Bab 4 PEMBAHASAN
4.1
Evaluasi Terhadap Prosedur Siklus Pengeluaran 4.1.1 Evaluasi Prosedur Pembelian Berdasarkan hasil penelitian yang didapat dari proses wawancara
dan
observasi,
perusahaan
mempunyai
prosedur
pembelian yang sudah berjalan dengan cukup baik, yaitu: 1. Dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian sudah berurut nomor cetak. 2. Dilakukan
konfirmasi
terhadap
bagian
yang
melakukan
permintaan pembelian sebelum melakukan proses pembelian. 3. Sudah menggunakan beberapa formulir pendukung dalam proses pembelian seperti dokumen order pembelian dan surat jalan. 4. Perusahaan membuat laporan pembelian secara periodic. 5. Setiap dokumen yang berhubungan dengan pembelian sudah diotoriasi oleh bagian yang terlibat. Terdapat beberapa permasalahan yang ada dalam prosedur pembelian perlu diperbaiki yaitu:
43
No. Prosedur yang berjalan 1. Perusahaan hanya memberikan petunjuk prosedur secara lisan. 2. Sampai saat ini semua prosedur yang telah berjalan di dalam perusahaan hanya disampaikan secara lisan dan melalui training. 3. Dalam melakukan pembelian, proses pemilihan supplier dan order pembelian dilakukan oleh bagian keuangan yang juga bertugas dalam pencatatan. 4. Bahan material yang telah dibeli akan dikirim langsung ke lokasi proyek dan diterima oleh pekerja yang berada di lokasi proyek. 5. Setelah melakukan pembelian, bagian yang bertugas untuk melakukan penginputan data terlambat karena juga menjalankan fungsi lain. 6. Saat menerima tagihan dari supplier, bagian keuangan akan mengurus pengeluaran kas dan juga mencatat transaksi pembayaran hutang. 7. Setelah melakukan pembayaran , bagian keuangan akan membuat bukti pengeluaran kas, namun tidak diotorisasi oleh bagian terkait. 8. Setelah melakukan pemilihan supplier, perusahaan akan membuat PO sebanyak 1rangkap saja dan kemudian diarsipkan. Begitu juga dengan bukti pengeluaran kas hanya sebanyak 1 rangkap
Kelemahan Perusahaan tidak memiliki flowchart pembelian. Tidak memiliki standar operasional kegiatan tertulis.
Rekomendasi Membuat standar operasional tertulis dan flowchart. Memisahkan tugas dan tanggung jawab berdasarkan fungsi masing-masing.
Ada rangkap fungsi dalam prosedur pembelian.
Menambah jumlah karyawan.
Penerimaan barang dilakukan bukan oleh bagian penerimaan.
Melakukan proses pengecekan atau surprised audit terhadap semua penginputan data transaksi. Memakai jasa auditor eksternal.
Terjadi keterlambatan penginputan data pembelian.
Terjadi perangkapan fungsi akuntansi dan keuangan dalam prosedur pengeluaran kas.
Mendesain ulang dokumen penerimaan barang
Dokumen yang terkait dengan pengeluaran kas tidak diotorisasi.
Membuat dokumen permintaan pembelian dan penawaran harga
Dokumen order pembelian (PO)dan pengeluran kas hanya dibuat 1 rangkap
Mengganti pembuatan dokumen secara manual ke komputerisasi
44
9.
Perusahaan melakukan penawaran harga secara lisan yaitu melaui telepon kepada supplier.
Tidak memiliki dokumen permintaan penawaran harga dan permintan pembelian
10.
Perusahaan tidak membuat informasi yang cukup di dalam dokumen penerimaan barang dan hanya menandatangani surat jalan yang diberikan supplier.
Kurangnya informasi dalam dokumen penerimaan barang
Membuat dokumen yang berkaitan dengan siklus pengeluaran lebih dari 1 rangkap
Tabel 4.1 Ringkasan Evaluasi Prosedur Siklus Pengeluaran
1. Perusahaan tidak memiliki flowchart pembelian Perusahaan tidak memiliki flowchart dari prosedur pembelian. Seharusnya semua prosedur pembelian, digambarkan dalam bentuk flowchart dan diberikan penjelasan secara tertulis dengan tujuan untuk mempermudah bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi tersebut dan memperjelas tugas dan fungsi dari setiap bagian yang terlibat dalam prosedur pembelian. Tidak
adanya
penggunaan
flowchart
dalam
prosedur
pembelian, dikarenakan perusahaan beranggapan belum ada masalah yang terlalu serius. Sampai saat ini, informasi mengenai bagaimana prosedur itu dijalankan disampaikan hanya secara lisan. 2. Penerimaan barang dilakukan oleh pekerja yang berada di lokasi proyek dan tidak dilakukan oleh bagian penerimaan. Setelah melakukan pemesanan bahan material, maka bahan material itu akan dikirim ke lokasi proyek. Sesampainya di lokasi proyek, bahan material itu dapat diterima oleh bagian pelaksana
45
atau logistik lapangan atau siapa saja yang berada di lokasi proyek tersebut. Hal ini dapat meningkatkan resiko terjadinya kecurangan dalam jumlah bahan material yang dibeli karena tidak adanya bagian yang bertugas dalam melakukan penerimaan bahan material yang telah dibeli perusahaan. Perusahaan
sebaiknya
memperbaiki
hal
ini
dengan
menetapkan bagian penerimaan sehingga dapat mengawasi langsung bahan material yang telah dikirimkan ke lokasi proyek sehingga dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang.
3. Perusahaan tidak memiliki pedoman tertulis mengenai prosedur pembelian. Perusahaan beranggapan komunikasi secara lisan atau melalui pelatihan karyawan sudah cukup, lebih praktis dan mudahh dimengerti sehingga perusahaan merasa tidak perlu membuat pedoman secara tertulis dan hanya menyampaikan secara lisan kepada karyawan karena prosedur yang ada sekarang sudah cukup berjalan dengan baik. Prosedur pembelian yang dikomunikasikan hanya secara lisan dapat mengakibatkan pengendalian internal menjadi lemah dan kurang efektif. Hal ini juga diungkapkan oleh Isharijadi dan Fefi (2012),
yang berpendapat bahwa suatu perusahaan harus
mempunyai
prosedur
bisnis
yang
jelas
sehingga
dapat
46
memudahkan perusahaan dalam melakukan pengendalian dan pengecekan kinerja karyawan. 4. Terjadi rangkap fungsi dalam prosedur pembelian. Dalam
melakukan
proses
pembelian,
banyak
terjadi
perangkapan fungsi yang dilakukan perusahaan. Seperti pada saat melakukan order pembelian, proses ini dilakukan oleh bagian keuangan yang juga bertugas dalam mencatat transaksi pembelian dan melakukan order pembelian serta pemilihan supplier. Kemudian dalam penerimaan barang juga dilakukan oleh bagian logistic lapangan yang bertugas dalam mengatur persediaan bahan material. Perusahaan beranggapan adanya perangkapan fungsi dalam proses pembelian untuk menghemat tenaga kerja dan lebih efisien dalam melakukan pembelian.Mengacu pada pendapat Isharijadi dan Fefi (2012), Mia Susmiyati(2012), adanya perangkapan fungsi dalam perusahaan dapat mengakibatkan terjadinya tingkat kecurangan dalam proses pembelian bahan baku dan dapat merugikan perusahaan. Perusahaan seharusnya tidak membuat rangkap
fungsi
dalam
proses
pembelian
sehingga
dapat
menghindari terjadinya kecurangan. 5. Terjadi keterlambatan penginputan data transaksi pembelian. Penyebab keterlambatan pencatatan yang terjadi dikarenakan adanya perangkapan fungsi dan semua tugas itu harus diselesaikan tepat waktu. Selain itu, perusahaan masih melakukan proses pencatat secara manual dan terkadang karena kesibukan yang ada 47
bagian keuangan yang merangkap bagian akuntansi lupa untuk memasukkan dan mencatat transaksi pembelian. 4.1.2 Evaluasi Prosedur Pelunasan Hutang dan Pengeluaran Kas Prosedur pelunanasan hutang dan pengeluaran kas perusahaan telah berjalan dengan cukup baik. Hasil penelitian yang didapat terkait prosedur pelunasan hutang dan pengeluaran kas, yaitu: 1. Perusahaan sudah melakukan pengecekan terhadap semua dokumen yang terkait sebelum melakukan pelunasan hutang. 2. Bagian keuangan membuat laporan mengenai kas setiap bulan. 3. Perusahaan menggunakan kas kecil (petty cash) jika pembelian bahan material secara tunai dan bernilai kecil. 4. Menggunakan dokumen Bukti Pengeluaran Bank jika pelunasan hutang melalui rekening giro dan Bukti Pengeluaran Kas jika secara tunai dan menggunakan kas perusahaan. Dalam prosedur pelunasan utang usaha dan pengeluaran kas, perusahaan telah memiliki prosedur yang cukup baik dalam pelaksanaanya. Namun, prosedur itu juga memiliki kelemahan, yaitu: 1. Terjadi perangkapan fungsi akuntansi dan keuangan. Dalam melakukan prosedur pelunasan hutang dan pengeluaran kas, perusahaan memiliki bagian keuangan yang selain bertugas dalam mengatur keuangan juga bertugas dalam mencatat hutang perusahaan. Perusahaan menganggap tugas tersebut cukup dilakukan oleh satu orang dan sampai saat ini belum ada masalah yang terlalu sulit. 48
Dengan adanya perangkapan fungsi, dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya tindakan kecurangan. Karyawan dapat melakukan manipulasi jumlah hutang yang dimiliki perusahaan karena bagian yang bertugas dalam mencatat hutang juga bertugas dalam mengurus keuangan dan kas perusahaan. 2. Ada keterlambatan dalam pencatatan hutang dan pelunasan hutang. Dikarenakan
adanya
bagian
yang
merangkap
fungsi,
pencatatan hutang mengalami keterlambatan. Sehingga terkadang, ada beberapa transaksi yang seharusnya sudah lunas belum dicatat oleh bagian yang bertugas dalam pencatatan. Dengan adanya keterlambatan pencatatan, dapat berpengaruh terhadap keuangan perusahaan. Perusahaan dapat mengalami kerugian dikarenakan jumlah kas yang ada di dalam perusahaan tidak cocok dengan laporan kas yang telah dibuat. 3. Dokumen yang digunakan belum diotorisasi oleh bagian yang terkait dalam pengeluaran kas. Perusahaan menggunakan dokumen bukti pengeluaran kas dan bank dalam prosedur pelunasan hutang dan pengeluaran kas. Namun, dokumen yang sudah dibuat tidak diotorisasi oleh bagian terkait dalam pengeluaran kas. Perusahaan menganggap tidak masalah dengan hal ini dikarenakan belum ada masalah mengenai dokumen pengeluaran kas.
49
4.1.3 Solusi Perbaikan terhadap Prosedur Siklus Pengeluaran 1. Membuat standar operasional yang tertulis Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat suatu standar pedoman yang tertulis mengenai kegiatan dan prosedur pembelian. Hal ini dibutuhkan agar para karyawan dapat mengerti dengan jelas tugas dan tanggung jawab mereka masing-masing. Selain itu, perusahaan juga dapat membuat flowchar pembelian untuk lebih memperjelas standar operasional yang tertulis tersebut. Dengan adanya flowchart dan prosedur pembelian secara tertulis dapat membantu memperbaiki pengendalian internal perusahaan dan meningkatkan operasional perusahaan. 2. Memisahkan tugas sesusai dengan fungsi masing-masing. Dalam proses pembelian, perusahaan memiliki banyak rangkap fungsi dalam pembelian bahan material. Untuk memiliki pengendalian
internal
yang
baik
perusahaan
sebaiknya
menghindari terjadinya perangkapan fungsi. Perusahaan dapat memisahkan tugas masing-masing karyawan berdasarkan fungsi seperti adanya fungsi pembelian, fungsi akuntansi, fungsi penerimaan dan keuangan. 3. Menambah jumlah karyawan perusahaan. Perusahaan tidak memiliki jumlah karyawan yang tidak cukup sehingga
terjadi
perangkapan
fungsi
dalam
prosedur
pembeliannya. Penulis merekomendasikan agar perusahaan menambah jumlah karyawan yang dimiliki perusahaan. Namun, perusahaan harus melakukan proses seleksi yang ketat dalam 50
mencari karyawan baru. Karyawan tersebut harus sesuai dengan kriteria
yang
dibutuhkan
perusahaan
dan
mampu
dalam
mengerjakan fungsi dan tanggung jawab yang diberikan padanya dengan baik. 4. Melakukan proses pengecekan terhadap semua penginputan data transaksi siklus pengeluaran. Untuk
menghindari
terjadinya
keterlambatan
proses
penginputan data, perusahaan harus rutin melakukan pengecekan. Perusahaan dapat melakukan proses pengecekan laporan dengan semua kejadian transaksi pembelian. Dengan adanya proses ini secara rutin, dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dan keterlambatan penginputan data transaksi. 5. Menyewa jasa auditor eksternal Dengan menggunakan jasa auditor eksternal yang independen, perusahaan dapat mengetahui kinerja para karyawannya dan apakah prosedur yang diterapkan sudah berjalan dengan baik. Perusahaan
juga
dapat
mengevaluasi
dan
memperbaiki
pengendalian internal dengan adanya evaluasi dan saran dari auditor. 4.2
Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan Dari hasi evaluasi yang dilakukan, ditemukan hanya ada beberapa jenis dokumen yang digunakan perusahaan dalam prosedur siklus pengeluran, yaitu:
51
a. Dokumen order pembelian ( PO ) b. Surat jalan c. Bukti pengeluaran kas dan Bukti pengeluaran bank Perusahaan juga memiliki kelebihan dari dokumen yang digunakan berdasarkan evaluasi yang dilakukan, yaitu: 1. Perusahaan sudah merancang sendiri dokumen Bukti Pengeluaran Kas danBank Perusahaan telah mempunyai rancangan dokumen yang bagus dalam dokumen pengeluran kas atau bank. Di dalam dokumen tersebut terdapat informasi yang cukup lengkap seperti nomor dokumen, tanggal pembayarn, nama supplier, nama dan jumlah barang material yang dibayar, total pembayaran.
2. Dokumen Purchase Order (PO) diurutkan berdasarkan nomor Meskipun perusahaan tidak mempunyai rancangan khusus dalam penggunaan dokumen Purchase Order (PO) dan hanya mengetik sendiri dokumen order pembelian, namun dokumen PO telah diberi nomor urut untuk mempermudah perusahaan dalam transaksi pembelian dan menghindari terjadinya kesalahan dalam pemesanan. Masih banyak kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penggunaan dokumen yang digunakan perusahaan yang perlu diperbaiki dan dapat ditingkatkan, yaitu: 1. Dokumen order pembelian (PO) hanya dibuat 1 rangkap
52
Setelah terjadi kesepakatan harga antara supplier dengan perusahaan, maka perusahaan akan melakukan order pembelian bahan material. Yang melakukan order pembelian adalah direktur atau bagian keuangan (karena perusahaan tidak memilki bagian pembelian) dengan menelpon langsung supplier. Setelah melakukan order, maka bagian keuangan akan membuat dokumen order pembelian hanya 1 rangkap saja, dan lansung diserahkan kepada direktur untuk diarsipkan. Perusahaan beranggapan cukup untuk membuat 1 rangkap dokumen order pembelian karena sudah menelpon langsung supplier dan tidak perlu membuat banyak dokumen order pembelian. 2. Tidak ada dokumen permintaan pembelian Permintaan pembelian bahan material dilakukan oleh site manager atau project manager, yang telah melakukan perhitungan dan analisis mengenai proyek yang akan dilakukan dan dapat mengetahui jumlah bahan material yang dibutuhkan, kualitas bahan material yang diinginkan, dan jenis-jenis bahan material yang dibutuhkan dalam pengerjaan suatu proyek. Karena tidak mempunyai bagian pembelian, site manajer atau project manajer akan mengajukan permintaan pembelian terlebih dahulu ke bagian logistik kantor secara lisan tanpa menggunakan dokumen dan kemudian bagian logistik akan melaporkan permintaan pembelian tersebut ke bagian keuangan atau direktur. Setelah mengetahu permintaan pembelian dari logsitik maka bagian keuangan atau direktur akan melakukan order pembelian kepada supplier melalui telepon dan mulai melakukan proses penawaran harga.
53
3. Tidak ada dokumen penawaran harga Penawaran harga bahan material dilakukan perusahaan dengan menelepon satu per satu supplier. Jika harga yang ditawarkan cocok dengan
perusahaan,
maka
akan
terjadi
kesepakatan
pembelian.
Perusahaan kemudian langsung melakukan order pembelian di telepon. Perusahaan
tidak
membuat
dokumen
penawaran
harga
karena
beranggapan lebih efisien dan lebih cepat jika melalui lisan atau secara menelpon langung supplier. Penawaran harga dilakukan langsung oleh direktur ataupun oleh bagian keuangan karena perusahaan tidak memiliki bagian pembelian. Dengan tidak adanya dokumen penawaran harga dan dokumen permintaan pembelian , perusahaan akan mengalami kesulitan jika ingin menilai kinerja yang telah dilakukan. Selain itu, dapat terjadi perbedaan dengan supplier mengenai kesepakatan harga jika tidak mempunyai dokumen penawaran harga.
4. Dokumen Bukti Pengeluaran Kas hanya dibuat 1 rangkap. Setelah mendekati jatuh tempo pembayaran, perusahaan akan mendapat tanda terima dari supplier untuk segera melunasi hutang pembayaran. Bagian keuangan kemudian akan mengecek kembali dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pembelian barang dan mencocokkannya dengan tanda terima dari supplier. Kemudian, bagian keuangan akan melaporkannya ke direktur mengenai jatuh tempo
54
pelunasan hutang dan direktur akan membuat cek ataupun transfer melalui giro ke rekening supplier. Cek yang sudah ditandatangani akan langsung diserahkan ke supplier. Setelah itu, bagian keuangan akan membuat dokumen bukti pengeluaran kas hanya sebanyak 1 rangkap. Dokumen ini hanya sebagai bukti dan diserahkan langsung ke direktur untuk disimpan. Perusahaan beranggapan dokumen bukti pengeluaran kas cukup dibuat 1 rangkap saja karena hanya sebagai bukti untuk pembayaran dan merasa sampai saat ini tidak memiliki masalah yang cukup sulit dalam hal pembayaran.
5. Kurangnya informasi yang terdapat dalam dokumen penerimaan barang. Dalam dokumen penerimaan barnag yang digunakan perusahaan, ada kelemahan yang ditemukan yaitu kurangnya informasi yang ada seperti perusahaan tidak mencantumkan informasi mengenai jumlah dan nama barang yang diterima, supplier yang mengirimkan barang, nama penerima barang dan tidak ditandatangani oleh penerima barang. Perusahaan hingga saat ini tidak melengkapi kekurangan informasi dalam dokumen penerimaan barang karena telah menggunakan format dokumen tersebut sejak perusahaan berdiri dan belum sempat memperbaiki karena menganggap telah cukup dengan dokumen yang sudah ada. Tidak dicantumkannya beberapa informasi penting dalam dokumen penerimaan barang dapat mengakibatkan kesulitan dalam menentukan yang bertanggung jawab dalam penerimaan. Selain itu, perusahaan tidak
55
dapat melakukan pengecekan jumlah dan jenis barang yang diterima telah sesuai dengan yang dibeli dari supplier.
4.2.1 Solusi perbaikan untuk dokumen yang digunakan 1. Mendesain ulang dokumen penerimaan barang. Perusahaan sebaiknya mendesain ulang dokumen yang dibuat saat melakukan penerimaan barang. Dengan mendesain dokumen penerimaan barang yang disertai dengan adanya informasi lengkap mengenai nama barang, jumlah barang, nama supplier, dan dokumen tersebut ditandatangani oleh bagian penerimaan. Dengan adanya
dokumen
penerimaan
barang,
dapat memudahkan
perusahaan dalam melakukan pengecekan dengan dokumen pembelian sehingga mengetahui jika barang yang diterima telah sesuai dengan barang yang diorder dari supplier. 2. Membuat dokumen permintaan pembelian dan permintaan penawaran harga. Dokumen permintaan pembelian digunakan sebagai bukti bahwa site manager benar membutuhkan bahan material karena suatu proyek mengalami kekurangan. Dokumen permintaan pembelian harus berisikan informasi mengenai nama dan jumlah barang yang dibutuhkan dan ditandatangani oleh site manager dan disetujui oleh project manager. Dokumen permintaan penawaran harga bertujuan untuk mempermudah dalam pemilihan supplier
56
dan perusahaan dapat membandingkan harga-harga dari para supplier serta memilih harga yang cocok dengan perusahaan. 3.
Mengganti
pembuatan
dokumen
secara
manual
dengan
komputerisasi. Perusahaan sampai saat ini melakukan secara manual pembuatan semua dokumen. Dengan menggunakan sistem komputerisasi, dapat mempermudah perusahaan dalam meningkatkan efisiensi kinerja. Dengan sistem terkomputerisasi , semua data pembelian yang pernah dilakukan dapat tersimpan di dalam database computer dan 4. Membuat dokumen yang berkaitan dengan siklus pengeluaran lebih dari 1 rangkap.
Hingga saat ini perusahaan hanya membuat 1 rangkap semua dokumen yang digunakan dalam prosedur siklus pengeluaran. Hal ini tentu dapat menimbulkan resiko jika terjadi kehilangan dokumen. Untuk itu, perusahaan sebaiknya membuat dokumendokumen yang digunakan dalam prosedur siklus pengeluaran lebih dari 1 rangkap dan diberikan pada bagian-bagian yang terlibat untuk diarsipkan. 4.3
Evaluasi terhadap pengendalian internal 4.3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Berdasarkan struktur organisasi dan job descriptions dalam BAB III, dapat dijelaskan bahwa struktur organisasi PT. Kokoh
57
Contractor Indonesia merupakan struktur organisasi
fungsional
dimana perusahaan tersebut mengalokasikan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan fungsi atau aktivitas y ang akan dilaksanakan. Secara garis besar, pendendalian intern atas struktur organisasi dan job descriptions PT. Kokoh Contractor Indonesia cukup baik. Hal ini terlihat jelas dari uraian tugas dan tanggung jawab masin gmasing bagian yang dinyatakan secara jelas dan tertulis dalam kebijaksanaan p erusahaan. Namun seperti kita ketahui tidak ada satupun bentuk organisasi yang sempurna. Berdasarkan pendapat Isharijadi (2012) struktur organisasi harus dapat memberikan gambaran mengenai tugas dan tanggung jawab serta memliki pemisahan fungsi untuk mencapai pengendalian internal yang baik. Hasil analisis yang dilakukan atas struktur organisasi perusahaan menunjukkan adanya beberapa kelemahan dalam struktur organisasi perusahaan, antara lain
No
Yang diterapkan perusahaan
Pengendalian internal terhadap struktur organisasi Pemisahan fungsi pembelian dan akuntansi.
1.
Dalam perusahaan yang melakukan pembelian dan pencatat dilakukan oleh bagian yang sama.
2.
Perusahaan tidak Pemisahan memiliki bagian penerimaan gudang sehingga bahan gudang. material yang telah dibeli akan langsung dikirim ke lokasi
Pengendalian yang belum diterapkan
Fungsi pembelian dan akuntansi harus dipisahkan agar tidak terjadi kecurangan dalam hal jumlah barang yang dibeli yaitu jumlah yang dibeli berbeda dengan yang dicatat. fungsi Seharusnya dalam barang dan melakukan penerimaan barang dilakukan oleh bagian tertentu dan bagian gudang hanya 58
proyek dan dapat diterima oleh siapa saja.
ditugaskan mengenai jumlah bahan material yang ada.
3.
Pembayaran hutang dilaksanakan oleh bagian keuangan, setelah itu bagian keuangan juga membuat laporan dan mencatat pelunasan hutang.
Pemisahan fungsi pembayaran hutang dan akuntansi
4.
Perusahaan tidak Tugas dan fungsi masingmenjelaskan secara masing bagian dibuat tertulis tugas dan secara tertulis dan jelas masing-masing bagian dan hanya menjelaskan secara lisan.
Bagian keuangan mengatur semua pembayaran hutang dan pencatatan, sebaiknya perusahaan memisahkan kedua fungsi agar tidak terjadi penyalahgunaan wewenang . Perusahaan tidak membuat secara tertulis dan jelas tugas dan fungsi masing-masing bagian. Seharusnya perusahaan membuat dengan jelas dan tertulis tugas dan tanggung jawab fungsi dan bagian yang ada di perusahaan.
Tabel 4.2 Pengendalian Internal Struktur Organisasi Perusahaan
1. Fungsi pembelian tidak terpisah dengan fungsi akuntansi. Pada PT. Kokoh Contractor Indonesia, bagian yang melakukan order pembelian dilakukan oleh bagian keuangan dan juga merangkap tugas dalam melakukan pencatatan transaksi pembelian bahan material. Seharusnya dalam perusahaan itu, bagian yang melakukan order pembelian dan yang melakukan pencatatan terpisah agar tidak terjadi penyelewengan tugas. Perusahaan sampai saat ini tidak memisahkan bagian pembelian dan akuntansi karena beranggapan proses pembelian sampai saat ini tidak memiliki 59
masalah yang besar dan cukup dijalankan dengan satu bagian saja. Penulis
merekomendasikan
agar perusahaan sebaiknya
memisahkan tugas antara yang melakukan order pembelian dan yang melakukan pencatatan pembelian yaitu dengan membentuk bagian pembelian dan bagian akuntansi. Dengan adanya pemisahan tugas, dapat meminimalisir terjadinya tindakan kecurangan oleh karyawan yang dapat merugikan perusahaa.
2. Fungsi penerimaan barang dan fungsi gudang digabung dalam bagian logistik. Bahan material yang telah dibeli perusahaan akan langsung dikirimkan ke lokasi proyek. Penerimaan bahan material dan fugnsi gudang dalam perusahaan digabung dalam bagian logistic yang mengatur semua hal yang berkaitan dengan persediaan bahan material. Seharusnya perusahaan memisahkan tugas antara penerimaan dan gudang agar tidak terjadi tindakan kecurangan dalam bahan material yang telah dibeli perusahaan. Perusahaan beranggapan dengan menggabungkan fungsi penerimaan dan fungsi gudang dapat membuat kerja lebih efisien dan lebih cepat. Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat bagian yang bertugas dalam menerima bahan material dan bagian gudang yang bertugas dalam menyimpan bahan material dan menghitung persediaan bahan material.
60
3. Fungsi pembayaran dan fungsi akuntansi tidak terpisah Pada PT. Kokoh Contractor Indonesia, bagian yang bertugas dalam menghitung dan membayar hutang perusahaan tidak terpisah dengan bagian yang mencatat hutang. Perusahaan beranggapan bahwa tugas pembayaran hutang dan pencatatan dapat dilakukan oleh satu fungsi saja dan juga dapat lebih mudah mengawasi. Dengan tidak terpisahnya fungsi pembayaran hutang dan pencatatan dapat terjadi kemungkinan kecurangan seperti jumlah hutang perusahaan yang dapat ditinggikan nilainya dibandingkan jumlah hutang yang seharusnya. Hal ini dapat terjadi dikarenakan karyawan yang bertugas dalam mencatat sama dengan yang melakukan pembayaran. Penulis merekomendasikan perusahaan untuk memisahkan bagian akuntansi dengan bagian pembayaran hutang agar tidak terjadi tindakan kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan.
4. Belum terdapat tanggung jawab dan fungsi secara tertulis yang spesifik untuk masing-masing bagian. Pada PT. Kokoh Contractor Indonesia tidak terdapat petunjuk pelasksaaan dan standar operasional yang jelas dan tertulis. Sampai saat ini perusahaan hanya membuat bagan struktur organisasi dan menjelaskan secara lisan tugas para karyawan. Dalam perusahaan, tugas dan fungsi karyawan harus djelaskan secara spesifik agar para karyawan dapat mengetahui dengan jelas
61
fungsi dan pekerjaan mereka masing-masing.
Sejauh
ini
perusahaan tidak membuat secara spesifik tugas dan fungsi masing-masing bagian karena perusahaan memandang pelaksaan dan tugas yang dijalankan oleh karyawan mereka sudah cukup baik serta lebih mudah jika semua tugas mereka dijelaskan langung secara lisan. Akibat dari tidak adanya penjelasan secara tertulis dan spesifik, dikhawatirkan para karyawan tidak mengetahui dimana batas pekerjaan divisi mereka atau divisi lainnya. Selain itu, karyawan juga dapat tidak proposional mengerjakan tugasnya, bisa saja mereka melakukan pekerjaan yang lebih ataupun kurang dari tanggung jawab mereka. Penulis merekomendasikan sebaiknya perusahaan membuat secara spesifik dan jelas tugas dari masing-masing bagian dan divisi yang ada di perusahaan agar para karyawan dapat mengetahui dan memahami tugas mereka masing-masing.
4.3.2 Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Otorisasi terhadap suatu transaksi atau dokumen merupakan hal yang penting dalam suatu proses bisnis. Dengan adanya otorisasi, dapat mencegah terjadinya berbagai bentuk kecurangan dalam proses transaksi. Secara keseluruhan , sistem otorisasi dalam perusahaan masih memiliki kelemahan dan belum berjalan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh perusahaan yang tidak menggunakan banyak dokumen dalam proses bisnisnya sehingga tidak ada tanda tangan 62
dokumen yang dapat dilakukan oleh bagian yang memiliki wewenang atau terlibat langsung dalam proses transaksi. Seharusnya dalam penggunaan dokumen yang digunakan dalam prosedur siklus pengeluaran, perusahaan harus menetapkan otorisasi yang jelas, yaitu: 1. Dokumen permintaan pembelian harus diotorisasi oleh bagian site atau project manager. 2. Dokumen order pembelian diotorisasi bagian pembelian dan mendapat persetujuan dari direktur. 3. Dokumen penawaran harga disetujui oleh bagian keuangan dan diotorisasi oleh bagian pembelian. 4. Dokumen penerimaan barang diotorisasi oleh site atau project manager. 5. Bukti pengeluaran kas diotorisasi bagian akuntansi. Perusahaan juga memiliki kelebihan dalam otorisasi dokumen yang dilakukan, yaitu: 1. Dokumen bukti pengeluaran kas diotorisasi oleh bagian keuangan Bagian keuangan membuat dokumen bukti pengeluaran kas atau pengeluaran bank setelah perusahaan membayar hutang pembelian yang dilakukan perusahaan. Dokumen tersebut kemudian diotorisasi oleh bagian keuangan dan disetujui oleh direktur.
63
4.3.3 Praktik yang sehat Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Praktik yang sehat merupakan salah satu unsur pengendalian intern yang paling penting untuk ditetapkan perusahaan guna menjaga asset dan menjamin keakuratan data akuntansi No 1.
Prosedur yang berjalan
Praktik yang sehat
Yang belum diterapkan
Perusahaan memberikan Penggunaan formulir nomor
urut
formulir
yang
dalam berurut nomor cetak terlibat
dalam pembelian. 2.
Pemilihan supplier dan Supplier penawaran
harga berdasarkan jawaban membuat
dilakukan secara
dipilih Perusahaan
langsung penawaran lisan
melalui dari
telepon.
tidak surat
harga permintaan penawaran berbagai harga
supplier lain.
karena
beranggapan lebih cepat dengan
menelpon
langsung. 3.
Penerimaan
barang Barang diperiksa dan Perusahaan
dilakukan oleh pelaksana diterima oleh fungsi memiliki lapangan
atau
logistik penerimaan.
yang berada di lokasi
tidak bagian
penerimaan dan hanya menugaskan karyawan
64
proyek.
yang
ada
di
lokasi
proyek. 4.
Bagian
yang
menerima
bertugas Fungsi
di
penerimaan Dalam
lokasi melakukan
penerimaan
barang,
perusahaan
proyek hanya bertugas pemeriksaan barang tidak
5.
melakukan
untuk menerima tanpa dengan
pengecekan
melakukan pemeriksaan membandingkannya
dokumen
dengan dokumen apapun. dengan SOP
pembelian.
Bagian melakukan
dengan order
keuangan Melakukan pengecekan pengecekan
harga
terhadap semua dokumen terhadap faktur dari yang berkaitan dengan supplier pembelian
sebelum
sebelum dibayar.
melakukan pembayaran 6.
Bukti kas keluar hanya Bukti
kas
diberi tanda tangan oleh beserta bagian keuangan.
keluar Bagian keuangan tidak dokumen memberi cap lunas dan
pendukung “Lunas”.
dicap hanya tanda
memberikan tangan
di
bukti
kas
dokumen keluar. 7.
Perusahaan
jarang Memberikan
memberikan cuti kepada kompensasi karyawan
,
tetapi atau cuti
Memberikan lembur liburan kompensasi
cuti ataupun terhadap
memberikan uang lembur
karyawan
yang
jika ada pekerjaan di luar
mempunyai kinerja baik
65
waktu kerja normal yang
dapat
meningkatkan
ditetapkan perusahaan
motivasi
dan
praktik
sehat dalam pelaksaaan tugas mereka. 8.
Perusahaan
jarang Melakukan
Dengan
melakukan permeriksaan pemeriksaan atau
audit
surprised audit, dapat
mendadak mendadak
terhadap kinerja ataupun periodik laporan perusahaan.
melakukan
dan menjaga
dan
terhadap mengetahui
saldo hutang dan kas
karyawan
apakah telah
melakukan
tugasnya
dengan benar. 9.
Perusahaan setiap bulan Memberikan laporan waktu
mempunyai mengenai
batas
penyerahan
semua laporan bulanan dari
pembelian dan hutang masing-masing yang dilakukan.
bagian yang terlibat.
Tabel 4.3 Pengendalian Internal Praktik yang Sehat
1. Tidak adanya dokumen surat permintaan penawaran harga Penawaran harga bahan material dilakukan perusahaan dengan menelepon satu per satu supplier. Jika harga yang ditawarkan cocok dengan
perusahaan,
maka
akan
terjadi
kesepakatan
pembelian.
Perusahaan kemudian langsung melakukan order pembelian di telepon. Perusahaan
tidak
membuat
dokumen
penawaran
harga
karena
beranggapan lebih efisien dan lebih cepat jika melalui lisan atau secara menelpon langung supplier. Seharusnya dalam melakukan penawaran
66
harga, perusahaan membuat surat permintaan penawaran harga dan mengirimkannya kepada para supplier. Kemudian perusahaan akan menerima surat penawaran harga dari supplier dan akan memilih supplier berdasarkan harga yang cocok dengan perusahaan. Penulis
merekomendasikan
agar
perusahaan
membuat
dan
menggunakan dokumen penawaran harga dalam pembelian bahan material untuk memudahkan dalam pemilihan harga yang cocok. Dengan adanya dokumen penawaran harga, dapat dijadikan bukti oleh perusahaan sebagai bukti bahwa telah terjadi kesepakatan harga. Selain itu, dapat memudahkan perusahaan dalam membandingkan harga antara satu supplier dengan supplier lainnya dan memilih supplier yang cocok sesuai dengan harga yang telah diterntukan.
2. Perusahaan tidak memiliki bagian penerimaan Bahan material yang telah dibeli akan diterima oleh pelaksana atau logistik lapangan yang berada di lokasi proyek. Penerima bahan material itu juga tidak melakukan pengecekan bahan material dengan dokumen seperti surat Purchase Order karena perusahaan hanya membuat dokumen Purchase Order sebanyak 1 rangkap. Dengan tidak memiliki bagian penerimaan dan proses pengecekan bahan material dengan dokumen Purchase Order dapat terjadi kecurangan jumlah
bahan
material.
Untuk
menghindari
itu,
penulis
merekomendasikan agar perusahaan membuat bagian penerimaan, yang bertugas khusus dalam melakukan penerimaan bahan material yang telah dibeli perusahaan. Bagian penerimaan itu juga harus melakukan
67
pengecekan bahan material yang diterima dari supplier dengan dokumen pendukung seperti surat jalan dan purchase order.
3. Dokumen bukti pengeluaran kas tidak dicap lunas Setelah melakukan pembayaran terhadap pembelian bahan material dari supplier, bagian keuangan membuat bukti pengeluaran kas. Dokumen bukti kas keluar hanya ditandatangani oleh bagian keuangan dan tidak dicap lunas. Dalam pembuatan dokumen bukti pengeluaran kas, harus dibubuhi cap lunas agar dapat menghindari terjadinya kesalahan pencatatan. Selain ada cap lunas,
bukti kas keluar juga harus
ditandatangani oleh bagian akuntansi dan disetujui oleh direktur untuk menghindari tindakan kecurangan. 4. Jarang memberikan kompensasi atau cuti. Perusahaan dapat memberikan kompensasi atau cuti liburan terhadap karyawan yang telah mempunyai kinerja bagus dan memenuhi target perusahaan. Dengan adanya kompensasi atau cuti, dapat memotivasi karyawan serta karyawan tidak bosan dengan pekerjaan dan tidak maksimum melakukan tugas dan fungsinya dalam perusahaan. 5. Perusahaan jarang melakukan pemeriksaan mendadak (surprised audit) Perusahaan jarang melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap hasil pekerjaan karyawan mereka. Perusahaan beranggapan hal itu tidak perlu dilakukan karena telah mempunyai hasil laporan bulanan. Penulis merekomendasikan agar perusahaan melakukan surprised audit untuk
68
menjaga kualitas pekerjaaan karyawan dan tidak menyimpang dari tujaun dan target yang telah ditentukan perusahaan 4.3.4 Karyawan yang kompeten dan bertanggung jawab Untuk menciptakan pengendalian intern yang efektif dibutuhkan integritas yang tinggi dari karyawan. Perusahaan harus mempunyai karyawan yang tepat dalam menjalankan tugasnya masing-masing. Untuk menciptakan karyawan yang kompeten dalam menjalankan tugasnya, perusahaan telah melakukan berbagai usaha yaitu: 1. Perusahaan melakukan percobaan masa kerja bagi karyawan baru untuk melihat kinerja karyawan baru . 2. Memberikan training bagi para karyawan. 3. Perusahaan memberikan penjelasan mengenai semua prosedur dan peraturan yang berjalan di dalam perusahaan kepada para karyawannya. Selain itu, perusahaan juga memiliki beberapa kelemahan dari hasil evaluasi yang dilakukan yaitu: 1. Perusahaan tidak melakukan seleksi penerimaan yang ketat dalam merekrut karyawan baru. Dalam melakukan proses seleksi, perusahaan hanya melakukan interview terhadap calon pelamar dan tidak melakukan tes tertulis atau tes psikologi. Perusahaan beranggapan tidak perlu melakukan seleksi yang ketat karena karyawan baru dapat mendapat training dan masa percobaan kerja.
69
2. Perusahaan jarang melakukan promosi kenaikan jabatan dan gaji. Untuk memotivasi para karyawan, kenaikan jabatan atau gaji sangat diperlukan. Dengan adanya kenaikan jenjang karir dalam perusahaan dapat membuat para karyawan semakin bertanggung jawab dan dapt memajukan perusahaan. Namun perusahaan jarang melakukan promosi jabatan atau kenaikan gaji bagi para karyawannya.
Penulis
merekomendasikan
agar
perusahaan
menaikan gaji karyawan atau menaikkan jabatan karyawan yang mempunyai kinerja bagus dan berkompeten. Hal ini diperlukan selain
untuk
menambah
motivasi
juga
untuk
kemajuan
perusahaan.
3. Tidak adanya training lanjutan untuk meningkatkan skill karyawan. Untuk meningkatkan kinerja perusahaan, karyawan juga harus mempunyai skill yang dapat berguna dalam menjalankan fungsi dan tugas masing-masing. Perusahaan tidak pernah melakukan training lanjutan untuk meningkatkan skill para karyawannya. Seharusnya perusahaan dapat mengikutsertakan karyawannya seminar-seminar atau pelatihan yang berhubungan dengan fungsi dan bagian mereka masing-masing di perusahaan. Dengan adanya pelatihan, dapat meningkatkan pengalaman dan ilmu karyawan sehingga mereka semakin dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
70
4.4
Usulan Perbaikan Struktur Organisasi Perusahaa
Gambar 4.1
Usulan Perbaikan Struktur Organsiasi PT.Kokoh Contractor Indonesia
Usulan uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian: 1. Komisaris a. Melakukan pengawasan atas kebijakan direksi dalam menjalankan perusahaan. 71
b. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar. c. Memimpin rapat umum, dalam hal memastikan pelaksanaan tata tertib, keadilan, dan kesempatan bagi semua karyawan untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan yang berlaku. 2. Direktur a. Mengambil kebijakan dan keputusan strategis. b. Mengkoordinir seluruh karyawan yang berada di bawahnya. c. Bertanggung jawab atas perusahaan yang dipimpinya. d. Melakukan pengawasan terhadap kinerja manager yang berada di bawahnya baik internal maupun eksternal dalam segala bidang dalam rangka untuk melancarkan program kerja usaha. e. Melakukan perencanaan bisnis jangka panjang maupun jangka pendek. 3. Project Manager a. Bertanggung jawab penuh atas suatu proyek yang diberikan baik dalam perhitungan biaya, bahan material yang digunakan dan jumlah bahan material. b. Membawahi site manager. c. Membuat laporan berkala kepada direktur mengenai keadaan dan kendala-kendala dalam suatu proyek. 4. Bagian Keuangan a. Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan baik dalam bentuk tunai, giro dan lain-lain yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.
72
b. Mempersiapkan dana yang dibutuhkan dalam pembiayaan suatu proyek, kantor, umum, dan lain-lain tepat pada waktunya dan menghimpun data-data itu secara benar. c. Memberikan laporan keuangan bulanan kepada direktur. 5. Bagian Logistik a. Bertanggung jawab terhadap kebutuhan materi proyek baik jumlah maupun mutunya. b. Memberikan laporan mengenai bahan material kepada direktur. 6. Site manager a. Mencari dan mendatangkan sejumlah tenaga kerja dengan kualikifasi yang diinginkan seperti tukang kayu, besi, dll. b. Mengawasi dan memimpin tenaga kerja yang dibawa olehnya. 7. Bagian pembelian a. Membuat surat order pembelian. b. Memilih supplier dan membuat surat permintaan penawaran harga. c. Melakukan konfirmasi permintaan pembelian. 8. Bagian akuntansi a. Melakukan pencatatan transaksi pembelian. b. Mencatat hutang pembelian dan pelunasan hutang. c. Memeriksa kesesuaian antara faktur tagihan dengan dokumen yang terkait dengan pembelian. d. Membuat laporan keuangan. 9. Kasir a. Menerima tagihan faktur dari supplier b. Membuat bukti pembayaran
73
10. Bagian Penerimaan a. Menerima bahan material dari supplier dan mengecek kelengkapan barang yang diterima. b. Membuat surat penerimaan barang. 11. Bagian Gudang a. Menerima permintaan pembelian dari site manager. b. Menghitung persediaan bahan material. c. Mencatat penambahan persedian bahan material 12. Pelaksana a. Melaksanakan semua planning yang telah disusun oleh project manager. b. Memberikan laporan berkala kepada project manager mengenai kondisi suatu proyek. 4.5
Usulan Perbaikan Prosedur Sistem Infomrasi Akuntansi Siklus Pengeluaran pada PT. Kokoh Contractor Indonesia 4.5.1 Usulan Prosedur Sistem Pembelian Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur pembelian bahan material adalah: 1. Bagian pembelian 2. Bagian penerimaan 3. Bagian gudang 4. Bagian akuntansi 5. Project atau site manager 6. Bagian keuangan 74
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian: 1. Dokumen surat permintaan pembelian (SPP) 2. Dokumen Purchase Order (PO) 3. Surat permintaan penawaran harga (SPPH) 4. Surat jalan 5. Faktur pembelian 6. Surat penerimaan Barang 7. Kartu gudang Uraian prosedur pembelian yang diusulkan: 1. Pembelian bahan material dimulai ketika terjadi kekurangan barang di suatu proyek. Kemudian bagian site manajer atau project manager akan memberikan informasi bahan material apa saja yang dibutuhkan ke bagian gudang. Bagian gudang kemudian akan mengecek ketersedian bahan material. Apabila bahan material di gudang kurang atau tidak ada, maka bagian gudang akan melakukan permintaan pembelian ke bagian pembelian. Bagian gudang kemudian membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) sebanyak 2 rangkap. SPB kemudian akan diotorisasi oleh bagian gudang dan disetujui oleh site manager yang dan didistribusikan kepada: a. Rangkap 1 diserahkan ke bagian pembelian b. Rangkap 2 akan disimpan sebagai arsip 2. Setelah menerima Surat Permintaan Pembelian (SPP) rangkap 1 dari bagian gudang, bagian pembelian akan mengkonfirmasi
75
permintaan bahan material ke site atau project manager apakah bahan material yang diinginkan telah sesuai dengan informasi yang ada di Surat Permintaan Pembelian. Jika sesuai, maka bagian pembelian akan melanjutkan permintaan pembelian tersebut dengan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sebanyak 2 rangkap. SPPH akan ditandatangani oleh bagian pembelian dan akan menyebarkan kepada : a. Rangkap 1 akan diserahkan pada supplier. b. Rangkap 2 disimpan untuk diarsipkan. 3. Setelah mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) ke supplier, maka bagian pembelian akan menunggu surat balasan dari supplier. Setelah supplier memberikan jawaban atas SPPH dengan mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) 2 rangkap , maka bagian pembelian dapat menentukan supplier mana yang akan dipilih sesuai dengan harga yang ditawarkan dan dapat menguntungkan perusahaan. Surat Penawaran Harga (SPH) 2 rangkap tersebut akan diberikan: a. Rangkap 1 untuk bagian akuntansi b. Rangkap 2 akan disimpan oleh bagian pembelian untuk diarsipkan. 4. Setelah memilih supplier yang cocok dengan perusahaan, bagian pembelian akan membuat dokumen Purchase Order (PO) sebanyak 5 rangkap.Purchase Order kemudian ditandatangani oleh bagian pembelian dan telah mendapat persetujuan dari bagian keuangan.
76
a. Purchase Order (PO) rangkap ke-1 dikirimkan ke supplier. b. Purchase Order (PO) rangkap ke-2 dikirimkan ke bagian keuangan. c. Purchase Order (PO) rangkap ke-3 dikirimkan ke bagian akuntansi d. Purchase Order (PO) rangkap ke-4 ke bagian penerimaan. e. Purchase Order (PO) rangkap ke-5 akan disimpan oleh bagian pembelian sebagai arsip menurut nomor. 5. Bahan material yang telah dipesan dari supplier akan diterima oleh bagian penerimaan. Supplier kemudian akan menyerahkan Surat Jalan (SJ) sebanyak 2 rangkap. Bagian penerimaan kemudian akan mencocokkan informasi bahan material yang tertera di Surat Jalan dengan dokumen Purchase Order (PO) rangkap ke-4 yang diterima dari bagian pembelian. Jika bahan material yang diterima telah sesuai dengan pemesanan yang dilakukan maka bagian penerimaan akan menandatangani Surat Jalan (SJ) yang diberikan oleh supplier. Surat Jalan (SJ) yang telah ditandatangani tersebut akan diberikan: a. Rangkap ke-1 akan dikembalikan lagi kepada supplier b. Rangkap ke-2 diberikan kepada bagian pembelian 6. Kemudian bagian penerimaan akan membuat Surat Penerimaan Barang (SPB) sebanyak 3 rangkap, dimana dokumen itu akan diotorisasi oleh bagian penerimaan dan didistribusikan kepada: a. Rangkap ke-1 akan diberikan kepada bagian akuntansi. b. Rangkap ke-2 diberikan kepada bagian pembelian.
77
c. Rangkap ke-3 akan diberikan kepada bagian gudang. 7. Setelah menerima Surat Penerimaan Barang rangkap ke-2 dan Surat Jalan (SJ) rangkap ke-2 dari bagian penerimaan, bagian pembelian akan menyesuaikannya dengan dokumen Purchase Order (PO) rangkap ke-5 yang diarsipkan. Kemudian bagian pembelian akan mengarsipkan Purchase Order (PO) rangkap ke-5, dan Surat Penerimaan Barang (SPB) rangkap ke-2 ,kemudian Surat Jalan (SJ) rangkap ke-2 akan diserahkan ke bagian akuntansi. 8. Bagian akuntansi akan menerima Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap ke-1 dan dokumen Purchase Order (PO) rangkap ke-3 dari bagian pembelian untuk memberitahukan bahwa telah terjadi transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dan perlu dicatat. Kemudian bagian akuntansi juga akan menerima Surat Penerimaan Barang (SPB) rangkap ke-2 dari bagian penerimaan dan Surat Jalan (SJ) rangkap ke-2 dari bagian pembelian sebagai bukti bahwa bahan material yang dibeli telah diterima dengan baik oleh perusahaan. Bagian akuntansi kemudian akan mencocokan dokumen-dokumen yang telah diterima apakah telah sesuai dengan dokumen Purchase Order (PO) yang telah dibuat. Jika sudah cocok, maka bagian akuntansi akan mencatat transaksi pembelian tersebut. 9. Bagian gudang akan menerima Surat Penerimaan Barang (SPB) rangkap ke-3 dari bagian penerimaan. Dokumen ini dijadikan bukti bahwa bahan material yang dibeli telah diterima dan bagian
78
gudang kemudian akan mencatat jumlah bahan material yang diterima ke dalam kartu gudang dan menambahkan ke dalam jumlah persedian bahan material. Surat Penerimaan Barang (SPB) rangkap ke-3 kemudian akan diarsipkan. 10. Kemudian, supplier akan mengirimkan faktur tagihan yang akan diterima oleh kasir. Kasir kemudian akan menyerahkan faktur tagihan tersebut ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi akan memeriksa faktur tagihan tersebut dengan dokumen-dokumen yang dimiliki seperti dokumen Purchase Order, Surat Penerimaan Barang, dan Surat jalan. Jika cocok , bagian akuntansi akan mencatatnya sebagai hutang perusahaan dan menyerahkan faktur tagihan ke bagian keuangan.
Berikut usulan rancangan flowchart prosedur pembelian:
79
Gambar 4.2 Usulan Flowchart Permintaan Pembelian
80
Gambar 4.3 Usulan Flowchart Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Supplier
81
Gambar 4.4 Usulan Flowchart Order Pembelian dan Pencatatan Pembelian
82
Gambar 4.5 Usulan Flowchart Penerimaan Barang
83
Gambar 4.6 Usulan Flowchart Pencatatan Pembelian dan Hutang
84
4.5.2 Usulan Prosedur Pelunasan Hutang Bagian-bagian yang terkait dengan prosedur pelunasan hutang: 1. Bagian akuntansi 2. Bagian keuangan 3. Kasir Dokumen-dokumen yang digunakan: 1. Bukti pengeluaran kas 2. Faktur 3. Bukti pembayaran Uraian prosedur pelunasan hutang yang diusulkan: 1. Setelah mendekati jatuh tempo, supplier akan mengirimkan tanda terima penagihan. Kasir kemudian akan mengirimkan penagihan tersebut ke bagian keuangan. 2. Bagian keuangan yang menerima tagihan dari supplier, akan memeriksa faktur yang telah ada dan memeriksa lagi kecocokan antara faktur tersebut dengan dokumen yang ada seperti dokumen Purchase Order (PO), Surat Penerimaan Barang(SPB) dan Surat Jalan (SJ). 3. Setelah itu, bagian keuangan akan membuat cek pembayaran yang akan kemudian ditandatangani oleh direktur. Bagian keuangan kemudian membuat Bukti Pengeluaran Kas dan menyerahkan cek tersebut ke kasir. Bukti Pengeluaran Kas tersebut diotorisasi oleh bagian keuangan yang membuat BPK , diotorosisasi juga oleh
85
bagian akuntansi yang telah memeriksa apakah jumlah yang ada dalam Bukti Pengeluaran Kas telah sesuai dengan jumlah hutang perusahaan, BPK dibuat 2 rangkap dimana: a. Rangkap ke-1 akan disimpan sebagai arsip b. Rangkap ke-2 akan diserahkan ke bagian akuntansi 4. Kasir yang telah menerima cek yang telah ditandatangani akan menyerahkan ke supplier. Kemudian, kasir akan membuat Bukti Pembayaran yang ditandatangani oleh supplier. Kasir kemudian akan menyerahkan Bukti Pembayaran tersebut ke bagian akuntansi untuk dicatat sebagai pelunasan hutang pembelian dan diarsip permanen.
86
Gambar 4.7 Usulan Flowchart Pembayaran Hutang
87
Gambar 4.8 Usulan Flowchart Pelunasan Hutang dan Pencatatan Pengeluaran Kas
88
