BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Dalam kehidupan sehari-hari surat adalah salah satu sarana komunikasi secara tertulis yang dipergunakan untuk menyampaikan informasi atau berita dan sering digunakan di dalam suatu instansi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Menurut Thomas Wijaya (1987:2) surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, dan sebagainya. Surat memegang peranan penting di dalam suatu instansi karena dianggap mempunyai nilai lebih dibandingkan dengan sarana komunikasi yang lain. Menurut Thomas Wijasa Bratawidjaja (1989:1) fungsi surat dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut : 1. Sebagai alat atau sarana komunikasi secara tertulis; 2. Sebagai tanda bukti tertulis bila sewaktu-waktu timbul persoalan dikemudian hari yang tidak diinginkan; 3. Sebagai alat pengingat bila sewaktu-waktu surat tersebut dibutuhkan kembali (arsip); 4. Sebagai tanda bukti sejarah (historis) sebagai bahan riset; 5. Sebagai bahan dokumentasi organisasi; 6. Sebagai duta (wakil) dari suatu organisasi atau badan; 7. Untuk menjamin keamanan atau keterangan dalam segala aktivitas. Pentingnya surat di dalam organisasi, karena organisasi tanpa surat dapat dikatakan sebagai organisasi yang gagal mencapai visi misinya, selain itu dapat dikatakan bahwa organisasi tersebut dianggap sebagai organisasi yang tidak efektif. Agar kegiatan surat-menyurat dapat berjalan dengan baik, maka perlu adanya pengelolaan surat yang tertib dan
1
teroganisir. Hal ini dimaksudkan agar dalam melaksanakan kegiatan suratmenyurat dapat terhindar dari permasalahan-permasalahan yang dapat terjadi di dalam bidang surat-menyurat. Misalnya karena tidak dikelola dengan baik, surat menjadi menumpuk dan berserakan dimana-mana. Hal ini akan menjadi masalah bagi instansi tersebut. Selain itu, pengelolaan surat juga bertujuan agar surat tidak hilang, mencegah keterlambatan pendistribusian, mencegah terjadinya kebocoran informasi surat yang dapat menimbulkan kerugian bagi instansi, dan agar dapat dengan mudah menemukan surat jika sewaktu-waktu surat tersebut diperlukan kembali. Jadi, dengan adanya pengelolaan surat yang tertib dan terorganisir maka dapat
meminimalisir
terjadinya
permasalahan-permasalahan
yang
mungkin akan terjadi di dalam suatu instansi. Di setiap instansi, penanganan pengelolaan surat perlu mengikuti prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Menurut Zulkifli Amsyah (1989:51) terdapat 3 cara pencatatan dan pengendalian surat, yaitu dengan menggunakan perangkat Buku Agenda, Kartu Kendali dan Tata Naskah. Buku Agenda beserta perangkatnya umumnya masih banyak dipergunakan di berbagai kantor, terutama kantor yang kecil dan perusahaan swasta. Kartu Kendali beserta perangkatnya sudah mulai banyak dipergunakan pada departemen-departemen kantor pemerintah dan beberapa bank. Tata Naskah beserta perangkatnya banyak dipergunakan di lingkungan perkantoran Departemen Hankam, jajaranjajaran ABRI, dan Departemen Perhubungan. Setelah dilakukan pencatatan dan pendistribusian, surat juga perlu disimpan atau diarsip agar dapat terpelihara dengan baik. Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu Sistem Abjad, Sistem Subjek atau Perihal, Sistem Nomor, Sistem Geografis, dan Sistem Kronologis (Daryanto & Abdullah, 2013 : 154-156). Dalam pengarsipan tersebut terdapat langkahlangkah untuk menyelesaikannya mulai dari permulaan sampai dengan selesai. Langkah-langkah tersebut disebut prosedur kearsipan. Menurut
2
Zulkifli Amsyah (1989:51) prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat masukmeliputikegiatan-kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Dan prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman. Selain prosedur pencatatan dan prosedur pengarsipan, agar pengelolaan surat dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu adanya pegawai khusus yang menangani tentang pengelolaan surat. Ada beberapa pegawai yang biasanya khusus menangani tentang pengelolaan surat, misalnya agendaris, arsiparis, ekspeditor, dan kurir. Jumlah pegawai tersebut ditentukan berdasarkan besar kecilnya suatu instansi atau organisasi. PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang hanya mempunyai satu pegawai yang khusus menangani tentang pengelolaan surat masuk dan surat keluar mulai dari menerima surat, mengagenda surat, pendisposisian, menggandakan surat, mendistribusikan surat, sampai dengan mengarsipkan surat. Tidak ada istilah agendaris, arsiparis, ekspeditor maupun kurir. Dalam kesempatan ini penulis mendapat kesempatan mengamati tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Penulis di tempatkan di bagian SDM dan umum. Sebenarnya kegiatan yang dilakukan di bagian SDM dan umum sangat beragam, tetapi penulis secara khusus ditugaskan melaksanakan kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Adapun kegiatan yang penulis kerjakan selama magang adalah membuat surat balasan, mengetiksurat keluar, memberi nomor surat keluar, mendisposisi surat masuk, mengagendakan surat masuk dan surat keluar, menggandakan surat yang telah didisposisi oleh Kepala Cabang, mendistribusikan surat dan mengarsip surat masuk dan surat keluar. Mengingat pentingnya pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi atau organisasi, maka penulis tertarik untuk mengambil judul tentang “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan
3
Surat Keluar di Bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang”. Berikut ini adalah daftar rekapitulasi surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang diperoleh penulis selama magang : Tabel 1.1 Daftar Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar Bulan dan
Jumlah
Jumlah
tahun
Surat Masuk
Surat Keluar
November 2015
199
76
Desember 2015
219
149
Januari 2016
267
115
(Sumber : Bagian SDM dan Umum) B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan penulis di atas, maka penulis merumuskan masalah yaitu:
“Bagaimana prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang?” C. Tujuan Pengamatan Adapun tujuan dari kegiatan pengamatan dalam penulisan laporan tugas akhir ini adalah: 1. Tujuan Operasional a. Untuk menjajaki bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk mulai dari penerimaan surat sampai dengan pengarsipan surat dan untuk memahami bagaimana prosedur pengelolaan surat keluar mulai dari perintah pembuatan surat dari atasan sampai dengan pengiriman surat dan pengarsipan surat di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang, agar nantinya dapat mengerti urutan-urutan atau langkah-langkah dalam
4
pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan benar dan sesuai dengan aturan yang berlaku. b. Agar dapat menguraikan permasalahan-permasalahan yang sering terjadi dalam bidang pengelolaan surat di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang, sehingga
dapat
meminimalisir
dan
mencegah
timbulnya
permasalahan yang mungkin akan terjadi. c. Agar dapat menerangkan bagaimana sistem pengelolaan surat di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Dengan sistem pengelolaan yang benar diharapkan jika nanti terdapat pergantian pegawai, mereka tetap bisa mengetahui letak-letak surat yang telah disimpan. 2. Tujuan Fungsional Untuk mencegah terjadinya permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan surat misalnya surat hilang, sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dimasa yang akan datang. 3. Tujuan Individual Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. D. Manfaat Pengamatan Manfaat dari kegiatan pengamatan dalam penulisan laporan tugas akhir ini adalah : 1. Bagi Instansi Terkait Apabila dimungkinkan dapat memberikan masukan bagi lembaga yang bersangkutan untuk melakukan perubahan atau perbaikan sesuai dengan hasil penulisan tugas akhir, dengan demikian dapat menambah kinerja instansi menjadi semakin tertib sesuai prosedur yang ada
5
khususnya dalam hal pengelolaan surat sehingga dapat memudahkan dalam pencarian arsip. 2. Bagi Penulis a. Penulis dapat mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. b. Penulis dapat mengetahui bagaimana cara menemukan kembali surat yang telah disimpan (arsip) jika sewaktu-waktu ada yang membutuhkan. c. Sebagai bekal penulis dalam menangani pengelolaan surat masuk dan surat keluar jika nanti di masa mendatang penulis mendapatkan pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan surat. d. Penulis dapat memperluas pengalaman dan mengembangkan pengetahuan mengenai
pengelolaan surat
melalui kegiatan
pengamatan. 3. Bagi Pembaca a. Menambah
pengetahuan
mengenai
bagaimana
prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. b. Sebagai informasi bagi masyarakat tentang pentingnya pengelolaan surat di dalam suatu instansi atau perusahaan. 4. Bagi Mahasiswa a. Sebagai referensi dalam penulisan tugas akhir khususnya bagi Mahasiswa DIII Manajemen Administrasi yang berkaitan dengan pengelolaan surat masuk dan surat keluar. b. Menambah
wawasan
dan pengetahuan
mengenai
prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.
6
