1
BAB 4 EVALUASI DAN PENGEMBANGAN PROSEDUR BERBASIS ISO 9001:2008
4.1 Prosedur Evaluasi Evaluasi terhadap prosedur berbasis ISO 9001:2008 pada PT PUSPA PHARMA merupakan suatu proses evaluasi terhadap proses yang berjalan dan kinerja karyawan, untuk menentukan apakah prosedur yang dijalankan sudah sesuai secara keseluruhan dengan SOP yang ada. Dengan melakukan evaluasi kesesuaian antara prosedur dengan SOP, maka dapat diketahui bagaimana efektivitas dan efisiensi dari SOP dalam pelaksanaannya, sehingga perusahaan dapat meningkatkan kinerja prosedur berjalan yang masih belum optimal. Untuk melakukan evaluasi terhadap prosedur berbasis ISO 9001:2008, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Perencanaan evaluasi Tahap dalam menetapkan rencana evaluasi mulai dari penentuan ruang lingkup evaluasi, penetapan tujuan evaluasi, dan persiapan penelitian lapangan. 2. Pelaksanaan evaluasi Tahap dalam melaksanakan evaluasi mulai dari pembuatan audit checklist, pengumpulan bukti audit, menganalisa dan mengevaluasi hasil temuan, membuat rekomendasi audit dalam audit checklist dan melakukan pemetaan baru terhadap SOP. 3. M embuat laporan evaluasi Tahap dalam membuat laporan evaluasi yang mencakup seluruh hasil penelitian.
2
4.2 Perencanaan Evaluasi Perencanaan merupakan fase awal pelaksanaan evaluasi yang dilakukan untuk mempermudah dan mengarahkan proses kerja evaluasi sehingga lebih efektif dan efisien. Dalam tahap perencanaan ditentukan ruang lingkup, tujuan pelaksanaan, dan persiapan evaluasi. 1. Ruang lingkup evaluasi Evaluasi prosedur menggunakan pendekatan berbasis ISO 9001:2008 dengan klausul-klausul yang terdokumentasi di dalamnya. Prosedur divisi yang di evaluasi adalah sebagai berikut : a. Marketing-Ethical
PP.ETH.2-SOP.01 Marketing Plan
PP.ETH.2-SOP.02 Handling Customer Complain
PP.ETH.2-SOP.03 Customer Satisfaction Monitor
PP.ETH.2-SOP.04 Product Recall
PP.ETH.2-SOP.05 Order Management
PP.ETH.2-SOP.06 Pengajuan dan Permintaan Biaya
PP.ETH.2-SOP.07 Pengajuan Permintaan Produksi Produk
b. PPIC
PP.PPIC.2-SOP.01 Pengendalian Inventory
PP.PPIC.2-SOP.02 Penentuan Produk Baru
c. Purchasing
PP.PUR.2-SOP.01 Prosedur Pembelian
PP.PUR.2-SOP.02 Seleksi dan Evaluasi Supplier
d. HRGA-Legal
PP.HRGA-Legal.2-SOP.01 Klaim Biaya Pengobatan
PP.HRGA-Legal.2-SOP.02 Pelatihan Karyawan
PP.HRGA-Legal.2-SOP.03 Cuti dan Ijin
PP.HRGA-Legal.2-SOP.07 Seleksi dan Rekrutmen
PP.HRGA-Legal.2-SOP.08 Perawatan Infrastruktur
PP.HRGA-Legal.2-SOP.09 Kritik dan Saran
PP.HRGA-Legal.2-SOP.10 Pemutusan Hubungan Kerja
3
PP.HRGA-Legal.2-SOP.11 Penundaan Penggajian
PP.HRGA-Legal.2-SOP.12 Penyelesaian Penundaan Penggajian
PP.HRGA-Legal.2-SOP.13 Perubahan Gaji
2. Tujuan pelaksanaan evaluasi Tujuan dari pelaksanaan evaluasi terhadap prosedur berbasis ISO 9001:2008 pada PT PUSPA PHARMA adalah sebagai berikut : 1. M elakukan analisa terhadap prosedur yang berjalan di divisi Marketing Ethical, PPIC, Purchasing, HRGA-Legal pada PT PUSPA PHARM A. 2. M emastikan prosedur pada Divisi Marketing Ethical, PPIC, Purchasing,
HRGA-Legal
memenuhi
SOP
sesuai
dengan
persyaratan standar (ISO 9001:2008). 3. M emberikan
usulan
rekomendasi
untuk
perusahaan
dalam
melakukan perbaikan jika terjadi deviasi dan ruang untuk peningkatan sistem manajemen mutu PT PUSPA PHARMA berdasarkan hasil evaluasi prosedur yang dilakukan.
3. Persiapan dan penelitian lapangan Evaluasi dilaksanakan dengan menggunakan instrumen penelitian yang terdiri dari observasi dan wawancara untuk mengumpulkan bukti audit. a. Observasi Pengamatan langsung dilakukan dengan mengunjungi kantor divisi Marketing Ethical, PPIC, Puchasing, dan HRGA-Legal untuk memperoleh gambaran umum mengenai prosedur yang berjalan pada divisi tersebut. b. Wawancara Wawancara dilakukan dengan manajer dan karyawan yang bekerja menggunakan SOP terkait untuk memperoleh gambaran secara rinci mengenai prosedur yang berjalan.
4
c. Audit checklist Daftar pertanyaan yang dibuat auditor sebagai rel agar fokus audit tidak menyimpang, dan pertanyaan boleh dikembangkan. Auditor menggunakan daftar pertanyaan tersebut dalam menjalankan tugasnya.
4.3 Pelaksanaan Evaluasi Evaluasi dilakukan untuk menilai kesesuaian antara pelaksanaan prosedur berjalan dengan SOP yang telah ditentukan. Tahap pelaksanaan evaluasi meliputi : a. Permintaan data untuk kepentingan tugas-tugas pemeriksaan b. Penyusunan kriteria untuk audit checklist c. Penilaian kesesuaian prosedur yang berjalan dengan SOP yang ada d. Pengidentifikasian temuan-temuan e. Pengumpulan data-data pendukung sebagai bukti audit f. Penyusunan temuan-temuan dari hasil pemeriksaan g. M enganalisa dan mengevaluasi hasil temuan
5
4.3.1 Audit checklist 4.3.1.1 Marketing Ethical Tabel 4.1 Audit checklist Marketing Ethical
No Form : JPI.QM R.4-FR.15 CHECKLIS T AUDIT
Date : 19 Agustus 2011
No
Auditor : Marcelina, Amelia dan Reis Auditee : Bagian Marketing Ethical
Persyaratan Prosedur
Kriteria
yang Diaudit
Audit
1. ISO
Clause 5.3
Pemahaman
9001:2008 Quality Policy Quality Policy
Metode Verifikasi Dokumen Wawancara Observasi √
√
In Jumlah
Use
Sample
(Y/N) Y
Temuan
Pada ruangan MarketingEthical, tidak ada lembar sosialisasi serta
Visi,
Quality
perusahaan,
M isi, Policy maka
diusulkan untuk dibuat dalam
lembaran
ditempelkan
dan pada
6
ruangan. 2. ISO
Clause 5.4.1
9001:2008 Quality Objective
Pemahaman
√
√
√
2 dari 3
Y
data
Quality
Quality Objective telah dipahami, dijalankan dan dievaluasi pencapaiannya
Objective
secara rutin. 3. ISO
Clause 4.1
9001:2008 General
Kelengkapan
√
√
√
Daftar Induk
3 dari
Y
17 data
• Catatan Daftar Induk Catatan M utu (DICM )
Requirements & Catatan M utu
pada pintu lemari tidak
4.2
sesuai dengan DICM di
(DICM )
dalam lemari.
Documentation
• DICM
Requirements
tidak lengkap
dan
tidak
terdokumentasi dengan rapi, maka diusulkan untuk dirapikan. 4. ISO
Clause 4.1
9001:2008 General
Kelengkapan Daftar Induk
√
√
√
3 dari 16 data
Y
• Daftar Induk Dokumen Eksternal (DIDE) tidak
Requirements & Dokumen
terdokumentasi dengan
4.2
rapi, maka diusulkan
Eksternal
Documentation (DIDE) Requirements
untuk dirapikan. • ITM A yang menjadi panduan
untuk
7
menganalisa pasar dan penjualan ditambahkan sebanyak DIDE. PP. Eth. 2 – SOP.01 Marketing Plan 5.
ISO
Clause 7.1
9001:2008 Planning of
Kesesuaian
√
√
Y
Pelaksanaan
Marketing
antara SOP
Plan telah sesuai dengan
Product
dan
SOP.
Realization
Pelaksanaan
dan 5.2
Marketing
Customer
Plan
Focus, SOP
PP. Eth. 2 –
(Standard SOP.01 Operating Marketing Procedure) Plan 6.
ISO
Clause 8.2
9001:2008 Monitoring and
Evaluasi
√
N
Marketing
Plan
sudah baik,
pelaksanaan
dibuat
dengan
Marketing
namun
belum
Measurement Plan
evaluasi
terhadap
keberhasilan rencana
adanya
yang
setiap ada,
8
sehingga diusulkan untuk diadakan
evaluasi
terhadap
keberhasilan
setiap rencana yang ada, dan jika rencana tidak berhasil
dilakukan,
diberikan alasan. Evaluasi ini
diperlukan
bahan
sebagai
referensi
untuk
membuat Marketing Plan berikutnya. 7.
ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
√
√
√
9001:2008 Documentation dokumentasi Requirements SOP
2 dari 2
N
data
Dokumen
yang
ada
terkait Marketing Plan,
Marketing
telah
terdokumentasi
Plan
dengan baik.
PP. Eth. 2 –
(Standard SOP.01 Operating Marketing Plan Procedure) PP. Eth. 2 – SOP.02 Handling Customer Service 8.
ISO
Clause 5.2
9001:2008 Customer
Kesesuaian antara SOP
√
√
Y
Pada
SOP
Handling
Customer Complain pada
9
SOP
Focus, 7.2.3
dan
poin
4.3,
4.5,
Customer
Pelaksanaan
dinyatakan bahwa Field terlibat
4.6, dalam
Communication Handling
Force
,8.3 Control of Customer
menganalisa keluhan dan
Nonconforming Complain
melakukan
Product, 8.5.2
perbaikan
Corrective
pencegahan
Action, 8.5.3
divisi terkait, tetapi dalam
Preventive
pelaksanaannya,
Action
terhadap
PP. Eth. 2 –
tindakan perbaikan dan
tindakan dan bersama analisa keluhan,
(Standard SOP.02
pencegahan
Operating Handling
oleh
Product
Procedure) Customer
Management
bersama
Complain
divisi terkait. Pada
SOP
dilakukan
Handling
Customer Complain pada poin bahwa
4.6, akan
evaluasi pelaksanaan perbaikan
dinyatakan dilakukan efektifitas tindakan dan
10
pencegahan, tetapi dalam pelaksanaanya,
Product tidak
Management melakukan evaluasi. Pada
SOP
Handling
Customer Complain pada poin
4.10,
dinyatakan
bahwa rekap data keluhan pelanggan
dilaporkan
kepada M anajemen secara periodik satu bulan sekali, tetapi
pada
pelaksanaannya,
rekap
data keluhan pelanggan belum
dilaporkan
ke
M anajemen. 9.
ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation isi dokumen Requirements
√
√
√
3 dari 18 data
N
Pada
Form
Catatan
Keluhan Pelanggan pada
dari Form
tanggal 27 Juni 2011,
Catatan
alamat dan nomor telepon
Keluhan
pelanggan tidak diisi.
Pelanggan
Pada Form Follow-Up
11
10. ISO
Clause 5.2
9001:2008 Customer Focus
dan Form
Keluhan
Follow-Up
tanggal 11
Keluhan
kolom
Pelanggan
verifikasi tidak diisi.
Pengelompok-
√
N
Pelanggan Juli 2011, pada
date
Belum
diadakan
-an jenis
pengelompokan
jenis
keluhan
keluhan pelanggan, maka
pelanggan
diusulkan agar keluhan pelanggan dikelompokkan
menjadi
dapat di-handle dan tidak dapat di-handle. 11. ISO
Clause 7.2.3
9001:2008 Customer
Informasi pemberitahuan
√
N
Belum
dilakukan
pemberitahuan
terhadap
Communication masalah terkait
pelanggan terkait masalah
, 5.2 Customer keluhan
yang
Focus
dikeluhkan
pelanggan
pelanggan,
sehingga
kepada
diusulkan
pelanggan
M arketing membuat dan
agar
mengirimkan pemberitahuan ke pelanggan.
bagian surat masalah
12
12.
--
--
Verifikasi
√
N
Telah dilakukan verifikasi
pelaksanaan
pelaksanaan
tindakan
tindakan
perbaikan
perbaikan dan
pencegahan oleh Product
pencegahan
Manager, diusulkan agar
dan
pelaksanaan
tindakan
perbaikan
dan
pencegahan
diverifikasi
oleh QM R. 13. ISO
Clause 4.2
Rekap data
√
√
√
9001:2008 Documentation keluhan Requirements
2 dari 2 data
pelanggan
N
Telah
dilakukan
rekap
data keluhan pelanggan, tetapi rekap data keluhan pelanggan Juni
pada
2011,
tidak
ditandatangani Business
bulan oleh
Development
Manager. PP. Eth. 2 – SOP.03 Customer Satisfaction Monitor 14. ISO
Clause 8.2.1
9001:2008 Customer Satisfaction,
Kesesuaian
√
√
Pelaksanaan
Customer
antara SOP dan
Satisfaction Monitor telah
Pelaksanaan
sesuai dengan SOP.
8.4 Analysis of Customer
13
Data, 8.5.2
Satisfaction
Corrective
Monitor
Action, 8.5.3 Preventive Action SOP
PP. Eth. 2 –
(Standard SOP.03 Operating Customer Procedurer Satisfaction Monitor 15. ISO
Clause 5.6.2
9001:2008 Input Review,
Evaluasi
√
Evaluasi
pelaksanaan
pelaksanaan
8.5.1 Continual tindakan Improvement
terhadap catatan
tindakan perbaikan dan
perbaikan dan
pencegahan
(CAPA)
pencegahan
dilakukan
terkait
maka
Customer
dilakukan evaluasi khusus
Satisfaction
terhadap
Monitor
pelaksanaan CAPA dalam
secara lisan,
diusulkan
untuk
efektifitas
bentuk terdokumentasi. 16. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation dokumentasi
√
√
√
2 dari 5 data
N
Dokumen terkait
yang
ada
Customer
14
Requirements SOP
PP. Eth. 2 –
pada Customer
Satisfaction
Satisfaction
telah
Monitoring
dengan baik.
Monitor,
terdokumentasi
(Standard SOP.03 Operating Customer Procedure) Satisfaction Monitor PP.ETH.2.S OP.04 Product Recall 17. SOP
PP. Eth. 2 –
(Standard SOP.04
Kesesuaian
√
Y
antara SOP dan
Prosedur
ini
belum
pernah dilakukan.
Operating Product Recall Pelaksanaan Procedure)
Product Recall
PP. Eth. 2 – SOP.05 Order Management 18. ISO
Clause 5.2
9001:2008 Customer Focus, 7.2.1
Kesesuaian antara
SOP
dan
√
√
Y
Pada
SOP
Order
Management poin
4.1,
Product Manager akan
Determination Pelaksanaan
melakukan floating stock
of
Order
sebelum membuat Usulan
Requirements
Management
Penerbitan
Purchase
Related to The
Order(PO), tetapi pada
Product, 7.2.2
pelaksanaannya Product
Review of
Manager tidak melakukan
15
SOP
Requirements
floating stock.
Related to The
Pada
Product, 7.2.3
Management poin
Customer
4.4,
Communication
Executive menangani PO,
, 7.5.1 Control
tetapi
of Production
pelaksanaannya,
and Service
yang
Provision
adalah Marketing Admin.
SOP 4.5,
Order 4.2,
Product pada pihak
menangani
PO
PP. Eth. 2 –
(Standard SOP.05 Order Operating Management Procedure) 19. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation isi persetujuan Requirements SOP
PP. Eth. 2 –
PO
√
√
√
3 dari 18 data
N
Persetujuan PO meliputi 2 cara, yaitu : dengan tanda tangan atau via email. Untuk persetujuan PO via
(Standard SOP.05 Order
email
harus
Operating Management
bukti email yang sudah
Procedure)
dicetak, sedangkan pada PO : 3 Juni 2011
terlampir
16
4 Juli 2011 15 Juli 2011 Persetujuan PO via email tidak dilampirkan bukti email
dari
Marketing
General Manager yang sudah dicetak. 20.
--
--
Pemenuhan batas
√
Y
waktu
Penyerahan
yang
telah disetujui ke Bagian
penyerahan
Accounting
PO yang telah
dengan segera.
disetujui
PO
dilakukan
ke
Bagian Accounting 21. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation bukti Requirements
terima dari
SOP
PP. Eth. 2 –
tanda PO Bagian
Accounting
(Standard SOP.05 Order berupa tanda Operating Management
tangan
di
Procedure)
setiap lembar
√
√
√
3 dari 18 data
N
Bukti tanda terima PO dari Bagian Accounting berupa
tanda
sudah lengkap.
tangan
17
PO 22. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation Minutes Requirements
of dan
Meeting
√
√
√
3 dari 16 data
N
Minutes of Meeting pada tanggal : 7 Juni 2011 : pada kolom
Absensi
Facilitator,
pertemuan
Responsible tidak diisi,
antara
dan kolom Prepared By
pihak
Person
M arketing
tidak ditandatangani.
dengan
8 Juni 2011 : pada kolom
Distributor
Person Responsible tidak terisi, kolom Action Plan tidak lengkap, Prepared
terisi
secara
dan
kolom
By
tidak
ditandatangani. 9 Juni 2011 : pada kolom Person Responsible tidak terisi, kolom Action Plan tidak lengkap, Prepared
terisi
secara
dan
kolom
By
tidak
ditandatangani.
18
Minutes of Meeting dan Absensi pertemuan tidak disimpan
dengan
maka diusulkan
rapi, semua
dokumentasi Minutes of Meeting
dan
Absensi
pertemuan bulan terkait disatukan, dengan
misalnya menggunakan
clip. 23. ISO
Clause 5.2
9001:2008 Customer Focus
Pencatatan
√
√
√
konfirmasi
3 dari
N
18 data
Pada
PO
bulan
catatan
Juli,
kepastian
kepastian dari
pengiriman
Bagian
tanggal Sales Order(SO),
Logistik pada
tanggal
PO
Order(DO), dan nomor
bahwa
barang
telah
berupa
Delivery
DO tidak ada.
dikirim 24. ISO
Clause 7.2.3
9001:2008 Customer
Kelengkapan surat
√
√
2 dari 3 data
Communication pemberitahuan
√
promosi
N
Surat
pemberitahuan
promosi
tidak
ditandatangani
oleh
Marketing Manager dan
19
kepada
Marketing
Distributor
Manager, maka diusulkan
General
walaupun
surat
pemberitahuan
promosi
dikirim via email, surat tersebut
harus
ditandatangani,
baru
kemudian
dan
di-scan
dikirim ke Distributor. 25. ISO
Clause 7.2
9001:2008 Customer-
Pelaksanaan pertemuan
√
√
√
2 dari 4 data
N
Telah
dilakukan
pertemuan
dengan
Related
dengan
Distributor secara rutin,
Process
Distributor
terdapat bukti pertemuan
secara rutin
yaitu dalam Minutes of Meeting
dan
Absensi
Lembar pertemuan,
usulan peningkatan yang diusulkan diadakannya
adalah evaluasi
Minutes of Meeting bulan sebelumnya mengawali
pada
saat
pertemuan
20
bulan selanjutnya. PP. Eth. 2 – SOP.06 Pengajuan dan Permintaan Biaya 26. ISO 9001:2008 SOP
√
Kesesuaian antara PP. Eth. 2 –
(Standard SOP.06
√
Y
Pelaksanaan dan
SOP
Pengajuan
Permintaan
Biaya
telah sesuai dengan SOP.
dan Pelaksanaan
Operating Pengajuan dan Pengajuan Procedure) Permintaan Biaya
dan Permintaan Biaya
27. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
√
√
√
9001:2008 Documentation dokumentasi SOP
2 dari
N
10 data
Dokumen terkait
yang
ada
Pengajuan
dan
Requirements
pada
Permintaan Biaya, telah
PP. Eth. 2 –
Pengajuan
terdokumentasi
dan
baik.
(Standard SOP.06
dengan
Operating Pengajuan dan Permintaan Procedure) Permintaan
Biaya
Biaya PP. Eth. 2 – SOP.07 Pengajuan Permintaan Produksi Produk 28. ISO
Kesesuaian
9001:2008 SOP
antara PP. Eth. 2 –
dan
SOP
√
√
Y
Pelaksanaan
Pengajuan
Permintaan Produk
Produksi telah
sesuai
21
(Standard SOP.07
Pelaksanaan
Operating Pengajuan
Pengajuan
Procedure) Permintaan
Permintaan
29. ISO
Produksi
Produksi
Produk
Produk
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation dokumentasi
dengan SOP.
√
√
√
2 dari 3 data
N
Dokumen
yang
terkait
Pengajuan
Requirements
pada
Permintaan
PP. Eth. 2 –
Pengajuan
Produk,
(Standard SOP.07
Permintaan
terdokumentasi
Operating Pengajuan
Produksi
baik.
Procedure) Permintaan
Produk
peningkatan,
SOP
ada
Produksi telah
Untuk pada
dengan saran diusulkan
Produksi
agar
Form
Produk
Pengajuan Produk Baru juga dicantumkan tanggal form tersebut diajukan.
22
4.3.1.2 PPIC Tabel 4.2 Audit checklist PPIC
No Form : JPI.QM R.4-FR.15 CHECKLIS T AUDIT
Date : 18 Agustus 2011
No
Auditor : Marcelina, Amelia dan Reis
Persyaratan Prosedur
Kriteria
yang Diaudit
Audit
1. ISO
Clause 5.3
9001:2008 Quality Policy
Auditee : Bagian PPIC
Metode Verifikasi Dokumen Wawancara Observasi
Pemahaman
√
In Jumlah
Use
Sample
(Y/N)
√
Y
Temuan
Quality
Policy
sudah
Quality
dipahami dengan baik,
Policy
serta
sosialisasi
lewat
lembaran yang ditempel sudah ada. 2. ISO
Clause 5.4.1
9001:2008 Quality Objective
Pemahaman Quality Objective
√
√
√
2 dari 3 data
Y
Quality Objective telah dipahami, dijalankan dan dievaluasi pencapaiannya secara rutin.
23
3. ISO
Clause 4.1
9001:2008 General
Kelengkapan
√
√
√
Catatan M utu
& 4.2
(DICM )
Y
16 data
Daftar Induk
Requirements
3 dari
Tidak ada list Daftar Induk
Catatan
M utu
terdapat
Daftar
(DICM ).
Documentation Requirements 4. ISO
Clause 4.1
9001:2008 General
Kelengkapan
√
√
Y
Tidak
Daftar Induk
Induk
Dokumen
Requirements
Dokumen
Eksternal (DIDE).
& 4.2
Eksternal
Documentation (DIDE) Requirements PP.PPIC.2-S OP.01 Pengendalian Inventory 5. ISO
Clause 7.1
9001:2008 Planning of
SOP
Kesesuaiaan antara
SOP
√
√
Y
Pelaksanaan Pelaksanaan Pengendalian
Inventory
Product
dengan
telah sesuai dengan SOP,
Realization,
Pelaksanaan
namun dalam SOP tidak
8.2.4
Pengendalian
dijelaskan Forecast Sales
Monitoring and Inventory
yang
telah
Measurement of
Direksi diberikan kepada
Product
bagian
PP.PPIC.2-
referensi dalam membuat
PPIC
disetujui sebagai
24
(Standard SOP.01-
analisa
Operating Pengendalian
Diusulkan agar pada SOP
Procedure) Inventory
dijelaskan
inventory. bahwa
Forecast Sales tersebut akan
didistirbusikan
kepada bagian PPIC. 6. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
√
√
√
9001:2008 Documentation Plan 7. ISO
N
data
Requirements
Inventory
Clause 4.2
Kesesuaian
√
√
9001:2008 Documentation Form Requirements
2 dari 4
√
2 dari 4
Plan
Inventory
tidak
ditandatangani. N
data
Pada
form
diusulkan
Inventory
PP.PPIC.4-
kolom
FR.03
ditandatangani
Plan
Plan
persetujuan oleh
Inventory
pihak General Manager
dengan
atau Direksi
kelengkapan persetujuan 8. ISO
Clause 7.1
9001:2008 Planning of
Penentuan
√
N
Saat
ini,
ukuran
stock
dalam
minimum
minimum
Product
stock
tempo 2,5 bulan, maka
Realization
inventory
diusulkan
penentuan
minimum stock inventory
25
dengan
menggunakan
ukuran kuantitas barang. 9. ISO
Clause 7.1
9001:2008 Planning of
Penentuan
√
N
Saat
ini,
minimum
minimum
penentuan stok
raw
Product
stock
raw
material dan lead time
Realization
material dan
belum dilakukan, maka
lead time
diusulkan agar dilakukan penentuan
minimum
stock raw material dan lead time. PP.PPIC.2-S OP.02 Penentuan Produk Baru 10. ISO
Clause 7.1
9001:2008 Planning of
SOP
antara
√
Y
dengan
Realization
pelaksanaan
PP.PPIC.2-
Penentuan
Pada
SOP
Penentuan
Produk Baru tidak sesuai
SOP
Product
(Standard SOP.02
√
Kesesuaian
dengan pelaksanaannya.
Produk Baru
Operating Penentuan Procedure) Produk Baru 11. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation dokumentasi Requirements
pada
√
√
√
2 dari 3 data
N
Dokumen
yang
ada
terkait Penentuan Produk Baru,
telah
26
12. ISO
Clause 7.1
9001:2008 Planning of
SOP
Penentuan
terdokumentasi
Produk Baru
baik.
Pemantauan
√
N
dengan
Tidak ada pemantauan
terhadap
terhadap
Product
realisasi
proses
Realization,
produk baru
diusulkan
perkembangan produk
baru, adanya
7.5.3
pemantauan
Identification
perkembangan
and
produk baru dan terdapat
Traceability
laporan
PP.PPIC.2-
dalam indeks (%).
(Standard SOP.02 Operating Penentuan Procedure) Produk Baru
terhadap proses
perkembangan
27
4.3.1.3 Purchasing Tabel 4.3 Audit checklist Purchasing
No Form : JPI.QM R.4-FR.15 CHECKLIS T AUDIT
Date : 18 Agustus 2011
No
Auditor : Marcelina, Amelia dan Reis
Persyaratan Prosedur
Kriteria
yang Diaudit
Audit
Auditee : Bagian Purchasing
Metode Verifikasi Dokumen Wawancara
In
Observasi Jumlah Sample
1. ISO
Clause 5.3
9001:2008 Quality Policy
Pemahaman
√
√
Temuan
Use (Y/N) Y
Quality
Policy
sudah
Quality
dipahami,
serta
Policy
sosialisasi lembaran yang ditempel sudah ada.
2. ISO
Clause 5.4.1
9001:2008 Quality Objective
Pemahaman Quality Objective
√
√
2 dari 3 data
Y
Quality Objective telah dipahami, dijalankan dan dievaluasi pencapaiannya secara rutin.
28
3. ISO
Clause 4.1
9001:2008 General
Kelengkapan
√
√
√
3 dari
Y
17 data
Daftar Induk
List Daftar Induk Catatan M utu
(DICM )
sudah
Requirements
Catatan M utu
sesuai dengan dokumen
& 4.2
(DICM )
yang ada, namun DICM
Documentation
belum disimpan dalam
Requirements
tempat
penyimpanan
yang semestinya. 4. ISO
Clause 4.1
9001:2008 General
Kelengkapan
√
√
Y
Tidak mempunyai Daftar
Daftar Induk
Induk
Dokumen
Requirements
Dokumen
Eksternal (DIDE).
& 4.2
Eksternal
Documentation (DIDE) Requirements
PP.PUR.2-S OP.01 Prosedur Pembelian 5. ISO
Clause 7.4.1
9001:2008 Purchasing
Kesesuaian antara
SOP
√
√
Y
Pelaksanaan Permintaan
Process, 7.4.2
dan Prosedur
Produk
Purchasing
Pembelian
dengan SOP.
Information
Pengajuan
telah
Produksi sesuai
29
SOP
PP.PUR.2-
(Standard SOP.01 Operating Prosedur Procedure) Pembelian 6. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
√
√
√
9001:2008 Documentation dokumentasi Requirements
3 dari
N
25 data
Dokumen
yang
ada
terkait dengan Prosedur
Purchase
Pembelian,
telah
Request dan
terdokumentasi
Purchase
baik.
dengan
Order 7. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
√
√
9001:2008 Documentation Form Berita Requirements
√
2 dari
N
15 data
Pada
BAPB,
PPIC/Purchasing
Acara
melakukan
Pemeriksaan
sesuai SOP.
telah
verifikasi
Barang SOP
PP.PUR.2-
(BAPB)
(Standard SOP.01 Operating Prosedur Procedure) Pembelian 8. Job
Purchasing
Description Staff
Pembuatan
√
N
Laporan
laporan
pembelian
bulanan
outstanding
bulanan dan PO
tidak
30
9. ISO
Clause 7.1
9001:2008 Planning of
untuk
secara rutin dibuat, maka
pembelian
diusulkan
dan
laporan
outstanding
dilakukan
PO
setiap bulan.
Penentuan
√
N
minimum
Saat
pembuatan tersebut secara rutin
ini,
minimum
penentuan stock
raw
Product
stock
raw
material dan lead time
Realization
material dan
belum dilakukan, maka
lead time
diusulkan agar dilakukan penentuan
minimum
stock raw material dan lead time. 10. ISO
Clause 7.1
9001:2008 Planning of
SOP
Kesesuaiaan antara
SOP
√
√
Y
Pelaksanaan Pelaksanaan Pengendalian
Inventory
Product
dengan
telah sesuai dengan SOP,
Realization,
Pelaksanaan
namun dalam SOP tidak
8.2.4
Pengendalian
dijelaskan Forecast Sales
Monitoring and Inventory
yang
telah
Measurement of
Direksi diberikan kepada
Product
bagian
PP.PPIC.2-
referensi dalam membuat
PPIC
disetujui sebagai
31
(Standard SOP.01-
analisa
Operating Pengendalian
Diusulkan agar pada SOP
Procedure) Inventory
dijelaskan
inventory. bahwa
Forecast Sales tersebut akan
didistirbusikan
kepada bagian PPIC. PP.PUR.2-S OP.02 S eleksi dan Evaluasi Supplier 9. ISO
Clause 7.4.1
9001:2008 Purchasing SOP
√
Kesesuaian antara
Process
dengan
PP.PUR.2-
Seleksi
√
Y
Pelaksanaan Seleksi dan Evaluasi Supplier telah
SOP
sesuai dengan SOP. dan
(Standard SOP.02 Seleksi Evaluasi Operating dan Evaluasi
Supplier
Procedure) Supplier 10. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation dokumentasi SOP
√
√
√
2 dari 2 data
N
Kolom
tanda
supplier yang dievaluasi
Requirements
Form
tidak
PP.PUR.2-
Evaluasi
ditandatangani
(Standard SOP.02 Seleksi Supplier Operating dan Evaluasi Procedure) Supplier
tangan
supplier.
semuanya oleh
32
11.
--
--
Pemberitahu-
√
N
Belum
terdapat
an
pemberitahuan
setiap
keterlambat-
alasan
an
pengiriman
pengiriman
maka
inventory
meminta
oleh supplier
keterangan keterlambatan
keterlambatan inventory,
diusulkan
agar surat
beserta alasannya kepada Surat
supplier.
keterangan keterlambatan tersebut
dilaporkan
kepada manajemen dan dijadikan referensi
sebagai pada
saat
mengevaluasi supplier.
33
4.3.1.4 HRGA-Legal Tabel 4.4 Audit checklist HRGA-Legal
No Form : JPI.QM R.4-FR.15 CHECKLIS T AUDIT
Date : 9 September 2011
No
Auditor : Marcelina, Amelia dan Reis
Persyaratan Prosedur
Kriteria
yang Diaudit
Audit
Auditee : Bagian HRGA-Legal
Metode Verifikasi Dokumen Wawancara
In
Observasi Jumlah Sample
1. ISO
Clause 5.3
9001:2008 Quality Policy
Pemahaman
√
√
Temuan
Use (Y/N) Y
Quality
Policy
sudah
Quality
disosialisasikan
Policy
diketahui oleh karyawan, dengan
dan
menempelkan
lembar Quality Policy di ruangan HRGA-Legal 2. ISO
Clause 5.4.1
9001:2008 Quality Objective
Pemahaman Quality Objective
√
√
√
2 dari 7 data
Y
Quality Objective telah dipahami, dijalankan dan dievaluasi pencapaiannya secara rutin
34
3. ISO
Clause 4.1
9001:2008 General
Kelengkapan
√
√
√
3 dari
Y
16 data
Daftar Induk
Catatan
Daftar
Catatan M utu
Induk (DICM )
Requirements
Catatan M utu
pada pintu lemari telah
& 4.2
(DICM )
sesuai dengan DICM di
Documentation
dalam
lemari,
telah
Requirements
didokumentasikan dengan baik dan rapi
4. ISO
Clause 4.1
9001:2008 General
Kelengkapan
√
√
√
Daftar Induk
3 dari
Y
17 data
• Daftar
Induk
Dokumen
Eksternal
Requirements
Dokumen
(DIDE)
& 4.2
Eksternal
terdokumentasi
tidak
Documentation (DIDE)
dengan
Requirements
diusulkan
rapi,
maka untuk
dirapikan • Catatan DIDE pada pintu
lemari
tidak
sesuai dengan DIDE di dalam lemari PP. HRGA-Legal. 2 – S OP.01 Klaim Biaya Pengobatan 5. SOP
PP. HRGA-
Kesesuaian
(Standard Legal. 2 –
antara
Operating SOP.01
dan
SOP
√
√
Y
• Pada
SOP
disebutkan
tidak bahwa
karyawan hanya bisa
35
Procedure) Klaim Biaya Pengobatan
Pelaksanaan
mengajukan
Klaim Biaya
atas
Pengobatan
keluarga
klaim
pengobatan inti
(suami/istri/anak), maka
diusulkan
ditambahkan
pada
SOP • Pada SOP poin 4.1, 4.2,
4.3
disebutkan
bahwa
bagian
Administrasi HRGALegal yang menerima pengajuan
klaim
pengobatan,
tetapi
pada
kenyataannya,
yang
melakukan
adalah
bagian
Personalia
HRGA-
Legal, karena belum ada
yang
bagian
mengisi
Administrasi
HRGA-Legal,
maka
36
diusulkan
agar
dilakukan
revisi
terhadap SOP • Pada SOP poin 4.1 hanya
disebutkan
pengajuan
klaim
pengobatan
lengkap
disertai kuitansi asli dan
dokumen
pendukung yang lain, tetapi
pada
kenyataannya,
klaim
pengobatan dengan
disertai voucher,
maka diusulkan agar ditambah pada SOP • Pada SOP poin 4.2 disebutkan bahwa jika berkas
klaim
pengobatan
tidak
lengkap
tidak
dan
benar, karyawan akan
37
menerima konsekuensi timbul,
tetapi pada
kenyataannya, tidak
yang
benar,
hanya
jika berkas
dikembalikan
kepada karyawan dan permintaan
ditolak.
Diusulkan
untuk
dilakukan
revisi
terhadap SOP • Pada SOP poin 4.4 disebutkan bagian
bahwa Personalia
akan
menyerahkan
bukti
klaim
pengobatan
untuk
disetujui, tetapi pada kenyataanya, diserahkan
yang adalah
Medical Reimbursement Form.
38
Kedua form tersebut sama.
Diusulkan
untuk dilakukan revisi SOP • Pada SOP poin 4.4 disebutkan
bahwa
bukti
klaim
pengobatan diserahkan Bagian
kepada Finance,
setelah ditandatangani oleh
HRGA-Legal
Manager dan General Affair Manager, tetapi pada pelaksanaanya, yang menandatangani hanya
HRGA-Legal
Manager 6. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation dokumentasi SOP
Requirements
Klaim Biaya
PP. HRGA-
Pengobatan
√
√
√
3 dari 16 data5
N
• Pada arsip Medical Reimbursement terdapat Form PPB, tidak
diurutkan
39
(Standard Legal. 2 –
berdasarkan
Operating SOP.01
sehingga
Procedure) Klaim Biaya
untuk dirapikan
bulan, diusulkan
• Field
Pengobatan
Medical
Reimbursement tidak diisi dengan lengkap, seperti pada : 1. 29 Juli 2011 : field nama pasien tidak diisi 2. 28 Juli 2011 : field nama pasien dan hubungan
tidak
diisi 3. 27 Juni 2011 : field nama hubungan
pasien, dan
tanggal tidak diisi 7. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation isi SOP
√
√
√
3 dari 16 data
N
Medical Reimbursement tidak ditandatangani oleh
Requirements
persetujuan
General Affair Manager,
PP. HRGA-
Medical
hanya
ditandatangani
40
(Standard Legal. 2 –
Reimburse-
Operating SOP.01
Ment
HRGA-Legal Manager
Procedure) Klaim Biaya Pengobatan
PP. HRGA. 2 – S OP.03 Cuti dan Ijin 8. SOP
PP. HRGA-
Kesesuaian
(Standard Legal. 2 –
SOP
Operating SOP.03
Pelaksanaan
Procedure) Cuti dan Ijin
dan Ijin
antara dan Cuti
√
√
Y
• Pada SOP poin 4.2 dan
4.3
disebutkan
bahwa bagian HRGALegal
yang
menyerahkan
kartu
cuti
kepada
atasan
karyawan
dan
menginformasikan hasil kepada
persetujuan karyawan,
tetapi
pada
pelaksanaannya, karyawan
yang
meminta tanda tangan kepada atasan, baru kemudian diserahkan
41
kepada bagian HRGALegal untuk disetujui • Pada SOP poin 4.5 disebutkan untuk
bahwa
permohonan
ijin, karyawan dapat mengisi
lengkap
formulir permohonan ijin kerja, tetapi pada pelaksanaanya,
pada
Puspa
tidak
One
terdapat permohonan
formulir ijin
kerja, yang ada adalah Form
Ijin
M eninggalkan Kantor, diusulkan
maka agar
menyamakan penamaan Form Ijin M eninggalkan Kantor
42
• Pada SOP poin 4.5 disebutkan
bahwa
Form
Ijin
M eninggalkan Kantor diserahkan bagian
kepada
HR,
tetapi
pada pelaksanaannya form
tersebut
diserahkan
kepada
Bagian HRGA-Legal untuk
disetujui
HRGA-Legal Manager
atau
jika
HRGA-Legal Manager tidak ada, diwakilkan, diusulkan
maka agar
dilakukan penambahan informasi dalam SOP
43
9. ISO
Clause 4.2
√
Kelengkapan
√
√
9001:2008 Documentation dokumentasi pada Requirements SOP
3 dari
N
25 data
Dokumen
yang
ada
terkait Cuti dan Ijin, telah terdokumentasi
Cuti dan Ijin
PP. HRGA-
dengan
baik, tetapi seperti pada
(Standard Legal. 2 –
tanggal 7 dan 28 Juli
Operating SOP.03
2011,
Procedure) Cuti dan Ijin
lengkap dalam mengisi
karyawan
tidak
Form Ijin M eninggalkan Kantor,
field
jabatan
tanda
tangan
tidak diisi 10. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation persetujuan SOP
isi Form
√
√
√
3 dari 25 data
N
Kolom pimpinan
divisi
pada
Requirements
Ijin M eninggalkan
Form Ijin M eninggalkan
PP. HRGA-
Kantor
Kantor untuk Office Boy
(Standard Legal. 2 –
tidak
ditandatangani,
Operating SOP.03
maka kami usulkan agar
Procedure) Cuti dan Ijin
pihak
HRGA-Legal
Manager menandatangani tersebut
yang kolom
44
PP. HRGA. 2 – S OP.04 Pelatihan Karyawan 11. ISO
Clause 6.2
9001:2008 Human
√
Kesesuaian antara
√
Y
Form Analisa Kebutuhan Training
SOP
dan
Form
Resources
dan
Penilaian
PP. HRGA-
Pelaksanaan
harus
(Standard Legal. 2 –
Pelatihan
dalam Puspa One dengan
Operating SOP.04
Karyawan
diberikan
SOP
Procedure) Pelatihan
Karyawan
dimasukkan
ke
penomoran
form yang benar.
Karyawan 12. ISO
Clause 6.2.2
√
N
Belum
dilakukan
rencana
perencanaan
Training and
training per-
per-periode
Awareness
periode
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Competence,
13. ISO
Pembuatan
9001:2008 Documentation isi Requirements
√
√
√
3 dari 20 data
N
Pada
SOP
training
tidak
disebutkan bahwa usulan
persetujuan
training
usulan
diverifikasi oleh atasan,
training
padahal kenyataannya dilakukan
harus pada sudah verifikasi.
Namun pada tanggal 28
45
Juni 2011, kolom tanda tangan untuk direksi dan kepala divisi tidak diisi. M aka diusulkan kolom verifikasi tersebut diisi dan
pada
SOP
ditambahkan verifikasi dan
prosedur
oleh
direksi
kepala
divisi,
sehingga prosedur yang ada lebih jelas 14. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
√
√
9001:2008 Documentation dokumentasi SOP
√
3 dari
N
20 data
Dokumen
yang
terkait
Requirements
pada
Karyawan,
PP. HRGA-
Pelatihan
terdokumentasi
Karyawan
baik
(Standard Legal. 2 –
ada
Pelatihan telah dengan
Operating SOP.04 Procedure) Pelatihan Karyawan 15. ISO
Clause 6.2.2
Evaluasi
9001:2008 Competence,
dampak
√
N
Belum
dilakukan
evaluasi dampak training
46
Training and
training
dengan
Awareness,
dengan
produktivitas karyawan,
8.2.3
peningkatan
maka
Monitoring and produktivitas
peningkatan diusulkan
agar
dilakukan evaluasi, untuk
Measurement
kinerja
memastikan
Process, 8.5.1
karyawan
training yang diberikan
Continual
berguna
Improvement
peningkatan
bahwa terhadap kualitas
kinerja karyawan
PP. HRGA. 2 – S OP.07 Seleksi dan Rekrutmen 16. ISO
Clause 6.1
9001:2008 Provision of
SOP
Kesesuaian antara
SOP
√
√
Y
Pelaksanaan Seleksi dan Rekrutmen telah berjalan
Resources &
dan
sesuai dengan SOP, dan
6.2 Human
Pelaksanaan
untuk usulan peningkatan
Resources
Seleksi
:
PP. HRGA-
Rekrutmen
dan
• Pada
poin
4.2
(Standard Legal. 2 –
dijelaskan
Operating SOP.07
Form
Procedure) Seleksi dan
Karyawan
Baru
Rekrutmen
diserahkan
kepada
divisi
bahwa Permintaan
HRGA-Legal
47
dan
dilakukan
verifikasi,
pada
kenyataannya,
form
tersebut
diserahkan
kepada
Bagian
Rekrutmen
HRGAuntuk
Legal ditandatangani
oleh
HRGA-Legal Manager • Pada
poin
dijelaskan Form
4.3 bahwa
Permintaan
Karyawan Baru yang telah
diverifikasi
tersebut
kemudian
oleh Kepala Bagian yang
bersangkutan
diajukan
kepada
Direktur
untuk
disetujui, tetapi tidak ada
prosedur
jelas
48
yang mengatur alur dokumen
Form
Permintaan Karyawan Baru yang telah
disetujui
direktur,
diserahkan
kembali ke Rekrutmen
bagian HRGA-
Legal • Pada
poin
dijelaskan
4.6 bahwa
berkas lamaran yang masuk, diseleksi atau dipilah sesuai dengan Bagian
yang
membutuhkan deskripsi
dan
pekerjaan
yang ada. Dan pada poin 4.7 dijelaskan bahwa berkas-berkas lamaran
diserahkan
kepada Divisi atau
49
Bagian
yang
membutuhkan untuk diseleksi kesesuaiannya dengan
karakteristik
dan
deskripsi
pekerjaan yang telah ditetapkan
terlebih
dahulu.
Pada
pelaksanaanya, pada poin
4.6
berkas
lamaran yang masuk diseleksi tahap 1 oleh bagian
Rekrutmen
HRGA-Legal, poin
4.7
dan berkas
lamaran yang telah lulus seleksi tahap 1, diserahkan diseleksi
untuk kembali
oleh Kepala Bagian
50
• Pada poin 4.12 dan 4.13
dijelaskan
bahwa
calon
karyawan yang lulus psikotes
akan
di
interview oleh User dan
Bagian
Rekrutmen
HRGA-
Legal, atau Kepala Bagian atau Direktur, tetapi tidak dijelaskan secara jelas, bahwa hasil dari wawancara dicatat dalam Form Hasil Wawancara • Pada
SOP,
dijelaskan
tidak bahwa
karyawan yang telah berhasil
melewati
masa percobaan, akan diberikan
surat
karyawan tetap dari
51
Staf
Administrasi
HRGA-Legal Sebaiknya revisi
dilakukan
terhadap
SOP
yang ada, agar prosedur yang ada lebih jelas dan mudah dipahami 17. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
√
√
√
9001:2008 Documentation isi SOP
3 dari
N
16 data
Dokumen terkait Seleksi dan
Rekrutmen
yang
Requirements
persetujuan
membutuhkan
PP. HRGA-
Seleksi
persetujuan dari atasan,
(Standard Legal. 2 –
dan
telah
Rekrutmen
Operating SOP.07
disetujui
dan
terdokumentasi
Procedure) Seleksi dan Rekrutmen 18. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation dokumentasi SOP
√
√
√
3 dari 16 data
N
Dokumen terkait
yang Seleksi
Requirements
pada Seleksi
Rekrutmen,
PP. HRGA-
dan
terdokumentasi
Rekrutmen
baik
(Standard Legal. 2 – Operating SOP.04 Procedure) Pelatihan
ada dan telah dengan
52
Karyawan 19. ISO
Clause 4.1
9001:2008 General
Ketersediaan
√
√
N
Pada website Puspa One
prosedur
tidak
Requirements,
mutasi,
M utasi
4.2
promosi dan
padahal mutasi karyawan
SOP
Karyawan,
merupakan
Documentation demosi Requirements
terdapat
prosedur
kerja divisi HRGA-Legal.
karyawan
Untuk saran peningkatan, maka
diusulkan
dibuatnya SOP M utasi, Promosi
dan
Karyawan
Demosi dan
ditampilkan pada website Puspa One PP.HRGA-Legal.2-S OP.08 Perawatan Infrastruktur 20. ISO
Clause 6.3
Kesesuaian
9001:2008 Infrasturcture
antara
SOP
dengan
PP.HRGA-
SOP
(Standard Legal.2-SOP.08 Perawatan Operating Perawatan Procedure) Infrastruktur
Infrastruktur
√
√
Y
Pelaksanaan Infrastruktur
Perawatan telah
berjalan sesuai dengan SOP
53
21. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
√
√
√
9001:2008 Documentation isi SOP
3 dari
N
17 data
Terdapat ketidaklengkapan
Requirements
persetujuan
persetujuan
PP.HRGA-
Formulir
Permohonan
isi
Formulir Perbaikan
(Standard Legal.2-SOP.08 Permohonan
Sarana Kantor, misalnya
Operating Perawatan
Perbaikan
pada field tanda tangan
Procedure) Infrastruktur
Sarana
‘Hasil
Kantor
Diterima
Pelaksanaan Oleh’
tidak
ditandatangani oleh GA 22. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
√
√
√
9001:2008 Documentation dokumentasi SOP
3 dari
N
17 data
Dokumen
yang
terkait
Perawatan
Requirements
pada
Infrastruktur,
PP.HRGA-
Perawatan
terdokumentasi
(Standard Legal.2-SOP.08 Infrastruktur
ada telah dengan
baik
Operating Perawatan Procedure) Infrastruktur 23. ISO
Clause 4.2
Kejelasan
9001:2008 Documentation penggunaan SOP
Requirements
form
PP.HRGA-
SOP
pada
√
√
√
N
• Pada SOP poin 4.2.2 dijelaskan
GA
memastikan semua
bahwa
infrastuktur
(Standard Legal.2-SOP.08 Perawatan
telah
Operating Perawatan
perawatannya sesuai
Infrastruktur
dilaksanakan
54
Procedure) Infrastruktur
dengan
checklist,
tetapi tidak dijelaskan prosedur secara rinci, prosedur rinci tersebut terdapat pada Work (WI),
Instruction
maka diusulkan agar pada
SOP
ditambahkan keterangan mengenai kode Work Instruction (WI) yang terkait • Pada SOP poin 4.2.3 dijelaskan dalam
Apabila perawatan
ditemukan kerusakan, maka GA melakukan perbaikan
internal,
tetapi tidak dijelaskan prosedur secara rinci, prosedur rinci tersebut terdapat pada Work
55
(WI),
Instruction
maka diusulkan agar pada
SOP
ditambahkan keterangan mengenai kode Work Instruction (WI) yang terkait 24. ISO
Clause 4.1
9001:2008 General
Ketersediaan
√
√
√
N
Tidak terdapat prosedur
prosedur
yang
mengatur
Requirements,
pengadaan
pengadaan sarana kantor,
4.2
sarana kantor
padahal
permohonan
Documentation
pengadaan sarana kantor
Requirements
juga merupakan prosedur kerja divisi HRGA-Legal. Untuk saran peningkatan, maka
diusulkan
dibuatnya WI Pengadaan Sarana Kantor 25. ISO
4.2
Konfirmasi
9001:2008 Documentation perbaikan Requirements
√
N
Belum
dilakukan
konfirmasi dari user yang
internal yang
mengajukan
perbaikan
telah
atas perbaikan yang telah
56
dilakukan
dilakukan GA
oleh GA atau HRGA-Legal Supervisor PP.HRGA.2-S OP.09 Kritik dan S aran 26. ISO
Clause 5.5.3
9001:2008 Internal SOP
Pelaksanaan
√
Y
prosedur
Prosedur
Kritik
dan
Saran
belum
Communication untuk Kritik
dilaksanakan
karena
PP.HRGA.2-
kurangnya
dan Saran
sosialisasi
(Standard SOP.09 Kritik
terhadap karyawan, maka
Operating dan Saran
diusulkan agar prosedur
Procedure)
kritik
dan
saran
disosialisasikan
kepada
karyawan
PP.HRGA-Legal.2-S OP.10 Pemutusan Hubungan Kerja 27. SOP
PP.HRGA-
Kesesuaian
(Standard Legal.2-SOP.10 antara
SOP
√
√
Y
Pelaksanaan Hubungan
Pemutusan Kerja telah
Operating Pemutusan
dan
sesuai
Procedure) Hubungan
Pelaksanaan
tetapi terdapat prosedur
prosedur
pengecualian bahwa bagi
Kerja
dengan
SOP,
57
Pemutusan
yang mengajukan surat
Hubungan
pengunduran diri tidak
Kerja
sesuai dengan ketentuan yang ada,
tidak
mendapat
akan Surat
Referensi Kerja untuk karyawan
tetap
atau
Surat Keterangan Kerja untuk karyawan dalam masa percobaan. Untuk saran peningkatan, lebih baik
SOP
Pemutusan
Hubungan ditambahkan
Kerja prosedur
tersebut agar lebih jelas 28. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation isi
√
√
√
3 dari 19 data
N
Pada
Exit
Clearance
terdapat
persetujuan
ketidaklengkapan
Pemutusan
tangan
Hubungan
Accounting
Manager,
(Standard Legal.2-SOP.10 Kerja
Financial
Manager,
Operating Pemutusan
HRGA-Legal Manager
Requirements SOP
PP.HRGA-
oleh
tanda
Direktur,
58
Procedure) Hubungan Kerja 29. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
√
√
√
9001:2008 Documentation dokumentasi SOP
3 dari
N
19 data
Dokumen
yang
terkait
ada
Pemutusan
Requirements
pada
Hubungan Kerja, telah
PP.HRGA-
Pemutusan
terdokumentasi
(Standard Legal.2-SOP.10 Hubungan Operating Pemutusan
dengan
baik
Kerja
Procedure) Hubungan Kerja 30. SOP
PP.HRGA-
Ketidaksesua
(Standard Legal.2-SOP.10 i-an
√
√
Y
Penamaan
kode
Form
kode
Usulan Pemotongan Gaji
Operating Pemutusan
Form Usulan
tidak sesuai antara SOP
Procedure) Hubungan
Pemotongan
Pemutusan
Gaji
Kerja
Kerja
pada
Hubungan
dengan
website
website
Puspa One. Untuk saran
Puspa One
peningkatan, penamaan tersebut
sebaiknya kode
form
disamakan
di
SOP dan website Puspa One agar lebih mudah form
tersebut
lebih
59
mudah
dicari
pada
website 31. ISO
Clause 5.6.2
9001:2008 Input Review,
Evaluasi
√
√
N
alasan
evaluasi
8.5.1 Continual karyawan Improvement
yang
Belum
dilakukan bagi
mengapa
alasan karyawan
mengundurkan diri, maka
ingin
mengundur-
disarankan agar setiap 3
kan diri
bulan sekali dilakukan perhitungan dan evaluasi persentase
karyawan
mengundurkan diri serta alasannya
untuk
dijadikan
referensi
perbaikan
perlakuan
terhadap karyawan PP.HRGA-Legal2-S OP.11 Penundaan Penggajian 32. SOP
PP.HRGA-
Kesesuaian
(Standard Legal2-SOP.11 antara
SOP
Operating Penundaan
dan
Procedure) Penggajian
Pelaksanaan Penundaan
√
√
Y
Prosedur
Pelaksanaan
Penundaan Gaji belum dilaksanakan
60
Gaji 33. SOP
PP.HRGA-
Kesesuaian
√
√
Y
Pada SOP, dicantumkan
(Standard Legal2-SOP.11 antara
SOP
bahwa form yang terkait
Operating Penundaan
dan
form
dengan
Procedure) Penggajian
terkait
Penundaan
Penggajian adalah Form PP.
HRGA-Legal.4-
FR.67. Sedangkan pada kenyataannya, di website Puspa One tidak terdapat form
tersebut.
diusulkan
M aka untuk
menambahkan
form
tersebut ke dalam website Puspa One PP.HRGA-Legal.2-S OP.12 Penyelesaian Penundaan Penggajian 34. SOP
PP.HRGA-
Kesesuaian
(Standard Legal.2-SOP.12 antara
SOP
Operating Penyelesaian
dan
Procedure) Penundaan
Pelaksanaan
Penggajian
Penyelesaian Penundaan Gaji
√
√
Y
Prosedur
Pelaksanaan
Penyelesaian Penundaan Gaji belum dilaksanakan
61
35. SOP
PP.HRGA-
√
Kejelasan
N
Pada
SOP
Pelatihan
(Standard Legal.2-SOP.04 definisi peran
Karyawan, Seleksi dan
Operating Pelatihan
Kepala
Rekrutmen, Penyelesaian
Procedure) Karyawan,
Bagian, User,
Penundaan
PP.HRGA-
dan Pimpinan
tidak
Penggajian dijelaskan
Legal.2-SOP.07 Departemen
mengenai definisi peran
Seleksi dan
dalam
dari Kepala Bagian, User
Rekrutmen,
Pelatihan
dan
PP.HRGA-
Karyawan,
Departemen. Untuk saran
Legal.2-SOP.12 Seleksi
SOP
Pimpinan
peningkatan, dalam SOP
dan
Penyelesaian
Rekrutmen,
tersebut
diterangkan
Penundaan
Penyelesaian
secara jelas perbedaan
Penggajian
Penundaan
peran
Penggajian
User, Kepala Divisi dan
Kepala
Bagian,
Pimpinan Departemen
PP.HRGA-Legal.2-S OP.13 Perubahan Gaji 36. SOP
PP.HRGA-
Kesesuaian
(Standard Legal.2-SOP.13 antara
SOP
Operating Perubahan Gaji dan Procedure)
Pelaksanaan Perubahan
√
√
Y
Pelaksanaan
Perubahan
Gaji sudah sesuai dengan SOP
62
Gaji 37. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
√
N
--
√
N
--
9001:2008 Documentation dokumentasi SOP
Requirements
pada
PP.HRGA-
Perubahan
(Standard Legal.2-SOP.13 Gaji Operating Perubahan Gaji Procedure) 38. ISO
Clause 4.2
Kelengkapan
9001:2008 Documentation isi SOP
Requirements
persetujuan
PP.HRGA-
Perubahan
Legal.2-SOP.13 Gaji Perubahan Gaji
63
4.4 Laporan Hasil Evaluasi
LAPORAN EVALUAS I DAN PENGEMBANGAN PROS EDUR BERBAS IS ISO 9001:2008 PADA PT PUS PA PHARMA
Kepada
: PT PUS PA PHARMA
Divisi
: Marketing Ethical, PPIC, Puchasing, dan HRGA-Legal
Perihal
: Laporan Hasil Evaluasi dan Pengembangan Prosedur Berbasis IS O 9001:2008
Periode
: Agustus-September 2011
Oleh : Marcelina Picela Amelia Reis Adita Bunda
Binus University Jakarta 2011
64
I.
Tujuan M emastikan
prosedur
berjalan
memenuhi
SOP
(Standard
Operating
Procedure) sesuai dengan persyaratan standar (ISO 9001:2008), memberikan usulan rekomendasi untuk perusahaan dalam melakukan perbaikan jika terjadi deviasi dan ruang untuk peningkatan sistem manajemen mutu PT PUSPA PHARMA.
II.
Ruang Lingkup Ruang lingkup evaluasi meliputi : •
Evaluasi berbasis ISO 9001:2008 dilakukan pada prosedur yang berjalan di Divisi Marketing Ethical, PPIC, Purchasing, HRGA-Legal pada PT PUSPA PHARM A sebagai standar internasional untuk sistem manajemen mutu.
III.
Metode Penelitian Evaluasi dilaksanakan dengan menggunakan instrumen penelitian yang terdiri dari observasi dan wawancara untuk mengumpulkan bukti audit. a. Observasi Pengamatan langsung dilakukan dengan mengunjungi kantor divisi Marketing Ethical, PPIC, Puchasing, dan HRGA-Legal untuk memperoleh gambaran umum mengenai prosedur yang berjalan pada divisi tersebut. b. Wawancara Wawancara dilakukan dengan manajer dan karyawan yang bekerja menggunakan SOP terkait untuk memperoleh gambaran secara rinci mengenai prosedur yang berjalan.
65
IV.
Hasil Evaluasi Tabel 4.5 Laporan Evaluasi Marketing Ethical
No Form : JPI.QM R.4-FR.09
Laporan Audit DEPT : QMO TGL : 19 Augustus 2011
X1 : major
AUD ITOR : Amelia, Marcelina & Reis
X2 : minor
AUD ITEE : Bagian Marketing Ethical
X3 : observ.
No
Temuan
Jenis
Tindakan
Date
Verifikasi
Verifikasi
Persyaratan
Temuan
Koreksi &
Line
Tanggal
Oleh
Audit
Pencegahan 1.
Tidak ada sosialisasi visi
X3
(Ttd)
M enempelkan
--
& misi Quality Policy
lembar
perusahaan
misi serta Quality Policy
visi
Checklist
& pada
dinding ruangan Marketing Ethical
--
--
ISO 9001:2008 5.3 Policy
Quality 9 Evidence 9 Audit checklist/ Note
66
2.
List DICM di luar lemari tidak
sesuai
X2
Dibuat list pada 19/08/
19/08/11
--
4.1
General 9 Evidence
isinya,
kaca lemari dan
DICM tidak lengkap dan
dokumen disusun
Requirements & 9 Audit
tidak
rapi
4.2
checklist/
Documentation
Note
terdokumentasi
11
ISO 9001:2008
dengan rapi
Requirements 3.
DIDE
tidak
terdokumentasi
X3
dengan
Penyimpanan dokumen
rapi
--
--
--
yang
ISO 9001:2008 4.1
General 9 Evidence
Requirements & 9 Audit
terorganisir
4.2
checklist/
Documentation
Note
Requirements 4.
Belum adanya evaluasi terhadap pelaksanaan Plan
keberhasilan Marketing
X3
Diusulkan
untuk
--
--
--
ISO 9001:2008 Monitoring 9 Evidence
diadakan evaluasi
8.2
terhadap
and
keberhasilan
Measurement
setiap
rencana
program yang ada baik
di
Marketing
dalam Plan,
9 Audit checklist/ Note
67
maupun program di luar Marketing Plan,
dan
rencana
jika tidak
berhasil dilakukan, diberikan alasan. Evaluasi
ini
diperlukan sebagai
bahan
referensi
untuk
membuat Marketing
Plan
berikutnya 5.
Pada
SOP
Handling
X2
Dilakukan
revisi 24/08/
ISO 9001:2008
poin
4.6,
Handling
Focus,
dinyatakan bahwa Field
Customer
Customer
checklist/
terlibat
Complain
Communication,
Note
Force
dalam
menganalisa keluhan dan
5.2
Customer 9 Evidence
terhadap
4.5,
11
--
Customer Complain pada 4.3,
SOP
24/08/11
7.2.3 9 Audit
8.3 Control of
68
melakukan
tindakan
perbaikan
Nonconforming
dan
pencegahan
bersama
Corrective
divisi
terkait.
Action,
Kenyataannya,
analisa
Preventive
terhadap
keluhan,
8.5.3
Action
tindakan perbaikan dan
SOP PP. Eth. 2
pencegahan
–
dilakukan
SOP.02
oleh
Product
Handling
Management
bersama
Customer
divisi terkait. 6.
8.5.2
Product,
Pada
Complain
SOP
Handling
X2
Dilakukan
revisi 24/08/
24/08/11
--
ISO 9001:2008 Customer 9 Evidence
Customer Complain pada
terhadap
poin
dinyatakan
Handling
Focus,
bahwa akan
dilakukan
Customer
Customer
checklist/
evaluasi
efektifitas
Complain
Communication,
Note
4.6,
pelaksanaan perbaikan
tindakan dan
pencegahan. Kenyataannya,
SOP
11
5.2
8.3 Control of Nonconforming Product,
Product
7.2.3 9 Audit
Corrective
8.5.2
69
tidak
Management
8.5.3
Action,
melakukan evaluasi.
Preventive Action SOP PP. Eth. 2 –
SOP.02
Handling Customer Complain 7.
Pada
SOP
Handling
Customer Complain pada poin
4.10,
bahwa
dinyatakan
rekap
data
X2
Dilengkapi
24/08/ 11
24/08/11
--
ISO 9001:2008 5.2
Customer 9 Evidence
Focus,
7.2.3 9 Audit
Customer
checklist/
pelanggan
Communication,
Note
dilaporkan
kepada
8.3 Control of
M anajemen
secara
Nonconforming
keluhan
periodik
satu
sekali. rekap
bulan
Kenyataannya, data
keluhan
pelanggan
belum
dilaporkan
ke
Product,
8.5.2
Corrective Action, Preventive Action
8.5.3
70
M anajemen.
SOP PP. Eth. 2 –
SOP.02
Handling Customer Complain 8.
Ketidaklengkapan dokumen
dari
Catatan Pelanggan
isi
X2
24/08/
Dilengkapi
Form
24/08/11
--
11
Keluhan dan
Follow-Up
Form
ISO 9001:2008 4.2
9 Evidence
Documentation
9 Audit
Requirements
Keluhan
checklist/ Note
Pelanggan 9.
Belum
diadakan
pengelompokan keluhan pelanggan
jenis
X3
Diusulkan
agar
--
--
--
ISO 9001:2008
keluhan
5.2
pelanggan
Focus
Customer 9 Evidence 9 Audit
dikelompokkan
checklist/
menjadi
dapat
Note
dihandle
dan
tidak dihandle.
dapat
71
10. Belum adanya informasi
X3
Diusulkan
agar
--
--
--
ISO 9001:2008
pemberitahuan
masalah
bagian M arketing
7.2.3 Customer 9 Evidence
terkait
keluhan
membuat
Communication, 9 Audit
pelanggan
kepada
mengirimkan
5.2
surat
Focus
pelanggan
dan
Customer
checklist/ Note
pemberitahuan masalah
ke
pelanggan. 11. Verifikasi
pelaksanaan
X3
Diusulkan
agar
--
--
--
tindakan perbaikan dan
pelaksanaan
9 Evidence
pencegahan bukan oleh
tindakan
9 Audit
QM R
perbaikan
dan
--
pencegahan diverifikasi
checklist/ Note
oleh
QM R. 12. Rekap
data
pelanggan
tidak
ditandatangani Business Manager.
keluhan oleh
Development
X2
Sudah dilakukan
24/08/ 11
24/08/11
--
ISO 9001:2008 4.2
9 Evidence
Documentation
9 Audit
Requirements
checklist/ Note
72
13. Evaluasi
pelaksanaan
X3
Diusulkan
untuk
--
--
--
ISO 9001:2008 5.6.2
Input 9 Evidence
Review,
8.5.1 9 Audit
tindakan perbaikan dan
dilakukan
pencegahan
terkait
evaluasi
Satisfaction
terhadap
Continual
checklist/
efektifitas
Improvement
Note
Customer
hanya
Monitor
secara
lisan.
khusus
pelaksanaan CAPA
dalam
bentuk terdokumentasi. 14. Pelaksanaan
prosedur
X2
Dilakukan
revisi 24/08/
kerja tidak sesuai dengan
terhadap
SOP Order Management
Order
poin 4.1, 4.2, 4.4, 4.5
Management
SOP
24/08/11
--
SOP PP.ETH.2 SOP 05 - Order 9 Evidence
11
Management
9 Audit checklist/ Note
15. Persetujuan PO melalui
X2
Dilampirkan
19/08/
19/08/11
--
ISO 9001:2008 4.2
9 Evidence
Juli dan 15 Juli 2011
Documentation
9 Audit
tidak
Requirements,
checklist/
SOP PP.ETH.2 -
Note
email tanggal 3 Juni, 4 terlampir
email Manager
dari
bukti
General
11
SOP 05 - Order
73
Management 16. Absensi pertemuan dan
X3
Diusulkan
untuk
--
--
--
ISO 9001:2008
Minutes of Meeting tidak
menyatukan
4.2
9 Evidence
tersimpan dengan rapi
dokumen terkait,
Documentation
9 Audit
misalnya dengan
Requirements
menggunakan
checklist/ Note
paper clip 17. Pada Minutes of Meeting beberapa
X3
Dilengkapi
--
--
--
kolom
Facilitator,
Person
Responsible tidak diisi serta
semua
Prepared
by
ISO 9001:2008 4.2
9 Evidence
Documentation
9 Audit
Requirements
bagian
checklist/ Note
tidak
ditandatangani 18. Konfirmasi barang telah dikirim berupa no. SO, tgl DO dan no.DO di PO bulan Juli tidak dicatat
X3
Dilakukan
19/08/
pencatatan
11
19/08/11
--
ISO 9001:2008 9 Evidence 5.2 Focus
Customer 9 Audit checklist/ Note
74
19. Surat
pemberitahuan
promosi
kepada
X3
Diusulkan
agar
ISO 9001:2008
Communication
pemberitahuan
ditandatangani
oleh
promosi
Marketing Manager
--
7.2.3 Customer
tidak dan
--
surat
Distributor
General Manager
--
yang
telah ditandatangani discan
kemudian
dikirim distributor
kepada
9 Evidence 9 Audit checklist/ Note
75
Tabel 4.6 Laporan Evaluasi PPIC
No Form : JPI.QM R.4-FR.09
Laporan Audit DEPT : QMO TGL : 18 Agustus 2011
X1 : major
AUD ITOR : Amelia, Marcelina & Reis
X2 : minor
AUD ITEE : Bagian PPIC
X3 : observ.
No
Temuan
Jenis
Tindakan
Date
Verifikasi
Verifikasi
Persyaratan
Temuan
Koreksi &
Line
Tanggal
Oleh (Ttd)
Audit
Sudah dibuat list 05/09/
05/09/11
--
ISO 9001:2008
Checklist
Pencegahan 1.
Tidak terdapat list Daftar Induk
Catatan
M utu
X2
DICM
11
4.1
General 9 Evidence
(DICM ) pada luar lemari
Requirements & 9 Audit
tempat
4.2
checklist/
Documentation
Note
penyimpanan
DICM tersebut.
Requirements
76
2.
Tidak lengkapnya tanda
X3
M emastikan tanda
tangan pada kolom di
tangan
Plan Inventory
dokumen
--
--
--
di Plan
Inventory lengkap
ISO 9001:2008 4.2
9 Evidence
Documentation
9 Audit
Requirements
checklist/ Note
3.
Ketidaksesuaian
form
PP.PPIC.4-FR.03
Plan
Inventory
dengan
diusulkan
Inventory
X3
Pada Form Plan
--
--
--
kolom
kelengkapan persetujuan
persetujuan
form
ditandatangani oleh
ISO 9001:2008 4.2
9 Evidence
Documentation
9 Audit
Requirements
checklist/ Note
pihak
General Manager atau Direksi 4.
Penentuan
ukuran
X3
Diusulkan
minimum stock inventory
penentuan
dalam satuan bulan
minimum
--
--
--
ISO 9001:2008 Clause
stock
Planning
7.1 9 Evidence of 9 Audit
inventory
Product
checklist/
menggunakan
Realization
Note
ukuran barang
kuantitas
77
5.
Belum
dilakukan
penentuan
6.
X3
--
Dilakukan
--
--
penentuan
minimum
ISO 9001:2008 9 Evidence 7.1 9 Audit
Clause
stock raw material dan
minimum
lead time
raw material &
Product
lead time
Realization
Tidak ada pemantauan terhadap
X3
perkembangan
proses produk baru
stock
Diusulkan adanya
Planning
--
--
--
of
checklist/ Note
ISO 9001:2008
pemantauan
7.1 Planning of
9 Evidence
terhadap
Product
9 Audit
perkembangan
Realization,
checklist/
proses
7.5.3
Note
produk
baru dan terdapat
Identification
laporan
and Traceability
perkembangan
SOP PP.PPIC.2-
dalam indeks (%)
SOP.02 Penentuan Produk Baru
7.
Penyampaian
beberapa
X3
Diusulkan
--
informasi dalam meeting
informasi meeting
tidak
dicatat
dicatat
didokumentasikan
dan
dan
didokumentasikan
--
9 Evidence
---
9 Audit checklist/ Note
78
Tabel 4.7 Laporan Evaluasi Purchasing
No Form : JPI.QM R.4-FR.09
Laporan Audit DEPT : QMO TGL : 19 Agustus 2011
X1 : major
AUD ITOR : Amelia, Marcelina & Reis
X2 : minor
AUD ITEE : Bagian Purchasing
X3 : observ.
No
Temuan
Jenis
Tindakan
Date
Verifikasi
Verifikasi
Persyaratan
Temuan
Koreksi &
Line
Tanggal
Oleh (Ttd)
Audit
--
--
--
ISO 9001:2008
Checklist
Pencegahan 1.
List DICM sudah sesuai
X3
DICM
disimpan
dengan dokumen yang
di
lemari
ada, namun DICM belum
disusun
disimpan di tempat yang
dapat
semestinya
ditemukan
General 9 Evidence
dan
4.1
agar
Requirements & 9 Audit
mudah
4.2
checklist/
Documentation
Note
Requirements
79
2.
Kolom
tanda
untuk
Supplier
tangan
X2
Dilengkapi
05/09/
yang
dievaluasi
05/09/11
--
11
tidak
semuanya ditandatangani
ISO 9001:2008 4.2
9 Evidence
Documentation
9 Audit
Requirements
checklist/ Note
3.
Laporan
bulanan
X3
Diusulkan
--
--
--
Job Description
tidak
laporan dilakukan
Purchasing Staff 9 Evidence 9 Audit
secara rutin dibuat dan
rutin bulanan dan
checklist/
tidak
prosedur
Note
pembelian outstanding
dan PO
adanya prosedur
pembuatan pembelian
laporan pada
SOP
pembuatan
pembuatan laporan
PP.PUR.2-SOP.01
pembelian
Prosedur Pembelian
dimasukkan dalam SOP
ke
80
4.
Belum
terdapat
pemberitahuan alasan
setiap
keterlambatan
pengiriman inventory
X3
Diusulkan
agar
meminta
surat
--
--
-9 Evidence 9 Audit
keterangan keterlambatan
checklist/
beserta alasannya
Note
kepada supplier. Surat keterangan keterlambatan tersebut dilaporkan kepada manajemen
dan
dijadikan sebagai referensi
pada
saat mengevaluasi supplier
--
81
Tabel 4.8 Laporan Evaluasi HRGA-Legal
No Form : JPI.QM R.4-FR.09
Laporan Audit DEPT : QMO TGL : 9 S eptember 2011
X1 : major
AUD ITOR : Amelia, Marcelina & Reis
X2 : minor
AUD ITEE : Bagian HRGA-Legal
X3 : observ.
No
Temuan
Jenis Temuan
1.
Daftar Induk Dokumen
X3
Tindakan Koreksi Date & Pencegahan DIDE
Verifikasi
Verifikasi
Persyaratan
Line
Tanggal
Oleh (Ttd)
Audit
--
--
--
ISO 9001:2008
Checklist
Eksternal (DIDE) tidak
didokumentasi
Clause
4.1 9 Evidence
terdokumentasi
dengan rapi dan
General
9 Audit
disusun
Requirements &
checklist/
4.2
Note
rapi
dengan
terorganisir
agar
mudah ditemukan
Documentation Requirements
82
2.
Catatan DIDE
pada
X2
Dirapikan
5/10/
5/10/11
--
ISO 9001:2008 Clause
4.1 9 Evidence
dengan DIDE di dalam
General
9 Audit
lemari
Requirements &
checklist/
4.2
Note
pintu lemari tidak sesuai
11
Documentation Requirements 3.
• Pada
SOP
disebutkan
tidak bahwa
X3
Diusulkan
untuk
dilakukan
revisi
--
--
SOP PP. HRGALegal.
2
SOP.01
– 9 Evidence 9 Audit
karyawan hanya bisa
terhadap
mengajukan
agar prosedurnya
Klaim Biaya
checklist/
menjadi
Pengobatan
Note
atas
klaim
pengobatan
keluarga
inti
(suami/istri/anak) • Pada
SOP
Biaya poin
Pengobatan 4.1,
disebutkan bagian
Klaim 4.2,
4.3
bahwa
Administrasi
HRGA-Legal
jelas.
SOP
--
lebih
83
menerima klaim,
pengajuan
kenyataannya,
yang
melakukan
adalah
Personalia
HRGA-Legal, belum
ada
karena yang
mengisi
bagian
Administrasi
HRGA-
Legal • Pada
SOP
Biaya poin
Klaim
Pengobatan 4.1
hanya
disebutkan pengajuan klaim
pengobatan
lengkap
disertai
kuitansi
asli
dan
dokumen
pendukung
yang lain, tetapi pada kenyataannya, pengobatan
klaim disertai
84
dengan voucher • Pada Biaya
SOP
Klaim
Pengobatan
poin 4.2 disebutkan bahwa klaim tidak
jika
berkas
pengobatan lengkap
dan
tidak benar, karyawan akan
menerima
konsekuensi
yang
timbul,
pada
tetapi
kenyataannya, tidak hanya
benar,
jika berkas
dikembalikan
kepada karyawan dan permintaan ditolak • Pada Biaya
SOP
Klaim
Pengobatan
poin 4.4 disebutkan bahwa
bagian
85
Personalia
akan
menyerahkan
bukti
klaim
pengobatan
untuk disetujui, pada kenyataannya, diserahkan
yang adalah
Medical Reimbursement Form. Kedua form tersebut sebenarnya sama 4.
Pada SOP Klaim Biaya Pengobatan
poin
4.4
X2
M erevisi SOP
5/10/ 11
5/10/11
--
SOP HRGA.
PP. 2
– 9 Evidence 9 Audit
disebutkan bahwa bukti
SOP.01
klaim
Klaim Biaya
checklist/
Pengobatan
Note
pengobatan
diserahkan
kepada
bagian Finance, setelah ditandatangani HRGA-Legal dan
oleh Manager
General
Manager,
tetapi
Affair pada
86
pelaksanaannya,
yang
menandatangani
hanya
HRGA-Legal Manager 5.
Pada
arsip
Medical
X3
Reimbursement terdapat Form diurutkan
PPB,
tidak
berdasarkan
bulan
Diusulkan
agar
--
--
--
ISO 9001:2008 4.2 9 Evidence
Medical
Clause
Reimbursement
Documentation
dirapikan
Requirements
dan
9 Audit checklist/
diurutkan
Note
berdasarkan bulan agar
mudah
ditemukan 6.
Medical Reimbursement tidak ditandatangani oleh
X2
M erevisi SOP
5/10/ 11
5/10/11
--
ISO 9001:2008 4.2 9 Evidence
Clause
9 Audit
General Affair Manager,
Documentation
hanya
Requirements
checklist/
SOP PP. HRGA-
Note
ditandatangani
HRGA-Legal Manager
Legal.
2
–
SOP.01 Klaim
Biaya
Pengobatan
87
7.
Field
Medical
Dirapikan
tidak
Reimbursement diisi
X2
dengan
5/10/
5/10/11
--
11
ISO 9001:2008 4.2 9 Evidence
Clause
lengkap,
9 Audit
Documentation
seperti pada :
Requirements
checklist/
29 Juli 2011 : field nama
SOP PP. HRGA-
Note
pasien tidak diisi
Legal.
28 Juli 2011 : field nama
SOP.01
pasien
Klaim
dan
hubungan
tidak diisi
2
–
Biaya
Pengobatan
27 Juni 2011 : field nama pasien,
hubungan
dan
tanggal tidak diisi 8.
Pada SOP Cuti dan Ijin poin
4.2
dan
4.3
disebutkan bahwa bagian HRGA-Legal
yang
menyerahkan kartu cuti kepada atasan karyawan dan
menginformasikan
hasil persetujuan kepada
X2
M erevisi SOP
5/10/ 11
5/10/11
--
SOP PP. HRGALegal.
2
SOP.03 Cuti dan Ijin
– 9 Evidence 9 Audit checklist/ Note
88
karyawan,
tetapi pada
pelaksanaannya, karyawan yang meminta tanda
tangan
kepada
atasan, baru kemudian diserahkan bagian
kepada HRGA-Legal
untuk disetujui 9.
Pada SOP Cuti dan Ijin poin
4.5
disebutkan
bahwa permohonan
untuk ijin,
X3
Diusulkan
agar
dilakukan pada dengan
karyawan dapat mengisi
menyamakan
lengkap
formulir
nama form yang
permohonan ijin kerja,
digunakan dengan
tetapi
pada
nama form pada
pelaksanaanya,
pada
prosedur
Puspa One tidak terdapat formulir permohonan ijin kerja, yang ada adalah
--
--
SOP PP. HRGALegal.
perubahan SOP
--
2
SOP.03 Cuti dan Ijin
– 9 Evidence 9 Audit checklist/ Note
89
Form Ijin M eninggalkan Kantor 10.
Pada tanggal 7 dan 28 Juli
2011,
tidak
Dirapikan
5/10/
karyawan
lengkap
mengisi
X2
--
11
ISO 9001:2008 4.2 9 Evidence
Clause
dalam
Form
M eninggalkan
5/10/11
9 Audit
Documentation
Ijin Kantor,
field jabatan tidak diisi
Requirements
checklist/
SOP PP. HRGA-
Note
Legal.
2
–
SOP.03 Cuti dan Ijin 11.
Kolom
tanda
pimpinan
tangan
divisi
X3
Diusulkan
agar
--
--
--
ISO 9001:2008 4.2 9 Evidence
pada
Pihak
HRGA-
Form Ijin M eninggalkan
Legal
Manager
Kantor untuk Office Boy
menandatangani
Requirements
checklist/
tidak ditandatangani
kolom tersebut
SOP PP. HRGA-
Note
Clause
9 Audit
Documentation
Legal.
2
–
SOP.03 Cuti dan Ijin 12.
Pada
SOP
poin
4.5
disebutkan bahwa Form
X3
Diusulkan dilakukan
agar
--
--
--
SOP HRGA.
PP. 2
– 9 Evidence
90
Ijin
M eninggalkan
Kantor
diserahkan
kepada bagian HR, tetapi pada
penambahan
SOP.03
informasi
Cuti dan Ijin
dalam
9 Audit checklist/
SOP
Note
pelaksanaannya
form tersebut diserahkan kepada Bagian HRGALegal
untuk
disetujui
HRGA-Legal
Manager
atau jika HRGA-Legal tidak
Manager
ada,
diwakilkan 13.
Tidak Analisa Training
terdapat
Form
Kebutuhan dan
Form
X2
Form
Analisa
Kebutuhan Training Form
website Puspa One
Karyawan
Penilaian
dimasukkan
--
--
ISO 9001:2008 Clause
dan
Penilaian Karyawan pada
--
harus ke
dalam Puspa One dengan diberikan penomoran form
4.2 9 Evidence
Documentation Requirements
9 Audit checklist/ Note
91
yang benar. 14.
Belum
dilakukan
perencanaan
X2
Akan
dibuat
rencana training
training
5/10/
5/10/11
--
11
per-periode
15.
Pada
SOP
Karyawan
Pelatihan
X3
Diusulkan
agar
--
--
--
ISO 9001:2008 Clause 6.2.2
9 Evidence
Competence,
9 Audit
Training and
checklist/
Awareness
Note
ISO 9001:2008 4.2 9 Evidence
tidak
kolom verifikasi
Clause
disebutkan bahwa usulan
tersebut diisi dan
Documentation
pada
Requirements
training
harus
SOP
diverifikasi oleh atasan,
ditambahkan
padahal
pada
prosedur
sudah
verifikasi
kenyataannya dilakukan
verifikasi.
9 Audit checklist/ Note
oleh
direksi dan kepala
Namun pada tanggal 28
divisi,
Juni 2011, kolom tanda
prosedur yang ada
tangan untuk direksi dan
lebih jelas
sehingga
kepala divisi tidak diisi 16.
Belum
dilakukan
evaluasi dampak training
X3
Diusulkan dilakukannya
--
--
--
ISO 9001:2008 Clause
6.2.2 9 Evidence
92
dengan
peningkatan
evaluasi
produktivitas karyawan
untuk
memastikan
Training
bahwa
Awareness,
yang
9 Audit
Competence,
training diberikan
and
checklist/ Note
8.2.3
berguna terhadap
Monitoring and
peningkatan
Measurement
kualitas
Process,
kinerja
karyawan
8.5.1
Continual Improvement
17.
Pada SOP Seleksi dan
Diusulkan
untuk
Rekrutmen :
dilakukan
revisi
Clause
6.2 9 Evidence
• Poin 4.2 dijelaskan
terhadap
SOP,
Human
9 Audit
bahwa
Form
Permintaan Karyawan
Baru
diserahkan
kepada
divisi
HRGA-Legal
dan
dilakukan
verifikasi,
pada
kenyataannya,
form
X3
--
--
--
ISO 9001:2008
sehingga prosedur
Resources
checklist/
yang ada
SOP PP. HRGA-
Note
lebih
jelas dan mudah
Legal.2-SOP.07
dimengerti
Seleksi Rekrutmen
dan
93
tersebut
diserahkan
kepada
Bagian
Rekrutmen
HRGAuntuk
Legal ditandatangani
oleh
HRGA-Legal Manager • Pada
poin
dijelaskan Form
4.3 bahwa
Permintaan
Karyawan Baru yang telah
diverifikasi
tersebut
kemudian
oleh Kepala Bagian yang
bersangkutan
diajukan
kepada
Direktur
untuk
disetujui, tetapi tidak ada
prosedur
jelas
yang mengatur alur
94
dokumen
Form
Permintaan Karyawan Baru yang telah
disetujui
Direktur, diserahkan kembali ke
bagian
Rekrutmen
HRGA-
Legal • Poin 4.6 dijelaskan bahwa
berkas
lamaran yang masuk, diseleksi atau dipilah sesuai dengan Bagian yang
membutuhkan
dan
deskripsi
pekerjaan yang ada. Dan pada poin 4.7 dijelaskan
bahwa
berkas-berkas lamaran
diserahkan
95
kepada Divisi atau Bagian
yang
membutuhkan untuk diseleksi kesesuaiannya dengan
karakteristik
dan
deskripsi
pekerjaan yang telah ditetapkan
terlebih
dahulu.
Pada
pelaksanaanya, pada poin
4.6
berkas
lamaran yang masuk diseleksi tahap 1 oleh bagian
Rekrutmen
HRGA-Legal, poin
4.7
dan berkas
lamaran yang telah lulus seleksi tahap 1, diserahkan
untuk
96
diseleksi
kembali
oleh Kepala Bagian. • Poin 4.12 dan 4.13 dijelaskan
bahwa
calon karyawan yang lulus psikotes akan di interview oleh User dan
Bagian
Rekrutmen
HRGA-
Legal, atau Kepala Bagian atau Direktur, tetapi tidak dijelaskan secara jelas, bahwa hasil dari wawancara dicatat dalam Form Hasil Wawancara • Pada
SOP,
dijelaskan
tidak bahwa
karyawan yang telah berhasil
melewati
97
masa percobaan, akan diberikan
surat
karyawan tetap dari Staf
Administrasi
HRGA-Legal 18.
Tidak
terdapat
M utasi,
SOP
Promosi
X3
dan
Diusulkan
--
dibuatnya
Demosi Karyawan
--
--
SOP
ISO 9001:2008 Clause
4.1 9 Evidence 9 Audit
M utasi,
Promosi
General
dan
Demosi
Requirements,
checklist/
4.2
Note
Karyawan
Documentation Requirements 19.
Terdapat
X3
ketidaklengkapan persetujuan Permohonan Sarana
Formulir Perbaikan
Kantor
Formulir Perbaikan Maintenance
isi
dan
Permohonan Kepada
Diusulkan
agar
--
--
--
ISO 9001:2008
Formulir
Clause
Permohonan
Documentation
9 Evidence
Perbaikan Sarana
Requirements
9 Audit
4.2
Kantor
checklist/
diverifikasi
Note
lengkap HRGA-Legal
oleh
98
Supervisor (Diajukan Oleh), HRGA-Legal Department (Permohonan Diterima
Oleh),
Pimpinan
Divisi
dan HRGA-Legal Supervisor (Diterima serta
Oleh)
Formulir
Permohonan Perbaikan Kepada Maintenance diverifikasi secara lengkap
oleh
HRGA-Legal Supervisor (Diajukan Oleh), Pimpinan Divisi,
99
Maintenance (Dilaksanakan Oleh) dan HRGALegal Supervisor (Hasil Pelaksanaan Diterima Oleh) 20.
Pada
SOP
Perawatan
Diusulkan
agar
Infrastruktur poin 4.2.2
pada
SOP
dijelaskan
ditambahkan
Documentation
keterangan
Requirements
memastikan
GA bahwa
X3
--
--
--
ISO 9001:2008 Clause
4.2
semua infrastuktur telah
mengenai
dilaksanakan
Work Instruction
Legal.2-SOP.08
(WI) yang terkait
Perawatan
perawatannya
sesuai
dengan checklist, tetapi tidak dijelaskan prosedur secara rinci
rinci,
prosedur
tersebut
terdapat
pada Work Instruction (WI)
kode
SOP PP. HRGA-
Infrastruktur
9 Evidence 9 Audit checklist/ Note
100
21.
Pada
SOP
Perawatan
Diusulkan
agar
Infrastruktur poin 4.2.3
pada
SOP
dijelaskan apabila dalam
ditambahkan
Documentation
perawatan
keterangan
Requirements
checklist/
SOP PP. HRGA-
Note
kerusakan,
ditemukan maka
melakukan internal,
GA
mengenai
perbaikan tetapi
tidak
dijelaskan
prosedur
secara
rinci,
prosedur
tersebut
terdapat
rinci
X3
--
--
--
ISO 9001:2008 Clause
kode
4.2 9 Evidence
Work Instruction
Legal.2-SOP.08
(WI) yang terkait
Perawatan
9 Audit
Infrastruktur
pada Work Instruction (WI) 22.
Tidak terdapat prosedur yang
mengatur
pengadaan sarana kantor
X3
Diusulkan
--
--
--
ISO 9001:2008 Clause
4.1 9 Evidence
Pengadaan Sarana
General
9 Audit
Kantor
Requirements,
checklist/
4.2
Note
dibuatnya
WI
Documentation Requirements
101
23.
Belum
dilakukan
X3
Diusulkan
agar
--
--
--
ISO 9001:2008 4.2 9 Evidence
verifikasi dari karyawan
dilakukan
Clause
yang
mengajukan
verifikasi
Documentation
perbaikan
karyawan
permohonan internal
yang
Requirements
mengajukan
9 Audit checklist/ Note
permohonan perbaikan internal sebagai
bukti
bahwa pelaksanaan perbaikan
telah
selesai 24.
Prosedur
Kritik
dan
X3
Diusulkan
agar
--
--
--
ISO 9001:2008
Saran
belum
prosedur
kritik
Clause
dilaksanakan
karena
dan
saran
Internal
kurangnya
sosialisasi
terhadap karyawan
5.5.3 9 Evidence 9 Audit
disosialisasikan
Communication
checklist/
kepada karyawan
SOP PP. HRGA-
Note
Legal.2-SOP.09 Kritik dan Saran
102
25.
Pada
SOP
Pemutusan
X3
Diusulkan
untuk
--
--
--
SOP PP. HRGA-
dilakukan
Legal.2-SOP.10
9 Evidence
penambahan
Pemutusan
9 Audit
pengecualian bahwa bagi
prosedur
Hubungan Kerja
yang mengajukan surat
pengecualian
pengunduran diri tidak
tersebut
sesuai dengan ketentuan
SOP agar lebih
yang ada,
jelas
Hubungan
Kerja tidak
terdapat
prosedur
tidak
mendapat
akan
checklist/ Note
dalam
Surat
Referensi Kerja untuk karyawan
tetap
atau
Surat Keterangan Kerja untuk karyawan dalam masa percobaan 26.
Pada
Exit
Clearance terdapat
Form ketidaklengkapan tangan
oleh
tanda
X2
Dirapikan
5/10/ 11
5/10/11
--
ISO 9001:2008 Clause
4.2 9 Evidence
Documentation
9 Audit
Direktur,
Requirements
checklist/
Accounting
Manager,
SOP PP. HRGA-
Note
Financial
Manager,
Legal.2-SOP.10
103
Pemutusan
HRGA-Legal Manager
Hubungan Kerja 27.
Penamaan
kode
Form
Diusulkan
agar
Usulan Pemotongan Gaji
penamaan
kode
tidak sesuai antara SOP
form
Pemutusan
disamakan
Kerja
X3
Hubungan
dengan
--
--
--
tersebut
SOP PP. HRGALegal.2-SOP.10
9 Evidence
Pemutusan
9 Audit
Hubungan Kerja
di
SOP dan website
website
checklist/ Note
Puspa One agar
Puspa One
lebih mudah form tersebut
lebih
mudah dicari 28.
Belum
dilakukan
X3
Diusulkan
agar
evaluasi bagi penyebab
setiap
3
bulan
karyawan mengundurkan
sekali
dilakukan
diri
perhitungan evaluasi persentase karyawan mengundurkan
dan
--
--
--
ISO 9001:2008 Clause 5.6.2
9 Evidence
Input Review,
9 Audit
8.5.1 Continual
checklist/
Improvement
Note
104
diri alasannya
serta untuk
dijadikan referensi perbaikan perlakuan terhadap karyawan 29.
Pada
SOP
Penundaan
X3
Diusulkan
agar
--
--
--
SOP PP. HRGA-
menambahkan
Legal.2-SOP.11
9 Evidence
dicantumkan bahwa form
form tersebut ke
Penundaan
9 Audit
yang
dalam Puspa One.
Penggajian
Penggajian
poin
terkait
Penundaan
4.1,
dengan
Penggajian
adalah Form PP. HRGALegal.4-FR.67, sedangkan
pada
kenyataannya, di Puspa One tidak terdapat form tersebut.
checklist/ Note
105
30.
Pada
SOP
Pelatihan
Diusulkan
agar
Karyawan, Seleksi dan
dalam
SOP
Rekrutmen, Penyelesaian Penundaan tidak
Penggajian dijelaskan
X3
--
SOP PP. HRGA9 Evidence
tersebut
Pelatihan
9 Audit
diterangkan
Karyawan, SOP
checklist/
PP. HRGA-
Note
secara perbedaan
dari
Kepala
Bagian,
--
Legal.2-SOP.02
mengenai definisi peran Kepala
--
jelas peran Bagian,
User, Kepala Divisi, dan
User,
Kepala
Pimpinan Departemen
Divisi
dan
Legal.2-SOP.07 Seleksi dan Rekrutmen, SOP PP. HRGA-
Pimpinan
Legal.2-SOP.12
Departemen
Penyelesaian Penundaan Penggajian
106
4.5 Pemetaan SOP (Standard Operating Procedure) 4.5.1
Marketing Ethical Prosedur 9 SOP Marketing Plan 1. Setiap awal bulan Oktober, Pimpinan M arketing mengarahkan tim untuk membuat perencanaan strategis tahun mendatang. 2. Perencanaan M arketing yang dilakukan adalah untuk produkproduk yang sudah mendapatkan nomor registrasi atau izin dari instansi yang berwenang yang sudah dipasarkan. 3. M arketing melakukan: •
Product Manager
melakukan
analisis
pasar
untuk
mendapatkan informasi keadaan makro (ekonomi, sosial, politik), mikro (market size, market trend dan competitor). •
Marketing Manager melakukan analisis sales untuk memperoleh informasi sales trend, market share dan atau potential customer.
•
Analisis produk menetapkan strategi penjualan yang tepat dengan karakteristik produk tersebut.
4. Product Manager, Marketing Manager dan atau pejabat setingkatnya membuat rancangan Marketing Plan untuk setiap produk yang menjadi tanggung jawab masing-masing yang terdiri: •
Target penjualan (Sales Forecast), anggaran, dan strategi pemasaran.
•
Jumlah field force, area penempatan dan strategi penjualan.
5. Product Manager, Marketing Manager dan atau pejabat setingkatnya mengajukan persetujuan rancangan Marketing Plan kepada General Manager dan atau pejabat setingkatnya. 6. General Manager dan atau pejabat setingkatnya menganalisa, menyempurnakan dan merangkum rancangan Marketing Plan, mencakup seluruh produk yang menjadi tanggungjawabnya.
107
7. General Manager dan atau pejabat setingkatnya mengajukan persetujuan
rancangan Marketing
Plan kepada Direksi
selambat-lambatnya akhir November tahun berjalan. 8. Pimpinan M arketing dan atau Direksi melakukan koordinasi dengan pimpinan divisi terkait untuk mensosialisasikan Marketing Plan yang telah disetujui oleh Direksi selambatlambatnya akhir Desember tahun berjalan. 9. Pimpinan M arketing akan melakukan evaluasi terhadap keberhasilan setiap Marketing Plan yang ada, dan jika ada rencana yang tidak berhasil dilakukan, diberikan alasannya. Hasil evaluasi akan dijadikan bahan referensi dalam membuat Marketing Plan berikutnya. 9 SOP Handling Customer Complain 1. Field
Force atau Marketing Admin menerima keluhan
pelanggan baik secara lisan maupun tulisan melalui telepon, surat atau email. 2. Marketing Admin mencatat keluhan pelanggan pada Form Catatan Keluhan Pelanggan (PP.ETH.4-FR.01) dan melakukan identifilkasi kategori keluhan dengan parameter sebagai berikut : Kategori
Penanggungjawab
Otorisasi
Permasalahan
Divisi
Keluhan Pelanggan
Produk
Marketing
Product Manager
Pengiriman
Logictic
Logistic Manager
Pembayaran
Finance
Finance Manager
Pelayanan
Marketing
Sales Sales
Kelayakan
Manager/Area Manager
atau
penjabat setingkatnya Kualitas Produk
PPIC
PPIC
108
3. Product Management bersama divisi terkait menganalisa keluhan yang diterima dan melakukan verifikasi kepada pelanggan. Apabila diperlukan dan dimungkinkan verifikasi dilakukan di lokasi pelanggan. 4. Product Management akan menerbitkan Form Follow Up Keluhan
Pelanggan
(PP.ETH.4-FR.02)
untuk
dilakukan
verifikasi dari Quality Control, menentukan jenis complain, menentukan tindakan yang harus dilakukan. 5. Complain dibagi menjadi 2 yaitu Justified (dapat di-handle) dan Unjustified (tidak dapat di-handle). Untuk Justified harus membuat CAPA dengan
menggunakan
Form Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan (PP.QM R4-FR.10) dan dilaporkan ke QM R. 6. Product Management bersama dengan divisi terkait melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. 7. Field Force akan menerima surat konfirmasi keluhan dan penggantian
barang
dari
Product
Management
dan
menyerahkannya kepada pelanggan. 8. Pelanggan akan menandatangani surat tanda terima atas surat konfirmasi keluhan serta penggantian barang yang telah diterima. Field Force menginformasikannya kepada Product Management. 9. QM R akan melakukan verifikasi tindakan dengan terlebih dahulu melihat tanda tangan pelanggan pada surat tanda terima. 10. Keluhan pelanggan dianggap selesai apabila tidak muncul ketidaksesuaian dan atau keluhan yang sama dari pelanggan yang bersangkutan. 11. Keluhan pelanggan
yang telah dianalisa oleh Product
Management bersama divisi terkait diserahkan ke Marketing Admin.
109
12. Secara periodik 1 (satu) bulan sekali Marketing Admin merekap data keluhan pelanggan untuk dilaporkan ke M anajemen. 9 SOP Customer Satisfaction Monitor 1. Sekretariat berkoordinasi dengan Product Management akan membuat rencana kerja untuk pengukuran tingkat kepuasan pelanggan. •
Pelaksanaan monitoring pengukuran tingkat kepuasan pelanggan dilakukan setahun sekali setiap bulan A gustus.
•
Tentukan
prioritas
pelanggan
berdasarkan
kinerja
pengukuran
tingkat
organisasi. 2. Product
Management
melaksanakan
kepuasan pelanggan melalui salah satu metode : •
Tanya jawab dengan pelanggan.
•
M engirimkan
Form
Kuesioner
Survey
Kepuasan
pelanggan (PP.ETH.4-FR.03). •
M eninjau kinerja organisasi melalui klaim dan keluhan pelanggan.
3. Sekretariat berkoordinasi dengan Product Management untuk menindaklanjuti hasil pemantauan kepuasan pelanggan secara kualitatif dan kuantitatif dengan: •
Pengumpulan data
•
Analisa data
•
M embuat laporan hasil akhir atau kesimpulan
4. Sekretariat melakukan koordinasi guna membahas hasil survey dengan divisi terkait serta menetapkan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
(PP.QM R4-FR.10) merujuk arahan pimpinan
tertinggi Divisi M arketing. 5. Product Management melakukan monitoring hasil survey untuk memastikan dilaksanakan.
bahwa
tindakan
koreksi
dan
pencegahan
110
6. General Manager dan atau pimpinan setingkatnya melaporkan hasil
pelaksanaan
survey
kepuasan
pelanggan
dan
perkembangan monitoring-nya kepada Direksi didalam agenda tinjauan manajemen. 7. Product Management melakukan evaluasi khusus terhadap efektifitas pelaksanaan CAPA dalam bentuk terdokumentasi. 9 SOP Product Recall 1. Setelah menerima informasi penarikan produk dari Regulatory Officer, tim M arketing menginformasikan secara langsung ataupun melalui telepon, email atau fax, ke distributor, apotik, instalasi farmasi Rumah Sakit, disertai dengan memberikan Form Product Recall (PP.ETH.4-FR.04) yang harus diisi dan dikirim kembali ke Puspa Pharma dalam waktu 2 x 24 jam. 2. Tim M arketing memberikan informasi rekonsiliasi, dengan mengidentifikasikan jumlah lot produk yang diterima di gudang, tersisa di gudang dan yang sudah didistribusikan. 3. Logistik/distributor memberikan informasi yang dapat dilacak dengan baik, dengan memberikan daftar pelanggan yang menerima batch yang terlibat dan jumlah total unit yang dikirim setiap kali. 4. M arketing bekerja sama dengan Distributor, menarik produk yang di-recall dengan cara mendatangi pelanggan jika dibutuhkan. 5. Dokumen Product Recall akan disimpan oleh Logistik dan M arketing minimum selama 7 tahun. 6. Produk yang sudah ditarik dari market akan dikumpulkan di gudang logistik dan penanganan selanjutnya tergantung dengan keputusan Management Puspa Pharma.
111
9 SOP Order Management 1. Marketing Admin menerima Puchase Order (PO) dari distributor melalui fax atau email . 2. PO dimintakan persetujuan kepada General Manager melalui mekanisme : •
Approval PO dilakukan dengan cara menandatangani hardcopy, atau jika persetujuan PO via email, harus terlampir bukti email yang sudah dicetak.
3. PO yang telah disetujui diserahkan Marketing Admin ke bagian Accounting. 4. Marketing Admin mendapat tanda terima PO dari bagian Accounting berupa tanda tangan. 5. Marketing Admin akan memastikan PO distributor terpenuhi melalui program Insys, dan Marketing Admin akan mencatat tanggal Sales Order, tanggal dan nomor Delivery Order. 6. Jika PO tidak terpenuhi, maka Marketing Admin akan memberikan informasi ke distributor via email. 9 SOP Pengajuan dan Permintaan Biaya 1. M arketing mengajukan permintaan biaya dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukung. 2. Marketing Admin mengisi Form Permohonan Pengeluaran Biaya/PPB (PP.FIN.4-FR.03) yang telah
diajukan
oleh
M arketing. 3. Marketing Admin meminta persetujuan Sales Manager/Group Sales Manager, Marketing Manager & General Manager. 4. Untuk pengajuan PPB level tertentu, persetujuan diajukan sampai level Direktur (Approval PPB M engacu pada matriks approval PP.ETH.5-SD 03). 5. Bila pengajuan dana ditolak oleh Direktur maka proses dianggap batal dan Marketing Admin menginformasikan ke
112
M arketing yang mengajukan. Setelah diperbaiki dapat diajukan kembali ke nomor 1. 6. Bila
pengajuan
dana
disetujui,
Marketing
Admin
meregistrasikan pengajuan dana tersebut ke Accounting untuk diproses lebih lanjut ke Finance. 7. Finance memberikan informasi
tanda bukti transfer ke
Marketing Admin melalui email. 8. Marketing
Admin
menginformasikan
bukti
transfer
ke
M arketing. 9 SOP Pengajuan Permintaan Produksi Produk 1. Untuk produk yang sudah dipasarkan, Business Development Manager menganalisa hasil trend penjualan oleh Sales Team dan membandingkan dengan stok produk yang ada. 2. Permintaan produksi dijalankan bila stok yang tersedia sudah mendekati minimum stok level, sesuai dengan trend penjualan yang terjadi. 3. Untuk produk baru, permintaan produksi dilaksanakan bila produk baru sudah mendapatkan Nomor Izin Edar dari Badan POM , serta M arketing sudah memutuskan untuk meluncurkan produk tersebut. 4. Permintaan produksi dijalankan dengan menggunakan Form Pengajuan Produksi Produk Baru (PP.PPIC.4-FR.04) dan dilampiri oleh Forecast Order (PP.PPIC.4-FR.01). 5. Pengajuan kedua formulir tersebut atas persetujuan GM dan Direktur dan diajukan ke PPIC.
113
Activity Diagram 9 SOP Marketing Plan
114
9 SOP Handling Customer Complain
115
9 SOP Customer Satisfaction Monitor
116
9 SOP Product Recall
117
9 SOP Order Management
118
9 SOP Pengajuan dan Permintaan Biaya
119
9 SOP Pengajuan Permintaan Produksi Produk
120
4.5.2
PPIC Prosedur 9 SOP Pengendalian Inventory
MARKETING 1. M arketing membuat Forecast Sales untuk 1 tahun dengan menggunakan Form Forecast Order (PP.PPIC.4-FR.01) (Hardcopy). 2. M arketing mendapatkan persetujuan atas Forecast Sales yang dibuat dari Direksi.
PPIC 3. M enentukan minimum stok inventory dengan menggunakan ukuran kuantitas barang dan menentuka minimum stok raw material dan lead time. 4. M embuat analisa inventory (PP.PPIC.3-WI.01) sebagai input order barang jadi ke bagian produksi dan atau supplier. 5. M embuat rencana order barang jadi ke bagian produksi dan atau supplier. 6. M embuat perintah produksi ke Bagian Produksi dan atau membuat Production Order (PP.PPIC.4-FR.02)
kepada
supplier. 7. M elakukan analisa inventory dengan menggunakan Form Plan Inventory (PP.PPIC.4-FR.03) dan ditandatangani oleh pihak General Manager atau Direksi, kemudian dibandingkan dengan penjualan yang terjadi untuk kemudian me-review inventory dan perencanaan bulan berikutnya.
8. M emastikan barang jadi dari Produksi sesuai dengan prosedur
penerimaan
barang
Penerimaan dan penyimpanan barang).
(PP.LOG.2-SOP.01
121
9 SOP Produksi Produk Baru 1. Bagian M arketing memberikan gagasan / ide untuk membuat produk baru dengan membuat Form Pengajuan Produksi Produk Baru (PP.PPIC.4-FR.04) dan disertakan Forecas t Order (PP.PPIC-FR.01) selama 12 bulan kepada PPIC. 2. PPIC mencari supplier atau pihak ketiga yang dapat memproduksi gagasan / ide produk tersebut. 3. PPIC mendapatkan informasi perkiraan biaya dan mengajukan ke Direksi. 4. PPIC menginformasikan ke M arketing 5. M arketing mengajukan registrasi produk baru berdasarkan Prosedur Registrasi Produk Baru di BPOM (PP.RO.2-SOP.01) 6. M emantau
perkembangan
proses
produk
baru
dan
dicantumkan ke dalam laporan perkembangan dalam indeks (%).
122
Activity Diagram 9 SOP Pengendalian Inventory
123
9 SOP Produksi Produk Baru
4.5.3
Purchasing Prosedur 9 SOP Prosedur Pembelian 1. User membuat Purchase Request (PP.PUR.4-FR.01 Purchase Request). Purchase Request mendapat persetujuan dari atasan User sesuai dengan matriks approval. Purchase request yang telah disetujui diberikan kepada Purchasing atau User untuk dijalankan. 2. Purchasing atau User menghubungi supplier untuk meminta penawaran harga atau konfirmasi harga untuk repeat order.
124
Untuk item/jasa baru, Purchasing atau User mencari minimal 2 (dua) supplier untuk perbandingan harga dan User mengajukan permohonan penambahan item baru ke IT sesuai dengan WI Pembuatan Master Data Item (PP.IT.3-WI.04) 3. Purchasing memproses input PO (PP.PUR.4-FR.04 Purchase Order)
ke dalam SAP.
PO yang sudah
diterbitkan
ditandatangani oleh Purchasing Manager. Jika Purchase request sudah ditandatangani oleh Direktur, maka PO diverifikasi oleh Finance. Jika Purchase request belum ditandatangani oleh Direktur, maka PO harus ditandatangani oleh Direktur. Untuk PO Intercompany, PO yang sudah diterbitkan ditandatangani oleh Purchasing dan diberikan kepada Accounting. 4. Untuk PO yang harus direvisi karena terjadi perubahan spesifikasi
barang
(ukuran
dan
atau
warna)
yang
menyebabkan terjadinya perubahan harga lebih tinggi dari nilai PR sebelumnya, maka user mengajukan PR baru dan mengajukan revisi PO ke Purchasing. Sedangkan perubahan yang menyebabkan terjadinya perubahan harga lebih rendah dari
nilai
PR
sebelumnya,
maka
user
cukup
menginformasikan secara tertulis kepada Purchasing agar sisa nilai PO dapat di-close (jika PO sudah diselesaikan pembayarannya). 5. Penerimaan barang •
Untuk PO Item, barang diterima oleh pihak Gudang dan gudang menerbitkan GRPO (Good Received Purchase Order) dan mengisi Form Berita Acara Pemeriksaan Barang (PP.PPIC.4-FR.05 Form Berita Acara Pemeriksaan Barang). Barang diperiksa oleh QC dan hasil pemeriksaan di verifikasi oleh Purchasing
125
atau PPIC. Penerimaan dan penyimpanan barang (PP.LOG.2-SOP.01). •
Untuk PO Jasa, User atau Purchasing menerima & memeriksa jasa sesuai dengan spesifikasi PO dan mengisi tanda terima jasa.
6. Proses pembayaran atas PO Proses pembayaran atas PO dibagi menjadi dua berdasarkan kesepakatan dengan supplier. •
PO Pembelian dengan Credit Term Pembelian dengan credit term adalah pembelian dengan pembayaran dalam jangka waktu tertentu sesuai kesepakatan dengan supplier. a.
Accounting menerima kwitansi tagihan
dari
supplier
dari
dilengkapi
dengan
PO
Asli
Purchasing atau User, GRPO dari Logistik atau Tanda Terima barang/jasa dari supplier. b.
Accounting memproses tagihan supplier ke dalam SAP dengan membuat AP Invoice dan Purchasing atau User membuat Voucher Bank atau Kas (BBK atau BKK) yang sudah diverifikasi oleh atasan Purchasing atau User.
c. Setelah disetujui oleh Direktur, AP Invoice dan seluruh
dokumen
pendukung
dikirimkan
ke
Finance untuk proses pembayaran. •
PO Pembelian dengan Uang M uka (DP) Pembelian dengan uang muka adalah pembelian dengan pembayaran sebelum penerimaan barang atau pada saat bersamaan dengan penerimaan barang. a. Purchasing atau User menyerahkan PO ke bagian Accounting untuk dibuatkan AP Down Payment melalui SAP.
126
b. AP DP diserahkan ke Finance untuk proses pembayaran. c. Bukti pembayaran di Fax ke supplier dengan diketahui Purchasing atau User. Bila pembayaran dengan tunai, Finance memberikan uang tunai dengan tanda terima kepada Purchasing atau User. d. GRPO/Tanda
Terima,
PO
diserahkan
ke
Accounting untuk pembuatan AP Invoice melalui SAP. e. AP Invoice dan seluruh dokumen pendukung diserahkan
ke
Finance
untuk
pelunasan
pembayaran. 7. Setiap bulan, bagian Purchasing akan membuat laporan pembelian dan outstanding PO untuk diserahkan kepada Purchasing M anager 9 SOP Seleksi dan Evaluasi Supplier 1. Seleksi Supplier •
User mencari data supplier baru dan supplier pembanding
(khusus
untuk
jasa tertentu
tidak
diperlukan supplier pembanding seperti event job fair, dll). •
User melakukan seleksi sesuai dengan kriteria yang ada pada Form Seleksi Supplier (PP.PUR.4-FR.02) dengan disertai rangkuman hasil analisa transaksi secara objektif.
•
User mengajukan persetujuan hasil seleksi supplier kepada atasan langsung dan atau pihak terkait lainnya yang sesuai dengan tanggung jawab pekerjaan.
•
User melaporkan hasil seleksi supplier kepada Purchasing.
127
•
Purchasing melakukan verifikasi data supplier yang diberikan oleh user dan mendaftarkan supplier yang lulus seleksi ke dalam daftar supplier terpilih.
2. Evaluasi Supplier •
User melakukan evaluasi supplier minimal setiap 6 bulan sekali berdasarkan kriteria yang terdapat pada Form
Evaluasi
Supplier
(PP.PUR.4-FR.03)
dan
dokumen panduan evaluasi supplier dengan disertai rangkuman hasil analisa transaksi secara objektif. •
User mengajukan persetujuan hasil evaluasi supplier kepada atasan langsung dan atau pihak terkait lainnya yang sesuai dengan tanggungjawab pekerjaan.
•
User melaporkan hasil evaluasi supplier kepada Purchasing.
•
Purchasing melaporkan hasil evaluasi kepada supplier dan meminta tanggapan dari supplier atas hasil evaluasi. Purchasing mengeluarkan nama supplier yang tidak memenuhi kualifikasi dari daftar supplier terpilih.
3. Daftar supplier terpilih dimasukkan kedalam SD Purchasing
128
Activity Diagram 9 SOP Prosedur Pembelian S uppl e i r
U ser
Me mb u a t P u rc h a se
At asan Use r
P urch asin g
IC T
Pur chas n i g M anage r
Di r ektu r
Fi nance
A ccount n i g
Log si t ki
Qua il ty Co ntr ol
Re q u e st ( P R )
{P u rc h a se Re q u e s t}
Me n g a j u k a n p e rs e tu u j a n PR
Me n y e tu u j i p e n g a u j a n PR
{P u r ch a se Re q u e s t}
[A p p ro v e d ] M e n y e ra h ka n P R
M e n e rm i
a PR
Ba r a n g
a r a B n g
l a ma
b a ru
Me mn i ta p e n a w a r a n a ta u k o n fri m a si h a rg a
M
m e
n i ta p e n a wa r a n h a rg a
M e m b e rki a n p e n a wa r a n
Me m
e r ki a b n
a ta u k n o f rm i a s i h a r g a
e n a w a ra n p
h a rg a
{ S u r a t Pe n a wa r a n H a rg a }
Me mb a n d n i g ka n
{S u ra t P e n a wa r a n /K o n fri m a si H a rg a }
d u a u s p p e il r
M e m li h i Su p p l e i r
Me n g a u j k a n p e n a m
e r mo h p o n a n
a h a n ti e b m
b a ru
{F o r m M o d fi ki a s i D a ta b a se I e t m M a s te r D a t a }
Me a l k u k a n p e n a mb a h a n te i m b a r u
Me a l k u k a n p e m e sa n a n a n b a ra n g [ O P [P O
Ba i sa ]
In te r co m p a n y] {P O }
M
n a n d e a t a n g a n iP O Me n g a u j ka n P O
M
n a n d e a t a n g a n iP O
{ P O}
[A p p ro v e d ] Me n g a u j k a n
{P O }
p e r se t u j u a n PO Me n y e ra h k a n PO [ A p r o ve d 1 ] M e n ye tu j u i PO
{P O }
Me mi n t a v re fi ki a s i PO [ A p rp o ve d 2 ] Me a l k u ka n v e fri ki a si P O
{P O }
[ Ap r o v e d 3 ]
M e n g ri m k a n
Me n e r m i a
PO
PO
M e n g ri m k a n b a r a n g
{T a n d a T re m i a }
[P O
tI m e
]
Me n e r m i a b a ra n g
Me n e r m i a b a ra n g
[P O J a s a ] {T a n d a Te m ri a }
M e n e rb ti ka n G
o d R e c e vi e d
Me me r ki s a b a r a n g u r ch a s e O d P r e r G ( RP O) [ T e sir ]i
M e n g si it n a d a t re m i a {G R P O }
{T a n d a e r m T i a }
Me n g si i F o rm
B re ta i
{ P O
}
Me m
r ki s a b a e r a n g
A ca r a
P e m e r ki sa a n B a ra n g (F B A P B ) [ e T r si ]i
{ FBAPB}
{H a s li Me a l ku k a n e v r fi ka s i h a s li p e m e r ki sa a n
P e m e rki s a a n }
{ Ta n d a Te r m i a } Me n y m i p a n b a ra n g {H a s li P e m e rki s a a n }
[T e rv e ri kfi a s ]i Me a l k u k a n p e n a g h i a n
[ C re d ti T re m ]
{G
RP O}
{P O } { Ku i ta n si Ta g h i a n }
M
M e m b u a tv o u ch e r b a n k /k a s
m e
r o se s t g p a h i a n s u p l e i r
M e m b u a tA P
n I v o i ce
{A P I vn o ci e }
{ Vo u c h e r B a n k/ K sa } Me mi n t a p e rs e tu u j a n A P In v o ci e
Me n y e t u u j iA P M
n I vo i ce
m i n ta v e fri ki a si V o u ch e r B n e a k /K a s M
l a ku k a n e e v r fi ka s i V o u ch e r B n a k /K a s {A P I n o v ci e } Me n y e r a h k a n A P I vn o ci e {V o u ch e r [A p p r o ve d ] Ba n k /K a s }
Me mi n t a p e r s e t u u j a n
Vo u c h e r B a n k/ K a s [T e rv e fri ki a si ]
Me n y e tu u j i Vo u c h e rB a n k /K a s
{ V o u c h e r B a n k/ K sa }
[ A p rp o ve d ] M e n ye ra h k a n V u o c h e rB a n k /K a s
Me l a ku k a n p ro se s p e m b a ya r a n
Me n y e ra h k a n
{ P O}
O P M e m b u a tD o w n P a y m e n t
Me a l k u ka n p r o s e s p e m
a y a ra n b { Do w
n P ya m e n t}
a n g mu k a u
{ B u k ti P e m b a ya ra n } [ Ta r n sf re ]
[T u n a i ]
M e n g ri m k a n
Bu k ti
M
m b e e r ki a n u a n g tu n a i d e n g a n t a d n a t re m i a
P e m b a ya ra n k e S u p il e rm e l a l u if xa
M e n ye r a h k a n GRP O/ a n d a Te m T ri
a d a n PO
{T a n d a {G R P O }
{P O } e r m T i a }
M e m b u a tA P
n I v o i ce
{A P
M e n ye r a h k a n A P In v o ci e {P O }
Me a l k u ka n p e u l n a s a n p e mb a y a ra n M
m e
u a t L a b p o ra n B u a l n a n
Da n O
tu ts a d n n i g PO
{O
tu ts a d n n i g
P O} { L a p o ra n M e n e rm i
a a l p o r a n p e m
P e mb e a il n } d a n o u t ts a d n n i g PO
e il a n b
n I v o i ce }
129
9 SOP Seleksi dan Evaluasi Supplier o SOP Seleksi Supplier
130
o SOP Evaluasi S upplier
4.5.4
HRGA-Legal Prosedur 9 SOP Klaim Biaya Pengobatan 1. Bagian HRGA-Legal menerima pengajuan klaim pengobatan lengkap dari karyawan dengan disertai kuitansi asli dan voucher. Bagian HRGA-Legal Reimbursement
Form
menggunakan Medical
(PP.HRGA-Legal.4-FR.56)
untuk
mencatat permohonan klaim biaya pengobatan dari karyawan.
131
2. Bagian HRGA-Legal memeriksa kelengkapan dan kebenaran data klaim tersebut. Jika berkas klaim pengobatan tidak lengkap
dan
atau
tidak
benar
maka
seluruh
berkas
dikembalikan kepada karyawan. 3. Jika pengajuan klaim melebihi plafon yang ditetapkan, maka Bagian HRGA-Legal akan memberitahukan kepada karyawan yang bersangkutan untuk penolakannya 4. Bagian HRGA-Legal menyerahkan Medical Reimbursement Form ke Bagian Accounting untuk diproses ke Bagian Finance setelah ditandatangani oleh HRGA-Legal Manager. 9 SOP Cuti dan Ijin 1. Permohonan cuti kecuali cuti masal harus diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan dengan mengisi lengkap Kartu Cuti (PP.HRGA-Legal.4-FR.01), Kartu Cuti yang telah diisi oleh karyawan diserahkan kepada kepala bagiannya untuk mendapatkan persetujuan. 2. Bagian HRGA-Legal merevisi Kartu Cuti jika pengajuan cuti tidak disetujui oleh atasan dari karyawan yang bersangkutan. 3. Jika disetujui, Kartu Cuti tersebut diserahkan kepada Bagian HRGA-Legal untuk pencatatan sisa hak cuti. 4. Bagian HRGA-Legal menginformasikan kepada karyawan akan hasil persetujuan HRGA-Legal Manager terhadap cuti yang diajukan. 5. Permohonan ijin harus diajukan karyawan dengan mengisi lengkap Form Ijin M eninggalkan Kantor (PP.HRGA-Legal.4FR.04b) untuk mendapat persetujuan kepala bagian dan kemudian diserahkan kepada Bagian HRGA-Legal untuk disetujui HRGA-Legal Manager atau
jika HRGA-Legal
Manager tidak berada di tempat, persetujuan diwakilkan.
132
9 SOP Pelatihan Karyawan 1. Divisi HRGA-Legal melakukan analisa kebutuhan training dan menyusun program training berdasarkan beberapa sumber: •
Kesenjangan kompetensi
•
M asukan dari M anajemen/Divisi terkait
2. Divisi HRGA-Legal membuat rencana training 6 bulan sekali, berdasarkan kesenjangan kompetensi atau masukan dari manajemen/divisi terkait. 3. Alur permintaan training •
Untuk program training internal/eksternal berasal dari kesenjangan kompetensi
maka Divisi HRGA-Legal
membuat penilaian karyawan matrik kompetensi
yang
dinilai oleh Kepala Divisi/ Atasan langsung. –
Divisi HRGA-Legal menganalisa hasil penilaian karyawan matrik kompetensi.
–
Divisi HRGA-Legal segera melaporkan hasil GAP dan usulan training dengan menggunakan Form Usulan Training (PP.HRGA-Legal.4-FR.28) yang terdapat pada penilaian karyawan matrik kompetensi kepada Kepala Divisi.
•
Untuk program training eksternal berasal dari M asukan M anajemen/Divisi. terkait –
Divisi
HRGA-Legal
segera
mensosialisasikan
mengenai adanya training eksternal tersebut dan menanyakan secara interview kepada Kepala Divisi bahwa karyawannya ada yang diikutkan dalam training tersebut. –
Divisi HRGA-Legal segera membuat Form Usulan Training dan meminta persetujuan dari direktur, dan mendaftarkan peserta ke panitia yang mengadakan training tersebut.
133
–
Divisi HRGA-Legal membuat undangan dan diberikan kepada peserta training.
•
Untuk program training internal baik berasal dari kesenjangan
kompetensi
maupun
masukan
manajemen/divisi terkait –
Divisi HRGA-Legal melaksanakan training yang sudah dijadwalkan.
–
Divisi HRGA-Legal segera menginformasikan kepada Kepala
Divisi/Atasannya
bahwa
karyawannya
diikutkan dalam training tersebut dan memberikan usulan training kepada Kepala Divisi/Atasan. –
Divisi HRGA-Legal membuat undangan dan diberikan kepada peserta training.
4. Pelaksanaan Training Internal •
Peserta training datang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dan mengisi Form absensi kehadiran.
•
M endengarkan dan menyimak trainer/pembicara dengan baik.
•
Setelah dilakukannya training internal, karyawan akan mengisi Form Evaluasi Pelatihan Internal (PP.HRGALegal.4-FR.30) untuk menilai trainer dan training yang telah diberikan.
5. Evaluasi Training Internal •
Evaluasi training internal dapat dengan hasil Pre-Test dan Post-Test
•
Hasil tes (Pre-Test dan Post-Test) harus dilaporkan oleh Divisi HRGA-Legal secara tertulis kepada Kepala Divisi terkait selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah training diadakan.
134
6. Pelaksanaan Training Eksternal •
Peserta training datang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
•
M endengarkan dan menyimak trainer/pembicara dengan baik.
•
Setelah dilakukannya training eksternal, peserta training akan
mengisi
Form
Evaluasi
Pelatihan
Eksternal
(PP.HRGA-Legal.4-FR.31) untuk menilai trainer dan training yang telah diberikan. 7. Evaluasi Training Eksternal •
Evaluasi
training
eksternal
dengan
melakukan
presentasi/sharing internal kepada karyawan-karyawan terkait dan peserta mengisi Form Evaluasi Pelatihan Internal (PP.HRGA-Legal.4-FR.30). •
Hasil evaluasi training eksternal harus dilaporkan oleh Divisi HRGA-Legal secara tertulis kepada Kepala Divisi terkait selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah training diadakan.
8. Dokumentasi •
Divisi HRGA-Legal harus mendokumentasikan daftar hadir untuk training internal atau salinan sertifikat pelatihan untuk training eksternal, yang diterbitkan oleh pihak terkait yang diterbitkan oleh pihak penyelenggara.
9. Evaluasi Dampak Training •
Divisi HRGA-Legal akan melakukan evaluasi dampak training terhadap peningkatan produktivitas karyawan.
135
9 SOP Seleksi dan Rekrutmen 1.
Kepala Bagian yang menginginkan calon karyawan terlebih dahulu mengisi Form Permintaan Karyawan Baru (PP.HRGALegal.4-FR.40) sesuai dengan kebutuhan karyawan di bagian atau divisinya.
2.
Form Permintaan Karyawan Baru diteruskan ke Bagian Rekrutmen HRGA-Legal untuk dilakukan verifikasi (tanda tangan) pada Form Permintaan Karyawan Baru oleh HRGALegal Manager.
3.
Form Permintaan Karyawan Baru yang telah diverifikasi tersebut kemudian oleh Kepala Bagian yang bersangkutan diajukan kepada Direktur untuk disetujui.
Setelah disetujui
Direktur, Kepala Bagian menyerahkan Form Permintaan Karyawan Baru tersebut ke Bagian Rekrutmen HRGA-Legal 4.
Dateline setiap Form Permintaan Karyawan Baru adalah 3 bulan terhitung sejak Form Permintaan Karyawan Baru diterima oleh Divisi HRGA-Legal dan disetujui oleh Direktur sampai dengan calon karyawan tersebut bergabung.
5.
Bagian Rekrutmen HRGA-Legal menentukan cara-cara untuk memperoleh calon karyawan sesuai dengan kualifikasi yang telah ditentukan melalui proses rekrutmen, yaitu : •
Eksternal –
Iklan di media surat kabar, radio, atau internet.
–
Sekolah-sekolah atau universitas-universitas ternama dan memiliki alumni-alumni yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
•
Internal –
Iklan yang ditempel di dalam lingkungan perusahaan sendiri.
–
Rekomendasi dari karyawan internal.
136
6.
Berkas lamaran yang masuk, diseleksi atau dipilah oleh Bagian Rekrutmen
HRGA-Legal
sesuai
dengan
Bagian
yang
membutuhkan dan deskripsi pekerjaan yang ada. 7.
Berkas-berkas lamaran yang sudah diseleksi diserahkan kepada Divisi atau Bagian yang membutuhkan untuk diseleksi kesesuaiannya dengan karakteristik dan deskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
8.
Untuk berkas lamaran yang sesuai dengan Divisi atau bagian yang membutuhkan maka Bagian Rekrutmen HRGA-Legal menghubungi langsung calon karyawan untuk melakukan proses psikotes. Sedangkan untuk bagian Admintrasi, PPIC dan Accounting didahului dengan tes awal (tes excel).
9.
Calon karyawan datang dengan membawa data-data yang diperlukan dan mengisi Form Lamaran Kerja (PP. HRGALegal.4-FR.41) yang telah disediakan.
10. Bagian
Rekrutmen
HRGA-Legal
melakukan
psikotes,
sedangkan calon karyawan untuk Divisi M arketing yang tidak mengikuti psikotes harus mendapatkan persetujuan General Manager terkait dan mendapatkan rekomendasi dari calon atasan langsungnya. 11. Berdasarkan hasil psikotes (PP. HRGA-Legal.5-SD.10) Bagian Rekrutmen HRGA-Legal akan menetapkan rekomendasi atas calon karyawan. Jika calon karyawan direkomendasikan maka akan dilakukan prosedur sesuai nomor 12. Sedangkan jika calon
karyawan
tidak
direkomendasikan
maka
Bagian
Rekrutmen HRGA-Legal akan mendiskusikannya dengan user, bila user memutuskan untuk merekrut calon karyawan tersebut maka user harus meminta persetujuan General Manager terkait dan /atau Direktur yang dibuktikan secara tertulis ke Bagian Rekrutmen HRGA-Legal.
137
12. Calon karyawan yang dinyatakan lulus psikotes akan mengikuti proses interview dengan Bagian Rekrutmen HRGA-Legal dan user. Hasil interview dicatat dalam Form Hasil Wawancara (PP. HRGA-Legal.4-FR.39) 13. Untuk jabatan di atas Supervisor, wawancara dilakukan hanya oleh Kepala Bagian yang membutuhkan dan / atau Direktur. 14. Bagian Rekrutmen HRGA-Legal akan bernegosiasi dengan calon karyawan mengenai kompensasi (gaji) berdasarkan usulan dari Kepala Bagian sedangkan untuk karyawan diatas level Supervisor, negosiasi akan dilakukan dengan General Manager terkait dan/atau Direktur. 15. Bila tercapai kesepakatan maka Bagian Rekrutmen HRGALegal akan membuat Form Persetujuan Karyawan Baru (PP. HRGA-Legal.4-FR.35) yang berisi rincian gaji, tunjangantunjangan, dan tanggal calon karyawan tersebut untuk mulai bekerja di perusahaan. 16. Staf Administrasi HRGA-Legal membuat Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT-Form PP. HRGA-Legal.5SD.02) atau Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT-Form PP. HRGA-Legal.5-SD.13) untuk ditandatangani oleh calon karyawan. 17. Setelah Perjanjian Kerja ditandatangani oleh pihak perusahaan dan calon karyawan sebanyak 2 (dua) rangkap, maka masingmasing pihak menyimpan perjanjian kerja tersebut. 18. Penandatanganan Perjanjian Kerja : a. Untuk jabatan di bawah Manager, pihak perusahaan diwakili oleh HRGA-Legal Manager. b. M ulai dari jabatan Manager ke atas, pihak perusahaan diwakili oleh Direktur. 19. Pada hari pertama kerja, calon karyawan datang ke Divisi HRGA-Legal terlebih dahulu.
138
20. Setelah
menerima
penjelasan,
maka
selanjutnya
Staf
Administrasi HRGA-Legal akan mendaftarkan nama yang bersangkutan ke dalam mesin pencatat kehadiran,
lalu
mengantarkan karyawan tersebut ke Divisi yang terkait. 21. Selama masa percobaan atau kontrak 3 (tiga) sampai 6 (enam) bulan maka tanggung jawab pengawasan karyawan berada di Divisi HRGA-Legal, kecuali untuk posisi tertentu. 22. Setelah
melewati
masa
percobaan
atau
kontrak,
Staf
Administrasi HRGA-Legal akan memberikan surat kerja tetap kepada karyawan tersebut. 9 SOP Perawatan Infrasturktur 1. Penyusunan Jadwal Perawatan Berkala GA menyusun jadwal perawatan Infrastruktur lainnya secara berkala. 2. Pelaksanaan Perawatan Berkala •
GA mengumpulkan checklist dan data infrastruktur.
•
GA
memastikan
dilaksanakan berdasarkan
bahwa
semua
perawatannya sesuai
infrastuktur dengan
telah
checklist
WI Perawatan Infrastruktur (PP.HRGA-
Legal.3-WI.19). •
Apabila dalam perawatan ditemukan kerusakan, maka GA melakukan perbaikan internal sesuai dengan WI Perbaikan Kendaraan (PP.HRGA-Legal.3-WI.03) atau WI Perbaikan Sarana Kantor (PP.HRGA-Legal.3-WI.05).
•
Apabila perbaikan internal sebagaimana prosedur di atas tidak berhasil, maka GA mengajukan perbaikan ke pihak ketiga.
•
Jika perbaikan telah selesai dilakukan, maka karyawan yang mengajukan permintaan perbaikan tersebut diminta
139
menandatangani form yang diajukan sebagai bukti bahwa perbaikan telah dilaksanakan. •
GA memastikan bahwa hasil perbaikan dari pihak ketiga sudah terselesaikan dengan baik.
3. Pencatatan perawatan setiap infrastruktur wajib dilakukan dan didokumentasikan
di
bagian
GA
sebagai
bukti
telah
diselesaikannya perawatan tersebut. 9 SOP Kritik dan S aran 1. Karyawan yang ingin menulis kritik atau saran, mengambil Form
Kritik
dan
Saran
(PP.HRGA-Legal.4-FR.20)
di
Resepsionis 2.
Karyawan memasukkan kritik dan saran yang sudah diisi ke dalam kotak saran yang tersedia di Resepsionis.
3.
Sekretaris Direksi mengambil Form Kritik dan Saran H – 5 sebelum diadakan M eeting Koordinasi.
4.
Sekretaris Direksi merekap Form Kritik dan Saran dan membagikan hasil rekap kepada masing-masing Pimpinan Divisi terkait.
5.
Pimpinan
Divisi menganalisa dan
melakukan
tindakan
perbaikan atas kritik atau saran dan mengisi Form Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PP.QM R4-FR.10) 6.
Pimpinan Divisi melaporkan pada M eeting Koordinasi.
7.
Sekretaris Direksi melakukan verifikasi atas Kritik atau Saran dan melaporkan pada M eeting Koordinasi berikutnya.
9 SOP Pemutusan Hubungan Kerja 1. Divisi
HRGA-Legal
menerima
surat
pengunduran
diri
karyawan atau surat pemberitahuan gagal masa percobaan yang telah disetujui dan ditandatangani oleh atasan tertinggi di divisinya serta telah diketahui oleh HRGA-Legal Manager.
140
2.
Surat pengunduran diri karyawan diajukan minimal 7 (tujuh) hari kalender untuk karyawan pada masa percobaan atau 30 (tigapuluh) hari kelender sebelumnya untuk karyawan pada masa evaluasi dan/atau karyawan tetap.
3.
Divisi HRGA-Legal menyerahkan Exit Clearance (Form PP.HRGA-Legal.4-FR.18) ke Divisi Accounting dan kemudian Divisi Accounting akan menyerahkan kepada Divisi Finance untuk dipastikan ada atau tidaknya kewajiban keuangan terhadap perusahaan.
4.
Divisi HRGA-Legal menerima kembali Exit Clearance dari Divisi Finance dan jika masih ada kewajiban keuangan terhadap perusahaan, maka Divisi HRGA-Legal mengajukan kepada HRGA-Legal Manager untuk melakukan pemotongan gaji di akhir bulan (PP.HRGA-Legal.4-FR.68) atau melakukan “pending” terhadap gaji karyawan tersebut (PP.HRGA-Legal.4FR.67) selama belum ada pelunasan kepada perusahaan.
5.
Divisi HRGA-Legal memeriksa pengembalian
inventaris
perusahaan (kendaraan operasional dan handphone) serta ID Card dan seragam. 6.
Divisi HRGA-Legal melakukan perjanjian-perjanjian tertentu dengan karyawan dan diketahui oleh HRGA-Legal Manager apabila terdapat permasalahan dalam pengembalian aset perusahaan dan/atau pelunasan hutang kepada perusahaan.
7.
Divisi HRGA-Legal menginformasikan data karyawan yang keluar kepada Divisi ICT untuk dihapus alamat email karyawan yang bersangkutan dan/atau menghapus semua akses ke dalam aplikasi perusahaan.
8.
Divisi HRGA-Legal mengembalikan ijazah (bila ada) jika semua administrasi yang berhubungan dengan perusahaan telah selesai.
141
9.
Exit Clearance ditandatangani oleh Staf Divisi HRGA-Legal, HRGA-Legal Manager, Atasan atau General Manager terkait, Accounting Manager, Finance Manager, dan Direktur.
10. Karyawan
yang
keluar
mengisi
Form
Exit
Interview
(PP.HRGA-Legal.4-FR.17). 11. HRGA-Legal Manager mengeluarkan Surat Referensi Kerja atau Surat Keterangan Kerja. 12. Bagi karyawan dalam masa percobaan yang mengajukaan surat pengunduran diri dibawah 7 (tujuh) hari kalender tidak akan mendapat Surat Keterangan Kerja atau bagi karyawan tetap yang mengajukan
surat pengunduran
diri dibawah
30
(tigapuluh) hari kelender untuk karyawan pada masa evaluasi dan/atau karyawan tetap, tidak akan mendapat Surat Referensi Kerja. 13. Setiap 3 bulan sekali, Divisi HRGA Legal melakukan perhitungan dan evaluasi persentase karyawan mengundurkan diri serta alasannya untuk dijadikan referensi perbaikan perlakuan terhadap karyawan 9 SOP Penundaan Penggajian 1. Kepala Bagian yang membutuhkan penundaan penggajian untuk karyawannya, terlebih dahulu mengisi Form Usulan Penundaan Penggajian (PP.HRGA-Legal.4-FR.67). 2. Form Usulan Penundaan Penggajian harus disetujui oleh pimpinan Divisi terkait yang kemudian diteruskan ke Divisi HRGA-Legal untuk dilakukan verifikasi. 3. Form Usulan Penundaan Penggajian yang telah diverifikasi oleh HRGA-Legal Manager selanjutnya diteruskan ke Direktur untuk disetujui.
142
4. Form Usulan Penundaan Penggajian yang telah disetujui oleh Direktur dikembalikan lagi ke Divisi HRGA-Legal untuk dilaksanakan. 9 SOP Penyelesaian Penundaan Penggajian 1.
Kepala Bagian yang sudah menyetujui agar penundaan penggajian dihentikan atau dicabut, terlebih dahulu mengisi Form Penyelesaian Penundaan Penggajian/P3 (PP.HRGALegal.4-FR.69).
2.
Form P3 harus disetujui oleh Pimpinan Divisi terkait yang kemudian diteruskan ke Divisi HRGA-Legal untuk dilakukan verifikasi.
3.
Form P3 yang telah diverifikasi oleh HRGA-Legal Manager selanjutnya diteruskan ke Direktur untuk disetujui.
4.
Form P3 yang telah disetujui oleh Direktur dikembalikan lagi ke Divisi HRGA-Legal untuk dilaksanakan.
9 SOP Perubahan Gaji 1.
Kepala Bagian yang akan mengajukan perubahan gaji staf-nya, terlebih dahulu
mengisi Form Usulan
Perubahan Gaji
(PP.HRGA-Legal.4-FR.70). 2.
Form Usulan Perubahan Gaji harus disetujui oleh pimpinan Divisi terkait yang kemudian diteruskan ke Divisi HRGA-Legal untuk dilakukan verifikasi.
3.
Form Usulan Perubahan Gaji yang telah diverifikasi oleh HRGA-Legal Manager selanjutnya diteruskan ke Direktur untuk disetujui.
4.
Form Usulan Perubahan Gaji yang telah disetujui oleh Direktur dikembalikan lagi ke Divisi HRGA-Legal untuk dilaksanakan.
143
9 SOP Promosi Karyawan 1. Promosi dapat dilakukan dengan latar belakang sebagai berikut: a. Adanya pengajuan dari atasan / manajemen dalam rangka pengembangan karir karyawan. b. Adanya permintaan karyawan untuk suatu posisi dimana pemenuhannya
dapat
dilakukan
dengan
cara
mempromosikan karyawan internal untuk mengisi posisi tersebut. 2. Untuk promosi karena adanya pengajuan dari atasan, maka Kepala Divisi terkait mengajukan permohonan promosi dengan menggunakan Form Pengajuan Promosi Karyawan (PP.HRGALegal.4-FR.63) kepada HRGA-Legal. 3. HRGA-Legal akan meminta persetujuan dari Direktur. 4. FPPK yang telah disetujui Direktur selanjutnya akan diproses oleh HRGA-Legal Manager. 9 SOP Demosi Karyawan 1. Kepala Divisi terkait mengajukan permohonan promosi dengan menggunakan Form Pengajuan Demosi Karyawan kepada HRGA-Legal. 2. HRGA-Legal akan meminta persetujuan dari Direktur. 3. FPDK yang telah disetujui Direktur selanjutnya akan diproses oleh HRGA-Legal Manager. 9 SOP Mutasi Karyawan 1. Divisi yang bermaksud
melakukan
mutasi mengajukan
permintaan mutasi melalui Kepala Divisi secara tertulis kepada HRGA-Legal. 2. HRGA-Legal
segera
menerbitkan
menyampaikan kepada karyawan terkait.
surat
mutasi
dan
144
Activity Diagram 9 SOP Klaim Biaya Pengobatan
145
9 SOP Cuti dan Ijin o Cuti
146
o Ijin
147
9 SOP Pelatihan Karyawan o Pelatihan Internal
148
o Pelatihan Eksternal
149
9 SOP Seleksi dan Rekrutmen
150
9 SOP Perawatan Infrasturktur
151
9 SOP Kritik dan S aran
152
9 SOP Pemutusan Hubungan Kerja
153
9 SOP Penundaan Penggajian
154
9 SOP Penyelesaian Penundaan Penggajian
155
9 SOP Perubahan Gaji
156
9 SOP Promosi Karyawan
9 SOP Demosi Karyawan
157
9 SOP Mutasi Karyawan
