51
BAB 4 STUDI KELAYAKAN 4.1.
Langkah-langkah dalam studi kelayakan Seperti telah dijelaskan bahwa topik penulisan laporan hasil penelitian studi kelayakan tentang investasi sistem informasi / teknologi informasi dilakukan dengan pendekatan metode Cost Benefit Analysis. Memang metode studi kelayakan dengan metode analisa biaya dan manfaat ini hanya memfokuskan titik berat perhatian pada aspek – aspek manfaat berwujud (tangible benefits) dan tidak membahas aspek – aspek lain, misalnya biaya dan manfaat tak berwujud (tangible benefits). Adapun langkah – langkah yang dilakukan dalam pendekatan metode Cost Benefit Analysis ini adalah mengidentifikasi biaya investasi,
memperhitungkan
biaya
operasional,
membuat
perkiraan
tentang
pengurangan/ penghematan biaya serta perhitungan peningkatan pendapatan dan membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan terhadap kelanjutan sistem yang ada karena adanya hambatan yang merugikan perusahaan.
51
52
4.2.
Identifikasi Kebutuhan
Identifikasi Kebutuhan Sistem Mengontrol keberadaan para SA Mengetahui route plan SA Melakukan update data sesuai survey Menginput stok barang Menginput penjualan barang Meningkatkan efisiensi penjualan
Tabel 4.1 Identifikasi Kebutuhan 4.3.
Hirarki Penjualan
PUSAT
REGION
SUB REGION
AREA
AREA
D
D
D
D
D
D
Gambar 4.1 Hirarki Penjualan
D
D
53
4.4.
Rencana Implementasi Investasi TI Sistem yang akan diimplementasikan oleh Smartfren adalah sistem Journey Cycle dan TMS.
TMS adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk mengatur struktur hirarki sales di mobile-8 mulai dari region, sub region, area, distrik termasuk penentuan sales person di masing-masing level. Aplikasi ini juga berfungsi untuk mencatat outlet dan frontliner yang terdapat di setiap distrik. Selain itu juga untuk menangani pembuatan route plan yang diperuntukkan bagi masing-masing FA (Fren Ambassador). Sedangkan JC adalah suatu aplikasi yang digunakan oleh masingmasing SA (Sales Ambassador) untuk mengetahui route plan dan melakukan update data sesuai dengan hasil survey yang telah dilakukan. Pengisian ini meliputi total stock & total penjualan di setiap outlet. Adapun proses tersebut dilakukan secara elektronik dengan menggunakan handset berbasis java. Journey Cycle dan TMS adalah sistem yang berkaitan dengan aplikasi sales yang dirancang berdasarkan fleksibilitas untuk mendukung kebutuhankebutuhan data penjualan maupun stok persediaan barang dari seluruh galeri dan outlet yang ada. Untuk memastikan kontrol yang lebih efektif, dua alat pelengkap baru yang akan dikembangkan saat ini sangat berperan penting. Alat pertama, TMS akan digunakan oleh para Supervisor, bg administrasi untuk menerima data yang dikirim oleh para Sales Ambasador dan memantau rute yang akan dijalankan sehingga lokasi geografis para SA masing-masing dapat dilacak. Alat lain adalah JC yang akan digunakan oleh para Sales
54
Ambasador untuk menginput stok barang yang secara otomatis akan dikirim ke bagian administrasi. 4.5.
Kebutuhan Konfigurasi Teknologi Informasi 4.5.1. Hardware Hardware yang akan digunakan diantaranya :
I.
200 unit PC karyawan
Spesifikasi
:- Hardisk Minimal 80 Gb - Memory minimal 512 MB Processor Minimal p4 2,00GHz,rekomendasi Dual Core atau Core 2 Duo
II.
5 Unit printer Spesifikasi
III.
: Fuji Xerox DocuCentre II 3005
1 unit server Spesifikasi
: -Microsoft SQL server 2008 -Windows Server
IV.
1 unit router wi-fi Spesifikasi
: -Cisco-Linksys WRT160N -Wireless-N Broadband Router
V.
400 Unit Handphone Spesifikasi
: -400 unit K-Touch
55
4.5.2. Software Setelah perencanaan sistem TI yang baru, software yang digunakan pun bertambah. Software-Software yang akan digunakan setelah implementasi antara lain : -
ORACLE Indonesia (ERP, Z-Smart)
-
JC (Journey Cycle)
-
TMS (Teritory Management System)
TMS & JOURNEY CYCLE
PRODUCT AVAILABILITY
SELLING
FA TRACKING
TMS & JOURNEY CYCLE
MARKET INTELLIGENCE
TERRITORY MANAGEMENT PROMOTION
Gambar 4.2 TMS & Journey Cycle Sumber : Smartfren
56
4.6.
Analisis Biaya dan Manfaat 4.6.1. Data untuk Cost Benefit Analysis Teknik tradisional Cost Benefit Analysis merupakan sarana untuk mengukur keuangan yang umum dalam menilai dan menentukan hasil dari keuntungan investasi teknologi informasi secara langsung. Keuntungan investasi yang diukur dalam hal ini adalah keuntungan dari pengurangan biaya operasional sejak investasi teknologi informasi diimplementasikan. Berdasarkan hasil studi dokumentasi pada laporan keuangan Smartfren, maka diperoleh data sebagai berikut : a) Biaya Yang Dikeluarkan Untuk Investasi Awal Biaya awal investasi adalah semua biaya yang dikeluarkan saat pertama kali melakukan investasi sistem, dengan keterangan seperti di bawah ini :
57
No Keterangan
i.
B
Harga
i 1
Biaya Lisensi JC
Rp. 25.000.000,00
2
y setup JC Biaya Installasi dan
Rp. 65.000.000,00
3
a Biaya installasi dan setup TMS
RP. 35.000.000,00
4
Biaya Training i
Rp. 20.000.000,00
5
n 400 Unit HP @ Rp.500.000
Rp. 200.000.000,00
a
s Rp. 345.000.000,00
Total t
Tabel 4.2 Biaya Investasi Awal Sumber : Smartfren
i. Biaya lisensi Diasumsikan biaya Lisensi sistem JC dan TMS sebesar Rp 25.000.000. ii. Biaya instalasi dan setup Biaya instalasi dan setup sistem JC dan TMS adalah sebesar Rp 100.000.000 , yaitu untuk JC Rp 65.000.000. dan untuk TMS Rp 35.000.000.
58
iii. Biaya training Biaya yang dibutuhkan untuk pelatihan dan sosialisasi sistem yang baru untuk biaya akomodasi dan perjalanan trainer sebesar Rp. 20.000.000. iv. Biaya peralatan Biaya yang dibutuhkan untuk peralatan yang digunakan sebagai alat bantu sebanyak 400 HP dengan biaya @ Rp 500.000. Total biaya pembelian peralatan sebesar 400 x Rp 500.000 = Rp 200.000.000.
b). Biaya Berjalan Biaya berjalan investasi teknologi informasi ini merupakan estimasi biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional dari penerapan teknologi
informasi.
Biaya
berjalan
yang
dikeluarkan
diasumsikan tetap tiap tahunnya. Biaya berjalan dengan rincian sebagai berikut :
59
Estimasi Biaya Berjalan No Keterangan
Tahun 2011
Tahun 2012
Tahun 2013
Tahun 2014
1.
Biaya Maintenance JC
15.000.000
15.000.000
15.000.000
2.
Biaya Maintenance TMS
10.000.000
10.000.000
10.000.000
2.
Biaya Kertas
10.800.000
10.800.000
10.800.000
3.
Biaya tinta printer
23.062.500
23.062.500
23.062.500
58.862.500
58.862.500
58.862.500
Total Biaya Berjalan
Tabel 4.3 Estimasi Biaya Berjalan Sumber: Smartfren
Biaya berjalan teknologi informasi ini merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional dari penerapan teknologi informasi. Biaya tersebut terdiri dari keseluruhan biaya-biaya berjalan pada
tahun
pertama
(2012)
implementasi
perusahaan
mengeluarkan biaya sampai tahun ketiga (2014). Pada
tahun
pertama
(2012)
setelah
melakukan
implemenentasi sistem JC&TMS, perusahaan mengeluarkan biaya sebesar Rp. 58.862.500 Dengan rincian sebagai berikut: 1. Biaya maintenance JC Biaya maintenance JC sebesar Rp 15.000.000 per tahunnya. Biaya maintenance disini seperti biaya pada asuransi, ada kerusakan atau tidak pada sistem JC
60
pihak perusahaan harus tetap mengeluarkan biaya sebesar Rp 15.000.000 2. Biaya maintenance TMS Biaya maintenance TMS sebesar Rp 10.000.000 per tahunnya. Biaya maintenance disini seperti biaya pada asuransi, ada kerusakan atau tidak pada sistem TMS pihak perusahaan harus tetap mengeluarkan biaya sebesar Rp 10.000.000 3. Biaya kertas Sebelum mengimplementasikan sistem JC&TMS, Smartfren menggunakan 50 rim kertas sebulannya. Setelah menggunakan sistem JC&TMS perusahaan mengurangi biaya kertas hingga 40%, sehingga penggunaan kertas berkurang menjadi 30 rim per bulannya. Biaya yang dikeluarkan Smartfren dalam penggunaan kertas sebesar Rp 10.800.000 pada tahun pertama. Yaitu biaya yang berasal dari (harga 1 rim kertas × jumlah yang digunakan) kemudian dikali lagi dengan 12 bulan sebagai berikut : Rp 30.000 × 30rim = Rp 900.000/ bulan Rp 900.000 × 12 bulan = Rp 10.800.000/ tahun
61
4. Biaya penggunaan tinta printer Sebelum
mengimplementasi
sistem
JC&TMS,
Smartfren mengeluarkan biaya sebesar Rp 38.437.500. Dengan rincian sebagai berikut : 500 lembar × 50 rim kertas = 25.000 lembar/ bulan 25.000 lembar × 12 bulan = 300.000 lembar/ tahun Diasumsikan satu cartridge (tinta printer) dapat menghasilkan maksimal 8000 lembar. Jadi dalam setahun Smartfren menggunakan cartridge sebanyak : 300.000 lembar ÷ 8000 lembar = 37,5 cartridge dalam satu tahun. Diasumsikan harga satu cartridge untuk printer Fuji Xerox DocuCentre II 3005 sebesar Rp 1.025.000. Jadi biaya yang dikeluarkan oleh Smartfren setiap tahunnya sebelum mengimplementasi sistem JC&TMS adalah sebesar : Rp 38.437.500 Biaya penggunaan tinta printer pada tahun pertama setelah implementasi sistem JC&TMS yaitu sebesar Rp 23.062.500 pada tahun pertama, yang didapat dari 1 rim kertas dikali dengan jumlah rim yang digunakan, kemudian dibagi dengan maksimal panggunaan dari satu cartridge lalu dikali dengan harga satu buah cartridge. Dapat dijabarkan sebagai berikut :
62
500 lembar × 30 rim =
15000 lembar/bulan × 12
=
180.000 ÷ 8000
=
22,5 × Rp 1.025.0000
=
Rp 23.062.500
Pada tahun kedua (2013) dan ketiga (2014) setelah melakukan implementasi sistem JC&TMS, perusahaan mengeluarkan biaya yang sama.
c.
Penghematan biaya
Penghematan biaya adalah berkurangnya biaya yang diperoleh dari penggunaaan aplikasi. Penghematan yang diperoleh diasumsikan tetap tiap tahunnya
No
Keterangan
1.
Tahun 2012
Tahun 2013
Tahun 2014
Pengurangan biaya kertas
7.200.000
7.200.000
7.200.000
2.
Pengurangan biaya tinta printer
15.375.000
15.375.000
15.375.000
3.
Pengurangan biaya lembur
52.000.000
52.000.000
52.000.000
74.575.000
74.575.000
74.575.000
Total penghematan biaya
Tahun 2011
Tabel 4.4 Estimasi penghematan biaya Sumber : Smartfren
63
Rincian penghematan biaya yang diperoleh dari Smartfren sebagai berikut : Pada
tahun
2012
atau
tahun
pertama
setelah
implementasi sistem JC&TMS, perusahaan memperoleh penghematan biaya sebesar Rp 74.575.000. Dengan rincian sebagai berikut: 1. Pengurangan biaya kertas Pengurangan biaya kertas yang yang diperoleh Smartfren setelah menggunakan sistem JC&TMS yaitu sebesar 40% dari biaya kertas sebelum menggunakan sistem JC&TMS. Dengan rincian : Jumlah biaya kertas yang dikeluarkan sebelum mengimplementasi JC&TMS : Rp 30.000 × 50 rim kertas = Rp 1.500.000/ bulannya, sehingga biaya per tahunnya : Rp 1.500.000× 12 bulan = Rp 18.000.000 Pengurangan biaya sebesar 40% : Rp 18.000.000 × 40 % = Rp 7.200.000 pada tahun pertama setelah implementasi sistem JC&TMS. 2. Pengurangan biaya tinta printer Sebelum menggunakan sistem JC&TMS, Smartfren mengeluarkan biaya sebesar Rp 38.437.500 per tahunnya. Dengan rincian sebagai berikut: 500 lembar × 50 rim kertas = 25.000 lembar/ bulan
64
25.000 lembar × 12 bulan = 300.000 lembar/ tahun Diasumsikan satu cartridge (tinta printer) dapat menghasilkan maksimal 8000 lembar. Jadi dalam setahun Smartfren menggunakan cartridge sebanyak = 300.000 lembar ÷ 8000 lembar = 37,5 cartridge dalam satu tahun. Diasumsikan harga satu cartridge untuk printer Fuji Xerox DocuCentre II 3005 sebesar Rp 1.025.000. Jadi biaya yang dikeluarkan oleh Smartfren setiap tahunnya sebelum menggunakan sistem JC&TMS adalah sebesar : Rp 38.437.500 Pengurangan biaya yang dikeluarkan Smartfren untuk tinta printer adalah sebesar Rp 15.375.000. Dengan rincian sebagai berikut : Total jumlah biaya penggunaan tinta printer sebelum implementasi
sistem
JC&TMS
×
persentase
pengurangan biaya tinta printer. Rp 38.437.500 × 40% = Rp 15.375.000 3. Pengurangan biaya lembur Sebelum mengimplementasikan sistem JC&TMS, Smartfren mengeluarkan biaya lembur untuk para Admin sebanyak 50 karyawan. Diasumsikan bahwa dalam satu minggu, 1 karyawan mendapat jatah lembur sebanyak 2 kali. Dalam satu kali lembur maksimal
65
waktu yang diberikan selama 2 jam. 1 kali lembur karyawan
mendapat
upah
sebesar
Rp
10.000.
Rinciannya sebagai berikut : 2 hari x Rp 10.000 = Rp 20.000/minggu 52 minggu x Rp 20.000 = Rp 1.040.000/tahun Untuk 50 karyawan = 50x Rp 1.040.000 = Rp 52.000.000/tahun Pada tahun kedua (2013) dan ketiga (2014) setelah melakukan implementasi sistem JC&TMS, pengurangan biaya yang dilakukan sama.
d. peningkatan pendapatan Perusahaan
mengestimasikan
pendapatan
yang
diperoleh setelah mengimplementasikan JC&TMS meningkat sebesar 3% . Peningkatan pendapatan yang diterima Smartfren setelah implementasi sistem JC&TMS adalah sebagai berikut:
Pendapatan Peningkatan pendapatan
Tahun 2011 4.800.000.000
Tahun 2012 4.944.000.000
Tahun 2013 5.092.320.000
Tahun 2014 5.245.089.600
144.000.000
148.320.000
152.769.600
Tabel 4.5 Estimasi peningkatan pendapatan
66
4.6.2. Arus Kas
Tahun 2012
2013
2014
Maintenance JC
15.000.000
15.000.000
15.000.000
Maintenance TMS
10.000.000
10.000.000
10.000.000
Biaya kertas
10.800.000
10.800.000
10.800.000
Keterangan
Tahun ke 0
Biaya investasi awal Biaya lisensi JC
25.000.000
Instalasi dan setup JC
65.000.000
Instalasi dan setup TMS
35.000.000
Training
20.000.000
400 unit HP
200.000.000
Total
345.000.000
Biaya berjalan
Biaya tinta printer Total
23.062.500
23.062.500
23.062.500
58.862.500
58.862.500
58.862.500
Pengurangan biaya kertas
7.200.000
7.200.000
Pengurangan biaya tinta printer
15.375.000
15.375.000
15.375.000
Pengurangan biaya lembur
52.000.000
52.000.000
52.000.000
Total
74.575.000
74.575.000
Peningkatan Pendapatan
144.000.000 148.320.000
152.769.600
NCF
159.712.500 164.032.500
168.482.100
Penghematan Biaya
Tabel 4.6 Arus Kas
7.200.000
74.575.000
67
Perhitungan NCF :
NCF
=
Peningkatan pendapatan + penghematan biaya – biaya berjalan
NCF tahun 1 = 144.000.000 + 74.575.000 – 58.862.500
= 159.712.500
NCF tahun 2 = 148.320.000 + 74.575.000 – 58.862.500
= 164.032.500
NCF tahun 3 = 152.769.600 + 74.575.000 – 58.862.500
= 168.482.100
4.6.3 Payback Period
Payback Period adalah lama waktu pengembalian biaya
investasi dari sistem. Berikut ini tabel lamanya waktu selama 3 tahun pengembalian masing-masing sistem :
Tahun Biaya 0
NCF
345.000.000 0
Payback (345.000.000)
1
159.712.500 (185.287.500)
2
164.032.500 (21.255.000)
3
168.482.100 147.227.100 Tabel 4.7 Perhitungan Payback Period
68
Berarti sisa investasi yang belum tertutup dapat ditutup dalam:
Payback Period = Jumlah tahun minus +
= 2 tahun +
PaybackMinus Benefit
21 . 255 . 000 168 . 482 . 100
= 2 tahun + 0,12 tahun
= 2 tahun 1 bulan
Dengan menggunakan perhitungan Payback Periode, diperkirakan bahwa waktu yang diperlukan perusahaan untuk mendapatkan nilai dari investasi yang dilakukan adalah 2 tahun 1 bulan.
4.6.4. Return On Investment
Biaya investasi awal, biaya berjalan, dan manfaat akan dimasukkan ke dalam lembar kerja dampak ekonomis untuk perhitungan Return On Investment (ROI) .
ROI =
NCF Re venue x × 100% Re venue InitialInvestment
69
*ROI a. Investasi Awal b. Arus Kas tahunan Peningkatan Pendapatan Penghematan Biaya (-) Biaya Berjalan (=) NCF
345.000.000 Tahun 1 144.000.000
Tahun 2 148.320.000
Tahun 3 152.769.600
Total
74.575.000 74.575.000 74.575.000 58.862.500 58.862.500 58.862.500 164.032.500 168.482.100 159.712.500 46,3% 47,5% 48,83% c. ROI rata-rata = Total NCF 3 tahun /jumlah tahun/biaya investasi awal × 100% = 492.227.100/3/345.000.000 × 100% = 47,56% d. Scoring economic impact Score Simple ROI 0 Zero to less 1 1% to 299% 2 300% to 499% 3 500% to 699% 4 700% to 899% 5 over
492.227.100 142,63%
Tabel 4.7 Perhitungan Payback Period Rincian perhitungan ROI sebagai berikut :
ROI tahun 1
=
159.712.500 × 100% 345.000.000
= 46,3 %
ROI tahun 2
=
164.032.500 × 100% 345.000.000
= 47,5 %
ROI tahun 3
=
168.482.100 × 100% 345.000.000
= 48,83%
ROI rata – rata
= 492.227.100 3
345.000.000
= 47,56 % ROI Total
= ROI tahun 1 + ROI tahun 2 + ROI tahun 3
70
= 46,3% + 47,5% + 48,83% = 142,63% Dari hasil perhitungan di atas, dapat dilihat bahwa ROI rata-rata yang dihasilkan selama 3 tahun sebesar 47,56%. Nilai ini memiliki score 1, yang artinya investasi tersebut layak untuk diimplementasikan.
4.6.5. Net Present Value Net Present Value merupakan nilai uang yang telah dikurangi suku bunga tahun tersebut. Perhitungan ini diasumsikan bahwa discound factor sebesar 6,5% per tahun untuk 3 tahun mendatang. Perhitungan NPV dapat dijabarkan dalam tabel sebagai berikut :
Tahun Biaya investasi DF 0
345.000.000
NCF
1
NPV -345.000.000,00
1
0,94 159.712.500 150.129.750
2
0,88 164.032.500
3
0,83 168.482.100 139.840.143
TOTAL
144.348.600
89.318.493 Tabel 4.8 Perhitungan Net Present Value
Rumus Perhitungan NPV & DF
DF
=
1 (1
+
NPV = DF × NCF
i ) n
71
Perhitungan DF :
DF tahun 0
=
1 (1 + 0,065) 0
=1
DF tahun 1
=
1 (1 + 0,065)1
= 0,94
DF tahun 2
=
1 (1 + 0,065) 2
= 0,88
DF tahun 3
=
1 (1 + 0,065) 3
= 0,83
Perhitungan NPV : NPV tahun 1 = 0,94 × 159.712.500 = 150.129.750 NPV tahun 2 = 0,88 × 164.032.500 = 144.348.600 NPV tahun 3 = 0,83 × 168.482.100 = 139.840.143 Total NPV
=
-345.000.000
+
(0,94×159.712.500)
+
(0,88×164.032.500) + (0,83×168.482.100) = -345.000.000 + 150.129.750 + 144.348.600 + 139.840.143 = 89.318.493 Dari perhitungan NPV investasi sistem JC&TMS pada tabel 4.8, maka dapat dihasilkan NPV selama 3 tahun dengan tingkat suku bunga 6,5% sebesar 89.318.493. Hasil tersebut menunjukkan bahwa nilai tersebut lebih dari 1, yang artinya investasi ini layak untuk diimplementasikan.
72
4.6.6. Profitability Index
Kriteria nilai bersih sekarang, investasi memberikan ukuran kelayakan proyek dalam nilai uang yang absolut, maka indeks keuntungan memberikan ukuran relatif dari keuntungan bersih masa depannya terhadap investasi awal. Indeks keuntungan dapat dijabarkan sebagai berikut : Tahun Biaya investasi DF 0 345.000.000 1
NCF
NPV -345.000.000
1
0,94 159.712.500 150.129.750
2
0,88 164.032.500
3
0,83 168.482.100 139.840.143
144.348.600
89.318.493
TOTAL
Tabel 4.9 Perhitungan Profitability Index (PI)
PI =
TotalNPV + InvestasiAwal InvestasiAwal
=
89.318.493 + 345.000.000 345.000.000
=
434.318.493 345.000.000
= 1,26
Berdasarkan hasil perhitungan di atas, dengan total NPV Rp 89.318.493 dan investasi awal sebesar Rp 345.000.000, maka dapat dihasilkan rasio perbandingan nilai uang sekarang dengan nilai investasi awal adalah sebesar 1,26.
73
Jika nilai PI yang dihasilkan lebih dari 1 maka investasi yang akan diimplementasikan dinyatakan layak. 4.6.7 Benefit to Cost Ratio
Analisa biaya dan manfaat dapat menunjukan kelayakan suatu investasi apabila Benefit to Cost Ratio lebih besar dari satu yang artinya manfaat lebih besar dari biaya yang dikeluarkan. Berikut ini adalah tabel Benefit to Cost Ratio:
Tahun
Manfaat
Biaya
0 1
218.575.000
58.862.500
2
222.895.000
58.862.500
3
227.344.600
58.862.500
DF
Manfaat
(6,5%)
bersih
1 0,94 0,88 0,83
TOTAL
205.460.500 196.147.600 188.696.018 590.304.118
Tabel 4.10 Perhitungan B/C Ratio
Dari tabel di atas dapat diketahui total manfaat bersih dan total biaya bersih yang digunakan untuk menghitung Benefit to Cost Ratio. Perhitungannya dapat dijabarkan sebagai berikut :
B/C Ratio
=
=
TotalManfaatBersih TotalBiaya + Investasi
590.304.118 176.587.500 + 345.000.000
= 1,1
Dari hasil perhitungan diatas Benefit to Cost Ratio pada sistem JC&TMS sebesar 1,1. Hal ini berarti untuk setiap Rp 1.000 yang
74
dikeluarkan perusahaan akan mendapatkan pengembalian sebesar Rp 1.100 sehingga sistem ini layak diimplementasikan karena tingkat pengembaliannya dianggap cukup untuk pemakaian 3 tahun pertama. Diatas telah ditampilkan perhitungan Payback Periode, ROI, NPV, PI dan B/C Ratio. Berikut ini tabel hasil perhitungannya: Payback Period
2 tahun 1 bulan
ROI
47,56%
NPV
89.318.493
PI
1,26
B/C Ratio
1,1 Tabel 4.11 Hasil Perhitungan
Suatu investasi dinyatakan layak secara ekonomis apabila memenuhi syarat sebagai berikut: •
Nilai NPV dari investasi tersebut harus positif (lebih dari nol)
•
Nilai ROI memperoleh score lebih dari 0
•
Rasio Profitability Index yang diperoleh lebih dari 1
•
Benefit to Cost Ratio yang didapat lebih dari 1
Berdasarkan hasil perhitungan analisa kelayakan ekonomis, dihasilkan Total Net Cash Flow (NCF) selama 3 tahun sebesar Rp 492.227.100. Lama waktu pengembalian biaya investasi dari sistem
75
JC&TMS membutuhkan waktu selama 2 tahun 1 bulan. Tingkat pengembalian investasi (ROI) rata-rata untuk 3 tahun sebesar 47,56% dan memperoleh score 1. Total NPV sebesar 89.318.493 dengan DF sebesar 6,5% dan rasio profitability Index sebesar 1,26. Hasil tersebut menunjukan bahwa investasi sistem JC&TMS dinyatakan layak untuk diimplementasikan karena sudah memenuhi syarat kelayakan suatu investasi.
4.7. Analisa Kelayakan Operasional
Untuk menganalisa kelayakan operasional sebuah sistem, ada 2 aspek yang harus diperhatikan yaitu aspek teknis dan aspek psikologis. Pada aspek teknis, sistem JC&TMS yang akan diimplementasikan diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah yang ada seperti, pencatatan transaksi penjualan dan pengiriman data ke bagian administrasi menjadi lebih efisien dan waktu yang diperlukan menjadi lebih singkat. Pada aspek psikologis, perusahaan diperkirakan tidak memerlukan restrukturisasi organisasi dan para pengguna pun merasakan sistem yang user-friendly. Tetapi perusahaan tetap memberikan training kepada karyawan dengan tujuan memperkenalkan penggunaan dan memberikan pengetahuan tentang sistem yang baru agar pada saat sistem dijalankan tidak mengalami banyak kesalahan pada penggunaannya.
76
4.8. Analisa Kelayakan Teknis
Dalam menganalisa kelayakan teknis, teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung operasional sistem JC&TMS sudah tersedia dan siap diimplementasikan. Pengimplementasian dari teknologi tidak menemukan masalah dikarenakan sebelumnya perusahaan masih menggunakan sistem manual. JC&TMS dinilai cukup memadai dalam membantu sistem-sistem yang ada di Smartfren, terutama dalam sistem Sales Distributor Smartfren.
4.9. Analisis Fit/Gap
Analisa requirement yang diajukan oleh perusahaan dapat ditentukan dengan kategori prioritas dan kondisi dari pemenuhan requirement terhadap JC&TMS yang akan dijelaskan dalam tabel di bawah ini:
77
Tabel 4.13 Analysis Fit/Gap
No. Proses Bisnis
Aktivitas dari Proses
Requirement
Rank
Fit/Gap Comment
Bisnis 1.
Sistem
1.1 Briefing para SA
Distribusi
Pengetahuan-pengetahuan
atau
L
G
Karena untuk briefing tidak diperlukan
data-data yang berhubungan dalam
pengenalan tentang sistem yang akan
tugas SA.
diimplementasikan
yaitu
sistem
JC&TMS
1.2 Pembekalan
1. Pengenalan-pengenalan
produk
2.
akan
M
G
Karyawan hanya perlu
produk apa saja yang akan
produk
didistribusikan
didistribusikan.
Pembagian
kepada
jumlah
produk
masing-masing SA.
L
G
apa
saja
mengetahui yang
akan
Supervisor membagikan barang kepada masing-masing SA dengan jumlah yang sama.
78
No. Proses Bisnis
Aktivitas dari Proses
Requirement
Rank
Fit/Gap Comment
Bisnis
a. Pembagian
rute SA
1.
Aplikasi
yang
dapat
M
F
Sistem JC&TMS telah menyediakan
memberitahukan kepada para SA
fasilitas yaitu sebuah handphone yang
tentang rute hari ini.
didalanya terdapat aplikasi untuk para
SA untuk mengecek rute yang harus
dijalani tanpa harus dibriefing terlebih
dahulu.
2. Aplikasi yang memiliki database
yang terintegrasi sehingga : •
Para SA dapat mengetahui
H
F
Pada sistem JC&TMS, para SA dapat
rute harian mereka masing-
mengecek
masing.
masing di handphone yang didalamnya
jadwal
mereka
masing-
sudah ada aplikasi sistem tersebut.
79
No. Proses Bisnis
Aktivitas dari Proses
Bisnis
Rank
Requirement
•
Para SA dapat mengecek
H
Fit/Gap Comment
F
Dengan sistem JC&TMS, Para SA
outlet apa saja yang harus
dapat
melihat
outlet
yang
harus
dikunjungi
dikunjungi dan setelah itu para SA
harus
memberi
konfirmasi
apakah
mereka
mengunjungi
atau
tidak
tersebut
dan
megunjungi
outlet
memberitahukan
alasannya
apabila
mereka tidak mengunjungi.
3. Aplikasi yang terhubung dengan
para
supervisor
supervisor
sehingga
dapat
para
memantau
pekerjaan dan rute para SA .
H
F
Dengan supervisor
sistem dapat
JC&TMS
,
para
memantau
dan
mengecek rute para SA dan apakah SA tersebut sudah menjalankan perintah-
80
No
Proses Bisnis
Aktivitas dari Proses
Requirement
Rank
Fit/Gap Comment
Bisnis
perintah
rute
yang
masing.
1.4 Mencatat produk
1.
yang terjual
memberikan
dengan
mereka terima di handphone masing-
sesuai
Aplikasi
yang kemudahan
dapat
H
F
untuk
Sistem JC&TMS menyediakan aplikasi yang
para SA dalam mencatat produk
dibutuhkan
para
SA
untuk
memasukkan hasil penjualan mereka.
yang telah terjual.
2. Aplikasi yang dapat terhubung
H
F
Para SA dapat langsung mengirimkan
dengan bagian administrasi.
data
penjualan
mereka
ke
bagian
administrasi karena sistem JC&TMS yang terhubung
81
NO. Proses Bisnis
Aktivitas dari Proses
Requirement
Rank
Fit/Gap Comment
Bisnis
1.5 Mencatat sisa stok 1. produk
Aplikasi
memberikan
yang
H
P
Harus ditambah aplikasi yang dapat
untuk
menghitung jumlah stok barang dan
para SA , sehingga apabila SA
menguranginya secara otomatis apabila
sudah memasukkan data barang
terjadi
yang telah terjual, maka stok
mengintegrasikan sistem stok barang
barang
dengan sistem JC&TMS.
yang
kemudahan
dapat
tersedia
dapat
penjualan
untuk
berkurang secara otomatis.
2.
Aplikasi
yang
terintegrasi
dengan sistem distribusi produk
L
P
Akan dibuat aplikasi tambahan untuk mengintegrasikan
sistem
penjualan
dengan sistem distribusi barang.
82
No
Proses Bisnis
Aktivitas dari Proses
Requirement
Rank
Fit/Gap Comment
Bisnis 2.
Sistem
2.1 SA mencatat
1.
Aplikasi
yang
Inventory
penjualan dan stok
memberikan
barang sisa
para SA dalam mencatat produk
kemudahan
dapat
H
F
untuk
Didalam
sistem JC&TMS terdapat
aplikasi yang dapat diisi oleh para SA seperti formulir transaksi.
yang telah terjual. 2.
Aplikasi
yang
dapat
kemudahan
untuk
untuk sisa stok barang yang akan
para SA, sehingga apabila SA
berkurang secara otomatis apabila SA
sudah memasukkan data barang
menginput data penjualan kedalam
yang telah terual, maka stok barang
aplikasi pencatatan penjualan.
memberikan
yang tersedia dapat berkurang secara otomatis.
H
F
Didalam JC&TMS , terdapat aplikasi
83
No
Proses Bisnis
Aktivitas dari Proses
Requirement
Rank
Fit/Gap Comment
Bisnis
2.2 SA menyerahkan
Aplikasi yang memungkinkan para
data ke bagian admin.
SA untuk memasukkan data-data
transaksi untuk secara otomatis terkirim ke bagian administrasi, sehingga: •
Para SA dapat langsung
H
F
Dengan
sistem
JC&TMS
yang
melaporkan hasil penjualan
terhubung dapat memudahkan para SA
mereka dan sisa produk
untuk langsung mengirimkan data-data
yang ada.
transaksi penjualan yang terjadi saat itu
juga.
•
Bagian administrasi tidak harus lembur dan
H
F
Aplikasi dari JC&TMS membuat para SA dan bagian administrasi terhubung
84
No
Proses Bisnis
Aktivitas dari Proses
Requirement
Rank
Fit/Gap Comment
Bisnis
•
menunggu para SA untuk
secara
melaprorkan hasil transaksi
administrasi dapat langsung melihat
pada hari tersebut
produk yang terjual dan sisa stok.
Bagian administrasi dapat
H
F
online,
sehingga
bagian
Aplikasi dari JC&TMS membuat para
langsung menerima data
SA dan bagian administrasi terhubung
dan melakukan penginpuan
secara
data ke dalam komputer.
administrasi dapat langsung melihat
online,
sehingga
bagian
produk yang terjual dan sisa stok.
2.3 Bagian admin
Diperlukan karyawan yang cekatan
Tidak termasuk dalam pembahasan
memproses data
dan teliti dalam memproses data
ruang lingkup
dan menginputnya.
85
No
Proses Bisnis
Aktivitas dari Proses
Requirement
Rank
Fit/Gap Comment
Bisnis 3.
Sistem
3.1 Melakukan
1. Karyawan yang handal dan
Tidak termasuk dalam pembahasan
pemasaran
promosi
menarik dalam melakukan promosi
ruang lingkup
tentang produk yang akan dijual.
2. Aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam menampilkan dan mempromosikan produk yang akan dijual .
3.2 Menarik
1.
pelanggan
menampilkan
Aplikasi
yang
dapat
Tidak termasuk dalam pembahasan
fitur-fitur
yang
ruang lingkup
menarik pelanggan sehingga
86
No
Proses Bisnis
Aktivitas dari Proses
Requirement
Rank
Bisnis pelanggan tertarik untuk membeli produk tersebut. 2. Karyawan yang handal dan capable dalam produk
yang
mempromosikan dijual
sehingga
menarik niat para pelanggan. Tabel 4.12 Analisis Fit/Gap
Fit/Gap Comment
87
4.9.1 Hasil analisis Fit/Gap
Berdasarkan analisis Fit/Gap yang telah diuraikan diatas, maka didapatkan jumlah requirement yang diajukan perusahaan 16 buah. Requirement-requirement tersebut terdiri dari kategori prioritas high, medium dan low dan kategori kondisi pemenuhan yaitu fit, partial fit dan gap. Berikut adalah hasil analisis fit/gap tersebut: Prioritas
Jumlah
F
P
G
Requirement
Requirement
H
11
10
1
0
M
2
1
0
1
L
3
0
1
2
Jumlah
16
11
2
3
Tabel 4.14 Hasil Analisis Fit/Gap
Setelah dilakukan analisis, jumlah requirement yang diajukan oleh perusahaan adalah 16 buah, 11 diantaranya dikategorikan High, 2 diantaranya dikategorikan Medium dan 3 dikategorikan Low. Menurut dari hasil yang didapat, dari 16 requirement yang dibutuhkan, sistem JC&TMS cukup untuk memenuhi requirement yang diperlukan Smartfren karena 11 diantaranya Fit dengan sistem yang akan diimplementasi.
88
4.10 Manfaat Intangible
Rencana
pengimplementasian
sistem
JC&TMS
memberikan
manfaat yang besar dalam proses bisnis yang sedang berjalan. Khususnya dalam bidang Sales Distribution. Manfaat yang sangat dirasakan perbedaannya adalah segi efisiensi atau penghematan waktu. Sebelum menggunakan sistem, bagian administrasi tidak dapat menginput barang yang telah terjual sebelum para ambasador kembali ke kantor untuk mengumpulkan formulir yang berisi tentang banyaknya dan barang apa saja yang telah terjual di hari itu, kini proses penginputan sales distributor yang dilakukan jauh lebih efisien, bagian administrasi dapat langsung menginput barang apa saja yang terjual saat itu juga dikarenakan sistem JC&TMS tersebut. Dengan adanya sistem JC&TMS, maka Smartfren dapat menghemat biaya – biaya yang harus dikeluarkan pada saat sistem masih manual, seperti : Biaya lembur, Biaya melakukan print yakni biaya penggunaan kertas dan biaya penggunaan tinta printer untuk kurang lebih 250 karyawan. Selain penghematan di atas, manfaat yang intangible atau tidak berwujud adalah lebih efektif dan efisiennya pada saat proses pengolahan data-data sales tersebut. Pengiriman dan penyampaian data-data yang harus diinput pun dilakukan lebih cepat dengan adanya sistem JC&TMS.
89
Smartfren berencana untuk melakukan pengembangan sistem JC&TMS yang akan dilakukan secara terus – menerus sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan perusahaan. Dengan proses pengembangan tersebut, karyawan dan perusahaan dapat lebih mengingkatkan
efisiensi,
sehingga
karyawan dimasa yang akan datang.
dapat
meningkatkan
kinerja
