BAB I PENDAHULUAN
A. Dasar Pemikiran Bahwa sebagai salah satu upaya untuk memajukan kebudayaan daerah, Perpustakaan, Kearsipan, dan Dokumentasi merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya, serta untuk menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan negara dan daerah, serta hak-hak keperdataan rakyat, Kantor Perpustakaan, Kearsipan, dan Dokumentasi berada pada sektor tersebut, yang didasari dengan UU RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, UU RI Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, dan UU RI Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam tentang Dokumentasi. Dengan berlakunya UU Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan bahwa daerah-daerah berkewajiban menjamin penyelenggaraan dan pengembangan perpustakaan di daerah, serta berlakunya UU RI Nomor 43 Tahun 2009 bahwa penyelenggaraan Arsip di daerah menjadi tanggung jawab daerah. Dalam hal ini Perpustakaan, Kearsipan, dan Dokumentasi akan mengacu kepada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kabupaten Sijunjung Tahun 2011-2015. Oleh karena itu pembagian kewenangan perlu diaplikasikan secara optimal agar tidak terjadi kesenjangan pembangunan pada daerah yang memiliki keterbatasan potensi yang pada dasarnya diawali dengan kondisi yang berbeda pada setiap daerah.
B. Tujuan dan Maksud Penyusunan Renstra Penyusunan Renstra merupakan gabungan unsur-unsur secara teratur untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dan disepakati bersama. Renstra ini disusun dengan harapan mampu dalam rentang waktu lima tahun ke depan menjadi patokan dan acuan dalam penyusunan program dan kegiatan, sekaligus dapat dijadikan sebagai landasan evaluasi pada setiap tahunnya. Sangatlah mustahil jika pelaksanaan kegiatan yang dijalankan dalam kurun waktu selama lima tahun, tanpa rencana dan berkesinambungan. Oleh karena itu penyusunan renstra ini diharapkan dapat menjadi acuan dalam penyusunan program dan kegiatan 2011 sampai 2015.
1
C. Landasan 1. Undang-Undang Dasar 1945. 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. 5. Peraturan Daerah Kabupaten Sijunjung Nomor 6 Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi Perangkat Daerah. 6. Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJMD) Kabupaten Sijunjung 2011-2015
2
BAB II GAMBARAN KANTOR PERPUSTAKAAN, KEARSIPAN dan DOKUMENTASI
A. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi merupakan unsur pelaksana pemerintahan daerah yang dipimpin oleh seorang kepala yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kantor
Perpustakaan,
Kearsipan
dan
Dokumentasi
mempunyai
tugas
melaksanakan
kewenangan disentralisasi di bidang perpustakaan,. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi menyelenggarakan fungsi : 1. Perumusan kebijakan teknis di Bidang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi; 2. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan di Bidang Perpustakaan, Kearsipan, dan Dokumentasi: 3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di Bidang Perpustakaan, Kearsipan, dan Dokumentasi. 4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati. 1. Susunan Organisasi Adapun Susunan organisasi pada Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi adalah sebagai berikut :
Sub Bagian Tata Usaha
Seksi Perpustakaan
Seksi Kearsipan
Seksi Dokumentasi.
I.
Sub Bagian Tata Usaha
Sub Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Kantor. Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas menyelenggarakan urusan ketatausahaan, ketatalaksanaan, kepegawaian dan organisasi, humas, protocol serta urusan rumah tangga, menyelenggarakan pelayanan administrasi keuangan, pembukuan, laporan keuangan dan memelihara dokumen keuangan serta membuat laporan pertanggungjawaban keuangan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku, menyiapkan dan menyusun rencana umum 3
jangka pendek, menengah dan panjang serta proposal pengembangan kegiatan berdasarkan urusan yang menjadi kewenangan Kantor Perpustakaan, Kearsipan, dan Dokumentasi sesuai dengan skala prioritas dan arahan pimpinan. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Tata Usaha: 1. Mengendalikan surat masuk dan surat keluar: 2. melaksanakan pengendalian administrasi barang dan perlengkapan dinas; 3. Merencanakan kebutuhan barang dan perlengkapan dinas; 4. Mempersiapkan bahan pelaksanaan pengadaan, penyaluran, pemakaian, penggunaan, dan penghapusan barang dan perlengkapan; 5. Menyiapkan bahan pelaksanaan administrasi penggunaan, penyaluran, pemakaian, penggunaan, dan penghapusan barang dan perlengkapan; 6. Menyiapkan administrasi pengaturan urusan rumah tangga, keamanan kantor dan lingkungan kantor; 7. Mengatur pelaksanaan penggunaan dan pemakaian barang inventaris dan perlengkapan kantor; 8. Membuat rancangan dan program serta kegiatan Dinas; 9. Melaksanakan tugas-tugas keprotokolan Dinas; 10. Mengumpulkan data serta membuat perencanaan dan program yang berkaitan dengan kegiatan yang telah ditetapkan; 11. Menyiapkan bahan pembuatan DP 3 setiap pegawai; 12. Mempertanggungjawabkan kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku; 13. Mengumpulkan, mengelola, menyiapkan data kepegawaian dinas; 14. Mempersiapkan rencana kebutuhan pegawai dinas; 15. Mempersiapkan bahan usulan kenaikan pangkat, gaji berkala pegawai; 16. Mempersiapkan bahan mutasi dan pemberhentian, teguran pelanggaran disiplin, pension dan surat cuti pegawai; 17. Mempersiapkan bahan dan data pegawai yang akan mengikuti diklat pegawai; 18. Melaksanakan bahan rencana kesejahteraan pegawai; 19. Mengkordinir kehadiran pegawai; 20. Membuat laporan kepegawaian dan Daftar Urut Pangkat Kepegawaian (DUK); 21. Mengumpulkan dan menganalisa peraturan perundang-undangan yang terkait dengan urusan dan tugas dinas; 22. Menyiapkan pedoman dan petunjuk tentang pelaksanaan perencanaan dan program pengelolaan kepegawaian; 23. Membuat rencana dan program kerja umum; 4
24. Melaksanakan koordinasi dengan Sub Bagian lain di lingkungan Kantor; 25. Melaksanakan dan menyimpan berkas kerja, data dan bahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; 26. Mengumpulkan dan menganalisa peraturan perundang-undangan yang terkait dengan urusan dan tugas dinas; 27. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan; 28. Menyiapkan pedoman dan petunjuk tentang pelaksanaan perencanaan, evaluasi dan pelaporan pengelolaan kepegawaian dan 29. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan. II. Seksi Perpustakaan Seksi Perpustakaan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan melaksanakan kebijaksanaan teknis lingkup Perpustakaan yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan Perpustakaan, sesuai urusan yang menjadi kewenangan Seksi Perpustakaan. Uraian tugas Kepala Seksi Perpustakaan: 1. Mengumpulkan data dan bahan untuk penyusunan kegiatan Perpustakaan; 2. Menyiapkan bahan kebijakan pelaksanaan urusan Perpustakaan; 3. Menyusun Rencana Kerja Perpustakaan sesuai dengan program urusan serta peraturan perundang-undangan yang berlaku; 4. Menyiapkan pedoman pelaksanaan tugas dan kegiatan Perpustakaan; 5. Menyiapkan bahan pelaksanaan tugas dan kegiatan Perpustakaan; 6. Melaksanakan penyimpanan berkas kerja, data dan bahan sesuai ketentuan yang berlaku; 7. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan; 8. Pelaksanaan Pelayanan Perpustakaan Umum; 9. Pelaksanaan Pelayanan Perpustakaan Keliling dan 10. Pelaksanaan pembinaan terhadap seluruh jenis perpustakaa; III.
Seksi Kearsipan
Seksi Kearsipan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan melaksanakan kebijaksanaan teknis lingkup kearsipan yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan kearsipan sesuai urusan yang menjadi kewenangan Seksi Kearsipan. Uraian tugas Kepala Seksi Kearsipan; 1. Mengumpulkan data dan bahan untuk penyusunan kegiatan Seksi Kearsipan. 2. Menyiapkan bahan kebijakan pelaksanaan urusan kearsipan. 3. Menyusun Rencana Kerja Kearsipan sesuai dengan program dan urusan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 5
4. Menyiapkan bahan pelaksanaan tugas dan kegiatan Kearsipan. 5. Menyiapkan pedoman pelaksanaan tugas dan kegiatan Kearsipan. 6. Melaksanakan penyimpanan berkas kerja, data dan bahan sesuai ketentuan yang berlaku. 7. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan. 8. Melakukan pembinaan terhadap penyelenggaraan tata kearsipan kabupaten. 9. Memelihara dan melestarikan arsip statis dan dinamis in aktif di daerah. 10. Memberikan pelayanan kearsipan. 11. Melakukan pengelolaan terhadap Record Center (Pusat Arsip). IV.
Seksi Dokumentasi Daerah
Seksi Dokumentasi mempunyai tugas menyiapkan bahan dan melaksanakan kebijaksanaan teknis lingkup dokumentasi daerah yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan dokumentasi daerah sesuai urusan yang menjadi kewenangan Seksi Dokumentasi Daerah. Uraian tugas Kepala Seksi Dokumentasi Daerah; 1.
Mengumpulkan data dan bahan untuk penyusunan kegiatan Dokumentasi Daerah.
2.
Menyiapkan bahan kebijakan pelaksanaan urusan Dokumentasi Daerah.
3.
Menyusun Rencana Kerja Dokumentasi sesuai dengan program dan urusan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
4.
Menyiapkan bahan pelaksanaan tugas dan kegiatan Dokumentasi Daerah.
5.
Menyiapkan pedoman pelaksanaan tugas dan kegiatan Dokumentasi
6.
Melaksanakan penyimpanan berkas kerja, data dan bahan sesuai ketentuan yang berlaku.
7.
Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan.
8.
Memelihara dan menyiapkan dokumentasi penting daerah.
9.
Memelihara dan mendayagunakan dokumentasi daerah
10. Mengkoordinir penyelenggaraan meseum daerah.
6
SUSUNAN ORGANISASI KANTOR PERPUSTAKAAN, KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SIJUNJUNG
KEPALA KANTOR
KELOMPOK FUNGSIONAL
SUBAG TATA USAHA
SEKSI PERPUSTAKAAN
SEKSI KEARSIPAN
SEKSI DOKUMENTASI
2. Tata Kerja Dalam
melaksanakan
tugasnya
Kepala
Kantor,
Kasubag
Tata
Usaha,
Kepala
Seksi
Perpustakaan, Kepala Seksi Kearsipan dan Kepala Seksi Dokumentasi wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing maupun antar satuan organisasi sesuai dengan tugas masing-masing.
3. Personil Jumlah Personil Pada Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi menurut eselon pada tahun 2011. Golongan Golongan IV/b Golongan III/d Golongan III/c Golongan III/b Golongan III/a Golongan II/c Golongan II/a Golongan I/c Golongan I/a Honorer Pegawai Kontrak JUMLAH
Jumlah (Org) 1 3 1 2 2 2 3 1 1 1 5 22
Eselon Eselon III/a Eselon IV/a Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf
Jumlah (Org) 1 3 1 2 2 2 3 1 1 1 5 22 7
Jumlah Personil Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi menurut pendidikan pada tahun 2011. NO 1. 2. 3. 4. 5
PENDIDIKAN S1 D-III SMA SMP SD
JUMLAH (Org) 6 4 9 2 1
8
BAB III ISU-ISU STRATEGIS
A. Kondisi Objektif sebagai Analisa SWOT Dalam merumuskan strategi pengelolaan perpustakaan, kearsipan, dan dokumentasi terlebih dahulu perlu analisa lingkungan strategis organisasi sehingga kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan yang ada dapat diinventarisir.
Lingkungan internal organisasi berkenaan
dengan 5 M (man, money, methode, machine dan material). Lingkungan eksternal meyangkut dengan politik, ekonomi, sosial budaya, keamanan dan topografi daerah. 1. Internal Faktor : Kekuatan : o
Lembaga/SKPD pengelola (setingkat Kantor) Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007 tentang Pembagian urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Propinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota dan Peraturan Pemerintah Nomor 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah mengamanatkan kepada setiap daerah untuk membentuk lembaga pengelola perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi daerah. Pemerintah Kabupaten Sijunjung telah membentuk lembaga setingkat kantor (eselon III). Pembentukan Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan dokumentasi Daerah membuat pengelolaan urusan ini lebih efektif.
Sebelumnya
pengelolaan urusan ini dilaksanakan oleh Bagian Organisasi dan Personalia Setdakab. Pengelolaan urusan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi oleh lembaga setingkat kantor akan membuat pelaksanaan tugas lebih terfokus. o
Alokasi anggaran. Anggaran pelaksanaan urusan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi ini telah dialokasikan dalam APBD dan menjadi salah satu prioritas dalam rangka mencapai sasaran RPJM yaitu peningkatan kualitas SDM masyarakat Kabupaten Sijunjung. Adanya kebijakan dan komitmen pimpinan daerah baik eksekutif maupun legislatif untuk mengalokasikan anggaran untuk setiap urusan wajib yang dilaksanakan daerah, merupakan faktor kekuatan guna melaksanakan tugas.
o
Adanya dukungan peraturan perundang-undangan. Sejumlah peraturan perundang-undangan seperti UU Perpustakaan, UU tentang Arsip, Peraturan Pemerintah tentang Pembagian Urusan pemerintahan dan Peraturan Pemerintah tentang organisasi perangkat daerah memberikan dukungan agar terselenggaranya urusan 9
perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi di tiap daerah. Adanya peraturan perundangundangan yang mendukung ini menunjukkan komitmen pemerintah pusat untuk memajukan perpustakaan dan peningkatan pengelolaan arsip daerah. Kelemahan : o
Kurangnya tenaga fungsional pustakawan dan arsiparis (Perpustakaan umum, sekolah, SKPD). Rendahnya minat aparatur dan lemahnya sistem pembinaan terhadap jabatan fungsional menyebabkan sedikitnya tenaga fungsional dibidang perpustakaan dan kearsipan. Hal ini tidak hanya dialami oleh Kabupaten Sijunjung, namun juga dialami oleh seluruh Kabupaten/kota di Sumbar dan bahkan Indonesia. Di kabupaten Sijunjung saat ini hanya ada 2 orang tenaga fungsional pustakawan dan belum ada pejabat fungsional atrsiparis. Akan tetapi aparatur yang telah mengikuti Diklat tekhnis perpustakaan dan kearsipan sudah cukup memadai. Tiap tahun dikirimkan mengikuti Diklat perpustakaan dan kearsipan minimal 4 orang.
o
Rendahnya keterampilan personil pengelola perpustakaan dan kearsipan. Tingkat keterampilan tenaga pengelola perpustakaan baik perpustakaan umum, sekolah, nagari dan mesjid serta tenaga pengelola kearsipan SKPD pada saat ini masih sangat rendah. Pada sekolah-sekolah belum ada tenaga khusus sebagai pengelolaa perpustakaan. Pengelola perpustakaan sekolah rata – rata dirangkap oleh guru. Hal ini menyebabkan pengelolaan perpustakaan sekolah tidak berjalan dengan baik. Demikian juga halnya dengan tenaga pengelola kearsipan di SKPD, juga belum ditunjuk personil yang khusus untuk mengelolanya. Pelaksanaan pengelolaan arsip di tiap SKPD terkesan belum menjadi perhatian dan bahkan dianggap pekerjaan yang tidak penting.
o
Terbatasnya sarana prasarana pengelolaan Secara umum sarana prasarana pengelolaan perpustakaan dan kearsipan tiap SKPD masih kurang. Walaupun sudah ada lemari dan fiiling cabinet namun jumlah dan kualitasnya masih dibawah standar. Tidak jarang kita melihat arsip ditumpuk dan dimasukkan kedalam karung dan bahkan dibuang kegudang. Demikian juga halnya dengan perpustakaan, sebaiknya tiap SKPD dapat mengembangkan perpustakaan unit masing-masing. Hanya beberapa SKPD yang telah memiliki perpustakaan, namun itu juga masih minim sarana prasarana pengelolaannya.
10
2. Eksternal Faktor Peluang o
Partisipasi masyarakat dalam pembangunan Pelaksanaan otonomi daerah menumbuhkan partisipasi masyarakat dalam pembangunan. Dengan melibatkan masyarakat mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan terhadap pembangunan tentu akan meningkatkan partisipasi masyrakat dalam pembangunan. Pada saat ini sudah ada lembaga masyarakat yang memperhatikan permasalahan perpustakaan.
Besarnya partisipasi masrakat ini tentu akan memberikan
peluang untuk pengembangan taman baca masyarakat, pengembangan perpustakaan nagari dan mesjid. o
Lancarnya transportasi ke semua nagari Dengan tersedianya sarana parasarana jalan yang memadai maka akan memudahkan untuk melakukan pembinaan dan pelayanan perpustakaan ke seluruh sekolah nagari dan mesjid. Seluruh nagari dan sekolah yang ada di kabupaten Sijunjung sudah dapat ditempuh oleh kendaraan roda empat.
o
Besarnya jumlah anak usia sekolah Besarnya jumlah anak usia sekolah dan usia produktif dibanding dengan kelompok umur yang lain pada komposisi penduduk kabupaten (berdasarkan data BPS) menjadi peluang untuk mengembangkan minat dan budaya baca sejak usia dini dan sekolah.
Tantangan o
Belum berkembangnya budaya baca masyarakat. Masyarakat kabupaten Sijunjung lebih banyak berdomisili di desa dengan kondisi lingkungan yang kurang mendukung untuk tumbuhnya minat baca. Masyarakat lebih terbiasa untk menonton televisi dibanding membaca buku. Rendahnya budaya baca masyarakat menjadi satu tantangan untk pengembangan perpustakaan nagari dan mesjid.
o
Masih rendahnya taraf pendidikan masyarakat. Berdasarkan Biro Pusat Statistik Kabupaten Sijunjung tercatat minimnya persentase penduduk dengan tingkat pendidikan sarjana dan angka ini menunjukkan masih rendahnya taraf pendidikan masyarakat kabupaten Sijunjung. Kondisi ini tentu akan menjadi tantangan untuk mengembangkan perpustakaan nagari dan mesjid.
11
B. Tujuan Dari misi yang telah dirumuskan diatas ada beberapa tujuan yang hendak dicapai oleh Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Daerah yaitu : 1. Merbentuk perpustakaan umum daerah, perpustakaan unit kerja, perpustakaan sekolah, perpustakaan nagari dan mesjid yang berstandar nasional. 2. Meningkatkan minat baca masyarakat kabupaten Sijunjung 3. Meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan dan unit kearsipan daerah 4. Menata arsip dan dokumentasi daerah.
C. Sasaran Untuk mencapai tujuan di atas ada beberapa sasaran yang oleh Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Daerah yaitu : 1. Terbentuknya perpustakaan umum daerah, perpustakaan unit kerja, perpustakaan sekolah, perpustakaan nagari dan mesjid yang berstandar nasional. 2. Meningkatnya minat baca masyarakat kabupaten Sijunjung 3. Meningkatnya kualitas pelayanan perpustakaan dan unit kearsipan daerah 4. Tertatanya arsip dan dokumentasi daerah.
D. Strategi Untuk mempercepat pencapaian sasaran organisasi maka perlu dirumuskan strategi dan kebijakan yang tepat. Strategi adalah cara kita mencapai sasaran. Dari empat sasaran yang akan dicapai dirumuskan strategi sebagai berikut : 1. Menetapkan standar pengelolaan perpustakaan dan arsip daerah. 2. Memberdayakan dan meningkatkan peran aktif masyarakat dan lembaga kemasyarakatan dibidang perpustakaan dalam mengelola perpustakaan. 3. Memberdayakan dan memelihara arsip dan dokumentasi sebagai sumber referensi pengambilan keputusan serta sebagai saksi sejarah organisasi pemerintah daerah. 4. Mengembangkan pengelolaan perpustakaan dan arsip dengan sistem elektronik.
12
BAB IV VISI DAN MISI A. Visi Bagi suatu organisasi moderen dan kompleks seperti pemerintah daerah, rumusan visi merupakan suatu keharusan , karena visi dapat dijadikan acuan untuk mencapai tujuan organisasi. Visi adalah sesuatu impian tentang masa depan organisasi. Tanpa visi yang jelas, maka tidak jelas juga kemana suatu organisasi akan dibawa oleh pimpinan dan anggota organisasi. Suatu visi yang baik adalah visi yang
mampu menggugah semangat anggota
organisasinya untuk maju. Visi yang baik adalah visi yang menantang dan menunjukkan citra dari organisasinya. Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Daerah yang merupakan lembaga baru di pemerintah kabupaten Sijunjung haruslah memiliki visi yang jelas dan mampu membawa lembaga ini melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Salah dalam merumuskan visi akan menggangu
efektifitas
organisasi
dalam
mencapai
tujuannya.
Rumusan
visi
Kantor
Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Daerah tidak bisa lepas dari sistem perencanaan daerah lainnya. Visi nya harus sejalan dan menunjang visi daerah yang termuat dalam RPJM daerah. Visinya juga harus sejalan dengan tugas pokok dan fungsi selaku lembaga tekhnis daerah. Rumusan Visi : Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Daerah ”Terciptanya Lembaga Perpustakaan, Kearsipan, dan Dokumentasi sebagai pusat informasi yang representatif” Arti atau makna Konsep Penting dalam Visi : 1. Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak , dan / atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kriteria pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi. 2. Arsip dan Dokumentasi artinya adalah setiap naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan tugas pemerintahan. 3. Pusat informasi maksudnya perpustakaan diharapkan mampu menjadi pusat informasi yang representatif bagi segala lapisan masyarakat.
13
B. Misi Rumusan Misi : Misi adalah upaya upaya yang akan dilakukan untuk mencapai visi. Misi yang baik adalah misi yang mampu menghantarkan visi mencapai tujuannya.
Mengacu kepada visi yang telah
dirumuskan diatas dirumuskan misi sebagai berikut : 1. Membentuk dan meningkatkan peran perpustakaan umum daerah. 2. Mengelola dan mengumpulkan segala informasi baik tercetak dan terekam. 3. Membentuk dan meningkatkan peran lembaga kearsipan daerah dan dokumentasi daerah sebagai pengelola informasi. 4. Meningkatkan kualitas sumber daya pengelola dan sarana prasarana perpustakaan, kearsipan, dan dokumentasi. 5. Menyempurnakan sistem dan prosedur pengelolaan perpustakaan, kearsipan, dan dokumentasi daerah.
14
BAB V KEBIJAKAN, PROGRAM, DAN KEGIATAN A. Kebijakan Untuk mencapai tujuan Kantor Perpustakaan, Kearsipan, Arah kebijakan yang di Kantor Perpustakaan, Kearsipan, dan Dokumentasi Kabupaten Sijunjung dalam pencapaian tujuan pembangunan di bidang kepustakaan dan kearsipan meliputi: a. Mengupayakan peningkatan minat baca masyarakat dan membuka seluas-luasnya akses masyarakat terhadap bahan bacaan yang berkualitas. b. Penyelamatan arsip-arsip penting daerah dan perbaikan tata pengelolaan arsip sehingga pengelolaan arsip bisa terlaksana sesuai prosedur yang baku. c.
Peningkatan kualitas personil pengelola perpustakaan dan pengelola kearsipan.
d. Optimalisasi sumber daya dan ekploitasi peluang-peluang yang ada. B. Program dan Kegiatan Guna mengoperasionalkan seluruh sasaran dan strategi yang telah ditetapkan perlu disusun rencana program/kegiatan sebagai berikut : 1. Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah, terdiri dari kegiatan: 1) Akuisisi Arsip SKPD 2) Pembinaan Kearsipan 3) Penelusuran dan Penarikan Arsip Tokoh dan Sejarah Kabupaten 4) Pembangunan Sarana Pustaka, Arsip, dan Dokumentasi. 5) Evaluasi dan Monitoring Pengelolaan Arsip 6) Penduplikatan Dokumen/Arsip Daerah dalam Bentuk Informatika 2. Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan, terdiri dari kegiatan: 1) Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca 2) Pembinaan Perpustakaan 3) Pengembangan Minat dan Budaya Baca 4) Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah/Nagari/Masjid/SKPD 5) Evaluasi dan Monitoring Pengelolaan Perpustakaan 6) Rakornis Perpustakaan 3. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan, terdiri dari kegiatan: (1) Pembangunan Database Informasi Kearsipan.
15
BAB VI PENUTUP
Dengan tersusunnya Rencana Strategis Kantor Perpustakaan, Kearsipan, dan Dokumentasi untuk Tahun 2011 - 2015, diharapkan pengelola perpustakaan, kearsipan, dan dokumentasi memahami maksud dan tujuannya. Harapan kami, semoga setiap kegiatan yang disusun harus merupakan penjabaran dan upaya pencapaian renstra ini pada semua lini. Terima kasih.
Muaro Sijunjung,
Januari 2011
KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN, KEARSIPAN, DAN DOKUMENTASI
Drs. DARLIAS NIP.196406121989031008
16