137 BAB 4 BUSINESS PROCESSES BLUEPRINT
4.1 Konfigurasi Organizational Unit dan Master Data
Konfigurasi Organizational Unit dan Master Data Pada Coldstore 3
Master Data :
Warehouse Management (WM) Organizational Unit :
1. Storage Bin
1. Storage Type 2. Storage Section Indicator
Gambar 4.1 Sub Gambaran Penelitian (Implementasi) – Konfigurasi Organizational Unit dan Master Data pada Coldstore 3
Organizational Unit dari Warehouse Management (Warehouse Management Structure) Ice cream Outbound pada Coldstore 3 yang akan dibangun, yang merupakan hasil Solusi Implementasi SAP Warehouse Management Wall’s Ice cream Outbound Coldstore 3 dapat terlihat hasilnya pada Gambar 4.2 berikut. Diikuti Tabel 4.1 berikut akan menampilkan keterangan Organizational Unit hasil dari solusi tersebut.
137
138
Plant Local ( 9002 )
Plant RSE ( 9016 )
Storage Location ( 9005 )
Storage Location ( 9001 )
Warehouse Number ( 922 )
CS1&2
CS3
Storage type ( 301- B2B, 310 Ground, 351- Pick Face )
Storage type ( 331-DD, 341-SS, 310 Ground, 351-Pick Face
Storage section ( 01-CS1 , 02 – CS2 )
Storage section ( 004 – Fast Mvg, 003 – Slw Mvg )
Storage bin ( bin address )
Storage bin ( bin address )
Gambar 4.2 WM Structure for Existing Coldstore (Coldstore 1 - 2) and new Coldstore (Coldstore 3)
139 Tabel 4.1 Keterangan Warehouse Management (WM) Structure for Existing Coldstore (Coldstore 1 - 2) and new Coldstore (Coldstore 3)
Warehouse Management Structure for New Coldstore (Coldstore 3) Structure
4.1.1
Details
Storage type
331 (Double deep), 341 (Single selective), 310 (Ground), 351 (Pick Face) menunjukkan Storage type yang berhubungan langsung dengan Storage section yang ada pada Coldstore 3.
Storage section
003 (Slow Moving) dan 004 (Fast Moving) merupakan Storage section untuk Coldstore 3.
Storage bin
Menunjukkan 6 karakter numerik dan alfabet, alokasi akhir pada struktur Warehouse Management. Lebih lanjut akan terlihat pada Layout Coldstore, pada gambar xxx.
Warehouse Management (WM) Organizational Unit 4.1.1.1 Storage type 4.1.1.1.1
Applied Description Storage type atau Storage Area pada PT Unilever Indonesia
khususnya Wall’s Ice Cream Outbound merupakan unit organisatoris bawahan dari Warehouse Number, yang nantinya digunakan untuk memetakan ruang penyimpanan yang membentuk suatu unit terpisah pada Warehouse Number, baik secara spasial dan atau organisatoris.
140 4.1.1.1.2
Fitur Penomoran Fitur penomoran Storage type pada Wall’s Ice cream
Outbound terdiri dari tiga digit angka. Storage type pada Coldstore 3, yang merupakan hasil dari konfigurasi, yaitu: 331 (DD-Double deep), 341 (SS-Single selective), 310 Ground, dan 351 (Pick Face).
Tabel 4.2 Tabel Fitur Penomoran Storage type PT Unilever Indonesia, Tbk. pada Wall’s Ice cream Outbound di Coldstore 3 Storage type (Typ)
4.1.1.1.3
Storage type Name
331
Double deep
341
Single selective
313
Ground
351
Pick Face
Customizing Konfigurasi Warehouse Management secara menyeluruh pada
PT Unilever Indonesia, Tbk. termasuk Wall’s Ice cream Outbound pada tingkat customizing untuk Storage type dilakukan dengan otorisasi dari RAC (GLOBAL CONSULTANT) sepenuhnya.
141 4.1.1.2 Storage section Indicator (SAID) / Storage Area 4.1.1.2.1
Applied Description Pada Wall’s Ice Cream Outbound, Storage section merupakan
subdivisi dari Storage type. Storage section mengelompokkan Storage bin dengan tampilan serupa untuk tujuan penempatan stock. (Sistem SAP R/3 hanya akan mempertimbangkan Storage section selama proses Putaway) Disadari oleh para pelaku konfigurasi yaitu Consultant dan para SAP Supports, sangat penting untuk diperhatikan, walaupun konfigurasi pada tingkat Storage type terjadi karena kebutuhan atas adanya pengembangan struktur gudang, namun bilapun tidak dirasa perlu untuk membagi area pada Storage type lebih lanjut, paling tidak harus dibuat satu storage section untuk tiap storage type.
4.1.1.2.2
Fitur Penomoran Fitur penomoran Storage section pada Wall’s Ice Cream
Outbound terdiri dari tiga digit angka. Storage section pada Coldstore 3, yang merupakan hasil dari konfigurasi, yaitu: 003 (Slow Moving - Coldstore 3), dan 004 (Fast Moving - Coldstore 3).
142 Tabel 4.3 Tabel Fitur Penomoran Storage section PT Unilever Indonesia, Tbk. pada Wall’s Ice cream Outbound di Coldstore 3 Storage section Indicator
4.1.1.2.3
Storage section Indicator Name
003
Slow Moving CS 3
004
Fast Moving CS 3
Customizing Konfigurasi Warehouse Management secara menyeluruh pada
PT Unilever Indonesia, Tbk. termasuk Wall’s Ice cream Outbound pada tingkat customizing untuk Storage section dilakukan dengan otorisasi dari RAC (GLOBAL CONSULTANT) sepenuhnya.
4.1.2
Master Data 4.1.2.1 Storage bin 4.1.2.1.1 Storage bin Applied Description Storage bin atau Bin Address pada Wall’s Ice cream Outbound merupakan suatu unit penyimpanan terkecil di suatu gudang, sekaligus sebagai informasi petunjuk, posisi di gudang tempat suatu Stock dapat diletakkan atau akan disimpan.
4.1.2.1.2 Fitur Koordinat Storage bin Berikut merupakan salah satu Storage bin yang digunakan
143 oleh penulis untuk memberikan gambaran Storage bin (dalam kegiatan operasional disebut Address bin) pada Rack di Coldstore 3.
Gambar 4.3 Storage Bin di Coldsstore 3
Tabel 4.4 Tabel Fitur Penomoran Storage bin
Format
XXYYZZ
Description
XX
Huruf pertama sampai kedua merupakan kode yang mengidentifikasikan baris Rack (Rack Row) didalam Coldstore 3.
YY
Digit ketiga sampai keempat merupakan kode yang mengidentifikasikan kolom (coloumn) pada Rack didalam Coldstore 3.
ZZ
Digit kelima sampai keenam merupakan kode yang mengidentifikasikan level/baris pada Rack (Row of Rack) didalam Coldstore 3.
Example
DD2405
144 4.1.2.1.3 Storage bin Customizing Sama seperti struktur gudang lainnya seluruh konfigurasi Warehouse Management secara menyeluruh pada PT Unilever Indonesia, Tbk. termasuk Wall’s Ice Cream Outbound pada tingkat customizing untuk Storage bin dilakukan dengan otorisasi dari RAC sepenuhnya. 4.1.2.1.3.1 Customizing Storage bin Transaction Application menu yang dapat dipergunakan untuk melakukan customizing untuk tingkat Storage bin dapat dilakukan dengan menggunakan Transaction Code (TCode) berikut pada sistem SAP R/3.
Tabel 4.5 Tabel Menu Transaksi Customizing Storage bin
Transaction Code
Description
LS01N
Merupakan Create Storage bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk membuat Storage bin secara manual.
LS10
Merupakan Create Storage bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk membuat Storage bin secara otomatis (Automatically).
145
LX20
Merupakan Create Storage bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk membuat Storage bin untuk tempat penyimpanan sementara (For Interim Storage).
LS02N
Merupakan Change Storage bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk mengubah informasi pada suatu Storage bin satu per satu (Single Bin).
LS11
Merupakan Change Storage bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk mengubah informasi pada suatu Storage bin dengan tujuan Selectively (lebih dari satu Storage bin).
LX45
Merupakan Change Storage bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk mengubah informasi pada suatu Storage bin dengan tujuan Verification Field Selection.
LS03N
Merupakan Display Storage bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk menampilkan informasi suatu Storage bin.
LM55
Merupakan Print Storage bin Labels, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk mencetak suatu suatu Storage bin.
146 4.1.2.1.3.2 Customizing Creating Storage bin Required Inputs Berikut merupakan Required Inputs yang harus dilakukan pada T-Code LS01N (Create Storage bin) sehingga proses Pembuatan Storage bin dapat dilakukan pada sistem SAP R/3.
Tabel 4.6 Tabel Required Inputs Stock Report
Required Input
Warehouse Number
Type
Description
Filling Field
Selection Menu
Merupakan Warehouse Number Selection Menu pada sistem SAP. 922 merujuk pada Icream – FG.
Manual
Storage type
Selection Menu
Storage bin
Filling Menu
Storage section
Selection Menu
Merupakan Storage type Selection Menu pada sistem SAP. 310 merujuk pada Ground untuk Coldstore 1 ataupun Coldstore 2. Merupakan Storage bin (Address bin) Filling Menu pada sistem SAP. Penamaan secara manual. Gxxx merujuk pada Ground. Merupakan Storage section Selection Menu pada sistem SAP. 003 merujuk pada Fast Moving Coldstore 3.
Manual
Manual
Manual
147
Storage bin Type
Maximum Weight
Total Capacity
Filling Menu
Merupakan Storage bin Type Filling Menu pada sistem SAP. G1 merujuk pada Ground.
Automatic
Filling Menu
Merupakan Maximum Weight Filling Menu pada sistem SAP. Angka dengan satuan berat yaitu kilogram (KG) menunjukkan ukuran berat maksimal daya tampung Storage bin yang bersangkutan.
Manual
Filling Menu
Merupakan Capacity Filling pada sistem SAP Storage bin bersangkutan.
Manual
Total Menu untuk yang
4.1.2.1.3.3 Keluaran Sub Proses Setelah Required Inputs melalui T-Code LS01N (Create Storage bin) dilengkapi dan telah terseimpan pada sistem SAP R/3, berikut merupakan contoh tampilan keluaran dari suatu Storage bin dari proses Display Storage bin (LS03N) yang telah berisikan beberapa Stock/Material didalamnya.
148
.
Gambar 4.4 Keluaran Sub Proses - Storage bin di Coldsstore 3
149
4.2 Business Processes Of Stock (Finished Good) Movements Processes of Good Movement
Receiving Process (Good Receipt Processing)
Receiving Process Range Overview :
Picking Process (Good Issue Processing)
General Trade (GT) Picking Process
1. Transfer Order Processing 2. Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi
Similarities and Differences of GT – MT Picking Processing
GT - Picking Process Range Overview :
MT - Picking Process Range Overview :
1. Order Management Processing
1. Delivery Order Processing
2. Delivery Order Processing Process Analysis : 1. Applied Process Description
3. Shipment Processing 4. Transfer Order Processing
2. Processing Transaction (T-Code Related)
Modern Trade (MT) Picking Process
GT – MT Similarities Summary
GT – MT Differences Summary
2. Transfer Order Processing 3. Shipment Processing
1. Kesamaan Fitur Penomoran
1. User Role
4. Billing Processing
2. Integrasi Intra & Antar Modul
2. Surat Jalan
5. POD Processing
3. Warehouse Structure
3. Required Inputs 4. Keluaran Sub Proses 5. Fitur Penomoran
Process Analysis : 1. Applied Process Description
Process Analysis :
6. Integrasi Intra dan Antar Modul
2. Processing Transaction (T-Code Related)
7. User Role
3. Required Inputs
2. Processing Transaction (T-Code Related)
4. Keluaran Sub Proses
3. Required Inputs
1. Applied Process Description
4. Keluaran Sub Proses Schematic of Receiving Process (Flowchart)
Schematic of Receiving Process (Flowchart)
Schematic of Receiving Process (Flowchart)
Gambar 4.5 Sub Gambaran Penelitian (Implementasi) - Business Processes Of Stock (Finished Good) Movements
150 4.2.1 Receiving Process (Good Receipt Process) Sesuai dengan ruang lingkup topik penelitian, maka penulis hanya menyoroti aktifitas Receiving Process (Goods receipt Processing) pada Wall’s Ice cream Outbound yaitu sebagai suatu proses perpindahan barang secara fisik ke dalam gudang, yang dilatar belakangi oleh salah satu peranan Wall’s Ice cream Outbound (BOF/Back of Office) itu sendiri, yaitu sebagai Bagian Penerimaan atas seluruh produk – produk ice cream Wall’s hanya yang telah berupa finished good dari Bagian Palletizing (Sub Bagian Produksi). Sebelumnya, Fnished Good telah digolongkan terlebih dahulu berdasarkan beberapa ukuran seperti : pallet, layer, fibrate dan karton (CS/cases) sesuai dengan aturan Stock Keeping Unit (SKU) dimana Stock tersebut tergolong. Selanjutnya akan dilakukan pengemasan akhir yaitu wrapping, untuk luaran yang telah berukuran pallet. Proses pengemasan akhir ini sepenuhnya dilakukan oleh Bagian Multipack (Sub Bagian Produksi). Finished good yang telah melalui pengemasan akhir dan telah berupa pallet (selanjutnya akan disebut Stock), nantinya akan dipindahkan ke Despatch area oleh Bagian Palletizing (Sub Bagian Produksi) dengan menggunakan salah satu Warehouse Equipment yaitu forklift. Selanjutnya Palletizing Leader, akan membuat, mencetak dan menempelkan Pallet-Id (pada kegiatan operasional disebut Barcode) untuk masing-masing Stock tersebut. Receiving Process (Goods receipt Processing) yang merupakan salah satu good movements yang digunakan untuk mem-posting barang yang diterima dari hasil produksi, nantinya akan menghasilkan peningkatkan stock di gudang.
151
Gambar 4.6 Pallet ID dari Bagian Palletizing ( Produksi)
152 4.2.1.1 Receiving Process Range Overview Proses Penerimaan stock, dalam lingkup sistem SAP R/3 Warehouse Management, dimulai pada saat stock telah tertempel Pallet ID, dan telah berada pada kawasan Despatch area (Warehouse Management area). Sub - sub proses yang terjadi pada Receiving Process (Good Receipt Processing) digambarkan pada bagan berikut:
Receiving Process
Transfer Order (TO)
Good Receipt From Production (Transfer Order (TO) Creating)
Putaway By Pallet (Transfer Order (TO) Confirming)
Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi
Gambar 4.7 Receiving Process – Wall’s Ice Cream Outbound
153 4.2.1.1.1 Transfer Order 4.2.1.1.1.1 Process Range Overview Berikut beberapa sub proses yang terjadi pada saat proses Transfer Order terjadi yaitu : 1. Good Receipt From Production Processing
Creating Transfer Order (TO)
2. Putaway By Pallet Processing
Confirming Transfer Order (TO)
3. Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi.
i. Good Receipt From Production Processing 1. Applied Process Description Setelah
Palletizing
Leader
membuat,
mencetak, dan menempelkan Pallet ID pada Stock, selanjutnya
Pallet
Rider
Operator
dengan
menggunakan salah satu warehouse equipment yaitu Pallet Mover/Pallet Rider dan Radio Frequency
(RF)
terminal,
akan
melakukan
scanning terhadap Pallet ID, dan nantinya akan muncul beberapa tampilan informasi pada layar RF terminal, yaitu TO number (yang menandakan terjadinya Transfer Order / TO Creating Process) dan address bin (Storage bin) untuk stock yang bersangkutan, serta beberapa informasi lainnya.
154 Good Receipt From Production Processing berakhir dengan ditandai dan didapatnya Transfer Order (TO) number secara generate, dan telah dipindahkannya Stock dari Despatch area menuju area didalam Coldstore yang berdekatan dengan Storage bin, yaitu Address bin yang sebelumnya telah ditunjukkan oleh sistem melalui RF terminal. Langkah – langkah secara urut dan lengkap pada Good Receipt From Production Processing lebih lanjut dapat dilihat pada tabel 4.8
2. Good Receipt From Production Processing Transaction Proses Good Receipt from Production yang nantinya terkait dengan sub proses Transfer Order (TO) Creating pada penerapannya di Coldstore menggunakan Radio Frequency (RF) terimnal. Namun dengan menu yang sama tanpa terdapat perbedaan,
apabila
RF
terminal
mengalami
gangguan, transaksi ini dapat dilakukan secara langsung pada sistem SAP R/3, dengan melalui TCode berikut.
155 Tabel 4.7 Tabel Menu Transaksi Good Receipt From Production Processing
Transaction Code
Description
LM01
Merupakan RF Menu yaitu main menu transaction yang telah terdapat pada sistem SAP R/3. Melalui menu ini, seluruh aktifitas seperti: Good Receipt, Good Issue, Warehouse Movement, Counting, dan Reports dapat dilakukan.
LM01 Selection Menu (01)
Merupakan Good Receipt selection menu dari LM01. Melalui selection menu ini, pilihan rincian mengenai proses Good Receipt dapat dipilih.
LM01 Selection Menu (01) Sub Selection Menu (01)
Merupakan Good Receipt From Production, yaitu sub selection menu dari Good Receipt selection menu. Melalui sub selection menu ini, proses penerimaan stock dari Bagian Palletizing (Produksi) dapat dilakukan.
156 3. Required Inputs Berikut merupakan required inputs yang harus dilakukan baik pada RF terminal menu ataupun bila menggunakan T-Code LM01 (RF Menu) pada sistem SAP R/3 sehingga proses Good Receipt from Production dapat dilakukan, dan
Transfer
Order (TO) pun dapat terbuat.
Tabel 4.8 Required Inputs Good Receipt From Production Process pada Radio Frequency (RF) Mobile
Required Input
Good Receipt Selection
Good Receipt From Production
Type
Description
Filling Field
Selection Menu
Merupakan Selection Menu pada RF terminal yang harus dipilih untuk melakukan proses Penerimaan Stock dari Palletizing (Produksi-SSFG) ke Coldstore (BOF). Proses pemindahan Stock dari Despatch area hingga selesainya proses Good Receipt From Production, keseluruhannya dilakukan oleh Pallet Ridder Operator.
Manual
Sub Selection Menu
Merupakan menu pilihan Lanjutan dari Good Receipt Selection Menu pada RF terminal dengan informasi rincian Stock yang akan diterima Coldstore berasal dari Bagian Produksi.
Manual
157
F1
F5
Next Button
Pada Good Receipt from Production Sub Selection Menu, langkah selanjutnya adalah penekanan tombol F1 (Next Button). Maka setelahnya akan muncul informasi, mengenai pergerakkan Stock dari Plant 9002 dengan Storage Location 9003 yaitu IC-SSFG menuju Plant 9002 dengan Storage Location 9005 yaitu IC-BOF Local. Setelah informasi - informasi tersebut tertera maka siap dilakukan scanning terhadap Pallet ID pada Stock yang akan dimasukkan kedalam Coldstore. Setelah proses scanning dilakukan, maka akan muncul informasi di layar RF terminal mengenai Stock seperti : Pallet ID, Pallet information matterial, Material name, dan Stock Movement.
Manual
Post Button
Selanjutnya, proses scanning kembali dilakukan pada Pallet ID (Barcode). Setelah proses scanning pada Pallet ID selesai, dan beberapa informasi yang bersifat konfirmasi terlihat pada layar RF terminal, selanjutnya penekanan tombol F5 (Post Button) akan menghasilkan beberapa informasi mengenai Pallet Stock di layar RF Terminal yaitu: Address bin (Storage bin), Destination Storage type, pallet information material, material name, dan Stock Movement.
Manual
158
F7
Save Button
Setelah Address bin (Storage bin) didapat, dan informasi konfirmasi juga telah ditunjukkan oleh sistem melalui RF terminal, maka selanjutnya adalah proses penyimpanan. Proses penyimpanan dilakukan dengan penekanan F7 (Save Button), dan secara generate nomor Transfer Order (TO) pun terbuat, dan tersimpan secara otomatis pada sistem SAP R/3 melalui RF terminal. Diakhir proses Good Receipt from Production, Pallet Ridder Operator juga akan memasukkan Stock ke dalam Coldstore dan mendekatkannya, sesuai dengan Storage bin yang ditunjukkan oleh sistem melalui RF terminal.
Manual
159 4. Keluaran Sub Proses Setiap Required Inputs yang telah dilengkapi pada sistem RF terminal ataupun sistem SAP R/3 melalui T-Code LM01, akan memberikan tampilan seperti berikut:
Gambar 4.8 Gambar Keluaran Sub Proses Good Receipt From Production Process setelah penekan Buton Next
160
Gambar 4.9 Gambar Keluaran Sub Proses Good Receipt From Production Process setelah dilakukan Scanning
Gambar 4.10 Gambar Keluaran Sub Proses Good Receipt From Production Process setelah penekan Buton Save
161
Gambar 4.11 Gambar Keluaran Sub Proses Good Receipt From Production Process setelah penekan Buton Post
Adapun rincian keterangan mengenai tampilan dari aplikasi Good Receipt from Production diatas, akan ditampilkan pada tabel berikut.
162 Tabel 4.9 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Good Receipt From Production Process (setelah Scanning dan penekanan Button Save)
Information
Description
Pallet ID
Menunjukkan Pallet ID, yang dibuat oleh Bagian Produksi (Palletizing) pada saat Transfer requirement secara otomatis dibuat oleh sistem.
Pallet Information Material
Menunjukkan nomor Material/Stock yang bersangkutan.
Material Name
Menunjukkan nama Material/Stock yang bersangkutan.
From Plant (a) SLoc A To Plant (b) Sloc B
Menunjukkan asal dan tujuan Good Movement. Ditandai dengan Plant dan Storage Location.
Destination Storage type
Menunjukkan tujuan Storage type dari Good Movement yang dilakukan.
TO number
Menunjukkan nomor Transfer Order yang secara generate dihasilkan oleh sistem melalui RF terminal.
163 Tabel 4.10 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Good Receipt From Production Process (Setelah penekanan Button Post)
Information
Description
Storage bin
Menunjukkan tujuan Storage bin dari Good Movement yang dilakukan. Storage bin secara generate dihasilkan oleh sistem melalui RF terminal.
5. Fitur Penomoran Berikut merupakan beberapa Fitur Penomoran yang terdapat pada Good Receipt From Production Process.
Tabel 4.11 Tabel Fitur Penomoran Pallet ID
Format
Description
900
Example
Digit pertama sampai ketiga merupakan kode yang mengidentifikasikan Fitur Penomoran Pallet ID.
900XXXXXXX
9003295737 XXXXXXX
Digit keempat sampai kesepuluh merupakan tujuh digit running number.
164 Tabel 4.12 Tabel Fitur Penomoran Transfer Order (TO) number
Format
Description
Example
XXXXXX
Digit pertama sampai keenam merupakan format dari fitur penomoran yang mengidentifikasikan nomor Transfer Order dokumen. Pada contoh penomoran, menunjukkan sudah 424555 kali terbuat Transfer Order dokumen.
424555
6. Integrasi Intra dan Antar Modul Good Receipt From Production Processing tidak memiliki kaitan secara langsung dengan proses
bisnis
diluar
modul
Warehouse
Management. Namun
Good
Receipt
From
Production
Processing mempengaruhi sub proses dalam internal
proses
di
Warehouse
Management,
khususnya pada proses Receiving selanjutnya, yaitu Putaway By Pallet Processing ( Transfer Order (TO) Confirming Process).
165 7. User role Tabel 4.13 Tabel User role Good Receipt From Production Process
Activity
Good Receipt From Production Processing ( Transfer Order / TO Creating Process)
User role
Pallet Rider Operator
Total User/Hari
Description
10
Aktifitas yang dilakukan oleh Pallet Rider Operator, terkait dari waktu-waktu berikut: Shift ke-1, berjumlah 4 user Shift ke-2, berjumlah 4 user Shift ke-3, berjumlah 2 user
ii. Putaway By Pallet Processing 1. Applied Process Description Setelah Pallet Rider Operator menyelesaikan Good Receipt From Production Processing, yang berdampak dihasilkannya
Transfer Order (TO)
number secara generate dan Stock telah berada dekat dengan address bin (Storage bin) sesuai dengan yang ditunjukkan oleh sistem melalui RF terminal, maka selanjutnya Forklift Operator akan mengambil alih melanjutkannya pada Putaway By Pallet Processing. Sub proses ini nantinya juga akan
menyebabkan
Transfer
Order
(TO)
Confirming. Pada Putaway By Pallet Processing, Forklift
166 Operator warehouse
dengan
menggunakan
equipment
yaitu
salah
Forklift
satu akan
membawa dan meletakan Stock tepat pada Address bin (Storage bin) dari suatu Rack yang ditunjukkan oleh sistem melalui RF terminal. Aktifitas terakhir akan
dilakukan
proses
scanning
dengan
menggunakan RF terminal pada Storage bin pada Rack dimana Stock tersebut diletakkan. Proses inilah yang sekaligus merupakan proses konfimasi nomor Transfer Order (TO). Langkah – langkah secara urut dan lengkap pada Putaway By Pallet Processing lebih lanjut dapat dilihat pada Tabel 4.15
2. Putaway By Pallet ProcessingTransaction Seperti halnya Good Receipt From Production Processing, pada Putaway By Pallet Processing yang nantinya terkait dengan sub proses Transfer Order (TO) Confirming pada penerapannya di Coldstore juga menggunakan Radio Frequency (RF) terminal, dan dengan menu yang sama tanpa terdapat
perbedaan,
apabila
RF
terminal
mengalami gangguan transaksi ini juga dapat dilakukan secara langsung pada sistem SAP R/3,
167 dengan melalui T-Code berikut:
Tabel 4.14 Tabel Menu Transaksi Putaway By Pallet Processing
Transaction Code
Description
LM01
Merupakan RF Menu yaitu main menu transaction yang telah terdapat di sistem SAP R/3. Melalui menu ini, seluruh aktifitas seperti: Good Receipt, Good Issue, Warehouse Movement, Counting, dan Reports dapat dilakukan.
LM01 Selection Menu (01)
Merupakan Good Receipt selection menu dari LM01. Melalui selection menu ini, pilihan rincian mengenai proses Good Receipt dapat dipilih.
LM01 Selection Menu (01) Sub Selection Menu (02)
Merupakan Putaway By Pallet, yaitu sub selection menu dari Good Receipt selection menu. Melalui sub selection menu ini, penerimaan stock dari Bagian Palletizing (Produksi) dapat dilanjutkan nantinya untuk ditempatkan ke Storage bin yang telah ditunjukkan oleh sistem melalui RF terminal.
168 3. Required Inputs Berikut merupakan required inputs yang harus dilakukan baik pada RF terminal menu ataupun bila menggunakan T-Code LM01 (RF Menu) pada sistem
SAP
R/3,
sehingga
proses
penempatan/penyimpanan stock pada Storage bin yang ditunjukkan sistem melalui RF terminal dapat dilakukan, dan konfirmasi Transfer Order (TO) pun dapat terlaksana.
Tabel 4.15 Required Inputs Putaway By Pallet Processing pada Radio Frequency (RF) Mobile
Required Input
Good Receipt Selection
Type
Description
Filling Field
Selection Menu
Merupakan Selection Menu pada RF mobile yang harus dipilih untuk melakukan proses Penempatan Stock ke Alamat Bin (Storage bin) yang telah ditunjukkan sebelumnya oleh sistem melalui RF mobile. Proses Putaway By Pallet hingga selesai, keseluruhannya dilakukan oleh Forklift Operator.
Manual
169
Putaway By Pallet
Enter
Sub Selection Menu
Merupakan menu pilihan Lanjutan dari Good Receipt Selection Menu pada RF mobile dengan rincian informasi, bahwa Stock yang telah diterima di Coldstore yang berasal dari Bagian Produksi, selanjutkan akan ditempatkkan tepat pada Alamat Bin (Storage bin) yang ditunjukkan oleh sistem melalui RF mobile. Proses scanning pun selanjutnya dilakukan pada Pallet ID, dan informasi Storage Unit (SU) barcode pun tertera pada layar RF.
Enter Button
Selanjutnya adalah penekanan tombol enter, maka informasi yang bersifat konfirmasi seperti: Destination Bin, Storage type, Destination Storage Unit (SU), Material information, Qty, Material Name, Batch Number serta Stock Category berupa SQ. Informasi tersebut akan tertera pada layar RF. Selanjutnya Forklift Operator akan mengangkat Stock dengan menggunakan Forklift, dan tepat diletakkan pada Alamat/Destination Bin (Storage bin) yang ditunjukkan oleh sistem melalui RF. Terakhir akan dilakukan proses scanning dengan menggunakan RF mobile pada barcode alamat bin (Storage bin) pada rack dimana stock diletakkan. Proses inilah yang sekaligus merupakan proses konfimasi Transfer Order (TO).
Manual
170
F1
Save Button
Setelah Transfer Order (TO) telah dikonfirmasi, maka selanjutnya adalah proses penyimpanan pada sistem. Proses penyimpanan dilakukan dengan penekanan F1 (Save Button).
Manual
4. Keluaran Sub Proses Pada Putaway By Pallet Processing, setelah Required Inputs telah dilengkapi pada sistem RF terminal ataupun sistem SAP R/3 melalui T-Code LM01, keluaran proses akan tampil seperti berikut.
Gambar 4.12 Gambar Keluaran Sub Proses Putaway By Pallet Processing setelah penekan Buton Enter
171 Sementara itu, keterangan – keterangan dari tampilan proses diatas, akan ditunjukkan pada tabel berikut:
Tabel 4.16 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Putaway By Pallet Processing (setelah Scanning dan penekanan Button Enter)
Information
Description
Destination Storage
Menunjukkan detail lokasi tujuan penyimpanan. Terdiri dari Storage type dan Storage bin.
Destination Storage Unit (SU)
Menunjukkan tujuan Storage Unit dari Good Movement yang dilakukan.
Material Information
Menunjukkan nomor Material/Stock yang akan disimpan didalam Coldstore.
Qty
Menunjukkan jumlah Stock dalam satu pallet dengan satuan jumlah yaitu cases (CS).
Material Name
Menunjukkan nama Material/Stock yang akan disimpan didalam Coldstore.
Batch Number
Menunjukkan nomor Batch yang secara generate dihasilkan oleh sistem melalui RF terminal.
172 5. Fitur Penomoran Berikut merupakan beberapa Fitur Penomoran yang terdapat pada Putaway By Pallet Processing.
Tabel 4.17 Tabel Fitur Penomoran Material Information (Stock Information)
Format
Example
Description Digit pertama sampai ketiga merupakan kode yang mengidentifikasikan Fitur Penomoran Material / Stock.
200 200XXXXX
20068566 XXXXXXX
Digit ketiga sampai kedelapan merupakan tujuh digit running number.
Tabel 4.18 Tabel Fitur Penomoran Batch
Format
Example
Description
10
Digit pertama sampai kedua merupakan kode yang mengidentifikasikan Fitur Penomoran Batch.
10XXXX
102322 XXXX
Digit ketiga sampai merupakan empat digit number.
keenam running
173 6. Integrasi Intra dan Antar Modul Putaway By Pallet Processing ( Transfer Order (TO) Confirming Process) tidak memiliki kaitan secara langsung dengan proses bisnis diluar modul Warehouse Management. Namun Putaway By Pallet Processing ( Transfer
Order
(TO)
Confirming
Process)
mempengaruhi sub proses dalam internal proses di Warehouse Management, khususnya pada beberapa proses pelaporan dan Stock Movement yaitu: Opening
Stock
Penerimaan
On
Produksi,
Hand
Report,
Laporan
dan
sub-sub
Picking
Process.
7. User role Tabel 4.19 Tabel User role Putaway By Pallet Processing
Activity
Putaway By Pallet Processing ( Transfer Order (TO) Confirming Process).
User role
Forklift Operator
Total User/Hari
Description
8
Aktifitas yang dilakukan oleh Forklift Operator, terkait dari waktu-waktu berikut: Shift ke-1, berjumlah 3 user Shift ke-2, berjumlah 3 user Shift ke-3, berjumlah 2 user
174 iii. Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi 1. Applied Process Description Setelah keseluruhan proses Stock Movement untuk Receiving Process ditandai dengan aktivitas pembuatan dan konfirmasi Transfer Order yang juga telah berakhir, maka proses selanjutnya sekaligus proses penutup pada Receiving Process, Forklift
Operator
akan
membuat
Laporan
Penerimaan Produksi. Dengan adanya Laporan Penerimaan Produksi, seluruh updated Stock / Material / Stock Keeping Unit (SKU), akan terlihat berdasarkan Storage bin, Storage type, Plant, Storage Location, Batch, SLED / BBD, Category Stock, Storage Unit, Bun, Total Stock, Available Stock, Stock for Putaway, Pick Quantity, dan GR Date. Sehingga
melalui
Penerimaan Produksi,
pembuatan
Laporan
dapat dilihat status
pergerakan suatu Stock berdasarkan filter-filter tersebut diatas. Apakah suatu Stock yang diterima dari Bagian Palletizing (Bagian Produksi) status Good Receipt From Production Processing dan status
Putaway
By
Pallet
Processing
telah
complete, ataukah sebaliknya status kedua proses
175 tersebut belum selesai karena terdapat kesalahan. Berikut kesalahan yang seringkali terjadi: 1. Pallet Rider Operator yang biasanya belum menyelesaikkan proses Good Receipt From Production dengan tepat, sehingga TO number belum dihasilkan, dan Storage bin pun belum terbuat. 2. Bagian Palletizing yang kelebihan membuat Pallet ID.
Melalui Laporan Penerimaan Produksi, dapat juga terlihat apakah suatu Stock / SKU oleh Bagian Quality Control telah berstatus Released. Dimana Bagian QC dalam hal me-release stock selalu melakukannya berdasarkan SU (Storage Unit) atau Batch. Laporan Penerimaan Produksi dibuat setiap hari ditiap akhir shift oleh Forklift Operator. Dengan kata lain, dalam 1 hari akan terbuat 3 Laporan Penerimaan Produksi. Nantinya Laporan Penerimaan Produksi akan di simpan dengan format spreadsheet (Exporting to Excel), dengan nomor Batch sebagai File Name untuk nantinya dicetak dan dijadikan Arsip Permanen.
176
2. Menu
Transaksi
Laporan
Penerimaan
Produksi Menu Aplikasi untuk melakukan pembuatan Laporan Penerimaan Produksi, telah terdapat pada sistem SAP R/3. Berikut Transaction code (TCode) yang harus diakses:
Tabel 4.20 Tabel Menu Transaksi Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi
Transaction Code
Description
LX03
Merupakan Bin Status Report yaitu initial screen pada transaction menu yang telah terdapat di sistem SAP R/3. Melalui menu transaksi ini, pelaporan akan status setiap Stock yang diterima dari Bagian Palletizing dapat dilakukan.
3. Required Input Terdapat beberapa required inputs yang harus dilakukan pada initial screen sistem SAP R/3 melalui T-Code LX03 (Bin Status Report) sehingga informasi-informasi yang dibutuhkan untuk dapat membuat Laporan Penerimaan Produksi dapat ditampilkan oleh sistem.
177
Tabel 4.21 Tabel Required Inputs Bin Status Report: Initial Screen
Required Input
Warehouse Number
Only Bins with Stock
Layout
Batch
Type
Description
Filling Field
Field Menu
Merupakan Warehouse Number Selection Menu pada sistem SAP. 922 menunjukkan Warehouse merupakan Icream – FG.
Manual
Check Menu
Merupakan Parameter parameter pelaporan Inventory yang akan digunakan. Only Bins with Stock - Check Menu merupakan salah satu pilihan diantaranya.
Automatic
Field Menu
Merupakan Layout Field Menu yang harus dipilih. /ZID merupakan salah satu pilihan diantaranya.
Manual
Field Menu
Merupakan Batch Field Menu yang harus dimasukkan. Batch dimasukkan sesuai dengan jadwal penerimaan.
Manual
178
4. Keluaran Sub Proses Setelah beberapa Required Inputs pada T-Code LX03 (Bin Status Report: Review) telah dilakukan, maka sistem akan memberikan tampilan sebagai berikut:
Gambar 4.13 Screenshoot Keluaran Sub Proses Bin Status Report
178
179 Adapun rincian keterangan mengenai tampilan initial screen dari Bin Stock Report: Overview diatas, akan ditunjukkan pada tabel berikut:
Tabel 4.22 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Bin Status Report: Overview
Information
Description
Storage type (Typ)
Menujukkan Storage type, akan suatu Stock/Material pada suatu Storage bin.
Material
Menunjukkan Menunjukkan nomor Material/Stock
Plant (Plnt)
Menunjukkan Plant akan suatu Material/Stock. 9002 menunjukkan ID Food Solutions.
Batch
Storage Unit
Menujukkan Batch, akan suatu Stock/Material pada Storage bin tertentu. Menujukkan Storage Unit, akan suatu Stock/Material pada suatu Storage bin.
BUn
Menunjukkan satuan ukuran jumlah yaitu pieces (PC).
Total Stock
Menunjukkan Total Stock pada suatu Storage bin.
Available Stock
Menunjukkan Available Stock pada suatu Storage bin.
180
Stock for Putaway
Menunjukkan Stock for Putaway pada suatu Storage bin. Jumlah ini akan terlihat saat Putaway Process terjadi.
Pick Quantity
Menunjukkan Pick Quantity pada suatu Storage bin. Jumlah ini akan terlihat saat Picking Process terjadi.
5. Integrasi Intra dan Antar Modul Laporan Penerimaan Produksi tidak memiliki kaitan secara langsung dengan proses bisnis diluar modul Warehouse Management. Laporan Penerimaan Produksi dalam internal proses di Warehouse Management, merupakan arsip permanen pada Receiving Process, yang tidak akan diproses lagi.
6. User role Tabel 4.23 Tabel User role Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi
Activity
Laporan Penerimaan Produksi
User role
Forklift Operator
Total User/Hari
Description
3
Laporan Penerimaan Produksi yang dibuat oleh Operator Pallet Rider disetiap akhir shift, terkait dari waktu-waktu berikut: Shift ke-1, berjumlah 1 user Shift ke-2, berjumlah 1 user Shift ke-3, berjumlah 1 user
181 4.1.1.2
Schema Processing of Outbound Receiving Processing (Flowchart)
Gambar 4.14 Good Receipt From Production Processing ( Transfer Order Creating Process)
182
183
4.2.2
184 Picking Process (Good Issue Process) Sama halnya dengan Receiving Process, terkait dengan batasan lingkup topik penelitian, penulis menyoroti aktifitas Picking Process (Goods Issue Processing) pada Wall’s Ice Cream Outbound sebagai suatu proses perpindahan barang keluar dari gudang secara fisik, dimana goods movement terjadi dipicu oleh peranan Wall’s Ice cream Outbound (BOF/Back of Office) itu sendiri, sebagai pemilik otorisasi atas kegiatan Pengambilan stock (withdrawal of goods) untuk seluruh stock (finished good product) ice cream Wall’s, namun hanya dengan tujuan Delivery Order ke pelanggan. Pada Ice cream Outbound hanya terjadi pergerakkan stock yang telah berupa finished good, dan withdrawal of goods pada Picking Process terjadi hanya dengan tujuan Delivery Order ke pelanggan, dimana sebelumnya telah diberikan referensi dokumen berupa Sales Order ataupun Schedulling Agreements dari Order Processor. Sehingga pada Wall’s Ice Cream Outbound tidak terdapat pengeluaran barang untuk tujuan lain seperti penggunaan internal Bagian Produksi (material staging), ataupun jenis lainnya. Pada Picking Process (Goods Issue Processing) nantinya sub proses dari pengalokasian stock ( Transfer Order Creating Process), akan dilakukan berdasarkan Delivery Order. Sehingga dalam hal ini Delivery Order akan mengambil alih kegiatan dari Transfer requirement Processing. Picking Process (Goods Issue Processing) yang digunakan untuk mem-posting pengiriman
suatu
barang
ke
pelanggan
nantinya
akan
menyebabkan
pengurangan/penurunan jumlah stock di gudang. Picking Process yang terkait dengan menu transaksi yang telah tersedia pada
185 sistem SAP R/3, terbagi menjadi dua jenis pemrosesan dimana nantinya suatu dokumen dapat dihasilkan. -Single Document Pemrosesan suatu dokumen sebagai tahap lanjutan dari proses sebelumnya, dimana referensi dokumen yang digunakan hanya berupa single dokumen. -Multiple Document Pemrosesan suatu dokumen sebagai tahap lanjutan dari proses sebelumnya, dimana referensi dokumen yang digunakan hanya berupa multiple dokumen sekaligus dalam satu waktu. Pada penerapan Picking Process, mengingat pemrosesan order customer yang tidak sedikit jumlah ditiap-tiap harinya, hampir seluruh transaksi pada Wall’s Ice Cream Outbound menggunakan Multiple Selection untuk mengisi nomor-nomor dokumen sebagai referensi transaksi.
4.2.2.1
Delivery Channel of Picking Process Range Overview Picking Process (Goods Issue Processing) terkait erat dengan
Customer Delivery Channel. Pada Wall’s Ice Cream Outbound terdapat dua jenis Customer Delivery Channel Delivery yaitu, General Trade (GT) dan Modern Trade (MT).
186 Picking Process Wall’s Ice Cream Outbound Department
General Trade (GT) Picking Process Wall’s Ice Cream Outbound Department
Modern Trade (MT) Picking Process Wall’s Ice Cream Outbound Department
Gambar 4.17 Sub Gambaran Penelitian (Implementasi) – Picking Process Wall’s Ice Cream Outbound - Picking Process (Sales & Distribution User) Order Processor
(Warehouse Management User) GT Admin Clerk & Other Users
(Warehouse Management User) MT Despatch Checker & Other Users
Start Nomor Sales Order dokumen perharinya, melalui aplikasi Order Management Processing diposting sedikit demi sedikit oleh Order Processor
Pesanan Pelanggan ?
General Trade (GT)
Modern Trade (MT) Delivery Order Processing Hal 2.2.1
Nomor Sales Order dokumen perharinya, melalui e-mail dikirimkan sekaligus oleh oleh Order Processor
Gambar 4.18 Flowchart Picking Process
Order Management Processing Hal. 2.1.1
187 4.2.2.1.1 General Trade (GT) General Trade (GT) merupakan Delivery Channel untuk Picking Process pada Wall’s Ice cream Outbound yang ditujukan untuk customer seperti concessionare/distributor, yaitu merupakan pihak ketiga (third-party) yang dipercayakan PT Unilever Indonesia, Tbk. untuk mendistribusikan produk-produk akhir Wall’s ke seluruh wilayah nusantara. Baik untuk didistribusikan lagi ke para pengecer (toko-toko tradisional, pasar, dsb.) maupun untuk diperjual belikan secara langsung. Pada Delivery Channel General Trade (GT) minimum order quantity telah ditetapkan, yaitu 8 pallet. Customer General Trade (GT)
pada Wall’s Ice cream
Outbound Department berjumlah 45 concessionare yang tersebar diseluruh nusantara. Pada Delivery Channel General Trade (GT), juga termasuk didalamnya proses Picking untuk tujuan Regional Sourcing and Export (RSE). Hal ini dikarenakan pada pada order RSE, minimum order quantity juga berlaku. Hanya saja Storage Location untuk RSE stock order berbeda. Bila untuk tujuan lokal maka Stock berasal dari Storage Location 9002 (IC - SS), sedangkan pada RSE haruslah Stock yang berasal dari Storage Location 9016. Picking Process pada General Trade (GT) berlangsung pada pukul 07.00 – 18.00 WIB.
188 4.2.2.1.1.1 Process Range Overview Picking Process di General Trade (GT), sedikit berbeda dengan Modern Trade (MT). Alur proses pengambilan stock (withdrawal of goods) dari gudang (Coldstore), dalam lingkup sistem SAP R/3 Warehouse Management di General Trade (GT), dimulai pada saat Warehouse Management (WM) user akan melakukan Order Management Processing. Setelah Order Management Processing selesai, maka akan dilanjutkan dengan beberapa sub proses Picking lainnya yaitu : Delivery Order processing, Shipment Processing dan Transfer Order Processing. Setelah Delivery Order processing maka akan dilanjutkan dengan Shipment Processing. Hal ini dikarenakan pada General Trade (GT) lebih mudah dan menghemat waktu bila melakukan Transfer Order Processing
dengan
referensi
nomor
Shipment
dokumen. Hal lainnya yang membedakan Picking Process pada General Trade (GT) dan Modern Trade (MT) yaitu, pada General Trade (GT), Picking Process hanya dilakukan sampai Transfer Order Processing. Hal ini dikarenakan untuk sub-sub proses Picking lanjutan, yaitu : Billing Processing dan POD (Proof Of
189 Delivery) Processing, tidak terdapat pada alur proses pergerakan stock (Processes of Good Movement Flow) di General Trade (GT) khususnya untuk lingkup sistem SAP R/3 Warehouse Management. Billing Processing pada General Trade (GT), dilakukan oleh Depo yaitu pihak ketiga (third party) yang dipercayakan oleh PT Unilever Indonesia, Tbk. untuk menangani kegiatan Billing Processing sekaligus melakukan penagihan ke para Customer (dalam kegiatan operasional, sering disebut Store) serta menerima
pembayaran
order.
Segala
kondisi
penerimaan stock pada customer, menjadi wewenang Depo. Termasuk didalamnya apakah terdapat stock rusak pada saat diterima, sehingga harus terjadi good return, ataukah stock yang diterima tidak sesuai dengan order sehingga selain good return, customer meminta dikirimkan kembali stock yang sesuai, atau akhirnya order yang tidak terpenuhi dibatalkan, ataukah kondisi lainnya yang terjadi, bukan lagi merupakan lingkup wewenang dari pihak Cold Storage Office. Dikarenakan Billing Processing dan Proof of Delivery (POD) Processing yang dikerjakan didalam
modul
Warehouse
Management
oleh
190 Warehouse Management (WM) user hanya terjadi pada proses Picking di Modern Trade (MT), maka observasi penulis pada proses Picking di General Trade (GT) hanya
sampai
pada
tahapan
Transfer
Order
Processing. Pada General Trade (GT), jumlah Sales Order (SO) yang masuk melalui Order management report, untuk tiap-tiap harinya berkisar 30 Sales Order (SO).
191 Sub – sub Picking Process (Good Issue Processing) yang terjadi pada General Trade (GT) digambarkan pada bagan berikut.
General Trade (GT) Picking Process Wall’s Ice Cream Outbound Department
Order Management Processing
Delivery Order Processing
Shipment Processing
Transfer Order Processing
TO Creating Process
TO Confirming Process
Gambar 4.19 Sub Gambaran Penelitian (Implementasi) – GT Picking Process
192 i. Order Management Processing 1. Applied Process Description Tujuan
dilakukannya
Order
Management
Processing pada General Trade (GT), yaitu dapat diketahuinya jumlah order customer yang akan diproses pada hari yang bersangkutan. Pada Picking Process (Stock Removal) di General Trade (GT), proses dimulai ketika melalui Transaction Code (T-code) pada sistem SAP R/3 Warehouse Management, Sales Order Document (SD Module) yang diproses oleh Order Processor (SD User), telah diberikan ke Cold Storage Office (WM Module), dan diterima oleh Admin Clerk (WM User) pada shift 1 (Sekitar Pukul 09.00 WIB). Bila terjadi proses Reschedulling maka sebelumnya proses tersebut telah dilakukan oleh Order Processor. Sehingga aktifitas Warehouse Management di Wall’s Ice Cream Outbound khususnya Cold Storage Office pada proses General Trade (GT) hanya akan memproses Sales Order (SO) yang telah masuk melalui menu transaksi didalam sistem SAP R/3 yaitu Order management report. Order Management Processing, nantinya akan
193 menunjukkan manakah Sales Order yang perlu diproses menjadi Delivery Order (DO) lebih dahulu. Tidak seperti Modern Trad (MT), General Trade (GT) Sales Order document, berupa nomor Sales Order dokumen, akan masuk melalui Order management report, sedikit demi sedikit. Melalui Order Management Processing juga akan terlihat alur suatu Sales Order telah sampai pada tahapan Picking Process mana.
2. Order Management Processing Transaction Application menu yang dapat dipergunakan untuk menghasilkan Order Management View hinga Order management report pada
sistem
dilakukan
SAP dengan
R/3.
telah tersedia
Pengaksesan
Otorisasi
dapat
Warehouse
Management (WM) user yaitu, Admin Clerk dengan menggunakan beberapa Transaction Code (T-Code) berikut:
194 Tabel 4.24 Tabel Menu Transaksi untuk Order management report
Transaction Code
Description
YIDSD_SL0005
Merupakan Order management report, yaitu transaction menu yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk mendapatkan beberapa informasi mengenai Order, sehingga Order management report dapat terlihat.
3. Required Input Beberapa Field Menus, Radio Buttons, dan Check Menu pada T-Code YIDSD_SL0005 (Order management
report)
yang
harus
dilengkapi
sehingga Order Management Processing dapat dilakukan melalui sistem SAP R/3, diantaranya:
195 Tabel 4.25 Tabel Required Inputs untuk Order management report
Required Input
Sales Organization
Sales Document Type
Document Date
Plant
Material
Type
Description
Filling Field
Selection Menu
Merupakan Sales Organization Selection Menu pada sistem SAP. 9005 menunjukkan Sales Organization IC-BOF LOCAL.
Manual
Selection Menu
Merupakan Sales Document Type Selection Menu pada sistem SAP. ZTA merupakan pilihan Sales Document Type Standard Order.
Manual
Filling Menu
Merupakan Document Date Filling Menu pada sistem SAP. Tanggal tersebut merupakan Tanggal dibuatnya Sales Order dokumen.
Manual
Filling Menu
Merupakan Plant Filling Menu pada sistem SAP. 9002 menunjukkan ID Food Solutions.
Manual
Multiple Selection Menu
Merupakan Material Multiple Selection Menu pada sistem SAP. Material/Stock disertakan sesuai dengan order pada Sales Order dokumen.
Manual
196 4. Keluaran Sub Proses Setiap Required Inputs yang telah dilengkapi pada sistem SAP R/3 melalui T-Code YIDSD_SL0005 (Order management report), akan memberikan keluaran tampilan sub proses yaitu Order management report seperti pada tabel berikut.
Gambar 4.20 Screenshoot Keluaran Sub Proses Order Management Report
196
197 Rincian keterangan mengenai tampilan dari aplikasi Order management report diatas, akan ditunjukkan pada tabel berikut.
Tabel 4.26 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses untuk Order management report
Information
Description
Order Created
Menujukkan tanggal dimana Sales Order dokumen akan diproses dalam lingkup Warehouse Management.
Request Delivery Date
Menunjukkan Request Delivery Date pada order customer. Tanggal tersebut juga merupakan acuan, dimana 2 minggu setelahnya, pembayaran haruslah dilakukan.
Sales Document
Menunjukkan nomor Sales Order dokumen.
Delivery
Menunjukkan nomor Delivery Order dokumen.
Billing Document
Menunjukkan dokumen.
nomor
Billing
Purchase Order no.
Menunjukkan nomor Purchase Order dokumen.
Sold-to party name
Menunjukkan Sold-to party name (nama customer dalam hal ini distributor/concessionaire).
Sold-to party no.
Menunjukkan Sold-to party number.
198 Sales Document Type (SaTy)
Menunjukkan Sales Document Type (SaTy).
5. Integrasi Intra dan Antar Modul Order Management Process tidak memiliki kaitan secara langsung dengan proses bisnis diluar modul Warehouse Management. Namun
Order
Management
Process
mempengaruhi sub proses dalam internal proses di Warehouse Management, yaitu menjadi penjebatan antara Sales Order dokumen dengan Delivery Order processing.
ii. Delivery Order Processing 1. Applied Process Description Baik di General Trade (GT) maupun Modern Trade (MT), setelah mendapatkan Sales Order document yang berupa nomor Sales Order dari Bagian Penjualan melalui Order management report Processing maupun melalui email, maka selanjutnya Warehouse Management user pada General Trade (GT), yaitu Admin Clerk akan memproses
nomor
Sales
Order
tersebut
membuatnya menjadi Delivery Order dokumen
199 melalui menu transaksi yang telah tersedia pada sistem SAP R/3. Pada General Trade (GT), Admin Clerk dalam melakukan
Delivery
memasukkan
Order
beberapa
Processing
nomor
Sales
akan Order
sekaligus sebagai referensi pada Multiple Selection for Sales Document pada menu Sales Order Item (biasanya 2- 3 nomor Sales Order). Berakhirnya
Delivery
Order
Processing
ditunjukkan dengan terbuatnya nomor Delivery Order dokumen. Nomor Delivery Order yang telah terbuat akan diteruskan untuk kemudian dijadikan dokumen referensi Shipment Processing.
2. Delivery Order Process Transaction Application menu yang dapat dipergunakan untuk menghasilkan Delivery Order telah tersedia pada
sistem
dilakukan
SAP dengan
R/3.
Pengaksesan
Otorisasi
dapat
Warehouse
Management (WM) user yaitu, Admin Clerk dengan menggunakan Transaction Code (T-Code) berikut.
200 Tabel 4.27 Tabel Menu Transaksi Delivery Order Processing
Transaction Code
Description
VL10C
Merupakan Sales Order Item, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk membuat dan menghasilkan Delivery Order.
3. Required Input Berikut merupakan required inputs yang harus dilakukan pada T-Code VL10C (Sales Order Items) pada sistem SAP R/3 sehingga Delivery Order Processing dapat dilakukan, dan nomor dokumen Delivery Order (DO) pun dapat terbuat.
Tabel 4.28 Tabel Required Inputs Sales Order Item
Required Input
Shipping Point / Receiving Point
Type
Description
Filling Field
Selection Menu
Merupakan Shipping Point/Receiving Point Selection Menu pada sistem SAP. 9005 menunjukkan IC BOF LOCAL.
Manual
201
Delivery Creation Date
Sales Document
Background
Selection Menu
Merupakan Delivery Creation Date Selection Menu pada sistem SAP. Tanggal tersebut merupakan Tanggal dibuatnya Delivery dokumen.
Manual
Multiple Selection Menu
Merupakan Sales Multiple Selection Menu pada sistem SAP. Satu hingga tiga nomor Sales Document dimasukkan secara sekaligus.
Manual
Button
Merupakan Icon pada sistem SAP yang digunakan untuk memproses Sales Order dokumen menjadi Delivery Dokumen.
Manual
202 4. Keluaran Sub Proses Setiap Required Inputs yang telah dilengkapi pada sistem SAP R/3 melalui T-Code VL10C (Sales Order Items), akan memberikan keluaran tampilan sub proses yaitu: Activities Due for Shipping “Sales Order Items”
dan Delivery
Creation Log seperti pada tabel-tabel berikut.
Gambar 4.21 Gambar Keluaran Sub Proses Activities Due for Shipping “Sales Order Items”
203
Gambar 4.22 Screenshoot Keluaran Sub Proses Delivery Creation Log
203
204 iii. Shipment Processing 1. Applied Process Description Setelah Warehouse Management (WM) user yaitu Admin Clerk mendapatkan hasil Delivery Order Processing berupa nomor Delivery Order dokumen, maka Admin Clerk selanjutnya akan melakukan Shipment Processing melalui referensi nomor Delivery Order tersebut, melalui menu yang telah tersedia pada sistem SAP R/3. Pada General Trade (GT), seperti yang telah dijelaskan
pada
lingkup
proses
Picking
sebelumnya, bahwa Sales Order dokumen yang harus diproses oleh Admin Clerk, didapat sedikit demi sedikit melalui Order management report pada sistem SAP R/3, sehingga akan lebih memudahkan apabila Transfer Order Processing (pengambilan Stock di Coldstore) dilakukan setelah Shipment Processing selesai. Pada General Trade (GT), 1 nomor Shipment dokumen dapat merupakan referensi dari minimal 1 atau lebih nomor Delivery Order dokumen. Yang merupakan keharusan adalah pada Picking Process di General Trade (GT), 1 nomor Shipment merupakan tujuan yang
1, dan juga ditujukan
205 untuk 1 Customer. Setelahnya Shipment Number dokumen terbuat, selanjutnya akan diteruskan pada Transfer Order (TO) Creating Process.
2. Shipment Process Transaction Application menu yang dapat dipergunakan untuk melakukan Shipment Processing telah tersedia pada sistem SAP R/3. Pada dilakukan
General dengan
Trade
(GT)
pengaksesan
Otorisasi
Warehouse
Management (WM) user yaitu Admin Clerk, dengan menggunakan Transaction Code (T-Code) berikut.
Tabel 4.29 Tabel Menu Transaksi Shipment Processing
Transaction Code
Description
VT01N
Merupakan Create Shipment : Initial Screen, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk membuat Shipment dokumen.
206 3. Required Input Terdapat beberapa required inputs yang harus dilakukan pada sistem SAP R/3 melalui T-Code VT01N (Create Shipment: Initial Screen) sehingga Shipment Processing dapat dilakukan dan sistem dapat menghasilkan nomor Shipment dokumen.
Tabel 4.30 Tabel Required Inputs Create Shipment : Initial Screen
Required Input
Transport Planning Point
Shipment Type
Multiple Selection for Outbound Delivery
Type
Description
Filling Field
Selection Menu
Merupakan Transport Planning Point Selection Menu pada sistem SAP. 9104 merupakan ICE CREAM.
Manual
Selection Menu
Merupakan Shipment Type Selection Menu, yaitu Unity ShipmentWH.
Manual
Multiple Selection Menu
Merupakan Outbound Delivery Multiple Selection Menu pada sistem SAP. Nomor Delivery dokumen dimasukkan secara sekaligus.
Manual
207
Deliveries
Button
Merupakan Button pada sistem SAP yang digunakan untuk memproses Delivery Order dokumen menjadi Shipment Dokumen.
Manual
208 4. Keluaran Sub Proses Diakhir Shipment Processing, setelah setiap Required Inputs telah dilengkapi pada sistem SAP R/3 melalui T-Code VT01N (Create Shipment: Initial Screen), akan tampil keluaran sub proses yaitu: Unity Shipment-WH $0001 Create : Shipments and Deliveries, seperti pada Gambar 4.23 berikut.
Gambar 4.23 Screenshoot Keluaran Sub Proses Shipment
208
209 Dan keterangan – keterangan dari Unity Shipment-WH $0001 Create : Shipments and Deliveries diatas, akan ditunjukkan pada tabel berikut.
Tabel 4.31 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses untuk Unity Shipment-WH $0001 Create : Shipments and Deliveries
Information
Description
Shipments and Deliveries
Menunjukkan nomor Delivery Order yang ada pada satu Shipment dokumen yang sama.
Delivery Date
Menunjukkan Delivery untuk order customer.
Date
Weight/KG
Menunjukkan Weight, dengan satuan berat kilogram (KG) dalam order customer untuk satu kendaraan.
No. Pallets
Menunjukkan jumlah pallet dalam order customer untuk satu kendaraan.
Shipment Route
Menunjukkan nomor customer GT/Concessionaire.
210 iv. Transfer Order Processing
Process Range Overview Berikut beberapa sub proses yang terjadi pada
saat proses Transfer Order terjadi yaitu : 1. Transfer Order (TO) Creating Process 2. Transfer Order (TO) Confirming Process Berdasarkan proses pengalokasian Alamat Bin (Storage bin) untuk Stock pada rack, Transfer Order (TO) dibedakan menjadi dua jenis, yaitu: - Transfer Order (TO) in Background Pemilihan lokasi dan alamat stock pada rack secara otomatis dilakukan oleh sistem SAP R/3 yaitu berdasarakan batch yang paling tua. - Transfer Order (TO) in Foreground Pemilihan lokasi dan alamat stock pada rack dilakukan secara manual oleh user.
1. Transfer Order Creating a. Applied Process Description Pada GT setelah mendapatkan hasil Shipment
Processing
Shipment
dokumen
berupa maka
nomor
Warehouse
Management (WM) user yaitu Admin Clerk
211 selanjutnya akan melakukan
Transfer
Order (TO) Processing melalui referensi dokumen tersebut, pada menu transaksi di sistem SAP R/3. Untuk Picking Process di General Trade (GT), proses pemilihan lokasi dan alamat stock pada rack dilakukan dengan proses Foreground. User yaitu Admin Clerk, akan memilih stock dengan prioritas utama, yaitu stock yang berada pada Storage type 331 (Double deep). Kemudian diikuti dengan Storage type prioritas dibawahnya, yaitu: 301 (Back-2-Back), 341 (Single Selected), dan 310 (Ground) apabila pada Storage type 331 tidak terdapat Stock yang sesuai. Picking Process pada General Trade (GT) tidak diperbolehkan memilih Stock pada Storage type 351 (Pick Face), karena nantinya akan dapat menimbulkan masalah, yaitu
mempengaruhi
ketidaktersedianya
Stock untuk Picking Process Modern Trade (MT). Karena
sebelumnya
Sales
Order
212 dokumen
yang
Processor,
ditangani
telah
oleh
melalui
Order proses
rekomendasi penggantian waktu pengadaan dan pengiriman Stock secara otomatis dari sistem SAP R/3, dikarenakan hari dan tanggal, serta quantity order yang tidak bertemu dengan Availability Stock di Coldstore, atau yang lebih dikenal dengan istilah Reschedulling, maka bisa dipastikan bahwa
stock
yang
dibutuhkan
dapat
terpenuhi. Pada General Trade (GT), 1 nomor Delivery
Order
referensi
untuk
maksimal
dokumen membuat
banyak
merupakan minimal
Transfer
1
Order
dokumen. Hal ini dikarenakan banyaknya Transfer Order dokumen dalam 1 Delivery Order
dokumen,
ditentukan
oleh
banyaknya Storage type dimana Stock dalam Delivery Order dokumen tersebut berasal dan digunakan pada waktu proses pengalokasian ( Transfer Order (TO) Creating Process). Setelah
Transfer
Order
(TO)
213 Processing selesai dilakukan, maka akan dilanjutkan dengan melakukan Order
(TO)
reporting
Transfer
melalui
menu
transaksi yang terdapat pada sistem SAP R/3, dan nantinya TO reporting atau yang lebih dikenal dengan TO slip akan diubah dengan bentuk spreadsheet (Export to Excel). TO
slip
yang
telah
berformat
spreadsheet, akan dicetak sebanyak 3 rangkap, dan nantinya Admin Clerk akan memberikan 3 rangkap TO slip tersebut kepada,
Forklift
Operator, Assembling
Team, dan Checker. Assembling Team akan menggunakan TO
Slip
yang
diterimanya
untuk
mempersiapkan jika dalam order terdapat Stock yang tidak full pallet (dalam kegiatan operasional,
sering
disebut
Stock
receh/curah) Dan Checker, akan menggunakan TO Slip untuk memastikan bahwa keseluruhan Stock tidak ada yang bermasalah, baik dari ketepatan asal (Storage bin) maupun dari
214 keadaan
kemasan
Stock
yang
tidak
mengalami gangguan/kerusakan. Transfer
Order
(TO)
Creating
Processing berakhir dengan ditandai dan didapatnya Transfer Order (TO) number secara generate. Nantinya Transfer Order (TO)
number yang telah dihasilkan
selanjutnya harus dikonfirmasi, melalui Transfer
Order
(TO)
Confirming
Processing, yaitu tepat pada saat Stock akan dikeluarkan dari Coldstore.
b.
Transfer Order Creating Process Transaction Application
menu
yang
dipergunakan untuk membuat
dapat Transfer
Order dan menampilkan Transfer Order yang berupa reporting dengan lebih detail, telah tersedia pada sistem SAP R/3. Untuk proses General Trade (GT) pengaksesan
dapat
dilakukan
dengan
Otorisasi Warehouse Management (WM) user yaitu yaitu Admin Clerk dengan menggunakan beberapa Transaction Code
215 (T-Code) berikut:
Tabel 4.32 Tabel Menu Transaksi Transfer Order Creating Process
Transaction Code
Description
VL06P
Merupakan Outbound Deliveries for Picking, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk membuat Transfer Order dokumen.
LX12
Merupakan Transfer Orders: Resident Documents (Detailed View), yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk menghasilkan view Transfer Order semakin detail (Dalam kegiatan operasional disebut TO Reporting/TO Slip).
c.
Required Input Terdapat beberapa required inputs
yang harus dilakukan pada sistem SAP R/3 melalui Deliveries melakukan
T-Code for
VL06P Picking)
(Outbound untuk
dapat
Transfer Order Creating
Processing, diantaranya:
216 Tabel 4.33 Tabel Required Inputs Outbound Deliveries for Picking
Type
Description
Filling Field
Selection Menu
Merupakan Sales Organization Selection Menu pada sistem SAP. 9001 menunjukkan Sales Organization Indonesia Retail (ID Retail).
Manual
Selection Menu
Merupakan Distribution Channel Selection Menu pada sistem SAP. 11 menunjukkan Distribution Channel Unilever Channel.
Manual
Selection Menu
Merupakan Division Selection Menu pada sistem SAP. 11 menunjukkan Distribution Unilever Division.
Shipping Point/ Receiving Point
Selection Menu
Merupakan Shipping Point/ Receiving Point Selection Menu pada sistem SAP. 9005 menunjukkan Shipping Point/ Receiving Point IC BOF LOCAL.
Manual
Doc. Data Delivery
Multiple Selection Menu
Merupakan Delivery Multiple Selection Menu pada sistem SAP.
Manual
Required Inputs
Sales Organization
Distribution Channel
Division
217
Foreground
Button
Merupakan Icon pada sistem SAP yang digunakan untuk memproses Transfer Order dokumen.
Manual
Hal yang sama harus dilakukan pada sistem SAP R/3 melalui T-Code LX12 (Transfer Orders: Resident Documents (Detailed View)), beberapa required inputs harus disertakan untuk dapat menghasilkan view
Transfer
Order
secara
detail,
diantaranya:
Tabel 4.34 Tabel Required Inputs Transfer Orders: Resident Documents (Detailed View)
Required Inputs Dynamic Selections WM Transfer Order header Sales Document
Type
Description
Filling Field
Button
WM Transfer Order header Sales Document Menu
Manual
218
Warehouse Number
Confirm Status Only open TO items
Local File
Selection Menu
Radio Button
Button
Merupakan Warehouse Number Selection Menu pada sistem SAP. 922 menunjukkan Shipping Warehouse Number Ice cream Finished Good ( Icream FG).
Manual
Merupakan Only open Transfer Order items Radio Button pada sistem SAP.
Manual
Merupakan Local File Button pada sistem SAP. Berguna untuk melakukan konversi ke Excel.
Manual
d.
Keluaran Sub Proses Setelah beberapa Field Menus, Radio
Buttons, dan Check Menus pada T-Code VL06P (Outbound Deliveries for Picking), dilengkapi,
maka sistem SAP R/3 akan
memberikan tampilan sub proses yaitu: “Days Workload for Picking” seperti pada gambar berikut.
219
Gambar 4.24 Screenshoot Keluaran Sub Proses Outbound Deliveries for Picking
Dan keterangan dari Rincian tampilan diatas akan disajikan pada tabel berikut.
Tabel 4.35 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Outbound Deliveries for Picking
Information
Description
Shipping Point
Menunjukkan Shipping Point. 9005 merupakan Shipping Point IC BOF LOCAL.
Pick Date
Menunjukkan Tanggal Picking Process.
220
Total Weight
Menunjukkan jumlah Stock/Material dalam satu nomor Transfer Order dokumen yang sama.
Quantity
Menunjukkan jumlah order dari customer General Trade (GT).
Begitu pula dengan tiap-tiap Required Inputs yang telah dilengkapi pada sistem SAP R/3 melalui T-Code LX12 (Transfer Orders: Resident Documents (Detailed View) ), juga akan memberikan keluaran tampilan sub proses yaitu: Transfer Order Reporting atau yang lebih dikenal dengan istilah TO Slip seperti pada tabel berikut.
Gambar 4.25 Screenshoot Keluaran Sub Proses Transfer Orders: Resident Documents (Detailed View)
221 Adapun rincian keterangan mengenai tampilan dari aplikasi Resident Documents (Detailed View) diatas, akan ditunjukkan pada tabel berikut.
Tabel 4.36 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Transfer Orders: Resident Documents (Detailed View)
Information
Transfer Order Number
Description
Menunjukkan nomor Order dokumen.
Transfer
Created On
Menunjukkan Tanggal dilakukannya Picking Process.
Document
Menunjukkan nomor Delivery Order dokumen.
User
Menunjukkan Warehouse Management User, yaitu Admin Clerk General Trade (GT).
Storage type (Typ)
Menunjukkan Storage type yang digunakan untuk suatu Transfer Order dokumen.
Storage bin
Menunjukkan Storage dimana suatu Stock dikeluarkan (picking).
bin akan
222 Tabel 4.37 Tabel General Trade (GT) – Transfer Order (TO) Slip
427886 427887 427888 1 2 3 4 5
2002651367 62028025 62028219 20068569 20068657 20068566 20068566 20068666 20068594
PA 102422 102412 102442 102471 102461 102461 102462 102462
PALEMBANG 1 DA2504 DD3501 BB0904 BO1002 CG1802 CH0102 CJ0501 CJ0502
207 170 216 216 216 216 153 184
0 9003339929 9003331890 9003356126 9003368982 9003366349 9003365077 9003367576 9003367583
1578 2. Transfer Order Confirming a.
Applied Process Description Setelah nomor Transfer Order (TO)
didapatkan, maka selanjutnya Warehouse Management (WM) user yaitu Forklift Operator dengan menggunakan warehouse equipment yaitu Forklift dan RF terminal, akan melanjutkan Picking Process pada Transfer Order (TO) Confirming Process. Proses konfirmasi TO ini dilakukan dengan tujuan,
dapat
dipastikannya
semua
informasi mengenai Stock yang akan
223 diambil/dikeluarkan dari Coldstore sama dan sesuai dengan informasi yang telah didapatkan pada waktu pengalokasian Stock ( Transfer Order (TO) Creating Process) dilakukan. Forklift Operator akan menggunakan TO Slip yang telah diberikan sebelumnya oleh Admin Clerk, untuk mengkonfirmasi Transfer Order (TO) dan menurunkan Stock dari rack. Setelah
Transfer
Order
(TO)
Confirming Process selesai, dan Stock telah dikeluarkan dari Coldstore dan dipindahkan ke Loading Bay (WM area untuk memuat Stock ke dalam kendaraan), nantinya akan diteruskan pada proses Shipment Change Process pada sistem SAP R/3. Dalam sub proses ini akan dilakukan beberapa updated sesuai
dengan
tahapan/status
Picking
Process yang telah dilakukan. Updated akan terus dilakukan hingga status Picking menjadi Shipment completion.
Tabel tersebut menjelaskan bahwa
224 ketika Status Picking Process telah menjadi Shipment Completion, dan seluruh Stock sesuai order telah berada pada Loading Bay, maka pada saat itulah pencetakan Shipment dokumen (Surat Jalan) dapat dilakukan, dengan menggunakan menu transaksi (T-Code) yang telah terdapat pada sistem
SAP
R/3
(Shipment
Print
Processing). Pada General Trade (GT), Surat Jalan terdiri dari Despatch Note, Despatch Memo, dan Load Manifest. Despatch Note yang diperuntukkan bagi Customer General Trade (GT) dalam hal ini
yaitu
Concessionaire,
sedangkan
Despatch Memo nantinya akan diberikan kepada Transporter (Forward Agent) yaitu pihak ketiga (third party) yang dipercaya oleh
Perseroan
kendaraan
dan
untuk
menyediakan
mengantarkan
order
customer, dan Load Manifest yang akan diberikan kepada Security. Setelah Surat Jalan tercetak dan Admin Clerk telah memberikannya kepada ketiga pihak tersebut, maka proses akan diakhiri
225 dengan proses Loading. Proses Loading merupakan proses pemindahan Stock dari Loading
Bay
untuk
dimuat
pada
dan
order
Van/Tronton/Containner),
customer pun siap diantarkan. Namun yang menjadi perbedaan, pada General Trade (GT) proses Loading berlangsung pada pukul 09.00 WIB s/d 18.00 WIB.
b.
Transfer Order Confirming Process Transaction Transfer
Order
(TO)
Confirming
Process pada penerapannya di Coldstore menggunakan
Radio
Frequency
(RF)
terimnal. Namun dengan menu yang sama tanpa terdapat perbedaan, apabila RF terminal mengalami gangguan, transaksi ini dapat dilakukan secara langsung pada sistem SAP R/3, dengan melalui T-Code berikut.
226 Tabel 4.38 Tabel Menu Transaksi Transfer Order Confirming Process
Transaction Code
Description Merupakan RF Menu yaitu main menu transaction yang telah terdapat di sistem SAP R/3.
LM01
Melalui menu ini, seluruh aktifitas seperti: Good Receipt, Good Issue, Warehouse Movement, Counting, dan Reports dapat dilakukan. Merupakan Good Issue selection menu dari LM01.
LM01 Selection Menu (02)
Melalui selection menu ini, pilihan rincian mengenai proses Good Issue dapat dipilih.
Merupakan Picking By TO, yaitu sub selection menu dari Good Issue selection LM01 Selection Menu (02) Sub Selection Menu (01)
menu. Melalui sub selection menu ini, Picking Process berdasarkan nomor Transfer Order dokumen dapat dilakukan.
227 Merupakan
Change
Shipment:
Initial
Screen, yaitu menu transaksi yang telah terdapat
di
dalam
sistem
SAP
R/3.
Transaction Menu ini harus dilakukan VT02N
dengan tujuan melakukan updated pada tiap-tiap dikeluarkan Kendaraan
tahapan
yaitu
dari siap
saat
Coldstore diberangkatkan
Stock hingga, untuk
mengantarkan order customer.
Merupakan Messages for Shipments, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini VT70
digunakan untuk mencetak Despatch Note, Despatch Memo, dan Load Manifest. (Surat Jalan untuk proses di General Trade (GT))
c.
Required Input Berikut merupakan required inputs
yang harus dilakukan baik pada RF terminal menu ataupun bila menggunakan T-Code LM01 (RF Menu) pada sistem SAP R/3 sehingga proses Picking By Transfer
228 Order (TO) dapat dilakukan, dan Stock pun dapat dikeluarkan dari Coldstore dan dimuat ke dalam kendaraan.
Tabel 4.39 Tabel Picking By Transfer Order (TO) Process Required Inputs pada Radio Frequency (RF) Terminal
Required Input
Good Issue selection
Picking By Transfer Order (TO)
Type
Description
Filling Field
Selection Menu
Merupakan Selection Menu pada RF terminal yang harus dipilih untuk melakukan proses pengambilan Stock dari Alamat Bin (Storage bin) pada Coldstore, yang sebelumnya telah ditunjukkan oleh sistem SAP R/3 melalui Transfer Order (TO) Creating Process.
Manual
Sub Selection Menu
Merupakan menu pilihan lanjutan dari Good Issue selection menu pada RF mobile dengan rincian informasi, bahwa pengambilan Stock yang ditandai dengan proses konfirmasi Transfer Order (TO) dokumen, menggunakan referensi yaitu nomor TO dokumen. Nomor Transfer Order (TO) dimasukkan secara manual pada RF terminal oleh Forklift Operator.
Manual
229
Enter
F1
Enter Button
Selanjutnya adalah penekanan tombol enter, maka beberapa informasi akan muncul ada layar RF terminal, seperti: Source Bin, Storage bin, Pallet ID, Material information, Qty, Material Name, dan Batch Number. Selanjutnya Forklift Operator akan menuju storage bin bersangkutan, dan melakukan scanning dengan menggunakan RF terminal pada Storage bin di rack dimana Stock akan diturunkan, kemudian Forklift Operator akan menurunkan Stock. Terakhir akan dilakukan proses scanning dengan menggunakan RF mobile pada Pallet ID pada Stock, dan sekali lagi beberapa informasi akan muncul sama dan sesuai dengan informasiinformasi yang muncul ketika Enter Button ditekan, sewaktu nomor TO dimasukkan diawal proses. Proses akhir inilah yang sekaligus merupakan proses konfimasi Transfer Order (TO).
Save Button
Setelah Transfer Order (TO) telah dikonfirmasi, maka selanjutnya adalah proses penyimpanan pada sistem. Proses penyimpanan dilakukan dengan penekanan F1 (Save Button). Dengan selesainya proses penyimpanan, maka selesai pula proses Movement stock untuk Good Issue Processing dan Picking By TO Processing, pada BOF Coldstore Ice cream Outbound.
Manual
230
Melalui T-Code VT02N, sebelumnya perlu dimasukkan Shipment Number pada Change
Shipment:
Initial
Screen,
selanjutnya akan terlihat Unity ShipmentWH
4000xxxxxx
Change:
Overview,
dimana beberapa Required Inputs harus kembali disertakan, sehingga updated status terkait tahapan Picking Process yang dilakukan dapat menjadi completed dan Surat Jalan yaitu : Despatch Note, Despatch Memo, dan Load Manifest dapat tercetak.
231 Tabel 4.40 Tabel Required Inputs Change Shipment: Initial Screen dan Unity Shipment-WH 4000xxxxxx Change: Overview
Required Inputs
Shipment Number
Shipment Type
Overall Status
TPPt
Forward Agent
Type
Description
Filling Field
Multiple Selection Menu
Merupakan Shipment Number Multiple Selection Menu pada sistem SAP Change Shipment: Initial Screen. Nomor Shipment dokumen dimasukkan secara single.
Manual
Selection Menu
Merupakan Shipment Type Selection Menu pada sistem SAP. Secara otomatis Unity Shipment-WH akan muncul.
Automatic
Selection Menu
Merupakan Overall Status Selection Menu pada sistem SAP. Status yang ditunjukkan secara otomatis merupakan keterangan telah sampai dimana proses picking telah dilakukan
Automatic
Selection Menu
Merupakan Transportation Planning Point Selection Menu pada sistem SAP. 9104 menunjukkan TPPt Ice cream.
Automatic
Selection Menu
Merupakan Forward Agent Selection Menu pada sistem SAP. Yaitu kode Transporter yang akan mengantarkan order customer.
Manual
232
Shipment Route
Shipping Type
Spec. Process (SpPI)
Selection Menu
Merupakan Shipment Route Selection Menu pada sistem SAP. Yaitu kode customer General Trade (dalam hal ini adalah distributor/Concessionaire) dimana order akan diantarkan.
Manual
Selection Menu
Merupakan Shipping Type Selection Menu pada sistem SAP. Yaitu kode jenis kendaraan yang akan digunakan untuk mengantarkan order customer.
Manual
Selection Menu
Merupakan Special processing indicator Selection Menu pada sistem SAP. Menunjukkan pilihan kategori pembayaran untuk transporter. ZTRP (Trip Rate Type) menunjukkan pembayaran dilakukan per proses perjalanan. ZVOL (Volume Rate Type) menunjukkan pembayaran dilakukan bedasarkan satuan berat order stock volume. ZWHT (Weight Rate Type) menunjukkan pembayaran dilakukan berdasarkan ukuran berat lainnya.
Manual
233 Tabel 4.41 Tabel Required Inputs Lanjutan Unity Shipment-WH 4000xxxxxx Change: Overview (Change Picking Process Status)
Required Inputs
Planning
Check-in
Type
Description
Filling Field
Button
Planning Button pada sistem SAP merupakan required input yang harus dilakukan oleh Warehouse Management (WM) user yaitu Admin Clerk, ketika Picking Process akan mulai dilakukan. Overall Status Selection Menu pun secara otomatis akan menunjukkan Planned status.
Manual
Button
Check-in Button pada sistem SAP merupakan required input yang harus dilakukan oleh Warehouse Management (WM) user yaitu Admin Clerk, ketika Picking Process selesai dilakukan. Overall Status Selection Menu pun secara otomatis akan menunjukkan CheckedIn status.
Manual
234
Loading start
Loading end
Button
Loading start Button pada sistem SAP merupakan required input yang harus dilakukan oleh Warehouse Management (WM) user yaitu Admin Clerk, ketika Loading Process akan mulai dilakukan. Overall Status Selection Menu pun secara otomatis akan menunjukkan Loading Started status.
Manual
Button
Loading end Button pada sistem SAP merupakan required input yang harus dilakukan oleh Warehouse Management (WM) user yaitu Admin Clerk, ketika Loading Process selesai dilakukan. Overall Status Selection Menu pun secara otomatis akan menunjukkan Loading Ended status.
Manual
235
Shipment Completion
Button
Shipment Start
Button
Shipment End
Button
Shipment Completion Button pada sistem SAP merupakan required input yang harus dilakukan oleh Warehouse Management (WM) user yaitu Admin Clerk, ketika akan mencetak Surat Jalan. Overall Status Selection Menu pun secara otomatis akan menunjukkan Shipment Completed status, Surat Jalanpun siap dicetak.
Shipment Start dan Shipment End Buttons pada sistem SAP merupakan required input yang harus dilakukan oleh Warehouse Management (WM) user yaitu Admin Clerk, ketika kendaraan siap berangkat. Overall Status Selection Menu pun secara otomatis akan menunjukkan Shipment Ended status.
Manual
Manual
Manual
236 Setelah required input pada T-Code VT70 (Messages for Shipments) dilengkapi, maka sistem akan menampilkan keluaran proses Messages for Shipments seperti berikut.
Gambar 4.26 Screenshoot Unity Shipment-WH 4000xxxxxx Change: Overview (Change Picking Process Status)
236
237
Required Inputs juga disertakan pada T-Code VT70 (Messages for Shipments) sehingga
informasi-informasi
yang
dibutuhkan, untuk dapat menghasilkan Opening Stock On Hand Report dapat ditampilkan. Berikut diantaranya:
Tabel 4.42 Tabel Required Inputs Pencetakan Shipment
Required Inputs
Shipment Number
TPPt
Type
Description
Filling Field
Multiple Selection Menu
Merupakan Shipment Number Multiple Selection Menu pada sistem SAP. Beberapa nomor Shipment dokumen, dapat dimasukkan secara multiple.
Manual
Selection Menu
Merupakan Transportation Planning Point Selection Menu pada sistem SAP. 9104 menunjukkan TPPt Ice cream.
Manual
238
Message about Shipment Shipment Output Type
Printer Control Output Device
Selection Menu
Merupakan Shipment Output Type Selection Menu pada sistem SAP. Yaitu rincian informasi sumber dan hasil dokumen yang akan dicetak, terkait Shipment Processing. YIS0 : Selection Menu yang akan dipilih bila akan mencetak Load Picking Slip. YIS1 : Selection Menu yang akan dipilih bila akan mencetak Load Manifest. YIS2 : Selection Menu yang akan dipilih bila akan mencetak Despatch Note. YIS3 : Selection Menu yang akan dipilih bila akan mencetak Despatch Memo.
Manual
Selection Menu
Merupakan Output Device Selection Menu pada sistem SAP. Yaitu External Device berupa printer yang akan dipilih, untuk melakukan proses Printing.
Manual
d.
Keluaran Sub Proses Pada Picking By Transfer Order (TO)
Processing, setelah Required Inputs telah dilengkapi
pada
sistem
RF
terminal
ataupun sistem SAP R/3 melalui T-Code LM01, akan menampilkan keluaran proses seperti berikut:
239
Gambar 4.27a Gambar Keluaran Sub Proses Picking By Transfer Order (TO) Processing setelah penekan Buton Enter
Keterangan – keterangan dari tampilan proses diatas tidaklah berbeda dengan keluaran
proses
ketika
dilakukan
penekanan Button Enter, saat Putaway By Pallet Processing.
240
Gambar 4.27b Screenshoot Keluaran Sub Proses Pencetakan Shipment Dokumen (Messages for Shipments)
240
241 Dan, keterangan rincian dari tampilan proses diatas, akan ditunjukkan pada tabel berikut.
Tabel 4.43 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Pencetakan Shipment Dokumen
Information
Description
Shipment
Menunjukkan nomor Shipment dokumen.
Out
Menunjukkan Shipment Output Type.
Output description
Menunjukkan rincian informasi sumber dan hasil dokumen yang akan dicetak, terkait Shipment Processing.
Med
Role
Name 1
City
Menunjukkan Message transmission medium, yaitu merupakan cetakan keberapakah dokumen tersebut sehingga terlihat apakah dokumen tersebut merupakan reprinted dokumen ataukah tidak. Menunjukkan user yang bertanggung jawab dalam proses Picking. SP yaitu Supervisor. Menunjukkan Transporter yang proses pengiriman.
informasi melakukan
Menunjukkan kota dimana kantor Transporter berada.
242 4.2.2.1.1.2 Schema
of
GT
Outbound
Processing (Flowchart)
Picking
243
244
245 2.1.4 General Trade (GT) Picking Process – Transfer Order Creating Process General Trade (GT) Admin Clerk Transfer Order Creating Process Hal 2.1.4
Melakukan Transfer Order Creating Process (T-Code: VL06P)
A
TO Slip Multiple Selection For Shipment Document
Assembling Team
Forklift Operator
Checker
B
C
TO Slip
TO Slip
Merapikan Stock Receh
Melakukan Pengecekkan
Storage Bin
Day’s Workload for Picking
Transfer Order Confirming Hal. 2.1.5
Create Transfer Order in Foreground (Manual) Create Transfer Order for Delivery : Overview Deliveries
Stock receh/curah yang telah sesuai order customer, nantinya akan dibawa ke Loading Bay, untuk proses Loading
Pilih Stock pada Storage Type: 331,301,341,310 Stock Figures
Create Transfer Order for Delivery : Stock Overview (Generate Transfer Order Number Document)
Transfer Order Reporting Process (T-Code: LX12)
Transfer Order: Resident Documents (detailed view/ TO Reporting)
Required Inputs & Confrim Status
C Exporting to Excel (Spreadsheet)
Print TO Slip
B
A
Gambar 4.31 Flowchart GT Picking – Transfer Order Creating Process
Pengecekan terus dilakukan hingga Loading Process selesai dan Stock siap diantarkan.
246
2.1.5 General Trade (GT) Picking Process – Transfer Order Confirming Process General Trade (GT) Admin Clerk Transfer Order Confirming Hal. 2.1.5
RF Terminal mengalami gangguan ?
Melakukan Picking By Transfer Order
T
input TO Number
Accounting ULI
Customer GT (Concessionaire)
CDC
Transporter
Security
E
D
F
G
H
Despatch Note
Despatch Note
Despatch Note
Despatch Note
Despatch Note
GT Picking Process Selesai (Untuk Lingkup WM)
GT Picking Process Selesai (Untuk Lingkup WM)
GT Picking Process Selesai (Untuk Lingkup WM)
GT Picking Process Selesai (Untuk Lingkup WM)
GT Picking Process Selesai (Untuk Lingkup WM)
Transporter (Forward Agent)
Checker
I
J
Despatch Memo
Load Manifest
GT Picking Process Selesai (Untuk Lingkup WM)
GT Picking Process Selesai (Untuk Lingkup WM)
Y
Melakukan Picking By Transfer Order (T-Code: LM01-02-01)
Source Bin, Storage Bin, Pallet ID, Material Information, Qty, Batch Number
Enter Button
Menurunkan Stock dari Rack
Source Bin, Storage Bin, Pallet ID, Material Information, Qty, Batch Number
Enter Button
Scanning Storage Bin pada Rack
Informasi Konfirmasi
Scanning Pallet ID (Konfirmasi Transfer Order)
Menurunkan Stock dari Rack
Storage Bin Save
Shipment Status = Completion & Stock Berada di Loading Bay (Loadingberlangsung )
Save
Scanning Pallet ID (Konfirmasi Transfer Order)
Scanning Storage Bin pada Rack
Konfirmasi Informasi
Change Shipmet (T-Code: VT02N)
Required Inputs
Print Shipmet (T-Code: VT70)
J Load Manifest memilih Output Device (Printer)
I D
Despatch Note
H G F
Pencetakan Surat Jalan dilakukan saat Loading Process selesai & Transporter siap mengirimkan Barang ke Customer
Despatch Memo
E
Gambar 4.32 Flowchart GT Picking – Transfer Order Confirming Process
247 4.2.2.1.2 Modern Trade (MT) Pada Delivery Channel,di Modern Trade (MT) khususnya pada Wall’s Ice cream Outbound, Picking Process ditujukan untuk customer yang bersifat modern market. Modern market dalam hal ini hanya swalayan yang berukuran besar, seperti: Makro, Food Hall, Hero, Lion Superindo, Hypermart, Ramayana, Tip Top, Giant, Carrefour, Sogo, Foodmart, Ranch Market, Farmers Market dsb. Berbeda dengan General Trade (GT), pada customer Modern Trade
(MT),
pengelolaan
finished
good
nantinya
tidak
akan
didistribusikan lagi (pindah tangan), produk-produk akhir biasanya akan langsung diperjual belikan. Pada Delivery Channel Modern Trade (MT) minimum order quantity tidak ditetapkan. Walau pesanan hanya 1 pallet Picking Process akan tetap dikerjakan oleh Warehouse Management (WM) user. Customer Modern Trade (MT) (dalam kegiatan operasional, sering disebut Store) pada Wall’s Ice cream Outbound, berjumlah 313 Stores. Picking Process pada Modern Trade (MT) berlangsung pada shift ke-2, tepatnya pada pukul 14.00 – 22.00 WIB.
4.2.2.1.2.1 Process Range Overview Seperti
yang
telah
disebutkan
pada
proses
sebelumnya yaitu terdapat beberapa perbedaan pada Picking Process di General Trade (GT) dan Modern Trade (MT). Pada
248 Modern Trade (MT) alur proses pengambilan stock (withdrawal of goods) dari gudang (Coldstore), dalam lingkup sistem SAP R/3 Warehouse Management, dimulai pada saat Warehouse Management user akan melakukan Delivery Order Processing. Hal ini dikarenakan pada Modern Trade (MT), Order Processor (Sales Order/SD user), akan telah mengirimkan Sales Order dokumen, berupa nomor Sales Order secara sekaligus melalui Email. Sehingga Warehouse Management (WM) user, Modern Trade (MT) Despatch Checker dalam hal ini, tidak lagi perlu melakukan Order Management Processing. Pada Modern Trade (MT) Picking Process, lingkup sistem SAP R/3 Warehouse Management setelah Delivery Order Processing,
Transfer Order Processing, dan Shipment
Processing selesai, Warehouse Management (WM) user akan terus melanjutkan Picking Process hingga Billing Processing dan Proof of Delivery (POD) Processing. Pada Modern Trade (MT), jumlah Sales Order (SO) yang diterima oleh Modern Trade (MT) Despatch Checker melalui Email, untuk tiap-tiap harinya berkisar 120 Sales Order (SO). Sub – sub Picking Process (Good Issue Processing) yang terjadi pada Modern Trad (MT) digambarkan pada bagan berikut.
249
Modern Trade (MT) Picking Process Wall’s Ice Cream Outbound Department
Delivery Order Processing
Transfer Order Processing
TO Creating Process
TO Confirming Process
Shipment Processing
Billing Processing
Proof Of Delivery Processing
Gambar 4.33 Sub Gambaran Penelitian (Implementasi) – MT Picking Process
250 i. Delivery Order Processing 1. Applied Process Description Seperti yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya,
hal
yang
membedakan
Picking
Process di Modern Trade (MT) dengan General Trade (GT) adalah pada Modern Trade (MT), Sales Order document yang berupa nomor Sales Order (berjumlah -/+ 120) diterima oleh Warehouse Management (WM) user dalam hal ini adalah Modern Trade (MT) Despatch Checker melalui email pada shift 2 (sekitar Pukul 17.00 WIB). Sehingga awal Picking Process pada Modern Trade (MT), menjadi jelas yaitu dimulai pada saat Delivery Order Processing dilakukan. Hal lainnya yang membedakan adalah pada Modern Trade (MT), harga yang disepakati untuk tiap-tiap customer Modern Trade (MT) / Store berbeda-beda. Harga kesepakatan yang telah dilakukan oleh customer Modern Trade (MT) dengan Bagian Penjualan (Pre Sales Order Processing) inilah yang tertera pada Sales Order dokumen.
Nantinya
mempengaruhi
kondisi
Modern Trade
ini, (MT)
akan Picking
Process, karena Billing Processing, dan Proof of
251 Delivery (POD) Processing, dikerjakan oleh Warehouse Management (WM) user. Modern Trade (MT) Despatch Checker akan memproses
nomor
Sales
Order
dokumen
membuatnya menjadi Delivery Order melalui menu transaksi yang telah tersedia pada sistem SAP R/3. Pada Modern Trade (MT), Despatch Checker dalam melakukan Delivery Order Processing akan memasukkan seluruh nomor Sales Order sekaligus sebagai dokumen referensi pada Multiple Selection for Sales Document pada menu Sales Order Item. Terbuatnya nomor Delivery Order dokumen, menunjukkan
berakhirnya
Delivery
Order
Processing. Nomor Delivery Order yang telah terbuat
inilah
yang
akan
diteruskan
untuk
kemudian dijadikan referensi Transfer Order (TO) Creating Processing.
Delivery Order Process Transaction Application menu yang telah tersedia pada
sistem
SAP
R/3
dan
dipergunakan
untuk
melakukan Delivery Order Processing, tidaklah berbeda dengan General Trade (GT). Transaction
252 Code (T-Code) yang digunakan adalah sama, yaitu VL10C (Sales Order Items). Hanya saja pengaksesan dilakukan dengan Otorisasi khusus Modern Trade (MT) Warehouse Management (WM) user yaitu Modern Trade (MT) Despatch Checker.
Required Inputs Hal yang sama terjadi pada required inputs
untuk T-Code VL10C (Sales Order Items) pada sistem SAP R/3. Tidak terdapat perbedaan Required Inputs pemrosesan Delivery Order pada General Trade (GT) maupun Modern Trade (MT). Satu-satunya perbedaan hanyalah, pada Modern Trade (MT) nomor Sales Order dokumen secara keseluruhan
dimasukkan
melalui
Multiple
Selection for Sales Document pada menu Sales Order Item.
Keluaran Sub Proses Perbedaan akan terlihat setelah Required Inputs
yang telah dilengkapi pada sistem SAP R/3 melalui T-Code VL10C (Sales Order Items) dilakukan. Keluaran tampilan sub proses, yaitu Activities Due
253 for Shipping “Sales Order Items” muncul pada sistem.
Untuk Modern Trade (MT) terlihat
pesanan customer dalam ukuran Cases (CS) biasanya hanya berkisar satuan maksimal puluhan.
ii. Transfer Order Processing
Process Range Overview Berikut beberapa sub proses yang terjadi pada
saat proses Transfer Order terjadi yaitu : 1. Transfer Order (TO) Creating Process 2. Transfer Order (TO) Confirming Process
1. Transfer Order Creating 1. Applied Process Description Pada
Modern
Trade
(MT)
setelah
Warehouse Management (WM) user yaitu Modern Trade (MT) Despatch Checker mendapatkan
hasil
Delivery
Order
Processing berupa nomor Delivery Order dokumen, maka MT Despatch Checker selanjutnya akan memasukkan beberapa nomor Delivery Order sekaligus sebagai referensi dokumen pada Multiple Selection for Delivery Order pada menu Outbound
254 Deliveries for Picking untuk melakukan Transfer Order (TO) Creating Processing melalui menu yang telah tersedia pada sistem SAP R/3. Picking Process di Modern Trade (MT) pada penerapan proses pemilihan lokasi dan alamat stock pada rack dilakukan dengan proses Foreground dan Background. MT Despatch Checker akan melakukan Transfer Order Creating Process dengan pola Background, dimana sistem akan memilih stock, yaitu stock yang hanya berada pada Storage type 351 (Pick Face) baik yang ada di Coldstore 1-2 maupun yang ada di Coldstore 3. Pada Modern Trade (MT), 1 nomor Delivery
Order
dokumen
merupakan
referensi untuk membuat maksimal 1 Transfer
Order
dokumen.
dikarenakan dalam 1
Hal
ini
Delivery Order
dokumen pada Modern Trade (MT), hanya menggunakan Storage type 351 (Pick Face) untuk proses pengalokasian ( Transfer Order (TO) Creating Process).
255 Setelah Transfer Order (TO) Processing selesai
dilakukan
yaitu
dihasilkannya nomor dokumen,
maka
dengan
Transfer Order
selanjutnya
Picking
Process akan dilanjutkan dengan Transfer Order (TO) Confirming Process melalui menu transaksi yang terdapat pada sistem SAP R/3.
2. Transfer
Order
Creating
Process
Transaction Application menu yang telah tersedia pada sistem SAP R/3 dan dipergunakan untuk melakukan Creating
Transfer Order (TO)
Processing,
tidaklah
berbeda
dengan yang ada pada General Trade (GT). Transaction Code (T-Code) yang digunakan adalah sama, yaitu VL06P (Outbound Deliveries for Picking). Hanya
saja
pengaksesan
dilakukan
dengan Otorisasi khusus Modern Trade (MT) Warehouse Management (WM) user yaitu
Modern
Checker.
Trade
(MT)
Despatch
256 3.Required Input Terdapat beberapa required inputs yang berbeda antara Modern Trade (MT) dan General Trade (GT). Pada Modern Trade (MT) untuk dapat menyelesaikan Transfer Order Creating Processing melalui T-Code VL06P (Outbound Deliveries for Picking) pada sistem SAP R/3, referensi dokumen yang digunakan yaitu Delivery Order dokumen.
4.Keluaran Sub Proses Setiap Required Inputs yang telah dilengkapi pada sistem SAP R/3 melalui TCode VL06P (Outbound Deliveries for Picking),
akan
memberikan
keluaran
tampilan sub proses yaitu: Day’s Workload for Picking. Tidak terdapat perbedaan Keluaran Sub Proses pada Outbound Deliveries for Picking General Trade (GT) maupun Modern Trade (MT).
257 2. Transfer Order Confirming 1.Applied Process Description Setelah nomor
Transfer Order (TO)
didapatkan, maka selanjutnya Warehouse Management (WM) user yaitu Modern Trade
(MT)
Despatch
Checker
akan
melanjutkan Picking Process pada Transfer Order (TO) Confirming Process. Pada Modern Trade (MT), Stock yang digunakan adalah berasal dari Storage type 351 (Pick Face) yaitu Stock yang tidak full pallet (Stock receh/curah/partial), sehingga tidak terdapat Pallet ID (barcode) pada Stock tersebut. Oleh karena itu proses konfirmasi Transfer Order (TO) Pada Modern Trade (MT) dilakukan secara langsung oleh Modern Trade (MT) Despatch Checker melalui menu transaksi yang terdapat pada sistem SAP R/3, setelah (TO)
Creating
Transfer Order
Processing
selesai
dikerjakan. Sama halnya pada General Trade (GT), pada Modern Trade (MT), Transfer Order Confirming Process bertujuan memastikan
258 seluruh informasi mengenai Stock yang akan diambil/dikeluarkan dari Coldstore sama dan sesuai dengan informasi yang telah didapatkan pada waktu pengalokasian Stock
( Transfer Order (TO) Creating
Process) dilakukan. Selanjutnya akan dilakukan Order
(TO)
reporting
Transfer
melalui
menu
transaksi yang terdapat pada sistem SAP R/3. Sama halnya pada General Trade (GT) nantinya TO reporting atau yang lebih dikenal dengan Modern Trade (MT) TO slip akan diubah kedalam bentuk spreadsheet (Export to Excel). Pada Modern Trade (MT) TO slip yang telah berformat spreadsheet, akan dicetak sebanyak 2 rangkap, dan nantinya (MT) Despatch Checker akan memberikan 2 rangkap
TO
slip
tersebut
kepada
Assembling Team, dan Checker. Karena umumnya keseluruhan order Stock quantity pada Modern Trade (MT) tidak merupakan full pallet (dalam kegiatan operasional,
sering
disebut
Stock
259 receh/curah/partial), Assembling Team akan menggunakan TO Slip yang diterimanya untuk
mempersiapkan
Stock
tersebut.
Khusus Stock Modern Trade (MT), hanya berlokasi pada Storage type 351 (Pick Face), baik pada Coldstore 1-2 (CS 1-2) maupun Coldstore 3 (CS 3). Stock tersebut seluruhnya berada pada level 1 (deret terbawah). Sama halnya pada General Trade (GT), pada Modern Trade (MT), Checker akan menggunakan TO Slip untuk memastikan bahwa keseluruhan Stock tidak ada yang bermasalah, (Storage
baik
bin)
dari
maupun
ketepatan dari
asal
keadaan
kemasan Stock, sebelum Stock dimasukkan kedalam van (kendaraan). Setelah Transfer Order (TO) Confirming Process selesai, maka selanjutnya Modern Trade
(MT)
Despatch
Checker
akan
meneruskannya pada Shipment Processing.
260 2. Transfer Order Confirming Process Transaction Application
menu
yang
dipergunakan untuk melakukan
dapat Transfer
Order (TO) Confirming Processing telah tersedia pada sistem SAP R/3. Untuk proses Modern Trade (MT), pengaksesan
dapat
dilakukan
dengan
otorisasi user yaitu Modern Trade (MT) dengan menggunakan Transaction Code (TCode) berikut.
Tabel 4.44 Tabel Menu Transaksi Transfer Order Confirming Process
Transaction Code
Description
VL06C
Merupakan Outbound Deliveries for Picking, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini ditujukan untuk melakukan konfimasi Transfer Order dokumen.
Namun aplikasi untuk menampilkan Transfer Order yang berupa reporting dengan lebih detail, tidaklah berbeda
261 dengan yang ada pada General Trade (GT). Transaction Code (T-Code) yang digunakan adalah sama, yaitu LX12 (Transfer Orders: Resident Documents (Detailed View)). Hanya saja pengaksesan pada Modern Trade (MT) dilakukan dengan Otorisasi khusus Modern Trade (MT) Warehouse Management (WM) user yaitu Modern Trade (MT) Despatch Checker.
3.Required Input Beberapa Field Menus, Radio Buttons, dan Check Menu pada sistem SAP R/3 melalui
T-Code
VL06C
(Outbound
Deliveries for Confirmation) yang harus dilengkapi
sehingga
Transfer
Order
dokumen dapat dikonfimasi, dan Stock pun dapat
dikeluarkan
dari
Coldstore,
diantaranya:
Tabel 4.45 Tabel Required Inputs Outbound Deliveries for Confirmation
Required Inputs
Type
Description
Filling Field
262
Selection Menu
Merupakan Sales Organization Selection Menu pada sistem SAP. 9001 menunjukkan Sales Organization Indonesia Retail (ID Retail).
Manual
Selection Menu
Merupakan Distribution Channel Selection Menu pada sistem SAP. 11 menunjukkan Distribution Channel Unilever Channel.
Manual
Selection Menu
Merupakan Division Selection Menu pada sistem SAP. 11 menunjukkan Distribution Unilever Division.
Shipping Point/ Receiving Point
Selection Menu
Merupakan Shipping Point/ Receiving Point Selection Menu pada sistem SAP. 9005 menunjukkan Shipping Point/ Receiving Point IC BOF LOCAL.
Manual
Doc. Data Delivery
Multiple Selection Menu
Merupakan Delivery Multiple Selection Menu pada sistem SAP.
Manual
Button
Merupakan Icon pada sistem SAP yang digunakan untuk mengkonfirmasi seluruh nomor Transfer Order dokumen.
Manual
Sales Organization
Distribution Channel
Division
Confirm
263 4.Keluaran Sub Proses Setiap Required Inputs yang telah dilengkapi baik itu berupa Field Menus, Radio Buttons, dan Check Menus pada sistem SAP R/3 melalui T-Code VL06C (Outbound Deliveries for Confirmation), maka akan menghasilkan keluaran sub proses seperti pada Gambar 4.34 berikut.
Gambar 4.34 Screenshoot Keluaran Sub Proses Outbound Deliveries for Confirmation
263
264 Adapun rincian keterangan mengenai tampilan dari aplikasi Outbound Deliveries for Confirmation diatas, akan dijelaskan pada tabel berikut:
Tabel 4.46 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Outbound Deliveries for Confirmation
Information
Description
Delivery
Menunjukkan nomor Delivery Order dokumen.
Pick. Request
Menunjukkan nomor Transfer Order dokumen, yang terdapat pada suatu Delivery Order.
Goods Issue
Menunjukkan tanggal dilakukannya Picking Process.
Ship-to-party
Menunjukkan kode Customer General Trade (GT) dalam hal ini adalah kode Distributor/Concessionaire.
Name of the ship-to party
Menunjukkan nama Customer General Trade (GT) dalam hal ini adalah kode Distributor/Concessionaire.
265 Tabel 4.47 Tabel Modern Trade (MT) – Transfer Order (TO) Slip 1 4E+09
4000386353 Total
B 9750 KX
SURADI
20067720
12
101631 DB1303
20068569
3
102223 CF0901
20068659
2
101671 CA1601
20068666
1
102531 BL0801
62027338
1
102313 DA0301
62027341
2
94641 DA0501
62027617
1
102232 DA3601
62027784
1
101963 CQ1701
62027785
2
101262 BR3301
62027790
1
102412 DA4301
62027829
26
102512 DB2801
62027834
6
101932 BQ0501
62027835
1
102242 CQ0701
62027836
1
102142 CP0401
62027837
6
101952 DA3101
62027839
3
102521 DA0105
62027840
1
102362 BR2701
62027841
2
101151 CQ1204
62027842
1
102351 CQ1201
62027843
7
102323 DB1201
62027844
2
102262 DA1304
62028025
1
101133 DA3001
62028219
2
102412 DB3401
62028220
2
101563 CL0202
62029000
1
102161 BR0201
62029402
1
102513 DB0402
62029403
4
102462 BR2401
62052210
4
102453 CP0501
97
266 iii. Shipment Processing 1. Applied Process Description Setelah Warehouse Management (WM) user yaitu Modern Trade (MT) Despatch Checker menyelesaikan Transfer Order (TO) Confirming Process, maka Modern Trade (MT) Despatch Checker selanjutnya akan melakukan Shipment Processing melalui referensi nomor Delivery Order. Proses ini dilakukan menggunakan menu yang telah tersedia pada sistem SAP R/3. Pada Modern Trade (MT), 1 nomor Shipment dokumen dapat merupakan referensi dari minimal 1 atau lebih nomor Delivery Order dokumen. Yang menjadi menjadi perbedaan dengan General Trade (GT) adalah Picking Process pada Modern Trade (MT),
1
nomor
Shipment
(pada
kegiatan
operasional disebut Transporter/Forward Agent) dapat terdiri dari beberapa tujuan pengiriman (Shipment Route) dan customer (Ship to party) yang berbeda. Shipment Processing nantinya ditandai dan didapatkannya Shipment Number secara generate, untuk
kemudian
Processing.
diteruskan
pada
Billing
267 2.Shipment Process Transaction Application menu yang telah tersedia pada sistem
SAP
R/3
dan
dipergunakan
untuk
melakukan Shipment Processing, tidaklah berbeda dengan General Trade (GT). Transaction Code (TCode) yang digunakan adalah sama, yaitu VT01N (Create Shipment: Initial Screen). Hanya saja pengaksesan dilakukan dengan Otorisasi khusus Modern Trade (MT) Warehouse Management (WM) user yaitu Modern Trade (MT) Despatch Checker.
3. Required Input Tidak terdapat perbedaan required inputs antara Modern Trade (MT) dan General Trade (GT). Melalui T-Code VT01N (Create Shipment: Initial Screen) pada sistem SAP proses Shipment dapat dilakukan.
4.Keluaran Sub Proses Setiap Required Inputs yang telah dilengkapi pada sistem SAP R/3 melalui T-Code VT01N, akan memberikan keluaran tampilan sub proses yaitu: Create Shipment: Initial Screen.
268 Tidak terdapat perbedaan Keluaran Sub Proses pada Shipment Processing, pada General Trade (GT) maupun Modern Trade (MT) selain tujuan pengiriman
seperti
yang
sudah
disebutkan
sebelumnya.
iv.
Billing Processing 1. Applied Process Description Pada Modern Trade (MT) setelah nomor Shipment dokumen didapatkan, maka selanjutnya Modern Trade (MT) Despatch Checker akan melanjutkan
Picking
Process
pada
Billing
Processing. Billing Processing pada Modern Trade (MT), pada akhirnya akan menghasilkan nomor Billing dokumen dan informasi jumlah tagihan
pada
Delivery Note. Jumlah tagihan ini merupakan biaya yang harus dibayarkan oleh cutomer Modern Trade (MT) atas order yang telah dilakukan. Delivery Note merupakan Surat Jalan untuk
customer
Modern Trade (MT) Hasil Billing Processing tersebut juga akan dijadikan
sebagai
bahan
membuat
Invoice
dokumen oleh Bagian Penjualan, dimana kegiatan
269 operasional ini dilakukan di MBAU Jakarta (Bagian yang menyelesaikan proses penagihan dan pembuatan Billing dokumen yang sesungguhnya). Informasi yang dihasilkan Billing dokumen yang terdapat pada Delivery Note, hanya merupakan Pro Forma
Invoice.
sesungguhnya
Billing
(Invoice
dokumen
dokumen
yang
yang telah
disertai faktur pajak) akan dikerjakan oleh Bagian Penjualan MBAU Jakarta. Billing
Processing
dilakukan
dengan
menggunakan referensi Multiple Delivery Order dokumen. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya pada Modern Trade (MT) Delivery Order Processing, terdapat perbedaan harga kesepakatan untuk tiaptiap customer Modern Trade (MT) / Store dengan Bagian Penjualan. Harga kesepakatan tersebut terlihat pada detail dokumen Sales Order, yang telah diproses menjadi Delivery Order dokumen, dan secara otomatis juga terlihat pada cetakan Delivery dilakukan.
Note
setelah
Billing
Processing
270 Billing Processing nantinya ditandai dengan didapatkannya nomor Billing dokumen secara generate. Setelah
Billing
Number
secara
generate
dihasilkan, dan Stock telah dikeluarkan dari Coldstore dan dipindahkan ke Loading Bay (WM area untuk memuat Stock ke dalam kendaraan), maka Modern Trade (MT) Despatch Checker akan melanjutkan pada tahap Shipment Change Process pada sistem SAP R/3. Dalam sub proses ini akan dilakukan
beberapa
tahapan/status
updated
Picking
sesuai
Process
dengan
yang
telah
dilakukan. Updated akan terus dilakukan hingga status Picking menjadi Shipment completed, dan siap diteruskan pada proses pencetakkan Surat Jalan dengan menggunakan menu transaksi (TCode) yang telah terdapat pada sistem SAP R/3 (Shipment Print Processing). Surat Jalan pada Modern Trade (MT), terdiri dari Delivery Note, Despatch Memo, dan Load Manifest. Delivery
Note
yang
diperuntukkan
bagi
Customer Modern Trade (MT) dalam hal ini yaitu Stores, sedangkan Despatch Memo nantinya akan diberikan kepada Transporter (Forward Agent)
271 yaitu pihak ketiga (third party) yang dipercaya oleh
Perseroan
untuk
mengantarkan
order
customer, dan Load Manifest yang akan diberikan kepada Security. Setelah Surat Jalan tercetak dan Modern Trade (MT) Despatch Checker telah memberikannya kepada ketiga pihak tersebut, maka proses akan diakhiri dengan proses Loading, yaitu sekitar pukul 22.00 WIB. Proses Loading merupakan proses pemindahan Stock dari Loading Bay untuk dimuat pada Van/Tronton/Containner), dan order customer pun siap diantarkan. Bila ada tambahan pengiriman maka proses Loading akan dilanjutkan pada keesokkan harinya, yaitu pada shift 1, pukul 07.00 s/d 10.00.
2.Billing Process Transaction Pada Modern Trade (MT) application menu untuk melakukan Change Shipment Processing (VT70) dan Shipment Print Processing (VT70) tidaklah berbeda dengan yang terjadi pada saat General Trade (GT) - Transfer Order Confirming Process dilakukan. Sedangkan application menu yang dapat
272 dipergunakan untuk menghasilkan nomor Billing dokumen telah tersedia pada sistem SAP R/3. Pengaksesan dapat dilakukan dengan Otorisasi Warehouse Management (WM) user yaitu, Modern Trade
(MT)
Despatch
Checker
dengan
menggunakan Transaction Code (T-Code) berikut.
Tabel 4.48 Tabel Menu Transaksi Billing Processing
Transaction Code
Description
VF01
Merupakan Create Billing Document, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk membuat Billing dokumen.
3. Required Input Berikut merupakan required inputs yang harus dilakukan pada T-Code VF01 (Create Billing Document) pada sistem SAP R/3 sehingga Billing Processing dapat dilakukan, dan nomor dokumen Billing pun dapat terbuat.
273 Tabel 4.49 Tabel Required Inputs Create Billing Document
Required Input
Delivery
Billing Type
Type
Description
Filling Field
Multiple Selection Menu
Merupakan Outbound Delivery Multiple Selection Menu pada sistem SAP. Nomor Delivery dokumen dimasukkan secara multiple.
Manual
Selection Menu
Merupakan Billing Type Selection Menu. Pro FormaUNITY menunjukkan dokumen Billing tersebut bukanlah dokumen penagihan sesungguhnya. Karena harga yang tertera belum termasuk pajak yang harus dibayarkan oleh Customer.
Manual
274 4.Keluaran Sub Proses Setiap Required Inputs yang telah dilengkapi pada sistem SAP R/3 melalui T-Code VF01 (Create Billing Document), akan memberikan keluaran tampilan sub proses yaitu: Billing Document Pro Forma-UNITY (ZF8) Create: Billing Document Overview seperti pada tabel berikut.
Gambar 4.35 Screenshoot Keluaran Sub Proses Create Billing Document
274
275 Adapun rincian keterangan mengenai tampilan dari aplikasi Billing Document Pro Forma-UNITY (ZF8) Create: Billing Document Overview diatas, akan disajikan pada tabel berikut:
Tabel 4.50 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Create Billing Document
Information
Description
Billing Type
Menunjukkan jenis dan tujuan Billing dokumen.
Name
Menunjukkan nama Customer Modern Trade (MT).
Net Value
Menunjukkan harga kesepakatan sebelum, terkena pajak.
5. Fitur Penomoran Berikut merupakan Fitur Penomoran untuk Billing Number dokumen hasil dari Billing Processing.
276 Tabel 4.51 Tabel Fitur Penomoran Billing Number
Format
Description
200
Example
Digit pertama sampai ketiga merupakan kode yang mengidentifikasikan Fitur Penomoran Material / Stock.
200XXXXX
20068566 XXXXXXX
Digit ketiga sampai kedelapan merupakan tujuh digit running number.
6. Integrasi Intra dan Antar Modul Billing Process tidak memiliki kaitan secara langsung dengan proses bisnis diluar modul Warehouse Management. Namun Billing Process mempengaruhi sub proses dalam internal proses di Warehouse Management, khususnya pada proses Loading dan Pencetakan Surat Jalan untuk Order Modern Trade (MT).
277 v.
Proof of Delivery Processing (MT -Stock Return) 1. Applied Process Description Setelah supir kendaraan selesai mengantar order, maka sekitar pukul 23.00 WIB sebelum berganti hari, satu persatu Transporter (Forward Agent) akan kembali membawa Delivery Note yang telah diberi tanda terima berupa cap dari customer
(Stores),
kepada
Warehouse
Management (WM) user yaitu Modern Trade (MT) Despatch Checker. Pada
Modern
Trade
(MT)
Warehouse
Management (WM) user yaitu Modern Trade (MT) Despatch Checker akan menggunakan seluruh Delivery Note untuk 1 hari penuh yang telah dikembalikan tersebut untuk dilanjutkan pada Proof of Delivery Processing. Proof
of
Delivery
Processing
bertujuan
melakukan konfirmasi terkait segala kondisi penerimaan Stock pada customer Modern Trade (MT). Apakah
seluruh
Stock
diterima
oleh
customer tanpa terjadi pengembalian Stock (good return). Ataukah terdapat Stock yang dikembalikan supir dari customer dengan berbagai alasan, salah satu alasan dimana Stock tidak sesuai dengan order
278 (pada saat pemrosesan baik pada saat proses Sales Order
ataukah
proses
picking
di
lingkup
Warehouse Management (WM) terjadi kesalahan teknis/human error) sehingga selain good return, customer meminta dikirimkan kembali Stock yang sesuai, atau akhirnya order yang tidak sesuai menjadi dibatalkan. Modern Trade (MT) Despatch Checker dalam melakukan Proof of Delivery Processing akan memasukkan 1 nomor Shipment sebagai referensi pada Multiple Selection for Shipment Document pada menu Proof of Delivery. Setelah itu akan muncul nomor Delivery Order secara keseluruhan untuk 1 nomor Shipment dokumen. Akan dilakukan pengecekkan terhadap satu per satu Material dalam 1 nomor Delivery Order dengan cara klik dua kali, sehingga nantinya akan muncul detail informasi material apa saja yang ada didalam Delivery Order tersebut. Bila tidak terdapat pengembalian Stock (suatu material dan jumlahnya sesuai dengan order), maka konfirmasi
dapat
langsung
diteruskan.
Bila
terdapat pengembalian, maka Stock/material yang dikembalikan harus disertai kuantitas dan alasan
279 pengembalian, baru nantinya dapat dikonfirmasi. Setelah seluruh Delivery Note yang kembali telah dikonfirmasi, maka Modern Trade (MT) Despatch Checker akan membuat Laporan POD. Berakhirnya Proof of Delivery Processing menunjukkan tuntasnya Picking Processing MT customer.
2. Proof of Delivery (POD) Process Transaction Application menu yang dapat dipergunakan untuk melakukan proses Deliveries for Proof of Delivey (POD), telah tersedia pada sistem SAP R/3.
Pengaksesan
dapat
dilakukan
dengan
Otorisasi Warehouse Management (WM) user yaitu, Modern Trade (MT) Despatch Checker dengan menggunakan beberapa Transaction Code (T-Code) berikut:
280 Tabel 4.52 Tabel Menu Transaksi Proof of Delivery Processing
Transaction Code
Description
VLPODL
Merupakan Deliveries for Proof of Delivey (POD), yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk membuat POD dokumen.
3. Required Input Beberapa Field Menus, Radio Buttons, dan Check Menu pada T-Code VLPODL (Deliveries for Proof of Delivey (POD)) yang harus dilengkapi sehingga POD processing dapat dihasilkan melalui sistem SAP R/3, diantaranya:
Tabel 4.53 Tabel Required Inputs Deliveries for Proof of Delivey (POD)
Required Inputs
Type
Description
Filling Field
Date (proof of delivery)
Selection Menu
Merupakan tanggal terjadinya Proof of Delivery (POD) Processing.
Manual
281
POD confirmation time
Delivery Number
Deliveries worklist Outbound delivery
Status Not yet edited
Selection Menu
Selection Menu
Merupakan tanggal dilakukannya proses konfirmasi Proof of Delivery (POD).
Merupakan Delivery Number Selection Menu pada sistem SAP. Nomor Delivery dokumen, yang juga merupakan per tagihan untuk tiap-tiap toko, dimasukkan secara single.
Manual
Manual
Radio Button
Merupakan Outbound delivery Radio Button pada sistem SAP. Menunjukkan proses Proof of Delivery (POD) dilakukan untuk tujuan kegiatan Outbound.
Manual
Radio Button
Merupakan Not yet edited Status Radio Button pada sistem SAP. Menunjukkan sebelumnya belum pernah dilakukan proses konfirmasi Proof of Delivery (POD) untuk nomor Delivery dokumen tersebut.
Manual
282 4.Keluaran Sub Proses Setelah seluruh Field Menus, Radio Buttons, dan Check Menus pada T-Code VLPODL dilengkapi, maka sistem akan menampilkan keluaran proses POD – Worklist (Outbound Deliveries for Processing) seperti berikut:
Gambar 4.36 Screenshoot Keluaran Sub Proses Deliveries for Proof of Delivey (POD)
282
283 Dan keterangan – keterangan dari POD – Worklist (Outbound Deliveries for Processing) diatas, secara rinci akan ditunjukkan pada tabel berikut.
Tabel 4.54 Tabel Keterangan Keluaran Sub Proses Deliveries for Proof of Delivey (POD)
Information
Description
Ship-to-party
Menunjukkan kode Customer Modern Trade (MT) dalam hal ini adalah kode Stores.
Actual Good Movement Date
Menunjukkan tanggal diterimanya Stock order oleh Customer.
Material
Menunjukkan kode Material yang terdapat pada nomor Delivery dokumen yang bersangkutan.
Delivery Qty
POD quantity
SU
Reason
Menunjukkan jumlah atas Stock/Material yang dikirimkan, sesuai dengan order. Menunjukkan jumlah konfirmasi POD terhadap Stock yang dikirimkan, sesuai dengan order. Menunjukkan Sales Unit. Satuan jumlah yang digunakan adalah Cases (CS) Menunjukkan alasan pengembalian atas Stock dari Customer ke Coldstore Office.
284 Quantity Different in Sales Unit
Menunjukkan jumlah dikembalikannya Stock dari Customer ke Coldstore Office.
Batch
Menunjukkan nomor Batch atas Stock/Material yang terdapat pada nomor Delivery dokumen yang bersangkutan.
5. Integrasi Intra dan Antar Modul Proof of Delivery (POD) Processing tidak memiliki kaitan secara langsung dengan proses bisnis didalam modul Warehouse Management karena lingkup Warehouse Management, pada Picking Process khususnya untuk Modern Trade (MT), selesai ketika Proof of Delivery (POD) Process dilakukan. Kelanjutan Proof of Delivery (POD) Process dikerjakan Management.
di
luar
lingkup
Warehouse
285 4.2.2.1.2.2 Schema of MT Outbound Picking Processing (Flowchart)
286
287
288
289
2.2.5 Modern Trade (MT) Picking Process – Billing & Printing Shipment Process Modern Trade (MT) Despatch Checker
Billing Processing Hal. 2.2.5
Melakukan Billing Creating Process (T-Code: VF01)
Accounting ULI
Customer MT (Store)
CDC
Transporter
Security
C
D
E
F
G
Delivery Note
Delivery Note
Delivery Note
Delivery Note
Delivery Note
MT POD Processing Hal. 2.2.6
MT POD Processing Hal. 2.2.6
MT POD Processing Hal. 2.2.6
MT POD Processing Hal. 2.2.6
MT POD Processing Hal. 2.2.6
Transporter (Forward Agent)
Checker
E
F
Despatch Memo
Load Manifest
Billing document Shipment Number as the reference document & other Required Inputs
Change Shipmet (T-Code: VT02N)
Billing Document Pro Forma – Unity (ZF8) Create: Billing Document Overview Shipment Status = Completion , Billing Process selesai dilakukan & Stock Berada di Loading Bay (Loadingberlangsung)
Input Required Inputs
Print Shipmet (T-Code: VT70)
Memilih Output Device (Printer)
C Pencetakan Surat Jalan saat Loading Process selesai & Transporter siap mengirimkan Barang ke Customer
G Delivery Note
F
E D
I
H Despatch Memo
Load Manifest
Gambar 4.47 Flowchart Modern Trade (MT) Picking Process – Billing & Printing Shipment Process
MT Picking Process Selesai Transporter mengantar Stock ke Customer MT (Store)
MT Picking Process Selesai Transporter mengantar Stock ke Customer MT (Store)
290
291 4.2.2.2
Similarities And Differencess Of GT - MT Picking Process 4.2.2.2.1
Rampungan Kesamaan i.
Fitur Penomoran Di akhir tiap-tiap keluaran sub-sub proses pada proses Picking di GT maupun MT, baik Delivery Order Processing, dan Shipment Processing, akan menghasilkan fitur penomoran yang sama tanpa terdapat perbedaan.
Tabel 4.55 Kesamaan Fitur Penomoran Picking Process General Trade (GT) – Modern Trade (MT) No.
Process/Activity Handling
Format
Description
200 1.
Delivery Order Processing
200XXXXXXX XXXXXXX
4 2.
Shipment Processing
4XXXXXXXXX XXXXXXXXX
Example
Digit pertama sampai ketiga merupakan format dari fitur penomoran yang 2002595067 mengidentifikasikan nomor Delivery Order dokumen Digit keempat sampai kesepuluh merupakan tujuh digit running number. Digit pertama merupakan format dari fitur penomoran yang mengidentifikasikan 4000056600 nomor Shipment dokumen Digit kedua sampai kesepuluh merupakan sembilan digit running number.
291
292
ii.
Integrasi Intra dan Antar Modul
Tabel 4.56 Integrasi Intra & Antar Modul Picking Process General Trade (GT) – Modern Trade (MT)
No.
1.
2.
3.
Process/Activity Handling
Delivery Order Processing
Transfer Order Creating Process
Integrasi Intra Modul
Integrasi Antar Modul
Delivery Order Processing tidak memiliki kaitan secara langsung dengan proses bisnis diluar modul Warehouse Management.
Delivery Order Processing mempengaruhi secara langsung sub proses dalam internal proses di Warehouse Management, khususnya pada Transfer Order Creating Process dan Shipment Processing.
Transfer Order Creating Process tidak Transfer Order Creating Processing mempengaruhi secara memiliki kaitan secara langsung dengan langsung sub proses dalam internal proses di Warehouse proses bisnis diluar modul Warehouse Management, yaitu pada Transfer Order Confirming Management. Process.
Transfer Order Confirming Process Transfer Order Confirming Process mempengaruhi secara Transfer Order Confirming tidak memiliki kaitan secara langsung langsung sub proses dalam internal proses di Warehouse dengan proses bisnis diluar modul Management, khususnya pada proses Loading untuk Order Process Warehouse Management. General Trade (GT).
292
293
4.
Shipment Processing
4.2.2.2.2
Shipment Processing mempengaruhi secara langsung sub Shipment Processing tidak memiliki proses dalam internal proses di Warehouse Management, kaitan secara langsung dengan proses khususnya pada proses Pencetakan Surat Jalan untuk Order bisnis diluar modul Warehouse General Trade (GT) dan Proof of Delivery Process serta Management. BillingProcess untuk Modern Trade (MT).
Rampungan Perbedaan iii.
User role Of General Trade (MT) – Modern Trade (MT) Picking Processing
Tabel 4.57 Tabel User role pada General Trade (GT) Picking Process
User role
General Trade (GT) Admin Clerk
User role Description
Pemilik otorisasi atas seluruh aktifitas yang Terlepas dari shift yang berlaku dalam Coldstore. General Trade (GT) Admin Clerk biasanya memulai aktifitas pada pukul 07.00 WIB s/d pukul 17.00 WIB.
Forklift Operator
Assembling Team
Checker
Pemilik otorisasi atas keberadaan Melakukan aktifitas Memastikan seluruh aktifitas yang yaitu: Merapikan Partial Stock. menggunakan warehouse Menggunakan Hand Pallet. Stock. equipment yaitu Forklift.
293
294 1. Order Management Processing Process/Activity 2. Delivery Order Processing 3. Shipment Processing Handling 4. Transfer Order Creating Processing
Total User
1 User / Hari
1. Transfer Order Confirming
1. Transfer Order Confirming
Dalam aktifitas terkait otorisasi yang dimiliki Forklift Operator. Shift 1, berjumlah 3 user Shift 2, berjumlah 3 user Shift 3, berjumlah 2 user
Dalam aktifitas terkait otorisasi yang dimiliki Forklift Operator. Shift 1, berjumlah 3 user Shift 2, berjumlah 3 user
1. Shipment Processing
Dalam aktifitas terkait otoritas yang dimiliki Forklift Operator. Shift 1, berjumlah 3 user Shift 2, berjumlah 3 user Shift 3, berjumlah 2 user
294
295
Tabel 4.58 Tabel User role pada Modern Trade (MT) Picking Proces
User role
Modern Trade (MT) Despatch Checker
Assembling Team
Checker
User role Description
MT Despatch Checker, dalam aktifitas Proof of Delivery Processing (Stock Return) Processing, terlepas dari shift yang berlaku dalam Coldstore. MT Despatch Checker biasanya memulai aktifitas pada pukul 14.00 WIB s/d pukul 22.00 WIB.
Melakukan aktifitas yaitu: Merapikan Partial Stock.
Memastikan keberadaan Stock. Menggunakan Hand Pallet.
Process/Activity Handling
1. 2. 3. 4.
Order Management Processing Delivery Order Processing Transfer Order Creating Process Transfer Order Confirming Process 5. Shipment Processing 6. BillingProcess 7. Proof of Delivery Process
1. Transfer Order Confirming
1. Shipment Processing
295
296
Total User/Hari
1 User / Hari
Dalam aktifitas terkait otoritas yang dimiliki Forklift Operator, terkait dari waktu-waktu berikut: Shift 1, berjumlah 3 user Shift 2, berjumlah 3 user
Dalam aktifitas terkait otoritas yang dimiliki Forklift Operator, terkait dari waktuwaktu berikut: Shift 1, berjumlah 3 user Shift 2, berjumlah 3 user Shift 3, berjumlah 2 user
296
297 iv.Schematic
of
Outbound
Picking
Processing (Use Case Diagram)
General Trade (GT) Picking Process Wall’s Ice Cream Outbound Department
Order Management Processing
Admin Clerk
Order Processor
Delivery Order Processing
TO Creating Process
Assembling Team TO Confirming Process
GT Checker Forklift Operator Shipment Processing
Gambar 4.43 Use Case Diagram GT Picking Process
298 Modern Trade (MT) Picking Process Wall’s Ice Cream Outbound Department
Order Management Processing
MT Despatch Checker
Order Processor
Delivery Order Processing
TO Creating Process
Assembling Team TO Confirming Process
Forklift Operator
Shipment Processing
MT Checker
Billing Processing
POD Processing (Good Return)
Gambar 4.44 Use Case Diagram MT Picking Process
299
4.3 Coldstore 3 - Configuration Of Company’s Applied Putaway and Picking Strategies
Coldstore 3 - Configuration Of Company’s Applied Putaway and Picking Strategies :
Company’s Applied Putaway Strategies
Company’s Applied Picking Strategies
Putaway Strategies Range Overview :
Picking Strategies Range Overview :
1. Bulk Storage Putaway Strategy (Strategy B)
1. First Expired First Out Picking Strategy (Strategy F)
2. Replenishment Putaway Strategy (Strategy P)
Konfigurasi Strategi Konfigurasi Strategi
Penerapan Strategi 1. Applied Description 2. Manfaat
1. Applied Description
Penerapan Strategi
Kesesuaian
Ketidaksesuaian
2. Manfaat
Gambar 4.45 Sub Gambaran Penelitian (Implementasi) - Business Processes Of Stock (Finished Good) Movement
Kesesuaian
Ketidaksesuaian
300 Struktur Gudang (Warehouse Management (WM) Structure) dalam hal ini Organizational Unit dan Master Data merupakan komponen-komponen terpenting dalam konfigurasi baik untuk Startegi Penempatan (Putaway Strategy) maupun Strategi Pengambilan (Picking Strategy). Setelahnya barulah Strategi Penempatan Stock (Putaway Strategy) maupun Strategi Pengambilan Stock (Picking Strategy) dapat dikonfigurasi dan diterapkan. Gambar 4.3 memperlihatkan analisis konfigurasi terhadap Strategi-strategi tersebut.
Tabel 4.59 Tabel Storage Section Coldstorage Office Storage section
001
002
003
Storage section Name
Description
Coldstore 1
Storage section 001 - Coldstore 1 diperuntukkan bagi Storage type 301 dan 310. Lokasi Storage section berada pada Coldstore 1. Karakteristik utama untuk Storage section 001 adalah lebih memprioritaskan produk untuk tujuan Regional Sourcing & Export (RSE).
Coldstore 2
Storage section 002 - Coldstore 2 diperuntukkan bagi Storage type 301 dan 310. Lokasi Storage section berada pada Coldstore 2. Sama halnya dengan Storage section 001, karakteristik utama untuk Storage section 002 adalah lebih memprioritaskan produk untuk tujuan Regional Sourcing & Export (RSE).
Fast Moving Coldstore 3
Storage section 003 - Fast Moving Coldstore 3 diperuntukkan bagi Storage type 331 dan 313. Lokasi Storage section berada pada Coldstore 3.
301
004
Slow Moving Coldstore 3
Storage section 004 - Slow Moving Coldstore 3 diperuntukkan bagi Storage type 331, 341 dan 313. Lokasi Storage section berada pada Coldstore 3. Karakteristik utamanya yaitu merupakan prioritas lanjutan dari Storage section 003.
Tabel 4.60 Tabel Storage Type Coldstorage Office
Storage type
Storage type Name
Description
Back-to-Back
Alamat Storage type yang dikhususkan untuk produk dari Storage section 003 (Fast Moving Coldstore 3) sebagai prioritas pertama dan Storage section 004 (Slow Moving Coldstore 3) sebagai lanjutannya.
310
Ground
Alamat Storage type untuk produk ketika Storage type 301 (Back-toBack) penuh.
351
Pick Face
Alamat untuk Picking Process khusus non full pallet Stock (Partial/Curah).
Double deep
Alamat Storage type yang dikhususkan untuk produk dari Storage section 003 (Fast Moving Coldstore 3) sebagai prioritas pertama dan Storage section 004 (Slow Moving Coldstore 3) sebagai prioritas lanjutannya.
301
331
302
341
Single selective
Alamat Storage type yang dikhususkan untuk produk dari Storage section 004 (Slow Moving Coldstore 3).
310
Ground
Alamat Storage type untuk produk ketika Storage type 331 (Double deep) dan 341 (Single selective) penuh.
Company’s Applied Putaway Strategies
4.3.1
Melalui observasi, setelah proses konfigurasi Warehouse Structure, Putaway Strategy dan Picking Strategy selesai dilakukan, penulis dapat merekam penerapan Putaway Strategy dan Picking Strategy dalam perusahaan. Penulis membagi hasil analisis penerapan strategi penempatan Stock menjadi dua bagian yaitu kesesuaian dan ketidaksesuaian yang diharapkan dapat menjadi masukkan bagi operasional kedepannya.
4.3.1.1
Putaway Strategy Range Overview Strategi Penempatan Stock (Putaway Strategies) yang merupakan
hasil dari konfigurasi struktur gudang (Warehouse Management Structure) sesuai kebutuhan adanya Pembangunan Coldstore 3 pada Wall’s Ice Cream Outbound pada fase Business Blueprint, terbagi menjadi dua bagian, yaitu: 1.
Pallet Putaway Strategy
2.
Replenishment Putaway Strategy Dimana akhir dari Penerapan Strategi-strategi penempatan Stock
tersebut, pada Receiving Process di Sistem SAP R/3 Warehouse Management
303 Wall’s Ice cream Outbound, bertujuan untuk mengoptimalkan proses maupun penyimpanan Stock di gudang.
4.3.1.1.1 Pallet Putaway Strategy 4.3.1.1.1.1 Applied Description Pallet Putaway Strategy merupakan Strategi penempatan Stock yang digunakan untuk mendayagunakan kapasitas yang tersedia pada Coldstore 1, 2 dan 3. Dan secara otomatis memilih lokasi optimal untuk Stock. Nantinya strategi akan menghasilkan pada sistem, Storage section, Storage type yang tepat untuk Stock tersebut. Serta Storage bin yang tersedia, untuk dapat digunakan sebagai lokasi penempatan Stock. Langkah ini diawali dengan tergolong pada Storage section manakah Stock tersebut. Skema
berikut
akan
menggambarkan
lengkap dari Pallet Putaway Strategy.
alur
304
Pallet Putaway Strategy Wall’s Ice Cream Outbound Department Bagian Produksi (SSFG)
Wall’s Ice Cream Outbound (BOF Local)
STORAGE SECTION
001 Coldstore 1
301 Back to Back
002 Coldstore 2
310 Ground – CS 1 &2
003 Fast Moving Coldstore 3
331 Double Deep
341 Single Selective
004 Slow Moving Coldstore 3
313 Ground – CS3
STORAGE TYPE
STORAGE BIN
Gambar 4.46 Skema Konfigurasi Pallet Putaway Strategy
305 Berikut illustrasi yang menggambarkan aturan hubungan Storage section dengan Storage type pada Pallet Putaway Strategy.
Tabel 4.61 Tabel Hubungan Storage Section, Storage Type pada Pallet Putaway Strategy
Storage section
Description
001 Coldstore 1
Sebagai contoh, MP MAGNUM CLASSIC dengan Nomor Material 62027525 merupakan Stock yang termasuk pada Material Regional Sourcing & Export (RSE). Maka lebih spesifik pada tingkat Storage type, sistem secara otomatis akan memprioritaskan 301 (Back-to-Back) sebagai lokasi penyimpanan. Apabila pada Storage type 301 (Backto-Back) tidak lagi tersedia Storage bin kosong (kapasitas penuh), maka 313 (Ground) akan menjadi pilihan Storage type selanjutnya.
002 Coldstore 2
Sebagai contoh, MAGNUM MP ALMOND 90MLX3/8 dengan Nomor Material 62029002 merupakan Stock yang termasuk pada Material Regional Sourcing & Export (RSE). Sama halnya pada Storage section 001 (Coldstore 1) maka lebih spesifik pada Storage section 002 (Coldstore 2), yang merupakan lanjutan dari Storage section 001 (Coldstore 1), pada tingkat Storage type, sistem secara otomatis akan memprioritaskan 301 (Backto-Back) sebagai lokasi penyimpanan. Apabila pada Storage type 301 (Back-to-Back) tidak lagi tersedia Storage bin kosong (kapasitas penuh), maka 313 (Ground) akan menjadi pilihan Storage type selanjutnya.
306
003 Fast Moving Coldstore 3
004 Slow Moving Coldstore 3
Sebagai contoh, MP MAGNUM VANILLA 90MLX3X8 dengan Nomor Material 62027525 merupakan Stock yang termasuk pada Material Fast Moving (003 Fast Moving Coldstore 3). Maka lebih spesifik pada tingkat Storage type, sistem secara otomatis akan memprioritaskan 331 (Double deep) sebagai lokasi penyimpanan. Apabila pada Storage type 331 (Double deep) tidak lagi tersedia Storage bin kosong (penuh), maka 313 (Ground) akan menjadi pilihan Storage type selanjutnya.
Sebagai contoh, PADDLE POP MINIMILK 35MLX60 dengan Nomor Material 62027154 merupakan Stock yang termasuk pada Material Slow Moving (004 Slow Moving Coldstore 3). Maka lebih spesifik pada tingkat Storage type, sistem secara otomatis akan memprioritaskan 331 (Double deep) sebagai lokasi penyimpanan, dengan kondisi bahwa 331 masih memiliki cukup ruang. Apabila pada Storage type 331 (Double deep) tidak lagi tersedia Storage bin kosong (penuh), maka akan dilanjutkan dengan alokasi di Storage type 341 (Single selective). Bilamana 341 (Single selective) juga telah penuh maka alokasi akhir adalah Storage bin pada Storage type 313 (Ground).
307 4.3.1.1.1.2 Penerapan Strategi Berikut merupakan penerapan Pallet Putaway Strategy pada Receiving Process di Wall’s Ice Cream Outbound.
i.
Kesesuaian Penerapan
merupakan
Pallet
hasil
Putaway
observasi,
Strategy
telah
yang
ditunjukkan
sebelumnya oleh penulis, pada Processes of Good Movement yaitu pada bagian Receiving Process, dimana terlihat penerapan telah sesuai dengan konfigurasi strategi. Lebih lanjut Tabel 4.1 berikut akan menunjukkan komponen-komponen yang telah dilakukan terkait penerapan Pallet Putaway Strategy, telah sesuai dengan konfigurasi awal.
Tabel 4.62 Tabel Kesesuaian Penerapan Pallet Putaway Strategy Kesesuaian Pallet Putaway Strategy Good Receipt From Production ( Transfer Order (TO) Creating) Putaway By Pallet ( Transfer Order (TO) Confirming)
Storage bin ditentukan sistem Stock telah diletakkan pada Storage bin Yang telah ditentukan sistem
Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi
308
Gambar 4.47 Illustrasi Keluaran Sub Proses Sebelum dilakukan Pallet Putaway Strategy
Gambar 4.48 Illustrasi Keluaran Sub Proses Setelah dilakukan Pallet Putaway Strategy
308
309 ii.
Ketidaksesuaian Terkait Pallet Putaway Strategi selama observasi
pada Wall’s Ice cream Outbound pada penerapannya, penulis juga menemukan terdapat alternatif proses yang terjadi pada proses Receiving. Alternatif tersebut merupakan pengubahan Storage bin hasil system suggestion yang disebabkan beberapa penyesuaian kebutuhan didalam Coldstore, antara lain:. 1. Suhu -23° C pada Coldstore 3, seringkali menyebabkan semakin dekatnya Storage bin yang akan dituju untuk proses Putaway, menjadi semakin baik. 2. Kerusakan warehouse equipment secara tibatiba.
Sebagai
illustrasi,
Storage bin
hasil
system
suggestion adalah DA2004 yang merupakan Storage type Double deep, karena kerusakkan warehouse equipment, dalam hal ini adalah Forklift khusus Double deep, sehingga harus dilakukan penggantian Storage bin, dari Storage bin pada Storage type Double deep menjadi Storage Bn dengan Storage type Single selective sebagai alternatif yang tidak dapat dihindari, agar proses Putaway tetap dapat dilakukan. 3. Bila strategi hasil konfigurasi dilakukan tanpa adanya optional yang disesuaikan dengan kebutuhan, seperti apabila kapasitas telah penuh (terisi seluruhnya),
310 Stock Fast Moving, bila ditempatkan pada Slow Moving, pembuatan
Transfer Order by Background tidak akan
dapat dilakukan, dan “message error” yang menyatakan kesalahan tempat menaruh Stock akan muncul. Sehingga untuk beberapa kasus ini, pengiputan Storage bin pada Transfer Order secara manual tidak dapat dihindari. Beberapa alternatif diatas memperjelas perbedaan hasil yang diharapkan pada konfigurasi Pallet Putaway Strategy sebelumnya. Skema Alur Penerapan Strategi (Flowchart)
311
Tabel 4.63 Tabel Receiving Process – Ketidaksesuaian Pallet Putaway Strategy
Ketidaksesuaian Pallet Putaway Strategy Good Receipt From Production ( Transfer Order (TO) Creating)
Manual Stock Transfer (LM01-RF Menu)
SOLUSI
1. Mengubah Storage bin hasil system suggestion akan memakan waktu lebih lama. Terlebih lagi apabila perubahan harus dilakukan pada banyak Storage bin. 2. Setelah Storage bin diubah, sering menyebabkan tidak updated nya informasi pada Reconciliation Report.
1.Perlu dilakukan Pemeliharaan Korektif (Penambahan Sub proses Bisnis dan atau updated konfigurasi) sehingga efisiensi dapat tetap terjaga. 2.Solusi untuk Laporan Rekonsiliasi dapat dibuatkan oleh Bagian Produksi.
Storage bin ditentukan sistem
Storage bin hasil system suggestion dirubah.
Putaway By Pallet ( Transfer Order (TO) Confirming)
KENDALA
Stock telah diletakkan pada Storage bin dan dikonfirmasikan.
Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi
311
312 4.3.1.1.2 Replenishment Putaway Strategy 4.3.1.1.2.1 Applied Description Replenishment Putaway Strategy merupakan Strategi penempatan Stock yang sama halnya dengan Pallet Putaway
Strategy,
strategi
tersebut
bertujuan
untuk
mendayagunakan dan mengoptimalkan kapasitas yang tersedia pada Coldstore 1, 2 dan 3. Hasil dari konfigurasi yaitu, Replenishment Putaway Strategy nantinya terhubung dengan Storage type 351 (Pick Face). Dimana Stock pada Storage type tersebut tidak dapat menerima Stock (Full Pallet yang disertai Pallet ID) dari Bagian Produksi (Bagian Palletizing) secara langsung. Sebaliknya 351 (Pick Face) merupakan Partial Stock (tidak Full Pallet/berbentuk receh/curah) yang berasal dari Stock High Rack, yakni: Storage type 301 (Back to Back), 331 (Double deep), dan 341 (Single selective). Dan karena sudah tidak bebentuk Full Pallet, maka tidak ada Pallet ID pada seluruh Stock di Storage type 351.
Pada 351 (Pick Face), kapasitas Stock yang tersedia yaitu minimal ½ Pallet Stock untuk Storage type 341 (Single selective), dan maksimum 1 ½ Pallet Stock untuk Storage type 331 (Double deep). Apabila kapasitas menunjukkan jumlah Stock
313 dibawah jumlah minimum, maka secara otomatis oleh sistem,
Transfer
requirement
akan
terbuat
dan
Administration Supervisor akan melakukan Transfer Order (TO)
Creating
Process.
Supervisor akan melakukan
Setelahnya
Administration
Transfer Order Confirming.
Proses pembuatan dan konfirmasi Transfer Order dilakukan dengan menggunakan menu transaksi yang terdapat pada sistem SAP R/3. Melalui
strategi
Replenishment
Putaway
Strategy, jumlah material di 351 (Pick Face) untuk Stock baik dengan tujuan General Trade (GT) maupun Modern Trade (MT) order, akan selalu tetap terjaga. Skema berikut akan menggambarkan alur dari Replenishment Putaway Strategy.
314
Replenishment Putaway Strategy Wall’s Ice Cream Outbound Department
301 Back to Back
310 Ground – CS 1 &2
331 Double Deep
341 Single Selective
313 Ground – CS3
STORAGE TYPE
STORAGE TYPE
351 Pick Face
STORAGE BIN Minimum ½ Pallet Maximum 1 ½ Pallet
Gambar 4.49 Skema Konfigurasi Replenishment Putaway Strategy
315 Tabel 4.64 Tabel Menu Transaksi Replenishment Putaway Strategy
Transaction Code
Description
LP22
Merupakan Replenishmet Planning for Fixed Bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk
LP21
Merupakan Replenishmet Planning for Fixed Bin, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk
LX03
Merupakan menu transaksi dengan tujuan pembuatan Transfer Order dan menghasilkan Bin Status Report.
LT12
Merupakan menu transaksi konfirmasi Transfer Order.
dengan
tujuan
316 4.3.1.1.2.2 Penerepan Strategi Berikut merupakan penerapan Replenishment Putaway Strategy pada Receiving Process di Wall’s Ice Cream Outbound.
i.
Kesesuaian Bagan berikut akan menunjukkan Penerapan
Replenishment Putaway Strategy pada Wall’s Ice cream Outbound, yang telah sesuai dengan konfigurasi awal.
Tabel 4.65 Tabel Kesesuaian Penerapan Replenishment Putaway Strategy Kesesuaian Replenishment Putaway Strategy
Storage type 351 (Pick Face) menunjukkan minimum quantity.
Transfer requirement secara otomatis dibuat oleh sistem.
Transfer Order (TO) Creating (T-Code: LX03)
Pada Storage type 301 (Back to Back), 310 (Ground CS 1-2), 331 (Double deep), 341 (Single selective), 313 (Ground CS3) Sistem akan menunjukkan Storage bin. Secara manual pilihan alokasi dilakukan. Memilih salah satu Storage type dan Storage bin.
Transfer Order (TO) Confirming (T-Code: LT12)
Oleh Assembling Team, High Rack Stock telah dipindahkan ke Storage bin 351 (Pick Face).
Pembuatan Bin Status Report
317 ii.
Ketidaksesuaian Terkait ketidaksesuaian penerapan strategi, selama
observasi pada Wall’s Ice cream Outbound, penulis mengamati penerapan Replenishment Strategy dengan prinsip Fixed Bin, tidak diterapkan pada Wall’s Ice cream Outbound, melainkan Mixed Bin. Beberapa alas an dikarenakan dengan menggunakan Mixed Bin, adjustment dapat dilakukan sesuai kebutuhan, seperti: Pada Fixed Bin, walaupun strategi Replenishment menjadi lebih maksimal, namun akan terasa kesulitan pada saat Stock Take pergerakan fisik akan lebih banyak terjadi, karena Stock secara fisik mengikuti system, sebaliknya yang terjadi pada Mixed Bin. Perubahan maupun penambahan Master Data dengan menggunakan Replenishment Fixed Bin, seringkali updated Stock belum terjadi, dan baru terlihat ketika pembuatan Transfer Order akan dilakukan. Tabel berikut akan menunjukkan ketidaksesuaian yang terjadi terkait penerapan Pallet Putaway Strategy.
318 Tabel 4.66 Tabel Ketidaksesuaian Penerapan Replenishment Putaway Strategy
Ketidaksesuaian Replenishment Putaway Strategy
Manual Stock Transfer (LM01-RF Menu)
KENDALA
Mendapat Stock yang batch paling tua.
Transfer Order (TO) Creating (T-Code: LX03)
Transfer Order (TO) Confirming Manual.
Menghasilkan TO Slip.
Stock dipindahkan.
1. Mengubah Storage bin hasil system suggestion akan memakan waktu lebih lama. Terlebih lagi apabila perubahan harus dilakukan pada banyak Storage bin.
SOLUSI
1. Perlu dilakukan Pemeliharaan Korektif (Penambahan Sub proses Bisnis dan atau updated konfigurasi) sehingga efisiensi dapat tetap terjaga.
Pembuatan Laporan Penerimaan Produksi
318
319
4.3.2
Company’s Applied Picking Strategies Seperti halnya dengan Putaway Strategy, pada penerapan pada Picking
Strategy juga terlihat. Penulis membagi hasil analisis penerapan strategi penempatan Stock menjadi dua bagian yaitu kesesuaian dan ketidaksesuaian yang diharapkan dapat menjadi masukkan bagi operasional kedepannya.
4.3.2.1
Picking Strategy Range Overview Berikut merupakan Strategi Pengambilan Barang (Picking Strategy)
yang merupakan hasil dari konfigurasi atas kebutuhan adanya Pembangunan Coldstore 3.
First Expired First Out (FEFO) Picking Strategy
4.3.2.1.1 First Expired First Out (FEFO) Picking Strategy 4.3.2.1.1.1 Applied Description First Expired First Out (FEFO) Picking Strategy merupakan strategi pencarian lokasi Stock (Storage bin), yang
sesuai
dengan
tujuan
pengambilan.
Tujuan
pengambilan, didasarkan pada masing-masing Storage type Customer Delivery Channel yaitu: General Trade (GT) dan Modern Trade (MT). First Expired First Out (FEFO) Picking Strategy memiliki
beberapa
prosedur,
sebelum
Stock
dapat
320 dikeluarkan dari lokasi. Bagan berikut akan menggambarkan persyaratan tersebut.
First Expired First Out (FEFO) Picking Strategy’s Requirement Wall’s Ice Cream Outbound Department
STORAGE BIN KOSONG (Result of System Suggestion)
Material sama NEXT STORAGE BIN
T Y
Batch sama
T
Mengambil Stock dari STORAGE BIN
Y
(Result of System Suggestion)
Gambar 4.50 Skema Konfigurasi First Expired First Out (FEFO) Picking Strategy Requirement
Ketika General Trade (GT) Admin Clerk ataupun Modern Trade (MT) Despatch Checker melakukan Transfer Order
Creating
Process,
maka
pada
saat
itulah
321 pengalokasian akan dilakukan oleh sistem, sistem nantinya akan menunjukkan informasi mengenai Storage section, Storage type, dan Storage bin, sehingga Stock yang dikeluarkan nantinya akan sesuai dan tepat sesuai dengan pesanaan customer. Kedua skema berikut akan menggambarkan alur dari First Expired First Out (FEFO) Picking Strategy.
322
Hubungan General Trade (GT) Picking Process & FEFO Picking Strategy Wall’s Ice Cream Outbound Department
First Expired First Out (FEFO) Picking Strategy’s Requirement Wall’s Ice Cream Outbound Department General Trade (GT) Picking Process Wall’s Ice Cream Outbound Department Wall’s Ice Cream Outbound (BOF Local)
Order Management Processing
STORAGE SECTION Delivery Order Processing
001 Coldstore 1
002 Coldstore 2
003 Fast Moving Coldstore 3
004 Slow Moving Coldstore 3
Shipment Processing
Transfer Order Processing
TO Creating Process
301 Back to Back
310 Ground – CS 1 &2
331 Double Deep
341 Single Selective
STORAGE TYPE TO Confirming Process
STORAGE BIN
Gambar 4.51 Skema Hubungan GT Picking Process dengan (FEFO) Picking Strategy Requirement
313 Ground – CS3
323
Hubungan Modern Trade (MT) Picking Process & FEFO Picking Strategy Wall’s Ice Cream Outbound Department
Replenishment Putaway Strategy Wall’s Ice Cream Outbound Department
Modern Trade (MT) Picking Process Wall’s Ice Cream Outbound Department
Delivery Order Processing
301 Back to Back Transfer Order Processing
310 Ground – CS 1 &2
331 Double Deep
341 Single Selective
STORAGE TYPE
TO Creating Process
TO Confirming Process
STORAGE TYPE
351 Pick Face
Shipment Processing
STORAGE BIN Billing Processing
Proof Of Delivery Processing
Gambar 4.52 Skema Hubungan GT Picking Process dengan (FEFO) Picking Strategy Requirement
313 Ground – CS3
324
4.3.2.1.1.2 Penerepan Strategi i.
Kesesuaian Penerapan First Expired First Out (FEFO) Picking
Strategy, yang telah sesuai pada Wall’s Ice cream Outbound, telah ditunjukkan pada Picking Process baik pada General Trade (GT) maupun Modern Trade (MT) yang merupakan hasil observasi, dan telah ditunjukkan sebelumnya oleh penulis. Lebih lanjut Tabel 4.1 berikut akan menunjukkan komponen-komponen yang telah dilakukan terkait penerapan First Expired First Out (FEFO) Picking Strategy, sesuai dengan konfigurasi awal.
Tabel 4.67 Tabel Kesesuaian Penerapan FEFO Picking Strategy General Trade (GT) Picking Process – Kesesuaian First Expired First Out (FEFO) Picking Strategy Transfer Order (TO) Creating In Background
Transfer Order (TO) Confirming
Alokasi Storage bin untuk Stock order General Trade (GT) yang diperlukan yaitu sesuai dengan High Rack khusus GT , ditentukan sistem. Stock, sesuai dengan Storage bin yang telah ditentukan sistem (Background), telah dikeluarkan dari Coldstore untuk dibawa ke Loading Bay.
325
Gambar 4.53 Keluaran Sub Proses Transfer Order (TO) Creating - Background
325
326
Gambar 4.54 Keluaran Sub Proses Sebelum dilakukan FEFO Picking Strategy
326
327
Gambar 4.55 Keluaran Sub Proses Setelah dilakukan FEFO Picking Strategy
327
328 ii.
Ketidaksesuaian Terkait First Expired First Out (FEFO) Picking
Strategy secara umum baik pada General Trade maupun Modern Trade selama observasi pada Wall’s Ice cream Outbound,
yaitu
pada
penerapannya
penulis
juga
menemukan terdapat alternatif komponen yang diterjadi pada proses Picking. Alternatif tersebut merupakan pengubahan Storage bin hasil system suggestion yang disebabkan Storage bin hasil system suggestion, tidak sesuai dengan beberapa keadaan didalam Coldstore. 1. Terjadi Transfer Order Creating Process dengan pola Foreground ketika stock tidak ditemukan pada Storage type 351. Sehingga MT Despatch Checker harus melakukan Transfer Order Creating Process dengan menggunakan
Stock
Figures
icon
pada
pola
Foreground, dan menggunakan Application Menu Transaction (T-code) lainnya pada sistem, untuk mengunci storage type High Rack yang Stock nya akan dipindahkan ke storage type 351 (Pick Face). Penerapan ini menggunakan menu Block/Unblock Several Storage bins Simultaneously pada sistem SAP R/3.
329
2. Belum
maksimalnya,
penerapan
Replenishmet
Putaway Strategy, menyebabkan sering terjadinya kekosongan Stock pada Storage type 351 (Pick Face) sehingga MT Despatch Checker seringkali memakai Storage type 310 (Ground Coldstore 1-2) dengan pola Foreground pada
Transfer Order Creating Process
untuk pengalokasian kebutuhan Stock pada order Modern Trade (MT).
Tabel 4.68 Tabel Menu Transaksi Penerapan Manual Stock Transfer ( Transfer Order (TO) Creating - Foreground)
Transaction Code
Description
LS06
Merupakan Block/Unblock Several Storage bins Simultaneously, yaitu menu transaksi yang telah terdapat di dalam sistem SAP R/3. Transaction Menu ini digunakan untuk
330
Gambar 4.56 Keluaran Sub Proses Setelah dilakukan Block/Unblock Several Storage bins Simultaneously,
