BAB 4 REKOMENDAS I PEMILIHAN APLIKAS I ERP 4.1
Evaluasi Awal Berdasarkan Kesesuaian Anggaran dan Batasan Penelitian Berdasarkan informasi dari pihak manajemen PT NM I maka diperoleh data informasi mengenai batasan anggaran maupun parameter lainnya yang harus dipenuhi oleh sistem informasi ERP yang akan di implementasikan, antara lain: 4.1.1
Batasan Anggaran Anggaran yang tersedia dan telah disetujui oleh pihak manajemen PT NM I untuk merencanakan implementasi aplikasi ERP adalah sebesar maksimum 12 M iliyar Rupiah untuk keseluruhan modul dimana sudah termasuk biaya perangkat lunak, biaya pemeliharaan
pada tahun
pertama, investasi perangkat keras utama dan jaringan pendukungnya. 4.1.2
Memiliki kelengkapan modul yang diperlukan Secara keseluruhan modul-modul yang di perlukan oleh PT. NM I dari solusi aplikasi ERP yang akan dipilih meliputi modul financial & accounting, sales & distributuion, procurement, service, production, human resource. Namun kedepannya tidak menutup kemungkinan akan diimplementasikan juga modul-modul tambahan seperti CRM , SCM , SRM dan juga Business Intelegence.
143
144
4.1.3
Dukungan Technical Support Service dan Consultant Service Pada saat ini jika terdapat masalah teknis maupun non-teknis dalam penggunaan aplikasi movex. Perusahaan sangat sulit untuk mencari konsultan dari pihak movex agar dapat memberikan solusi atas detil masalah, sehingga PT NISSAN M OTOR INDONESIA harus menyewa konsultan dari luar. Oleh karena itu, PT NM I memerlukan vendor yang mampu menyediakan dukungan technical support service dan consultant service yang memadai bukan hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari. Hal tersebut disesuaikan dengan permintaan dari manajemen PT NM I.
4.1.4
Waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan aplikasi ERP baru Lama proses penerapan aplikasi untuk suatu perusahaan sangat bervariasi, tergantung kesiapan sumber daya diperusahaan tersebut. Terkadang penerapan sistem baru juga membawa konsekuensi pada perubahan budaya dan mekanisme kerja. Untuk implementasi modul procurement PT NM I mengharapkan agar implementasi dapat di selesaikan dalam waktu 5-7 bulan.
4.2
Seleksi Pemilihan Vendor Dengan penggunaan aplikasi M ovex, PT NM I mampu mendukung proses bisnis dan mampu meningkatkan produktifitas perusahaan, namun ada kendala yang dialami oleh PT NM I yaitu kurangnya dukungan dari vendor M ovex,
145
sehingga untuk mengadakan pelatihan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang cukup besar karena mereka harus menyewa external consultant. Dan itu menjadi salah satu alasan mengapa PT NM I berencana untuk mengganti aplikasi ERP yang lebih canggih dan memiliki dukungan yang lebih baik. Ada banyak vendor ERP yang beredar dipasaran global. Tetapi kami hanya akan memilih 2 alternatif vendor ERP yang memiliki reputasi yang baik di Indonesia untuk dievaluasi. Pada Top
15
ERP SOFTWARE VENDORS
Edition(Business-Software.com/ERPSoftware),
terdapat
REVEALED
2010
15
yang
vendor
memimpin bisnis perangkat lunak ERP didunia, Vendor ERP tersebut terdiri dari: o Consona
o IFS
o Epicor
o SAP
o Plex System
o CDC Software
o Mycrosoft Dynamics
o VAI
o Global Shop Solutions
o Intacct
o SYSPRO
o Agresso
o Sage
o Oracle
o NetSuite
Berdasarkan pembahasan dari profil masing-masing vendor, dengan melihat jumlah pelanggan, kemampuan mendukung bisnis otomotif serta ketersediaan dukungan vendor tersebut di Indonesia, maka terpilihlah 5 vendor
146
yang akan dipertimbangkan dalam kriteria pemilihan vendor untuk aplikasi ERP. Tabel berikut menampilkan 5 profil vendor yang telah dipilih dari 15 profil top vendor dunia. Tabel 4.1 Profil Top Vendor Vendor
Fokus Pelanggan
Software
Jumlah
Produk
Ke te rangan
Pelanggan
ERP
• M icrosoft
M erupakan
Mycrosoft
M anufaktur
Lebih dari
Dynamics
ukuran kecil dan
1000
Dynamics
salah satu
menengah, dan
pelanggan,
GP(formerly
perusahaan
divisi dari
Di lebih
M icrosoft
TI terbesar
perusahaan besar
100 negara
Great Plains)
di dunia.
• M icrosoft Dynamics NAV
Sebagian
• M icrosoft Dynamics AX
pengguna
besar
didunia sangat familiar dalam penggunaan tampilan M icrosoft
147
S AP
•
MySAP
M erupakan
pelanggan
Business
perusahaan
medium, large
di 120
Suite
perangkat
size
negara
MySAP All In
lunak
One
terbesar
MySAP
didunia, dan
Business One
pemasok
Semua ukuran
43.400
organisasi(small,
•
organizations) •
perangkat lunak terbesar ketiga didunia. Oracle
Small, mid-size,
19.000
and enterprise
perusahaan.
• Oracle EBusiness Suite • PeopleSoft
level
Enterprise
organizations
• JD Edwards
Oracle merupakan 98 dari perusahaan Fortune 100.
Enterprise One S age
small-and
5,8 juta
Sage Accpac ERP
A perennial
medium-sized
pelanggan
Sage M AS ERP
honoree in
Sage X3
both
businesses(SM Bs) di dunia, di 169 negara
Accounting
148
Today’s “Top 100 Products” and Software M agazine’s annual Software 500 listings, Sage also has garnered a variety of other industry awards, recognitions, and reviews. NetSuite
Organisasi
6,600
NetSuite Financials
#1-on-
berkembang dan
pelanggan
NetSuite
demand
bisnis berukuran
didunia
NetSuite Oneworld
accouting/
sedang
ERP software
149
application
sumber: Business-Software.com/ERPSoftware M enurut AMR Research pada The ERP Market Sizing Report, 20062011, SAP dan Oracle merupakan vendor teratas yang memiliki market share masing-masing sebesar 41% dan 21%. SAP dan Oracle juga menempati 2 urutan teratas yang merupakan vendor aplikasi ERP terpopuler dengan melihat dari pendapatan yang diperoleh. SAP memperoleh pendapatan $11753M sedangkan Oracle memperoleh $6044M pada tahun 2006. Berikut tabel urutan/ peringkat berdasarkan total pendapatan vendor ERP. Table 4.2 ERP Vendors Ranked by Application Revenue, 2005-2006 2006 Revenue Rank
Company
Revenue, 2005 ($M)
1 2 3 4 5
SAP Oracle Infor Sage M icrosoft
10542 5166 480 1438 844
Revenue, Revenue 2006 Share, ($M) 2005 11753 6044 2114 1830 996
Revenue Share, 2006
Growth Rate, 20052006
42% 41% 11% 20% 21% 17% 2% 7% 34% 6% 6% 27% 3% 3% 18% Sumber: AMR Research, 2007
Tabel 4.3 Application Segments of ERP Vendors Based on Total Revenue, 2006 2006 Reven ue Rank
Company
Total Company Application Revenue, 2006
Enterpri se Mgmt. ($M)
Huma n Capital Mgmt. ($M)
Supply Chain Mgmt. ($M)
Product Lifecycle Mgmt. ($M)
Customer Mgmt. ($M)
Sourcing and Procurement ($M)
150 ($M)
1
SAP
11753
6394
1540
740
411
2268
400
2
Oracle
6044
2200
1529
586
48
1378
302
3 4
Infor Sage
2114 1830
1522 1299
42 348
307 37
32 0
190 146
21 0
996
578
90
70
0
259
0
Group 5
M icroso ft
Sumber: AMR Research, 2007 Sedangkan total pendapatan PT NM I per tahun dapat dilihat pada tabel 4.4 berikut ini Tabel 4.4 Total Pendapatan PT NMI per Tahun Tahun
Pendapatan
2004
IDR 2.5 Trillion
2005
IDR 2.5 Trillion
2006
IDR 1.4 Trillion
2007
IDR 4.1 Trillion
2008
IDR 5.3 Trillion
2009
IDR 5.2 Trillion Sumber: Data internal perusahaan
Selain itu, Jika dilihat dari perusahaan perakitan mobil sejenis yang ada di Indonesia, kebanyakan mereka menggunakan aplikasi ERP SAP dan
151
Oracle, berikut tabel tentang sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan perakitan mobil yang sejenis dengan PT Nissan M otor Indonesia. Tabel 4.5 Sistem Informasi Perusahaan Otomotif Perusahaan Perakitan Mobil Di
Sistem Informasi
Indonesia
yang Digunakan
Toyota
S AP
Honda
S AP
Suzuki
ORACLE
Daihatsu
S AP
M engingat PT Nissan M otor Indonesia merupakan perusahaan yang berskala besar (dengan omset 5 Triliun pertahun dan jumlah karyawan 2000 orang) serta ditinjau berdasarkan sistem informasi perusahaan perakitan mobil sejenis yang ada di Indonesia. M aka dapat diambil kesimpulan bahwa, SAP dan Oracle merupakan vendor yang paling tepat untuk dijadikan alternatif dalam pengambilan keputusan pemilihan aplikasi ERP karena vendor tersebut memiliki fokus atau target pelanggan dalam lingkup skala kecil, menengah dan besar. Selain itu SAP dan Oracle memiliki pelanggan terbanyak dibandingkan vendor aplikasi ERP lainnya, yang masing-masing berjumlah 43.400 dan 19.000 pelanggan.
152
4.3
Formulasi Kriteria Pemilihan Sistem Informasi Sebagai referensi awal kriteria penentu keberhasilan proyek implementasi aplikasi ERP yang relevan, dirangkum perbandingan kriteria pemilihan system ERP. Rangkuman tersebut seperti yang terlihat pada tabel 4.6 berikut : Tabel 4.6 Tabel Perbandingan Kriteria Kumpulan kriteria yang digunakan
Kesesuaian fungsionalitas
Leon,
Herzog
Alexis
Thomas
(2000)
(2006)
Ada
Ada
Fleksibilitas •
Kustomisasi
Ada
Ada
•
Upgrade yang fleksibel
Ada
Ada
•
Intenasionalisasi
•
Arsitektur
Ada
Ada
•
Skalabilitas
Ada
Ada
•
Keamanaan
Ada
Ada
•
Antarmuka
Ada
Ada
•
Sistem operasi
Ada
Ada
•
Independent database
•
Bahasa pemrograman
Ada
Ada Ada
Ada Ada
153
Dukungan(support) •
Dukungan infrastruktur
•
Pelatihan
Ada
•
Dokumentasi
Ada
Ada
Ada
Kontinyuitas(continuity) •
Struktur proyek
Ada
•
Aktivitas komunitas
Ada
•
Transparansi
Ada
•
Ferekuensi update
Ada
Kemudahan penggunaan
Ada
integrasi
Ada
Total biaya
Ada
Keandalan
Ada
Ada
Kemampuan untuk mendukung berbagai Ada perencanaan dan control
Berdasarkan perbandingan kriteria diatas, masing-masing perwakilan divisi khususnya Deputy Director AFS, CR&IS
dan General Manager IS
diminta untuk mengidentifikasi kriteria mana saja yang lebih penting menurut mereka untuk bahan pertimbangan dalam pemilihan aplikasi ERP di PT NM I, sehingga diperoleh hasil sebagai berikut :
154
4.3.1
Hasil Kriteria Deputy Director AFS, CR&IS M enurut Deputy Director AFS, CR&IS kriteria yang merupakan kriteria penting dan harus dipertimbangkan dalam keputusan pemilihan aplikasi ERP adalah sebagai berikut: •
Fungsional proses bisnis dapat terpenuhi seluruhnya
•
Fleksibilitas sistem informasi dalam mendukung kebutuhan operasional
4.3.2
•
Kemudahan penggunaan
•
Biaya perolehan yang minimum
•
Kemampuan Intergrasi yang tinggi
Hasil Kriteria General Manager IS M enurut General Manager IS, faktor atau kriteria yang merupakan kriteria yang harus dipertimbangkan dalam keputusan pemilihan aplikasi ERP adalah sebagai berikut: •
Kemampuan untuk berbagai perencanaan dan kontrol
•
Kesesuaian fungsional dengan proses bisnis perusahaan
•
Fleksibilitas sistem informasi
•
Dukungan dalam implementasi dan pemeliharaan aplikasi ERP
•
Kemudahan penggunaan
•
Total biaya
155
4.3.3
Penentuan Kriteria Berdasarkan hasil kriteria yang diinginkan oleh perwakilan masing-masing divisi maka kriteria yang mereka harapkan dari aplikasi ERP yang baru adalah sebagai berikut: •
Fungsionalitas; berarti hanya memilih fungsi-fungsi
yang
dibutuhkan saja. Kriteria ini menunjukan sejauh mana aplikasi ERP yang dipilih sesuai dengan proses bisnis perusahaan. M akin besar tingkat kesesuaiannya, maka makin kecil biaya kostumisasi dan implementasi. •
Perencanaan dan kontrol; diperlukan pengaplikasian metode baru dalam perencanaan proyek serta pengontrolan jalannya proyek, yang berarti perencanaan sumber daya, perencanaan jadwal/durasi yakni perkiraan waktu yang diperlukan dan kematangan metode untuk implementasi sistem informasi serta pengontrolan biaya terhadap jalannya proyek.
•
Fleksibilitas; berkaitan dengan kemampuan dan resiko kustomisasi perangkat lunak sistem informasi, perlu untuk diidentifikasi seberapa besar kustomisasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis yang ada dan apa saja implikasi dan resiko yang harus dipertimbangkan oleh manajemen apabila memilih melakukan implementasi sistem informasi tertentu. Selain itu, flexibilitas juga mencakup pertanyaan mengenai kebebasan terhadap platform tertentu.
156
•
Dukungan(support);
dukungan
akan
membantu
memperpendek waktu implementasi dan proses transfer teknologi ke perusahaan. Adanya dukungan membantu perusahaan membangun keahlian internal atau bekerja sama dengan
konsultan
eksternal
dalam
implementasi
dan
pemeliharaan aplikasi ERP. •
Total biaya; perlu dihitung biaya keseluruhan yang harus dikeluarkan oleh PT NMI untuk masa penggunaan 5 tahun kedepan. Hal ini sesuai dengan kebijakan manajemen untuk perkiraan masa manfaat perangkat lunak yang akan dipilih tersebut dimana diharapkan dapat melayani kebutuhan sistem informasi PT NM I untuk masa 5 tahun kedepan.
•
Kemudahan penggunaan; antar muka harus dirancang dengan memperhatikan kebutuhan informasi unuk menyelesaikan tugas tertentu. Tugas yang sederhana seharusnya dapat diselesaikan dengan cepat tanpa harus berpindah pindah pada layar. Untuk pekerjaan yang rutin, sebaiknya disediakan tombol-tombol shortcut. Beberapa aplikasi ERP hanya sedikit element GUI (graphical user interface) termasuk diantaranya aplikasi ERP M ovex yang saat ini digunakan oleh PT NM I. Kemudahan penggunaan akan kami evaluas i berdasarkan 8 aturan emas.
157
•
Integrasi; merupakan faktor dimana sangat penting bagi perusahaan untuk dilakukannya pengintegrasian seluruh komponen pada seluruh area bisnis. Selain itu, kriteria penilaian intergasi juga lebih difokuskan pada kemudahan intergasi aplikasi ERP dengan sistem lain. Dengan kata lain, aplikasi ERP yang dipilih harus dapat berkomunikasi dengan baik dengan aplikasi yang berbeda.
4.4
S truktur Hirarki AHP Pemilihan Aplikasi ERP di PT NMI Berdasarkan tujuh kriteria kritis dalam pemilihan sistem informasi yang telah dipilih oleh tim manajemen PT NM I, disusun struktur hirarki selengkapnya dengan tujuan utama pemilihan sistem informasi pada PT NM I. M odel hirarki tersebut digambarkan pada gambar berikut:
158
Pemilihan Aplikasi ERP PT NMI
Fungsionalitas
P erencanaan dan Kontrol
Fleksibilitas
Dukungan (support)
SAP
Total Biaya
Kemudahan P enggunaan
Integrasi
ORACLE
Gambar 4.1 Struktur Hirarki AHP Berdasarkan keputusan manajemen melalui meeting yang dilakukan oleh tim manajemen PT NM I juga diperoleh informasi detail evaluasi dan tujuan evaluasi atas masing-masing kriteria yang digunakan dalam pemilihan aplikasi ERP seperti pada tabel 4.7 Tabel 4.7 Detail Evaluasi Kriteria Atribut/Kriteria Fungsional
Detil Evaluasi •
Kelengkapan modul
•
Kesesuaian fungsional dengan kebutuhan perusahaan
159
untuk
•
M etodologi Implementasi
berbagai
•
Sumber daya
perencanaan dan control
•
Waktu
Fleksibilitas
•
Kemampuan untuk melakukan
Kemampuan mendukung
konfigurasi ulang
Dukungan(support)
•
Kemudahan untuk upgrade
•
Kebebasan terhadap platform tertentu
•
Bahasa pemrograman yang standard
•
Dukungan infrastruktur, konsultasi dan modul tambahan
•
Pelatihan
•
Biaya perangkat lunak
•
Biaya pemeliharaan
•
Biaya konsultan
•
Biaya infrastruktur
Kemudahan Penggunaan
•
M emenuhi 8 aturan emas
Integrasi
•
Kemudahan integrasi dengan sistem lain
Total biaya
Dari detail evaluasi kriteria diatas dilakukan studi matriks perbandingan berpasangan (paired comparison judgement matrix) dari para pengambil keputusan puncak PT NM I. Kebijakan manajemen terkait pemilihan aplikasi
160
ERP pada PT NM I, dilakukan oleh Deputy Director AFS, CR&IS dan General Manager IS. Berdasarkan persepsi dan harapan masing-masing pengambil keputusan, maka dibuatlah perhitungan perbandingan relatif antar kriteria. M atriks perbandingan berpasangan berikut merupakan data yang diperoleh dari pengambil keputusan-1 yaitu Deputy Director AFS, CR&IS PT NM I, dan dirangkum pada tabel sebagai berikut. Tabel 4.8 M atriks Perbandingan Berpasangan atas Kriteria Pemilihan Aplikasi ERP (Pengambil Keputusan I – Deputy Director AFS, CR&IS )
DM1
Fungsional
Perencanaan & Kontrol
Fleksibilitas
Dukungan
Total B iaya
Kemudahan Penggunaan
Integrasi
Fungsional
1
2
7
3
6
5
9
Perencanaan & Kontrol
½
1
5
3
5
4
6
Fleksibilitas
1/7
1/5
1
1/5
1/3
1/4
5
Dukungan
1/3
1/3
5
1
3
2
8
Total Biaya
1/6
1/5
3
1/3
1
1/3
5
Kemudahan Penggunaan
1/5
¼
4
1/2
3
1
6
Integrasi
1/9
1/6
1/5
1/8
1/5
1/6
1
2.45
4.15
25.20
8.16
18.53
12.75
40.00
Jumlah
Pada data pengambil keputusan pertama diatas, kriteria Fungsional bagi pengambil keputusan pertama memiliki tingkat kepentingan relatif bernilai
161
2 dibanding kriteria Perencanaan dan Kontrol. Pemberian nilai relatif tersebut mengacu pada daftar pada Tabel 2.6 Skala Perbandingan Berpasangan M enurut Saaty (2001), yang berarti dominasi kriteria Fungsional hampir sama pentingnya dibandingkan kriteria Perencanaan dan Kontrol, sebaliknya terlihat pada baris kedua, apabila kriteria Perencanaan dan Kontrol dibandingkan kriteria Fungsional memiliki nilai 1/2. Untuk kriteria yang dinilai sama pentingnya akan diberikan nilai 1 (sama penting). Demikian pula untuk nilai diagonal dari kiri atas ke kanan bawah yang memperbandingkan kriteria yang sama akan diberi nilai sama dengan satu. Proses penilaian yang sama dilakukan atas seluruh kriteria, sampai terpenuhi semua dan proses penilaian dilanjutkan pada data matriks pengambil keputusan kedua dengan data yang dipaparkan pada tabel 4.9 sebagai berikut.
Tabel 4.9 M atrix Perbandingan Berpasangan atas Kriteria Pemilihan Aplikasi ERP (Pengambil Keputusan II – General Manager IS)
DM2
Fungsional
Perencanaan & Kontrol
Fleksibilitas
Dukungan
Total B iaya
Kemudahan Penggunaan
Integrasi
Fungsional
1
4
6
2
3
4
7
Perencanaan & Kontrol
1/4
1
3
1/5
1/3
1/2
6
Fleksibilitas
1/6
1/3
1
1/6
1/5
1/4
2
Dukungan
1/2
5
6
1
2
5
8
Total Biaya
1/3
3
5
1/2
1
2
5
162 Kemudahan Penggunaan
1/4
2
4
1/5
1/2
1
2
Integrasi
1/7
1/6
½
1/8
1/5
1/2
1
Jumlah
2.64
15.50
25.50
4.19
7.23
13.25
31.00
M atriks perbandingan berpasangan atas data perbandingan kriteria yang diperoleh dari para pengambil keputusan satu dan dua diatas perlu dilakukan normalisasi. Normalisasi tersebut perlu dilakukan agar tiap kriteria dapat diperbandingkan antara satu dengan yang lain. Normalisasi dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : -
Kepentingan relatif tiap faktor dari tiap baris dari matriks tersebut dapat dinyatakan sebagai bobot relatif yang dinormalkan (normalized relative weight). Bobot relatif tersebut diperoleh dengan membagi nilai tiap faktor dengan jumlah tiap kolomnya. Sehingga apabila dijumlahkan, nilai dari setiap kolom sesudah dilakukan proses normalisasi akan sama dengan 1.
-
Kemudian dihitung nilai Eigen Vektor Utama dari tiap baris hasil normalisasi. Nilai Eigen vektor utama didapat dari nilai rata-rata bobot relatif tiap baris yang telah dinormalkan.
Tabel 4.10 dan Tabel 4.11 berikut memaparkan data perhitungan bobot relatif dan masing-masing pengambil keputusan.
163
Tabel 4.10 Bobot Relatif dan Eigen Vektor Utama Pengambil Keputusan 1 (DM 1) Eigen Perencanaan DM1
Fungsio nal
Fleksibilitas
Total
Kemuda han
Biaya
Penggunaan
Dukungan
& Kontrol
Integrasi
vector utama
Fungsional
0.41
0.48
0.28
0.37
0.32
0.39
0.23 0.36
Perencanaa 0.20
0.24
0.20
0.37
0.27
0.31
0.15
0.06
0.05
0.04
0.02
0.02
0.02
0.13
n & Kontrol
Fleksibilitas
0.26
0.04 Dukungan
0.14
0.08
0.20
0.12
0.16
0.16
0.20 0.15
Total Biaya
0.07
0.05
0.12
0.04
0.05
0.03
0.13 0.06
Kemudahan 0.08
0.06
0.16
0.06
0.16
0.08
0.15
Penggunaan Integrasi
0.11 0.05
0.04
0.01
0.02
0.01
0.01
0.03 0.02
Total
1
1
1
1
1
1
1 1
Pada tabel pengambil keputusan pertama diatas, jumlah nilai kolom fungsional sebelum dinormalkan adalah 2.45 sedangkan nilai pada sel fungsional terhadap fungsional adalah 1 sehingga nilai bobot relatif yang dinormalkan menjadi 1 / 2.45 = 0.41. Untuk nilai fungsional terhadap perencanaan dan kontrol adalah 2 dibanding nilai total kolom perencanaan dan kontrol 4.15 sehingga nilai bobot relatif yang dinormalkan menjadi 2 / 4.15 =
164
0,48 demikian seterusnya proses penilaian bobot dilakukan untuk semua perbandingan kriteria yang ada. Proses penilaian bobot relatif dilanjutkan pula untuk data pengambil keputusan kedua sehingga menghasilkan data pada tabel 4.11 berikut. Tabel 4.11 Bobot Relatif dan Eigen Vektor Utama Pengambil Keputusan 2 (DM 2) Eigen Perencanaan DM2
Fungsio nal
Fleksibilitas
0.38
0.26
0.24
Kemuda han
Integr
Biaya
Penggunaan
asi
0.41
0.30
0.23
Dukungan
& Kontrol
Fungsional
Total
0.48
vector utama
0.33 Perencanaan 0.09
0.06
0.12
0.05
0.05
0.04
0.19
& Kontrol
Fleksibilitas
0.08
0.06
0.02
0.04
0.04
0.03
0.02
0.06 0.04
Dukungan
0.19
0.32
0.24
0.24
0.28
0.38
0.26 0.28
Total Biaya
0.13
0.19
0.20
0.12
0.14
0.15
0.16 0.15
Kemudahan 0.09
0.13
0.16
0.05
0.07
0.08
0.06
Penggunaan Integrasi
0.09 0.05
0.01
0.02
0.03
0.03
0.04
0.03 0.03
Total
1
1
1
1
1
1
1 1
Permasalahan umum yang dihadapi dalam pengumpulan dan penyajian data perbandingan berpasangan tersebut adalah sifat konsistensi tiap faktor
165
yang tidak dapat dipaksakan, misalnya jika A>B adalah identik dengan 2>1, dan C>B yang adalah identik dengan 3>1 maka tidaklah otomatis berarti C>A sama dengan nilai 6>1, walaupun hal ini konsisten. Hal ini disebabkan karena hubungan masing-masing faktor kriteria yang dinilai adalah saling bebas antara satu dengan yang lain. Apabila terjadi derajat inkonsistensi yang terlalu tinggi maka perlu dilakukan pengulangan pengambilan data dan wawancara. Uji konsistensi/ Consistency Index (CI) atas data informasi dari pengambil keputusan 1 dan 2 adalah sebagai berikut : CI = λ max – n n–1 λ max = ∑ Jumlah bobot relative tiap kolom * Eigen vector utama
CI (DM 1)
= (7.5073 – 7) (7–1) = 0.08455
CI (DM 2)
= (7.5114– 7) (7–1)
= 0.08523 Indeks ketidak konsistenan untuk matriks berordo 7 yang berarti memiliki nilai RI = 1,32 diukur dengan menggunakan Consistency Ratio (CR) sebagai berikut :
166
CR
= CI RI
CR (DM1)
= 0,08455 1,32 = 6,405%
CR (DM2)
= 0,08523 1,32
= 6.456% Nilai konsistensi rasio pengambil keputusan pertama (DM 1) adalah 6.405% sedangkan nilai konsistensi rasio pengambil keputusan kedua (DM 2) adalah 6.456%. Dimana bila nilai konsistensi rasio (CR) adalah kurang dari 10%, maka data yang diperoleh dari pengambil keputusan satu dan dua tersebut masih dapat diterima. Sehingga selengkapnya perbandingan relatif antar kriteria dari pengambil keputusan satu dan pengambil keputusan dua beserta urutan prioritas tingkat kepentingan masing-masing kriteria bagi pengambil keputusan dapat dipaparkan seperti pada tabel 4.12 berikut.
167
Tabel 4.12 Gabungan Bobot Relatif Kriteria
Bobot Relatif Kriteria
DM1 Eigen Vektor
Fungsional Perencanaan & Kontrol Fleksibilitas Dukungan
Kemudahan Penggunaan Integrasi
Eigen Vektor
0.33
2
0.26
0.08
6
0.04
0.04
3
0.27
5
0.06
0.16
4
0.11
0.09
7
0.02
Total
Priority 1
0.36
0.15
Total Biaya
DM2
0.03
1
Priority
Average
1
0.345
5
0.17
6
0.04
2
0.21
3
0.11
4
0.1
7
0.025 1
1
Bagi pengambil keputusan satu (DM 1) urutan prioritas kriteria pemilihan system informasi yang paling utama adalah fungsional, perencanaan dan kontrol, dukungan, kemudahan penggunaan, total biaya, fleksibilitas, dan integrasi. Sedangkan bagi pengambil keputusan dua (DM 2), urutan prioritas utama kesesuaian fungsional, dukungan, total biaya, kemudahan penggunaan, perencanaan dan kontrol, fleksibilitas dan yang terakhir adalah integrasi. Dapat dilihat disini bahwa integrasi tidak secara signifikan dipertimbangkan lagi oleh kedua pengambil keputusan tersebut, mengingat bahwa semua aplikasi ERP telah terintegrasi. Sehingga seluruh aplikasi ERP yang sedang dievaluasi pada tahap ini pasti memenuhi kriteria integrasi, walaupun demikian tetap menjadi pertimbangan
pengambil
keputusan
karena
pihak
perusahaan
juga
168
menginginkan integrasi yang tidak hanya terintegrasi antar modul ERP tersebut tetapi juga memiliki kemampuan untuk di integrasikan dengan aplikasi third party. Dari penggabungan bobot kriteria masing-masing pengambil keputusan dapat diketahui bahwa keriteria fungsional memiliki bobot yang paling tinggi diikuti oleh kriteria, dukungan, perencanaan & kontrol, biaya, kemudahan penggunaan, flexibilitas, dan yang terakhir adalah integrasi. Grafik penggambungan bobot kriteria yang sudah di hitung dapat dilihat pada gambar 4.2 berikut.
Integrasi
3%
Kemudahan Penggunaan
10%
Biaya
11%
Dukungan Flexibilitas
21% 4%
perencanaan & control
17%
fungsionalitas
35%
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%
Gambar 4.2 Grafik Penggabungan Bobot Kriteria 4.5
Profil Umum dan Informasi Terkait Mengenai Aplikasi ERP yang Akan Dipilih Pada saat ini PT NMI telah menggunakan aplikasi ERP yaitu Movex Thisgen, sebuah aplikasi ERP yang dikembangkan oleh Intentia perusahaan
169
software asal Swedia. PT. NM I mulai mengimplemetasikan aplikasi ERP M ovex pada tahun 2000 dan live pada tahun 2001. M odul-modul ERP M ovex yang digunakan PT. NM I yaitu Customer Order Management (COM), Financial Accounting Management (FAM ). dan Material Production Management (M PM ). PT. NMI juga melakukan penambahan add-on dan modifikasi sekitar 40% dari fungsi standart M ovex agar dapat memenuhi kebutuhan PT. NM I. Sesuai dengan pembahasan pada Bab sebelumnya, telah dipaparkan mengenai hal-hal yang menjadi pertimbangan PT. NM I untuk mengganti aplikasi ERP mereka dengan aplikasi ERP yang lebih modern. Berikut merupakan data dan informasi umum yang diperoleh terkait aplikasi ERP yang dipertimbangkan dan dipilih sebagai alternatif aplikasi ERP yang akan digunakan oleh PT. NM I dalam mendukung kegiatan bisnis mereka. 4.5.1
Oracle E-Business Suite 12 Oracle E-Business Suite adalah paket aplikasi bisnis yang lengkap dan terintegrasi penuh yang dapat mendukung kebutuhan di berbagai fungsi bisnis perusahaan. Paket aplikasi ini terdiri atas sekumpulan modul yang dapat diterapkan semuanya atau beberapa modul tertentu sesuai kebutuhan. Integras i Oracle E-Business Suite dengan aplikas i yang sudah ada, dipermudah dengan tersedianya paket standar Application Integration Architecure dari Oracle. Hampir semua paket aplikasi pada E-Business Suite dilengkapi dengan fitur Business Intelligence
170
untuk memudahkan perusahaan memantau kinerja mas ing-masing unit bisnis maupun kinerja perus ahaan secara keseluruhan. Kelompok aplikasi yang tersedia pada Oracle E-Business Suite adalah: Advanced
Procurem ent,
Management and
Contract,
Daily Business
Corporate
Intelligence,
Performance Customer
Data
Management, Customer Relationship Management, Financials, Human Resource Managem ent, Interaction Center, Logistic, Maintenance, Manufactur ing, Mark eting, Order Management, Product Lifecycle Management, Project, Sales, Service, Supply Chain Execution, Supply Chain Managem ent, Supply Chain Planning, dan Transportation Management.
Gambar 4.3 Oracle E-Business Suite Solution 4.5.2
MySAP Bussiness Suite 6 MySAP business suite adalah paket lengkap dari open enterprise solution yang menghubungkan semua orang yang dilibatkan, informasi dan
171
proses dan oleh karena itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis. MySAP business suite menawarkan solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan yang besar yang mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang secara konstan berubah.
Gambar 4.4 M ySAP Business Suite Solution Solusi yang di tawarkan oleh MySAP Business Suite yaitu mySAP ERP (Financial & controlling, Human Capital Management, Sales and distribution, Material Management, Production Planning). Selain fungsi dasar ERP, MySAP Business Suite juga menawarkan solusi tambahan diantaranya: MySAP Customer Relationship Management, MySAP Product Lifecycle Management, MySAP Supply Chain Management, dan MySAP Supplier Relationship Management.
172
4.6
Penilaian dan Evaluasi Pemilihan Aplikasi ERP Dilakukan evaluasi tiap kriteria terhadap masing-masing alternatif pilihan aplikasi ERP. Hal ini diharapkan akan menghasilkan data perbandingan relatif berpasangan antar aplikasi ERP terhadap kriteria yang dinilai dan disajikan selengkapnya pada tahap berikut. 4.6.1
Fungsionalitas Kesesuaian fungsional merupakan kriteria yang mendapat prioritas yang paling utama dari pengambil keputusan pertama(Deputy Director AFS, CR&IS)
dan pengambil keputusan kedua(General
Manager IS). Dengan bobot relatif dari pengambil keputusan pertama yaitu sebesar 41% sedangkan bagi pengambil keputusan kedua mendapat nilai bobot relatif sebesar 38% , Sehingga kriteria ini merupakan kriteria yang paling penting untuk dipertimbangkan dalam pemilihan aplikasi ERP. Informasi pemenuhan kriteria/ kebutuhan fungsional tersebut didapat melalui konsultasi dengan implementor dari masing-masing vendor untuk menjelaskan kemampuan perangkat lunaknya dalam memenuhi kebutuhan fungsional perusahaan, sehingga diharapkan mampu dijalankan pada aplikasi ERP yang akan digunakan. Dengan memberikan informasi proses bisnis kepada implementor masing-masing vendor seperti yang telah dijelaskan pada matrix evaluasi kebutuhan pada bab sebelumnya, diharapkan tiap implementor dapat
173
memberikan response/ konfirmasinya terkait dengan proses bisnis PT NM I. Response tersebut berupa : -
S = Standard Function , yang berarti merupakan fungsi standard yang telah dimiliki oleh sistem informasi tersebut.
-
M = Modification Required, yang berarti bahwa bisnis proses tersebut sebenarnya bukan merupakan fungsi standard yang telah ada, namun pihak vendor perlu untuk melakukan modifikasi terhadap system informasi yang sudah ada.
-
T = Third Party, yang berarti bahwa bisnis proses yang dimaksud dapat dipenuhi dari perangkat lunak lainnya.
-
N = Can not meet requirement, yang berarti bahwa bisnis proses tersebut
tidak
dapat
dipenuhi oleh
sistem informasi yang
bersangkutan. -
AD = Additional Module, berarti bahwa pihak impelementor mampu memenuhi fungsi tersebut tetapi dengan menggunakan modul tambahan dari vendor. Untuk memudahkan dalam melakukan penilaian antar aplikasi
ERP, maka disepakati bahwa setiap jawaban S memiliki nilai 10, M = 7, N = 0, AD = 4, T = 1. Berdasarkan penilaian atas kemampuan aplikasi ERP dalam memenuhi proses bisnis perusahaan, jumlahnya akan digunakan sebagai nilai pembanding relatif dari masing-masing aplikasi ERP yang dievaluasi.
174
Tabel 4.13 berikut merupakan evaluasi terhadap kumpulan proses bisnis pembelian. Kebutuhan fungsional berikut diklasifikasikan dalam 3 bagian yaitu purchasing, inventory dan general. Tabel 4.13 M atriks Evaluasi Kebutuhan (Purchasing)
S tatus Code : R = Mandatory Requierement, B = Better To Have Current Code, Vendor Response Code: S = Standard Function, M = Modification Required, T = Third Party, N = Can Not Meet Requirement, AD= Additional Module Reff
Kebutuhan Fungsional
S tatus Current
S AP
Oracle
S ystem
Response
Response
R
M
S
S
R
S
S
S
R
S
S
S
R
S
S
S
Number P01
Sistem mampu membuat Agreement PO
P02
Sistem mampu mencatat plan PO
P03
Sistem mampu mencatat PO secara langsung tidak melalui proses Plan PO
P04
Sistem dapat menjalankan prosedur merevisi dan memonitor PO
175
P05
Sistem mampu mencatat
R
S
S
S
R
S
S
S
R
S
S
S
R
S
S
S
R
S
S
S
R
S
S
S
B
N
S
S
konfirmasi PO P06
Sistem mampu mengupdate informasi Bill of Lading dari supplier
P07
Sistem mampu membuat claimsheet
P08
Sistem mampu untuk memberikan persetujuan dan mengeluarkan Purchase Order
P09
Sistem mampu melakukan estimasi bahan baku yang diperlukan berdasarkan perencanaan produksi.
P10
Sistem mampu membuat permintaan pembelian
P11
Sistem mampu melakukan estimasi waktu lead time vendor beberapa tempat(dari
176
pengiriman barang, ke pelabuhan, ke warehouse perusahaan) P12
Sistem menyediakan aplikasi
B
T
AD
AD
R
S
S
S
R
S
S
S
R
S
S
S
R
S
S
S
R
S
S
S
yang terintegrasi langsung dengan vendor P13
Sistem mampu melakukan proses invoice verification
P14
Sistem mampu melakukan pengolahan memo credit, seperti pembatalan Invoice
P15
Sistem mampu menangani pembelian barang nonmaterial
P16
Sistem mampu menangani proses vendor evaluation dengan kriteria yang dapat ditetapkan sendiri oleh perusahaan.
P17
Sistem mampu membuat
177
PIB(Pemberitahuan Import Barang) P18
Sistem mampu menangani
B
S
S
S
R
S
S
S
B
N
AD
AD
B
N
S
S
R
S
S
S
pembelian service P19
Sistem mampu menampilkan informasi-informasi pembelian seperti harga, nama vendor, waktu pemenuhan
P20
Sistem mampu menangani Self-service Procurement
P21
Sistem memiliki kemampuan untuk melakukan import data dari katalog supplier atau sistem internal yang dimiliki supplier
(XM L,
Excel,
Graphic, dan lain-lain) P22
Sistem memiliki kemampuan untuk
membuat
rangkuman
dari
laporan transaksi
178
setiap hari P23
Sistem
mampu
untuk
R
S
S
S
membuat PO cancellation
Tabel 4.14 M atriks Evaluasi Kebutuhan (Inventory)
S tatus Code : R = Mandatory Requierement, B = Better To Have Current Code, Vendor Response Code: S = Standard Function, M = Modification Required, T = Third Party, N = Can Not Meet Requirement, AD= Additional Module
Reff
Kebutuhan Fungsional
S tatus Current
S AP
Oracle
S ystem
Response
Response
B
S
S
S
R
S
S
S
R
S
S
S
Number I01
Sistem mampu mendaftarkan item-item pada warehouse yang berbeda
I02
Sistem mampu membuat GUN(Good Usage Note)
I03
Sistem mampu melakukan
179
stock opname I04
Sistem
mampu
mencatat
penerimaan barang, memeriksa
R
S
S
S
R
S
S
S
R
S
S
S
R
S
S
S
dapat
kelengkapan
jumlah antara surat jalan dan fisik barang I05
Sistem mampu membagi persediaan dalam kategori Persediaan stok dan non stok
I06
Sistem mampu mencegah terjadinya kekosongan persediaan
I07
Sistem dapat memonitor stok yang disimpan dalam gudang, stok yang sedang di pesan, stok yang sudah dipesan untuk order tertentu, dan stok yang sedang dalam inspeksi kualitas
180
I08
Sistem mampu mencatat
R
S
S
S
R
S
S
S
B
N
M
M
B
S
S
S
hasil inspeksi saat penerimaan barang ( memeriksa atau membandingkan kualitas dari barang yang diterima dengan standar tertentu, terutama barang dari vendor) I09
Sistem mampu melakukan update stock value, ketika terjadi perubahan harga dan jumlah stok
I10
Sistem memiliki kemampuan untuk mengganti secara otomatis dokumen pembelian yg dilengkapi barcode dalam kasus vendor mengirimkan barang dibawah jumlah yang dipesan
I11
Sistem memiliki
181
kemampuan untuk mencetak dokumen material dalam semua aktivitas penerimaan barang (bahkan untuk barang-barang yang merupakan bonus / hadiah) I12
Sistem untuk cek persediaan
R
S
S
S
R
S
S
S
R
S
S
S
di gudang dan memberikan peringatan terhadap requisition I13
Sistem memiliki Kemampuan untuk memberikan direksi putaway saat penerimaan barang, dimana sistem memberikan informasi atas lokasi penyimpanan yang sesuai dengan produk
I14
Sistem kemampuan membatalkan
memiliki untuk transaksi
182
untuk mencegah kesalahan yang
menumpuk
karena
salah entry
Tabel 4.15 M atriks Evaluasi Kebutuhan (General)
Status Code : R = Mandatory Requierement, B = Better To Have Current Code, Vendor Response Code: S = Standard Function, M = Modification Required, T = Third Party, N = Can Not Meet Requirement,AD= Additional Module
Reff
Kebutuhan Fungsional
S tatus Current
S AP
Oracle
S ystem
Response
Response
B
M
S
S
B
N
AD
S
Number G01
Sistem menyediakan Reporting tools untuk department fungsional dengan format standard an format yang user-defined
G02
Sistem dapat dijalankan dari sisi client dengan berbasis web browser
183
G03
Sistem mampu membagi
R
S
S
S
B
N
S
S
B
N
AD
S
B
S
S
S
otorisasi pengguna minimal dalam 4 aktivitas, melihat, menambah, mengkoreksi, menghapus G04
Sistem memiliki fasilitas untuk dilakukan import dan eksport data dari dan ke media eksternal
G05
Sistem memiliki fungsi dashboard yang menyajikan berbagai informasi untuk mempermudah memonitor performa perusahaan.
G06
Pengembangan sistem menggunakan bahasa pemrograman dan development tools yang umum digunakan
184
G07
Sistem mempunyai audit
B
S
S
S
B
S
S
S
B
S
S
S
B
S
S
S
trail untuk semua jenis aktivitas, baik aktivitas user maupun system G08
Semua perubahan, modifikasi, penambahan, dan penghapusan data harus tercatat, sehingga menghasilkan perubahan yang tercatat untuk keperluan review pada suatu saat
G09
Aplikasi memiliki security level tersendiri yang terpisah dengan security level pada sistem operasi (OS).
G10
Sistem mempunyai kemampuan untuk membatasi akses user berdasarkan tipe transaksi
185
dan kode account G11
Sistem atau platform yang
B
S
S
S
B
S
S
S
B
N
S
S
B
T
AD
AD
digunakan mendukung auto-revoke dari user yang login ke sistem setelah sejumlah kesalahan G12
Sistem mempunyai kemampuan untuk melakukan backup data, baik dari tools yang disediakan oleh sistem maupun tools dari pihak ketiga
G13
Sistem mempunyai dokumentasi dalam bentuk online help
G14
Sistem mendukung penggunaan middleware atau toolkit yang mudah digunakan dan mendukung integrasi antar produk dan
186
dengan produk lain. (mudah terintegrasi) G15
Sistem mempunyai
B
S
S
S
B
N
S
S
B
S
S
S
B
S
S
S
kemampuan untuk menangani transaksi yang gagal, baik melakukan commit / rollback, maupun double commit dan juga backdated G16
Sistem menyediakan navigasi menu di semua modul, sehingga memudahkan pengguna untuk menggunakan dan mencari menu-menu yang dibutuhkan
G17
Sistem harus tetap beroperasi dengan normal dalam keadaan jumlah transaksi puncak
G18
Sistem mendukung
187
penggunaan berbagai perifferal G19
Sistem mendukung online
B
N
AD
S
B
S
S
S
R
M
S
S
B
S
S
S
data entry serta pengambilan informasi secara real time G20
Sistem mempunyai kemampuan batch update, sehingga memudahkan dalam menampung update data dalam jumlah besar pada suatu waktu
G21
Sistem bisa menghasilkan report yang dikustomisasi berdasarkan pelanggan, produk, prinsipal, dan struktur report lainnya, dan mampu di kustomisasi sendiri oleh personil NM I
G22
Sistem bisa membatasi adanya akses secara
188
bersamaan dari terminal yang berbeda dengan user id yang sama G23
Sistem mendukung akses
B
S
S
S
B
S
S
S
secara bersamaan dengan setiap user session mempunyai standar keamanan yang sama G24
Setiap kelemahan (bug) pada sistem dihilangkan dengan patch
Tabel 4.16 Functional Requirement Matrix (Rangkuman Nilai Perbandingan) r Business Requirements S tatus Current Vendor A Vendor B Vendor C Vendor
S
M
N
T
AD 4
Fungsional Requirement S core
Nilai rata-rata Requirement S core(Total/jumla h BP )
10
7
0
1
Current S ystem
46
3
10
2
0
483
7.92
S AP Response
54
1
0
0
6
571
9.36
Oracle Response
57
1
0
0
3
589
9.66
189
1. M ovex
S M N 0% 0% 2% 5%
T
AD
93%
Gambar 4.5 Presentase Pemenuhan Kebutuhan M ovex
2. SAP S
M
N
T
AD
0% 0% 2%
5%
93%
Gambar 4.6 Presentase Pemenuhan Kebutuhan SAP
190
3. Oracle
S 2%
M 0% 0%
N
T
AD
5%
93%
Gambar 4.7 Presentase Pemenuhan Kebutuhan Fungsional Dalam evaluasi kebutuhan fungsional didapat nilai masing-masing aplikasi ERP, dengan nilai yang tertinggi merupakan aplikasi ERP yang paling memenuhi kebutuhan proses bisnis yang ada. Terdapat 61 proses bisnis yang di evaluasi dengan nilai maksimum proses standar yaitu 10, sehingga nilai total dari evaluasi proses bisnis adalah 610. Dari aplikasi ERP yang dievaluasi, sudah hampir memenuhi proses bisnis dengan fungsi standar, tetapi bila proses bisnis memerlukan modifikasi/ kustomisasi, sistem informasi tersebut hanya mendapat bobot 7, sedangkan bila pemenuhan proses bisnis dengan modul lain hanya mendapat nilai 4. Kebutuhan fungsional dievaluasi dalam 3 bagian yaitu purchasing, inventory dan general.
191
Berdasarkan penilaian status response masing-masing vendor maka dapat disimpulkan bahwa Oracle memperoleh nilai tertinggi dengan total nilai 589, dan SAP mendapat nilai 571. Hal ini menunjukkan bahwa semakin rendah nilainya, semakin diperlukan usaha yang lebih besar dalam pengembangan, kustomisasi, modifikasi dalam aplikasi ERP sehingga dapat mendukung operasional PT NM I secara optimal. Berdasarkan nilai yang diperoleh, maka dilakukan konversi kedalam perbandingan berpasangan (pairwise comparison) antar sistem informasi. Kemudian hasil tersebut dimasukkan sebagai input data pada tabel matriks kriteria fungsional yang akan digunakan untuk menghitung evaluasi dengan menggunakan metode AHP. Tabel 4.17 Presentase Fungsional
Vendor
Nilai rata-rata fungsional
Persentase Nilai Fungsional
S AP
9.36
49%
Oracle
9.66
51%
Total
19.02
100%
192 SAP
Oracle
51%
49%
Gambar 4.8 Grafik presentase penilaian vendor untuk kriteria fungsional 4.6.2
Perencanaan dan Kontrol Pada bagian berikut akan dilakukan evaluasi sistem informasi berdasarkan kriteria perencanaan dan
kontrol dari masing-masing
implementor /konsultan vendor. Beberapa kriteria dan pertanyaan yang digunakan untuk membantu memperjelas kemampuan manajemen proyek yang ada antara lain : •
M etodologi implementasi
•
Waktu implementasi yang dibutuhkan
•
Jumlah sumberdaya manusia yang di butuhkan Informasi dan gambaran tersebut diperoleh dari penjelasan
masing-masing implementor dalam menjelaskan rencana implementasi yang akan dilaksanakan di PT NM I.
193
4.6.2.1 Analisa Kriteria Perencanaan dan Kontrol MyS AP Procu rement (Material Management) Implementasi MySAP Business Suite 6 mengikuti standar implementasi yang ditetapkan oleh SAP, yaitu dengan menggunakan methodology ASAP (Accelerate SAP). Dalam mengimplementasikan ASAP ini dikenal dengan 5 phase yang tergambarkan dalam ASAP Roadmap.
Gambar 4.9 ASAP Roadmap •
Project Preparation Dalam fase ini, pemimpin proyek akan mendefinisikan tujuan dari proyek secara jelas dan keseluruhan mekanisme pengambilan keputusan.
194
•
Business Blueprint Dalam
fase
ini
ruang
lingkup
dari
implementasi SAP diputuskan dan didefinisikan secara jelas. Pemilihan dari modul bisnis atau fungsi yang akan diimplementasikan dan semua kebutuhan bisnis dijelaskan dan didokumentasikan sebagai Business Blueprint. •
Realization Tujuan
dari
mengimplementasikan
fase
ini
semua
adalah kebutuhan
untuk dari
proses bisnis berdasarkan business blueprint yang telah dibuat. •
Final Preparation Fase
ini
merupakan
persiapan
akhir
sebelum going live yang meliputi testing, user training, manajemen sistem, dan aktivitas cutover. Fase ini juga menyelesaikan semua open issues yang penting. Begitu fase ini selesai, maka perusahaan telah siap untuk menjalankan sistem SAP. •
Go Live and Support
195
Fase dimana keseluruhan sistem akan dijalankan dan akan didukung oleh konsultan SAP yang akan melakukan analisa terhadap performa sistem dan memantu perkembangan dari tiap aktivitas. Tabel 4.18 Perkiraan Konsultan yang Terlibat dalam Implementasi SAP Business Suite 6 M odul Procurement Nama Jabatan Vendor Project Manager
Tugas •
Penanggung
jawab
utama
dalam
keseluruhan
Inisial
Jumlah
VPM
1
PC
2
proyek
implementsi •
M embentuk, mengatur, dan
memberikan
motivasi kepada tim proyek
serta
menentukan sumber
alokasi
daya
pelaksanaan
dalam proyek
yang akan dilaksanakan •
M emantau
mengenai
kemajuan proyek dan kualitas
dari
setiap
tahapan proyek yang telah dikerjakan Procurement Consultant
•
Bertugas
196
mendefinisikan requirement, menganalisa
proses
bisnis, dan memberikan solusi terhadap analisa yang telah dilakukan. •
M elakukan konfigurasi terhadap sistem SAP.
•
M elakukan
test
terhadap scenario yang telah di buat BASIS
•
M embuat
user,
membuat
roles
&
profiles,
mengatur
security
parameter,
mengatur
scheduling, BC
1
AP
2
set up system, network printer
dan
administration
task
and
lainnya
pada
sistem
SAP ABAB Programer
•
M elakukan
197
customisasi/program tambahan,
dan
pembuatan report pada sistem SAP Database Administrator
•
Bertugas
dalam
konfigurasi,
migrasi,
dan konversi database
DA
1
TW
1
TRC
1
yang akan di gunakan di sistem SAP Technical Writer
•
M embuat report
progress
dari
tahapan
yang telah dikerjakan dan
dokumentasi
proyek
secara
keseluruhan Training Consultant
•
Bertugas
memberikan
pelatihan proses yang sudah berjalan kepada power user dan end user Total
9
Tabel 4.19 Fase dan Aktifitas Implementasi SAP Business Suite 6 M odul Procurement
198
1. No 1
Project preparation Kegiatan Kick-off meeting
Keterangan Pada
tahap
didefinisikan
Sumber Daya
ini
akan
tujuan
dari
Durasi (hari)
All 1
proyek kepada semua pihak yang akan terlibat 2
Define
Pada tahap ini rencana dan
Implementation
strategi implementasi di buat
All 6
strategy 3
4
Define
Pada tahap ini urutan-urutan
implementation
dari
sequance1
definisikan
Asign Project team
Pada
implementasi tahap
tetapkan,
ini
di
akan
di
tim proyek
dari
yang
akan
perusahaan
VPM 1 VPM 1
membantu tim implementor dalam proyek implementasi. 5
Quality check & Pada progress report
tahap
ini
seluruh
VPM , TW
kegiatan di fase 1 di evaluasi
1
dan di dokumentasikan. Total Durasi Fase 1
10
2. Business Blue Print No 1
Kegiatan Business
Keterangan
Sumber Daya
process Pada tahap ini, kebutuhan-
analysis & design
kebutuhan dari perusahaan di definisikan,
dan
dibuatkan
ilustrasi aliran proses bisnis serta
solusi
yang
akan
PC(2)
Durasi (hari) 35
199
diberikan. 2
Technical analysis
Pada
tahap
ini
definisikan
akan
di
BC
5
PC(2),BC
7
VPM ,PC(2)
5
VPM , TW
1
kebutuhan
teknikal dari sistem yang akan diimplementsikan. 3
Mapping Business
Pada tahap ini akan dilakukan
Process in SAP
mapping solusi yang sudah dibuat ke dalam sistem SAP
4
Pada tahap ini akan dianalisa
Gap analysis
gap antara kebutuhan dan solusi yang di berikan oleh standar SAP 5
Quality check & Pada progress report
tahap
ini
seluruh
kegiatan di fase 2 di evaluasi dan di dokumentasikan. Total Durasi Fase 2
53
3. Realization No 1
Kegiatan
Keterangan
Receive server and Pada tahap ini setup terhadap
Sumber Daya
Durasi (hari)
BC
3
BC
3
BC
8
server yang akan dibutuhkan
initial activity
pada saat implemetasi hingga go live 2
and Pada
Install configure OS
Install
in instalasi
ini
dan
dilakukan konfigurasi
sistem operasi pada server
server 3
tahap
MySAP Pada
tahap
ini
dilakukan
ERP (procurement) instalasi MySAP ERP modul server and client
procurement baik pada server maupun client
200
4
Do
customization Pada
and configuration
tahap
ini
dilakukan PC(2),AP(2),D
konfigurasi sistem SAP agar sesuai selain
dengan itu
20
A
kebutuhan,
dilakukan
juga
pembuatan report 5
Scenario
Pada
fase
ini
hasil
Integration test
customisasi dan konfigurasi di uji apakah sudah
dari
VPM ,PC(2),A
7
P(2),BC,DA
berjalan
dengan lancar, atau masih ada bug yang terjadi. 6
Quality check & Pada
tahap
ini
seluruh
VPM ,TW
1
kegiatan di fase 3 di evaluasi
progress report
dan di dokumentasikan. Total Durasi Fase 3
42
4. Final Preparation No 1
Kegiatan Fine
tunning
Keterangan of Pada
configuration 2
fase
ini
Sumber Daya
dilakukan
optimalisasi terhadap sistem
Create user profile Pada tahap ini akan dibuat and authorization
profil
dan
pengguna
autorisasi sistem
AP(2),BC,PC(
Durasi (hari) 4
2),DA BC
4
BC,DA
4
VPM ,PC(2)
5
dari sesuai
dengan peran dan tanggung jawab masing-masing 3
Work load testing
Pada tahap ini akan di uji performa
sistem
saat
menangani transaksi 4
User testing
acceptance Pada tahap ini, akan dilakukan pengujian
yang melibatkan
201
user, untuk menguji apakah sistem sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 5
Create
training Pada tahap ini akan dibuat
documentation
TRC,PC
2
TRC
20
DA,AP(2)
4
VPM ,TW
1
dokumentasi dari sistem untuk keperluan training.
6
User training
Pada
tahap
training
ini
dilakukan
kepada
pengguna
sistem. 7
Data
migration Pada tahap ini akan dilakukan
and
conversion migrasi dan konversi data
(cutover actifity)
perusahaan ke dalam sistem SAP,
serta
menentukan
strategi cut over 8
Quality check & Pada progress report
tahap
ini
seluruh
kegiatan di fase 4 di evaluasi dan di dokumentasikan. Total Durasi Fase 4
44
5. Go live No
Kegiatan
Keterangan
Sumber Daya
Durasi (hari)
Setelah sistem dinyatakan Go Live , maka akan dilanjutkan 1
Maintenance/supp ort
dengan maintenance contract, dimana
pada
tahap
ini
perusahaan akan di dampingi oleh konsultan untuk support, monitoring system transction,
PC
30
202
dan optimalisasi keseluruhan performa sistem Pada 2
Quality check & project sign off
tahap
ini
seluruh
kegiatan di fase 5 di evaluasi
VPM ,TW
1
dan di dokumentasikan. Total Durasi Fase 5
31
Total Keseluruhan Fase
180
Dari pemaparan kegiatan dari tiap-tiap fase, dapat dilihat bahwa total waktu yang dibutuhkan untuk implementasi M ySAP untuk modul Procurement adalah 180 hari kerja dengan presentase sebagai berikut : Project Preparation
Business Blueprint
Realization
Final Preparation
Go Live 6% 17% 30% 24% 23%
Gambar 4.10 Presentase Durasi dari Setiap Fase Implementasi MySAP Procurement
203
4.6.2.2 Analisa Kriteria Perencanaan dan Kontrol Oracle Procu rement (Oracle Advanced Procurement) Implementasi
Oracle
E-Business
Suite
12
mengikuti standar implementasi yang di tetapkan Oracle yaitu Oracle AIM ( Oracle Application Implementation Methodology). Terdapat 6 fase dalam tahapan
Oracle
AIM
Gambar 4.11 Oracle AIM Roadmap
•
Definition Pada ditetapkan.
tahap Tahap
ini,
dasar
dari
proyek
ini mendifinisikan: ruang
lingkup dan waktu proyek, menetapkan tujuan dan sasaran proyek, mengidentifikasi orang, sumber daya, jadwal dan target. Tujuan bisnis dievaluasi
204
berdasarkan waktu, sumberdaya, dan kendala anggaran.
M anajer
proyek
memberitahukan
rencana kerja kepada tim anggota proyek dan secara
bersama-sama
berdasarkan
pedoman
bagaimana proyek tersebut bisa diselesaikan. •
Operation anlysis Selama tahap ini, anggota tim proyek client menjelaskan proses operasional dan administrasi kepada konsultan Oracle yang terpilih dan praktik pada
bisnis
manajemen,
mereka. teknis
Kebutuhan
pengguna,
dikumpulkan
dan
didokumentasikan kedalam model bisnis. •
Solution Design Selama tahap ini, akan dibuat solusi proses dengan mencocokkan
fitur aplikasi dengan
kebutuhan bisnis yang diidentifikasi selama tahap operation analysis. •
Build Pada tahap ini semua solusi bisnis yang telah
diidentifikasi dan di rancang pada tahap
solution design akan diuji untuk memastikan
205
rancangan yang dibuat sesuai dengan kebutuhankebutuhan bisnis. •
Transition Selama tahap kepada
penguna
ini, dilakukan pelatihan
dan
juga
mempersiapkan
production environment serta mengkonversi data. Tahap ini diakhiri dengan transisi ke aplikasi baru. •
Production Tahap ini dimulai dengan melakukan cut over dari tahap peralihan. Dalam tahap dilakukan pemberian dukungan dan monitoring. Dalam tahap ini juga akan dibuat laporan mengenai pelaksanaan untuk meninjau implementasi yang sebelumnya dan membuat perencanaan kedepan.
Tabel 4.20 Perkiraan Konsultan yang Terlibat Dalam Implementasi Oracle EBusiness Suite 12 M odul Procurement Nama Jabatan Vendor Project Manager
Tugas •
Inisial
Jumlah
VPM
1
Penanggung jawab utama dalam keseluruhan proyek implementsi,
•
M embentuk, mengatur, dan memberikan
motivasi
kepada tim proyek serta menentukan alokasi sumber
206
daya dalam pelaksanaan proyek
yang
akan
dilaksanakan •
M emantau mengenai kemajuan proyek dan kualitas dari setiap tahapan proyek yang telah dikerjakan
Business Analyst
•
Bertugas mendefinisikan requirement, menganalisa proses bisnis, dan memberikan solusi terhadap analisa yang telah BA
2
TC
1
dilakukan. •
M elakukan konfigurasi terhadap sistem Oracle. M elakukan test terhadap scenario yang telah di buat
Technical IT Consultant
•
M elakukan sizing server, set up system, network and printer dan administration task lainnya pada sistem Oracle.
207
Programmer
•
M elakukan kustomisasi/program
PR
2
DA
1
TRC
1
tambahan, dan pembuatan report pada sistem Oracle Database Administrator
•
Bertugas dalam konfigurasi, migrasi, dan konversi database yang akan di gunakan di sistem Oracle
Training Consultant
•
Bertugas memberikan pelatihan proses yang sudah berjalan kepada power user dan end user Total
8
Tabel 4.21 Fase dan Aktifitas Implementasi Oracle E-Business Suite 12 M odul Procurement 1. Definition No 1
Kegiatan Project Kick-Off
Keterangan Pada
tahap
didefinisikan
Sumber Daya
ini
akan
tujuan
dari
proyek kepada semua pihak yang akan terlibat.
Durasi (hari)
ALL 1
208
2
Defining scope and Pada tahap ini didefinisikan objective approach cakupan
dari
VPM ,BA(2)
manajemen
1
proyek yang akan di buat dan juga pendekatannya. 3
Project
Pada
tahap
management plan
perencanaan
ini
dibuat
dari
seperti waktu,
All
proyek,
4
orang-orang
yang terlibat dan lain-lain 4
Sign-off definition Pada phase
tahap
ini
dilakukan
VPM
evaluasi pelaksanaan kegiatan
1
di fase 1 Total Durasi Fase 1
7
2. Operation Analysis No 1
Kegiatan Business requirement analysis
Keterangan Pada tahap bisnis
Sumber Daya
ini kebutuhan
dari
Durasi (hari)
VPM , BA(2)
perusahaan
10
dikumpulkan dan analisa oleh tim implementasi
2
Enterprise technical Architecture Design
Pada
tahap
ini
rancang kebutuhan
akan
di
TC
pemenuhan technical
4
dari
sistem 3
4
Pada tahap ini akan dilakukan Bussines requirements and mapping kebutuhan dan data bussines data bisnis perusahaan ke dalam mapping sistem Oracle
BA(2)
Sign-Off operaton Pada tahap ini dilakukan analysis Phase evaluasi pelaksanaan kegiatan
VPM
di fase 2
6
1
209
Total Durasi Fase 2
21
3. Solution Design No 1
Kegiatan Business requirement design
Keterangan
Sumber Daya
Pada tahap ini akan dirancang
BA(2)
solusi
sesuai
dengan
Durasi (hari)
10
requirement yang telah di tetapkan.
2
Design data conversion program
Pada tahap
ini dirancang
untuk
script
DA,PR(2)
kebutuhan
2
converse data perusahaan ke sistem Oracle
3
Design integration testing scenario
Pada tahap
ini dirancang
BA(2) 3
scenario untuk kebutuhan test sistem
4
Develop Training manual
Pada tahap ini akan disiapkan dokumen
untuk
BA, TRC 3
keperluan
training user 5
Sign-off System solution design Phase
Pada tahap
ini dilakukan
VPM 1
evaluasi pelaksanaan kegiatan di fase 3
19
Total Durasi Fase 3 4. Build No 1
2
Kegiatan Hardware set up and aplication instalation Customization and configuration
Keterangan Pada tahap persiapan
Sumber Daya
ini dilakukan dan
Durasi (hari)
TC 6
instalasi
software dan hardware Pada tahap ini akan dilakukan konfigurasi dan customisasi
BA(2), PR(2),DA
20
210
sistem sesuai dengan hasil perancangan sebelumnya 3
Dilakukan System integration test
4
test
terhadap
sistem sesuai dengan scenario
5
terhadap
masalah-masalah
VPM ,BA(2),P R(2),TC,DA
yang
5
mungkin timbul Pada tahap
Sign-off System build Phase
2
dari sistem penanganan
6
TC,DA
test untuk menguji performa Pada tahap ini akan dilakukan
Resolves issues
4
yang sudah di buat. Pada tahap ini akan dilakukan
System performance test
VPM ,BA(2),P R(2),TC,DA
ini dilakukan
VPM 1
evaluasi pelaksanaan kegiatan di fase 4
38
Total Durasi Fase 4 5. Transition No
1
Keterangan
Sumber Daya
Pada tahap ini akan dilakukan
DA,BA(2)
Kegiatan
Prepare production environment
pengaturan
terhadap
production. ini dilakukan
Perform acceptance test
6
perusahaan ke dalam sistem Oracle Pada tahap ini akan diuji
3
DA
migrasi dan konversi data Data migration and convertion
(hari)
2
sistem untuk memasuki tahap Pada tahap
2
final
Durasi
mengenai kesesuaian sistem dengan
requirements yang
VPM ,BA(2) 5
211
diinginkan Pada tahap 4
TRC 20
pelatihan terhadap pengguna End User training
sistem Pada tahap
5
ini dilakukan
Sign-off transition Phase
ini dilakukan
VPM 1
evaluasi pelaksanaan kegiatan di fase 5 Total Durasi Fase 5
34
6. Production No 1
Kegiatan Production migration
Keterangan Pada tahap
Sumber Daya
ini dilakukan
Durasi (hari)
VPM , BA(2)
penilaian kesiapan transisi ke tahap
production,
eksekusi 6
proses cutover ke sistem baru, dan mempersiapkan aktifitas pendukung
setelah
implementasi selesai Pada tahap
2
support
ini dilakukan
dan
BA
maintenance 30
terhadap sistem yang sudah Maintenace and support 3
berjalan
sesuai
dengan
kesepakatan kontrak Pada tahap
ini dilakukan
evaluasi pelaksanaan kegiatan Project closing sign-off
di fase 5 dan juga berakhirnya
VPM 1
proses implementasi Total Durasi Fase 6
37
Total Keseluruhan Fase
156
212
Dari pemaparan kegiatan dari tiap-tiap fase, dapat dilihat bahwa total waktu yang dibutuhkan untuk implementasi Oracle
E-Business
Suite 12
modul
Procurement adalah 156 hari kerja dengan presentase sebagai berikut : Definition
Operation Analysis
Solution Design
Build
Transition
Production
5% 24%
13% 12%
22% 24%
Gambar 4.12 Presentase Durasi dari Setiap Fase Implementasi Oracle EBS Procurement
4.6.2.3 Perhitungan Kriteria Perencanaan dan Kontrol dengan Metode AHP M asing-masing
vendor
memiliki
metode
pendekatan implementasi sendiri yang di klaim sudah teruji dan di sesuaikan untuk produk masing-masing. Selain itu, setiap vendor juga sudah memiliki aplikasi yang dapat membantu dalam penanganan proyek implementasi. Aplikasi yang dimiliki SAP adalah SAP Solution Manager
213
6, sedangkan Oracle memilik Oracle Method AIM 3.1. Aplikasi-aplikasi tersebut bukan hanya dapat digunakan dalam proses implementasi tetapi juga dalam proses upgrade dan proses pengembangan lainnya. Berdasarkan data yang dapat di himpun dari penjelasan oleh masing-masing vendor, dapat diketahui bahwa Oracle memiliki estimasi waktu implementsi yang lebih cepat dibanding dengan SAP. Oracle membutuhkan waktu
kurang
lebih
156
hari,
sedangkan
SAP
membutuhkan waktu sekitar 180 hari.
200
waktu implementasi (hari)
180
180
159
160 140 120 100 MySAP Business Suite 6 material management
Gambar 4.13 Grafik Perbandingan Waktu Implementasi Proyek
Untuk
menghitung
perbandingan
mengenai
lamanya waktu implementasi, maka terlebih dahulu perlu
214
di lakukan invert terhadap nilai prioritas. Ini di karenakan semakin lama waktu implementasi, maka semakin kurang diminati solusi ERP tersebut. Tabel 4.22 Invers Nilai Prioritas Lama Implementasi Lama Vendor
Implementasi
1/Hari
(1/Hari)/Total
(Hari) S AP
180
0.005555556
0.469027
ORACLE
156
0.006289308
0.530973
0.011844864
1
Total
SAP
Oracle
47% 53%
Gambar 4.14 Grafik Presentase Penilaian Vendor untuk Kriteria Pencanaan dan Kontrol Berdasarkan hasil perhitungan AHP diatas dapat disimpulkan bahwa Oracle E-Business Suite 12 sedikit
215
lebih unggul dibandingkan dengan MySAP Business Suite 6 dalam kriteria perencanaan dan kontrol. Oracle mendapatkan nilai 53%, unggul hanya 6% dibanding dengan SAP yang mendapat nilai 47%. 4.6.3
Fleksibilitas PT. NM I menempatkan kriteria fleksibilitas di peringkat keenam dari tujuh kriteria yang di pilih. Ini menggambarkan bahwa perusahaan lebih
menginginkan aplikasi ERP yang dipilih dapat memenuhi
kebutuhan perusahaan dengan fungsi standarnya. Walaupun demikian, setiap perusahaan memiliki kebutuhan spesifik tertentu, sehingga diharapkan fleksibilitas aplikasi ERP mampu mengatasi kesenjangan fungsional sistem dengan kondisi di perusahaan. Aplikasi ERP yang fleksibel memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk melakukan modifikasi dan pengembangan lebih lanjut, sehingga diharapkan dapat memenuhi kebutuhan spesifik dari perusahaan. Tabel 4.23 Perbandingan Kriteria Flexibilitas Kriteria Server Operation System Compability
Oracle E-Business Suite 12
MySAP Business Suite 6
•
HP tru 64 UNIX
•
HP tru 64 UNIX
•
HP-UX Itanium,
•
HP-UX Itanium,
•
HP-UXPA RISC (32 & •
HP-UXPA RISC (32
216
•
64 bit)
& 64 bit)
IBM AIX on POWER •
IBM AIX on POWER
System (32 & 64 bit)
System (32 & 64 bit)
•
Linux x68 (32 & 64 bit)
•
M icrosoft Windows (32
M icrosoft
Windows
(32 64 bit)
Sun Solaris SPARC (32 •
& 64 bit)
Linux x68 (32 & 64 bit)
•
64 bit) •
•
Sun Solaris SPARC (32 & 64 bit)
Client Operation System
•
Compability Database Compability
Developmen platform
Windows
OS,
MAC, •
Linux, Java Mobile OS • • •
Oracle, With JDBC adapter : DB/2, SQL Server, Informix Oracle JDevelopper
•
All Major Java
Windows OS, MAC, Linux, Java Mobile OS
Oracle Database, IBM, Microsoft, MaxDB SAP WEB AS (ABAP & JAVA)
Aplication Server including IBM WebSphere, BEA WebLogic, and JBOSS
217
J2EE Version
1.3 and 1.4
1.3
System configuration and Support
Support
customisation Multilingual System
Upgrade
Support
Support
and Support
Support
Patch
Untuk penilaian mengenai fleksibilitas aplikasi ERP, akan di serahkan kepada perwakilan PT. NM I dari bagian IS Depertement yang lebih mengerti mengenai kebutuhan tekhnis dari PT.NM I. Penilaian fleksibilitas bersifat subjektif, oleh karena itu maka penilaian akan di berikan melalui quisionaire AHP, hasilnya adalah sebagai berikut berikut : Tabel 4.24 M atriks Perbandingan Berpasangan Kriteria Flexibilitas Flexibilitas
MyS AP Business Suite 6
Oracle E-Business Suite
MyS AP Business Suite 6
1
1/2
Oracle E-Business Suite 12
2
1
Total
3
1.5
218
Tabel 4.25 Bobot Relatif dan Eigen Vektor Utama Kriteria Fleksibilitas Eigen vector Flexibilitas utama MyS AP Business
0.33
Suite 6 Oracle E-Business 0.67 Suite 12 Total
1
Berdasarkan wawancara dengan perwakilan PT.NM I, didapatkan alasan mengenai penilaian yang diberikan untuk kriteria fleksibilitas di atas. Penilai berpendapat bahwa bahwa Oracle lebih mendukung open standart, ini terlihat dari development platform yang lebih standart dari oracle, dibandingkan dengan SAP yang pengembangannya harus menggunakan tool dari SAP. Selain itu, berasarkan research di internet yang sudah dilakukan oleh penilai, sebagian besar
mengunggulkan Oracle dalam hal
kemudahan customisasi dan konfigurasi. Presentase penilaian AHP dapat di lihat pada Gambar 4.15
219 SAP
Oracle
33%
67%
Gambar 4.15 Grafik Presentase Penilaian Vendor untuk Kriteria Flexibilitas 4.6.4
Dukungan Dukungan vendor merupakan salah satu kriteria yang memiliki bobot cukup tinggi, yang berarti merupakan salah satu kriteria penting yang menjadi pertimbangan dalam menentukan pemilihan aplikasi ERP di PT NM I. Kriteria dukungan menempati prioritas yang cukup tinggi tidak lepas dari pengalaman PT NM I terhadap dukungan ERP yang sekarang di gunakan. Kurangnya dukungan dari pihak vendor, menjadi salah satu penyebab adanya inisiasi untuk beralih ke aplikasi ERP yang baru. Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk menilai tingkat dukungan yang bisa di dapat dari masing-masing vendor adalah dengan melihat ketersediaan mitra lokal di Indonesia. Semakin banyak mitra lokal yang dimiliki, maka diharapkan perusahaan akan semakin mudah dalam memilih dan mendapatkan dukungan untuk aplikasi ERP mereka.
220
Berikut data-data mengenai jumlah mitra lokal dari masingmasing vendor yang di ambil dari website resmi SAP maupun Oracle. Tabel 4.26 Jumlah M itra Lokal SAP di Indonesia Kategori M itra Service Partner
Keterangan
Jumlah
M erupakan partner dari SAP yang membantu
pelanggan
mendesain,
SAP
dalam
menerapkan
dan 15
mengintegrasikan mengoptimisasi
solusi proses
SAP,
bisnis,
dan
menyediakan konsultasi bisnis strategis. Education partner
Bekerja sama dengan SAP memberikan kualitas tinggi, pelatihan professional
3
untuk solusi dan teknologi SAP. Technology Partner
M enyediakan dukungan
Infrastruktur
untuk solusi SAP, seperti platform hardware,
database,
sistem
4
penyimpanan, jaringan dan perangkat mobile. Software Solution Partner
M embangun aplikasi yang terintegrasi dengan
solusi
SAP
dan
memiliki
sertifikasi SAP. Aplikasi third-party vendor perangkat lunak memperluas dan
3
221
menambahkan nilai pada solusi SAP untuk industry dan proses bisnis. Total
25 Sumber: ww.sap.com
Tabel 4.27 Jumlah M itra Lokal Oracle di Indonesia Kategori M itra
Keterangan
Jumlah
System Integrator
M enyediakan layanan integrasi sistem,
partner
implementasi solusi Oracle, dan kegiatan konsultasi. Sistem integrator partner juga 12
memasarkan lisesensi bagi pengguna Oracle.
Hardware and
Bekerjasama
dengan
Oracle
untuk
Infrastrucure parner
menyediakan dukungan hardware untuk
2
memastikan integrasi solusi Oracle. Education provider
M enyediakan dukungan untuk kegiatan
partner
pelatihan profesional untuk pemanfaatan
2
solusi Oracle. Independent software
M erupakan
partner
independen
yang
mengembangkan
dan
vendor
perangkat
lunak
memiliki, mendistribusikan
5
222
program
aplikasi
yang
dapat
di
integrasikan dengan Oracle aplication. Aplikasi yang di buat tersedia secara komersial. Total
21 Sumber: www.Oracle.com
Data-data yang ditampilkan pada table-tabel di atas sebelumnya telah melalui proses penyeleksian. Hanya kategori partner yang berhubungan dengan implementasi Oracle E-Business Suite ataupun SAP Busines Suite yang dimasukkan kedalam perhitungan. Sedangkan untuk partner yang menangani sistem untuk perusahaan kecil & menengah, tidak dimasukkan ke dalam perhitungan. Setelah mendapatkan data mengenai jumlah partner lokal di Indonesia yang dimiliki oleh masing vendor, maka di lakukan perhitungan AHP seperti yang terlihat pada table 4.28 : Tabel 4.28 Invers Nilai Prioritas Dukungan Vendor
Jumlah Mitra
Jumlah Mitra
lokal
lokal / total
S AP
25
0.543478
ORACLE
21
0.456522
Total
46
1
223 SAP
Oracle
46% 54%
Gambar 4.16 Grafik Presentase Penilaian Vendor untuk Kriteria Dukungan 4.6.5
Total Biaya Kriteria biaya menempati urutan keempat dalam kriteria pemilihan aplikasi ERP di PT Nissan M otor Indonesia. Informasi mengenai estimasi biaya yang harus dikeluarkan untuk penerapan aplikasi ERP di peroleh dari penjelaan implementor masing-masing vendor. Perhitungan estimasi biaya dilakukan untuk memperoleh perbandingan biaya perolehan dari masing-masing vendor. Komponen-komponen biaya untuk penerapan aplikasi ERP dibagi menjadi biaya software (lisensi), hardware, konsultan, maintenance dan pelatihan.
224
Tabel 4.29 Rate Gaji Konsultan untuk Implementasi MySAP Business Suite 6 M odul Procurement Nama
Jumlah
Rate/hari
Vendor Project Manager
1
$400
Procurement Consultant
2
$300
BASIS
1
$300
ABAB Programer
2
$300
Database Administrator
1
$200
Technical Writer
1
$200
Training Consultant
1
$75
Tabel 4.30 Rate Gaji Konsultan untuk Implementasi Oracle E-Business Suite 12 M odul Procurement Nama
Jumlah
Rate/hari
Vendor Project Manager
1
$300
Business analyst
2
$170
Technical IT Consultant
1
$170
Programmer
2
$170
Database Administrator
1
$170
Training Consultant
1
$100
225
Tabel 4.31 Perbandingan One Time Cost A. Lisensi MySAP Business Suite 6 license @ $6750 x 16 User
$108,000
SQL SERVER 2008 Enterprice License
Oracle E-Business Suite 12 License @ $4595 x 16
$73,520
$23,911
Windows Server Enterprise 2008 License
$4,062 Total
$135,973
Total
$73,520
B . Konsultant P roject preparation
$16,500
Definition
$9,460
Busines P rocess Blueprint
$32,175
Operation analysis
$9,420
Realization
$47,375
Solution design
$6,550
Final preparation
$23,675
Build
Go Live & Support
$9,475
$30,880
Transition
$7,540
P roduction
$9,240
Total
$129,200
Total
$73,090
Blade server (HP P roLiant BL460c G5 502 BUNDLE) @ $6347 x3
$19,041
Blade server (HP P roLiant BL460c G5 502 BUNDLE) @ $6347 x 3
$19,041
Storage server (HP eva 4400 starter kit)
$21,021
Storage server (HP eva 4400 starter kit)
$21,021
C. Hardware
Server enclosure (HP C3000 tower enclosure)
$3,382 Total
Server enclosure (HP C3000 tower enclosure)
$43,444
$3,382 Total
$43,444
D. Pelatihan Uang makan siang(16 user * 20000* 30)
Rp9,600,000
Uang makan siang(16 user * 20000* 30)
Rp9,600,000
Uang makan sore (16 user * 20000* 30)
Rp9,600,000
Uang makan sore (16 user * 20000* 30)
Rp9,600,000
Uang saku(16 user x 15000 x 30)
Rp7,200,000
Uang saku(16 user x 15000 x 30)
Rp7,200,000
Snack (16 user * 10000* 30)
Rp4,800,000
Snack (16 user * 10000* 30)
Rp4,800,000
Total Total ($)
(kurs 1$ = Rp10,000)
Grand Total
Rp31,200,000
Total Total ($)
$3,120
$311,737
Grand Total
Rp31,200,000 $3,120
$193,174
226
Selain One Time Cost yang sudah di paparkan di Table 4.31, terdapat juga Ongoing Annual Cost, yaitu biaya yang harus di keluarkan setiap tahunnya oleh perusahan untuk keperluan license maintenance & support. Biaya yang harus di keluarkan untuk Oracle E-Business Suite 12 adalah 22% dari initial cost setiap tahunnya, lebih tinggi 5% dari biaya yang perlu di keluarkan untuk MySAP Business Suite 6 yaitu 17% dari initial cost setiap tahunnya. Nilai Initial cost didapatkan dari harga lisensi/user dikalikan dengan jumlah user. Berikut perhitungan Ongoing Annual Cost untuk masing-masing vendor • MyS AP Business Suite 6 = $6740 x 16 User = $108,000 Ongoing Annual Cost = 17% x $108,000 = $18,360 • Oracel E-Business Suite 12 •
Initial Cost = $4595 x 16 User = $73,520
•
Ongoing Annual Cost = 22% x $73,520 = $16,174
Tabel 4.32 Perbandingan Ongoing Annual Cost selama 5 tahun Vendor
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
Total
S AP
-
$18,360
$18,360
$18,360
$18,360
$73,440
Oracle
-
$16,174
$16,174
$16,174
$16,174
$64,695
227
Dari One Time Cost dan Ongoing Annual Cost (5 tahun) yang sudah di lakukan di atas, langkah selanjutnya yang akan dilakukan adalah menjumlahkan kedua komponen biaya tersebut, dan hasilnya totalnya adalah adalah : • MyS AP Business Suite 6
= $181,440
• Oracel E-Business Suite 12 = $138,215 Untuk perhitungan dengan metode AHP, selanjutnya dilakukan invers terhadap nilai total harga perolehan di atas. Hasilnya dapat di lihat pada table berikut: Tabel 4.33 Invers Nilai Prioritas Biaya Perolehan Total Biaya
1/ Total Biaya
(1/Total
Perolehan
Perolehan
Biaya)/Total
S AP
$385,177
0.0000026
0.40
ORACLE
$257,869
0.0000039
0.60
0.0000065
1
Vendor
Total
228 SAP
Oracle
40% 60%
Gambar 4.17 Grafik Presentase Penilaian Vendor untuk Kriteria Biaya Perolehan Berdasarkan hasil perhitungan diatas dapat disimpulkan bahwa Oracle E-Business Suite 12 memiliki total biaya perolehan yang lebih rendah di banding dengan MySAP Business Suite 6. Setelah dimasukkan ke dalam perhitungan AHP, Oracle mendapatkan nilai 60%, sedangkan SAP mendapatkan nilai 40%. 4.6.6
Kemudahan Penggunan Penilaian mengenai kemudahan penggunaan sangat bersifat subjektif, setiap pengguna aplikasi akan memiliki pengalaman dan penilaian tersendiri terhadap kemudahan penggunan suatu aplikasi. Kemudahan penggunaan erat kaitannya dengan rancangan tampilan antarmuka dari aplikasi. Semakin baik rancangan tampilan antarmuka suatu aplikasi, diaharapkan akan mempermudah pengguna dalam penggunaan suatu aplikasi.
229
Salah satu cara yang bisa digunakan dalam menilai rancangan tampilan antarmuka suatu aplikasi ialah dengan berpatokan pada 8 aturan emas perancangan atau yang biasa dikenal dengan Eight Golden Rules of Interface Design. Dari demo aplikasi yang dilakukan oleh implementor dari masingmasing vendor, akan di nilai apakah masing-masing aplikasi sudah dapat memenuhi Eight Golden Rules of Interface Design. Berikut contoh tampilan aplikasi dari masing-masing vendor :
230
231
Gambar 4.18 Contoh Tampilan dari SAP ECC6
232
233
Gambar 4.19 Contoh Tampilan dari Oracle ERP
234
Dari contoh tampilan antar muka yang sudah ditampilkan di atas, kami memberikan nilai yang seimbang untuk kedua aplikasi. Nilai seimbang diberikan karena masing-masing aplikasi dirasa sudah mampu memenuhi kriteria dari 8 aturan emas perancangan antarmuka.
Berikut
grafik
perbandingan
penilaian
untuk kedua aplikasi.
SAP
Oracle
50% 50%
Gambar 4.20 Grafik Presentase Penilaian Vendor untuk Kriteria Kemudahan Penggunaan. 4.6.7 Integrasi Integrasi merupakan
kriteria yang tidak
terlalu
dominan
dipertimbangkan dalam pemilihan aplikasi ERP di PT NM I. Integrasi sering diartikan dan dipandang sebagai keterkaitan seluruh komponen pada seluruh area bisnis. Integrasi antar komponen ERP juga merupakan suatu hal mutlak yang harus dimiliki oleh aplikasi ERP yang baik. Oleh karena itu, untuk kriteria penilaian intergasi ini lebih difokuskan pada kemudahan intergasi aplikasi ERP yang di pilih dengan aplikasi lain.
235
Dengan kata lain, aplikasi ERP yang dipilih harus dapat berkomunikasi dengan baik dengan aplikasi yang berbeda. Dalam
kasus
tertentu,
setelah
perusahaan
berhasil
mengimplementasikan ERP, terkadang ada sistem terdahulu dari perusahaan yang masih ingin di pertahankan. Oleh karena itu aplikasi ERP yang di pilih harus bisa melakukan integrasi dengan sistem yang ada di luar aplikasi ERP tersebut. Berdasarkan penjelasan yang diberikan implementor dari masingmasing vendor, dapat di ketahui bahwa baik Oracle maupun SAP memiliki aplikasi middleware yang mampu memfasilitasi integrasi antar komponen ERP maupun aplikasi di luar ERP. SAP memiliki aplikasi SAP Netweaver Process Integration 7.1 sedangkan Oracle memiliki aplikasi Oracle Fusion Middleware 11g.
Kedua
aplikasi
ini
sama-sama
memiliki
kemampuan
dalam
mengintegrasikan atau menjembatani aplikasi yang berbeda platform untuk dapat saling berhubungan. Beberapa platform populer yang bisa diintegrasikan misalnya Microsoft .NET, Sun Java EE, IBM websphare, dan sebagainya.
Untuk kriteria integrasi ini, kedua aplikasi ERP mendapatkan nilai yang seimbang. Nilai seimbang ini diberikan karena masing-masing aplikasi ERP sudah mampu memenuhi kriteria integrasi dengan sistem lain.
236
SAP
Oracle
50% 50%
Gambar 4.21 Grafik Presentase Penilaian Vendor untuk Kriteria Integrasi 4.7
Hasil Akhir Analisa Pemilihan Aplikasi ERP Setelah dilakukan perhitungan untuk masing-masing kriteria, langkah yang akan dilakukan selanjutnya adalah melakukan perhitungan untuk mendapatkan komposisi penilaian dari kedua alternatif. Nilai akhir perhitungan didapatkan dengan cara menjumlahkan nilai dari hasil perkalian bobot kriteria dengan nilai dari setiap alternatif. My S AP Business Suite Nilai =
(0.35 x 0,49) + (0.17 x 0.47) + (0.04 x 0.33) + (0.21 x 0.54) + (0.11 x 0.40) + (0.1 x 0.5) + (0.03 x 0.5) = 0,48
Oracle E-Businnes Suite 12 Nilai =
(0.35 x 0,51) + (0.17 x 0.53) + (0.04 x 0.67) + (0.21 x 0.46) + (0.11 x 0.6) + (0.1 x 0.5) + (0.03 x 0.5) = 0,52
237
Tabel 4.34 Perhitungan Akhir Pemilihan Aplikasi ERP di PT.NM I dengan M enggunaan M etode AHP Fungsional
Perenca
Flexibilitas
naan &
Duku
Biaya
ngan
kontrol
Ke muda
integ
han
rasi
nilai
penggun aan
Bobot MySAP BS 6 Oracle EBS 12
35%
17%
4%
21%
11%
10%
3%
49%
47%
33%
54%
40%
50%
50%
48%
51%
53%
67%
46%
60%
50%
50%
52%
Total
100%
Oracle unggul di 4 kriteria, yaitu fungsionalitas, perencanaan & kontrol, flexibilitas dan biaya, sedangkan SAP unggul cukup jauh di kriteria dukungan. Untuk kriteria kemudahan penggunaan dan integrasi, kedua aplikasi ERP mendapatkan nilai yang seimbang. Grafik perbandingan nilai masing-masing aplikasi dapat di lihat pada gambar 4.22.
238
50% 50% 50% 50%
Integrasi (3%) Kemudahan Penggunaan (10%)
60% 40% 46% 54% 67% 33% 53% 47% 51% 49%
Biaya (11%) Dukungan (21%) Flexibilitas (4%) perencanaan & control (17%) fungsionalitas (35%) 0%
20%
Oracle
SAP
40%
60%
80%
Gambar 4.22 Grafik perbandingan nilai masing-masing aplikasi
SAP
Oracle
52%
48%
Gambar 4.23 Grafik Presentase Nilai Akhir Pemilihan Aplikasi ERP di PT.NM I dengan M enggunakan M etode AHP
239
Secara keseluruhan Oracle E-Business Suite 12 menduduki tingkat rekomendasi tertinggi yaitu 52% unggul tipis sekitar 4% dibanding SAP EBusiness Suite dengan nilai 48%. 4.8
Manfaat yang Diharapkan Sebuah produk yang diusulkan harus memiliki keunggulan tersendiri yang membuat produk tersebut mampu memberikan
kontribusi bagi
perusahaan. Karena keterbatasan informasi yang bisa kami dapatkan, maka dalam penelitian ini hanya akan dipaparkan intangible benefit yang diharapkan dapat diperoleh perusahaan jika mengimplementasikan aplikasi ERP , dalam hal ini adalah Oracle E-Business Suite 12. M anfaat tersebut antara lain: a.
Dengan
adanya dukungan
pelatihan
pengguna dari vendor,
perusahaan mampu meningkatkan keahlian user dalam penggunaan aplikasi yang diterapkan. b.
Tersedianya reporting tools
sebagai fungsi standard Oracle yang
sesuai dengan kebutuhan user, yang diharapkan mampu mempercepat waktu pembuatan laporan karena laporan
dibuat secara realtime,
sehingga otomatis akan mengurangi biaya lembur karyawan. c.
Tampilan yang disediakan memudahkan pengguna dalam menangani transaksi sehingga mampu mengurangi kesalahan dalam penggunaan aplikasi.
240
d.
Tersedianya dukungan konsultan yang cukup banyak di Indonesia, memudahkan perusahaan dalam mendapatkan dukungan konsultan sehingga perusahaan tidak perlu menyewa konsultan dari luar negri, hal ini secara siginifikan mampu mengurangi biaya yang harus dikeluarkan untuk menyewa konsultan.
e.
M embantu proses pengambilan keputusan Dengan mengimplementasikan aplikasi ERP Oracle, maka dapat menghasilkan informasi-informasi penting yang berguna untuk pihak manajemen dalam mengambil keputusan bisnis, dimana keputusan yang diambil sangat berpengaruh terhadap image perusahaan dan kemampuan perusahaan dalam meningkatkan keunggulan kompetitif. Informasi- informasi yang dapat diperoleh untuk mendukung proses pengambilan keputusan antara lain sebagai berikut: •
Informasi mengenai pelanggan yang paling berkontribusi terhadap
perusahaan
sehingga
perusahaan
dapat
meningkatkan hubungan kerja sama dengan pelanggan tersebut. •
Informasi
tentang
evaluasi
vendor
yang
paling
berkompeten. f.
M eningkatkan pengendalian kegiatan operasional bisnis Dengan sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik maka setiap aktivitas di dalam lingkungan bisnis dapat terusmenerus dipantau. Pemantauan tersebut tentunya berdampak pada
241
peningkatan pengendalian atas setiap prosedur dan kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan. g.
M emfasilitasi hubungan komunikasi secara internal dan eksternal dalam dan luar organisasi.
h.
Standarisasi Data dan Informasi. M enstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan.
