101
BAB 4 HASIL EVALUASI DAN REKOMENDASI
4.1 Evaluasi Perspektif IT Balanced Scorecard Setelah menyusun ukuran dan menetapkan sasaran strategis, maka diadakan pengukuran masing-masing perspektif IT Balanced Scorecard melalui hasil kuesioner, wawancara beserta data yang telah didapatkan dari PT. GHI. Dari hasil evaluasi perspektif IT Balanced Scorecard akan diketahui bagaimana kinerja sistem ERP yang telah digunakan, apakah di posisi danger, warning atau good.
4.1.1 Pengukuran IT Balanced Scorecard 4.1.1.1 Perspektif Orientasi Pengguna A. Tujuan strategis: Keterlibatan pengguna A.1 Indeks
keterlibatan
dalam
penentuan
kebutuhan
terhadap
pengembangan aplikasi yang sesuai standar perusahaan. Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: “Berapa sering Anda dilibatkan dalam penentuan kebutuhan terhadap
pengembangan
aplikasi
yang
sesuai
standar
perusahaan?” Sasaran strategis: 4 Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 1)
102 Hasil dari kuesioner untuk pertanyaan di atas disajikan pada tabel 4.1 di bawah ini. Bobot penilaian untuk jawaban kuesioner adalah sebagai berikut: A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1 Tabel 4.1 Hasil kuesioner pertanyaan nomor 1 Pilihan Jawaban A B C D Abstain Jumlah
Jawaban Pertanyaan 1 1 3 4 11 1 20
Hasil pengukuran:
Indeks
Bobot Nilai 4 3 2 1 0
Total Nilai 4 9 8 11 0 32
Rata-Rata 4 9 8 11 0 32
32 / 20 = 1,6
Pencapaian: 1,6 / 4 x 100 % = 40% B. Tujuan Strategis: Peningkatan Kepuasan Pengguna B.1 Indeks kemudahan penggunaan aplikasi Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: “Apakah user interface dan feature-feature yang ada di Microsoft Dynamics Navision 4.0 mudah dimengerti dan digunakan oleh pengguna?” Sasaran strategis: 3 Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 2)
103 Hasil dari kuesioner untuk pertanyaan di atas disajikan pada tabel 4.2 di bawah ini. Bobot penilaian untuk jawaban kuesioner adalah sebagai berikut: A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1 Tabel 4.2 Hasil kuesioner pertanyaan nomor 2 Pilihan Jawaban A B C D Abstain Jumlah
Jawaban Pertanyaan 2 1 15 4 0 0 20
Hasil pengukuran: Indeks
Bobot Nilai 4 3 2 1 0
Total Nilai 4 45 8 0 0 57
Rata-Rata 4 45 8 0 0 57
57 / 20 = 2,85
Pencapaian: 2,85 / 3 x 100 % = 95 % B.2 Indeks kepuasan pengguna terhadap aplikasi Pengukuran ini dilakukan berdasarkan kombinasi kuesioner dan data yang diperoleh dari manajer TI. Karena data bersifat rahasia, maka tidak dapat ditampilkan. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: •
“Seberapa puas Anda menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0?”
Pertanyaan ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner pada pengguna untuk mengetahui seberapa besar kepuasan pengguna terhadap aplikasi.
104 •
“Berapa indeks keluhan pengguna terhadap aplikasi Microsoft Dynamics Navision 4.0?”
Pertanyaan ini dilakukan untuk mengetahui seberapa besar keluhan pengguna terhadap aplikasi. Sasaran strategis: 3 Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 3 dan data) Hasil dari kuesioner untuk pertanyaan di atas disajikan pada tabel 4.3 di bawah ini. Bobot penilaian untuk jawaban kuesioner adalah sebagai berikut: A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1 Tabel 4.3 Hasil kuesioner pertanyaan nomor 3 Pilihan Jawaban A B C D Abstain Jumlah
Jawaban Pertanyaan 3 4 11 4 1 0 20
Bobot Nilai 4 3 2 1 0
Total Nilai 16 33 8 1 0 58
Rata-Rata 16 33 8 1 0 58
Hasil pengukuran kuesioner : Indeks = 58 / 20 = 2,9 Data untuk indeks keluhan pengguna terhadap aplikasi adalah : 2 Rata-rata indeks = (2,9 + 2) / 2 = 2,45 Pencapaian : 2,45 / 3 x 100 % = 81,7 %
105 B.3 Indeks dukungan ketersediaan aplikasi dan sistem (sesuai kebutuhan) Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: “Apakah
Microsoft
Dynamics
Navision
4.0
mendukung
ketersediaan aplikasi sesuai kebutuhan Anda?” Sasaran strategis: 4 Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 4) Hasil dari kuesioner untuk pertanyaan di atas disajikan pada tabel 4.4 di bawah ini. Bobot penilaian untuk jawaban kuesioner adalah sebagai berikut: A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1 Tabel 4.4 Hasil kuesioner pertanyaan nomor 4 Pilihan Jawaban A B C D Abstain Jumlah
Jawaban Pertanyaan 4 3 15 2 0 0 20
Hasil pengukuran: Indeks
Bobot Nilai 4 3 2 1 0
61 / 20 = 3,05
Pencapaian : 3,05 / 4 x 100 % = 76,25 %
Total Nilai 12 45 4 0 0 61
Rata-Rata 12 45 4 0 0 61
106 B.4 Persentase keamanan sistem. Pengukuran ini dilakukan berdasarkan wawancara dengan manajer TI PT. GHI. Data diperoleh dari perkiraan manajer TI sewaktu melakukan implementasi Microsoft Dynamics Navision 4.0. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: “Berapa % tingkat keamanan sistem Microsoft Dynamics Navision 4.0?” Sasaran strategis: 100 % Hasil pengukuran: 80 % Pencapaian: (80 / 100 ) x 100 % = 80 % C. Tujuan strategis: Peningkatan efektivitas kerja pengguna C.1 Indeks peningkatan kecepatan waktu kerja setelah penerapan Microsoft Dynamics Navision 4.0 Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: “Bagaimana
peningkatan
kecepatan
waktu
kerja
setelah
penerapan Microsoft Dynamics Navision 4.0 ?” Sasaran strategis: 4 Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 5) Hasil dari kuesioner untuk pertanyaan di atas disajikan pada tabel 4.5 di bawah ini. Bobot penilaian untuk jawaban kuesioner adalah sebagai berikut:
107 A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1 Tabel 4.5 Hasil kuesioner pertanyaan nomor 5 Pilihan Jawaban A B C D Abstain Jumlah
Jawaban Pertanyaan 5 0 18 2 0 0 20
Indeks
Bobot Nilai 4 3 2 1 0
Total Nilai 0 54 4 0 0 58
Rata-Rata 0 54 4 0 0 58
: 58 / 20 = 2,9
Pencapaian: 2,9 / 4 x 100 % = 72,5 % C.2 Indeks akurasi dalam bekerja Pengukuran dilakukan berdasarkan butir pertanyaan no. 6 dan no. 7 pada kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: •
“Apakah dengan menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0 membantu mengurangi kesalahan pengguna secara manual dalam memasukkan data?”
•
“Apakah fungsi pada aplikasi sistem menghasilkan data yang akurat bagi pengguna?”
Sasaran strategis: 4 Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 6 dan 7)
108 Hasil dari kuesioner untuk pertanyaan di atas disajikan pada tabel 4.6 di bawah ini. Bobot penilaian untuk jawaban kuesioner adalah sebagai berikut: A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1 Tabel 4.6 Hasil kuesioner pertanyaan nomor 6 dan 7 Pilihan Jawaban A B C D Abstain Jumlah
Indeks
Jawaban Pertanyaan 6 7 6 2 10 14 4 4 0 0 0 0 20 20
Bobot Nilai 4 3 2 1 0
Total Nilai 32 72 16 0 0 120
Rata-Rata 16 36 8 0 0 60
: 60 / 20 = 3
Pencapaian: 3 / 4 x 100 % = 75 %
Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi pengguna: Tabel 4.7 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Pengguna
PERSPEKTIF ORIENTASI PENGGUNA Indikator Sasaran Hasil strategis Pengukuran A. Keterlibatan pengguna A.1.Indeks keterlibatan dalam penentuan 4 1,6 kebutuhan terhadap pengembangan aplikasi yang sesuai standar perusahaan Jumlah Rata - Rata
Pencapaian
40 %
40 % 40 %
109 PERSPEKTIF ORIENTASI PENGGUNA Indikator Sasaran Hasil strategis Pengukuran B. Peningkatan kepuasan pengguna B.1.Indeks kemudahan penggunaan 3 2,85 aplikasi B.2.Indeks kepuasan pengguna terhadap 3 2,45 aplikasi B.3.Indeks dukungan ketersediaan 4 3,05 aplikasi dan sistem (sesuai kebutuhan) B.4. Persentase keamanan sistem 100 % 80 % Jumlah Rata - Rata C. Peningkatan Efektivitas Kerja Pengguna C.1.Indeks peningkatan kecepatan waktu 4 2,9 kerja setelah penerapan Microsoft Dynamics Navision 4.0 C.2. Indeks akurasi dalam bekerja 4 3 Jumlah Rata – Rata Total Rata - Rata Rata – Rata Keseluruhan
Pencapaian
95 % 81,7 % 76,25 %
80 % 332,95 % 83,24 % 72,5 %
75 % 147,5 % 73,75 % 196,99 % 65,66 %
4.1.1.2 Perspektif Keunggulan Operasional A. Tujuan Strategis: Pengoperasian yang efisien A.1 Indeks efisiensi dalam mengerjakan tugas Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: “Seberapa besar aplikasi Microsoft Dynamics Navision 4.0 membantu Anda menghemat waktu, sumber daya dan biaya dalam melakukan pekerjaan?” Sasaran strategis: 4 Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 8)
110 Hasil dari kuesioner untuk pertanyaan di atas disajikan pada tabel 4.8 di bawah ini. Bobot penilaian untuk jawaban kuesioner adalah sebagai berikut: A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1 Tabel 4.8 Hasil kuesioner pertanyaan nomor 8 Pilihan Jawaban A B C D Abstain Jumlah
Jawaban Pertanyaan 8 3 14 3 0 0 20
Bobot Nilai 4 3 2 1 0
Indeks
: 60 / 20 = 3
Pencapaian
: 3 / 4 x 100 % = 75 %
Total Nilai 12 42 6 0 0 60
Rata-Rata 12 42 6 0 0 60
A.2 Persentase pekerjaan yang selesai tepat waktu Pengukuran ini dilakukan berdasarkan wawancara dengan manajer TI PT. GHI. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: “Berapa % pekerjaan yang selesai tepat pada waktunya?” Sasaran strategis: 100 % Hasil pengukuran: 80 % Pencapaian: (80 / 100 ) x 100 % = 80 % A.3 Response time aplikasi Pengukuran ini dilakukan berdasarkan wawancara dengan manajer TI PT. GHI.
111 Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Bagaimana response time aplikasi?” Sasaran strategis : real time Hasil pengukuran: real time Pencapaian
: karena hasil pengukuran sama dengan sasaran
strategis yang telah ditentukan, maka pencapaian yang diperoleh adalah 100 %. B.
Tujuan
strategis:
Peningkatan
kualitas
pemeliharaan
infrastruktur TI B.1 Rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab pertanyaan pengguna. Pengukuran ini dilakukan berdasarkan kombinasi kuesioner dan wawancara. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: •
“Seberapa cepat IT Help Desk membantu Anda dalam menangani masalah yang Anda hadapi?” Pertanyaan ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner pada pengguna untuk mengetahui waktu yang digunakan divisi TI dalam menjawab pertanyaan pengguna.
•
“Berapa rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab pertanyaan pengguna?”
Pertanyaan ini dilakukan dengan wawancara terhadap manajer TI PT.
GHI. untuk mengetahui waktu yang digunakan divisi TI
dalam menjawab
pertanyaan pengguna.
112 Sasaran strategis: 30 menit (skala 4 dari 4) Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 9 dan hasil wawancara) Hasil dari kuesioner untuk pertanyaan di atas disajikan pada tabel 4.9 di bawah ini. Bobot penilaian untuk jawaban kuesioner adalah sebagai berikut: A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1 Tabel 4.9 Hasil kuesioner pertanyaan nomor 9 Pilihan Jawaban A B C D Abstain Jumlah
Jawaban Pertanyaan 9 4 7 8 1 0 20
Indeks
Bobot Nilai 4 3 2 1 0
Total Nilai 16 21 16 1 0 54
Rata-Rata 16 21 16 1 0 54
: 54/20 = 2,7
Hasil wawancara untuk rata-rata waktu menjawab pertanyaan pengguna adalah: 60 menit ( skala 3 dari 4). Rata-rata indeks: (2,7+3)/2=2,85 Pencapaian: (2,85/4) x 100% = 71,25%. Keterangan : 0-30 menit (skala 4 dari 4) 31-60 menit (skala 3 dari 4) 61-90 menit (skala 2 dari 4) > 90 menit (skala 1 dari 4)
113 B.2 Rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down. Pengukuran ini dilakukan berdasarkan wawancara dengan manajer TI PT. GHI. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Berapa rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down?” Sasaran strategis : 30 menit (skala 4 dari 4) Hasil pengukuran : 31-60 menit (skala 3 dari 4) Pencapaian : 3/4 x 100 % = 75% Keterangan : 0-30 menit (skala 4 dari 4) 31-60 menit (skala 3 dari 4) 61-90 menit (skala 2 dari 4) > 90 menit (skala 1 dari 4) B.3 Aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan Pengukuran ini dilakukan berdasarkan wawancara dengan manajer TI PT. GHI Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Seberapa sering perusahaan melakukan aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan?” Sasaran strategis: 1 kali dalam 1 bulan Hasil pengukuran: 1 kali dalam 1 bulan Pencapaian
: karena hasil pengukuran sama dengan sasaran
strategis, maka pencapaiannya 100 %.
114 B.4 Rata-rata waktu proses perbaikan hardware (PC) Pengukuran ini dilakukan berdasarkan wawancara dengan manajer TI PT. GHI. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Berapa lama waktu proses perbaikan hardware (PC)?” Sasaran strategis: 1 hari Hasil pengukuran: 2 hari Pencapaian: 2 / 4 x 100 % = 50 % Keterangan: 1 hari (4 dari skala 4) 1,5 hari (3 dari skala 4) 2 hari (2 dari skala 4) 2,5 hari (1 dari skala 4)
Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif keunggulan operasional: Tabel 4.10 Hasil Pengukuran Perspektif Keunggulan Operasional
PERSPEKTIF KEUNGGULAN OPERASIONAL Indikator Sasaran Hasil strategis pengukuran A. Pengoperasian yang efisien A.1. Indeks efisiensi dalam mengerjakan tugas 4 3 A.2. Persentase pekerjaan yang selesai tepat 100 % 80 % waktu A.3. Response time aplikasi Real Real time time Jumlah Rata - Rata
Pencapai -an 75 % 80 % 100 % 255 % 85 %
115 PERSPEKTIF KEUNGGULAN OPERASIONAL Indikator Sasaran Hasil strategis pengukuran B. Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI B.1. Rata-rata waktu yang digunakan untuk 4 2,85 menjawab pertanyaan pengguna. B.2. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem 30 31 – 60 jaringan mengalami down. menit menit B.3. Aktivitas pemeliharaan peralatan sistem 1 kali 1 kali jaringan dalam 1 dalam 1 bulan bulan B.4. Rata-rata waktu proses perbaikan 1 hari 2 hari hardware (PC) Jumlah
Pencapai -an 71,25 % 75 % 100 %
50 %
296,25 % Rata - Rata 74,06 % Total Rata - Rata 159,06 % Rata – Rata 79,53 % Keseluruhan
4.1.1.3 Perspektif Orientasi Masa Depan A. Tujuan strategis: Pelatihan pengguna A.1 Rata-rata pelatihan pengguna dalam 1 tahun Pengukuran ini dilakukan berdasarkan wawancara dengan manajer TI PT. GHI Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Berapa kali pelatihan pengguna dilakukan dalam waktu 1 tahun?” Sasaran strategis: 8 kali dalam 1 tahun Hasil pengukuran: 5 kali dalam 1 tahun Pencapaian: 5 / 8 x 100 % = 62,5 %
116 A.2 Indeks kualitas pelatihan pengguna Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategi ini adalah: “Bagaimana menurut Anda kualitas pelatihan Microsoft Dynamic Navision 4.0 yang diberikan?” Sasaran strategis: 3 Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 10) Hasil dari kuesioner untuk pertanyaan di atas disajikan pada tabel 4.11 di bawah ini. Bobot penilaian untuk jawaban kuesioner adalah sebagai berikut: A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1 Tabel 4.11 Hasil kuesioner pertanyaan nomor 10 Pilihan Jawaban A B C D Abstain Jumlah
B.
Jawaban Pertanyaan 10 0 13 4 1 2 20
Bobot Nilai 4 3 2 1 0
Total Nilai 0 39 8 1 0 48
Indeks
:
48 / 20 = 2,4
Pencapaian
:
2,4 / 3 x 100 % = 80 %
Tujuan strategis: Pelatihan staf TI
B.1 Rata-rata pelatihan staf TI dalam 1 tahun Pengukuran ini dilakukan berdasarkan wawancara.
Rata-Rata 0 39 8 1 0 48
117 Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Berapa kali pelatihan staf TI dilakukan dalam waktu 1 tahun?” Sasaran strategis: 5 kali dalam 1 tahun Hasil pengukuran: 4 kali dalam 1 tahun Pencapaian: 4 / 5 x 100 % = 80 % B.2 Indeks kualitas pelatihan staf TI Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Bagaimana menurut Anda kualitas pelatihan Microsoft Dynamic Navision 4.0 yang diberikan?” Sasaran strategis: 3 Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 10) Hasil dari kuesioner untuk pertanyaan di atas disajikan pada tabel 4.12 di bawah ini. Bobot penilaian untuk jawaban kuesioner adalah sebagai berikut: A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1 Tabel 4.12 Hasil kuesioner pertanyaan nomor 10 Pilihan Jawaban A B C D Abstain Jumlah
Jawaban Pertanyaan 10 0 15 5 0 0 20
Bobot Nilai 4 3 2 1 0
Total Nilai 0 45 10 0 0 55
Rata-Rata 0 45 10 0 0 55
118 Indeks
: 55 / 20 = 2,75
Pencapaian: 2,75 / 3 x 100 % = 91,7 % C.
Tujuan strategis: Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur TI
C.1 Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI. Pengukuran ini dilakukan berdasarkan wawancara dengan manajer TI PT. GHI Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Berapa sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI?” Sasaran strategis: 2 kali dalam 1 tahun Hasil pengukuran: > 2 kali Pencapaian: karena hasil pengukuran mencapai sasaran strategis, maka pencapaian dinyatakan 100 %. Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi masa depan: Tabel 4.13 Tabel Pengukuran Perspektif Orientasi Masa Depan PERSPEKTIF ORIENTASI MASA DEPAN Indikator Sasaran Hasil strategis Pengukuran A. Pelatihan pengguna A.1. Rata-rata pelatihan pengguna dalam 8 kali 5 kali dalam 1 tahun dalam setahun setahun A.2. Indeks kualitas pelatihan pengguna 3 2,4 Jumlah Rata - Rata
Pencapaian
62,5 %
80 % 142,5 % 71,25 %
119 PERSPEKTIF ORIENTASI MASA DEPAN Indikator Sasaran Hasil Pencapaian strategis Pengukuran B. Pelatihan staf TI B.1. Rata-rata pelatihan staf TI dalam 1 5 kali 4 kali dalam 80 % tahun dalam setahun setahun B.2. Indeks kualitas pelatihan staf TI 3 2,75 91,7 % Jumlah 171,7 % Rata - Rata 85,85 % C. Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur TI C.1. Tingkat seberapa sering perusahaan 2 kali > 2 kali 100 % melakukan pengembangan terhadap dalam infrastruktur TI. setahun Jumlah 100 % Rata - Rata 100 % Total Rata - Rata 257,1 % Rata – Rata 85,7 % Keseluruhan
4.1.1.4 Perspektif Kontribusi Perusahaan A. Tujuan strategis: Kontrol biaya TI A.1 Anggaran biaya TI yang terpakai Pengukuran ini dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari wawancara terhadap manajer TI PT. GHI. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Berapa anggaran TI yang terpakai untuk mengimplementasi Microsoft Dynamics Navision 4.0?” Sasaran strategis: 80% - 100 % Hasil pengukuran: Diketahui:
Dana
anggaran
TI
yang
terpakai
untuk
mengimplementasi Microsoft Dynamics Navision 4.0 pada tahun
120 2006 adalah 2,5 Milyar (termasuk biaya implementasi, biaya infrastuktur, dan biaya maintenance). Pencapaian:
Karena anggaran yang disediakan sesuai dengan
dana yang dibutuhkan untuk mengimplementasi sistem, yaitu 2,5 Milyar, maka pencapaiannya 100 %. A.2 Perbandingan anggaran TI terhadap anggaran perusahaan Pengukuran ini dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari wawancara dengan manajer TI PT. GHI. Data bersifat rahasia sehingga tidak bisa ditampilkan. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Berapa besar perbandingan antara anggaran TI terhadap anggaran perusahaan untuk pengembangan Teknologi Informasi, khususnya Microsoft Dynamics Navision 4.0?” Sasaran strategis: 20 % Hasil pengukuran: 15 % Pencapaian: 15 / 20 x 100 % = 75 % B. Tujuan strategis: Nilai bisnis proyek TI yang baru B.1 Payback Period Pengukuran ini dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari wawancara dengan manajer Finance & Accounting PT. GHI. Karena data bersifat rahasia, maka perhitungan tidak dapat ditampilkan. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu :
121 “Berapa lama periode pengembalian investasi TI, khususnya pada Microsoft Dynamics Navision 4.0?” Sasaran strategis: 3 tahun Hasil pengukuran: 0,5 tahun Pencapaian: Karena hasil pengukuran telah sesuai dengan sasaran strategis, bahkan waktu yang dibutuhkan lebih singkat dari sasaran strategis, maka pencapaiannya 100 %. B.2 Persentase
peningkatan
dari
penjualan
produk
setelah
menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0 Pengukuran ini dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari wawancara dengan manajer Finance & Accounting PT. GHI. Namun data bersifat rahasia, sehingga perhitungan tidak dapat ditampilkan. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Berapa % tingkat penjualan produk setelah menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0?” Sasaran strategis: 100 % Hasil pengukuran: > 200% Pencapaian: Karena hasil pengukuran telah sesuai dengan sasaran strategis bahkan melebihi sasaran strategis yang ditetapkan perusahaan, maka pencapaiannya 100%. Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif kontribusi perusahaan:
122 Tabel 4.14 Hasil Pengukuran Perspektif Kontribusi Perusahaan PERSPEKTIF KONTRIBUSI PERUSAHAAN Indikator Sasaran Hasil strategis Pengukuran A. Kontrol Biaya TI A.1. Anggaran biaya TI yang terpakai 80 % - 100 % 100 % A.2. Perbandingan anggaran TI terhadap 20 % 15 % anggaran perusahaan Jumlah Rata - Rata B. Nilai bisnis proyek TI yang baru B.1. Payback Period 3 tahun 0,5 tahun B.2. Persentase peningkatan dari penjualan 100 % >200 % produk setelah menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0 Jumlah Rata - Rata Total Rata - Rata Rata – Rata Keseluruhan
Pencapaian 100 % 75 % 175 % 87,5 % 100 % 100 %
200 % 100 % 187,5 % 93,75%
4.1.2 Ringkasan Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard Hasil pengukuran IT Balanced Scorecard pada PT. GHI dapat dilihat pada tabel 4.15 berikut ini: Tabel 4.15 Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard Perspektif Orientasi Pengguna
Keunggulan Operasional
Tujuan Strategis
Hasil Pengukuran Keterlibatan pengguna 40 % Peningkatan kepuasan pengguna 83,24 % Peningkatan efektivitas kerja 73,75 % pengguna Jumlah 196,99 % Rata - Rata 65,66 % Pengoperasian yang efisien 85 % Peningkatan kualitas pemeliharaan 74,06 % infrastruktur TI Jumlah 159,06 % Rata - Rata 79,53 %
123 Perspektif
Tujuan Strategis
Hasil Pengukuran Orientasi Masa Pelatihan penguna 71,25 % Depan Pelatihan staf TI 85,85 % Melakukan pengembangan terhadap 100 % infrastruktur TI Jumlah 257,1 % Rata – Rata 85,7 % Kontribusi Kontrol biaya TI 87,5 % Perusahaan Nilai bisnis proyek TI yang baru 100 % Jumlah 187,5 % Rata - Rata 93,75%
Kesimpulan dari hasil pengukuran ke empat perspektif IT Balanced Scorecard, dapat dilihat pada tabel 4.16 di bawah ini. Tabel 4.16 Ringkasan Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard Pengukuran perspektif Scorecard Orientasi pengguna Keunggulan operasional Orientasi masa depan Kontribusi perusahaan Rata – rata
IT
Balanced Hasil Pengukuran 65,66 % 79,53 % 85,7 % 93,75 % 81,16 %
124 Perspektif kontribusi perusahaan
93,75 %
Perspektif orientasi pengguna
Perspektif orientasi masa depan 65,66%
85,7 %
79,53 %
Perspektif keunggulan operasional
Gambar 4.1 Grafik Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard
4.2 Evaluasi Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard Setelah mengetahui hasil pengukuran terhadap keempat perspektif IT Balanced Scorecard, maka dapat dilakukan evaluasi terhadap hasil rata-rata pencapaian yang diperoleh masing-masing perspektif. Total rata-rata pencapaian yang diperoleh dari perspektif orientasi pengguna adalah 65,66%. Hal ini disebabkan karena rata-rata terendah terjadi pada tujuan strategis keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru, yaitu hanya
125 40%. Urutan kedua terendah yaitu tujuan strategis peningkatan efektivitas kerja pengguna, yaitu 73,75%. Rata-rata tertinggi terjadi pada tujuan strategis peningkatan kepuasan pengguna, yaitu 83,24 % Total rata-rata pencapaian perspektif keunggulan operasional adalah 79,53%. Ada 2 tujuan strategis, yaitu pengoperasian yang efisien sebesar 85 %, dan peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI sebesar 74,06%. Total ratarata pencapaian perspektif keunggulan operasional menunjukkan performa yang cukup memuaskan, namun perlu meningkatkan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI. Total rata-rata pencapaian perspektif orientasi masa depan yaitu 85,7%. Hasil menunjukkan bahwa potensi perkembangan teknologi informasi pada masa depan sudah cukup baik, namun harus tetap memperhatikan dunia TI yang terus berkembang agar dapat bersaing. Total rata-rata pencapaian perspektif kontribusi perusahaan adalah 93,75%. Hasil menunjukkan bahwa investasi di bidang TI dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan. Terlihat pada peningkatan penjualan sebesar 100% dan dapat mengembalikan investasi dalam jangka waktu 0,5 tahun. Dari keempat perspektif di atas, melalui konsultasi dan pertimbangan dari perusahaan PT. GHI, maka dapat dibuat tiga kategori bobot atau nilai range persentase sebagai berikut:
•
0 % - 50 %
: Danger
•
51 % - 70 %
: Warning
•
71 % - 100 % : Good
126 Berdasarkan range nilai di atas, maka PT. GHI termasuk dalam kategori Good dengan rata-rata 81,16%. Dengan rincian perspektif sebagai berikut: •
Orientasi pengguna
: Warning
•
Keunggulan operasional
: Good
•
Orientasi masa depan
: Good
•
Kontribusi perusahaan
: Good
4.3 Rekomendasi Berdasarkan Evaluasi IT Balanced Scorecard Setelah mengevaluasi sistem melalui IT Balanced Scorecard, PT. GHI termasuk dalam kategori Good secara keseluruhan. Namun, pada perspektif orientasi pengguna berstatus Warning, sehingga rekomendasi akan berfokus pada perspektif orientasi pengguna. Rekomendasi yang akan diberikan sebagai berikut: 4.3.1 Rekomendasi Perspektif Orientasi Pengguna. •
Tujuan strategis
: Keterlibatan pengguna
Ukuran strategis
: Indeks keterlibatan pengguna dalam penentuan kebutuhan terhadap pengembangan aplikasi yang sesuai standar perusahaan.
Evaluasi kinerja: Dari pengolahan data kuesioner, hasil pencapaian keterlibatan pengguna dalam menentukan kebutuhan pengembangan aplikasi hanya 40%. Hal ini disebabkan oleh kurangnya manajemen dalam mengatur setiap kebutuhan pengguna terhadap aplikasi. Sehingga pada prakteknya,
127 para pengguna sering mengajukan approval untuk menjalankan fungsi tertentu. Minimnya keterlibatan pengguna dalam pengembangan sistem khususnya modul Purchase and Payables, Inventory Management, dan Sales and Receivables mengakibatkan bagian TI sulit untuk menentukan kebutuhan pengembangan aplikasi, sehingga bagian TI terus melakukan customizing untuk menyesuaikan kebutuhan pengguna. Rekomendasi: Keterlibatan pengguna dalam menentukan kebutuhan sistem khususnya modul Purchase and Payables, Inventory Management, dan Sales
and
Receivables
dapat
ditingkatkan
dengan
requirement
management. Requirement management adalah sebuah pendekatan secara sistematis
untuk
memperoleh,
mengorganisir,
mendokumentasi
kebutuhan terhadap sistem, dan sebuah proses yang menyepakati perjanjian antara pengguna dan tim proyek terhadap kebutuhan sistem yang berubah-ubah. Dengan requirement management, setiap kebutuhan dapat didokumentasikan dengan baik. Requirement management juga dapat memotivasi pengguna untuk lebih terlibat dalam menentukan kebutuhan karena adanya prosedur yang jelas dan terkelola dengan baik. •
Tujuan strategis: Peningkatan Kepuasan Pengguna Ukuran strategis:
- Indeks kemudahan penggunaan aplikasi - Indeks kepuasan pengguna terhadap aplikasi
128 - Indeks dukungan ketersediaan aplikasi dan sistem (sesuai kebutuhan) - Persentase keamanan sistem Evaluasi kinerja: Dari hasil pengolahan data dan kuesioner menunjukkan bahwa persentase peningkatan kepuasan pengguna adalah 83,24%. Artinya, sistem dalam perusahaan memiliki kinerja yang baik dalam memuaskan pengguna, khususnya yang berkaitan dengan modul Purchase and Payables, Inventory Management dan Sales and Receivables. Akan tetapi, ada beberapa keluhan pengguna yang berkaitan dengan sistem dan dukungan penggunaan sistem lainnya yang perlu ditangani dengan tepat dan efisien agar dapat meningkatkan kepuasan pengguna. Contoh keluhan pengguna yang pernah yang terjadi adalah ketika staf penjualan sedang melakukan posting sales order dengan quantity barang yang banyak, misalnya 1000 quantity, akan menyebabkan staf penjualan lain tidak bisa melakukan posting Sales Order di waktu yang sama. Sehingga, staf penjualan lain tersebut harus menunggu dan tidak jarang pula terjadi system crash/hang. Jika sistem sudah crash, staf penjualan tidak bisa berbuat apa-apa dan hal ini akan menghambat proses penjualan. Namun, masalah ini telah diselesaikan dengan cara melakukan rejection terhadap posting sales order yang dilakukan oleh staf penjualan lain tersebut, sehingga sistem tidak akan hang.
129 Berdasarkan hasil wawancara terhadap staf TI, tidak ada masalah keamanan yang cukup berarti karena perusahaan juga telah melakukan user set-up untuk masalah access-control. Data-data perusahaan juga selalu di-back up untuk mencegah kemungkinan hilangnya data. Rekomendasi : -
Pergantian PIN (password) secara berkala bagi tiap user, sehingga meminimalisasi penyalahgunaan account oleh pihak tertentu. Contohnya : menerapkan pergantian PIN sebulan sekali.
-
Membuat prosedur pembatasan posting Sales Order. Misalnya: membatasi posting dengan maksimal quantity 100 unit. Jadi 1000 quantity di-posting sepuluh kali dengan masing-masing 100 quantity pada setiap Sales Order.
•
Tujuan strategis: peningkatan efektivitas kerja pengguna Ukuran strategis: - Indeks peningkatan kecepatan waktu kerja setelah penerapan Microsoft Dynamics Navision 4.0. - Indeks akurasi dalam bekerja Evaluasi kinerja: Dari hasil kuesioner, pencapaian peningkatan efektivitas kerja pengguna adalah 73,75%. Berdasarkan hasil wawancara, didapatkan informasi bahwa aplikasi client masih diproses pada satu server aplikasi. Hal ini yang menyebabkan proses pengolahan data yang bersamaan
130 berlangsung lama karena seluruh data perlu mengantri untuk diolah di server pusat. Pengolahan data yang bersamaan menyebabkan terjadinya bottleneck pada aplikasi yang digunakan oleh user. Kadangkala juga terjadi gangguan pada jaringan utama, yang menyebabkan keterlambatan masuknya data dari daerah ke pusat. Tentunya, hal tersebut menghambat kinerja pengguna bagian penjualan. Sedangkan yang mempengaruhi ketidakakuratan hasil transaksi dan kinerja sistem menurut hasil wawancara dengan pengguna modul Purchase and Payables, Inventory Management, dan Sales and Receivables adalah human error. Human error yang biasa terjadi adalah kesalahan dalam melakukan posting dokumen yang dibuat oleh orang lain. Misalnya, untuk wilayah responsibility center yang sama, bagian penjualan yang satu bisa melakukan posting Sales Order milik bagian penjualan lain, sehingga bagian penjualan yang salah posting itu harus melakukan cross-check dengan bagian penjualan yang lain. Human error lainnya yang biasa terjadi adalah kesalahan dalam melakukan input quantity atau item, baik pada saat penjualan, pembelian, maupun pada pengaturan persediaan. Rekomendasi : -
Membagi proses pengolahan data ke beberapa server aplikasi, yaitu dengan menambahkan server di pusat. Tujuannya untuk load balancing, yaitu pembagian kerja pada server merata.
131 -
Menambah bandwidth pada sistem jaringan.
-
Membuat validasi pada sistem. Contoh : validasi pada responsibility center.
-
Membuat
SOP
(Standard
Operational
Procedur)
untuk
meminimalisasi masalah human error yang terjadi pada karyawan bagian penjualan, pembelian, dan persediaan. 4.3.2 Rekomendasi Perspektif Keunggulan Operasional •
Tujuan strategis : Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI Ukuran strategis : - Rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab pertanyaan pengguna. - Rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down. - Aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan - Rata-rata waktu proses perbaikan hardware (PC) Evaluasi kinerja : Dari hasil pengukuran, kualitas pemeliharaan infrastruktur TI pada PT. GHI adalah 74,06%. Pemeliharaan infrastruktur tergolong cukup baik. Namun, penanganan masalah infrastruktur masih lambat. Hal ini dikarenakan IT Help Desk yang digunakan masih menggunakan telepon, sehingga kecepatan penyelesaian masalah tergantung pada orang. Berdasarkan hasil observasi, pengguna sistem terutama bagian penjualan, seringkali menelepon bagian TI karena masalah infrastruktur seperti
132 hardware dan jaringan. Karena traffic komunikasi telepon yang sangat padat, akibatnya penyelesaian masalah menjadi lambat. Penyelesaian masalah yang lambat mengakibatkan gangguan pada operasional, baik operasional pembelian, persediaan, maupun penjualan. Rekomendasi : Membangun IT Web Portal yang berisi aplikasi knowledge management dan IT Help Desk. Sehingga, pengguna modul Purchase and Payables, Inventory Management, dan Sales and Receivables yang mempunyai masalah ringan yang berkaitan dengan infrastruktur TI dapat mencari solusi sendiri dan menanganinya sendiri sesuai dengan petunjuk troubleshooting.
Dan
setiap
munculnya
masalah/keluhan
akan
ditampilkan dalam notifikasi (alert), sehingga penanganan masalah atau keluhan lebih terorganisir. Selain itu, proses dokumentasi lebih mudah dilakukan berdasarkan histori keluhan yang terjadi di dalam IT Web Portal. IT Web Portal adalah suatu aplikasi untuk memperluas pengetahuan pengguna tentang hardware, software, troubleshooting, dan jaringan. 4.3.3 Rekomendasi Perspektif Orientasi Masa Depan •
Tujuan strategis: Pelatihan pengguna Ukuran strategis: - Rata-rata pelatihan pengguna dalam 1 tahun - Indeks kualitas pelatihan pengguna Evaluasi kinerja:
133 Berdasarkan hasil pengukuran, pencapaian pelatihan pengguna adalah 71,25 %. Dikarenakan sistem yang digunakan saat ini belum ada pengembangan yang signifikan, sehingga pelatihan Microsoft Dynamics Navision 4.0 hanya dikhususkan untuk karyawan baru. Pelatihan untuk ilmu dasar tentang komputer tidak pernah dilakukan, sehingga pengguna tidak dapat mengatasi masalah sederhana secara mandiri. Misalnya : bagaimana cara menancapkan kabel monitor, mengurus warna layar monitor yang tiba-tiba jadi buram, mouse yang tiba-tiba tidak bisa digunakan karena kabelnya kendor. Sehingga, pengguna masih tetap harus mengandalkan staf TI untuk menyelesaikan masalah mendasar. Rekomendasi : Melakukan sharing knowledge dari divisi TI kepada pengguna baru maupun pengguna lama yang belum mengetahui hal mendasar tentang komputer melalui IT Web Portal. IT Web Portal adalah suatu aplikasi untuk memperluas pengetahuan pengguna tentang hardware, software, troubleshooting, dan jaringan. •
Tujuan strategis: Pelatihan staf TI Ukuran strategis: - Rata-rata pelatihan staf TI dalam 1 tahun - Indeks kualitas pelatihan staf TI Evaluasi kinerja : Berdasarkan hasil pengukuran, pencapaian pelatihan staf TI adalah 85,85 %, artinya rata-rata pelatihan dan kualitas pelatihan yang diberikan kepada staf TI cukup baik. Rekomendasi :
134 -
Meningkatkan pelatihan staf TI yang berkaitan dengan hardware, software, networking agar produktivitas dapat terus ditingkatkan lagi serta dapat memecahkan masalah dengan cepat. Selain itu, diharapkan staf TI terus diberikan pengetahuan yang up to date untuk pengembangan sistem, khususnya sistem pembelian, persediaan, dan penjualan di masa depan.
-
•
Membangun IT Web Portal yang berisi knowledge di bidang TI.
Tujuan strategis
: Melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI
Ukuran strategis : Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI. Evaluasi kinerja : Berdasarkan
hasil
pengukuran,
pencapaian
melakukan
pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur TI adalah 100%, perusahaan selalu menyesuaikan pengembangan infrastruktur dengan kebutuhan. Rekomendasi : Menyesuaikan infrastruktur TI dengan teknologi terkini agar dapat meningkatkan produktivitas sehingga dapat bersaing secara kompetitif. 4.3.4. Rekomendasi Perspektif Kontribusi Perusahaan. •
Tujuan strategis: Kontrol biaya TI Ukuran strategis: - Anggaran biaya TI yang terpakai
135 - Perbandingan
anggaran
TI
terhadap
anggaran
perusahaan Evaluasi kinerja: Dari hasil pengukuran, kontrol biaya TI adalah 87,5%. Hasil menunjukkan pengontrolan terhadap biaya TI tergolong baik. Rekomendasi : -
Membuat alokasi budget bagi divisi TI secara rutin per tahun. Dengan adanya alokasi budget, divisi TI akan lebih mudah dalam menentukan dan memulai proyek-proyek yang dapat mendukung perusahaan. Berbeda dengan kondisi saat ini, dimana seluruh budget yang diperlukan divisi TI based on request, tentunya jika biaya yang dikeluarkan lebih kecil masih bisa dipenuhi, namun untuk proyek yang membutuhkan dana besar, tentunya sulit bagi perusahaan untuk memenuhi permintaan divisi TI. .
-
Memonitor penggunaan budget TI dengan cara membandingkan anggaran TI yang diberikan dengan budget yang telah terpakai.
-
Membuat roadmap untuk rencana jangka panjang (misalnya roadmap 5 tahun ke depan) yang bertujuan agar divisi TI mempunyai acuan untuk pendanaan biaya TI.
136
4.4 Analisis Fit / Gap 4.4.1. Modul Purchase and Payables Tabel 4.17 Analisis Fit/ Gap dari Modul Purchase and Payables
No.
Requirement
Rank
1.
Sistem dapat mengecek ketersediaan stok barang. Sistem dapat menangani transaksi yang berkaitan dengan Purchase Order, Purchase Receipt, Purchase Invoice, serta menangani retur. Sistem dapat melakukan transfer data yang berkaitan dengan akuntansi secara otomatis ke bagian keuangan. Sistem dapat me-maintain kontak vendor, data barang, dan data terkait lainnya.
H
Fit level of Microsoft Dynamics Navision 4.0 F
H
F
H
F
Semua akun yang terkait dengan keuangan otomatis akan ditransfer, karena sistem terintegrasi dengan modul Financial Management.
H
F
Sistem mendukung penambahan, pengubahan dan penyimpanan data vendor dan data barang.
2.
3.
4.
Comments Stok barang dapat ditunjukkan secara online. Semua saling berhubungan secara otomatis.
Alternatives
137
No.
Rank
Comments
5.
Sistem dapat menampilkan histori pembelian.
H
F
Bisa ditunjukkan berdasarkan jenis barang, periode. Ada 2 jenis histori Purchase Order, outstanding (masih delay), dan yang sudah di-posting.
6.
Sistem dapat menyediakan informasi atau laporan pembelian secara jelas sesuai kebutuhan manajer pembelian.
H
F
Sistem dapat menyediakan laporan untuk manajer pembelian sesuai kebutuhan.
Sistem dapat melakukan suggest data dari master data dan control tables.
H
7.
Requirement
Fit level of Microsoft Dynamics Navision 4.0
F
Laporan berdasarkan produk, item, wilayah, per hari, per minggu, per bulan, dan per tahun dapat ditampilkan. Pada saat pembuatan purchase order, komponen yang terkait secara otomatis suggest dari master data untuk menghindari kesalahan input. Control tables bisa dilakukan dengan menu hide column/show column untuk menghilangkan/ menampilkan field yang kita inginkan.
Alternatives
138
No.
Requirement
Rank
Fit level of Microsoft Dynamics Navision 4.0
8.
Sistem mendukung collective processing dalam proses pembelian.
M
F
9.
Sistem dapat membantu dalam pembuatan dan maintain RFQ (Request for Quotations).
M
G
10.
Sistem dapat menangani retur pembelian.
H
F
Comments Sistem memungkinkan pembuatan partial receipt dan partial payment. Begitu pula sebaliknya, beberapa PO dapat digabung menjadi satu PR. Pembuatan RFQ dan perbandingan harga masih dilakukan secara manual.
Sistem membantu menangani retur pembelian dengan menu Purchase Credit Memo.
Alternatives
Membuat add-on RFQ yang bisa me-maintain data vendor, seperti daftar harga, sehingga bisa dilakukan perbandingan.
139 Tabel 4..18 Tabel Peerbandingaan Hasil Anaalisis Fit/Gaap
Microsoft Dynaamics Navisiion 4.00 Rank of o Requirem ment
Totaal Requirem ment
Purchase an P nd Payables Moddule F
P
G
H
8
8
0
0
M
2
1
0
1
L
0
0
0
0
n Requirement Fit/Gap pada Modu ul Purchasee and Gambar 4..2 Diagram Pemenuhan Payablees
140
4.4.2. Modul Inventory Management Tabel 4.19 Analisis Fit/Gap dari Modul Inventory Management
No.
Requirement
1.
Sistem dapat mengatur pengeluaran barang
2.
Sistem dapat mengatur penerimaan barang
3.
Sistem dapat mengatur transfer stok dari gudang pusat ke gudang cabang.
Fit level of Microsoft Rank Comments Dynamics Navision 4.0 H F Sistem membantu mengatur pengeluaran barang, yaitu membantu pembuatan Delivery Order dan mengurangi jumlah stok secara otomatis. H F Sistem membantu mengatur penerimaan barang, yaitu membantu penciptaan Purchase Receipt, pencocokan Purchase Receipt dengan Purchase Order, dan update stok. H F Sistem sangat membantu pengaturan transfer stok dari gudang pusat ke gudang cabang, yaitu dalam menciptakan Transfer Order.
Alternatives
141
No.
Requirement
4.
Sistem mendukung transfer stok antar cabang
M
F
5.
Sistem dapat menampilkan data barang dan stok yang ada di gudang pusat dan di gudang cabang. Sistem dapat membantu dalam melakukan perhitungan reorder point
H
F
M
G
6.
Fit level of Microsoft Rank Dynamics Navision 4.0
Comments
Alternatives
Sistem default Microsoft Dynamics Navision 4.0 sebenarnya memungkinkan untuk transfer stok antar cabang, hanya kebijakan manajemen PT. GHI yang tidak mengizinkan. Hal ini dikarenakan kesulitan dalam mengontrol histori pergerakan stok dan maintenance IMEI. Depo yang ingin mentransfer stok ke depo lain, harus membuat TO balik ke pusat, setelah itu baru pusat yang akan mentransfer ke depo lainnya. Sistem sangat membantu dalam menampilkan data barang dan stok yang ada di gudang pusat dan di gudang cabang. Sistem tidak mendukung perhitungan reorder point, sehingga pergerakan stok harus dipantau secara manual.
Implementasi add-on yang mendukung reorder point.
142
No.
Requirement
7.
Sistem dapat membantu dalam stock opname dan adjustment stock.
Fit level of Microsoft Rank Dynamics Navision 4.0 H
F
Comments
Stock opname dilakukan dengan mencetak laporan stok dan menyesuaikan dengan kondisi fisik. Jika ada perbedaan, maka dilakukan adjustment. Adjustment ada 2 macam : - Negative adjustment (mengurangistok di sistem sesuai kondisi fisik) - Positif adjustment (menambahkan stok di sistem sesuai kondisi fisik)
Alternatives
143 Tabel 4..20 Tabel Peerbandingaan Hasil Anaalisis Fit/Gaap Microsoft Dynaamics Navisiion 4.00 Rank of o Requirem ment
Totaal Requirem ment
IInventory Management M Moddule F
P
G
H
5
5
0
0
M
2
1
0
1
L
0
0
0
0
han Requireement Fit/Gaap pada Moodul Inventoory Gambarr 4.3 Diagram Pemenuh Managem ment
144
4.4.3. Modul Sales and Receivables Tabel 4.21 Analisis Fit/ Gap dari Modul Sales and Receivables
No. 1.
2.
3.
Requirement Sistem dapat mengecek ketersediaan stok barang.
Sistem mendukung proses transaksi yang berkaitan dengan sales order, surat jalan, penagihan, serta menangani retur. Sistem dapat melakukan transfer data yang berkaitan dengan akuntansi secara otomatis ke bagian keuangan
Fit level of Microsoft Rank Comments Dynamics Navision 4.0 H F Stok barang dapat ditampilkan secara online.
H
F
H
F
Informasi ketersediaan barang juga bisa dilihat pada item information pada saat membuat Sales Order. Sistem menyediakan pembuatan Sales Order, Delivery Order, Sales Invoice, dan Credit Memo. Semua akun yang terkait dengan keuangan otomatis akan ditransfer, karena sistem terintegrasi dengan modul Financial Management
Alternatives
145
Fit level of Microsoft Rank Comments Dynamics Navision 4.0 M G Aplikasi tidak dapat mendukung kegiatan presales seperti inquiry dan quotation. Kegiatan presales dilakukan secara manual.
No.
Requirement
4.
Sistem mendukung kegiatan presales seperti inquiries dan quotations.
5.
Sistem dapat me-maintain kontak pelanggan, data barang, dan data terkait lainnya. Sistem dapat menampilkan tahapan proses penjualan (work-flow).
H
F
H
F
Sistem menyediakan laporan penjualan sesuai dengan kebutuhan manajer penjualan.
H
F
6.
7.
Sistem mendukung penambahan, pengubahan dan penyimpanan data pelanggan dan data barang. Bagian penjualan dapat mengetahui sampai di mana proses yang telah berlangsung. Sistem dapat menyediakan data laporan untuk manajer penjualan sesuai kebutuhan. Data laporan berdasarkan produk, item, wilayah, per hari, per minggu, per bulan, dan per tahun dapat dimungkinkan.
Alternatives Implementasi menu quotations.
146
No.
Requirement
8.
Sistem dapat melakukan suggest data dari master data dan control tables.
9.
Sistem mendukung collective processing dalam proses penjualan.
Fit level of Microsoft Rank Comments Dynamics Navision 4.0 H F Pada saat pembuatan sales order, sales component secara otomatis suggest dari master data untuk menghindari kesalahan input. Control tables bisa dilakukan dengan menu hide column/show column untuk menghilangkan/ menampilkan field yang kita inginkan. M
F
Sistem memungkinkan pembuatan partial delivery dan partial payment Misalnya : satu SO dapat dipecah menjadi beberapa DO. Sistem juga memungkinkan untuk membuat satu DO dari beberapa SO. Dengan syarat ship-to-address sama. Dan beberapa DO dapat dibuat satu SI. Dengan syarat shipping point, rute pengiriman, tanggal sama.
Alternatives
147
No.
Requirement
10.
Sistem hanya bisa diakses dan dikontrol oleh authorized user.
11.
Sistem pusat terintegrasi dengan sistem di cabang.
12.
Sistem dapat melakukan pengaturan harga dan diskon.
Fit level of Microsoft Rank Comments Dynamics Navision 4.0 H F Pembatasan hak akses sangat jelas. User telah dikontrol mana yang boleh menjalankan fungsi tertentu dan yang tidak boleh. Pembatasan akses diatur dalam user set-up. H F Depo-depo yang ada di cabang terhubung dan terintegrasi dengan pusat (online). Tetapi, masih ada cabang yang belum online karena cabang tersebut memiliki tingkat penjualan yang rendah. H F Dengan sales line discounting, dapat dilakukan : - Pengaturan harga penjualan khusus dan diskon khusus pada pelanggan tertentu. - Pengaturan harga penjualan dan diskon umum untuk grup pelanggan atau semua pelanggan. - Pengaturan harga untuk barang tertentu.
Alternatives
148
No. 13.
Requirement Sistem dapat menangani retur pembelian.
Fit level of Microsoft Rank Comments Dynamics Navision 4.0 H F Sistem membantu menangani retur pembelian dengan menu Sales Credit Memo.
Alternatives
149 Tabel 4.22 Perbandinggan Hasil Analisis A Fit/G Gap Micrrosoft Dynamics Navisiion 4.0 Rank of o Requirem ment
Totaal Requirem ment
Sales and Receeivables Moodule F
P
G
H
11
1 11
0
0
M
2
1
0
1
L
0
0
0
0
Gambarr 4.4 Diagram m Pemenuh han Requireement Fit/Gaap pada Moodul Sales an nd Receivables
150 4.5 Rekomendasi Analisis Fit/Gap Tabel 4.23 Solusi pada Gap Solusi Alternatif
Prioritas
Add-on RFQ (Request for Quotations)
Medium
Add-on menu ROP (Reorder Point)
Medium
Menu quotations.
Medium
Berdasarkan hasil dari analisis fit/gap, maka rekomendasi yang diajukan, yaitu : 1. Add-on RFQ (Request For Quotations) RFQ (Request For Quotations) merupakan menu untuk permintaan daftar harga barang kepada vendor. Beberapa keuntungan yang akan didapatkan jika menerapkan add-on RFQ (Request For Quotations) : -
Price comparison. RFQ dari beberapa vendor dapat di-maintain untuk membandingkan harga dari vendor secara otomatis, sehingga hasil perbandingan lebih tepat dan akurat.
-
Mengefisienkan waktu kerja bagian pembelian dalam pembuatan RFQ.
2. Add-on menu ROP (Reorder Point) Menu ROP berfungsi untuk mengkalkulasi persediaan barang yang ada di gudang, jika mencapai titik minimum, sistem akan memunculkan alert pada bagian gudang untuk segera melakukan request pembelian untuk barang yang cepat terjual (barang yang sedang trend). Keuntungan yang akan diperoleh jika
151 menerapkan ROP adalah perusahaan dapat menanggapi atau memenuhi permintaan pelanggan.
3. Menu quotation
Menu quotations ini berfungsi untuk membuat katalog barang sesuai dengan permintaan pelanggan. Keuntungan jika perusahaan menerapkan quotations yaitu :
-
Membantu dalam pembuatan Sales Order.
-
Melacak penjualan yang batal karena ada dokumentasi.
