BAB 4 US ULAN DAN HAS IL. kebutuhan yang ditemukan di quality management submodule dalam proses WIP

BAB 4 US ULAN DAN HAS IL

4.1 Evaluasi Berdasarkan hasil evaluasi terhadap submodul quality management dalam proses work in process (WIP) di PT. XYZ, maka teridentifikasi adanya kebutuhan (requirement) sesuai dengan proses bisnis yang berjalan. Berdasarkan pada kebutuhan yang ditemukan di quality management submodule dalam proses WIP akan dilakukan analisis untuk dengan menggunakan analisis fit/gap. Kebutuhan ini teridentifikasi karena adanya kekurangan baik dari proses bisnis yang ada maupun secara sistem yang tersedia. Sesuai dengan prosedur analisis yang dilakukan, akan ditemukan fit dan gap dari masing-masing kebutuhan yang telah ditemukan. Dan untuk memenuhi kebutuhan tersebut, perlu dilakukan customization dan konfiguras i pada proses bisnis maupun sistem yang ada agar kinerja perusahaan dapat meningkat.

4.1.1 Penentuan Requirement Proses Quality Management Dalam proses produksi di proses WIP, terdapat hubungan antara quality management dan proses produksi WIP yaitu pada sistem nonconformance yang berjalan pada masing-masing proses produksi tire dan tube. Kebutuhan dari sistem nonconformance diidentifikasikan dari setiap tahapan proses nonconformance yang berjalan mulai dari penemuan barang defect produksi, 123

124 proses disposisi, proses corrective action hingga evaluasi yang dilakukan pada proses nonconformance tersebut, hasil wawancara dengan bagian Quality Process Control dan analisis akar masalah yang terdapat di Bab 3. Hasil dari analisis

tersebut

menghasilkan

fit/gap

dan

menandakan

perusahaan

membutuhkan perbaikan baik dari sistem dan proses bisnis yang berjalan. Berikut merupakan daftar kebutuhan proses nonconformance dalam proses WIP: Tabel 4.1 Requirement Quality Management Proses WIP No. Proses Bisnis

Kebutuhan/ Requirement

1.

Proses dan sistem

Hierarki approval dapat dijalankan sehingga data

nonconformance

nonconformance yang tersimpan lebih lengkap. Sistem Oracle EBS dapat menangani sistem nonconformance secara keseluruhan. Informasi barang defect terdistribusi kepada bagian terkait. Kesesuaian antara data stok barang defect di EBS dengan stok barang fisik. Sistem NCP harus dapat mendukung kegiatan penelusuran masalah barang. Sistem NCP dapat mendukung evaluasi disposisi barang. Sistem memerlukan locator khusus baik secara fisik maupun data barang defect nonconformance.

125 No. Proses Bisnis

Kebutuhan/ Requirement Pemindahan data barang antar locator produksi dapat terkontrol.

2.

3.

Proses dan Sistem Sistem Oracle EBS dapat menangani sistem disposition disposition

secara keseluruhan.

Proses dan sistem

Sistem Oracle EBS dapat menangani sistem corrective

corrective action

action secara keseluruhan.

4.2 Pengukuran Kinerja Sistem Oracle E-Business Suite Quality Management submodule melalui kuesioner Dalam pengukuran kinerja sistem Oracle E-Business dalam quality management submodule digunakan sebuah metode penelitian untuk mendapatkan data mengenai kinerja sistem pada proses berjalan. M etode kuisioner adalah salah satu metode yang digunakan untuk mendapatkan data kinerja sistem apakah sistem sudah berjalan sesuai dengan proses bisnis yang ada atau tidak dengan jumlah responden yang banyak untuk meyakinkan data yang didapat sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Dalam kuesioner ini, 20 responden terlibat dari divisi IT, produksi dan quality. Dalam metode kuesioner ini terdapat 10 pertanyaan yang membahas tentang sistem quality management dalam proses produksi WIP. Adapun cara mengukur tingkat kinerja sistem yang telah dikembangkan adalah dengan menggunakan skala Likert.

126 Berikut adalah komposisi nilai yang digunakan dalam kuesioner adalah :

Sangat Setuju (SS) memiliki skor 5.

Setuju (S) memiliki skor 4.

Netral (N) memiliki skor 3.

Tidak Setuju (TS) memiliki skor 2.

Sangat Tidak Setuju (STS) memiliki skor 1.

M enurut metode Likert yang dipakai akan dihubungkan berdasarkan masalah yang ditemukan dari sistem NCP yaitu dalam proses nonconformance, disposition dan corrective action yang berjalan. Untuk mengetahui rank kinerja sistem yang akan dipakai dalam Fit/ Gap Analysis adalah : •

Apabila semua responden menjawab sangat tidak setuju, maka jumlah

skor terendah adalah 20 x 1 = 20 (nilai minimal). •

Apabila semua responden menjawab sangat setuju, maka jumlah skor

tertinggi adalah 20 x 5 = 100 (nilai maksimal). Sehingga dapat dilihat, range selisih antara 20 sampai 100 adalah 80, sehingga pembagian dan pemisahan rank dapat terbagi menjadi low, medium, dan high. Dalam pemisahan range rank yang dapat dipakai, maka hasil keseluruhan perlu dibagi 3 sehingga masing-masing range rank adalah 26,6 ≈ 27.

•

Jumlah skor antara 20 – 46 diberi rank Low yaitu tidak terlalu penting.

•

Jumlah skor antara 47 - 73 diberi rank Medium yaitu penting.

•

Jumlah skor antara 74 - 100 diberi rank High yaitu sangat penting.

127 4.3 Pengukuran Kinerja Sistem NCP Didalam pengukuran

kinerja sistem NCP yang mencakup

proses

nonconformance, disposition dan corrective action dilakukan pada 20 responden yang terdiri dari 6 staf divisi IT, 6 staff divisi produksi dan 8 staff divisi quality. Pertanyaan-pertanyaan yang diberikan mengenai proses bisnis dan kinerja sistem yang berjalan dalam sistem NCP. •

Pertanyaan 1 Dalam sistem Oracle E-Business Suite, setujukah Anda apabila peran hierarki approval dalam mendukung proses nonconformance, disposition dan corrective action pada proses produksi WIP dikatakan penting?

Tabel 4.2 Hasil kuesioner pertanyaan 1 sistem NCP Pilihan Jawaban

Jawaban

Bobot

Total

Pertanyaan 1 Sangat Setuju

8

5

40

Setuju

6

4

24

Netral

4

3

12

Tidak Setuju

2

2

4

Sangat Tidak Setuju

0

1

0

Jumlah

20

80

Kesimpulan : Dari hasil analisa pertanyaan 1, maka didapatkan bahwa jumlah nilai yaitu 80 atau 80% yang menunjukkan pada tingkat high.

128 •

Pertanyaan 2 Setujukah Anda apabila sistem Oracle E-Business Suite dikatakan dapat membantu dalam sistem NCP dalam proses produksi WIP?


Jawaban Pertanyaan 2

Bobot

Total

Sangat Setuju

5

5

25

Setuju

8

4

32

Netral

5

3

15

Tidak Setuju

1

2

2

Sangat Tidak Setuju

1

1

1

Jumlah

20

75


•

Pertanyaan 3 Setujukah Anda apabila sistem Oracle E-Business Suite dapat membantu dalam proses Disposition dalam proses produksi WIP?



Bobot

Total

Sangat Setuju

5

5

25

Setuju

5

4

20

Netral

4

3

12

129 Tidak Setuju

4

2

8

Sangat

2

1

2

Tidak

Setuju Jumlah

20

69

Kesimpulan : Dari hasil analisa pertanyaan 3, maka didapatkan bahwa jumlah nilai yaitu 69 atau 69% yang menunjukkan pada tingkat medium.

•

Pertanyaan 4 Setujukah Anda apabila sistem Oracle E-Business Suite dapat membantu dalam proses corrective action dalam proses produksi WIP?



Bobot

Total

Sangat Setuju

2

5

10

Setuju

4

4

16

Netral

4

3

12

Tidak Setuju

5

2

10

Sangat

5

1

5

Tidak

Setuju Jumlah

20

53


130 •

Pertanyaan 5 Setujukah Anda apabila pendistribusian informasi mengenai barang defect pada sistem NCP dalam proses produksi WIP dikatakan penting?



Bobot

Total

Sangat Setuju

4

5

20

Setuju

4

4

16

Netral

4

3

12

Tidak Setuju

5

2

10

Sangat

3

1

3

Tidak

Setuju Jumlah

20

61


•

Pertanyaan 6 Setujukah Anda apabila kesesuaian data stok barang defect pada sistem NCP dalam proses produksi WIP dikatakan penting?



Bobot

Total

Sangat Setuju

2

5

10

Setuju

5

4

20

131 Netral

4

3

12

Tidak Setuju

4

2

8

Sangat

5

1

5

Tidak

Setuju Jumlah

20

55


•

Pertanyaan 7 Setujukah Anda apabila sistem Oracle E-Business Suite dapat mendukung penelusuran barang defect pada sistem NCP dalam proses produksi WIP?



Bobot

Total

Sangat Setuju

3

5

15

Setuju

3

4

12

Netral

5

3

15

Tidak Setuju

4

2

8

Sangat

5

1

5

Tidak

Setuju Jumlah

20

55


132 •

Pertanyaan 8 Setujukah Anda apabila sistem NCP dapat mendukung tindakan evaluasi mengenai disposisi barang dalam proses produksi WIP?



Bobot

Total

Sangat Setuju

6

5

30

Setuju

6

4

24

Netral

5

3

15

Tidak Setuju

2

2

4

Sangat

1

1

1

Tidak

Setuju Jumlah

20

74


•

Pertanyaan 9 Setujukah Anda apabila pengontrolan data jumlah barang defect pada locator khususnya NCP dalam proses produksi WIP dikatakan penting?



Bobot

Total

Sangat Setuju

7

5

35

Setuju

5

4

20

133 Netral

6

3

18

Tidak Setuju

2

2

4

Sangat

0

1

0

Tidak

Setuju Jumlah

20

77


•

Pertanyaan 10 Setujukah Anda apabila perpindahan data barang defect antar locator dapat terkontrol dalam proses produksi WIP dikatakan penting?



Bobot

Sangat Setuju

5

5

25

Setuju

7

4

28

Netral

7

3

21

Tidak Setuju

1

2

2

Sangat

0

1

0

Tidak

Total

Setuju Jumlah

20

76

Kesimpulan : Dari hasil analisa pertanyaan 1, maka didapatkan bahwa jumlah nilai yaitu 76 atau 76% yang menunjukkan pada tingkat High.

134 4.4 Fit /Gap Analysis Analisis fit/gap merupakan suatu metode untuk mengevaluasi kebutuhan penggunaan terhadap aplikasi sistem yang ada. M etode ini akan membantu dalam mengidentifikasi apakah kebutuhan yang dimiliki perusahaan dapat ditangani oleh aplikasi sistem yang berjalan. Dalam analisis fit/gap menghasilkan fit atau gap dari sistem keseluruhan yang berjalan. Fit berarti kebutuhan perusahaan sudah dapat ditangani oleh sistem aplikasi yang berjalan, sedangkan gap berarti kebutuhan perusahaan tidak dapat ditangani oleh sistem aplikasi yang berjalan. Berdasarkan hasil analisis dan evaluasi yang dilakukan terhadap proses bisnis dalam submodul quality management pada proses WIP, khususnya dalam sistem nonconformance dalam PT. XYZ. M aka analisis fit/gap yang dilakukan, disajikan dalam tabel analisis di bawah ini:

135

Tabel 4.12 Analisis Fit/Gap dari Nonconformance EBS Fit No

Requirement

Rank

Level

Comments

Alternatives

Customization

of EBS 1.

Data-data nonconformance

M embuat beberapa

dapat dijalankan

yang tersimpan hanya

collection plan NCP

sehingga data

sebatas level pelapor,

untuk masing-masing

nonconformance yang

sehingga pada level

area produksi WIP.

tersimpan lebih

selanjutnya data tidak

M engatur setting parent-

lengkap.

tersimpan, misalnya

child collection plan di

disposisi barang.

sistem EBS dengan

Hierarki approval

H

P

pengaturan ”delayed”.

136

Fit No

Requirement

Rank

Level

Comments

Alternatives

Customization

of EBS 2

Sistem nonconformance

M elakukan perubahan

M engaktifkan menu

dapat menangani

belum aktif di EBS,

proses bisnis sistem

nonconformance pada

sistem

sehingga data-data

nonconformance pada

sistem Oracle-EBS.

nonconformance

nonconformance pada

proses produksi WIP.

secara keseluruhan.

proses produksi tidak

Sistem Oracle EBS

H

P

tersedia. 3.

Sistem disposition belum


M engaktifkan menu

dapat menangani

aktif di EBS, sehingga


disposition pada sistem

sistem disposition

data-data disposition pada

disposition pada

Oracle-EBS.

secara keseluruhan.

proses produksi tidak


Sistem Oracle EBS

M

P

tersedia.

137

Fit No

Requirement

Rank

Level

Comments

Alternatives Customization

of EBS 4.

5.

Sistem corrective action


M engaktifkan menu

dapat menangani

tidak berjalan, sehingga


corrective action pada

sistem corrective

data-data corrective action

corrective action pada

sistem Oracle-EBS.

action secara

pada proses produksi tidak


keseluruhan.

tersedia.

Sistem Oracle EBS

M

P

Data-data nonconformance

M elakukan pembuatan

defect terdistribusi

yang tersimpan dapat

notification email

kepada bagian terkait.

dikirim lewat email hanya

sebagai sarana informasi

pada level KaSie pelapor

mengenai barang defect

saja.

ke bagian terkait.

Informasi barang

M

P

Pengaturan notification

138

Fit No

Requirement

Rank

Level

Comments


of EBS email pada level collection element. 6.

Data stok barang defect


stok barang defect di

dengan stok barang fisik

prosedur kerja untuk

EBS dengan stok

sering berbeda.

bagian quality agar

Kesesuaian antara data

barang fisik.

H

G

proses keluar masuk barang defect dapat terkontrol. M engubah template hold dan disposition tag

139

Fit No

Requirement

Rank

Level

Comments


of EBS 7.

Sistem NCP belum dapat


dapat mendukung

mendukung kegiatan

prosedur kerja bagian

kegiatan penelusuran

penelusuran masalah

quality untuk

masalah barang.

barang.

melakukan proses

Sistem NCP harus

M

G

rework in/out kepada data barang hasil proses NCP untuk mengubah nomor lot produksi.

140

Fit No

Requirement

Rank

Level

Comments

Alternatives

Customization

of EBS

8.

Kertas laporan

Penambahan collection

mendukung evaluasi

penyelesaian tidak pernah

plan yang mendukung

disposisi barang.

kembali ke bagian quality

proses evaluasi yang

sehingga bagian quality

dihubungkan dengan

tidak dapat melakukan

collection plan master

evaluasi.

nonconformance,

Sistem NCP dapat

H

G

disposition, corrective action sehingga data evaluasi dapat tercatat.

141

Fit No

Requirement

Rank

Level

Comments


of EBS 9.

Barang-barang defect yang

M embuat locator khusus

locator khusus baik

merupakan barang NCP

barang defect NCP pada

secara fisik maupun

dan WIP tercampur

setiap proses WIP baik

data barang defect

menjadi satu locator yang

secara aktual maupun

nonconformance.

sama.

secara data.

Sistem memerlukan

H

P

Pembuatan locator, misalnya: locator NCP mixing, extruding, building, SA, curing dan SFG.

142

Fit No

Requirement

Rank

Level

Comments


of EBS 10.

Pemindahan data

H

F

Pemindahan data barang

barang antar locator

antar locator produksi

produksi dapat

dapat dikontrol dengan

terkontrol.

transaksi M OT.

Tabel 4.13 Perbandingan Hasil Analisis Fit/Gap Total

Oracle -EBS Quality Management

Requirement

Submodule

Rank of Requirement

F

G

P

H

6

1

2

3

M

4

0

1

3

L

0

0

0

0

10

1

3

6

Keterangan: Berdasarkan analisis fit/gap yang dilakukan, didapat hasil berupa terdapat 1 requirement yang fit, 3 requirement yang gap dan 6 requirement yang partial.

Gambar 4.2 Diagram Pemenuhan Requirement Fit/Gap pada Oracle EBS Quality Management 143

144 Setelah aplikasi Oracle EBS pada PT. XYZ dianalisis, maka diperoleh hasil berupa 10% fit, 30% gap dan 60% partial fit dalam memenuhi requirement dalam submodul quality management. Sebenarnya aplikasi ini sudah hampir memenuhi kebutuhan perusahaan, tapi karena masih ada kekurangan dalam melakukan customization, maka aplikasi ini masih memiliki 60% partial fit dan masih dapat dikembangkan. Apabila customization terhadap 60% partial fit di sistem berhasil dilakukan, maka degree of fit dari sistem akan meningkat menjadi 70%. Oleh karena itu aplikasi ini masih dapat dikatakan baik dan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.

Tabel 4.14 Tabel Rekomendasi Pengembangan No.

Resolutions

Bussiness

Priority

/Technical 1.

M embuat beberapa collection plan NCP untuk

T

H

T

H

B

H

B

M

B

M

masing-masing area produksi WIP. 2.

M engatur setting parent-child collection plan di sistem EBS dengan pengaturan ”delayed”.

3.

M elakukan perubahan proses bisnis sistem nonconformance pada proses produksi WIP.

4.

M elakukan perubahan proses bisnis sistem disposition pada proses produksi WIP.

5.

M elakukan perubahan proses bisnis sistem

145 corrective action pada proses produksi WIP. 6.

M elakukan pembuatan notification email

T

M

B

H

B

H

B

M

T

H

B

H

T

M

sebagai sarana informasi mengenai barang defect ke bagian terkait. 7.

M elakukan perubahan prosedur kerja untuk bagian quality agar proses keluar masuk barang defect dapat terkontrol.

8.

M engubah template hold tag dan disposition tag.

9.

M elakukan perubahan prosedur kerja bagian quality untuk melakukan proses rework in/out kepada data barang hasil proses NCP untuk mengubah nomor lot produksi.

10.

M anambahkan collection element yang mendukung proses evaluasi sehingga data evaluasi dapat tercatat.

11.

M embuat locator khusus barang defect NCP pada setiap proses WIP baik secara actual maupun secara data.

12.

M engaktifkan menu nonconformance, disposition dan corrective action.

146 M aka dari hasil analisis tabel rekomendasi pengembangan yang ada, dapat dilihat adanya pengembangan yang dapat dilakukan yaitu: ¾

Pengembangan dari aspek bisnis o

M elakukan perubahan proses bisnis sistem nonconformance, disposition dan corrective action pada proses produksi WIP.

o M elakukan perubahan struktur organisasi dan prosedur kerja untuk bagian quality agar proses keluar masuk barang defect serta dalam proses rework in/out kepada data barang hasil proses NCP dapat terkontrol. o M engubah template hold tag dan disposition tag. o M embuat locator khusus barang defect NCP pada setiap proses WIP baik secara aktual maupun secara data. ¾

Pengembangan dari aspek teknis o M elakukan pengaturan pada collection plan dan collection element nonconformance, disposition dan corrective action pada proses produksi WIP hingga tahap evaluasi. o M elakukan pengaturan hubungan parent-child pada collection plan nonconformance, disposition dan corrective action pada proses produksi WIP. o M elakukan pembuatan notification email. o M engaktifkan menu nonconformance, disposition dan corrective action.

147 4.5 Pengembangan dari aspek bisnis 4.5.1 Proses Bisnis Umum Nonconformance, Disposition dan Corrective Action Dari beberapa uraian sebelumnya, akhirnya diusulkanlah proses bisnis serta sistem yang dapat digunakan untuk memperbaiki kinerja sistem sebelumnya.

Berikut

adalah

proses

bisnis

yang

diusulkan

untuk

nonconformance process: Flow Nonconformances yang Telah Disederhanakan Pr os es Pro du ksi

M ula i

M ula i

Pro ses Disp os ition

PIC D ispo sisi

Q ua ilt y

PI C Co rr ec tive Actio n

T ra nsa ksi da ri I nsp ek si

Tr an sa ksi s eca ra In de pe nd en

Pe ne ntu an Dis po sitio n

Pe nca ta tan No nc on for m an ce

Ya

C or re ctive Act ion dip er luka n / le vel ke cac ata n ting gi?

Pro ses Disp os ition dip er luka n?

Eva lua si Disp osit ion

Eva lua si Co rr ec tive Actio n

Tid ak

T ida k

No nc on for m an ce Sele sa i

C or re ctive Act ion Se lesa i

Se lesa i

Gambar 4.3 Flowchart Proses Bisnis Usulan

Ya

Pe ne ntu an Co rr ect ive Actio n

Pr ose s C or re ctive Actio n

148 Tabel 4.15 Keterangan Flowchart Proses Bisnis Usulan Proses Flowchart M ulai (Transaksi dari Inspeksi)

Keterangan Proses nonconformance dapat dilakukan apabila terjadi / ditemukan barang defect (barang tidak sesuai standar) pada saat proses inspeksi/pengecekan barang dalam proses produksi.

M ulai (Transaksi dari Independen)

Proses nonconformance dapat dilakukan apabila terjadi / ditemukan barang defect (barang tidak sesuai standar) diluar dari proses inspeksi/pengecekan barang dalam proses produksi.

Pencatatan Nonconformance

Proses pencatatan data nonconformance oleh bagian produksi terhadap data barang defect yang ditemukan dalam proses produksi. Bagian produksi akan melakukan pemasukkan data barang defect pada sistem EBS.

Proses Disposition Diperlukan?

Proses penentuan apakah data barang defect yang sudah dicatat memerlukan proses disposisi atau tidak. Apabila data barang defect memerlukan proses disposisi, maka data selanjutnya akan diproses dalam proses disposition. Apabila data barang defect tidak memerlukan proses disposisi, maka data terkait akan dilakukan proses penutupan.

Penentuan

Penentuan disposition terhadap data barang defect yang

Disposition

tercatat oleh PIC disposition, penentuan disposition

149 Proses Flowchart

Keterangan berdasarkan hasil analisis, pelacakan masalah yang terjadi pada barang defect bersangkutan.

Proses Disposition

Berdasarkan disposisi yang telah ditentukan oleh PIC disposition, bagian produksi akan melakukan disposisi pada barang defect yang sudah ditentukan disposisinya.

Disposition

Bagian quality akan melakukan pengecekan pada proses

Evaluation

disposisi barang yang sudah dilakukan oleh bagian produksi.

Nonconformance

Proses penyelesaian terhadap data barang defect yang sudah di

Selesai

disposisi dan setelah dilakukan proses evaluasi oleh bagian quality.

Corrective Action

Proses penentuan apakah barang defect yang ditemukan

diperlukan / level

memerlukan proses corrective action atau tidak (penentuannya

kecacatan tinggi?

berdasarkan defect level data barang defect nonconformance). Apabila data barang defect memerlukan proses corrective action, maka data selanjutnya akan diproses dalam corrective action. Apabila data barang defect tidak memerlukan proses corrective action, maka data akan di-close.

Penentuan

Penentuan corrective action terhadap masalah defect yang

Corrective Action

tercatat oleh PIC corrective action, Penentuan corrective action berdasarkan hasil analisis, pelacakan masalah sehingga

150 Proses Flowchart

Keterangan membentuk satu kesimpulan akhir yang nanti diterapkan.

Proses Corrective

Berdasarkan corrective action yang telah ditentukan oleh PIC

Action

corrective action, bagian bersangkutan akan melakukan tindakan corrective action pada masalah yang terjadi.

Evaluasi Corrective Bagian quality akan melakukan pengecekan pada proses Action

pelaksanaan corrective action yang sudah dilakukan oleh bagian bersangkutan.

Corrective Action

Proses penutupan terhadap masalah defect dan setelah

Selesai

dilakukan proses evaluasi corrective action oleh bagian quality.

151 4.5.2 Proses Nonconformance Baru

Gambar 4.4 Flowchart Proses Nonconformance

152

Tabel 4.16 Keterangan Flowchart Proses Nonconformance Flowchart Proses

Keterangan

Nonconformance Produksi

Sebuah proses yang dilakukan oleh bagian produksi untuk mengubah dan menjadikan bahan baku menjadi sesuatu yang diperlukan untuk tahap selanjutnya. Proses produksi antara lain proses mixing, extruding, SA, building, curing dan SFG.

Barang defect atau tidak? Pengecekan oleh bagian produksi terhadap produk di masing-masing proses yang dijalankan oleh proses produksi.

Pengecekan secara visual yang dilakukan

untuk melihat apakah barang sesuai standar atau tidak. Apabila hasilnya NG, maka akan masuk dalam proses NCP. PROSES NCP M emisahkan barang defect

defect dari barang lain yang sesuai dengan standar.

Penulisan Tanda

Penulisan tanda pada barang yang defect sehingga tidak

sementara pada barang

dipakai produksi dan menunggu hasil disposisi pada

defect

Bagian produksi akan melakukan pemisahan barang

barang.

153 Flowchart Proses

Keterangan

Nonconformance Lapor pada Leader

Operator produksi melaporkan pada leader mengenai barang defect yang ditemukan dalam proses produksi.

Penulisan data pada

Leader akan melakukan pencatatan data NCP didalam

Form Defect Produksi

sebuah form defect produksi, yang nantinya form defect akan diberikan kepada bagian pengisian.

M embuat MOT ke loc NCP

M elakukan

proses M OT

yang digunakan

untuk

mengirimkan data barang defect ke locator khusus NCP dan melakukan proses allocate terhadap data yang telah di M OT.

EQR NCP sistem EBS

M elakukan proses entry quality result terhadap data barang defect secara EBS (collection plan NCP) dan akan memakai No. hold tag yang dihasilkan sistem EBS untuk mengisi hold tag yang akan menempel di barang defect dan melakukan pencetakan hold tag berdasarkan informasi barang defect yang dimasukkan. Setelah bagian pengisian memasukkan data barang defect,

maka secara otomatis

sistem EBS akan

mengirimkan notifikasi email kepada kepala seksi untuk melakukan persetujuan dan bagian quality process control untuk melakukan transact pada sistem EBS.


Keterangan

Nonconformance M enempelkan hold tag ke barang Persetujuan + keputusan KASIE Produksi

Bagian produksi akan menempelkan hold tag kepada barang defect yang bersangkutan. Kepala seksi produksi akan menerima notifikasi email untuk

meminta persetujuan

melalui sistem

EBS

berdasarkan data NCP yang dimasukkan oleh bagian produksi di lapangan. Sistem EBS akan mengirimkan notifikasi email kepada kepala departemen setelah kepala seksi produksi melakukan persetujuan.

Persetujuan KADEPT Produksi

Kepala departemen akan menerima notifikasi email untuk meminta persetujuan melalui sistem EBS. Sistem EBS akan mengirimkan notifikasi email kepada bagian

quality

process

control

setelah

kepala

departemen melakukan persetujuan. M enentukan level defect

Bagian quality process control akan menentukan level defect pada data NCP setelah mendapat notifikasi email. Level defect ini berfungsi sebagai informasi tingkat data NCP dalam keadaan penting atau tidak dan juga (high/low). Apabila level defect high, maka secara otomatis data


Keterangan

Nonconformance Engineer (QJE) di lapangan untuk mengumpulkan informasi lebih dari lapangan terkait data NCP tersebut. Diperlukan Disposition?

Bagian quality process control melihat keputusan yang dibuat oleh kasie produksi, apabila keputusan yang dihasilkan adalah diperlukannya proses disposisi maka bagian quality process control akan menentukan PIC disposisi, melakukan transact atas barang defect yang sudah di M OT ke locator NCP.

Diperlukan Corrective action?

Defect level bernilai “high” akan menjadi penentu diperlukannya proses corrective action dan

akan

menentukan hubungan parent-child antara NCP master plan dan corrective master plan. Proses Corrective action

Proses penentuan tindakan corrective action sesuai dengan

masalah

yang

ditemukan

dalam

proses

nonconformance. Selain itu, proses penentuan corrective action dapat

juga

dilakukan

apabila dibutuhkan

pengembangan dan peningkatan kinerja dalam proses produksi. Proses Disposition

Proses penentuan disposisi barang defect sesuai dengan masalah yang ada dalam proses nonconformance (NCP)


Keterangan

Nonconformance yang akan menghasilkan perbaikan mengenai barang defect yang ditemukan. Rework Out/In untuk

Bagian quality process control akan melakukan proses

M engganti Nomor Lot

rework out/ in untuk mengganti dan menandai nomor lot produksi setelah mendapatkan notifikasi email sehingga barang hasil disposisi (barang hasil proses NCP) tidak bercampur dengan barang yang bukan hasil proses NCP.

Termasuk barang scrap?

Pemilahan data NCP yang disposisi “scrap” atau disposisi biasa.

MOT loc NCP ke

Bagian quality control process akan melakukan proses

Onhand

MOT dan allocate berdasarkan nomor lot yang sudah diproses dengan proses rework out/in kepada bagian produksi bersangkutan sesuai dengan disposisi yang ditentukan.

MOT loc NCP ke Scrap

Bagian quality control process akan melakukan proses MOT dan allocate berdasarkan nomor lot yang sudah diproses dengan proses rework in /out kepada bagian waste control karena disposisi “scrap”.

M enempelkan Disposition Tag

Bagian

quality

process

control

akan

mencetak

disposition tag dan menempelkan disposition tag


Keterangan

Nonconformance kepada barang defect diproses produksi berdasarkan disposisi yang ditentukan. Transact MOT dari loc NCP

Bagian produksi akan melakukan proses transact terhadap

data barang NCP yang sudah terdapat

disposition tag berdasarkan nomor M OT yang tertera di disposition tag. Eksekusi Disposition

Bagian produksi akan melakukan disposisi barang berdasarkan disposition tag yang sudah tertempel di barang.

Evaluasi?

Pemilahan mengenai hasil evaluasi yang dilakukan oleh quality control process, bernilai OK dan Not Good.

Evaluasi Disposition

Bagian quality control process akan melakukan evaluasi mengenai disposisi barang yang dilakukan oleh bagian produksi atau waste control dan dimasukkan dalam sistem EBS. Apabila bernilai OK, maka bagian quality process control dapat mengubah status data NCP menjadi “close” dan akan mengirimkan notifikasi email kepada kepala seksi quality process control untuk melakukan closing.


Keterangan

Nonconformance Apabila bernilai NG, maka bagian produksi akan membuat nomor hold tag baru untuk barang tersebut dan memproses ulang barang tersebut. M embuat Hold Tag Baru Apabila hasil Not Good pada saat evaluasi, maka bagian (M embuat Proses NCP produksi dapat memasukkan data defect baru pada Kembali) sistem NCP dalam Oracle EBS dengan mengulangi prosedur yang sama. Persetujuan Kasie NCP

Setelah status data corrective action atau disposisi

untuk Closing

menjadi “close”, maka kepala seksi quality process control dapat melakukan proses closing terhadap data bersangkutan.

M embatalkan proses MOT to loc NCP

Apabila KaSie dan KaDept melakukan pembatalan pada persetujuan barang defect dalam sistem NCP, maka bagian produksi akan membatalkan transaksi M OT ke locator NCP sesuai dengan No. Hold Tag.

159 4.5.3

Proses Disposition Baru

Gambar 4.5 Flowchart Proses Disposition

160 Tabel 4.17 Keterangan Flowchart Proses Disposition Flowchart Proses

Keterangan

Disposition Transact

Bagian quality process control melakukan proses

MOT ke loc NCP

transact terhadap data barang defect yang dikirimkan tadi dan nantinya secara otomatis akan menambah stok barang defect di locator NCP karena dalam hal ini bagian quality process control bertanggung jawab akan stok barang di locator NCP.

Penentuan

Bagian quality process control menentukan PIC

PIC Disposisi

disposisi terhadap data barang defect berdasarkan data NCP yang diterima: ¾

Defect WIP kepada bagian R&D

¾

Final Product kepada bagian QA

Sistem EBS akan mengirimkan notification email kepada PIC disposisi sesuai dengan yang ditentukan oleh bagian quality process control. Analisis M asalah

Bagian PIC disposisi akan menerima notification email

Tube/Tire

mengenai masalah data NCP dan dapat mengecek dalam sistem EBS dan berdasarkan laporan itu, PIC disposisi akan melakukan analisis masalah untuk mengetahui penyebab masalah.


Keterangan

Disposition Penentuan Disposisi

Bagian PIC disposisi akan menentukan disposisi yang

Tube/Tire

sesuai dengan masalah yang ditemukan dan akan memasukkannya kedalam sistem EBS. Sistem EBS akan mengirimkan notification email kepada kepala seksi PIC disposisi untuk melakukan pengecekan dan persetujuan terhadap hasil disposisi tersebut.

Persetujuan Disposition

Bagian kepala seksi PIC disposisi akan menerima

oleh

notification email untuk meminta persetujuan secara

KaSie Tire/Tube

sistem EBS terhadap hasil disposisi yang sudah ditentukan. Sistem EBS akan mengirimkan notification email kepada

kepala

departemen

PIC

disposisi

untuk

melakukan persetujuan. Persetujuan Disposition

Kepala departemen PIC disposisi akan menerima

oleh

notification email untuk meminta persetujuan secara

KaDept Tire/Tube

sistem EBS.

Disposition

Sistem EBS akan mengirimkan notification email

Scrap?

kepada kepala divisi plant apabila hasil disposisi bernilai “scrap” namun apabila bukan “scrap” maka


Keterangan

Disposition notification email langsung ke bagian quality process control untuk melakukan proses rework out/in. Persetujuan oleh

Kepala

divisi

KA. Divisi Plant

persetujuan/approval secara EBS setelah menerima

plant

akan

melakukan

notification email apabila disposisi yang dilakukan bernilai “scrap”. Sistem EBS akan mengirimkan notification email kepada bagian quality process control untuk melakukan proses rework in/out.

163 4.5.4

Proses Corrective action Baru P ro se s C or re cti v e Ac tio n

Pro d u k s i

PI C Correcti ve A ct ion

Q JE

Q-PC

M ua l i

E ntr i D a ta C AR Re q u e st 2

M e n g u m pu l k a n d a ta te rk a ti N CP

M e m as u k k an d a ta ta m b a h an k e EBS

Pe n e n tu a n PIC Co rre c ti ve Ac ti o n

Pe n e ntu a n Ba ta s Wa k tu

Me l a k u ka n An a l i s a D a ta C or re cti v e

Corrective Action M e n e n tu ka n A ka r M a s a a l h

M e n e n tu ka n ti n d a ka n c or re cti v e , p r ev e n ti ve d a n c o n ta i nm e n t

Ti d a k

M em a s u k ka n d a ta h a si l a n a il s a d a n ti n d ak a n a k hi r c o rre c tiv e k e E BS

M e l ak u k a n Ev al u a s i Ti n d ak a n Co rr e cti v e

C o rre c tiv e Ac tio n C o l s e?

Ya

P e rse tu j u a n Ka si e NC P u n tu k C l os i n g

Se e l s ai

Gambar 4.6 Flowchart Proses Corrective action

164 Tabel 4.18 Keterangan Flowchart Proses Corrective Action Flowchart Proses

Keterangan

Corrective Action Entri Data CAR Request

CAR bisa dilakukan apabila diperlukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan dan mengembangkan kinerja produksi. CAR dapat dimasukkan langsung apabila ditemukan masalah yang memerlukan tindakan corrective action.

M engumpulkan data terkait NCP

Bagian

Quality

Junior

Engineer

(QJE)

akan

melakukan pengumpulan data terhadap masalah data NCP yang terkait, sesuai dengan notifikasi email yang diterima pada saat bagian quality process control menentukan defect level high.

M emasukkan data

Bagian Quality Junior Engineer (QJE) memasukkan

tambahan ke EBS

data-data yang sudah dikumpulkan kedalam sistem EBS. Sistem EBS akan mengirimkan notifikasi email kepada bagian quality process control untuk menentukan PIC corrective action yang sesuai terhadap masalah tersebut.

Penentuan

Bagian quality process control menentukan PIC

PIC Corrective Action

corrective action (apabila level defect “high”) terhadap


Keterangan

Corrective Action masalah data NCP yang diterima oleh: ¾

Bagian Produksi

¾

Bagian Quality

¾

Bagian R&D

Sistem EBS akan mengirimkan notifikasi email kepada PIC corrective action sesuai dengan yang ditentukan oleh bagian quality process control. Penentuan Batas Waktu

Bagian quality process control menentukan batas waktu mengenai tindakan corrective action yang harus ditentukan oleh PIC corrective action.

M elakukan Analisis Data Bagian PIC corrective action akan menerima notifikasi Corrective

email mengenai masalah yang memerlukan tindakan perbaikan dan dapat mengecek dalam sistem EBS dan berdasarkan laporan itu, PIC corrective action akan melakukan analisis data-data terkait.

M enentukan Akar M asalah

penyebab terhadap masalah yang ditemukan.

M enentukan tindakan

Bagian PIC corrective action akan menentukan:

corrective, preventive

¾ tindakan corrective: tindakan perbaikan

dan containment

Bagian PIC corrective action akan menentukan akar

¾ tindakan preventive: tindakan pencegahan


Keterangan

Corrective Action ¾ tindakan containment: tindakan penahanan M emasukkan data hasil

Bagian PIC corrective action akan memasukkan data

Analisis dan tindakan

hasil analisis, root cause dan tindakan corrective,

akhir corrective ke EBS

preventive atau containment kedalam sistem EBS. Sistem EBS akan mengirimkan notifikasi email kepada bagian quality process control untuk melakukan evaluasi tindakan perbaikan.

M elakukan Evaluasi

Bagian quality process control akan melakukan

Tindakan Corrective

evaluasi terhadap usulan tindakan perbaikan yang diberikan

oleh

bagian

PIC

corrective

action

berdasarkan batas waktu yang ditentukan oleh bagian quality process control. Corrective action Close?

Apabila tindakan perbaikan yang telah ditentukan sudah dijalankan dengan baik pada saat dievaluasi, maka bagian quality control process harus mengubah status data corrective menjadi “close” dan sistem EBS akan mengirimkan notifikasi email kepada kepala seksi quality untuk melakukan proses closing. Apabila pada saat dievaluasi tidak berjalan sesuai yang ditentukan, maka bagian PIC corrective action harus


Keterangan

Corrective Action melakukan

analisis

dan

menentukan

tindakan

perbaikan ulang terhadap data bersangkutan. Persetujuan kasie NCP

Setelah status data corrective action atau disposisition

untuk Closing

menjadi “close”, maka kepala seksi quality process control dapat melakukan proses closing terhadap data bersangkutan.

168 4.5.5

Perubahan S truktur Organisasi dan Prosedur Kerja 4.5.5.1

S truktur Organisasi Baru Setelah

melakukan

evaluasi dan penyesuaian akan

rekomendasi usulan proses bisnis yang baru dengan struktur organisasi yang berjalan pada PT. XYZ mengenai sistem NCP yaitu Nonconformance, Disposition dan Corrective Action maka diketahui adanya kebutuhan akan penambahan personil baru yang bertugas sebagai pengontrol terhadap barang defect NCP di masing-masing area produksi. Hal ini digunakan untuk melakukan penyesuaian terhadap struktur organisasi yang berjalan sehingga menghasilkan struktur organisasi baru.

Board of Director Group Function Marketing & Purchasing

Marketing

IT & BPRE

Manufacturin g & R&D

Purchasing

QA QC

Plant

Finance & Administratio i

Engineering

R&D

HRD & GA

Sales 1

Sub Dept 1

QA

PPC

Utilities & Building

Research

HRD

Finance

Sales 2

Sub Dept 2

QC

Production 1

Engineer 1

Prod. Developmen

GA

Accounting

Engineer 2

Proc. Developmen

Marketing Sales

QJE

Production 2

FI

Gambar 4.7 Struktur Organisasi Baru

Fin & ACC

169 Didalam struktur organisasi yang baru dapat dilihat bahwa terdapat penambahan bagian baru dalam departemen Production 1 yaitu Quality Junior Engineer atau QJE. Penambahan bagian QJE dalam departemen bagian produksi mensolusikan kebutuhan mengenai bagian yang bertanggung jawab dalam melakukan pengumpulan data-data yang menyebabkan barang defect. Penambahan ini diletakan dibagian produksi karena bagian produksi lebih memahami dan mengetahui hal-hal apa saja yang diperlukan dalam mengumpulkan data-data yang menyebabkan barang defect. Selain itu hal ini bertujuan untuk meningkatkan kontrol terhadap masalah kualitas produk yang dihasilkan pada masing-masing proses

produksi WIP.

Berikut

merupakan

tanggung jawab dari QJE: ¾ Quality Junior Engineering (QJE), Quality Junior Engineering (QJE), dimana tugasnya adalah sebagai berikut: mengumpulkan data-data yang terkait dengan barang defect yang ditemukan selama proses

produksi.

Dimana

data-data

tersebut

akan

digunakan untuk kepentingan analisis corrective action. Data yang telah dikumpulkan nantinya akan dimasukkan dalam sistem EBS yang nantinya akan diteruskan dalam proses penentuan tindakan corrective oleh PIC corrective action.

170 4.5.5.2

Perubahan Prosedur Kerja Setelah

melakukan


rekomendasi usulan proses bisnis yang baru dengan sistem Oracle EBS yang berjalan pada PT. XYZ mengenai sistem NCP yaitu Nonconformance, Disposition dan Corrective Action diperlukan juga penyesuaian serta perubahan prosedur kerja karyawan yang terkait mengenai sistem NCP sehingga rekomendasi sistem NCP yang baru dapat berjalan dan dikontrol dengan baik. Berikut ini merupakan daftar penambahan job description yang disesuaikan pada beberapa bagian, seperti: ¾

Bagian QC (Process Control Analyst) M emiliki perubahan job description PIC NCP / PCA, seperti berikut: • M engontrol kondisi barang defect. • M elakukan proses move transfer order (MOT) barang ke loc. stok on hand apabila disposisi barang telah ditentukan oleh bagian PIC disposisi. • M elakukan proses transact pada data barang defect yang masuk dari bagian produksi. • M enentukan defect level. • M enentukan PIC disposisi dan PIC corrective action • M engupdate status barang defect.

171 • M enentukan destination locator pada stok barang defect yang akan dilakukan proses MOT. • M enentukan deadline batas

penganalisisan

proses

corrective action. • M elakukan evaluasi terhadap hasil disposisi dan hasil corrective action. • M elakukan proses rework in/out pada data barang sebelum dilakukannya proses M OT data barang defect ke loc. stok on hand produksi. Hal ini akan berdampak pada perubahan no. lot produksi menjadi no.lot produksi hasil disposisi sebagai pembantu dalam penelusuran data barang.

¾

Bagian Production 1 dan 2 Bagian Produksi pada semua area produksi WIP memiliki perubahan tugas yaitu: • M elakukan proses move order transfer data barang defect ke locator NCP. • M elakukan proses transact berdasarkan no. M OT from NCP yang tertera pada disposition tag. • Bagian leader produksi membuat sebuah daftar form defect produksi pada setiap area produksi.

172 • Bagian

KaSie produksi,

KaDept produksi,

KaSie

disposisi, KaDept disposisi dan Kadiv plant melakukan pengecekan data defect dan melakukan approval melalui sistem Oracle EBS. • M elakukan pengecekan secara aktual dan data barang defect pada sistem Oracle EBS.

¾

PIC disposition PIC disposition dimana tugasnya adalah sebagai berikut: mengontrol dan menganalisis data-data barang defect untuk kemudian menentukan disposisi barang serta memasukkan hasil analisis kedalam sistem Oracle EBS.

¾

PIC corrective action PIC corrective action dimana tugasnya adalah sebagai berikut: M engontrol dan menganalisis data-data yang telah dikumpulkan oleh QJE, kemudian membuat kesimpulan berupa tindakan corrective, preventive dan containtment dan memasukkan hasil analisis kedalam sistem Oracle EBS.

173 4.5.6

Perubahan Template Hold Tag, Disposisi Tag dan Form Defect WIP 4.5.6. 1 Catatan Mutu untuk Hold Tag Setelah

melakukan


rekomendasi usulan proses bisnis yang baru dengan sistem Oracle EBS mengenai sistem NCP yaitu Nonconformance, Disposition dan Corrective Action maka terdapat penyesuaian yang mencakup catatan mutu terkait sistem NCP seperti Hold Tag. Catatan ini digunakan untuk memberikan tanda terhadap barang defect yang akan ditahan.

Gambar 4.8 Catatan M utu Hold Tag Dalam catatan mutu hold tag ini akan dicetak 2 rangkap yaitu rangkap 1 akan ditempel dibarang defect, sedangkan rangkap 2 digunakan untuk dokumentasi seksi pelapor produksi. hold tag

174 ini terdapat penambahan atribut informasi yang berguna untuk mengontrol data barang defect baik secara actual dan data seperti: o No. MOT to NCP ( berguna sebagai penanda no. M OT barang defect tersebut, sehingga bagian PCA atau PIC NCP dapat melakukan transact berdasarkan nomor tersebut)

4.5.6.2 Catatan Mutu untuk Disposisi Tag Setelah

melakukan


rekomendasi usulan proses bisnis yang baru dengan sistem Oracle EBS mengenai sistem NCP yaitu Nonconformance, Disposition dan Corrective Action maka terdapat penyesuaian yang mencakup catatan mutu terkait sistem NCP seperti Disposition Tag. Catatan ini digunakan untuk memberikan tanda terhadap barang defect yang akan didisposisi.

Gambar 4.9 Catatan M utu Disposition Tag

175 Dalam catatan mutu disposisi tag ini akan dicetak 2 rangkap yaitu rangkap 1 akan diserahkan pada PCA / PIC NCP, sedangkan rangkap 2 yang akan ditempelkan pada barang. Disposisi tag ini terdapat penambahan atribut informasi yang berguna seperti: o No. disposisi (berguna sebagai nomor identifikasi hasil disposisi pada sistem Oracle EBS). o Destination locator (berisi mengenai locator tujuan proses MOT terhadap data barang defect yang dilakukan oleh PCA/ PIC NCP). o No. MOT from NCP (berguna sebagai penanda no. M OT barang defect tersebut, sehingga bagian produksi dapat melakukan transact berdasarkan nomor tersebut).

4.5.6.3 Catatan Mutu untuk Form Defect Produksi Setelah

melakukan


rekomendasi usulan proses bisnis yang baru dengan sistem Oracle EBS mengenai sistem NCP yaitu Nonconformance, Disposition dan Corrective Action maka terdapat penyesuaian yang mencakup catatan mutu terkait sistem NCP seperti Form Defect produksi. Catatan ini digunakan untuk mencatat barang-barang defect yang ditemukan pada saat produksi. Data-data yang ada di dalam form ini akan dimasukkan ke dalam Oracle EBS oleh leader.

176

Gambar 4.10 Catatan M utu Form Defect Produksi

4.5.7

Pembuatan Locator Khusus Nonconformance Berdasarkan rekomendasi usulan mengenai proses bisnis sistem NCP dan juga rekomendasi sistem NCP dalam Oracle EBS, maka dalam mempermudah pengontrolan barang defect dilakukan pembuatan beberapa locator baik secara fisik maupun dalam sistem Oracle EBS. Pembuatan locator khusus sistem nonconformance bertujuan agar data barang defect produksi dengan

sisa produksi tidak

bercampur.

Sehingga dalam

pengontrolan data barang defect setiap proses produksi WIP dapat dengan mudah dilakukan oleh bagian PCA/ PIC NCP. Locator yang dibuat adalah sebagai berikut: ¾ Locator sistem EBS yaitu locator NCP ¾ Locator aktual produksi: locator NCP Mixing, Extruding, SA, Building, Curing dan SFG.

177 4.6 Pengembangan dari aspek teknis ( Kustomisasi ) 4.6.1

Setting Akhir Collection plan Sistem Nonconformance, Disposition dan Corrective Action Konsep

pengaturan

dalam

sistem E-Business

Suite Oracle

Application dalam submodul quality management secara umum adalah sebagai berikut: •

Semua data yang berkaitan dengan pengecekan parameter proses (seperti temperatur mesin dan sebagainya) dan pengecekan visual akan disimpan dalam elemen-elemen yang sudah ditentukan pada collection plan di masing-masing proses.

•

Semua collection plan yang telah dibuat memiliki sebuah ID plan tersendiri yang digunakan sebagai kode unik untuk memanggil datadata elemen yang sudah diisi oleh operator di lapangan/produksi.

•

Jumlah collection plan yang mendukung proses nonconformance dalam work in-process disesuaikan dengan proses-proses yang ada dalam work in-process seperti mixing, extruding, building, SA, curing dan SFG. Konsep pengaturan collection plan yang dipakai, khususnya pada

submodul quality management yang mendukung sistem nonconformance di program E-Business Suite adalah sebagai berikut:

178 Tabel 4.19 Nama Collection plan No. Proses WIP 1. Proses Mixing

Nonconformance Master NCP MASTER MIXING

Disposition Master & Child DISP DISP MASTER CHILD MIXING MIXING

Corrective action Master & Child CAR CAR MASTER CHILD MIXING MIXING

2.

Proses NCP MASTER Extruding Extruding

DISP DISP CAR CAR MASTER CHILD MASTER CHILD Extruding Extruding Extruding Extruding

3.

Proses SA NCP MASTER SA

4.

Proses Building

NCP MASTER Building

5.

Proses Curing

NCP MASTER Curing

DISP MASTER SA DISP MASTER Building DISP MASTER Curing

DISP CHILD SA DISP CHILD Building DISP CHILD Curing

CAR MASTER SA CAR MASTER Building CAR MASTER Curing

CAR CHILD SA CAR CHILD Building CAR CHILD Curing

6.

Proses Semi Finish Goods

NCP MASTER SFG

DISP MASTER SFG

DISP CHILD SFG

CAR MASTER SFG

CAR CHILD SFG

M embuat beberapa collection plan untuk setiap proses produksi work in-process seperti: • Collection Plan Nonconformance Master Collection plan nonconformance master digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen barang defect produksi dari pelapor, approval kepala seksi produksi, approval kepala departemen produksi, penentuan PIC disposisi, status barang NCP yang dilakukan oleh bagian quality process control serta closing terhadap barang NCP oleh kepala seksi quality.

179 • Collection Plan Disposition Master Collection plan disposition master digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen berkaitan dengan disposisi terhadap barang defect NCP yang ditentukan oleh PIC disposisi serta approval yang dilakukan oleh kepala seksi disposisi, kepala departemen disposisi dan depala divisi plant. • Collection Plan Disposition Child Collection plan disposition child digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen hasil evaluasi terhadap disposisi barang yang dilakukan oleh bagian produksi atas disposisi barang yang ditentukan di collection plan disposition master. • Collection Plan Corrective Action Master Collection plan corrective action master digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen mengenai masalah yang menyangkut penentuan tindakan corrective, penentuan PIC corrective action oleh quality process control, serta closing yang dilakukan oleh kepala seksi quality. • Collection Plan Corrective Action Child Collection plan corrective action child digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data mengenai penentuan tindakan corrective action yang ditentukan oleh PIC corrective action serta hasil evaluasi atas tindakan corrective action tersebut.

180 M embuat beberapa collection plan yang telah disesuaikan terhadap rekomendasi usulan proses bisnis NCP yang dibuat untuk masing-masing proses produksi work in-process, yaitu dalam mixing, extruding, building, SA, curing dan SFG. Dalam setiap collection plan yang dibuat terdapat beberapa collection element yang didapat dari hasil analisis kebutuhan sistem NCP dan juga berdasarkan rekomendasi proses bisnis baru NCP sehingga data NCP lebih lengkap dan dapat menghasilkan laporan NCP yang lengkap. •

Collection Plan Nonconformance Master Collection plan nonconformance master memiliki beberapa elemen yang tersusun didalamnya. Pengaturan collection element yang dilakukan adalah:

Tabel 4.20 Collection Element Nonconformance Master Collection element No Hold Tag

Element Type Attribute

Shift

Attribute

Date Entry

No Lot

Reference Date Entry Information Attribute Product Name Reference Item Information Attribute No MOT to NCP Attribute No Lot

QTY_Ch

Attribute

PRODUCT NAME_Ch Item No MOT to NCP

Prompt No Hold Tag Shift

Quantity

Hint Data Type Sequence

Reporting Length 10

-

Character 2

-

Date

-

Character 15

-

Character 15

-

Character 15

-

Character 15

-

Character 6

11

181 Collection element UOM PROBLEM_Ch

-

Character 10

Problem Clarification Sie. Pelapor -

Character 15

OPERATOR_Ch

Attribute

Opr

-

Character 5

Decision Kasie Plp

Attribute

-

Character 15

Defect Level

Decision Kasie Plp Attribute APRV KASIE PLP Reference DATE Information APRV KASIE PLP Attribute Aprv KaDept Plp Reference DATE Information APRV KADEPT PLP Attribute Defect Level

Penentuan PIC Disp

Attribute

DATE APRV KASIE PLP APRV KADEPT PLP DATE APRV KADEPT PLP

Tanggal Penentuan PIC Disp Status Disp NCP Closing Kasie NCP Closing Date Kasie NCP

Penjelasan

Penentuan PIC Disp Reference Tanggal Information Penentuan PIC Disp Attribute Status Disp NCP Attribute Closing Kasie NCP Reference Closing Information Date Kasie NCP

collection

sebagai berikut:

Hint Data Reporting Type Length Character 10

PROBLEM Attribute CLARIFICATION_Co SIE PELAPOR_Ch Attribute

APRV KASIE PLP

Element Prompt Type Reference UOM Information Attribute Problem

element

nonconformance

Comment

100

Character 10 Date

11

Character 10 Date

11

Character 10 Character 15 Date

11

Character 10 Character 10 Date

master

11

adalah

182 Tabel 4.21 Penjelasan Collection Element Nonconformance Master Collection element

Penjelasan

No Hold Tag

No Hold Tag merupakan elemen unik yang digunakan untuk mengidentifikasikan data barang defect yang di-entry dalam sistem ORACLE-EBS. No. Hold Tag ini akan muncul dan tercipta secara otomatis pada saat data barang defect yang di-entry oleh pelapor produksi melakukan proses save. No. Hold Tag ini nantinya akan ditulis dalam hold tag yang ditempelkan di barang defect.

Shift

Shift

merupakan

mengidentifikasian

elemen

shift

kerja

yang karyawan

berupa shift 1, shift 2 dan shift 3. Date Entry

Date

Entry

merupakan

elemen

yang

mengidentifikasikan tanggal entry data NCP oleh pelapor produksi. ProductName

defect

yang

di-entry.

Nilainya

berupa

compound, tread, greentire, tire, tube dan other. Item

Item

merupakan

elemen

yang

mengidentifikasikan jenis barang defect yang

183 Collection element

Penjelasan di-entry

dalam

sistem

ORACLE-EBS.

Contohnya: TM DK, TMDY dan lainnya. No MOT to NCP

No MOT to NCP merupakan elemen yang mengidentifikasikan no. MOT yang terkait pada saat user (pelapor) melakukan proses MOT barang defect di Loc stock on hand produksi ke locator NCP.

No Lot

No

Lot

merupakan

mengidentifikasikan

elemen

nomor

lot

yang produksi

barang dimana ditemukan kondisi defect. M isal: C3 K 28072010. Qty_ch

Qty_ch

merupakan

elemen

yang

mengidentifikasikan jumlah barang defect yang ditemukan dalam proses produksi. UOM

UOM

merupakan

elemen

yang

mengidentifikasikan satuan jumlah barang defect yang ditemukan. Contohnya: KG, KTB, Gram dan lainnya. Problem_ch

Problem_ch

merupakan

elemen

yang

mengidentifikasikan masalah yang ditemukan pada barang hasil produksi. M isalnya: Yake


Penjelasan (untuk barang yang terlalu matang),M H(-) (untuk kadar MH yang kurang dari standar).

Problem_Clarification_Ch

Problem_Clarification_Ch merupakan elemen yang

mengidentifikasikan

penjelasan

mengenai masalah yang ada. SIE PELAPOR_Ch

Sie.Pelapor

merupakan

elemen

yang

mengidentifikasikan grup bagian produksi per masing-masing area. Contohnya: sie. mixing, extruding, building, SA, curing dan SFG. OPERATOR_Ch

Operator

merupakan

mengidentifikasikan

ID

elemen

yang

pekerja

yang

melakukan pengisian data barang defect dalam sistem ORACLE-EBS. Decision Kasie Plp

Decision kepala seksi Plp merupakan elemen yang

mengidentifikasikan

penentuan

keputusan kasie terhadap barang defect yang ditemukan dalam proses produksi. Pilihan keputusan ini adalah sebagai berikut: Repair/Resize,Straining

Blending,

Blending/Rework, Cement, Claim ke Supplier, Scrap, Send to Market, Disposition Proces.


Penjelasan

APRV KASIE PLP

APRV KASIE PLP merupakan elemen yang mengidentifikasikan approval yang dilakukan oleh kepala seksi produksi. Nilainya adalah accept dan reject.

DATE APRV KASIE PLP

DATE APRV KASIE PLP merupakan elemen yang mengidentifikasikan tanggal approval kepala seksi produksi.

APRV KADEPT PLP

APRV KADEPT PLP merupakan elemen yang mengidentifikasikan approval yang dilakukan oleh kepala departemen produksi. Nilainya adalah accept dan reject.

DATE APRV KADEPT

DATE APRV KADEPT PLP merupakan

PLP

elemen yang mengidentifikasikan tanggal approval kepala departemen produksi

Defect Level

Defect

Level

merupakan

elemen

yang

mengidentifikasikan tingkatan terhadap data barang defect yang tercatat. Nilainya adalah high dan low.


Penjelasan

Penentuan PIC Disp

Penentuan PIC Disp merupakan elemen yang mengidentifikasikan

PIC

disposisi

yang

dipilih untuk menentukan disposisi pada barang defect tersebut. Tanggal Penentuan PIC

Tanggal Penentuan PIC Disp merupakan

Disp

elemen yang mengidentifikasikan tanggal penentuan PIC disposisi yang dipilih untuk mementukan disposisi pada barang defect.

Status Disp NCP

Status Disp NCP merupakan elemen yang mengidentifikasikan status data barang defect yang ada. Berupa: close, analisis, evaluasi.

Closing Kasie NCP

Closing Kasie NCP merupakan elemen yang mengidentifikasikan status close data barang defect yang ditentukan oleh kepala seksi quality. Closing Kasie NCP diisi setelah adanya evaluasi terhadap disposisi barang berupa: close, not close.

Closing Date Kasie NCP

Closing Date Kasie NCP merupakan elemen yang mengidentifikasikan tanggal clos ing oleh kepala seksi quality.

187 •

Collection Plan Disposition Master Collection plan disposition master memiliki beberapa elemen yang tersusun didalamnya. Pengaturan collection element yang dilakukan adalah:

Tabel 4.22 Collection Element Disposition Master Collection element No Hold Tag


No Disposition

Attribute

DISP DATE_Da

Attribute

Disposition Result

Attribute

Prompt

Hint

No Hold Tag No Disposition Disp. Date

-

Disposition Result Qty Disposision Attribute Qty Disposision Disposition Attribute Disposition Description Description Expired Date Disp Reference Expired Information Date Disp NIK Staff Attribute NIK Staff Disposition Disposition APRV KASIE Attribute Aprv Kasie DISP Disp DATE APRV Reference DATE KASIE DISP Information APRV KASIE DISP APRV KADEPT Attribute Aprv DISP KaDept Disp DATE APRV Reference DATE KADEPT DISP Information APRV KADEPT DISP

Data Type Sequence

Reporting Length 10

Sequence

15

Date

11

Character

15

Character

10

Comment

150

Date

11

Character

5

Character

10

Date

11

Character

10

Date

11

188 Collection element APRV KADIV PLANT Date Aprv Kadiv Disp No MOT from NCP Destination Locator


Prompt

APRV KADIV Reference Date Aprv Information Kadiv Disp Attribute No MOT from NCP Attribute Destination Locator

Hint

Data Type Character

Reporting Length 10

Date

11

Character

15

Character

15

Penjelasan collection element disposition master adalah sebagai berikut:

Tabel 4.23 Penjelasan Collection Element Disposition Master Collection Element

Penjelasan Nomor hold tag merupakan elemen yang mengidentifikasikan no. hold tag terkait

No Hold Tag dengan data NCP yang ada dalam collection plan nonconformance master No disposition merupakan elemen unik yang

digunakan

untuk

mengidentifikasikan data disposisi yang No Disposition

dimasukkan ke dalam sistem ORACLEEBS. No disposition ini akan muncul dan tercipta secara otomatis pada saat disposisi dimasukkan oleh PIC disposisi

189 Collection Element

Penjelasan melakukan proses save. No Disposition ini nantinya akan ditulis dalam disposition tag yang ditempelkan di barang defect. DISP DATE_Da merupakan elemen yang

mengidentifikasikan

tanggal

DISP DATE_Da penulisan data disposisi barang defect oleh PIC disposisi. Disposition result merupakan elemen yang mengidentifikasikan jenis tindakan disposisi yang diambil dan digunakan untuk disposisi terhadap barang defect. Disposition Result M isal: Dipakai Produksi, Repair/Resize, Straining

Blendin,

Blending/Rework,

Cement, Claim ke Supplier, Scrap, Send to Market Barang yang akan didisposisi terkait pada disposition result yang sesuai Qty Disposition

terhadap barang defect. (karena 1 data NCP dapat memiliki lebih dari 1 disposisi)


Penjelasan Disposition elemen

Disposition Description

Description yang

merupakan

mengidentifikasikan

mengenai penjelasan tindakan disposisi yang ditentukan dan sesuai dengan masalah barang defect tersebut. Expired Date Disp merupakan elemen yang

Expired Date Disp

mengidentifikasikan

batasan

tanggal eksekusi disposisi pada barang defect yang digunakan utuk mencegah kadaluarsa barang. NIK

Staff

Disposition

merupakan

elemen yang mengidentifikasikan ID NIK Staff Disposition PIC

disposisi

yang

menentukan

disposisi pada barang defect. APRV KASIE DISP merupakan elemen yang mengidentifikasikan approval yang APRV KASIE DISP

dilakukan

oleh

kepala

seksi

PIC

disposisi. Nilainya adalah accept dan reject. DATE APRV KASIE DISP merupakan DATE APRV KASIE DISP elemen yang mengidentifikasikan


Penjelasan tanggal approval kepala seksi PIC disposisi.

APRV KADEPT DISP

APRV

KADEPT

elemen

yang

DISP

merupakan

mengidentifikasikan

approval yang dilakukan oleh kepala departemen PIC disposisi.

Nilainya

adalah accept dan reject. DATE APRV KADEPT DISP merupakan elemen

yang

mengidentifikasikan

DATE APRV KADEPT DISP tanggal approval kepala departemen PIC disposisi. APRV elemen APRV KADIV PLANT

KADIV yang

PLANT

merupakan

mengidentifikasikan

approval yang dilakukan oleh kepala divisi plant. Nilainya adalah accept dan reject. DATE APRV KADIV Disp merupakan

Date Aprv Kadiv Disp

elemen

yang

mengidentifikasikan

tanggal approval kepala divisi plant. No MOT from NCP merupakan elemen No MOT from NCP yang mengidentifikasikan no MOT yang


Penjelasan terkait pada saat bagian quality process control melakukan proses MOT barang defect dari locator NCP ke locator stock on hand produksi. Destination Locator merupakan elemen yang mengidentifikasikan locator tujuan

Destination Locator proses MOT barang defect.

M isal:

mixing, waste control dan sebagainya.

•

Collection Plan Diposition Child Collection plan disposition child memiliki beberapa elemen yang tersusun didalamnya. Pengaturan collection element yang dilakukan adalah:

Tabel 4.24 Collection Element Diposition Child Collection element No Hold Tag


Prompt

No Hold Tag No Attribute No Disposition Disposition No Evaluation Attribute No Disp Evaluation Disp Evaluation Reference Evaluation Date Disp Information Date Disp

Hint -

Data Type Sequence

Reporting Length 10

Sequence

15

Sequence

15

Date

11

193 Collection element Evaluation Result Disp Qty Evaluation Disp Evaluation Description

Penjelasan


Prompt Evaluation Result Disp Qty Evaluation Disp Evaluation Description

Attribute

Attribute

collection

Hint

element diposition

Data Type Comment

Reporting Length 150

Character 10

Comment

child adalah

150

sebagai

berikut:

Tabel 4.25 Penjelasan Collection Element Diposition Child Collection element

Penjelasan No

Hold

Tag

merupakan

elemen

yang

mengidentifikasikan no. hold tag terkait dengan No Hold Tag data NCP yang ada dalam collection plan nonconformance master. No

Disposition

merupakan

elemen

yang

mengidentifikasikan nomor disposition terkait No Disposition dengan data NCP yang ada dalam collection plan disposition master. No Evaluation Disp merupakan elemen unik yang digunakan untuk mengidentifikasikan data evaluasi No Evaluation Disp disposisi yang dimasukkan ke dalam sistem ORACLE-EBS. No Evaluation Disp ini akan


Penjelasan muncul dan tercipta secara otomatis pada saat evaluasi disposisi di-entry oleh bagian quality process control melakukan proses save. Evaluation Date Disp merupakan elemen yang

Evaluation Date

mengidentifikasikan

tanggal

penulisan

data

Disp

evaluasi disposisi yang dilakukan oleh bagian quality process control. Evaluation Result Disp merupakan elemen yang mengidentifikasikan hasil evaluasi atas eksekusi

Evaluation Result disposisi berdasarkan disposisi yang ditentukan Disp oleh analisis disposisi. Berupa: OK dan NG (Not Good). Qty Evaluation Disp merupakan elemen yang Qty Evaluation Disp

mengidentifikasikan

jumlah

barang

yang

dieksekusi dan kemudian dievaluasi. Evaluation Description merupakan elemen yang Evaluation mengidentifikasikan

penjelasan

mengenai

Description evaluation result.

•

Collection Plan Corrective Action Master Collection plan corrective action master memiliki beberapa elemen yang tersusun didalamnya.

195 Pengaturan collection element yang dilakukan adalah:

Tabel 4.26 Collection element Corrective Action Master Collection element No Trouble

Element Type

Prompt

Attribute

Sequence

Source

Attribute

No Trouble Source

Reporting Length 15

Character

20

Reference ID

Attribute

Character

15

Entry Trouble Date

Reference Information

Date

11

Trouble

Attribute

Referenc e ID Entry Trouble Date Trouble

Character

20

Trouble Detail

Attribute

Comment

150

Seksi

Attribute

Trouble Detail Seksi

Character

15

Status Corrective action Date Line

Attribute

Status Correctiv e action Date Line

Character

15

Date

11

PIC Correctiv e action Closing Kasie NCP Closing Date Kasie NCP

Character

15

Character

10

Date

11

PIC Corrective action

Reference Information Attribute

Closing Kasie NCP

Attribute

Closing Date Kasie NCP

Reference Information

Hint

Data Type

Penjelasan collection element corrective action master adalah sebagai berikut:

196

Tabel 4.27 Penjelasan Collection Element Corrective Action Master Collection element

Penjelasan No Trouble merupakan elemen unik yang digunakan untuk mengidentifikasikan data masalah Produksi WIP yang dimasukkan dalam sistem ORACLE-EBS.

No Trouble No Trouble ini akan muncul dan tercipta secara otomatis pada saat penulisan masalah oleh bagian quality junior engineer melakukan proses save. Source merupakan elemen yang mengidentifikasikan asal masalah yang ditulis dalam collection plan Source

corrective action master. M isal: NCP (berarti: masalah tersebut berasal dari data nonconformance Master). Reference

ID

merupakan

elemen

yang

mengidentifikasikan nomor yang merepresentasikan data terkait dari masalah yang ditulis dalam Reference ID collection plan corrective action master. M isal: Source: NCP dan Reference ID: 0001/M X.2010 (yaitu no hold tag NCP). Entry Trouble Date merupakan

elemen

yang

Entry Trouble Date merepresentasikan tanggal penulisan masalah untuk


Penjelasan kemudian diproses untuk menghasilkan tindakan perbaikan terhadap masalah tersebut. Trouble merupakan elemen yang merepresentasikan

Trouble

masalah yang ditemukan dalam proses produksi yang memerlukan tindakan perbaikan. Trouble

Trouble Detail

Detail

merupakan

elemen

yang

merepresentasikan penjelasan lebih rinci mengenai masalah yang ditemukan dalam proses produksi. Seksi merupakan elemen yang merepresentasikan ID Quality Junior Engineer yang menuliskan data

Seksi masalah dalam collection plan corrective action master. Status Corrective action merupakan elemen yang Status Corrective

merepresentasikan status data dari masalah yang

action

tercatat dalam collection plan corrective action master. Date

Line

merupakan

elemen

yang

merepresentasikan batasan tanggal ditentukan dan Date Line

dilaksanakannya masalah yang ada.

tindakan

perbaikan

terhadap

198 Collection element PIC

Penjelasan

Corrective PIC Corrective action merupakan elemen yang

action

merepresentasikan PIC corrective action yang dipilih untuk menentukan tindakan corrective pada masalah tersebut. Closing

Kasie NCP

mengidentifikasikan

merupakan

status

close

elemen data

yang

masalah

corrective yang ditentukan oleh kepala seksi quality. Closing Kasie NCP Closing kepala seksi NCP diisi setelah adanya evaluasi terhadap tindakan perbaikan. Berupa: close, not close. Closing Date Kasie NCP merupakan elemen yang Closing Date Kasie mengidentifikasikan tanggal closing oleh kepala seksi NCP quality.

•

Collection Plan Corrective Action Child Collection plan corrective action child memiliki beberapa elemen yang tersusun didalamnya. Pengaturan collection element corrective action child yang dilakukan adalah:

199 Tabel 4.28 Collection Element Corrective Action Child Collection element Reference ID


No Trouble

Attribute

No Corrective action

Attribute

Corrective action Date Problem Diagnose Type of Corrective Corrective Decision Corrective Description Evaluation Date of Corr Act Evaluation Result of Corr Act Evaluation Desc of Corr Act

Prompt Reference ID No Trouble

No Corrective action Reference Corrective Information action Date Attribute Problem Diagnose Attribute Type of Corrective Attribute Corrective Decision Attribute Corrective Description Reference Evaluation Information Date of Corr Act Evaluation Attribute Result of Corr Act Evaluation Attribute Desc of Corr Act

Hint

Data Reporting Type Length Character 15 Character 15 Sequence

15

Date

11

Comment

150

Character 20 Character 15 Comment

150

Date

11

Character 15

Comment

150

Penjelasan collection element corrective action child adalah sebagai berikut:

Tabel 4.29 Penjelasan Collection Element Corrective Action Child

Collection element

Penjelasan

Reference ID

Reference ID merupakan elemen yang


Penjelasan mengidentifikasikan nomor unik terkait dengan suatu data yang ada dalam collection plan lain. M isal: dengan collection plan nonconformance master menggunakan nomor hold tag. No

Trouble

merupakan

mengidentifikasikan

nomor

elemen

yang

masalah

terkait

No Trouble dengan data masalah yang ada dalam collection plan corrective master. No Corrective action merupakan elemen unik yang digunakan untuk mengidentifikasikan hasil tindakan korektif produksi WIP yang dimasukkan dalam sistem ORACLE EBS. No Corrective No Corrective action action ini akan muncul dan tercipta secara otomatis pada saat hasil tindakan corrective action dimasukkan oleh bagian PIC corrective action kemudian melakukan proses save. Corrective action Date merupakan elemen yang Corrective action

mengidentifikasikan tanggal penulisan tindakan

Date

corrective yang dihasilkan oleh PIC corrective action.

Problem Diagnose

Problem Diagnose merupakan elemen yang


Penjelasan mengidentifikasikan hasil analisis masalah yang ada. M erupakan elemen yang mengidentifikasikan tipe dari tindakan corrective action. Berupa:

Type of Corrective preventive action, containment action, corrective action. Corrective Decision merupakan elemen yang mengidentifikasikan

hasil

dari

tindakan

Corrective Decision corrective yang ditentukan oleh PIC corrective action sesuai dengan masalah yang ditemukan. Corrective Description merupakan elemen yang Corrective

mengidentifikasikan

mengenai

penjelasan

Description

tindakan perbaikan yang ditentukan dan sesuai dengan masalah yang ditemukan. Evaluation Date of Corr Act merupakan elemen

Evaluation Date of

yang mengidentifikasikan tanggal penulisan data

Corr Act

evaluasi

tindakan

corrective

action

yang

dilakukan oleh bagian quality process control. Evaluation Result of Corr Act merupakan elemen Evaluation Result of yang mengidentifikas ikan hasil evaluasi atas Corr Act eksekusi tindakan perbaikan berdasarkan


Penjelasan tindakan perbaikan yang ditentukan oleh PIC corrective action. Berupa: OK dan NG (Not Good). Evaluation Description merupakan elemen yang

Evaluation Desc of mengidentifikasikan penjelasan mengenai Corr Act evaluation result.

4.6.2

Pengaturan

Hubungan

Parent-child

pada

Collection

Plan

Nonconformance, Disposition dan Corrective Action Setiap proses dalam work in-process memerlukan struktur collection plan sebagai berikut:

Nonconformance master delayed

delayed

Disposition master

Corrective master

delayed Disposition Child

delayed Corrective Child

Gambar 4.11 Konsep Collection Plan Proses WIP

203 Hubungan parent-child yang dapat diatur pada collection plan yang ditentukan untuk menghubungkan data elemen yang satu dengan yang lain pada collection plan yang berbeda. Dalam pengaturannya hubungan parentchild diatur secara “delayed” bertujuan agar pada saat memasukkan data pada collection plan parent tidak langsung berpengaruh pada collection plan child sehingga pada saat pengguna sistem memasukkan data pada collection plan nonconformance master, pengguna dapat langsung melakukan proses save dan hubungan untuk collection plan child yaitu disposition master dan corrective master tidak terpengaruh. Hubungan parent-child barulah terbentuk pada saat pengguna memasukkan data pada collection plan child sesuai dengan criteria yang ditentukan sebelumnya, sehingga hierarki approval dapat dijalankan dengan pengaturan seperti ini.

4.6.3

Pengaturan Notification email dalam sistem Oracle EBS Notification email adalah sarana yang digunakan oleh Sistem Oracle EBS untuk memberitahukan informasi barang defect dari satu bagian ke bagian lain. Berikut merupakan contoh notification email yang diatur:

204

Gambar 4.12 Notification email Notification email diatur pada level collection plan pada sistem nonconformance, disposition dan

corrective action sehingga apabila

collection element tertentu terisi, maka akan memicu pengiriman notification email ke bagian yang bersangkutan. Pengaturan notifikasi email yang dilakukan pada collection plan adalah sebagai berikut:

Tabel 4.30 Pengaturan Notifikasi Email Collection plan

Collection

Action rule

element Nonconformance M aster

Operator_ch

M engirimkan notification email ke KaSie produksi dan PIC NCP.

Aprv kasie plp

M engirimkan notification email ke KaDept produksi.

205 Aprv kadept plp

M engirimkan notification email ke PIC NCP.

Defect Level

Jika defect level “high” akan mengirimkan notification email ke QJE.

Status Disp NCP M engirimkan notification email ke PIC disposisi yang terpilih. Closing kasie

M engirimkan notification

NCP

email ke PIC NCP perihal closing.

Disposition M aster

NIK Staff


Disposition

email ke KaSie PIC disposisi.

Aprv Kasie Disp M engirimkan notification email ke KaDept PIC disposisi.

Disposition Child

Corrective Action

Aprv Kadept


Disp

email ke KaDiv plant.

Approval kadiv


plant

email ke PIC NCP.

Evaluation


Result Disp

email ke KaSie PIC NCP.

Seksi


M aster

email ke PIC NCP. PIC Corrective


Act

email ke PIC corrective action.

Closing kasie


NCP

email ke PIC NCP perihal

206 closing Corrective Action Child

Corrective


Decision

email ke PIC NCP

Evaluation Desc


of Corr Act

email ke KaSie PIC NCP

Tabel diatas merupakan customization terhadap notifikasi email. Dilakukan setting approval email pada collection element tertentu didalam collection plan untuk setiap level approval email yang dibutuhkan. 4.6.4

Pengaktifan

Menu Nonconformance,

Disposition

dan

Corrective

Action 4.6.4.1

Dokumentasi Pengaktifan Menu Enter Nonconformance, Disposition dan Corrective Action Pertama-tama, user harus melakukan login terlebih dahulu untuk melakukan pengaturan terhadap menu nonconformance, disposition dan corrective action

yang ada. User harus

mempunyai hak akses system administrator untuk melakukan pengaturan terhadap menu nonconformance, disposition dan corrective action.

207 Gambar 4.13 Tampilan Login Oracle EBS

M isal: User

: MT

Password

: ORACLE

Setelah berhasil melakukan login, maka dalam tampilan akan muncul tampilan navigator seperti ini dan pilih SRI-System Administrator dan lalu pilih Function:

Gambar 4.14 Tampilan navigator Oracle EBS M aka setelah user memilih Function maka user akan masuk kedalam ORACLE APPLICATION yang ada dan akan muncul form functions seperti ini yaitu:

208

Gambar 4.15 Tab description Form Function Oracle EBS Setelah muncul form seperti ini, maka user dapat menaruh kursor pada Field Function seperti diatas lalu tekan F11 untuk melakukan Enter Query. M aka setelah menekan F11 tampilan akan berubah seperti ini:

Gambar 4.16 Tab description dalam Form Function Oracle EBS Kemudian isikan QA%QR% dalam field Function yang ada seperti diatas.

209 Setelah mengisikan QA%QR% seperti diatas, maka user dapat menekan Ctrl+F11 untuk mengeksekusi query yang ada. M aka tampilan akan muncul seperti ini:

Gambar 4.17 Tampilan Form Function Oracle EBS Dalam menu akan muncul User Function Name, dimana merupakan menu dalam tampilan nonconformance, disposition dan corrective action.

Gambar 4.18 Tampilan Form Function Oracle EBS

210 Jika ingin mengaktifkan menu Enter Nonconformance maka dapat mengklik atau menaruh kursor ke: Function

: QANCM EQR

User Function Name : Enter Nonconformance

Jika ingin mengaktifkan menu Enter Disposition maka dapat mengklik atau menaruh kursor ke: Function

: QADISPEQR

User Function Name : Enter Disposition

Jika ingin mengaktifkan menu Enter Corrective Action maka dapat mengklik atau menaruh kursor ke: Function

: QACAREQR

User Function Name : Enter Corrective Action

Setelah itu, user dapat memilih tab Form untuk melakukan pengaturan terhadap menu nonconformance, disposition dan corrective action.

211

Gambar 4.19 Tab Form dalam Form Functions Oracle EBS Dalam tampilan dapat dicocokkan data Function sesuai dengan

Function

yang

menunjuk

pada

menu

Enter

Nonconformance, disposition dan corrective action, M isal: QANCM EQR dan kemudian akan dilakukan pengaturan pada parameters. M isalnya: Child_Plan:

16262

menunjuk

pada

collection

plan

“Nonconformance Master”

Default Parameters

:

QA_CUSTOM_CHILD_PLANS="ORA$QA_PLAN_ID" TXN_MODE="-1"

Setting parameter

:

QA_CUSTOM_CHILD_PLANS="16262" TXN_M ODE="-1"

212 (yang dilakukan adalah penggantian dari “ORA$QA_PLAN_ID” menjadi “16262” maka proses pengaturan untuk membuka menu Enter Nonconformance berhasil dilakukan untuk collection plan Nonconformance Master - "16262" )

Catatan: Untuk melakukan pengaturan pada Enter Dispositions dan Enter Corrective action juga melakukan hal yang sama seperti pengaturan membuka Enter Nonconformance.

4.6.4.2

Dokumentasi Pengaktifan Menu Update Nonconformance, Disposition dan Corrective Action Pertama-tama, user harus melakukan login terlebih dahulu untuk melakukan pengaturan terhadap menu nonconformance, disposition dan corrective action yang ada. User harus mempunyai hak akses system administrator untuk melakukan pengaturan terhadap menu nonconformance, disposition dan corrective action.

213

Gambar 4.20 Tampilan Login Oracle EBS M isal: User

: MT

Password

: ORACLE

Setelah berhasil melakukan login, maka dalam tampilan akan muncul tampilan navigator seperti ini dan pilih SRI-System Administrator dan lalu pilih Function:

Gambar 4.21 Tampilan navigator Oracle EBS

214 M aka setelah user memilih Function maka user akan masuk kedalam ORACLE APPLICATION yang ada dan akan muncul form functions seperti ini yaitu:

Gambar 4.22 Tab description Form Function Oracle EBS Setelah muncul form seperti ini, maka user dapat menaruh kursor pada Field Function seperti diatas lalu tekan F11 untuk melakukan Enter Query. M aka setelah menekan F11 tampilan akan berubah seperti ini:

Gambar 4.23 Tab description Form Function Oracle EBS

215 Kemudian isikan QA%QR% dalam field Function yang ada seperti diatas. Setelah mengisikan QA%QR% seperti diatas, maka user dapat menekan Ctrl+F11 untuk mengeksekusi query yang ada. M aka tampilan akan muncul seperti ini:

Gambar 4.24 Tampilan Form Function Oracle EBS Dalam menu akan muncul User Function Name, dimana merupakan menu dalam tampilan nonconformance, disposition dan corrective action.


216 Jika ingin mengaktifkan M enu Update Nonconformance maka dapat mengklik atau menaruh kursor ke: Function

: QANCM UQR

User Function Name : Update Nonconformance Jika ingin mengaktifkan M enu Update Disposition maka dapat mengklik atau menaruh kursor ke: Function

: QADISPUQR

User Function Name : Update Disposition

Jika ingin mengaktifkan M enu Update Corrective Action maka dapat mengklik atau menaruh kursor ke: Function

: QACARUQR

User Function Name : Update Corrective Action

Setelah itu, user dapat memilih tab Form untuk melakukan pengaturan terhadap menu nonconformance.


217 Dalam tampilan dapat dicocokkan data function sesuai dengan

function

yang

menunjuk

pada

menu

Update

Nonconformance, disposition dan corrective action. M isal: QANCMUQR dan akan dilakukan pengaturan pada Parameters. Dalam pengaturan update nonconformance, disposition dan

corrective

action

maka

berbeda

dengan

Enter

Nonconformance, disposition dan corrective action sehingga dalam melakukan pengaturan update nonconformance harus mengganti dengan nama collection plan langsung, misal seperti: ="Nonconformance Master".

Default Parameters

:

QA M ODE='UPDATE' SELF_SERVICE_PLAN_NAM E="ORA$QA_PLAN_NAM E" TXN_MODE="-1"

Setting parameter

:

MODE='UPDATE' SELF_SERVICE_PLAN_NAM E="Nonconformance Master" TXN_MODE="-1" (yang dilakukan adalah penggantian dari “ORA$QA_PLAN_ID” menjadi “Nonconformance M aster“ maka proses pengaturan untuk

218 membuka menu Update Nonconformance berhasil dilakukan untuk collection plan nonconformance master). Catatan: Untuk melakukan pengaturan pada Update Dispositions dan Update Corrective action juga melakukan hal yang sama seperti pengaturan untuk membuka Update Nonconformance.

4.6.4.3

Dokumentasi Pengaktifan Menu View Nonconformance, Disposition dan Corrective Action Pertama-tama, user harus melakukan login terlebih dahulu untuk melakukan pengaturan terhadap menu nonconformance, disposition dan corrective action yang ada. User harus mempunyai hak akses system administrator untuk melakukan pengaturan terhadap menu nonconformance.

Gambar 4.27 Tampilan Login Oracle EBS M isal:

User

: MT

Password

: ORACLE

219 Setelah berhasil melakukan login, maka dalam tampilan akan muncul tampilan navigator seperti ini dan pilih SRI-System Administrator dan lalu pilih Function:

Gambar 4.28 Tampilan Navigator Oracle EBS M aka setelah user memilih Function maka user akan masuk kedalam ORACLE APPLICATION yang ada dan akan muncul form functions seperti ini yaitu:

Gambar 4.29 Tab description Form Function Oracle EBS

220 Setelah muncul form seperti ini, maka user dapat menaruh kursor pada Field Function seperti diatas lalu tekan F11 untuk melakukan Enter Query. M aka setelah menekan F11 tampilan akan berubah seperti ini:

Gambar 4.30 Tab description Form Function Oracle EBS Kemudian isikan QA%QR% dalacm field function yang ada seperti diatas. Setelah mengisikan QA%QR% seperti diatas, maka user dapat menekan Ctrl+F11 untuk mengeksekusi query yang ada. M aka tampilan akan muncul seperti ini:

221 Gambar 4.31 Tampilan Form Function Oracle EBS Dalam menu akan muncul User Function Name, dimana merupakan menu dalam tampilan nonconformance, disposition dan corrective action.

Gambar 4.32 Tampilan Form Function Oracle EBS Jika ingin mengaktifkan M enu View Nonconformance maka dapat mengklik atau menaruh kursor ke: Function

: QANCM VQR

User Function Name : View Nonconformance

Jika ingin mengaktifkan M enu View Disposition maka dapat mengklik atau menaruh kursor ke: Function

: QADISPVQR

User Function Name : View Disposition

222 Jika ingin mengaktifkan M enu View Corrective Action maka dapat mengklik atau menaruh kursor ke: Function

: QACARVQR

User Function Name : View Corrective Action

Setelah itu, user dapat memilih tab Form untuk melakukan setting terhadap menu nonconformance.

Gambar 4.33 Tampilan Form Function Oracle EBS Dalam tampilan dapat dicocokkan data function sesuai dengan

function

yang

menunjuk

pada

menu

View

Nonconformance, M isal: QANCM VQR dan akan dilakukan pengaturan pada Parameters. Dalam pengaturan update nonconformance, disposition dan

corrective

action

maka

berbeda

dengan

Enter

Nonconformance, disposition dan corrective action sehingga dalam melakukan pengaturan View Nonconformance harus

223 mengganti dengan nama collection plan langsung , misal seperti: ="Nonconformance Master" Default Parameters

:

SELF_SERVICE_PLAN_NAM E="ORA$QA_PLAN_NAM E" TXN_MODE="-1" Setting parameter

:

SELF_SERVICE_PLAN_NAM E="NCP_MIXING_F0" TXN_MODE="-1" (yang dilakukan adalah penggantian dari “ORA$QA_PLAN_ID” menjadi “Nonconformance M aster“ maka proses pengaturan untuk membuka menu View Nonconformance berhasil dilakukan untuk collection plan nonconformance master)

Catatan: Untuk melakukan pengaturan pada View Dispositions dan View Corrective action juga melakukan hal yang sama seperti pengaturan untuk membuka View Nonconformance.

4.7 Kelebihan dan Keterbatasan Usulan 4.7.1

Kelebihan Usulan - Data-data yang berkaitan dengan barang defect dan nonconformance proses tercatat dengan lebih baik dan lengkap. - M empersingkat waktu proses approval yang cukup rumit.

224 - Proses pencatatan, perbaikan hingga pencegahan barang defect dapat terkontrol lebih baik. - Pembuatan laporan menjadi lebih mudah karena data-data yang dibutuhkan sudah tersedia dengan lengkap. - Tanggung jawab masing-masing bagian menjadi lebih jelas, sehingga miskomunikasi antar bagian pun dapat diminimalisasi. - Pembuatan corrective action request dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu dengan melalui proses nonconformance dan pembuatan CAR yang stand alone.

4.7.2

Keterbatasan Usulan - Semua proses NCP ini tergantung pada bagian quality sebagai bagian pengontrol. - Karena keterbatasan waktu, maka sistem yang dibuat, hanya berlaku untuk work in-process saja, belum dapat diimplementasikan ke bagian lainnya.

4.8 Length of Effort Length of effort merupakan laporan kegiatan yang telah dilakukan untuk melakukan analisis sekaligus evaluasi terhadap quality management submodule dalam proses WIP di PT. XYZ. Dalam length of effort juga mencakup bagianbagian terkait yang membantu dalam pengumpulan informasi mengenai proses bisnis dan sistem Oracle EBS yang berjalan, pengolahan informasi, proses elemen

225 hingga menghasilkan alternatif solusi untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Berikut merupakan rincian length of effort yang dilakukan:

BAB 4 US ULAN DAN HAS IL. kebutuhan yang ditemukan di quality management submodule dalam proses WIP

Recommend Documents