Analisis Kelayakan Teknologi Informasi menggunakan Metode Cost Benefit Analysis dengan Microsoft Excel
Apriliya F.C., Katika P.S., M.Rahadian, Pingky S.R., Rahmadani E.R., Taufik F., Viko Basmalah W., Wachid D.S.
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected] Jurusan Informatika , Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Sebelas Maret
ABSTRAK Para pelaku bisnis berlomba-lomba menemukan cara baru untuk mengoptimalkan proses bisnis yang dimilikinya. Dari sudut pandang akuntansi, salah satu informasi yang dibutuhkan adalah manajemen biaya (cost). Createch Idea sebagai pelaku bisnis di bidang IT juga membutuhkan manajemen biaya yang dapat mengoptimalkan proses bisnisnya. Salah satu cara untuk manajemen biaya, menentukan keuntungan dari setiap alternatif yaitu dengan Cost Benefit Analysis (CBA). CBA akan membantu dalam menentukan apakah hasil yang menguntungkan dari sebuah alternatif, akan cukup untuk dijadikan alasan dalam menentukan biaya pengambilan alternatif.Perhitungan CBA meliputi perhitungan Net Present Value (NPV), Return on Investmen (ROI), Payback Period (PP), dan Internal Rate of Return (IRR).
PENDAHULUAN
mereka bersedia menyediakan anggaran untuk
Latar Belakang
berinvestasi teknologi untuk memperoleh nilai
Pada masa ini pelaku bisnis berlomba-lomba menemukan cara baru untuk mengoptimalkan proses
bisnis
memenangkan terjadilah
yang
dimilikinya
persaingan
global,
pergeseran
sehingga
teknologi mengetahui
informasi,
suatu
factor-faktor
yang
instansi
harus
menyebabkan
kegagalan dalam proyek teknologi informasi. Oleh
transactional marketing ke relationship marketing,
karena itu, diperlukan suatu strategi investasi
yaitu adanya transisi perkembangan strategi bisnis
teknologi informasi yang dapat menjamin bahwa
perusahaan dari yang semula berorientasi pada
investasi yang akan dilakukan sesuai dengan
produk
kebutuhan organisasi serta sejalan dengan visi dan
berorientasi
baru
Menurut Hackler, saat melakukan investasi
dari
menjadi
paradigma
dalam
tambah pada organisasinya.
pada
pelanggan
(customer-centric) (Barnes, 2003). Dari sudut
misi instansi terkait (2012-1-00368-KA, 2012).
pandang akuntansi, salah satu informasi yang
Sangat sulit mengukur tingkat pengembalian
dibutuhkan manajemen adalah informasi tentang
hasil dari suatu investasi teknologi informasi.
biaya (cost).
Sulitnya mengukur nilai keuntungan ekonomis
Sebuah instansi atau perusahaan kini telah percaya
bahwa
membantu
teknologi
mengembangkan
informasi dan
mampu
memajukan
operasi di instansi atau perusahaan tersebut. Maka
yang dihasilkan dari suatu teknologi informasi ini dikarenakan
hasil
dari
peningkatan
kinerja
operasional perusahaan yang bersifat intangible. (Gatot Prabantoro, 2002)
Untuk menunjukkan kelayakan suatu investasi,
harapkan
dari
penelitian
ini
adalah
dapat
terdapat beberapa metode yang dapat digunakan.
memberikan acuan kepada sebuah perusahaan atau
Metode tersebut antara lain, Net Present Value
instansi pada saat ingin mengukur kelayakan
(NPV), Payback Period, Benefit/Cost Ratio (B/C
teknologi informasi.
Ratio), Internal Rate of Return (IRR) dan Modified Internal Rate of Return (MIRR). (Abduh S. Albana,
TINJAUAN PUSTAKA
2012)
Investasi Teknologi Informasi alat
Menurut Fitzpatrick (2005, p28) “an IT
pengambilan keputusan pada saat akan melakukan
investment consists of the total life cycle cost of an
investasi
ini
entire project or project chunk that involves IT,
perhitungan
including the post-project operating cost of the
sehingga para pengambil keputusan dapat lebih
system that was implemented. The investment
baik dan lebih setal dalam memilih alternatif mana
ceases to exist when it is replaced or eliminated for
yang memberikan pengembalian yang maksimum
any reason” yang dapat diartinkan investasi TI
dengan biaya yang minimum sesuai dengan
terdiri dari total biaya siklus hidup keseluruhan
perhitungan
proyek atau potongan proyek yang melibatkan
CBA
dapat
digunakan
teknologi
menggabungkan
informasi.
berbagai
yang
sebagai
telah
Metode
macam
dilakukan
dengan
menggunakan CBA (2012-1-00368-KA, 2012).
proyek TI, termasuk biaya operasional pasca
Dalam penelitian “Analisa Kelayakan Investasi
proyek sistem yang diterapkan. Investasi TI akan
TI Menggunakan Metode Cost-Benefit” yang
muncul lagi ketika TI akan diganti atau dihilangkan
ditulis oleh Jiesianti, Kauang, Stanley, Yaulie dan
dengan alasan apapun. Menurut uraian diatas dapat
Rindengan, telah memanfaatkan metode Cost
disimpulkan
Benefit Analysis dalam perhitungan investasi.
perencanaan pengeluaran uang untuk pengadaan TI
Dalam penelitian ini dijelaskan bagaimana cara
yang
menghitung suatu kelayakan dari investasi IT yang
perusahaan dalam mencapai rencana strategis
telah digunakan dalam suatu perusahaan dengan
perusahaan.
bahwa
berfungsi
investasi
untuk
TI
mendukung
adalah
kinerja
melihat apakah manfaat dari suatu investasi di perusahaan dapat meningkatkan kualitas material
Biaya (Cost)
maupun non-material (Doerachman, Kaunang, Stanley, & Yaulie, 2012).
dikorbankan untuk mendapatkan barang atau jasa
Dalam penelitian ini akan memanfaatkan Cost Benefit
Analysis
(CBA)
Biaya adalah kas atau ekuivalen kas yang
sebagai
yang diharapkan memberi manfaat saat ini atau di
bahan
masa depan bagi organisasi (Hansen & Mowen,
pertimbangan pada saat sebuah instansi ingin
2005). Dalam teknologi informasi, cost atau biaya
melakukan sebuah investasi teknologi informasi.
dikategorikan menjadi 2 yaitu hard cost dan soft cost. Hard cost merupakan biaya yang mengacu pada
Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui
implementasi
penghitungan
Cost
biaya
terkait
pembelian,
maintenance,
upgrade, lisensi, sewa, dll. Sedangkan soft cost adalah biaya yang abstrak, sulit untuk dihitung.
Benefit Analysis (CBA) yang dapat digunakan suatu
Biaya
instansi
infrastruktur yang kompleks.Soft cost berbasis pada
atau
perusahaan
untuk
mengukur
kelayakan teknologi informasi. Manfaat yang di
ini
tidak
direncanakan
dan
memiliki
hard cost, jadi penting sekali untuk mendapatkan
dalam menilai kinerja teknologi informasi yang
hard cost terlebih dahulu (Thorsteinsson, 2010)
diimplementasikan (Indrajit, 2010).
Analisis Kelayakan
Komponen Cost Benefit Analysis
Salah satu tantangan terbesar dalam
Menurut Frederick yang dikutip dalam
menilai kelayakan sebuah investasi pembangunan
(Prabantoro,
teknologi
atau
berhubungan dengan pengembangan sebuah sistem
memperkirakan manfaat apa yang akan diperoleh
informasi dapat diklasifikasikan dalam empat
oleh
kategori yaitu :
informasi
perusahaan
adalah
nantinya
menilai
(Indrajit,
2010).
Dikatakan sebagai tantangan karena kebanyakan
2003),
komponen
biaya
yang
1. Procurement Cost
manfaat yang diberikan oleh teknologi informasi
Procurement Cost atau biaya pengadaan
bersifat intangible atau sulit dikuantifikasikan ke
adalah semua biaya yang dikeluarkan berkaitan
dalam satuan angka finansial dan tidak secara
dengan
langsung
adalah seperti biaya konsultasi pengadaan
berpengaruh
perusahaan.
Studi
terhadap
kelayakan
profitabilitas bisnis
akan
pengadaan
hardware,
hardware.
pembelian
Diantaranya
hardware,
instalasi
menyangkut tiga aspek yaitu, aspek manfaat
hardware, manajerial dan personalia untuk
ekonomis bagi usaha itu sendiri, aspek manfaat
pengadaan hardware.
ekonomis usaha tersebut bagi Negara tempat usaha
dikeluarkan pada tahun-tahun pertama (initial
tersebut dilaksanakan, dan aspek manfaat social
cost) sebelum sistem dioperasikan.
usaha tersebut (Doerachman, Kaunang, Stanley, & Yaulie, 2012).
2. Start Up Cost Start Up Cost merupakan biaya operasional yaitu
semua biaya yang dikeluarkan sebagai
upaya membuat sistem siap untuk dioperasikan.
Cost Benefit Analysis Secara umum, Cost Benefit Analysis
Biaya
tersebut
(CBA) menurut Siegel dan Shimp adalah: “Cara
networking,
untuk
personalia.
menentukan
Biaya ini biasanya
apakah
hasil
yang
menguntungkan dari sebuah alternatif, akan cukup
meliputi
reorganisasi,
biaya
pembelian,
manajemen
dan
3. Project Related Cost
untuk dijadikan alasan dalam menentukan biaya
Project Related Cost merupakan biaya
pengambilan alternatif. Analisa ini telah dipakai
yang berkaitan dengan biaya pengembangan
secara luas dalam hubungannya dengan proyek
sistem dan penerapannya. Biaya proyek antara
pengeluaran modal”. Khususnya untuk dunia
lain adalah biaya dokumentasi, biaya rapat,
teknologi informasi, CBA adalah suatu teknik yang
biaya sistem analisis, manajerial dan personalia.
paling umum untuk menghitung biaya (cost) dan
4. Ongoing Cost
keuntungan/manfaat (benefit) dalam suatu proyek
Ongoing
Cost
merupakan
biaya
teknologi informasi. Untuk dapat melaksanakan
operasional sistem agar sistem dapat beroperasi
CBA, kita harus menentukan hal-hal tersebut
dengan baik. Termasuk biaya maintenance
sebagai suatu cost dan benefit. Pada dasarnya,
sistem. Biaya yang termasuk ongoing cost
metode
cost-benefit
antara lain biaya personalia, biaya overhead
didasarkan pada cara serta perspektif manajemen
(telepon, listrik, dll), perawatan software,biaya
pengukuran
dan
analisa
manajerial dalam operasional sistem. Biaya ini
terjadi secara rutin selama usia operasional ROI =
sistem.
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑚𝑎𝑛𝑓𝑎𝑎𝑡−𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑏𝑖𝑎𝑦𝑎 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑏𝑖𝑎𝑦𝑎
Metode dalam Cost Benefit Analysis Adapun metode-metode yang dapat digunakan dalam cost benefit analysis ini adalah :
Pada metode ini (Prabantoro, 2003) akan
1. Net Present Value Method (NPV)
dihitung tingkat bunga. Tingkat bunga yang
Net Present Value merupakan metode yang
4. Internal Rate of Return Method
membandingkan
keseluruhan
dihitung merupakan tingkat bunga persis investasi
bernilai
impas,
yaitu
tidak
pengeluaran dengan keseluruhan penerimaan
menguntungkan dan tidak merugikan. Dengan
pada
Adapun
mengetahui tingkat bunga impas ini, maka
perhitungannya dapat menggunakan rumus
dapat dibandingkan dengan tingkat bunga
berikut ini :
pengembalian
tingkat
bunga
NPV = -nilai proyek +
tertentu.
𝐶𝑎𝑠ℎ 𝑖𝑛𝑓𝑙𝑜𝑤 1 (1+𝑖)1
+ ⋯+
𝐶𝑎𝑠ℎ 𝑖𝑛𝑓𝑙𝑜𝑤 𝑛 (1+𝑖)𝑛
atau
rate
of
return
yang
diinginkan. Jika
lebih
besar
berarti
investasi
menguntungkan dan bila sebalikanya maka 2. Payback Period Method
investasi tidak menguntungkan. Misalnya IRR
Payback Period (Yulian, Achmad) adalah waktu yang diukur pada saat dimulai investasi sampai dengan tercapainya kondisi break even point yang menunjukkan lamanya waktu pengembalian
biaya
atau
investasi
yang
dikeluarkan dalam membangun proyek.
yangdihasilkan olehsebuah proyek adalah 25% yang berarti proyek ini akan menghasilkan keuntungan dengan tingkat bunga 25%. Bila rate of return yang diinginkan adalah 20%, makaproyek dapat diterima kelayakannya. (Prabantoro, 2003).
Perhitungan payback period diperoleh dengan menggunakan rumus berikut : PP =
Hasil
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑠𝑡𝑎𝑠𝑖 𝑃𝑒𝑚𝑎𝑠𝑢𝑘𝑎𝑛
perhitungan
METODOLOGI
𝑥 1 𝑡𝑎ℎ𝑢𝑛
Tahapan dalam metodologi penelitian menghitung cost benefit analysis adalah sebagai berikut :
payback
period
dinyatakan dalam satuan waktu, dalam hal ini
Study Literature Study
literature
dilakukan
dengan
cara
memahami teori-teori mengenai metode cost
adalah tahun.
and benefit analysis lewat jurnal, artikel maupun buku-buku terkait.
3. Return On Investment (ROI) ROI
merupakan
suatu
metode
yang
Implementasi Penelitian
digunakan untuk mengukur prosentase manfaat
Pada implementasi penelitian ini pertama yang
yang
dilakukan yakni pengimplementasian alur kerja
dihasilkan
oleh
dibandingkan
dengan
dikeluarkannya.
Adapun
suatu
perusahaan
biaya
yang
penghitungannya
dapat melalui rumus berikut ini :
secara umum. Berikut implementasinya :
pertama
pendirian
Software
house
Createchidea.
3. Project Related Cost Project Cost atau biaya projek adalah total biaya yang harus dikeluarkan pada saat menerima project. Biaya ini terdiri dari biaya kebutuhankebutuhan dari pembangunan sebuah projek. Biaya ini merupakan modal yang digunakan untuk
mendukung
proses
keberlangsungan
sebuah projek. Data di atas merupakan Project IMPLEMENTASI DAN HASIL
Cost yang dibutuhkan oleh Createchuidea
Identifikasi Biaya
dalam menjalankan sebuah projek.
1. Procurement Cost Procurement merupakan total semua biaya pengadaan hardware yang di investasikan untuk menunjang
kebutuhan
bisnis.
Berikut
merupakan procurement yang dikeluarkan oleh Createchidea dari awal pendirian software house
tersebut.
dikeluarkan
pada
Biaya
ini
Ongoing Cost merupakan biaya-biaya yang
pertama
harus dikeluarkan pada saat projek telah
procurement
tahun-tahun
4. Ongoing Cost
pendirian Software house Createchidea.
dilaksanakan. Biaya ini terdiri dari biaya perawatan dan perbaikan.
Ongoing Cost merupakan biaya-biaya yang harus dikeluarkan pada saat projek telah 2. Start up Cost
dilaksanakan. Biaya ini terdiri dari biaya
Start up cost merupakan biaya yang harus dikeluarkan
untuk
mendukung
kebutuhan
operasional. Sama seperti procurement, start up cost biasanya dikeluarkan pada tahun-tahun
perawatan dan perbaikan.
2. Return On Investment
Identifikasi Manfaat 1. Manfaat Tangible
Metode
pengembalian
investasi
digunakan
untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan oleh suatu proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. Return On Investment dari suatu proyek investasi dapat 2. Manfaat Intangible
dihitung dengan rumus:
Total Manfaat Tangible dan Intangible 325.000.000 + 255.000.000 = 580.000.000
Perhitungan ROI dengan mengunakan excel :
Proses Perhitungan 1. Net Present Value (NPV) Perhitungan
NPV
berfungsi
untuk
membandingkan keseluruhan pengeluaran dan penerimaan pada tingkat bunga tertentu pada setiap tahunnya. NPV dapat dihitung dengan rumus berikut ini: Proyek
ini
dapat
diterima,
dikarenakan
memberikan manfaat sebesar 32% dari total biaya investasinya. 3. Payback Period Penilaian Berikut perhitungan menggunakan fungsi yang sudah ada pada microsoft excel :
proyek
investasi
menggunakan
metode ini didasarkan pada lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk, dan faktor bunga tidak dimasukan dalam perhitungan ini.
Dari sisa investasi 2 tahun Rp 8.400.000 NPV yang dihasilkan pada kurun waktu 2 tahun
tertutup dengan cash inflow tahun ke 2 sebesar
yaitu Rp 74.418.182. Karena nilai NPV > 0,
Rp108.900.000. Dari nilai tersebut maka untuk
maka proyek tersebut diterima.
perhitungan PP dapat dihitung :
KESIMPULAN Metode
Cost
Benefit
Analysis
dapat
digunakan untuk mengukur kelayakan suatu proyek teknologi informasi. Terdapat 4 perhitungan dalam metode Cost Benefit Analysis yaitu Net Present Perhitungan pada excel
Value (NPV), Return on Investmen (ROI), Payback Period (PP), dan Internal Rate of Return (IRR). Dalam kasus createch idea, didapatkan nilai NPV yaitu sebesar Rp 72.600.000, ROI sebesar 32% dari total investasi, PP dengan jangka waktu 1 tahun 3,288 bulan dan IRR sebesar 47%.
DAFTAR PUSTAKA 2012-1-00368-KA. (2012). 2012-1-00368-KA. Fungsi untuk D72
Fungsi untuk F72
Doerachman, J. D., Kaunang, I. S., Stanley, & Yaulie. (2012). Analisa Kelayakan Investasi TI Menggunakan Metode Cost Benefit.
Fungsi untuk F73
Hansen, D. R., & Mowen, M. (2005). Management Accounting, 7th edition. South Western Cengage Learning.
Dari perhitungan diatas diperoleh hasil jangka
Indrajit, R. E. (2010). Kajian Strategis Analisa Cost-Benefit Inverstasi Teknologi Informasi. Jakarta.
waktu pengembalian investasi dengan waktu 1 tahun 0,925 bulan.
4. Internal Rate of Return IRR digunakan untuk menghitung tingkat pengembalian dari modal proyek. Satuan dari IRR berupa %/tahun. Pada microsoft excel terdapat formula untuk menghitung IRR dimana formula tersebut adalah sebagai berikut : =IRR(-total biaya:cash infow 2;IRR syarat)
Jeffrey, Lonnie, & Kevin. (2004). System Analysis and Design Method. Jogiyanto, H. (2001). Analisis & Disain Sitem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI Offset. Prabantoro, G. (2003). Mengukur Kelayakan Ekonomis Proyek Sistem Informasi Manajemen menggunakan Metode Cost Benefit dan Aplikasi dengan MS Excel 2000. Thorsteinsson, P. B. (2010, May). On the Classification andEstimation of Cost in Information Technology. Reykjavik, Islandia.
