BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang Penyusunan Rencana Kerja

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Penyusunan Rencana Kerja Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional dan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah bahwa dalam penyelenggaraan Pemerintah Daerah disusun perencanaan pembangunan daerah sebagai satu kesatuan dalam sistem perencanaan pembangunan nasional. Perencanaan pembangunan daerah dimaksud disusun secara berjangka meliputi; (a) Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD) untuk jangka waktu 20 tahun. (b) Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) untuk jangka waktu 5 tahun. (c) Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) untuk jangka waktu 1 tahun. Berkenaan dengan hal tersebut di atas sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD Kota Batam sebagai unsur pelaksana Pemerintah Daerah dalam mengemban suatu tugas dan tanggung jawab dalam rangka membantu pelaksanaan Pemerintahan Daerah di Kota Batam. Dokumen Perencanaan Rencana kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah Sekretariat DPRD Kota Batam Tahun 2015 yang merupakan penjabaran dari Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra SKPD) Sekretariat DPRD Tahun 2011-2016 yang disusun dan direncanakan setiap tahunnya sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD. Sesuai dengan Peraturan Daerah tersebut di atas, kedudukan Sekretariat DPRD Kota Batam merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD, dipimpin oleh seorang Sekretaris secara operasional bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administrasi Sekretaris DPRD berada di

R e n c a n a K e r j a T a h u n 2 0 1 5 S e k r e t a r i a t D P R D K o t a B a t a m

Page 1

bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota Batam melalui Sekretaris Daerah.

Implementasi Undang-Undang nomor 53 Tahun 1999 sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang nomor 13 Tahun 2000 tentang Perubahan

atas

Undang-Undang

Nomor

53

tahun

1999

tentang

Pembentukan Kota Batam yang semula sebagai Kota Administratif Batam statusnya berubah menjadi Daerah Otonom Kota Batam.

Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kota Batam, sebagai unsur pelaksana Pemerintah Daerah dalam mengemban suatu tugas dan tanggung jawab dalam rangka membantu pelaksanaan Pemerintahan Daerah di Kota Batam. Tugas pokok, fungsi dan kewenangan serta struktur organisasi sejalan dengan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah dan berkaitan dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 dan dijabarkan dengan Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 8 Tahun 2007 serta Peraturan Walikota Batam Nomor 62 Tahun 2012 tentang Uraian Tugas dan Fungsi Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kota Batam, dijelaskan bahwa Sekretariat DPRD Kota Batam mempunyai tugas menyelenggarakan Administrasi Kesekretariatan, Administrasi

Keuangan,

Administrasi

Hukum

dan

Persidangan,

Administrasi Humas dan Protokol, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Untuk dapat menjalankan tugas yang telah dibebankan, sesuai dengan Peraturan Walikota Batam Nomor 62 Tahun 2012 dimana dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, Sekretariat DPRD Kota Batam dipimpin oleh seorang Sekretaris DPRD, merupakan unsur pelayanan kepada DPRD


Page 2

yang mempunyai tugas menyelenggarakan Administrasi Kesekretariatan, Administrasi

Keuangan,

Administrasi

Hukum

dan

Persidangan,

Administrasi Humas dan Protokol, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Dalam pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud Sekretariat DPRD dibantu oleh :

1. Bagian Umum Bagian Umum mempunyai fungsi pelaksanaan pengelolaan kepegawaian, rumah

tangga,

administrasi

umum,

perlengkapan

pengelolaan

pengamanan dan lingkungan, menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD, serta memberikan pelayanan teknis administratif dan fungsional. Untuk menyelenggarakan fungsinya Bagian Umum mempunyai tugas : a. menyusun rencana kegiatan Bagian Umum; b. pengkoordinasian perumusan kebijakan umum dan kebijakan teknis Sekretariat DPRD; c. pengkoordinasian pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional Sekretariat DPRD; d. penyiapan bahan dan penatausahaan Sekretariat DPRD; e. pengelolaan keuangan, kepegawaian, surat-menyurat, kearsipan, administrasi umum,

kerumahtanggaan, sarana dan prasarana serta

pengamanan dalam dan lingkungan; f. pelayanan administratif dan fungsional; g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian Umum; dan h. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya.


Page 3

Bagian Umum terdiri dari : 1.1 Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian mempunyai fungsi pelaksanaan

pengelolaan

administrasi

ketatausahaan

dan

kepegawaian, mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD, serta memberikan pelayanan teknis administratif dan fungsional. Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud, Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian; b) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan tata usaha dan kepegawaian; c)

mengelola surat-menyurat dan kearsipan;

d) menganalisis

rencana

kebutuhan,

kualifikasi,

dan

kompetensi pegawai; e)

memberikan pelayanan administrasi kepegawaian;

f)

melaksanakan pengembangan pegawai;

g)

menyelenggarakan analisis jabatan;

h)

mengelola tata usaha kepegawaian;

i)

menganalisis beban kerja;

j)

menyiapkan bahan pembinaan dan kesejahteraan pegawai serta pengawasan melekat;

k) melaksanakan pengkajian kompetensi dan kualifikasi jabatan; l)

menyiapkan bahan evaluasi kinerja pegawai;

m) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang tata usaha dan kepegawaian Sekretariat DPRD; n) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian; dan


Page 4

o) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya.

1.2

Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga mempunyai fungsi pelaksanaan pengelolaan rumah tangga, sarana dan prasarana, perlengkapan dan aset yang diperlukan oleh DPRD dan Sekretariat DPRD.

Untuk

menyelenggarakan

fungsinya,

Sub

Bagian

Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga; b) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pengelolaan urusan rumah tangga, sarana, dan prasarana; c) menyusun analisis rencana kebutuhan sarana dan prasarana; d) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar,

pedoman,

dan

petunjuk

operasional

bidang

perlengkapan, aset dan rumah tangga Sekretariat DPRD; e) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga; dan f)

melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya.

1.3

Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan mempunyai fungsi pelaksanaan bidang pengamanan dalam dan lingkungan Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan;


Page 5

b) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pengamanan dalam dan lingkungan sekretariat DPRD; c) melaksanakan pengamanan sarana dan prasarana sekretariat DPRD; d) melaksanakan pengaturan dan pengelolaan pengamanan tamu Pimpinan, Anggota dan Sekretariat DPRD; e) melaksanakan

koordinasi

dengan

instansi

terkait

untuk

pengamanan dalam dan lingkungan; f)

menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang pengamanan dalam dan lingkungan sekretariat DPRD;

g) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan; dan h) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya

2. Bagian Hukum dan Persidangan Bagian Hukum dan Persidangan mempunyai fungsi penyiapan tugas pelayanan di bidang hukum dan peraturan perundang-undangan, perumusan risalah atas penyelenggaraan rapat dan sidang Pimpinan dan Anggota DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Bagian Hukum dan Persidangan mempunyai tugas : a. menyusun rencana kegiatan Bagian Hukum dan Persidangan; b. merumuskan kebijakan teknis pelayanan di bidang hukum dan persidangan; c. melaksanakan penelaahan perundang-undangan; d. menyusun rancangan produk hukum DPRD; e. menyiapkan penyusunan dan perumusan risalah; f. menyiapkan dan menyelenggarakan persidangan;


Page 6

g. pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional pelayanan di bidang hukum dan persidangan; h. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian Hukum dan Persidangan; dan i. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya.

Bagian Hukum dan Persidangan terdiri dari : 2.1 Sub Bagian Perundang-Undangan Sub Bagian Perundang-Undangan mempunyai fungsi penyiapan tugas pelayanan di bidang hukum dan perundang-undangan. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Perundang-Undangan mempunyai tugas : a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perundang-undangan;

b) menyusun kebijakan teknis bidang perundang-undangan DPRD; c)

menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan di bidang perundangundangan DPRD;

d) menyusun rencana operasional bidang perundang-undangan DPRD; e)

menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja bidang perundang-undangan DPRD;

f)

menyusun telaah dan penyajian produk hukum DPRD;

g) menyusun rancangan perundang-undangan produk hukum DPRD; h) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang perundangundangan DPRD; i)

melaksanakan koordinasi dan pengelolaan peraturan perundangundangan;


Page 7

j)

melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Perundang-undangan; dan

k) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya.

2.2 Sub Bagian Persidangan Sub Bagian Persidangan mempunyai fungsi penyiapan tugas pelayanan di bidang penyelenggaraan rapat dan sidang Pimpinan dan Anggota DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Persidangan mempunyai tugas : a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Persidangan;

b) menyusun kebijakan teknis rapat dan persidangan DPRD; c)

menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan rapat dan persidangan DPRD;

d) menyusun rencana operasional persidangan DPRD; e)

menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja bidang persidangan DPRD;

f)

menyusun jadwal persidangan dan rapat Pimpinan dan Anggota DPRD;

g) melaksanakan penyediaan prasarana dan sarana persidangan; h) melaksanakan penyediaan prasarana dan sarana persidangan. i)

menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang persidangan DPRD;

j)

melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Persidangan; dan

k) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya.


Page 8

2.3 Sub Bagian Risalah Sub Bagian Risalah mempunyai fungsi penyiapan tugas pelayanan di bidang perumusan risalah atas penyelenggaraan rapat dan sidang Pimpinan dan Anggota DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Risalah mempunyai tugas : a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Risalah;

b) menyusun kebijakan teknis bidang risalah rapat dan persidangan DPRD; c)

menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan di bidang risalah rapat dan persidangan DPRD;

d) menyusun rencana operasional bidang rapat dan risalah persidangan DPRD; e)

menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja bidang risalah persidangan DPRD;

f)

menyusun risalah persidangan DPRD;

g) menyusun resume hasil persidangan DPRD; h) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang risalah rapat dan persidangan DPRD; i)

melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Risalah; dan

j)


3. Bagian Keuangan Bagian Keuangan mempunyai fungsi pelaksanaan penyusunan rencana kegiatan, rencana umum, rencana strategis, rencana kerja, rencana kinerja, rencana anggaran dan pelaksanaan administrasi keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Bagian Keuangan mempunyai tugas :


Page 9

a. menyusun rencana kegiatan Bagian Keuangan; b. merumuskan kebijakan teknis perencanaan dan keuangan; c. melaksanakan koordinasi penyusunan rencana umum, rencana strategis, rencana kerja, rencana kinerja, rencana kegiatan dan anggaran Sekretariat DPRD; d. melaksanakan koordinasi pelaksanaan program dan kegiatan; e. menyusun penetapan kinerja sekretariat DPRD; f. menyusun petunjuk pelaksanaan program dan kegiatan; g. melaksanakan analisis dan penyajian data sekretariat DPRD; h. menyusun laporan akuntabilitas kinerja Sekretariat DPRD; i. menyusun laporan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan sekretariat DPRD; j. melaksanakan penyusunan rencana anggaran Sekretariat DPRD; k. melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan Sekretariat DPRD; l. mengelola administrasi perbendaharaan Sekretariat DPRD; m. melaksanakan verifikasi, pembukuan dan pertanggungjawaban; n. melaksanakan pemantauan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan; o. melaksanakan

pengendalian

dan

pelaksanaan

norma,

standar,

pedoman, dan petunjuk operasional bidang perencanaan dan keuangan; p. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian Keuangan; dan q. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. Bagian Keuangan terdiri dari : 3.1 Sub Bagian Program dan Anggaran Sub Bagian Program dan Anggaran mempunyai fungsi pelaksanaan penyusunan rencana kegiatan, rencana umum, rencana strategis, rencana kerja, rencana kinerja, dan anggaran Sekretariat DPRD. Untuk


Page 10

menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Program dan Anggaran mempunyai tugas : a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Program dan Anggaran;

b) menyiapkan bahan rancangan kebijakan umum Sekretariat DPRD; c)

menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perencanaan;

d) melaksanakan analisis dan penyajian data Sekretariat DPRD; e)

menyusun rencana anggaran Sekretariat DPRD;

f)

menyiapkan bahan perhitungan anggaran Sekretariat DPRD;

g) menyusun rencana umum, rencana strategis, rencana kerja dan kinerja tahunan, dan rencana kegiatan, Sekretariat DPRD; h) menyusun rencana kerja sama; i)

menyusun petunjuk pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat DPRD;

j)

menyusun ketatalaksanaan program dan kegiatan;

k) melaksanakan pemantauan dan evaluasi dampak pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat DPRD; l)

menyiapkan bahan pengendalian kegiatan Sekretariat DPRD;

m) menyusun laporan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat DPRD; n) menyusun laporan pelaksanaan program dan kegiatan tahunan Sekretariat DPRD; o) menyusun laporan akuntabilitas kinerja Sekretariat DPRD; p) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang penyusunan program dan anggaran Sekretariat DPRD; q) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Program dan Anggaran; dan r)



Page 11

3.2 Sub Bagian Perbendaharaan Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang perbendaharaan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai tugas : a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perbendaharaan;

b) mengelola administrasi perbendaharaan Sekretariat DPRD; c)

melaksanakan

penelitian

dan

pengujian

surat

perintah

pembayaran (SPP); d) menerbitkan surat perintah membayar (SPM) berdasarkan atas Surat Keputusan Otorisasi; e)

meneliti dan menguji surat permintaan pembayaran kegiatan, gaji, serta tunjangan lainnya sebelum diajukan ke instansi/unit kerja terkait;

f)

melaksanakan koordinasi dan melakukan pengusulan pembayaran gaji, tunjangan jabatan, dan tunjangan lainnya;

g) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang keuangan Sekretariat DPRD; h) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Perbendaharaan; dan i)


3.3 Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan Pertanggungjawaban Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan Pertanggungjawaban mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang verifikasi, pembukuan dan pertanggungjwaban keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan Pertanggungjawaban mempunyai tugas :


Page 12

a.

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan Pertanggungjawaban;

b.

mengelola bidang verifikasi keuangan Sekretariat DPRD;

c.

menyusun laporan keuangan Sekretariat DPRD;

d.

menyiapkan bahan perhitungan anggaran Sekretariat DPRD;

e.

menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang verifikasi keuangan Sekretariat DPRD;

f.

melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian

Sub

Bagian

Verifikasi,

Pembukuan

dan

Pertanggungjawaban; dan g.


4. Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang hubungan masyarakat dan keprotokolan Pimpinan,

Anggota

DPRD

dan

Sekretariat

DPRD.

Untuk

menyelenggarakan fungsinya, Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai tugas : a.

menyusun rencana kegiatan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol;

b.

perumusan

kebijakan

teknis

penyelenggaraan

protokoler,

dan

hubungan masyarakat; c.

penyiapan dan penyelenggaraan protokoler;

d.

penyiapan dan penyelenggaraan hubungan masyarakat;

e.

menyusun rencana operasional perpustakaan, pendokumentasian dan arsip Sekretariat DPRD;

f.

pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional penyelenggaraan protokoler, dan hubungan masyarakat;


Page 13

g.

pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol; dan

h.


Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol terdiri dari : 4.1 Sub Bagian Hubungan Masyarakat Sub Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang hubungan masyarakat. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas : a.

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Hubungan Masyarakat;

b.

menyusun

kebijakan

teknis

penyelenggaraan

hubungan

masyarakat DPRD; c.

menyiapkan

bahan

pelaksanaan

kegiatan

penyelenggaraan

hubungan masyarakat DPRD; d.

menyusun

rencana

operasional

penyelenggaraan

hubungan

masyarakat DPRD; e.

menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja penyelenggaraan hubungan masyarakat;

f.

menyelenggarakan hubungan masyarakat;

g.

mengelola sistem informasi, pelayanan data, dan informasi Sekretariat DPRD;

h.

menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang penyelenggaraan hubungan masyarakat;

i.

melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol; dan

j.



Page 14

4.2 Sub Bagian Protokol Sub Bagian Protokol mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang penyelenggaraan

keprotokolan

sekretariat

DPRD.

Untuk

menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Protokol mempunyai tugas: a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Protokol;

b) menyusun kebijakan teknis penyelenggaraan protokoler DPRD; c)

menyiapkan

bahan

pelaksanaan

kegiatan

penyelenggaraan

protokoler DPRD; d) menyusun rencana operasional penyelenggaraan protokoler DPRD; e)

menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja penyelenggaraan protokoler DPRD;

f)

menyelenggarakan protokoler DPRD;

g) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang penyelenggaraan protokoler DPRD; h) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Protokol; dan i)


4.3 Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang penyelenggaraan dokumentasi dan arsip Sekretariat DPRD.

Untuk

menyelenggarakan

fungsinya,

Sub

Bagian

Dokumentasi dan Arsip mempunyai tugas : a)

menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip;

b) menyusun kebijakan teknis penyelenggaraan dokumentasi dan arsip; c)

menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pendokumentasian dan arsip sekretariat DPRD;


Page 15

d) menyusun rencana operasional pendokumentasian dan arsip sekretariat DPRD; e)

menyusun

rencana

kinerja

dan

penetapan

kinerja

pendokumentasian dan arsip sekretariat DPRD; f)

menyelenggarakan pendokumentasian dan arsip sekretariat DPRD;

g) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang pendokumentasian dan arsip sekretariat DPRD; h) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip; dan i)



Page 16

Gambar Struktur Organisasi Sekretariat DPRD SEKRETARIS DPRD MARZUKI, SE, M.Si.

KA. BAGIAN UMUM

KA.BAGIAN HUKUM & PERSIDANGAN

Drs. TAJUDDIN

KA. BAGIAN KEUANGAN HARYONO, BA

Drs. AC HERLAMBANG

Kasubag TU & Kepegawaian AFANDI, SE.

Drs. ARIFIN IBRAHIM

Kasubag Perundangundangan

Kasubag Program & Anggaran

Kasubag Humas

AGUS EDY SUSANTO. SH.

EDNASA AGUSSUSANTY, SE

A. MIFTAKHUROZIQIN, SE ,

Kasubag Perbendaharaan

Kasubag Protokol

Kasubag Perlengkapan, Aset & Rumah Tangga

Kasubag Persidangan

RUKUN MH, SE.

SAPARIAH, S.Sos, MA

MARTHA MENON, SE.

Kasubag Pamdal & Lingkungan

Kasubag Risalah

RIPSODIANTO

ANGLING KUSUMOPUTRO, SH. MH


KA. BAGIAN HUMAS & PROTOKOL

TRI EKA JAUHARI, SSTP

Kasubag Verifikasi, Pembukuan& Pertanggungjawaban

Kasubag Dokumentasi & Arsip

NYOMAN SUKARTINI

Dra, TUTI ARYANTI

Page 17

1.2 Dasar Hukum

Landasan hukum yang menjadi dasar penyusunan Renja Sekretariat DPRD adalah :

1) Undang-undang Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Mepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851) 2) Undang-undang Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 1999 sebagaimana terakhir diubah dengan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2003 tentang Pembentukan Kabupaten Pelalawan, Kabupaten Rokan Hulu, Kabupaten Rokan Hilir, Kabupaten

Siak,

Kabupaten

Karimun,

Kabupaten

Natuna,

Kabupaten Kuantan Singingi dan Kota Batam (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 80, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3968); 3) Undang-undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2002 tentang Pembentukan Propinsi Kepulauan Riau (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2002, Nomor 111 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4237); 4) Undang-undang No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor. 47, tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor. 4286); 5) Undang-undang Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389);


Page 18

6) Undang-undang No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor. 66, tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor. 4400); 7) Undang-undang No. 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 8) Undang-undang No. 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421); 9) Undang-undang No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2004 No. 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia No. 4437); 10) Undang-undang No. 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 No. 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia No. 4438); 11) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan Kewenangan Propinsi sebagai Daerah Otonom (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 54, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3952); 12) Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4405 ); 13) Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4406 );


Page 19

14) Peraturan Pemerintah Nomor 7 tahun 2005 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun 2004-2009. 15) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan

Keuangan

Daerah

(Lembaran

Negara

Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140); 16) Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 2 Tahun 2004 tentang Rencana Tata Ruang Wilayah Kota Batam Tahun 2004 – 2014 (Lembaran Daerah Kota Batam Tahun 2004 Nomor 52 Seri C Tambahan Lembaran Daerah Nomor 32); 17) Peraturan Walikota Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kota Batam, sebagai unsur pelaksana Pemerintah Daerah dalam mengemban suatu tugas dan tanggung jawab dalam rangka membantu pelaksanaan Pemerintahan Daerah di Kota Batam; 18) Peraturan Walikota Nomor 62 Tahun 2012 tentang Uraian Tugas dan Fungsi Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kota Batam.

1.3 KONDISI Secara umum Kinerja dapat dicapai dengan baik walaupun beberapa indikator kinerja belum dapat dicapai sesuai dengan target yang diinginkan hal ini disebabkan oleh penetapan target yang kurang sempurna adanya kegiatan yang diluar kendali internal dan masih kurangnya kemampuan sumber daya yang ada.

Pelaksanaa kegiatan pada Sekretariat DPRD pada tahun 2013 ini menggunakan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Kota Batam tahun 2013 sebesar Rp 89,420,748,706.67,- (Delapan puluh sembilan milyar empat ratus dua puluh juta tujuh ratus empat puluh delapan ribu tujuh ratus enam rupiah point enam puluh tujuh sen)


Page 20

terealisasi sebesar Rp. 75,664,706,745.00 ,- (Tujuh puluh lima milyar enam ratus enam puluh empat juta tujuh ratus enam ribu tujuh ratus empat puluh lima rupiah) atau 84.62%.

Hasil capaian kinerja tahun 2013 menunjukkan bahwa pada umumnya Sekretariat DPRD telah berhasil mencapai seluruh sasaran strategis yang ditargetkan dalam Rencana Kinerja Tahun 2013 dengan hasil yang sebagaimana dijelaskan berikut: 1.

Mendorong implementasi „pelayanan prima‟ Kota Batam. Pada sasaran ini Sekretariat DPRD telah berhasil mencapai target sebesar 100%. Sekretariat DPRD Kota Batam telah melaksanakan penyusunan Prosedur untuk masing-masing satuan pekerjaan. Penyusunan prosedur ini sebagai bahan atau pedoman dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi, penyusunan lanjutan akan dilakukan guna penyempurnaan dan pengembangan dalam penyusunan

selanjutnya.

Dokumen

ini

penting

sebagai

acuan/pedoman dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta rambu-rambu bagi semua personil Sekretariat DPRD sehingga setiap perilaku dan tindakan diarahkan pada profesionalisme aparatur Sekretariat DPRD 2.

Tersusunnya tata kerja dan tata laksana peningkatan kinerja aparatur. Pada sasaran ini Sekretariat DPRD telah berhasil mencapai target sebesar 95.42%. Pada sasaran ini dilaksanakan Tingkat pemenuhan kebutuhan pembahasan rancangan peraturan daerah, yang mana capaian yang di peroleh adalah menghasilkan 10 Perda yang disahkan dari target 8 Perda pada Tahun 2013; Tingkat pemenuhan kebutuhan hearing/dialog dan koordinasi dengan pejabat pemerintah daerah dan tokoh masyarakat/agama (komisi I) telah dilaksanakan melalui rapat dengar pendapat sebanyak 36 kali rapat dari target 45 kali rapat terhadap permasalahan yang terjadi di masyarakat dalam bidang Hukum dan


Page 21

Pemerintahan; Tingkat pemenuhan kebutuhan hearing/dialog dan koordinasi

dengan

pejabat

pemerintah

daerah

dan

tokoh

masyarakat/agama (komisi II) telah dilaksanakan melalui rapat dengar pendapat sebanyak 36 kali rapat dari target 45 kali rapat terhadap permasalahan yang terjadi di masyarakat dalam bidang Industri, Ekonomi dan Keuangan; Tingkat pemenuhan kebutuhan hearing/dialog dan koordinasi dengan pejabat pemerintah daerah dan tokoh masyarakat/agama (komisi III) telah dilaksanakan melalui rapat dengar pendapat sebanyak 36 kali rapat dari target 45 kali rapat terhadap permasalahan yang terjadi di masyarakat dalam bidang Pembangunan, Sarana, Prasarana dan Lingkungan Hidup; Tingkat pemenuhan kebutuhan hearing/dialog dan koordinasi dengan pejabat pemerintah daerah dan tokoh masyarakat/agama (komisi IV) telah dilaksanakan melalui rapat dengar pendapat sebanyak 36 kali rapat dari target 45 kali rapat terhadap permasalahan

yang

terjadi

di

masyarakat

dalam

bidang

Kesejahteraan rakyat dan Sumber Daya Manusia ; Tingkat pemenuhan kebutuhan rapat rapat alat kelengkapan DPRD dengan dilaksanakannya Rapat Pimpinan, Rapat Badan Musyawarah, Rapat konsultasi, Rapat Badan Legislasi dan Rapat Badan Kehormatan sebanyak 27 kali rapat dari 50 kali rapat; Tingkat pemenuhan kebutuhan rapat paripurna dilaksanakan tiap bulannnya dengan total rapat paripurna yang sudah dilaksanakan adalah sebanyak

53

kali;

Tingkat

pemenuhan

kebutuhan

reses

dilaksanakan melalui penjaringan aspirasi masyarakat yang dilakukan dalam 3 (tiga) masa sidang; Tingkat pemenuhan kebutuhan kunjungan kerja pimpinan dan anggota DPRD dalam daerah (komisi I) dilaksanakan dengan studi banding guna mencari informasi, adapun kunjungan yang telah dilaksanakan oleh komisi I adalah sebanyak 21 kali setahun; Tingkat pemenuhan kebutuhan kunjungan kerja pimpinan dan anggota DPRD dalam daerah


Page 22

(komisi II) dilaksanakan dengan studi banding

guna mencari

informasi, adapun kunjungan yang telah dilaksanakan oleh komisi II adalah sebanyak 21 kali setahun; Tingkat pemenuhan kebutuhan kunjungan kerja pimpinan dan anggota DPRD dalam daerah (komisi III) dilaksanakan dengan studi banding

guna mencari

informasi, adapun kunjungan yang telah dilaksanakan oleh komisi III adalah sebanyak 21 kali setahun ; Tingkat pemenuhan kebutuhan kunjungan kerja pimpinan dan anggota DPRD dalam daerah (komisi IV) dilaksanakan dengan studi banding

guna

mencari informasi, adapun kunjungan yang telah dilaksanakan oleh komisi IV adalah sebanyak 21 kali setahun; Tingkat pemenuhan kebutuhan peningkatan kapasitas pimpinan anggota DPRD dilaksanakan dengan mengikutsertakan anggota DPRD Kota Batam dalam Bimtek dan Lemhanas sebanyak 4 kali; Tingkat pemenuhan kebutuhan pembahasan Rancangan KUA dan PPAS dilaksanakan melalui rapat koordinasi dalam penyusunan perda APBD-P dan APBD Murni dengan menghasilkan 2 Perda; Tingkat pemenuhan kebutuhan kunnjungan kerja pimpinan dan anggota DPRD luar Daerah dilaksanakan 40 kali melalui kunjungan kerja dan studi banding ke daerah guna mencari informasi dan data pembanding demi pengembangan Kota Batam; Tingkat pemenuhan kebutuhan kunjungan kerja pimpinan dan anggota DPRD luar negeri dilaksanakan 17 kali dalam setahun melalui kunjungan kerja dan studi banding ke luar negeri guna mencari informasi dan data pembanding

demi

pengembangan

Kota

Batam

dengan

mensinkronkan program yang ada di SKPD ; Tingkat pemenuhan kebutuhan

penyusunan

peraturan

daerah

inisiatif

DPRD

dilaksanakan dengan mengesahkan Perda atas usulan DPRD sebanyak 1 kali ; Meningkatnya pelayanan keprotokolan dilakukan dengan

pendampingan

terhadap

Pimpinan

DPRD

dalam

melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dalam 1 tahun;


Page 23

Meningkatnya

kualitas

pelayanan

publik

dilakukan

untuk

menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD dalam melaksanakan fungsi pelayanan dalam 1 tahun, secara keseluruhan sasaran ini telah dicapai dengan baik. 3.

Meningkatnya partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pembangunan. Sekretariat DPRD Kota Batam telah melaksanakan Tingkat pemenuhan kebutuhan penyusunan laporan kinerja pemerintah daerah sesuai dengan yang telah direncanakan dalam bentuk 2 laporan. Sasaran ini menunjukkan pada pelaksanaan koordinasi untuk membuat laporan LKPJ telah dilaksanakan rapat koordinasi dan penyusunan LKPJ. Dapat dikatakan bahwa Tingkat pemenuhan kebutuhan penyusunan laporan kinerja pemerintah daerah telah tercapai ; Pada Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Penyusunan Renstra dan Renja SKPD di tuangkan dalam bentuk penyusunan Renstra dan Renja telah dilaksanakan sesuai dengan rencana target dan menghasilkan buku Renstra dan renja Sekretariat DPRD Kota Batam yang berisikan informasi tentang Program RPJMD Kota Batam dan juga sebagai acuan rencana kerja Sekretariat DPRD Kota Batam.

4.

Meningkatnya pengelolaan kekayaan daerah. Pada sasaran ini telah dilaksanakan pemenuhan terhadap kebutuhan administrasi SKPD, sarana dan prasarana perkantoran dan peningkatan kualitas SDM aparatur melalui bimbingan teknis dan diklat untuk aparatur Sekretariat DPRD Kota Batam. Sasaran ini telah memenuhi target yang telah di rencanakan.

Sehingga keberhasilan capaian indikator kinerja ditahun-tahun berikutnya dapat ditingkatkan sebagai upaya merealisasikan Visi dan Misi Sekretariat DPRD.


Page 24

1.4 PERMASALAHAN 1.

Lingkungan Strategis Yang Berpengaruh Keberhasilan pelaksanaan tugas pada Sekretariat DPRD dalam mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan dan akan sangat dipengaruhi oleh lingkungan strategis sebagai faktor penentu keberhasilan.

Dengan mengetahui pengaruh intern dan ekstern

organisasi, maka untuk dapat mencapai keberhasilan pelaksanaan tugas perlu didorong dan ditumbuh kembangkan faktor-faktor yang memberi kekuatan (strength) dan peluang (opportunity).

Sebaliknya faktor-faktor yang menghambat organisasi seperti kelemahan (weakness) dan ancaman (threats) dapat diantisipasi dan di atasi sejak dini agar tidak berpengaruh negatif terhadap upaya mencapai tujuan organisasi. Salah satu faktor permasalahan yang menghambat organisasi adalah perlu adanya peningkatan kualitas Sumber daya Aparatur dalam memperkuat fungsi koordinasi dalam pelaksanaan tugas sebagai bentuk pemenuhan terhadap tuntutan tantangan dimasa yang akan dating.Peningkatan perlu dilakukan secara terus menerus sesuai dengan bidang dan tugasnya untuk meningkatkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi. Diperlukan juga terobosan baru agar pelaksanaan program dan kegiatan menjadi lebih efektif berupa perubahan mekanisme penyusunan program dan kegiatan dengan pola top down menjadi bottom up . Penyusunan program dan kegiatan dalam upaya pencapaian target indikator kinerja yang telah ditetapkan agar dapat dilakukan secara cermat dengan pertimbangan adanya kemampuan sumber daya yang tersedia serta kemampuan dari berbagai faktor yang mempengaruhi perubahan pada tahun berjalan.


Page 25

2.

Sumber Daya Manusia Keberhasilan sebuah organisasi sangat ditentukan oleh kecukupan personil (SDM) pada organisasi tersebut, yang tidak saja dilihat dari kuantitasnya akan tetapi juga dipandang dari sisi kualitas SDM tersebut. Karena sebuah organisasi dengan kuantitas SDM yang cukup namun tidak dilandasi kualitasnya, maka roda organiasi tidak akan maksimal dalam operasionalnya. Pada saat ini ratio jumlah dengan beban kerja Sekretariat DPRD Kota Batam di katakan belum seimbang, ini dapat di lihat masih kurangnya SDM yang terampil dan skill/keahlian, kondisi seperti ini tentunya dapat menghambat upaya dalam mencapai tujuan yang sesungguhnya. Pelatihan/bimtek sangat dibutuhkan untuk meningkatkan skill/keahlian SDM dalam bekerja.

3.

Sarana dan Prasarana Demi tercapainya keberhasilan tujuan suatu organisasi maka di perlukan sarana dan prasarana penunjang, seperti komputer, printer, meja, kursi dll. Pada saat ini ratio sarana dan prasarana di Sekretariat DPRD dapat dikatakan belum seimbang dengan bebean kerja yang ada di Sekretariat DPRD. Untuk menyikapi keadaan ini ditiap tahun anggaran Sekretariat DPRD terus mengupayakan pengadaan akan sarana dan prasarana di maksud.


Page 26

BAB II VISI dan MISI

2.1

VISI Perencanaan stratejik merupakan langkah awal yang harus dilakukan oleh instansi pemerintah agar mampu menjawab tuntutan lingkungan lokal , nasional dan global serta tetap berada dalam tatanan sistem Administrasi Negara kesatuan Republik Indonesia. Dengan pendekatan perencanaan stratejik yang jelas dan sinergis, instansi pemerintah lebih dapat menyelaraskan visi dan misinya dengan potensi, peluang dan kendala yang dihadapi

dalam upaya peningkatan akuntabilitas kinerjanya. Analisis

terhadap lingkungan organisasi merupakan dasar bagi perwujudan Visi, Misi serta Stratejik Sekretariat DPRD. Potensi peluang dan Tantangan adalah faktor

yang sangat

berpengaruh terhadap keberhasilan Sekretariat DPRD dalam mengemban misinya. Peluang yang cukup mendukung antara lain adalah kemajuan teknologi,dukungan masyarakat, adanya pola kemitraan dan lain sebagainya. Perencanaan stratejik merupakan suatu proses yang berorientasi pada hasil yang dicapai selama kurun waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun secara sistematis dan berkesinambungan dengan memperhitungkan potensi, peluang, dan kendala yang ada atau yang mungkin tiimbul. Proses inilah yang akan menghasilkan rencana stratejis instansi pemerintah yang setidaknya memuat visi, misi, tujuan, sasaran, strategi, kebijakan dan program serta ukuran dan kegagalan dalam pelaksanannya Untuk menghadapi perkembangan dan kemajuan zaman yang demikian cepat dan

pesat, serta berdasarkan permasalahan, tantangan dan

keterbatasan yang dihadapi dalam pembangunan Kota Batam, maka Visi Sekretariat DPRD Kota Batam

melalui

Perencanaan Strategi adalah:

“Terwujudnya Sekretariat DPRD Kota Batam yang professional dalam mendukung tugas dan fungsi DPRD melalui kepemerintahan yang baik“


Page 27

Visi merupakan cara pandang kedepan, kearah mana Sekretariat DPRD akan diarahkan dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat tetap eksis, antisipatif, inovatif serta produktif untuk mencapai tujuan. Dalam mengantisipasi tantangan yang akan dihadapi guna mencapai kondisi yang diinginkan

oleh

Sekretariat

DPRD

secara

terus

menerus

dalam

mengembangkan tugas pokok dan fungsinya agar tetap eksis dan unggul dengan senantiasa mengadakan perubahan kearah kebaikan. Perubahan tersebut

harus disusun dengan

tahapan terencana, konsisten dan

berkelanjutan sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas kinerja yang senantiasa berorientasi pada pecapaian hasil. Penjelasan dari visi Sekretariat DPRD “Terwujudnya Sekretariat DPRD Kota Batam yang professional dalam mendukung tugas dan fungsi DPRD melalui kepemerintahan yang baik“ dapat memberikan pemahaman sebagai berikut :

1)

Terwujudnya adalah suatu keinginan untuk mencapai cita-cita akhir dalam melaksanakan fungsi pelayanan kepada DPRD Kota Batam.

2)

Sekretariat DPRD adalah Wilayah Kerja Sekretariat DPRD sebagai perangkat daerah Kota Batam yang dipimpin oleh Sekretaris DPRD yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah;

3)

Professional dalam mendukung tugas dan fungsi DPRD adalah suatu sikap serta prilaku yang adalah tingkah laku yang memiliki kepakaran, kualiti,

kemampuan, kemahiran atau cara

dalam

pelaksanaan urusan kerja 4)

Kepemerintahan yang baik adalah sistem kelembagaan yang mempunyai kewewenangan dalam melaksanakan kebijakan yang di limpahkan dengan baik.


Page 28

2.2 MISI Untuk mencapai visi yang telah ditentukan maka Sekretariat DPRD memliki beberapa misi sehingga menjadi suatu kesatuan tekad yang harus terwujud tahun per tahun secara bertahap sesuai dengan rencana kerja tahunan, untuk hal tersebut beberapa Misi Pemerintah Sekretariat DPRD antara lain : 1.

Meningkatkan kualitas, kompetensi dan profesionalisme SDM yang menguasai IPTEK dan bermuatan IMTAQ dalam mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD. Pernyataan misi ini memiliki arti bahwa dalam melaksanakan tugas pelayanan kepada DPRD, SDM Sekretariat DPRD Kota Batam lebih mengedepankan profesionalisme, keahlian serta kemampuan kerja yang bermuatan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi yang berlandaskan Iman dan Takwa.

2.

Meningkatkan

kualitas

pengelolaan

dan

pelayanan

humas,

dokumentasi, data, informasi, arsip dan perpustakaan. Pernyataan misi ini memiliki arti bahwa pengelolaan dan pelayanan kehumasan yang memperhatikan prinsip-prinsip inisiatif, partisipatif, rasional dan transparan. Sistem pengembangan pelayanan kehumasan berupa pengdokumentasian, pengarsipan dan pemberian informasi kegiatan DPRD kepada masyarakat secara cepat, tepat dan akurat. 3.

Meningkatkan kualitas kinerja DPRD. Pernyataan misi ini memiliki arti bahwa dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya DPRD lebih mengedepankan kompetensi dan profesionalisme yang dicerminkan pada sikap, tindakan dan integritas yang tinggi sebagai wakil rakyat dalam menyuarakan dan memperjuangkan aspirasi masyarakat.

4.

Mengembangkan profesionallisme pengelolaan administrasi dan keuangan serta pelayanan kepada Anggota DPRD. Pernyataan misi ini memiliki arti bahwa dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD lebih mengutamakan pengembangan kemampuan dan profesionalisme kerja Sumber Daya Aparatur dalam penyelenggaraan


Page 29

Administrasi Perkantoran dan Pengelolaan Keuangan yang Tertib, Bersih dan Akuntabel. 5.

Meningkatkan sarana dan prasarana Sekretariat DPRD guna mendukung kelancaran tugas dan fungsi DPRD. Pernyataan misi tersebut mengandung arti bahwa Peningkatan Kualitas dan Kuantitas Sarana dan Prasarana kerja perlu dilakukan untuk menunjang pelaksanaan fungsi DPRD dalam melaksanakan tugas.

6.

Meningkatkan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pernyataan misi tersebut mengandung arti Peningkatan Kapasitas Kelembagaan DPRD dalam melaksanakan fungus Legislasi, Anggaran dan Pengawasan dengan memperhatikan norma sosial, nilai agama dan prinsip-prinsip yang partisipatif, rasional, proporsional, transparan, tepat sasaran, tepat guna dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.


Page 30

BAB III KEBIJAKAN

3.1 ARAH KEBIJAKAN Guna mendukung pelaksanaan misi yang diemban Sekretariat DPRD Kota Batam,ada beberapa upaya yang akan dikembangkan sehingga keberhasilan pencapaian misi dapat diperkirakan lebih awal dengan memperhatikan indikator-indikator keberhasilan setelah Program Rencana Kerja Pembangunan mulai berjalan dengan anggaran yang telah di tetapkan oleh Pemerintah Kota Batam. Beberapa upaya tersebut antara lain: 1.

Mendorong implementasi „pelayanan prima‟ Kota Batam;

2.

Tersusunnya tata kerja dan tata laksana peningkatan kinerja aparatur;

3.

Meningkatnya partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pembangunan;

4.

Meningkatnya pengelolaan kekayaan daerah.

Untuk Efektifitas Sekretariat DPRD Kota Batam memiliki 5 (lima) arah kebijakan yang akan dikembangkan dan dijadikan perhatian utama dalam pembangunan 5 (lima) tahun kedepan dan ditunjang oleh kebijakan umum yang telah dituangkan dalam Rencana Kerja Sekretariat DPRD Kota Batam. Adapun kebijakan umum : 1.

Tersedianya Laporan Dokumen Catatan Strategis DPRD dan Perda LKPJ APBD;

2.

Penyusunan Renstra dan Renja Sekretariat DPRD Kota Batam;

3.

Tersedianya Dokumen Pembahasan Rancangan KUA dan PPAS;

4.

Tersedianya Sarana Administrasi Perkantoran;


Page 31

5.

Terpeliharanya Fasilitas Sarana dan Prasarana Perkantoran Pemerintah;

6.

Tersedianya Aparatur Pemerintah yang Berkualitas dan Pakaian Dinas;

7.

Terlaksananya Pembahasan Ranperda dan Revisi Peraturan Daerah;

8.

Aspirasi Masyarakat;

9.

Terlaksananya Rapat Alat-alat Kelengkapan DPRD;

10. Terlaksananya Penjaringan Aspirasi Masyarakat; 11. Pendayagunaan Fungsi Komisi I; 12. Pendayagunaan Fungsi Komisi II; 13. Pendayagunaan Fungsi Komisi III; 14. Pendayagunaan Fungsi Komisi IV; 15. Meningkatnya Kualitas Pimpinan dan Anggota DPRD; 16. Meningkatnya Kinerja Pimpinan dan Anggota DPRD; 17. Terlaksananya Penyusunan Ranperda Inisiatif DPRD; 18. Peningkatan Pengelolaan Dokumentasi dan Audio Visual; 19. Peningkatan Pelayanan Kehumasan.

Keseluruhan kebijakan umum ini akan yang menjadi solusi dan semangat Sekretariat DPRD Kota Batam karena berada di bawah payung ‟Iman dan Taqwa‟ sehingga setiap kebijakan yang di ambil tidak menyimpang dari nilainilai keimanan dan taqwaan serta patuh kepada perundang-undangan yang berlaku.

Untuk

Efektifitas

Sekretariat

DPRD

Kota

Batam

yang

akan

dikembangkan dan menjadikan perhatian utama dalam pembangunan 5 ( lima) tahun kedepan dimana untuk mencapai visi dan misi yang telah dijabarkan dalam tujuan, sasaran dan strategi maka sebagai salah satu pendorong kebehasilan yang ditentukan oleh arah kebijakan. Untuk pencapaian dalam meningkatkan kinerja dan mengarah pada visi dan misi maka arah kebijakan Sekretariat DPRD yaitu ;


Page 32

1. Menciptakan penyelenggaraan tertib administrasi pemerintahan secara konsisten dan transparan ; 2. Meningkatkan tatakelola lembaga dan ketatalaksanaan; 3. Meningkatkan konsistensi dan sinergisitas setiap tahapan penyelenggaraan pembangunan; 4. Meningkatkan kapasitas dan kapabilitas kelembagaan; 5. Menciptakan penyelenggaraan tertib administrasi pemerintahan secara konsisten dan transparan sesuai dengan ketentuan yang berlaku

3.2 PERMASALAHAN YANG DIHADAPI

Permasalahan yang muncul dalam melaksanakan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD adalah sebagai berikut : 1. Tingkat pelayanan Sekretariat DPRD terhadap Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Batam belum optimal karena terbatasnya Sumber Daya Manusia, khususnya PNS baik dari segi kualitas dan kuantitas, sehingga menyebabkan tidak sebandingnya dengan tinggi

kompleksitas

permasalahan

dan

tugas

yang

harus

diselesaikan dengan tepat waktu. 2. Rendahnya pemahaman Aparatur

tentang aturan dan kaidah

hukum dan pemerintahan. 3. Terdapat beberapa kegiatan yang terkait langsung dengan kegiatan DPRD dalam pelaksanaannya sangat tergantung pada DPRD, sehingga pelaksanaannya tidak sesuai dengan rencana/jadwal yang telah disusun Sekretariat DPRD.


Page 33

3.3 PEMECAHAN MASALAH Sehubungan hal tersebut di atas, guna mengatasi permasalahan yang ada maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Mengoptimalkan SDM Sekretariat DPRD Kota Batam dalam melaksanakan fungsi pelayanan dengan terus berupaya meningkatkan kompetensi sesuai tugas, pokok dan fungsi. 2. Mengikutkan

aparatur

perkembangan/perubahan

dalam

berbagai

kebijakan

atau

pelatihan peraturan

terhadap perundang-

undangan. 3. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antara Sekretariat DPRD dengan DPRD Kota Batam.


Page 34

BAB IV PROGRAM DAN KEGIATAN 4.1 PROGRAM DAN KEGIATAN Hasil Pelaksanaan Program dan kegiatan SKPD Sekretariat DPRD Kota Batam

Tahun 2013 adalah : Program dan kegiatan merupakan

penjelasan yang bersifat umum dari program dan kegiatan beserta indikasi pendanaan dan sumbernya, baik yang berasal dari APBD Kota Batam. Sekretariat DPRD Kota Batam menetapkan Program dan Kegiatan Tahun 2013 yang seluruhnya dengan sumber dana APBD Kota Batam sebagai berikut :

1.

Program

:

Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan Indikator Sasaran : Tingkat

Pemenuhan

Kebutuhan

Penyusunan

Laporan

Kinerja

Pemerintah Daerah Kegiatan

:

Penyusunan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) Jumlah Dana

:

Rp. 1.969.947.058,-

2.

Program

:

Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan Indikator Sasaran : Tingkat

Pemenuhan

Kebutuhan

Penyusunan

Laporan

Kinerja

Pemerintah Daerah


Page 35

Kegiatan

:

Penyusunan Renstra dan Renja SKPD Jumlah Dana

:

Rp. 1.143.317.200,-

3.

Program

:

Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Pembahasan Rancangan KUA dan PPAS Kegiatan

:

Pembahasan Rancangan KUA dan PPAS Jumlah Dana

:

Rp. 3.244.718.816,4.

Program

:

Peningkatan Pelayanan Keungan Daerah Indikator Sasaran : Terpenuhinya kebutuhan Administrasi SKPD Kegiatan

:

Peningkatan Pelayanan Administrasi Perkantoran Jumlah Dana

:

Rp. 8.370.329.540,-


Page 36

5.

Program

:

Pembangunan, Peningkatan dan Pengadaan Fasilitas, Sarana dan Prasarana Perkantoran Pemerintah Indikator Sasaran : Terpenuhinya Kebutuhan Sarana dan Prasarana Perkantoran Kegiatan

:

Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Jumlah Dana

:

Rp. 3.558.395.600,6.

Program

:

Peningkatan Kualitas Sumber Daya Aparatur Indikator Sasaran : Meningkatnya Kualitas SDM Aparatur Kegiatan

:

Peningkatan Sumber Daya Aparatur dan Disiplin Aparatur Jumlah Dana

:

Rp. 2.646.775.000,7.

Program

:

Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Pembahasan Rancangan Peraturan Daerah


Page 37

Kegiatan

:

Pembahasan Rancangan Peraturan Daerah Jumlah Dana

:

Rp. 4.690.548.600,8.

Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Hearing/Dialog dan Koordinasi Dengan Pejabat Pemerintah Daerah dan Tokoh Masyarakat/Agama (Komisi I) Kegiatan

:

Hearing/Dialog dan Koordinasi dengan Pejabat Pemerintah Daerah dan Tokoh Masyarakat/Tokoh Agama (Komisi I) Jumlah Dana

:

Rp. 239.076.000,9.

Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Hearing/Dialog dan Koordinasi Dengan Pejabat Pemerintah Daerah dan Tokoh Masyarakat/Agama (Komisi II)


Page 38

Kegiatan

:

Hearing/Dialog dan Koordinasi dengan Pejabat Pemerintah Daerah dan Tokoh Masyarakat/Tokoh Agama (Komisi II) Jumlah Dana

:

Rp. 239.073.500,10. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Hearing/Dialog dan Koordinasi Dengan Pejabat Pemerintah Daerah dan Tokoh Masyarakat/Agama (Komisi III) Kegiatan

:

Hearing/Dialog dan Koordinasi dengan Pejabat Pemerintah Daerah dan Tokoh Masyarakat/Tokoh Agama (Komisi III) Jumlah Dana

:

Rp. 239.074.800,11. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Hearing/Dialog dan Koordinasi Dengan Pejabat Pemerintah Daerah dan Tokoh Masyarakat/Agama (Komisi IV)


Page 39

Kegiatan

:

Hearing/Dialog dan Koordinasi dengan Pejabat Pemerintah Daerah dan Tokoh Masyarakat/Tokoh Agama (Komisi IV) Jumlah Dana

:

Rp. 239.076.000,12. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Rapat-rapat Alat Kelengkapan DPRD, Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Rapat Paripurna Kegiatan

:

Penyediaan Kebutuhan Rapat-rapat Alat Kelengkapan DPRD Jumlah Dana

:

Rp. 1.350.108.800,13. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Reses Kegiatan

:

Penyediaan Kebutuhan Reses Jumlah Dana

:

Rp. 3.557.660.900,14. Program


:

Page 40

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD Dalam Daerah (Komisi I) Kegiatan

:

Penyediaan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD Dalam dan Luar Daerah (Komisi I) Jumlah Dana

:

Rp. 2.112.870.000,15. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD Dalam Daerah (Komisi II) Kegiatan

:

Penyediaan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD Dalam dan Luar Daerah (Komisi II) Jumlah Dana

:

Rp. 2.302.040.000,16. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah


Page 41

Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD Dalam Daerah (Komisi III) Kegiatan

:

Penyediaan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD Dalam dan Luar Daerah (Komisi III) Jumlah Dana

:

Rp. 2.105.970.000,17. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD Dalam Daerah (Komisi IV) Kegiatan

:

Penyediaan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD Dalam dan Luar Daerah (Komisi IV) Jumlah Dana

:

Rp. 2.115.920.000,18. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Kapasitas Pimpinan dan Anggota DPRD


Page 42

Kegiatan

:

Penyediaan Kebutuhan Peningkatan Kapasitas Pimpinan dan Anggota DPRD Jumlah Dana

:

Rp. 3.299.413.000,19. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD Luar Daerah Kegiatan

:

Penyediaan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD Luar Daerah Jumlah Dana

:

Rp. 12.656.741.000,20. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD Luar Negeri Kegiatan

:

Penyediaan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD Luar Negeri


Page 43

Jumlah Dana

:

Rp. 4.620.712.000,21. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Penyusunan Peraturan Daerah Kota Batam Inisiatif DPRD Kegiatan

:

Penyediaan Kebutuhan Penyusunan Peraturan Daerah Kota Batam Inisiatif DPRD Jumlah Dana

:

Rp. 1.633.069.400,22. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Meningkatnya Pelayanan Keprotokolan Kegiatan

:

Pelayanan Keprotokolan Jumlah Dana

:

Rp. 2.409.300.900,23. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah


Page 44

Indikator Sasaran : Meningkatnya Kualitas Pelayanan Publik Kegiatan

:

Dokumentasi dan Audio Visual Jumlah Dana

:

Rp. 731.287.000,24. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Meningkatnya Kualitas Pelayanan Publik Kegiatan

:

Pelayanan Kehumasan Jumlah Dana

:

Rp. 2.362.888.800,25. Program

:


:

Rapat Koordinasi Antara DPRD Dengan Instansi Terkait Jumlah Dana

:

Rp. 137.592.000,-\


Page 45

26. Program

:

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah Indikator Sasaran : Jumlah SOP Per Satuan Pekerjaan Kegiatan

:

Penyusunan Standar Operasional Prosedur Sekretariat DPRD Kota Batam Jumlah Dana

:

Rp. 368.873.700,27. Program

:


:

Pembinaan dan Penguatan Peran PISWAN Kota Batam Jumlah Dana

:

Rp. 393.574.200,-


Page 46

BAB V PENUTUP Dalam Pencapaian keberhasilan mewujudkan Visi Sekretariat DPRD “ “Terwujudnya Sekretariat DPRD Kota Batam yang professional dalam mendukung tugas dan fungsi DPRD melalui kepemerintahan yang baik“” serta untuk mewujudkan Visi Kota Batam “Terwujudnya Kota Batam sebagai Bandar Dunia Madani yang Modern dan Menjadi Andalan Pusat Pertumbuhan Perekonomian Nasional” maka perlu adanya komitmen, semangat, kemauan dan tekad bersama serta meningkatkan etos kerja yang lebih baik yang tercermin dalam kesungguhan, kejujuran dan keterbukaan dalam melaksanakan program kegiatan yang telah dirumuskan. Rencana Kerja Sekretariat DPRD Kota Batam merupakan Dokumen Perencanaan yang diharapkan dapat memberikan arah dalam melakukan Perencanaan Pembangunan dimasa yang akan datang. Dan dengan ditetapkannya Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah Sekretariat DPRD Tahun 2014 ini diharapkan kegiatan yang terkait dengan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD Kota Batam dapat berjalan dengan baik.

Perumusan Rencana Kerja SKPD Sekretariat DPRD Kota Batam akan dapat berhasil dengan baik apabila didukung oleh dana yang diajukan serta dengan komitmen melalui komunikasi secara Top Down maupun secara Bottom Up Approach.


Page 47

Untuk mewujudkan pencapaian sasaran dan tujuan yang diharapkan telah dilalui dengan berbagai proses dalam merespon aspirasi masyarakat. Dengan demikian sangat diharapkan agar program-program kegiatan tersebut dapat terealisir dan terlaksana sebagaimana yang diharapkan oleh masyarakat.

Batam,

Maret 2014

Sekretaris DPRD Kota Batam

MARZUKI, SE. M.Si NIP. 19640814 199003 1 013


Page 48

BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang Penyusunan Rencana Kerja

Recommend Documents