BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
4.1. Gambaran Umum Perusahaan PT
Kayaba
manufacturing
Indonesia
merupakan
perusahaan
otomotif
yang memproduksi shock absorber, didirikan pada 25
Februari 1976. PT Kayaba Indonesia ini merupakan anak perusahaan Astra International yang mana kepemilikan sahamnya dimiliki oleh ASTRA Otopart (50%), Kayaba Industry Co. Ltd (30%), Toyota Tsusho Corporation (10%), dan Yamaha Indonesia Motor Mfg. (10%). PT Kayaba Indonesia ini memiliki 2 plant produksi, yaitu Plant I di Kawasan Industri Pulogadung yang juga merupakan Head Office dan Plant II di Kawasan Industri MM2100 Cibitung dengan luas tanah 100000 m2 dan luas building factory 40130 m2 dan total karyawan sebesar 1742 orang. Dimana Plant I ini digunakan untuk memproduksi shock absorber kendaraan roda 4 dan shock absorber untuk kereta api, sedangkan Plant II digunakan untuk memproduksi shock absorber kendaraan roda 2. Adapun struktur organisasi BOD PT Kayaba Indonesia adalah sebagai berikut : Board Of Commissioners President Commissioners : Budi Setiawan Pranoto
21
22
Commissioners
: Katsuma Ohara Leonard Lembong Eko Deddy Haryanto Hitoshi Nitta Ryoji Shimizu
Board Of Director President Director
: Janto Pangestu
Vice President Director
: Koji Masuda
Director
: Iwan Hariyanto Djuanda Danuatmadja Yo Nakaya Hiroshi Ogawa Yoshiteru Takahashi Gunardi Hadi A. Hiroyuki Isono
Dan untuk besarnya sales amount PT Kayaba Indonesia dalam beberapa tahun belakangan adalah sebgai berikut : Tahun 1998
: Rp
103.000.000.000
Tahun 1999
: Rp
181.000.000.000
Tahun 2000
: Rp
374.000.000.000
Tahun 2001
: Rp
505.000.000.000
Tahun 2002
: Rp
594.000.000.000
Tahun 2003
: Rp
578.000.000.000
23
Tahun 2004
: Rp
754.000.000.000
Tahun 2005
: Rp 1.018.000.000.000
Tahun 2006
: Rp
908.000.000.000
Sedangkan customer dari PT Kayaba Indonesia adalah sebagai berikut : Automobile : PT Astra Daihatsu Motor
( Daihatsu )
PT Astra Nissan Diesel Indonesia
( Nissan Diesel )
PT Daimler Chrysler Indonesia
( Mercedes Benz )
PT General Motor Indonesia
( Chevrolet )
PT Hino Indonesia MFG.
( Hino )
PT Hyundai Indonesia Motor
( Hyundai )
PT Indomobil Suzuki International
( Suzuki )
PT KIA Mobil International
( KIA )
PT Krama Yudha Tiga Berlian Motor
( Mitsubishi )
PT National Assembler
( Mazda )
PT Nissan Motor Indonesia
( Nissan )
PT Pantja Motor
( Isuzu )
PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia ( Toyota ) PT Wahana Perkasa Autojaya
( Perkasa )
PT Body Maker Company
( 6 Customer )
Motorcycle : PT Yamaha Indonesia Motor MFG.
( Yamaha )
24
PT Indomobil Suzuki International
( Suzuki )
PT Kawasaki Motor Indonesia
( Kawasaki )
PT Danmotor Indonesia
( Vespa )
Railway Vehicle : PT Cakra Buana Pesona After Market : PT ASTRA Otopart ( Unit Astra Niaga ) PT ASTRA Komponen Indonesia Export : Daytona Int. Trading Corp.
( Daytona )
Incolmotos Yamaha S.A
( Yamaha Colombia )
Kayaba Industry Co., Ltd
( Suzuki japan )
Kayaba Vietnam
( Yamaha Vietnam )
Yamaha Motor Da Amazonia
(Yamaha Brazil )
Suzuki Motorcycle Pakistan Co., Ltd
( Suzuki Pakistan )
4.2. Background Informasi Pada suatu siang di bulan Februari 2001, Tutuka Andriyatno, Direktur MIS, HRD, dan Warehouse memanggil Suroto Sunaryo, Manager MIS. Dia diminta untuk mengembangkan suatu sistem aplikasi yang terintegrasi, yang diharapkan nantinya dapat menghasilkan akurasi data stock inventory dan transaksi yang ada di PT Kayaba Indonesia. Karena pada waktu itu, sistem aplikasi yang digunakan di PT Kayaba Indonesia ada 3 yaitu sistem
25
aplikasi Man-Man, sistem aplikasi Foxpro, dan sistem aplikasi Power Builder. Tutuka Andriyatno memanggil Suroto Sunaryo untuk membangun sistem aplikasi yang dapat mengintegrasikan ketiga aplikasi tersebut. Karena ketiga aplikasi yang berbeda tersebut sering mengakibatkan perbedaan stock inventory yang ada sehingga menyebabkan kerugian pada perusahaan yang cukup besar. Berdasarkan keinginan dari pihak management tersebut akhirnya, Suroto Sunaryo selaku Manager MIS kemudian memikirkan untuk mencari sistem aplikasi apa yang cocok untuk menggantikan ketiga sistem aplikasi yang lama tersebut, sehingga menghasilkan sistem aplikasi yang terintegrasi. Kemudian Suroto Sunaryo mencari referensi mengenai sistem aplikasi yang cocok dengan proses bisnis perusahaan. Melalui sharing knowledge yang diadakan perusahaan-perusahaan dibawah ASTRA Otopart, Suroto Sunaryo mencari tahu software apa yang cocok untuk PT Kayaba Indonesia. Setelah dilakukan penelitian, akhirnya Suroto Sunaryo mencoba untuk mengajukan proposal kepada pihak management mengenai software yang akan digunakan untuk men-support proses bisnis PT Kayaba Indonesia yaitu software BaaN ERP. Adapun alasan pemilihan menggunakan menggunakan software BaaN ERP ini adalah sebgai berikut : a. Menghasilkan integritas data yang tinggi, dimana hanya memiliki satu data source. b. Menghasilkan keakuratan data yang tinggi, tidak membingungkan, less time untuk reconcile data.
26
c. Menghasilkan availability data yang tinggi, karena data bersifat online, anytime, sehingga disini memudahkan top management dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat. d. Meningkatkan produktivitas dalam hal inventory reduction, dalam produktivitas purchasing, BaaN ERP sistem menghasilkan schedule pengiriman yang baik, priority yang baik, serta dalam membuat purchase karyawan dapat membuat antisipasi ketersediaan stock material yang baik. e. Meningkatkan produktivitas engineering dalam menghasilkan BOM ( Bill Of Material) yang baik. Dari sis produktivitas quality, menghasilkan schedule kedatangan material yang baik sehingga no rush order, yang berarti better quality. f. BaaN ERP sistem menghasilkan inventory control yang baik, improved delivery, dan improved customer satisfaction. g. BaaN ERP sistem merupakan tools dari top management dalam melakukan reactive management dalam menentukan planned dan control management. h. Software BAAN ERP 5.0 ini, di kemudian hari dapat dilakukan improvement sesuai dengan perkembangan sistem aplikasi (A computer system that can meet future needs for improvement). Atas dasar feature-feature yang ada pada software BaaN ERP tersebut, kemudian Suroto Sunaryo mengajukan proposal project MIS kepada pihak management.
27
Pada proposal tersebut Suroto Sunaryo mencari vendor-vendor yang menawarkan software BaaN ERP tersebut. Adapun beberapa vendor software BaaN ERP tersebut adalah sebagai berikut : a. Atos Origin b. IS3C c. Godrej d. BSI Dalam proposal tersebut, juga disebutkan software paket yang ada pada BaaN ERP itu, yaitu sebagai berikut : a. BaaN ERP 5C Software b. Annual Maintenance Fee c. BaaN EBM d. Oracle 8i Database e. Implementation Fee. Pada pengajuan proposal ini, tidak semudah yang dibayangkan karena untuk mengimplementasikan software ERP membutuhkan biaya investasi yang cukup besar. Oleh karena itu, pihak management meminta Suroto Sunaryo untuk mencari referensi perusahaan mana saja yang mengimplementasikan BaaN ERP di Indonesia maupun diluar negeri dan bagaimana hasil implementasinya.
Dan ketika menunggu proposal ini
disetujui oleh pihak management, pada bulan Mei 2001 Suroto Sunaryo mengundurkan diri dari Kayaba Indonesia. Dengan kekosongan manager MIS, maka project dipegang langsung oleh Tutuka Andriyatno selaku
28
Direktur MIS. Dan tak lama kemudian, pada bulan Juli masuk manager MIS yang baru yaitu Ng Khin Tjai. Ng Khin Tjai inilah yang kemudian meneruskan proposal yang sudah dibuat oleh Suroto Sunaryo sebelumnya. Pada saat manager MIS dipegang oleh Ng Khin Tjai ini, proposal tersebut disetujui oleh pihak management dengan nilai project paket BaaN ERP 5.C sebesar US $ 299,200,00 dengan vendor software BaaN ERP yaitu BSI Singapore. Setelah proposal ini disetujui, maka Ng Khin Tjai kemudian menyusun BaaN project schedule, mulai dari installasi software BaaN ERP sampai dengan proses implementasinya ( untuk lebih jelasnya dapat dilihat di lampiran ). Sambil menunggu proses installasi software BaaN ERP, Ng Khin Tjai membentuk struktur organisasi BaaN ERP untuk memudahkan dalam proses pengimplementasian software BaaN ERP nantinya. Dan didalam struktur organisasi BaaN ERP tersebut ditunjuk key user yang bertanggung jawab untuk pengimplementasian software ERP di departemen masingmasing.
4.3. Struktur Organisasi Implementasi BaaN ERP Berikut ini adalah struktur organisasi implementasi software BaaN ERP 5.0 di PT Kayaba Indonesia pada awal-awal implementasi pada tahun 2001.
29
Gambar 4.1 Struktur organisasi implementasi BaaN ERP
Pada struktur organisasi implementasi BaaN ERP di PT Kayaba Indonesia ini dipimpin oleh Steering Committee yang terdiri oleh BOD. Dan secara operasional dipimpin oleh seorang project manager. Untuk mendukung keberhasilan dalam pengimplementasian software BaaN ERP ini, maka dibentuk area committee dibawahnya yaitu sebagai berikut : a. Finance Area Committee b. Manufacturing Area Committee
30
c. Distribution Area Committee d. Tools Area Committee Dimana masing-masing area committee ini terdiri dari beberapa team member dibawahnya guna mendukung kegiatan operasional di lapangan.
4.4. Proses Implementasi BaaN ERP di PT Kayaba Indonesia Setelah struktur organisasi BaaN ERP terbentuk, masing-masing key
user
mempersiapkan
data-data
yang
diperlukan
pada
saat
pengimplementasian BaaN ERP. Diantaranya yaitu mempersiapkan proses bisnis yang ada di masing-masing departemen, stock inventory yang nantinya digunakan sebagai acuan stock di software BaaN ERP, mempersiapkan trainning kepada end user di masing-masing departemen. Secara detail prosesnya dapat dilhat pada lampiran mengenai BaaN Project Schedule. Pada awal pengimplementasian BaaN ERP ini, pihak management memutuskan untuk menjalankan aplikasi secara paralel yaitu antara current system dan new system dengan BaaN ERP sambil menunggu akurasi stock inventory yang ada. Pada Januari 2003, project installasi BaaN ERP telah selesai dan siap Go Live. Pada saat Go Live ini, PT Kayaba Indonesia didampingi oleh konsultan BaaN ERP dari BSI Singapore yang sudah include dalam implementation fee. Pada saat Go Live, aplikasi dijalankan secara paralel antara current system dan new system dengan BaaN ERP ini sesuai dengan permintaan pihak management sambil melihat akurasi stock inventory yang dihasilkan. Pada saat implementasi BaaN ERP ini, banyak dilakukan
31
customisasi repoting yang disesuaikan dengan kebutuhan reporting yang ada di PT Kayaba Indonesia. Pada bulan November 2003 dilakukan stock taking, guna mengetahui stock inventory yang ada sekaligus untuk mencocokkan stock inventory yang ada di software BaaN ERP. Setelah dilakukan proses stock taking ini, diketahui bahwa stock inventory yang ada di software BaaN ERP lebih akurat dibandingkan dengan yang ada di curent system. Seiring dengan bertambahnya transaksi yang dilakukan di software BaaN ERP, maka kebutuhan akan space hardisk server juga semakin besar dan juga proses transaksi juga semakin lambat karena di akses oleh 2 plant yantu Pulogadung dan Cibitung. Oleh karena itu perlu dilakukan penambahan hardisk dan memori server. Pada bulan Juli 2004, Ng Khin Tjai mengundurkan diri dari PT Kayaba Indonesia. Pada saat kekosongan manager MIS, maka project BaaN ERP ini dipegang oleh Iwan Hariyanto, selaku General Manager MIS dan HRD. Dibawah coordinator project manager Iwan Hariyanto ini, PT Kayaba Indonesia ganti menggunakan konsultan BaaN Biz Infosis dengan konsultan Ilham Surya Nanggala dan transaksi di software BaaN ERP berjalan seperti biasanya. Januari 2005, akhir masuk manager MIS yang baru yaitu Edy Victor dan Iwan Hariyanto naik posisi menjadi Direktur MIS, HRD, dan Warehouse menggantikan Tutuka Andriyatno yang dimutasi ke perusahaan lain. Pada saat manager MIS dipegang oleh Edy Victor ini, pihak management minta
32
dilakukan proses simplifikasi BaaN, yaitu proses pemangkasan terhadap proses-proses yang ada di dalam software BaaN ERP sehingga proses yang dilakukan di dalam software BaaN ERP ini menjadi lebih cepat. Pada proses simplifikasi ini, banyak proses-proses yang dihilangkan yang dirasa tidak perlu dilakukan sehingga bisa mempercepat transaksi yang ada pada software BaaN ERP. Pada Desember 2006, PT Kayaba Indonesia membeli server baru yang nantinya digunakan untuk menggantikan server yang lama karena sudah berusia lebih dari 10 tahun dengan tipe IBM series. Dengan penggantian server ini diharapkan proses transaksi yang ada di software BaaN ERP menjadi semakin cepat. Pada saat manager MIS dipegang oleh Edy Victor, proses simplikasi berhasil dilakukan. Pada Agustus 2007, Edy Victor mengundurkan diri sebagai manager MIS. Dan kemudian dia digantikan oleh Edi Kurniawan sebagai manager MIS yang masuk pada bulan September 2007. Edi Kurniawan ini meneruskan project yang sudah dijalankan oleh Edy Victor hingga saat ini dan melakukan improvement di dalam departemen MIS, terutama berkaitan dengan pengimplementasian software BaaN ERP, sehingga pengimplementasian software BaaN ERP ini dapat berjalan dengan baik.
4.5. Global Bisnis Proses PT Kayaba Indonesia PT
Kayaba
Indonesia
merupakan
perusahaan
otomotif
manufacturing, dimana didalamnya terdapat departemen – departemen yang
33
bertanggung jawab pada proses bisnis yang ada masing-masing departemen guna terlaksananya kegiatan operasional perusahaan. Adapun pihak-pihak yang terlibat dalam global bisnis proses di PT Kayaba Indonesia adalah sebagai berikut : a. Customer b. KYBJ ( Kayaba Japan ) c. Marketing d. Warehouse Finish Good ( F/G ) e. Production Planning Control ( PPC ) f. Engineering g. Procurement h. Warehouse CKD / RM + Jigtools i. Quality j. Supplier k. Accounting l. Process Engineering & Maintenance m. Production Dimana masing-masing pihak diatas mempunyai peranan sendirisendiri terhadap jalannya proses bisnis yang ada di PT Kayaba Indonesia agar proses bisnis yang ada dapat berjalan dengan lancar dan baik.
34
Gambar 4.2 Global Bisnis Proses PT Kayaba Indonesia
35
4.6. Block Design Business Process PT Kayaba Indonesia Pada block design business process ini berisi tentang proses bisnis jalannya data yang ada pada sistem aplikasi yang digunakan di PT Kayaba Indonesia. Aliran data tersebut berisi tentang data-data yang digunakan pada bisnis proses yang ada di masing-masing departemen yang di PT Kayaba Indonesia guna mendukung kegiatan operasional perusahaan. Adapun pada block design business process di PT Kayaba Indonesia ini dibagi kedalam beberapa block desig didalamnya, yaitu : a. Costing b. Production Control c. Sales Administration d. Purchase Control Dimana masing-masing block design tersebut terdapat aliran data yang saling memiliki keterkaitan antara satu dengan yang lainnya karena data tersebut saling terkait dengan proses bisnis yang di PT Kayaba Indonesia.
36
Gambar 4.3 Block Design Business Process PT Kayaba Indonesia
37
4.7. Global Flow System BaaN ERP PT Kayaba Indonesia
Gambar 4.4 Global Flow System BAAN PT Kayaba Indonesia
38
Pada gambar flow sistem BaaN diatas, dapat dilihat dengan jelas tentang gambaran flow sistem yang ada. Baik itu yang berkaitan dengan aliran dokumen proses yang ada pada PT Kayaba Indonesia.
4.8. BaaN Workstation Schema PT Kayaba Indonesia Pada dibawah ini, merupakan gambar skema tentang konfigurasi PC client di masing-masing departemen yang ada di PT Kayaba Indonesia yang menggunakan software BaaN ERP ini. Dimana masing-masing PC client ini terhubung dengan server BaaN. Adapun BaaN schema workstation ini terdiri dari 2 plant yaitu Pulogadung dan Cibitung. Antara plant Pulgadung dan Cibitung secara sistem
yang digunakan adalah sama, yang membedakan
adalah item yang digunakan pada masing-masing proses. Karena plant Pulogadung untuk memproduksi sparepart shock absorber roda 4 dan plant Cibitung untuk memproduksi sparepart shock absorber roda 2.
39
Gambar 4.5 BAAN Workstation Schema KYBI Pulogadung
40
4.9. Benefit Of Implementing Software BaaN ERP Pada diagram diagram dibawah ini, menggambarkan mengenai kondisi sistem yang berjalan sekarang dan keuntungan yang akan diperoleh setelah mengimplementasikan software BaaN ERP. BENEFIT OF IMPLEMENTING SOFTWARE BAAN ERP No. 1
2
DESCRIPTION Inventory Control
Warehouse Management
CURRENT CONDITION
NEXT CONDITION
ACTION
BENEFIT
Use one integrated package software, so data could be access by every related department.
More efficient, better control, more accurate data, reduces airfreight, shortage delivery and production line stop.
Inventory data at Warehouse doesn’t conform to T&C because it uses 2 different software, which are not integrated (ManMan and FoxPro).
T&C, PPC and other related department could access inventory data inputted by Warehouse.
Difficult to control on material usage per unit, purchase price per unit, etc. because doesn’t have program with those facilities.
Could produce variance analysis and then could control material usage, purchase price, etc.
Could do the control on material usage on each department and make better analysis à better CRP.
PPC doesn’t have upto-date data at Warehouse, Subcontractor and WIP.
Data available upto-date at Warehouse, Subcontractor and WIP.
More accurate material planning and better control on part shortage.
No integrated control between production and delivery.
There is integrated control between production and delivery.
Better order calculation, reduce human error and time consuming.
No administration to separate location for each material category such as good, rejects, consignment, etc.
Stock by location and material condition.
No cycle counting.
Cycle counting could be done for selected item.
Increase in stock data accuracy.
No pallet management on requirement calculation and location identification.
Control on pallet.
No line stop or late delivery due to pallet.
Use integrated software, which can overcome that entire problem.
Easy to locate goods, deviation analysis and FIFO could be implemented easier.
41
3
4
General Ledger
Costing
Could not use barcode technology
Could utilize barcode technology.
Single entry journal.
Multi journal entry
Unable to print Ledger
Able to print journal
Low level security
Higher level security
Unable to calculate process cost and material cost in detail.
Able to calculate process cost and material cost in detail.
WIP is pre-determined once in 6 month period (fix amount)
WIP is calculated in actual basis
Reduce human error and increase data accuracy.
Use integrated software, which have those functionality and security control.
More efficient on material and time.
Change WIP calculation system to actual basis and use integrated software with capability to calculate cost variance.
More accurate and more detail on calculation of material cost and process cost.
More efficient on material and time. More assurance on security.
Better control on WIP à minimized WIP Could analyze cost variance à CRP.
5
6
Planning
Bill of Material
Could not implement Budget per department.
Able to implement Budget per department easier.
Use application software with Budgeting capability.
Able to control operational expenses, i.e.: expense and capital expenditure.
Production plan not flexible
Able to anticipate the effect of changes in schedule/order from customer, able to give faster order confirmation to customer (Available To Promise).
Use application which can do order simulation repeatedly and fast response time.
Better Customer Service.
MRP less accurate
Better accuracy on MRP due to WIP inclusion on calculation.
Change work procedure, which enable to have actual WIP and integrate to MRP module.
Inventory optimization.
No integration.
Fully integrated
Use integrated software.
Accurate and efficient data which could make better result on : Cost calculation. Material requirement calculation.
Stock calculation at warehouse.
42
7
8
Product Cost Calculation
Capacity Requirement Planning
Less detail and accurate
Able to use ABC method, more accurate
Semi manual
Fully automatic
No integration
Up to date
Not available
Able to implement Capacity Planning.
Use an integrated application, which have ABC costing.
Shorter lead-time on quotation calculation à better customer service.
Use an integrated application which could calculate Production Capacity
Able to have accurate and up to date data on condition of production machine capacity.
4.10. Department Requirement For Software BaaN Selection Process Didalam pengimplementasian software BaaN ERP ini, tentunya banyak requirement yang diajukan oleh user selaku pengguna dari aplikasi ini dalam menjalankan kegiatan proses yang berhubungan dengan departemennya masing-masing. Adapun user requirement yang diajukan oleh masing-masing departmen tersebut adalah sebagai berikut : A. Marketing Requirement 1. General Requirement a. Dapat menerima dan memproses fix order dan forecast order dari customer berupa file/email ( 1bln fix order + 5 bln forecast order). b. Order Tracking -
customer order versus production planning
-
customer forecast versus production planning
43
c. Revisi Order ( penambahan, pengurangan, pembatalan, penundaan, percepatan), baik pada bulan yang sama maupun lewat masa bulan tersebut. d. Back order. e. Customer claim handling (RC, SPPC), ganti barang atau ganti uang ditambah summary report-nya. f. Delivery schedule, bisa partial delivery. g. Invoicing, bisa partial invoicing. h. Sales Forecast. i. Sales order versus sales forecast (sampai dengan forecast 5 bln yang lalu) Æ bisa berupa graphical report. j. Historical Sales Order versus Back Order ( Supply Performance to Customer )Æ graphical report. k. Sales Report : by Product Type, by Customer Group, etc. 2. Spesific Requirement a. Pengiriman barang sample (baik yang free of charge maupun tidak), entertainment, dan lain-lain. b. New model project. c. Price quotation calculation (with simulation capabilities). d. Price history. -
Active period.
44
-
By model.
-
By percentage.
-
Weighted.
e. Price changes mechanism : effective date. f. One year and five year sales plan. -
By car/motorcycle model.
-
By product type.
-
Market share.
g. Inventory control of customer supplied product (example.: sticker, knucle). h. Inventory control of promotion material. i. Monthly report, PPR report.r j. Daily report : Plan versus actual delivery (schedule & kanban) k. Promotion budget administration : Entertaintment & Joint Promo (bisa berupa uang ataupun barang) B. Production Planning Control ( PPC ) Requirement 1. General Requirement
45
a. Berdasarkan fix order dari marketing, memproses
dan create
Master Production Schedule (MPS) serta Daily Production Schedule. b. Membuat Production Order / WO, dengan kemampuan pemisahan part antara yang langsung di-supply dan yang dengan bon permintaan (langsung dari Daily Production Schedule). c. Monitoring production actual versus plan yang link/connect dengan delivery schedule. d. Integrasi data finished good transfer from production to warehouse. e. Up to date stock RM, CKD, F/G. f. Capacity Requirement Planning (CRP). g. Simulasi untuk customer order versus production plan versus production capacity. h. Fasilitas break-down part based on delivery schedule. 2. Spesific Requirement a. History perubahan forecast. b. Perhitungan additional order. c. Intervensi kebutuhan part. d. Print option, e.g. : regular or additional order.
46
e. Usage of kanban system. C. Inventory Control Section 1. General Requirement a. Proses MRP, with processing speed of 10 min. max. b. History perhitungan Part Order Calculation. c. Integrasi data inventory/stock, material incoming, Work In Process (WIP). d. Control of material usage at production floor. e. Order tracking (fix order versus aktual kedatangan barang). f. Actual order versus Forecast. g. Previous Forecast versus Current Forecast Æ by model. h. Perhitungan Additional Order. i. Option : Print to file Æ excel. j. Inventory level calculation Æ dengan kemampuan untuk melakukan trace-back untuk mencari ketidaksamaan dengan plan/target. 2. Spesific Requirement a. Monitoring rencana kedatangan barang berdasarkan Packing List / Pre Invoice.
47
b. Barcode system. c. Quota system untuk pengeluaran barang. d. Calculation of equipment requirement, e.g. : plastic box, pallet. D. Procurement Requirement 1. General Requirement a. Dapat menerima Purchase Requisition (PR) dalam bentuk file, memproses PR dan menerbitkan Purchase Order ke supplier berdasarkan Vendor Percentage Allocation (on multi vendor item). b. Satu PO bisa beberapa kali delivery. c. Kontrol terhadap kedatangan / keterlambatan barang. d. Klaim atas barang yang di Quality Control (QC) maupun yang sudah ditransfer ke gudang Æ barang return. e. Monitoring Outstanding PR, outstanding PO Æ summary & detail. f.
Laporan Vendor Performance berdasarkan konsep Quality-CostDelivery (QCD) dan Capacity.
g. Proses tagihan dari supplier. h. Laporan Penyimpangan Delivery / Shipment. i.
Pricing.
48
-
Dapat menampilkan dan mencetak harga dalam mata uang asing (US$,S$,DM).
j.
-
Historical data kenaikan harga.
-
Perbandingan harga dan penawaran.
Laporan On Time Delivery
2. Spesific Requirement a. Revisi order : penambahan, pengurangan, pembatalan, penundaan atau percepatan order. b. Ada 2 macam order : lokal supplier dan overseas. Overseas PO (khususnya ke KYB Jepang), mempunyai bentuk/format khusus (a.l. : fix order + 3 bulan forecast order, quantity per line order < 99.999). c. Selain pembelian untuk barang-baang produksi, juga terdapat pembelian Jig & Tool dan pembelian barang-barang non produksi. d. Terdapat non regular supplier / one time supplier, cash payment, dan lain-lain. e. Dapat secara otomatis melakukan alokasi order untuk part yang mempunyai multi-vendor. f. Order Control Report (bisa dalam bentuk grafik per item, per supplier, per deviasi).
49
-
Laporan Deviasi antara Forecast versus Actual Order.
-
Laporan jumlah order per bulan pada saat PO diterbitkan.
-
Monitoring order versus shipment.
g. Mengolah data pre-invoice sebagai contoh KYB-J kedalam bentuk .dbf, transfer data ke PIB, dan dapat mengontrol / membandingkan price yang ada dengan price pada pre-invoice. h. Database document import. -
Input invoice, P/L, B/L, AWB, PIB, dan lain-lain.
-
Menampilkan resume amount invoice per bulan, per supplier, amount asuransi.
-
Kontrol lama proses custom clearance ( grafik, rata-rata).
-
Frekuensi delivery by air dan amount per bulan.
E. Quality Assurance Requirement 1. General Requirement a. Menerima data PO dari Procurement berupa file dan kertas (tanpa harga). b. Menerima barang dari supplier berdasarkan schedule sesuai PO. c. Melakukan Quality Check berdasarkan spesifikasi yang telah ditentukan. d. Mengembalikan barang yang tidak masuk spesifikasi. e. Men-transfer barang ke warehouse department, CKD Part/RM Section.
50
f. Vendor evaluation report : by quantity, by delivery, by model. g. Customer claim evaluation report : by customer, by model. h. Document control administration – untuk mengetahui dokumendokumen yang valid yang beredar di pabrik. i. Customer claim control. -
Menerima data claim – barang diganti atau ditolak.
-
Mengelompokkan claim tersebut per customer dan per model
j. Defect and reject control. -
Menerima data defect & reject dan mengelompokkannya per line.
-
Membandingkan data tersebut dengan data bulan-bulan sebelumnya.
2. Spesific Requirement a. Control of Quality Record. -
Menerima data tentang dokumen yang masuk ke document room.
-
Mengontrol dokumen yang harus masuk ataupun keluar.
b. Monthly report. -
Summary tentang Customer Claim by product.
-
Defect and Reject by Line.
-
Claim part to vendor.
-
Vendor performance report.
c. Laboratorium activity administration.
51
d. Calibration activity administration. e. Measurement System Analysis (MSA) program. f. Statistical Process Control Program. F. Warehouse Requirement KD Part / RM Section 1. General Requirement a. Menerima barang dari QA yang telah di cek. b. Meretur barang yang NG dari gudang ke QA/supplier. c. Schedule pengiriman KD Part ke Produksi. d. Mengeluarkan barang ke Produksi e. Memonitor stock barang secara up-to-date. 2. Spesific Requirement a. Mengatur penempatan barang digudang berdasarkan lokasi. b. Menerima dan mengeluarkan barang berdasarkan FIFO. c. Memakai dimensi/ukuran yang berbeda antara penerimaan barang dan pengeluaran barang (missal : terima dalam satuan Kg, keluar dalam satuan Batang) d. Satu jenis barang bisa disimpan di lebih dari satu lokasi. e. Kegiatan Stock Taking dapat dilaksanakan tanpa mengganggu aktifitas transaksi harian. F/G Section a. General Requirement a. Menerima F/G Delivery Schedule (dalam bentuk file dan kertas)
52
b. Memonitor schedule delivery harian. c. Membuat Surat Jalan untuk pengiriman barang ke customer (schedule & kanban). d. Menerima barang retur dari customer. e. Menerima barang F/G dari bagian Produksi sesuai dengan WO (bisa menggunakan Barcode). f. Mengeluarkan barang reject dari gudang. g. Mengeluarkan barang untuk keperluan sample, claim, dll. h. Mengontrol dan monitor back order. i. Control stock yang terintegrasi antara Marketing, PPC, Produksi dan Warehouse. b. Spesific Requirement a. Mengatur penempatan barang digudang berdasarkan lokasi. b. Menerima dan mengeluarkan barang berdasarkan FIFO. c. Merencanakan dan mengontrol pemakaian palet. d. Reporting. -
Actual delivery (harian, mingguan, bulanan)
-
Late delivery (harian, mingguan, bulanan)
G. Production Department Requirement 1. General Requirement a. Menerima Work Order (WO) dalam bentuk file dan kertas. b. Melakukan entry data transfer barang F/G ke warehouse berdasarkan WO yang ada.
53
c. Laporan Hasil Produksi : (bisa per Line) -
Harian
-
Bulanan
d. Laporan Outstanding WO harian. e. Laporan Late Production harian. f. Laporan reject, defect per mesin, per line. g. Laporan Loss Time. 2. Spesific Requirement a. Laporan efisiensi : MSPU H. Process Engineering & Maintenance Requirement Process Engineering Section : 1. General Requirement a. Machinery administration. b. Jig and Tool administration : inventory and ordering system. c. Jig administration : identification, checking schedule and reporting. 2. Spesific Requirement a. Link proces cost ke accounting. Maintenance Section : 1. General Requirement a. Preventive Maintenance administration : Scheduling, inputting and report. b. Breakdown Maintenance.
54
c. Spare Part administration : inventory and ordering system. 2. Spesific Requirement a. Database mesin. b. Link permintaan dan pembelian part / tool ke Warehouse dan Procurement (kontrol pembelian dan kedatangan). I. Product Engineering Department Requirement 1. General Requirement a. Engineering Data Management -
Data part yang perlu / mandatory harus diinput PDE adalah sebagai berikut :
Part number
Description
Class Code : perlu diperjelas lagi karena yang menentukan part tersebut import atau lokal adalah Procurement department.
Marking number (hanya untuk F/G).
Customer number.
Consumption UOM Æ Purchase UOM dan Conversion factor-nya sebaiknya diisi oleh Procurement department.
Weight
Source Code (Buy or Make) Æ dihubungkan dengan ‘Part Location’
55
Consumption UOM (untuk produksi) Æ conversion factor diisi oleh PDE
Yield factor.
Data-data wajib isi tersebut harus diisi dulu baru bisa lakukan ‘save record’.
-
Setiap part number mempunyai field sendiri untuk berbagai informasi.
-
Setiap PDE menginput ‘New Part No.’, maka departemen lain dapat dengan segera mengetahui dan diminta untuk segera meng-input data-data / field lain yang diperlukan dan PDE dapat memonitor apakah data part tersebut sudah lengkap atau belum.
-
Setiap part number yang tidak aktif lagi dalam kurun waktu tertentu (yang akan ditentukan bersama kemudian), secara otomatis diinformasikan ke PDE dept.
-
Substitute
part
(
part
yang
dapat
menggantikan suatu part lain). b. Bill Of Material (BOM ) -
-
Format BOM dapat dicetak dengan :
Dengan format ‘Part List’
Mencetak data yang aktif saja.
Setiap BOM mempunyai ‘Control No.’
digunakan
untuk
56
-
Untuk setiap BOM yang menggunakan part tertentu (misalnya) Part A dapat diganti dengan part lain (Part B) dengan hanya satu langkah saja (tidak perlu merevisi BOM satu per satu).
Pilihan a) Change all BOM b) Except BOM ( manual pick-up no. )
Apabila ada 2 part atau lebih yang direvisi, revision level tidak akan berubah sebelum di execute.
Perubahan dilakukan hanya pada BOM yang aktif.
-
BOM yang aktif saja yang bisa dibuat WO nya.
-
Part A akan diganti part B, efektif saat part A sudah habis.
Kapan effective date ditentukan oleh komputer dengan mempertimbangkan stock dengan forecast.
-
Order langsung menggunakan Part B.
Grouping BOM Beberapa BOM dapat dikelompokkan sesuai dengan project untuk model tersebut, karena dalam satu project dapat terjadi beberapa kali perubahan Kayaba number.
J. Treasury & Control Department Requirement 1. General Requirement a. General Ledger b. Account Receivable : -
Invoicing : Specific due date per customer
-
Credit Note and Debit Note processing
57
-
Customer Performance Evaluation
-
A/R Schedule
c. Account Payable -
Specific due date per supplier
-
Credit Note and Debit Note processing
-
A/P Schedule
d. Product Costing : Standard Cost e. Activity-Based Costing (ABC) – for quotation f. Budget System : Preparation and Control, variance analysis g. Fixed Asset Management: depreciation. h. Cash Management. 2. Spesific Requirement a. Receiving Voucher for non-sales transaction. b. Payment Voucher for non-purchase transaction. c. Outlook system : compose outlook report, comparing to budget and data could transferred to MS-Excel.
4.11 Analisis Efektifitas Implementasi Software BaaN ERP 5.0 di PT Kayaba Indonesia Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di PT Kayaba Indonesia berkaitan dengan pengimplementasian software BaaN ERP 5.0 dapat dilakukan dilakukan analisis sebagai berikut : a. Interaksi user dengan penggunaan software BaaN ERP 5.0
58
Di PT Kayaba Indonesia dalam pengimplementasian software BaaN ERP 5.0 ini, dibentuk sebuah commitee yang didalamnya terdapat key user yang bertangung jawab terhadap pengimplementasian software BaaN ERP 5.0 di departemennya masing-masing dan bertugas memberikan trainning kepada user dilapangan. Selain itu, PT Kayaba Indonesia bekerja sama dengan perusahaan di Astra Group yang menggunakan software BaaN ERP dengan membentuk sebuah forum yang didalamnya melakukan sharing atau bertukar pengalaman dalam melakukan implementasi software BaaN ERP ini. b. Isi (content) dari software BaaN ERP 5.0 Isi (content) dari software BaaN ERP 5.0 ini, sesuai dengan bidang perusahaan yaitu manufacturing, feature-feature yang ada didalamnya dapat memberikan integritas data yang baik, sehingga dapat menghasilkan akurasi stock inventory yang baik. c. IT support IT support, disini memberikan support berkaitan dengan hardware & infrastrukur yang mendukung implementasian software BaaN ERP di PT Kayaba Indonesia. IT support ini lebih berperan pada awal-awal pengimplementasian software BaaN ERP ini, setelah itu lebih banyak melakukan maintenance sistem yang ada. d. Dukungan manajemen terhadap pengimlementasian software BaaN 5.0
ERP
59
Dukungan manajemen perusahaan ini sangatlah penting, karena segala keputusan dalam pengimplementasi softaware ERP 5.0 diputuskan oleh pihak manajemen perusahaan. Jadi dukungan manajemen perusahaan sangat
berpengaruh
terhadap
hasil
yang
akan
dicapai
dalam
pengimplementasian software BaaN ERP 5.0 di PT Kayaba Indonesia. e. Feature dari software BaaN ERP 5.0 Ketersediaan feature-feature yang ada pada software BaaN ERP 5.0, sangatlah mempengaruhi dalam mendukung proses transaksi yang ada di lapangan. Karena semakin banyak feature-feature yang diberikan gunakan mendukung proses transaksi, maka hasil yang akan dicapai juga akan semakin baik sehingga dapat memberikan kegunaan yang maksimal bagi perusahaan. f. Latar belakang user selaku pengguna software BaaN ERP 5.0 Latar belakang user penggunaan ini dapat dipengaruhi dari usia pengguna, background pendidikan, pengalaman kerja, level jabatan dan trainning yang diberikan perusahaan. Dalam pengimplementasian software BaaN ERP 5.0 di PT Kayaba Indonesia ruang lingkup kerja dalam menggunakan software ini dibagi berdasarkan level jabatan & departemen yang terkait dengan sistem. Disini latar belakang user tidak terlalu berpengaruh terhadap pengimplementasian software BaaN ERP 5.0 di PT Kayaba Indonesia, karena selama user memperhatikan terhadap trainning yang diberikan maka user dapat menggunakan software tersebut dengan baik. Justru yang sangat berpengaruh adalah interaksi user yang menjalankan
60
implementasi software BaaN ERP 5.0, karena dengan adanya interaksi user yang baik maka implementasi software BaaN ERP 5.0 di PT Kayaba Indonesia dapat berjalan dengan baik.
