BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Umum Sistem manajemen pelayanan publik merupakan suatu keputusan strategi suatu organisasi. Desain dan implementasi sistem manajemn pelayanan publik organisasi dipengaruhi oleh : a)
Lingkungan organisasi sendiri, perubahan dalam lingkungan tersebut, dan resiko yang terkait dengan lingkungan tersebut;
b)
Kebutuhan yang berbeda;
c)
Sasaran khusus;
d)
Pelayanan yang disediakan ;
e)
Proses yang dikerjakan;
f)
Ukuran dan struktur organisasi.
Persyaratan sistem manajemen pelayanan publik yang ditentukan dalam standar ini melengkapi persyaratan pelayanan. Dasar-dasar manajemen pelayanan publik ini merupakan pedoman yang mengacu pada Undang-Undang No.25 tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah Nomor 96 tahun 2012 tentang Standar Pelayanan Publik serta peraturan-perundangan yang terkait lainnya yang dipertimbangkan dalam pengembangan standar ini. Balai Karantina Pertanian Kelas II Medan sebagai salah satu unit Pelaksana Teknis ( UPT) Badan Karantina Pertanian di wilayah Sumatera Utara sesuai dengan Permentan nomor: 22/Permentan/OT.140/4/2008 tanggal 03 April 2008. Kegiatan operasional perkarantinaan hewan dan perkaratinaan tumbuhan, serta pengawasan keamanan hayati hewani dan nabati yang dilaksanakan Balai Karantina
Pertanian
Kelas
II
medan
terutama
terfokus
pada
tempat
pemasukan/pengeluaran di Bandara Udara Kuala Namu dan Kantor Pos Besar Medan, sementara di wilayah kerja Pelabuhan Laut Pangkalan Berandan dan Pangkalan Susu masih bersifat monitoring, karena pada saat ini kedua pelabuhan tersebut hampir tidak ada kegiatan operasional. Sebagai upaya didalam memberikan pelayanan perkarantinaan yang optimal kepada
masyarakat,
Balai
Karantina
Pertanian
Kelas
II Medan
sudah
menjalankan Sistem Manjemen Mutu Pelayananan ISO 9001 : 2008 dan dalam pelayanan pengujian laboratorium telah terakreditasi ISO/IEC 17025 : 2005.
Dalam rangka meningkatkan upaya pencegahan masuk dan tersebarnya Hama Penyakit Hewan Karantina (HPHK) dan Organisme Penggangu Tumbuhan Karantina (OPTK) dari luar negeri dan dari suatu area ke area lainnya di dalam serta keluarnya dari wilayah Republik Indonesia dan pengawasan terhadap keamanan hayati, BKP Kelas II Medan, menetapkan dan
mengimplementasikan
Standar
Pelayanan
Publik
(SPP)
dalam
memberikan pelayanan secara cepat, tepat,transparan, dan akuntabel sesuai kebutuhan dan harapan pelanggan. Pelayanan yang diberikan BKP Kelas II Medan berupa tindakan karantina terhadap hewan atau tindakan karantina terhadap produk hewan atau tindakan karantina terhadap benih/bibit tumbuhan atau tindakan terhadap hasil tumbuhan atau pengawasan keamanan hayati dan penerbitan sertifikat kesehatan hewan atau tumbuhan serta laporan hasil uji laboratorium.
Dalam
memberikan
pelayanan,
BKP
Kelas
II
Medan
menerapkan SPP yang meliputi persyaratan administratif dan persyaratan teknis tentang tolok ukur layanan yang diberikan kepada pengguna jasa. SPP wajib mempertimbangkan beberapa hal yaitu jenis pelayanan, bentuk pelayanan, waktu pelayanan, sumber daya manusia (SDM) pelaksana dan sarana pelayanan indikator pencapaian pelayanan. SPP merupakan ukuran pelayanan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi pada BKP Kelas II Medan yang penerapannya tercermin dari indikator pencapaian layanan. Agar SPP dapat diterapkan dengan optimal, maka standar pelayanan disusun berdasarkan jenis pelayanan yang dapat diukur, dicapai, relevan, tepat waktu dan dapat diandalkan.
1.2
Pendekatan Proses Standar
ini
melalui
pendekatan
proses
saaat
menyusun,
mengimplementasikannya dan memperbaiki keefektifan sistem menajemen pelayanan publik, untuk meningkatkan kepuasan masyarakat dengan memenuhi persyaratan masyrakat. Agar dapat berfungsi secara efektif BKP kelas II Medan harus menetapkan dab mengelola sejumlah kegiatan yang saling berhubungan. Kegiatan atau sejumlah kegiatan yang enggunakan sumber daya dan dikelola sedemikian sehingga memudahkan transformasi masukan menjadi output yang dapat 2
dipertimbangkan sebagai suatu proses. Penerapan sistem proses dalam suatu organisasi bersamaan dengan identifikasi dan interaksi proses tersebut dan manajemennya untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan dan dapat dipertimbangkan sebagai “pedekatan proses”. Keunggulan pendekatan proses adalah kendali terus menerus yang diberikannya terhadap hubungan antara proses – proses secara individu yang ada dalam sistem proses, maupun kombinasi dan interaksi diantara prosesproses tersebut. Dalam sistem manajemen pelayanan publik, pendekatan dilakukan dengan penekanan pada pentingnya : a) Memahami dan memenuhi persyaratan; b) Kebutuhan untuk mempertimbangkan proses dalam pengertian nilai tambah; c) Memperoleh hasil kinerja proses dan keefektifannya; d) Perbaikan berkesinambungan dari proses berdasarkan pengukuran yang objektif.
3
BAB II SISTEM MANAJEMEN LAYANAN
2.1
Lingkup
2.1.1 Umum Standar ini menentukan persyaratan sistem menajemen pelyanana publik, dimana Badan Karantina Pertanian: a) Perlu
mengimplementasikan
secara
konsisten
kemampuan
untuk
menyediakan pelyanan publik yang memenuhi persyaratan masyarakat, regulasi dan peraturan perundang-undangan; b) Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan masyarakat melalui penerapan sistem yang efektif termasuk proses untuk perbaikan sistem secara berkesinambungan dan jaminan kesuaian dengan persyaratan, regulasi dan peraturan perundanga-undangan yang berlaku. Pesyaratan peraturan perundang-undangan dan regulasi, dapat dinyatakan sebagai persyaratan yang syah. Ruang lingkup pelayanan BKP Kelas II Medan meliputi: 1. Pelayanan jasa publik: a. Tindakan karantina hewan; b. Tindakan karantina tumbuhan; 2. Tindakan pengawasan keamanan hayati hewani dan nabati 3. Pelayanan administrasi: a. Penerbitan sertifikat (HC / PC); b. Penerbitan sertifikat (hasil uji laboratorium);
2.1.2 Aplikasi Semua persyaratan standar ini bersifat umum dan dimaksudkan agar dapat diterapkan di BKP Kelas II Medan untuk layanan yang diberikan.
A. Waktu Pelayanan Untuk lebih meningkatkan pelayanan operasional Karantina Pertanian, maka perlu mementukan waktu pelayanan pada BKP Kelas II Medan, dengan maksud memberikan informasi kepada pengguna jasa sehingga kegiatan pelayanan operasional perkarantinaan pertanian sesuai dengan jadual yang telah ditetapkan. 4
Waktu pelayanan pada BKP Kelas II Medan adalah sebagai berikut: No 1.
2. 3.
4.
Unit Pelayanan
Alamat
Kantor Utama
Jl. Dusun Lestari Desa Pasar V Kebun Kelapa Kec. Beringin Kuala Namu Deli Serdang 20552 Wilker Bandara Bandara Kuala Namu Wilker Pelabuhan Pangkalan Laut/Sungai Susu/Pangkal an Brandan Wilker Kantor Pos Jl. Balai Kota No. 1 Medan
Hari Kerja
Waktu
Senin – Kamis Jam Istirahat
07.30 s/d 16.00 12.00 s/d 13.00
Jumat Jam Istirahat
07.30 s/d 16.30 12.00 s/d 13.30
Senin – Kamis Jam Istirahat
07.30 s/d 16.00 12.00 s/d 13.00
Jumat Jam Istirahat
07.30 s/d 16.30 12.00 s/d 13.30
B. Jenis Pelayanan Jasa Publik Jenis Pelayanan Jasa / Administrasi: pelayanan yang diberikan oleh Unit Kerja Pelayanan Publik (UKPP) lingkup Barantan, produk akhirnya berupa jasa/administrasi: sertifikat karantina
(Health Certificate untuk karantina
hewan, Phytosanitary Certificate untuk karantina tumbuhan), dan sertifikat hasil pengujian laboratorium. Jenis Pelayanan BKP Kelas II Medan terdiri dari: 1. Pelayanan jasa ; a. Tindakan karantina hewan Pelayanan tindakan karantina terhadap impor, ekspor dan antar area hewan, produk hewan (BAH dan HBAH) dan benda lain. Tindakan karantina hewan mempertimbangkan waktu penyelesaian pelayanan yang telah ditetapkan dalam tabel standar pelayanan minimum disesuaikan dengan jenis komoditas.
b. Tindakan karantina tumbuhan
5
Pelayanan tindakan karantina terhadap impor, ekspor dan antar area benih/bibit, non benih/bibit tumbuhan dan media pembawa lain. Tindakan karantina tumbuhan mempertimbangkan waktu penyelesaian pelayanan yang telah ditetapkan dalam
tabel standar pelayanan
minimum disesuaikan dengan jenis komoditas.
c. Tindakan pengawasan keamanan hayati hewani dan nabati (sesuai kesiapan UPT) Pelayanan tindakan karantina terhadap impor, ekspor dan antar area produk hewan dan pangan segar asal tumbuhan (PSAT). Tindakan pengawasan keamanan hayati hewani dan nabati mempertimbangkan waktu penyelesaian pelayanan yang telah ditetapkan dalam tabel standar pelayanan minimum disesuaikan dengan jenis komoditas.
2. Pelayanan administrasi; a. Penerbitan sertifikat (HC / PC) Sertifikat Kesehatan Hewan (Health Certificate) Sertifikat Kesehatan Tumbuhan (Phytosantary Certificate) b. Penerbitan sertifikat (hasil uji laboratorium) Sertifikat Hasil Uji Laboratorium
2.2
Acuan normatif 6
Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1992 Tentang Karantina Hewan, Ikan dan Tumbuhan;
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik;
Undang – Undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2000 Tentang Karantina Hewan;
Peraturan Pemerintah Nomor 14 Tahun 2002 Tentang Karantina Tumbuhan;
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 96 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik;
Peraturan
Kepala
Badan
Karantina
Pertanian
Nomor
255/Kpts/OT.130/L/6/2008. tanggal 30 Juni 2008 tentang Rincian Tugas Unit Kerja Upt Lingkup Badan Karantina Pertanian;
Peraturan Menteri Pertanian Nomor 22/Permentan/OT.140/4/2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Karantina Pertanian;
Peraturan Menteri Pertanian Nomor 78/Permentan/OT.140/12/2012 Tentang Pedoman
Penyusunan
dan
Penetapan
Standar
Pelayanan
Publik
Kementerian Pertanian;
Peraturan Menteri Pertanian
Nomor 271/Kpts/HK.310/4/2006 Tentang
Persyaratan dan tata cara pelaksanaan tindakan karantina tumbuhan tertentu oleh pihak ketiga;
Keputusan Kepala Badan Nomor 1646/Kpts/HM.110/L/05/2013 tentang Pedoman
Manajemen
Pengguna
Sistem
Informasi
Badan
Karantina
Pertanian;
Anonim. 2008. SNI ISO 9001:2008. Sistem Manajemen Mutu Persyaratan. Badan Standardisasi Nasional. Jakarta;
Anonim.2008. SNI ISO/IEC 17025:2008.
Persyaratan Umum Kompetensi
Laboratorium Pengujian dan Laboratorium Kalibrasi.
Badan Standardisasi
Nasional. Jakarta.
2.3
Definisi 7
Untuk tujuan dokumen ini, berlaku istilah dan definisi yang ada dalam Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah Nomor 96 tahun 2012 tentang standar pelayanan serta Peraturan Perundang-Undangan yang terkait yang mengatur tentang pelayanan. Beberapa istilah dan definisi pada standar pelayanan ini : 1. Pelayanan Publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang- undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan; 2. Standar Pelayanan yang selanjutnya disingkat SP adalah tolak ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelanggara pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara
pelayanan
kepada
masyarakat
dalam
rangka
pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau , dan terukur; 3. Standar Pelayanan Publik merupakan tolak uur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan publik dan acuan penilaian kualitas pelayanan publik sebagai kewajiban dan janji penyelenggara pelayanan publik yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur. 4. Penyelenggara Pelayanan yang selanjutnya disebut Penyelenggara adalah setiap institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga independen yang dibentuk berdasarkan Undang - Undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan; 5. Pelaksana Pelayanan yang selanjutnya disebut Pelaksana adalah pejabat, pegawai, petugas, dan setiap orang yang bekerja di dalam organisasi penyelenggara yang bertugas melaksanakan tindakan atau serangkaian tindakan pelayanan; 6. Masyarakat adalah seluruh pihak, baik warga negara maupun penduduk
sebagai orang perseorangan, kelompok, maupun badan
hukum yang berkedudukan sebagai penerima manfaat pelayanan publik, baik secara langsung maupun tidak langsung; 7. Pelanggan adalah pihak atau instansi diluar BKP Kelas II Medan baik 8
pemerintah
ataupun
swasta
dan
pihak-pihak
lainnya
yang
berhubungan dengan pemanfaatan pelayanan BKP Kelas II Medan. 8. Standar Pelayanan adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman
penyelenggaraan pelayanan publik dan acuan penilaian
kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur; 9. Maklumat
Pelayanan
adalah
pernyataan
tertulis
yang
berisi
keseluruhan rincian kewajiban dan janji yang terdapat dalam standar pelayanan; 10. Pihak
Terkait
adalah
pihak
yang
dianggap
kompeten
dalam
memberikan masukan terhadap penyusunan standar pelayanan; 11. Satuan Kerja Penyelenggara adalah unit kerja yang bertugas menyelenggarakan pelayanan yang berhubungan langsung dengan pengguna layanan; 12. Penerima Layanan adalah orang, masyarakat, badan hukum, swasta dan instansi pemerntah; 13. Pelayanan Barang adalah pelayanan yang diberikan oleh unit kerja pelayanan publik di bidang pertanian yang produk akhirnya berupa barang contoh: benih/bibit, mani beku ( semen beku), vaksin , antisera , bahan biologis, prototif alsintan dan lainnya; 14. Pelayanan Jasa adalah pelayanan yang diberikan oleh unit kerja pelayanan publik di bidang pertanian yang produk akhirnya berupa jasa, contoh: teknologi pertanian, perpustakaan, arsip, kesehatan hewan, data dan informasi, jasa pelatihan, bimbingan teknis, dan lainnya yang sejenis pelayanan jasa; 15. Pelayanan Administratif yaitu pelayanan yang menghasilkan produk berupa dokumen resmi yang diperlukan oleh publik, contohnya : surat izin, rekomendasi teknis, hasil pengujian dan lainnya; 16. Karantina adalah tempat pengasingan dan/atau tindakan sebagai upaya pencegahan masuk dan tersebarnya hama dan penyakit atau organisme pengganggu dari luar negeri dan dari suatu area ke area lain di dalam negeri, atau keluarnya dari dalam wilayah Negara 9
Republik Indonesia; 17. Hewan adalah semua binatang yang hidup di darat baik yang dipelihara maupun yang hidup secara liar; 18. Produk hewan adalah bahan yang berasal dari hewan yang dapat dioleh lebih lanjut atau bahan asal hewan yang telah diolah; 19. Tumbuhan adalah semua jenis sumber daya alam nabati dalam keadaan hidup atau mati, baik belum diolah maupun telah diolah; 20. Hasil tumbuhan adalah tumbuhan dan bagiannya dalam keadaan mati akan tetapi belum mengalami proses pengolahan yang mengakibatkan perubahan bentuk atau sifat asli sepanjang masih mungkin menjadi media pembawa organism penggangu tumbuhan; 21. Benih/bibit tumbuhan atau bagian-bagiannya, dalam keadaan dan bentuk apapun juga yang dimaksud untuk ditumbuhkan dan atau mengembangbiakkan tumbuhan; 22. Pemasukan adalah masuknya hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan dan hasil tumbuhan ke dalam wilayah Negara Republik Indonesia; 23. Area adalah daerah dalam suatu pulau, atau pulau, atau kelompok pulau di dalam wilayah Negara Republik Indonesia yang dikaitkan dengan pencegahan penyebaran hama dan penyakit hewan karantina atau organism pengganggu tumbuhan; 24. Pengguna Jasa adalah orang atau badan hukum yang memiliki media pembawa dan/atau bertanggung jawab atas pemasukan, pengeluaran atau transit media pembawa.
2.4 Dasar hukum 10
1.
Undang-undang No.32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Tahun 2004 Nomor 125. Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang No.12 Tahun 2008 tentang Perubahan kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2008 Nomor. 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844)
2. Undang-Undang Nomor 16 tahun 1992 Tentang Karantina Hewan, Ikan
dan Tumbuhan (Lembaran Negara RI Tahun 1992 Nomor 56,
Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 3482); 3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2007 tentang Penanaman Modal (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4724); 4. Undang-Undang No.25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); 5. Undang-Undang No.18 Tahun 2012 Tentang Pangan; 6. Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2004 Tentang Keamanan, Mutu dan Gizi Pangan; 7.
Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2000 Tentang Karantina Hewan
(Lembaran Negara RI Tahun 2000 Nomor 161, Tambahan
Lembaran Negara RI Nomor 4002); 8.
Peraturan Pemerintah Nomor 14 Tahun 2002 Tentang Karantina Tumbuhan (Lembaran Negara RI Tahun 2002 Nomor 35, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4196);
9.
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor GKE / M.PA / 7 / 2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik;
10. Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2008 Nomor 61,Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846); 11. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 22 / Permentan / OT.140 / 04 / 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis (UPT) Karantina Pertanian; 11
12. Peraturan Menteri Pendauagunaan Aparatur Negara dan reformasi Birokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik; 13. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13 Tahun 2009
Tentang
Pedoman
Peningkatan
Kualitas
Pelayanan
Publik Dengan Partisipasi Masyarakat; 14. Peraturan Menteri Pertanian No.78 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan dan Penetapan Standar Pelayanan Publik Kementerian Pertanian; 15. Peraturan Menteri Pertanian No.77 Tahun 2013 Tentang Pedoman Pengelolaan
Pengaduan
Masyrakat
di
Lingkungan
Kementerian
Pertanian;
12
2.4.1 Persyaratan BKP Kelas II Medan menyusun, menetapkan, mengimplementasikan dan memelihara sistem manajemen pelayanan publik dan terus-menerus memperbaiki sistem manajemen pelayanan publik dan terus - menerus –memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan Standar ini. BKP Kelas II Medan telah: a) Menentukan
proses
tahapan
pelayanan
diperlukan
untuk
sistem
manajemen pelayanan publik dan aplikasinya di seluruh unit pelayanan di BKP Kelas II; b) Menetapkan urutan dan interaksi proses tahapan pelayanan tersebut; c) Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasional maupun kendali proses tahapan pelayanan tersebut berjalan secara efektif d) Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasional dan pemantauan proses tahapan pelayanan tersebut; e) Memantau, mengukur, menganalisa proses tahapan pelayanan tersebut, dan mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan serta perbaikan berkesinambungan dariproses-proses tersebut. Proses tahapan pelayanan harus dikelola oleh BKP Kelas II Medan sesuai dengan persyaratan Standar yang ditetapkan. Dalam melakukan pemberian pelayanan kepada pengguna jasa ditetapkan prosedur dan tata cara pemasukan dan pengeluaran serta persyaratan yang telah ditetapkan untuk media pembawa HPHK/OPTK yang dilalulintaskan . BKP Kelas II Medan membuat dan melampirkan persyaratan setiap media pembawa, negara/area asal/HS Code, dokumen persyratan, prosedur, waktu layanan, biaya pelayanan dan produk layanan (sertifikat). Dalam rangka pelayanan tindakan karantina, BKP Kelas II Medan mempersyaratkan hal-hal sebagai berikut : 1. Terhadap hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan dan produk tumbuhan yang dimasukan ke dalam wilayah Negara Republik Indonesia wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut :
13
1.1. Dilengkapi sertifikat kesehatan dari negara asal dan negara transit bagi hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan dan produk tumbuhan; 1.2. Melalui tempat - tempat pemasukan dan pengeluaran kecuali benda cair yang telah ditetapkan; 1.3. Dilaporkan dan diserahkan kepada petugas karantina di tempat-tempat pemasukan dan pengeluaran untuk keperluan tindakan karantina.
2. Terhadap hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan dan produk tumbuhan yang dibawa atau dikirim dari suatu area ke area lain di dalam wilayah Negara Republik Indonesia, wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut : 2.1. Dilengkapi sertifikat kesehatan dari area asal bagi hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan, dan produk tumbuhan kecuali benda cair; 2.2. Melalui tempat - tempat pemasukan dan pengeluaran kecuali benda cair yang telah ditetapkan; 2.3. Dilaporkan
dan
diserahkan
kepada petugas karantina di tempat-
tempat pemasukan dan pengeluaran untuk keperluan tindakan karantina.
3. Terhadap hewan, produk hewan, benih/bibit tumbuhan dan produk tumbuhan yang dikeluarkan dari dalam wilayah Negara Republik Indonesia, wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut : 3.1. Dilengkapi sertifikat kesehatan bagi hewan, produk hewan, tumbuhan, dan produk tumbuhan dari daerah asal kecuali benda cair; 3.2. Melalui tempat - tempat pemasukan dan pengeluaran kecuali benda cair yang telah ditetapkan; 3.3. Dilaporkan
dan
diserahkan kepada petugas karantina di tempat-
tempat pemasukan dan pengeluaran untuk keperluan tindakan karantina. 4. Disamping persyaratan tersebut diatas, dalam hal-hal tertentu dapat dikenakan kewajiban tambahan berupa : 4.1. Persyaratan teknis; 4.2. Persyaratan kelengkapan dokumen
14
2.4.2 Sistem, Mekanisme dan Prosedur
A. Sistem, Mekanisme dan Prosedur 1. Prosedur Pelayanan Dokumen Karantina Hewan (Health Certificate)
1.1. Prosedur tindakan dokumen masuk ( Impor dan Masuk Domestik) 1.1.1.
Pengguna
jasa
mengajukan
permohonan
pemeriksaan
karantina (KH-1) terhadap hewan secara online atau manual beserta dokumen kelengkapannya ditujukan kepada Kepala BKP Kelas II Medan melalui petugas penerimaan dokumen (pendok); 1.1.2. Petugas
pendok
menyerahkan KH - 1 beserta
dokumen
kelengkapannya kepada kelapa Kepala Seksi/Pejabat yang ditunjuk untuk menangani Karantina Hewan; 1.1.3. Kepala Seksi/Pejabat yang ditunjuk untuk menangani karantina atas nama Kepala Kepala BKP Kelas II Medan menerbitakan Surat Tugas (KH-2); 1.1.4.
Kepala
Seksi/Pejabat
yang
ditunjuk
yang
ditunjuk untuk
menangani menyerahkan surat tugas (KH-2) kepada Pejabat Fungsional medik Veteriner dan Paramedik Veteriner; 1.1.5.
Pejabat
fungsional
melaksanakan
tindakan
karantina
berdasarkan surat tugas; 1.1.6. Pejabat
fungsional
menyampaikan
hasil
tindakan karantina
kepada Kepala Seksi ; 1.1.7.
Kepala
Seksi/Pejabat
yang ditunjuk menerima laporan hasil
tindakan karantina dan disposisi untuk dilakukan tindakan karantina selanjutnya; 1.1.8. Pejabat fungsional Medik Veteriner menerbitkan sertifikat keehatan hewan (KH-9), sertifikat Sanitasi Produk Hewan (KH-10) atau sertifikat benda lain (KH-11) atau sertifikat pelepasan karantina hewan (KH-12) dan menyerahkan kepada Kepala Seksi/Pejabat yang ditunjuk ; 1.1.9.
Berdasarkan sertifikat
KH-9, KH-10, KH-11, KH-12, bendahara
penerima menerbitkan kuitansi sebagai bukti pengguna jasa
15
dalam proses pengambilan sertifikat karantina (KH-9. KH-10, KH-11,KH-12); 1.1.10. Kepala Seksi/Pejabat yang ditunjuk
menyerahkan
sertifikat
karantina (KH-9. KH-10,KH-11,KH-12) kepada pengguna jasa setelah pengguna jasa menunjukan bukti pembayaran PNBP.
1.2. Prosedur tindakan dokumen keluar ( Ekspor dan Keluar Domestik) 1.2.1. Pengguna jasa mengajukan permohonan pemeriksaan karantina (KH-1) terhadap hewan secara online atau manual beserta dokumen kelengkapannya ditujukan kepada Kepala BKP Kelas II Medan melalui petugas penerimaan dokumen (pendok); 1.2.2. Petugas
pendok
menyerahkan KH - 1 beserta dokumen
kelengkapannya kepada kepala Seksi Karantina Hewan; 1.2.3
Kepala Seksi/Pejabat yang ditunjuk karantina atas nama Kepala Balai menerbitkan Surat Tugas (KH-2);
1.2.4
Kepala Seksi/Pejabat yang ditunjuk menyerahkan surat tugas (KH-2)
kepada
Pejabat
Fungsional
medik
Veteriner
dan
Paramedik Veteriner; 1.2.5. Pejabat fungsional melaksanakan tindakan karantina berdasarkan surat tugas ; 1.2.6. Pejabat fungsional menyampaikan hasil tindakan karantina kepada Kepala Seksi/Pejabat yang ditunjuk; 1.2.7.
Kepala
Seksi/Pejabat
yang ditunjuk menerima laporan hasil
tindakan karantina dan disposisi untuk dilakukan tindakan karantina selanjutnya; 1.2.8.
Pejabat
fungsional
Medik
Veteriner
menerbitkan sertifikat
keehatan hewan (KH-9), sertifikat Sanitasi Produk Hewan (KH-10) atau sertifikat benda lain (KH-11) atau sertifikat pelepasan karantina hewan (KH-12) dan menyerahkan kepada seksi pelayanan operasional; 1.2.9. Berdasarkan sertifikat KH-10/KH-11/KH-12, bendahara penerima menerbitakan kuitansi sebagai bukti pengguna jasa dalam proses pengambilan sertifikat karantina (KH-9. KH-10,KH-11,KH-12);
16
1.2.10. Kepala
Seksi/Pejabat
karantina
yang ditunjuk menyerahkan
sertifikat
(KH-9.KH-10,KH-11,KH-12) kepada pengguna jasa
setelah pengguna jasa menunjukan bukti pembayaran PNBP.
3 Prosedur Pelayanan Dokumen Karantina Tumbuhan (Phytosanitary certificate)
2.1. Prosedur tindakan dokumen masuk ( Impor dan Masuk Domestik) 2.1.1. Pengguna jasa mengajukan permohonan pemeriksaan karantina (SP-1) atau lembar aju secara online atau manual beserta dokumen kelengkapannya ditujukan kepada Kepala Balai melalui petugas penerimaan dokumen (pendok); 2.1.2. Petugas
pendok
menyerahkan
SP - 1 beserta dokumen
kelengkapannya kepada kelapa Bidang Karantina Tumbuhan; 2.1.3.
Kepala
Seksi/Pejabat
yang ditunjuk atas nama Kepala Balai
Kelas II Medan menerbitkan Surat Tugas (DP-1); 2.1.4.
Kepala Seksi/Pejabat yang ditunjuk Tumbuhan menyerahkan surat tugas (DP-1) kepada Pejabat Fungsional Pengendali Organisme Penggangu Tumbuhan (POPT) untuk melakukan pemeriksaan administratif (Kelengkapan, Kebenaran isi dan keabsahan dokumen Persyaratan);
2.1.5.
Pejabat
fungsional
POPT
melaksanakan Pemeriksaan
Administratif
dan menerbitkan Laporan Hasil Pemeriksaan
Administratif
(DP-5)
dan
menyampaikan
kepada
Kepala
Seksi/Pejabat yang ditunjuk; 2.1.6. Berdasarkan Rekomendasi DP-5, Pejabat Fungsional menerbitkan Surat Persetujuan Pelaksanaan Tindakan Karantina Tumbuhan (KT-2); 2.1.7. Pejabat
fungsional
POPT
melaksanakan tindakan karantina
berdasarkan surat tugas (DP-1); 2.1.8. Pejabat
fungsional POPT melakukan Pemeriksaan Kesehatan
terhadap MP-OPT/OPTK/OPTP tingkat Lapang dan Laboratorium serta menerbitkan Laporan Hasil pelaksanaan /Pengawasan Pemeriksaan Fisik /Kesehatan (DP-7); 17
2.1.9. Pejabat
fungsional
menyampaikan hasil
tindakan karantina
kepada Kepala Kepala Seksi/Pejabat yang ditunjuk; 2.1.10. Kepala Seksi/Pejabat yang tindakan
karantina
ditunjuk menerima laporan hasil
dan disposisi untuk dilakukan tindakan
karantina selanjutnya; 2.1.11.
Berdasarkan Fungsioal
rekomendasi
Pengendali
pada
Organisme
DP - 7
Pengganggu
Pejabat Tumbuhan
(POPT) menerbitkan Sertifikat Pelepasan Karantina Tumbuhan (KT-9) dan menyerahkan kepada seksi pelayanan operasional; 2.1.12.
Berdasarkan
sertifikat
KT-9
bendahara
penerima
menerbitakan kuitansi sebagai bukti pengguna jasa membayar Penerimaan
Negara
Bukan
Pajak
(PNBP)
dalam
proses
pengambilan sertifikat Pelepasan karantina (KT-9); 2.1.13. Kepala
Seksi/Pejabat yang ditunjuk menyerahkan
sertifikat
Pelepasan karantina (KT-9) kepada pengguna jasa setelah pengguna jasa menunjukan bukti pembayaran PNBP.
2.2. Prosedur tindakan dokumen keluar ( Ekspor dan Keluar Domestik) 2.2.1. Pengguna jasa mengajukan permohonan pemeriksaan karantina (SP-1) atau lembar aju secara online atau manual beserta dokumen kelengkapannya ditujukan kepada Kepala Balai Kelas II Medan melalui petugas penerimaan dokumen (pendok); 2.2.2. Petugas
pendok
menyerahkan SP - 1 beserta
kelengkapannya kepada Kepala
dokumen
Seksi/Pejabat yang ditunjuk
Karantina Tumbuhan; 2.2.3.
Kepala Seksi/Pejabat yang ditunjuk karantina Tumbuhan atas nama Kepala Kepala Balai Kelas II Medan menerbitakan Surat Tugas (DP-1);
2.2.4.
Kepala
Seksi/Pejabat yang ditunjuk menyerahkan surat tugas
(DP-1) kepada Pejabat Fungsional Pengendali Organisme Penggangu Tumbuhan (POPT) untuk melakukan pemeriksaan administratif dokumen
(Kelengkapan, Persyaratan)
Kebenaran
dan
isi
menerbitkan
dan
keabsahan
Laporan
Hasil
18
Pemeriksaan Administratif (DP-5)
dan menyampaikan kepada
Kepala Seksi/Pejabat yang ditunjuk; 2.2.5. Pejabat
fungsional
POPT melaksanakan tindakan karantina
berdasarkan surat tugas (DP-1); 2.2.6. Pejabat fungsional POPT melakukan Pemeriksaan Kesehatan terhadap MP-OPT/OPTK/OPTP tingkat Lapang dan Laboratorium serta menerbitkan Laporan Hasil pelaksanaan /Pengawasan Pemeriksaan Fisik /Kesehatan (DP-7); 2.2.7. Pejabat fungsional menyampaikan hasil tindakan karantina kepada Kepala Seksi/Pejabat yang ditunjuk; 2.2.8. Kepala
Seksi/Pejabat yang ditunjuk menerima laporan hasil
tindakan karantina dan disposisi untuk dilakukan tindakan karantina selanjutnya; 2.2.9. Pejabat fungsional POPT menerbitkan Phytosanitary certificate (KT.10) dan Sertifikat Karantina Tumbuhan Antar Area (KT.12) dan menyerahkan kepada seksi pelayanan operasional; 2.2.10. Berdasarkan
sertifikat
KT-10 / KT-12, bendahara penerima
menerbitakan kuitansi sebagai bukti pengguna jasa dalam proses pengambilan sertifikat karantina (KT-10, KT-12); 2.2.11. Kepala
Seksi/Pejabat yang ditunjuk menyerahkan
Phytosanitary
certificate
(KT.10)
dan
Sertifikat
sertifikat Karantina
Tumbuhan Antar Area (KT.12) kepada pengguna jasa setelah pengguna jasa menunjukan bukti pembayaran PNBP.
19
2.5
Tanggung Jawab Kepala BKP Kelas II Medan
2.5.1
Komitmen Manajemen
Kepala BKP Kelas II Medan memberi bukti komitmennya pada penyusunan dan implementasi sistem manajemen pelayanan serta perbaikan berkesinambungan keefektifannya dengan : a. Menginstruksikan
ke
seluruh
personel
pentingnya
memenuhi
persyaratan yang ditetapkan; b. Menetapkan kebijakan pelayanan; c.
Memastikan penetapan sasaran pelayanan setiap tahun;
d. Melakukan tinjauan manajemen minimal satu tahun sekali; dan e. Memastikan tersedianya sumber daya manusia, sarana prasarana dan anggaran.
2. 5.2 Fokus Pada Pelayanan Masyarakat 2.5.2.1 Kepala BKP Kelas II Medan memastikan persyaratan pelayanan ditetapkan
dan
dipenuhi dengan sasaran untuk meningkatkan
kepuasan pelayanan pengguna jasa. 2.5.2.2. BKP Kelas II Medan menyediakan akses elektronik untuk kemudahan dan kelancaran memperoleh
informasi yang diperlukan
terkait
pelayanan karantina, regestrasi dan keperluan lain. 2.5.2.3. BKP Kelas II Medan melakukan survey untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan melalui kegiatan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM), dan kotak pengaduan. Hasil umpan balik dari pelanggan, dilakukan analisis dan dipergunakan sebagai bahan masukan untuk perbaikan efektifitas sistem manajemen mutu. Pelaksanaan kegiatan IKM dilakukan minimal sekali dalam setahun, sedangkan kolom pengaduan dapat diakses setiap saat.
20
2.5.3 Kebijakan Pelayanan Publik Kepala BKP Kelas II Medan memastikan kebijakan pelayanan antara lain : a.
Sesuai dengan sasaran pelayanan;
b.
Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen pelayanan;
c.
Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran pelayanan;
d.
Dikomunikasikan dan dipahami; dan
e.
Ditinjau terus menerus
2. 5.4
Perencanaan
2. 5.4.1. Sasaran Pelayanan Pengguna Jasa Kepala BKP Kelas II Medan
memastikan
sasaran
pelayanan
memenuhi persyaratan pelayanan yang ditetapkan. Sasaran pelayanan bersifat terukur dan konsisten dengan kebijakan pelayanan.
2.5.4.2. Perencanaan Sistem Manajemen Pelayanan Kepala BKP Kelas II Medan memastikan : 1)
Perencanaan
sistem
manajemen
pelayanan
dilaksanakan
sesuai
persyaratan yang ditetapkan; 2)
Integritas sistem manajemen pelayanan dipelihara dengan memberi revisi dokumen, pada sistem manajemen pelayanan yang direncanakan dan implementasinya.
2.5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Kepala BKP Kelas II Medan memastikan tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan diinstruksikan ke seluruh personel yang terlibat dalam penyelenggaraan pelayanan.
21
2.5.5.1.
Kompetensi pelaksana Kepala BKP Kelas II Medan menetapkan :
1)
Kompetensi personel yang melaksanakan pekerjaan sesuai dengan persyaratan;
2)
Pelaksanaan pelatihan untuk pemeliharaan dan peningkatan kompetensi (PP.5.5.1.);
3)
Penilaian keefektifan evaluasi kompetensi personel;
4)
Personel yang relevan untuk pencapaian sasaran pelayanan; dan
5)
Pemeliharaan rekaman s esuai pendidikan, pelatihan, k eterampilan dan pengalaman (PP.5.5.1).
2.5.5.2.Jaminan
pelayanan
dilaksanakan
yang
memberikan
kepastian
pelayanan
sesuai dengan standar pelayanan;
BKP Kelas II Medan memberikan Jaminan kepastian pelayanan setelah pengguna jasa memenuhi beberapa ketentuan yang dipersyaratkan di bidang perkarantinaan
dan
ketentuan
persyaratan
lainnya
sesuai
peraturan
perundang-undangan. BKP Kelas II Medan memberikan jaminan kepastian pelayanan terhadap pengguna jasa yang memenuhi ketentuan persyaratan : 1)
Dilengkapi Sertifikat Kesehatan dari negara asal dan negara transit;
2)
Melalui tempat-tempat pemasukan yang telah ditetapkan;
3)
Dilaporkan dan diserahkan kepada petugas karantina ditempat-tempat pemasukan; dan
4)
Memenuhi prosedur, waktu dan biaya yang ditetapkan.
Penetapan perhitungan dimulainya waktu pelayanan administrasi serta diberikan tanda bukti cap pengesahan dan tanda tangan verifikator pada form penerimaan dokumen. Penetapan perhitungan dimulainya waktu pelayanan teknis dihitung sejak media pembawa diserahkan kepada petugas karantina untuk dilakukan pemeriksaan fisik, kesehatan dan laboratorium yang diperlukan serta diberikan tanda bukti cap pengesahan dan tanda tangan petugas karantina pada form pemeriksaan fisik dan hasil uji laboratorium yang dipersyaratkan.
22
BKP Kelas II Medan memberikan pelayanan untuk : 1)
Pelayanan Administrasi Dokumen Penetapan pelayanan administrasi dokumen perhitungannya dimulai waktu penyerahan dokumen yang dipersyaratkan lengkap, dan absah serta diberikan tanda bukti cap pengesahan dan tanda tangan verifikator pada form penerimaan dokumen KH (form. pengesahan kelengkapan dokumen) dan untuk KT form DP-5 (Hasil Pemeriksaan Administrasi)
2)
Pelayanan Teknis Karantina Penetapan pelayanan teknis karantina perhitungannya dimulai waktu sejak media pembawa diserahkan kepada petugas karantina untuk dilakukan pemeriksaan fisik, kesehatan dan laboratorium yang diperlukan serta diberikan tanda bukti cap pengesahan dan tanda tangan petugas karantina pada form pemeriksaan fisik dan hasil uji laboratorium yang dipersyaratkan
untuk KH (form. pengesahan pelayanan tindakan
karantina) dan Untuk KT form DP-7 (Hasil Pemeriksaan Fisik).
23
2.5.5.3 Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan dalam bentuk komitmen untuk memberikan rasa aman, bebas dari bahaya, dan risiko keragu-raguan;
BKP Kelas II Medan menyediakan sarana prasarana yang memastikan pemberian jaminan keamanan dan keselamatan kepada pengguna jasa dengan suasana rasa aman, bebas dari bahaya dan risiko gangguan serta kenyamanan dalam beraktifitas dari pelayanan yang diperoleh . BKP Kelas II Medan menyediakan fasilitas untuk keamanan, kenyamanan dan keselamatan, antara lain : 1)
Petugas keamanan;
2)
Petugas pelayanan informasi;
3)
Sarana dan prasarana yang digunakan dalam rangka pelayanan tidak membahayakan Pengguna Jasa;
4)
Kontrol akses masuk dan keluar setiap individu;
5)
Sarana peralatan dan obat P3K;
6)
Ruang pelayanan yang bersih dan rapi;
7)
Ruang informasi (Customer service);
8)
Sarana parkir;
9)
Pengaturan parkir.
2.5.6 Tinjauan Manajemnen 2.5.6.1.
Umum Kepala BKP Kelas II Medan menetapkan peninjauan sistem
manajemen pelayanan, pada periode minimal satu tahun sekali, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan pelayanan. Pelaksanaan tinjauan
dilakukan meliputi
penilaian
peluang perbaikan,
koreksi dan
peningkatan pada sistem manajemen pelayanan.
24
2.5.6.2.
Masukan untuk tinjauan manajemen Kepala BKP Kelas II Medan menetapkan bahan masukan untuk
melakukan tinjauan manajemen minimal mencakup informasi : 1) Hasil audit; 2) Umpan balik masyarakat; 3) Kinerja proses dan kesesuaian pelayanan; 4) Status tindakan preventif dan tindakan korektif; 5) Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu; 6) Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen pelayanan; 7) Saran - saran untuk perbaikan.
2.5.6.3.
Keluaran dari tinjauan manajemen Keluaran dari tinjauan manajemen mencakup keputusan dan
tindakan yang berkaitan dengan: 1) Perbaikan pada keefektifan sistem manajemen pelayanan dan proses prosesnya; 2) Perbaikan pada pelayanan berkaitan dengan persyaratan pelayanan; 3) Sumber daya yang diperlukan
25
2.6.
Penyediaan sumber daya alam
2.6.1 Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas Kepala BKP Kelas II Medan menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan pelayanan. Prasarana mencakup antara laian : a) Kapasitas ruang pelayanan disesuaikan dengan jumlah pengguna jasa yang secara rutin mendapatkan pelayanan; b) Ruang kerja dan peralatan yang dibutuhkan diupayakan untuk kenyamanan dan keamanan serta menjamin terpeliharanya kesehatan petugas pelayanan; c) Tersedia jumlah dan jenis yang cukup serta terpeliharnya peralatan seperti komputer dan program aplikasinya, genset sesuai dengan kapasitas yang diperlukan untuk memastikan proses pelayanan berjalan dengan mudah, cepat dan lancar; d) Tersedianya area dan sarana internet, pelayanan penggandaan, telekomunikasi.
2.6.2 Jumlah Pelaksana BKP Kelas II Medan menyediakan petugas pelayanan di 3 (tiga) lokasi Unit Pelayanan yaitu di Unit Pelayanan I (BKP Medan), Unit Pelayanan II Kantor POS Medan dan Unit Pelayanan Terminal Bandara Kuala Namu. Jumlah personel yang tersedia masih terbatas sehingga personel yang ada memberi pelayanan melebihi beban volume kepastian
kelancaran,
kemudahan
frekuensi pelayanan dan
penyelenggaraan
pelayanan
dapat
dipenuhi. Penetapan pelaksana telah sesuai dengan jenis dan kompetensi proses tahapan pelayanan namun jumlah personel masih perlu ditingkatkan. Penetapan personel dilakukan melalui identifikasi jenis, tahapan dan jumlah aktifitas pelayanan berdasarkan analisis beban kerja sesuai dengan kualifikasi aktifitas pelayanan seperti aktifitas petugas fungsional MV, PMV, POPT Ahli dan POPT trampil dan petugas fungsional umum seperti pengadminstrasi keuangan (Penerimaan Negara Bukan Pajak), penghimpun dan pengolah data.
26
A. Kompetensi Pelaksana Dalam rangka pelayanan tindakan karantina hewan dan tumbuhan BKP Kelas II Medan didukung tenaga teknis dan administrasi.
Tenaga teknis
pelaksanaan tindakan karantina terdiri dari: 1. Karantina hewan Medik Veteriner Pertama, Medik Veteriner Muda, Medik Veteriner Madya dan Medik Veteriner Utama. Paramedik Veteriner Pemula, Paramedik Veteriner Pelaksana, Paramedik Veteriner Pelaksana Lanjutan dan Paramedik Veteriner Penyelia. 2. Karantina tumbuhan POPT Ahli Pertama, POPT Ahli Muda dan POPT Ahli Madya POPT Terampil Pemula, POPT Terampil Pelaksana dan POPT Terampil Pelaksana Lanjutan dan POPT Terampil Penyelia. 3. Pengawas Mutu Hasil Pertanian (PMHP) PMHP Ahli Pertama, PMHP Ahli Muda dan PMHP Ahli Madya PMHP Terampil Pemula, PMHP Terampil Pelaksana, PMHP Terampil Pelaksana Lanjutan dan PMHP Terampil Penyelia. 4. Tenaga Administrasi (Fungsional Umum) Adapun tenaga teknis dan administrasi yang memberikan pelayanan di BKP Kelas II Medan memiliki kompetensi pelaksana sebagaimana dalam tabel di bawah ini: 1.a. Kompetensi Pelaksana Tindakan Karantina Hewan No.
JENJANG JABATAN
1. 2. 3. 4.
Medik Medik Medik Medik
Veteriner Veteriner Veteriner Veteriner
Pertama Muda Madya Utama
JUMLAH PERSONEL -
4 Orang
27
1.b. Kompetensi Pelaksana Tindakan Karantina Hewan No.
JENJANG JABATAN
1. 2. 3. 4.
Paramedik Paramedik Paramedik Paramedik
Veteriner Veteriner Veteriner Veteriner
JUMLAH PERSONEL Pemula Pelaksana Pelaksana Lanjutan Penyelia
-
2 Orang
5 Orang-
2. Kompetensi Pelaksana Tindakan Karantina Tumbuhan No.
JENJANG JABATAN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
POPT POPT POPT POPT POPT POPT POPT
JUMLAH PERSONEL
Ahli Pertama Ahli Muda Ahli Madya Terampil Pemula Terampil Pelaksana Terampil Pelaksana Lanjutan Terampil Penyelia
-
3 6 4 3 1 4
Orang Orang Orang Orang Orang Orang
3. Kompetensi Pelaksana PMHP No.
JENJANG JABATAN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
PMHP PMHP PMHP PMHP PMHP PMHP PMHP
JUMLAH PERSONEL
Ahli Pertama Ahli Muda Ahli Madya Terampil Pemula Terampil Pelaksana Terampil Pelaksanan Lanjutan Terampil Penyelia
-
3 Orang
4. Kompetensi Personel Laboratorium Karantina Hewan No.
NAMA PERSONEL
BIDANG KOMPETENSI
1. 2.
Drh. Wiwin Winarni Drh. Juli Wahyuni
Virus Biomolekuler
5. Kompetensi Personel Laboratorium Karantina Tumbuhan No.
NAMA PERSONEL
BIDANG KOMPETENSI
1. 2. 3.
Dra. Mesrahati,Ir.Suwandi Ummu Umaroh SP Ir. Dolok Nababan
Biomolekuler Mikologi Entomologi/Gulma
28
B.
Jumlah Pelaksana
1. Pejabat Struktural
: 4 Orang
2. Fungsional Karantina Hewan a. Medik Veteriner
: 5 Orang
b. Paramedik Veteriner
: 7 Orang
3. Fungsional Karantina Tumbuhan a. Pengendali Organisme Pengganggu Tumbuhan Ahli
: 13 Orang
b. Pengendali Organisme Pengganggu Tumbuhan Terampil
: 8 Orang
4. Fungsional Umum a. Bendahara Penerima
: 1 Orang
b. Bendahara Pengeluaran
: 1 Orang
c. SAI
: 1 Orang : 1 Orang
d. SIMAK BMN e. Administrasi
: 1 Orang
2.6.3 Lingkungan BKP Kelas II Medan menyediakan sarana prasarana ruangan dan lingkungan kerja yang diperlukan untuk memberikan rasa aman, bebas dari bahaya
dan
risiko
gangguan.
Pengelolaan
kondisi
lingkungan
kerja
memastikan terhadap kondisi bebas dari suara gaduh, suhu dan kelembapan, pencahayaan yang cukup.
29
2. 7.
Realisasi pelayanan
2.7.1 Perencanaan realisasi pelayanan BKP Kelas II Medan merencanakan dan
mengembangkan proses
realisasi tahapan pelayanan dapat berjalan dengan baik, mudah dan lancar mulai
dari
penerimaan
dokumen
sampai
dilakukan
pembebasan.
Perencanaan realisasi pelayanan tersebut dilaksanakan secara konsisten dengan memenuhi persyaratan dalam sistem manajemen pelayanan. BKP Kelas II Medanmenetapkan rencana proses tahapan pelayanan untuk : a. Terpenuhinya sasaran dan persyaratan pelayanan bagi pengguna jasa; b. Penyediaan
sumber
daya
khusus
dalam
proses
pelayanan
dan
penanganan dokumen; c.
Terlaksananya kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran;
d. Tersedianya rekaman terdokumentasi yang memastikan bukti proses realisasi dan pelayanan yang dihasilkan memenuhi persyaratan.
2.7.2. Proses yang berkaitan dengan pelayanan pengguna jasa 2.7.2.1.Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan Kepala BKP Kelas II Medan menetapkan persyaratan pelayan berdasarkan pertimbangan dan kesepakatan pengguna jasa, asosiasi atau pemerintah daerah : 1)
Persyaratan yang disepakati bersama pengguna jasa dalam persyaratan penyerahan dan kegiatan pasca pelayanan, seperti pendistribusian media pembawa tidak sesuai dengan peruntukkan (kulit industri untuk pangan);
2)
Persyaratan untuk memastikan tujuan kepentingan pemerintah dan masyarakat secara luas sehingga tidak terjadi kerugian ekonomi atau dampak sosial di masyarakat seperti pemasukan produk hortikultura distribusi pada area produsen saat panen raya (contoh : bawang merah);
30
3)
Persyaratan y a n g
ditambahkan
karena
adanya
peraturan
perundang-undangan yang diterapkan terhadap pelayanan, seperti : Peraturan Gubernur Bali terhadap pelarangan masuk dan keluarnya Hewan Penular Rabies (HPR) ke dan dari Pulau Bali dan Peraturan Gubernur Papua tentang Pelarangan Masuknya Tanaman Pisang ke wilayah Papua; 4)
Persyaratan tambahan yang dipersyaratkan yang wajib dipenuhi.
2.7.2.2. Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan BKP Kelas II Medan melakukan peninjauan persyaratan berkaitan dengan pelayanan. BKP Kelas II Medan melakukan Tinjauan sebelum komitmen pada pemberian pelayanan kepada pengguna jasa (misalnya : fumigasi, melakukan sub kontrak pengujian dan jasa kepada pihak ketiga setelah mendapat persetujuan dari pengguna jasa). BKP Kelas II Medan memastikan : 1)
Persyaratan pelayanan ditentukan dan disepakati;
2)
Persyaratan
kontrak
yang
berbeda
diselesaikan terlebih dahulu
sebelum pelaksanaan; dan 3)
Pihak
ketiga
memiliki kemampuan memenuhi persyaratan yang
ditentukan dengan sertifikat akreditasi kompetensi. Untuk memastikan pelayanan yang disepakati, BKP Kelas II Medan menyediakan formulir kesepakatan untuk ditandatangani pihak pengguna jasa. Setiap perubahan persyaratan pelayanan, BKP Kelas II Medan memastikan dokumen perubahan relevan dan dipahami oleh personel yang terkait. Tinjauan resmi mencakup informasi pelayanan yang terdapat pada katalog, website, iklan dan media digital lainnya.
31
2.7.2.3. Komunikasi masyarakat BKP Kelas II Medan menyusun, menetapkan dan menerapkan pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan pengguna jasa berkaitan dengan : 1) Informasi pelayanan; 2) Pertanyaan, penanganan kontrak atau pesanan, termasuk perubahan; 3) Umpan balik pengguna jasa, termasuk keluhan masyarakat.
2.7.3 Produk Layanan Produk layanan BKP Kelas II dikaitkan dengan jenis kegiatan dalam penyelenggaraan pemberian pelayanan, seperti permohonan KH-5, KH-7 sampai dengan KH-12, penolakan, pemusnahan, penahanan, perlakuan, NNC, SP- 7. Produk layanan ini memperhatikan terhadap pelayanan yang berkaitan dengan kategorisasi risiko media pembawa. Pemberian pelayanan dalam penetapan Instalasi Karantina Hewan dan Instalasi Karantina Tumbuhan dikeluarkan produk layanan berupa rekomendasi. Pemberian pelayanan terhadap pengujian laboratorium berupa sertifikat/laporan hasil uji laboratorium. Produk layanan BKP Kelas II Medan berupa Sertifikat Karantina sebagai hasil pelaksanaan tindakan karantina hewan, karantina tumbuhan dan pengawasan keamanan hayati hewani dan nabati meliputi : a. Pelayanan karantina hewan, terdiri dari : 1) Sertifikat Kesehatan Hewan (KH-9); 2) Sertifikat Pelepasan Karantina Hewan (KH-12). b. Pelayanan karantina produk hewan, terdiri dari : 1) Sertifikat Sanitasi Produk Hewan (KH-10); 2) Surat Keterangan Benda Lain (KH-11); 3) Sertifikat Pelepasan Karantina Hewan (KH-12). c. Pelayanan karantina Benih/bibit tumbuhan, terdiri dari : 1) Sertifikat pelepasan karantina tumbuhan (KT-9); 2) Phytosanitary certificate (KT-10); 3) Sertifikat Karantina Tumbuhan Antar Area (KT-12). 32
d. Pelayanan karantina hasil tumbuhan, terdiri dari : 1) Sertifikat Pelepasan Karantina Tumbuhan/Keamanan PSAT (KT-9); 2) Phytosanitary Certificate (KT-10); 3) Sertifikat Karantina Tumbuhan Antar Area (KT-12). 2.7.4. Jangka waktu penyelesaian BKP Kelas II Medan menyusun, menetapkan, dan menerapkan Standar Waktu Pelayanan. BKP Kelas II Medan dalam menyusun standar waktu pelayanan mengikutsertakan pengguna jasa dan pihak terkait serta mengacu pada ketentuan teknis yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pengguna jasa dan pihak terkait yang mewakili dalam penetapan standar waktu pelayanan merupakan penerima manfaat Pelayanan baik secara langsung maupun tidak langsung dan/atau komunitas yang diwakili tokoh masyarakat, akademisi, dunia usaha, organisasi profesi, dan/atau lembaga swadaya masyarakat. BKP Kelas II Medan menetapkan jumlah pengguna jasa dan pihak terkait dengan memperhatikan integritas, kompetensi, dan kepedulian di bidang pelayanan. BKP Kelas II Medan menyusun Standar Waktu Pelayanan dengan mengikut sertakan pengguna jasa dan pihak terkait selaras dengan kemampuan BKP Kelas II Medan dengan kebutuhan masyarakat dan kondisi lingkungan. Kemampuan BKP Kelas II Medan meliputi antara lain : a.
Dukungan
pendanaan
yang
dialokasikan
untuk
penyelenggaraan
pelayanan; b.
Pelaksana yang bertugas menyelenggarakan pelayanan dari segi kualitas maupun kuantitas; dan
c.
Sarana,
prasarana,
dan/atau
fasilitas
yang
digunakan
untuk
menyelenggarakan pelayanan. Hasil pembahasan Standar waktu Pelayanan dituangkan dalam berita acara penyusunan Standar Pelayanan dilampiri daftar hadir peserta rapat. Standar Pelayanan yang telah dibahas dipublikasikan oleh BKP Kelas II Medan kepada 33
pengguna jasa paling lama 5 (lima) hari kerja sejak ditandatangani berita acara penyusunan Standar Pelayanan untuk mendapatkan tanggapan atau masukan. Pengguna jasa atau Pihak Terkait dapat mengajukan tanggapan atau masukan terhadap perubahan Standar waktu Pelayanan paling lama 7 (tujuh) hari kerja sejak dipublikasikan. BKP Kelas II Medan memperbaiki Standar Waktu Pelayanan berdasarkan tanggapan atau masukan paling lama 14 (empat belas) hari sejak batas akhir pengajuan tanggapan atau masukan dari pengguna jasa atau Pihak Terkait. Standar Waktu Pelayanan yang telah diperbaiki selanjutnya ditetapkan oleh BKP Kelas II Medan menjadi Standar waktu Pelayanan. Waktu penyelesaian pelayanan adalah waktu yang diukur menyelesaikan dokumen persyaratan dan pelaksanaan tindakan karantina serta Pengujian Laboratorium. Standar Waktu Pelayanan Minimum (SPM) terdiri dari : a. SPM untuk Penyelesaian Dokumen; b. SPM Tindakan Karantina; c. SPM
Pengujian
Laboratorium
(yang
memerlukan
pengujian
laboratorium). Standar Waktu Pelayanan ditentukan berdasarkan kategori jenis Media Pembawa yang tergolong dalam Low Risk, Medium Risk dan High Risk. Standar Waktu Pelayanan berdasarkan kategori jenis media pembawa tersebut. Penetapan standar waktu pelayanan minimum dilaksanakan dengan melibatkan pelanggan dan pihak terkait. (standar waktu pelayanan minimum dimasing-masing Unit Pelayanan Teknis Karantina dapat berbeda waktu sesuai dengan kondisi sumber daya manusia dan sarana prasarana yang dimiliki). BKP Kelas II Medan telah menetapkan standar waktu pelayanan minimum yang dapat dilihat pada lampiran atau pada konter pelayanan dan dapat diakses melalui web site BKP Kelas II Medan
34
2.7.5. Biaya /tarif pelayanan Pengenaan PNBP berdasarkan Peraturan Pemerintah No.48 tahun 2012 tentang Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku di Lingkungan Kementerian Pertanian. Dalam hal pemberlakuan perubahan biaya/tarif pelayanan yang belum mendapatkan persetujuan dalam peraturan pemerintah harus menggunakan biaya/tarif pelayanan yang masih berlaku.
2.7.6 Maklumat pelayanan Maklumat Pelayanan merupakan pernyataan kesanggupan BKP kelas II Medan dalam menyelenggarakan pelayanan sesuai dengan standar yang disepakati dan adanya tindak lanut atas ketidakpuasan pengguna jasa terhadap pelayanan yang diberikan.
MAKLUMAT PELAYANAN : “Dengan ini kami menyatakan sanggup menyelenggarakan pelayanan sesuai dengan standar pelayanan yang ditetapkan serta siap menerima sanksi untuk setiap pengaduan yang tidak ditindaklanjuti sesuai peraturan perundangan”
2.7.7
Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran BKP Kelas II Medan menetapkan pemantauan dan pengukuran
pelayanan menggunakan peralatan pemantau dan pengukur untuk memastikan kesesuaian pelayanan terhadap persyaratan yang ditetapkan. BKP Kelas II Medan menetapkan proses pemantauan dan pengukuran dilakukan secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran. Pengendalian peralatan yang digunakan untuk pemantauan dan pengukuran pelayanan dilakukan terhadap akurasi fungsinya sebagai alat ukur penentuan standar pelayanan. Alat-alat yang bersifat pengukuran (berat, suhu, volume, kelembaban, konsentrasi, kebocoran), untuk memastikan keabsahan hasil dilakukan : a. Kalibrasi atau verifikasi atau keduanya pada periode waktu satu tahun sekali, sebelum dipakai, (standar pengukuran tertelusur ke standar pengukuran internasional atau nasional); 35
b. Pengaturan akurasi alat; c.
Identifikasi, pencatatan dalam kartu control, dan pemberian stiker pada peralatan untuk status kalibrasinya;
d. Pencegahan
terhadap
kerusakan dan penurunan fungsi selama
penanganan, perawatan dan penyimpanan. Selain itu , BKP Kelas II Medan menilai dan
merekam keabsahan hasil
pengukuran dan melakukan tindakan untuk memenuhi persyaratan maka melakukan tindakan yang diperlukan pada peralatan. Perangkat pengolah data
yang
dipakai
dalam
pemantauan
dan
pengukuran
persyaratan
pelayanan memenuhi akurasi pengukuran .
36
2.8.
Pengukuran, analisis, dan perbaikan
2.8.1 Umum
BKP Kelas II Medan merencanakan dan mengimplementasikan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan untuk : a. Memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan pelayanan; b. Memastikan kesesuaian sistem manajemen pelayanan; a. Terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen pelayanan publik. Pelaksanaan pemantauan dan pengukuran pelayanan dilakukan dengan metode teknik statistik dan metode lain yang relevan. 2.8.2. Penanganan pengaduan, saran, dan masukan Pengikutsertaan
Masyarakat
dalam
menyelenggarakan
Pelayanan
Publik disampaikan dalam bentuk masukan, tanggapan, laporan, dan/atau pengaduan terhadap penyelenggaran pelayanan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan atau melalui media massa. BKP Kelas II Medan wajib memberikan informasi kepada pengguna jasa mengenai tindak lanjut penyelesaian masukan, tanggapan, laporan, dan/atau pengaduan oleh pengguna jasa. Pengguna jasa atau pihak terkait yang mengajukan tanggapan atau masukan tidak puas terhadap perbaikan yang telah dilakukan oleh penyelenggara, dapat melaporkan kepada Ombudsman. Ombudsman menyelesaikan pengaduan keberatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. Penanganan pengaduan mengacu pada Peraturan Menteri Pertanian Nomor 77/Permentan/OT.140/8/2013 tanggal 12 Agustus 2013 tentang pedoman pengelolaan pengaduan masyarakat di lingkungan kementerian pertanian.
Setiap Satuan Kerja BKP Kelas II Medan telah menunjuk dan
menetapkan Pejabat BKP Kelas II Medan, Kepala BKP Kelas II Medan untuk melakukan penanganan dan pengaduan masyarakat (pengguna jasa).
37
Adapun
tugas Pejabat
pengelola pengaduan pada BKP Kelas II Medan
sebagai berikut: 1. Menerima pengaduan masyarakat; 2. Menentukan klasifikasi pengaduan masyarakat; 3. Memverifikasi dan mengklasifikasi atas kebenaran materi pengaduan masyarakat. 4. Menyampaikan pengaduan masyarakat kepada penyelenggara pelayanan publik; 5. Melaksanakan pemantauan penyelesaian pengaduan masyarakat; 6. Memberikan informasi kepada pelapor terhadap hasil penyelesaian pengaduan masyarakat; 7. Menyusun
dan
menyampaikan
laporan
kepada
UPP
pengaduan
masyarakat tingkat Kementerian Pertanian dengan tembusan kepada Kepala Badan Karantina Pertanian; 8. Mendokumentasikan pengaduan masyarakat dan penyelesaiannya.
Dalam memberikan pelayanan kepada pengguna jasa karantina, BKP Kelas II Medan menyediakan fasilitas pengaduan, saran dan masukan dapat disampaikan melalui: 1. Kotak pengaduan (Correction box) 2. Web site http:// www.bkp2medan.go.id 3. Surat elektronik (E-mail) :
[email protected] 4. Telepon / Fax : 061-80024001,80024002,80024003/ 061-80024005 5. Tatap muka (contak person) dengan petugas pengaduan 6. Surat pengaduan
2.8.3. Pengawasan Pelayanan Pembinaan dan pengawasan Pelayanan di lingkungan Badan Karantina Pertanian dilakukan oleh Tim yang ditetapkan oleh Kepala Badan Karantina Pertanian. Pelaksanaan Pembinaan dan pengawasan dilakukan secara periodik minimal 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun.
38
2.8.4. Evaluasi kinerja pelaksana Dalam melakukan evaluasi kinerja pelaksana, BKP Kelas II Medan penyelenggara pelayanan mengacu kepada Permen PAN&RB Nomor 38 Tahun 2012 serta perundangan dan ketentuan lainnya. Selain itu BKP Kelas II Medan dalam mengevaluasi kinerja memperhatikan hasil pelaksanaan pengukuran IKM, IPNBK, SPI dan survei eksternal. Dalam rangka optimalisasi pelayanan, BKP Kelas II Medan melakukan evaluasi penerapan Standar Pelayanan secara berkala setiap 1 (satu) tahun. Hasil
evaluasi
menjadi dasar BKP Kelas II Medan melakukan peninjauan
penyempurnaan Standar Pelayanan. BKP Kelas II Medan menetapkan peninjauan ulang Standar Pelayanan setiap 3 (tiga) tahun sekali. Hasil peninjauan ulang menjadi dasar BKP Kelas II Medan melakukan perubahan Standar Pelayanan. Perubahan Standar Pelayanan dilakukan mengikuti mekanisme yang ditentukan.
2.8.5.
Perbaikan
2.8.5.1. Perbaikan berkesinambungan BKP Kelas II Medan secara terus-menerus melakukan perbaikan keefektifan sistem manajemen pelayanan melalui penerapan kebijakan pelayanan, sasaran pelayanan, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan preventif dan tinjauan manajemen.
2.8.5.2. Tindakan korektif BKP
Kelas
II
Medan
melakukan
tindakan
korektif
dengan
menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan dalam proses realisasi tahapan pelayanan mulai dari penerimaan dokumen sampai dilakukan pembebasan yang terjadi secara berulang. Tindakan korektif dilakukan sesuai dengan faktor ketidaksesuaian yang terjadi. BKP Kelas II Medan menetapkan prosedur tindakan korektif terdokumentasi mencakup : 1)
Peninjauan ketidaksesuaian;
2)
Penetapan penyebab ketidaksesuaian;
39
3)
Penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan ketidaksesuaian tidak terulang;
4)
Penetapan dan penerapan tindakan yang dilakukan;
5)
Rekaman hasil tindakan yang dilakukan; dan
6)
Peninjauan efektifitas tindakan korektif yang dilakukan.
2.8.5.3 Tindakan Pencegahan BKP Kelas II Medan menetapkan tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial, disesuaikan dengan pengaruh masalah potensial itu. BKP Kelas II menetapkan prosedur tindakan pencegahan yang terdokumentasi mencakup: a)
Penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya;
b)
Penialaian kebutuhan akan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian;
c)
Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan;
d)
Rekaman hasil tindakan yang dilakukan ;
e)
Penainjauan efektifitas tindakan preventif yang dilakukan.
40
BAB III PENUTUP Balai Karantina Pertanian Kelas II Medan menyusun dan menetapkan standar pelayanan publik, kemudian mendokumentasikan dan memelihara sistem manajemen pelayanan publik secara dinamis dan berkelanjutan. Penyusunan standar pelayanan publik ditentukan oleh komitmen kepala Balai Karantina Pertanian Kelas II Medan dan seluruh pegawainya.
41
