BAB 4 HAS IL ANALIS A DAN REKOMENDAS I
4.1. Gap Analysis Untuk melakukan evaluasi, dilakukan pengumpulan dan analisis data-data dari PT M IE Tbk yang terkait dengan proses bisnis dan sistem yang berjalan. Pengumpulan data ini digunakan untuk mengevaluasi kinerja sistem yang berjalan. Sistem yang dievaluasi adalah sistem ERP TSD. Sistem ini dikembangkan untuk mendukung semua kegiatan serta kinerja DC (Direct Cover) dimana proses bisnis utamanya adalah proses bisnis penjualan produk. Evaluasi yang dilakukan pada sistem
ERP TSD menggunakan
metode Gap Analysis. Gap Analysis dilakukan untuk mengidentifikasi apakah sistem yang ada sekarang telah memenuhi kebutuhan atau tidak. Apabila diidentifikasi adanya gap, maka akan dicatat dalam format yang telah ditentukan. Dengan menggunakan metode ini, akan dilakukan pencatatan terhadap kebutuhan pengguna terkait kinerja dari sistem ERP TSD pada M odul Financial Accounting. Setelah itu akan dilakukan pemaparan solusi terhadap permasalahan yang ditemukan. Langkah selanjutnya adalah proses penentuan ranking untuk setiap requirement yang bertujuan untuk memberikan gambaran dan memastikan team berfokus pada hal yang benar-benar penting bagi peningkatan kinerja sistem ERP perusahaan. Tiga jenis ranking dalam Gap Analysis, yaitu : High, Medium, dan Low. Proses penentuan ini dilakukan melalui observasi dan wawancara kepada para user untuk menentukan ranking dari setiap 120
proses bisnis yang dijalankan.
121
Tabel 4.1 Tabel Gap Analysis pada M odul Financial Accounting No A
Requirements
Rank Level
Setiap DC (Direct Cover) hanya H
G
Comments Terjadi
kesalahan
Alternatives dimana Ketika ada perubahan account GL atas Bank
prosedur
boleh memiliki satu account Bank
sebelumnya DC (Direct Cover)
sudah Incoming
Incoming
menggunakan
Bank account Bank Incoming Clearing baru tanpa
Clearing
digunakan transaksi
dalam yang
yang
pencatatan berhubungan
Incoming
sebuah
Clearing
account dan
Clearing,
maka
harus
dibuat
kemudian mengubah master lama. Setelah itu dapat
menggantinya dengan membuat account dilakukan transfer (melalui transaksi DDP atau
dengan M odul Cash and Bank.
Bank
Satu account
Incoming
mengakibatkan muncul 2 account Bank Incoming Clearing lama ke account Bank
Clearing harus memiliki nilai
Incoming Clearing. Hal ini mengakibatkan Incoming Clearing baru. Dengan demikian,
yang sama
baik pada Trial
pada pencatatan di Trial Balance, kode GL akan dibuat jurnal dengan account DDP pada
Balance dan Cash and Bank
account Bank Incoming Clearing yang debit dan account Bank Incoming Clearing
Statement.
digunakan
Bank
Incoming
Clearing
adalah
baru
yang Dana Dalam Perjalanan) dari account Bank
00-11231-00-70,
lama pada kredit, serta jurnal dengan account
sedangkan di Cash and Bank Report kode Bank Incoming Clearing baru pada debit dan GL account Bank Incoming Clearing yang account DDP pada kredit. digunakan adalah 00-11211-00-90. Selain Selain itu, dianjurkan untuk tidak melakukan
122
itu,
Adanya transaksi Bank
Incoming update by script ke transaksi kecuali dilakukan
Clearing yang tercatat pada Trial Balance oleh seorang developer. tetapi tidak tercatat pada Cash and Bank Statement.
Hal ini juga menyebabkan
account Bank Incoming Clearing yang digunakan dalam Trial balance dan Cash and Bank Statement tidak konsisten. B
Saldo PPN Keluaran pada Trial H
G
Pencatatan yang dilakukan pada Print Form Pencatatan pada Print Form 1107A PPN
balance dan formulir yang akan
1107A untuk PPN Keluaran sistem ERP Keluaran untuk transaksi retur harus dicatat
dilaporkan
Direktorat
TSD untuk transaksi retur dicatat dengan sebesar jumlah retur. Nilai jumlah transaksi
Pajak (Print Form 1107A) harus
angka 0, sehingga terjadi kemungkinan retur harus ditampilkan dalam tanda kurung
memiliki nilai yang sama
perbedaan antara laporan keuangan dengan sebagai pengurang nilai PPN Keluaran.
kepada
pelaporan ke Direktorat Pajak. C
Pencatatan diskon atas transaksi L penjualan
harus
dilakukan
pemisahan berdasarkan prinsipal.
G
Pencatatan diskon yang dilakukan secara M elakukan penambahan parameter account keseluruhan
tanpa
adanya
pemisahan piutang
klaim
promo
account piutang klaim promo berdasarkan berdasarkan prinsipal.
yang
dibedakan
123
prinsipal
akan
menyulitkan
dalam
mendeteksi diskon tersebut berasal dari prinsipal yang mana. D
Nilai kas kecil pada Sheet
dan
Cash
Balance H
and
G
Bank
Pencatatan nilai kas kecil yang berbeda di M elakukan recalculation pada M odul Cash Balance Sheet dengan Cash and Bank and Bank sehingga sistem akan melakukan
Statement harus sama.
Statement dimana nilai kas kecil pada penyesuaian
nilai
pada
table
Balance Sheet lebih kecil dari pada kas CB_VOUCHER_TXN
dan
table
kecil yang ada di Cash and Bank Statement.
CB_RPT_BANK_BALANCE_STATEM ENT sehingga nilai kas kecil pada Balance Sheet dan Cash and Bank Statement sama.
E
Nilai
piutang
Account harus
pada
Receivable sama
dengan
Laporan H
G
Pada saat dilakukan rekonsiliasi terhadap M engotomatisasikan fungsi Batch Poster yang
Balance
Account Receivable Balance dan Balance mana fungsi Batch Poster digabungkan dalam
Balance
Sheet, ditemukan ketidaksesesuaian nilai fungsi Subledger Interface A/R, sehingga account receivable dari
Sheet.
tersebut. F
Ada dokumentasi database modul L
G
kedua laporan kemungkinan transaksi tidak dilakukan Batch Poster dapat diminimalisir.
Belum adanya dokumentasi table-table M endokumentasikan
table-table
database
124
Financial Accounting sistem ERP
database modul Financial Accounting modul Financial Accounting Sistem ERP TSD
TSD.
sistem ERP TSD sehingga sulit mengetahui
relasi
antar
table
pengecekan kesalahan terkait sistem.
untuk dalam bentuk ERD. serta
125
Keterangan : 1. Requirement, menjelaskan kebutuhan user. 2. Rank (Ranking), terdiri dari : a. H (High / Kebutuhan Penting), yaitu kebutuhan yang kritis, penting untuk operasi dan tanpa mereka organisasi tidak dapat berfungsi, mereka juga meliputi kebutuhan pelaporan eksternal dan internal. b. M (Medium / Kebutuhan Penambah Nilai), yaitu kebutuhan yang jika dipenuhi, akan meningkatkan proses bisnis secara signifikan, kebutuhan ini biasanya kurang kritis untuk bisnis organisasi, tetapi jika dipenuhi akan memberikan keuntungan biaya signifikan pada organisasi. c. L (Low / Kebutuhan yang Diinginkan), adalah kebutuhan yang baik untuk dimiliki dan hanya akan menambah nilai kecil ke proses bisnis dan mungkin dipertemukan melalui workaround atau perubahan proses bisnis. 3. Level, terdiri dari : a. F (Fit), artinya kebutuhan secara penuh dipenuhi oleh perangkat lunak. b. G (Gap), artinya perangkat lunak tidak memenuhi semua kebutuhan ini. c. P (Partial Fit), artinya perangkat lunak memiliki fungsionalitas yang memuaskan kebutuhan user.
126
4. Comment adalah
deskripsi dari kondisi perusahaan
yang sedang
berlangsung. 5. Alternatives adalah solusi alternatif yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan (Gap/Partial/Fit) yang ditemukan. 4.2. Risk Analysis Setelah dilakukan analisis terhadap kebutuhan selanjutnya
akan
dilakukan
Risk
Analysis.
menggunakan Gap Analysis,
Risk
Analysis
dilakukan
untuk
mengidentifikasi resiko yang mungkin timbul apabila fungsi yang direkomendasikan pada tahap sebelumnya tidak digunakan. Risk Analysis ini
dilakukan terhadap
kebutuhan yang memiliki Degree of Fit berupa Gap dan terdapat rekomendasi atas kebutuhan tersebut. Setelah resiko diidentifikasi, akan dilakukan penilaian terhadap kemungkinan timbulnya suatu resiko bagi aktivitas perusahaan secara keseluruhan beserta dampak yang ditimbulkan dari resiko-resiko tersebut. Penilaian ini dilakukan terhadap masingmasing resiko yang telah diidentifikasi. Kemungkinan timbulnya resiko dinilai dengan beberapa kategori penilaian, diantaranya : Tabel 4.2 Probability Rank Peringkat High
Penjelasan Kemungkinan akan timbulnya resiko relatif tinggi jika fungsi tidak digunakan.
Medium
Kemungkinan akan timbulnya resiko cukup tinggi jika fungsi tidak digunakan.
127
Low
Kemungkinan akan timbulnya resiko relatif rendah jika fungsi tidak digunakan.
Sedangkan dampak yang ditimbulkan
oleh resiko (impact) diukur dengan
penilaian : Tabel 4.3 Risk Impact Rank Peringkat High
Penjelasan Dampak yang ditimbulkan dari resiko akan mempengaruhi
aktivitas
utama proses
bisnis perusahaan. Medium
Dampak yang ditimbulkan dari resiko cukup
mempengaruhi
aktivitas
utama
proses bisnis perusahaan , namun tidak menghambat proses bisnis. Low
Dampak yang ditimbulkan dari resiko sangat kecil bahkan tidak mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan.
128
Tabel 4.4 Risk Analysis No A
Requirement
Recommendation
Risk Identification
Probability Impact
Setiap DC (Direct Cover) hanya Ketika ada perubahan account GL atas
1. Informasi untuk Trial Balance H
boleh memiliki satu account Bank Incoming Clearing, maka harus
dan Cash and Bank Statement
Bank Incoming Clearing yang dibuat account Bank Incoming Clearing
menjadi kurang akurat.
digunakan transaksi
dalam yang
pencatatan baru tanpa mengubah master lama. Setelah berhubungan itu
dapat
dengan M odul Cash and Bank. transaksi
dilakukan DDP
atau
transfer
(melalui
Dana
Dalam
Satu account Bank Incoming Perjalanan) dari account Bank Incoming
2. Trial Balance dan Cash and Bank statement menjadi tidak H
3. Pengambilan
keputusan
menjadi kurang akurat dan M
yang sama baik pada Trial Clearing baru. Dengan demikian, akan
arus
Balance dan Cash and Bank dibuat jurnal dengan account DDP pada
eksekutif perusahaan menjadi tidak
lama pada kredit,
terpercaya.
account Bank Incoming Clearing baru pada debit dan account DDP pada kredit.
informasi
debit dan account Bank Incoming Clearing serta jurnal dengan
M
reliable.
Clearing harus memiliki nilai Clearing lama ke account Bank Incoming
Statement.
M
valid
ke
dan
level
tidak
M
129
Selain
itu,
dianjurkan
untuk
tidak
melakukan update by script ke transaksi kecuali dilakukan oleh seorang developer.
B
Saldo PPN Keluaran pada Trial Pencatatan PPN Keluaran untuk transaksi
1. Dapat terjadi kesalahan dalam H
balance dan formulir yang akan retur harus dicatat sebesar jumlah retur.
pembayaran nilai pajak ke
dilaporkan kepada Dirjen Pajak Nilai
Direktorat
(Print
Form
1107A)
memiliki nilai yang sama.
jumlah
transaksi
retur
harus
harus ditampilkan dalam tanda kurung sebagai pengurang nilai PPN Keluaran.
Jendral
dimana dapat
Pajak
terjadi lebih H
bayar. 2. Kesalahan
pencatatan
nilai
PPN Keluaran dalam Formulir 1107 A ini akan menyebabkan perusahaan kerugian.
L
mengalami
L
130
C
Pencatatan diskon atas transaksi M elakukan penjualan pemisahan
harus
dilakukan account
penambahan
piutang
klaim
parameter promo
yang
berdasarkan dibedakan berdasarkan prinsipal.
1. Tidak
L
rincian diskon per prinsipal yang telah memberikan jumlah diskon
prinsipal.
mengetahui H
dapat
tertentu melalui PT
M IE Tbk. 2. Tidak
perhitungan saja
melakukan H
dapat
yang
prinsipal
L
mana
berkontribusi
memberikan
keuntungan
terbanyak bagi perusahaan. 3. Kurang
tepat
dalam M
M
pengambilan keputusan yang berhubungan
dengan
kerjasama antar prinsipal dan perusahaan. D
Nilai kas kecil pada
Balance M elakukan recalculation pada M odul
1. Informasi untuk Balance Sheet H
M
131
Sheet dan Cash
and
Statement harus sama.
Bank Cash and Bank sehingga sistem akan melakukan
perhitungan
ulang
atas
transaksi yang pernah dilakukan.
dan Cash and Bank Statement menjadi kurang akurat. 2. Pengambilan
keputusan
menjadi kurang akurat dan M arus
informasi
ke
M
level
eksekutif perusahaan menjadi tidak
valid
dan
tidak
terpercaya. H
M
penentuan H
M
3. Balance Sheet dan Cash and Bank Statement menjadi tidak reliable.
E
Nilai piutang pada Laporan M engotomatisasikan fungsi Batch Poster Account
Receivable
Balance yang
mana
harus sama dengan Balance digabungkan
fungsi dalam
Batch fungsi
Poster Subledger
1. Kesalahan
kebijakan dalam memberikan limit kredit kepada outlet.
132
Sheet.
Interface
A/R,
sehingga kemungkinan
transaksi tidak dilakukan Batch Poster
2. Informasi yang ditampilkan H
M
pada laporan tidak akurat.
dapat diminimalisir. F
Ada
dokumentasi
modul
Financial
sistem ERP TSD.
database M endokumentasikan table-table database Accounting modul Financial Accounting sistem ERP TSD dalam bentuk ERD.
1. Kesulitan tracking penyebab M masalah
dan
L
membutuhkan
waktu yang cukup lama dalam memecahkan masalah tersebut. 2. Akan mempersulit karyawan L baru dalam mempelajari dan memahami sistem ERP TSD, terutama
karyawan
yang
berperan dalam pengembangan dan pengimplementasian.
L
133
Resiko-resiko yang telah diidentifikasi kemudian akan dipetakan ke dalam Probability-Impact Matrix berikut ini: Tabel 4.5 Probability/Impact Matrix HIGH
B1, B2
A1,A2,
C1, C2
D1, D3 E1, E2
M EDIUM
F1
LOW
F2 LOW
A3, C3, D2
M EDIUM
HIGH
Probability/Impact Matrix menunjukkan Probability secara vertikal dan Impact secara horizontal sehingga dapat diperoleh kriteria HL (High Low), HM (High Medium), HH (High High), M L (Medium Low), MM (Medium Medium), MH (Medium High), LL (Low Low), LM (Low Medium), dan LH (Low High). a. Kriteria HL (High Low) Kriteria HL (High Low) menunjukkan bahwa resiko yang dipetakan ke dalam kriteria ini memiliki probability/kemungkinan terjadinya tinggi dan akan berdampak sangat kecil bahkan relatif tidak berpengaruh pada aktivitas utama proses bisnis perusahaan. Resiko B1 dan B2 adalah resiko saat terjadi kesalahan pencatatan PPN Keluaran. Bila resiko-resiko ini tidak diatasi, maka resiko-resiko tersebut akan sering terjadi
134
karena pelaporan dan pembayaran pajak dilakukan pada setiap bulan. Resiko-resiko itu berpengaruh pada aktivitas utama proses bisnis perusahaan karena setiap transaksi penjualan maupun transaksi retur, perlu dicatat nilai PPN-nya. Namun, hal ini tidak sampai menghambat jalannya proses bisnis utama perusahaan. Resiko C1 dan C2 adalah resiko yang muncul akibat tidak adanya pemisahaan diskon per prinsipal. Resiko-resiko ini sering terjadi karena prinsipal-prinsipal PT MIE Tbk kerap memberikan diskon kepada pelanggannya. Resiko C1 dan C2 relatif tidak berpengaruh pada aktivitas utama proses bisnis utama perusahaan karena jika resikoresiko tersebut terjadi, aktivitas penjualan perusahaan tetap berjalan seperti biasa. b.
Kriteria HM (High Medium) Kriteria HM (High Medium) menunjukkan bahwa resiko yang dipetakan ke dalam
kriteria ini memiliki probability/kemungkinan terjadinya
tinggi dan dampak yang
ditimbulkan dari resiko cukup mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan , tetapi tidak menghambat proses bisnis. Resiko A1 dan A2 adalah resiko mengenai laporan yang melibatkan account Bank Incoming Clearing. Resiko-resiko ini memiliki kemungkinan terjadi tinggi karena resiko A1 dan A2 dapat terjadi setiap bulannya. Resiko A1 dan A2 mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan karena laporan akan digunakan sebagai pertimbangan untuk membuat kebijakan atau pun keputusan sehingga dapat berpengaruh pada proses bisnis utama. Resiko D1 dan D3 dikategorikan sebagai resiko High Medium karena resiko nilai kas kecil yang tidak sama pada Trial Balance dan Cash and Bank Statement akan terjadi
135
dalam frekuensi sering dan cukup mempengaruhi aktivitas utama perusahaan khususnya dalam hal pengeluaran operasional sehari-hari perusahaan. Resiko E1 dan E2 berapa pada kelompok High Medium,dimana resiko-resiko terkait dengan Account Receivable yang memiliki intensitas kejadian tinggi serta cukup mempengaruhi proses bisnis yang berjalan. c. Kriteria HH (High High) Kriteria HH (High High) menunjukkan bahwa resiko yang dipetakan ke dalam kriteria ini memiliki probability/kemungkinan terjadinya tinggi dan akan berdampak sangat besar terhadap aktivitas utama proses bisnis perusahaan. d. Kriteria M L (Medium Low) Kriteria M L (Medium Low) menunjukkan bahwa resiko yang dipetakan ke dalam kriteria ini memiliki probability/kemungkinan terjadinya cukup tinggi dan dapat berdampak relatif rendah pada aktivitas utama proses bisnis perusahaan. Resiko F1 berada pada kategori Medium Low karena resiko kesulitan dalam memecahkan permasalahan tertentu sehubungan dengan sistem ERP TSD ini dapat terjadi cukup sering dan sedikit berpengaruh pada proses bisnis utama perusahaan. e. Kriteria MM (Medium Medium) Kriteria MM (Medium Medium) menunjukkan bahwa resiko yang dipetakan ke dalam kriteria ini memiliki probability/kemungkinan terjadinya cukup tinggi dan dampak yang ditimbulkan dari resiko cukup mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan , namun tidak menghambat proses bisnis. Resiko A3, C3, dan D2 dikategorikan sebagai Medium Medium, karena ketiga resiko tersebut berhubungan dengan arus informasi ke level eksekutif sebagai dasar
136
pengambilan keputusan yang tentunya akan berhubungan dengan proses bisnis, sehingga akan mempengaruhi jalannya proses bisnis itu sendiri. f. Kriteria M H (Medium High) Kriteria M H (Medium High) menunjukkan bahwa resiko yang dipetakan ke dalam kriteria ini memiliki probability/kemungkinan terjadinya cukup tinggi dan akan berdampak sangat besar terhadap aktivitas utama proses bisnis perusahaan. g. Kriteria LL (Low Low) Kriteria LL (Low Low) menunjukkan bahwa resiko yang dipetakan ke dalam kriteria ini memiliki probability/kemungkinan terjadinya relatif rendah dan dampak yang ditimbulkan dari resiko sangat kecil bahkan tidak mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan. Resiko F2, dimana dengan tidak adanya dokumentasi akan menyulitkan karyawan baru khususnya di divisi TI untuk mempelajari sistem secara mendalam dikategorikan sebagai resiko Low Low. Hal ini dikarenakan frekuensi pergantian karyawan baru tidak terlalu tinggi serta tidak memiliki dampak signifikan pada proses bisnis perusahaan. h. Kriteria LM (Low Medium) Kriteria LM (Low Medium) menunjukkan bahwa resiko yang dipetakan ke dalam kriteria ini memiliki probability/kemungkinan terjadinya relatif rendah dan dampak yang ditimbulkan dari resiko cukup mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan , namun tidak menghambat proses bisnis. i. Kriteria LH (Low High)
137
Kriteria LH (Low High) menunjukkan bahwa resiko yang dipetakan ke dalam kriteria ini memiliki probability/kemungkinan terjadinya relatif rendah dan dampak yang ditimbulkan dari resiko akan mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan.
4.3. Rekomendasi Pengembangan Berdasarkan hasil Gap yang telah dipetakan di atas, maka diberikan solusi yang berguna untuk mengatasi masalah yang telah ditemukan. Solusi-solusi tersebut sebagai berikut : A. Membuat account Bank Incoming Clearing baru tanpa mengubah master lama dan melakukan transfer (melalui transaksi DDP atau Dana Dalam Perjalanan) dari account Bank Incoming Clearing lama ke account Bank Incoming Clearing baru. Bank Incoming Clearing (BIC) merupakan Cash & Bank Master yang berfungsi untuk menerima pembayaran piutang dari outlet-outlet atau piutang atas klaim prinsipal PT M IE Tbk. Dalam Bank Incoming Clearing ini dijelaskan beberapa attribute antara lain Bank Group, Bank ID, Bank Type, Address, dan nomor Account. Setiap transaksi dengan tipe Bank Incoming Clearing secara otomatis akan mencatat ke nomor account Bank Incoming Clearing. Pada awal penentuan Chart of Account, account Bank Incoming Clearing memiliki nomor 00-1-1231-00-70 yang kemudian diganti menjadi nomor account 00-1-1211-00-90.
138
Gambar 4.1 Cash & Bank Master
Gambar 4.2 Account Bank Incoming Clearing
139
Semua transaksi Bank Incoming Clearing dilakukan pada transaksi other cash & bank receipt entry. Selanjutnya transaksi yang ada harus dilakukan interface pada menu Subledger Jurnal Interface. Dengan demikian maka transaksi Cash and Bank akan dicatat ke dalam Cash and Bank Statement. Agar transaksi Bank Incoming Clearing ini tercatat dalam Trial Balance, maka harus terlebih dahulu dilakukan Batch Poster. Kemudian pada setiap akhir bulan, akan dilakukan rekonsiliasi terhadap kedua laporan tersebut. Rekonsiliasi terhadap kedua laporan sangat bermanfaat bagi perusahaan dalam pengambilan keputusan yang tepat atas value yang diberikan dari kinerja sistem serta memberi gambaran terhadap posisi keuangan perusahaan . Ketidaksesuaian pencatatan pada kedua laporan harus mendapatkan perhatian penting bagi perusahaan. Rekonsiliasi yang dilakukan pada account Bank Incoming Clearing periode M ei 2011 dan sebelumnya antara Balance Sheet dan Cash and Bank Statement menunjukkan nilai yang berbeda dengan selisih saldo sama/konstan setiap bulannya yaitu sebesar Rp 156.149.236,-. Sementara rekonsiliasi account Bank Incoming Clearing periode Juni 2011 dan Juli 2011 antara Balance Sheet dan Cash and Bank Statement menunjukkan nilai yang sama. Selain itu, untuk periode M ei 2011 dan sebelumnya, terjadi perbedaan dalam account Bank Incoming Clearing yang ditampilkan pada Balance Sheet dan Cash and Bank Statement. Pada Balance Sheet periode M ei 2011 dan sebelumnya, account Bank Incoming Clearing yang digunakan adalah 00-11231-00-70. Sedangkan pada Cash and Bank Statement. account Bank Incoming Clearing yang digunakan adalah 00-11211-00-
140
90. Hal ini menyebabkan tidak ada sinkronisasi antara Balance Sheet dan Cash and Bank Statement. Ketidaksesuaian-ketidaksesuaian di atas disebabkan terdapat dua account Bank Incoming Clearing pada Chart of Account, dimana terjadi perpindahan account Bank Incoming Clearing yang terjadi pada bulan Juni 2011 dari account Bank Incoming Clearing 00-11231-00-70 ke account Bank Incoming Clearing 00-11211-00-90. Ketidaksesuaian atas nilai yang ada di Trial balance dan Cash and Bank Statement dikarenakan oleh kesalahan sistem dalam pencatatan terhadap sejumlah piutang yang tidak diperhitungkan dan tidak ter-update pada Cash and Bank Statement (CR11) tetapi tercatat secara lengkap pada Trial Balance perusahaan yang merupakan dampak dari terciptanya dua account Bank Incoming Clearing. Pada beberapa transaksi, sumber bank id tidak teridentifikasi. Hal ini disebabkan oleh perubahan transaksi melalui script (query SQL) sehingga tidak diperhitungkan dalam pencatatan Cash and Bank Statement. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, maka ketika ada perubahan account GL atas Bank Incoming Clearing, harus dibuat Cash & Bank Master Bank Incoming Clearing baru tanpa mengubah master lama. Untuk membuat sebuah Cash & Bank Master Bank Incoming Clearing baru, dapat dilakukan pada submodul Cash & Bank – Cash and Bank Master (CM5) – new.
141
Gambar 4.3 Cash and Bank Master Akan muncul window baru untuk membuat sebuah Cash & Bank Master Bank Incoming Clearing baru seperti gambar di bawah ini.
142
Gambar 4.4 Cash & Bank Master Bank Incoming Clearing baru
Setelah muncul window tersebut, maka dapat di-input data yang diperlukan sehubungan dengan Cash & Bank Master Bank Incoming Clearing lalu klik “ok”. Gambar di bawah adalah contoh data yang di-input.
143
Gambar 4.5 Input data Cash & Bank Master Bank Incoming Clearing baru Dengan adanya dua Cash & Bank Master Bank Incoming Clearing, maka akan menegaskan penggunaan account Bank Incoming Clearing dimana Cash & Bank Master Bank Incoming Clearing BIC akan menggunakan account Bank Incoming Clearing 0011211-00-90. Sedangkan Cash & Bank Master Bank Incoming Clearing BIC2 akan menggunakan account Bank Incoming Clearing 00-11231-00-70. Setelah itu dapat dilakukan transfer (melalui transaksi DDP atau Dana Dalam Perjalanan) dari account Bank Incoming Clearing lama ke account Bank Incoming Clearing baru. Dengan demikian, akan dibuat jurnal dengan account DDP pada debit dan account Bank Incoming Clearing lama pada kredit, serta jurnal dengan account Bank Incoming Clearing baru pada debit dan account DDP pada kredit. Jurnal pembalik
144
ini dapat dilakukan pada submodul General Ledger Sistem – Gl Entry – General Journal Entry & Listing (GT18). Selain itu, dianjurkan untuk tidak melakukan update by script ke transaksi kecuali dilakukan oleh seorang developer. Contoh jurnal pembalik untuk memindahkan nilai account: 00-1-1490-00-10 Dana Dalam Perjalanan
xxx
00-1-1231-00-70 Bank Incoming Clearing
xxx
Gambar 4.6 General Journal Entry & Listing Gambar 4.6 menjelaskan pemindahan nilai account dari account Bank Incoming Clearing 00-1-1211-00-70 yang merupakan account Bank Incoming Clearing lama ke account DDP (Dana Dalam Perjalanan). Account DDP berguna untuk menampung sementara dana yang akan dipindahkan. Selanjutnya, jurnal yang harus dibuat: 00-1-1211-00-90 Bank Incoming Clearing
xxx
145
00-1-1490-00-10 Dana Dalam Perjalanan
xxx
Gambar 4.7 General Journal Entry & Listing Gambar 4.7 menjelaskan pemindahan nilai account dari account DDP (Dana Dalam Perjalanan) ke account Bank Incoming Clearing 00-1-1211-00-90 yang merupakan account Bank Incoming Clearing yang digunakan saat ini. Dengan demikian, untuk transaksi yang berhubungan dengan Cash & Bank Master Bank Incoming Clearing dapat dipilih Bank Id BIC atau BIC2. Untuk transaksi yang menggunakan Bank Id BIC, pencatatan transaksi ke account Bank Incoming Clearing 00-1-1211-00-90. Sedangkan tranksaksi yang menggunakan Bank Id BIC2, pencatatan transaksi ke account Bank Incoming Clearing 00-1-1211-00-70. Account Bank Incoming Clearing yang mana yang akan dipakai ditetapkan berdasarkan pada kebijakan yang dikeluarkan dari Headoffice kepada Direct Cover.
146
B. Pencatatan PPN Keluaran untuk transaksi retur harus dicatat sebesar jumlah retur. Nilai jumlah transaksi retur harus ditampilkan dalam tanda kurung sebagai pengurang nilai PPN Keluaran. Setiap transaksi penjualan yang dilakukan oleh PT M IE Tbk , akan dilakukan perhitungan PPN Keluaran. Nilai PPN ini adalah 10% dari nilai penjualan yang dilakukan. PPN ini akan dikenakan kepada outlet yang membeli barang dari PT M IE Tbk . PPN tersebut akan dibayarkan terlebih dahulu oleh outlet ke PT M IE Tbk , dan selanjutnya PT M IE Tbk akan melaporkan dan membayar PPN ke pihak Dirjen Pajak. Oleh karena itu, nilai PPN setiap transaksi penjualan PT M IE Tbk harus dicatat dalam sistem ERP TSD. Dalam sistem ERP TSD, PPN Keluaran dicatat dalam kode transaksi SDT92 (Print Form 1107 A) secara terpisah dengan tujuan untuk memudahkan pelaporan ke Dirjen Pajak. Selain itu, PPN Keluaran juga dicatat dalam Balance Sheet dengan nama account Hutang pajak dan di Trial Balance dengan nama account Hutang Pajak PPN Keluaran. M enurut Petunjuk Pengisian Formulir 1107 A Lampiran 1 – Daftar Pajak Keluaran dan PPN BM , untuk transaksi retur, transaksi tetap dilaporkan. Kolom kode dan nomor serta tanggal nota retur diisi dengan nomor dan tanggal nota retur. Sedangkan
kolom DPP (Dasar Pengenaan Pajak) dan PPN diisi dengan nilai BKP
(Barang Kena Pajak) yang diretur dan PPN atas BKP (Barang Kena Pajak) yang diretur tersebut. Nilai ditulis dalam tanda kurung sebagai pengurang. PPN Keluaran di Balance Sheet dan SDT92 memiliki nilai yang berbeda. Hal ini disebabkan oleh pencatatan pada SDT92 yang tidak memasukkan nilai retur pada
147
Formulir 1107 A. Pada SDT92, transaksi retur diberi nilai 0, sedangkan menurut petunjuk pengisian formulir 1107 A lampiran 1 – daftar pajak keluaran dan PPn BM (Pajak Pertambahan Nilai Barang M ewah), transaksi retur tersebut harus dicatat dengan nilai retur dan diberi tanda kurung sebagai pengurang nilai PPN Keluaran. Nilai retur transaksi penjualan tidak dimasukkan ke formulir 1107A karena pada awal pengembangan sistem ERP TSD, user tidak men-define requirement untuk memasukkan nilai retur ke dalam Formulir 1107 A. Hal ini dikarenakan pelaporan dan pembayaran pajak masih menggunakan pencatatan yang ada pada sistem ERP SAP sehingga nilai yang dilaporkan adalah benar. PPN Keluaran pada sistem ERP TSD pada formulir 1107 A ini nantinya akan digunakan sebagai pembanding dengan nilai PPN Keluaran dari sistem ERP SAP serta mempersiapkan sistem ERP TSD bila di masa yang akan datang dipakai sepenuhnya. Pencatatan PPN Keluaran yang tidak tepat pada formulir 1107 A dapat berakibat pelaporan dan pembayaran PPN Keluaran berlebih dimana PT M IE Tbk seharusnya tidak membayar pajak untuk transaksi retur tersebut. Hal ini dapat diatasi dengan cara menambahkan nilai retur yang seharusnya ada pada formulir 1107 A dan dicatat sebagai pengurang (dalam tanda kurung) terhadap nilai PPN secara keseluruhan. Penambahan nilai retur seperti yang disebutkan di atas dilakukan dengan melakukan customize terhadap parameter pada Report Setup Parameter (G ST18) dimana sebelumnya pengaturan terhadap parameter untuk PPN Keluaran belum tepat. Untuk melakukan customize terhadap parameter pada Report Setup Parameter (G ST18) terdapat pada submodul General Sistem – Modul - Report Setup Parameter (GST18).
148
Gambar 4.8 M enu sistem ERP TSD Pada Report Setup Parameter, tab Report Setting diberi check list pada field Pencetakan Retur dengan negatif (-). Di bawah ini adalah tampilan sebelum dilakukan customize.
149
Gambar 4.9 Report Setup Parameter sebelum customize Dibawah ini adalah tampilan setelah dilakukan customize.
Gambar 4.10 Report Setup Parameter setelah customize
150
Customize parameter di atas akan berpengaruh pada laporan pada form 1107 A (SDT92), sehingga sistem akan memperhitungkan PPN atas transaksi retur dengan memberi tanda kurung terhadap perhitungan PPN retur dan secara otomatis akan mengurangi total PPN yang dikenakan terhadap barang.
C. Melakukan penambahan parameter account piutang klaim promo yang dibedakan berdasarkan prinsipal. Pada awal pengembangan sistem ERP TSD, user tidak menentukan requirement untuk pemisahan diskon berdasarkan prinsipal. Diskon yang berasal dari beberapa prinsipal dicatat dalam satu account piutang klaim promo. Pada sistem ERP TSD yang berjalan sekarang ini, pencatatan diskon dilakukan secara general dimana nilai diskon dicatat tanpa dialokasikan berdasarkan prinsipal. Pada pemisahan account piutang klaim promo per prinsipal, setting-an discount – 1 line account masih menggunakan kode account 00 1 1663 20 30 – piutang klaim promo yang mencatat diskon-diskon yang diberikan oleh prinsipal secara total, tanpa melakukan pemisahan account-nya per prinsipal. Gambar 4.11 merupakan form parameter account piutang klaim promo yang sedang berjalan sekarang ini, dimana pencatatan account piutang klaim promo masih di catat secara general atau belum adanya pemisahan account piutang klaim promo per prinsipal:
151
Gambar 4.11 Pengaturan Parameter Account Tidak adanya pengalokasian diskon ini dapat menyebabkan
jumlah diskon
terakumulasi dan sulit untuk mengetahui secara detail jumlah diskon yang diberikan oleh prinsipal tertentu secara spesifik. Hal ini mengakibatkan perusahaan menjadi sulit untuk mengetahui prinsipal mana yang dapat memberikan keuntungan ataupun fasilitas yang lebih menguntungkan serta sulit untuk mengambil keputusan yang terbaik sehubungan dengan kerja sama yang dilakukan antara PT M IE Tbk dan pihak prinsipal. Oleh karena itu, muncul sebuah requirement baru dari perusahaan terkait pemisahaan diskon berdasarkan prinsipal.
152
Untuk memenuhi requirement perusahaan maka diperlukan customizing pada sistem agar sistem dapat mencatat nilai diskon yang dibedakan berdasarkan prinsipal secara otomatis. Solusi yang terbaik yaitu dengan menambahkan parameter account piutang klaim promo. Account piutang klaim promo merupakan account yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang terkait dengan diskon yang diberikan oleh prinsipal kepada outlet melalui PT M IE Tbk. Penambahan parameter account piutang klaim promo ini dilakukan dengan mengambil 7 digit pertama account piutang klaim promo umum, yang mana di dalam account piutang klaim promo tersebut terdapat subaccount piutang klaim promo yang dibedakan berdasarkan prinsipal. Untuk melakukan pemecahan account piutang klaim promo secara prinsipal dapat dilakukan dengan menambah parameter account piutang klaim promo dengan langkah –langkah sebagai berikut : a. M enambahkan Account pada Chart of Account untuk piutang klaim promo untuk setiap prinsipal melalui menu aplikasi GM 7- GL Account Editor & Listing, lalu klik new untuk men-create Account baru.
153
Gambar 4.12 GL Account Editor & Listing Window untuk melakukan input data yang diperlukan sehubungan dengan pembuatan account baru ditunjukkan pada gambar 4.13.
154
Gambar 4.13 Window Pembuatan Account Baru Setelah dilakukan create, maka account yang ditambahkan akan muncul pada Listing GL ketika di-execute. Account-account yang di tambahkan sebagai contoh : Chart of Account
Keterangan
00-1-1663-20-31
Piutang klaim promo WYETH
00-1-1663-20-32
Piutang klaim promo Kaori
00-1-1663-20-33
Piutang klaim promo 3M
155
b. Setelah account untuk setiap prinsipal dibuat, maka langkah selanjutnya adalah melakukan penambahan dan setting parameter. Gambar 4.14 merupakan form parameter account piutang klaim promo untuk pemecahan account piutang klaim promo yang dibedakan secara prinpisal.
Gambar 4.14 Form Parameter Account Piutang Klaim Promo Untuk transaksi yang memperoleh diskon dari prinsipal maka kode account piutang klaim promo pada discount –1 line account akan mengambil 7 digit dari 11 digit, yang menandakan bahwa account tersebut merupakan account piutang klaim
156
promo.
Pada piutang klaim promo ini, ditambahkan sebuah button yang akan
memunculkan sebuah Form Detail.
Gambar 4.15 Form Detail
Gambar 4.16 Form List Chart of Account Detail
157
Form Detail Berfungsi untuk menampung sub-account piutang klaim promo yang dibedakan secara prinsipal. Pada Form Detail terdapat kode account piutang untuk setiap prinsipal dan juga button browse yang ketika diklik akan memunculkan form baru yang berisi list dari chart of account. Pada form detail ini juga diberi validasi query yang berfungsi ketika perusahaan mendapatkan diskon dari prinsipal, maka sistem akan dapat mencatat secara otomatis dari prinsipal mana diskon tersebut berasal.
D. Melakukan recalculation pada Modul Cash and Bank sehingga sistem akan melakukan perhitungan ulang atas transaksi yang pernah dilakukan. Kas kecil digunakan untuk pencatatan transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran dana yang digunakan untuk keperluan–keperluan operasional seperti biaya BBM , biaya perjalanan dinas, pembelian air mineral, dll. Transaksi tersebut dilakukan pada transaksi receipt entry dan payment entry, dimana setelah dilakukannya transaksi ini diharuskan dilakukan interface yang berguna untuk pencatatan di Balance Sheet, Trial Balance, dan Cash and Bank Statement. M etode Pencatatan Kas Kecil pada PT M IE Tbk, pada awal nya menggunakan metode pencatatan kas kecil fluktuasi. Kas kecil fluktuasi adalah yang pencatatan dan pengendalian kas kecil, dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah karena pengisian kembali kas kecil selalu sama dari waktu ke waktu. M etode ini hanya di gunakan sampai Agustus 2010,yang kemudian di gantikan dengan menggunakan M etode Pencatatan Kas Kecil Imprest. Kas kecil Imprest adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil selalu tetap dari waktu ke waktu, karena pengisian
158
kembali kas kecil akan selalu sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan. M etode Kas Kecil Imprest ini yang digunakan sampai sekarang. Untuk memastikan bahwa semua laporan tercatat dengan baik,maka dilakukan rekonsiliasi setiap bulannya terhadap pencatatan laporan pada sistem ERP TSD M odul Financial Accounting. Pada saat dilakukannya rekonsiliasi terhadap kas kecil yang ada di Balance Sheet dan Cash and Bank Statement terdapat selisih nilai kas kecil antara kedua laporan tersebut. Selisih ini terjadi dikarenakan sistem ERP TSD tidak meng-capture nilai saldo beginning balance dari bulan sebelumnya dengan tepat. Seharusnya setiap Cash and Bank Statement diawali dengan beginning saldo. Beginning saldo ini berasal dari saldo terakhir bulan sebelumnya. Namun, pada bulan Januari 2011 beginning saldo yang ditampilkan tidak sesuai dengan saldo akhir bulan Desember 2010. Hal ini menyebabkan terjadi selisih nilai kas kecil pada bulan-bulan selanjutnya. Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu dilakukan system recalculation. System recalculation
akan
melakukan
update
table
CB_RPT_BANK_BALANCE_STATEM ENT berdasarkan table CB_VOUCHER_TXN sehingga seluruh data dan nilai pada kedua table sesuai satu sama lain. System recalculation secara otomatis secara berkala setiap bulan
dapat digunakan untuk
mengatasi masalah ini, dimana dengan system recalculation secara otomatis akan dilakukan penyesuaian ulang terhadap seluruh transaksi
dan update terhadap fungsi
sistem dan juga pencatatan di beberapa laporan yang terkait. Dengan demikian, pada saat dilakukan rekonsiliasi antara Balance Sheet, Trial Balance, dan Cash and Bank Statement tidak akan ditemukan nilai yang berbeda.
159
Gambar 4.17 merupakan tampilan system recalculation yang ada pada sistem ERP TSD saat ini:
Gambar 4.17 System recalculation Selain itu, untuk membantu mengatasi masalah sistem yang tidak meng-capture data transaksi secara sempurna yang salah satunya dapat disebabkan oleh putusnya aliran listrik secara tiba-tiba maka perusahaan membutuhkan solusi yang dapat mengatasi masalah tersebut dengan menggunakan UPS (Uniterruptible Power Supply) didukung dengan penstabil tegangan listrik (Stabilizer). UPS sendiri digunakan untuk menyimpan sejumlah arus listrik agar saat terjadinya pemutusan arus listrik secara tibatiba, maka sistem masih tetap bertahan selama beberapa saat untuk melakukan roll back. Roll back di sini dipahami sebagai penarikan kembali transaksi yang tidak terproses sempurna sehingga pencatatannya pada table database tidak lengkap.
E. Mengotomatisasikan fungsi Batch Poster yang mana fungsi Batch Poster digabungkan dalam fungsi Subledger Interface A/R, sehingga kemungkinan transaksi tidak dilakukan Batch Poster dapat diminimalisir. Pada sistem ERP TSD, setiap terjadi transaksi penjualan baik penjualan yang dilakukan secara kredit maupun penjualan secara tunai, akan menyebabkan timbulnya account receivable yang dicatat pada M odul Account Receivable. Proses ini dimulai
160
dengan penginterfacean transaksi-transaksi sales agar untuk dicatat sebagai account receivable yang akan dilaporkan pada laporan keuangan. Proses ini dimulai dengan melakukan Interface Sales to Account Receivable dari modul account recevaible yang kemudian diikuti dengan proses Interface Subledger A/R yang akan mem-posting ke Account Receivable Balance. Account Receivable Balance merupakan laporan account receivable yang mencatat piutang untuk setiap outlet yang mana Account Receivable Balance mencatat saldo awal, penjualan, retur, tagihan dan saldo akhir piutang. Sedangkan untuk mem-posting ke laporan keuangan maka harus dilakukan proses Batch Poster. Pada sistem ERP TSD sekarang ini, ketika dilakukan rekonsiliasi, terdapat selisih pada Account Receivable Balance dan Balance Sheet.
Hal ini dikarenakan terjadi
kesalahan pencatatan transaksi dimana transaksi tidak di-interface-kan pada bulan yang seharusnya pada Batch Poster, melainkan di-interface pada bulan berikutnya. Dengan adanya perbedaan ini dapat menyebabkan data – data piutang perusahaan menjadi tidak akurat dan mempengaruhi laporan keuangan. Oleh karena itu, kesalahan ini harus segera diperbaiki dengan melakukan otomatisasi pada Batch Poster sehingga urutan untuk pencatatan jurnal account receivable ini dimulai dari interface Sales Data to Account Receivable kemudian dilakukan interface Subledger A/R. Proses Batch Poster diotomatiskan, sehingga pada saat interface Sublegder A/R sekaligus dijalankan proses yang biasanya dilakukan pada fungsi Batch Poster. Gambar 4.18 merupakan flowchart modul General Ledger untuk menunjukkan urutan proses interface jurnal-jurnal setiap modul agar masuk ke laporan, dimana proses interface Batch Poster diotomatiskan :
161
Gambar 4.18 M odul General Ledger Dengan adanya proses otomatisasi Batch Poster, maka akan mempersingkat waktu pemrosesan data dan juga dapat meminimalkan terjadinya kesalahan-kesalahan user.
162
F. Mendokumentasikan table-table database modul Financial Accounting sistem ERP TS D dalam bentuk ERD. Belum adanya dokumentasi table-table database M odul Financial Accounting sistem ERP TSD menyebabkan sulit
untuk mengetahui relasi antar table serta
pengecekan saat terjadi kesalahan terkait sistem. Relasi antar table menggambarkan hubungan yang terjadi antara satu entitas dengan entitas lain. Relasi ini juga sangat erat hubungannya dengan database relational, dimana memberikan solusi terbaik dalam mengintegrasikan beberapa kegiatan yang saling terkait . Oleh sebab itu perusahaan membutuhkan pendokumentasikan relasi dalam pengintegrasian table-table yang ada pada sistem ERP TSD khususnya M odul Financial Accounting. Pendokumentasian ini dikarenakan adanya requirement dari divisi IT Finance, divisi Developer dan divisi Implementor. Dokumentasi ini berguna dalam memahami fungsi-fungsi yang terdapat pada sistem tersebut serta melihat permasalah sistem yang terkait dengan relasi dalam database. Pendokumentasian menggunakan konsep dari perancangan database bentuk ERD (Entity Relationship Diagram) ,dimana penggunaan
ERD
dalam (Entity
Relationship Diagram) dapat memudahkan pengguna dalam memahami keterkaitan antar table-table database sistem ERP TSD M odul Financial Accounting. Perancangan relasi database dalam bentuk ERD (Entity Relationship Diagram) terbatas pada M odul Financial Accounting seperti: Cash and Bank , Account Payable, Account Receivable . Berikut Perancangan yang telah dibuat : a. Cash and Bank
163
Cash and Bank merupakan modul pencatatan transaksi yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran dana yang digunakan untuk keperluan – keperluan operasional. Pencatatan penerimaan dan pengeluaran dana dilakukan oleh kasir.
Gambar 4.19 M odul Cash and Bank
164
Gambar 4.20 ERD M odul Cash and Bank
165
b. Account Payable Account Payable terkait dengan penambahan hutang , dimana terjadi ketika dilakukan pembelian (purchase) . M odul Financial Accounting dan M odul Material Management (Purchase) memiliki hubungan yang sangat erat. Transaksi yang ada pada Account Payable terkait dengan penambahan/pengurangan hutang setelah dilakukannya pembelian kepada Vendor .
Gambar 4.21 M odul Account Payable
166
Gambar 4.22 ERD M odul Account Payable
167
c. Account Receivable Account Receivable terkait dengan penambahan piutang pelanggan, dimana terjadi ketika dilakukan penjualan (sales). M odul Financial Accounting dan Sales and Distribution memiliki hubungan yang sangat erat. Transaksi yang ada pada Account Receivable terkait dengan pengurangan/penambahan piutang pelanggan setelah dilakukannya penjualan terhadap pelanggan.
Gambar 4.23 M odul Account Receivable
168
Gambar 4.24 ERD M odul Account Receivable
