehingga pelaksana bisa menginformasikan status sebuah temuan pada atasan apabila mereka mendapat pertanyaan “dadakan”. Manfaat selanjutnya adalah efisiensi ruang penyimpanan, dikarenakan semua pekerjaan akan dilakukan dalam bentuk softfile sehingga tidak membutuhkan ruangan penyimpanan. Manfaat untuk
9
