Bab 4 STUDI KELAYAKAN 4.1 Pilihan yang ditawarkan 4.1.1
SAP All-in-One Solusi terbaik SAP Business All-in-One y ang cocok den gan kebutuhan perusahaan kecil dan menengah yan g mencari solusi Industri Terintegrasi, komprehensif untuk meningkatkan business end to end. Tidak sep erti software bisnis lainny a y ang ber ada di p asaran, SAP Business All-in-One menawark an sebuah solusi bisnis tunggal yang dapat disesuaikan untuk membantu anda mengatur semuanya dari segi keuan gan, sumb er day a manusia, p engadaan b arang, penyimpanan, manufaktur, logistic, p engemban gan produk, dan lay anan
korp orasi, untuk
lay anan
pelanggan, p enjualan, dan
pemasaran. -
Kesesuaian dengan proses bisnis
Dengan men ggunakan SAP Busin ess All-in-One solution, hal y ang did apatkan adalah : •
Meningkatkan manajemen keuangan – memp ercepat p enutup an keuangan, meningkatkan ketepatan dalam p embuatan laporan keuangan, dan memelihara kualitas p engaturan kas.
•
Memelihara
kesem purnaan
operasional
–
menin gkatkan ef isiensi dan ef ektivitas dari p eny elarasan
82
83 p roses
bisnis, p eningkatan
level
pelay anan,
dan
p enguran gan biay a dan kesalah an. •
Meningkatkan kecepatan perubahan – lebih cep at dan tanggap
untuk
berubah,
menambah
p engalaman
p elanggan, y ang akan memberikan p erbedaan satu p erusahaan dengan p esaing lainnya. •
Menyatukan dan menyederhanakan – Dengan fungsi CRM dan ERP yang terintegrasi dalam SAP Busin essAll-in-One, mak a mud ah untuk meny elaraskan dan meny elesaikan sebu ah p roses dari end-to-end. Misalnya, dengan men ggun akan fungsi CRM untuk memanfaatkan sebuah kesemp atan dan mengubahny a secara lan gsung ke
dalam
sebuah
penawaran,
dan
kemud ian
menggunakan fungsi ERP untuk men gub ahny a kedalam sebuah Sales Order – diselesaikan mulai dari p roduk, p enetapan harga, pembay aran, dan p en giriman. •
Mengendalikan
persetujuan
dan
meningkatkan
produktivitas – mengijink an p ersetujuan y ang cep at dan menin gkatkan p roduktivitas dengan sebuah perangkat komp uter
tunggal.
Fungsi
y ang
terintegrasi
menghilangkan kebutuhan untuk entry ulan g data manual diantara sistem, mengh emat waktu dan mengur angi resiko kesalahan.
84 •
Menghubungkan kantor pusat, cabang – ca bang, dan rekan bisnis dalam satu jaringan yang konsisten – melay ani p elan ggan den gan baik d an mendapatkan efisiensi operasional den gan mamp u, solusi y ang benar untuk
membantu
mengatur
arus
informasi
dan
meny eimban gkan p roses bisnis.
-
Rincian Solusi Tidak sep erti solusi lainnya di p asaran, SAP Business All-inOne membantu men gatur p roses p aling p enting dalam satu solusi terintegrasi. Sebuah solusi S AP Business All-in-One melip uti : •
Enterprise resource pla nning (ERP) – Secara efektif mengatur keuan gan, akuntansi, sumb er day a m anusia, op erasi dan layanan korp orasi.
•
Customer relatio nship mana gement (CRM) – Secara efektif men gatur semua asp ek dari hubungan antar p elanggan – mulai d ari pemasaran, p enjualan, dan p elay anan.
•
Business intelligence ( BI) – M emperoleh wawasan dan menin gkatkan p engambilan kep utusan dengan p eralatan untuk keuangan d an pelaporan operasional dan analisis.
•
SAP Best Pra ctices – Keuntun gan dari p engaturan khusus
p roses
bisnis
p erusahaan
berdasarkan
p engalaman SAP – melakukan p enelitian selama 35
85 tahun – dengan p erusahaan di 25 bidang industri seluruh dunia. •
SAP NetWea ver techno logy pla tform – Secara cep at dan menamb ahkan add on den gan b iaya efektif ke dalam solusi y ang ada seirin g bisnis y ang berkemban g dan kebutuhan y ang berubah.
4.1.1.1
Modul SAP All-in-One M odul di dalam SAP All-in-One ini terdiri dari Material Management (MM), Sales Order Management (SALES ORDER MANAGEMENT), Production Plann ing (PP), Human Capital Management (HCM), Financial Accoun ting (FI), dan Asset Management (AA). Modul yang dibahas dalam ruan g lingkup ini y aitu p ada SALES ORDER MANAGEMENT (Sales Order Management).
4.1.1.1.1 Sales Ord er Ma nagement Proses p enjualan dan distribusi terjadi di dalam Sales Area p ada struktur Organisasi y ang berad a di bawah Company Code. Dimana pada Sales Area ini terdapat tiga entitas yaitu Sales Organization, Distribution Channel, dan Division. Di dalam proses bisnis Sales Order Management ini dimulai dari aktivitas pra penjualan, pemrosesan Sales Order, p engadaan baran g (Procurement), p en giriman (Shipping), p enagih an (Billing), dan p embay aran (Payment).
86
Gambar 4.1 : Siklus Pemrosesan Pemesanan S AP All-in-One Keterangan: 1.
Sales Order adalah dokumen elektronik yang mencatat permintaan pelanggan untuk bar an g dan jasa. Secara umum, Sales Order dalam S AP All-in-One b erisi informasi p elan ggan dan material, harga untuk semua item
lap oran
keuangan,
tan ggal
dan
jum lah
pengiriman, p emrosesan p engiriman, dan billing / pembay aran. 2.
Pada saat Sales Order dibuat, akan pengecekan
ketersediaan
barang
y ang
dilakukan d ipesan
berdasarkan tanggal p engiriman yan g diin ginkan pelanggan.
87 3.
Outbound Delivery atau Surat Jalan merup akan proses dasar y ang dilakukan ketika barang yang tertera p ada Sales Order akan dikeluarkan dar i gudan g.
4.
Transportation dapat direncanakan dan d ilaksanakan dengan memp ersiapkan terlebih dahulu alat – alat transportasi y ang akan digunak an untuk mendukung proses p engiriman barang.
5.
Picking m erup akan p roses p emindahan baran g y ang diminta p elanggan dari gud ang ke area p engiriman barang.
6.
Goods Issue akan mengurangi jumlah stok y ang ada di gudang dan m enguran gi jumlah inventory y ang ad a di balance sheet lalu akan dicatat kedalam do cument flow.
7.
Billing / tagihan y an g dibuat berdasarkan p en giriman akan melakukan transfer data ke bagian financial accounting
8.
Payment
processing
berisi
account
receivable
(piutang) yang dibay arkan oleh p elanggan sesuai dengan besarny a jumlah tagihan p ada dokumen Billing.
88 4.1.1.1.2 Keunggulan Sales Order Management SAP Allin-O ne
Quotation and O rder Management SAP ERP meny ediakan bany ak varian p roses atau transaksi, dan fitur, melip uti : •
Cash sales
•
Ship-to-order
•
Make-to-order
•
Engineer-to-order
•
Empties
•
Batch processing
•
Serial number processing
•
Payment card processing
•
Third-party delivery processing
•
Complaint handling
•
Returns
Inq uiries
Membantu dalam membu at dan memp roses p ermintaan pelanggan.
Quo tations
Membantu dalam membuat d an m emproses penawaran harga
89 Follow-Up Order Membuat sebuah order sebagai dokumen fo llow-up dari penawaran, meny alin data dari quotation ke dalam pesanan
dan
membuat
dua dokumen
transaksi,
quotation dan order.
Automatic Partner Determination
Menentukan secara otomatis partner yang terlibat dalam transaksi penjualan, contohny a •
Ship-to-party
•
Bill- to-party
•
Payer
•
Contact person
•
Employee responsible
Autom atic Text H and ling Menentukan dan mengatur teks p ada header dan tingkatan item.
Pricing & Tax
Menentukan secara otomatis berbagai jen is dari kondisi, seperti harga baran g, untuk p elanggan, dan kontrak khusus, barang gratis, p enambah an biaya, pengurangan biay a, ongkos kirim, pajak, dan lainny a.
90 o Kalk ulasi harga fleksibel : Mesin
flek sibel
menentukan
har ga
ber dasarkan pada criteria apapun yang diin ginkan. o Price List: Har ga khusus per pelan ggan dapat dibuat.
Payment Card Processing
Bekerja den gan kartu pembay aran, seperti kartu kredit dengan menyalin infor masi k artu pembay aran dari data master customer di dalam p esanan dan dokumen penjualan lainnya. Credit Management a nd Credit Check
Membatasi resiko finansial den gan m elakuk an cek kredit y ang dap at mempengaruhi pemrosesan transaksi dan
pengaturan
hubun gan
workflow
untuk
member itahukan kep ada merek a y an g bertan ggung jawab.
Product Listing & Ex clusion
Menampilkan daftar produk dari p elan ggan khusus yang diperbolehkan atau tidak untuk membeli.
91 Product Substitution Memudahkan pergantian dari p roduk secara otomatis dalam dokumen p enjualan selama pemrosesan sales order berdasarkan aturan y ang ditetap kan.
Free Good s
Menawarkan free item p ada p enjualan d ari barang tertentu atau tidak dikenakan biay a untuk penjualan tertentu pada p elanggan.
Minimum Order Qua ntity Check
Memeriksa tingkatan produk secara otomatis untuk menentukan ap akah telah mencap ai kuantitas minimum pesanan.
Product Co nfiguratio n
Mencakup pengaturan p roduk, diman a v arian y ang tersedia berbeda. Contohnya sebuah PC, mobil, atau sebuah mesin cetak.
Ava ilability Check
Memeriksa sebuah p roduk ap akah dap at dikonfirmasi di dalam sales order. Ter gantun g kepada ap akah stok tersedia, dapat dip roduksi, atau dibayar p ada saat itu juga. Produk ini diberikan dalam jum lah y ang
92 dibutuhkan, dan kebutuhan available-to-promise (ATP) dikirimk an ke bagian p roduksi atau purchasing.
o ATP Check SAP ERP m enangani availab ility check secara online untuk sales order, mencak up penjadwalan pen girim an dan transportasi, dan hasil inform asinya dikir im balik ke sales o rder o Ava ilability Inform ation Menam pilkan ketersediaan pro duk untuk item
yang ada di transaksi penjualan
(contoh; quotation). Produk ter sebut tidak dip esan, dan kebut uhan tidak dikim kan ke bagian pro duk si atau purchasing.
Docum ent Flo w
Menyediakan hubungan dari dokum en yang sesudah dan
sebelumnya
untuk
transaksi y ang
dip ilih.
Contohnya production orders, deliveries, invoices, dan complaints.
93 Contract Management Co ntracts
Memudahkan memver ifikasi,
user
untuk
men injau,
dan
mengemb angkan, men girim
secara
otomatis nilai dan kuantitas dari kontrak y ang diatur per pelanggan. pelanggan
Persetujuan jan gka p anjan g d en gan
ju ga dap at
digunakan
untuk
mereka
membeli p roduk dengan p enawaran khusus sep erti harga y ang leb ih murah atau persyaratan khusus untuk pengiriman.
o Value Contracts Mengawasi persetujuan
dari pelanggan
yang akan m em esan dengan kebutuhan khusus dari suatu pro duk selam a per io de yang ditentukan o Qua ntity Contracts Mengawasi persetujuan
dari pelanggan
yang akan memesan produk den gan jum lah tertentu selama per iode yang ditentukan Automatic Partner Determination
Menemukan dan mencari partner y ang terlibat dalam transaksi secara otomatis. User dapat memasukkan satu
94 atau lebih partner secara manual atau otomatis melalui partner determination
Text Mana gem ent
Membuat teks, mengatur berbagai tip e teks y ang berbeda (notes, lap oran, dan teks standar) dan menentukan teks secara otomatis.
Status Mana gement
Mendokumentasikan
status p roses saat
ini dari
transaksi p ada header dan item level.
Pricing
Menentukan dan men gkalku lasikan har ga, p ajak, dan diskon.
Credit Management a nd Credit Check
Membatasi resiko finansial den gan m elakuk an cek kredit y ang dap at mempengaruhi pemrosesan transaksi dan
pengaturan
hubun gan
workflow
untuk
member itahukan kep ada merek a y an g bertan ggung jawab.
95 Payment Card Processing Bekerja den gan kartu pembay aran, seperti kartu kredit dengan menyalin infor masi k artu pembay aran dari data master customer di dalam p esanan dan dokumen penjualan lainnya.
Workflo w Management
Memp roses serangkaian urutan secara otomatis p ada sistem,
contohnya
menerim a
quotation
dan
membeb askan quotation.
Output Determ ina tio n
Fax,
email,
dan
percetakan
dokumen,
sep erti
konfirmasi penjualan, berdasarkan p ada kondisi y ang ditentukan untuk setiap tip e outp ut dan
p erantara
pemrosesan Pricing and Prod uct Configuration
Mencakup pengaturan p roduk, diman a v arian y ang tersedia berbeda. Contohnya sebuah PC, mobil, atau sebuah mesin cetak.
Docum ent Flo w Menyediakan hubungan dari dokum en yang sesudah dan
sebelumnya
untuk
transaksi y ang
dip ilih.
96 Contohnya production orders, deliveries, invoices, dan complaints.
Co ntract Completion
Menargetkan
kuantitas
dan
nilai
dari
aturan
kelengkap an. Menentukan kap an sebuah kontrak selesai (ketika nilai tujuan tercap ai atau kontrak telah ditolak). M embuat proses tindak lanjut ketika status ini tercapai.
Billing
Merup akan tahap akhir dari transaksi bisnis dalam sales and distribution. Informasi pada billing tersedia di setiap tahap an dari p emrosesan pesanan dan pemrosesan p engiriman.
Dokumen billing sep erti invoices, credit, atau debit memos, dapat dibuat berdasarkan infor masi p esanan saja atau berdasar pada informasi p engiriman dim ana kuantitas dari invoice didapatkan dari nota p engir iman.
Pembuatan billing document dap at dilakukan den gan cara :
1. Sistem otomatis memproses daftar billing jatuh temp o sebagai tugas di balik sistem. 2. Memp roses secara manual dari worklist.
y ang
97 3. Membuat
sebuah
dokumen
billing
den gan
lan gsung.
4.1.2
Ora cle E - Business Suite
Oracle Ap p lications merupakan software ap likasi bisnis dari perusahaan Oracle. Perusahaan Oracle meluncurkan Oracle E Business Suite Release 12 (R12), pada bulan Februari 2007 kemarin. Dengan ad any a Oracle E - Business Suite 12.1, Oracle member ikan komitmen dalam dukungan sepanjang waktu, rencan a jangka p anjang untuk menyediakan p eningk atan ke dalam investasi perusahaan di dalam aplikasi Oracle. Oracle E - Business Suite 12.1 tersedia dalam semua jen is dan ukuran perusahaan, menjangkau semua industri dan daerah den gan sebuah landasan
bisnis
global, yaitu men gurangi biay a dan
meningkatkan produktivitas melalui sebuah p engalam an ker ja d ari solusi y ang bernilai, p roses bisnis y ang terintegrasi dan solusi y ang berfokus p ada industri. Dengan Oracle E - Busin ess Suite, p erusahaan dapat : •
Memp eroleh keuntungan yang signifik an dan jelas den gan solusi y ang berdiri sendiri dan saling men gisi.
•
Melakukan
investasi dengan
car a menstandarisasi dan
menyederhanakan den gan p roses bisnis terintegrasi den gan men gurangi biaya dan kompleksitas sistem.
98 •
Memp erkokoh posisi kompetitif dengan solusi industri y ang dibangun berdasarkan tujuan dan memberikan n ilai tambah yang lebih b esar darip ada perusahaan lainny a.
•
Kesesuaian dengan proses bisnis Dengan
m en ggunakan
E-
Business
Suite,
p erusahaan
mendap atkan : o Pengalam an
akan
intelijensi
bisnis
yang
terintegrasi - M emp eroleh sebuah p andangan dari awal samp ai akhir yang jelas melalui semua lini bisnis perusahaan, mengendalikan kiner ja den gan keu an gan dan
informasi
operasional
y ang
konsisten,
menyediakan infor masi y ang r elev an, jelas dan lengkap kep ada setiap karyawan y ang berhubungan den gan peranan mereka masin g m asin g. o Platform bisnis global yang mudah diadaptasikan – Mengop erasikan bisnis secara global tetap i ju ga menjalankan y ang lokal, memp erluas proses bisnis glob al
d engan
Architecture,
Oracle
mendukung
Ap p lication
Integration
op erasional
p erusahaan
dalam waktu 24 jam 7 hari. o Strategi aplikasi
berfokus pada
Melindungi
inv estasi
memperluas
nilai
perusahaan dari
pelanggan y ang
ap likasi
-
bernilai,
p erusahaan,
menyesuaikan perusahaan untuk menuju ke perubahan berikutnya.
99 •
Rincian Solusi o Solusi Rapid Value o Memaksimalkan
nilai
bisnis
d en gan
men ghubun gkan dan men gop timalkan p ersediaan, permintaan
dan
jalur
ran can gan
d en gan
men ggunakan solusi perencanaan rantai n ilai di dalam Oracle Supply Cha in Management. o ROI y ang cepat dan secar a ef ektif mengatur pembay aran kinerja d alam jangka glob al d en gan Oracle Incentive Compensation. o Meningkatkan
efisiensi
op erasional
dan
keunggu lan d alam manajemen persediaan untuk bersain g di lin gkun gan bisnis den gan men ggunakan Oracle Warehouse Management (WMS) o Memp eroleh waktu y ang cep at untuk menilai dan men gurangi waktu p ersiapan serta jumlah biaya kep emilikan dengan analisis secara terintegrasi ke dalam sistem transaksi yang mencakup analisis pengeluar an dan p engad aan, human resource dan analisis Talent Manag ement, analisis p roy ek, dan analisis keu an gan. •
Proses Bisnis Terintegrasi o Meningkatkan peramalan akan p erkiraan biaya dan menjad ikan sumber p engambilan keputusan y ang
100 lebih
baik
den gan
Oracle
Landed
Cost
Management. o Meningkatkan kecerdasan dalam integrasi proses bisnis den gan
men gurangi resiko d an biaya
imp lementasi. •
Purpose-Built Industry Solutions o Meningkatkan p eramalan d ari ROI untuk dana promosi dan efek dari p erubahan h ar ga supp lier dengan Oracle Supplier Ship and Debit, d an Oracle Price
Protection
untuk
distribusi
secara
menyeluruh. o Membuang data dan situs p roduk y ang tidak len gkap dan konsisten dengan men gumpulkan semua informasi produk dan situs dari sistem Oracle Site Hub dan Oracle Product Information Management for Retail. o Mengurangi kelebihan biaya pengeluaran operasi (operating exp ense) dengan Project Accounting. o Mengatur aliran kas d an m emastikan subkontraktor dap at
memuaskan
dalam pemberian
kontrak
dengan Subcon tractor Pa yments for Eng ineering & Construction.
101 4.1.2.1 Modul Ora cle E – Business Suite Modul di dalam Oracle E - Busin ess Suite ini terdiri d ari Order Management, Perencanaan Supply Chain, M anufaktur, Human Resource Managemen t System (HRM S), Financial. Modul y ang dibahas dalam ruan g lingkup ini y aitu pada OM (Order Management).
4.1.2.1.1 Sales Order Management
Gambar 4.2 : Siklus Sales Order Management Oracle EBusiness Suite Ord er Entry Karyawan p erusahaan men catat p emesanan lewat telep on, atau secara langsung. Pemesanan standar biasany a melip uti: •
Nam a Customer
•
Nam a Material
102 •
Quantities
•
Har ga Sat uan
•
Tanggal Kir im
•
Inform asi proses shipp ing
•
Inform asi Tagihan(Billing)
Shipping Pada p roses shipping ini pertama tama dikelomp okkan dulu beberap a fungsi p engirim an yang relevan sep erti, penentuan jalur p engiriman, p oin atau temp at berhenti, dan p enjadwalan yang direfer ensikan berd asar pada Sales Order. Setelah itu di Bagian Gudan g akan mengawasi hari mulainy a p engiriman, dan membuat Surat Jalan. Setelah itu dilakukan proses Picking, Packing, dan Goods Issue. Proses Picking y aitu dilakukan
pemilihan
baran g
yang
akan
dikirim
dan
dikelompokkan menurut pelanggannya. Pada saat Packing, maka bar ang –baran g y ang sudah dip ilih, d ibun gkus baik men ggunakan kotak ataup un kardus, setelah itu akan dibawa ke truk transp ortasi. Pada tahap akhir Shipping ini dilakukan Post Good Issue sebagai tanda bahwa semua baran g telah dikirimk an dan semua p roses telah komplit, dan stok barang yang ada di Gudan g akan dikuran gi ju mlahny a. Billing Digunak an untuk melakukan tagihan kepada p elan ggan y ang telah mener ima baran g yang telah dikirimkan kep adany a.
103 Clo se Order Tahap an akhir dari siklus Order Management ini y aitu mencatat hasil dan jumlah p embay aran dari p elan ggan dan memasukkanny a ke Jurnal Besar.
104
4.2 Kesesuaian dengan Proses Bisnis Perusahaan 4.2.1 No
1
Fit / Gap Analysis Requirement
Rank
Oracle E Business Suite (A)
SAP Allin-One (B)
Comment
M
P
P
A & B : Ketika akan membuat sales
A & B: Dengan
terintegrasi antara
order dengan waktu pengiriman
menggunakan add on yang
penjualan dan
yang diminta oleh pelanggan maka
akan menghubungkan antara
persediaan barang
chief counter dapat melihat apakah
bagian gudang dan penjualan
(make to stock & make
jumlah barang tersedia atau tidak
.
to order)
dengan menampilkan jumlah barang
Sistem yang
yang tersedia
Alternative
105
No
2
Requirement
Sistem mampu untuk
Rank
M
Oracle E Business Suite (A) F
SAP Allin-One (B) F
Comment
A & B : Saat ini belum
menyediakan laporan
terkonsolidasi dengan baik sehingga
penjualan dengan tepat
laporan penjualan dapat terlambat
waktu setiap awal
sampai dengan akhir bulan
bulannya.
berikutnya.
(make to stock & make to order)
M asalah ini dapat diselesaikan sebab dengan menggunakan ERP maka sistem akan terintegrasi dan mempunyai suatu siklus yang jelas sehingga kita dapat melihat hasil laporan secara real time.
Alternative
106
No
3
Requirement
Rank
Oracle E Business Suite (A)
SAP Allin-One (B)
Comment
Pencatatan isi transaksi
M
F
F
A: Pembuatan DO (Delivery Order),
yang konsisten antar
didasarkan pada nomor dari order transaction, sehingga barang dan
bagian.
jumlah barang yang dikirim sesuai
(make to stock & make
dengan permintaan yang tertera pada
to order)
order transaction. B: Pembuatan DO (Delivery Order), didasarkan pada nomor dari SO (Sales Order), sehingga barang dan jumlah barang yang dikirim sesuai dengan permintaan yang tertera pada SO.
Alternative
107
No
4
Requirement
Sistem dapat
Rank
Oracle E Business Suite (A)
SAP Allin-One (B)
Comment
M
F
F
A: Adanya scheduling across orders
melakukan perhitungan
dengan menggunakan standart line
kapan barang yang
sehingga memperhitungkan ATP (
dikirim dapat sampai ke
available to promise)
tangan pelanggan. (make to stock & make
B :Adanya Shipment Scheduling
to order)
pada SAP All-in-One yang terdiri Backward Scheduling dan Forward Scheduling, sehingga dapat dilakukan perhitungan waktu untuk pengiriman sehingga barang sampai di tempatnya tepat waktu.
Alternative
108
No
5
Requirement
Sistem dapat
Rank
M
Oracle E Business Suite (A) F
SAP Allin-One (B) F
Comment
A: Adanya scheduling across orders
memberikan jawaban
dengan menggunakan standart line
mengenai tanggal
sehingga memperhitungkan ATP (
pengiriman yang
available to promise)
diminta. (make to stock & make
B : Backward Scheduling di dalam
to order)
SAP yang mampu untuk melakukan perhitungan tersebut sehingga dapat menjawab apakah barang tersebut dapat sampai tepat waktu pada tanggal yang diminta oleh pelanggan.
Alternative
109
No
6
Requirement
Sistem dapat
Rank
L
Oracle E Business Suite (A) P
SAP Allin-One (B) F
Comment
Alternative
A: Saat ini hal tersebut belum A : Dengan menggunakan
menyediakan sales
tersedia di dalam perusahaan.
order berdasarkan
Ada di dalam order transaction
contract pelanggan.
yang mengkomodasi dengan
(make to stock & make
memasukan nomor kontrak dalam
to order)
order transaction
B : Saat ini hal tersebut belum tersedia di dalam perusahaan. Ada di dalam sales order yang mengakomodasi dengan memasukan nomor kontrak dalam sales order.
add on sales contract.
110
No
7
Requirement
Sistem dapat
Rank
M
Oracle E Business Suite (A) F
SAP Allin-One (B) F
Comment
A: Terdapat work flow yang
melakukan pembedaan
menjelaskan urutan alur dokumen
antara Sales Order
beserta statusnya, sehingga user
yang telah dibuat Surat
dapat membedakan order
Jalan dan Sales Order
transaction mana yang belum dan
yang belum dibuat
yang sudah dibuat Surat Jalan.
Surat Jalannya. (make to stock & make
B: Terdapat Document Flow yang
to order)
menjelaskan urutan alur dokumen beserta statusnya, sehingga user dapat membedakan Sales Order mana yang belum dan yang sudah dibuat Surat Jalan.
Alternative
111
No
Requirement
Rank
8
Sistem dapat melayani
M
Oracle E Business Suite (A) F
SAP Allin-One (B) F
Comment
Alternative
A&B :M enyediakan best practice
pemrosesan transaksi
dalam bentuk urutan kegiatan yang
penjualan yang cepat.
akan
(make to stock & make
penjualan
to order)
dilakukan
dalam
proses
-Pelatihan terhadap setiap user sebelum implementasi sistem, sehingga user dapat meminimalisasi kesalahan yang terjadi pada saat menjalankan siklus penjualan
112
No
9
Requirement
Sistem dapat
Rank
M
Oracle E Business Suite (A) F
SAP Allin-One (B) F
Comment
A: Ketika order entry maka akan
mengakomodasi
dilakukan availability check apabila
pengiriman parsial.
barang tidak tersedia maka akan
(make to stock & make
dikirim secara parsial tetapi harus
to order)
dilakukan secara manual mengklik tombol availabity.
B: Ketika membuat sales order maka akan dilakukan availability check apabila barang tidak tersedia. Apabila pelanggan ingin dikirimkan barang secara keseluruhan maka pesanan dapat dikirim sesuai dengan tanggal di availability check atau barang dapat dikirim secara parsial sesuai dengan tanggal yang dimintanya.
Alternative
113
No
10
Requirement
Sistem dapat melakukan peramalan
Rank
M
Oracle E Business Suite (A) P
SAP Allin-One (B) P
Comment
A: Hanya dapat menampilkan data berupa report saja.
Alternative
A & B : Harus menambahkan add on untuk
penjualan (sales forecasting).
B: M enggunakan Sales Information
(make to stock)
System dimana di dalamnya menyediakan laporan baik berupa grafik, gambar, diagram, ataupun tabel, dengan menggunakan tool yang dapat menghasilkan bahan untuk dianalisis oleh manajer atau user.
sales forecasting
114
No
11
Requirement
Sistem dapat
Rank
M
Oracle E Business Suite (A) P
SAP Allin-One (B) F
Comment
A: Untuk secara basic bisa
mengakomodasi
dilakukan pada price list window
perhitungan penetapan
yang terdapat di form Order
harga jual.
Transaction langsung secara
(make to stock)
otomatis.
B: Terdapat Pricing di dalam Sales Order baik harga, penambahan biaya, diskon, ongkos kirim, dan pajak sesuai kondisi, yang dapat dilakukan dengan fungsi pricing otomatis, ataupun dapat dilakukan secara manual
Alternative
A : Harus menambahkan add on untuk advanced pricing
115
No
12
Requirement
Aliran dokumen yang
Rank
M
Oracle E Business Suite (A) F
SAP Allin-One (B) F
Comment
A: M enggunakan work flow untuk
tidak terputus dan dapat
mengetahui proses yang sedang
ditelusuri hubungannya
dilakukan saat ini.
antar satu dokumen
Bisa juga melalui Order Transaction
dengan dokumen
window pada tab line item di sana
lainnya.
akan terlihat status dari masing –
(make to stock & make
masing dokumen.
to order) B: M enggunakan Document Flow untuk menelusuri status dan kondisi dokumen sehingga kita dapat melihat suatu aliran dokumen yang utuh sehingga dapat menyajikan laporan.
Alternative
116
No
13
Requirement
Sistem mampu
Rank
H
Oracle E Business Suite (A) F
SAP Allin-One (B) F
Comment
A: Dapat dilakukan dalam oracle
memberikan alert
order management di bagian credit
apabila melewati batas
profile window untuk dilakukan
limit dari utang
konfigurasi menurut ketentuan
pelanggan yang telah
toleransi yang ditentukan.
ditetapkan. (make to stock & make
B: Dilakukan pada saat membuat
to order)
sales order akan dilakukan checking credit limit.
Alternative
117
No
14
Requirement
Sistem mampu
Rank
M
Oracle E Business Suite (A) P
SAP Allin-One (B) F
Comment
A: Dapat dilakukan dengan report
memberikan laporan
tetapi perlu dilakukan konfigurasi
berdasarkan jumlah
pada tahap pengimplementasian
barang yang terbanyak
sistem..
Alternative
A : Dapat dilakukan dengan add on dan customiziation report tetapi perlu dilakukan konfigurasi pada tahap
terjual dalam satu bulan.
B: Pada dasarnya report sudah
(make to stock & make
terdapat dalam SAP tetapi untuk
to order)
requirement berdasarkan jumlah barang yang terbanyak terjual dalam satu bulan harus dilakukan konfigurasi pada waktu implementasi.
pengimplementasian sistem
118
No
15
Requirement
Sistem mampu
Rank
H
Oracle E Business Suite (A) F
SAP Allin-One (B) F
Comment
A: Dapat dilakukan dengan
menangani retur produk
Create Return Lines Line Type
dari pelanggan.
dengan order category return
(make to stock & make to order)
B: Dalam produksi dan pengiriman pun sering kali terdapat beberapa keluhan yang datang dari pelanggan dan mereka melakukan retur terhadap barang tersebut. Hal ini harus dicatat untuk mengetahui sejarah keluar masuk produk. Dapat dibuat nota retur dengan menggunakan menu Sales–A/R – Return.
Alternative
119
No
16
Requirement
Sistem mampu untuk
Rank
M
Oracle E Business Suite (A) F
SAP Allin-One (B) F
Comment
A:. Dapat dilihat dan diperbaharui pada
memelihara dan
customer account.
memperbaharui data
B: Dapat dilakukan dengan konfigurasi
pelanggan.
pada fitur Business Partner
(make to stock & make to order)
Tabel 4.1 : Analisis Fit-Gap
Alternative
120 4.3 Rencana Implementasi dari Pemilihan 4.3.1
SAP All-in-One •
Tahap 1 : Pro ject Prepa ratio n.
Task #
Description
1
General
Results
Est. Duration
Project
5 hari
Managem ent 1-1
Pemberian tanggung
2 hari
-M emp eroleh jawab
penjualan
informasi proses
tentang
p enjualan,
pelanggan, jadwal, proses bisnis. - Resiko p roy ek dinilai 1-2
Menentukan
-
Klarifikasi 2 hari
organ isasi proyek
tanggun g
jawab
dan tugas p roy ek secara internal 1-3
Melakukan kick off di dalam internal
2
Membicarakan 1 hari
rencana proyek
Persiapan
2 hari
mulainya proyek 2-1
Membicarakan
-
Konfirmasi 1 hari
dengan p elan ggan
ketersediaan perangkat
keras
dan sumber daya
121 -
Konfirmasi
tanggal dan agenda untuk
memulai
proyek 2-2
- Memulai rap at 1 hari
Membuat presentasi
awal awal
p resentasi
dengan agenda dan
proyek
rencana proyek 3
Rapat Permulaan
3-1
Rapat permulaan
1 hari - Memulai rap at 1 hari awal -
Memperoleh
kesepakatan
dari
ekspektasi pelanggan
dan
kebutuhan
yang
penting -
M ematangkan
rencana
p roy ek
dan jadwal waktu 4
Pemberian
dan
2 hari
pemasangan so ftwa re 4-1
Memberikan
-
Memperoleh 1 hari
software
persetujuan
yang
122 telah ditandatangan i 4-2
Pemasangan All-in-One
SAP
- Fungsional SAP 1 hari All-in-One
dan
diinisialisasi dengan melakukan demo
pada
hardware klien 5
Tahap
-Menutup
1 hari
Peninjauan
tahap
Proyek
preparation
project
Tabel 4.2 : Project Preparation SAP All- in-One (Referensi: S AP All-in-One Accelerated Implementation Program Version 1.0)
123 •
Tahap 2 : Business Blueprint
Task #
Description
1
General
Results
Est. Duration
Project
2 hari
Managem ent 1-1
M engkaji
ulan g -M engkaji
rencana p roy ek
ulan g 1 hari
detik – detik pada saat
rap at
permulaan - Rencana p roy ek dip erbaharui berdasarkan
hasil
rap at awal 1-2
M enjadwalkan
-
Kebutuhan
p ersy aratan bisnis persyaratan dengan
melalui
mengadak an
direncanakan
/ 1 hari
bisnis
workshop
workshop 2
Pengumpulan
6 hari
kebutuhan bisnis 2-1
M elakukan
- Kebutuhan bisnis 3 hari
workshop
ditentukan dari area
p engump ulan
detil dari :
kebutuhan bisnis
* p enjualan * p elap oran -
Kebutuhan
124 dijelaskan karena : *
otorisasi
dan
kep emilikan d ata * migrasi data *
tampilan
kesatuan
dan
poin
–
poin * kinerja sistem 2-2
M embuat Business Blueprint
Semua
data 3 hari
berhubungan
(
persyaratan, solusi, keterbatasan
dan
celah) didokumentasikan di dalam dokumen Business Blueprint 3
Meninjau
2 hari
Blueprint 3-1
M eninjau
dan - Kelayakan dari 1 hari
mendiskusikan
kebutuhan
bisnis
Business Blueprint
dan
teknis
ditentukan. - Keterbatasan dan celah dibentuk dan solusi
atas
hal
125 diatas. 3-2
M eninjau rencana - Rencana p roy ek 1 hari p royek
dip erbaharui berdasarkan tinjauan
Business
Blueprint 4
Meninjau
-
Memperoleh 1 hari
Tahapan Proyek
tahap penandatanganan proyek ditutup
Tabel 4.3 : Business Blueprints SAP All- in-One (Referensi: S AP All-in-One Accelerated Implementation Program Version 1.0)
126
•
Tahap 3 : Pro ject Realizatio n
Task #
Description
Results
Est. Duration
1
General
Project
4 hari
Managem ent 1-1
Peranan
user 2 hari
Perencanaan
-
manajemen
ditentukan
dan
perubahan
ditetap kan
pada
organ isasi
proses bisnis -
Strategi
komunikasi
pada
pengguna
akh ir
ditetap kan 1-2
Merencanakan pelatihan
- Strategi pelatihan 1 hari
end-user ditetap kan
dan admin istrator
-
Penjadwalan
persiap an pelatihan ditetap kan 1-3
Menetapkan
dan -
Item
yang 1 hari
memp ersiapkan
relevan, BP, dan
perpindahan data
keseimban gan data dari
sistem
terdahulu dibersihkan
d an
127 disarin g 2
Pengaturan sistem
10 hari
pro duksi 2-1
Pemasangan sistem - SAP All- in-One 1 hari SAP All-in-One
dengan
database
terpasang
pada
perangkat
keras
klien
bertujuan
untuk p enggunaan produksi
yang
dimaksud 2-2
Melengkap i
- Sistem SAP All- 2 hari
inisialisasi sistem
in-One diinisialisasi berdasarkan
pada
Business Blueprint dan
panduan
inisialisasi system SAP 2-3
- Sistem SAP All- 3 hari
Melengkap i pengaturan berdasarkan
sistem in-One pada dikonfigurasi untuk
Business Blueprint
penggunaan produksi berdasarkan
128 Business Blueprint 2-4
Melengkap i
- Semua item yang 2 hari
pemindahan data
berhubungan, partner bisnis dan data
diimp or
kedalam SAP Allin-One 2-5
Mengatur tampilan - Tampilan umum 1 hari yang
dap at untuk
mencetak,
fax,
diaplikasikan
men girim
email, dan lainny a diatur
dan
difungsik an 2-6
Membangun dan otorisasi
user
-daftar user dengan 1 hari otorisasi dilen gkapi dan juga user yang telah ada di sistem SAP All-in-One
3
Manajem en
2 hari
perubahan organisasi 3-1
Melakukan
- Peranan, tugas, 2 hari
perubahan
dan
komunikasi
pelatihan
manajemen
penjadwalan telah
(jika dibicar akan kepada
129 dap at diap likasikan) end user -
Vendor
pelanggan
d an telah
diinformasikan tentang penjadwalan
dan
perubahan mendatan g 4
Pengujian validasi /
4 hari
penerimaan
sistem 4-1
Memelihara daftar
- mendaftar semu a 2 hari
master proses bisnis inti p roses bisnis yang berhubungan untuk
p embuatan
SAP All-in-One 4-2
Melakukan
- semua p roses dari 2 hari
pengujian
daftar
master
validasi/p enerimaan proses bisnis telah proses
bisnis dijalankan di dalam
dengan
sistem dan dikaji
mengadak an
ulang
workshop
- data y ang diimp or melalui pemindahan
data
130 telah diverifikasi - perubahan pada pengaturan
dan
ruang lingkup telah didokumentasi 5
Pengujian sistem
5-1
Menentukan
jenis
pengujian
5-2
4 hari -
perencanaan 2 hari
dan pengujian
d an
ruang lingkup
jenisny a dibentuk
Memp ersiapkan
-
suasana p engujian
database produksi
salinan
SAP
dari 1hari
All- in-One
dibuat
dan
diinisialisasikan dalam uji sistem SAP All-in-One 5-3
Menjalankan
-
semua
perencanaan
pengujian
pengujian
diselesaik an
jenis 3 hari telah
dengan baik 5-4
Meninjau hasil tes -
Hasil
dan p erubahan yang perubahan perlu
dan 1 hari yang
perlu dikaji ulang - Rencana p roy ek dip erbaharui
131
6
Perencanaan pendukung
3 hari dan
“Cut-O ver” 6-1
6-2
Menjelaskan
- Rencan a cut-over 1 hari
rencana ‘ cut-over’
dijelaskan
Merencanakan
- semua prosedur 1 hari
strategi p endukung
pendukung
dan
hubungan ditentukan 6-3
administrator 1 hari
Administrasi
-
perencanaan sistem
sistem
ditujukan;
tugas dan tan ggun g jawab dijelaskan 7
Tahap Peninjauan Proyek
Memperoleh 1 hari
tahap penandatanganan proyek ditutup
Tabel 4.4 : Project Realization SAP All- in-One (Referensi: S AP All-in-One Accelerated Implementation Program Version 1.0)
132 •
Tahap 4 : Final Preparatio n
Task #
Description
1
General
Results
Est. Duration
Project
2 hari
Managem ent 1-1
Konfirmasi
- Penjadwalan dan 1 hari
p erencanaan
perencanaan
p elatihan
pelatihan dikonfirmasi
dan
dibicar akan k epada user 1-2
M eny elesaian
- Rencana cut-over 1 hari
rencana cut-over
dimatan gkan
dan
diberitahukan kep ada end user 2
Pelatihan
6 hari
2-1
Pelatihan key-user
- Key user dilatih
2-2
Pelatihan
-
administrator
dilatih
3 hari
Administrator 3 hari
3
Kesediaan sistem
3 hari
3-1
M elengkapi
- semua p engaturan 1 hari
administrasi
sistem administratif
sistem
diselesaik an -
instalasi
SAP
klien
All-in-One
diselesaik an
133 3-2
M elakukan p engecek an Live
4
Cut-over
4-1
M ematangkan
- Pengecek an d aftar 2 hari Go- Go-Live diselesaik an 3 hari -
meny elesaikan 2 hari
p emrosesan sistem pemeliharaan terdahulu
master
data
dan
transaksi terdahulu sebelum sore hari di hari terakh ir cutover -
p erubahan
-
perubahan signif ikan
sejak
perpindahan
data
didokumentasikan dan telah diimp or ke SAP All-in-One 4-2
M elakukan over
cut -
p embukaan 1 hari
penyeimbangan yang dikir imkan ke sistem SAP All-inOne
134 5
Tahap
-
Memperoleh 1 hari
Peninjauan
tahap
Proyek
penandatanganan proyek
Tabel 4.5 : Final Preparation S AP All-in-One (Referensi: S AP All-in-One Accelerated Implementation Program Version 1.0)
135 •
Tahap 5 : Go Live a nd Support
Task #
Description
1
Dukungan
Results
Est. Duration 15 hari
produksi 1-1
M eny ediakan
- Konsultan SAP 15 hari
dukungan
di
temp at tahap
All-in-One
di
selama tempat awal
secara
Go- lan gsung
Live
menjawab
jika
terdap at masalah 1-2
M eny elesaikan
-
p ermasalahan
permasalahan yang
bisnis
ataup un belum
teknis
yang terselesaikan
gentin g 2
Semua N/A
dituntaskan
Penutupan
1 hari
proyek 2-1
M engadakan rap at
- Rencana p roy ek 1 hari
p enutupan p royek
dikaji u lan g - Semua milestones diselesaik an dengan sukses -
”Review
Optimization Conference”
and
136 dijadwalk an - Pelanggan telah menandatangani penerimaan
akhir
proyek 3
Perbaikan secara
1 hari
berkelanjutan 3-1
M engawasi sistem
-
Semua N/A
permasalahan dicatat -
Peningkatan
untuk
kinerja,
fungsional, kegun aan,
dsb
dicatat 3-2
M elakukan ”Review
-
”Review
and 1 hari
and Optimization
Optimization
Conference”
Conference”
terselesaikan -
Pengumu man
daftar
Go
Live
terselesaikan Tabel 4.6 : Go Live and Support SAP All-in-One (Referensi: S AP All-in-One Accelerated Implementation Program Version 1.0)
137
Berdasarkan informasi dari Accelera ted SAP Book y ang kami cantumkan diatas, maka didap atkan total akhir sebany ak 82 hari untuk menyelesaikan kelima tahapan p roy ek p ada SAP All-in-One. Menurut penulis, waktu 82 hari tersebut merup akan total waktu efektif yang digunak an oleh p ara an ggota tim. Dap at kita lihat pada tahap 3 (Project Realization) untuk bagian Task 1-1 y akni p erencan aan manajemen p erubahan organisasi yang hany a dilakukan dalam 2 hari. Pada kenyataannya, untuk melakukan perencanaan / rapat manajemen perubahan organisasi tidak mudah dan cepat untuk dilakukan dalam waktu y ang singkat, maka dari itu perlu disiapkan materi / bahan-bahan y ang terkait terlebih dahulu agar rapat perencaaan tersebut berjalan efektif dalam waktu 2 hari. Oleh k arena itu, penulis menyimpulkan bahwa total waktu 82 hari tersebut sebagai waktu efektif y ang dip akai oleh para an ggota tim dalam melakukan lima tahapan SAP All-in-One.
4.3.2
Ora cle E - Business Suite •
Tahap 1 : Definition
Task Nam e 1 Project Initiation
Duration 4 hari
1.1 Project Plan & Organization Setup
1 hari
1.2 Project Charter Signin g
1 hari
1.3 Project Environment Prep aration
2 hari
Tabel 4.7 : Definition Oracle EBS (Referensi: Project Guide for Oracle RAC Implementation, Oracle Application Implementation)
138
•
Tahap 2 : Operation Analysis
Task Nam e 2 Requirem ent Analysis
Duration 5 hari
2.1 Order Management
3 hari
2.2 Bluep rint Confirmation& Sign Off
2 hari
3 Data Collection 3.1 Customer
7 hari 7 hari
Tabel 4.8 : Operation Analysis Oracle EBS (Referensi: Project Guide for Oracle RAC Implementation, Oracle Application Implementation) •
Tahap 3 : Solution Design Task Nam e 4 Team Training & Solution Design
Duration 12 hari
4.1 Order Management
3 hari
4.2 Oracle SQL & PL/SQL
1 hari
Oracle Ap plication System 4.3 Administration
1 hari
4.4 Oracle Report Builder
1 hari
4.5 Conduct CRP
3 hari
4.6 GAP Analysis
2 hari
Proposed Solution Confirmation & Sign 4.7 Off Tabel 4.9 : Solution Design Oracle EBS
1 hari
139 (Referensi: Project Guide for Oracle RAC Implementation, Oracle Application Implementation) •
Tahap 4 : Build
Task Nam e
Duration
5 Master Data Conversion
2 hari
6 Solution Development ( Using DEV)
17 hari
6.1 Project Environment Preparation
2 hari
6.2 Apply Security M atrix
1 hari
6.3 Up load M aster Data
1 hari
6.4 Prototyping Configuration
2 hari
6.5 Define Customization Sp ecification
1 hari
6.6 Customization Develop ment
7 hari
6.7 Conduct CRP
2 hari
6.8 Prototype Confirmation and Sign Up
1 hari
7 Solution Deployment
4 hari
7.1 User Procedure Documentation
1 hari
7.2 Apply All Customization
1 hari
7.3 Conduct CRP (Pra Go-Live)
2 hari
Tabel 4.10 : Build Oracle EBS (Referensi: Project Guide for Oracle RAC Implementation, Oracle Application Implementation)
140 •
Tahap 5 : Tra nsition Task Nam e
8 G o-Live
Dura tion
6 hari
8.1 End User Training
3 hari
8.2 Beginnin g Balance & Cut Off
2 hari
8.3 Go-Live
1 hari
9 DBA Training
4 hari
9.1 Op erating Sy stem
2 hari
9.2 Oracle Database Fundam ental
2 hari
Tabel 4.11 : Transition Oracle EBS (Referensi: Project Guide for Oracle RAC Implementation, Oracle Application Implementation) •
Tahap 6 : Prod uction
Task Nam e 10 Post G o-Live
Duration 17 hari
10.1 Customization Develop ment
7 hari
10.2 Supp ort
10 hari
Tabel 4.12 : Production Oracle EBS (Referensi: Project Guide for Oracle RAC Implementation, Oracle Application Implementation)
141 Pada saat Post Go-Live,
konsultan tetap tinggal di dalam
p erusahaan untuk menuntun p erusahaan selama awal waktu setelah ber ganti ke sistem y ang b aru untuk melihat ap akah sistem telah dap at berjalan secara op timal.
Dari waktu imp lementasi den gan men ggunakan Oracle AIM in i, maka total hari yang dibutuhkan adalah 78 h ari ker ja.
Kesimpulan dari perbandingan waktu implementasi : -
Dalam hal waktu dan kecepatan maka dap at disimp ulkan bahwa Oracle EBS memiliki jan gka waktu implementasi dan p eny esuaian yang lebih cep at dari SAP All-in-One.
4.4 Analisis Biaya dan Manfaat Sistem 4.4.1
Analisis Biaya Dalam melakukan rencana imp lem entasi suatu sistem, tentu diperlukan p ersiap an y ang perlu dilakukan o leh menejemen p erusahaan. Salah satunya adalah faktor biay a. Mengin gat biaya merupakan faktor p enting dan tidak dap at dihindari dalam melakukan implementasi suatu sistem. Oleh karena itu, kami akan melakukan perhitungan biaya dalam melakuk an imp lementasi SAP All-in-One d an Oracle E - Business Suite.
142 Perhitungan biaya yang digunakan pada rencana implementasi sistem SAP All- in-One berdasarkan infrastruktur dan konsultan yang telah diuraikan d i atas adalah sebagai berikut : Kurs $1 Dolar adalah Rp 9.300 berdasarkan har ga bulan Janu ari 2010. •
Konsultan dihitung man days : $300/hari $300 x 82 x Rp 9.300
•
1 SAP server 1 x $11.900 x Rp . 9300
•
= Rp 110.670.000
1 Windows server 1 x Rp . 27.650.000
•
= Rp 228.780.000
= Rp 27.650.000
License SAP untuk 7x $ 6000 x Rp 9300
= Rp 390.060.000
Keterangan: Konsultan y ang akan digun akan d alam rencana imp lementasi S AP All-in-One ini ad alah : •
3 Oran g konsultan f ungsional
•
1 Oran g konsultan basis
•
1 Oran g konsultan ABAPer
143 Perhitungan biaya yang digunakan pada rencana implementasi sistem Oracle E - Business Suite berdasarkan infrastruktur dan konsultan y ang telah diuraikan di atas adalah seb agai berikut : Kurs $1 Dolar adalah Rp 9.300 berdasarkan har ga bulan Janu ari 2010. •
Konsultan dihitung man days : $260/hari $260 x 78 x Rp 9.300
•
1 server 1 x $11.900 x Rp . 9300
•
= Rp 110.670.000
1 Windows server 1 x Rp . 27.650.000
•
= Rp 188.604.000
= Rp 27.650.000
License Oracle untuk 7x $ 4595 x Rp 9300
= Rp 299.134.500
Keterangan: Konsultan yang akan digunakan dalam rencana implementasi Oracle E-Business Suite ini adalah : •
3 Oran g konsultan f ungsional
•
1 Oran g konsultan basis
•
1 Oran g program mer
144 Perhitungan biaya secara k eseluruhan untuk SAP All-in-One dan Oracle E - Business Suite.dapat dilihat pada tabel di bawah in i :
SAP All-in-One
Ora cle E - Business Suite
A.Development Effort 1. Konsultan
228.780.000
188.604.000
110.670.000
110.670.000
2. Windows Server
27.650.000
27.650.000
3. Network
20.250.000
20.250.000
390.060.000
299.134.500
55.800.000
55.800.000
7 x20.000x3 har i
420.000
420.000
2. Uang Makan 7x30.000x3 hari
630.000
630.000
834.260.000
703.158.500
B New Hardware 1. Server
C New Software 1. License 2. License Database Oracle D User Training 1. Uang Saku
Total
Tabel 4.13 Perhitungan B iay a SAP All-in-One d an Oracle E - Business Suite
145 Biaya O perasional Dalam melakukan implementasi, PT. Blazer Indo Garmen akan men galami pembeb anan biay a operasional y aitu biaya license setiap tahunny a. Perhitungan biaya beban op erasional p er tahun untuk license SAP adalah 17% dari biaya initial cost yan g dihitung berdasarkan jumlah user adalah sebesar $6000 p er user. Jumlah user SAP p ada PT. Blazer Indo Garmen ad alah 7 user. Dengan dem ikian p erhitungan biay a operasional untuk license SAP p ada PT. Blazer Indo Garmen per tahun: Biay a Op erasional = 17% x biaya initial cost = 17% x ($6000 x Rp 9.300, 00 x 7 user) = 17% x Rp 390.600.000,00. = Rp 66.402.000,00 p er tahun Tabel 4.14 Biaya Op erasional SAP p er Tahun
Berikut ini adalah tabel b iaya op erasional SAP selama 5 tahun Biaya Berjalan Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
66.402.000
66.402.000
Biaya operasional license
SAP 66.402.000
66.402.000 66.402.000
per Tahun Tabel 4.15 Biay a Op erasional SAP selama 5 Tahun
146 Perhitungan biaya beban op erasional p er tahun untuk license Oracle y ang dihitung berd asarkan ju mlah user adalah sebesar $878,90 p er user. Jumlah user Oracle pada PT. Blazer Indo Garmen adalah 7 user. Den gan demikian p erhitungan biay a operasional untuk license Oracle pada PT. Blazer Indo Garmen per tahun: Biay a Op erasional = 7 user x ( $878,90 x Rp 9.300,00 ) = 7 user x Rp 8.173.770,00 = Rp 57.216.390,00 p er tahun Tabel 4. 16Biay a Operasional Oracle per Tahun
Berikut ini adalah tabel b iaya op erasional Oracle selama 5 tahun Biaya
Tahun 1
Tahun 2
57.216.390
57.216.390
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
57.216.390
57.216.390
Berjalan Biaya operasional license
57.216.390
O racle per Tahun Tabel 4.17 Biay a Operasional Oracle selama 5 Tahun
147
4.4.2
Analisis Manfaat Sistem 4.4.2.1
Meningkatkan Laba Perusahaan Dengan melakukan imp lem entasi sistem baik itu SAP Allin-One maupun Oracle E - Business Suite, dihar ap kan p erusahaan dap at mencap ai target untuk meningk atkan laba p erusahaan. Oleh karen a itu, terlebih dahulu kita harus m en getahui history p ertumbuhan pendap atan dan laba perusahaan selama 5 tahun terakhir dari tahun 2004-2008 yan g akan d igambarkan p ada tabel berikut:
TABEL PERTUMBUHAN LABA PT.BLAZER INDO G ARMEN PERIO DE 2004-2008 DALAM IDR( INDO NES IA RUPIAH) Tahun Pendapatan
Persen
La ba bersih
Persen
Kenaikan
Kenaikan
Pendapatan
Laba Bersih
2004
121.253.669.104
N/A
8.257.532.668
N/A
2005
126.112.105.258
3,85
7.548.769.862
(9,39)
2006
133.946.563.256
5,85
6.196.253.452
(17,9)
2007
142.853.284.441
6,23
6.926.489.325
11,7
2008
152.453.256.774
6,29
8.139.257.275
17,5
Referensi: Data Internal PT. Blazer Indo Garmen Tabel 4.18 Pertumbuhan Laba PT. Blazer Indo Garmen
148
Berdasarkan h istory d ata p ertumbuhan laba dari tahun 2004-2008 diperoleh rata-rata kenaikan laba bersih sebesar 1.91 % . Adap un harap an p ertumbuhan laba perusahaan 5 tahun ke depan setelah melakukan imp lementasi sistem adalah sebesar 8.41% den gan p enin gkatan mar gin sebesar 6,5% dari p ertumbuhan laba y ang selama ini telah dicap ai. Berikut ini adalah tabel p roy eksi p erkiraan pertumbuhan laba sesuai dengan harapan dan sasaran y ang ditetap kan perusahaan dengan kenaikan mar gin sebesar 6,5% sehin gga selisih k enaikkanny a sebesar 8,41% (dip eroleh dari p ersentase pertumbuhan laba yan g selama ini b erlan gsung sebesar 1,91% ditambah dengan margin kenaik an sebesar 6,5%): PT.BLAZER INDO G ARMEN SELAM A 5 TAH UN DENGAN M ELAKUKAN IMPLEM EN TAS I SISTEM DALAM IDR( INDO NES IA RUPIAH) Laba
Tahun
Persen
Selisih Kenaikan
Selisih Kenaik an 0 1 2 3 4 5
8.139.257.275
N/A
N/A
8.823.768.811
8,41
684.511.536
9.565.847.768
8,41
742.078.957
10.370.335.566
8,41
804.487.798
11.242.480.787
8,41
872.145.221
12.187.973.421
8,41
945.492.634
Tabel 4.19
Proyeksi Perkiraan Pertumbuhan Laba
149 4.4.2.1.1 SAP All-in-One Berdasarkan
analisa
Fit/Gap
diketahui
bahwa
imp lementasi SAP All In One mamp u men aikkan margin laba sebesar 6,1% (p erhitungan terdap at p ada lampiran) sehingga dap at meningk atkan p ertumbuhan laba p erusahaan sebesar 8,01% p er tahun. Berikut ini adalah perkiraan laba dan manfaat yang diperoleh dar i p ertumbuhan laba selama 5 tahun: TABEL HARAPAN PERTUM BUHAN LABA PT. BLAZER INDO GARMEN SELAMA 5 TAHUN DENGAN IMPLEMENTASI SAP ALL-IN-ONE DALAM IDR( INDONESIA RUPIAH ) Tahun
Laba
Persen
Selisih Kenaikan
Selisih Kenaik an 0
8.139.257.275
N/A
N/A
1
8.791.211.782
8.01
651.954.507
2
9.495.387.846
8.01
704.176.064
3
10.255.968.413
8.01
760.580.567
4
11.077.471.482
8.01
821.503.069
5
11.964.776.948
8.01
887.305.466
Tabel 4.20 Harapan Pertumbuhan Laba dengan Implementasi SAP All-in-One
150
Peningk atan manfaat dengan imp lementasi SAP All In One dapat dip eroleh dari harap an pertumbuhan laba diatas y aitu melalui p erkalian antara selisih kenaikan p ertumbuhan laba per tahun dengan 6,1/ 8.01. Berikut ini adalah tabel manfaat hasil dari p erhitungan tersebut:
Tahun 1 Benefit
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
496.494.693 536.263.918 579.218.659 625.614.072 675.725.760
Tabel 4.21 Manfaat Ekonomis Bersih SAP All-in-One
4.4.2.1.2
Ora cle E - Business Suite Berdasarkan analisa Fit/Gap diketahui bahwa d en gan melakuk an imp lem entasi Oracle E - Business Suite mampu menaikk an margin laba sebesar 5,5% (perhitungan terdapat p ada lampiran) sehingga dapat menin gkatkan p ertumbuhan laba perusahaan seb esar 7,41% per tahun. Berikut ini adalah p erkiraan
laba
dan
manf aat
p ertumbuhan laba selam a 5 tahun:
y ang
diperoleh
dari
151
TABEL H ARAPAN PERTUMBUH AN LABA PT.BLAZER INDO GARMEN SELAMA 5 TAH UN DENGAN IMPLEMENTASI ORACLE E - BUSINESS SUITE DALAM IDR(INDONESIA RUPIAH) Laba
Tahun
Persen
Selisih Kenaikan
Selisih Kenaikan 0
8.139.257.275
N/A
N/A
1
8.742.376.239
7,41
603.118.964
2
9.390.186.318
7,41
647.810.079
3
10.085.999.124
7,41
695.812.806
4
10.883.371.659
7,41
797.372.535
5
11.689.829.498
7,41
806.457839
Tabel 4.22 Harapan Pertumbuhan Laba dengan Implementasi Oracle E Business Suite
Peningk atan manfaat den gan implementasi Oracle E Business Suite dapat dip eroleh dar i harap an pertumbuhan laba diatas
y aitu
melalui
p erkalian
antara
selisih
kenaikan
p ertumbuhan laba p er tahun dengan 5,5/ 7,41. Berikut ini adalah tabel manfaat hasil dari p erhitungan tersebut:
Tahun 1 Benefit
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
447.659.150 480.830.692 516.460.247 591.841.962 598.585.440 Tabel 4.23 M anfaat Ekonomis Bersih Oracle E - Busin ess Suite
152
4.4.2.2
Menekan atau Mengurangi Biaya O perasional Hal selan jutnya yang diperoleh den gan implementasi sistem adalah men ekan atau men gur angi b iay a op erasional d en gan adany a p enghematan kar ena kin erja ap likasi y ang semakin efektif dan efisien.
z
Pengurangan Biaya Lembur PT. Blazer Indo Garmen memberikan b atas maksimal lembur setiap karyawan adalah 15 jam per bulan. Lembur untuk melakuk an p eny usunan lap oran p enjualan dilakukan oleh 13 orang bagian Sa les Advisor dengan rata-rata gaji pokok sebesar Rp 3.500.000,00 per bulan. Kebijaksanaan p erhitungan lembur kary awan adalah jumlah jam lembur dibagi 173 (total jam ker ja) dikali den gan gaji p okok masing-masing karyawan. Sehin gga ap abila masin g- masing kary awan melakukan lembur pada batas maksimal y aitu 15 jam p er bulan, maka berikut ini adalah p erhitungan manfaat ekonomis yang dapat dip eroleh jika an gka lembur dapat ditekan:
153
Jumlah Sales Advisor
13
Gaji Pokok
3.500.000
Biaya Lem bur per bulan untuk 1 Sales Adviso r Maksim al 15 jam kerja (15/173)* G aji Pokok)
303.468
Total Biaya Lem bur per bulan untuk 13 Sales Adviso r
3.945.087
13 * Biaya lembur per bulan untuk 1 Sales Adviso r Total Biaya Lembur per tahun 12 * Total Biaya Lembur per bulan untuk 13
47.341.040
Sales Advisor Tabel 4.24 Perhitungan M anfaat karena Pen gur an gan Biaya Lembur
Jika diasumsikan terjad i kenaikan gaji sebesar 5% per tahun, maka ber ikut p erhitungan benefit y ang did apat p erusahaan dari p enguran gan biaya lembur selam a 5 tahun dengan melakukan implementasi sistem.
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
49.708.092
52.193.497
54.803.171
57.543.330
Benefit Pengurangan 47.341.040 Lembur
Tabel 4.25 Penguran gan Lembur Selama 5 Tahun
154
z
Pengurangan Biaya Listrik Peningk atan dan p eny emp urnaan fungsi laporan yang dapat menguran gi biay a op erasional jam lembur karyawan ju ga akan berp engaruh pada p enguran gan biaya listrik. Perhitungan biaya listrik diperoleh dari situs PLN. Berdasarkan kap asitas daya y ang digunak an, PT. Blazer Indo Garmen, mak a ber ikut ini adalah tabel y ang digun akan sebagai dasar perhitungan listrik:
Biaya Listrik 1Kwh (Kilo Watt H our)
IDR 475
Ka pasitas Daya @ AC 1 PK
800 W att
1 Perso nal Com puter
400 W att
1 Lampu Penerang
36 W att
Tabel 4.26 Dasar Perhitungan Listrik
Peny empurnaan fungsi p ada p eny usunan lap oran akan membawa d amp ak p ositif bagi perusahaan y akni mampu melakukan p enghem atan biaya operasional listrik karena adanya p enekanan
jam lembur.
p enguran gan biay a lembur:
Ber ikut
ini
adalah
p erhitungan
155
Jumlah Sales Adviso r
13 karyawan
Daya yang diperlukan untuk AC per
1.600 Watt
jam (1 x 800) Daya yang diperlukan komputer untuk
5.200 Watt
13 karyawan per jam (13 x 400) Daya yang diperlukan untuk lam pu
2160 Watt
penerang per jam (10 x 216)
Daya
yang
diperlukan
untuk
AC
24.000 Watt
kom puter
78.000 Watt
selam a 1 bulan (1.600 x 15 jam) Daya
yang
diperlukan
selam a 1 bulan (5.200 x 15 jam ) Daya yang diperlukan untuk lam pu
32.400 Watt
penerang selam a 1 bulan (2160 x 15 jam)
Daya
yang
diperlukan
untuk
AC
288.000 Watt
kom puter
936.000 Watt
selam a 1 tahun (24.000 Watt x 12) Daya
yang
diperlukan
selam a 1 tahun (78.000 Watt x 12) Daya yang diperlukan untuk lam pu penerang selam a 1 tahun (32.400 W att
388.800 Watt
156 x 12) Total penghematan daya listrik 1 tahun
1.612.800 Watt
Total penghematan daya listrik 1 tahun (1.612,8 KWh x Rp 475,00)
Rp 768.930,00
Tabel 4.27 Penghematan Listrik
Karena adanya efisiensi dalam penyusunan laporan dengan melakuk an implementasi sistem, maka PT. Blazer Indo Garmen dapat memp eroleh total benefit d ari penjum lahan antara p enguran gan biaya lembur dan pengur an gan biaya listrik. Berikut ini adalah tabel p erkiraan total benefit berd asarkan p erhitungan tersebut:
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
Benefit Penguran gan Lembur
47.341.040 49.708.092 52.193.497
54.803.171 57.543.330
Penguran gan Listrik
768.930
768.930
768.930
768.930
768.930
Total Benefit
48.109.970 50.477.022 52.962.427
55.572.101 58.312.260
Tabel 4.28 Total Benefit Den gan Imp lem entasi Sistem
157 4.4.3
Manfaat yang diperoleh dari SAP All-in- One dan Oracle E -
Business Suite TARG ET
HASIL SAP ALL-IN-ONE
ORACLE E - BUSINESS SUITE
Meningkatkan
Meningkatkan
Laba Perusahaan
6,1% p er tahun
Menekan
Laba Meningkatkan
atau Mengurangi
laba 5,5% p er
tahun biay a Mengurangi biay a lembur dan
Mengurangi Biaya lembur dan p emakaian pemakaian listrik O perasional M empunyai p ractice
listrik best Terdap at Standart
SOP
( Terdap at
SOP
(
Standart
Operation Operation Procedure)
Procedure) Tabel 4.29 M anfaat y ang Dip eroleh dari SAP All-in-One d an Oracle E - Business Suite
158 4.4.4
Dampak Ekonomis Proyek
4.4.4.1 SAP All-in-One LEMB AR KERJA D AMPAK EKONOMIS IMPLEM ENTASI SAP ALL-IN-ONE DALAM RUPIAH A. Biaya Pengembangan Sistem
Rp.834.260.000
B. Arus Kas Tahunan Tahun
Total
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
496.494.693
536.263.918
579.218.659
625.614.072
675.725.760
48.109.970
50.477.022
52.962.427
55.572.101
58.312.260
= Perolehan
544.604.663
586.710.940
632.181.086
681.186.173
734.038.020
(-) Biaya Berjalan
66.402.000
66.402.000
66.402.000
66.402.000
6.402.000
= Arus Kas Bersih
478.202.663
520.308.940
565.779.086
614.784.173
667.636.020
Manfaat Ekonomis Bersih Pengurangan Biaya
C. Simple ROI ( B / 5 tahun / A) =
Rp.2.846.711.182 68,2%
159 D. Scoring, Ekonomic Impact Score
Simple ROI
0
Zero or less
1
1% - 299%
2
300% - 499%
3
500% - 699%
4
700% - 899%
5
over
Tabel 4.30 Dampak Ekonomis Proyek SAP All- in-One
160 4.4.4.1.1 RO I ( Return On Investm ent ) Berdasarkan p erhitungan pada Lemb ar Ker ja Damp ak Ekonomis, maka dapat disimp ulkan jumlah pengembalian dari inv estasi y ang dip eroleh dar i imp lementasi SAP All In One adalah seb esar 68,2 %
4.4.4.1.2 NPV ( Net Present Va lue ) Net Present Value adalah nilai mata uan g masa dep an y ang sudah didiskontokan dengan suku bunga y ang ditetapkan oleh perusahaan sebesar 6,5%, sehin gga melalui imp lementasi SAP All In One d iperoleh uang sebesar : NPV
1
= {478.202.663/ (1+6,5%) + 2 520.308.940/ (1+6,5%) + 565.779.086/ 3 4 (1+6,5%) + 614.784.173/ (1+6,5%) + 667.636.020/ (1+6,5%)5 } - 834.260.000 = 1.507.052.166
4.4.4.1.3 Payback Period Ca sh Inflo ws
Payback
0
- 834.260.000
1
478.202.663
- 356.057.337
2
520.308.940
164.251.603
3
565.779.086
730.030.689
4
614.784.173
1.344.814.862
5
667.636.020
2.012.450.882
Tahun 0
Biaya 834.260.000
Tabel 4.31 Payback Period Implementation SAP All- in-One
161
= - 356.057.337 / 520.308.940+ 1 tahun = 0.68 x 12 bulan = 8.05 = 1 Tahun 8 Bulan
Dengan
dem ikian,
dapat
disimp ulkan
untuk
men gembalikan inv estasi pada p roy ek imp lementasi SAP All In One diperlukan waktu 1 Tahun 8 Bulan.
4.4.4.1.4 IRR ( Interna l Rate o f Return ) IRR (Internal Rate of Return) merup akan angka y ang menunjukkan d iscount rate maksimal y ang dap at diterima agar sistem tidak menghasilkan keru gian. Semakin tin ggi IRR dari sebuah sistem, mak a p engaruh p erubahan suku bunga semakin kecil terhadap sistem tersebut. Berikut ini adalah p erhitungannya: Tahun Ca sh Inflo ws 0 1 2 3 4 5 IRR
-Rp834,260,000 Rp478,202,663 Rp520,308,940 Rp565,779,086 Rp614,784,173 Rp667,636,020 57%
162
4.4.4.2 Oracle E - Business Suite LEMB AR K ERJA DAMPAK EKONOMIS IMPLEMENTASI ORACLE E - BUSINESS SUITE DALAM RUPIAH A. Biaya Pengembangan Sistem
Rp 703.158.500
B. Arus Kas Tahunan Tahun Tahun 1
Total
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
447.659.150
480.830.692
516.460.247
591.841.962
598.585.440
48.109.970
50.477.022
52.962.427
55.572.101
58.312.260
= Perolehan
495.769.120
531.277.714
569.422.674
647.414.063
656.897.700
(-) Biaya Berjalan
57.216.390
57.216.390
57.216.390
57.216.390
57.216.390
= Arus Kas Bersih
438.552.730
474.061.324
512.206.284
590.197.673
599.681.310
Manfaat Ekonomis Bersih
Tahun 5
Pengurangan Biaya
C. Simple RO I ( B / 5 tahun / A) =
Rp.2.614.699.321 74,3 %
163 D. Scoring, Ekonomic Impact
Score
Simple ROI
0
Zero or less
1
1% - 299%
2
300% - 499%
3
500% - 699%
4
700% - 899%
5
over
Tabel 4.32 Dampak Ekonomis Proyek Oracle E - Business Suite
164 4.4.4.2.1 RO I ( Return On Investm ent ) Berdasarkan p erhitungan pada Lemb ar Ker ja Damp ak Ekonomis, maka dapat disimp ulkan jumlah pengembalian dari inv estasi y ang dip eroleh dar i imp lementasi Oracle E Business Suite adalah sebesar 74,3 %
4.4.4.2.2 NPV ( Net Present Va lue ) Net Present Value adalah nilai mata uan g masa dep an y ang sudah didiskontokan dengan suku bunga y ang ditetapkan oleh perusahaan sebesar 6,5%, sehin gga melalui imp lementasi Oracle E - Business Suite diperoleh uang sebesar: NPV =
=
1
{438.552.730/ (1+6,5%) + 474.061.324/ (1+6,5%)2 + 512.206.284/ (1+6,5%)3 + 4 590.197.673/ (1+6,5%) + 599.681.310/ 5 (1+6,5%) } - 703.158.500 1.447.088.350
4.4.4.2.3 Payback Period Tahun
Biaya
Ca sh Inflo ws
Payback
0
703.158.500
0
- 703.158.500
1
438.552.730
-264.605.770
2
474.061.324
738.667.094
3
512.206.284
1.250.873.378
4
590.197.673
1.841.071.051
5
599.681.310
2.440.752.361
Tabel 4.33 Payback Period Implementation Oracle E Business Suite
165
= - 264.605.770/ 438.552.730+ 1 tahun = 0.60 x 12 bulan = 6 bulan = 1 Tahun 6 Bulan Dengan
dem ikian,
dapat
disimp ulkan
untuk
men gembalikan investasi p ada proyek implementasi Oracle E - Business Suite d iperlukan waktu 1 Tahun 6 Bulan.
4.4.4.2.4 IRR ( Interna l Rate o f Return ) IRR (Internal Rate of Return) merup akan angka y ang menunjukkan d iscount rate maksimal y ang dap at diterima agar sistem tidak menghasilkan keru gian. Semakin tin ggi IRR dari sebuah sistem, mak a p engaruh p erubahan suku bunga semakin kecil terhadap sistem tersebut. Berikut ini adalah p erhitungannya: Tahun Ca sh Inflows 0 1 2 3 4 5 IRR
-Rp703,158,500 Rp438,552,730 Rp474,061,324 Rp512,206,284 Rp590,197,673 Rp599,681,310 63%
