BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Secara etismologi istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa Inggris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen, peta-peta, dan setererusnya. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dan seterusnya), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). (http://karmachamelon.blogspot.com/p/makalah-kearsipan.html) Arsip selama ini sering hanya diartikan sebagai selembar atau seonggok kertas using yang tidak mempunyai arti dan makna. Ia hanya diartikan sebagai bagian masa lampau yang tidak ada kaitannya sama sekali dengan masa kini dan mendatang. Terkadang ia hanya diartikan sebagai tembusan surat keluar, yang posisinya sangat
Universitas Sumatera Utara
tidak terhormat, karena ia hanya ditempatkan pada urutan terbawah. Padahal arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang sangat penting dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara, sebagaimana diamanatkan oleh Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang merupakan pengganti dari Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Arsip yang menjadi simpul pemersatu bangsa,bias arsip dinamis bisa pula arsip statis. Adalah suatu kenyataan yang tidak dapat dipungkiri bahwa arsip merupakan tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan, merupakan bukti akuntabilitas kinerjaj organisasi dan aparaturnya, alat bukti sah di pengadilan, yang pada gilirannya akan menjadi memori
kolektif
dan
jati
diri
bangsa
serta
warisan
nasional.
(http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:yMH17H25EgJ:www.anri.g o.id/file_layanan/publikasi/Jurnal_Kearsipan/Jurnal-Vol-72012.pdf+&cd=2&hl=en&ct=clnk) Untuk arsip media magnetic merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemukan kembali melalui penuliasan kode secara magnetic dan khusus berkaitan dengan komputer. Arisp harus dapat ditemukan kembali melalui fisik dan informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan non arsip (non record), karena non arsip merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Satu contoh dari non arsip adalah percakapan biasa. Non arsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi arsip. Dengan begitu kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi
Universitas Sumatera Utara
kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. Alat – alat ini dapat mempermudah kegiatan kearsipan. Secara umum peralatan yang dibutuhkan dalam kearsipan antara lain : a. Filling Cabinet, peralatan ini merupakan “idola” dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci. b. Rotary
(alat
penyimpanan
berputar),
semacam
filling
cabinet
tetapi
penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. c. Lemari arsip, pernyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar. d. Rak arsip, lemari tanpa pintu tempat penyimpanan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). e. Map arsip, lipatan kertas tebal atau plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. f. Guide, lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. g. Ordner, map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan perforator. (http://anugerahdino.blogspot.com/2014/01/jenis-jenis-peralatan-arsip.html) Sedangkan, kata manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Jadi, manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. (http://dijemuach.blogspot.com/2012/05/makalah-manajemen-arsip.html)
Universitas Sumatera Utara
Penulis mengambil penelitian di Kantor PemberdayaanPerempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi karena penulis pernah berkunjung ke kantor tersebut dan penataan arsipnya belum tertata sebagaimana mestinya akibat jumlah Sumber Daya Menusia (SDM) yang kurang, sehingga terjadi beban tugas yang ganda dan tidak adanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang memliki latar pendidikan tentang kearsipan. Lalu, penataan kearsipan selama ini di Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi tidak tertata sebagaimana mestinya sehingga pada saat Pimpinan Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi meminta surat beberapa hari atau beberapa bulan yang lalu kepada sekretarisnya surat itu tidak ada dan terkadang surat masuk dan keluar bercampur jadi satu. B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah “ Bagaimana Manajemen Kearsipan Pada Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Tebing Tinggi?”. C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : untuk mengetahui bagaimana cara memanajemen kearsipan pada Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Tebing Tinggi. Manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Tebing Tinggi Hasil Tugas Akhir ini akan dijadikan sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga
Universitas Sumatera Utara
Berencana (PPAKB) Tebing Tinggi yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran dalam memanage kearsipan. 2. Bagi penulis Menambah pengetahuan dan sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori – teori manajemen kearsipan yang diterima penulis selama masa kuliah. 3. Bagi Penulis Berikutnya Menambah pengetahuan dan sebagai bahan pertimbangan/bacaan dalam mengerjakan karya ilmiah tentang manajemen kearsipan. D. Jadwal Kegiatan Penelitian Dalam penulisan Tugas Akhir ini, dibuat jadwal penulisan yang diperlukan untuk bias mengatur waktu dengan baik, agar penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu. Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat Tabel 1.1 berikut ini :
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian April No.
2
3
Juni
Kegiatan I
1
Mei
II III IV
I
II III IV
I
II III IV
Penyusunan Draft Tugas Akhir Pengumpulan Data Penyusunan Laporan Tugas Akhir
Sumber : Penulis (2014) Keterangan : Pada tahap penyusunan draf Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku – buku referensi mengenai Manajemen Kerasipan, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan. E. Sistematika Penulisan Luas pembahasan Tugas Akhir ini dibagi dalam 4 (empat) Bab yang dianggap cukup memadai untuk menemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan manfaat penelitian, jadwal kegiatan penelitian dan sistematika penelitian.
Universitas Sumatera Utara
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN Profil perusahaan yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari : Sejarah singkat Kota Tebing Tinggi, struktur organisasi dan personalia, uraian tugas (job descripton), kegiatan di Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB), kinerja kegiatan terkini, rencana kegiatan di Kantor Pemerdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB). BAB III : PEMBAHASAN Dalam Bab ini akan membahas tentang pengertian kearsipan dan manajemen kearsipan, prosedur penyimpanannya (kearsipan), macam – macam arsip, nilai guna arsip, tinjauan tentang pengelolaan arsip yang efektif dan efisien, pedoman pengelolaan arsip, tata manajemen kearsipan Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB), pengamanan arsip, pemeliharaan arsip, perencanaan dan penetapan Job Description.
Universitas Sumatera Utara
