BAB 4 STUDI KELAYAKAN

   

BAB 4 STUDI KELAYAKAN

4.1 Pilihan yang ditawarkan 4.1.1 Siap Kontraktor Siap Kontraktor menyediakan solusi praktis yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan kontraktor kecil dan menengah dalam menangani prosedur bisnis dan kegiatan proyek beserta tahapan-tahapannya. Tidak seperti software konstruksi yang umumnya beredar di pasaran, Siap Kontraktor merupakan software konstruksi yang dikembangkan di Indonesia sehingga dapat disesuaikan dengan aturan-aturan dan prosedur-prosedur umum konstruksi yang berlaku di Indonesia. Siap Kontraktor menyediakan solusi bisnis yang terintegrasi dan komprehensif dalam meningkatkan kinerja proses bisnis konstruksi melalui pengaturan dari segi manajemen proyek, sumber daya manusia, pengadaan dan perhitungan material, peralatan, serta keuangan, Dengan menggunakan software Siap Kontraktor, manfaat umum yang diperoleh PT. Sumber Rejeki Pramesti adalah : • M engelola manajemen proyek M enggunakan fungsi manajemen proyek untuk membantu dalam merencanakan dan melaksanakan proyek agar sesuai dengan goal-nya serta mendorong terjadinya effis iensi dan pengurangan kesalahan melalui project cost management dan project time management.

82 

83   

• M engendalikan persetujuan dan meningkatkan produktivitas M emungkinkan persetujuan yang cepat dan meningkatkan produktivitas. Fungsi yang terintegrasi menghilangkan kebutuhan untuk input ulang data manual di antara sistem, menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan. • M enghubungkan kantor pusat dan kantor cabang M embantu mengatur arus informasi yang bisa diakses setiap saat dan menyeimbangkan kebutuhan informasi sehingga mendukung jalannya proses bisnis. Selama masih tersedia koneksi internet, perusahaan dapat mengikuti dan mengelola proyek secara real-time. Setiap transaksi baik yang terjadi di kantor pusat, kantor cabang atau lokasi proyek akan tersimpan langsung ke server di kantor pusat.

4.1.1.1 Modul Siap Kontraktor M odul-modul di dalam Siap Kontraktor terdiri dari Material Management Siap Kontraktor (MM), Project Management Siap Kontraktor (PM), Equipment Management Siap Kontraktor (EM ), Assets Management Siap Kontraktor (AM ), Financial Accounting Siap Kontraktor (FA), serta Human Resources Management Siap Kontraktor (HRM ).

 

84   

M odul-modul yang akan

dibahas

lebih

lanjut

yaitu Material

Management Siap Kontraktor (MM), Project Management Siap Kontraktor (PM ), Equipment Management Siap Kontraktor (EM ) yang terbatas hanya pada proses penyewaan alat berat serta Human Resources Management Siap Kontraktor (HRM ) yang terbatas hanya pada proses pengadaaan tenaga kerja (outsourcing).

4.1.2 Microsoft Dynamic SL Microsoft Dynamic SL merupakan salah satu software yang dikembangkan oleh Microsoft yang dirancang khusus untuk perusahaan kecil hingga perusahaan menengah yang sebagian besar proses bisnisnya dijalankan based on projects. Microsoft Dynamic SL adalah sebuah software ERP yang digunakan untuk membantu aliran proses bisnis yang menghubungkan manajemen proyek dengan akuntansinya antar divisi-divisi perusahaan. M anajemen proyek dan akuntansi yang handal dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kecepatan dan produktivitas, pendistribusian dan manajemen konstruksi, mengatur kinerja proyek, meningkatkan manajemen keuangan, meningkatkan ketepatan akuntansi dan memelihara kualitas pengeluaran kas. Dengan menggunakan Microsoft Dynamic SL, perusahaan dapat mengelola pencatatan akuntansi yang kompleks dan mengelola manajemen proyek.

 

85   

Dengan menggunakan Microsoft Dynamic SL, manfaat umum yang diperoleh PT. Sumber Rejeki Pramesti adalah : • M engelola manajemen proyek Fungsi manajemen proyek dapat digunakan untuk menentukan estimasi biaya

yang

paling

efektif,

meningkatkan

produktivitas

serta

mengendalikan biaya operasional yang dikeluarkan untuk pekerjaan proyek melalui pengaturan secara efisien waktu, bahan dan material yang bersangkutan. • M engintegrasikan data dan meningkatkan performa Data dan informasi disimpan secara terpusat sehingga akses informasi dapat dilakukan kapan saja secara real-time. Data yang terintegrasi mempermudah pendistribusian data antar divisi dalam perusahaan sehingga mempercepat pemrosesan data, penghasilan laporan serta pengambilan keputusan.

4.1.2.1 Modul Microsoft Dynamic SL M odul-modul di dalam Microsoft Dynamic SL terdiri dari Project Management dan Accounting Management. M odul yang akan dibahas lebih lanjut yaitu modul Project Management. Microsoft Dynamic SL menyediakan modul Project Management yang di dalamnya tersedia fungsi-fungsi untuk mengelola proyek, material dan peralatan.  

4.2 Analisis Fit/Gap Tabel 4.1 Fit/Gap Analysis

No.

Requirement

Rank

Siap Kontraktor (A)

Microsoft Dynamic SL (B)

Comment

Alternative

General Requirement 1.

Aliran dokumen yang tidak terputus dan dapat ditelusuri hubungannya antara satu dokumen dengan dokumen lainnya.

M

F

F

A: Dapat dilihat pada keterangan setiap dokumen di status dokumen untuk setiap periode transaksi. B : M enampilkan status release dari transaksi yang bersangkutan untuk mengetahui status dan kondisi dokumen sehingga dapat mengetahui proses yang sedang dilakukan saat ini.

2.

Sistem yang memiliki database yang terintegrasi sehingga data transaksi hanya disimpan pada satu database dan jika ada perubahan terhadap data maka akan terupdate secara

H

F

F

A & B: Pemrosesan data tersimpan di dalam satu server yang sama dan terintegrasi antar divisi perusahaan sehingga pencarian data hanya dilakukan pada satu database.

86

No.

Requirement

Rank

Siap Kontraktor (A)

Microsoft Dynamic SL (B)

Comment

Alternative

otomatis dan tidak perlu di-input berkali-kali. 3.

Sistem menyediakan validasi username, password dan membatasi jumlah kesalahan dalam peng-input-annya sehingga data hanya dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan.

H

F

F

A : Hak akses program dapat di setting perkomputer atau per-user. B : Validasi untuk username dan password saat login dapat dilakukan pada setting konfigurasi access right.

4.

Sistem dapat menampilkan error message jika user salah meng-entry data.

M

F

F

A : Ketika terjadi kesalahan atau ada yang belum diinput, sistem akan menampilkan notifikasi mengenai error dan data tidak dapat disimpan. B : Ketika terjadi kesalahan, sistem akan menampilkan error di field.

5.

Sistem yang memiliki menu help untuk membantu user dalam menggunakan

L

P

F

A : Help menu tersedia di website Siap Kontraktor berupa video, Google Map, dan file dokumen.

A : Help menu dapat diakses dengan terhubung ke Internet.

87

No.

Requirement

Rank

Siap Kontraktor (A)

Microsoft Dynamic SL (B)

fungsi aplikasi dan entry data.

Comment

Alternative

B : Tersedia fitur help F1 untuk bantuan mengenai penggunaan fungsi-fungsi aplikasi dan F3 untuk possible entries.

6.

Sistem dapat memelihara dan memperbarui data transaksi dan data master.

H

F

F

A : Tersedia command button bagi user yang memiliki hak akses untuk melakukan maintain data. B : Dapat dilihat dan diperbarui pada data master dan konfigurasi data untuk menu transaksi.

7.

Sistem memungkinkan pembuatan laporan secara otomatis dan analisa terhadap data yang berhubungan dengan laporan tersebut dapat dengan mudah dilakukan.

H

F

F

A & B : Tersedia fitur tracking untuk memudahkan preview laporan ; hasil analisa laporan dapat ditampilkan dari data yang bersangkutan berupa grafik dan gambar.

8.

Sistem dapat menghasilkan laporan yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan

M

F

F

A & B : User dapat melakukan setting laporan sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan.

88

No.

Requirement

Rank

Siap Kontraktor (A)

Microsoft Dynamic SL (B)

Comment

Alternative

Proses Tender 9.

Sistem yang terhubung dengan internet akan mempermudah pencarian informasi mengenai tender.

M

F

F

A&B : Bagian Pemasaran dapat melakukan searching di Internet untuk mencari informasi lelang.

10.

Sistem yang terintegrasi antara proses tender dan manajemen proyek sehingga perhitungan estimasi biaya untuk proyek dapat dialokasikan lebih baik.

H

F

P

A : Dapat dilihat di menu proyek untuk menampilkan informasi bahan proyek dan analisa estimasi biaya yang akan dikeluarkan per aktivitas proyek. B : Bagian Proyek dapat lebih mudah menentukan estimasi biaya proyek dengan melihat berbagai alternatif harga yang tersedia dengan menampilkanprice list dari perhitungan market price.

11.

Sistem dapat mengakomodasikan detil dari Surat Kontrak Kerja.

M

F

P

B : Dengan menambahkan A : Tersedia fitur untuk add-on project contract. melampirkan file Kontrak Kerja dan menginput setiap detil kontrak. B : Ada di dalam menu tambahan yang

B : Dapat dikustomisasi dengan menambahkan addon atau diintegrasikan dengan aplikasi microsoft project.

89

No.

Requirement

Rank

Siap Kontraktor (A)

Microsoft Dynamic SL (B)

Comment

Alternative

mengakomodasi pengentry-an data Surat Kontrak Kerja secara umum.

Proses Pengadaan M aterial (Procurement) 12.

Sistem dapat mencatat M aster Barang dan spesifikasinya.

H

F

F

A : Ada di menu Data – Daftar M aster Bahan. B : Ada di menu Material Master.

13.

Sistem dapat mencatat daftar Supplier untuk proses pengadaan material.

H

F

F

A : Ada di dalam menu Data – Daftar Pemasok. B : Ada di menu Master Supplier.

14.

Sistem dapat memberikan notifikasi mengenai permintaan material sehingga pemrosesan pengadaan material lebih cepat.

M

G

P

A : Harus dilakukan pengecekan sendiri di menu Inventory – Daftar Permintaan Barang Semua Proyek. B : Harus dilakukan pengecekan sendiri di menu Inventory Planning untuk menampilkan stock on hand dan status dari

B : Bisa dilakukan dengan melakukan kustomisasi pada software.

90

No.

Requirement

Rank

Siap Kontraktor (A)

Microsoft Dynamic SL (B)

Comment

Alternative

inquiry. 15.

Sistem dapat membuat Formulir Permintaan Pembelian oleh Bagian yang membutuhkan.

M

F

F

A&B : Terdapat fitur untuk membuat surat permintaan pembelian / Item requisition.

16.

Sistem dapat membedakan status antara Formulir Permintaan Pembelian yang sudah dibuat Formulir Pesanan Pembelian-nya dengan yang belum.

M

F

F

A & B : Dapat dilihat dari status dokumen sehingga user dapat membedakan permintaan pembelian yang sudah diproses dan yang belum.

17.

Sistem dapat membuat Formulir Pesanan Pembelian yang mengacu pada Formulir Permintaan Pembelian.

M

F

F

A & B : Pada formulir input PO terdapat field untuk mengisi nomor Permintaan pembelian.

18.

Sistem dapat membuat Bukti Barang M asuk berdasarkan Barang

H

F

F

A & B : Pada formulir input barang masuk terdapat field untuk mengisi nomor PO. 91

No.

Requirement

Rank

Siap Kontraktor (A)

Microsoft Dynamic SL (B)

Comment

Alternative

yang diterima dan Formulir Pesanan Pembelian. 19.

Sistem dapat mencatat Faktur Pembelian yang diterima dari Supplier.

M

F

F

A & B : Tersedia formulir untuk input tagihan dari pemasok dan daftar pengelolaan pemasok.

20.

Sistem dapat memberikan alert kepada karyawan yang berwenang di Bagian Keuangan mengenai hutang yang jatuh tempo.

M

G

P

A : Harus dilakukan pengecekan secara berkala untuk mengetahui hutang yang sudah jatuh tempo berdasarkan umur dari PO. B : Harus dilakukan pengecekan sendiri. Terdapat menu untuk menampilkan list hutang yang sudah jatuh tempo.

21.

Sistem dapat membuat Bukti Kas Keluar berdasarkan dokumen terkait.

H

F

F

A : Dapat dibuat di menu Proyek – Daftar Kas Keluar Proyek. B : Bukti Kas Keluar dapat dibuat di menu Payment.

22.

Sistem dapat menghasilkan laporan penggunaan

H

F

p

A : Terdapat menu kartu stok yang berisi informasi keluar-masuk barang dan

B : Dapat dilakukan dengan melakukan kustomisasi pada software.

B : Review penggunaan barang dapat dilihat pada Laporan Pengerjaan 92

No.

Requirement

Rank

Siap Kontraktor (A)

Microsoft Dynamic SL (B)

material secara periodik.

Comment rincian penggunaannya. B : Terdapat menu untuk menampilkan sisa stok barang di gudang.

Alternative Proyek.

Proses Pengadaan Tenaga Kerja (Helper) 23.

Sistem memungkinkan fungsi entry data tenaga kerja outsource yang diperlukan.

L

F

G

A : Dapat di-input di menu B : Dapat diintegrasikan Data – M aster Upah – Add dengan software Human Resource lain. Karyawan Proyek. B : Data untuk M anajemen karyawan Outsource hanya terbatas pada absensi karyawan.

24.

Sistem dapat mencatat daftar Vendor yang menyediakan outsource untuk tenaga kerja.

H

F

F

A : Ada di dalam menu Data – Daftar Pemasok. B : Ada di menu Master Supplier.

25.

Sistem dapat membuat Surat Permintaan Pengadaan Jasa

M

F

F

A : Surat Permintaan Pengadaan Pengadaan Jasa Pekerja dapat di-input pada menu SPK. 93

No.

Requirement

Rank

Siap Kontraktor (A)

Microsoft Dynamic SL (B)

Pekerja.

Comment

Alternative

B : Surat Permintaan Pengadaan Pengadaan Jasa Pekerja dapat di-input pada formulir PO Jasa.

26.

Sistem dapat mengakomodasikan detil dari Surat Perjanjian Penyediaan Jasa Pekerja.

M

F

F

A: Tersedia fitur untuk melampirkan file Surat Perjanjian Penyediaan Jasa Pekerja dan menginput setiap detil kontrak. B : Ada di dalam menu tambahan yang mengakomodasi pengentry-an data Surat Perjanjian Penyediaan Jasa Pekerja secara umum.

27.

Sistem dapat mencatat Surat Tagihan yang diterima dari pihak Outsource sesuai dengan Surat Perjanjian Pengadaan Tenaga Kerja.

M

F

F

A & B : Tersedia formulir untuk input tagihan dari pemasok dan daftar pengelolaan pemasok.

94

No.

Requirement

Rank

Siap Kontraktor (A)

Microsoft Dynamic SL (B)

Comment

Alternative

Proses Penyewaan Alat berat

28.

Sistem memungkinkan fungsi entry data alat berat yang disewa.

L

F

P

A : Dapat di-input di menu Data – M aster Sewa Alat. B : Pencatatan data untuk Equipment Management hanya terbatas pada jadwal penggunaan alat untuk setiap proyek.

29.

Sistem dapat membuat Surat Izin Penggunaan Alat Berat oleh bagian yang membutuhkan.

L

F

F

A : Dapat dibuat di menu Proyek – Daftar Pekerjaan Alat. B : Terdapat fitur untuk membuat Item requisition.

30.

Sistem dapat membuat Formulir Penyewaan Alat Berat berdasarkan Surat Izin Penggunaan Alat Berat.

M

F

F

A : Dapat dibuat di menu Proyek SPK – Input SPK Alat. B : Dapat di-input pada formulir PO Jasa.

31.

Sistem dapat mengakomodasi detil dari Surat Perjanjian

M

F

F

A: Tersedia fitur untuk melampirkan file Surat Perjanjian Sewa Alat Berat

B : Dapat dibantu dengan menambahkan add-on Equipment Assignment Detail.

95

No.

Requirement

Rank

Siap Kontraktor (A)

Microsoft Dynamic SL (B)

Sewa Alat Berat.

32.

Sistem dapat mencatat Bukti Pengiriman yang diterima dari Pihak Penyedia Sewa Alat Berat.

Comment

Alternative

dan menginput setiap detil kontrak. B : Ada di dalam menu tambahan yang mengakomodasi pengentry-an data Surat Perjanjian Sewa Alat Berat secara umum. M

F

F

A & B : Dapat di-input pada formulir input alat (equipment) yang diterima.

H

F

G

A : Sistem dapat melakukan perhitungan mengenai waktu dan biaya pengerjaan proyek berdasarkan Surat Kontrak Kerja B : Aplikasi belum dapat mendukung perhitungan mengenai estimasi biaya dan manajemen waktu.

Proses Pengerjaan Proyek 33.

Sistem dapat mengevaluasi budget proyek dan estimasi waktu pengerjaan proyek berdasarkan kontrak kerja.

B : Dapat diintegrasikan dengan software lain misalnya Microsoft Project.

96

Microsoft Dynamic SL (B) F

34.

Sistem dapat mencatat target pelaksanaan proyek secara berkala (harian, mingguan, bulanan) sebagai panduan untuk melakukan aktivitas pengerjaan proyek.

H

Siap Kontraktor (A) F

35.

Sistem dapat membuat Laporan Pengerjaan Konstruksi sesuai dengan hasil pengerjaan proyek.

H

F

F

A & B : sistem dapat menghasilkan laporan pekerjaan proyek yang diadaptasi dari target pengerjaan proyek.

36.

Sistem dapat mengintegrasikan antara data untuk Pengerjaan Proyek dan data untuk Inspeksi.

H

F

F

A & B : Data mengenai Inspeksi dan Pengerjaan Proyek terintegrasi di dalam M anajemen Proyek.

37.

Sistem dapat membuat Laporan Inspeksi yang disesuaikan dengan

H

F

F

A : Dapat dibuat di M enu Proyek – Daftar Opname Pekerjaan. B : Di dalam manajemen

No.

Requirement

Rank

Comment

Alternative

A : Data mengenai target pelaksanaan proyek dapat dicatat pada M enu Proyek – Bobot Pekerjaan dan Schedule Pelaksanaan Pekerjaan. B : Data untuk target pelaksanaan proyek dapat dicatat pada M enu Project Assignment – Timesheet for Project.

97

No.

Requirement

Rank

Siap Kontraktor (A)

Microsoft Dynamic SL (B)

pengerjaan proyek dan kualifikasi yang ditetapkan.

Comment

Alternative

proyek, terdapat fitur untuk mencatat laporan inspeksi.

38.

Sistem dapat membuat Review Laporan Bulanan Proyek.

H

F

F

A & B : Tersedia di dalam menu Proyek mengenai aktivitas proyek dan inspeksi yang sudah dilakukan serta biaya, material dan peralatan apa saja yang digunakan.

39.

Sistem dapat membuat Surat Tagihan Proyek untuk keperluan pembayaran proyek.

H

F

F

A : Tersedia formulir untuk mengelola daftar tagihan dan input tagihan pembayaran proyek sesuai dengan ketentuan kontrak. B : Tersedia menu Billing For Projects dalam mengelola dan mencatat tagihan untuk proyek.

40.

Syarat pembayaran dapat disesuaikan dengan kriteria yang dibutuhkan.

H

F

F

A : Syarat & Ketentuan pembayaran dapat di-input saat membuat formulir input tagihan. B : Tersedia menu Billing Terms And Schedule untuk menentukan syarat, metode dan jumlah pembayaran. 98

No.

Requirement

Rank

41.

Sistem dapat membuat Bukti Kas M asuk untuk mencatat penerimaan uang.

H

Siap Kontraktor (A) F

Microsoft Dynamic SL (B) F

Comment

Alternative

A : Dapat dibuat di menu Proyek – Daftar Kas M asuk Proyek. B : Bukti Kas Keluar dapat dibuat di menu Revenue For Project.

99

100   

4.3 Hasil Analisis Fit/Gap Berdasarkan hasil analisis Fit/Gap yang telah diuraikan sebelumnya, maka didapatkan jumlah requirement yang diajukan perusahaan yaitu 41 buah requirements. Ada beberapa requirement yang sama yang terletak di proses bisnis yang berbeda tetapi

requirement yang sama tersebut hanya dihitung sekali.

Requirement tersebut terdiri dari kategori prioritas High, Medium dan Low, serta kategori kondisi pemenuhan yaitu Fit, Partial Fit dan Gap. Berikut adalah hasil analisis Fit/Gap tersebut.

4.3.1 Software S iap Kontraktor Tabel 4.2 Hasil Analisis Fit/Gap Software Siap Kontraktor Prioritas

Jumlah F

P

G

Requirement

Requirement

H

20

20

0

0

M

17

15

0

2

L

4

3

1

0

Jumlah

41

38

1

2

Dari hasil analisa untuk 41 requirements tersebut diperoleh sebanyak 38 di antaranya dikategorikan Fit, 1 dikategorikan Partial Fit dan 2 dikategorikan

 

 

101   

Gap.

Untuk

kategori kondisi pemenuhan requirement tersebut secara

keseluruhan dapat dilihat pada diagram berikut ini :

Requirement

Fit Partial Fit Gap

Gambar 4.1 Diagram hasil pemenuhan requirement secara keseluruhan

Dari semua requirement, terlepas dari kategori prioritasnya, 92,7% dari requirement tersebut dapat dipenuhi oleh software Siap Kontraktor hanya melalui proses customize, konfigurasi serta maintain pada transaksi-transaksi yang ada. 2,4% dapat dipenuhi oleh software Siap Kontraktor tetapi dengan bantuan Internet dan melakukan maintain tertentu terhadap transaksi yang ada. Sementara itu, 4,9% dari requirement perusahaan tidak dapat dipenuhi dengan menggunakan software Siap Kontraktor. Berdasarkan hasil analisis di atas, dari segi pemenuhan kebutuhan operasional untuk PT. Sumber Rejeki Pramesti, software Siap Kontraktor layak diimplementasikan karena memenuhi 92,7% dari requirement yang diajukan.

 

 

102   

4.3.2 S oftware Microsoft Dynamic SL Tabel 4.3 Hasil Analisis Fit/Gap Software Microsoft Dynamic SL Prioritas

Jumlah

Requirement

Requirement

H

F

P

G

20

17

2

1

M

17

14

3

0

L

4

2

1

1

Jumlah

41

33

6

2

Dari hasil analisa untuk 41 requirements tersebut diperoleh sebanyak 33 di antaranya dikategorikan Fit, 6 dikategorikan Partial Fit dan 2 dikategorikan Gap. Untuk kategori kondisi pemenuhan requirement tersebut secara keseluruhan dapat dilihat pada diagram berikut ini :

 

 

103   

Requirement

Fit Partial Fit Gap

Gambar 4.2 Diagram hasil pemenuhan requirement secara keseluruhan Dari semua requirement, terlepas dari kategori prioritasnya, 80,5% dari requirement tersebut dapat dipenuhi oleh software Microsoft Dynamic SL hanya melalui proses customize, konfigurasi serta maintain pada transaksi-transaksi yang ada. 14,6% dapat dipenuhi oleh software Microsoft Dynamic SL tetapi dengan melakukan integrasi dengan aplikasi tertentu atau dengan melakukan kustomisasi atau menambah program tambahan (add-on). Sementara itu, 4,9% dari requirement perusahaan tidak dapat dipenuhi dengan menggunakan software Microsoft Dynamic SL. Berdasarkan hasil analisis di atas, dari segi pemenuhan kebutuhan operasional untuk PT. Sumber Rejeki Pramesti, software Microsoft Dynamic SL layak diimplementasikan karena memenuhi 80,5% dari requirement yang diajukan.

 

 

104   

4.4 Analisis Biaya dan Manfaat Sistem 4.4.1 Siap Kontraktor 4.4.1.1 System Requirements S iap Kontraktor Dalam mengimplementasikan software Siap Kontraktor, ada beberapa system requirements yang perlu dipenuhi untuk mendukung setiap proses yang akan dilakukan dalam pengoperasian software Siap Kontraktor. System requirements yang dibutuhkan terdiri dari beberapa komponen yaitu : hardware requirements dan software requirements. 1. Hardware Requirement a. M inimal Hardware Requirements untuk Server :

Tabel 4.4 Hardware Requirement – Server Siap Kontraktor Components

Requirements

Processor

-

Microsoft SQL Server 1x Intel Pentium IV

-

IBM DB2 UDB Express Edition 1x Intel Pentium IV

Catatan : Siap Kontraktor juga dapat menggunakan Dual-core processors baik untuk Server maupun untuk Client. Memory

 

-

 

Microsoft SQL Server 1GB

105   

-

IBM DB2 UDB Express Edition 1GB

Free Hard Disk

Drive

-

System Partition 0.5GB

-

Data Partition 2GB

DVD-ROM

Display

800x600 with 32 bit colors or higher

b. M inimal Hardware Requirements untuk Client : Tabel 4.5 Hardware Requirement –Client Siap Kontraktor Components

Requirements

Processor

1x Intel Pentium III or higher Catatan : Siap Kontraktor juga dapat menggunakan Dual-core processors baik untu Server maupun Client

Memory

256 MB

Hard Disk

512 MB

Drive

DVD-ROM

Display

 

800x600 with 32 bit colors or higher

 

106   

2. Software Requirement Tabel 4.6 Software Requirement –Siap Kontraktor Component

Requirement

Supported Database

-

Platforms

Microsoft SQL Server 2005 SP2 Standard/Enterprise Edition 32bit/64bit (hanya untuk windows server 2003)

-

Microsoft SQL Server 2000 SP4 Standard/Enterprise Edition

Supported Server

-

IBM DB2 Express 9.1 Fixpak 2

-

Microsoft Windows Server 2003

Platforms

R2 Standard/Enterprise 32 bit/64bit Edition -

Microsoft Windows Server 2003 SP2 Standard/Enterprise 32 bit/64bit Edition

-

Microsoft Windows XP SP3 Professional 32 bit Edition

-

 

 

Microsoft Windows Server 2008

107   

32-bit Edition -

Supported Workstation

Microsoft Windows XP SP3 Proffesional Edition 32Bit

Platforms

-

Microsoft Windows Vista Business/Enterprise/Ultimate Edition 32Bit

-

Microsoft Windows Vista Business/Enterprise/Ultimate Edition 64Bit

Supported Desktop

-

Application

Microsoft Office 2007 Standard/Professional Edition

-

Microsoft Office 2003 Standard/Professional Edition

Additional Software

-

Open Office

-

Microsoft Internet Explorer 6.0

Requirement For

SP1 or higher

Servers

-

Microsoft Data Access Components 2.6 (MDAC) or higher

 

 

108   

-

Microsoft .NET SDK (hanya digunakan untuk sistem yang dijalankan dengan IBM DB2 Universal Database Express Edition)

Additional Software

-

Requirement For

Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 or higher

Clients

-

Microsoft Data Access Components 2.6 (MDAC) or higher

4.4.1.2 Analisis Biaya Development S iap Kontraktor Untuk mengimplementasi software Siap Kontraktor dilakukan kegiatan implementasi yang merupakan proses dalam melakukan konversi pelaksanaan proses bisnis dari yang pada awalnya dilakukan secara manual menjadi terkomputerisasi. Pada sub-bab ini akan dibahas biaya-biaya apa saja yang harus dikeluarkan oleh PT. Sumber Rejeki Pramesti untuk melakukan proses implementasi (Development Cost) serta biaya yang harus dikeluarkan setelah menerapkan software (biaya operasional).

 

 

109   

Biaya pengembangan sistem (Development Cost) berdasarkan tahap-tahap implementasi Software Siap Kontraktor adalah sebagai berikut : 1. Persiapan Proyek dan analisa kebutuhan Pada tahap ini akan dilakukan meeting untuk membahas lingkup, kontrak kerja dan kegiatan yang akan dilakukan serta tanggung jawab masing-masing pihak (dalam hal ini pihak PT. Sumber Rejeki Pramesti dan pihak konsultan dari Siap Kontraktor). Yang terlibat dalam tahap ini adalah

pihak konsultan dan pihak

manajemen PT. Sumber Rejeki Pramesti. Selain itu juga akan dibahas mengenai biaya-biaya yang harus dikeluarkan oleh pihak perusahaan untuk menerapkan software seperti biaya hardware, software dan lain-lain.

Setelah meeting awal selesai dilakukan dan menghasilkan keputusan, maka pihak konsultan akan melakukan analisa tentang proses bisnis yang berjalan didalam perusahaan dan kebutuhan apa saja yang harus dipenuhi oleh sistem. Dan juga pihak konsultan akan membuat rencana kegiatan implementasi software. Setelah konsultan Siap Kontraktor mengetahui tentang proses bisnis berjalan dan kebutuhan dari perusahaan maka akan dilakukan perencanaan teknis yang dibutuhkan, misalnya untuk infrastruktur hardware. Dan karena untuk menerapkan software pihak konsultan  

 

110   

Siap Kontraktor tidak memungut biaya konsultasi, maka biaya yang dikeluarkan perusahaan pada tahap ini : Rp. 0

2. Akuisisi Hardware Pada tahap ini akan dilakukan pengadaan hardware untuk memenuhi kebutuhan teknis implementasi software Siap Kontraktor. Karena sistem yang berjalan di PT. Sumber Rejeki Pramesti pada awalnya adalah

manual, maka biaya hardware yang harus

dikeluarkan oleh perusahaan adalah : a. 1 Server - Server yang digunakan adalah HP ProLiant ML150G6-131 seharga Rp. 11.300.000 dengan spesifikasi sebagai berikut : - Platform: Dual CPU Tower Server  

- Processor Type: Intel Xeon Processor E5502 (1.86 GHz, FSB 4.8 GT/s, Cache 4 M B) - Chipset: Intel 5500 Server Chipset - Standard Memory: 2 GB ECC DDR3-10600 UDIMM 1333 MHz - Interface Provided: 6x USB 2.0, Serial, VGA, LAN, PS2 - Slot provided: PCI-e x16, 2x PCI-e x8, PCI - Networking: Integrated 10/100/1000 Ethernet b. 12 Computer Client  

 

111   

Client yang digunakan adalah ACER Aspire M1900 masingmasing seharga Rp. 3.968.000 dengan spesifikasi sebagai berikut: - Processor type: Intel Pentium Dual Core Processor E5700 (3.00 GHz, FSB 800 MHz, Cache 2 MB) - Chipset: Intel G41 Express Chipset - Standard Memory: 1GB DDR-3 SDRAM PC-8500 - Video type: Intel Graphic Media Accelerator X4500 DVMT 224 MB(Shared) - Audio type: Integrated high definition audio - Hard Drive type: 320 GB Serial ATA 7200 RPM - Optical Drive Type: DVD-RW - Networking: Gigabit LAN - Keyboard type: Acer USB Standard keyboard - Slot provided: 2x PCIe x16, PCIe x1, PCI c. 2 Router Router yang akan digunakan adalah: - 1 TP LINK TL-R860 seharga Rp. 208.000 dengan spesifikasi sebagai berikut: 8-Port Cable/DSL Router 1 WAN Port + 8 Ports Other port: TCP/IP, DHCP, ICMP, NAT, PPPoE, SNTP Dimension: 7.9*5.5*1.1 in. (200*140*28 mm)

 

 

112   

- 1 TP LINK TL-SF101616 16-port Unmanaged 10 seharga Rp. 295.000 d. 1 Firewall Firewall yang akan digunakan adalah Cisco ASA 5505 (ASA5505-UL-BUN-K9)

seharga Rp.

2.288.000

dengan

spesifikasi sebagai berikut: - Clear Text throughput: 150 Mbps - VPN Throughput: 100 Mbps - Concurrent Connections 10000 - Installed RAM: 256 MB e. 2 Printer Printer digunakan untuk mencetak dokumen yang diperlukan. Printer yang digunakan adalah Printer HP LaserJet M1005 MFP seharga Rp. 2.400.000 3. Akuisisi Software Setelah

dilakukan

implementasi hardware

maka

langkah

selanjutnya yang harus dilakukan adalah mengakuisisi software. Software yang dibutuhkan untuk membangun sistem informasi pada PT. Sumber Rejeki Pramesti adalah: a. Jaringan Internet MetroNET 8Mbps. Biaya instalasi pertama Rp. 1.000.000 + Rp. 3.000.000 (Bulan pertama penggunaan) b. Microsoft Windows Server  

 

113   

WinSvrStd 2008R2 SNGL OLP C seharga $636 = Rp. 5.711.280 (kurs tanggal 5 Januari 2011) c. SQL Server SQLSvrStd 2008R2 SNGL OLP C seharga $786 = Rp. 7.058.000 (Kurs tanggal 5 Januari 2011) d. 12 Microsoft Windows 7 WinPro 7 32bit ENG DiskKit MVL DVD Upgrd seharga $24 = Rp. 215.000 per software e. Software Siap Kontraktor Rp 250.000.000

4. M embangun sistem sampai sistem dapat Go live Pada tahap ini dibagi menjadi beberapa kegiatan yaitu: a. M elakukan analisa dan konfigurasi yang perlu dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan menyesuaikan dengan proses bisnis yang berjalan. b. M elakukan

proses

pengimplementasian

sistem

dan

mendokumentasikan proses implementasi yang dilakukan. c. M elakukan

pengujian

terhadap

sistem

yang

telah

diimplementasi apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Jika ada yang belum sesuai dengan kebutuhan dan rencana awal maka sistem akan diperbaiki dan dilakukan pengujian ulang sampai semua kebutuhan terpenuhi.

 

 

114   

d. Input data perusahaan ke dalam sistem yang dibangun. Kegiatan ini meliputi aktivitas input data master dan proyek yang berjalan ke dalam aplikasi. e. Go live and support yaitu tahap menjalankan sistem dan melakukan evaluasi dan pemantauan sistem berjalan.

Karena untuk menerapkan software, pihak konsultan Siap Kontraktor tidak memungut biaya konsultasi, maka biaya yang dikeluarkan perusahaan pada tahap ini : Rp. 0

Jumlah

Harga Satuan

Hardware server Client Router Firewall Printer Total Hardware

1 12 2 1 2

Rp. 11.300.000 Rp. 3.968.000 Rp 208.000 dan Rp. 295.000 Rp. 2.288.000 Rp. 2.400.000

Rp. 11.300.000 Rp. 47.616.000 Rp. 503.000 Rp. 2.288.000 Rp. 4.800.000 Rp. 66.507.000

Softw are Software Siap Kontraktor Jaringan Internet Windows Server SQL Server Windows 7 Total software

1 1 1 1 12

Rp. 250.000.000 Rp. 4.000.000 Rp. 5.711.280 Rp. 7.058.000 Rp. 215.000

Rp. 250.000.000 Rp. 4.000.000 Rp. 5.711.280 Rp. 7.058.000 Rp. 2.580.000 Rp 269.349.280

Total biaya development

Total

Rp . 335.856.280

Gambar 4.3 Total Biaya Pengembangan software Siap Kontraktor

 

 

115   

4.4.1.3 Analisis Biaya Operasional Siap Kontraktor Dalam menerapkan software Siap Kontraktor, pihak penyedia software tidak memberikan biaya tambahan seperti biaya lisensi kepada pelanggannya. M aka PT. Sumber Rejeki Pramesti mengklasifikasikan bahwa biaya operasional yang harus dikeluarkan secara berkala akibat adanya penggunaan sistem berupa : 1. Biaya internet yang dibayarkan per bulan kepada penyedia layanan, yaitu sebesar Rp. 3.000.000 per bulan. 2. Penambahan biaya listrik dikarenakan penggunaan komputer pada perusahaan, yang pada awalnya seluruh proses bisnis dilakukan secara manual menjadi terkomputerisasi. Perhitungan penambahan biaya listrik adalah sebagai berikut: - 12 Client Computer dengan daya masing-masing komputer sebesar 280 Watt. Karyawan PT. Sumber Rejeki Pramesti bekerja 5 hari seminggu dengan jam kerja 8 jam per hari. Dengan asumsi jumlah minggu dalam 1 bulan adalah 4 minggu. M aka total jam kerja karyawan selama 1 bulan adalah 160 jam/bulan. Biaya listrik per Kwh adalah Rp. 700 maka kenaikan biaya listrik karena penggunaan komputer adalah: Daya yang digunakan selama 1 bulan :  

 

116   

12 (komputer) x 160 jam x 280 watt = 537.600 WattHour = 537,6 Kwh Penambahan

biaya

listrik

selama

1

bulan

(perhitungan dengan asumsi tidak ada kenaikan biaya listrik): 537,6 Kwh x Rp. 700 = Rp. 376.350 - 1 server dengan daya 340 Watt dengan penggunaan perhari adalah 24 jam dan jumlah hari dalam 1 bulan adalah 30 hari.

Daya yang digunakan selama 1 bulan : 24 jam x 30 hari x 340 watt = 244800 WattHour = 244,8 Kwh Penambahan

biaya

listrik

selama

1

bulan

(perhitungan dengan asumsi tidak ada kenaikan biaya listrik): 244,8 Kwh x Rp. 700 = Rp. 171.360 - 2 buah Printer HP Laserjet dengan daya masingmasing 230 watt (dalam keadaan online) dengan penggunaan adalah 8 jam sehari pada hari kerja. Dengan rata-rata pemakaian 1 jam online dan 7 jam stand-by mode. Daya yang digunakan dalam 1 bulan:  

 

117   

2 printer x 230 watt x 1 jam x 20 hari kerja = 9200 watt hour = 9,2 Kwh 2 printer x 8 watt (stand-by mode) x 7 jam x 20 hari kerja = 2.240 watt hour = 2,24 Kwh Penambahan biaya listrik untuk penggunaan printer dalam 1 bulan adalah: (9,2 Kwh + 2,24 Kwh) x Rp. 700 = Rp. 8.008

                          

  

Biaya operasional Biaya internet/bulan kenaikan biaya listrik 12 Client

Biaya per bulan Rp. 3.000.000

x 1 tahun Rp. 36.000.000

376.350

Rp. 4.516.200

  

1 server 2 printer Total biaya operasional

Rp. 171.360 Rp. 8.008

Rp. 2.056.320 Rp. 96.096 Rp. 42.664.416

  

        

Rp.

        

Gambar 4.4 Biaya Operasional Siap Kontraktor Selama 1 Tahun

4.4.1.4 Analisis Manfaat Siap Kontraktor Investasi perusahaan atas sesuatu tentu saja akan menghasilkan manfaat. M anfaat yang didapat perusahaan karena mengimplementasikan Software Siap Kontraktor dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis yaitu manfaat yang dapat diukur secara langsung (tangible benefits), manfaat yang tidak dapat diukur secara langsung (intangible benefit) dan

 

 

118   

manfaat lainnya yang memberikan nilai tambah (added value) bagi perusahaan. M anfaat yang akan dibahas lebih lanjut yaitu manfaat yang dapat diukur secara langsung (tangible benefits). Tangible benefit yang didapat dari mengimplementasikan software Microsoft Dynamic SL adalah: 1. Pengurangan biaya lembur Tiap bulannya karyawan PT. Sumber Rejeki Pramesti melakukan lembur kurang lebih selama 33 jam perbulan. Yang dikarenakan banyaknya laporan dan transaksi yang harus

dibuat

serta sistem yang masih

manual yang

memerlukan waktu lama untuk membuat laporan, yaitu laporan

pengerjaan

konstruksi (harian,

mingguan

dan

bulanan), laporan inspeksi (harian, mingguan dan bulanan) serta laporan bulanan proyek. Dengan menggunakan Software Siap Kontraktor, waktu yang diperlukan untuk membuat laporan dan transaksi dapat diminimalisasi sehingga karyawan tidak perlu lembur, kecuali pada saat tertentu seperti adanya gangguan pada sistem sehingga pembuatan laporan menjadi terganggu. Rata-rata jumlah karyawan yang menggunakan software untuk melakukan entri data dan membuat laporan berjumlah 12 karyawan dengan gaji pokok rata-rata Rp. 3.000.000. Upah lembur karyawan dibayarkan perbulan

 

 

119   

dengan perhitungan biaya lembur bagi karyawan PT. Sumber Rejeki Pramesti sebagai berikut:

     

  

Upah lembur = 1/160 x Gaji pokok x jumlah jam lembur         

     

M aka perhitungan biaya lembur 1 karyawan perbulan: 1/160 x Rp. 3.000.000 x 33 jam = Rp. 618.750

Total biaya lembur karyawan dalam 1 bulan: Rp. 618.750 x jumlah karyawan = Rp. 618.750 x 12 orang = Rp. 7.425.000 Totalnya selama setahun adalah : Rp. 7.425.000 x 12 bulan = Rp. 89.100.000 Rata-rata karyawan di PT. Sumber Rejeki Pramesti diberikan kenaikan

gaji

sebesar

10%

setiap

tahunnya.

pengurangan biaya lembur dalam 6 tahun menjadi :

 

 

M aka,

120   

Tabel 4.7 Pengurangan biaya lembur karyawan selama 6 tahun

rata-rata gaji karyawan Tahun Tahun Tahun Tahun Tahun Tahun

1 2 3 4 5 6

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

3.000.000 3.300.000 3.630.000 3.993.000 4.392.300 4.831.530

x 33 jam lembur per bulan

x 1/160

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

18.750 20.625 22.687 24.956 27.451 30.197

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

618.750 680.625 748.671 823.548 905.883 996.501

x 12 jumlah karyawan

x 12 bulan

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

7.425.000 8.167.500 8.984.052 9.882.576 10.870.596 11.958.012

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

89.100.000 98.010.000 107.811.100 118.592.100 130.451.310 143.496.441

2. Pengurangan biaya kertas Dikarenakan sistem baru yang terkomputerisasi dan terintegrasi maka tentu saja hal ini akan berpengaruh pada pengurangan penggunaan biaya alat tulis kantor salah satunya adalah biaya pemakaian kertas. Proses bisnis yang lama dilakukan secara manual, sehingga memerlukan operasional

biaya

kertas

perusahaan

dan

yang

meningkatkan

menyebabkan

biaya

banyaknya

dokumen yang harus diarsip sehingga terjadi penumpukan dokumen. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi maka proses

bisnis

dapat

dilakukan

secara

online

dan

terkomputerisasi sehingga dapat mengurangi pengarsipan dan menekan biaya kertas pada perusahaan. Requirement yang harus

dipenuhi untuk

dapat

mengurangi penggunaan kertas adalah Fit/Gap nomor 15, Fit/Gap nomor 17, Fit/Gap nomor 18, Fit/Gap nomor 21,  

 

121   

Fit/Gap nomor 22, Fit/Gap nomor 23, Fit/Gap nomor 25, Fit/Gap nomor 28, Fit/Gap nomor 29, Fit/Gap nomor 30, Fit/Gap nomor 34, Fit/Gap nomor 35, Fit/Gap nomor 37, Fit/Gap nomor 38, Fit/Gap nomor 39, Fit/Gap nomor 41. Pembahasannya adalah sebagai berikut: •

Sistem yang dapat membuat formulir permintaan oleh bagian yang membutuhkan (fit/gap no. 15). Pada sistem lama formulir permintaan pembeliaan dibuat oleh bagian yang membutuhkan sebanyak 2 rangkap dan kemudian dikirimkan ke bagian pengadaan untuk diproses kemudian. Setelah penggunaan software, bagian yang membutuhkan hanya

perlu

mengentri

data

formulir

permintaan

pembelian ke dalam sistem dan mengirimkannya ke bagian pembelian secara online. M aka tentu saja hal ini akan mengurangi pemakaian kertas untuk membuat formulir permintaan pembelian. Rata-rata bagian pengadaan menerima 120 formulir permintaan pembelian setiap bulannya, maka biaya kertas yang dapat dihemat per bulan(1 lembar kertas = Rp. 100) : 120 Formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 24.000 Dan dalam setahun, biaya kertas yang dihemat : Rp. 24.000 x 12 bulan = Rp. 288.000

 

 

122   

•

Sistem yang dapat membuat formulir pesanan pembelian (Fit/Gap no. 17) secara terkomputerisasi akan mengurangi pemakaian kertas untuk membuat formulir pesanan pembelian yang pada sistem yang lama dibuat secara manual. Perusahaan biasanya membuat 120 formulir pesanan pembelian berdasarkan formulir permintaan pembelian sebanyak 3 rangkap selama 1 bulan. M aka biaya kertas yang dapat dihemat adalah (1 lembar kertas = Rp. 100): 120 formulir x 3 rangkap x Rp. 100 = Rp. 36.000 M aka penghematan dalam 1 tahun dapat dihitung: Rp. 36.000 x 12 bulan = Rp. 432.000

•

Dampak dari Pembuatan Bukti Barang M asuk yang dibuat secara terkomputerisasi (Fit/Gap no. 18) akan mengurangi penggunaan kertas sebanyak 3 rangkap per terjadinya transaksi. Berdasarkan banyaknya Formulir Pesanan Pembelian, maka perusahaan rata-rata menerima barang dan membuat Bukti Barang M asuk sebanyak 120 setiap bulannya, maka banyaknya kertas yang dapat dikurangi penggunaannya dalam 1 bulan adalah (1 lembar kertas = Rp. 100) : 120 formulir x 3 rangkap x Rp. 100 = Rp. 36.000 Penghematan selama 1 tahun :

 

 

123   

Rp. 36.000 x 12 = Rp. 432.000 •

Pembuatan Bukti Kas Keluar (Fit/Gap no.21) yang pada awalnya

dilakukan

dengan

cara

manual

menjadi

terkomputerisasi juga akan mengurangi pengeluaran biaya kertas. Pembuatan Bukti Kas Keluar biasanya dilakukan oleh bagian keuangan untuk mencatat pengeluaran kas. Bukti Kas Keluar dibuat sebanyak 2 rangkap. Dan ratarata perusahaan membuat Bukti Kas Keluar sebanyak 120 dalam 1 bulan. M aka penghematan yang dapat dilakukan perusahaan dalam 1 bulan adalah (1 lembar kertas = Rp. 100) :

120 formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 24.000 Pengurangan biaya kertas dalam 1 tahun : Rp. 24.000 x 12 bulan = Rp. 288.000 •

Pembuatan Laporan Penggunaan material secara periodik yaitu mingguan (Fit/Gap no.22) yang pada awalnya dilakukan dengan cara manual menjadi terkomputerisasi juga akan mengurangi pengeluaran biaya kertas. Laporan penggunaan material dibuat sebanyak 2 rangkap. Dan ratarata Laporan penggunaan material menghabiskan kertas sebanyak 32 lembar dalam 1 bulan. M aka penghematan

 

 

124   

yang dapat dilakukan perusahaan dalam 1 bulan adalah (1 lembar kertas = Rp. 100) : 32 formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 6.400 Pengurangan biaya kertas dalam 1 tahun : Rp. 6.400 x 12 bulan = Rp. 76.800 •

Dampak dari pencatatan data tenaga kerja outsource (Fit/Gap no. 23) yang terkomputerisasi akan mengurangi pengeluaran

perusahaan

untuk

penggunaan

kertas

sebanyak: Karena perusahaan rata-rata melakukan outsource pekerja sebanyak 25 kali dalam 1 tahun, dan pencatatan masingmasing kontrak tenaga outsource memerlukan kertas sebanyak 3 lembar, maka biaya kertas yang dikeluarkan perusahaan dalam 1 tahun adalah (1 lembar kertas = Rp. 100): 75 formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 15.000 •

Dampak dari Surat Permintaan Pengadaan Jasa Pekerja (Fit/Gap no.25) yang tadinya dibuat secara manual menjadi terkomputerisasi akan menghemat pengeluaran perusahaan untuk biaya kertas sebanyak: Dalam 1 tahun, biasanya perusahaan akan membuat Surat Permintaan Pengadaan Jasa Pekerja 3 rangkap sebanyak

 

 

125   

25

maka,

jumlah

kertas

yang

dapat

dikurangi

penggunaannya adalah(1 lembar kertas = Rp. 100) : 25 formulir x 3 rangkap x Rp. 100 = Rp. 7.500 •

Dampak dari pencatatan daftar alat berat yang disewa (Fit/Gap no.28) yang tadinya dibuat secara manual menjadi terkomputerisasi akan menghemat pengeluaran perusahaan untuk biaya kertas sebanyak: Dalam 1 tahun, biasanya perusahaan akan membuat daftar alat berat yang disewa 2 rangkap sebanyak 25 maka, jumlah kertas yang dapat dikurangi penggunaannya adalah(1 lembar kertas = Rp. 100) : 25 formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 5.000

•

Sistem dapat membuat Surat Izin Penggunaan Alat Berat (Fit/Gap no. 29) secara terkomputerisasi mengakibatkan perusahaan

dapat

menghemat

penggunaan

kertas

sebanyak: Setiap bulannya, rata-rata perusahaan membuat Surat Izin Penggunaan Alat Berat sebanyak 4 formulir yang masingmasing terdiri dari 2 rangkap, maka penghematan yang dapat dilakukan adalah: 4 formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 800 Pengurangan biaya kertas selama 1 tahun:  

 

126   

Rp. 800 x 12 bulan = Rp. 9.600 •

Dampak dari pembuatan Formulir Penyewaan Alat Berat (Fit/Gap no. 30) yang terkomputerisasi akan mengurangi pengeluaran

perusahaan

untuk

penggunaan

kertas

sebanyak: Rata-rata perusahaan membuat Formulir Penyewaan Alat Berat sebanyak 4 formulir Penyewaan Alat Berat @ 2 rangkap dalam 1 bulan, maka penghematan kertas yang dapat dilakukan adalah (1 lembar kertas = Rp. 100): 4 formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 800 Penghematan dalam 1 tahun : Rp. 800 x 12 bulan = Rp. 9.600 •

Sistem dapat mencatat target pelaksanaan proyek secara berkala

(Fit/Gap

no.34)

secara

terkomputerisasi

mengakibatkan perusahaan dapat menghemat penggunaan kertas sebanyak: Setiap bulannya, rata-rata perusahaan membuat sebanyak 125 dokumen yang berisi target harian, mingguan dan bulanan untuk melaksanakan aktivitas proyek, yang masing-masing di-copy sebanyak 3 rangkap , maka penghematan yang dapat dilakukan adalah: 125 dokumen x 3 rangkap x Rp. 100 = Rp. 37.500 Pengurangan biaya kertas selama 1 tahun:  

 

127   

Rp. 37.500 x 12 bulan = Rp. 450.000 •

Sistem dapat membuat laporan pengerjaan proyek secara berkala (Fit/Gap no. 35) secara terkomputerisasi. Setiap bulannya, rata-rata perusahaan membutuhkan kertas sebanyak 350 lembar kertas untuk membuat laporan harian, mingguan dan bulanan yang masing-masing dibuat sebanyak 2 rangkap , maka penghematan yang dapat dilakukan adalah: 350 dokumen x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 70.000 Pengurangan biaya kertas selama 1 tahun: Rp. 70.000 x 12 bulan = Rp. 840.000

•

Dampak dari pembuatan Laporan Inspeksi (Fit/Gap no. 37) yang terkomputerisasi akan mengurangi pengeluaran perusahaan untuk penggunaan kertas sebanyak: Rata-rata perusahaan membuat Laporan Inspeksi secara harian, mingguan dan bulanan sebanyak 350 laporan @ 2 rangkap dalam 1 bulan, maka penghematan kertas yang dapat dilakukan adalah (1 lembar kertas = Rp. 100): 350 dokumen x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 70.000 Pengurangan biaya kertas selama 1 tahun: Rp. 70.000 x 12 bulan = Rp. 840.000

•

Dampak dari pembuatan Review Laporan Bulanan Proyek (Fit/Gap no. 38) yang terkomputerisasi akan mengurangi

 

 

128   

pengeluaran

perusahaan

untuk

penggunaan

kertas

sebanyak: Rata-rata perusahaan menghabiskan kertas sebanyak 35 lembar untuk membuat Review Laporan Bulanan Proyek, dan masing-masing laporan dibuat sebanyak 3 rangkap dalam 1 bulan, maka penghematan kertas yang dapat dilakukan adalah (1 lembar kertas = Rp. 100): 35 lembar x 3 rangkap x Rp. 100 = Rp. 10.500 Pengurangan biaya kertas selama 1 tahun: Rp. 10.500 x 12 bulan = Rp. 126.000 •

Sistem dapat membuat Surat Tagihan untuk dikirimkan kepada pemberi kontrak untuk keperluan pembayaran proyek

(Fit/Gap

no.

39)

secara

terkomputerisasi

mengakibatkan perusahaan dapat menghemat penggunaan kertas sebanyak: Setiap tahunnya, rata-rata perusahaan membuat Surat tagihan sebanyak 20 surat tagihan yang masing-masing terdiri dari 2 rangkap, maka penghematan yang dapat dilakukan adalah: 20 formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 4.000 •

Pembuatan Bukti Kas M asuk (Fit/Gap no.41) yang pada awalnya

dilakukan

dengan

cara

manual

menjadi

terkomputerisasi juga akan mengurangi pengeluaran biaya  

 

129   

kertas. Pembuatan Bukti Kas M asuk biasanya dilakukan oleh bagian keuangan untuk mencatat penerimaan kas misalnya karena adanya pembayaran proyek dari pemberi kontrak. Bukti Kas M asuk dibuat sebanyak 2 rangkap. Dan rata-rata perusahaan membuat Bukti Kas Keluar sebanyak 20 dalam 1 tahun. M aka penghematan yang dapat dilakukan perusahaan dalam 1 tahun adalah (1 lembar kertas = Rp. 100) : 20 formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 4.000

Tabel 4.8 Pengurangan biaya kertas akibat implementasi Siap Kontraktor

 

Pengurangan Biaya Kertas

Jumlah (1 tahun)

No.

Fit/Gap

1

Fit/Gap nomor 15

2

Fit/Gap nomor 17

3

Fit/Gap nomor 18

4

Fit/Gap nomor 21

Sistem dapat membuat Bukti Kas Keluar berdas arkan dokumen terkait

Rp. 288.000

5

Fit/Gap nomor 22

Sistem dapat menghasilkan laporan penggunaan material secara periodik.

Rp. 76.800

6

Fit/Gap nomor 23

Sistem memungkinkan fungsi entry data tenaga kerj a outsource yang dibutuhkan.

Rp. 15.000

7

Fit/Gap nomor 25

Sistem dapat membuat Surat Permintaan Pengadaan Jasa Pekerja.

Rp. 7.500

8

Fit/Gap nomor 28

Sistem memungkinkan fungsi entry data alat berat yang disewa.

Rp. 5.000

9

Fit/Gap nomor 29

Sistem dapat membuat Surat Izin Penggunaan Alat Berat oleh bagian yang membutuhkan

Rp. 9.600

Sistem dapat membuat Formulir Permintaan Pembelian oleh Bagian yang membutuhkan. Sistem dapat membuat Formulir Pesanan Pembelian yang mengacu pada Formulir Permintaan Pembelian. Sistem dapat membuat Bukti Barang Masuk berdas arkan Barang yang diterima dan Formulir Pesanan Pembelian.

 

Rp. 288.000 Rp. 432.000

Rp. 432.000

130    10

Fit/Gap nomor 30

Sistem dapat membuat Formulir Penyewaan Alat Berat berdasarkan Surat Izin Penggunaan Alat Berat.

Rp. 9.600

11

Fit/Gap nomor 34

Sistem dapat mencatat target harian untuk aktivitas pengerjaan proyek.

Rp. 450.000

12

Fit/Gap nomor 35

Sistem dapat membuat Laporan Pengerjaan Konstruksi sesuai dengan target yang ditetapkan.

Rp. 840.000

13

Fit/Gap nomor 37

Sistem dapat membuat Laporan Inspeksi sesuai dengan kuali fikasi yang ditetapkan.

Rp. 840.000

14

Fit/Gap nomor 38

Sistem dapat membuat Review Laporan Bulanan Proyek.

Rp. 126.000

15

Fit/Gap nomor 39

Sistem dapat membuat Surat Tagihan Proyek untuk keperluan pembayaran proyek

Rp. 4.000

16

Fit/Gap nomor 41

Sistem dapat membuat Bukti Kas Masuk untuk mencatat penerimaan uang.

Rp. 4.000

Total pengurangan biaya kertas

Rp. 3.827.500

Jadi, total biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang dapat diperoleh PT. Sumber Rejeki Pramesti (cost-benefit) dari hasil penggunaan software Siap Kontraktor dapat dilihat pada tabel berikut ini :

 

 

131   

Tabel 4.9 Total biaya dan manfaat untuk software Siap Kontraktor

  

Jumlah

Biaya Biaya Development (pengembangan)

Rp. 335.856.280

Biaya Operasional (per tahun)

Rp. 42.664.416

Manfaat Pengurangan biaya lembur Tahun 1 Tahun 2

Rp. 89.100.000 Rp. 98.010.000

Tahun 3

Rp. 107.811.000

Tahun 4

Rp. 118.592.100

Tahun 5 Tahun 6

Rp. 130.451.310 Rp. 143.496.441

Pengurangan biaya kertas (per tahun)

Rp.

3.827.500

4.4.2 Microsoft Dynamic SL 4.4.2.1System Requirements Microsoft Dynamic SL Dalam mengimplementasikan Microsoft Dynamic SL, ada beberapa system requirements yang perlu dipenuhi untuk mendukung setiap proses yang akan dilakukan dalam pengoperasian Microsoft Dynamic SL. System requirement yang dibutuhkan terdiri dari beberapa komponen-komponen, yaitu : minimun hardware requirement, network requirement dan software requirement. Berikut adalah penjelasan untuk setiap komponen tersebut : 1. Hardware Requirement

 

 

132   

M inimum

hardware

yang

dibutuhkan

untuk

melakukan

implementasi Microsoft Dynamic SL yaitu : Tabel 4.10 Hardware Requirement – Server Microsoft Dynamic SL Component

Requirement

Processor

-

Intel Pentium / Celeron family or compatible Pentium III or higher

-

Processor minimum 1,1 GHz or higher

RAM

M inimal 512 MB

Monitor

Super VGA (1024x768) or higher

Other

DVD Drive (untuk menginstal dari D VD)

2. Software Requirement a. Minimum Software Requirement untuk semua komputer : •

Microsoft .NET Framework 3.5

•

Microsoft Windows Intaller 3.1

b. Minimum Software Requirement untuk server :  

 

133   

•

Basic software requirement

Tabel 4.11 Software Requirement – Server Microsoft Dynamic SL Component

Requirement

Operating System

Terdapat tiga pilihan yaitu : -

Microsoft Windows Server 2003 Service Pack 2. Standard / Web / Enterprise / Datacenter Edition

-

Windows Server 2008 Standard / Enterprise / Web / Datacenter Edition. Service Pack 2

-

Windows Server 2008 R2 Standard / Enterprise / Web / Datacenter Edition

Authentication

M enggunakan Windows Autenthication untuk authenticate users

 

 

134   

Internet Information Services

ISS 6.0 or later (untuk melakukan setting awal pada Web Server)

ASP .NET

ASP .NET 2.0 (untuk setting awal pada Web Server)

Database

Terdapat tiga pilihan yang dapat digunakan : -

Microsoft SQL Server 2008 Standard / Enterprise Edition

-

Microsoft SQL Server 2005 Standard / Enterprise Edition

-

 

 

Oracle Database

135   

c. Minimum Software Requirement untuk client : Tabel 4.12 Software Requirement – Client Microsoft Dynamic SL Component

Requirement

Operating System

Terdapat tiga pilihan yaitu : -

Windows 7 Professional / Ultimate Edition

-

Windows Vista Business / Ultimate / Enterprise Edition

-

Windows XP Professional Edition

Web Browser

Pilihan Web Browser yang dapat digunakan yaitu :

 

 

-

Internet Explorer 6.0

-

Internet Explorer 7.0

-

Internet Explorer 8.0

-

M ozilla Firefox 2.0

136   

Microsoft Office Systems

Pilihan yang dapat digunakan yaitu : -

2003 Office Release Service Pack 3

-

2007 Office Release Service Pack 1 atau 2

4.4.2.2 Analisis Biaya Development Microsoft Dynamic SL Biaya pengembangan sistem (Development Cost) berdasarkan tahap-tahap implementasi Software Siap Kontraktor adalah sebagai berikut : 1. Project Planning dan Kick off meeting Pada tahap ini akan dilakukan meeting awal antara pihak perusahaan

dan

pihak

penyedia software mengenai rencana

implementasi software, scope pelaksanaan proyek dan tanggung jawab

masing-masing pihak

selama berlangsungnya kegiatan

implementasi. Dari hasil rapat akan dihasilkan rencana strategis dan langkah-langkah yang akan dilakukan oleh kedua pihak. Yang terlibat adalah dua orang functional consultants dan pihak manajemen perusahaan.

Jumlah estimasi hari yang diperlukan pada tahap ini

adalah 4 hari. Estimasi biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan:  

 

137   

2 orang functional consultant x 4 (mandays) x Rp. 1.800.000 = Rp. 14.400.000

2. Business Process Review Pada tahap ini functional consultant akan melakukan studi mengenai proses bisnis, struktur organisasi dan job description yang ada di dalam perusahaan. Setelah mempelajari proses bisnis perusahaan, maka functional consultant akan menentukan kebutuhan apa saja yang harus dipenuhi oleh sistem dan melakukan analisa mengenai apakah software Dynamic SL bisa memenuhi kebutuhan tersebut atau perlu dilakukan konfigurasi atau perubahan tertentu agar kebutuhan bisa terpenuhi. Estimasi hari yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas ini adalah 10 hari dan dilakukan oleh dua orang functional consultants.. Estimasi biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan: 2 orang functional consultants x 10 (mandays) x Rp. 1.800.000 = Rp. 36.000.000

3. Infrastructure Review Pada tahap ini developer akan melakukan analisa mengenai kebutuhan teknis apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan seperti hardware requirement. Estimasi hari untuk tahap ini yaitu 1 hari dan melibatkan seorang Developer.  

 

138   

Biaya yang harus dikeluarkan perusahaan: 1 orang developer x 1 (manday) x Rp. 1.800.000 = Rp. 1.800.000

4. Blue Print Document Pada tahap ini functional consultant akan membuat blue print untuk sistem yang akan dibuat. Blue print berisi gambaran mengenai rancangan sistem yang akan dibuat. Langkah-langkah apa yang akan dilakukan dan urutan dari aktivitas implementasi software. Pihak yang terlibat pada tahap ini adalah dua orang functional consultants dan estimasi waktu yang diperlukan adalah 8 hari. Estimasi biaya yang dikeluarkan perusahaan: 2 orang functional consultants x 8 (mandays) x Rp. 1.800.000 = Rp. 28.800.000

5. Software and hardware acquisition ƒ

Biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk kebutuhan teknis (Hardware) : a. 1 Server

 

 

139   

Server yang digunakan adalah HP ProLiant ML150G6-131 seharga Rp. 11.300.000 dengan spesifikasi sebagai berikut : - Platform: Dual CPU Tower Server - Processor Type:

Intel Xeon Processor E5502 (1.86

GHz, FSB 4.8 GT/s, Cache 4 MB) - Chipset: Intel 5500 Server Chipset - Standard M emory: 2 GB ECC DDR3-10600 UDIMM 1333 MHz  

- Interface Provided: 6x USB 2.0, Serial, VGA, LAN, PS2 - Slot provided: PCI-e x16, 2x PCI-e x8, PCI - Networking: Integrated 10/100/1000 Ethernet b. 12 Computer Client Client yang digunakan adalah ACER Aspire M1900 masingmasing seharga Rp. 3.968.000 dengan spesifikasi sebagai berikut: - Processor type: Intel Pentium Dual Core Processor E5700 (3.00 GHz, FSB 800 MHz, Cache 2 MB) - Chipset: Intel G41 Express Chipset - Standard Memory: 1GB DDR-3 SDRAM PC-8500 - Video type: Intel Graphic Media Accelerator X4500 DVMT 224 MB(Shared) - Audio type: Integrated high definition audio  

 

140   

- Hard Drive type: 320 GB Serial ATA 7200 RPM - Optical Drive Type: DVD-RW - Networking: Gigabit LAN - Keyboard type: Acer USB Standard keyboard - Slot provided: 2x PCIe x16, PCIe x1, PCI c. 2 Router Router yang akan digunakan adalah: - 1 TP LINK TL-R860 seharga Rp. 208.000 dengan spesifikasi sebagai berikut:

8-Port Cable/DSL Router 1 WAN Port + 8 Ports Other port: TCP/IP, DHCP, ICMP, NAT, PPPoE, SNTP Dimension: 7.9*5.5*1.1 in. (200*140*28 mm) - 1 TP LINK TL-SF101616 16-port Unmanaged 10 seharga Rp. 295.000 d. 1 Firewall Firewall yang akan digunakan adalah Cisco ASA 5505 (ASA5505-UL-BUN-K9)

seharga Rp.

spesifikasi sebagai berikut: - Clear Text throughput: 150 Mbps - VPN Throughput: 100 Mbps - Concurrent Connections 10000  

 

2.288.000

dengan

141   

- Installed RAM: 256 MB e. 2 Printer Printer digunakan untuk mencetak dokumen yang diperlukan. Printer yang digunakan adalah Printer HP LaserJet M1005 MFP seharga Rp. 2.400.000 ƒ

Biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk software: a. Software Liscence Biaya yang dikeluarkan untuk membeli software Microsoft Dynamic SL. Jumlah yang harus dibayarkan tergantung dari jumlah user

dalam perusahaan yang

menggunakan software. Jumlah user yang akan menggunakan Microsoft Dynamic SL pada PT Sumber Rejeki Pramesti adalah 5 lisensi untuk 5 akses secara bersamaan. Total software license untuk mengimplementasi Microsoft Dynamic SL pada PT Sumber Rejeki Pramesti (1USD = 8.950 IDR per 05/01/2011) adalah 5 lisensi x 2.500 USD/license x Rp 8.950 = Rp. 111.875.000 b. Jaringan Internet MetroNET 20 Mbps. Biaya instalasi pertama Rp. 1.000.000 + Rp. 3.000.000 (Bulan pertama penggunaan) c. Microsoft Windows Server WinSvrStd 2008R2 SNGL OLP C seharga $636 = Rp. 5.711.280 (kurs tanggal 5 Januari 2011)  

 

142   

d. SQL Server SQLSvrStd 2008R2 SNGL OLP C seharga $786 = Rp. 7.058.000 (Kurs tanggal 5 Januari 2011) e. 12 Microsoft Windows 7 WinPro 7 32bit ENG DiskKit MVL DVD Upgrd seharga $24 = Rp. 215.000 per software

6. Customization and Setup Pada tahap ini akan dilakukan proses instalasi software dan dilakukan konfigurasi yang perlu dilakukan. Aktivitas yang pertama dilakukan adalah environment setup. Yaitu dimana developers menginstall, mengkonfigurasi dan setelah itu memastikan bahwa requirement dasar berupa hardware dan software serta jaringan komputer (internet) sudah sesuai dengan rencana dan syarat untuk menginstal software. Jika environment setup sudah selesai dilakukan, maka maka developers akan melakukan proses instalasi software Microsoft Dynamic SL pada sistem dan melakukan perubahan atau konfigurasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Pihak yang melakukan proses ini adalah satu orang developer dan perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 20 hari. Estimasi biaya yang harus dikeluarkan perusahaan: 1 orang developer x 20 (mandays) x Rp. 1.800.000 = Rp. 36.000.000  

 

143   

7. Input data Pada tahap ini dilakukan input data perusahaan ke dalam sistem. Data mengenai proyek dan data master di-input ke dalam sistem. Karena PT. Sumber Rejeki Pramesti belum menerapkan sistem, maka data perusahaan di-input secara manual oleh admin atau pihak yang ditunjuk oleh perusahaan dengan sebelumnya mendapat arahan atau pengetahuan dari functional consultant. Estimasi waktu yang diperlukan adalah 20 hari dengan pengawasan dari seorang functional consultant selama 5 hari.

Estimasi biaya yang dikeluarkan: 1 orang functional consultant x 5 (mandays) x Rp. 1.800.000 = Rp. 9.000.000

8. Testing Pada tahap ini dilakukan testing untuk menilai apakah konfigurasi yang dilakukan pada sistem sudah dapat memenuhi kebutuhan dari perusahaan atau belum. Serta menilai apakah masih ada kesalahan atau error ketika sistem dijalankan. Jika masih ada error atau bagian yang dinilai belum sesuai maka developers akan melakukan penyesuaian kembali. Consultant yang bertanggung jawab pada tahap ini adalah semua konsultan (dua orang functional  

 

144   

consultants dan satu orang developer) . Estimasi hari yang dibutuhkan untuk melakukan testing adalah 7 hari. Estimasi biaya yang dikeluarkan : 3 orang konsultan x 7 (mandays) x Rp. 1.800.000 = Rp. 37.800.000

9. End User Training Setelah sistem diimplementasi maka perlu dilakukan training kepada key user untuk dapat menggunakan sistem. Functional consultant akan memperkenalkan sistem baru kepada user dan perubahan apa saja yang sudah dilakukan. Estimasi hari yang dibutuhkan adalah 15 hari. Dan konsultan yang terlibat adalah satu orang konsultan fungsional. Estimasi biaya yang dikeluarkan: 1 orang functional consultant x 15 (mandays) x Rp. 1.800.000 = Rp. 27.000.000

10. Go Live Tahap ini terdiri dari project closing, project sign-off, project review secara keseluruhan kemudian diidentifikasi on going product support yaitu dukungan dari pihak vendor software secara berkelanjutan terhadap penggunaan software di perusahaan dan langkah sesudahnya termasuk servis, maintain, upgrade version, pemeliharaan data, perbaikan infrastruktur dan sebagainya. Project Closing, project sign 

 

145   

off dan project review merupakan suatu rangkaian aktivitas yang dilakukan untuk mengakhiri proyek yang mencakup proses serah terima dengan pihak perusahaan, proses penandatanganan kontrak selesai, pengakhiran penugasan program kerja, serta pembubaran tim software yang secara formal mengakhiri program / proyek dengan pihak-pihak yang terlibat di dalam suatu program / proyek. Sebagaimana suatu project review sesudah proyek selesai, berisi dokumen

proyek

yang

sudah

diarsipkan

sebagai

historical

information yang juga mencakup history dari semua tahapan pembangunan sistem dan pengimplementasian software. Selama tahap Go live, konsultan dari vendor (seorang konsultan fungsional

ditambah

seorang developer)

akan

mendampingi

perusahaan selama 2 minggu. Estimasi biaya yang dikeluarkan: (1 Orang functional consultant + 1 orang developers) x 14 (Mandays) x Rp. 1.800.000 = Rp. 50.400.000

 

 

146   

Jumlah

Harga Satuan

Hardware server Client Router Firewall Printer Total Hardware

1 12 2 1 2

Rp. 11.300.000 Rp. 3.968.000 Rp 208.000 dan Rp. 295.000 Rp. 2.288.000 Rp. 2.400.000

Rp. 11.300.000 Rp. 47.616.000 Rp. 503.000 Rp. 2.288.000 Rp. 4.800.000 Rp. 66.507.000

Softw are Software Siap Kontraktor Jaringan Internet Windows Server SQL Server Windows 7 Total software

1 1 1 1 12

Rp. 111.875.000 Rp. 4.000.000 Rp. 5.711.280 Rp. 7.058.000 Rp. 215.000

Rp. 111.875.000 Rp. 4.000.000 Rp. 5.711.280 Rp. 7.058.000 Rp. 2.580.000 Rp 131.224.280

Consultant Functional Consultant Developers

2 1

Total

Rp. 165.600.000 Rp. 75.600.000 Rp. 241.200.000

Total biaya development

Rp. 438.931.280

Gambar 4.5 Total Biaya Pengembangan software Microsoft Dynamic SL

4.4.2.3 Analisis Biaya Operasional Microsoft Dynamic SL Dalam menerapkan software Microsoft Dynammic SL, pihak penyedia software tidak memberikan biaya tambahan seperti biaya lisensi setiap tahun kepada pelanggannya. M aka PT. Sumber Rejeki Pramesti mengklasifikasikan bahwa biaya operasional yang harus dikeluarkan secara berkala akibat adanya penggunaan sistem berupa :

 

 

147   

1.

Biaya internet yang dibayarkan per bulan kepada penyedia

layanan, yaitu sebesar Rp. 3.000.000 per bulan. 2.

Penambahan

biaya

listrik

dikarenakan

penggunaan

komputer pada perusahaan, yang pada awalnya seluruh proses bisnis dilakukan secara manual menjadi terkomputerisasi. M enyangkut biaya listrik, PT. Sumber Rejeki Pramesti merupakan perusahaan yang termasuk dalam golongan bisnis dengan daya 7700 VA dengan tarif Rp. 700/Kwh. Perhitungan penambahan biaya listrik akibat dari penerapan sistem adalah sebagai berikut: - 12 Client Computer dengan daya masing-masing komputer sebesar 280 Watt. Karyawan PT. Sumber Rejeki Pramesti bekerja 5 hari seminggu dengan jam kerja 8 jam per hari. Dengan asumsi jumlah minggu dalam 1 bulan adalah 4 minggu. M aka total jam kerja karyawan selama 1 bulan adalah 160 jam/bulan. Biaya listrik per Kwh adalah Rp. 700 maka kenaikan biaya listrik karena penggunaan komputer adalah: Daya yang digunakan selama 1 bulan : 12 (komputer) x 160 jam x 280 watt = 537.600 WattHour = 537,6 Kwh

 

 

148   

Penambahan

biaya

listrik

selama

1

bulan

(perhitungan dengan asumsi tidak ada kenaikan biaya listrik): 537,6 Kwh x Rp. 700 = Rp. 376.350 - 1 server dengan daya 340 Watt dengan penggunaan perhari adalah 24 jam dan jumlah hari dalam 1 bulan adalah 30 hari. Daya yang digunakan selama 1 bulan : 24 jam x 30 hari x 340 watt = 244800 WattHour = 244,8 Kwh Penambahan

biaya

listrik

selama

1

bulan

(perhitungan dengan asumsi tidak ada kenaikan biaya listrik): 244,8 Kwh x Rp. 700 = Rp. 171.360 - 2 buah Printer HP Laserjet dengan daya masingmasing 230 watt (dalam keadaan online) dengan penggunaan adalah 8 jam sehari pada hari kerja. Dengan rata-rata pemakaian 1 jam online dan 7 jam stand-by mode. Daya yang digunakan dalam 1 bulan: 2 printer x 230 watt x 1 jam x 20 hari kerja = 9200 watt hour = 9,2 Kwh

 

 

149   

2 printer x 8 watt(stand-by mode) x 7 jam x 20 hari kerja = 2.240 watt hour = 2,24 Kwh Penambahan biaya listrik untuk penggunaan printer dalam 1 bulan adalah: (9,2 Kwh + 2,24 Kwh) x Rp. 700 = Rp. 8.008

     

  

Biaya per bulan Rp. 3.000.000

  

Rp.

376.350

Rp. 4.516.200

  

  

1 server

Rp.

171.360

Rp. 2.056.320

  

        

2 printer Total biaya operasional

Rp.

8.008

Rp. 96.096 Rp. 42.664.416

        

     

x 1 tahun Rp. 36.000.000

  

Biaya operasional Biaya internet/bulan kenaikan biaya listrik 12 Client

     

Gambar 4.6 Biaya Operasional Microsoft Dynamic SL Selama 1 Tahun

4.4.2.4 Analisis Manfaat Microsoft Dynamic SL Investasi perusahaan atas sesuatu tentu saja akan menghasilkan manfaat. M anfaat yang didapat perusahaan karena mengimplementasikan Microsoft Dynamic SL dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis yaitu manfaat yang dapat diukur secara langsung (tangible benefits), manfaat yang tidak dapat diukur secara langsung (intangible benefit) dan

 

 

150   

manfaat lainnya yang memberikan nilai tambah (added value) bagi perusahaan. M anfaat yang akan dibahas lebih lanjut yaitu manfaat yang dapat diukur secara langsung (tangible benefits). Tangible benefit yang didapat dari mengimplementasikan software M icrosoft Dynamic SL adalah: 1. Pengurangan biaya lembur Tiap bulannya karyawan PT. Sumber Rejeki Pramesti melakukan lembur kurang lebih selama 33 jam perbulan, yang dikarenakan banyaknya laporan dan transaksi yang harus dibuat serta sistem yang masih manual yang memerlukan waktu lama untuk membuat laporan, yaitu laporan pengerjaan konstruksi (harian, mingguan

dan

bulanan),

laporan

inspeksi (harian,

mingguan dan bulanan) serta laporan bulanan proyek. Dengan menggunakan Software M icrosoft Dynamic SL, waktu yang diperlukan untuk membuat laporan dan transaksi dapat diminimalisasi sehingga karyawan tidak perlu lembur, kecuali pada saat tertentu seperti adanya gangguan pada sistem sehingga pembuatan laporan menjadi terganggu. Rata-rata jumlah karyawan yang menggunakan software untuk melakukan entri data dan membuat laporan berjumlah 12 karyawan dengan gaji pokok rata-rata Rp. 3.000.000. Upah lembur karyawan  

 

151   

dibayarkan perbulan dengan perhitungan biaya lembur bagi karyawan PT. Sumber Rejeki Pramesti sebagai berikut:      

  

Upah lembur = 1/160 x Gaji pokok x jumlah jam lembur         

     

M aka perhitungan biaya lembur 1 karyawan perbulan: 1/160 x Rp. 3.000.000 x 33 jam = Rp. 618.750 Total biaya lembur karyawan dalam 1 bulan: Rp. 618.750 x jumlah karyawan = Rp. 618.750 x 12 orang = Rp. 7.425.000 Totalnya selama setahun adalah : Rp. 7.425.000 x 12 bulan = Rp. 89.100.000 Rata-rata karyawan di PT. Sumber Rejeki Pramesti diberikan kenaikan

gaji

sebesar

10%

setiap

tahunnya.

pengurangan biaya lembur dalam 6 tahun menjadi :

 

 

M aka,

152   

Tabel 4.13 Pengurangan biaya lembur karyawan selama 6 tahun

rata-rata gaji karyawan Tahun Tahun Tahun Tahun Tahun Tahun

1 2 3 4 5 6

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

3.000.000 3.300.000 3.630.000 3.993.000 4.392.300 4.831.530

x 1/160

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

18.750 20.625 22.687 24.956 27.451 30.197

x 33 jam lembur per bulan Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

618.750 680.625 748.671 823.548 905.883 996.501

x 12 jumlah karyawan

x 12 bulan

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

7.425.000 8.167.500 8.984.052 9.882.576 10.870.596 11.958.012

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

89.100.000 98.010.000 107.811.100 118.592.100 130.451.310 143.496.441

2. Pengurangan biaya kertas Dikarenakan sistem baru yang terkomputerisasi dan terintegrasi maka tentu saja hal ini akan berpengaruh pada pengurangan penggunaan biaya alat tulis kantor salah satunya adalah biaya pemakaian kertas. Proses bisnis yang lama dilakukan secara manual, sehingga memerlukan biaya kertas yang meningkatkan

biaya operasional perusahaan

dan

menyebabkan banyaknya dokumen yang harus diarsip sehingga terjadi penumpukan dokumen. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi maka proses bisnis dapat dilakukan secara online dan terkomputerisasi sehingga dapat mengurangi pengarsipan dan menekan biaya kertas pada perusahaan. Requirement yang harus

dipenuhi untuk

dapat

mengurangi penggunaan kertas adalah Fit/Gap nomor 15, Fit/Gap nomor 17, Fit/Gap nomor 18, Fit/Gap nomor 21,  

 

153   

Fit/Gap nomor 22, Fit/Gap nomor 23, Fit/Gap nomor 25, Fit/Gap nomor 28, Fit/Gap nomor 29, Fit/Gap nomor 30, Fit/Gap nomor 34, Fit/Gap nomor 35, Fit/Gap nomor 37, Fit/Gap nomor 38, Fit/Gap nomor 39, Fit/Gap nomor 41. Pembahasannya adalah sebagai berikut:

•

Sistem yang dapat membuat formulir permintaan oleh bagian yang membutuhkan (fit/gap no. 15). Pada sistem lama formulir permintaan pembeliaan dibuat oleh bagian yang membutuhkan sebanyak 2 rangkap dan kemudian dikirimkan ke bagian pengadaan untuk diproses kemudian. Setelah penggunaan software, bagian yang membutuhkan hanya

perlu

mengentri

data

formulir

permintaan

pembelian ke dalam sistem dan mengirimkannya ke bagian pembelian secara online. M aka tentu saja hal ini akan mengurangi pemakaian kertas untuk membuat formulir permintaan pembelian. Rata-rata bagian pengadaan menerima 120 formulir permintaan pembelian setiap bulannya, maka biaya kertas yang dapat dihemat per bulan(1 lembar kertas = Rp. 100) : 120 Formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 24.000 Dan dalam setahun, biaya kertas yang dihemat :  

 

154   

Rp. 24.000 x 12 bulan = Rp. 288.000 •

Sistem yang dapat membuat formulir pesanan pembelian (Fit/Gap no. 17) secara terkomputerisasi akan mengurangi pemakaian kertas untuk membuat formulir pesanan pembelian yang pada sistem yang lama dibuat secara manual. Perusahaan biasanya membuat 120 formulir pesanan pembelian berdasarkan formulir permintaan pembelian sebanyak 3 rangkap selama 1 bulan. M aka biaya kertas yang dapat dihemat adalah (1 lembar kertas = Rp. 100): 120 formulir x 3 rangkap x Rp. 100 = Rp. 36.000 M aka penghematan dalam 1 tahun dapat dihitung: Rp. 36.000 x 12 bulan = Rp. 432.000

•

Dampak dari Pembuatan Bukti Barang M asuk yang dibuat secara terkomputerisasi (Fit/Gap no. 18) akan mengurangi penggunaan kertas sebanyak 3 rangkap per terjadinya transaksi. Berdasarkan banyaknya Formulir Pesanan Pembelian, maka perusahaan rata-rata menerima barang dan membuat Bukti Barang M asuk sebanyak 120 setiap bulannya, maka banyaknya kertas yang dapat dikurangi penggunaannya dalam 1 bulan adalah (1 lembar kertas = Rp. 100) : 120 formulir x 3 rangkap x Rp. 100 = Rp. 36.000

 

 

155   

Penghematan selama 1 tahun : Rp. 36.000 x 12 = Rp. 432.000 •

Pembuatan Bukti Kas Keluar (Fit/Gap no.21) yang pada awalnya

dilakukan

dengan

cara

manual

menjadi

terkomputerisasi juga akan mengurangi pengeluaran biaya kertas. Pembuatan Bukti Kas Keluar biasanya dilakukan oleh bagian keuangan untuk mencatat pengeluaran kas. Bukti Kas Keluar dibuat sebanyak 2 rangkap. Dan ratarata perusahaan membuat Bukti Kas Keluar sebanyak 120 dalam 1 bulan. M aka penghematan yang dapat dilakukan perusahaan dalam 1 bulan adalah (1 lembar kertas = Rp. 100) : 120 formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 24.000 Pengurangan biaya kertas dalam 1 tahun : Rp. 24.000 x 12 bulan = Rp. 288.000 •

(Fit/Gap no 22) parsial Fit dan (Fit/Gap no 23) gap. Jadi tidak dapat mengurangi penggunaan biaya kertas pada perusahaan.

•

Dampak dari Surat Permintaan Pengadaan Jasa Pekerja (Fit/Gap no.25) yang tadinya dibuat secara manual menjadi terkomputerisasi akan menghemat pengeluaran perusahaan untuk biaya kertas sebanyak:

 

 

156   

Dalam 1 tahun, biasanya perusahaan akan membuat Surat Permintaan Pengadaan Jasa Pekerja 3 rangkap sebanyak 25

maka,

jumlah

kertas

yang

dapat

dikurangi

penggunaannya adalah(1 lembar kertas = Rp. 100) : 25 formulir x 3 rangkap x Rp. 100 = Rp. 7.500 •

Fit/Gap no 28 parsial fit. Jadi tidak akan mengurangi penggunaan biaya kertas pada perusahaan.

•

Sistem dapat membuat Surat Izin Penggunaan Alat Berat (Fit/Gap no. 29) secara terkomputerisasi mengakibatkan perusahaan

dapat

menghemat

penggunaan

kertas

sebanyak: Setiap bulannya, rata-rata perusahaan membuat Surat Izin Penggunaan Alat Berat sebanyak 4 formulir yang masingmasing terdiri dari 2 rangkap, maka penghematan yang dapat dilakukan adalah: 4 formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 800 Pengurangan biaya kertas selama 1 tahun: Rp. 800 x 12 bulan = Rp. 9.600 •

Dampak dari pembuatan Formulir Penyewaan Alat Berat (Fit/Gap no. 30) yang terkomputerisasi akan mengurangi pengeluaran

perusahaan

sebanyak:

 

 

untuk

penggunaan

kertas

157   

Rata-rata perusahaan membuat Formulir Penyewaan Alat Berat sebanyak 4 formulir Penyewaan Alat Berat @ 2 rangkap dalam 1 bulan, maka penghematan kertas yang dapat dilakukan adalah (1 lembar kertas = Rp. 100): 4 formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 800 Penghematan dalam 1 tahun : Rp. 800 x 12 bulan = Rp. 9.600 •

Sistem dapat mencatat target pelaksanaan proyek secara berkala

(Fit/Gap

no.

34)

secara

terkomputerisasi

mengakibatkan perusahaan dapat menghemat penggunaan kertas sebanyak: Setiap bulannya, rata-rata perusahaan membuat sebanyak 125 dokumen yang berisi target harian, mingguan dan bulanan untuk melaksanakan aktivitas proyek, yang masing-masing di-copy sebanyak 3 rangkap , maka penghematan yang dapat dilakukan adalah: 125 dokumen x 3 rangkap x Rp. 100 = Rp. 37.500 Pengurangan biaya kertas selama 1 tahun: Rp. 37.500 x 12 bulan = Rp. 450.000 •

Sistem dapat membuat laporan pengerjaan proyek secara berkala (Fit/Gap no. 35) secara terkomputerisasi. Setiap bulannya, rata-rata perusahaan membutuhkan kertas sebanyak 350 lembar kertas untuk membuat laporan

 

 

158   

harian, mingguan dan bulanan yang masing-masing dibuat sebanyak 2 rangkap , maka penghematan yang dapat dilakukan adalah: 350 dokumen x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 70.000 Pengurangan biaya kertas selama 1 tahun: Rp. 70.000 x 12 bulan = Rp. 840.000 •

Dampak dari pembuatan Laporan Inspeksi (Fit/Gap no. 37) yang terkomputerisasi akan mengurangi pengeluaran perusahaan untuk penggunaan kertas sebanyak: Rata-rata perusahaan membuat Laporan Inspeksi secara harian, mingguan dan bulanan sebanyak 350 laporan @ 2 rangkap dalam 1 bulan, maka penghematan kertas yang dapat dilakukan adalah (1 lembar kertas = Rp. 100): 350 dokumen x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 70.000 Pengurangan biaya kertas selama 1 tahun: Rp. 70.000 x 12 bulan = Rp. 840.000

•

Dampak dari pembuatan Review Laporan Bulanan Proyek (Fit/Gap no. 38) yang terkomputerisasi akan mengurangi pengeluaran

perusahaan

untuk

penggunaan

kertas

sebanyak : Rata-rata perusahaan menghabiskan kertas sebanyak 35 lembar untuk membuat Review Laporan Bulanan Proyek, dan masing-masing laporan dibuat sebanyak 3 rangkap  

 

159   

dalam 1 bulan, maka penghematan kertas yang dapat dilakukan adalah (1 lembar kertas = Rp. 100): 35 lembar x 3 rangkap x Rp. 100 = Rp. 10.500 Pengurangan biaya kertas selama 1 tahun: Rp. 10.500 x 12 bulan = Rp. 126.000 •

Sistem dapat membuat Surat Tagihan untuk dikirimkan kepada pemberi kontrak untuk keperluan pembayaran proyek

(Fit/Gap

no.

39)

secara

terkomputerisasi

mengakibatkan perusahaan dapat menghemat penggunaan kertas sebanyak: Setiap tahunnya, rata-rata perusahaan membuat Surat tagihan sebanyak 20 surat tagihan yang masing-masing terdiri dari 2 rangkap, maka penghematan yang dapat dilakukan adalah: 20 formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 4.000 •

Pembuatan Bukti Kas M asuk (Fit/Gap no.41) yang pada awalnya

dilakukan

dengan

cara

manual

menjadi

terkomputerisasi juga akan mengurangi pengeluaran biaya kertas. Pembuatan Bukti Kas M asuk biasanya dilakukan oleh bagian keuangan untuk mencatat penerimaan kas misalnya karena adanya pembayaran proyek dari pemberi kontrak. Bukti Kas M asuk dibuat sebanyak 2 rangkap. Dan rata-rata perusahaan membuat Bukti Kas Keluar  

 

160   

sebanyak 20 dalam 1 tahun. M aka penghematan yang dapat dilakukan perusahaan dalam 1 tahun adalah (1 lembar kertas = Rp. 100) : 20 formulir x 2 rangkap x Rp. 100 = Rp. 4.000 Tabel 4.14 Pengurangan biaya kertas akibat implementasi Microsoft Dynamic SL Pengurangan Biaya Kertas

Fit/Gap

1

Fit/Gap nomor 15

2

Fit/Gap nomor 17

3

Fit/Gap nomor 18

4

Fit/Gap nomor 21

Sistem dapat membuat Bukti Kas Keluar berdas arkan dokumen terkait

Rp. 288.000

5

Fit/Gap nomor 25

Sistem dapat membuat Surat Permintaan Pengadaan Jasa Pekerja.

Rp. 7.500

6

Fit/Gap nomor 29

Sistem dapat membuat Surat Izin Penggunaan Alat Berat oleh bagian yang membutuhkan

Rp. 9.600

7

Fit/Gap nomor 30

Sistem dapat membuat Formulir Penyewaan Alat Berat berdasarkan Surat Izin Penggunaan Alat Berat.

Rp. 9.600

8

Fit/Gap nomor 34

Sistem dapat mencatat target harian untuk aktivitas pengerjaan proyek.

Rp. 450.000

9

Fit/Gap nomor 35

Sistem dapat membuat Laporan Pengerjaan Konstruksi sesuai dengan target yang ditetapkan.

Rp. 840.000

10

Fit/Gap nomor 37

Sistem dapat membuat Laporan Inspeksi sesuai dengan kuali fikasi yang ditetapkan.

Rp. 840.000

11

Fit/Gap nomor 38

Sistem dapat membuat Review Laporan Bulanan Proyek.

Rp. 126.000

12

Fit/Gap nomor 39

Sistem dapat membuat Surat Tagihan Proyek untuk keperluan pembayaran proyek

Rp. 4.000

13

Fit/Gap nomor 41

Sistem dapat membuat Bukti Kas Masuk untuk mencatat penerimaan uang.

Rp. 4.000

Sistem dapat membuat Formulir Permintaan Pembelian oleh Bagian yang membutuhkan. Sistem dapat membuat Formulir Pesanan Pembelian yang mengacu pada Formulir Permintaan Pembelian. Sistem dapat membuat Bukti Barang Masuk berdas arkan Barang yang diterima dan Formulir Pesanan Pembelian.

Total pengurangan biaya kertas

 

Jumlah (1 tahun)

No.

Rp. 288.000 Rp. 432.000

Rp. 432.000

Rp. 3.730.700

 

161   

Jadi, total biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang dapat diperoleh PT. Sumber Rejeki Pramesti (cost-benefit) dari hasil penggunaan software Microsoft Dynamic SL dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel 4.15 Total biaya dan manfaat untuk software Microsoft Dynamic SL Jumlah Biaya Biaya Development (pengembangan)

Rp. 438.931.280

Biaya Operasional (per tahun)

Rp. 42.664.416

Manfaat Pengurangan biaya lembur Tahun 1

Rp. 89.100.000

Tahun 2

Rp. 98.010.000

Tahun 3 Tahun 4

Rp. 107.811.000 Rp. 118.592.100

Tahun 5

Rp. 130.451.310

Tahun 6

Rp. 143.496.441

Pengurangan biaya kertas (per tahun)

Rp.

3.730.700

4.5 Payback Period 4.5.1 Payback Period S iap Kontraktor Perhitungan Payback Period untuk software Siap Kontraktor adalah : Total Biaya Development Rp. 335.856.280 Tahun 1 Total Benefit = pengurangan biaya kertas + pengurangan upah lembur = Rp. 3.827.500 + Rp. 89.100.000

 

 

162   

= Rp. 92.927.500 Total Biaya operasional = Rp. 42.664.416 Payback = Rp. 335.856.280 – Rp. 92.927.500 + Rp. 42.664.416 = Rp. 285.593.196

Tahun 2 Total Benefit = pengurangan biaya kertas + pengurangan upah lembur = Rp. 3.827.500 + Rp. 98.010.000 = Rp. 101.837.500 Total Biaya Operasional = Rp. 42.664.416 Payback = Rp. 285.593.196 - Rp. 101.837.500 +Rp. 42.664.416 = Rp. 226.420.112 Tahun 3 Total Benefit = pengurangan biaya kertas + pengurangan upah lembur = Rp. 3.827.500 + Rp. 107.811.000 = Rp. 111.638.500 Total Biaya Operasional = Rp. 42.664.416 Payback = Rp. 226.420.112 - Rp. 111.638.500 + Rp. 42.664.416 = Rp. 157.446.028 Tahun 4 Total Benefit = pengurangan biaya kertas + pengurangan upah lembur = Rp. 3.827.500 + Rp. 118.592.100 = Rp. 122.419.600  

 

163   

Total Biaya Operasional = Rp. 42.664.416 Payback = Rp. 157.446.028 - Rp. 122.419.600 + Rp. 42.664.416 = Rp. 77.690.844

Tahun 5 Total Benefit = pengurangan biaya kertas + pengurangan upah lembur = Rp. 3.827.500 + Rp. 130.451.310 = Rp. 134.278.810 Total Biaya Operasional = Rp. 42.664.416 Payback = Rp. 77.690.844 - Rp. 134.278.810 + Rp. 42.664.416 = Rp. -13.923.550

Jadi lamanya waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk mendapatkan pengembalian dari investasi yang dikeluarkannya untuk mengimplementasikan software Siap Kontraktor adalah: Tahun = ((payback minus / benefit) x 12 bulan) + jumlah tahun Tahun = (( Rp. 13.923.550 / Rp. 134.278.810) x 12 bulan) + 4 Tahun = 1,2 bulan + 4 tahun = 4 tahun 1,2 bulan

4.5.2 Payback Period Microsoft Dynamic SL Perhitungan Payback Period untuk software Microsoft Dynamic SL adalah :  

 

164   

Total Biaya Development Rp. 438.931.280 Tahun 1 Total Benefit = pengurangan biaya kertas + pengurangan upah lembur = Rp. 3.730.700 + Rp. 89.100.000 = Rp. 92.830.700 Total Biaya Operasional = Rp. 42.664.416 Payback = Rp. 438.931.280 – Rp. 92.830.700 + Rp. 42.664.416 = Rp. 388.764.996 Tahun 2 Total Benefit = pengurangan biaya kertas + pengurangan upah lembur = Rp. 3.730.700 + Rp. 98.010.000 = Rp. 101.740.700 Total Biaya Operasional = Rp. 42.664.416 Payback = Rp. 388.764.996 - Rp. 101.740.700 +Rp. 42.664.416 = Rp. 329.688.712 Tahun 3 Total Benefit = pengurangan biaya kertas + pengurangan upah lembur = Rp. 3.730.700 + Rp. 107.811.000 = Rp. 111.541.700 Total Biaya Operasional = Rp. 42.664.416 Payback = Rp. 329.688.712 - Rp. 111.541.700 + Rp. 42.664.416 = Rp. 260.811.428 Tahun 4  

 

165   

Total Benefit = pengurangan biaya kertas + pengurangan upah lembur = Rp. 3.730.700 + Rp. 118.592.100 = Rp. 122.322.800 Total Biaya Operasional = Rp. 42.664.416 Payback = Rp. 260.811.428 - Rp. 122.322.800 + Rp. 42.664.416 = Rp. 181.153.044 Tahun 5 Total Benefit = pengurangan biaya kertas + pengurangan upah lembur = Rp. 3.730.700 + Rp. 130.451.310 = Rp. 134.182.010 Total Biaya Operasional = Rp. 42.664.416 Payback = Rp. 181.153.044 - Rp. 134.182.010 + Rp. 42.664.416 = Rp. 89.635.450 Tahun 6 Total Benefit = pengurangan biaya kertas + pengurangan upah lembur = Rp. 3.730.700 + Rp. 143.496.441 = Rp. 147.227.141 Total Biaya Operasional = Rp. 42.664.416 Payback = Rp. 89.635.450 - Rp. 147.227.141 + Rp. 42.664.416 = Rp. -14.927.275

 

 

166   

Jadi lamanya waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk mendapatkan pengembalian dari investasi yang dikeluarkannya untuk mengimplementasikan software Microsoft Dynamic SL adalah: Tahun = ((payback minus / benefit) x 12 bulan) + jumlah tahun Tahun = (( Rp. 14.927.275 / Rp. 147.227.141) x 12 bulan) + 5 Tahun = 1.2 bulan + 5 tahun = 5 tahun 1.2 bulan

4.6 Kesimpulan Hasil Analisis Kebutuhan dan Finansial Analisis kelayakan pertama yaitu kelayakan operasional dengan menggunakan analisis Fit/Gap. Analisis ini digunakan untuk menggambarkan kebutuhan perusahaan yang dapat dipenuhi oleh software Siap Kontraktor dan Microsoft Dynamic SL serta membandingkan hasil dari analisa tersebut untuk menentukan software manakah yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan secara lebih baik. Berdasarkan hasil analisis kelayakan kebutuhan (Fit/Gap analysis) didapat hasil sebagai berikut: Dengan total kebutuhan perusahaan sebanyak 41 buah, Software Siap Kontraktor dapat memenuhi kebutuhan perusahaan sebanyak 38 buah yaitu sebesar 92,7 %, sedangkan software Microsoft Dynamic SL dapat memenuhi kebutuhan perusahaan sebanyak 33 buah yaitu sebesar 80,5 % Analisis kelayakan kedua yaitu kelayakan finansial dengan menggunakan metode cost benefit analysis yang bertujuan untuk menguji seberapa besar biaya pengembangan dan biaya operasional yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan  

 

167   

kedua software, dan manfaat terukur (tangible benefit) apa saja yang diperoleh perusahaan. Dari hasil analisis kelayakan finansial untuk software Siap Kontraktor total biaya pengembangan sebesar Rp. 335.856.280 dan pengembalian akan didapatkan oleh perusahaan atas investasi yang dilakukannya dalam jangka waktu 4 tahun dan 1,2 bulan. Sedangkan hasil cost benefit analysis untuk software Microsoft Dynamic SL didapat total biaya pengembangan yang harus dikeluarkan oleh perusahaan sebesar Rp. 438.931.280 atau dengan kata lain Rp. 103.075.000 lebih mahal daripada biaya pengembangan software Siap Kontraktor dan pengembalian akan didapatkan oleh perusahaan atas investasi yang dilakukannya dalam jangka waktu 5 tahun dan 1,2 bulan.