BAB I PENDAHULUAN. 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata naskah dinas yang seragam dan berlaku secara nasional akan sangat mendukung kelancaran arus komunikasi dan informasi antar instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, Departemen Keuangan telah mengeluarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005 tanggal 6 September 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen Keuangan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan

Menteri

Keuangan

Nomor

303/PM.1/2006

sebagai

acuan

umum

penyelenggaraan administrasi umum dan acuan penyusunan pedoman tata naskah dinas di lingkungan Departemen Keuangan. Sebagai tindak lanjut dari Peraturan Menteri Keuangan dimaksud di atas, maka perlu disusun Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. Penyusunan pedoman tata naskah dinas tersebut digunakan untuk keperluan intern Direktorat Jenderal Pajak maupun dalam berkoordinasi dengan instansi atau pihak lain di luar Direktorat Jenderal Pajak.

B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Pedoman Tata Naskah Dinas ini disusun agar dapat digunakan sebagai pedoman yang baku bagi seluruh jajaran Direktorat Jenderal Pajak dalam pelaksanaan tata naskah dinas sesuai dengan bidang tugas masing-masing. 2. Tujuan Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal Pajak bertujuan menciptakan kelancaran

komunikasi

tulis

yang

berhasilguna

dan

berdayaguna

dalam

penyelenggaraan kegiatan antar unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak .

C. Sasaran 1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum. 3. Lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian. 1

4. Tercapainya dayaguna dan hasilguna penyelenggaraan tata naskah dinas yang efisien dan efektif. 5. Berkurangnya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan dalam penyelenggaraan tata naskah dinas.

D. Asas-asas Tata Naskah Dinas 1. Asas Dayaguna dan Hasilguna Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan Bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. 2. Asas Pembakuan Naskah dinas diproses serta disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 3. Asas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan. 4. Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya. 5. Asas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain

dilihat

dari

kejelasan

redaksional,

kemudahan

prosedural,

kecepatan

penyampaian dan distribusi. 6. Asas Keamanan Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi dan kualifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. Demi terwujudnya tata naskah dinas yang berdayaguna dan berhasilguna, pengamanan naskah dan aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentu yang paling penting.

2

E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal Pajak dibagi dalam 7 (tujuh) pokok pengaturan yaitu : 1. Jenis Naskah Dinas 2. Penyusunan Naskah Dinas, agar naskah dinas merupakan satu kesatuan pikiran yang jelas , padat dan meyakinkan serta disusun secara sistematis. 3. Tata Persuratan Dinas, yang mengatur penyelenggaraan surat menyurat dalam berkomunikasi di dalam dinas. 4.

Penggunaan Logo, dan Cap Dinas

5.

Penomoran dan Pemberian Kode Naskah Dinas

6.

Kewenangan dan Pelimpahan Wewenang Dalam Penandatanganan Naskah Dinas

7.

Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat Naskah Dinas.

Dalam beberapa hal terdapat naskah dinas yang diatur secara khusus seperti naskah dinas dalam hal kepegawaian, penagihan, pemeriksaan. Terhadap naskah dinas yang telah diatur secara khusus maka naskah dinas mengacu pada ketentuannya masingmasing.

F. Pengertian Umum Dalam sub bagian tentang pengertian umum dijelaskan pengertian-pengertian dari terminologi yang digunakan dalam pedoman ini namun tidak mempunyai keterkaitan langsung dengan pokok pengaturan di atas. Sedangkan terminologi yang memiliki keterkaitan langsung definisinya akan diberikan pada setiap bab sesuai dengan pokokpokok pengaturan tersebut. Adapun terminologi yang harus dijelaskan pada pengertian umum ini adalah sebagai berikut : 1. Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang keuangan. 2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran, serta perkantoran elektronis.

3

4. Komunikasi Internal adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, secara vertikal dan horisontal. 5. Komunikasi Eksternal adalah tata hubungan penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pajak dengan pihak lain di luar lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, kop naskah dinas, dan cap dinas. 7. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 8. Instansi Pemerintah adalah lembaga kementerian koordinator, departemen, kementerian, dan lembaga setingkat menteri (Sekretariat Negara/Sekretariat Kabinet, Kejaksaan Agung, Badan Intelijen Nasional), lembaga pemerintah non departemen (BPKP, BKN, ANRI dan lain sebagainya), lembaga negara lainnya (TNI dan POLRI), sekretariat lembaga tinggi negara, dan sekretariat lembaga negara lainnya (sekretariat KOMNAS-HAM, KPU, dan lain sebagainya), dan Pemerintah Daerah (Provinsi dan Kabupaten/Kota). 9. Aparatur Pemerintah adalah alat kelengkapan pemerintah untuk menjalankan tugas umum pemerintahan dan pembangunan, di pusat dan daerah termasuk aparatur BUMN/BUMD. 10. Kode Klasifikasi dan Kualifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 11. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar Burung Garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 12. Logo Departemen Keuangan adalah gambar dan huruf sebagai identitas Departemen Keuangan yang dituangkan dalam bentuk segilima sama sisi yang berisi gambar Gada terletak vertikal di tengah, di sebelah kiri dan kanan gambar Padi dan Kapas, diapit oleh gambar Sayap, dan di bawahnya gambar Pita bertuliskan “Nagara Dana Rakca”.

4

13. Kepala Kantor Yang Sifat Tugasnya Otonom adalah Kepala satuan unit kerja yang berdasarkan

kewenangannya

menurut

peraturan

perundang-undangan

atau

pelimpahan wewenang dapat mengeluarkan keputusan atau kebijakan yang bersifat mengatur atau menetapkan dalam lingkungan wilayah kerjanya masing-masing misalnya

Seorang Kepala Kantor dapat memutuskan besarnya keberatan yang

diterima atau ditolak. 14. Kop Naskah Dinas adalah bagian atas kepala surat yang terdiri dari logo Departemen Keuangan, nama dan alamat unit kantor yang meliputi nama jalan, nomor, kode pos, nomor telepon, faksimili, e-mail, dan website. 15. Kepala dalam pedoman ini adalah kepala surat yang uraiannya dimulai dari ”Kop” sampai dengan nama jabatan pembuat keputusan. 16. Konsiderans Menimbang adalah uraian yang memuat alasan tentang perlunya ditetapkan peraturan serta memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya peraturan tersebut. 17. Diktum adalah uraian yang memuat keterangan tentang apa yang ditetapkan. 18. Batang Tubuh adalah uraian yang memuat substansi kebijakan yang ditetapkan 19. Kaki dalam pedoman ini diartikan sebagai kaki surat yang uraiannya memuat kota sesuai alamat instansi, tanggal penandatanganan, nama jabatan serta nama pejabat. 20. Verbal Konsep adalah lembaran konsep yang dianggap sumber pertama dan asli dari sesuatu surat atau keputusan pejabat yang bersifat naskah. Verbal Konsep memuat

coretan/perubahan/penyempurnaan

aslinya,

berkas-berkas

yang

berhubungan dengan itu. Verbal Konsep juga memuat nama pembuat konsep, pengetik, pemeriksa naskah dan penandatangan. Penandatangan verbal konsep dapat melibatkan lebih dari satu unit kerja apabila substansi surat atau keputusan tersebut berkaitan dengan tugas dan fungsinya.

5

Ikhtisar Jenis Naskah Dinas Naskah Dinas dibagi menjadi 7 bagian, yaitu: 1. Surat Dinas 2. Naskah Dinas Arahan 3. Naskah Dinas Khusus 4. Naskah Dinas Laporan 5. Naskah Dinas Telaahan Staf 6. Naskah Dinas Formulir 7. Naskah Dinas Elektronik

Sementara itu untuk Naskah Dinas Arahan dan Naskah Dinas Khusus masih terbagi lagi menjadi beberapa bagian yaitu: 1. Naskah Dinas Arahan meliputi 3 jenis naskah yaitu: 1.1. Naskah Dinas Pengaturan dan Penetapan 1.1.1. Peraturan 1.1.2. Keputusan 1.1.3. Instruksi 1.1.4. Petunjuk Pelaksanaan 1.1.5. Surat Edaran 1.1.6. Pengumuman 1.1.7. Prosedur Tetap 1.2. Naskah Dinas Bimbingan 1.2.1. Pedoman 1.2.2. Petunjuk 1.2.3. Surat Peringatan 1.3. Naskah Dinas Penugasan atau Perintah 1.3.1. Surat Tugas 1.3.2. Surat Perintah 1.3.3. Surat Izin 1.3.4. Surat Keterangan Perjalanan 1.3.5. Surat Perintah Perjalanan Dinas 2. Naskah Dinas Khusus terdiri dari 4 jenis, yaitu: 2.1. Surat Keterangan 2.2. Surat Perjanjian 2.3. Surat Kuasa 2.4. Berita Acara

6

Matriks Tata Naskah Dinas NO. 1.

JENIS Peraturan

2.

Keputusan

3. 4.

Instruksi Petunjuk Pelaksanaan

5.

Surat Edaran

6.

Pengumuman

7.

Prosedur Tetap

                         

8.

Pedoman

9.

Petunjuk

10.

Surat Peringatan

11.

Surat Tugas

12.

Surat Perintah

13.

Surat Izin

14.

Surat Keterangan Perjalanan

15.

Surat Perintah Perjalanan Dinas

16.

Surat Keterangan

17.

Surat Perjanjian

   

18.

Surat Kuasa

 

          



SIFAT Pelaksanaan Peraturan yg lebih tinggi/sederajat Mengikat secara umum Berlaku terus menerus Berupa produk hukum Pelaksanaan Peraturan yg lebih tinggi/sederajat Mengikat secara individual dan konkrit Berlaku untuk jangka waktu tertentu Bersifat menetapkan Arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan Memuat cara pelaksanaan kegiatan Memuat urutan pelaksanaan Merupakan Lampiran dari Keputusan Induk Terbatas kepada pejabat/pegawai tertentu Pedoman tentang pelaksanaan kebijakan pokok/peraturan Segera dilaksanakan Pemberitahuan, penjelasan, pernyataan atau petunjuk lebih lanjut Ditujukan kepada pegawai didalam lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Ditujukan juga kepada Masyarakat Umum Memuat serangkaian manual/petunjuk tata cara dan urutan kegiatan teknis operasional/administratif Ditujukan kepada pejabat/pegawai di setiap unit organisasi di Lingkungan DJP Memuat acuan yang bersifat umum Penerapan disesuaikan dengan karakteristik tugas DJP Merupakan lampiran dari keputusan induk Berbentuk bimbingan Tuntutan operasional/administrasi/teknis Pemberitahuan yang sifatnya mengingatkan bahwa telah terjadi kealpaan/kelalaian/kekeliruan yang dimaksudkan agar segera diperbaiki/dipulihkan kembali sebagaimana mestinya Dibuat oleh atasan kepada bawahan Memuat apa yang harus dilakukan Kewajiban yang menerima tugas Memuat perintah yang harus dilakukan Penerima perintah tidak harus mengerjakan pekerjaan sesuai dengan bidang tugas di unitnya. Diberikan kepada seseorang untuk memperoleh sesuatu hak/kemudahan/dispensasi yang bukan menjadi milik/kewenangan/ kompetensinya Sifatnya hanya untuk keperluan batas waktu tertentu Diberikan oleh pejabat yang berwenang, atas permintaan pegawai, yang sisinya menerangkan maksud perjalanan yang dilakukan oleh yang bersangkutan Mengandung akibat yang membebani anggaran belanja negara Memuat perintah melakukan perjalanan dinas, ditujukan kepada seorang pejabat/pegawai atau sekelompok pejabat/pegawai untuk melakukan tugas tertentu Berisi informasi untuk memperoleh kelancaran dan kemudahan dalam melakukan kegiatan Ditujukan kepada seorang pejabat/pegawai Berisi kesepakatan bersama tentang suatu obyek Mengikat pihak-pihak yang membuat perjanjian Ada kewajiban untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati Berisi pemberian wewenang Ditujukan kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain Ada kewajiban untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan 7

NO. 19.

JENIS Berita Acara

20. 21.

Laporan Laporan Hasil Rapat

22.

Naskah Serah Terima

   

 

23.



25.

Nota Kesepahaman Keputusan Bersama Telaahan Staf

26.

Formulir

27. 28.

Naskah Dinas Elektronis Surat Dinas

             

29.

Nota Dinas



24.



30.

Memo

 

31.

Pemberitahuan



32. 33.

Surat Pengantar Surat Undangan

 

SIFAT Berisi uraian proses pelaksanaan suatu kegiatan Ditandatangani oleh para pihak dan para saksi Berisi pemberitahuan pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian Laporan mengenai jalannya sesuatu pertemuan yang disusun secara teratur dan dipertanggungjawabkan oleh si pembuat dan atau nama peserta pertemuan itu sendiri, sehingga mengikat sebagai dokumen resmi dari kejadian/peristiwa yang disebut di dalamnya Berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan sesuatu hal/penguasaan/pertanggungjawaban Sebagai bukti berpindahnya suatu keadaan/peristiwa hukum, batas tanggung jawab dan pengukuhan peristiwa yang berakibat finansial Nota persetujuan tentang suatu materi pokok tertentu antara dua pihak atau lebih Umumnya memuat tentang suatu kebijaksanaan pokok dibuat/disusun oleh dua atau lebih unit organisasi Berbentuk uraian Disampaikan oleh pejabat atau staf Memuat analisis Singkat dan jelas Memberikan alternatif pemecahan suatu masalah Dalam bentuk kartu/lembar cetakan Mempunyai judul tertentu Berisi keterangan Berbentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah isian Berupa komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronis Terekam dalam multimedia elektronis Berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain baik di dalam maupun di luar Direktorat Jenderal Pajak Ditujukan untuk intern lingkungan kerja (Misalnya dalam lingkungan KP.DJP atau Kanwil) Berupa petunjuk, pemberitahuan, pernyataan atau permintaan dan mengingatkan, mengusulkan, menyarankan sesuatu mengenai masalah kedinasan Berupa surat antar pejabat/pegawai Digunakan untuk mengingatkan suatu masalah, mengusulkan, atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan Berupa masalah khusus ditujukan kepada alamat tertentu dengan maksud agar si penerima memberikan perhatian khusus terhadap masalah tersebut Ditujukan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah Ditujukan untuk mengundang pejabat di luar lingkungan unit organisasi untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu

8

BAB II JENIS NASKAH DINAS Tujuan dari Bab ini agar penyusunan naskah dinas memenuhi standar yang telah ditetapkan dalam pedoman ini sehingga terwujud persepsi yang sama antara pembuat naskah dan penerima naskah. Bagi yang sudah memahami detail tentang jenis naskah dinas dan hanya membutuhkan informasi tentang kewenangan dapat menggunakan matriks kewenangan dalam penandatanganan naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak pada lampiran 1. Jenis naskah dinas dapat dibedakan menjadi: 1. Surat Dinas, adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penugasan, penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain dari dan keluar Direktorat Jenderal Pajak . Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada Bab IV, Tata Persuratan Dinas. 2. Naskah Dinas Arahan, yaitu naskah yang berisi perintah vertikal mengenai apa dan bagaimana melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan, serta naskah yang bersifat perintah melaksanakan tugas. Naskah dinas arahan dapat dirinci sebagai berikut : 2.1.

Naskah Dinas Pengaturan dan Penetapan 2.1.1. Peraturan 2.1.2. Keputusan 2.1.3. Instruksi 2.1.4. Petunjuk Pelaksanaan 2.1.5. Surat Edaran 2.1.6. Pengumuman 2.1.7. Prosedur Tetap

2.2.

Naskah Dinas Bimbingan 2.2.1. Pedoman 2.2.2. Petunjuk 2.2.3. Surat Peringatan

2.3.

Naskah Dinas Penugasan 2.3.1. Surat Tugas 2.3.2. Surat Perintah 2.3.3. Surat Izin 9

2.3.4. Surat Keterangan Perjalanan 2.3.5. Surat Perintah Perjalanan Dinas 3. Naskah Dinas Khusus, adalah informasi tertulis yang sifatnya menjelaskan atau menyatakan secara formal untuk kepentingan khusus dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus. Naskah dinas khusus terdiri dari 4 jenis yaitu : 3.1 Surat Keterangan 3.2. Surat Perjanjian 3.3. Surat Kuasa 3.4. Berita Acara 4. Laporan, yaitu naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. 5. Telaahan Staf, yaitu uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas, mengenai permasalahan dengan memberikan alternatif pemecahannya. 6. Formulir, yaitu bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah isian untuk mencatat berbagai data dan informasi yang bersifat rutin. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembar cetakan dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan 7. Naskah Dinas Elektronik, yaitu naskah dinas berupa komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronis dan terekam dalam multimedia elektronis. Termasuk di dalam naskah dinas elektronik yaitu, Telegram, Surat Kawat, Radiogram, Faksimili, Elektronik Mail (e-Mail).

A. Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu: -

Naskah Dinas Pengaturan dan Penetapan, dan

-

Naskah Dinas Bimbingan.

-

Naskah Dinas Penugasan

1. Naskah Dinas Pengaturan dan Penetapan Tata cara, bentuk, dan susunan dalam menyusun rancangan peraturan/keputusan di lingkungan Ditjen Pajak mengacu pada Keputusan Menteri Keuangan Nomor 283/KMK.01/2003 tanggal 23 Juni 2003 tentang Pedoman Penyusunan Peraturan Perundang-undangan di Lingkungan Departemen Keuangan.

10

Dengan ditetapkan dan berlakunya Undang-undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan, maka Keputusan Direktur Jenderal Pajak yang sifatnya mengatur yang sudah ada dan berlaku sebelum tanggal 1 November 2004 harus dibaca Peraturan sepanjang tidak bertentangan dengan UU No. 10 Tahun 2004. Sehingga sejak tanggal 1 November 2004, setiap kebijakan Direktur Jenderal Pajak yang berupa produk hukum menggunakan istilah Peraturan, dan yang bersifat menetapkan menggunakan istilah Keputusan.

a. Peraturan 1) Pengertian Peraturan adalah kebijakan tertulis Direktur Jenderal Pajak dan merupakan pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi atau yang sederajat, yang bersifat mengikat secara umum, abstrak, dan pada umumnya berlaku terus menerus. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani peraturan adalah Direktur Jenderal Pajak. Dalam hal keadaan mendesak dan Direktur Jenderal

berhalangan,

maka

Peraturan

Direktur

Jenderal

Pajak

ditandatangani oleh pejabat berdasarkan pelimpahan wewenang, atau berdasarkan ketentuan

perundang-undangan

yang lebih

tinggi atau

setingkat. 3) Susunan a) Kepala (1) “Kop” Peraturan Pada baris pertama terdapat tulisan “DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK

INDONESIA”

dan

pada

baris

kedua

tulisan

“DIREKTORAT JENDERAL PAJAK” yang seluruhnya ditulis dengan huruf kapital yang terletak di tengah margin. (2) Kata “PERATURAN” diikuti dengan nama jabatan pembentuk peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang terletak di tengah margin; (3) Nomor Peraturan - Kata “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital tanpa diikuti tanda baca titik dua (:), kemudian diikuti dengan kode “PER”, tanda garis hubung (-), nomor peraturan, tanda baca garis miring (/), nomor kodering unit organisasi penyusun/konseptor, tanda baca garis miring (/) dan tahun penetapan (lihat Bab VI Penomoran dan Kodering Surat); 11

- Dalam hal Peraturan Direktur Jenderal Pajak ditandatangani oleh pimpinan unit eselon II atau eselon III atas nama Direktur Jenderal Pajak, tata cara penulisannya sama dengan tata cara di atas (lihat Bab VI penomoran dan kodering surat). Contoh: NOMOR PER - .../PJ/2008 atau NOMOR PER - .../PJ.../2008 dst. (4) Kata “TENTANG” ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi serta diletakkan di tengah margin; (5) Nama peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi yang diatur dan judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin tanpa diakhiri tanda baca; (6) Di bawah judul ditulis nama jabatan pembentuk peraturan, diletakkan ditengah margin dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (7) Pada

judul

peraturan

tentang

perubahan

ditambah

frasa

“PERUBAHAN ATAS” dengan huruf kapital semua di depan nama peraturan yang diubah; Contoh: PERUBAHAN ATAS PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR ... (8) Untuk peraturan yang telah diubah lebih dari sekali, di antara kata “PERUBAHAN” dan kata “ATAS” disisipkan bilangan tingkat yang menunjukkan tingkat perubahan tersebut tanpa merinci perubahan sebelumnya; Contoh: PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR.. (9) Pada judul peraturan tentang pencabutan ditambahkan kata “PENCABUTAN”, ditulis dengan huruf kapital semua di depan nama peraturan yang dicabut. Contoh: PENCABUTAN

PERATURAN

DIREKTUR

JENDERAL

PAJAK

NOMOR ... b) Konsiderans (1) Kata “Menimbang” diletakkan di margin kiri, dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) diikuti dengan 12

abjad dan kata “bahwa” dengan huruf awal kecil yang memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;); (2) Kata “Mengingat” dicantumkan setelah konsiderans “Menimbang” dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) diikuti dengan angka arab yang memuat peraturan perundangundangan yang memerintahkan pembuatan peraturan atau yang mempunyai kaitan langsung dengan materi yang akan diatur. Kemudian nama peraturan perundang-undangan ditulis dengan diawali huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;); (3) Kata “Memperhatikan” apabila dipandang penting dapat dicantumkan setelah

konsiderans

surat/peraturan/keputusan

“Mengingat” dari

suatu

yang instansi

memuat

nomor

terkait

tentang

persetujuan atau rekomendasi atau keterangan lain sebagai rujukan untuk mendukung penerbitan peraturan. Penulisannya ditempatkan di margin kiri sejajar kata “Menimbang” dan “Mengingat” yang diawali dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baca titik dua (:). Apabila persetujuan atau rekomendasi berasal lebih dari satu instansi, maka setiap persetujuan atau rekomendasi didahului dengan angka arab 1, 2, 3, dan seterusnya sesuai dengan tingkatannya. Kemudian nama surat/peraturan/keputusan ditulis dengan diawali huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik (.). c) Diktum (1) Diktum dimulai dengan kata “MEMUTUSKAN” ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); (2) Kata “Menetapkan” dicantumkan setelah kata “MEMUTUSKAN” yang disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); (3) Substansi kebijakan yang ditetapkan, dicantumkan setelah kata “Menetapkan” ditulis dengan huruf kapital. (4) Nama yang tercantum dalam judul peraturan dicantumkan lagi setelah kata “Menetapkan” dan didahului dengan jenis/bentuk peraturan, ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik (.).

13

Contoh: MEMUTUSKAN: Menetapkan

: PERATURAN DIREKTUR PAJAK TENTANG ...

JENDERAL

d) Batang Tubuh (1) Batang tubuh peraturan memuat semua substansi peraturan; (2) Substansi dalam batang tubuh dikelompokkan ke dalam: - Ketentuan Umum; - Materi Pokok yang diatur; - Ketentuan Sanksi Administratif (bila diperlukan); - Ketentuan Peralihan (bila diperlukan); - Ketentuan Penutup. (3) Jika peraturan mempunyai materi yang ruang lingkupnya sangat luas dan karena itu mempunyai banyak pasal, maka pasal-pasal tersebut dapat dikelompokkan menjadi bab, bagian, dan paragraf; (4) Pengelompokan materi peraturan perundang-undangan dalam bab, bagian, dan paragraf tidak merupakan keharusan; (5) Pengelompokan materi dalam bab, bagian, dan paragraf dilakukan atas dasar kesamaan materi; (6) Pada umumnya urutan pengelompokan adalah sebagai berikut: -

Pasal-pasal (tanpa bab, bagian, dan paragraf);

-

Bab dengan pasal-pasal tanpa bagian dan paragraf;

-

Bab dengan bagian dan pasal-pasal, tanpa paragraf;

-

Bab dengan bagian dan paragraf yang berisi pasal-pasal.

(7) Bilamana diperlukan dalam peraturan dapat dicantumkan perintah penyampaian salinan peraturan dengan urutan tingkatan jabatan mulai yang paling tinggi sampai yang rendah, jabatan di luar Ditjen Pajak ditulis lebih dahulu kemudian diikuti dengan jabatan intern Ditjen Pajak. e) Kaki Kaki peraturan diletakkan di margin kanan, memuat: (1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan peraturan; (2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan; 14

(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar; (5) Nomor Induk Pegawai (NIP) penandatangan peraturan (6) Cap Dinas. Contoh Format Peraturan yang ditandatangani Direktur Jenderal Pajak atas nama Menteri Keuangan, lihat Lampiran 2 Contoh Format Peraturan Direktur Jenderal Pajak, lihat Lampiran 3

b. Keputusan 1) Pengertian Keputusan adalah kebijakan tertulis Direktur Jenderal Pajak dan merupakan pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi atau yang sederajat, yang bersifat mengikat secara individual dan konkrit, serta berlaku untuk jangka waktu tertentu. Misalnya keputusan di bidang kepegawaian, penetapan tim kerja/panitia, dan Surat Keputusan Otorisasi (SKO). 2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan adalah: a) Direktur Jenderal Pajak b) Kepala Kantor Wilayah c) Kepala KPP/Karikpa, sesuai dengan lingkup tugas dan kewenangan berdasarkan ketentuan yang menjadi dasar pembuatan keputusan. Kewenangan tersebut dapat berupa kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Keputusan atas nama pejabat atasan dari pejabat tersebut sesuai pelimpahan wewenang atau berdasarkan ketentuan perundangundangan yang mengatur untuk itu. 3) Susunan Kerangka dan isi keputusan sama dengan naskah peraturan, kecuali: a) Dalam pembukaan dapat diawali dengan kata ”Membaca”, dicantumkan setelah jabatan pembentuk keputusan pada margin kiri dengan huruf kapital pada awal dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); b) Konsideran ”Membaca” pada umumnya memuat surat, nomor surat, dan tanggal surat, perihal adanya suatu permohonan atau usulan tentang suatu hal dari suatu instansi/unit tertentu atau pihak lain kepada Ditjen Pajak. c) Batang tubuh keputusan memuat materi yang dikelompokkan dalam diktum PERTAMA, KEDUA, KETIGA, dan seterusnya sebagai pengganti 15

pasal, ditempatkan sejajar di bawah kata “Menetapkan”, ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baca titik dua (:); d) Materi atau isi pengelompokan diktum pada umumnya berisikan uraian tentang persetujuan atas permohonan atau usul, dari instansi terkait atau pihak lainnya; e) Bilamana diperlukan dalam keputusan dapat dicantumkan perintah penyampaian salinan dan atau petikan dan atau asli dari keputusan. Contoh Format Keputusan yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Pajak atas nama Menteri Keuangan, lihat Lampiran 4 Contoh

Format

Keputusan

Menteri

Keuangan

dengan

petikan

yang

ditandatangani oleh Direktur Jenderal Pajak atas nama Menteri Keuangan, lihat Lampiran 5 Pengabsahan dan Distribusi Peraturan/Keputusan a. Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan/keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan. Pejabat-pejabat yang berwenang yaitu : a) Untuk Kantor Pusat DJP adalah eselon III yang membawahi Subbag Tata Usaha. b) Untuk Kantor Wilayah DJP adalah Kepala Bagian Umum. c) Untuk Kantor Pelayanan Pajak, Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak, Kantor Pelayanan PBB adalah Kepala Kantor. d) Untuk Kantor Penyuluhan Pajak di luar kota atau berbeda lokasi dengan Kantor Pelayanan Pajak, adalah Kepala Kantor Penyuluhan Pajak u.b. Kepala Kantor Pelayanan Pajak. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, terdiri atas kata salinan dan dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap dinas unit organisasi pejabat penandatangan. b. Distribusi 1) Salinan Peraturan: a) Khusus untuk Peraturan Direktur Jenderal Pajak tanpa perintah pencantuman salinan peraturan, maka salinan yang disahkan didistribusikan kepada masyarakat melalui Berita Negara Republik Indonesia dan pejabat yang terkait. 16

b) Untuk

Peraturan

Direktur

Jenderal

Pajak

dengan

perintah

pencantuman salinan peraturan, maka salinan yang disahkan didistribusikan kepada pemohon, para pejabat yang tertulis pada salinan, dan para pejabat lain yang terkait dengan materi peraturan; 2) Salinan/petikan keputusan didistribusikan kepada yang bersangkutan, pejabat yang tercantum pada salinan, dan pejabat lain yang terkait dengan materi keputusan. Hal yang Perlu Diperhatikan a. Keputusan Direktur Jenderal Pajak yang ditandatangani pejabat eselon II atau eselon di bawahnya atas nama Direktur Jenderal Pajak, salinannya wajib disampaikan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak, kecuali Keputusan Direktur Jenderal Pajak yang: 1) Karena sifatnya perlu dirahasiakan; 2) Di bidang anggaran yang bersifat menetapkan (Keputusan Otorisasi); dan atau 3) Di bidang kepegawaian yang bersifat menetapkan b. Salinan Peraturan/Keputusan Direktur Jenderal Pajak dibuat oleh bagian umum dan disampaikan kepada unit organisasi eselon II pemrakarsa (konseptor). c. Permohonan untuk pencantuman Peraturan Direktur Jenderal Pajak dalam Berita Negara Republik Indonesia disampaikan kepada Biro Hukum Departemen Keuangan. d. Setiap Peraturan/Keputusan yang telah mendapat pengesahan wajib disampaikan ke unit yang bertanggungjawab untuk pendokumentasian.

c. Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan. 2)

Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah Direktur Jenderal Pajak, para pejabat eselon II atau eselon di bawahnya sesuai dengan kewenangannya.

3) Susunan a) Kepala

17

(1) “Kop” instruksi sama dengan kop yang digunakan pada naskah peraturan; (2) Kata “INSTRUKSI” dan tulisan “DIREKTUR JENDERAL PAJAK” ditulis dengan huruf kapital, tanpa diakhiri dengan tanda baca; (3) Nomor Instruksi” -

Kata “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital tanpa diikuti tanda baca titik dua (:), kemudian diikuti dengan kode “INS”, tanda garis hubung (-), nomor instruksi, tanda baca garis miring (/), nomor kodering unit organisasi penyusun/konseptor, tanda baca garis miring (/) dan tahun penetapan (lihat Bab VI Penomoran dan Kodering Surat);

-

Dalam hal Instruksi Direktur Jenderal Pajak ditandatangani oleh pimpinan unit eselon II atau eselon III atas nama Direktur Jenderal Pajak, tata cara penulisannya sama dengan tata cara di atas (lihat Bab VI penomoran dan kodering surat).

Contoh: NOMOR INS- .../PJ/2008

(4) Kata “TENTANG” ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi serta diletakkan di tengah margin; (5) Nama

instruksi

dibuat

secara

singkat

tentang

materi

yang

diinstruksikan dan judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin tanpa diakhiri tanda baca; (6) Di bawah judul ditulis nama jabatan pembentuk instruksi, diletakkan ditengah margin dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baca koma (,); b) Konsiderans (1) Kata “Menimbang” diletakkan di margin kiri, dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) diikuti dengan abjad dan kata “bahwa” dengan huruf awal kecil yang memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan instruksi; (2) Kata “Mengingat” dicantumkan setelah konsiderans “Menimbang” dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) diikuti dengan angka arab yang memuat peraturan perundangundangan yang menjadi dasar pembuatan instruksi atau yang 18

mempunyai kaitan langsung dengan materi yang akan diinstruksikan diawali dengan huruf kapital; (3) Kata “Memperhatikan” apabila dipandang penting dapat dicantumkan setelah

konsiderans

“Mengingat”

yang

memuat

nomor

surat/keputusan sebagai rujukan untuk mendukung penerbitan Instruksi Direktur Jenderal Pajak. Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri margin sejajar kata “Menimbang” dan “Mengingat” yang diawali dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baca titik dua (:). c) Diktum (1) Diktum dimulai dengan kata “MENGINSTRUKSIKAN” ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); (2) Kata “Kepada” dicantumkan setelah kata “MENGINSTRUKSIKAN” yang disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata “Kepada” ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) diikuti dengan nama pejabat/jabatan penerima instruksi, apabila lebih dari satu ditulis dengan angka arab 1, 2, 3, dan seterusnya sesuai dengan urutan unit organisasinya dan atau tingkatan jabatannya; (3) Kata “Untuk” ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan substansi instruksi, bila perlu dikelompokkan dalam diktum: PERTAMA, KEDUA dan seterusnya, ditempatkan sejajar di bawah kata “Kepada”, ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baca titik dua (:). d) Kaki (1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi; (2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi; (4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (5) Nomor Induk Pegawai (NIP); (6) Cap Dinas. e) Distribusi Salinan instruksi, didistribusikan kepada yang bersangkutan, pejabat yang tercantum pada salinan, dan pejabat lain yang terkait dengan materi instruksi. f) Hal yang Perlu Diperhatikan 19

(1) Meskipun kata instruksi mengandung arti perintah, tetapi instruksi yang dimaksudkan dalam pedoman ini bukan perintah, melainkan suatu petunjuk/arahan pelaksanaan suatu keputusan; (2) Instruksi

merupakan

pelaksanaan

kebijakan

pokok,

sehingga

instruksi harus merujuk pada suatu keputusan; (3) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. Contoh Format Instruksi, Lampiran 6.

d. Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian Petunjuk Pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya yang merupakan lampiran dari keputusan induk. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah Direktur Jenderal Pajak sesuai dengan kewenangannya. 3) Susunan a) Kepala (1) LAMPIRAN, JUDUL

dan NOMOR keputusan induk

petunjuk

pelaksanaan dicantumkan di sebelah atas margin kanan dengan huruf kapital. Judul dan nomor menggunakan ukuran huruf lebih kecil dari kata lampiran; (2) Tulisan ”PETUNJUK PELAKSANAAN“ ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di sebelah atas tengah margin; (3) Kata

“TENTANG”

dicantumkan

di

bawah

“PETUNJUK

PELAKSANAAN” ditulis dengan huruf kapital; (4) Rumusan judul petunjuk pelaksanaan ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah “TENTANG”. b)

Batang Tubuh (1) “PENDAHULUAN”, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, dan hal lain yang dipandang perlu serta “dasar” memuat peraturan/ketentuan yang dijadikan dasar/landasan petunjuk pelaksanaan;

20

(2) Batang

tubuh

menunjukkan

materi urutan

petunjuk tindakan,

pelaksanaan

dengan

pengorganisasian,

jelas

koordinasi,

pengendalian, dan hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan. c) Kaki (1) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital diakhiri dengan tanda baca koma (,); (2) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (4) Nomor Induk Pegawai (NIP) ; (5) Cap Dinas. d) Distribusi Petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan, salinannya didistribusikan kepada yang berkepentingan. Contoh Format Petunjuk Pelaksanaan, Lampiran 7.

e. Surat Edaran 1) Pengertian Surat Edaran adalah surat yang ditujukan secara terbatas kepada pejabat/pegawai tertentu, isinya mengandung pedoman tentang pelaksanaan lebih lanjut mengenai kebijakan pokok/peraturan yang menjelaskan atau menunjukkan

jalan

mengenai

cara

pelaksanaannya

untuk

segera

dilaksanakan. Bentuk Surat Edaran terdiri atas: a) Surat Edaran dengan menggunakan judul. Digunakan untuk pelaksanaan tindak lanjut dari suatu peraturan. b) Surat Edaran tanpa judul. Digunakan untuk pelaksanaan kebijaksanaan pokok yang penting dan mendesak untuk dilaksanakan. 2) Wewenang penetapan dan penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Surat Edaran adalah: a) Direktur Jenderal Pajak atas nama Menteri Keuangan; b) Direktur Jenderal Pajak; c) Kepala Kantor . 21

3) Susunan a) Surat Edaran dengan menggunakan judul (1) Kepala (a) Kop (Lihat Bab III huruf B) (b) Alamat pejabat yang dituju ditulis di margin kiri; (c) Tulisan “SURAT EDARAN” dicantumkan di tengah margin, ditulis dengan huruf kapital, diikuti dengan nomor surat edaran ditulis simetris di bawahnya; (d) Kata “ TENTANG” dicantumkan di bawah nomor surat edaran, ditulis dengan huruf kapital; (e) Judul surat edaran ditulis dengan huruf kapital, simetris di bawah “TENTANG”. (2) Batang Tubuh (a) Memuat alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (b) Memuat peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; (c) Memuat tata cara pelaksanaan suatu peraturan. (3) Kaki (a) Tempat dan tanggal penetapan; (b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (e) Nomor Induk Pegawai (NIP); (f) Cap Dinas; (g) Tembusan apabila diperlukan. Format Surat Edaran dengan judul, Lampiran 8. b) Surat Edaran tanpa judul (1) Kepala (a) Kop (Lihat Bab III huruf B) (b) Alamat pejabat yang dituju ditulis di margin kiri; (c) Tanggal, bulan, dan tahun ditulis sebaris dengan alamat di margin kanan; (d) Tulisan “SURAT EDARAN” dicantumkan di tengah, ditulis dengan huruf kapital, diikuti dengan nomor surat edaran di bawahnya; (2) Batang Tubuh (a) Memuat alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; 22

(b) Memuat peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; (c) Memuat tata cara pelaksanaan kebijaksanaan pokok yang penting dan mendesak untuk dilaksanakan; (d) Penutup. (3) Kaki (a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (b) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (c) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (d) Nomor Induk Pegawai (NIP) ; (e) Cap Dinas; (f) Tembusan apabila diperlukan dan sifatnya sebagai laporan. 4)

Distribusi Surat Edaran didistribusikan kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.

Contoh Format Surat Edaran tanpa judul, Lampiran 9.

f. Pengumuman 1) Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat informasi bersifat pemberitahuan, penjelasan, pernyataan atau petunjuk lebih lanjut mengenai cara pelaksanaan sesuatu hal, yang ditujukan baik kepada pegawai di dalam lingkungan Direktorat Jenderal Pajak maupun masyarakat umum. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon I, eselon II, atau eselon III (kepala kantor yang sifat tugasnya otonom). 3) Susunan a) Kepala (1) Kop (Lihat Bab III huruf B); (2) Tulisan ”PENGUMUMAN” dicantumkan di bawah kop, ditulis dengan huruf kapital, diikuti dengan nomor pengumuman ditulis simetris di bawahnya; (3) Kata “TENTANG” dicantumkan di bawah nomor pengumuman, ditulis dengan huruf kapital; (4) Judul pengumuman ditulis dengan huruf kapital, simetris di bawah “TENTANG”. 23

b) Batang Tubuh (1) Memuat alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; (2) Memuat peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman; (3) Memuat informasi penting tentang hal tertentu. c) Kaki (1) Tempat dan tanggal penetapan; (2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (5) Nomor Induk Pegawai (NIP); (6) Cap Dinas. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Pengumuman tidak memuat alamat; b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan; c) Pengumuman yang bersifat teknis bentuknya disesuaikan dengan petunjuk teknis masing-masing unit organisasi. Format Pengumuman, Lampiran 10.

g. Prosedur Tetap (Protap) 1) Pengertian Prosedur Tetap (Protap) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian manual/petunjuk tentang tata cara dan urutan suatu kegiatan teknis operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh pejabat/ pegawai pada setiap unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 2) Tujuan Prosedur Tetap a) Menyederhanakan,

memudahkan

dan

mempercepat

penyampaian

perintah; b) Memudahkan dan memperlancar pelaksanaan pekerjaan; c) Memudahkan koordinasi antara pimpinan, staf dan unsur pelaksana. 3) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani prosedur tetap adalah Direktur Jenderal Pajak sesuai dengan kewenangannya.

24

4) Susunan a) Kepala (1) Kop (Lihat Bab III huruf B); (2) Tulisan “PROSEDUR TETAP” dicantumkan di bawah kop prosedur tetap ditulis dengan huruf kapital, serta nomor prosedur tetap di bawahnya; (3) Kata “TENTANG” dicantumkan di bawah “PROSEDUR TETAP” ditulis dengan huruf kapital; (4) Kata “PROSEDUR TETAP” ditulis simetris dengan huruf kapital di bawah “TENTANG”. b) Batang Tubuh (1) Dasar penetapan prosedur tetap; (2) Pertimbangan ditetapkan prosedur tetap; (3) Penetapan prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan. c) Kaki (1) Tempat dan tanggal penetapan; (2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri tanda baca koma (,); (3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (5) Nomor Induk Pegawai (NIP); (6) Cap dinas; (7) Tembusan kepada pejabat lain yang terkait. Contoh Format Prosedur Tetap, Lampiran 11.

2. Naskah Dinas Bimbingan a. Pedoman 1) Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum yang dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis dan penerapannya disesuaikan

dengan

karakteristik

tugas

Direktorat

Pedoman merupakan lampiran dari keputusan induk.

25

Jenderal

Pajak.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan penetapannya oleh pejabat yang berwenang menandatangani yaitu Menteri Keuangan atau pejabat eselon I sesuai dengan kewenangannya. 3) Susunan a) Kepala (1) Kop (Lihat Bab III huruf B); (2) LAMPIRAN, JUDUL dan NOMOR keputusan induk pedoman dicantumkan di sebelah atas margin kanan dengan huruf kapital. Judul dan nomor menggunakan ukuran huruf lebih kecil dari kata lampiran; (3) Tulisan ”PEDOMAN“ ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di sebelah atas tengah margin; (4) Kata “TENTANG” dicantumkan di bawah “PEDOMAN” ditulis dengan huruf kapital; (5) Judul pedoman ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah “TENTANG”. b) Batang Tubuh (1) Pendahuluan

berisi

latar

belakang/dasar

pemikiran/maksud,

tujuan/ruang lingkup/tata urut, dan pengertian; (2) Materi pedoman; (3) Penutup terdiri atas hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut, yang ditujukan kepada para pembaca/ pengguna. c) Kaki (1) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital diakhiri dengan tanda baca koma (,); (2) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (4) Nomor Induk Pegawai (NIP); (5) Cap Dinas. Contoh Format Pedoman, Lampiran 12.

26

b. Petunjuk 1) Pengertian Petunjuk adalah naskah dinas bimbingan yang merupakan tuntunan operasional/administrasi/teknis setiap pegawai di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak dalam melaksanakan kegiatan. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk adalah Direktur Jenderal Pajak. 3) Susunan a) Kepala (1) Kop (Lihat Bab III huruf B); (2) LAMPIRAN,

JUDUL

dan

NOMOR

keputusan

induk

petunjuk

dicantumkan di sebelah atas margin kanan dengan huruf kapital. Judul dan nomor menggunakan ukuran huruf lebih kecil dari kata lampiran; (3) Tulisan ”PETUNJUK“ ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di sebelah atas tengah margin; (4) Kata “TENTANG” dicantumkan di bawah “PETUNJUK” ditulis dengan huruf kapital; (5) Judul petunjuk ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah “TENTANG”. b) Batang tubuh (1) Pendahuluan

berisi

latar

belakang/dasar

pemikiran/maksud,

tujuan/ruang lingkup/tata urut, dan pengertian; (2) Materi petunjuk; (3) Penutup terdiri atas hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut, yang ditujukan kepada para pembaca/pengguna. c) Kaki (1) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital diakhiri dengan tanda baca koma (,); (2) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (4) Nomor Induk Pegawai (NIP); (5) Cap Dinas. 4) Distribusi dan Pengabsahan a) Distribusi petunjuk diatur sesuai kebutuhan instansi yang bersangkutan; b) Pengabsahan petunjuk dilaksanakan oleh pejabat yang berwenang. 27

Contoh Format Petunjuk, Lampiran 13.

c. Surat Peringatan 1) Pengertian Surat Peringatan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengingatkan bahwa telah terjadi kealpaan/kelalaian/kekeliruan atau suatu hal yang bertentangan dengan peraturan yang berlaku, dengan maksud agar segera diperbaiki/dipulihkan kembali sebagaimana mestinya. 2) Susunan a) Kepala Surat yang terdiri atas: (1) Nama dan alamat satuan organisasi, alamat yang dituju, tanggal yang ditulis sama dengan surat dinas. (2) Tulisan SURAT PERINGATAN dengan huruf kapital semua dan dapat ditambahkan dengan pencantuman Surat Peringatan yang ke berapa. (3) Di bawah tulisan Surat Peringatan dicantumkan nomor dan kode surat sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b) Batang Tubuh Surat Isi Surat Peringatan dapat dibedakan berdasarkan sasarannya yaitu: (1) Surat yang bersifat susulan, untuk mengingatkan kembali sesuatu surat yang memerlukan jawaban, apabila setelah dua minggu sejak pengiriman surat yang bersangkutan belum memperoleh balasan. (2) Surat yang bersifat peringatan, untuk mengingatkan hal-hal dimaksud dalam pengertian di atas (huruf c angka 1). Surat Peringatan dapat diberikan secara bertahap sampai dengan tiga kali dengan atau tanpa sanksi, segala sesuatu disesuaikan dengan peraturan yang menjadi landasan hukum masalah dimaksud dalam Surat Peringatan. Catatan: Pengertian Surat Peringatan dalam pedoman ini tidak mencakup surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam Keputusan

Menteri

Keuangan

RI

Nomor

:

15/KMK.01/UP.61/1985 tanggal 7 Januari 1985 tentang Penegakan Disiplin Dalam Hubungannya Dengan TKPKN. Atau Surat Peringatan lainnya yang bentuk dan materinya telah dibakukan dalam ketentuan khusus. c) Kaki surat terdiri atas: (1) Tempat dan tanggal Surat Peringatan dikeluarkan ditulis sama dengan pada Pengumuman. 28

(2) Nama jabatan, nama pejabat, tanda tangan dan NIP ditulis sama dengan pada surat dinas, serta tembusan surat jika dianggap perlu. 3) Bentuk Contoh bentuk Surat Peringatan sebagaimana dijelaskan di atas dapat dilihat pada Lampiran 14.

3. Naskah Dinas Penugasan atau Perintah a. Surat Tugas 1) Pengertian Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat apa yang harus dilakukan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan/pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3) Susunan a) Kepala (1)Kop (Lihat Bab III huruf B); (2)Tulisan “SURAT TUGAS” dicantumkan di bawah kop ditulis dengan huruf kapital, diikuti nomor surat tugas ditulis simetris di bawahnya; b) Batang Tubuh Memuat alasan penugasan, diikuti dengan kata “menugaskan” kepada para pejabat/pegawai yang mendapat tugas. Di bawahnya ditulis “untuk” dicantumkan uraian penugasan yang harus dilaksanakan, diikuti jadwal waktu pelaksanaan. Penutup yang memuat perintah melaksanakan tugas dan menyampaikan laporan, dan bila diperlukan diikuti dengan permintaan bantuan pihakpihak terkait untuk memudahkan pelaksanaan tugas. c) Kaki (1)Tempat dan tanggal surat tugas ditetapkan; (2)Nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri tanda baca koma (,); (3)Tanda tangan pejabat yang menugaskan; (4)Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (5)Nomor Induk Pegawai (NIP); (6)Cap dinas; (7)Tembusan (bila diperlukan). 29

4) Distribusi a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas; b) Tembusan disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Surat Tugas tidak menggunakan konsiderans; b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugaskan dimasukkan dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan; c) Pada dasarnya surat tugas ditetapkan oleh atasan pegawai, kecuali apabila karena pertimbangan tertentu pejabat tersebut diberi wewenang tertulis untuk menetapkan surat tugas untuk diri sendiri; d) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas selesai dilaksanakan. Contoh Format Surat Tugas, Lampiran 15.

b. Surat Perintah 1) Pengertian Surat Perintah adalah naskah dinas yang memuat perintah apa yang harus dilakukan. Perbedaan Surat Tugas dengan Surat Perintah terletak pada inti tugas. Pada Surat

Perintah,

penerima

perintah

tidak

harus

mengerjakan

pekerjaan sesuai dengan bidang tugas di unitnya, sedangkan pada Surat Tugas adalah lingkup kewajiban yang menerima tugas. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat Perintah dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan/pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala (1) Kop (Lihat Bab III huruf B); (2) Tulisan “SURAT PERINTAH” dicantumkan di bawah kop ditulis dengan huruf kapital, diikuti nomor surat perintah ditulis simetris di bawahnya; b) Konsiderans (1) Meliputi “pertimbangan ” dan atau ”dasar”, “pertimbangan” diikuti dengan abjad dan kata “bahwa” dengan huruf awal kecil memuat alasan/tujuan ditetapkan surat perintah, sedangkan “dasar” diikuti dengan angka arab memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkan surat perintah tersebut; 30

(2) Diktum dimulai dengan kata “memerintahkan” ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di tengah margin, diikuti kata “kepada” di margin kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah “kepada” ditulis “untuk” disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. b) Kaki (1) Tempat dan tanggal surat perintah ditetapkan; (2) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri tanda baca koma (,); (3) Tanda tangan pejabat yang memerintahkan; (4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (5) Nomor Induk Pegawai (NIP); (6) Cap dinas; (7) Tembusan (bila diperlukan). 4) Distribusi a) Surat Perintah disampaikan kepada yang mendapat perintah; b) Tembusan disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Surat Perintah menggunakan konsiderans yang memuat pertimbangan atau dasar pemberian perintah; b) Jika

perintah

merupakan

perintah

kolektif,

daftar

pegawai

yang

diperintahkan dimasukkan dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan; c) Pada dasarnya surat perintah ditetapkan oleh atasan pegawai, kecuali apabila karena pertimbangan tertentu pejabat tersebut diberi wewenang tertulis untuk menetapkan surat perintah untuk diri sendiri; d) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah perintah selesai dilaksanakan. Contoh Format Surat Perintah, Lampiran 16.

c. Surat Izin 1) Pengertian Surat Izin adalah surat yang diberikan kepada seseorang untuk memperoleh sesuatu hak/kemudahan/dispensasi yang bukan menjadi milik/kewenangan/ kompetensinya dan sifatnya hanya untuk keperluan batas waktu tertentu. Surat

izin

memberikan

hak/kewenangan 31

atau

membebaskan

yang

bersangkutan dari suatu persyaratan sehingga tidak berlaku bagi yang bersangkutan. Catatan : a) Surat Izin dimaksud dalam pedoman ini tidak mencakup Surat Izin yang bersifat teknis perpajakan atau yang secara khusus telah diatur tersendiri dalam suatu peraturan perundangundangan, misalnya: Surat Izin Melanjutkan Sekolah Sambil Bekerja, Surat Izin Cuti, dan sebagainya. b) Pejabat yang memberi izin harus benar-benar mempunyai kewenangan untuk memberi izin berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2) Susunan dan Bentuk Contoh susunan dan bentuk Surat Izin dibuat menurut contoh sebagaimana terdapat pada lampiran 17.

d. Surat Keterangan Perjalanan 1) Pengertian Surat Keterangan Perjalanan (SKP) ialah Surat Keterangan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, atas permintaan pegawai, yang sisinya menerangkan maksud perjalanan yang dilakukan oleh yang bersangkutan. SKP tidak mengandung akibat yang membebani anggaran belanja negara. 2) Maksud Maksud penerbitan SKP ini adalah sebagai pengganti Surat Keterangan Perjalan yang dikeluarkan oleh pejabat daerah. SKP diterbitkan oleh pejabat yang berwenang menerbitkan Surat Perintah Perjalanan Dinas. Apabila dalam perjalanan berdasarkan SKP kebetulan kendaraan yang dikeluarkan milik negara dan kemudian terjadi kerusakan atau kecelakaan, maka Surat Keterangan Perjalanan

tidak

dapat

digunakan

menjadi

dasar untuk

membebaskan tanggung jawab. 3) Susunan dan Bentuk Contoh susunan dan bentuk Surat Keterangan Perjalanan sebagaimana dijelaskan di atas dapat dilihat pada Lampiran 18. 4) Tembusan Tembusan SKP, apabila diperlukan, dikirim kepada pejabat atasan langsung dari pegawai peminta SKP dan pejabat lain yang ada hubungannya.

32

e. Surat Perintah Perjalanan Dinas 1) Pengertian Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah surat yang memuat perintah melakukan perjalanan dinas, ditujukan kepada seorang pejabat/pegawai atau sekelompok pejabat/pegawai untuk melakukan tugas tertentu. 2) Landasan dan Akibat Hukum SPPD diterbitkan berdasarkan ketentuan yang berlaku, dan mempunyai akibat yang membebani anggaran negara. Sehubungan dengan hal tersebut, SPPD harus: a) Diberikan kepada pejabat/pegawai yang sesuai dengan ketentuan dapat diberikan tugas yang bersangkutan; b) Diberikan oleh pejabat yang berwenang dan berdasarkan ketentuan yang berlaku; c) Dipertanggungjawabkan dan diadministrasikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. SPPD yang ternyata tidak memenuhi ketentuan yang berlaku, biaya perjalanan dibebankan kepada pejabat/pegawai yang bersangkutan. 3) Bentuk SPPD dibuat menurut bentuk contoh sebagaimana terdapat pada Lampiran 19.

B. Naskah Dinas Khusus 1. Surat Keterangan a. Pengertian Surat Keterangan adalah surat yang berisi informasi dari pejabat mengenai sesuatu hal atau kebenaran sesuatu terhadap seorang pejabat/pegawai agar pejabat/pegawai tersebut memperoleh kelancaran dan kemudahan dalam kegiatannya. b. Susunan 1) Kepala a) Kop (Lihat Bab III huruf B); b) Tulisan ” SURAT KETERANGAN” dicantumkan di bawah kop, ditulis dengan huruf kapital, diikuti dengan nomor Surat Keterangan ditulis simetris di bawahnya; 2) Batang Tubuh a) Nama pejabat dan jabatan yang memberikan keterangan; 33

b) Nama pejabat dan jabatan atau nama pegawai yang diterangkan, serta identitas lain yang diperlukan; c) Maksud dan tujuan diterbitkan surat keterangan. 3) Kaki a) Tempat dan tanggal surat keterangan dikeluarkan; b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa diakhiri tanda baca koma (,); c) Tanda tangan pejabat yang memberi keterangan; d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; e) Nomor Induk Pegawai (NIP); f)

Cap dinas.

Contoh Format Surat Keterangan, Lampiran 20.

2. Surat Perjanjian a. Pengertian Surat Perjanjian adalah naskah dinas berisi kesepakatan bersama tentang suatu obyek yang mengikat para pihak untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. b. Prinsip Penandatanganan Perjanjian Kerjasama 1) Setiap kerjasama pemerintah didasarkan atas dasar asas kesetaraan; 2) Dalam naskah kerjasama Direktorat Jenderal Pajak dengan pihak lain di luar lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, kedua belah pihak menggunakan 2 (dua) naskah asli yang masing-masing pihak menandatangani naskah perjanjian kerjasama tersebut di margin kanan dan margin kiri. c. Susunan 1) Kepala Memuat

judul,

nomor,

hari/tanggal/bulan/tahun

tempat

pelaksanaan

penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang mengadakan perjanjian. 2) Batang Tubuh a) Ketentuan umum; b) Materi pokok yang diatur; c) Hak dan kewajiban masing-masing pihak; d) Ketentuan apabila ada perselisihan; e) Jangka waktu pelaksanaan perjanjian; f)

Ketentuan peralihan (bila diperlukan); 34

g) Ketentuan penutup. 3) Kaki Memuat tempat dan waktu penandatanganan perjanjian, nama jabatan, tanda tangan, dan nama lengkap para pihak yang mengadakan perjanjian serta para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Contoh Format Surat Perjanjian, Lampiran 21.

3. Surat Kuasa a. Pengertian Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. b. Susunan 1) Kepala a) Kop (Lihat Bab III huruf B); b) Kata “SURAT KUASA” ditulis di bawah kop di tengah margin, ditulis dengan huruf kapital, diikuti dengan nomor Surat Kuasa ditulis simetris di bawahnya. 2) Batang Tubuh a) Nama lengkap dan jabatan yang memberi kuasa; b) Nama lengkap dan jabatan yang diberi kuasa; c) Materi pokok yang dikuasakan untuk dilaksanakan; d) Kalimat penutup. 3) Kaki Memuat tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan. Nama jabatan, tanda tangan, nama lengkap, dan NIP pemberi dan penerima kuasa, dibubuhi meterai sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. 4) Hal-hal yang perlu diperhatikan a) Meterai di bubuhkan pada kolom pemberi kuasa sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan Contoh Format Surat Kuasa, Lampiran 22.

35

4. Berita Acara a. Pengertian Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. b. Susunan 1) Kepala a) Kop (Lihat Bab III huruf B); b) Kata “BERITA ACARA” ditulis di bawah kop di tengah margin, ditulis dengan huruf kapital, diikuti dengan nomor Berita Acara ditulis simetris di bawahnya. 2) Batang Tubuh a) Hari/tanggal/bulan/tahun/jam, tempat pelaksanaan, nama lengkap, NIP, dan jabatan para pihak yang membuat Berita Acara; b) Uraian materi pelaksanaan kegiatan; c) Kalimat penutup. 3) Kaki Memuat tempat, tanggal, bulan dan tahun penandatanganan. Nama jabatan, tanda tangan, nama lengkap, NIP para pihak, saksi, dan atau para saksi/pejabat yang mengesahkan. c. Hal-hal yang perlu diperhatikan Pembubuhan meterai pada naskah dinas berita acara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Contoh Format Berita Acara, Lampiran 23.

C. Naskah Dinas Laporan 1. Pengertian Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. Contoh format Laporan dapat dilihat di Lampiran 24. 2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas. 3. Termasuk juga jenis naskah dinas laporan, yaitu: a. Laporan Hasil Rapat (LHR) 1) Pengertian Laporan Hasil Rapat adalah laporan mengenai jalannya sesuatu pertemuan yang disusun secara teratur dan dipertanggungjawabkan oleh si pembuat 36

dan atau nama peserta pertemuan itu sendiri, sehingga mengikat sebagai dokumen resmi dari kejadian/peristiwa yang disebut di dalamnya. 2) Susunan a) Pemberian kode nomor, kualifikasi, klasifikasi, bentuk dan penyimpanan tidak ada keharusan tertentu. Namun untuk ketertiban administrasi penyelenggaraannya, untuk rapat/pertemuan dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak sebaiknya dibuat Laporan Hasil Rapat dan disimpan berdasarkan materi/jenis rapat masing-masing. b) Laporan Hasil Rapat berisi: (1) Peserta (2) Uraian Pembahasan (3) Usulan (4) Kesimpulan 3) Bentuk Bentuk Laporan Hasil Rapat disusun dengan sistematika sebagaimana tercantum dalam lampiran 25. 4) Ketentuan Umum Dalam penyusunan LHR, hal-hal yang perlu diperhatikan adalah: a) LHR berisi uraian suatu kejadian secara tertulis singkat, tepat dan sesuai dengan tatakrama penulisan naskah. b) Apabila pembicara mengatakan “off the record,” berarti hal-hal yang dibicarakannya itu tidak boleh dicatat. c) Pembuat LHR berkewajiban menghaluskan kata-kata/kalimat yang dianggap kurang pantas/bijaksana untuk dicantumkan sesuai dengan aslinya.

Namun,

apabila

secara

tegas

dan

sadar

pembicara

menghendaki dicantumkan sesuai dengan aslinya, maka pembuat risalah harus memuat apa adanya. d) Agar memudahkan pembahasan maka setiap pokok pembicaraan diberi nomor urut baru dan berkelanjutan.

b. Naskah Serah Terima 1) Pengertian Naskah Serah Terima adalah berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan sesuatu hal/penguasaan/pertanggungjawaban. Naskah Serah Terima dimaksudkan sebagai bukti berpindahnya suatu keadaan/peristiwa hukum, batas tanggung jawab dan pengukuhan peristiwa yang berakibat finansial. 37

2) Susunan dan Bentuk Naskah Serah Terima Jabatan dibuat menurut lampiran 26.

Catatan :  Pola Naskah Serah Terima Jabatan dapat digunakan pula untuk Naskah Serah

Terima

penyerahan

pertanggungjawaban

dan

sesuatu

sebagainya

barang,

yang

dapat

serah

terima

diikuti

dengan

penyerahan fisik harta kekayaan secara khusus tersendiri, namun merupakan bagian yang tak terpisahkan dari serah terima jabatan tersebut.  Penggunaan meterai disesuaikan dengan peraturan Bea Meterai. c. Nota Kesepahaman (Memorandum Of Understanding/MOU) 1) Pengertian Nota Kesepahaman (Memorandum Of Understanding/MOU) adalah nota persetujuan tentang suatu materi pokok tertentu antara dua pihak atau lebih. 2) Bentuk Nota Kesepahaman dibuat dengan bentuk menurut contoh sebagaimana pada lampiran 27. d. Keputusan Bersama (SKB) 1) Pengertian Sama dengan Keputusan, Keputusan Bersama pada umumnya memuat tentang suatu kebijaksanaan pokok. Hanya saja SKB dibuat/disusun oleh dua atau lebih unit organisasi, baik di tingkat Departemen maupun di tingkat eselon I dan ditandatangani oleh kedua atau lebih pejabat berwenang unit organisasi yang terkait dengan materinya. 2) Bentuk SKB dibuat dengan bentuk menurut contoh sebagaimana pada lampiran 28

D. Naskah Dinas Telaahan Staf 1. Pengertian Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas, mengenai permasalahan dengan memberikan alternatif pemecahannya.

38

2. Susunan a. Kepala 1) Kop (lihat Bab III huruf B); 2) Kata “TELAAHAN STAF” ditulis di bawah kop di tengah margin dengan huruf kapital; b. Batang Tubuh 1) Topik permasalahan; 2) “Persoalan” memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; 3) “Praanggapan” memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan kemungkinan merupakan kejadian di masa yang akan datang; 4) “Fakta yang mempengaruhi” memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan; 5) “Diskusi” kupasan dan analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugian, pemecahan dan cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; 6) “Kesimpulan” memuat intisari hasil diskusi, merupakan pilihan cara bertindak atau pemecahan permasalahan; 7) “Tindakan” yang disarankan, memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. c. Kaki 1) Tempat, tanggal, bulan, tahun pembuatan telaahan staf; 2) Jabatan penelaah staf, ditulis dengan huruf awal kapital tanpa diikuti tanda baca koma(,); 3) Tanda tangan pembuat telaahan; 4) Nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; 5) Nomor Induk Pegawai (NIP); d. Lampiran 1) Data/surat; 2) Hasil koordinasi, bukti koordinasi formal dengan pejabat/staf lain yang terkait berupa komentar, pendapat, koreksi atau pembetulan terhadap batang tubuh telaahan, sehingga tersedia semua keterangan bagi pimpinan sebelum mengambil keputusan. Contoh Format Telaahan Staf, Lampiran 29.

39

E. Naskah Dinas Formulir Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah isian untuk mencatat berbagai data dan informasi yang bersifat rutin. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembar cetakan dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan. Misalnya: 1. Contoh Formulir Berita Faksimili, Lampiran 30. 2. Contoh Formulir Berita Telepon, Lampiran 31. 3. Contoh Formulir Verbal Konsep, Lampiran 32.

F. Naskah Dinas Elektronis 1. Pengertian Naskah dinas elektronis adalah naskah dinas berupa komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronis dan terekam dalam multimedia elektronis. 2. Lingkup Kegiatan Naskah dinas elektronis mencakup surat menyurat elektronis, arsip dan dokumentasi elektronis, transaksi elektronis, dan naskah dinas elektronis lainnya. Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronis diatur dalam pedoman tersendiri, mengacu pada Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13/KEP/M.PAN/5/2003, tanggal 23 Januari 2003, tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet dan Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government.

40

BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS A. Petunjuk Umum Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Ketelitian Dalam menyusun naskah dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebijakan. 2. Kejelasan Naskah harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik dan materi. 3. Singkat dan Padat Naskah harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap. 4. Logis dan meyakinkan Naskah yang disusun harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas. 5. Pembakuan Naskah yang disusun harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan dilihat dari sudut formal dan dari segi penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi naskah dinas.

B. Nama Instansi/Jabatan pada Kop Naskah Dinas Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas Ditjen Pajak, halaman pertama naskah dinas dicantumkan kop naskah dinas yaitu: 1. Kop Nama Instansi/Unit Organisasi Kertas kop nama instansi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat eselon I, II, III, dan IV sesuai dengan kewenangannya, dicetak menggunakan jenis dan ukuran huruf sebagai berikut: a. Tingkat pusat 41

1) Tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia, Arial 13. 2) Tulisan Direktorat Jenderal Pajak, Arial 11. 3) Tulisan nama unit eselon II, Arial 11. 4) Alamat instansi, Arial 7. b. Instansi vertikal kantor wilayah 1) Tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia, Arial 13. 2) Tulisan Direktorat Jenderal Pajak, Arial 11. 3) Tulisan nama instansi vertikal kantor wilayah, Arial 13. 4) Alamat instansi, Arial 7. c. Instansi vertikal kantor pelayanan 1) Tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia, Arial 13. 2) Tulisan Direktorat Jenderal Pajak, Arial 11. 3) Tulisan nama instansi vertikal kantor wilayah, Arial 11. 4) Tulisan nama instansi vertikal kantor pelayanan , Arial 13. 5) Alamat instansi, Arial 7. 2. Susunan tulisan nama instansi pada kop naskah dinas a. Kop nama instansi Direktorat Jenderal Pajak terdiri atas logo Departemen Keuangan terletak di margin kiri, baris pertama tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia, baris kedua tulisan Direktorat Jenderal Pajak, di bawahnya diikuti alamat instansi. Kertas kop nama Direktorat Jenderal Pajak digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal pajak atau pejabat struktural di bawahnya yang mendapat pelimpahan wewenang. Contoh:

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262420 Website www.pajak.go.id

b. Kop nama instansi unit eselon II di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak terdiri atas logo Departemen Keuangan terletak di margin kiri, baris pertama tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia, baris kedua tulisan Direktorat Jenderal Pajak, baris ketiga nama unit eselon II, di bawahnya diikuti alamat instansi. Kertas kop nama unit eselon II di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat eselon II yang 42

bersangkutan atau pejabat struktural di bawahnya yang mendapat pelimpahan wewenang. Contoh:

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262420 Website www.pajak.go.id

c. Kop nama instansi Kantor Wilayah, di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak terdiri atas logo Departemen Keuangan terletak di margin kiri, baris pertama tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia, baris kedua tulisan Direktorat Jenderal Pajak, baris ketiga nama Kantor Wilayah, diikuti dengan alamat instansi. Kertas kop nama Kantor Wilayah di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan atau pejabat dibawahnya yang mendapat pelimpahan wewenang. Contoh:

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

KANTOR WILAYAH DJP WAJIB PAJAK BESAR Jl. Medan Merdeka Timur No. 16 Jakarta 10110 Website www.kanwilpajakwpbesar.go.id

Telepon (021)3524015 Faksimili (021)3520680

d. Kop nama instansi kantor vertikal (unit eselon III atau IV) di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak terdiri atas logo Departemen Keuangan, baris pertama tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia, baris kedua tulisan Direktorat Jenderal Pajak, baris ketiga nama Kantor Wilayah, baris keempat nama kantor (unit eselon III atau IV) diikuti dengan alamat instansi. Kertas kop nama instansi kantor vertikal (unit eselon III atau IV) di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan atau pejabat dibawahnya yang mendapat pelimpahan wewenang.

43

Contoh:

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK KANTOR WILAYAH DJP JAWA BARAT II

KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA CIBITUNG Jl. Arteri Tol Cibitung No. 1 Cikarang Barat Bekasi 17520

Telepon (021)88339636, 88339637 Faksimili (021)88339638 Website www.pajak.go.id

C. Ketentuan Jarak Spasi 1. Jarak antara bab dengan judul, dua spasi; 2. Jika judul lebih dari satu baris, maka jarak antara baris pertama dan kedua satu spasi; 3. Jarak antara judul dengan sub judul, 4 (empat) spasi; 4. Jarak antara sub judul dengan uraian, 2 (dua) spasi; dan 5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan kebutuhan.

D. Kata Penyambung Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya jika naskah lebih dari satu halaman. Kata penyambung itu ditulis pada akhir setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan urutan berikut: garis miring (/), kata penyambung, dan tiga buah titik. Kata penyambung itu diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama dari halaman berikutnya itu menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring, kata penyambung juga harus dituliskan sama. Kata penyambung tidak digunakan untuk pergantian bagian.

Contoh: Penulisan kata penyambung pada halaman 4 baris paling bawah adalah /media… kata penyambung /media… nomor halaman di tengah bawah

-4-

kata pertama pada halaman 5 baris paling atas kiri adalah media elektronik …dst media elektronik ………………………… ……………………………………………. -544

E. Lampiran 1. Untuk lampiran peraturan/keputusan, tulisan lampiran menggunakan jenis dan ukuran huruf arial 11 dengan huruf kapital semua, sedangkan jenis, judul dan nomor peraturan/keputusan menggunakan jenis dan ukuran huruf arial 9 yang ditulis dengan huruf kapital semua. Contoh:

LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR …/PJ. ../…. TENTANG ……………. ……………………………………………………..

2. Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Romawi. Contoh:

LAMPIRAN I KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR …/PJ. ../…. TENTANG ……………. ……………………………………………………..

F. Nomor “Kopi” Copy Apabila akan dilakukan penggandaan naskah dinas, maka untuk menjaga keamanan perlu dilakukan penulisan nomor “kopi” (diserap dari kata dalam bahasa Inggris copy), untuk menunjukkan bahwa naskah tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan hanya didistribusikan kepada alamat tertentu serta dikendalikan. Penyebutan nomor kopi disusun sebagai berikut: 1. Semua naskah dinas yang mempunyai tingkat keamanan sangat rahasia/rahasia harus diberi nomor kopi pada halaman pertama margin kanan atas; 2. Jumlah kopi harus dicantumkan meskipun hanya satu (kopi tunggal); 3. Pendistribusian naskah yang bernomor kopi harus sama dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran; 4. Cara penulisan nomor dan jumlah kopi dapat diketik atau menggunakan stempel sebagaimana contoh berikut:

45

Kopi Kesatu Jumlah Kopi: Lima

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262420 Website www.pajak.go.id

G. Daftar Distribusi Daftar distribusi adalah susunan nama jabatan yang dibuat oleh pejabat sekretariat/tata usaha dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan daftar distribusi adalah: 1. Kelompok Pertama adalah pejabat yang langsung berada di bawah pimpinan Direktorat Jenderal Pajak (pejabat eselon II); 2. Kelompok Kedua adalah pejabat pada kelompok pertama (pejabat eselon II) ditambah dengan pejabat pada urutan eselon berikutnya (pejabat eselon III); 3. Kelompok Ketiga adalah pejabat pada kelompok pertama dan kelompok kedua (pejabat eselon II dan III) ditambah pejabat lain sesuai dengan kebutuhan. Cara penggunaan daftar distribusi: 1. Setiap daftar distribusi menunjukkan batas pejabat yang berhak menerima naskah sesuai dengan kelompoknya. Dengan demikian, jika naskah dimaksud sampai ke pejabat eselon tertentu, maka pada alamat “kepada” tidak perlu ditambahkan daftar distribusi untuk pejabat eselon di bawahnya; 2. Daftar distribusi tidak digunakan jika naskah didistribusikan untuk pejabat tertentu. Untuk itu, pada setiap naskah dicantumkan pejabat yang dituju.

H. Penulisan Rujukan Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut: 1. Naskah yang berbentuk peraturan, keputusan dan instruksi, rujukan ditulis di dalam konsiderans ”mengingat”; 2. Naskah yang berbentuk surat perintah, surat tugas, petunjuk pelaksanaan, surat edaran dan pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans ”dasar”:

46

3. Apabila surat dinas memerlukan rujukan, naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal rujukan lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis; 4. Kata ”rujukan” ditulis pada bagian akhir naskah berikut acuan yang digunakan. Jika rujukan yang digunakan cukup banyak, daftar rujukan dicantumkan pada bagian belakang sebagai lampiran, sehingga ditulis ”rujukan terlampir”; 5. Jika rujukan yang digunakan lebih dari satu, harus dinyatakan secara jelas dengan menggunakan nomor urut, diikuti dengan penulisan judulnya; dan 6. Naskah rujukan tidak harus disertakan pada naskah dinas yang bersangkutan.

I.

Ruang Tanda Tangan 1. Pengertian Ruang tanda tangan adalah tempat tulisan pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan (misalnya: Direktur Jenderal, Kepala Kantor Wilayah, dan sebagainya). 2. Petunjuk Umum a. Ruang tanda tangan ditempatkan di margin kanan bawah sekurang-kurangnya dua spasi setelah baris kalimat terakhir; b. Baris terpanjang pada tanda tangan adalah 41 huruf, apabila lebih dapat dituliskan dalam 2 baris. 3. Cara Penulisan a. Nama jabatan pada naskah dinas peraturan, keputusan dan instruksi ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca koma (,), sedangkan untuk naskah dinas arahan lainnya ditulis dengan huruf kapital di awal setiap kata, dan diakhiri tanda baca koma (,), sedangkan naskah dinas non arahan ditulis dengan huruf kapital di awal setiap kata, tanpa diakhiri tanda baca koma (,); b. Ruang tanda tangan 3 atau 4 spasi; c. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas peraturan, keputusan dan instruksi ditulis dengan huruf kapital, sedangkan untuk naskah dinas lainnya ditulis dengan huruf kapital di awal setiap kata; d. Sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, terlebih dahulu sebelah kiri nama jabatan diparaf oleh pejabat satu tingkat eselon di bawah pejabat penandatangan; e. Jarak ruang tanda tangan dengan tepi kanan kertas  3 cm, sedangkan dengan tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.

47

Contoh: 1) Ruang tanda tangan pada naskah dinas non arahan. Direktur Jenderal

Tanda Tangan Nama Jelas NIP… 2) Ruang tanda tangan pada naskah dinas non arahan yang ditandatangani atas nama. a.n. Direktur Jenderal Pajak Sekretaris Direktorat Jenderal Tanda Tangan Nama Jelas NIP… 3) Ruang tanda tangan pada naskah dinas non arahan yang ditandatangani untuk beliau. Direktur Jenderal Pajak u.b. Direktur…

Tanda Tangan Nama Jelas NIP…

4) Ruang tanda tangan pada naskah dinas non arahan yang ditandatangani atas nama dan untuk beliau. a.n. Direktur Jenderal Pajak Direktur… u.b. Kepala Subdirektorat… Tanda Tangan Nama Jelas NIP…

48

5) Ruang tanda tangan pada naskah dinas arahan. Direktur Jenderal,

Tanda Tangan Nama Jelas NIP… 6) Ruang tanda tangan pada naskah dinas arahan yang ditandatangani atas nama. a.n. Direktur Jenderal Pajak Sekretaris Direktorat Jenderal, Tanda Tangan Nama Jelas NIP… 7) Ruang tanda tangan pada naskah dinas arahan yang ditandatangani untuk beliau. Direktur Jenderal Pajak u.b. Direktur…,

Tanda Tangan Nama Jelas NIP…

8) Ruang tanda tangan pada naskah dinas arahan yang ditandatangani atas nama dan untuk beliau. a.n. Direktur Jenderal Pajak Direktur… u.b. Kepala Subdirektorat…, Tanda Tangan Nama Jelas NIP…

49

J. Penggunaan Bahasa 1. Bahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas, tepat dan menguraikan maksud, tujuan dan isi naskah. Untuk itu perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baku, baik dan benar, sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia. 2. Ejaan yang digunakan di dalam naskah adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975.

50

BAB IV TATA PERSURATAN DINAS A. Pengertian Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penyelenggaraan surat-menyurat guna kelancaran komunikasi kedinasan, dalam hal ini untuk mendukung penyelenggaraan tugas pokok di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

B. Pedoman Umum 1. Penyelengaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran. 2. Koordinasi antar pejabat di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak sebaiknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat misalnya diskusi, kunjungan pribadi, dan jaringan telepon lokal. Namun demikian komunikasi dengan surat dinas tentunya tidak dapat dihindarkan, oleh karenanya pengaturan ini merupakan standarisasi yang harus dipahami dengan baik agar materi surat dinas tersebut dapat dipahami pesannya oleh penerima, sama dengan apa yang dimaksud pengirim pesan. 3.

Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi administrasi resmi seperti blanko berkop atau stempel dinas.

4. Jawaban terhadap surat yang masuk. a. Instansi pengirim harus segera mengkonfirmasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas. b. Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim. 5. Batas waktu jawaban surat Jawaban surat disesuaikan dengan sifat pengiriman surat yang bersangkutan: a. Sangat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima; b. Segera, dengan batas waktu 2 X 24 jam setelah surat diterima; c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja. 6. Waktu penandatanganan surat Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan sifat surat dan jadwal pengiriman surat yang berlaku di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak dan segera dikirim setelah ditandatangani.

51

7. Penggandaan/Kopi surat Kopi surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan yaitu sesuai namanama yang dimaksud dalam “tembusan”. Kopi surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut: a. Kopi tembusan Kopi surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait; b. Kopi laporan Kopi surat yang disampaikan sebagai laporan kepada pejabat yang berwenang; c. Kopi untuk arsip Kopi surat yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip. 8. Lampiran Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab. 9. Tingkat Keamanan (Kualifikasi) a. Sangat Rahasia disingkat (SR); yaitu surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi. Tingkat pengamanan informasi surat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara, dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima. b. Rahasia disingkat (R); yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi. Tingkat pengamanan informasi erat hubungannya dengan keamanan kedinasan, dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau pejabat yang ditunjuk. c. Konfidensial atau Terbatas disingkat (K/TS); yaitu surat yang informasinya membutuhkan

pengamanan.

Tingkat

pengamanan

informasi

surat

erat

hubungannya dengan tugas khusus kedinasan, dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau pejabat yang ditunjuk. d. Biasa disingkat (B); yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Setiap surat/dokumen yang karena sifat isinya dianggap penting serta penyebaran/penyiarannya membahayakan

secara

keamanan,

tidak

stabilitas

sah nasional,

diperkirakan martabat

dapat dan/atau

kewibawaan pemerintah/negara, wajib diberi kualifikasi kerahasiaan. 2) Setiap surat/dokumen yang karena tujuan dan sasarannya bersifat umum atau harus diketahui oleh masyarakat banyak, seperti Pengumuman (PENG), Peraturan

Menteri

Keuangan

(PMK),

tidak

boleh

diberi

kualifikasi

kerahasiaan. 3) Sifat kerahasiaan sesuatu surat/dokumen dimulai dari proses pemindahan cita/ide oleh konseptor ke dalam bentuk tulisan atau lisan (suara) mencakup 52

sikap berhati-hati dalam pembuatan konsep, pengetikan, pengiriman, pemberian sampul, pencatatan, penyimpanan, penentuan petugas yang bertanggung jawab serta perlakuan dan penanganan pada umumnya sampai waktu yang ditentukan atau terus-menerus sesuai dengan sifat/dokumen yang bersangkutan. 4) Setiap pelanggaran terhadap kerahasiaan surat / dokumen dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 5) Untuk surat/dokumen yang bersifat sangat rahasia dan rahasia, konseptor surat/dokumen dapat memberikan tanda-tanda khusus dalam rangka memudahkan identifikasi asal dan tujuan surat/dokumen 10. Kecepatan Penyampaian (Klasifikasi Surat) a. Sangat Segera/Kilat, surat harus diselesaikan/dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam; b. Segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2 X 24 jam; c. Biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir, batas waktu 5 hari.

C. Sifat Surat 1. Tingkat Keaslian Surat Dilihat dari kadar keabsahan aspek legalitasnya dapat dibedakan atas asli, tembusan, salinan dan petikan: a. Asli Asli surat adalah lembaran yang ditujukan/disampaikan kepada instansi sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju pada kepala surat atau lembaran yang dinyatakan sebagai asli. Hal-hal yang harus diperhatikan: 1) Asli surat dalam surat menyurat biasa, pada umumnya dibuat untuk dikirimkan kepada alamat tujuan. 2) Asli sesuai peraturan, keputusan termasuk keputusan di bidang kepegawaian disimpan oleh pembuat sebagai bukti otentik (minit), sedangkan kepada para yang

bersangkutan

diberikan

tembusan/salinan/petikan

sah

untuk

dipergunakan dan diindahkan seperlunya oleh yang berkepentingan. 3) Asli sesuatu naskah/dokumen mempunyai nilai tertinggi di dalam tata persuratan di tata kearsipan, oleh karena itu pada dasarnya harus disimpan dengan baik dan diamankan.

53

4) Sesuatu tembusan/tindasan, salinan/turunan surat, dapat dipersamakan dengan aslinya berdasarkan ketentuan umum atau ketentuan khusus (klausula, pernyataan) serta harus ditandatangani sendiri/langsung oleh penanggung jawab/pembuat naskah aslinya. 5) Sepanjang tidak ditentukan lain, penerima asli surat berhak dan berkewajiban untuk membuat dan/atau mempersiapkan konsep jawaban. b. Tembusan Tembusan surat adalah lembaran penyampaian informasi kepada pihak-pihak yang mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan informasi surat yang dikomunikasikan oleh pembuat surat, yang merupakan lembaran kedua, ketiga dan seterusnya yang dibuat bersama-sama sekaligus dengan asli suratnya dengan menggunakan kertas karbon atau alat pengopy lainnya. Selain istilah tembusan digunakan istilah tindasan atau cc (carbon copy) yang digunakan untuk surat-surat dalam bahasa Inggris. Hal-hal yang harus diperhatikan pada pembuatan tembusan adalah sebagai berikut: 1) Tembusan/tindasan surat, pada umumnya dibuat untuk dikirimkan kepada instansi/pejabat yang karena sifat tugasnya mempunyai hubungan fungsional dan/atau operasional. 2) Untuk menjaga sifat ketertutupan isi arsip dinamis, maka pembuatan tembusan/tindasan surat harus dibatasi dan disampaikan hanya kepada pejabat yang mempunyai kaitan dengan isi surat. 3) Pejabat/Unit Organisasi yang menerima tembusan/tindasan surat, wajib memberikan tanggapan/pendapat kepada : a) pengirim surat secara langsung, apabila surat berasal dari lingkungan intern. b) penerima asli suratnya secara tidak langsung, apabila berasal dari lingkungan ekstern. 4) Sesuatu tembusan/tindasan surat yang tidak mendapat tanggapan, maka Pejabat/Unit Organisasi yang menerima tembusan/tindasan surat tersebut dianggap telah mengetahui/menyetujui maksud dan isinya. 5) Penerima asli surat wajib mengkoordinasi pendapat/tanggapan dari penerima tembusan surat, kemudian diolah sehingga menjadi satu kebulatan pendapat yang akan dituangkan sebagai jawaban terhadap asli surat tersebut. 6) Pejabat/Unit Organisasi yang menerima tembusan/tindasan surat yang materinya dianggap bukan merupakan bidang wewenangnya dan/atau tidak ada kaitan baik fungsional maupun operasional, wajib meneruskan kepada Pejabat/Unit Organisasi yang dianggap berhak/berwenang menerima, dengan 54

surat pengantar yang tembusannya dikirim kepada Pejabat/Unit Organisasi pengirim surat tersebut. 7) Tembusan/tindasan surat mempunyai nilai pengganti kedua dalam tata persuratan dan tata kearsipan. 8) Tembusan/tindasan

surat

yang

dijadikan

pertinggal

harus

dibubuhi

paraf/ditandatangani sendiri/lansung serta dibubuhi cap dinas. 9) Tembusan/tindasan surat pertinggal mempunyai nilai yang diipersamakan dengan aslinya. 10) Tembusan surat yang tidak menggunakan karbon, agar dapat dibedakan asli dan

tembusan

dapat

menggunakan

cap/stempel

yang

menyebutkan

“Tembusan” pada sudut kanan atas kertas surat (lembar kedua dan seterusnya) c. Salinan Salinan surat adalah lembaran hasil penggandaan yang dibuat tidak bersamasama dan tidak sekaligus dengan aslinya, namun bunyinya sesuai dengan asli surat seluruhnya dan dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang. Selain istilah salinan, digunakan istilah turunan. Hal-hal yang harus diperhatikan: 1) Salinan/turunan surat dibuat apabila tembusan/tindasan tidak mencukupi. 2) Salinan/turunan surat mempunyai derajat di bawah tembusan/tindasannya. 3) Setiap salinan/turunan surat harus menyebutkan derajat dan tingkatnya, sebagai berikut: a) Salinan dari aslinya; b) Salinan dari tembusan/tindasan; c) Salinan dari salinan/turunan; d) Salinan dari petikan/kutipan. d. Petikan Petikan

surat

adalah

lembaran

salinan

surat

yang

berisi

beberapa

bagian/kalimat/hal yang diambil dari aslinya dan dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang. Selain istilah petikan, digunakan istilah kutipan. Kutipan/petikan surat dibagi keperluan: 1) Yang berkepentingan, untuk digunakan dan diindahkan; 2) Pembacaan naskah dalam pelantikan; 3) Kedinasan, yang hanya memerlukan bagian-bagian tertentu dari materi aslinya; 4) Kutipan/petikan surat mempunyai derajat di bawah salinan/turunannya.

55

2. Otentikasi Surat Otentikasi surat adalah pernyataan pejabat yang berwenang atas petikan atau salinan surat untuk memberi nilai pembuktian yang sempurna dalam komunikasi administrasi dan kedinasan. Misalnya: untuk setiap Pejabat Eselon IV yang dimutasikan, dibuatkan petikan. Otentikasi atas petikan tersebut dilakukan oleh pejabat yang secara fungsional mempunyai tugas yang berkaitan dengan keputusan tersebut yaitu Kepala Bagian Kepegawaian. Ungkapan otentikasi adalah sebagai berikut: a. “Petikan Sesuai Dengan Aslinya” ; berarti dokumen itu tidak memuat seluruh isinya, namun demikian dipetik dari aslinya, bukan dari salinannya. b. “Petikan Dari Salinan” ; berarti dokumen itu tidak dipetik dari aslinya, tetapi dari salinannya. c. “Salinan Sesuai Dengan Aslinya” ; berarti dokumen itu dibuat tidak bersama dan tidak sekaligus dengan aslinya, tetapi berbunyi lengkap dan sesuai dengan aslinya. d. “Salinan Sesuai Dengan Salinan” ; berarti dokumen itu dibuat bukan berdasarkan aslinya, tetapi isinya sesuai dengan salinan dari aslinya. Contoh otentikasi: Salinan Sesuai Dengan Aslinya Kepala Bagian Kepegawaian

tanda tangan pejabat

Nama Pejabat NIP .................

3. Legalisasi Legalisasi surat adalah pernyataan pejabat yang berwenang atas keabsahan bagi naskah/dokumen yang dimaksudkan. Misalnya : untuk keperluan penerbitan Surat Keputusan Pemberhentian Pembayaran Gaji oleh Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara, diperlukan fotokopi petikan keputusan mutasi tersebut. Legalisasi atas fotokopi petikan keputusan mutasi tersebut dilakukan oleh sekurang-kurangnya Pejabat Eselon III atau kepala kantor. Ungkapan legalisasi adalah sebagai berikut: a. Untuk dokumen yang disalin dengan diketik : “Mengetahui; salinan sesuai dengan asli atau salinan sesuai dengan salinan”. 56

b. Untuk dokumen yang disalin dengan difotokopi : “Mengetahui salinan sesuai dengan dokumen yang difotokopi”. Contoh: Mengetahui: Salinan sesuai dengan dokumen yang difotokopi Diperiksa dan disahkan oleh:

Kepala Kantor Pelayanan Pajak Pratama Pekalongan

Tanda Tangan Pejabat

Nama Pejabat NIP .................

Pejabat-pejabat yang berwenang untuk melakukan otentikasi surat dan legalisasi 

Kantor Pusat DJP adalah pejabat eselon III yang membawahi Subbag Tata Usaha



Kantor Wilayah DJP adalah Kepala Bagian Umum



Kantor Pelayanan Pajak, Kantor Pemeriksaan Pajak, Kantor Pelayanan PBB adalah Kepala Kantor



Untuk KP4 atau KP2KP di luar kota atau berbeda lokasi dengan Kantor Pelayanan Pajak, adalah Kepala Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Pajak atau KP2KP u.b. Kepala Kantor Pelayanan Pajak

D. Ketentuan Surat Menyurat 1. Komunikasi Langsung Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju, surat tetap dialamatkan kepada pejabat sesuai alamat yang dituju, tetapi dicantumkan ungkapan u.p. (untuk perhatian) kepada pejabat yang akan memproses. Misalnya, surat di bidang kepegawaian, ditujukan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak u.p. Kepala Bagian Kepegawaian. Contoh penulisan alamat: Yth. Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak u.p. Kepala Bagian Kepegawaian Jakarta

57

2. Alur Surat menyurat Alur surat menyurat yang bermuatan kebijakan/keputusan/arahan pimpinan harus melalui jenjang hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian proses penyelesaiannya. 3. Penggunaan Singkatan dan Akronim Singkatan dan akronim di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, Lampiran 33. 4. Naskah Rujukan a. Dalam surat dinas yang memerlukan rujukan, naskah rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal rujukan lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis; b. Cara menulis naskah rujukan: a) Rujukan berupa naskah (keputusan, instruksi, surat edaran, dll) Penulisan rujukan berupa naskah mencakup informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan dan subyek naskah dinas; b) Rujukan berupa surat dinas Penulisan rujukan berupa surat dinas mencakup informasi singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat dan hal; c) Rujukan berupa surat dinas elektronis Penulisan rujukan berupa surat dinas elektronis (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronis), diatur tersendiri. d) Rujukan surat kepada instansi non pemerintah Rujukan harus dicantumkan pada surat dinas yang ditujukan kepada instansi non pemerintah. 5. Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut penyelesaian surat, ditulis secara jelas pada Lembar Disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah surat yang bersangkutan dan tidak boleh dipisahkan. Pada Lembar Disposisi dicantumkan kalimat: Dilarang memisahkan sehelai suratpun yang tergabung dalam berkas ini. Contoh Format Lembar Disposisi, Lampiran 34.

58

6. Penanganan Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu Surat menyurat dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia, Rahasia, Konfidensial/Terbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), dengan tinta berwarna merah pada margin kanan atas pada setiap halaman surat dinas dan sampul. Jika surat dinas tersebut dikopi, cap tingkat keamanan pada kopi harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli. Pemberian tanda tingkat keamanan dimulai pada saat konsep dibuat dicantumkan pada Verbal konsep.

E. Bentuk Surat Menyurat Sesuai dengan kegunaannya bentuk surat menyurat Direktorat Jenderal Pajak terdiri atas: 1. Surat Dinas a. Pengertian Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan

informasi

kedinasan

berupa

pemberitahuan,

pernyataan,

permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain baik di dalam maupun di luar Direktorat Jenderal Pajak. b. Pembuatan Surat Dinas dibuat oleh pejabat/pegawai sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan a) Kepala a) Kop surat (lihat Bab III Huruf B); b) Tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat di margin kanan, sebaris dengan nomor surat, apabila pada kepala surat sudah tercantum alamat instansi pembuat surat maka tidak perlu didahului nama kota; c) Nomor surat ditulis lengkap di margin kiri diikuti tanda baca titik dua (:) dicantumkan kode surat sebagaimana ketentuan yang berlaku; d) Sifat surat ditulis di bawah nomor diikuti tanda baca titik dua (:) dicantumkan kualifikasi surat, Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas, atau Biasa, dapat juga digabung dengan klasifikasi surat, Sangat Segera, Segera, atau Biasa; e) Lampiran surat, ditulis lengkap diikuti tanda baca titik dua (:), di margin kiri di bawah sifat surat, dicantumkan jumlah dan nama barang yang 59

dilampirkan dengan huruf kecuali bila jumlah kata bilangan lebih dari dua kata. Misalnya: Dua Puluh lembar atau 21 lembar, apabila tidak ada “Lampiran” tidak perlu dicantumkan tulisan “Lampiran” f)

Hal surat, cukup ditulis Hal bukan perihal, ditulis di bawah lampiran diikuti tanda baca titik dua (:) mencantumkan masalah pokok surat, ditulis sesingkat mungkin, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata dan tidak diakhiri dengan tanda baca titik (.) serta tidak perlu diberi garis bawah;

g) Alamat yang dituju kepada pejabat yang karena fungsi dan tugasnya berkaitan langsung dengan informasi surat. Ditulis di margin kiri di bawah hal dengan kata “Yang Terhormat” disingkat “Yth.” diikuti nama jabatan yang dituju. Sebutan Ibu, Bapak dan Sdr. hanya digunakan apabila diikuti dengan nama orang. Di bawahnya ditulis alamat yang dituju ditulis sejajar dengan “Yth”. Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat, nama jalan dan nama kota ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Sebelum nama kota tidak perlu ditulis kata depan di. Nama kota tidak perlu diberi garis bawah. Contoh: Yth. Direktur Jenderal Pajak Jalan Jenderal Gatot Subroto Nomor 40-42 Jakarta 12190 Yth. Drs. Suharno Jalan Jenderal Gatot Subroto Nomor 40-42 Jakarta 12190

Yth. Bapak Suharno Jalan Jenderal Gatot Subroto Nomor 40-42 Jakarta 12190 b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh meliputi unsur-unsur, antara lain: a) Pembuka yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan surat secara singkat dan jelas. Surat-surat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak tidak menggunakan salam pembuka seperti “Dengan hormat”, “Assalamu’ Alaikum Wr. Wb” dan sebagainya. b) Isi pokok/uraian inti permasalahan surat; c) Penutup; memuat kalimat penutup. Surat-surat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak tidak menggunakan salam penutup seperti “Wassalam” dan sebagainya. 60

c) Kaki a) Nama jabatan penandatangan surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun. Apabila nama unit organisasi sudah tercantum lengkap pada kop surat, maka nama jabatan tidak perlu ditulis lengkap; b) Tanda tangan pejabat; c) Nama lengkap penandatangan surat tanpa gelar, ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun, serta tidak perlu digarisbawahi, di bawahnya ditulis Nomor Induk Pegawai disingkat NIP tanpa titik;

Contoh: Direktur Jenderal

Tanda Tangan Nama Pejabat NIP … d) Cap dinas digunakan sesuai dengan ketentuan; e) Tembusan, ditulis lengkap di margin kiri bawah diikuti tanda baca titik dua (:) dan tidak diberi garis bawah. Tidak perlu mencantumkan Kepada Yth, Disampaikan kepada Yth., dan tidak perlu menambahkan kata sebagai laporan, arsip, atau istilah sejenisnya. Contoh: Tembusan: 1. Kepala Kantor Wilayah DJP Jakarta Khusus; 2. dst. d. Distribusi Surat dinas disampaikan kepada pejabat sesuai dengan alamat yang dituju dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar. e. Hal yang Perlu Diperhatikan Kop surat hanya digunakan pada halaman pertama. Contoh Format Surat Dinas, Lampiran 35. 2. Nota Dinas a. Pengertian Nota Dinas adalah bentuk surat dinas intern di lingkungan unit kerjanya yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan 61

petunjuk, pemberitahuan, pernyataan atau permintaan dan mengingatkan, mengusulkan, menyarankan sesuatu mengenai masalah kedinasan yang disampaikan kepada pegawai atau pejabat lainnya di lingkungan satuan organisasi yang sama. Nota dinas tidak boleh dipergunakan untuk membuat keputusan mutasi pegawai, yang dapat dipergunakan adalah Surat Keputusan. Contoh: - Nota dinas antar pejabat di lingkungan Kantor Pusat DJP; - Nota dinas antar pejabat di lingkungan Kantor Wilayah DJP; - Nota dinas di lingkungan Kantor Pelayanan Pajak. b. Pembuatan Nota Dinas dibuat oleh dan untuk para pejabat dalam satu unit organisasi yang bersangkutan sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan a) Kepala a) Kop Nota Dinas (lihat Bab III Huruf B); b) Tulisan “NOTA DINAS” dicantumkan di bawah kop, ditulis dengan huruf kapital; c) “Nomor nota dinas” ditulis simetris di bawahnya, huruf awal kata “Nomor” ditulis dengan huruf kapital; d) “Kepada” ditulis di bawah “Nomor” pada margin kiri diikuti tanda baca titik dua (:) dan kata Yth.; e) Tanggal, bulan, dan tahun ditulis di margin kanan sebaris dengan “Kepada”; f)

“Dari” diikuti tanda baca titik dua (:), ditulis di bawah “Kepada”;

g) “Lampiran” ditulis di bawah “Dari” diikuti tanda baca titik dua (:) apabila tidak ada “Lampiran” tidak perlu dicantumkan tulisan “Lampiran” h)

“Hal” diikuti tanda baca titik dua (:), mencantumkan masalah pokok nota dinas ditulis sesingkat mungkin, diawali huruf kapital pada setiap kata dan tidak diakhiri tanda baca titik.

b) Batang Tubuh Terdiri atas kalimat pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas. c) Kaki a) Nama jabatan penandatangan nota dinas ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun. Apabila nama unit organisasi sudah tercantum lengkap pada kop nota dinas, maka nama jabatan tidak perlu ditulis lengkap; b) Tanda tangan pejabat;

62

c) Nama lengkap penandatangan nota dinas tanpa gelar, ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun, serta tidak perlu digarisbawahi, di bawahnya ditulis Nomor Induk Pegawai disingkat NIP tanpa titik; Contoh: Direktur

Tanda Tangan Nama Pejabat NIP … d) Tembusan, ditulis lengkap di margin kiri diikuti tanda baca titik dua (:) dan tidak diberi garis bawah. Tidak perlu mencantumkan Kepada Yth, Disampaikan kepada Yth., dan tidak perlu menambahkan kata sebagai laporan, arsip, atau istilah sejenisnya. Contoh Format Nota Dinas, Lampiran 36. 3. Memo a. Pengertian Memo adalah bentuk surat antar pejabat/pegawai di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak yang bersifat pribadi digunakan untuk mengingatkan suatu masalah, mengusulkan, atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan. b. Pembuatan Memo dibuat oleh/untuk para pejabat/pegawai dalam satu unit organisasi yang bersangkutan sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab. c. Susunan 1) Kepala a) Kop memo (lihat Bab III Huruf B); b) Tulisan “MEMO” dicantumkan di bawah kop, ditulis dengan huruf kapital; c) “Nomor memo” ditulis simetris di bawahnya; d) “Kepada” diikuti tanda baca titik dua (:), ditulis di bawah “nomor” di margin kiri; e) Tanggal, bulan, dan tahun ditulis di margin kanan sebaris dengan kepada; f)

“Dari” diikuti tanda baca titik dua (:), ditulis di bawah “Kepada”;

g) “Hal” diikuti tanda baca titik dua (:), mencantumkan masalah pokok memo ditulis sesingkat mungkin, diawali huruf kapital pada setiap kata. 2) Batang Tubuh Terdiri atas kalimat yang singkat, padat, dan jelas; 63

3) Kaki Sama dengan nota dinas. d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Memo tidak dibubuhi cap dinas; 2) Tembusan Nota Dinas dan Memo berlaku di lingkungan intern instansi; 3) Distribusi sesuai dengan tata cara penyampaian surat dinas; 4) Ukuran kertas Nota Dinas dan Memo sesuai ketentuan. Contoh Format Memo, Lampiran 37. 4. Pemberitahuan a. Pengertian Pemberitahuan adalah surat yang isinya mengenai masalah khusus ditujukan kepada alamat tertentu dengan maksud agar si penerima memberikan perhatian khusus terhadap masalah tersebut. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pemberitahuan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon II atau eselon III. c. Susunan 1) Kepala a) Kop (Lihat Bab III huruf B); b) Tanggal, bulan dan tahun diletakkan di margin kanan, sebaris dengan alamat pejabat yang menerima pemberitahuan; c) Tulisan ”PEMBERITAHUAN” dicantumkan di bawah kop, ditulis dengan huruf kapital, diikuti dengan nomor pemberitahuan ditulis simetris di bawahnya; 2) Batang Tubuh a) Alinea pembuka memuat alasan tentang perlunya dibuat pemberitahuan; b) Alinea isi memuat informasi yang diberitahukan; c) Alinea penutup. 3) Kaki a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa diakhiri dengan tanda baca koma (,); b) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; c) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; d) Nomor Induk Pegawai (NIP); e) Cap Dinas; f)

Tembusan bila diperlukan. 64

Contoh Format Pemberitahuan, Lampiran 38.

5. Surat Pengantar a. Pengertian Surat Pengantar adalah bentuk surat yang digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang atau naskah. b. Pembuatan Surat Pengantar dibuat oleh pejabat pada unit tata usaha atau pejabat lain yang ditunjuk. c. Susunan Surat Pengantar berbentuk formulir, terdiri atas bagian: 1) Kepala a) Kop Surat Pengantar (lihat Bab III Huruf B); b) Alamat yang dituju, ditulis di margin kiri di bawah kop dengan kata “Yth.” diikuti nama jabatan yang dituju; c) Tanggal, bulan, dan tahun ditulis di margin kanan sebaris dengan “Yth.”; d) Tulisan “SURAT PENGANTAR” ditempatkan di tengah margin; e) Nomor Surat Pengantar ditulis simetris di bawahnya. 2) Batang Tubuh (dalam bentuk kolom) a) Nomor urut; b) Jenis naskah/barang yang dikirim; c) Banyaknya naskah/barang; d) Keterangan 3) Kaki a) Pada margin kanan: (1) Nama jabatan pembuat surat pengantar; (2) Tanda tangan; (3) Nama dan NIP; (4) Cap dinas. b) Pada margin kiri: (1) Tulisan diterima tanggal; (2) Nama jabatan penerima; (3) Tanda tangan; (4) Nama dan NIP; (5) Cap dinas; (6) Nomor telepon/faksimili.

65

d. Hal yang Perlu Diperhatikan Surat pengantar dikirim rangkap dua, lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk dikembalikan kepada pengirim. e. Penomoran Penomoran Surat Pengantar lihat Bab VI. Contoh Format Surat Pengantar, Lampiran 39.

6. Surat Undangan a. Pengertian Surat

Undangan

adalah

surat

dinas

yang

memuat

undangan

kepada

pejabat/pegawai untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, misalnya rapat, upacara, pertemuan, dan sebagainya. b. Kewenangan Kewenangan untuk mengundang pejabat di luar lingkungan unit organisasi dilimpahkan kepada pejabat yang berwenang. Kewenangan untuk mengundang pejabat di lingkungan internal unit organisasi berada pada pimpinan unit organisasi yang mengundang dan dapat dilimpahkan kepada pejabat ketatausahaan masing-masing unit organisasi. c. Susunan 1) Kepala a) Kop Surat Undangan (lihat Bab III Huruf B); b) Nomor, Sifat, Lampiran, Hal; c) Yth, apabila pejabat yang diundang cukup banyak, dapat dibuat lampiran daftar nama undangan; d) Tanggal, bulan dan tahun ditulis sebaris dengan nomor. 2) Batang Tubuh a) Kalimat pembuka; b) Isi undangan terdiri atas hari, tanggal, pukul, tempat, dan acara; c) Kalimat penutup. 3) Kaki Terdiri atas nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat dan NIP, serta cap dinas. Contoh Format Surat Undangan, Lampiran 40.

66

F. Media/Sarana Surat Menyurat Media/sarana

surat

menyurat

adalah

alat

untuk

merekam

informasi

yang

dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas). 1. Kertas Surat a. Penggunaan kertas 1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan; 2) Penggunaan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama; 3) Penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi, dicetak di atas kertas 70 gram; 4) Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang berukuran 297 X 210 mm (8 1/4 X 11 3/4 inci). Disamping kertas A4 untuk kepentingan tertentu korespondensi dapat menggunakan kertas dengan ukuran berikut: a) A3 Kuarto ganda (297 X 420 mm); b) A5 Setengah kuarto (210 X 148 mm); c) Folio (210 X 330 mm); d) Folio ganda (420 X 330 mm). Dalam pencetakan surat dinas tidak menggunakan lembar continuous form, kecuali digunakan untuk kepentingan lain, misalnya untuk pembuatan laporan dan dokumen teknis. 5) Kertas yang digunakan untuk produk hukum berupa Peraturan, Keputusan, Instruksi, Surat Edaran, Surat Perjanjian menggunakan ukuran kertas Folio (210 X 330 mm); 6) Kertas yang digunakan untuk memo adalah setengah folio atau C.5 (162 X 229 mm) atau 6,38 X 9,02 inci; 7) Kertas yang digunakan untuk verbal konsep adalah A3 Kuarto ganda (297 X 420 mm) atau Folio ganda (420 X 330 mm), sesuai dengan kertas yang digunakan untuk surat-menyurat; 8) Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran: a) Penggunaan jenis huruf Pica apabila menggunakan mesin tik elektronik; b) Jenis huruf Arial dengan ukuran 7, 8, 9, 10, 11, 12, dan 13, sesuai ketentuan; c) Spasi sesuai ketentuan. Standar Ukuran Kertas dan Penjelasannya, Lampiran 41. 67

b. Warna dan kualitas 1) Kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk surat dinas yang asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk kopi surat dinas; 2) Apabila digunakan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas doorslag/manifold/tissue; 3) Apabila digunakan mesin ketik elektronis atau komputer akan lebih efisien jika tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan mesin fotokopi; 4) Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih atau bernilai guna permanen harus menggunakan kertas serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (PH) 7.

2. Sampul Surat Sampul surat atau yang dikenal dengan sebutan amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar. Ukuran, bentuk dan warna sampul yang digunakan untuk surat menyurat di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, diatur sesuai kebutuhan dengan mempertimbangkan efisiensi. a. Ukuran Ukuran sampul yang digunakan menurut Keputusan Direktur Jenderal Pos dan Telekomunikasi Nomor 43/DIRJEN/1987 tentang penetapan standar kertas sampul surat dan bentuk sampul surat adalah: Nomor (1) 1. 2.

Lebar (mm) (2) 90 100

Panjang (mm) (3) 152 160

3.

110

220

4.

114

162

5.

125

176

6.

105

227

7.

115

245

8.

120

270

9.

176

250

10.

229

324

11.

250

353

12.

270

400

Demi efisiensi dan pengamanan surat di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak digunakan amplop dengan standar sebagai berikut : 68

a. Surat biasa atau pada umumnya : 105 X 227 mm, sedang untuk surat yang bersifat rahasia untuk amplop luar 115 X 245 mm dengan ketebalan 35,5 – 100 g/m2. b. Surat yang dilipat dua : 176 X 250 mm. c. Surat dengan kertas A.4 tanpa dilipat : 229 X 324 mm. d. Surat dengan kertas C.4 tanpa dilipat : 250 X 353 mm. Surat dinas yang mempunyai lampiran cukup tebal, atau surat pengantar yang disertai naskah dinas tebal misalnya Keputusan atau Pedoman yang berupa buku dan tidak dapat dilipat, digunakan sampul yang ukurannya sedemikian rupa sehingga setelah dimasukkan ke dalam sampul pada setiap sisinya terdapat ruang maksimal ½ inci. Untuk menentukan ukuran minimum sampul yang tepat bagi surat dinas yang cukup tebal dan tidak dapat dilipat, dapat digunakan rumus sebagai berikut:

Panjang sampul = panjang surat/naskah + ½ “ + tebal surat/naskah Lebar sampul

= lebar surat/naskah + ¼ “ + tebal surat/naskah

b. Warna dan kualitas Sampul surat dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirimkan. c. Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan Pada sampul surat selalu harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak atau dituliskan di tengah margin atas sampul dengan susunan dan bentuk huruf yang sama dengan kop surat Direktorat Jenderal Pajak. Alamat tujuan ditulis sama dengan alamat pada surat. d. Cara penggunaan amplop untuk tiap-tiap kualifikasi surat adalah : Kualifikasi Sangat Rahasia (SR); digunakan 3 amplop dengan pengaturan : a. Amplop pertama, setelah ditutup dengan lem dibubuhkan lak segel pada tiga tempat bagian sambungan amplop kemudian dicap segel di atasnya. Apabila tidak terdapat cap segel, setelah sampul ditutup dengan lem dibubuhkan cap jabatan pada tiga tempat bagian sambungan amplop dan selanjutnya dipasang cellulose tape sepanjang bagian sambungan amplop. Pada muka amplop dibubuhi alamat lengkap, nomor kode surat, cap dinas, cap klasifikasi dan cap SANGAT RAHASIA dibawah cap klasifikasi. Kemudian dimasukkan ke dalam amplop kedua. 69

b. Amplop kedua, ditangani dengan cara yang sama seperti amplop pertama, kemudian dimasukan kedalam amplop ketiga. c. Amplop ketiga, ditutup dengan lem seperti halnya surat biasa. Pada muka amplop dibubuhi alamat lengkap, nomor kode surat, cap dinas dan cap klasifikasi tanpa dibubuhi cap SANGAT RAHASIA. Kode surat pada sampul ketiga diberi kode seakan-akan surat tersebut adalah surat berkualifikasi Biasa.

Kualifikasi Rahasia (R) dan Terbatas (TS); digunakan dua sampul dengan pengaturan sampul pertama ditangani dengan cara yang sama dengan sampul pertama untuk surat SANGAT RAHASIA, sedangkan sampul kedua ditangani seperti sampul ketiga pada surat SANGAT RAHASIA. Kualifikasi Biasa (S); digunakan satu sampul ditutup dengan lem pada bagian muka sampul dibubuhi alamat lengkap, cap dinas dan cap klasifikasi.

Contoh sampul pertama, kedua, dan ketiga surat SANGAT RAHASIA : Bagian muka sampul pertama dan kedua :

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Jenderal Gatot Subroto Nomor 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telp (021) 5250208,5251609,5262880 Faksimile (021) 562420

Sangat Segera No : SSR-

/PJ/2006

Sangat Rahasia

Kepada Yth. ........................... ........................... ........................... ...........................

Cap dinas

*)

*) Cap dinas yang digunakan pada sampul, sama dengan cap dinas yang digunakan pada surat isi sampul yang bersangkutan.

70

Bagian muka sampul ketiga :

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Jenderal Gatot Subroto Nomor 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

No. S-

Telp (021) 5250208,5251609,5262880 Faksimile (021) 562420

/PJ/2006

Cap Klasifikasi Kepada Yth. ........................... ........................... ........................... ...........................

*) Cap dinas

*) Cap dinas yang digunakan pada sampul sama dengan cap dinas yang digunakan pada surat isi sampul yang bersangkutan

Bagian belakang sampul pertama dan kedua :

Cellulose tape sepanjang sambungan simpul.

Lak atau cap dinas dibubuhkan sebelum dipasang cellulose tape.

71

Bagian belakang sampul ketiga :

Tanpa dibubuhi lak segel atau cap jabatan dan cellulose tape sepanjang sambungan sampul. e. Cara melipat dan memasukkan surat ke dalam sampul Surat yang sudah diketik rapi dapat kehilangan penampilannya yang menarik jika cara melipat dan memasukkan ke dalam sampul kurang cermat dan tidak hatihati. 1) Sebelum kertas surat dilipat, terlebih dahulu perlu dipertimbangkan ukuran sampul yang akan digunakan. 2) Surat yang sudah dilipat sudut-sudutnya harus bertemu dan lipatannya harus lurus dan tidak kusut. 3) Cara melipat surat yang akan dimasukkan ke dalam sampul surat dinas adalah: -

Pertama, sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat ke belakang.

-

Selanjutnya surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan.

-

Pada sampul yang mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela sampul.

Contoh Cara Melipat Surat, Lampiran 42.

G. Susunan Surat 1. Kop Surat Kop surat mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi Direktorat Jenderal Pajak dan alamat dengan ketentuan sesuai dengan penjelasan pada Bab III huruf B.

72

2. Tanggal Surat Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut: a. Tanggal ditulis dengan angka Arab; b. Bulan ditulis lengkap dengan huruf, tidak menggunakan angka Arab; c. Tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab. 13 Maret 2005

Contoh:

3. Nomor Surat Penomoran naskah dinas dapat dilihat penjelasannya pada Bab VI tentang Penomoran dan Pemberian Kode Naskah Dinas. 4. Sifat Surat Dalam

kolom

sifat

dicantumkan

klasifikasi

surat

berdasarkan

kecepatan

penyampaiannya, yaitu: a. Sangat segera/kilat; b. Segera; atau c. Biasa. 5. Lampiran Surat Disebutkan berapa banyak berkas yang dilampirkan dengan menggunakan huruf, misalnya: Lampiran: Satu lembar 6. Hal Surat Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kalimat singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut: a. Menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi; b. Memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada surat yang terdiri lebih dari satu halaman; c. Mempermudah penentuan alur pengiriman surat atau pemberkasan dan penyimpanan surat. 7. Alamat Surat a. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pada unit organisasi yang dituju. Surat dinas tidak dapat ditujukan kepada nama unit organisasi, misalnya kantor, departemen, kementerian, instansi, dan sebagainya; b. Surat dinas yang ditujukan kepada Pejabat Pemerintah/Pejabat Negara ditulis dengan urutan sebagai berikut: 73

1) Nama jabatan; 2) Alamat; 3) Kota diikuti Kode Pos. Contoh:

Yth. Direktur Jenderal Pajak Jalan Jenderal Gatot Subroto Nomor 40 - 42 Jakarta 12190

8. Penggunaan Untuk Perhatian (u.p.) Alamat surat dengan menggunakan istilah u.p. (untuk perhatian) digunakan untuk keperluan berikut: a. Untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat yang menangani di lingkungan unit organisasi penerima surat; b. Untuk mempermudah pendistribusian oleh unit tata usaha penerima surat kepada pejabat yang dituju; c. Untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak harus menunggu kebijakan langsung pimpinan unit organisasi sesuai dengan maksud.

Contoh: Yth. Direktur Jenderal Pajak u.p. Sekretaris Direktorat Jenderal Jalan Jenderal Gatot Subroto Nomor 40 - 42 Jakarta 12190 9. Paragraf Surat Paragraf adalah sekelompok pernyataan yang berkaitan satu sama lain yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf untuk mempermudah pemahaman penerima, memisahkan atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis. 10. Penggunaan Spasi Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 – 2 spasi diantara dua paragraf. Surat yang terdiri atas satu paragraf jarak antar baris adalah dua spasi. 11. Pernyataan Penghormatan Hanya digunakan pada surat keluar instansi Direktorat Jenderal Pajak yang ditujukan kepada pejabat negara/pejabat setingkat menteri. “Dengan hormat”, diketik pada awal isi surat. 12. Garis Kewenangan, Penandatangan, dan Lampiran a. Penggunaan garis kewenangan Pimpinan unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di lingkungan unit organisasinya. 74

Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan. Jika seseorang yang bukan pimpinan unit organisasi menandatangani surat dinas, diperlukan garis kewenangan yang menunjukkan materi surat dinas tersebut mencerminkan kehendak atau kebijakan pimpinan. Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang (lihat Bab VII). b. Pernyataan penutup Disampaikan dengan maksud untuk memberikan penekanan akhir pada isi surat dengan cara yang sopan dan dengan harapan agar penerima surat merasa dihargai dan bersedia menanggapi isi surat dengan lebih baik. Contoh:

- Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. - Atas kerjasama Saudara, kami sampaikan terima kasih.

c. Penandatanganan Pengaturan mengenai pelimpahan wewenang menandatangani naskah dinas dalam lingkungan Direktorat Jenderal Pajak telah diatur dalam Bab VII.

13. Warna tinta a. Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam. b. Untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru tua. c. Tinta berwarna merah hanya digunakan untuk penulisan tingkat keamanan surat Rahasia atau Sangat Rahasia.

H. Penanganan Surat Prosedur penanganan surat dibagi dalam dua kelompok yaitu : 

Penanganan Surat Masuk



Penanganan Surat Keluar

Unit yang menjalankan fungsi penatausahaan, administrasi, pengendalian dan pengawasan terhadap lalu lintas surat tersebut adalah : Unit Kerja Kantor Pusat DJP

Unit Penata Usaha Eselon

III

yang

membawahi

Subbag Tata Usaha Kantor Wilayah DJP

Bagian Umum, Kanwil

Kantor Vertikal DJP

Subbag Umum

( KPP, KPPBB, Karikpa )

Untuk unit kerja yang mempunyai volume surat masuk dan surat keluarnya besar dapat menyelenggarakan penatausahaan dan pengadministrasian surat secara mandiri. Hal ini 75

dilakukan untuk mempermudah pengendalian dan pengawasan terhadap surat-surat masuk maupun surat keluar yang diproduksi oleh unit kerja tersebut.

1. Penanganan Surat Masuk a. Surat Masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Apabila surat masuk disampaikan langsung kepada pejabat yang membidangi urusannya, maka pejabat tersebut berkewajiban memberitahu kepada pihak tata usaha atau pejabat yang diberi wewenang melaksanakan penerimaan surat tersebut.

b. Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1) Penerimaan Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR, R, K, B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (Kilat, Sangat Segera, Segera, Biasa). 2) Pencatatan a) Surat masuk yang diterima oleh petugas penerima, dicatat dan ditandatangani pada lembar kontrol atau tanda terima. Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaiannya; b) Catatan

dilaksanakan

pada

Buku

Agenda

menurut

tingkat

keamanannya. Selain itu pencatatan nomor agenda dan tanggal penerimaan dilakukan pula pada Lembar Disposisi (LD); c) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR dan R dilakukan

oleh

pejabat/pegawai

tertentu

yang

mendapatkan

kewenangan dari pimpinan instansi. Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan K dan B dilakukan oleh pegawai yang ditunjuk oleh pejabat tata usaha; d) Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Jika surat masuk banyak, sehingga diperlukan pencatat lebih dari satu orang, pencatatan dilakukan dengan pemberian kode tertentu sehingga semua surat masuk dapat dicatat dengan cepat; e) Pencatatan

surat

masuk

selalu

pemindahan dan penyimpanan.

76

dilakukan

pada

setiap

terjadi

3)

Penilaian a) Kegiatan penilaian surat masuk sebenarnya sudah mulai dilaksanakan pada tahap pencatatan, yaitu pada waktu menilai sementara apakah surat masuk tersebut termasuk yang harus diberkaskan. Penilaian sementara ini untuk memudahkan penanganan surat oleh pejabat arsip; b) Pada tahap penilaian surat, dinilai apakah akan disampaikan kepada pimpinan atau dapat disampaikan langsung kepada pejabat yang menangani; c) Selain

penilaian

penyampaian

surat,

dilakukan

pula

penilaian

penanganan surat, apakah surat masuk itu akan diproses biasa atau melalui proses pemberkasan naskah; d) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai termasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup; e) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat. 4) Pengolahan a) Pada tahap pengolahan, pejabat yang menangani memutuskan tindakan yang akan diambil sehubungan dengan surat masuk tersebut; b) Dari hasil pengolahan, dapat diputuskan tindak lanjutnya yaitu langsung disimpan atau dibuat naskah dinas sebagai jawaban, misalnya berupa surat dinas, keputusan, atau instruksi; c) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa sesuai dengan kebutuhan. 5) Penyimpanan a) Selama masa pengolahan surat masuk sudah mulai mengalami proses penyimpanan. Karena surat dinas yang sudah disimpan itu sering diminta kembali untuk diolah, maka surat dinas harus disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan; b) Surat masuk yang melalui proses pemberkasan, naskah disimpan dalam berkas naskah dinas menurut bidang permasalahan. c) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan, naskah dinas disimpan dalam himpunan sesuai dengan kebutuhan. Beberapa cara menghimpun surat: (1) Seri, yaitu himpunan satu jenis surat dinas berdasarkan materi surat atau jenis naskah dinas lain yang menyertai surat dinas yang bersangkutan.

Misalnya

Keputusan,

Instruksi,

Petunjuk

Pelaksanaan, Surat Edaran dan sebagainya, disusun secara 77

kronologis. Himpunan menurut Seri selain dibatasi oleh kemampuan map, juga dibatasi tahun naskah dinas; (2) Rubrik, yaitu himpunan dari satu macam masalah/hal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis. Misalnya masalah kepegawaian, perlengkapan, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sebagainya. Himpunan menurut Rubrik dibatasi dengan tahun, atau dibatasi sampai dengan masalah selesai; (3) Dosir, yaitu himpunan satu macam masalah/hal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis, dari awal sampai akhir. Misalnya Dosir Pegawai adalah himpunan naskah dinas dari mulai lamaran sampai dengan pemberhentian. Pemberkasan naskah dinas dapat digolongkan sebagai himpunan Rubrik. d) Dilihat dari bagaimana cara menyimpan surat/himpunan, penyimpanan terdiri atas beberapa cara berikut: (1) Lateral,

yaitu

penyimpanan

surat/himpunan

yang

diletakkan

sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian sisi. Misalnya penyimpanan dalam ordner, kotak arsip, atau buku perpustakaan; (2) Vertikal,

yaitu

penyimpanan

surat/himpunan

yang diletakkan

sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian muka. Misalnya penyimpanan surat/map pada filling cabinet; (3) Horisontal, yaitu penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga muka surat/himpunan terlihat di sebelah atas. Misalnya penyimpanan sementara surat/himpunan yang diletakkan di meja pejabat pada waktu surat masih dipelajari/diolah. e) Selama surat masih aktif, surat tetap disimpan di sekretariat/tata usaha. Jika setelah dinilai menjadi arsip inaktif, penyimpanan harus sudah dialihkan ke bagian kearsipan sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku. 6) Sarana penanganan surat masuk a) Buku Agenda adalah sarana utama pengendalian dan pengawasan surat masuk. Semua surat masuk pertama kali dicatat pada Buku Agenda, yang disusun dalam kolom catatan sebagai berikut: (1) Tanggal; (2) Nomor agenda; (3) Nomor dan tanggal surat masuk; (4) Lampiran; (5) Alamat pengirim; (6) Hal/isi surat; 78

(7) Isi disposisi; (8) Keterangan. Sesuai dengan kebutuhan, kolom catatan dapat ditambah. b) Pengurusan surat masuk yang tidak melalui proses pemberkasan naskah dinas, selain Buku Agenda, dapat menggunakan sarana lain yang diatur sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit organisasi.

2. Penanganan Surat Keluar a. Surat Keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. b. Penanganan Surat Keluar melalui tahapan sebagai berikut: 1) Pengolahan a) Kegiatan

pengolahan

dimulai

dari

penyiapan

hingga

ke

penandatanganan surat dinas. Penyiapan surat keluar dilaksanakan antara lain karena: (1) Adanya kebijakan pimpinan; (2) Sebagai reaksi atas suatu aksi; (3) Adanya konsep baru atas inisiatif pejabat yang menangani. b) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar (1) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat/pegawai Direktorat Jenderal Pajak yang menangani dengan menggunakan Verbal Konsep. (2) Konsep yang disiapkan dapat berdasarkan pada kebijakan dan pengarahan pimpinan atau atas inisiatif pejabat yang menangani. (3) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu harus diteliti oleh pejabat unit tata usaha atau pejabat yang diserahi wewenang. Sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangannya sendiri terhadap isi surat dinas, pejabat yang

membuat

konsep

surat

keluar

menetapkan

Tingkat

Kecepatan Penyampaian dan Tingkat Keamanan Surat. (4) Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat dinas harus membubuhkan parafnya pada verbal sebagai bukti bahwa surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di Verbal Konsep dengan urutan sebagai berikut: (a) Diketik oleh: diparaf oleh pegawai yang mengetik; (b) Dibaca oleh: diparaf oleh konseptor; (c) Diperiksa oleh: diparaf oleh atasan konseptor;

79

(d) Nota: diparaf oleh pejabat setingkat lebih rendah dari pejabat yang menandatangani surat; (e) Ditetapkan oleh: diparaf oleh pejabat yang menandatangani surat. (5) Penandatanganan, pemberian cap dinas dan penomoran Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang bersangkutan dan tidak

lagi

mengandung

kekurangan/kesalahan

yang

perlu

diperbaiki, proses selanjutnya adalah: (a) Surat diajukan kepada pejabat yang akan menandatangani; (b) Surat ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan; (c) Pemberian nomor dan tanggal surat; (d) Pembubuhan cap. Surat dalam bentuk peraturan atau ketetapan, dibuat rangkap satu sedangkan surat dinas lainnya dibuat rangkap dua. 2) Pencatatan Semua surat keluar dicatat dalam Buku Pencatatan Surat Keluar yang bentuk, susunan dan tata cara pencatatannya menurut ketentuan yang berlaku. 3) Penggandaan a) Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyak alamat yang dituju; b) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatangani oleh pejabat yang berwenang; c) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan kopi); d) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi); e) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya KILAT dan SANGAT SEGERA harus didahulukan; f)

Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya Konfidensial ke atas harus diawasi dengan ketat;

g) Pejabat unit tata usaha berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang berlaku. 4) Pengiriman a) Surat keluar yang akan dikirim dimasukkan ke dalam sampul;

80

b) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya Biasa (B) dan Konfidensial (K) dicantumkan alamat lengkap, nomor surat dinas, dan cap

yang

sesuai

dengan

tingkat

kecepatan

penyampaian

(KILAT/SEGERA/SANGAT SEGERA/BIASA); c) Pada sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian dan cap tingkat keamanan. Selanjutnya sampul ini dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap tingkat keamanan; d) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri (Lembar Pengantar); e) Untuk kepentingan keamanan, pejabat unit tata usaha mengupayakan keselamatan pengiriman semua surat keluar, khususnya yang tingkat keamanannya SR/R/K. 5) Penyimpanan a) Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan yang berlaku tentang kearsipan; b) Naskah asli surat dinas keluar yang diparaf harus disimpan; c) Tata cara penyimpanan surat keluar diatur menurut ketentuan yang berlaku.

81

BAB V PENGGUNAAN LOGO DAN CAP DINAS Logo dan cap dinas digunakan sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, perlu dibuatkan standar mengenai penggunaan logo dan cap dinas pada kertas surat, sampul, map, dan dokumen lainnya.

A. Penggunaan Logo Ketentuan penggunaan logo untuk tata naskah dinas adalah sebagai berikut: 1. Logo Departemen Keuangan adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas Departemen Keuangan agar publik lebih mudah mengenal; 2. Setiap unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak menggunakan logo Departemen Keuangan pada seluruh naskah kedinasan; 3. Bentuk logo Departemen Keuangan segilima sama sisi, ukuran tiap sisi minimal 14mm dan maksimal 17mm disesuaikan dengan banyaknya baris, bila terdiri dari 4 baris atau lebih menggunakan ukuran 17mm; 4. Logo diletakkan di margin kiri atas kop surat dan kop sampul surat; 5. Penulisan nama instansi dan logo pada sampul surat sama dengan pada kop surat.

B. Penggunaan Logo dalam Kerjasama Dalam hal dilakukan kerjasama antara Direktorat Jenderal Pajak dengan instansi lain yang setingkat, digunakan logo Departemen Keuangan di margin kiri atas naskah perjanjian kerjasama.

C. Penggunaan Cap Dinas 1. Cap Dinas adalah tanda pengenal yang sah dan berlaku di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 2. Cap Dinas terdiri atas: a. Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama jabatan, digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bersangkutan. b. Cap instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama unit organisasi, digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang mempunyai wewenang menggunakannya.

82

3. Ukuran dan Bentuk Cap Dinas Di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak berlaku bentuk cap dinas bulat, dengan ukuran garis tengah lingkaran luar 38 mm dan garis tengah lingkaran dalam 26 mm. Contoh: BENTUK CAP DINAS

KETERANGAN

Bulat

Ukuran : Garis tengah mendatar 3

lingkaran luar 38 mm. Garis tengah lingkaran dalam 26

(1)

4a

*

mm.

*

(1) Batas luar dua buah lingkaran tebal (2)

dan tipis 3

(2) Batas dalam sebuah lingkaran tipis. (3) Isi tulisan atas dan bawah ditulis

3

menurut arah panah serta dibatasi dua bintang segi lima. (1)

4b

*

*

(4) a. Kosong tanpa tulisan, b. Apabila ada, ditulis menurut arah

(2)

panah dan diberi garis pembatas

3

atas dan bawah berupa garis tipis mendatar sejajar tulisan.

83

Contoh: Bentuk dan isi tulisan Cap Jabatan dan Cap Instansi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak No

1.

Macam Cap Dinas

Keterangan

Cap instansi Direktorat Jenderal Digunakan Pajak

untuk

menyertai

tanda

tangan yang diberi wewenang sebagai Pengganti pejabat

Sementara yang

diberi

(Pgs.),

atau

wewenang

menandatangani atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) Direktorat Jenderal Pajak

2.

Cap Jabatan Direktur Jenderal Pajak

Digunakan

untuk

menyertai

tanda

tangan Direktur Jenderal Pajak

DIREKTUR JENDERAL

3.

Cap instansi Kantor Wilayah DJP

Digunakan

untuk

menyertai

tanda

tangan yang diberi wewenang sebagai Pejabat Sementara (Pjs.), atau pejabat yang diberi wewenang menandatangani KANWIL DJP SUMATERA UTARA

II

atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) Kanwil DJP Sumatera Utara II

4.

Cap Jabatan Kepala Kantor Wilayah Digunakan untuk menyertai tanda DJP tangan Kepala Kantor Wilayah DJP Sumatera Utara II KEPALA KANWIL DJP SUMATERA UTARA II

84

No

5.

Macam Cap Dinas

Keterangan

Cap instansi Kantor Pelayanan Pajak

Digunakan

untuk

menyertai

tanda

tangan yang diberi wewenang sebagai Pejabat Sementara (Pjs.), atau pejabat yang diberi wewenang menandatangani KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA JAKARTA PALMERAH

atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) Kantor

Pelayanan

Pajak

Pratama

Jakarta Palmerah 6.

Cap Jabatan Kepala Kantor Pelayanan Digunakan Pajak

untuk

menyertai

tanda

tangan Kepala Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jakarta Palmerah

KEPALA KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA JAKARTA PALMERAH

7.

Cap instansi Kantor Pelayanan Pajak Digunakan Bumi dan Bangunan

untuk

menyertai

tanda

tangan yang diberi wewenang sebagai Pejabat Sementara (Pjs.), atau pejabat yang diberi wewenang menandatangani atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.)

KANTOR PELAYANAN PAJAK BUMI DAN BANGUNAN BUKITTINGGI

Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan Bukittinggi

8.

Cap Jabatan Kepala Kantor Pelayanan Digunakan Pajak Bumi dan Bangunan

untuk

menyertai

tanda

tangan Kepala Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan Bukittinggi

KEPALA KANTOR PELAYANAN PAJAK BUMI DAN BANGUNAN BUKITTINGGI

85

No 9.

Macam Cap Dinas

Keterangan

Cap instansi Kantor Pemeriksaan dan Digunakan Penyidikan Pajak

untuk

menyertai

tanda

tangan yang diberi wewenang sebagai Pejabat Sementara (Pjs.), atau pejabat yang diberi wewenang menandatangani atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.)

KANTOR PEMERIKSAAN DAN PENYIDIKAN PAJAK AMBON

Kepala

Kantor

Pemeriksaan

dan

Penyidikan Pajak Ambon

Kantor Digunakan untuk menyertai tanda tangan Kepala Kantor Pemeriksaan dan Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak

10. Cap

Jabatan

Kepala

Penyidikan Pajak Ambon

KEPALA KANTOR PEMERIKSAAN DAN PENYIDIKAN PAJAK AMBON

11. Cap instansi Kantor Penyuluhan dan Digunakan untuk menyertai tanda Pengamatan Potensi Perpajakan tangan yang diberi wewenang sebagai Pejabat Sementara (Pjs.), atau pejabat yang diberi wewenang menandatangani atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.)

KANTOR PENYULUHAN DAN PENGAMATAN POTENSI PERPAJAKAN WAMENA

Kepala

Kantor

Pengamatan

Penyuluhan

Potensi

dan

Perpajakan

Wamena

12. Cap Jabatan Kepala Kantor Penyuluhan Digunakan dan Pengamatan Potensi Perpajakan

tangan

untuk Kepala

menyertai Kantor

tanda Kantor

Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan Wamena KEPALA KANTOR PENYULUHAN DAN PENGAMATAN POTENSI PERPAJAKAN WAMENA

86

No

Macam Cap Dinas

13. Cap

instansi

Kantor

Keterangan Pelayanan,

Penyuluhan dan Konsultasi Perpajakan

Digunakan

untuk

menyertai

tanda

tangan yang diberi wewenang sebagai Pejabat Sementara (Pjs.), atau pejabat yang diberi wewenang menandatangani

KANTOR PELAYANAN, PENYULUHAN DAN KONSULTASI PERPAJAKAN KEPULAUAN SERIBU

atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) Kepala Kantor Pelayanan, Penyuluhan dan Konsultasi Perpajakan Kepulauan Seribu

14. Cap Jabatan Kepala Kantor Pelayanan, Digunakan Penyuluhan dan Konsultasi Perpajakan

tangan

untuk Kepala

menyertai Kantor

tanda Kantor

Pelayanan, Penyuluhan dan Konsultasi Perpajakan Kepulauan Seribu KEPALA KANTOR PELAYANAN, PENYULUHAN DAN KONSULTASI PERPAJAKAN KEPULAUAN SERIBU

4. Warna Tinta Cap Dinas a. Dalam tata naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak berlaku ketentuan mengenai penggunaan warna tinta pada cap dinas yaitu berwarna ungu, hal ini dilakukan untuk membedakan antara naskah asli dengan salinan/petikan atau naskah dinas hasil fotokopi; b. Stempel tingkat keamanan (Sangat Rahasia, Rahasia, dan Konfidensial) dan kecepatan

penyampaian

(Sangat

Segera,

Segera,

Kilat,

dan

Biasa)

menggunakan tinta cap warna merah.

5. Penempatan Cap Dinas Cap dinas dibubuhkan di samping kiri tanda tangan, tetapi tidak menutupi tanda tangan. Dalam penandatangan kerjasama atau perjanjian, bila letak tanda tangan di margin kiri maka cap diletakkan di samping kanan tanda tangan. Cap dinas tidak perlu dipergunakan pada memo.

87

6. Wewenang penggunaan a. Cap Jabatan Direktur Jenderal Pajak digunakan untuk menyertai tanda tangan Direktur Jenderal Pajak; b. Cap Instansi Direktorat Jenderal Pajak digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang diberi wewenang sebagai Pengganti Sementara (Pgs.), atau pejabat yang diberi wewenang menandatangani atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) Direktur Jenderal Pajak sesuai dengan ketentuan yang berlaku; c. Cap Jabatan digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bersangkutan atau pejabat yang bertindak sebagai Pemangku Jabatan (Pj.); d. Cap Instansi digunakan untuk menyertai tanda tangan: 1) Pejabat yang bertindak sebagai Pejabat Sementara (Pjs.); 2) Pejabat yang diberi pelimpahan wewenang untuk menandatangani naskah dinas atas nama (a.n) atau untuk beliau (u.b.) sesuai ketentuan yang berlaku; 3) Pejabat struktural bawahannya yang tidak memiliki cap dinas dalam rangka pelaksanaan tugas intern unit organisasinya; 4) Pejabat atau unit organisasi yang tidak memiliki cap dinas, karena sifat tugasnya otonom dan harus mengadakan hubungan surat menyurat keluar, dapat menggunakan cap instansi atasannya sesuai dengan ketentuan tentang pelimpahan wewenang pada unit organisasinya masing-masing.

7. Kekhususan Penggunaan a.

Setiap naskah kerjasama pemerintah dengan luar negeri, tidak menggunakan cap dinas;

b.

Naskah kerjasama Direktorat Jenderal Pajak dengan instansi lain di dalam negeri, menggunakan cap jabatan masing-masing pejabat penandatangan.

D. Pengawasan dan Pengendalian 1. Cap dinas yang digunakan pada unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak diusulkan oleh Direktur Jenderal Pajak kepada Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan untuk ditetapkan dengan Keputusan Menteri Keuangan. 2. Cap dinas yang digunakan dapat digandakan untuk mempercepat pelayanan dan menunjang kelancaran pelaksanaan tugas. Penggandaan cap dinas diusulkan oleh Direktur Jenderal Pajak kepada Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan untuk ditetapkan dengan Keputusan Menteri Keuangan. 3. Setiap pimpinan unit organisasi bertanggungjawab atas penggunaan cap dinas di lingkungan unit kerjanya masing-masing.

88

BAB VI PENOMORAN DAN PEMBERIAN KODE NASKAH DINAS Nomor dan kode yang digunakan dalam tata naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak adalah tanda atau simbol tertentu berupa angka dan huruf. Nomor dan kode ini berfungsi sebagai pengenal dan identifikasi unit organisasi dimana naskah tersebut berasal. Dalam rangka komunikasi administrasi surat menyurat, setiap unit organisasi wajib menggunakan kode sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sistem dan pola penomoran dan pemberian kode naskah dinas berpedoman pada Keputusan Menteri Keuangan Nomor 399/KM.1/2004 tentang Penomoran dan Pemberian Kode Surat di Lingkungan Departemen Keuangan tanggal 28 September 2004.

A. Pemberian Kode Naskah Dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Kode naskah dinas selain dapat digunakan sebagai sarana untuk mengidentifikasi naskah, diharapkan mampu memberikan kemudahan bagi unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak dalam mengelola tata naskah dinas, sehingga dapat memperlancar pelaksanaan tugas pokok.

Kode naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak disusun menurut pola dan urut-urutan unit organisasi yang berlaku. Oleh karena itu setiap perubahan atau penyempurnaan organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak perlu diikuti dengan penyempurnaan kode naskah dinas.

1. Sistem penomoran dan pemberian kode didasarkan atas pengelompokan jenis naskah dinas sebagai berikut: a.

Peraturan pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan;

b.

Surat biasa dan naskah dinas yang dipersamakan dengan itu.

2. Asas sistem penomoran dan pemberian kode naskah dinas diatur sebagai berikut: a. Dibedakan antara ketentuan pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang menjadi wewenang Direktur Jenderal Pajak, dengan surat biasa dan naskah dinas yang dipersamakan; b. Dibedakan antara Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak dan unit instansi vertikal; c. Dibedakan antara penomoran dan kode penunjuk (Kp.). Kode penunjuk (Kp) digunakan untuk memudahkan penelusuran guna mengetahui dari mana sumber surat, siapa pembuat konsep; d. Penentuan pejabat yang berhak menandatangani; 89

e. Dibuat agar mudah diingat/dicari kembali serta memberi landasan bagi pengembangan sistem penomoran unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

B. Kode Naskah Dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak 1. Untuk membedakan naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak diberi kode sebagai berikut: a. Naskah dinas yang berupa peraturan pelaksanaan dari peraturan

perundang-

undangan: No

Jenis Naskah

Kode

1.

Peraturan

PER

2.

Keputusan

KEP

3.

Instruksi

INS

b. Naskah dinas yang bersifat penyampaian berita dan sejenisnya: No.

Jenis Naskah

Kode

1.

Surat

S

2.

Nota Dinas

ND

3.

Memo

MO

4.

Surat Edaran

SE

5.

Pengumuman

PENG

6.

Pemberitahuan

PEM

7.

Surat Undangan

UND

8.

Surat Pengantar

SP

9.

Surat Peringatan

SPER

c. Naskah dinas yang bersifat memberikan keterangan, hak, tugas atau perintah dan yang sejenisnya: No

Jenis Naskah

Kode

1.

Surat Keterangan

KET

2.

Surat Izin

SI

3.

Surat Kuasa

SKU

4.

Surat Perintah

PRIN

5.

Surat Tugas

ST

6.

Surat Keterangan Perjalanan

SKP

7.

Surat Perintah Perjalanan Dinas

SPPD

90

d. Naskah dinas yang isinya harus segera disampaikan: No

Jenis Naskah

Kode

1.

Telegram

TLG

2.

Surat Kawat

KWT

3.

Radiogram

RDG

4.

Faksimili

FAKS

5.

e-Mail

EMAIL

e. Naskah dinas yang berupa catatan/naskah yang bersifat dokumen sebagai alat pembuktian: No

Jenis Naskah

Kode

1.

Lembar Disposisi

LD

2.

Verbal

VRB

3.

Catatan

CAT

4.

Laporan

LAP

5.

Laporan Hasil Rapat

LHR

6.

Berita Acara

BA

7.

Berita Acara Pemeriksaan

BAP

8.

Naskah Serah Terima

NST

9.

Perjanjian

PRJ

10.

Nota

Kesepahaman MoU

(Memorandum of Understanding/ MoU) 11.

Surat Keputusan Bersama

SKB

2. Pemberian Nomor dan Kode Naskah Dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak berdasarkan susunan unit organisasi. a. Nomor dan kode naskah dinas Direktorat Jenderal Pajak sebagai berikut: Contoh: Nomor: …- …/PJ/… Kode Jenis Naskah Dinas Nomor Urut Agenda Kode Direktorat Jenderal Pajak Tahun berjalan

91

b. Nomor dan kode naskah dinas Sekretariat DJP/Direktorat: Contoh: Nomor: …- …/PJ. …/… Kode Jenis Naskah Dinas Nomor Urut Agenda Kode Direktorat Jenderal Pajak Nomor Kode Unit Tahun berjalan

Adapun format penomoran naskah dinas yang terkait dengan hal-hal kepegawaian mengenai administrasi kepegawaian adalah sebagai berikut: Contoh: Nomor : KEP-...../PJ.…./UP…/..........(Tahun) Nomor Urut Agenda Kode dari unit pejabat yang menandatangani naskah dinas Kode dalam kepegawaian

administrasi

Tahun Berjalan Pemberian kode naskah dinas dalam administrasi kepegawaian (penggunaan kode UP) adalah sebagaimana diatur dalam lampiran 43.

c. Nomor dan kode naskah dinas Bagian/Subdirektorat di lingkungan Kantor Pusat DJP: Contoh: Nomor: …- …/PJ. …/… Kode Jenis Naskah Dinas Nomor Urut Agenda Kode Direktorat Jenderal Pajak Nomor Kode Bagian/Subdirektorat Tahun berjalan

92

d. Nomor dan kode naskah dinas Subbagian/Seksi di lingkungan Kantor Pusat DJP: Contoh: Nomor: …- …/PJ. …/… Kode Jenis Naskah Dinas Nomor Urut Agenda Kode Direktorat Jenderal Pajak Nomor Kode Subbagian/Seksi Tahun berjalan e. Nomor dan kode naskah dinas Kanwil DJP: Contoh: Nomor: … -… /WPJ. …/… Kode Jenis Naskah Dinas Nomor Urut Agenda Kode Nama Kanwil DJP Nomor Kode Kanwil DJP Tahun berjalan f.

Nomor dan kode naskah dinas Bidang di lingkungan Kanwil DJP: Contoh: Nomor: … - … /WPJ. …/BD. …/.... Kode Jenis Naskah Dinas Nomor Urut Agenda Kode Nama Kanwil DJP Nomor Kode Kanwil DJP Kode Nama Bidang Nomor Kode Bidang Tahun Berjalan

93

g. Nomor dan kode naskah dinas Bagian di lingkungan Kanwil DJP: Contoh: Nomor: … - … /WPJ. …/BG. …/.... Kode Jenis Naskah Dinas Nomor Urut Agenda Kode Nama Kanwil DJP Nomor Kode Kanwil DJP Kode Nama Bagian Nomor Kode Bagian Tahun Berjalan h. Nomor dan kode naskah dinas KPP: Contoh: Nomor: … - … /WPJ. …/KP. …/.... Kode Jenis Naskah Dinas Nomor Urut Agenda Kode Nama Kanwil DJP Nomor Kode Kanwil DJP Kode Nama KPP Nomor Kode KPP Tahun Berjalan

i.

Nomor dan kode naskah dinas KPPBB: Contoh: Nomor: … - … /WPJ. …/KB. …/.... Kode Jenis Naskah Dinas Nomor Urut Agenda Kode Nama Kanwil DJP Nomor Kode Kanwil DJP Kode Nama KPPBB Nomor Kode KPPBB Tahun Berjalan

94

j.

Nomor dan kode naskah dinas Karikpa: Contoh: Nomor: … - … /WPJ. …/RP. …/.... Kode Jenis Naskah Dinas Nomor Urut Agenda Kode Nama Kanwil DJP Nomor Kode Kanwil DJP Kode Nama Karikpa Nomor Kode Karikpa Tahun Berjalan

k. Nomor dan kode naskah dinas KP4: Contoh: Nomor: … - … /WPJ. …/PEN. …/.... Kode Jenis Naskah Dinas Nomor Urut Agenda Kode Nama Kanwil DJP Nomor Kode Kanwil DJP Kode Nama KP4 Nomor Kode KP4 Tahun Berjalan l.

Nomor dan kode naskah dinas KP2KP: Contoh: Nomor: … - … /WPJ. …/PPK. …/.... Kode Jenis Naskah Dinas Nomor Urut Agenda Kode Nama Kanwil DJP Nomor Kode Kanwil DJP Kode Nama KP2KP Nomor Kode KP2KP Tahun Berjalan

95

m. Nomor dan kode naskah dinas Subbagian/Seksi/Kelompok Jabatan Fungsional di lingkungan Kanwil DJP, KPP, KPPBB dan Karikpa: Contoh: Nomor: … - … /WPJ. …/XX. …/.... Kode Jenis Naskah Dinas Nomor Urut Agenda Kode Nama Kanwil DJP Nomor Kode Kanwil DJP Kode Nama Unit Eselon III (BD/KP/KB/RP/PEN/PPK) Nomor Kode Subbagian/Seksi Tahun Berjalan

n. Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, diberi nomor dan kode penunjukan unit organisasi dan jabatan yang memiliki cap dinas pejabat yang menandatangani surat sesuai Keputusan Menteri Keuangan yang khusus mengatur tentang itu. o. Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dengan konstruksi atas nama, diberi nomor dan kode penunjukan unit organisasi dan jabatan yang memiliki cap dinas pejabat yang menandatangani surat tersebut. p. Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dengan konstruksi "untuk beliau," diberi kode nomor jabatan pejabat dan cap dinas yang menandatangani surat tersebut.

C. Tata Cara Penulisan Nomor dan Kode Naskah Dinas Penulisan nomor dan kode naskah dinas diatur sebagai berikut : 1. Nomor dan kode naskah dinas, ditulis di margin kiri di bawah kop surat atau untuk Nota Dinas, Surat Edaran, Pengumuman dan lain-lain di margin tengah di bawah kop surat; Contoh: Nomor: XX- … /XX/….

Kode Jenis Naskah Dinas (a) Nomor Urut Agenda (b) Kode Unit Konseptor (c) Tahun berjalan (d) 96

Penjelasan: a. Ditulis kode jenis naskah dinas. Untuk jenis naskah dinas Surat (S) yang memerlukan tingkat keamanan tertentu dicantumkan tingkat kualifikasi surat, yaitu Surat Sangat Rahasia = SSR, Surat Rahasia = SR, dan Surat Konfidensial = K; b. Ditulis nomor urut dari buku agenda; c. Kode unit organisasi yang menjadi sumber asal surat tersebut; d. Ditulis tahun yang sedang berjalan pada waktu pembuatan surat tersebut.

2. Kode Penunjuk (Kp.), ditulis di margin kiri bawah surat pada setiap halamannya dan pada verbal dengan huruf Arial 9. Contoh: Kp. : PJ.011/PJ.0111

Singkatan Kode penunjuk (a) Kode Unit organisasi konseptor (b) Kode Unit penyimpan berkas (c) Penjelasan: a. Kode penunjuk ditulis Kp.; b. PJ.011

= Bagian Organta;

c. PJ.0111

= Bagian Organta, Subbagian Kelembagaan dan Pelaporan;

97

BAB VII KEWENANGAN DAN PELIMPAHAN WEWENANG DALAM PENANDATANGANAN NASKAH DINAS A. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas 1. Ketentuan Umum a. Setiap surat keluar menjadi tanggung jawab pimpinan satuan organisasi bersangkutan. b. Surat harus ditandatangani oleh pejabat yang mempunyai kewenangan atau mendapat

pelimpahan

wewenang

sesuai

dengan

tanggung

jawabnya

berdasarkan ketentuan kedinasan yang berlaku. c. Kewenangan dalam penandatangan surat harus memperhatikan kesesuaian dengan jenjang struktural pejabat yang dituju. 2. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas di Lingkungan Direktorat

Jenderal Pajak Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan unit organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatangani di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak dilaksanakan sebagai berikut: a. Sekretaris Direktorat Jenderal, Direktur, dan Kepala Kanwil dapat memperoleh pelimpahan kewenangan penandatanganan surat menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing; b. Pimpinan unit eselon III dan IV yaitu para Kepala Kantor yang karena sifat tugasnya otonom, dapat memperoleh pelimpahan kewenangan penandatanganan surat menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing. c. Surat yang tujuannya keluar lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 1) di tingkat Pusat

: Direktur Jenderal dan para Pejabat Eselon

II

sesuai

dengan

bidang

tugasnya 2) di tingkat Kantor Wilayah

: Kepala Kantor Wilayah

3) di tingkat Kantor Operasional

: Kepala Kantor Pelayanan Pajak Kepala Kantor Pelayanan PBB Kepala

Kantor

Penyidikan Pajak

98

Pemeriksaan

dan

Kepala KP4 atau KP2KP yang berada di luar kedudukan KPP

Dalam hal penandatanganan naskah dinas tidak dicantumkan gelar.

B. Pelimpahan Wewenang Penandatanganan Naskah Dinas Pelimpahan wewenang menandatangani naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, kewenangan penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahannya. Pelimpahan wewenang hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya.

Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang kelancaran tugas dan ketertiban jalur komunikasi yang bertanggung jawab. Pelimpahan wewenang harus mengikuti jalur strukural dan paling banyak hanya dua rentang jabatan struktural di bawahnya. Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan adalah sebagai berikut: 1. Atas nama (a.n.). Atas nama dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan kepada pejabat di bawahnya. Persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut: a. Pelimpahan wewenang diberikan secara langsung, tegas dan nyata dengan tertulis dalam bentuk keputusan. Instruksi, surat kuasa, disposisi. b. Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan. c. Penggunaan wewenang harus memperhatikan batas-batas wewenang yang ditentukan dalam ketentuan pelimpahan. d. Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan naskah dinas tidak ikut menghapus pejabat yang diatasnamakan. e. Rentang jangkauan pelimpahan, paling banyak hanya dua tahap dihitung dari pelimpahan jenjang pertama.

99

Contoh penggunaan atas nama (a.n.) dalam penandatanganan surat adalah sebagai berikut: a.n. Direktur Jenderal Pajak Sekretaris Direktorat Jenderal

Nama Pejabat NIP ... f.

a.n. Sekretaris Direktorat Jenderal Kepala Bagian ...

Nama Pejabat NIP ...

Dalam hal tertentu, pelimpahan wewenang dapat dilakukan dengan cara melompati jenjang struktural jika ada ketetuan khusus yang secara tegas mengaturnya. Contoh : a.n.

Direktur Jenderal Pajak Kepala Bagian Kepegawaian

Nama Pejabat NIP ...

2. Untuk beliau (u.b.). Untuk beliau digunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. Untuk beliau (u.b.) digunakan setelah ada atas nama (a.n.). Pelimpahan kewenangan penandatanganan naskah dinas dengan bentuk untuk beliau (u.b.) hanya sampai pada pejabat dua tingkat eselon di bawahnya. Persyaratan yang harus dipenuhi antara lain sebagai berikut: a. Pelimpahan harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktural di bawahnya. b. Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya. c. Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau yang mewakili. d. Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

100

Contoh penggunaan atas nama (a.n.) dan untuk beliau (u.b.) dalam penandatanganan surat adalah sebagai berikut: a.n. Direktur Jenderal Pajak Direktur ... u.b. Kepala Subdirektorat ...

a.n. Direktur … Kepala Subdirektorat ... u.b. Kepala Seksi ...

Nama Pejabat NIP ...

Nama Pejabat NIP ...

Untuk beliau (u.b.) juga digunakan untuk penandatanganan naskah dinas yang materinya memang menjadi kewenangan dan tugas pejabat yang menandatangani sesuai dengan batas kewenangan yang telah diatur secara umum dalam organisasi yang bersangkutan. Penggunaan (u.b.) di sini hanya untuk menghormati asas kesatuan komando.

Misalnya surat keluar dari Direktur Jenderal Pajak ditujukan kepada pejabat eselon I lainnya di lingkungan Departemen Keuangan, dapat ditandatangani oleh Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak atau Direktur dengan menggunakan untuk beliau (u.b.). Contoh penggunaan untuk beliau (u.b.) adalah sebagai berikut: Direktur Jenderal Pajak u.b. Sekretaris Direktorat Jenderal

Direktur Jenderal Pajak u.b. Direktur ...

Nama Pejabat NIP ...

Nama Pejabat NIP ...

Direktur Jenderal Pajak melimpahkan kewenangan dengan cara melompati jenjang struktural (langsung kepada Pejabat Eselon III), berdasarkan ketentuan khusus yang secara tegas mengaturnya dan pejabat yang diberi kewenangan member kuasa kepada pejabat satu tingkat dibawahnya.

a.n. Direktur Jenderal Pajak Kepala Bagian Kepegawaian u.b. Kepala Subbagian Mutasi Kepegawaian

Nama Pejabat NIP 101

Catatan: Pejabat yang menandatangani surat atas dasar pelimpahan wewenang dengan bentuk atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.), wajib menyampaikan tembusan surat yang bersangkutan kepada pejabat atasannya yang memberikan pelimpahan wewenang, sepanjang tidak diatur dalam ketentuan khusus.

C. Penunjukan Pejabat Pengganti Untuk

menjaga

kelancaran

tugas

dan

kelangsungan

tanggung

jawab

dalam

menyelenggarakan pemerintahan di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, apabila terjadi kekosongan jabatan dalam hal pejabat yang bersangkutan karena sesuatu hal berhalangan dan tidak dapat melaksanakan tugasnya, dilakukan penunjukan pejabat pengganti dengan memperhatikan kedekatan dan kesesuaian tugas/fungsi antara jabatan pejabat pengganti dengan jabatan kosong yang akan dirangkapnya. 1. Keadaan berhalangan dimaksud di atas, dapat dibedakan sebagai berikut: a. Berhalangan sementara artinya jabatannya masih terisi akan tetapi karena sesuatu hal tidak dapat melaksanakan tugas jabatannya. Misalnya berhalangan karena cuti tahunan, cuti besar, cuti karena alasan penting, tugas ke luar negeri yang tidak melebihi 6 bulan dan sebagainya; b. Berhalangan tetap artinya jabatannya tidak terisi dan menimbulkan lowongan jabatan.

Misalnya

karena

seorang

pejabat

pensiun,

meninggal

dunia,

perpindahan, tugas keluar negeri yang melebihi 6 bulan, cuti diluar tanggungan negara dan sebagainya. 2. Penggantian pejabat dapat dilakukan sebagai berikut: a. Dirangkap oleh pejabat atasannya; b. Ditunjuk pengganti dari pejabat yang setingkat; c. Ditunjuk pengganti dari pejabat bawahannya. 3. Penunjukan Pejabat Sementara (Pjs.) a. Dalam hal seorang pejabat ditunjuk menggantikan pejabat yang berhalangan sementara sebagaimana dimaksud dalam butir 1.a, maka pejabat tersebut menggunakan sebutan “Pejabat Sementara” (disingkat Pjs.) untuk jabatan yang digantikannya itu. b. Penggunaan sebutan Pjs. ini hanya berlaku untuk pejabat eselon II ke bawah. c.

Tata cara penunjukan: 1) Dalam hal berhalangan lebih dari lima hari kerja, penggantian sementara ditunjuk dari pejabat yang setingkat dengan pejabat yang berhalangan. Pejabat yang berhalangan sebelumnya harus mengajukan nota dinas pengusulan pejabat sementara sebagai pejabat penggantinya kepada pejabat atasannya. Apabila usulan tersebut disetujui, maka pejabat atasannya menerbitkan Surat Perintah Pejabat Sementara. Penunjukan pejabat sementara tersebut harus memperhatikan asas kedekatan dan kesesuaian 102

tugas/fungsi antara jabatan-jabatan tersebut, serta asas netralitas keputusan agar tidak terjadi konflik kepentingan ( conflict of interest ). 2) Dalam hal berhalangan lima hari kerja atau kurang, penggantian sementara ditunjuk dari pejabat bawahan pejabat yang berhalangan yang senior/tertua dalam jabatan atau tertinggi dalam pangkat. Penunjukan tersebut dapat dilaksanakan oleh pejabat yang berhalangan sementara dengan menerbitkan Surat Perintah. 3) Dalam hal yang ditunjuk adalah pejabat yang setingkat, maka wewenang dan tanggung jawab sama dengan pejabat yang digantikannya. 4) Dalam hal yang ditunjuk adalah pejabat bawahannya, maka wewenang dan tanggung jawab terbatas pada yang ditentukan dalam Surat Perintah. Batas wewenang dan tanggung jawab dapat dituangkan dalam lampiran Surat Perintah. Contoh Lampiran Kewenangan Surat Perintah lihat lampiran 44.

Contoh penulisan sebutan Pjs. dalam penandatanganan surat sebagai berikut: Pjs. Direktur ...

Pjs. Kepala Bagian ...

Nama Pejabat NIP ...

Nama Pejabat NIP ...

5) Untuk keseragaman penunjukan Pjs. di lingkungan DJP, maka dapat dilihat pada matriks sebagai berikut : Nomor Urut 1.

Jabatan Yang Lowong Eselon II

2.

Eselon III

Pejabat Yang Berwenang Menunjuk Direktur Jenderal

a. pada Kantor Pusat

Sekretaris Direktorat Jenderal/Direktur atasannya

b. pada Kantor Wilayah/Kantor

Kepala Kantor Wilayah atasannnya

Pelayanan Pajak 3.

Eselon IV a. pada Kantor Pusat

Kepala Bagian/Kepala Subdit atasannya

b. pada Kantor Wilayah/Kantor

Kepala Bagian/Kepala Bidang/Kepala

Pelayanan Pajak 4.

Kantor atasannya

Koordinator Pelaksana a. pada Kantor Pelayanan Pajak Kepala Subbag/Kepala Seksi atasannya b. pada Kapenpa

Kepala Kapenpa atasannya

103

6) Tembusan Surat Penunjukan Pejabat Pengganti Sementara atau Surat Perintah tersebut dikirim kepada: a) Pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat sementara; b) Kepala Kantor/Unit Kerja yang bersangkutan , apabila pemberitahuan bukan ditujukan kepada pejabat tersebut; c) Kepala Bagian Kepegawaian Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak; d) Kepala Daerah/Pemerintah Daerah tempat kedudukan pejabat yang diganti sementara (khusus untuk jabatan Kepala Kantor Vertikal); dan e) Pejabat instansi terkait. 7) Cap dinas yang digunakan adalah Cap Instansi untuk pejabat yang diganti sementara. 4. Penunjukan Pemangku Jabatan (Pj.) a. Dalam hal seorang pejabat di samping jabatannya ditunjuk menggantikan pejabat yang berhalangan tetap sebagaimana dimaksud dalam butir 1.b, maka pejabat tersebut menggunakan sebutan “Pemangku Jabatan” (disingkat Pj.) untuk jabatan yang digantikannya itu. Pemangku Jabatan memangku jabatan tersebut hingga ditunjuk pejabat baru yang definitif. b. Pejabat yang dapat ditunjuk sebagai Pemangku Jabatan adalah: 1). Pejabat yang setingkat yang tugas dan fungsinya paling mendekati tugas dan fungsi jabatan yang lowong. Misalnya: Jabatan Kepala Bagian Organisasi dan Tatalaksana lowong, ditunjuk Kepala Bagian Umum atau Kepala Bagian lainnya di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak sebagai Pemangku Jabatan. 2). Pejabat bawahan yang senior/tertua dalam jabatan atau berpangkat paling tinggi dalam unit organisasi yang bersangkutan. Misalnya: Jabatan Kepala Bagian Organisasi dan Tatalaksana lowong, ditunjuk

Kepala

Subbagian

Kelembagaan

yang

paling

lama

dalam

jabatannya atau Kepala Subbagian Tatalaksana yang berpangkat paling tinggi. c. Penunjukan/pengangkatan Pemangku Jabatan dimaksud, dilaksanakan dengan cara menerbitkan Surat Perintah dari pejabat atasannya atau pejabat atasannya yang berwenang mengangkat dalam jabatan. d. Kecuali ditentukan lain, Pemangku Jabatan mempunyai hak dan kewajiban penuh yang sama seperti pejabat yang digantikannya. e. Penggunaan istilah pemangku jabatan (Pj.) dalam penandatanganan surat tidak terkait dengan sebutan yang digunakan di bidang kepegawaian dalam hal pengangkatan jabatan struktural yang belum memenuhi persyaratan dalam pangkat permulaan jabatan yang bersangkutan. 104

f.

Cap dinas yang digunakan adalah cap jabatan untuk pejabat yang digantikan.

g. Pejabat yang berwenang menunjuk Pemangku Jabatan sama dengan pejabat dalam penunjukan Pjs. h. Tembusan Surat Perintah dikirim kepada: 1) Atasan Pejabat yang menerbitkan Surat Perintah; 2) Kepala Bagian Kepegawaian Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak; 3) Kepala Pemerintah Daerah yang meliputi tempat kedudukan pejabat yang diganti sementara (khusus untuk jabatan Kepala Kantor Vertikal); dan 4) Pejabat instansi terkait. Contoh penggunaan sebutan Pj. dalam penandatanganan surat sebagai berikut: Pj. Direktur…

Pj. Kepala Bagian…

Nama Pejabat NIP ...

Nama Pejabat NIP ...

5. Penunjukan Wakil a. Apabila seseorang pejabat mendapat undangan untuk menghadiri suatu rapat dinas tetapi ia berhalangan untuk hadir, maka ia dapat menunjuk pejabat lain untuk mewakilinya. b. Dalam penunjukan pejabat yang mewakili, perlu diperhatikan: 1) Keseimbangan dan keserasian jabatan dari pejabat yang ditunjuk untuk mewakili dengan tingkat rapat dinas. Pejabat yang mewakili sekurangkurangnya satu tingkat di bawah eselon pejabat yang diundang. 2) Kemampuan, pemahaman masalah dan kewenangan jabatan pejabat yang diutus sebagai wakil. Misalnya rapat penting untuk mengambil keputusan dalam masalah koordinasi dengan instansi terkait di lapangan, agar tidak diwakilkan pejabat/pegawai yang kurang menguasai persoalan dan tidak berwenang menangani persoalan tersebut. 3) Tatakrama kedinasan dengan instansi penyelenggara rapat serta instansi lain yang diundang. c. Apabila dalam rapat dinas dimaksud memerlukan pengambilan keputusan suatu kebijaksanaan, maka undangan tidak dapat diwakilkan. Dalam hal pejabat yang diundang berhalangan, maka pejabat yang ditunjuk untuk mewakili harus diberi wewenang penuh secara tertulis untuk mengambil keputusan.

105

Hal-hal yang harus diperhatikan: 1. Ketentuan mengenai penggantian pejabat dengan bentuk Plh. dan Plt. tidak digunakan di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 2. Pelimpahan wewenang kepada Koordinator Pelaksana sebagai pejabat pengganti sementara untuk penandatanganan surat dapat dilaksanakan pada unit KP4/KP2KP. 3. Pelaksana tidak dapat diserahi pelimpahan wewenang. 4. Istilah Pj. Dan Pjs. hanya berlaku dalam hal pemberian kewenangan penandatanganan pada saat pejabat yang bersangkutan berhalangan.

106

BAB VIII PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH DINAS Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan dan atau ralat. Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat lebih erat keterkaitannya dengan peraturan/perundang-undangan.

A. Pengertian 1. Perubahan Perubahan dilakukan jika ada substansi dalam naskah dinas yang

perlu

disempurnakan. Perubahan dilakukan pada bagian tertentu dari naskah dinas, contoh: pada lampiran-lampiran atau pasal-pasal. Perubahan dinyatakan dengan naskah perubahan. 2. Pencabutan Pencabutan dilakukan jika naskah dinas tersebut tidak lagi sesuai dengan situasi yang berlaku. Naskah dinas dinyatakan tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas harus diiringi dengan penetapan naskah dinas yang baru. 3. Pembatalan Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas tidak berlaku mulai saat naskah dinas itu ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru. 4. Ralat Ralat adalah perubahan yang bersifat pembetulan atas kesalahan yang sifatnya tidak substansial, seperti urutan angka atau huruf, penulisan huruf nama orang. Di luar tersebut harus dengan perubahan.

B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat. 1. Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut atau dibatalkan harus dengan naskah dinas yang sama jenisnya, misalnya Keputusan Direktur Jenderal Pajak harus dengan Keputusan Direktur Jenderal Pajak. 2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan dan pembatalan adalah pejabat yang semula menandatangani naskah dinas tersebut, atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. 107

3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, misalnya salah ketik dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah. a. Ralat suatu Keputusan Direktur Jenderal Pajak, baik yang bersifat mengatur maupun menetapkan pada dasarnya dilakukan oleh pejabat yang menerbitkan atau menetapkan peraturan dimaksud atau pejabat eselon setingkat dibawahnya, dan dilakukan dengan peraturan yang setaraf sebagai berikut: 1) Ralat atas Keputusan Direktur Jenderal Pajak yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Pajak sendiri dilakukan oleh Sekretaris Direktur Jenderal Pajak atas nama Direktur Jenderal Pajak; KMK Nomor 283/KMK.01/2003 tentang Pedoman Penyusunan Peraturan Perundang-undangan di Lingkungan Departemen Keuangan, disebutkan bahwa ralat keputusan yang ditandatangani oleh Pimpinan Unit Organisasi Eselon I sendiri dilakukan oleh Pimpinan Organisasi Eselon I sendiri. 2) Ralat atas Keputusan Direktur Jenderal Pajak yang ditandatangani oleh pimpinan unit organisasi eselon II atau eselon di bawahnya atas nama Direktur Jenderal Pajak dilakukan oleh pimpinan unit organisasi eselon II yang bersangkutan atau eselon di bawahnya atas nama Direktur Jenderal Pajak; 3) Ralat atas keputusan yang ditandatangani oleh pimpinan unit organisasi eselon II sendiri dilakukan oleh pimpinan unit organisasi eselon II sendiri. b. Ralat Keputusan Direktur Jenderal Pajak dan ralat keputusan pimpinan unit organisasi eselon II atau eselon di bawahnya tidak menerbitkan nomor keputusan baru. c. Ralat Keputusan Direktur Jenderal Pajak dan ralat keputusan pimpinan unit organisasi eselon II atau eselon di bawahnya yang bersifat mengatur dimuat ke dalam Berita Negara Republik Indonesia.

108

BAB IX PENUTUP 1. Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal Pajak ini agar dijadikan acuan dalam penyelenggaraan komunikasi kedinasan antar unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 2. Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal Pajak ini diterbitkan oleh Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak untuk dijadikan acuan bagi unit organisasi eselon II atau eselon dibawahnya di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak dalam menyusun Pedoman Tata Naskah Dinas masing-masing. 3. Pejabat/pegawai pada setiap unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak yang memerlukan informasi lebih lanjut atau akan mengajukan saran penyempurnaan pedoman ini dapat menghubungi:

Bagian Organisasi dan Tatalaksana Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak Jalan Gatot Subroto No. 40 - 42 Jakarta 12190 Telepon

: (021) 5252695

Faksimili

: (021) 5252695

109

Lampiran 1

Matriks Kewenangan dalam Penandatanganan Naskah Dinas di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak No. 1. 2. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Jenis Naskah Dinas Peraturan Keputusan Instruksi Juklak Surat Edaran Pengumuman Prosedur Tetap Pedoman Petunjuk Surat Tugas Surat Perintah Laporan Telaahan Staf Surat Dinas Memorandum Surat Pengantar Nota Dinas

Dirjen X X X X X X X X X X X X X X X X

Sesditjen

Direktur

Kepala Kanwil

Kepala Kantor

X X

X X

X

X

X X

X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

110

Kabag

Kabid

X X X X X X X X

X X X X X X X X

Kasubbag /Kasi

X X X X X X X

Ket

Lampiran 2 Contoh Format Peraturan yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Pajak atas nama Menteri Keuangan

MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR …/PM.3/…. TENTANG …………………………………………………………

Lambang Negara berwarna kuning emas dan nama jabatan yang telah dicetak

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital

MENTERI KEUANGAN,

Menimbang

:

a. bahwa…………………………………………………………............. …………………………………………………………………............; b. bahwa…………………………………………………………............. …………………………………………………………………............;

Mengingat

:

1. ………………………………………………………………………….; 2. ………………………………………………………………………….; MEMUTUSKAN:

Menetapkan :

Memuat alasan tentang perlunya ditetapkan keputusan

Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkan keputusan

KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN TENTANG… . (Menggunakan huruf kapital tanpa frasa Republik Indonesia dan diakhiri dengan tanda baca titik) Pasal 1 ………………………………………………………………………..……... ……………………………………………… Pasal 2 ………………………………………………………………………..……... ……………………………………………… Peraturan Menteri Keuangan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengumuman Peraturan Menteri Keuangan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di ……………………………… pada tanggal ………………………………

Memuat substansi kebijakan yang ditetapkan

Rumusan ini tidak perlu dimuat apabila hanya diberlakukan secara umum di lingkungan Departemen Keuangan.

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan

a.n. MENTERI KEUANGAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK, (Tanda tangan dan cap jabatan) NAMA LENGKAP 111

Ditulis dengan huruf kapital, nip, nama tanpa gelar

Lampiran 3 Contoh Format Peraturan Direktur Jenderal Pajak

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR PER-……/PJ…. Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital

TENTANG ………………………………………………………… DIREKTUR JENDERAL PAJAK,

Menimbang

:

a. bahwa…………………………………………………………............. …………………………………………………………………............; b. bahwa…………………………………………………………............. …………………………………………………………………............;

Mengingat

:

1. ………………………………………………………………………….; 2. ………………………………………………………………………….; MEMUTUSKAN:

Menetapkan :

Memuat alasan tentang perlunya ditetapkan keputusan

Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkan keputusan

PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK TENTANG… . (Menggunakan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik) Pasal 1 ………………………………………………………………………..……... ……………………………………………… Pasal 2 ………………………………………………………………………..……... ……………………………………………… Peraturan Direktur Jenderal Pajak ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengumuman Peraturan Direktur Jenderal Pajak ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di ……………………………… pada tanggal ………………………………

Memuat substansi kebijakan yang ditetapkan Rumusan ini tidak perlu dimuat apabila hanya diberlakukan secara umum di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan

DIREKTUR JENDERAL PAJAK, (Tanda tangan dan cap jabatan) NAMA LENGKAP NIP

112

Ditulis dengan huruf kapital, nomor nip,nama tanpa gelar

Lampiran 4 Contoh Format Keputusan yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Pajak atas nama Menteri Keuangan

MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN NOMOR …/KM.3/….

Lambang Negara berwarna kuning emas dan nama jabatan yang telah dicetak Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

TENTANG …………………………………………………………

Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital

MENTERI KEUANGAN,

Menimbang

:

a. bahwa…………………………………………………………............. …………………………………………………………………............; b. bahwa…………………………………………………………............. …………………………………………………………………............; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan b di atas, perlu menetapkan Keputusan Menteri Keuangan tentang (lihat judul) …………………………….;

Mengingat

:

1. ………………………………………………………………………….; 2. ………………………………………………………………………….; MEMUTUSKAN

Menetapkan :

KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN TENTANG… (Menggunakan huruf kapital tanpa frasa Republik Indonesia dan diakhiri dengan tanda baca titik).

PERTAMA

:

………………………………………………………………………..……...

KEDUA

:

………………………………………………………………………..……...

KETIGA

:

………………………………………………………………………..……... Keputusan Menteri Keuangan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Salinan Keputusan Menteri Keuangan ini disampaikan kepada: 1. …………………………………………………… 2. dst. Ditetapkan di ……………………………………… pada tanggal ……………………………………… a.n.MENTERI KEUANGAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK, (Tanda tangan dan cap jabatan) NAMA LENGKAP

113

Memuat alasan tentang perlunya ditetapkan keputusan

Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkan keputusan

Memuat substansi kebijakan yang ditetapkan

Memuat nama jabatan yang terkait dan atau pemohon

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan

Ditulis dengan huruf kapital, nip, nama tanpa gelar

Lampiran 5 Contoh Format Keputusan Menteri Keuangan dengan petikan ditandatangani oleh Direktur Jenderal Pajak atas nama Menteri Keuangan

MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN NOMOR …/KM.3/…. TENTANG …………………………………………………………

Lambang Negara berwarna kuning emas dan nama jabatan yang telah dicetak Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital

MENTERI KEUANGAN, Menimbang

:

a. bahwa…………………………………………………………............. …………………………………………………………………............; b. bahwa…………………………………………………………............. …………………………………………………………………............; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan b di atas, perlu menetapkan Keputusan Menteri Keuangan tentang (lihat judul) …………………………….;

Mengingat

:

1. ………………………………………………………………………….; 2. ………………………………………………………………………….; MEMUTUSKAN:

Menetapkan :

KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN TENTANG… (Menggunakan huruf kapital tanpa frasa Republik Indonesia dan diakhiri dengan tanda baca titik).

PERTAMA

:

………………………………………………………………………..……...

KEDUA

:

………………………………………………………………………..……...

KETIGA

:

………………………………………………………………………..……...

Memuat alasan tentang perlunya ditetapkan keputusan

Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkan keputusan

Memuat substansi kebijakan yang ditetapkan

Keputusan Menteri Keuangan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Salinan Keputusan Menteri Keuangan ini disampaikan kepada: 1. …………………………………………………… 2. …………………………………………………… Petikan Keputusan Menteri Keuangan ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan dipergunakan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di ……………………………………… pada tanggal ……………………………………… a.n.MENTERI KEUANGAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK, (Tanda tangan dan cap jabatan) NAMA LENGKAP NIP 114

Memuat nama jabatan yang terkait. Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan

Ditulis dengan huruf kapital,nip nama tanpa gelar

Lampiran 6 Contoh Format Instruksi

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

INSTRUKSI DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR INS ……/PJ/…. Judul instruksi ditulis dengan huruf kapital

TENTANG ………………………………………………………… DIREKTUR JENDERAL PAJAK,

Menimbang

:

a. bahwa…………………………………………………………............. …………………………………………………………………............; b. bahwa…………………………………………………………............. …………………………………………………………………............;

Mengingat

: 1. ………………………………………………………………………….; 2. ………………………………………………………………………….; MENGINSTRUKSIKAN:

Kepada

:

1. ………………………………………… 2. ………………………………………… 3. dan seterusnya

Untuk

:

PERTAMA

:

……………………………………………………………………………….

KEDUA

:

……………………………………………………………………………….

KETIGA

:

Instruksi ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. Salinan Instruksi Direktur Jenderal Pajak ini disampaikan kepada: 1. …………………………………………………… 2. …………………………………………………… Ditetapkan di ………………………… pada tanggal ………………………… DIREKTUR JENDERAL PAJAK, (Tanda tangan dan cap jabatan) NAMA LENGKAP NIP

115

Memuat alasan tentang perlunya ditetapkan instruksi

Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkan instruksi

Daftar pejabat yang menerima instruksi

Memuat substansi arahan yang diinstruksikan

Memuat nama jabatan yang terkait. Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan Ditulis dengan huruf kapital, nip,nama tanpa gelar

Lampiran 7 Contoh Format Petunjuk Pelaksanaan

LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR ….../PJ/…. TENTANG ..…………….. ………….………………………………..………..

PETUNJUK PELAKSANAAN TENTANG

Lampiran, Judul dan Nomor keputusan induk petunjuk pelaksanaan dicantumkan di sebelah atas margin kanan dengan huruf kapital. Judul dan nomor menggunakan ukuran huruf lebih kecil dari kata lampiran

……………………………………………………………………… Judul juklak ditulis dengan huruf kapital

BAB I PENDAHULUAN ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………

Memuat: - umum - maksud dan tujuan - ruang lingkup - dasar.

BAB II PELAKSANAAN 1. …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… 2. dst.

Menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian koordinasi, pengendalian, dsb..

DIREKTUR JENDERAL PAJAK, (Tanda tangan dan cap jabatan) NAMA LENGKAP NIP

116

Ditulis dengan huruf kapital, nip, nama tanpa gelar

Lampiran 8 Contoh Format Surat Edaran dengan judul

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

Sifat : Lampiran : Yth. 1. ………………………… 2. ………………………… 3. dst.

Logo, nama, dan alamat instansi.

Alamat pejabat yang menerima SE

SURAT EDARAN Nomor SE-…/PJ/….

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

TENTANG ………………………………………………………………………

….…………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. ….…………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. ………….…………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………..

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal ………,…………………

Judul SE ditulis dengan huruf kapital

Memuat: - umum - dasar hukum - maksud dan tujuan - ruang lingkup - dll.

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan

Direktur Jenderal Pajak, (Tanda tangan dan cap jabatan) Nama Lengkap NIP …

Tembusan: 1. …………………………… 2. …………………………… 3. dst.

Ditulis dengan huruf awal kapital,nama tanpa gelar

Bila diperlukan, dicantumkan nama jabatan yang terkait..

117

Lampiran 9 Contoh Format Surat Edaran tanpa judul

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Logo, nama, dan alamat instansi.

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

Sifat : Lampiran : Yth. 1. ………………………… 2. ………………………… 3. dst.

tanggal, bulan, tahun

SURAT EDARAN Nomor SE-…/PJ/….

….…………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. ….…………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………..

Alamat pejabat yang menerima SE

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

Memuat alasan, dasar hukum, dan tata cara pelaksanaan yang penting dan mendesak untuk dilaksanakan.

………….…………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………..

Direktur Jenderal, (Tanda tangan dan cap jabatan)

Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar

Nama Lengkap NIP …

Bila diperlukan, dicantumkan nama jabatan yang terkait..

Tembusan: 1. …………………………… 2. …………………………… 3. dst.

118

Lampiran 10 Contoh Format Pengumuman

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Logo, nama, dan alamat instansi.

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

PENGUMUMAN Nomor PENG-…/PJ/….

TENTANG ……………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………….. Agar pengumuman ini disebarluaskan.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal …………………………

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

Judul Pengumuman ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan/ peraturan yang menjadi dasar, dan pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan.

Direktur Jenderal, (Tanda tangan dan cap jabatan) Nama Lengkap NIP …

Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar

Bila diperlukan, dicantumkan nama jabatan yang terkait..

Tembusan: 1. …………………………… 2. …………………………… 3. dst.

119

Lampiran 11 Contoh Format Prosedur Tetap

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Logo, nama, dan alamat instansi.

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

PROSEDUR TETAP Nomor ……/……/….

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim Judul protap ditulis dengan huruf kapital

TENTANG ……………………………………………………………………

BAB I PENDAHULUAN

…………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… BAB II PROSEDUR 1. …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… 2. dst Ditetapkan di Jakarta pada tanggal …………………………

Memuat dasar, alasan, pertimbangan, tata cara pelaksanaan kegiatan tentang perlunya ditetapkan protap.

Menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasi an koordinasi, pengendalian, dsbnya.

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan

Direktur Jenderal Pajak, (Tanda tangan dan cap instansi) Nama Lengkap NIP …

Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar Bila diperlukan, dicantumkan nama jabatan yang terkait..

Tembusan: 1. …………………………… 2. ……………………………

120

Lampiran 12 Contoh Format Pedoman

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

Logo, nama, dan alamat instansi.

DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR ….../PJ/…. TENTANG ……………… ………….…………………………………..……..

Judul pedoman ditulis dengan huruf kapital

PEDOMAN TENTANG ……………………………………………………………………… BAB I PENDAHULUAN ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………

Memuat latar belakang, alasan, dasar pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup, tata urut dan pengertian. .

BAB II 1. …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… 2. dst.

Memuat materi pedoman, berisi uraian konseksi dasar dan pokokpokok

BAB III …..…………………………………………………………………………………………… ..... …………………………………………………………………………………………… 3. dst

DIREKTUR JENDERAL PAJAK, (Tanda tangan dan cap jabatan) NAMA LENGKAP NIP

121

Nama jabatan dan pejabat ditulis dengan huruf kapital

Lampiran 13 Contoh Format Petunjuk

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

Logo, nama, dan alamat instansi.

DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR ….../PJ/…. TENTANG ……………… ………….…………………………………..……..

Judul petunjuk ditulis dengan huruf kapital

PETUNJUK TENTANG ……………………………………………………………………… BAB I PENDAHULUAN ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………

Memuat latar belakang, alasan, dasar pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup, tata urut dan pengertian.

BAB II 1. …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… 2. dst. BAB III …..…………………………………………………………………………………………… ..... …………………………………………………………………………………………… dst ..... ……………………………………………………………………………………………

DIREKTUR JENDERAL PAJAK, (Tanda tangan dan cap jabatan) NAMA LENGKAP NIP

122

Materi petunjuk memuat tuntunan atau petunjuk operasional/admini strasi/teknis

Penutup memuat hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut,yang ditujukan kepada para pembaca/ pengguna

Nama jabatan dan pejabat ditulis dengan huruf kapital

Lampiran 14 Contoh Format Surat Peringatan

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

Yth. .......................... .................................. ..................................

tanggal, bulan, tahun

SURAT PERINGATAN KE...... NOMOR : SPER/

/2008

........................................................................................................................................ ............................................................................................................................................. ........................................................................................................................................ ............................................................................................................................................. ........................................................................................................................................ .............................................................................................................................................

Dikeluarkan di .................. Pada tanggal..................... Nama Jabatan (Tanda tangan dan cap jabatan) Nama Pejabat NIP ................ Tembusan : (apabila diperlukan)

123

Lampiran 15 Contoh Format Surat Tugas

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

SURAT TUGAS Nomor ST-…/PJ.01/….

Dalam rangka melaksanakan tugas …………………, dengan ini kami menugaskan: 1. Nama/NIP Pangkat/Golongan Jabatan

: : :

2. Nama/NIP Pangkat/Golongan Jabatan

: : :

Untuk melaksanakan ……………………………………………………….. pada: 1. ……………………………………… 2. ……………………………………… mulai tanggal …………….s.d. …………… Demikian untuk dilaksanakan dan setelah selesai melaksanakan tugas agar menyampaikan laporan. Kepada instansi terkait kami minta bantuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas tersebut.

Ditetapkan di pada tanggal

Jakarta …………………

Sekretaris Direktorat Jenderal, (Tanda tangan dan cap jabatan) Nama Lengkap NIP …

Tembusan: 1. …………………………… 2. ……………………………

Logo, nama, dan alamat instansi.

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

Memuat alasan penugasan, diikuti perintah penugasan.

Memuat nama lengkap, NIP, pangkat/golongan, dan jabatan pejabat/pegawai penerima tugas. Apabila penerima tugas kolektif, dibuat dalam lampiran surat tugas. Memuat uraian penugasan yang harus dilaksankan dan jadwal waktu pelaksanaannya. Penegasan perintah tugas dan pelaporannya

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan

Ditulis dengan huruf awal kapital,nama tanpa gelar

Bila diperlukan, dicantumkan nama jabatan yang terkait..

124

Lampiran 16 Contoh Format Surat Perintah

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Logo, nama, dan alamat instansi.

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

SURAT PERINTAH Nomor PRIN-…/PJ.01/….

Pertimbangan

Dasar

: a. bahwa ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………; b. bahwa ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………; : 1. ………………………………………………………………………; 2. ………………………………………………………………………; MEMERINTAHKAN

Kepada

: 1. ………………………………………………………………………; 2. ………………………………………………………………………; 3. ………………………………………………………………………;

Untuk

: 1. tersebut 1 agar ...………………………………………………….; 2. tersebut 2 agar ...………………………………………………….; 3. tersebut 3 agar ...………………………………………………….;

Demikian untuk dilaksanakan dan setelah selesai melaksanakan perintah agar menyampaikan laporan. Kepada instansi terkait kami minta bantuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas tersebut.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal …………………………

Memuat alasan ditetapkannya surat perintah

Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkan surat perintah. Memuat nama lengkap, NIP, pangkat/golongan, dan jabatan pejabat/pegawai penerima perintah. Apabila penerima perintah kolektif, dibuat dalam lampiran surat perintah. Memuat uraian perintah yang harus dilaksankan.

Penegasan perintah dan pelaporannya.

Sekretaris Direktorat Jenderal, (Tanda tangan dan cap jabatan) Nama Lengkap NIP …

Tembusan: 1. …………………………… 2. ……………………………

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penetapan. Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar

Bila diperlukan, dicantumkan nama jabatan yang terkait..

125

Lampiran 17 Contoh Format Surat Izin

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

SURAT IZIN NOMOR : SI-

/

/2008

Kepala............................................................................................................... sesuai dengan.............................................................................................................. memberikan izin kepada : 1. 2. 3. 4.

Nama/NIP Pangkat/Golongan Jabatan Satuan Organisasi

: : : :

untuk........................................................................................................................................ ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. Agar yang berkepentingan maklum.

Dikeluarkan di ......................... Pada tanggal........................... Nama Jabatan (Tanda tangan dan cap jabatan) Nama Pejabat NIP ................ Tembusan : (apabila diperlukan)

126

Lampiran 18 Contoh Format Surat Keterangan Perjalanan

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

SURAT KETERANGAN PERJALANAN NOMOR : SKP/ /2008 Yang bertanda tangan di bawah ini, menerangkan bahwa : 1. 2. 3. 4.

Nama/NIP Pangkat/Golongan Jabatan Satuan Organisasi

: : : :

Bermaksud hendak mengadakan perjalanan dalam rangka .................................................. dengan tujuan : ............................................................................................................ 5. 6. 7. 8. 9.

Alamat Tanggal berangkat Tanggal kembali Kendaraan Keluarga yang menyertai

: : : : :

Agar yang berwajib dapat memberikan bantuan apabila diperlukan.

Dikeluarkan di ......................... Pada tanggal........................... Nama Jabatan (Tanda tangan dan cap jabatan) Nama Pejabat NIP ................

Tembusan : (apabila diperlukan)

127

Lampiran 19 Contoh Format Surat Perintah Perjalanan Dinas DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL

Lembar ke

:

Kode No

:

Nomor

:

SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS 1

Pejabat berwenang yang memeberi perintah

2

Nama pegawai yang diperintahkan

3

a. Pangkat dan golongan menurut PGPS-1968

a.

b. Jabatan

b.

c.

c.

Gaji Pokok

d. Tingkat menurut peraturan perjalanan dinas 4

Maksud perjalanan dinas

5

Alat angkutan yang dipergunakan

6

7

d.

a. Tempat berangkat

a.

b. Tempat tujuan

b.

a. Lamanya perjalanan dinas

a.

b. Tanggal berangkat

b.

c.

c.

Tanggal harus kembali

Pengikut: 8

Nama

Umur

Hubungan Keluarga / Keterangan

Pembebanan anggaran: 9

10

a. Instansi

a.

b. Mata anggaran

b.

Keterangan lain - lain

Tembusan disampaikan kepada:

Dikeluarkan di :

1.

Pada tanggal

:

2. Pejabat yang berwenang memberi perintah

(Tanda tangan dan cap dinas)

Nama pejabat NIP pejabat

128

Lampiran : SPPD Nomor : .............................. Tanggal :............................. I. Berangkat dari : Pada tanggal : Ke : Kepala......................................

II.

Tiba di Pada tanggal

: :

Berangkat dari : Pada tanggal : Ke : Kepala......................................

Kepala....................................

III.

Tiba di Pada tanggal

: :

Berangkat dari : Pada tanggal : Ke : Kepala......................................

Kepala....................................

IV.

Tiba di Pada tanggal

: :

Berangkat dari : Pada tanggal : Ke : Kepala......................................

Kepala....................................

V.

VI.

Tiba kembali di : Pada tanggal :

Telah diperiksa dengan keterangan bahwa perjalanan tersebut di atas benar dilakukan atas perintahnya dan sematamata untuk kepentingan jabatan dalam waktu sesingkat-singkatnya

Pejabat yang memberi Perintah :

Pejabat yang memberi Perintah :

(Tanda tangan dan cap dinas) Nama Pejabat NIP Pejabat

(Tanda tangan dan cap dinas) Nama Pejabat NIP Pejabat

CATATAN LAIN-LAIN : PERHATIAN : Pejabat yang berwenang menerbitkan SPPD pegawai yang melakukan perjalanan dinas pata pejabat yang mengesahkan tanggal berangkat/tiba seta bendaharawan bertanggungjawab berdasarkan peraturan-peraturan Keuangan Negara apabila menderita rugi akibat kesalahan, kelalaian dan kealpaannya (angka 8, lampiran surat edaran Menteri Keuangan tanggal 30 April 1974 No. B.296/MK/I/4/1974.

129

Lampiran 20 Contoh Format Surat Keterangan

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

Logo, nama, dan alamat instansi.

DIREKTORAT JENDERAL PAJAK SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

SURAT KETERANGAN Nomor KET-…/PJ.01/….

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

Yang bertanda tangan di bawah ini: 1. Nama

: ……………………………………………………………………..

2. Jabatan

: ……………………………………………………………………..

Memuat nama pejabat dan jabatan yang memberikan keterangan

dengan ini menerangkan bahwa: Nama/NIP Pangkat/Golongan Jabatan Umur Alamat dst.

: …………………………………………………………………….. : …………………………………………………………………….. : …………………………………………………………………….. : …………………………………………………………………….. : …………………………………………………………………….. : ……………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………. Surat Keterangan ini diberikan untuk keperluan …………………. dengan harapan agar yang berwenang dapat memberikan bantuan apabila diperlukan.

Dikeluarkan di Jakarta pada tanggal …………………………………

Memuat nama dan identitas pejabat/pegawai yang diterangkan serta identitas lain yang diperlukan.

Memuat informasi mengenai maksud dan tujuan surat keterangan diterbitkan.

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan

Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak (Tanda tangan dan cap jabatan) Nama Lengkap NIP …

130

Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar.

Lampiran 21 Contoh Format Surat Perjanjian

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

Logo, nama, dan alamat instansi.

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

SURAT PERJANJIAN Nomor PRJ-…/DJP/….

Pada hari ini ………… tanggal ……… bulan ……… tahun ……… bertempat di ……………… telah diadakan perjanjian antara, 1. …………… (nama pejabat), ……… (NIP dan jabatan), selanjutnya disebut pihak pertama dengan

Memuat identitas pihak yang mengadakan dan menandatangani perjanian

2. …………… (pihak lain) …………………………, selanjutnya disebut pihak kedua Perjanjian tersebut dibuat dengan syarat-syarat dan ketentuan sebagai berikut: 1. …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… 2. …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… 3. dst.

Dibuat di ……. pada tanggal …………………………

Untuk dan atas nama:

Untuk dan atas nama

…Nama Perusahaan… Pihak Kedua

Direktur Jenderal Pajak Pihak Pertama

Tanda tangan

Materai dan tanda tangan

Nama Lengkap

Nama Lengkap NIP ...

131

Memuat materi perjanjian: 1. Persyaratan umum 2. Keteranganketerangan khusus 3. Pemberitahuan/ peringatan/ perhatian 4. Syarat jaminan 5. Denda/hukum 6. Perwasitan/ arbitrase 7. Syarat pengecualian dan sebagainya.

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan

Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar

Lampiran 22 Contoh Format Surat Kuasa

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

SURAT KUASA Nomor SKU-…/DJP/….

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama/NIP Jabatan

: ……………………………………… : ………………………………………

Memberi kuasa kepada: Nama/NIP Pangkal/Golongan Jabatan

: ……………………………………… : ……………………………………… : ………………………………………

Untuk …………………………………………………………………………............... ……………………………………………………………………………………………

Demikian surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Dikeluarkan di pada tanggal ……………………… Penerima Kuasa,

Pemberi Kuasa,

(tanda tangan)

(Meterai dan tanda tangan)

Nama Lengkap NIP …

Nama Lengkap NIP …

132

Logo, nama, dan alamat instansi.

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

Memuat identitas yang memberikan kuasa

Memuat identitas yang diberi kuasa

Memuat pernyataan tentang pemberian wewenang kepada pihak lain untuk melakukan sesuatu tindakan tertentu Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatangan an

Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar

Lampiran 23 Contoh Format Berita Acara

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

Logo, nama, dan alamat instansi. Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

BERITA ACARA Nomor BA-…/DJP/………

Pada hari ini ……… tanggal ……, bulan ……, tahun …… jam…… bertempat di ……kami masing-masing: 1. …………(nama pejabat), ..……(NIP dan jabatan), selanjutnya disebut pihak pertama

Memuat identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan

dan 2. …………(pihak lain)……………………….., selanjutnya disebut pihak kedua, telah melaksanakan: a. ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… b. Dan seterusnya.

Demikian Berita Acara ………………………

ini

dibuat

dengan

sesungguhnya

berdasarkan

Memuat kegiatan yang dilaksanakan

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatangan an

Dibuat di Jakarta pada tanggal …………………………

Pihak Kedua, (Nama Jabatan)

Pihak Pertama, Direktur Jenderal Pajak

Tanda tangan para pihak.

Tanda tangan

Materai dan tanda tangan

Nama Lengkap NIP …

Nama Lengkap NIP…

Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar

Saksi I Direktur……..

Saksi I Direktur……..

(tanda tangan)

(tanda tangan)

Nama Lengkap NIP …

Nama Lengkap NIP …

133

Tanda tangan saksi/pejabat yang mengesahkan. Nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar

Lampiran 24 Contoh Format Laporan

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI PERPAJAKAN Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Logo, nama, dan alamat instansi.

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

LAPORAN Nomor LAP-…./PJ…/….

Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim

Judul laporan ditulis dengan huruf kapital

TENTANG ……………………………………………………………………

PENDAHULUAN …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………….

KESIMPULAN DAN SARAN …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. PENUTUP …………………………………………………………………………………………….

Memuat umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan sistematika laporan. Memuat materi laporan : kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatangan an

Dibuat di Jakarta pada tanggal ………………………… Direktur Teknologi Informasi Perpajakan (Tanda tangan dan cap jabatan) Nama Lengkap NIP …

134

Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar.

Lampiran 25 Contoh Format Laporan Hasil Rapat

DIREKTORAT JENDERAL PAJAK LAPORAN HASIL RAPAT (LHR) PENGUNDANG REFERENSI SURAT a. Nomor : …

TEMPAT ... WAKTU … HARI/ TANGGAL …

b. Tanggal : … TOPIK/AGENDA RAPAT …

I.

PESERTA 1. … 2. … 3. dst

II.

URAIAN PEMBAHASAN 1. …

III.

USULAN 1. …

IV.

KESIMPULAN 1. …

Pembuat LHR,

Nama NIP

135

Lampiran 26 Contoh Format Naskah Serah Terima Jabatan DEPARTEMEN KEUANGAN RI DIREKTORAT JENDERAL PAJAK NASKAH SERAH TERIMA JABATAN NOMOR : NST-...........................2008 Pada hari ini...........tanggal.......bulan ..........tahun dua ribu.......... bertempat di ...........jalan................telah diadakan setah terima jabatan masing-masing antara: 1. ........(Nama Pejabat yang menyerahkan)........(NIP).......yang dengan ........(dasar hukum).......No......tanggal ......telah diberhentikan dari jabatan sebagai ......selanjutnya disebut sebagai pejabat lama; dengan 2. .......(Nama Pejabat yang menerima penyerahan).......(NIP).....yang dengan ........(dasar hukum)....No.....tanggal......telah diangkat dalam jabatan sebagai......selanjutnya disebut Pejabat Baru, dengan ketentuan sebagai berikut : a. Pejabat lama dengan ini menyerahkan kepada pejabat baru atau sama dengan Pejabat Baru dengan ini menerima penyerahan dari Pejabat Lama, jabatan....serta tugas, wewenang dan tanggung jawab temasuk penyerahan fisik kekayaan/inventaris yang berhububgab dengan jabatan tersebut.*) b. Tugas dan kewajiban yang karena sifatnya masih memerlukan penyelesaian dan tanggung jawab.....(nama jabatan)......tetap merupakan beban pejabat lama. Sebagai pengukuhan Naskah Serah Terima Jabatan ini para pihak membubuhkan tanda tangannya masing-masing dihadapan dan disaksikan oleh.....(nama jabatan).......

Pejabat Baru Pihak Yang Menerima

Pejabat Lama Pihak Yang Menyerahkan

Dibuat di................. Pada tanggal.......... Menyaksikan Nama Jabatan

Nama Pejabat NIP.............

Nama Pejabat NIP.............

Nama Pejabat NIP.............

*) Bila dipandang perlu dibuat daftar lampiran barang kekayaan/inventaris yang dimaksud.

136

Lampiran 27 Contoh Format Nota Kesepahaman

PIAGAM KERJA SAMA ANTARA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DAN UNIVERSITAS INDONESIA (1)

MUKADIMAH Dalam era globalisasi dewasa ini.........dst Maka pada hari ini, (hari, tanggal, bulan, tahun), kami yang bertandatangan di bawah ini: 1. Dr. Fuad Bawazir, Direktur Jenderal Pajak Departemen Keuangan Republik Indonesia yang selanjutnya dalam perjanjian ini disebut PIHAK PERTAMA. 2. Prof. Dr. M.K. Tadjudin, Rektor Universitas Indonesia, selanjutnya dalam perjanjian ini disebut PIHAK KEDUA Kedua belah pihak telah sepakat untuk mengadakan kerjasama kelembagaan dalam bidang pendidikan, pelatihan, penelitian serta pengabdian kepada mesyarakat yang meliputi hal-hal seperti tercantum dalam pasal-pasal di bawah ini: Pasal 1 Pasal 2 Pasal 3 Pasal terakhir (Penutup)

Ditandatangani di Jakarta Pada tanggal 12 Mei 1998 Pihak Kedua, UNIVERSITAS INDONESIA

Pihak Pertama, DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

Meterai & Tanda Tangan

Meterai, Tanda Tangan dan Cap Dinas

Nama Pejabat Nama Jabatan

Nama Pejabat Nama Jabatan

137

Lampiran 28 Contoh Format Keputusan Bersama KEPUTUSAN BERSAMA DIREKTUR JENDERAL ANGGARAN DAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR KEP-…./PJ/1999 NOMOR KEP-…/A/1999 TENTANG TATA CARA PEMBAYARAN PAJAK PENGHASILAN DALAM MATA UANG DOLLAR AMERIKA SERIKAT DIREKTUR JENDERAL ANGGARAN DAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK, Menimbang

:

a. …….; b. …dst;

Mengingat

:

a. …….; b. …dst;

Memperhatikan

:

a. …….; b. …dst; MEMUTUSKAN

Menetapkan

:

KEPUTUSAN BERSAMA DIREKTUR JENDERAL PAJAK DAN DIREKTUR JENDERAL ANGGARAN TENTANG TATA CARA PEMBAYARAN PAJAK PENGHASILAN DALAM MATA UANG DOLLAR AMERIKA SERIKAT.

Pasal 1 Pasal 2 Pasal 3...dst Keputusan ini mulai berlaku ........................... Ditetapkan di ............ pada tanggal ............ Direktur Jenderal Anggaran

Direktur Jenderal Pajak

(Tanda tangan dan cap dinas)

(Tanda tangan dan cap dinas)

Nama Pejabat NIP

Nama Pejabat NIP

138

Lampiran 29 Contoh Format Telaahan Staf

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK DIREKTORAT PERATURAN PERPAJAKAN II Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

TELAAHAN STAF Masalah : (Uraian ringkas permasalahan, sebagai sarana penunjukan arsip dan merupakan kelompok dari persoalan-persoalan, sehingga lebih umum atau lebih luas dari persoalan) 1. PERSOALAN (Memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan) 2. PRAANGGAPAN (Memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai situasi yang dihadapi, dan merupakan kejadian di masa mendatang) 3. FAKTA YANG MEMPENGARUHI (Memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan) 4. DISKUSI (Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugian, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan) 5. KESIMPULAN (Memuat intisari hasil diskusi dan pilihan satu cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi) 6. SARAN TINDAK (Memuat secara ringkas dan jelas saran tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi) Jakarta, tanggal/bulan/tahun Direktur PP II (tanda tangan) Nama Lengkap NIP …

139

Lampiran 30 Contoh Formulir Berita Faksimili

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK DIREKTORAT TRANSFORMASI PROSES BISINIS Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

FAKSIMILI Nomor FAK-…/…/….

Tanggal, bulan, tahun

Klasifikasi Kualifikasi

:  Sangat Segera :  Sangat Rahasia

 Segera  Rahasia

 Biasa  Terbatas

Kepada

:

Dari

:

Nomor faks

:

Jumlah halaman

: Lembar (termasuk pengantar)

Nomor telepon

:

Tanggal kirim

:

Hal

:

Tembusan

: (apabila diperlukan]

 Biasa

 Jawab  Teliti  Bahan masukan  Edarkan/teruskan  Jawab kepada yang bersangkutan  Selidiki    Petugas pengirim Nama : Jabatan : NIP : Paraf : Catatan : (diisi keterangan tambahan sehubungan dengan berita faksimili yang dikirimkan)

Kepala Subbagian Tata Usaha

Nama Lengkap NIP …

140

Lampiran 31 Contoh Formulir Berita Telepon

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

BERITA TELEPON Nomor BT-…/…/….

Klasifikasi Kualifikasi Kepada Dari Hari Tanggal Pukul Isi berita:

:  Sangat Segera :  Sangat Rahasia : : :

 Segera  Rahasia

 Biasa  Terbatas

No. Telepon

Petugas penerima berita: Nama : NIP : Jabatan : Paraf :

141

:

 Biasa

Lampiran 32 Contoh Format Verbal

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL Jalan Jend. Gatot Subroto 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124 Homepage: http://www.pajak.go.id

DITERIMA OLEH REDAKTUR DISELESAIKAN OLEH DIPERIKSA OLEH DITERIMA OLEH BAGIAN ARSIP

: : : :

Telepon

5250208-5251609 5262880 Faksimili 584792

DITERIMA BAGIAN KETIK DIKETIK OLEH DIBACA OLEH DIPERIKSA OLEH DIKIRIM PADA TANGGAL

(1) (2) (3) (4)

: : : : :

(5) (6) (7) (8) (9)

DIKEMUKAKAN LAGI PADA TANGGAL HAL : (11)

No. Agenda :

(12)

Kode Unit Organisasi Konseptor: (13) Tanggal, Bulan, Tahun (16)

NOMOR : (14) NOTA

: (15) (Alamat yang dituju)

Kasubbag Tatalaksana

Nama NIP... Kepala Bagian Organta

Kepala Subdirektorat Transformasi Organisasi *)

Nama NIP...

Nama NIP ...

Terlebih dahulu: Sekretaris Direktorat Jenderal

Direktur Kepatuhan Internal dan Transformasi SDA*)

Nama NIP…

Nama NIP ...

Ditetapkan : (17) aid Kadri 1. Poniman Isa, SH 2. Drs. H.D. Sudjono 3. Fauzi Bin H.M. Noer

Direktur Jenderal

Nama NIP... Jumlah Lampiran Penjelasan

: (18) : (19)

Kp. : PJ.011/PJ.0112

(20)

142

Keterangan penggunaan konsep verbal: 1. Ditulis tanggal surat diterima dari luar yang menjadi pangkal surat menyurat selanjutnya. 2. Nama jabatanlpegawai yang membuat konsep (konseptorlredaktur). 3. Nama pejabat atasan dari konseptor/redaktur dan setelah diperiksa pejabat tersebut dibubuhkan parafnya. 4. Tanggal dan jam diterima oleh bagian arsip, perlu diisi untuk kontrol waktu dan monitoring. 5. Tanggal dan jam diterima oleh bagian tik. 6. Nama juru tik. 7. Nama juru kol. 8. Nama atasan yang membawahi juru kol sebagai penanggung jawab. 9. Tanggal dikirim oleh bagian tik. 10. Tanggal pengajuan kembali. 11. Pokok permasalahan surat. 12. Nomor urut agenda verbal yang diberikan oleh pegawai yang mengurus surat masuk dan surat keluar pada Direktorat/Bagian masing-masing. 13. Ditulis oleh pembuat konsep dari redaktur, misalnya . . ./PJ.01/. . .. Bilamana konsep dibuat oleh Sekretaris Direktorat Jenderal. 14. Nomor urut surat atau dokumen lainnya yang diberikan oleh unit yang mengurus surat-surat keluar secara sentral. 15. Diisi dengan nama jabatan pembuat konsep atau nota yang menyertai verbal yang sifatnya sebagai pengantar berisi penjelasan dari pembuat konsep atau atasan pembuat konsep, kepada pejabat yang akan menetapkan. Konsep yang dibuat oleh pejabat yang mempunyai atasan di bawah pejabat yang akan menetapkan, dibubuhkan kata-kata: "Terlebih dahulu . . .", Contoh: Pembuat konsep: Kepala Subbagian Tatalaksana Atasan pembuat konsep: Kepala Bagian Organta Pejabat satu tingkat di bawah pejabat yang menetapkan: Sekretaris Direktorat Jenderal Pejabat yang menetapkan: Direktur Jenderal *) Dalam hal penyusunan konsep melibatkan unit lain, maka perlu dibuat pula kolom paraf untuk pejabat unit lain dimaksud yang letaknya sejajar kolom paraf pejabat unit konseptor sesuai eselonisasi. 16. Tanggal surat yang akan dikeluarkan. 17. Nama jabatan, nama pejabat dan NIP pejabat yang akan menandatangani surat. 18. Jumlah lampiran ditulis dengan angka dan huruf. 19. Penjelasan seperlunya yang menyangkut atau ada sangkutannya dengan surat Yang akan dikeluarkan. 20. Kode penunjuk diisi dengan kode unit organisasi pembuat konsep dan pelimpahan berkas, misalnya: Kp.: PJ.011/PJ.0112

143

Lampiran 33 Singkatan dan Akronim di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak No. (1) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Nama Jabatan (2) Direktur Jenderal Sekretaris Direktorat Jenderal Kepala Pusat Kepala Kantor Wilayah Kepala Bagian Kepala Subdirektorat Kepala Bidang Kepala Subbagian Kepala Seksi Koordinator Pelaksana

Singkatan (3)

No. (1) 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Nama Unit Organisasi (2) Direktorat Jenderal Pajak Sekretariat Direktorat Jenderal Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kantor Wilayah Kantor Pelayanan Pajak Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan Kantor Pelayanan, Penyuluhan dan Konsultasi Perpajakan

Singkatan (3) DJP

7. 8. 9.

Akronim (4) Dirjen Sesditjen Kapus Kakanwil Kabag Kasubdit Kabid Kasubbag Kasi Korlak Akronim (4) Setditjen Pusdiklat Kanwil

KPP KPPBB Karikpa KP-4 KP2KP

144

Kapenpa

Lampiran 34 Contoh Formulir Lembar Disposisi

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

KANTOR WILAYAH DJP JAKARTA SELATAN Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

LEMBAR DISPOSISI PERHATIAN: Dilarang memisahkan sehelai surat pun yang tergabung dalam berkas ini Tanggal Penerimaan Surat

:

No./Tgl. Surat Dari Hal

: : :

Lampiran Sifat Klasifikasi

: :  Sangat Rahasia  Rahasia :  Sangat segera  Segera

No. Agenda :

B/R

 Terbatas  Biasa

A/T

 Biasa

DISPOSISI KEPALA KANTOR WILAYAH KEPADA:    

   

Kabag Umum Kabid DUKTEKKON Kabid P4 Kabid P2 Humas

Kabid PKB Kabid KEP PFPP Sekretaris

PETUNJUK:  Setuju  Tolak  Teliti & Pendapat  Untuk diketahui

 Untuk perhatian  Edarkan Jawab  Selesaikan

 Perbaiki  Bicarakan dgn. Saya  Ingatkan  Simpan

 Sesuai catatan  Perbanyak …….kali asli kepada ………..  ………………………

CATATAN :

Tgl. Penyelesaian :

Diajukan kembali tgl. :

Penerima :

Penerima :

DISPOSISI KBU/KABID:

DISPOSISI Kasubbag/Kasi:

Kepada :

Kepada :

Petunjuk :

Petunjuk :

Tgl. Penyelesaian :

Tgl. Penyelesaian :

Penerima :

Penerima :

Catatan : Ukuran Lembar Disposisi adalah A5 atau setengah folio (210 x 165 mm), apabila menggunakan continuous form ukurannya adalah 225 x 195 mm.

145

Lampiran 35 Contoh Format Surat Dinas

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Nomor Sifat Lampiran Hal

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

: S-…/PJ/… : Segera/Rahasia : Satu berkas : ……………..

Tanggal, bulan, tahun

Yth. Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan Jalan Wahidin No.1 Jakarta

Logo, nama, dan alamat instansi.

No, sifat, hal selalu harus ditulis. Lampiran hanya ditulis apabila perlu

Alamat tujuan ditulis di margin kiri

……………………(alinea pembuka)…………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………(alinea isi)……………………………………………….. …… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………

Sekurangkurangnya tiga alinea

……………………(alinea penutup)………………………………………… …... ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………

Direktur Jenderal Pajak (Tanda tangan dan cap jabatan) Nama Lengkap NIP …

Tembusan: 1. …………………… 2. …………………… 3. dst

Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar

Apabila diperlukan

146

Lampiran 36 Contoh Format Nota Dinas

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

Nomor ditulis simetris dengan tulisan nota dinas

NOTA DINAS Nomor ND-…/PJ/….

Kepada Dari Hal

: Yth. ……………………… : …………………………… : ……………………………

Logo, nama, dan alamat instansi.

tanggal, bulan, tahun

……………………(alinea pembuka)…………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………(alinea isi)……………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………(alinea penutup)……………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………

Memuat petunjuk, pemberitahu an, pernyataan atau permintaan, bersifat rutin.

Direktur Jenderal Pajak (tanda tangan) Nama Lengkap NIP … Tembusan: 1. ……………………… 2. ……………………… 3. dst.

Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar

Apabila diperlukan

147

Lampiran 37 Contoh Format Memo

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Logo, nama, dan alamat instansi.

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

MEMO Nomor MO-…/PJ/…. Kepada : Yth .……………………… Dari : …………………………… Hal : ……………………………

tanggal, bulan, tahun

……………………………… ………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………............ …………………………………………………………………………………………............ …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………............. …………………………………………………………………………………………............. ………………………………………………………………

Nomor ditulis simetris dengan tulisan memo

Memuat materi yang bersifat mengingatkan suatu masalah atau menyampaikan saran/pendapat pribadi atau kedinasan

Direktur Jenderal Pajak (tanda tangan) Nama Lengkap NIP …

Tembusan: 1. ……………………… 2. ……………………… 3. dst.

Ditulis dengan huruf awal kapital , nama tanpa gelar.

Apabila diperlukan

Catatan : Ukuran Memo adalah C5 atau setengah Folio (165 x 210 mm).

148

Lampiran 38 Contoh Format Pemberitahuan

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Logo, nama, dan alamat instansi.

Telepon : 5250208,5251609,5252880 Faksimili : 5734794 Website : www.pajak.go.id

Yth……………….. . ……………………. ……………………..

tanggal,bulan,tahun

Alamat pejabat yang menerima Pemberitahuan

PEMBERITAHUAN Nomor PEM-.…/PJ/….

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………..

Memuat alasan tentang perlunya dibuat pemberitahuan , informasi yang diberitahukan, dan penutup.

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan

Nama Jabatan

Tandatangan Nama Pejabat NIP…… Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar Apabila diperlukan

Tembusan: 1. …………………………… 2. …………………………… 3. dst.

149

Lampiran 39 Contoh Format Surat Pengantar

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL PAJAK Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Logo, nama, dan alamat instansi.

Telepon : 5250208,5251609,5252880 Faksimili : 5734794 Website : www.pajak.go.id

Yth. ……………………………… …………………………………… ……………………………………

tanggal, bulan, tahun

Alamat tujuan ditulis di margin kiri

SURAT PENGANTAR Nomor SP-…/PJ.01/……… No.

Naskah Dinas/barang

Banyaknya

Keterangan

Diterima tanggal ………………… Yang menerima (Nama Jabatan)………..

Kepala Bagian Umum

(Tanda tangan dan cap dinas)

(Tanda tangan dan cap dinas)

Nama Lengkap NIP ……………………

Nama Lengkap NIP ……………

Nomor Telepon: Nomor Faksimili: Catatan: Setelah diterima, lembar ke dua harap dikirim kembali kepada pengirim

150

Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar

Lampiran 40 Contoh Format Surat Undangan

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL Jalan Gatot Subroto No. 40-42 Jakarta 12190 Kotak Pos 124

Nomor Sifat Lampiran Hal

Logo, nama, dan alamat instansi.

Telepon 5250208, 5251609 Faksimili 5262880 Website www.pajak.go.id

: UND- /PJ.011/…. :… :… : Undangan

tanggal, bulan, tahun

Yth. ……………………………….. ……………………………………… ………………………………………

No, sifat, hal selalu harus ditulis. Lampiran hanya ditulis apabila perlu

…………………………………..(alinea pembuka)……………………………….. ………………………………………………………………………………………………... hari/tanggal pukul tempat acara

: …………………………… : …………………………… : …………………………… : ……………………………

Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Kepala Bagian (Tanda tangan dan cap jabatan)

Ditulis dengan huruf awal kapital, nama tanpa gelar

Nama Lengkap NIP … Tembusan: 1. …………………………… 2. …………………………… 3. dst.

Apabila diperlukan

Catatan: Bila berhalangan, harap telepon nomor …..

151

Lampiran 41 Standar Ukuran Kertas dan penjelasannya SERI

MILIMETER

INCHES (+)

SERI

MILIMETER

INCHES (+)

A0 A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8

841 594 420 297 210 148 105 74 52

X X X X X X X X X

1189 841 594 420 297 210 148 105 74

33 23 16½ 22¾ 8¼ 5 4 2 2

X X X X X X X X X

46¾ 33 32 16½ 11¼ 8¼ 5 4 2

C0 C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8

917 648 458 324 229 162 114 81 57

X X X X X X X X X

1297 917 648 458 324 229 162 114 81

36¾ 25 18¼ 12¾ 9 6 4½ 3¼ 2¼

X X X X X X X X X

51 36¾ 25 18 ¼ 12 ¾ 9 6 4½ 3¼

B0 B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8

1000 707 500 353 250 1756 125 88 62

X X X X X X X X X

1414 1000 707 500 353 250 176 125 88

40 28¼ 20 14 9 7 4 3½ 2½

X X X X X X X X X

56½ 40 28¼ 20 14 9 7 4 3½

D0 D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8

771 545 385 272 192 136 96 68 48

X X X X X X X X X

1090 771 545 385 272 192 136 96 68

30¾ 21¾ 15¼ 10 7¾ 5 3 2¾ 1

X X X X X X X X X

43¼ 30¾ 21¾ 15¼ 10 7¾ 5 3 2¾

Penjelasan -

SERI A Seri A digunakan untuk umumnya kertas cetak termasuk alat kantor dan publikasi. Ukuran yang menjadi standar dasar adalah A0 yaitu kertas ukuran 841 X 1189 mm yang luasnya sama dengan satu meter persegi. Setiap angka setelah huruf A menunjukkan luas setengah dari angka sebelumnya. Jadi luas kertas ukuran A1 adalah setengah dari ukuran kertas A0, A2 seperempat dari A0, dan A3 seperdelapan dari A0, demikian seterusnya. Lembaran dengan ukuran lebih besar dari A0 dituliskan dengan angka sebelum A0. Jadi 2A0 berarti suatu lembaran yang ukurannya dua kali A0.

-

SERI B Seri B ukurannya kira-kira ditengah-tengah antara ukuran Seri A, merupakan alternatif dari Seri A, namun utamanya digunakan untuk poster, peta atau bagan di dinding, dan lain-lain apabila menggunakan kertas Seri A akan kelihatan terlalu besar.

A1

A2

-

SERI C Seri B digunakan untuk map, kartu pos, dan sampul. Sampul dengan ukuran seri C sesuai untuk kertas Seri A baik dalam keadaan utuh maupun dilipat. Sampul C6 dapat mewadahi lembaran kertas A6, atau A5 dilipat satu kali, atau A4 dilipat 2 kali.

A3

A5

A7

152

A4

A6

Lampiran 42

Contoh Cara Melipat Kertas Surat

………….. …………………………… …..…...………………… …………….…………… ………………….……… ……………………….… …………………………… ………………………….... ......

………….. …………………………… …..…...………………… …………….…………… ………………….……… ……………………….…

Pertama, sepertiga bagian bawah lembaran kertas surat dilipat ke depan ke atas

………….

Lembar kertas surat

………….. …………………………… …..…...………………… …………….…………… ………………….……… ……………………….… …………………………… ………………………….... ......

………….. …………………………… …..…...…………………

Kedua, sepertiga bagian atas lembaran kertas surat dilipat ke belakang ke bawah

Ketiga, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan

………. ………. ……….

……. …….

Pada sampul yang menggunakan kertas kaca, alamat tujuan pada kepala surat harus tepat dibalik jendela kertas kaca 153

Lampiran 43 Pemberian Kode Naskah Dinas Dalam Administrasi Kepegawaian : UP-10

UP-30

UP-40

UP-50

UP-60

UP-70

UP-80

UP-90

UP-11 UP-12 UP-13 UP-14 UP-15 UP-16 UP-31 UP-32 UP-33 UP-34 UP-35 UP-36

Kebutuhan dan Pengadaan Pegawai Kebutuhan dan Formasi Pegawai Lamaran dan Pendaftaran Tenaga Pengangkatan Calon Pegawai Pengangkatan Pegawai Negeri Pengesahan Pengangkatan Pegawai Negeri NIP dan Karpeg Mutasi Kepangkatan Kenaikan Pangkat didalam Gol.I.PGPS-1968 Kenaikan Pangkat kedalam/didalam Gol.II. PGPS-1968 Kenaikan Pangkat kedalam/didalam Gol.III.PGPS-1968 Kenaikan Pangkat kedalam/didalam Gol.IV. PGPS-1968 Kenaikan Pangkat Menyimpang dari Persyaratan Masa Kerja Kenaikan Pangkat Karena Penyesuaian Ijasah

UP-37 UP-41 UP-42 UP-43 UP-51 UP-52 UP-53 UP-61 UP-62 UP-71 UP-72 UP-73 UP-74 UP-81 UP-82 UP-83 UP-84 UP-85 -

Penurunan Pangkat Istirahat/Cuti Izin Istirahat/cuti Dalam Tanggungan Negara Izin Istirahat/cuti Diluar Tanggungan Negara Pencatatan Bekerja Kembali Setelah Menjalani Cuti Pengembangan dan Pembinaan Pegawai Peningkatan Mutu Pegawai Pendayagunaan/Penempatan Tenaga Pegawai Mutasi Pegawai (Pemindahan dan Penunjukan Jabatan Penghargaan Pegawai Pemberian Tanda Kehormatan Pemberian Tanda Pengahargaan Pengamanan Kebijaksanaan Pembinaan Pegawai Pengamanan Hak Kepegawaian Pengamanan Tertib Kepegawaian Pengamanan Tertib Adminstrasi Kepegawaian Peradilan Pegawai Pemberhentian dan Pensiun Pemberhentian Dengan Hormat Tanpa Hak Pensiun Pemberhentian Tidak Dengan Hormat Pemberian Cuti Besar/Bebas Tugas Untuk Menjalani MPP Pemberhentian Dengan Hormat Dengan Hak Pensiun Pensiun Masalah Lain Yang Belum Tercakup Dalam UP.10 dan UP.30 s/d UP.80

154

Lampiran 44 Contoh Format Lampiran Kewenangan Surat Perintah LAMPIRAN Surat Perintah Nomor PRIN- ......./.../.... tanggal bulan tahun

Kewenangan Pejabat Sementara Kepala Bagian Organta No.

Kewenangan

1.

....................................................

2.

....................................................

3.

.....................................................

4.

....................................................

155