BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Perkembangan dunia digital saat ini sudah berkembang sangat pesat, khususnya dalam bidang teknologi informasi. Teknologi informasi yang ada saat ini sangat bermanfaat dalam kehidupan manusia. Dengan adanya bantuan teknologi informasi, pekerjaan manusia dapat dikerjakan secara lebih efektif dan efisien. Teknologi informasi telah menjadi komponen penting dalam standar pelayanan publik. Pelayanan publik yang semula dilakukan secara konvensional, secara bertahap telah beralih dengan pemanfaatan teknologi informasi yang mempunyai tingkat keakuratan dan penanganan yang cepat dalam pencarian informasi, sehingga pelayanan yang dihasilkan lebih menghasilkan hasil yang maksimal dan pengguna dapat lebih mudah memanfaatkan pelayanan publik tersebut. Informasi telah menjadi komponen yang sangat penting dalam proses pengambilan keputusan atau kebijakan, baik oleh individu, perusahaan, lembaga pendidikan, maupun instansi pemerintahan. Informasi yang berkualitas adalah informasi yang dapat disajikan secara relevan, akurat, dan tepat waktu (Jogiyanto, 2005: 696), sehingga pihak yang memanfaatkan informasi tersebut dapat memanfaatkan sesuai harapan. Salah satu contoh penerapan informasi yang berkembang pesat saat ini adalah dalam pembuatan sistem informasi. Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu,memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik. Perguruan Tinggi sebagai lembaga pendidikan tidak lepas dari pemanfaatan teknologi informasi. Dalam pelayananya perguruan tinggi telah memiliki sistem 1
2
akademik berbasis teknologi informasi namun belum banyak yang dilengkapi dengan kemampuan untuk mendeteksi kondisi tabrakan pada penjadwalan yang di intregasikan dengan mata kuliah dan dosen pengampunya. Penerapan terhadap salah satu kebutuhan Perguruan Tinggi ini, khususnya pengambilan keputusan dalam penggunaan ruang, menjadi salah satu hal yang harus diperhatikan oleh bagian yang ditugaskan. Kegiatan peminjaman dan penggunaan ruang masih dilakukan secara konvensional, yang mempunyai tingkat keakuratan yang minim dan penanganan yang cukup lambat dalam menentukan ruang mana yang kosong, sehingga mengganggu proses perkuliahan. Masih banyak mahasiswa yang mencari ruang kosong sendiri dan meminjamnya secara konvensional, baik untuk kegiatan perkuliahan, ujian tesis, seminar hasil, ataupun yang lainya. Hal ini tentunya sangat mengganggu proses kegiatan perkuliahan yang akan berdampak pada hasil perkuliahan. Waktu yang terbuang hanya untuk mencari ruang dan meminjamnya dapat di minimalisir dengan adanya sebuah Sistem Informasi yang di dalamnya terdapat data mengenai status ruang, mata kuliah, dosen, dan jadwal penggunaan. Daftar mata kuliah dan dosen pengampu juga belum ter-digitalisasi, sehingga belum adanya informasi yang menampilkan detail penggunaan ruang secara lengkap. Pengolahan data ruang perkuliahan juga diharapkan dapat menampilkan detail fasilitas dalam ruang tersebut, contohnya kapasitas ruang, fasilitas ruang, dan lain-lain. Belum adanya sistem informasi mengenai fasilitas ruang, mata kuliah, dosen, serta penggunaan dan peminjaman ruang dalam administrasi program studi dapat menghambat kegiatan perkuliahan. “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya” (Sondang P. Siagian, 1994: 3), sehingga Administrasi Program Studi adalah penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara structural, sehingga memudahkan dalam memperoleh informasi itu kembali dalam suatu program studi. Administrasi program studi ini sangat menentukan kelancaran kegiatan dalam program studi tersebut. Kegiatan pencarian ruang untuk proses perkuliahan yang dilakukan secara konvensional juga memungkinkan terjadinya jadwal penggunaan ruang yang
3
bertubrukan dengan jadwal perkuliahan lain. Salah satu solusi untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menerapkan suatu sistem informasi yang mengelola proses penggunaan ruang pada Perguruan Tinggi. Sistem ini memiliki kelebihan tentang pengolahan data ruang yang telah terpakai dan ruang yang belum terpakai pada Perguruan Tinggi. Selain pengolahan data ruang, sistem ini juga harus memiliki subsistem pengolahan data ruang, data prodi, mata kuliah dan pengolahan data dosen yang nantinya akan saling melengkapi sistem ini. Adanya data ruang, prodi, mata kuliah, dan dosen akan sangat membantu dalam memberikan informasi detail tentang kegiatan yang ada di ruang yang terpakai. Penelitian ini bermaksud mengembangkan suatu aplikasi yang mampu mendeteksi terjadinya tabrakan ruang, waktu dan mata kuliah, di samping juga memberikan informasi lengkap tentang fasilitas ruang, daftar mata kuliah, data dosen, pemakaian
ruang beserta mata kuliah dan dosen
pengampunya. Pascasarjana Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidian (FKIP) Universitas Sebelas Maret (UNS) merupakan bagian dari instansi Perguruan Tinggi di Universitas Sebelas Maret dengan program pendidikan magister (S-2) dan program pendidikan doctor (S-3). Pascasarjana FKIP UNS memiliki dua belas program studi Strata-2 dan tiga program studi Strata-3, diantaranya S2 Pendidikan Bahasa dan Sastra Daerah, S2 Pendidikan Bahasa Indonesia, S2 Pendidikan Bahasa Inggris, S2 Pendidikan Ekonomi, S2 Pendidikan Guru Sekolah Dasar, S2 Pendidikan Kependudukan dan Lingkungan Hidup, S2 Pendidikan Luar Biasa, S2 Pendidikan Matematika, S2 Pendidikan Sains, S2 Pendidikan Sejarah, S2 Pendidikan Seni, S2 Teknologi Pendidikan, S3 Pendidikan Bahasa Indonesia, S3 Ilmu Pendidikan, dan S3 Pendidikan IPA. Dengan banyaknya program studi yang ada, perlu adanya suatu sistem yang dapat mengelola data fasilitas ruang, mata kuliah, dosen, serta kegiatan proses perkuliahan untuk menggantikan proses konvensional dalam pengolahan dan penentuan ruang perkuliahan. Sistem ini juga harus dapat memberikan solusi peminjaman ruang untuk kegiatan seminar tesis, seminar hasil, dan lain-lain. Pengolahan data mata kuliah yang ada serta dosen pengampu dan fasilitas yang tersedia di ruang tersebut juga diperlukan sebagai suatu
4
sub-sistem yang akan melengkapi sistem informasi ini. Dengan
adanya
pengolahan data fasilitas ruang, mata kuliah, dosen, serta peminjaman
sistem ruang,
diharapkan dapat meningkatkan akurasi pengelolaan alokasi ruang dan peminjaman pun dapat terlaksana dengan baik dan teratur. Dengan pertimbangan di atas, perlu dilakukan pengembangan dan pembuatan suatu sistem informasi yang dapat memproses data penggunaan dan peminjaman ruang yang mempunyai kemampuan untuk mendeteksi kondisi tabrakan pada penjadwalan dan mengolah data tersebut untuk dijadikan rekap penggunaan ruang. Pengolahan data fasilitas ruangan, data mata kuliah dan data dosen juga diperlukan sebagai suatu subsistem yang akan melengkapi Sistem Informasi yang akan dibuat. Sistem informasi yang akan dibuat ini diharapkan dapat diakses secara realtime dan tidak dibatasi oleh ruang, sehingga sistem informasi ini dibuat online yang dapat diakses dengan internet. Sistem informasi ini dibuat dengan bahasa PHP, database server MYSQL, web server Apache. Oleh karena itu, peneliti bermaksud untuk mengadakan penelitian yang berjudul
“PENGEMBANGAN
SISTEM
INFORMASI
ADMINISTRASI
PROGRAM STUDI BERBASIS WEB PADA PROGRAM PASCASARJANA FKIP UNS”.
B. Batasan Masalah Sub-sistem yang akan dikembangkan dalam Sistem Informasi Administrasi Program Studi ini adalah sub-sistem pengolahan data ruang, data prodi, mata kuliah, pengolahan data dosen, manajemen agenda kuliah dan peminjaman ruang.
C. Rumusan Masalah Rumusan masalah pada penelitian ini adalah bagaimana mengembangkan Sistem Informasi Administrasi Program Studi yang dapat mendigitalisasi data ruang, mata
kuliah,
dosen,
pengelolaan
agenda
kuliah
dan
peminjaman
?
5
D. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian yang hendak dicapai dalam penilitian ini adalah terciptanya Sistem Informasi Administrasi Program Studi Berbasis Web pada Program Pascasarjana FKIP UNS, sehingga dapat memproses dan mengelola data fasilitas ruang, mata kuliah, dosen serta agenda perkuliahan dan peminjaman agar dapat terdigitalisasi dengan baik. E. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Teoritis Manfaat teoritis yang dapat diperoleh dengan penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Membangkitkan minat mahasiswa untuk melanjutkan penelitian dan pengembangan. b. Membangkitkan minat mahasiswa untuk mengembangkan sistem informasi manajemen yang menghasilkan produk dan dapat digunakan secara tepat dan efisien. c. Memberikan dukungan terhadap pengembangan sistem informasi manajemen di Pascasarjana FKIP UNS. d. Sebagai bahan masukan dan referensi untuk penelitian yang akan datang.
2. Manfaat Praktis Manfaat praktis yang dapat diperoleh dengan penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Mendigitalisasi data fasilitas ruang, mata kuliah, dosen serta penggunaan dan peminjaman ruang agar tersusun secara struktural. b. Membantu pengolahan data fasilitas ruang, mata kuliah, dosen serta penggunaan dan peminjaman ruang, sehingga tidak terjadi tubrukan dalam jadwal
perkuliahan.
6
c. Menyajikan data dalam bentuk tulisan maupun grafik dari rekap penggunaan ruang secara tepat dan akurat. d. Memberikan sarana bagi Admin Prodi Pascasarjana FKIP UNS dalam pengolahan dan pengaturan data fasilitas ruang, mata kuliah, dosen serta penggunaan dan peminjaman ruang. e. Meminimalisir kesalahan manusia dalam pelayanan penggunaan dan peminjaman ruang. f. Menyimpan data fasilitas ruang, mata kuliah, dosen serta penggunaan dan peminjaman ruang di Pascasarjana FKIP UNS dengan Database Management System, sehingga terdokumentasi dengan baik.
F. Spesifikasi Produk Sistem yang akan dikembangkan diharapkan dapat berjalan dengan baik dengan minimum system requirements sebagai berikut : 1. CPU Pentium III 1.13 GHz atau lebih tinggi. 2. Video Card 32 MB 3D accelerated video card 3. RAM 512 atau lebih tinggi 4. Koneksi internet 5. Browser yang mendukung PHP 5.6.15, rekomendasi browser menggunakan Google Chrome 6. Pembaca file PDF, rekomendasi menggunakan Adobe Reader 11.0.10
