BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Braum dan Ramon dalam Saiman (2002
:
24) mengatakan bahwa
sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima memeriksa
pendiktean, atau
menyiapkan
mengingatkan
surat-menyurat,
kepala
atau
menerima
pimpinannya
tamu,
mengenai
kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melaukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu meringankan beban pimpinan dan memecahkan persoalan dan mengambil keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan. seorang sekretaris merupakan perantara bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan atau sebaliknya dia juga berfungsi senagai pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luar. Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan atau orang modern, baik dalam ruang lingkup yang masih sederhana sampai kepada industri besar. Sekretaris memegang peranan penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat dijetahui sebagai berikut: Peran sekretaris terhadap atasan disini adalah sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi yang ingin berhubungan dengan pimpinan, sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas, alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide, faktor penunjang dalam kebersihan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
1
2
Peran sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) disini adalah penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place), memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.Mengadakan pendekatan kepada pegawai untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat dipecahkan. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 tahun 1967 dan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1992 tentang perbankan, dengan Peraturan Modal Dasar Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BPDSU), yang sekarang dikenal dengan nama Bank SUMUT merupakan bank devisa yang berkantor pusat di Jalan Imam Bonjol No.18 Medan. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BPDSU) yang didirikan tanggal 4 November 1961 dengan Akte Notaris Roesli Nomor 22 dalam bentuk Perseroan Terbatas (PT). Pada tahun 1962, berdasarkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1962 tentang Ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah, BPDSU yang semula berbentuk Perseroan Terbatas (PT) diubah menjadi Bank Milik Pemerintah Daerah dengan Peraturan Daerah (Perda) Tingkat I Sumatera Utara Nomor 5 Tahun 1965. Perda tersebut menetapkan Modal Dasar sebesar Rp 100.000.000,00., dimana sahamnya hanya dimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II di seluruh Sumatera Utara. Adapun fungsi dan peranan sekretaris pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan adalah mengarahkan dan mengontrol persiapan dan pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dalam rangka kelancaran pelaksanaan
3
RUPS, mempersiapkan dan menentukan informasi yang berkaitan dengan pemangku kepentingan dalam rangka tersedianya informasi Perusahaan yang akurat, merencanakan sistem keprotokolan Perusahaan dalam rangka ketersediaan sistem keprotokolan yang efektif dan efisien, mengontrol implementasi keprotokolan Perusahaan agar kegiatan protokol berjalan sesuai ketentuan, yaitu mengarahkan dan mengontrol sistem manajemen kearsipan dan tata naskah dinas Perusahaan untuk meningkatkan pelayanan kepada pengguna dokumen.Mengkoordinasikan rapat kerja dalam rangka mencapai target bisnis bank, mengarahkan dan mengontrol kegiatan komunikasi dan publikasi perusahaan dalam rangka menjaga hubungan dengan pemangku kepentingan dan peningkatan citra perusahaan, mengarahkan dan mengontrol kegiatan media monitoring dan penanganannya dalam rangka menjaga reputasi perusahaan. Berdasarkan uraian di atas dan karena seorang sekretaris memiliki peranan yang sangat penting dalam mengatur aktivitas perusahaan maka penulis merasa tertarik untuk mengkaji tulisan yang berjudulFungsi dan Peranan Seretaris dalam mengatur Tugas Pimpinan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan. B. Perumusan Masalah Mengingat begitu kompleksnya peranan sekretaris pada suatu perusahaan maka masalah pokok yang akan dibahas dalam paper ini adalah “Bagaimana Fungsi dan Peranan Sekretaris dalam mengatur tugas Pimpinan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan?”
4
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui fungsi dan peranan sekretaris dalam mengatur tugas pimpinan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis mengenai peranan sekretaris dalam perusahaan. 2.Bagi perusahaan, memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan . 3.Bagi pembaca, sebagai referensi tentang peranan sekretaris. Untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis. D. Metode Penelitian Untuk mencapai hasil yang baik, maka diperlukan berbagai data yangmendukung penulisan skripsi ini,adalah sebagai berikut: 1. Lokasi Penelitian Riset ini penulis lakukan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan, yang beralamat di Jalan. Imam Bonjol no 18 Medan Sumatera Utara. 2.Sumber Data a.Data Primer Data yang diperoleh langsung dari perusahaan mengenai fungsi danperanan sekretaris dalam mengatur tugas pimpinan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan. b.Data Sekunder Data yang diperoleh dari sumber lain dalam bentuk laporan dan publikasi yang disebut data sekunder eksternal dan data sekunder internal yang datanya dari dalam dan dari luar perusahaan seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi, laporan keuangan, buku, surat kabar, majalah, dan media lainya.
5
3.
Teknik Pengumpulan Data
a.Wawancara (Interview) Suatu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak-pihak yang berwenang dalam perusahaan untuk memperoleh data dan informasi yang sesuai dengan materi penelitian. b.Dokumentasi Yaitu dengan cara meminta surat-surat, catatan-catatan, laporanlaporan dan lain-lain yang tersimpan didalam arsip-arsip kantor PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan yang berhubungan dengan bidang yang diteliti. 4.Metode Analisis Data a.Deskriptif Dengan metode ini data yang sudah dikumpul, digolongkan atau dikelompokan, analisis dan diinterprestasikan. Dengan demikian penulis akan mendapatkan gambaran yang sebenarnya tentang perusahaan. b.Deduktif Dengan metode ini penulis menggambarkan laporan secara langsung, maksudnya untuk menjelaskan hak yang secara umum untuk menerangkan kesimpulan secara khusus.
