BAB 4 BUSINESS BLUEPRINT

122

BAB 4 BUSINESS BLUEPRINT

4.1

Deskripsi proyek PT.MXX sebagai salah satu dari delapan perusahaan yang menjalankan bisnis dalam bidang bahan peledak merasa harus melakukan perbaikan sistem yang digunakan dalam proses bisnis operasional perusahaan sehari-hari. Dipilihnya sistem SAP Business One dirasa merupakan perbaikan dari sistem yang digunakan saat ini yang kurang berfungsi secara efektif dan efisien. Implementasi SAP Business One ini dilakukan pada modul-modul yang tersedia antara lain modul penjualan (sales), pembelian (purchasing), produksi (production), persediaan (Inventory), dan banking (finance). Blueprint yang dijelaskan dalam bab ini merupakan tahap awal yang dilakukan dalam proses implementasi sistem SAP Businee One. Dalam tahapan ini, terdapat banyak kegiatan yang harus dilakukan dimulai dari melakukan pengumpulan kebutuhan PT.MXX sesuai dengan proses bisnis yang berjalan saat ini, mengidentifikasi masalah yang terjadi akibat sistem saat ini, hingga solusi apa yang diinginkan untuk dapat mengatasi masalah pada sistem baru yang akan diimplementasikan nanti. Hasil akhir dari proses tersebut ialah pengkostumisasian sumber informasi dari sistem lama dengan sistem SAP Business One. Kebutuhan dan keinginan PT.MXX akan dituangkan dalam blueprint sistem SAP Business One ini. Dengan menerapkan sistem SAP Business One ini PT. MXX berharap agar proses bisnis yang berjalan dapat lebih baik berupa adanya format laporan yang terstandardisasi, informasi laporan yang jelas dan detail, serta adanya fitur-fitur tambahan yang dibutuhkan guna mengatasi masalah-masalah yang terkait dalam proses bisnis yang berjalan saat ini.

4.1.1

Nama dan Kontak Nama dan kontak ini merupakan personal atau individu yang terlibat dalam implementasi SAP Business One dari PT. MXX.

105

106

Tabel 4.1 Nama dan Kontak No.

Name

Email

Mobile

Address

Phone

Role

1 Steering Committe

Steering Committe

2 Project Manager

Project Manager

3 Project Manager

Project Manager

4 Senior Management

Senior Management

5 Senior Management

Senior Management

6 Senior Management

Senior Management

7 Senior Management

Senior Management

8 Change AgentLogistic

Change Agent

9 Change Agent Sales

Change agent

10 Change Agent Purchase

Change Agent

11 Change Agent Finance

Change Agent

12 Change Agent Accounting

Change Agent

13 Change Agent PPIC

Change Agent

14 Change Agent Production

Change Agent

15 Change Agent Production

Change Agent

16 Change Agent

Change Agent

Maintenance 17 Change Agent Assembly

Change Agent

18 Change Agent Site

Change Agent

19 IT Infra 1

IT Infra

107

No.

Name

Email

Mobile

Address

Phone

Role

20 IT Infra 2

IT Infra

21 Key UserLogistics 1

Key UserLogistics


Key UserLogistics


Key UserLogistics

24 Key User Sales 1

Key User Sales

25 Key User Sales 2

Key User Sales

26 Key User Procurement 1

Key User Procurement


Key User Procurement


Key UserProcurement

29 Key User Finance 1

Key User Finance

30 Key User Finance 2

Key User Finance

31 Key User Accounting 1

Key User Accounting


Key User Accounting


Key User Accounting

34 Key User Production 1

Key User Production


Key User Production


Key User Production


Key User Production

108

4.1.2

Overall plan Overall Plan merupakan perencanaan yang dibuat untuk melakukan proses implementasi pada PT. MXX. Overall Plan berisi perencanaan versi 1.0 sesuai dengan project plan yang telah didiskusikan sebelumnya dengan PT. MXX. Tabel 4.2 Overall Plan Project Plan Version

Remarks

Version 1.0

4.2

Project TimeLine

Gambar 4.1 Project Timeline

109

110

111

112

113

114

115

116

4.3

Requirement Gathering Tabel 4.3 Requirement Gathering Table

No

Modul

Requirement

In-Scope

Out of

Add-ons

Scope 1.

Sales

Tidak dapat menjual

-

Iya

barang jika tidak ada

Store procedure

barang digudang (tidak boleh melebihi quantity in-stock) 2

Adanya otorisasi pada

-

Iya

saat membuat sales

Approval procedure

order 3

Adanya pick list untuk

Iya, menggunakan

mempersiapkan barang

pick and pack

-

yang akan dikirim 4

Adanya surat perintah

Iya, menggunakan

kerja ke bagian gudang

purchase order

-

untuk mempersiapkan barang yang akan dikirim ke pelanggan 5

6

Adanya nota

Iya, menggunakan

penyerahan barang

delivery order

Alert untuk tanggal

-

-

Iya

berita serah terima

Alert management

barang yang tidak diisi 7

Jika terjadi penyusutan

Iya, sales return

-

-

Iya

pada saat pengiriman 8

Pembuatan invoice harus berdasarkan delivery order dengan

Store procedure

117

tanggal berita acara serah terima barang 9

Jika barang tidak

Iya, menggunakan

-

tersedia ada penawaran alternative item barang subsitusi 10

Ada field nomor berita

-

Iya

UDF

-

Iya

UDF

-

Iya

Crystal

acara serah terima barang 11

Ada field tanggal berita acara serah terima barang

12

Purchasing Laporan bukti negosiasi harga

13

Quantity purchase

report -

Iya

order tidak boleh

Store procedure

melebihi purchase requisition 14

Hanya inventory item

-

Iya

yang menggunakan

Store procedure

dokumen series inventory 15

Adanya approval pada

-

Iya

saat membuat

Approval procedure

purchase order 16

Adanya gudang

Iya, define

dropship ( secara

warehouse

inventory tidak melalui

dropship

-

-

Iya

Store

gudang PT. MXX) 17

Inventory

Satu inventory hanya ada satu gudang asal

-

procedure

118

18

Input biaya pengiriman Iya, menggunakan yang akan dibebankan

-

-

Iya

Alert

landed cost

ke inventory 19

Adanya alert untuk

-

inventory setiap satu

Management

bulan 20

Barang dapat dikirim

Iya, menggudakan

kembali dengan nomor

goods return

-

-

Iya

Approval

purchase order sama, atau ditutup dan dibuatkan purchase order baru ke vendor baru 21

Adanya approval kepala gudang

4.4

-

procedure

Blueprint Tujuan dari pembuatan Blueprint ini ialah untuk mencatat ringkasan kebutuhan bisnis PT. MXX dalam rangka implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP): SAP Business One dari SAP AG. Dokumen ini akan dijadikan sebagai dasar konfigurasi dan penggunaan sistem SAP Business One pada PT. MXX.

4.4.1 System Setup System Setup merupakan konfigurasi sistem SAP Business One yang akan digunakan oleh PT. MXX. System Setup disesuaikan dengan kebutuhan PT. MXX untuk dapat memenuhi kebutuhan dari bisnis proses yang ada pada PT. MXX.

119

4.4.1.1 System Inizialitation Basic Company Setup Basic Company Setup merupakan konfigurasi dasar dari sistem mengenai informasi umum perusahaan, informasi akuntansi, dan inisialiasi dasar.

Tabel 4.4 Basic Company Setup Company Name: Digunakan pada Report dengan

PT. MXX

informasi alamat perusahaan Company Address

Internet Address

Phone 1

+62 21 xxxx-xxxx

Phone 2 Fax

+62 21 xxxx-xxxx

Company general information EMail address Local Currency

USD

System Currency

IDR

Apakah bisnis anda akan menggunakan fitur perpajakan dari SBO (SAP Business One)?

Yes

120

Tipe Pajak antara lain Sales Tax, Use Tax, Value Added Tax Tax Authority Name Federal Tax ID State Tax ID Reseller Tax Exemption # Does your business currently use a segmented Chart of Accounts? Segmented Chart of Account digunakan untuk menentukan informasi yang harus ditambahan

No

dari Kode Akun, seperti divisi, wilayah, cost center, dll. Untuk kebutuhan penelurusan dan pelaporan dari transaksi. Does your business require MultiLanguage Support Fitur ini digunakan untuk menerjemahkan Nama Field di SAP Business One ke dalam bahasa lain dan melakukan pencetakan dokumen yang dikirim ke Business partner yang

Yes

121

memiliki perbedaan bahasa. Moving Average: Pilih Moving Average untuk menghitung nilai Inventory berdasarkan Cost Price. Nilai Moving Average akan diupdate pada saat setiap penerimaan Inventory. Which Inventory valuation method would you like To default inTo new Item file records?

Standard Price: Pilih Standard Price untuk menghitung nilai Inventory berdasarkan

Catatan :Inventory Valuation

Harga tertentu.

Method dapat diganti ke Inventory Standard price harus Valuation Method yang lainnya ditentukan sebelum pada saat pembuatan ItemMaster Data baru.

sistem digunakan. FIFO: Pilih FIFO untuk menghitung nilai Inventory berdasarkan FIFO (First In First Out). Setiap penerimaan Inventory akan membuat 1 layar dari jumlah Item berhubungan dengan cost; setiap Inventory

122

yang dikeluarkan akan menggunakan cost dari layer perrtama yang masih open. Does your business allow a sTock release without a cost? Pilihan untuk memberikan akses pada saat Delivery atau A/RInvoice, walaupun Cost Price dari 1 Item tidak ada. Pilihan ini berfungsi ketika Costing Method

No

yang digunakan adalah Moving Average atau FIFO. Jika menggunakan Standard Cost, harga sudah ditentukan sebelumnya. Which business checking account would you like To be the system default?

4.4.1.2 System Inizialitation General Company Setup General Company Settings merupakan konfigurasi sistem mengenai Business partner, Budget, Services, Display, Font & Background, Path, Inventory, Cash Flow, Cockpit, dan Cost Accounting.

Tabel 4.5 General Company Setup What are the standard posting Periods for your

123

business?

Fiscal Calendar DateFrom: 01.01.2014To 31.12.2014 Number of Periods: 13 (Months) Start of Fiscal Year: 2014

What is the earliest prior

2014

Period that you would like To enter inTo SAP Business One To allow for Comparative Financial Statements? Credit Limit: Pilih untuk melakukan pengecekan ketika penyimpanan Customer Activity Alerts

Sales Dokumen untuk Customer

Options:

akan melewati Credit Limit yang sudah ditentukan untuk

Anda dapat membatasi

Customer pada Business

pembuatan Sales Dokumen

partnerMaster Data.

untuk Customer dan memberikan peringatan berdasarkan parameter berikut :

Approval akan ditampilkan jika Account Balance Customer dan nilai dokumen yang akan disimpan melewati nilai Credit Customer. Commitment Limit:

124

Pilih untuk melakukan pengecekan ketika penyimpanan Sales Dokumen untuk Customer akan melewati Commitment Limit yang sudah ditentukan untuk Customer pada Business partnerMaster Data. Warning Message ditampilkan jika Account Balance Customer dan nilai dokumen yang akan disimpan melewati nilai Commitment Limit Customer. Consider Deliveries Balance Pilih untuk melakukan pengecekan Account Balance Customer dan juga Balance dari Delivery yang masih open pada saat pengecekan Customer Activity. Ketika pilihan di bawah ini diset, pilih tipe dokumen untuk Warning Message yang akan ditampilkan : A/RInvoice Delivery Sales Order

How does your business set

Salesman

125

the commission rate by, If used? Menentukan pembagian

Item Customer

komisi. Komisi dapat diihitung berdasarkan pada Sales Employee, Item atau Customer pada dokumen tertentu.

Area Note: PT. MXX tidak menggunakan fitur perhitungan komisi dari SAP karena tidak

Pilih 1 atau lebih pilihan

sesuai dengan pola perhitungan

berikut ini tergantung dari

komisi yang diterapkan.

kebutuhan perhitungan komisi pada SAP Business One. Setting ini mempengaruhi perhitungan Komisi Penjualan sesuai dengan persentase, tetapi tidak menghitung transaksi yang berkaitan dengan komisi secara otmatis Anda dapat mengubah setting ini kapan saja. What default payment terms would you like To use for CustomerSales Orders and A/RInvoices Catatan : Ini hanya

Cash – Basis

126

merupakan default yang digunakan ketika pembuatan Customer Master Data baru. Payment terms dapat diubah pada Customer Master Data dan dokumen Sales. Which time format would you like To use on the

12 Hour 24 Hour

screen display: DD/MM/YY DD/MM/YYYY Which Date Format would

MM/DD/YY

you like To use on the

MM/DD/YYYY

screen display:

YYYY/MM/DD DD/MONTH/YYYY

How many decimal places

Decimal Places 0 through 6

would you like To be

available

displayed and used in

Currency Amounts : 2

calculations for: Prices : 2 Catatan : Setting ini akan mendefinisikan jumlah desimal yang akan digunakan untuk amount, price, exchange rate,

Rates : 4 Quantities : 3 Percentage : 2

127

quantity, percentage, dan unit. Anda dapat mengubah

Units : 3 Separator :.

nilainya kapan saja. Perubahan akan berdampak

Thousand SeparaTor : ,

pada transaksi selanjutkan, dan tidak mengubah data yang sudah ada sebelumnya. Pemilihan berdampak pada perhitugan di SAP Business One, nilai akan disimpan dalam Database SAP Business One. Sebagai contoh, jika anda memiliki 2 desimal untuk amount dan anda menemukan 6 desimal untuk harga dan kuantitas yang kecil, Total mungkin dapat menjadi salah. Does your business use

Yes

Serial Numbered Items

On Every Transaction, both in and out

If Yes how do you

Out only

track them: Does your business track Items by lots or batches

Yes On Every Transaction, both in and out

If Yes how do you

Out only

128

track them:

Note: Penentuan penggunaan batch ditentukan pada ItemMaster Data untuk masingmasing Item. Pada saat transaksi Inventory, dicatat tanggal masuk, tanggal expired dan tanggal manufaktur.

When new Items are added To your Item Master file, would you like all Items To

All Items available in all warehouse Items available for only certain warehouses

be available in all warehouses or select which Items are available in each warehouse?

Note: Hal ini dikarenakan tidak semua barang tersedia pada semua gudang.

4.4.1.3 Posting Periods Posting Periods merupakan konfigurasi sistem mengenai periode keuangan di dalam sistem. Posting Period yang digunakan oleh PT. MXX adalah satu tahun terdiri dari 13 period (dibagi secara bulanan). Period akan mengontrol transaksi yang akan masuk ke dalam period tersebut. Tabel 4.6 Posting Period 2014 Period Code

2014

Period Name

2014

Sub-Periods

Months

129

2014 No. of Periods Period Indicator Period Status

13 Default Unlocked

Posting Date From

01.01.2014

Posting Date To

31.12.2014

Due date From

31.12.2014

Due date To

30.04.2014

DocumentDate

31.12.2014

From DocumentDate To

30.04.2014

Start of Fiscal Year

01.01.2014

Fiscal Year

2014

4.4.1.4 User Authorization User Authorization merupakan konfigurasi sistem mengenai hak akses masing – masing pengguna terhadap sistem. SAP Business One memiliki tiga (3) tipe otorisasi pengguna yaitu Full Authorization, Read – Only, dan No Authorization.

4.4.1.5 Document Numbering Document Numbering merupakan konfigurasi penomoran untuk masing – masing dokumen pada SAP Business One. PT. MXX akan menggunakan satu (1) format penomoran untuk setiap dokumen dan akan terus berlanjut untuk masing – masing dokumen selama penggunaan sistem.

130

4.4.1.6 Document Settings Document Settings merupakan konfigurasi untuk masing – masing dokumen pada SAP Business One. Tabel 4.7 Document Settings Mandatory Tab

Fields

Value Y/⌧

Calculate Gross Profit

√

Base Price Origin

√

Default Gross Profit % for Service

N

Item Cost 0.00

Documents Calculate % Gross Profit as : Profit/Sales Price

⌧

Profit/Base Price Document Remarks Include: Base Document Number

⌧

BP Reference Number General

For a Sales BOM in Documents, Display: Price and Total for Parent Item Only Price for Component Items

⌧

Response to Release / Receipt of Inventory Outsaide Defined Range Without Warning Warning Only Block Release / Receipt

⌧

Block Negative Inventory

√

Item

131

Tab

Fields

Mandatory

Value Setting

Rounding Method By Currency

⌧

By Document Exchange Rate Base Date

Posting

√

(A/PDocuments)

Date

Display Rounding Remark

√

Use Warehouse Address

√

Manage Freight in Documents Block Documents With Earlier

N √

Posting Date Allow Future Posting Date

N

Use Document Exchange Rate

N

When Copying to Target Document Manage Inventory by Warehouse

Per Document Capitaliztion Depreciation Run

√

Deactivate Fixed Asset After Capitalization is Cancelled Split Asset Balance Sheet Account in Journal Entry by Assets Include Tax in Quotation

√

Allow Copying Closed Quotations

N

to Target Document Sales Quotation

When Duplicated Customer Reference No. Occurs: Without Warning Warning Only

⌧

132

Tab

Fields

Mandatory

Value

Block Release / Receipt Allow Copying Customer Reference

√

No. to Target Document Default Day for Order Cancellation

√

Allow Changes to Existing Orders

√

Activate Automatic Availability

√

Check Sales Order Approved

√

When Duplicated Customer Reference No. Occurs: Sales Order

Without Warning Warning Only

⌧

Block Release Allow Copying Customer Reference

√

No. to Target Document Reopen Doc. by Creating Returns/Goods Returns/Credit

√

memos Based on Doc. Without User Confirmation When Duplicated Customer Reference No. Occurs: Without Warning Warning Only Delivery

⌧

Block Release Allow Copying Customer Reference No. to Target Document Recommend Packaging Based on ItemMaster Data

√

30

133

Tab

Fields

Mandatory

Block documents with earlier Posting Date When Duplicated Customer Reference No. Occurs: Without Warning Warning Only

⌧

Block Release / Receipt Returns

Allow Copying Customer Reference

√

No. to Target Document Block documents with earlier Posting Date Allow Setting Item Cost When Document is Not Based When Duplicated Customer Reference No. Occurs: Without Warning A/R Down payment

Warning Only

⌧

Block Release/ Receipt Block documents with earlier Posting Date Activate Automatic Availability Check in A/RReserveInvoice When Duplicated Customer Reference No. Occurs:

A/RInvoice

Without Warning Warning Only

⌧

Block Release/ Receipt Allow Copying Customer Reference

√

Value

134

Tab

Fields

Mandatory

No. to Target Document Recommend Packaging Based on ItemMaster Data Block documents with earlier Posting Date When Duplicated Customer Reference No. Occurs: Without Warning A/RCredit memo

Warning Only

⌧

Block Release/ Receipt Block documents with earlier Posting Date Allow Setting Item Cost When

N

Document is Not Based Send E-Mail When PO or Purchase

GoodsReceipt PO is Created

Request

Send Alert When PO or Good Receipt PO is Created When Duplicated Vendor Reference No. Occurs: Without Warning Warning Only

Purchase

Block Release / Receipt

Quotation

Allow Copying Vendor Reference

⌧ √

No. to Target Document Create Online Quotation Close Document When Its Base Purchase Request is Closed

N √

Value

135

Tab

Fields

Mandatory

Split Purchase Order

N

Purchase Order Approved

√

When Duplicated Vendor Reference No. Occurs: Without Warning Purchase Order

Warning Only

⌧

Block Release/ Receipt Allow Copying Vendor Reference

√

No. to Target Document Reopen Doc. by Creating

N

Returns/Goods Returns/Credit memos Based on Doc. Without User Confirmation When Duplicated Vendor Reference No. Occurs: Without Warning GoodsReceipt PO

Warning Only Block Release / Receipt Allow Copying Vendor Reference

⌧ √

No. to Target Document Block documents with earlier Posting Date When Duplicated Vendor Reference No. Occurs: Without Warning Good Return

Warning Only Block Release

⌧

Allow Copying Vendor Reference

√

Value

136

Tab

Fields

Mandatory

No. to Target Document Block documents with earlier Posting Date When Duplicated Vendor Reference No. Occurs: A/P Down payment

Without Warning Warning Only Block Release / Receipt

⌧

When Duplicated Vendor Reference No. Occurs: Without Warning Warning Only A/PInvoice

Block Release / Receipt Allow copying Vendor Reference

⌧ √

No. to Target Doc. Block documents with earlier Posting Date When Duplicated Vendor Reference No. Occurs: Without Warning A/PCredit memo

Warning Only Block Release / Receipt

⌧

Block documents with earlier Posting Date Split BP/Account in Journal Entry Incoming payment Deposit

Split Credit Voucher Display all transaction by default Split BP/Account in Journal

√

Value

137

Tab

Fields

Mandatory

Entry: In Cash Checks Deposit In Postdated Checks Deposit In Credit Deposit Split BP/Account in Journal Entry Maximum No. of Documents in Payment Outgoing Payment

Display all transaction by default

√

Create Capitalization Credit memo for Fixed Assets with Cash Discounts Block documents with earlier Posting Date Split BP/Account in Journal Entry

Postdated

In Postdated Checks Deposit

Deposit

In Postdated Credit Voucher Deposit Block unbalanced FC Journal

√

Entry Block Multi currency Transactions Journal Entry

Block Editing of Totals in System

√ √

Currency Block Posting Date Editing per

√

Row Block Updating of Doc. Date After

√

Posting per Row Use automatic Tax Block documents with earlier

√

Value

138

Tab

Fields

Mandatory

Value

Posting Date

4.4.1.7 Setup General User User dan Password merupakan konfigurasi untuk pengguna yang akan melakukan akses ke SAP Business One. User untuk PT. MXX belum dapat ditentukan, karena PT. MXX belum menentukan jumlah pengguna license yang akan dimiliki. Akan tetapi user mapping telah dilakukan sebagai berikut.

Tabel 4.8 User Mapping User Code Manager

(up to 8 characters) User Name

Manager

Super user

Y

E-Mail Address Mobile Phone Fax Initial Password Branch Department

Manager

Y/N

Y/N

Y/N

Y/N

139

4.4.1.8 Setup General Sales Employee / Buyers Sales Employee/Buyers merupakan konfigurasi untuk Salesman yang dapat dicantumkan dalam dokumen penjualan atau Buyer yang dapat dicantumkan dalam dokumen pembelian.

Tabel 4.9 Setup General Sales Employee / Buyers Sales

Remarks Active Employee

Employee Name Rianto Asikin Glenn Udayat Anjar Slamet

4.4.1.9 Setup General Territories Territories merupakan konfigurasi untuk pembagian area dari Business partner. PT.MXX menggunakan fitur ini untuk melakukan pemetaan pada Business partner Master Data yang ada.

4.4.1.10 Setup General Commission Group Commision Groups merupakan konfigurasi cara perhitungan komisi untuk Salesman sesuai dengan standar parameter yang sudah ditentukan oleh SAP Business One. PT. MXX tidak akan menggunakan fitur ini.

140

Tabel 4.10 Setup General Commision Groups Commision Group Name

Commision Percentage

4.4.1.11 Setup General Freight Freight merupakan pengaturan biaya pengiriman yang dikenakan kepada pelanggan pada saat melakukan penjualan barang atau biaya pengiriman yang ditagihkan oleh Vendor ketika melakukan pengiriman barang. Biaya – biaya tersebut masuk ke dalam kelompok pengeluaran (expenses) (tidak masuk ke dalam perhitungan Item Cost). Tabel 4.11 Setup General Freight Name Revenue Account Expense Account Output Tax Group Input Tax Group Fixed Amount – Revenues Fixed Amount – Expenses WTax Liable Distribution Method

None

Drawing Method

Total

Stock

141

Last Purchase Price

4.4.1.12 Setup General Report and Layout Manager Report and layout Manager merupakan fungsi konfigurasi untuk pembuatan laporan dan standar layout yang sudah ada di SAP Business One atau report dan layout tambahan yang dibuat. Ketika report dan layout tambahan yang dibuat dimasukkan ke dalam Report and Layout Manager maka pengguna sudah dapat mengakses report dan layout tersebut dari dalam layar SAP Business One. Dokumen mengenai Report dan Layout Manager akan dilampirkan secara terpisah. Dan PT. MXX memiliki kuota 10 Report/ Layout yang akan dibuatkan oleh pihak Inti Data Utama.

4.4.1.13 Setup General Password Administration Password Administration merupakan pengaturan untuk standar keamanan sistem yang mengatur ketentuan password yang berlaku pada sistem SAP Business One. Tabel 4.12 Setup General Password Administration Security level

Low

Expiration After

-1 Days

Minimum Length

4 Characters

Minimum Number of Uppercase Characters

0

Minimum Number of Lowercase Characters Minimum Number of Digits

0 0

142

Minimum Number of Nonalphanumeric Characters Password cannot Match

0 0 Previous Passwords

Authentication Before User Account is Locked Password Example

4.4.2

-1 abcd

Setup Financial

4.4.2.1 Account Segments Account Segment merupakan segmentasi akun yang digunakan pada SAP Business One, sehingga Chart of Account merupakan kombinasi antara Account dengan Segment. Dengan demikian account akan bersifat horizontal. PT. MXX tidak menggunakan fitur ini. Tabel 4.13 Account Segment Does your current Chart of Accounts use account segmentation? If so how are segments set up? Segmentation Name Natural Account

Size 10

Type

Alphanumeric

4.4.2.2 Account Dimensions Account Dimension merupakan pengembangan dari Account yang digunakan pada SAP Business One, sehingga Chart of Account merupakan kombinasi antara Account dengan Account Dimension yang diinput pada transaksi. Account Dimension ini berlaku untuk Account – Account Profit Loss.

143

Tabel 4.14 Account Dimension Dimension

Cost Center Dimension I (Plant) Plant 1 Plant 2

Dimension II (Cost Center) 010100

Direktur Utama

010200

Direktur Komersil

010300

Direktur Teknik & Prod.

010400

Direktur Keuangan & Adm.

020100

Keuangan & Akuntansi

020200

Office & Adm Jakarta

020300

Umum & Adm Cikampek

030101

Komersil

030102

Logistik

030103

Operation Balikpapan

030201

Blasting 1

030202

Blasting 2

030203

Blasting 3

030204

Blasting 4

030205

Blasting 5

030206

Blasting 6

030207

Blasting 7

030208

Blasting 8

030209

Blasting 9

030210

Blasting 10

030211

Blasting 11

030212

Blasting 12

030213

Blasting 13

144

030214

Blasting 14

030215

Blasting 15

030216

Blasting 16

030217

Blasting 17

030218

Blasting 18

030219

Blasting 19

030220

Blasting Lain-lain

030301

Assy Handil

030401

Emulsi Matrix 1

030402

Emulsi Matrix 2

030403

Emulsi Matrix 3

030404

Emulsi Matrix 4

030405

Emulsi Matrix 5

030406

Emulsi Matrix 6

030407

Emulsi Matrix 7

030408

Emulsi Matrix 8

030499

Emulsi Matrix Lain - Lain

040101

Pemeliharaan NA

040102

Pemeliharaan AN

040103

Pemeliharaan Utility

040201

Produksi NA

040202

Produksi AN

040203

Produksi Utility

040301

PPP NA

040302

PPP AN

040303

PPP Utility

050101

Pemeliharaan NA Plant 2

050102

Pemeliharaan AN Plant 2

050103

Pemeliharaan Utility Plant 2

145

050201

Produksi NA Plant C2

050202

Produksi AN Plant 2

050203

Produksi Utility Plant 2

050301

PPP NA Plant 2

050302

PPP AN Plant 2

050303

PPP Utility Plant 2 Dimension III (Department)

400

Penerimaan

420

Restitusi Pajak

423

Pinjaman Bank

430

Pend/Beban Lain2

501

Biaya Karyawan

502

Material

504

Keperluan Kantor

505

Komunikasi

506

Maintenance/Reparasi

507

Pejalanan Dinas

509

Sewa

510

Asuransi

511

Training & Seminar

512

Angkutan

513

Bahan Bakar & Energi

514

Biaya Umum

515

Biaya Pemasaran

516

JasA/Pihak Ketiga

517

Impor Amm Nitrat

518

Impor Aksesories Ledak

519

Biaya Blasting

520

Perijinan

146

521

Riset

522

Pembelian AN & Accs Lokal

610

Capital Expenditure

620

CapEx Plant-2

630

Pajak

640

Term Loam Plant 2

650

Leasing

660

Interest & Provisi

670

TL Emulsion

680

Dividen

690

Pinjaman non Bank

999

Lain lain

4.4.2.3 Chart of Account Chart of Account merupakan daftar kode akun yang akan digunakan pada sistem SAP Business One. Chart of Account yang akan digunakan PT. MXX adalah : Tabel 4.15 Chart of Account Account

Account

Active

Cash

Level

Account

Account

1.00.000.00 ASET

1

N

N

USD

1.01.000.00 ASET LANCAR

2

N

N

USD

1.01.010.00 KAS

3

N

N

USD

1.01.010.01 KAS KECIL JKT

4

Y

Y

USD

1.01.010.02 KAS KECIL CIKAMPEK

4

Y

Y

USD

1.01.020.00 BANK

3

N

N

USD

1.01.020.01 BANK MANDIRI – IDR

4

Y

Y

IDR

Code

Account Name

Currency

147


4

Y

Y

IDR


4

Y

Y

IDR

1.01.020.04 BANK MANDIRI - US$

4

Y

Y

USD

1.01.020.05 BANK NIAGA – IDR

4

Y

Y

IDR

1.01.020.06 BANK NIAGA - US$

4

Y

Y

USD

1.01.020.07 BANK BNI - US$

4

Y

Y

USD

1.01.020.08 BANK ANZ - US$

4

Y

Y

USD

4

Y

Y

USD

4

Y

Y

IDR

4

Y

Y

IDR

4

Y

Y

USD

4

Y

Y

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

1.01.040.00 PIUTANG USAHA

3

N

N

USD

1.01.040.01 PIUTANG USAHA

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

1.01.040.03 CADANGAN PIUTANG USAHA

4

Y

N

USD

1.01.050.00 PIUTANG LAIN-LAIN

3

N

N

USD

1.01.050.01 PIUTANG KARYAWAN

4

Y

N

USD

1.01.020.09

1.01.020.10

1.01.020.11

1.01.020.12

1.01.020.13

BANK PERMATA SYARIAH US$ BANK PERMATA SYARIAH IDR BANK PERMATA SYARIAH IDR BANK PERMATA KONVENSIONAL - US$ BANK PERMATA ESCROW US$

1.01.030.00 DEPOSITO 1.01.030.01

1.01.030.02

1.01.040.02

DEPOSITO DALAM RUPIAH [Rp] DEPOSITO DALAM DOLLAR [US$]

PIUTANG YANG BELUM DIINVOICE

148

1.01.050.02

PIUTANG BUKTI POTONG PPh

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

1.01.060.00 PERSEDIAAN MATERIAL

3

N

N

USD

1.01.060.01 PERSEDIAAN BAHAN BAKU

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

1.01.060.03 PERSEDIAAN CATALYST

4

Y

N

USD

1.01.060.04 PERSEDIAAN KEMASAN 1

4

Y

N

USD

1.01.060.05 PERSEDIAAN KEMASAN 2

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

1.01.050.03

1.01.060.02

1.01.060.06

PASAL 23 PIUTANG KELEBIHAN PAJAK BADAN PASAL 29

PERSEDIAAN BAHAN PEMBANTU

PERSEDIAAN PAPAN LANDASAN

1.01.060.07 PERSEDIAAN PALLET 1.01.060.08

PERSEDIAAN SUKU CADANG PABRIK PERSEDIAAN

1.01.060.09 PERLENGKAPAN LABORATORIUM 1.01.060.10 PERSEDIAAN SOLAR PERSEDIAAN 1.01.060.11 PERLENGKAPAN BENGKEL CKP PERSEDIAAN 1.01.060.12 PERLENGKAPAN ALAT KANTOR 1.01.060.13

PERSEDIAAN PLASTIK LINER PROJEK KOMERSIL

1.01.060.14 PERSEDIAAN BAHAN

149

SERAGAM 1.01.060.15

PERSEDIAAN MATERIAL

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

1.01.060.99 PERSEDIAAN LAIN - LAIN

4

Y

N

USD

1.01.070.00 PERSEDIAAN BARANG JADI

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

1.01.070.04 PERSEDIAAN AN Eks IMPOR

4

Y

N

USD

1.01.070.05 PERSEDIAAN AN LAIN-LAIN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

1.01.060.16

1.01.060.17

1.01.070.01

1.01.070.02

1.01.070.03

1.01.070.06

1.01.070.07

1.01.070.08

PERTA PERSEDIAAN MATERIAL BLASTING PERSEDIAAN PERLENGKAPAN BLASTING

PERSEDIAAN NA DALAM TANGKI PERSEDIAAN NA DALAM KEMASAN PERSEDIAAN AN DALAM KEMASAN

PERSEDIAAN EXPLOSIVES ACCESSORIES PERSEDIAAN EXPLOSIVES ACCESSORIES LAIN-LAIN PERSEDIAAN PRODUK AN DI LUAR PABRIK

1.01.070.09 PERSEDIAAN EMULSION 1.01.070.10

1.01.070.11

PERSEDIAAN (Plant 2) NA DALAM TANGKI PERSEDIAAN (Plant 2) NA DALAM KEMASAN

1.01.070.12 PERSEDIAAN (Plant 2) AN

150

DILUAR PABRIK 1.01.070.99 PERSEDIAAN SUSUT

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

1.01.080.00 WIP PRODUKSI

3

N

N

USD

1.01.080.01 WIP NA (Plant 1)

4

Y

N

USD

1.01.080.02 WIP AN (Plant 1)

4

Y

N

USD

1.01.080.03 WIP NA (Plant 2)

4

Y

N

USD

1.01.080.04 WIP AN (Plant 2)

4

Y

N

USD

1.01.080.05 WIP PRODUK EMULSI

4

Y

N

USD

1.01.080.06 WIP EMULSI MATRIX

4

Y

N

USD

1.01.080.07 WIP ASSEMBLY

4

Y

N

USD

1.01.091.00 CADANGAN NA PLANT 1

3

N

N

USD

1.01.091.01 CADANGAN BIAYA 1

4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

1.01.092.00 CADANGAN AN PLANT 1

3

N

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

1.01.101.00 CADANGAN NA PLANT 2

3

N

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

1.01.075.00

1.01.075.01

PERSEDIAAN DALAM PERJALANAN PERSEDIAAN DALAM PERJALANAN

151

1.01.102.00 CADANGAN AN PLANT 2

3

N

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

1.01.103.00 CADANGAN ASSEMBLY

3

N

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

1.01.104.00 CADANGAN EMULSI

3

N

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

1.01.110.00 UANG MUKA

3

N

N

USD

1.01.110.01 UANG MUKA IMPORT

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

1.01.110.06 UANG MUKA VENDOR

4

Y

N

USD

1.01.110.99 UANG MUKA LAIN-LAIN

4

Y

N

USD

1.01.120.00 BIAYA DIBAYAR DIMUKA

3

N

N

USD

1.01.120.01 PEMBAYARAN DIMUKA

4

Y

N

USD

1.01.110.02

UANG MUKA PERJALANAN DINAS

1.01.110.03 UANG MUKA SITE/ PROJECT 1.01.110.04

UANG MUKA PETTY CASH SITE/PROJECT UANG MUKA PAJAK IMPOR

1.01.110.05 AN & ACCESS THIESS/ARUTMIN

152

ATAS SEWA KANTOR 1.01.120.02

PEMBAYARAN DIMUKA

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

1.01.120.06 PREMI ASURANSI PABRIK

4

Y

N

USD

1.01.120.07 PREMI ASURANSI GUDANG

4

Y

N

USD

1.01.120.08 BIAYA PERTA

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

1.02.000.00 ASSET TIDAK LANCAR

2

N

N

USD

1.02.010.00 ASET TETAP

3

N

N

USD

1.02.010.01 TANAH

4

Y

N

USD

1.01.120.03

1.01.120.04

1.01.120.05

1.01.120.09

1.01.130.00

1.01.130.01

1.01.130.02

1.01.130.03

1.01.130.04

1.01.130.05

ATAS SEWA GUDANG PEMBAYARAN DIMUKA ATAS SEWA TANAH PREMI ASURANSI PERAWATAN RUMAH SAKIT PREMI ASURANSI JIWA/KECELAKAAN

PEMBAYARAN DIMUKA LAIN-LAIN PEMBAYARAN DIMUKA ATAS PAJAK PEMBAYARAN DIMUKA PPN PEMBELIAN PEMBAYARAN DIMUKA PPN PENJUALAN - WAPU PEMBAYARAN DIMUKA PPH PASAL 22 PEMBAYARAN DIMUKA PPH PASAL 23 PEMBAYARAN DIMUKA PPH PASAL 25

153

1.02.010.02

PERBAIKAN TANAH LOKASI

4

Y

N

USD

1.02.010.03 BANGUNAN

4

Y

N

USD

1.02.010.04 PARTISI BANGUNAN KANTOR

4

Y

N

USD

1.02.010.05 KENDARAAN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

1.02.010.06

1.02.010.07

1.02.010.08

PABRIK

PERLENGKAPAN/PERALATAN KANTOR MESIN PABRIK/PROCESSING UNIT PERLENGKAPAN/PERALATAN PABRIK PERLENGKAPAN /

1.02.010.09 PERALATAN PROYEK KOMERSIL 1.02.020.00

AKUMULASI PENYUSUTAN ASET TETAP AKUMULASI PENYUSUTAN

1.02.020.02 PENGINGKATAN TANAH LOKASI PABRIK 1.02.020.03

1.02.020.04

1.02.020.05

AKUMULASI PENYUSUTAN BANGUNAN AKUMULASI PENYUSUTAN PARTISI BANGUNAN KANTOR AKUMULASI PENYUSUTAN KENDARAAN AKUMULASI PENYUSUTAN

1.02.020.06 PERLENGKAPAN/ALAT KANTOR 1.02.020.07 AKUMULASI PENYUSUTAN

154

MESIN PABRIK/PROCESSING UNIT AKUMULASI PENYUSUTAN 1.02.020.08 PERLENGKAPAN/PERALATAN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

1.02.030.02 PROJECT 1

4

Y

N

USD

1.02.030.03 PROJECT 2

4

Y

N

USD

1.02.030.04 PROJECT 3

4

Y

N

USD

1.02.040.00 ASET LAIN-LAIN

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

1.02.050.00 JAMINAN

3

N

N

USD

1.02.050.01 JAMINAN SEWA KANTOR

4

Y

N

USD

1.02.050.02 JAMINAN TELEPON

4

Y

N

USD

1.02.050.03 BANK GARANSI

4

Y

N

USD

1.02.050.04 JAMINAN LC BANK PERMATA

4

Y

N

USD

1.02.050.05 JAMINAN SEWA GUDANG

4

Y

N

USD

1.02.050.06 JAMINAN GOLF

4

Y

N

USD

1.02.050.99 JAMINAN LAIN-LAIN

4

Y

N

USD

1.02.060.00 INVESTASI

3

N

N

USD

PABRIK AKUMULASI PENYUSUTAN 1.02.020.09 PERLENGKAPAN/PERALATAN PROYEK KOMERSIL 1.02.030.00

1.02.030.01

1.02.040.01

1.02.040.02

ASET DALAM PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN PROJECT HANDIL

IMPLEMENTASI SISTIM INFORMASI (IT) BEBAN TANGGUHAN (PINJAMAN BANK PERMATA)

155

1.02.060.01 KERJASAMA USAHA

4

Y

N

USD

1.02.060.02 INVESTASI DALAM OBLIGASI

4

Y

N

USD

1.02.060.03 INVESTASI DALAM SAHAM

4

Y

N

USD

1.02.070.00 ASET PAJAK TANGGUHAN

3

N

N

USD

1.02.070.01 ASET PAJAK TANGGUHAN

4

Y

N

USD

2.00.000.00 LIABILITAS

1

N

N

USD

2.01.000.00 LIABILITAS

2

N

N

USD

2.01.001.00 HUTANG USAHA

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

2.01.001.06 HUTANG USAHA ASURANSI

4

Y

N

USD

2.01.001.99 HUTANG USAHA LAIN-LAIN

4

Y

N

USD

2.01.010.00 HUTANG AFILIASI

3

N

N

USD

2.01.010.01 HUTANG AFILIASI PT. 1

4

Y

N

USD

2.01.010.02 HUTANG AFILIASI PT. 2

4

Y

N

USD

2.01.020.00 PINJAMAN JANGKA PENDEK

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

2.01.001.01

2.01.001.02

HUTANG USAHA CONSUMABLE HUTANG USAHA BARANG DAGANGAN

2.01.001.03 HUTANG USAHA JASA 2.01.001.04

2.01.001.05

2.01.020.01

2.01.020.02

2.01.020.03

HUTANG USAHA JASA ANGKUTAN HUTANG USAHA JASA BLASTING

HUTANG BANK FASILITAS L/C HUTANG BANK PERMATA - IF SUPPLIER HUTANG BANK JATUH TEMPO SATU TAHUN

156

2.01.020.04

HUTANG LEASING JATUH

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

2.01.035.00 AKRUAL BIAYA BARANG

3

N

N

USD

2.01.035.01 AKRUAL BIAYA IMPOR

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

2.01.040.00 HUTANG DIVIDEN

3

N

N

USD

2.01.040.01 HUTANG DIVIDEN PT. 1

4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

2.01.050.00 HUTANG PAJAK

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

2.01.050.03 HUTANG PPH PSL 23

4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

2.01.050.08 HUTANG PPH FINAL

4

Y

N

USD

2.01.060.00 PENERIMAAN DIMUKA

3

N

N

USD

2.01.060.01 PENERIMAAN DIMUKA

4

Y

N

USD

2.01.030.00

2.01.030.01

TEMPO SATU TAHUN PENERIMAAN BARANG BELUM DIINVOICE PENERIMAAN BARANG BELUM DIINVOICE

AKRUAL BIAYA TRANSFER 2.01.035.02 BARANG

2.01.050.01

2.01.050.02

2.01.050.06

2.01.050.07

HUTANG PPN PENJUALAN UMUM HUTANG PPH PSL 21 KARYAWAN

HUTANG PPN PENJUALAN WAPU HUTANG PPH PSL 21 - PIHAK KETIGA

157

TRADE 2.01.060.02

PENERIMAAN DIMUKA NON-

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

2.01.070.05 HUTANG BUNGA BANK

4

Y

N

USD

2.01.070.06 HUTANG BUNGA LEASING

4

Y

N

USD

2.01.080.00 PINJAMAN JANGKA PANJANG

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

1

N

N

USD

2.01.070.00

2.01.070.01

2.01.070.02

2.01.070.03

2.01.070.04

2.01.080.01

2.01.080.02

TRADE BIAYA YANG MASIH HARUS DIBAYAR BIAYA YANG MASIH HARUS DIBAYAR ATAS JASA BIAYA YANG MASIH HARUS DIBAYAR ATAS GAJI/UPAH BIAYA YANG MASIH HARUS DIBAYAR LAIN-LAIN BIAYA YANG MASIH HARUS DIBAYAR ATAS BONUS

PINJAMAN BANK JANGKA PANJANG HUTANG LEASING KENDARAAN

2.01.080.99 HUTANG LEASING LAIN-LAIN 2.01.090.00

2.01.090.01

KEWAJIBAN PAJAK TANGGUHAN KEWAJIBAN PAJAK TANGGUHAN

2.01.100.00 KEWAJIBAN IMBALAN KERJA 2.10.100.01

HUTANG BEBAN MANFAAT KARYAWAN

3.00.000.00 EKUITAS

158

3.01.000.00 EKUITAS

2

N

N

USD

3.01.001.00 MODAL DISETOR

3

N

N

USD

3.01.001.01 PT. 1

4

Y

N

USD

3.01.001.02 PT. 2

4

Y

N

USD

3.01.001.03 PT. 3

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

3.01.007.00 CADANGAN UMUM

3

N

N

USD

3.01.007.01 CADANGAN UMUM

4

Y

N

USD

3.01.009.00 AGIO SAHAM

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4.00.000.00 PENDAPATAN

1

N

N

USD

4.01.000.00 PENDAPATAN

2

N

N

USD

3.01.002.00

3.01.002.01

3.01.003.00

3.01.003.01

LABA/(RUGI) DITAHAN TAHUN LALU LABA/(RUGI) DITAHAN TAHUN LALU LABA/(RUGI) TAHUN BERJALAN LABA/(RUGI) TAHUN BERJALAN

3.01.005.00 PAJAK PERSEROAN 3.01.005.01

3.01.005.02

3.01.009.01

3.01.009.02

3.01.009.03

PAJAK PERSEROAN (PPH Pasal 25) PAJAK PERSEROAN TANGGUHAN

MODAL DISETOR LAINYA PT. 1 MODAL DISETOR LAINYA PT. 2 MODAL DISETOR LAINYA PT. 3

159

4.01.001.00 PENJUALAN

3

N

N

USD

4.01.001.01 PENJUALAN NA (PLANT 1)

4

Y

N

USD

4.01.001.02 PENJUALAN AN (PLANT 1)

4

Y

N

USD

4.01.001.03 PENJUALAN NA (PLANT 2)

4

Y

N

USD

4.01.001.04 PENJUALAN AN (PLANT 2)

4

Y

N

USD

4.01.001.05 PENJUALAN PRODUK EMULSI

4

Y

N

USD

4.01.001.99 PENJUALAN LAIN-LAIN

4

Y

N

USD

4.01.010.00 ASSEMBLY

3

N

N

USD

4.01.010.01 ASSEMBLY

4

Y

N

USD

4.01.010.00 TRADING

3

N

N

USD

4.01.010.01 TRADING AN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4.01.010.05 TRADING EMULSION

4

Y

N

USD

4.01.010.99 TRADING LAIN-LAIN

4

Y

N

USD

4.01.020.00 JASA BLASTING

3

N

N

USD

4.01.020.01 JASA BLASTING

4

Y

N

USD

5.00.000.00 COGS

1

N

N

USD

5.01.000.00 COGM

2

N

N

USD

5.01.001.00 COGM

3

N

N

USD

5.01.001.01 COGM NA (PLANT 1)

4

Y

N

USD

5.01.001.02 COGM AN (PLANT 1)

4

Y

N

USD

5.01.001.03 COGM NA (PLANT 2)

4

Y

N

USD

5.01.001.04 COGM AN (PLANT 2)

4

Y

N

USD

5.01.001.05 COGM PRODUK EMULSI

4

Y

N

USD

5.01.002.00 COGM ASSEMBLY

3

N

N

USD

TRADING EXPLOSIVES 4.01.010.02 ACCESSORIES 4.01.010.03 TRADING AN FEE TRADING EXPLOSIVES 4.01.010.04 ACCESSORIES FEE

160

5.01.002.01 COGM ASSEMBLY

4

Y

N

USD

5.02.000.00 VARIANCE

2

N

N

USD

5.02.001.00 VARIANCE NA PLANT 1

3

N

N

USD

5.02.001.01 VARIANCE BIAYA 1

4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

5.02.002.00 VARIANCE AN PLANT 1

3

N

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

5.02.051.00 VARIANCE NA PLANT 2

3

N

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

5.02.101.00 VARIANCE AN PLANT 2

3

N

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

5.02.151.00 VARIANCE ASSEMBLY

3

N

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

5.02.201.00 VARIANCE ASSEMBLY

3

N

N

USD


4

Y

N

USD

161


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

5.03.000.00 COGS TRADING

2

N

N

USD

5.03.001.00 COGS TRADING

3

N

N

USD

5.03.001.01 COGS AN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

5.03.001.03 COGS NITRATE FEE

4

Y

N

USD

5.03.001.04 COGS ACCESSORIES FEE

4

Y

N

USD

5.03.001.05 COGS COGS EMULSION

4

Y

N

USD

5.03.001.99 COGS LAIN LAIN

4

Y

N

USD

5.03.002.00 COGS JASA BLASTING: (JO)

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

5.03.001.02

5.03.002.01

5.03.002.02

5.03.002.03

5.03.002.04

5.03.002.05

5.03.002.06

5.03.002.07

5.03.002.08

COGS EXPLOSIVES ACCESSORIES

COGS BLASTING KOMPONEN 1 COGS BLASTING KOMPONEN 2 COGS BLASTING KOMPONEN 3 COGS BLASTING KOMPONEN 4 COGS BLASTING KOMPONEN 5 COGS BLASTING KOMPONEN 6 COGS BLASTING KOMPONEN 7 COGS BLASTING KOMPONEN 8

162

5.03.002.09

COGS BLASTING KOMPONEN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

5.03.003.00 BIAYA LAIN-LAIN

3

N

N

USD

5.03.003.01 BIAYA LAIN-LAIN

4

Y

N

USD

6.00.000.00 BIAYA OPERASIONAL

1

N

N

USD

5.03.002.10

5.03.002.11

5.03.002.12

5.03.002.13

5.03.002.14

5.03.002.15

5.03.002.16

5.03.002.17

5.03.002.18

5.03.002.19

5.03.002.20

5.03.002.21

9 COGS BLASTING KOMPONEN 10 COGS BLASTING KOMPONEN 11 COGS BLASTING KOMPONEN 12 COGS BLASTING KOMPONEN 13 COGS BLASTING KOMPONEN 14 COGS BLASTING KOMPONEN 15 COGS BLASTING KOMPONEN 16 COGS BLASTING KOMPONEN 17 COGS BLASTING KOMPONEN 18 COGS BLASTING KOMPONEN 19 COGS BLASTING KOMPONEN 20 COGS BLASTING KOMPONEN 21

163

6.01.000.00 BIAYA PEMASARAN

2

N

N

USD

6.01.001.00 BIAYA KARYAWAN

3

N

N

USD

6.01.001.01 GAJI / UPAH & TUNJANGAN

4

Y

N

USD

6.01.001.02 LEMBUR

4

Y

N

USD

6.01.001.03 PENGOBATAN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.001.06 TUNJANGAN HARI RAYA

4

Y

N

USD

6.01.001.07 TUNJANGAN CUTI

4

Y

N

USD

6.01.001.08 INSENTIF / BONUS

4

Y

N

USD

6.01.001.09 JAMSOSTEK

4

Y

N

USD

6.01.001.10 PPH PASAL 21

4

Y

N

USD

6.01.001.11 IURAN DANA PENSIUN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.002.00 BIAYA KEPERLUAN KANTOR

3

N

N

USD

6.01.002.01 ALAT TULIS KANTOR

4

Y

N

USD

6.01.002.02 KEBUTUHAN KANTOR

4

Y

N

USD

6.01.002.03 UTILITIES KANTOR

4

Y

N

USD

6.01.002.04 ALAT TULIS KANTOR

4

Y

N

USD

6.01.002.05 DOKUMENTASI / FILM

4

Y

N

USD

6.01.003.00 BIAYA KOMUNIKASI

3

N

N

USD

6.01.003.01 TELEPON

4

Y

N

USD

6.01.003.02 FACSIMILE & INTERNET

4

Y

N

USD

6.01.003.03 POS, TELEGRAM & KURIR

4

Y

N

USD

6.01.001.04

6.01.001.05

6.01.001.12

6.01.001.99

ASURANSI KESEHATAN / RUMAH SAKIT ASURANSI JIWA / KECELAKAAN

BEBAN MANFAAT KARYAWAN BIAYA KARYAWAN LAIN LAIN

164

6.01.004.00

REPARASI DAN

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.004.03 PERBAIKAN PARTISI KANTOR

4

Y

N

USD

6.01.004.04 PERBAIKAN KENDARAAN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.004.99 PERBAIKAN LAIN - LAIN

4

Y

N

USD

6.01.005.00 BIAYA PERJALANAN DINAS

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.004.01

6.01.004.02

6.01.004.05

6.01.004.06

6.01.004.07

6.01.004.08

6.01.005.01

6.01.005.02

6.01.005.03

6.01.006.00

6.01.006.03

PEMELIHARAAN PENINGKATAN TANAH LOKASI PABRIK PERBAIKAN GEDUNG KANTOR / PABRIK

PERBAIKAN FORKLIFT & ALAT BERAT PERBAIKAN MESIN PABRIK & PERALATAN PABRIK PERBAIKAN PERLENGKAPAN & PERALATAN KANTOR PERBAIKAN PERALATAN PROJECT

PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI PERJALANAN DINAS LINGKAR KOTA DEPRESIASI DAN AMORTISASI DEPRESIASI GEDUNG KANTOR / PABRIK

6.01.006.04 DEPRESIASI PARTISI

165

BANGUNAN KANTOR 6.01.006.05 DEPRESIASI KENDARAAN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.007.00 BIAYA SEWA

3

N

N

USD

6.01.007.01 SEWA GEDUNG KANTOR

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.007.99 SEWA LAIN - LAIN

4

Y

N

USD

6.01.008.00 BIAYA ASURANSI

3

N

N

USD

6.01.008.01 ASURANSI KENDARAAN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.006.06

6.01.006.09

6.01.006.10

6.01.006.11

6.01.007.02

6.01.007.03

6.01.007.04

6.01.008.02

6.01.008.03

6.01.009.00

6.01.009.01

DEPRESIASI PERLENGKAPAN & PERALATAN KANTOR DEPRESIASI PROYEK KOMERSIL AMORTISASI KENDARAAN DINAS AMORTISASI IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

SEWA KENDARAAN / ANGKUTAN KARYAWAN SEWA GUDANG / RUMAH DI JOB SITE SEWA PERLENGKAPAN / PERALATAN BERAT

ASURANSI GUDANG / BARANG DAGANGAN ASURANSI BARANG DALAM PERJALANAN PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN BIAYA PELATIHAN UMUM & SEMINAR

166

6.01.009.02

BIAYA PELATIHAN KUSUS -

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.010.00 BIAYA ANGKUTAN

3

N

N

USD

6.01.010.01 BIAYA ANGKUT SOLAR

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.011.03 LISTRIK PABRIK

4

Y

N

USD

6.01.012.00 BIAYA UMUM

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.009.99

6.01.010.02

6.01.010.03

6.01.010.04

6.01.010.05

6.01.010.99

6.01.011.00

JURU LEDAK BIAYA PELATIHAN LAINLAIN

BIAYA ANGKUT PENJUALAN AMMONIUM NITRATE BIAYA BONGKAR MUAT AMMONIUM NITRATE BIAYA ANGKUT PENJUALAN EXPLOSIVES ACCESSORIES BIAYA ANGKUTAN AN EX PT. MXX KE MARUNDA BIAYA ANGKUTAN LAIN LAIN BIAYA BAHAN BAKAR DAN ENERGI

6.01.011.01 BAHAN BAKAR KENDARAAN 6.01.011.02

6.01.012.01

6.01.012.02

6.01.012.03

BAHAN BAKAR SOLAR PABRIK

BIAYA SOUVENIR / KALENDER / AGENDA BIAYA KEANGGOTAAN / MEMBERSHIP BIAYA LANGGANAN KORAN / MAJALAH

167

6.01.012.04

BIAYA PEMBUANGAN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.012.07 REKREASI / GATHERING

4

Y

N

USD

6.01.012.08 BIAYA ULANG TAHUN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.012.10 BIAYA PURNA BHAKTI

4

Y

N

USD

6.01.012.99 BIAYA UMUM LAINNYA

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.014.02 JASA MANAJEMEN

4

Y

N

USD

6.01.014.03 JASA TEKNIK / KALIBRASI

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.01.015.00 BIAYA PERIZINAN

3

N

N

USD

6.01.015.01 IJIN IMPOR HANDAK

4

Y

N

USD

6.01.015.02 IJIN DEPNAKER

4

Y

N

USD

6.01.012.05

6.01.012.06

6.01.012.09

6.01.013.00

6.01.013.01

SAMPAH ORGANIK BIAYA PERLENGKAPAN / SERAGAM KERJA BIAYA RAPAT/PENYUSUNAN MAKALAH/LAPORAN

BIAYA RUMAH TANGGA USAHA

BIAYA PEMASARAN BARANG & JASA BIAYA PEMASARAN BARANG / JASA BIAYA INTELIJEN /

6.01.013.02 INFORMASI PENGGUNA HANDAK 6.01.014.00 BIAYA JASA PIHAK KETIGA 6.01.014.01

6.01.014.04

JASA KONSULTAN HUKUM / NOTARIS

JASA TENAGA BANTUAN / HELPER

168

(KETENAGAKERJAAN) 6.01.015.03 IJIN PRODUKSI HANDAK

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

2

N

N

USD

6.02.001.00 BIAYA KARYAWAN

3

N

N

USD

6.02.001.01 GAJI / UPAH & TUNJANGAN

4

Y

N

USD

6.02.001.02 LEMBUR

4

Y

N

USD

6.02.001.03 PENGOBATAN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.02.001.06 TUNJANGAN HARI RAYA

4

Y

N

USD

6.02.001.07 TUNJANGAN CUTI

4

Y

N

USD

6.02.001.08 INSENTIF / BONUS

4

Y

N

USD

6.02.001.09 JAMSOSTEK

4

Y

N

USD

6.02.001.10 PPH PASAL 21

4

Y

N

USD

6.02.001.11 IURAN DANA PENSIUN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.02.002.00 BIAYA KEPERLUAN KANTOR

3

N

N

USD

6.02.002.01 BAHAN KIMIA / PERALATAN

4

Y

N

USD

6.01.015.04

6.01.015.05

IJIN PELEDAKAN DAN PENCAMPURAN DI TAMBANG BIAYA PENGEMBANGAN USAHA

6.01.015.99 IJIN LAIN-LAIN 6.02.000.00

6.02.001.04

6.02.001.05

6.02.001.12

6.02.001.99

BIAYA UMUM DAN ADMINISTRASI

ASURANSI KESEHATAN / RUMAH SAKIT ASURANSI JIWA / KECELAKAAN

BEBAN MANFAAT KARYAWAN BIAYA KARYAWAN LAIN LAIN

169

LABORATORIUM 6.02.002.02 ALAT TULIS KANTOR

4

Y

N

USD

6.02.002.03 KEBUTUHAN KANTOR

4

Y

N

USD

6.02.002.04 UTILITIES KANTOR

4

Y

N

USD

6.02.002.05 DOKUMENTASI / FILM

4

Y

N

USD

6.02.003.00 BIAYA KOMUNIKASI

3

N

N

USD

6.02.003.01 TELEPON

4

Y

N

USD

6.02.003.02 FACSIMILE & INTERNET

4

Y

N

USD

6.02.003.03 POS, TELEGRAM & KURIR

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.02.004.03 PERBAIKAN PARTISI KANTOR

4

Y

N

USD

6.02.004.04 PERBAIKAN KENDARAAN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.02.004.00

6.02.004.01

6.02.004.02

6.02.004.05

6.02.004.06

6.02.004.07

REPARASI DAN PEMELIHARAAN PENINGKATAN TANAH LOKASI PABRIK PERBAIKAN GEDUNG KANTOR / PABRIK

PERBAIKAN FORKLIFT & ALAT BERAT PERBAIKAN MESIN PABRIK & PERALATAN PABRIK PERBAIKAN PERLENGKAPAN & PERALATAN KANTOR

6.02.005.00 BIAYA PERJALANAN DINAS 6.02.005.01

6.02.005.02

PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI

6.02.005.03 PERJALANAN DINAS

170

LINGKAR KOTA 6.02.006.00

DEPRESIASI DAN

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.02.007.00 BIAYA SEWA

3

N

N

USD

6.02.007.01 SEWA GEDUNG KANTOR

4

Y

N

USD

6.02.007.02 SEWA TANAH

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.02.007.99 SEWA LAIN - LAIN

4

Y

N

USD

6.02.008.00 BIAYA ASURANSI

3

N

N

USD

6.02.008.01 ASURANSI KENDARAAN

4

Y

N

USD

6.02.008.02 ASURANSI BARANG DALAM

4

Y

N

USD

6.02.006.02

6.02.006.04

AMORTISASI DEPRESIASI GEDUNG KANTOR / PABRIK DEPRESIASI PARTISI BANGUNAN KANTOR

6.02.006.05 DEPRESIASI KENDARAAN 6.02.006.06

6.02.006.07

6.02.006.10

6.02.006.11

6.02.007.03

6.02.007.04

6.02.007.05

DEPRESIASI PERLENGKAPAN & PERALATAN KANTOR DEPRESIASI MESIN PABRIK / PROCESSING UNIT AMORTISASI KENDARAAN DINAS AMORTISASI IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

SEWA KENDARAAN / ANGKUTAN KARYAWAN SEWA GUDANG / RUMAH DI JOB SITE SEWA PERLENGKAPAN / PERALATAN BERAT

171

PERJALANAN 6.02.009.00

BIAYA PELATIHAN DAN

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

6.02.011.00 BAHAN BAKAR DAN ENERGI

3

N

N

USD

6.02.011.01 BAHAN BAKAR KENDARAAN

4

Y

N

USD

6.02.011.02 BAHAN BAKAR GAS

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.02.009.01

6.02.009.02

6.02.009.03

6.02.010.00

6.02.010.01

6.02.011.03

PENGEMBANGAN BIAYA PELATIHAN UMUM & SEMINAR BIAYA PELATIHAN LAINLAIN BIAYA PELATIHAN KHUSUS JURU LEDAK BIAYA ANGKUT PENJUALAN AMMONIUM NITRATE BIAYA ANGKUTAN LAIN LAIN

BAHAN BAKAR SOLAR PABRIK

6.02.012.00 BIAYA UMUM 6.02.012.01

BIAYA SOUVENIR / KALENDER / AGENDA

6.02.012.02 BIAYA RETRIBUSI USAHA 6.02.012.03

6.02.012.04

6.02.012.05

BIAYA KEANGGOTAAN / MEMBERSHIP BIAYA LANGGANAN KORAN / MAJALAH BIAYA PEMBUANGAN SAMPAH ORGANIK

6.02.012.06 BIAYA PERLENGKAPAN /

172

SERAGAM KERJA 6.02.012.07

BIAYA RAPAT/PENYUSUNAN

4

Y

N

USD

6.02.012.08 REKREASI / GATHERING

4

Y

N

USD

6.02.012.09 BIAYA ULANG TAHUN

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.02.012.11 BIAYA BANK / KEUANGAN

4

Y

N

USD

6.02.012.12 BIAYA PURNA BHAKTI

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.02.012.99 BIAYA UMUM LAINNYA

4

Y

N

USD

6.02.014.00 BIAYA JASA PIHAK KETIGA

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.02.014.04 JASA AKUNTAN PUBLIK

4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

4

Y

N

USD


4

Y

N

USD

6.02.014.08 JASA TEKNIK / KALIBRASI

4

Y

N

USD

6.02.015.00 BIAYA PERIJINAN

3

N

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

6.02.012.10

6.02.012.13

6.02.014.01

6.02.014.02

6.02.014.03

6.02.014.06

6.02.015.01

MAKALAH/LAPORAN

BIAYA RUMAH TANGGA USAHA

BIAYA PEMBINAAN LINGKUNGAN INDUSTRI

BIAYA IMPOR AMMONIUM NITRATE BIAYA PEMASARAN BARANG / JASA JASA KONSULTAN HUKUM / NOTARIS

JASA TENAGA BANTUAN / HELPER

BIAYA PELAYANAN PELEDAKAN (BLASTING)

6.02.015.02 IJIN IMPOR HANDAK

173

6.02.015.03

IJIN DEPNAKER

4

Y

N

USD

6.02.015.04 IJIN PRODUKSI HANDAK

4

Y

N

USD

6.02.015.05 IJIN LAIN-LAIN

4

Y

N

USD

6.02.015.99 BIAYA LAIN - LAIN

4

Y

N

USD

1

N

N

USD

2

N

N

USD

3

N

N

USD

7.01.001.01 BUNGA DEPOSITO

4

Y

N

USD

7.01.001.02 JASA GIRO

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

4

Y

N

USD

7.01.001.05 LABA / RUGI VALUTA ASING

4

Y

N

USD

7.01.001.06 BIAYA BUNGA

4

Y

N

USD

7.01.001.07 L/R LAIN PIUTANG RAGU2

4

Y

N

USD

7.01.001.08 LABA / RUGI LAIN-LAIN

4

Y

N

USD

7.00.000.00

7.01.000.00

7.01.001.00

7.01.001.03

7.01.001.04

(KETENAGAKERJAAN)

PENDAPATAN DAN BEBAN LAIN-LAIN PENDAPATAN DAN BEBAN LAIN-LAIN PENDAPATAN DAN BEBAN LAIN-LAIN

PAJAK ATAS BUNGA DEPOSITO/JASA GIR LABA / RUGI PENARIKAN ASET

174

4.4.2.4 G/LAccount Determination Note: Leave blank any unclear types of G/L account codes requested. Your Omega Business Solutions consultant will review the use of all of the G/L Determinations in detail with you. Tabel 4.16 Sales - G/LAccount Determination Sales – G/L Account

G/L Account Code

Determination Domestic A/R

Foreign A/R

1.01.040.01- PIUTANG USAHA 1.01.040.01- PIUTANG USAHA

Checks Received (Un-deposited Funds) Cash on Hand

1.01.010.01- KAS KECIL JKT

(Default Petty Cash Account) OverpaymentA/R (CustomerPayments are Over) UnderpaymentA/R (CustomerPayments are Short) Down payment Clearing Account (Customer Down

2.06.001.01- PENERIMAAN DIMUKA TRADE

175

payment) Realized Exchange Difference Gain

7.01.001.05- LABA / RUGI VALUTA ASING

(Only used when using Foreign Currency in A/RInvoices &Payments) Realized Exchange Difference Loss


(Only used when using Foreign Currency in A/RInvoices &Payments) Cash Discount (CustomerCash Discounts Earned for paying within certain Terms) Revenues Account (Default Sales Revenue

1.01.040.02- PIUTANG YANG BELUM DIINVOICE

Account) Sales Credit Account (A/RCredit memo Revenue Account) Down payment Interim

4.01.001.01- PENJUALAN NITRIC ACID

176

Account

Penjualan PT. MXX diakui ketika barang dikirim ke pelanggan, karena itu akun penjualan dalam SAP akan menggunakan akun akrual Account Receivable. Hal ini berdampak pada akun akrual Account Receivable tersebut hanya akan muncul dalam laporan Cost Center Report ketika dokumen Invoice telah dibuat.

Tabel 4.17 Purchasing - G/L Account Determination Purchasing – G/L

G/L Account Code

Account Determination Domestic A/P

Foreign A/P Realized Exchange Difference Gain

2.01.001.02- HUTANG USAHA BARANG DAGANGAN 2.01.001.02- HUTANG USAHA BARANG DAGANGAN 7.01.001.05- LABA / RUGI VALUTA ASING

(Only used when using Foreign Currency in A/PInvoices &Payments) Realized Exchange Difference Loss (Only used when using Foreign Currency in


177

A/PInvoices &Payments) Bank Transfer (Default Bank Account

1.01.020.16- BANK PERMATA SYARIAH [PSA] - US$

used on outgoing Vendorpayments via anelectronic bank transfer) Cash Discount (Cash Discounts Earned for paying A/P within certain Terms) Cash Discount Clearing Expense Account (Purchases of Non-

6.02.012.99- BIAYA UMUM LAINNYA

Stocked Items) Purchase Credit Account (A/PCredit memo Account for Purchases of NonStocked Items) UnderpaymentA/P Account

2.01.030.01- PENERIMAAN BARANG BELUM DIINVOICE

178

(A/PPayments are Short – not normally used in US Localizations) OverpaymentA/P Account (A/PPayments are Over – not normally used in US Localizations) Down payment Clearing Account (Down payments to Vendor) Expense and Inventory Variance Account (A variance account for clearing journal entries created by A/Pcredit memos based on A/PInvoices or by goods returns based on goodsreceipt POs in which freight charges or prices were changed.)

1.01.110.06- UANG MUKA VENDOR

179

General

G/L Account Code

Credit Card Deposit Fee Rounding Account (An account for the

7.01.001.08 - LABA / RUGI LAIN-LAIN

system to use in journal entries automatically created for rounding differences. This may occur when you define rounding for certain currencies or for sales documents.) Automatic Reconciliation Difference Period-End Closing Account (This account is used once a year to clear the P & L accounts into Current Retained Earnings. It should be an Equity G/L Account but not the same account as your

3.03.001.01- LABA/(RUGI) TAHUN BERJALAN

180

standard Retained Earnings Account) Realized Exchange Difference Gain Realized Exchange Diffference Loss

7.01.001.05- LABA / RUGI VALUTA ASING 7.01.001.05- LABA / RUGI VALUTA ASING

Opening Balance Account Bank Charges Account

Inventory

Inventory Account Cost of Goods Sold Account Allocation Account (InventoryReceipts A/P

6.02.012.11- Biaya Bank / Keuangan G/L Account Code

1.01.070.01- PERSEDIAAN NITRIC ACID DALAM TANGKI 5.01.001.01- COGM NITRIC ACID (PLANT 1) 2.01.030.01- PENERIMAAN BARANG BELUM DIINVOICE

Accrual) Variance Account (Used only with Standard Cost InventoryItem Types) Price Difference Account

5.01.001.01- COGM NITRIC ACID (PLANT 1)

181

(Records a price difference to this COGS account if the A/PInvoice cost differs from the PO GoodsReceipt cost and there is 0 or less than the quantity received to apply the cost difference to in the Inventory Account) Negative Inventory Adjustment Account (Used to track the Landed Costs additions to the original amount posted COGS when there is 0 or less than the quantity in Inventory for which the landed costs are being applied to) Inventory Offset – Decrease Account (An offsetting account to the Stock account

182

used in GoodsReceipts and negative differences in Stock Postings (updates after Inventory). You can change this account manually while creating its corresponding document.) Inventory Offset – Increase Account (An offsetting account to the Stock account used in GoodsReceipts and positive differences in Stock Postings (updates after Inventory). You can change this account manually while creating its corresponding document.) Sales Returns Account (The Inventory account

1.01.070.01- PERSEDIAAN NITRIC ACID DALAM TANGKI

183

to use when returning stock to Inventory via a A/RCredit memo or GoodsReceipt) Exchange Rate Differences Account (Only used when using Foreign Currency in Inventory Purchasing documents) Goods Clearing Account (Used only when a PO GoodsReceipts has been posted to the Inventory andA/P Accrual account and now the user closes the PO GoodsReceipt instead of drawing it into a A/P Voucher. This account is used as the offset account to the debit to A/P Accrual. For most businesses this type of transaction would not occur.)


184

GL Decrease Account (Used as a balancing account when the stock value is decreased due to the creation of a material revaluation document.) GL Increase Account (Used as a balancing account when the stock value is decreased due to the creation of a material revaluation document.) WIP Inventory Account (Define an account in which the system maintains the value of the Items that are included in the production process. That is, the period when production has begun but the final product is not ready yet.)

185

WIP Inventory Variance Account (An account in which the system maintains the variance amounts of the Items that participate in the product process. The amount is posted when the Production Order's status is 'Closed'.) Expense Clearing Account (Used as the A/P Accrual account for Additional Expenses in the PO GoodsReceipt, i.e. freight) Stock In Transit Account (Used for A/PReserveInvoice)

1.01.075.01- PERSEDIAAN DALAM PERJALANAN

186

4.4.2.5 Determination Criteria Digunakan untuk aktivasi dan menentukan prioritas kriteria penentuan yang akan diaplikasikan dalam penentuan akun persediaan. Catatan: tampilan ini hanya ada jika Enable Advanced G/L Account Determination dipilih.

Tabel 4.18 Determination Criteria No

Determination Criteria

1

Item Code

2

Warehouse Code

3

Item Group

4

Business partner Group

5

VAT Number

6

Ship-to Country

7

Ship-to State

8

VAT Code

9

BP Code

10

BP Type

Active

4.4.2.6 Currencies Currencies merupakan konfigurasi untuk mata uang yang digunakan pada sistem SAP Business One.

187

Tabel 4.19 Currencies Code

USD

IDR

JPY

EUR

Currency

US Dollar

Indonesian

Japan Yen Euro

Rupiah International

USD

IDR

JPY

EUR

US Dollar

Indonesian

Japan Yen Euro

Code International

Rupiah

Description Cent

Cent

Cent

Cent

English

USD

IDR

JPY

EUR

English

Cent

Cent

Cent

Cent

USD

IDR

JPY

EUR

No

No

No

No

Rounding

Rounding

Rounding

Rounding

Default

0 digit

Default

Default

Hundredth Name

Hundreth Name ISO Currency Code Rounding

Decimals

4.4.2.7 Transaction Codes Transaction Codes merupakan konfigurasi untuk penggolongan transaksi yang dilakukan secara Jurnal Memorial (Journal Entry). Untuk jurnal – jurnal otomatis yang dibuat ketika melakukan transaksi, SAP Business One sudah memiliki Transaction Codes yang sudah terdefinisikan oleh sistem.

188

Tabel 4.20 Transaction Codes Code

Desciption

GJ

General Journal

JV

Journal Voucher

4.4.2.8 Projects Projects merupakan konfigurasi untuk informasi project pada setiap transaksi SAP Business One. Setiap transaksi yang menggunakan project dan berkaitan dengan Account Profit Loss akan disertai Project pada jurnal transaksinya. Pada akhirnya report Profit and Loss dapat dihasilkan.

Tabel 4.21 Projects Project

Project

Valid

Code

Name

From

(Purpose)

Valid To

Active

Customer

4.4.2.9 Period Indicators Period Indicator merupakan konfigurasi untuk menghubungkan antara Posting Period dengan Document Numbering. Sehingga ketika User membuka dokumen pada SAP Business One, sistem akan melakukan pengecekan Period Indicator pada Posting Period . Kemudian sistem akan melihat ke Document Numbering yang memiliki Period Indicator tersebut untuk dokumen yang bersangkutan. Sehingga Period Indicator merupakan kontrol antara Posting Period dan Document Numbering. PT. MXX akan hanya memiliki satu (1) Period Indicator untuk setiap tahunnya. Hal ini dikarenakan format penomoran yang akan digunakan PT. MXX akan terbaharui setiap tahunnya.

189

Tabel 4.22 Period Indicator Period Indicator Default 2014-01 2014-02 2014-03 2014-04 2014-05 2014-06 2014-07 2014-08 2014-09 2014-10 2014-11 2014-12 2014-13

4.4.2.10 Tax groups Tax merupakan konfigurasi Value Added Tax yang akan digunakan pada sistem.

Tabel 4.23 Tax Group Sales Tax

Sales Tax Name: Standard Rate – 10%

Code:P1

Rate: 10

Tax Authority:

Name:

______

________

(i.e. State,

Sales Tax Total

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: 1.01.130.01

190

County, City) Tax Authority:

Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________

(i.e. State, County, City) Tax Authority:

Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________

(i.e. State, County, City) Sales Tax

Sales Tax Name: WAPU Standard Rate

Sales Tax Total

Code:P1

– 10%

Rate: 10

Tax Authority:

Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: 1.01.130.02


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L:

191

(i.e. State,

____________


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________


Sales Tax Name: Zero Rate – 0%

Code:P0

Sales Tax Total Rate: 0

Tax Authority:

Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: 1.01.130.01


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________



Sales Tax Total

192

Code:S1

Rate: 10

Tax Authority:

Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: 2.05.001.01


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________



Code:S2


Tax Authority:

Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: 2.05.001.01


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L:

193

(i.e. State,

____________


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________


Sales Tax Name: WAPU Standard Rate

Sales Tax Total

Code:S3

– 10%

Rate: 10

Tax Authority:

Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: 2.05.001.06


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________


Name:

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

194

______

________

_____

Payable G/L: ____________


Sales Tax Name: Zero Rate – 0%

Code:S0


Tax Authority:

Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: 2.05.001.01


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________


Name:

______

________

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________


Name:

______

________

(i.e. State, County, City)

Tax on Tax?

Rate:

Sales Tax

_____

Payable G/L: ____________

195

4.4.2.11 Witholding tax Witholding Tax merupakan konfigurasi untuk Liable Tax yang akan digunakan pada sistem. Tabel 4.24 Witholding Tax WTax

P21

P23

P26

PFin

S25

Code Inactive WTax

PPH – Pasal PPH – Pasal PPH – Pasal PPH Final

PPH – Pasal

Name

21 –

23 –

26 –

25 –

Category

Invoice

Invoice

Invoice

Invoice

Invoice

Effective

01.01.2014

01.01.2014

01.01.2014

01.01.2014

01.01.2014

Nett

Nett

Nett

Nett

Nett

From Rate Base Type Rounding Commercial Commercial Commercial Commercial Commercial Type % Base

Values

Values

Values

Values

Values

100

100

100

100

100

2.05.001.02

2.05.001.03

2.05.001.05

2.05.001.04

Amount Account

196

4.4.3

Setup Sales Opportunities

4.4.3.1 Sales Stages Sales Stages merupakan konfigurasi untuk tahapan – tahapan dalam modul Sales Opportunities. User perlu mendefinisikan setiap Sales Stage mewakili

persentase

tertentu

dalam

menentukan

keberhasilan

Sales

Opportunities tersebut. PT. MXX tidak menggunakan fitur ini.

Tabel 4.25 Sales Stages Name

Stage No.

Closing Percentage

Cancelled

4.4.3.2 Partners Partners merupakan konfigurasi daftar Partner dari company. PT. MXX tidak menggunakan fitur ini. Tabel 4.26 Partners Configuration Name

Default Relationship

Related BP

Details

4.4.3.3 Competitors Competitor merupakan konfigurasi daftar pesaing dari perusahaan. PT. MXX tidak menggunakan fitur ini.

197

Tabel 4.27 Competitor Configuration Name

Threat Level

Details

4.4.3.4 Relationships Relationships

merupakan

konfigurasi

daftar

Relationships

dari

perusahaan. PT. MXX tidak menggunakan fitur ini. Tabel 4.28 Relationships Configuration Relationship Description Default

4.4.4

Setup Purchasing

4.4.4.1 Landed Cost Landed Cost merupakan konfigurasi biaya – biaya yang akan dibebankan ke barang yang sudah dibeli. Contoh penggunaannya adalah untuk pembebanan Biaya Import Barang, sehingga Biaya Import Barang akan mempengaruhi nilai barang (mempengaruhi Cost Price). Tabel 4.29 Landed Cost Configuration Landed Cost Code

Name

Allocation By

Allocation Account

01

Bea Masuk

Cash Value Before Custom

02

Asuransi


03

Angkutan

Cash Value

198

Landed Cost Code

Name

Allocation By

Allocation Account

Before Custom 04

Warehouse


4.4.5

Setup Business partner

4.4.5.1 Countries Countries merupakan konfigurasi daftar negara – negara Business partner. Daftar negara-negara sudah terdefiniskan oleh sistem. Jika ada penambahan Negara, User masih dapat melakukan penambahan.

4.4.5.2 Customer Groups Customer Groups merupakan konfigurasi pengelompokan Customer. Pengelompokkan ini bersifat 1-1 (1 Customer digolongkan ke dalam 1 Customer Group). Tabel 4.30 Customer Groups Configuration Group Name Batu Bara Emas Quarry Minyak dan Gas

4.4.5.3 Vendor Groups Vendor

Groups

merupakan

konfigurasi

pengelompokan

Vendor.

Pengelompokkan ini bersifat 1-1 (1 Customer digolongkan ke dalam satu (1) Vendor Group).

199

Tabel 4.31 Vendor Groups Configuration Group Name ATK & Komputer Chemical Electrical Mechanical General Supplier Instrument Packaging Blasting Transportasi Analisa Lingkungan/ EHS Other Service Rent Service Technical Service Other Material

4.4.5.4 Business Partner Properties Business partner Properties merupakan konfigurasi pengelompokan Business partner (Vendor dan Customer). Limitasi dari Business partner Properties ini adalah 64 Properties. Pengelompokkan ini bersifat One to Many (1 Customer atau Vendor dapat digolongkan ke dalam beberapa Business partner Properties).

Tabel 4.32 Business partner Properties Property Name V - Consumable V - Barang Dagangan

200

Property Name V - Jasa V - Jasa Angkutan V - Jasa Blasting V - Asuransi V - Lain-lain C - Uang Muka Karyawan C - Local Customer V - Pinjaman Bank V - Pinjaman Leasing V - Biaya yang masih harus dibayar V - Pihak Berelasi C - Penerimaan di muka V – Hutang Pembelian Asset Business partners Property 15 Business partners Property 16 Business partners Property 17 Business partners Property 18 Business partners Property 19 Business partners Property 20 Business partners Property 21 Business partners Property 22 Business partners Property 23 Business partners Property 24 Business partners Property 25 Business partners Property 26 Business partners Property 27 Business partners Property 28

201

Property Name Business partners Property 29 Business partners Property 30 Business partners Property 31 Business partners Property 32 Business partners Property 33 Business partners Property 34 Business partners Property 35 Business partners Property 36 Business partners Property 37 Business partners Property 38 Business partners Property 39 Business partners Property 40 Business partners Property 41 Business partners Property 42 Business partners Property 43 Business partners Property 44 Business partners Property 45 Business partners Property 46 Business partners Property 47 Business partners Property 48 Business partners Property 49 Business partners Property 50 Business partners Property 51 Business partners Property 52 Business partners Property 53 Business partners Property 54 Business partners Property 55 Business partners Property 56

202

Property Name Business partners Property 57 Business partners Property 58 Business partners Property 59 Business partners Property 60 Business partners Property 61 Business partners Property 62 Business partners Property 63 Business partners Property 64

4.4.5.5 Payment terms Payment terms merupakan konfigurasi tanggal jatuh tempo A/PInvoice dan A/RInvoice. Payment terms dapat dipetakan ke Business partner sehingga ketika pembuatan A/PInvoice atau A/RInvoice Tanggal Jatuh Tempo sudah terisi secara otomatis. Tabel 4.33 Payment terms Terms Code Due date Based on Doc Date Posted Date System Date Start Calculating Due date from (If other than above) Month Start

Cash

+7

+14

+30

+60

Doc

Doc

Doc

Doc

Doc

Date

Date

Date

Date

Date

203

Month End Half Month How Many Days

0

7

14

30

60

No

No

No

No

No

from Start is the Invoice Due: Does this Payment term have installments? If so how many Should SAP Open the Incoming payment Window when this Payment terms is used? Does this Payment term have a Cash Discount? If so what are the terms?

4.4.6

Setup Banking

4.4.6.1 Banks Banks merupakan konfigurasi Bank yang terdaftar pada sistem SAP Business One.

204

Tabel 4.34 Bank Configuration Bank Acct 1

Bank Acct 2

Bank Acct 3

Bank Acct 4

Bank Code

MDR

CIMB

BNI

ANZ

Country Code

Indonesia

Indonesia

Indonesia

Indonesia

Bank Name

Bank Mandiri

Bank Niaga CIMB

Bank Negara Indonesia

Australia and New Zealand Bank

Account Number Branch Address City, St Zip

-

-

-

-

Bank G/L

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Bank Acct 1

Bank Acct 2

Bank Acct 3

Bank

Account Check Clearing G/L Account ABA Routing Number

Acct 4

Bank Code

PERMATA

PERMATA

PERMATA

SYARIAH

KONVENSI

ESCROW

ONAL

205

Bank Acct 1

Bank Acct 2

Bank Acct 3

Bank Acct 4

Country Code

Indonesia

Indonesia

Indonesia

Bank

Bank

Bank

Permata

Permata

Permata

Syariah

Konvensional Escrow

City, St Zip

-

-

-

-

Bank G/L

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Bank Name

Account Number Branch Address

Account Check Clearing G/L Account ABA Routing Number

4.4.6.2 House and Banks Account House Bank Accounts merupakan konfigurasi Bank Account yang terdaftar pada sistem. Sebelum dapat membuat House Bank Account, User harus sudah membuat Bank terlebih dahulu.

206

Tabel 4.35 House Bank Accounts Bank Code

MDR

Country

ID

Branch

Cikampek

Account

Bank Account

G/L

No.

Name

Account

BANK

1.01.020.01

MANDIRI IMP ACCT - IDR MDR

ID

Timika

BANK

1.01.020.02

MANDIRI - IDR MDR

ID

Cikampek

BANK

1.01.020.03

MANDIRI - IDR MDR

ID

Cikampek

BANK

1.01.020.04

MANDIRI - USD CIMB

ID

Jakarta

BANK NIAGA

1.01.020.08

CIMB - IDR CIMB

ID

Jakarta

BANK NIAGA

1.01.020.11

JAKARTA – USD BNI

ID

Cikampek

BANK BNI

1.01.020.12

CIKAMPEK – USD ANZ

ID

Cikampek

BANK ANZ –

1.01.020.13

USD PERMATA

ID

Jakarta

SYARIAH

BANK

1.01.020.16

PERMATA SYARIAH – USD

PERMATA SYARIAH

ID

Jakarta

BANK PERMATA SYARIAH - IDR

1.01.020.17

207

Bank Code

Country

PERMATA

ID

Branch

Account

Bank Account

G/L

No.

Name

Account

Jakarta

SYARIAH

BANK

1.01.020.18

PERMATA SYARIAH - IDR

PERMATA

ID

Jakarta

BANK

KONVENSI

PERMATA

ONAL

KONVENSIONA

1.01.020.19

L – USD PERMATA

ID

Jakarta

ESCROW

BANK

1.01.020.20

PERMATA ESCROW – USD

4.4.6.3 Bank Charges and Alocation Codes Bank Charges Allocation Codes merupakan konfigurasi informasi Bank Charges. Tabel 4.36 Bank Charges Allocation Codes Code

4.4.7

Description

Setup Inventory

4.4.7.1 Item Groups Item Groups merupakan konfigurasi pengelompokan Item master data. Pengelompokkan ini bersifat one to one (satu Item master data digolongkan ke dalam satu Item Group). Jika pengaturan G/L Account diatur dengan “By Item

208

Group” maka konfigurasi jurnal otomatis akan berdasarkan pada akun – akun yang dikonfigurasi pada Item Group.

Tabel 4.37 Item Groups Item Group

BAHAN

BAHAN

PLATINUM KEMASAN KEMASAN

Name

BAKU

PEMBAN

CATALYST KARUNG

(up to 20

JERRYCAN

AMMONIA TU KIMIA

characters) Default Planning Method Default Procureme nt Method Default Lead Time in Days Default Valuation Method

Item Group

PAPAN

Name

LANDASAN

(up to 20 characters)

PALLET

SUKU

PERKAP.

SOLAR

CADANG

LABORATO

PABRIK

PABRIK

RIUM

209

Default Planning Method Default Procureme nt Method

Default Lead Time in Days Default Valuation Method Item Group

PERKAP.

PERKAP.

PLASTIK

BAHAN

MATERI

Name

BENGKEL-

ALAT

LINER

SERAGAM

AL

CKP

KANTOR

(up to 20 characters) Default Planning Method Default Procureme nt Method Default Lead Time in Days

PERTA

210

Default Valuation Method Item Group

MATERIAL

PERKAP.

LAIN-

Name

BLASTING

BLASTING LAIN

NA TANGKI NA KEMASA N

(up to 20 characters) Default Planning Method Default Procureme nt Method Default Lead Time in Days Default Valuation Method Item Group

AN

AN EKS

AN

Name

KEMASAN

IMPOR

LAIN-

ACCS

LAIN

LAIN-

(up to 20 characters) Default Planning Method

EXP. ACCS

EXP.

LAIN

211

Default Procureme nt Method Default Lead Time in Days Default Valuation Method Item Group

AN LUAR

EMULSIO

NA

NA

AN LUAR

Name

PABRIK

N

TANGKI

KEMASAN

PABRIK

PT.

PT. MXX2

PT.

(up to 20

MXX2

characters)

MXX2

Default Planning Method Default Procureme nt Method Default Lead Time in Days Default Valuation Method Item Group

FA TANAH

FA

FA

FA

FA

212

Name (up to 20

BANGUNA PRTISI

KENDARA

PERKAP.

N

AN

KANTOR

BNG KANTOR

characters) Default Planning Method Default Procureme nt Method Default Lead Time in Days Default Valuation Method Item Group

FA MESIN

FA

FA

Name

PABRIK

PERKAP.

PERKAP.

PABRIK

KOMERS

(up to 20 characters) Default Planning Method Default Procureme nt Method Default

IL

213

Lead Time in Days Default Valuation Method

4.4.7.2 Item Properties Item Properties merupakan konfigurasi pengelompokan Item master data. Limitasi dari Item properties ini adalah 64 Properties. Pengelompokkan ini bersifat one to many (satu Item master data dapat digolongkan ke dalam beberapa Item Properties).\

Tabel 4.38 Item Properties Property Name Items Property 1 Items Property 2 Items Property 3 Items Property 4 Items Property 5 Items Property 6 Items Property 7 Items Property 8 Items Property 9 Items Property 10 Items Property 11 Items Property 12 Items Property 13

214

Property Name Items Property 14 Items Property 15 Items Property 16 Items Property 17 Items Property 18 Items Property 19 Items Property 20 Items Property 21 Items Property 22 Items Property 23 Items Property 24 Items Property 25 Items Property 26 Items Property 27 Items Property 28 Items Property 29 Items Property 30 Items Property 31 Items Property 32 Items Property 33 Items Property 34 Items Property 35 Items Property 36 Items Property 37 Items Property 38 Items Property 39 Items Property 40 Items Property 41

215

Property Name Items Property 42 Items Property 43 Items Property 44 Items Property 45 Items Property 46 Items Property 47 Items Property 48 Items Property 49 Items Property 50 Items Property 51 Items Property 52 Items Property 53 Items Property 54 Items Property 55 Items Property 56 Items Property 57 Items Property 58 Items Property 59 Items Property 60 Items Property 61 Items Property 62 Items Property 63 Items Property 64

4.4.7.3 Warehouses Warehouse merupakan konfigurasi gudang yang dimiliki dalam sistem SAP Business One. Gudang dapat bersifat Physical (Fisik gudang ada) dan Logical (Fisik gudang tidak ada, tetapi gudang memiliki arti tertentu dalam sistem). Jika pengaturan G/L Account diatur dengan “By Warehouse” maka

216

konfigurasi jurnal otomatis akan berdasarkan pada akun – akun yang dikonfigurasi pada Warehouse.

Tabel 4.39 Warehouse List Warehouse Code (Up to 8

Location Warehouse Name

Characters)

grouped by Location)

PLANT 1

Produksi PLANT 1

PLANT 2

Produksi PLANT 2

RMK1

Raw Material PLANT 1

RMK2

Raw Material PLANT 2

WHM1

AN Marunda

WHP1

AN Pendingin

WHB1

AN Banjarmasin

WHH1

High Explosive Handil

WHS1

High Explosive Subang

WHH2

Detonator Handil

WHS2

Detonator Subang

WHK1

Konsinyasi

ANGE

Grade Emulsi

WHC1

Customer

WNE1

Non Explosive 1

WNE2

Non Explosive 2

WDD1

Daily Detonator Magazine

WDN1

(Several warehouse can be

Daily Non Explosive Magazine

PIND

Indomuro

PAKT

AKT

PABK

ABKL

217

PKID

Kideco

PLND

Lanud

PBKN

Bakan

WGA1

ATK Jakarta

WGA2

ATK Plant

4.4.7.4 Units of Measures Units of Measure merupakan konfigurasi satuan barang yang akan digunakan dalam sistem SAP Business One.

Tabel 4.40 Units of Measure Uom

Uom

Code

Name

kwh

Kwh

pcs

Pieces

set

Set

lbr

Lembar

Ls

Lusin

pail

Pail

pack

Pack

btl

Botol

roll

Roll

drm

Drum

gln

Galon

Length Width

Height

Volume Volume UoM

Wei ght

218

klg

Kaleng

tb

Tube

psg

Pasang

4.4.7.5 Length and Width Length and Width merupakan konfigurasi satuan ukuran panjang dan lebar yang digunakan dalam sistem SAP Business One. Tabel 4.41 Length and Width Configuration Volume

Length

Code

(mm)

Code

Unit Name

dm

dm

lt

m

m

m3

“

inch

ci

4.4.7.6 Weight UoM Length and Width UoM merupakan konfigurasi satuan ukuran berat yang digunakan pada sistem SAP Business One. Tabel 4.42 Length and Width UoM Configuration Code

Unit Name

ton

Ton

kg

Kilogram

gr

Gram

Weight (mg)

4.4.7.7 Manufacturer Manufacturers merupakan konfigurasi manufaktur Item master data. PT. MXX tidak menggunakan fitur ini.

219

Tabel 4.43 Manufacturers Configuration Manufacturer Name No Manufacturer

4.4.7.8 Shipping Types Shippiing Types merupakan konfigurasi tipe pengiriman barang. Tabel 4.44 Shippiing Types Name

Web site

Darat Air Laut Franco Loco

4.4.8

Setup Service

4.4.8.1 Contract Templates Contract Templates merupakan konfigurasi Contract Template yang digunakan pada SAP Business One, sehingga ketika user membuat Contract user dapat menggunakan template yang sudah dibuat. PT. MXX tidak menggunakan fitur ini.

4.4.8.2 Queues Queues merupakan konfigurasi Queues pada sistem SAP Business One. Queues ini digunakan ketika User membuat Service Call.

220

4.4.9

Master Data Standard Naming Convention

4.4.9.1 Item master data Item master data yang akan dibuat ke dalam sistem SAP Business One telah menggunakan cara penamaan Item master data, yaitu : Tabel 4.45 Item master data 1

2

3

4

5

6

Digit 1

: Handak & Non Handak

Digit 2

: Jenis Barang

Digit 3

: Tipe Barang

Digit 4-6

: Spesifikasi

Digit 7-10

: Running Number

7

8

9

10

4.4.9.2 Business partnerMaster Data Business partner Master Data yang akan dibuat ke dalam sistem SAP Business One telah memiliki beberapa standar cara penamaan Business partner Master Data, yaitu Vendor Master Data dan Customer Master Data.

4.4.9.2.1Vendor Master Data Vendor Master Data akan memiliki Standar Penamanan sebagai berikut : Tabel 4.46 Vendor Master Data 1

2

3

4

5

S

A

0

0

1

Keterangan : Digit 1

: S/M Tipe pembelian (Service/Material)

Digit 2

: A Vendor Group (contoh: A: ATK & Computer)

221

: 001 Running Number

Digit 3-5

4.4.9.2.2 Customer Master Data Customer Master Data akan memiliki Standard Penamanan sebagai berikut : Tabel 4.47 Customer Master Data 1

2

3

4

5

C

0

0

0

1

Keterangan : Digit 1

: C Customer

Digit 2-5

: Running Number

4.4.10 Standard Customization 4.4.10.1 User Defined Field User Defined Fields (UDF) merupakan konfigurasi Field tambahan yang dibutuhkan di dalam sistem SAP Business One. Untuk tambahan Field yang dibuat pada database SAP Business One harus dibuat dari fitur ini.

Tabel 4.48 User Defined Fields (UDF) Table Marketing Document

Marketing Document

Field Name MJT_NOBASTB

Field Description

Remarks

Nomor Berita

Digunakan untuk

Acara Serah

mencatat nomor Berita

Terima Barang/

Acara Serah Terima

Berita Acara

Barang/ Berita Acara

Pemakaian

Pemakaian

MJT_TGLBASTB Tanggal Berita Acara Serah

Digunakan untuk mencatat tanggal Berita

222

Table

Field Name

Field

Remarks

Description Terima Barang/

Acara Serah Terima

Berita Acara

Barang/ Berita Acara

Pemakaian

Pemakaian

4.4.10.2 User Defined Tables User Defined Tables (UDT) merupakan konfigurasi Table tambahan yang dibutuhkan di dalam sistem SAP Business One. Untuk tambahan Table yang dibuat pada database SAP Business One harus dibuat dari fitur ini.

Tabel 4.49 User Defined Tables (UDT) Table Name

Table Description

4.4.10.3 Formatted Search Formatted Search merupakan konfigurasi alat bantu untuk melakukan input data pada sistem SAP Business One yang didasarkan pada SQL Query.

Tabel 4.50 Formatted Search Formatted Search Query Name Remarks

4.4.10.4 Alerts Alerts merupakan konfigurasi pengingat pada sistem SAP Business One yang sudah terdefiniskan atau didasarkan pada SQL Query.

223

Tabel 4.51 Alerts Alert

Description

Alert Status

Pada saat status Production Order berubah dari Planned

Production

menjadi Release --> Manager PPIC (Bu Yuyun ) & Spv

Order

PE (Pa Susilo)

Alert AP Invoice

Menampilkan Invoice yang telah lewat Jatuh tempo

Jatuh Tempo

(Due date)

4.4.10.5 Approval Approval merupakan konfigurasi validasi yang diperlukan ketika pembuatan dokumen pada SAP Business One. Approval pada SAP Business One dapat bersifat “and” dan “or”. Tabel 4.52 Approval Module

Approval

Description

Purchase

Document

Quotation

Creation

Purchase Order

Validasi Harga

Validasi untuk nilai dokumen Rp 20 jt – 50 jt

Purchase Order

Validasi Harga

Validasi untuk nilai dokumen Rp 50 jt – 100 jt

Purchase Order

Validasi

Validasi untuk quantity yang melebihi based

Quantity

document

Document

Validasi setiap pembuatan Goods Return

Goods Return

Validasi setiap pembuatan Purchase Quotation

Creation Sales Order

Document

Validasi setiap pembuatan Sales Order

Creation Delivery Order

Validasi Credit

Validasi Credit Limit Customer berdasarkan

Limit

rata-rata total penjualan selama satu tahun (akan dibahas lebih detail lagi dengan bagian finance)

224

4.4.10.6 Stored Procedure Stored Procedure merupakan konfigurasi teknikal yang berfungsi untuk memberikan kontrol terhadap dokumen ketika melakukan Add atau Update dokumen.

Tabel 4.53 Stored Procedure Stored Module

Procedure

Purchase

Document

Quotation

Sequence

Purchase

Document

Order

Sequence

AP

Document

Description PQ harus bedasarkan PR

PO harus bedasarkan PQ

AP ReserveInvoice harus bedasarkan PO

ReserveInvoice Sequence AP DP Invoice

Document

AP DP Invoice harus bedasarkan PO

Sequence Goor Receipt

Document

PO

Sequence

Goods Return

Document

GRPO harus bedasarkan PO

Return harus bedasarkan PO

Sequence AP Invoice

Document

AP Invoice harus bedasarkan GRPO

Sequence AR

Document

AR ReserveInvoice harus bedasarkan SO

ReserveInvoice Sequence AR DP

Document

Invoice

Sequence

Delivery

Document

AR DP Invoice harus bedasarkan SO

Delivery harus bedasarkan SO

Sequence Return

Document Sequence

Return harus bedasarkan SO

225

AR Invoice

Document

AR Invoice harus bedasarkan Delivery

Sequence AR Invoice

Mandatory

DO harus ada tanggal BASTB

Field Based Document Inventory

Warehouse

Setiap Inventory Transfer hanya ada 1 gudang

Transfer

from

asal

4.4.11 Go-Live Plan 4.4.11.1 Opening Balances Account Payable Opening Balance Accounts Payable merupakan proses input Outstanding VendorInvoices per tanggal Cut Off. Data akan diinput per Vendor dan per Invoice. Data yang diperlukan antara lain : •

Vendor (sesuai dengan Vendor Code SAP Business One)

•

No. VendorInvoice

•

Nilai Outstanding VendorInvoice

4.4.11.2 Opening Balances Account Receivable Opening Balance Accounts Receivable merupakan proses input Outstanding CustomerInvoices per tanggal Cut Off. Data akan diinput per pelanggan dan per Invoice. Data yang diperlukan antara lain : •

Customer (sesuai dengan Customer Code SAP Business One)

•

No. CustomerInvoice

•

Nilai Outstanding CustomerInvoice

4.4.11.3 Opening Balances Stock Opening Balance Stock merupakan proses input Stock per tanggal Cut Off. Data yang diperlukan antara lain:

226

•

Item Code (sesuai dengan Item Code Code SAP Business One)

•

Jumlah Barang

•

Cost Barang

4.4.11.4 Opening Balances Cash and Bank Opening Balance Cash and Bank merupakan proses input saldo Kas dan Bank per tanggal Cut Off. Data yang diperlukan antara lain :

4.5

•

Kode Akun (sesuai dengan Account Code SAP Business One)

•

Nilai Akun

Proses bisnis yang dirancang (to-be) Proses bisnis atau modul modul yang dirancang pada PT. MXX tetap sama yakni terdiri dari pembelian bahan baku dan jasa, inventori, produksi, penjualan dan keuangan. Berikut akan dijelaskan proses bisnis yang dirancang dengan proses implementasi SAP Business One.

4.5.1

Modul Sales Proses penjualan pada PT. MXX dilakukan oleh bagian logistik atau dapat disebut juga bagian penjualan dan memiliki tiga tipe penjualan yakni penjualan langsung, penjualan konsinyasi, dan join operation. Proses pengiriman yang berlangsung dapat dilakukan dari tiga gudang regional yang berada di Samarinda, Banjarmasin, dan Marunda (Jawa).

4.5.1.1 Penjualan Langsung Proses bisnis yang dirancang pada sistem SAP Business One yaitu dimulai dengan adanya permintaan pelanggan yang dilanjutkan dengan bagian penjualan melakukan pengecekan stok barang. Terdapat dua jenis permintaan pelanggan, yakni permintaan biasa dan permintaan pemakaian barang selama enam bulan. Permintaan biasa artinya ketika pelanggan mengirimkan pesanan, barang akan dicek segera dan dibuatkan sales order. Permintaan jenis kedua

227

ialah pelanggan akan mengirimkan permintaan pembelian mereka untuk rata-rata pemakaian enam bulan. Permintaan akan barang ini selanjutnya akan dicek dan dilakukan item lock untuk memastikan barang tersebut selalu tersedia selama masa reserved. Jangka waktu reserved barang berlaku selama tiga bulan. Hal ini disebabkan dalam jangka waktu tiga bulan tersebut barang masih belum banyak mengalami penyusutan. Jika barang yang diinginkan tersedia, bagian logistic akan membuat sales order beradasarkan konfirmasi dari pelanggan ataupun dari purchase order. Barang yang dijual oleh PT. MXX dikunci dengan unit per-package. Contohnya kebutuhan pelanggan sebanyak 1500 pc dimana satu package berisi 200 pc maka yang dijual ke pelanggan sebanyak delapan package atau sama dengan 1600 pc, akan tetapi package yang dijual ke pelanggan dapat dicampur. Setiap package didefinisikan sebagai Item baru. Sebaliknya jika barang yang diinginkan pelanggan kosong maka sistem secara otomatis akan memberikan rekomendasi untuk barang subsitusi. Bagian logistic akan melakukan konfirmasi kepada pelanggan, dan jika disetujui akan dibuat sales order. Sales order yang dibuat memerlukan persetujuan oleh manager penjualan. Dengan adanya sistem baru ini bagian penjualan tidak lagi dapat melakukan penjualan jika barang tidak tersedia di gudang. Setelah sales order disetujui oleh manager, bagian logistic kemudian akan membuat pick list (delivery order). Pick list ialah daftar barang-barang yang telah dipesan oleh pelanggan tetapi belum dikirim. Selanjutnya bagian logistic akan melakukan update released pick list yaitu barang barang yang akan dirilis tetapi belum dikirim. Setelah itu bagian logistic akan membuat purchase order yang merupakan surat perintah kerja dan akan diberikan kepada bagian pengiriman atau angkutan untuk pengambilan barang digudang. Selanjutnya bagian gudang akan membuat delivery order yang merupakan nota penyerahan barang berdasarkan pick list. Dikarenakan adanya penyusutan barang yang dapat terjadi selama pengiriman, maka pada saat barang diterima, pelanggan akan mengisi barang barang yang diterima pada BASTB. Selanjutnya BASTB diberikan kepada bagian logistic untuk dilakukan update pada delivery order, dimana harus memasukkan nomor

228

referensi BASTB dan tanggal BASTB. Jika user lupa mengisi tanggal tersebut maka akan muncul peringatan untuk memasukkan tanggal BASTB yang ada. Mengatasi adanya penyusutan yang terjadi, PT.MXX akan melakukan claim kepada pihak angkutan dikarenakan pengiriman sudah termasuk asurasi yang melindungi. Dalam sistem yang akan dibuat, PT.MXX menginginkan penyusutan ini dianggap sebagai retur sehingga bagian logistic akan membuat sales return dan memasukkannya ke dalam gudang susut.

229

Penjualan Langsung

Pelanggan

Bagian Penjualan

Start

Bagian Gudang

Permintaan Pembelian

Bagian Pengiriman

SPK Membuat Nota Penyerahan Barang (DO)

Permintaan Pembelian

NO

Reserved ? NPB

Yes Mengecek Stock

NPB Lock / Reserved Stock

Sales Order

Tersedia

No

BASTB

Yes

Membuat BASTB Penawaran barang subsitusi

Membuat Sales Order

Yes BASTB Mengganti ke subsitusi

Konfirmasi ke Pelanggan

Approval Sales Order

Membuat Pick List

NO

BASTB

Purchase Order

Membuat SPK/PO

Mengisi BASTB BASTB terisi

SPK

BASTB terisi Update Delivery Order

End

Phase

Delivery Order

Gambar 4.2 Proses Bisnis Penjualan Langsung (tobe)

230

4.5.1.2 Penjualan Konsinyasi Proses bisnis penjualan konsinyasi yang dirancang pada sistem SAP Business One yaitu dimulai dari adanya pesanan pelanggan ataupun permintaan reserved untuk barang tertentu. Dilanjutkan dengan pengecekkan oleh bagian logistik atas stok terbaru dari barang yang dipesan pelanggan tersebut. PT.MXX menginginkan adanya sistem lock item reserved untuk memastikan pesanan pelanggan yang telah dipesan tersebut terkunci dan tidak dapat diambil untuk penjualan kepada pelanggan lain. Setelah barang yang diinginkan pelanggan dipastikan stoknya, bagian logistic akan membuat surat perintah kerja yang berupa purchase order untuk diberikan kepada bagian angkutan untuk pengiriman barang kepada pelanggan. Selanjutnya pesanan segera dikirimkan kepada pelanggan. Ketika secara fisik barang dikirimkan kepada pelanggan, kepala gudang akan membuat Inventory transfer request agar barang pesanan pelanggan konsinyasi tersebut dipindahkan dari gudang biasa menuju gudang konsinyasi. Jadi dalam penjualan konsiyasi ini, ketika secara fisik barang dikirim kepada pelanggan, secara sistem barang akan tercatat dipindahkan menuju gudang konsinyasi. Selanjutnya ketika barang sudah diterima pelanggan, dan BASTB sudah dilengkapi, bagian logistik akan membuat Inventory transfer berdasarkan BASTB tersebut. Barang yang susut dalam pengiriman akan dimasukkan kedalam gudang susut dan nantinya akan dilakukan claim kepada bagian angkutan. Pada saat pembuatan Inventory transfer tersebut, bagian logistic menginginkan adanya field tambahan untuk nomor BASTB yang dijadikan sebagai referensi. Ketika nantinya barang yang dikirim ke pelanggan tersebut telah terpakai, pelanggan akan membuat berita acara pemakaian (BAP) dan dikirimkan kepada bagian penjualan. Berdasarkan BAP tersebut bagian penjualan akan membuat sales order consignment dengan cara memiliki item atau barang dari gudang konsinyasi. Hal inilah yang membedakan penjualan tipe konsinyasi, sales order baru akan dibuat setelah barang digunakan oleh pelanggan yang secara sistem akan dilakukan dengan pengambilan barang dari gudang konsinyasi. Selanjutnya berdasarkan sales order tersebut bagian logistic

231

akan membuat delivery order atau pada PT.MXX dianggap sebagai nota penyerahan barang (NPB). Hal ini dilakukan karena barang tercatat masih ada dan pengiriman barang harus tetap dilakukan, meskipun hanya secara sistem saja. Agar Delivery order yang dibuat dapat dijadikan sebagai landasan transaksi yang terjadi, maka bagian logistic menginginkan adanya field tambahan yang berupa nomor BAP dan tanggal BAP dan peringatan ketika kedua field tersebut tidak dilengkapi setelah itu dibuat surat kesepakatan penyerahan barang yang berisi data barang yang di kirikan ke pelanggan dan kondisi dimana jika pelanggan tidak melakukan konfirmasi pemakaian barang 3 bulan sejak diterbitkan BAP, maka bagian penjualan akan membuat sales order consignment berdasarkan kepada BAP dan selanjutnya dibuat delivery order. Bagian penjualan akan melakukan konfirmasi kepada bagian keuangan untuk dibuatkan invoice dan ditagihkan ke pelanggan yang bersangkutan.

232

Penjualan Konsinyasi Pelanggan

Bagian Penjualan

Start

Bagian Angkutan

Permintaan Pembeliaan

SPK

Reserved ?

BASTB

Bagian Gudang

Membuat Inventory transfer request


No

Inventory Transfer Request

Yes

BASTB Mengirimk an barang Mengecek Stok

Mengisi BASTB

Membuat BASTB

Lock /Reserved Stock BASTB

Membuat SPK (PO)

Tesrsedia BASTB terisi

Yes

Purchase Order

SPK

Membuat Inventory transfer

BAP

BAP No

Membuat BAP

Membuat Surat Kesepakatan penyerahan barang

SKP

Mengisi BAP

Inventory Transfer

SKP

Membuat SO

Sales Order

Membuat NPB (DO)

Delivery Order

Membuat Invoice

A/R Invoice

BAP Terisi

Phase

END

Gambar 4.3 Proses Bisnis Penjualan Konsinyasi (to-be)

233

4.5.1.3 Penjualan Join Operation Proses penjualan tipe ini diawali dari adanya permintaan dari pelanggan yang dilanjutkan dengan membuat sales order. PT.MXX menginginkan adanya autorisasi dalam proses ini, bagian penjualan yang bertugas membuat sales order tidak diperkenankan untuk dapat melihat harga barang, cukup mengetahui nama item dan kuantitas yang diperlukan. Sales order ini dibuat dengan memilih gudang dropship. Artinya barang yang dijual melalui tipe JO Inventory secara Inventory barang tidak akan masuk kedalam gudang MNK, melainkan dari vendor langsung menuju pelanggan, oleh karena itu di dalam sistem akan tercatat bahwa barang masuk ke dalam gudang dropship. Sales order yang telah dibuat harus melalui persetujuan manajer penjualan, dimana persetujuan diharapkan dapat dilakukan tidak lagi secara manual, melainkan melalui sistem otomatis. Sales order yang telah disetujui akan dijadikan sebagai referensi dalam pembuatan purchase order oleh bagian logistic. Selanjutnya, bagian logistic akan menerima shipping document dari vendor yang menandakan bahwa barang telah dikirimkan kepada pelanggan. Shipping document tersebut digunakan sebagai dasar dalam pembuatan good receipt purchase order (GRPO) oleh bagian logistic. GRPO sendiri pada dasarnya tetap dibuat berdasarkan purchase order, namun terdapat tambahan field untuk mencatat nomor shipping document yang diterima. Sehingga history transaksi dapat diketahui dengan melihat PO dan shipping document. Selanjutnya, vendor akan mengirimkan Invoice kepada bagian finance mengenai barang yang dikirim. Berdasarkan Invoice tersebut bagian finance pun kemudian membuat account payable Invoice yang dilanjutkan dengan pembuatan delivery order oleh bagian logistic. Delivery order dibuat agar secara sistem barang yang tercatata dalam sales order sebelumnya dianggap tetap dikirimkan kepada pelanggan. Proses penjualan ini pun diakhiri dengan pembuatan Invoice berdasarkan delivery order oleh bagian finance.

234

Penjualan Joint Operation

Pelanggan

Bagian Pembelian

Bagian Sales

Start

Perusahaan Mitra


Shipping document

Membuat PO Permintaan Pembeliaan

Membuat Sales order

Purchase Order

Membuat SO import fee

Approved?

Yes Membuat GRPO Approved SO

Sales Order

NO Shipping document

Membuat DO

Delivery Order Phase

End

Gambar 4.4 Proses bisnis penjualan join operation (tobe)

Good Receipt PO

235

4.5.2

Modul Purchasing Pembelian pada PT.MXX dapat dilakukan oleh dua bagian, yakni bagian procurement serta bagian logistic. Pembelian kedua divisi ini dibedakan menurut jenis itemnya saja, sedangkan secara proses dan dokumen tetap sama. Bagian procurement melakukan pembelian untuk item jenis Non-Handak sedangkan bagian logistic melakukan pembelian untuk jenis item Handak.

4.5.2.1 Pembelian Material (Handak & Non Handak) dan Jasa Berdasarkan pada proses bisnis yang berjalan saat ini disertai masalah yang ada, PT. MXX mengutarakan keinginannya seputar proses penjualan yang dibutuhkan. Berikut merupakan proses bisnis to-be dari proses penjualan PT. MXX. Proses bisnis yang pertama ialah proses pembelian material (produk) non handak dan jasa. Diawali dengan bagian PPM (di produksi) atau user membuat purchase requisition berdasarkan requisition slip yang diterima. Pada sistem yang baru, PT. MXX menginginkan agar harga tidak dicantumkan dalam purchase requisition. Hal ini dikarenakan harga yang tertera bersifat rahasia dan PT. MXX menginginkan adanya pengaturan autorisasi dari setiap pengguna tentang apa yang perlu diketahui. Selanjutnya berdasarkan purchase requisition tersebut bagian pembelian akan membuat surat permintaan penawaran harga atau purchase quotation. Dalam hal ini PT. MXX menginginkan adanya laporan perbandingan harga yang ditawarkan yang disebut purchase quotation comparison report. Selanjutnya purchase quotation yang telah dibuat harus melalui persetujuan manajer pembelian. Persetujuan ini diharapkan terjadi secara otomatis melalui sistem, tidak dengan manual seperti sebelumnya. Setelah PQ disetujui, dibuatlah laporan bukti negosiasi harga yang dalam hal ini tidak termasuk ke dalam sistem. Dari bukti negosiasi harga tersebut bagian pembelian kemudian akan membuat purchase order dengan adanya peringatan otomatis dari sistem apabila kuantitas purchase order melebihi kuantitas pada purchase requisiton. Purchase order yang telah dibuat harus melalui persetujuan sesuai dengan nominalnya. PT. MXX kembali menginginkan adanya automatisasi

236

secara sistem sesuai dengan nominal dan pihak yang berhak memberikan persetujuan. Selanjutnya ketika PO telah dikirim ke vendor dan barang diterima, bagian gudang akan menlakukan pengecekkan barang secara fisik dengan surat jalan dari vendor. Hal ini dijadikan referensi dalam pembuatan Good Receipt Purchase Order (GRPO). Sedangkan untuk jasa, GRPO baru akan dibuat oleh user setelah jasa didapat. Terdapat sedikit perbedaan antara pembelian material dan jasa pada PT.MXX. Perbedaan tersebut berupa Good receipt purchase order (GRPO) pada pembelian material disebut dengan receiving report, sedangkan pada pembelian jasa disebut dengan Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP).

237

Pembelian Material dan Jasa Bagian Produksi

Bagian Pembelian

Sta rt

Membuat Purchase Requisition


Vendor

PO

Approved SJ YES

Approved Purchase Quotation

Membuat Purchase Requisition

Purchase Quotation

Membuat Laporan bukti negosiasi harga

Purchase Requisition

Laporan bukti negosiasi harga

Membuat Purchase Order

NO

NO

Approved

YES

Purchase Order

Approved PO

PO

SJ

Membuat GRPO

Good Receipt PO

Phase

End

Gambar 4.5 Proses Bisnis Pembelian Material atau Jasa

238

4.5.2.2 Retur Pembelian Proses bisnis PT. MXX selanjutnya ialah adanya retur. Retur dapat terjadi ketika pada saat barang diterima dan dilakukan pengecekan ternyata tidak sesuai. Maka pada saat setelah pembuatan GRPO, Invoice tidak langsung dibuat melainkan bagian gudang akan membuat goods return. Terdapat dua pilihan dalam proses retur yakni barang dapat dikirim kembali kepada vendor dengan nomor purchase order yang sama atau purchase order tersebut ditutup dan dibuatkan pesanan baru kepada vendor yang baru. Goods return yang telah dibuat harus melalui persetujuan kepala gudang dimana PT.MXX menginginkan persetujuan ini dapat dilakukan oleh kepala gudang secara sistem. Selanjutnya setelah retur dikirim ke vendor, dan barang telah jelas statusnya dikirimkan kembali, bagian finance akan membuat account payable Invoice yang dilanjutkan dengan pembayaran tagihan atau outgoing payment oleh bagian finance. Terdapat sedikit catatan bahwa apabila ternyata vendor tidak mengirimkan kembali barang yang diretur, PT.MXX ingin purchase order yang sebelumnya dapat diubah statusnya menjadi incomplete.

239

Retur Pembelian Bagian Pembelian

Bagian Gudang

Vendor

Start

GRPO

Membuat GRPO

Approval ?

Yes

Approved GRPO

Good Receipt PO

Phase

GRPO

End

No

Gambar 4.6 Proses Bisnis Retur Pembelian

240

4.5.3

Modul Production Proses produksi pada PT. MXX dilakukan oleh bagian produksi yang beroperasi

di daerah Cikampek. Proses produksi yang ada pada PT. MXX antara lain ialah untuk menghasilkan produk-produk seperti Amonium Nitrate, Nonel, dan Emulsi. Pada modul produksi ini barang barang yang ingin diproduksi dibuat terlebih dahulu bill of material setelah itu akan melewati production planning.

4.5.3.1 Produksi Amonium Nitrat dan Emulsi Proses bisnis ini dimulai dimana bagian produksi akan membuat rencana kegiatan produksi, yaitu evaluasi performa produksi tahun lalu, izin limit produksi dan izin limit storage. Setelah memperoleh data mengenai rencana produksi, maka PPIC akan memberikan data tersebut kepada staff produksi, dan staff produksi akan membuat Bill of Material (BOM) yang akan diproduksi selama 6 bulan kedepan. Amonium Nitrat terdiri dari 2 jenis yaitu Amonium Nitrat kualitas atas dan Amonium Nitrat Kualitas bawah. Pertama tama dibuat terlebih dahulu Amonium Nitrat Kualitas Bawah dengan memilih tipe BOM yaitu production. Pada SAP Business One kita dapat menspesifikasikan kuantitas dari parent item

dan juga child item. Selain itu kita juga dapat mengisi kode

warehouse dimana barang jadi akan di ambil, untuk unit of measured-nya baik box meter, akan didefinisikan di item master data-nya. Sedangkan untuk satuan terkecil yang diambil yaitu kg. Pada saat memilih child item untuk membuat BOM akan ditampilkan item tersebut dari warehouse yang mana dan jika barang yang diinginkan tidak memiliki stock maka akan dimunculkan alert bahwa barang sedang kosong sehingga staff produksi tidak dapat membuat BOM tersebut. Untuk melakukan issued terhadap child item, PT. MXX menggunakan backflush yaitu child item akan secara otomatis di issued ke Production Order pada saat menyelesaikan pembuatan parent item. Setelah BOM ammonium nitrat kualitas bawah selesai maka selanjutnya ke tahap Production Order.

241

Tipe Production Order yang digunakan PT. MXX yaitu tipe produksi yang standar berdasarkan kepada BOM dan digunakan untuk memproduksi item barang yang regular. Pertama tama status untuk Production Order yaitu planned, yang artinya tidak dapat melakukan issue terhadap barang atau melakukan pelaporan Production Order selesai. Hal itu dapat dilakukan jika status Production Order diubah menjadi released yaitu merilisnya ke tahap produksi. Untuk Metode issue , Production Order yang digunakan yaitu manual dimana kita melakukan issue terhadap komponen individual untuk Production Order. Setelah Pelaporan Pembuatan selesai maka akan diperoleh production receipt untuk memasukkan jumlah stok atau kuantitas, tipe, warehouse dan sebagainya. Setelah itu status Production Order akan diubah menjadi closed dimana kita tidak dapat menambah transaksi baru lagi. Hal yang sama juga dilakukan pada saat membuat BOM ammonium Nitrat kualitas atas sampai menghasilkan receipt Production Order.

Dari Receipt Production

Order ammonium nitrat kualitas bawah dibuat BOM Nitrit Acid Grade Emulsi dan menghasilkan receipt Production Order dari receipt Production Order Nitrid Acid Grade Emulsi tersebut akan dibuat BOM Nitrit Acid Grade Emulsi yang di-packing dengan tipe BOM sales sedangkan untuk receipt Production Order Amonium Nitrat kualitas atas akan dibuat BOM Nitrit Acid dan dilakukan process Production Order dan menghasilkan receipt Production Order. Selanjutnya Nitrit Acid tersebut akan di-packing dan dibuat BOM dari receipt production Nitrit Acid dengan tipe BOM sales.

242

Produksi Amonium Nitrat dan Emulsi Kepala Bagian Produksi

Staff Produksi

Start

Evaluasi Performa produksi

Limit Produksi

Membuat BOM Ammonium Nitrat Kualitas Atas

Membuat RKP

Limit STorage Membuat BOM Ammonium Nitrat Kualitas Bawah

Melakukan Production Order A.N Kualiatas Atas

Melakukan Production Order Amonium Nitrat Kualitas Bawah

Membuat BOM Nitrid Acid

Membuat Nitrid Acid Grade Emulsi

Melakuka production order Nitrid Acid

Melakukan Production order Nitrid Acid Grade Emulsi

Membuat BOM Packng Nitrid Acid

z

Phase

Membuat BOM Packing Nitrid Acid Grade Emulsi

End

Gambar 4.7 Proses Bisnis Produksi Amonium Nitrat dan Emulsi

243

4.5.3.2 Produksi Nonel Proses bisnis dimulai dengan bagian Produksi akan membuat Bill of Material (BOM) dengan melakukan proses pemotongan kabel dengan tipe BOM assembly yang digunakan pada SAP Business One. Setelah itu dilanjutkan dengan proses Production Order, tipe Production Order yang digunakan PT. MXX yaitu tipe produksi yang standar yaitu berdasarkan kepada BOM dan digunakan untuk memproduksi item barang yang regular. Pertama tama status untuk Production Order yaitu planned berarti kita tidak dapat melakukan issue terhadap barang atau melakukan pelaporan Production Order selesai, hal itu dapat dilakukan jika kita mengganti status Production Order menjadi released yaitu kita merilis nya ketahap produksi. Untuk Metode issue Production Order yang digunakan yaitu manual dimana kita melakukan issue terhadap komponen individual untuk Production Order. Setelah Pelaporan Pembuatan selesai maka akan diperoleh production receipt untuk memasukkan jumlah stok atau kuantitas, tipe, warehouse dan sebagainya. Apabila kabel yang telah dipotong cacat dan ditolak, maka akan dihancurkan dan kemudian dibuatkan BOM untuk kabel yang rusak berdasarkan kepada receipt Production Order pemasangan kabel. Kabel yang lolos inspeksi akan dilanjutkan dengan proses j-hook, sealing dan tagging. Setelah selesai, akan dilanjutkan dengan membuat BOM pemasangan untuk hasil pemasangan kabel, j-hook, sealing dan tagging. Selanjutnya dilanjutkan ketahap Production Order yang menghasilkan receipt Production Order untuk j-hook, sealing dan tagging. Setelah hasil pemasangan J-Hook, sealing, dan tagging, bagian produksi memiliki 2 pilihan, yaitu dipacking langsung atau dipasangkan

detonator

terlebih

dahulu

kemudian

dipacking.

Apabila

dipasangkan detonator, maka akan dibuatkan BOM detonator terlebih dahulu dan dilanjutkan dengan proses Production Order yang menghasilkan receipt Production Order pemasangan dengan detonator. Apabila ingin dilakukan packing terhadap BOM detonator akan dibuatkan BOM barang jadi dengan memilih tipe BOM sales yang dibuat berdasarkan receipt Production Order pemasangan dengan detonator . Apabila langsung dipacking, maka dibuatkan

244

BOM dari kabel pemasangan yang tidak ada detonatornya dengan tipe BOM sales yang dibuat berdasarkan receipt Production Order j-hook, sealing dan tagging.

Produksi Nonel Bagian Produksi

Start

Membuat BOM Kabel

Melakukan Production Order Kabel

Mengecek Kondisi Kabel

Rusak?

Membuat BOM jhook, sealing tag

No

Memasang detonator?

Production Order Jhook, sealing, tag

Yes

Membuat BOM pemabatalan Kabel

NO

Membuat BOM Packing J-hook,sealing, tag

YES Production Order Pemasangan detonator

BOM Packing dengan detonator

Phase

Membuat BOM Pemasangan detonator

End

Gambar 4.8 Proses Bisnis Produksi Nonel

245

4.5.4

Modul Inventory Proses bisnis yang terjadi pada modul inventori di PT. MXX terdiri dari inventory transfer yaitu melakukan pengiriman dari gudang satu ke gudang lainnya karena alasan tertentu seperti raw materials yang diproduksi menjadi finished goods akan dipindahkan ke gudang finished goods ataupun dikarenakan permintaan pelanggan dimana jenis barang yang dimiliki berada dilebih dari satu gudang maka akan dilakukan inventori transfer, selain itu akan dilakukan proses claim asuransi atau inventori penyusutan untuk memindahkan barang susut ke gudang susut yang dalam hal ini sebenarnya hanya merupakan gudang virtual.

4.5.4.1 Inventory Transfer Proses bisnis yang dirancang pada SAP Business One terdapat fitur forecast kebutuhan gudang yang berguna untuk memberikan prediksi nilai Inventory yang dibutuhkan tiap gudang per periode tertentu. Dengan fitur tersebut maka ketika barang mulai berkurang di gudang, sistem akan memberikan pilihan kepada user apakah ingin melakukan pembelian terhadap barang tersebut. Modul Inventory pada SAP Business One akan menampilkan gudang-gudang yang ada pada PT. MXX sehingga pengguna dapat melihat stok barang di gudang tersebut. Setelah melihat stok barang yang dibutuhkan, bagian logistic akan membuat purchase order kepada bagian angkutan yang merupakan surat perintah kerja untuk melakukan transfer barang dari gudang asal ke gudang tujuan. Setelah itu bagian logistic akan membuat Inventory transfer. Pada SAP Business One, user cukup mengisi gudang asal dan gudang tujuan yang diinginkan. Akan tetapi transfer gudang pada PT. MXX hanya dapat dilakukan dari satu gudang asal, dimana setelah memilih gudang maka sistem akan secara otomatis mengcopy harga dari barang tersebut dan mengkalkulasikan harga serta kuantitas dari barang. Untuk Unit of Measured akan diambil dari satuan terkecil yang sudah disepakati sebelumnya dengan PT. MXX. Setelah Inventory transfer request diterima oleh gudang asal, barang akan segera dikirimkan ke gudang tujuan. Selanjutnya ketika barang telah diterima di gudang tujuan, gudang tujuan akan membuat Berita Acara Serah Terima Barang

246

(BASTB) yang kemudian diberikan kepada bagian logistic guna dilakukan pencatatan. Selanjutnya dari BASTB tersebut, bagian logistic akan membuat Inventory transfer dimana kuantitas Inventory yang ditransfer merupakan yang tertera pada BASTB karena memungkinkan terjadinya susut pada saat pengiriman. Pada saat membuat Inventory transfer user harus memasukkan nomor referensi untuk nomor BASTB agar mengetahui transfer tersebut berasal dari surat BASTB yang mana.

247

Inventory Transfer Pelanggan / Bagian Produksi

Bagian Logistik

Start

Bagian Angkutan


SPK

Permintaan Pembeliaan Mengecek Stok Di Gudang

Gudang Tujuan


Inventory Transfer Request Membuat BASTB

BASTB Terisi

Tersedia ? Yes Purchase Order

Membuat PO / SPK Membuat Inventory transfer request

Mengirim Barang ke gudang Tujuan

Inventory Transfer request

SPK


NO

BASTB Terisi

Phase

Membuat Inventory Transfer End

Gambar 4.9 Proses Bisnis Inventory Transfer (tobe)

248

4.5.4.2 Claim Asuransi Proses ini dimulai dengan bagian pengiriman akan mengirimkan barang sesuai dengan Inventory transfer request, bagian gudang akan mencocokkan barang yang sampai dengan surat inventoy transfer request, selanjutnya akan dibedakan barang yang mengalami penyusutan dan yang tidak, jika barang mengalami penyusutan maka bagian gudang akan melakukan konfirmasi kepada bagian logistic. Selanjutnya bagian logistic akan membuat Inventory transfer yang berisi barang barang yang susut, setelah itu bagian logistic akan membuat surat claim dan ditanggung oleh bagian angkutan. Bagian angkutan akan melihat surat claim tersebut dan melakukan pengecekan terhadap barang yang mengalami susust berhak menerima maupun menolak claim tersebut, jika tidak sesuai dengan peraturan yang mereka terapkan. Apabila pihak angkutan menolak claim tersebut, maka penyusutan tersebut akan dijadikan sebagai pengeluaran (expense) dan dibuat surat penolakan claim. Sebaliknya jika claim tersebut diterima maka bagian angkutan akan melakukan pembayaran ke PT. MXX dimana bagian logistic akan mengkonfirmasi bagian keuangan untuk membuat Invoice. Setelah itu bagian logistic akan membuat goods issue untuk mentransfer barang susut tersebut ke gudang susut dengan memilih gudang susut yang ada. Pada saat user melakukan goods issue maka sistem akan secara otomatis mengurangi barang yang ada digudang sebelumnya dan menambah barang yang ada digudang susut.

249

Claim Asuransi

Bagian logistik

Bagian Angkutan

Start Surat Claim Inventory Transfer Request

Review Surat Claim Membuat Inventory Transfer Susut

Status Caim ? Ditolak Diterima Membuat Surat Claim

Goods Issue Konfirmasi Claim Diterima

Konfirmasi penolakan Claim

Surat Claim

Surat Penolakan Claim

Membuat Surat penolakan Claim

End

Phase

Konfirmasi kebagian keuangan

Gambar 4.10 Proses Bisnis Inventory Penyusutan (tobe)

250

4.5.6

Modul Financial Proses bisnis pada modul financial atau pada SAP Business One biasa disebut dengan modul banking berfungsi untuk melakukan inputan incoming payment dan outgoing payment baik pembayaran yang dilakukan secara down payment ataupun reserve invoice begitu juga dengan melakukan inputan pembayaran dari pelanggan, tetapi pada PT. MXX untuk pembuatan invoice sendiri dilakukan oleh bagian keuangan.

4.5.6.1 A/R Penjualan Langsung Proses Bisnis ini dimulai ketika adanya delivery order yang sudah diupdate dari bagian penjualan. Bagian keuangan akan membuat Invoice berdasarkan delivery order dimana harus terdapat tanggal Berita acara serah terima barang (BASTB). Untuk A/RInvoice PT.MXX menginginkan adanya alert dimana berguna untuk memberikan peringatan Invoice yang akan jatuh tempo (due date). Tanggal jatuh tempo A/RInvoice, secara default sudah akan terisi secara otomatis yaitu cash 0 (nol) hari sejak Invoice dibuat, +7 (tujuh) hari sejak Invoice di buat, +14 (empat belas) hari sejak Invoice dibuat, +30 (tiga puluh) hari sejak Invoice dibuat, dan maksimal 60 (enam puluh) hari sejak Invoice dibuat. Untuk payment term dapat diatur per business partner yang ada. Invoice pada SAP Business One memiliki tap logistic yang memungkinkan untuk membedakan antara ship to yang berarti alamat pengiriman Customer dan bill to yang berarti alamat penagihan Customer. Hal ini akan memudahkan dalam melakukan penagihan tagihan kepada pihak yang terkait. Mengenai proses pengiriman, biaya angkut atau pengiriman pada PT. MXX tidak mempengaruhi item cost tetapi dimasukkan kedalam kelompok expenses. Pada saat membuat Invoice juga terdapat fields withholding tax yaitu pajak-pajak yang terkait dengan transaksi yang dilakukan. Pembuatan A/RInvoice ini dapat dilakukan baik secara partial maupun secara langsung. Partial Invoice dilakukan sesuai dengan kesepakatan dengan Customer sebelumnya, dimana partial Invoice dapat dibayar terlebih dahulu sebelum sisa Invoice dikirim ataupun dapat dibayar secara bersamaan ketika menerima sisa

251

Invoice sesuai dengan due date yang telah ditentukan. Setelah Customer memberikan konfirmasi pembayaran, bagian keuangan akan melakukan incoming payments yaitu mencatat pembayaran yang sudah dilakukan. Pada SAP Business One payment document dapat dibuat dimana pembayaran dilakukan secara cash, check, credit card, bank transfer, ataupun bill of change. User juga dapat memasukkan exchanges rates jika pembayaran yang dilakukan tedapat perbedaan penggunaan mata uang. SAP Business One akan menyediakan local dan foreign currencies, sedangkan untuk pembayaran secara partial user memasukkan jumlah pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan dan sistem akan secara otomatis mengkalkulasi sisa pembayaran tersebut sedangkan sisa Invoice yang belum dibayar akan tetap bersifat aktif pada windows outgoing payments sampai dilakukan pembayaran secara lunas. A/R Penjualan Langsung Bagian Penjualan

Start

Bagian Keuangan

Pelanggan

Invoice

A/R Invoice

Update Delivery order

Membuat A/R Invoice

Konfirmasi Pembayaran A/R Invoice

Incoming Payment

Phase

End

Gambar 4.11 Proses bisnis A/R Penjualan langsung (tobe)

252

4.5.6.2 A/R Penjualan Konsinyasi Proses bisnis dimulai ketika adanya delivey order atau nota penyerahan barang yang dibuat oleh bagian keuangan. Proses ini sama dengan membuat Invoice penjualan langsung. Bedanya Invoice akan diterbitkan ketika adanya laporan pemakaian dari pelanggan. A/R Invoice memiliki alert yang berguna untuk memberikan peringatan Invoice yang akan jatuh tempo (due date). Tanggal jatuh tempo A/R Invoice secara default sudah akan terisi secara otomatis yaitu cash 0 (nol) hari sejak Invoice dibuat, +7 (tujuh) tujuh hari sejak Invoice di buat, +14 (empat belas) empat belas hari sejak Invoice dibuat, +30 (tiga puluh) hari sejak Invoice dibuat, dan maksimal 60 (enam puluh) hari sejak Invoice dibuat. Jika pelanggan sudah melakukan pembayaran, bagian keuangan akan melakukan pengecekkan dan ketika statusnya sudah diterima maka akan dilakukan incoming payment. Untuk kondisi tertentu jika pelanggan tidak melakukan konfirmasi pemakaian barang maka bagian keuangan akan mendapatkan konfirmasi dari bagian penjualan dan membuat invoice berdasarkan delivery order yang dibuat bagian penjualan dan menagihkan kepada pelanggan.

Pada SAP Business One, payment document dapat

dilakukan secara cash, check, credit card, bank transfer, bill of change. User juga dapat memasukkan exchanges rates jika pembayaran yang dilakukan memiliki perbedaan mata uang. SAP Business One akan menyediakan local dan foreign currencies. Untuk pembayaran secara partial user akan memasukkan jumlah pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan dan sistem akan secara otomatis mengkalkulasi sisa pembayaran tersebut sedangkan sisa Invoice yang belum dibayar akan tetap bersifat aktif pada windows outgoing payments sampai dilakukan pembayaran secara lunas.

253

A/R Penjualan Konsinyasi Bagian Penjualan

Bagian Keuangan

Start

Invoice

Membuat NPB (DO)

Membuat A/R Invoice

Pelanggan

A/R Invoice

Konfirmasi Pemabayaran A/R Invoice

Incoming Payment

Phase

End

Gambar 4.12 Proses bisnis A/R Penjualan konsinyasi (tobe)

254

4.5.6.2 A/R Penjualan Join Operation Proses bisnis dimulai dengan bagian keuangan membuat Invoice berdasarkan Delivery order. Harga yang ditetapkan pada Invoice mengikuti harga kesepakatan antara vendor dan pelanggan beserta dengan fee import yang diterima oleh PT. MXX. Setelah itu bagian keuangan akan memberikan Invoice tersebut kepada pelanggan, kemudian pelanggan akan melakukan pembayaran pada PT. MXX. A/R Invoice memiliki alert yang berguna untuk memberikan peringatan Invoice yang akan jatuh tempo (due date). Tanggal jatuh tempo A/RInvoice yang disetting sudah akan terisi secara otomatis yaitu cash 0 (nol) hari sejak Invoice dibuat, +7 (tujuh) sejak Invoice di buat, +14 (empat belas) sejak Invoice dibuat, +30 (tiga puluh) hari sejak Invoice dibuat, dan maksimal 60 (enam puluh) hari sejak Invoice dibuat. Jika pelanggan sudah melakukan pembayaran maka bagian keuangan akan melakukan pengecekkan dan ketika statusnya sudah diterima, incoming payment akan dilakukan. Pada SAP Business One, payment document dapat dibuat dengan pembayaran dilakukan secara cash, check, credit card, bank transfer, bill of change. User juga dapat memasukkan exchanges rates jika pembayaran yang dilakukan memiliki perbedaan mata uang. SAP Business One akan menyediakan local dan foreign currencies. Setelah itu bagian keuangan akan membuat A/P Invoice untuk membayar barang yang sudah diterima oleh pelanggan berdasarkan Invoice yang dikirim oleh vendor. A/P Invoice hanya berisi jumlah pembayaran barang yang dibeli oleh pelanggan. Ketika bagian keuangan telah melakukan pembayaran ke vendor, selanjutnya bagian keuangan akan melakukan outgoing payment berdasarkan A/P Invoice untuk mencatat jumlah pembayaran yang dilakukan ke vendor.

255

A/R Penjualan Join Operation

Bagian Penjualan

Bagian Keuangan

Pelanggan

Vendor

A/R Invoice

Invoice

Start

Delivery Order

Membuat A/R Invoice

A/R Import Fee

A/R Invoice A/R Invoice

Sales Order

Membuat A/R Invoice Import fee

Konfirmasi Pemabayaran

A/R Import Fee

Incoming Payment

Invoice

A/P Invoice

Membuat A/P Invoice

Phase

Outgoing Payment

End

Gambar 4.13 Proses Bisnis A/R Penjualan join operation (tobe)

256

4.5.6.2 A/P Invoice Pembelian Jasa dan Material Proses bisnis ini dimulai ketika bagian keuangan mendapat Invoice dari vendor, yang dilanjutkan dengan pembuatan A/P Invoice berdasarkan Goods Receipt PO. SAP Business One memiliki alert tanggal jatuh tempo, sehingga bagian keuangan dapat mengetahui due date pembayaran yang harus dilakukan kepada bagian angkutan. Tanggal jatuh tempo juga telah diisi secara otomatis per business partner yang telah ditentukan. User dapat mengganti payment term yang ada jika terjadi kesepakatan yang baru dengan bagian angkutan. Payment terms yang tersedia yaitu pembayatan cash 0 hari sejak Invoice dibuat, +7 hari, +14 hari, +30 hari, dengan maksimal +60 hari sejak Invoice tersebut dibuat. Invoice dapat dibuat secara partial ataupun secara keseluruhan. Setelah bagian keuangan sudah melakukan pembayaran serta konfirmasi kepada angkutan, bagian keuangan akan melakukan outgoing payment. Outgoing payment pada SAP Business One dapat dilakukan secara cash, check, credit card, bank transfer, ataupun bill of change. Selain itu user juga dapat mengganti jenis mata uang jika pada saat pembayaran yang dilakukan mata uang yang diinginkan berbeda dengan mata uang yang ada pada Invoice. Ketika sudah mendekati tanggal jatuh tempo, bagian keuangan akan melakukan pembayaran kepada vendor. Bagian keuangan akan melakukan konfirmasi dan melakukan outgoing payment dengan mencatat jumlah pembayaran yang dilakukan ke vendor. Pembayaran juga dapat dilakukan secara partial tergantung dengan kesepakatan yang dilakukan sebelumnya dengan vendor.

257

A/P Pembelian Material atau Jasa Bagian Pembelian

Start

Membuat Good Receipt PO

Bagian Keuangan

Invoice

Vendor

Invoice

Mencocokkan invoice & GRPO

Membuat A/P Invoice A/P Invoice

Outgoing payment

Phase

End

Gambar 4.14 Proses Bisnis A/P Pembelian Material atau Jasa (tobe)

258

4.5.6.2 A/P Angkutan Inventory Transfer Proses ini dimulai ketika bagian keuangan menerima Invoice dari bagian angkutan yang dilanjutkan dengan penginput-an Invoice tersebut kedalam A/P Invoice. Sistm SAP Business One memiliki alert tanggal jatuh tempo untuk mengetahui due date pembayaran yang harus dilakukan kepada bagian angkutan. Tanggal jatuh tempo juga telah diisi secara otomatis per business partner yang telah ditentukan. User dapat mengganti payment term yang ada jika terjadi kesepakatan yang baru dengan bagian angkutan. Payment terms yang tersedia yaitu pembayatan cash 0 hari sejak Invoice dibuat, +7 hari, +14 hari, +30 hari, dengan maksimal +60 hari sejak Invoice tersebut dibuat. Invoice dapat dibuat secara partial ataupun secara keseluruhan. Ketika bagian keuangan telah melakukan pembayaran dan konfirmasi kebagian angkutan, selanjutnya akan dilakukan outgoing payment. Outgoing payment pada SAP Business One dapat dilakukan secara cash, check, credit card, bank transfer, ataupun bill of change. Selain itu user juga dapat mengganti jenis mata uang yang digunakan jika pada saat pembayaran yang dilakukan mata uang yang diinginkan berbeda dengan mata uang yang ada pada Invoice. Jika Invoice yang ada dari bagian angkutan bersifat partial, bagian keuangan dapat melakukan pembayaran secara langsung ataupun terpisah sesuai dengan Invoice yang ada. Begitu juga jika Invoice hanya berjumlah satu yang artinya penagihan sekaligus, maka bagian keuangan juga dapat melakukan pembayaran secara partial dan sisa Invoice yang belum dibayar akan tetap bersifat aktif pada windows outgoing payments sampai dilakukan pembayaran secara lunas.

259

A/P Inventory transfer Bagian Angkutan

Start

Bagian Keuangan

Invoice

Invoice Membuat A/P Invoice

A/P Invoice

Outgoing payment

Phase

End

Gambar 4.15 Proses Bisnis A/P Inventory transfer (tobe)

260

4.5.6.3 A/R Claim Angkutan Proses bisnis ini dimulai ketika adanya surat pengajuan claim dari bagian logistic, yang dilanjutkan dengan pembuatan A/R Invoice oleh bagian keuangan yang akan diberikan kepada bagian angkutan. Bagian angkutan akan mencocokkan antara Invoice dan surat claim yang diterima. Jika keduanya sesuai,

bagian angkutan akan melakukan pembayaran. Pembayaran yang

dilakukan sama dengan pembayaran pada umumnya yakni memiliki batas tanggal jatuh tempo dan alert yang mengingatkan bagian keuangan bahwa Invoice tersebut akan jatuh tempo. Alert berguna agar bagaian keuangan dapat melakukan konfirmasi kebagian angkutan. Selain itu juga terdapat payment terms sesuai dengan kesepakatan yang ada sebelumnya. Akan tetapi lain halnya jika bagian angkutan menolak claim tersebut. Ketika claim ditolak, bagian logistic akan membuat surat penolakan claim. Ketika bagian keuangan telah menerima konfirmasi pembayaran dari bagian angkutan, incoming payment akan segera dilakukan. Pembayaran pada SAP Business One dapat diatur jenis mata uang apa yang akan digunakan beserta kursnya, sehingga ketika terdapat perbedaan jenis mata uang akan pada local currency dan foreign currency. Hal ini akan memudahkan pengguna untuk melihat selisih dari perbedaan tersebut. Jenis pembayaran yang dilakukan dapat berupa cash, check, credit card, bank transfer, bill of change.

261

A/R Claim Asuransi Bagian Logistik

Start

Surat Pengajuan Claim

Bagian Angkutan

Bagian Keuangan

Surat Pengajuan Claim

Membuat A/R Invoice

A/R Invoice

A/R Invoice Melakukan Pembayaran

A/R Invoice

Incoming Payment

Phase

End

Gambar 4.16 Proses bisnis A/R Claim asuransi (tobe)

262

4.5.6.4 A/R Credit memo Proses

bisnis

ini

dimulai

ketika

pelanggan

ingin

melakukan

pengembalian kepada PT. MXX karena alasan tertentu, ataupun adanya kesalahan pada saat pemasukan nilai Invoice yang ada. Retur dilakukan karena secara legal delivery atau Invoice documents yang telah dibuat tidak dapat dihapus atau diubah. Retur dapat dilakukan oleh pelanggan jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan permintaan. Credit memo pada SAP Business One akan meng-clearing dokumen untuk Invoice. Ketika barang sudah dikirim kepada pelanggan dan Invoice telah dibuat baik secara partial ataupun secara keseluruhan maka sistem akan melakukan reverse terhadap transaksi tersebut dengan menggunakan A/R credit memo. Penggunaan A/R credit memo ini dapat memperbaiki nilai dan kuantitas. Sistem akan menambah inventory terhadap item kredit dengan jumlah yang spesifik yang terdapat pada A/R credit memo. Credit memo dibuat berdasarkan Invoice yang dibuat sebelumnya. Jika ingin mengubah status sales order menjadi re-open, maka harus memilih checkbox Enable Reopening of Orders When Creating Returns Based on Orders pada saat membuat credit memo dimana nilai kuantitas pada delivery akan berkurang sesuai dengan yang ada pada credit memo. Jika PT. MXX akan melakukan pengiriman kembali, hanya perlu menambahkan nilai pada sales order dan secara partial mengirim sisa barang yang ada. Selanjutnya akan dibuat kembali Invoice berdasarkan pada delivery order partial baru yang dibuat sebelumnya berdasarkan pada penambahan yang ada pada sales order.

263

A/R Credit memo Bagian Keuangan

Surat Retur

Pelanggan

Start

Surat Retur A/R Invoice

Membuat A/R Credit Memo

Review Surat Retur

A/R Credit Memo

A/R Credit Memo

A/R Credit Memo

Phase

End

Gambar 4.17 proses bisnis A/R Credit memo (tobe)

264

4.5.6.5 A/P Credit memo Proses ini dimulai ketika delivery ataupun A/P Invoice, secara legal dilarang untuk dihapus ataupun dilakukan perubahan. Ketika pengembalian ingin dilakukan kepada vendor karena satu alasan ataupun ketika melakukan kesalahan saat membuat A/P Invoice, A/P credit memo pun dibuat. Ketika ingin melakukan retur kepada vendor sementara barang sudah dikirim dan telah dibuat A/P Invoice-nya, maka penggunaan A/P Credit memo dapat membalikkan transaksi yang ada baik secara partial maupun secara keseluruhan. A/P credit memo dibuat berdasarkan A/P invoce, tetapi memungkinkna juga untuk membuat A/P credit memo tanpa adanya base document. A/P credit memo akan mengurangi jumlah kuantitas yang ada di inventory sesuai dengan yang terdapat pada credit memo. A/P Credit memo

Vendor

Bagian Keuangan

Start

A/P Credit Memo A/P Invoice

Mencocokkan A/P Invoice dan A/P Credit Memo

Membuat A/P Credit Memo A/P Credit Memo

End

Phase

A/P Credit Memo

Gambar 4.18 Proses Bisnis A/P Credit memo (to be)

265

4.5.6.6 A/P Reserve Invoice (cash advance) Proses ini dimulai ketika PT. MXX ingin melakukan pembayaran secara penuh sebelum barang dikirim atau diterima. Biasanya pembayaran seperti ini hanya dilakukan terhadap vendor tertentu yang sudah memiliki kepercayaan. Bagian pembelian akan melakukan konfirmasi kepada bagian keuangan bahwa telah terjadi kesepakatan sebelumnya dengan vendor untuk melakukan pembayaran penuh terlebih dahulu. A/P Reserve Invoice dibuat berdasarkan purchase order yang dikirim dari bagian pembelian. A/P Reserve Invoice yang telah dibuat selanjutnya akan dicocokkan dengan Invoice yang dikirim oleh vendor. Jika hasil pencocokkan sesuai maka akan dilakukan pembayaran. Pembayaran dapat dilakukan secara cash, transfer bank ataupun secara kredit sesuai dengan kesepakatan yang terjalin sebelumnya. Setelah pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan, maka akan dilakukan konfirmasi kepada vendor. Ketika vendor sudah menerima pembayaran yang dilakukan, bagian keuangan akan melakukan outgoing payment. Ketika barang diterima maka akan dibuat goods receipt berdasarkan pada A/P reserve Invoice untuk meng-update kuantitas dan nilai inventory.

266

A/P Reserve Invoice (Cash Advance) Bagian Pembelian

Start

Membuat Purchase Order

A/P Invoice

Bagian Keuangan

Vendor

Invoice

Invoice

Mencocokka n Invoice dan PO

Membuat A/P Reserve Invoice

Outgoing payment

Phase

End

Gambar 4.19 Proses Bisnis A/P Reserve Invoice (To-be)

267

4.5.6.7 A/R Reserve Invoice (cash advance) Proses bisnis ini dimulai ketika pelanggan ingin melakukan pembayaran secara keseluruhan dimuka sebelum barang diterima. Bagian keuangan akan membuat Invoice berdasarkan sales order. Ketika A/R Reserve Invoice ini dibuat tidak akan mempengaruhi atau mengurangi kuantitas barang yang ada pada gudang atau warehouse. Selanjutnya Invoice tersebut akan dikirimkan kepada pelanggan. Setelah mendapat konfirmasi pembayaran dari pelanggan, bagian keuangan akan mengecek pembayaran tersebut. Jika status pembayaran sudah disetujui maka bagian keuangan akan melakukan incoming payments dengan memasukkan jumlah pembayaran dari pelanggan. Pada SAP Business One, incoming payments dapat menerima perbedaan mata uang sehingga user hanya perlu mengganti nilai dari exchanges rates yang ada, dan sistem akan secara otomatis membedakannya menjadi local currency dan foreign currency.

268

A/R Reserve Invoice (Cash Advance) Bagian Penjualan

Bagian Keuangan

Pelanggan

Start

Sales Order

A/R Invoice

Membuat A/R Reserve Invoice

A/R Reserve Invoice

A/R Reserve Invoice

Konfirmasi Pembayaran

Incoming Payment

Phase

End

Gambar 4.20 Proses Bisnis A/R Reserve Invoice (To-be)

269

4.5.6.8 A/R Down payment Proses bisnis ini dimulai ketika pelanggan ingin melakukan pembayaran dimuka atau ketika PT. MXX meminta pelanggan untuk melakukan pembayaran dimuka. Selanjutnya dokumen akan di-clearing dengan partial atau final Invoice. A/R down payments dibuat berdasarkan sales order dan tidak akan mempengaruhi nilai yang ada pada inventory. SAP Business One yang dirancang memiliki tambahan field untuk mengisi besarnya jumlah pembayaran dimuka yang akan dilakukan. Adanya field down payment tersebut memudahkan perhitungan sisa pembayaran yang akan muncul secara otomatis. Selanjutnya bagian keuangan akan mengirimkan Invoice kepada pelanggan dan menunggu konfirmasi balik dari pelanggan perihal pembayaran mereka. Ketika pelanggan memberi

konfirmasi

pembayaran,

bagian

keuangan

akan

melakukan

pengecekkan dan jika status pembayaran seudah disetujui, bagian keuangan akan melakukan incoming payment unruk A/R Invoice yang dilakukan. Proses selanjutnya ialah pelanggan harus membayar sisa tagihan yang ada. Bagian Keungan akan membuat A/R Invoice beradasarkan delivery order yang sudah terdapat tanggal BASTB yang menyertainya. Pada saat pembuatan Invoice sistem akan secara otomatis menampilkan jumlah yang belum dibayar oleh pelanggan dimana sudah dikurangi dengan jumlah pembayaran A/R down payment pada transaksi sebelumnya. Invoice tersebut akan dikirimkan ke pelanggan, dan setelah pelanggan melakukan pembayaran maka bagian keuangan akan melakukan incoming payment untuk menginput sisa pembayaran yang dilakukan.

270

A/R Down Payment Bagian Penjualan

Bagian Keuangan

Start

Sales Order

Pelanggan

A/R Down Payment

Membuat A/R Down Payment Konfirmasi Pembayaran A/R Down Payment

Incoming Payment A/R Invoice Delivery Order

Membuat A/R Invoice Sisa

Konfirmasi Pembayaran

A/R Invoice

A/R Invoice

Phase

Incoming Payment

End

Gambar 4.21 proses bisnis A/R down payment (to be)

271

4.5.6.9 A/P Down payment Proses bisnis ini dimulai ketika vendor meminta PT. MXX untuk melakukan pembayaran dimuka Invoice down payment (DP) dari vendor akan diinput oleh bagian keuangan ke dalam A/P down payment yang ada pada SAP Business One. A/P down payment dibuat berdasarkan purchase order. Pada saat membuat A/P down payment tidak akan mempengaruhi nilai barang yang ada di gudang atau warehouse. Setelah bagian keuangan melakukan pembayaran dan melakukan konfirmasi ke vendor, selanjutnya akan dilakukan outgoing payments. Jika vendor sudah mengirimkan sisa pembayaran kepada bagian keuangan maka user akan membuat A/P Invoice yang secara otomatis akan menampilkan sisa bayar yang harus dibayar ke vendor. Bagian keuangan akan melakukan pengecekan berdasarkan Invoice yang dikirim dari vendor. Jika sesuai maka akan dilakukan pembayaran. Setelah pembayaran dilakukan, bagian keuangan akan melakukan outgoing payment untuk mencatat jumlah pembayaran kepada vendor.

272

A/P Down Payment Bagian Pembelian

Start

Purchase Order

Bagian Keuangan

D/P Invoice

Vendor

D/P Invoice

Mencocokkan DP Invoice dan PO

Invoice Membuat A/P Down Payment

Outgoing payment

Mencocokkan dengan DP Invoice

A/P Invoice

Membuat A/P Invoice

End

Phase

Outgoig Payment

Gambar 4.22 Proses Bisnis A/P Down Payment (to be)

273

4.6

Solusi pada sistem SAP Business One Berdasarkan masalah-masalah pada sistem lama yang telah diuraikan sebelumnya, berikut merupakan solusi yang diberikan oleh SAP Business One terkait dengan masalah yang muncul pada sistem berjalan perusahaan PT. MXX saat ini : 1. Modul Penjualan Tabel 4.54 Masalah dan Solusi Modul Penjualan Masalah

Solusi

1. Tidak adanya sistem Lock

1. Inventory Status SAP Business One

2. Tidak adanya peringatan stok

2. Activate Automatic Availability

kosong

Check

3. Pembuatan laporan manual

3. Setup General Report and Layout Manager

4. Tidak adanya autorisasi

4. User Authorization SAP Business One

5. SPK tidak dapat di lacak

5. Adanya Base Document Number pada SAP Business One

2. Modul Pembelian Tabel 4.55 Masalah dan Solusi Modul Pembelian Masalah

Solusi

1. Tidak tersedianya laporan perbandingan 1. harga antar suplier secara otomatis 2. Persetujuan harga penawaran dan purchase order masih manual

Laporan Perbandingan harga Crystal Report (Add-Ons)

2. Approval Purchase order (Add-ons)

274

3. Tidak adanya group vendor / supplier

3. Vendor Group Configuration

4. Tidak adanya evaluasi supplier

4. Setup general Report and Layout Manager

3. ModulProduksi Tabel 4.56 Masalah dan Solusi Modul Produksi Masalah Pencatatan HPP tidak rinci

Solusi Detil pencatatan HPP dengan fitur SAP Business One

4. Modul Financial Tabel 4.57 Masalah dan Solusi Modul Finansial Masalah 1. Kesulitan pada saat perbedaan

Solusi 1. Multi currencies SAP Business One

currencies 2. Tidak dapat melakukan recurring

2. Recurring Posting

posting 3. Kesulitan pada saat perbedaan kurs

4.7

3. Exchange Rate and Indexes

Cakupan Modul Implementasi SAP Business One SAP Business One Main menu mengontrol semua fungsi sistem, nama perusahaan dan user yang saat ini menggunakan sistem ditampilkan disisi kiri atas. Main menu sendiri terdiri dari 3 tab yaitu : •

Modules Modul terdiri dari semua modul yang terdapat pada SAP Business One. Untuk proses implementasi ini PT. MXX mengimplementasikan modul sales, purchasing, inventory, production, dan financial banking.

275

•

Drag & relates Memungkinkan untuk mencari dan menampilkan informasi penting secara cepat dan efisien.

•

My Menu Melakukan kustomisasi pada menu dimana dapat menyimpan fungsi yang paling sering digunakan.

Gambar 4.23 Main menu SAP Business One 9.0 4.6.1 Sales Modul ini untuk melakukan semua proses penjualan mulai dari membuat quotation sampai invoicing, membuat draft dokumen dan melakukan print.

4.6.1.1 Sales Quotation Dokumen Sales Quotation merupakan proposal penawaran yang diberikan kepada pelanggan. Sales Quotation yang ditampilkan di SAP Business One tidak merupakan dokumen legal hanya digunakan untuk tujuan informasi saja dan dapat dihubungkan pada proses rantai penjualan. Membuat Quotation tidak mempengaruhi kuantitas atau nilai di Inventory dan accounting.

276

Gambar 4.24 Sales Quotation SAP Business One

Pada Sales Quotation General Area terdapat beberapa field seperti : 1. Contact Person Nama dari contact person yang telah didefinisikan pada business partner master data, jika dibutuhkan dapat mengspesifikasikan contact person yang berbeda. 2. Customer Ref. No Melakukan spesifikasi terhadap nomor referensi pelanggan. 3. No. Field pada bagian kiri merupakan nama dari seri penomoran, dapat melakukan spesifikasi terhadap seri yang ada sedangkan field pada sebelah kanan merupakan penomoran dari sales quotation. 4. Status

277

Status yang ada pada Sales Quotation yaitu : - Open, dapat membuat dokumen secara keseluruhan ataupun secara partial atau dokumen masih dapat diedit. - Open – printed, dokumen telah diprint dan status masih open. - Cancelled, melakukan pembatalan dokumen secara manual. - Closed, mengubah status dokumen menjadi closed secara manual atau SAP Business One secara otomatis mengubahs tatus menjadi closed ketika berpindah ke tahap selanjutnya yang berarti dokumen tidak dapat diedit lagi. - Draft, dokumen masih berada didraft 5. Posting Date Melakukan spesifikasi terhadap tanggal postingan. Nilai default pada field ini ada tanggal sales quotation tersebut dibuat. Jika dibutuhkan dapat melakukan perubahan terhadap tanggal, tetapi perubahan tanggal yang dilakukan akan mempengaruhi perubahan dokumen yang lain. 6. Valid Until Memasukkan tanggal sampai kapan sales quotation tersebut berlaku. Tanggal default yang ditentukan adalah 30 hari setelah tanggal posting. Dapat dilakukan perubahan secara manual atau dengan memilih payment terms yang berbeda untuk sales quotation. 7. Document Date Tanggal dokumen dari sales quotation, digunakan untuk tax, dapat dilakukan perubahan pada tanggal jika diperlukan. 8. Currency Melakukan spesifikasi terhadap tampilan currency untuk jumlah pada A/R Invoice. Jika currency pelanggan sama dengan local currency maka pilihan nya adalah local currency dan system currency. Jika currency pelanggan adalah foreign currency maka pilihan yang ada adalah BP Currency. Pilihan yang dipilih tidak mengubah nilai original dari dokumen. 9. Sales Employee

278

Melakukan spesifikasi terhadap sales employee yang melakukan inisiasi terhadap sales quotation. 10. Owner Melakukan spesifikasi terhadap kode pegawai yang memiliki sales quotation. 11. Remarks Memasukkan nilai tambahan yang berhubungan dengan sales quotation. Dapat melakukan perubahan terhadap isi nya ketika sales quotation dibuat. 12. Freight Menampilkan total freight untuk sales quotation, field ini hanya muncul jika kita memilih manage freight.

4.6.1.2 Sales Order Sales order adalah komitmen dari pelanggan untuk membeli produk atau service. Dokumen ini merupakan dasar untuk merencanakan produksi atau pembelian barang. Membuat sales order tidak mempengaruhi perubahan disistem akuntansi. Bagaimanapun juga jika sales order dibuat untuk barang, kuantitas order didaftar inventory management sebagai reserved untuk pelanggan.

279

Gambar 4.25 Sales Order SAP Business One

Pada Sales Order General Area terdapat beberapa field seperti : 1. Contact Person Nama dari contact person yang telah didefinisikan pada business partner master data, jika dibutuhkan dapat mengspesifikasikan contact person yang berbeda. 2. Customer Ref. No Melakukan spesifikasi terhadap nomor referensi pelanggan. 3. No. Field pada bagian kiri merupakan nama dari seri penomoran, dapat melakukan spesifikasi terhadap seri yang ada sedangkan field pada sebelah kanan merupakan penomoran dari sales quotation. 4. Status Status yang ada pada Sales Quotation yaitu :

280

- Open, dapat membuat dokumen secara keseluruhan ataupun secara partial atau dokumen masih dapat diedit. - Open – printed, dokumen telah diprint dan status masih open. - Cancelled, melakukan pembatalan dokumen secara manual. - Closed, mengubah status dokumen menjadi closed secara manual atau SAP Business One secara otomatis mengubah status menjadi closed ketika berpindah ke tahap selanjutnya yang berarti dokumen tidak dapat diedit lagi. - Draft, dokumen masih berada didraft 5. Posting Date Melakukan spesifikasi terhadap tanggal postingan. Nilai default pada field ini ada tanggal sales quotation tersebut dibuat. Jika dibutuhkan dapat melakukan perubahan terhadap tanggal, tetapi perubahan tanggal yang dilakukan akan mempengaruhi perubahan dokumen yang lain. 6. Valid Until Memasukkan tanggal sampai kapan sales quotation tersebut berlaku. Tanggal default yang ditentukan adalah 30 hari setelah tanggal posting. Dapat dilakukan perubahan secara manual atau dengan memilih payment terms yang berbeda untuk sales quotation.

7. Document Date Tanggal dokumen dari sales quotation, digunakan untuk tax, dapat dilakukan perubahan pada tanggal jika diperlukan. 8. Currency Melakukan spesifikasi terhadap tampilan currency untuk jumlah pada A/R Invoice. Jika currency pelanggan sama dengan local currency maka pilihan nya adalah local currency dan system currency. Jika currency pelanggan adalah foreign currency maka pilihan yang ada adalah BP Currency. Pilihan yang dipilih tidak mengubah nilai original dari dokumen.

281

9. Sales Employee Melakukan spesifikasi terhadap sales employee yang melakukan inisiasi terhadap sales quotation. 10. Owner Melakukan spesifikasi terhadap kode pegawai yang memiliki sales quotation. 11. Remarks Memasukkan nilai tambahan yang

berhubungan dengan sales

quotation. Dapat melakukan perubahan terhadap isi nya ketika sales quotation dibuat. 12. Freight Menampilkan total freight untuk sales quotation, field ini hanya muncul jika kita memilih manage freight.

4.6.1.3 Delivery Delivery merupakan dokumen legal yang mengindikasikan pengiriman barang atau service telah dilakukan, tanpa dokumen ini barang dapat dikirim hanya jika invoice sudah dibuat. Ketika membuat delivery good issue juga dipost.

282

Gambar 4.26 Delivery SAP Business One Pada Delivery General Area terdapat beberapa field seperti : 1. Contact Person Nama dari contact person yang telah didefinisikan pada business partner master data, jika dibutuhkan dapat mengspesifikasikan contact person yang berbeda. 2. Customer Ref. No Melakukan spesifikasi terhadap nomor referensi pelanggan. 3. No. Field pada bagian kiri merupakan nama dari seri penomoran, dapat melakukan spesifikasi terhadap seri yang ada sedangkan field pada sebelah kanan merupakan penomoran dari sales quotation. 4. Status

283

Status yang ada pada Sales Quotation yaitu : - Open, dapat membuat dokumen secara keseluruhan ataupun secara partial atau dokumen masih dapat diedit. - Open – printed, dokumen telah diprint dan status masih open. - Cancelled, melakukan pembatalan dokumen secara manual. - Closed, mengubah status dokumen menjadi closed secara manual atau SAP Business One secara otomatis mengubah status menjadi closed ketika berpindah ke tahap selanjutnya yang berarti dokumen tidak dapat diedit lagi. - Draft, dokumen masih berada didraft 5. Posting Date Melakukan spesifikasi terhadap tanggal postingan. Nilai default pada field ini ada tanggal sales quotation tersebut dibuat. Jika dibutuhkan dapat melakukan perubahan terhadap tanggal, tetapi perubahan tanggal yang dilakukan akan mempengaruhi perubahan dokumen yang lain. 6. Valid Until Memasukkan tanggal sampai kapan sales quoatation tersebut berlaku. Tanggal default yang ditentukan adalah 30 hari setelah tanggal posting. Dapat dilakukan perubahan secara manual atau dengan memilih payment terms yang berbeda untuk sales quotation. 7. Document Date Tanggal dokumen dari sales quotation, digunakan untuk tax, dapat dilakukan perubahan pada tanggal jika diperlukan. 8. Currency Melakukan spesifikasi terhadap tampilan currency untuk jumlah pada A/R Invoice. Jika currency pelanggan sama dengan local currency maka pilihan nya adalah local currency dan system currency. Jika currency pelanggan adalah foreign currency maka pilihan yang ada adalah BP Currency. Pilihan yang dipilih tidak mengubah nilai original dari dokumen.

284

9. Sales Employee Melakukan spesifikasi terhadap sales employee yang melakukan inisiasi terhadap sales quotation. 10. Owner Melakukan spesifikasi terhadap kode pegawai yang memiliki sales quotation. 11. Remarks Memasukkan nilai tambahan yang

berhubungan dengan sales

quotation. Dapat melakukan perubahan terhadap isi nya ketika sales quotation dibuat. 12. Freight Menampilkan total freight untuk sales quotation, field ini hanya muncul jika kita memilih manage freight.

Jurnal Akuntansi yang terbentuk dari proses Delivery Order yaitu : Piutang yang belum di-invoice Sales

Dr Cr

4.6.1.4 Return Untuk alasan legal kita tidak dapat menghapus delivery atau invoice yang telah dibuat di SAP Business One atau mengubah akuntansi yang berhubungan dengan dokumen tersebut. Pelanggan mungkin merngirim barang kembali karena berbagai alasan, atau mungkin karena kita membuat kesalahan ketika membuat dokumen tersebut. Jika terjadi situasi seperti itu maka membuat dokumen retur. Ketika membuat dokumen retur kita dapat reverse postingan delivery. Retur unuk mengclearing dokumen untuk delivery jika A/R invoice belum dibuat tetapi jika invoice sudah dibuat amaka menggunakan A/R credit memo untuk membenarkan nilai dan kuantitas yang terjadi transaksi.

285

Gambar 4.27 Return SAP Business One

Pada return General Area terdapat beberapa field seperti : 1. Contact Person Nama dari contact person yang telah didefinisikan pada business partner master data, jika dibutuhkan dapat mengspesifikasikan contact person yang berbeda. 2. Customer Ref. No Melakukan spesifikasi terhadap nomor referensi pelanggan. 3. No. Field pada bagian kiri merupakan nama dari seri penomoran, dapat melakukan spesifikasi terhadap seri yang ada sedangkan field pada sebelah kanan merupakan penomoran dari sales quotation.

286

4. Status Status yang ada pada Sales Quotation yaitu : -

Open, dapat membuat dokumen secara keseluruhan ataupun secara partial atau dokumen masih dapat diedit.

-

Open – printed, dokumen telah diprint dan status masih open.

-

Cancelled, melakukan pembatalan dokumen secara manual.

-

Closed, mengubah status dokumen menjadi closed secara manual atau SAP Business One secara otomatis mengubahs tatus menjadi closed ketika berpindah ke tahap selanjutnya yang berarti dokumen tidak dapat diedit lagi.

-

Draft, dokumen masih berada didraft

5. Posting Date Melakukan spesifikasi terhadap tanggal postingan. Nilai default pada field ini ada tanggal sales quotation tersebut dibuat. Jika dibutuhkan dapat melakukan perubahan terhadap tanggal, tetapi perubahan tanggal yang dilakukan akan mempengaruhi perubahan dokumen yang lain. 6. Valid Until Memasukkan tanggal sampai kapan sales quoatation tersebut berlaku. Tanggal default yang ditentukan adalah 30 hari setelah tanggal posting. Dapat dilakukan perubahan secara manual atau dengan memilih payment terms yang berbeda untuk sales quotation. 7. Document Date Tanggal dokumen dari sales quotation, digunakan untuk tax, dapat dilakukan perubahan pada tanggal jika diperlukan. 8. Currency Melakukan spesifikasi terhadap tampilan currency untuk jumlah pada A/R Invoice. Jika currency pelanggan sama dengan local currency maka pilihan nya adalah local currency dan system currency. Jika currency pelanggan adalah foreign currency maka pilihan yang ada adalah BP Currency. Pilihan yang dipilih tidak mengubah nilai original dari dokumen.

287

9. Sales Employee Melakukan spesifikasi terhadap sales employee yang melakukan inisiasi terhadap sales quotation. 10. Owner Melakukan spesifikasi terhadap kode pegawai yang memiliki sales quotation. 11. Remarks Memasukkan nilai tambahan yang berhubungan dengan sales quotation. Dapat melakukan perubahan terhadap isi nya ketika sales quotation dibuat. 12. Freight Menampilkan total freight untuk sales quotation, field ini hanya muncul jika kita memilih manage freight.

Jurnal akuntansi yang terbentuk pada saat retur yaitu : Inventory

Dr

Cost of goods sold

Cr

4.6.1.5 Down Payments Bisnis membutuhkan Down Payments dari pelanggan untuk memastikan bahwa pelanggan berkomitmen dan akan mengikuti peraturan yang ada. Pada SAP Business One kita dapat memetakan business practice dengan melakukan issue pada A/R Down Payment Invoice kepada pelanggan. Ketika kita menerima pembayaran dari pelanggan kita dapat mengurangi jumlah pembayaran yang ada pada final Invoice. Perusahaan memiliki bisnis yang perlu dilakukan issue dan menerima Invoice termasuk didalamanya tax atau VAT untuk Down Payments. Invoice ini akan di-clear dengan Invoice yang bersifat parsial atau final Invoice. Perusahaan mencatat Down Payments yang diterima pada SAP Business One dengan membuat pembayaran tidak berdasarkan pada Invoice.

288

Gambar 4.28 A/R Down Payment SAP Business One

Berikut proses membuat A/R Down Payment pada SAP Business One: 1. Membuat A/R Down Payment invoice untuk bisnis partner jika berdasarkan kepada base dokumen, pastikan bahwa telah melakukan definisi persentase pembayaran yang diinginkan. Pada saat membuat Down Payment Invoice maka akan membuat postingan akuntansi, tidak akan mempengaruhi nilai Inventory dan perpetual Inventory, tidak mengubah status pada base dokumen. 2. Pada saat pembayaran dilakukan, buat dokumen pembayaran yang benar berdasarkan kepada Down Payment Invoice, Down Payment Invoice dapat dibayar secara parsial.Pada saat membuat dokumen pembayaran jurnal entry dicatat pada control account.

289

Jurnal akuntansi yang terbentuk pada saat membuat Invoice Down payment : Account Receivable Penerimaan dimuka

Dr Cr

4.6.1.6 A/R Invoice Invoice merupakan dokumen yang legal. Ketika Invoice diterima, posting dibuat terkait dengan akun pelanggan pada sistem akuntansi. Jika pengiriman tidak dilakukan terlebih dahulu dibandingkan dengan Invoice dan barang digudang telah dijual, kuantitas di Inventory juga akan terupdate ketika melakukan issue pada Invoice. Pada saat membuat Invoice tanpa melakukan referensi ke Delivery, sistem secara otomatis akan melakukan postingan perubahan pada Inventory. Dengan kata lain jika Delivery telah ada dan kita membuat Invoice tanpa adanya referensi ke Delivery maka akan terjadi error pada Inventory management karena kuantitas pada Delivery dipost dua kali pada sistem. SAP Business One memungkinkan untuk membuat A/R Invoice dengan jumlah total nol, hal ini dikarenakan kita dapat mengirim barang tanpa adanya biaya charge seperti barang yang merupakan bagian dari promosi atau service contract.

290

Gambar 4.29 A/R Invoice SAP Business One

Pada A/R Invoice General Area terdapat beberapa field yaitu : 1. Contact Person Nama dari Contact Person yang telah didefinisikan pada business partner master data, jika dibutuhkan dapat mengspesifikasikan Contact Person yang berbeda. 2. Customer Ref. No

Melakukan spesifikasi terhadap nomor referensi

pelanggan. 3. No. Field pada bagian kiri merupakan nama dari seri penomoran, dapat melakukan spesifikasi terhadap seri yang ada sedangkan field pada sebelah kanan merupakan penomoran dari A/R Invoice. 4. Status Status yang ada pada A/R Invoice yaitu :

291

- Open, dapat membuat dokumen secara keseluruhan ataupun secara partial atau dokumen masih dapat diedit. - Open – printed, dokumen telah diprint dan Status masih open. - Cancelled, melakukan pembatalan dokumen secara manual. - Closed, mengubah Status dokumen menjadi closed secara manual atau SAP Business One secara otomatis mengubah status menjadi closed ketika berpindah ke tahap selanjutnya yang berarti dokumen tidak dapat diedit lagi. - Draft, dokumen masih berada didraft 5. Posting Date Melakukan spesifikasi terhadap tanggal postingan. Nilai default pada field ini ada tanggal sales quotation tersebut dibuat. Jika dibutuhkan dapat melakukan perubahan terhadap tanggal, tetapi perubahan tanggal yang dilakukan akan mempengaruhi perubahan dokumen yang lain. 6. Due Date Tanggal default adalah 30 hari sejak dilakukan Posting Date, untuk mengubahnya pilih payment term yang berbeda pada daftar payment terms di A/R Invoice. Secara alternative mengubah tanggal Due Date secara manual. 7. VAT Registration NO. Menampilkan nomor registrasi VAT pada business place.

Jurnal akuntansi yang terbentuk pada saat A/R Invoice : Account Receivable -

Dr

VAT Out -

Cr Piutang yang diInvoice -

Cr

Jurnal akuntansi yang terbentuk A/R invoice ke angkutan : Account receivable Pendapatan lain lain

Dr Cr

292

4.6.1.7 A/R Credit memo Untuk alasan legal kita tidak dapat menghapus delivery ataupun Invoice di SAP Business One. Pelanggan dapat saja mengirimkan kembali barang yang dibeli dengan berbagai alasan, atau terjadi kesalahan pada saat memasukkan data. Jika transaksi penjualan telah mencatat jurnal akuntansi dan Inventory telah di post. A/R Credit memo digunakan untuk meng-clearing dokumen Invoice dan untuk retur. Jika barang sudah dikirim ke pelanggan dan Invoice sudah dibuat kita dapat secara parsial ataupun secara keseluruhan membalik transaksi dengan menggunakan A/R Credit memo. Dengan menggunakan A/R Credit memo kita membetulkan baik kuantitas maupun nilai monetary. Sistem meningkatkan Inventory dari barang kredit sesuai dengan jumlah dikredit memo. SAP Business One memunginkan untuk membuat A/R Credit memo dengan total nol, hal ini dilakukan ketika kita menghapus A/R Invoice untuk barang yang dikirim tanpa adanya biaya charge contohnya seperti untuk barang promosi.

Gambar 4.30 A/R Credit Memo SAP Business One

293

Pada A/R Credit memo General Area terdapat beberapa fields yaitu : 1. Contact Person Nama dari Contact Person yang telah didefinisikan pada business partner master data, jika dibutuhkan dapat menspesifikasikan Contact Person yang berbeda. 2. Customer Ref. No Melakukan spesifikasi terhadap nomor referensi pelanggan. 3. No. Field pada bagian kiri merupakan nama dari seri penomoran, dapat melakukan spesifikasi terhadap seri yang ada sedangkan field pada sebelah kanan merupakan penomoran dari A/R Invoice. 4. Status Status yang ada pada A/R Invoice yaitu : -


-

Open – printed, dokumen telah diprint dan Status masih open.

-


-

Closed, mengubah Status dokumen menjadi closed secara manual atau SAP Business One secara otomatis mengubah status menjadi closed ketika berpindah ke tahap selanjutnya yang berarti dokumen tidak dapat diedit lagi.

-

Draft, dokumen masih berada didraft

5. Posting Date Melakukan spesifikasi terhadap tanggal postingan. Nilai default pada field ini ada tanggal sales quotation tersebut dibuat. Jika dibutuhkan dapat melakukan perubahan terhadap tanggal, tetapi perubahan tanggal yang dilakukan akan mempengaruhi perubahan dokumen yang lain. 6. Due Date Tanggal default adalah 30 hari sejak dilakukan Posting Date, untuk mengubahnya pilih payment term yang berbeda pada daftar payment

294

terms di A/R Invoice. Secara alternatif mengubah tanggal Due Date secara manual. 7. VAT Registration NO. Menampilkan nomor registrasi VAT pada business place.

Jurnal akuntansi yang terbentuk pada saat A/R credit memo: Sales Revenue

Dr

Inventory

Dr

Account Receivable

Cr

Vat-Out

Cr

Cost of goods sold

Cr

4.6.1.8 A/R Reserve Invoice A/R Reserve Invoice memungkinkan untuk melakukan issue Invoice terhadap barang di warehouse tanpa mengurangi barang di inventory. Ketika membuat A/R reserve Invoice SAP Business One membuat jurnal akuntansi tanpa memasukkan inventory. SAP Business One memungkinkan untuk membuat A/R Invoice dengan jumlah nol, hal ini dapat dilakukan ketika mengirimkan barang tanpa ada biaya tambahan misalnya barang yang merupakan bagian dari promosi atau servis kontrak. Seperti Invoice pada umumnya, status reserved Invoice akan closed jika dilakukan incoming payment.

295

Gambar 4.31 Reserve Invoice SAP Business One

Jurnal Akuntansi yang terbentuk pada A/R Reserve Invoice yaitu : Account Receivable

Dr

Vat-out

Cr

Sales Revenue

Cr

4.6.2 Purchasing SAP Business One memungkinkan untuk melakukan pengaturan terhadap keseluruhan proses pembelian dari purchase order sampai ke proses A/P invoice. Lebih lanjut kita dapat membuat berbagai laporan untuk menganalisa informasi

296

pembeian seperti analisa jumlah pembelian, informasi harga, vendor dan sebagainya.

4.6.2.1 Requesting Quotations Requesting Quotations atau yang biasa disebut dengan purchase quotation merupakan dokumen yang digunakan oleh perusahaan untuk dikirimkan kepada vendor/supplier guna memberitahu barang-barang apa yang ingin dibeli. PQ ini berguna agar tiap-tiap vendor dapat mengindikasikan syarat dan ketentuan akan barang tersebut seperti harga, lama dan tanggal pengiriman ataupun ketentuan lain akan pelayanan mereka. PQ ini dikirimkan kepada beberapa vendor untuk mendapatkan perbandingan harga dan ketentuan lain yang terbaik. Quotations yang masuk nantinya akan dibandingkan yang kemudian akan ditentukan vendor mana pesanan akan dilakukan.

Gambar 4.32 Purchasing Quotation SAP Business One

297

Pada Purchase Quotation General Area terdapat beberapa field seperti : 1. Vendor & Name Field vendor merupakan kode vendor yang telah diatur dalam master data dan diberi nama sesuai dengan nama vendor tersebut. 2. Contact Person Nama dari orang yang dapat dihubungi dari tiap vendor yang telah didefinisikan pada business partner master data, jika dibutuhkan dapat dispesifikasikan contact person yang berbeda. 3. Vendor Ref. No Melakukan spesifikasi terhadap nomor referensi pelanggan. 4. Currency Melakukan spesifikasi terhadap tampilan mata uang untuk jumlah pada A/R Invoice. Jika mata uang pelanggan sama dengan mata uang lokal maka pilihannya adalah local currency dan system currency. Jika mata uang pelanggan adalah mata uang asing maka pilihan yang ada adalah BP Currency. Pilihan yang dipilih tidak mengubah nilai asli dokumen. 5. No. Field pada bagian kiri merupakan nama dari seri penomoran, dapat melakukan spesifikasi terhadap seri yang ada sedangkan field pada sebelah kanan merupakan penomoran dari purchase quotation. 6. Status Status yang ada pada Purchase Quotation yaitu : -


-

Open – printed, dokumen telah diprint dan status masih open.

-


-

Closed, mengubah status dokumen menjadi closed secara manual atau SAP Business One secara otomatis merubah status menjadi closed ketika berpindah ke tahap selanjutnya yang berarti dokumen tidak dapat diedit lagi.

298

-

Draft, dokumen masih berada ditempat penyimpanan dan belum dikirim.

7. Posting Date Melakukan spesifikasi terhadap tanggal postingan. Nilai default pada field ini adalah tanggal purchase quotation tersebut dibuat. Jika dibutuhkan dapat melakukan perubahan terhadap tanggal, tetapi perubahan tanggal yang dilakukan akan mempengaruhi perubahan dokumen yang lain. 8. Valid Until Merupakan tanggal masa berlaku sebuah purhase quatation. Tanggal default yang ditentukan adalah 30 hari setelah tanggal posting. Dapat dilakukan perubahan secara manual atau dengan memilih payment terms yang berbeda untuk purchase quotation. 9. Document Date Tanggal dokumen dari purchase quotation, digunakan untuk pajak, dapat dilakukan perubahan pada tanggal jika diperlukan. 10. Required Date Merupakan tanggal yang menentukan kapan barang-barang yang tertera di dalam isi tabel harus sampai dan diperlukan. 11. Content Tab Didalam content tab terdapat beberapa field seperti Item/service type yakni pemilihan jenis dokumen penjualan yang akan dibuat apakah berupa material ataupun jasa; field Item number merupakan nomor item yang akan dibeli dan telah ditentukan sebelumnya diitem master data; field required date & required quantity merupakan tanggal dan jumlah yang dibutuhkan untuk tersedia dari setiap barang yang dibeli.

299

4.6.2.2 Purchase Order Purchase Order merupakan dokumen yang digunakan untuk memesan item barang atau jasa dari vendor berdasarkan harga yang telah disetujui bersama.

Gambar 4.33 Purchase Order SAP Business One Pada Purchase Order General Area terdapat beberapa fields seperti : 1. Vendor & Name Field vendor merupakan kode vendor yang telah diatur dalam master data dan diberi nama sesuai dengan nama vendor tersebut. 2. Contact Person Nama dari orang yang dapat dihubungi dari tiap vendor yang telah didefinisikan pada business partner master data, jika dibutuhkan dapat dispesifikasikan contact person yang berbeda. 3. Vendor Ref. No

300

Nomor referensi vendor. 4. Currency Melakukan spesifikasi terhadap tampilan mata uang untuk jumlah pada A/R Invoice. Jika mata uang pelanggan sama dengan mata uang lokal maka pilihannya adalah local currency dan system currency. Jika mata uang pelanggan adalah mata uang asing maka pilihan yang ada adalah BP Currency. Pilihan yang dipilih tidak mengubah nilai asli dokumen. 5. No. Field pada bagian kiri merupakan nama dari seri penomoran, dapat melakukan spesifikasi terhadap seri yang ada sedangkan field pada sebelah kanan merupakan penomoran dari purchase order. 6. Status Status yang ada pada Purchase Order yaitu : - Open, dapat membuat dokumen secara keseluruhan ataupun secara partial atau dokumen masih dapat diedit. - Open – printed, dokumen telah diprint dan status masih open. - Cancelled, melakukan pembatalan dokumen secara manual. - Closed, mengubah status dokumen menjadi closed secara manual atau SAP Business One secara otomatis merubah status menjadi closed ketika berpindah ke tahap selanjutnya yang berarti dokumen tidak dapat diedit lagi. - Draft, dokumen masih berada ditempat penyimpanan dan belum dikirim. 7. Posting Date Melakukan spesifikasi terhadap tanggal postingan. Nilai default pada field ini adalah tanggal purchase order tersebut dibuat. Jika dibutuhkan dapat melakukan perubahan terhadap tanggal, tetapi perubahan tanggal yang dilakukan akan mempengaruhi perubahan dokumen yang lain. 8. Delivery Date Menentukan tanggal pengiriman yang diinginkan dari barang yang dibeli. 9. Document Date

301

Tanggal dokumen dari purchase order, digunakan untuk pajak, default-nya adalah tanggal pada saat pembuatan. Dapat dilakukan perubahan pada tanggal jika diperlukan.

Selain general area, bagian lain yang harus dilengkapi saat membuat purchase order ialah content tab atau bagian isi yang terdiri dari beberapa field berikut : 1. Item/ service type Merupakan pilihan tipe atau jenis pembelian yang akan dilakukan. Tipe item digunakan jika ingin melakukan pembelian barang yang didefinisikan pada

modul

inventory.

Sedangkan

tipe

servis

digunakan

untuk

menghasilkan dokumen pembelian untuk jasa, seperti biaya konsultasi, yang memang belum didefinisikan sebagai item pada SAP Business One. 2. Summary Tab - No summary : merupakan nilai default - By document : Merangkum baris dengan dokumen-dokumen dasar yang sama dalam satu baris yang menampilkan nomor dokumen dasar dan rujukan. Item yang muncul dalam tabel lebih dari sekali, dan memiliki harga dan deskripsi yang sama, dirangkum dalam satu baris. Pilihan ini hanya tersedia untuk dokumen dari tipe item dan ketika dilakukan penyalinan baris dari dokumen dasar. - By Item : Merangkum beberapa baris item dengan item yang sama dalam satu baris. Item baris ini harus memiliki parameter yang sama (misalnya, harga, deskripsi, dan gudang). Pilihan ini hanya tersedia untuk dokumen dari tipe item. 3. Item number Tentukan nomor barang yang telah ditentukan sebelumnya. 4. Item description Deskripsi barang dari nomor barang yang dipilih. 5. BP catalog Number Tentukan nomor catalog mitra bisnis 6. Quantity

302

Jumlah banyaknya barang atau jasa yang ingin dibeli. 7. Unit price Harga barang berdasarkan default price list. 8. Invetory UoM Tentukan apakah kuantitas ditampilkan dalam Item per kolom Unit adalah unit item tunggal: No – merupakan nilai default, jika ukuran unit pembelian ditentukan untuk item seperti yang didefinisikan pada tab Pembelian Item master data, yang berbeda dari 1, jumlah unit barang diterima oleh gudang sama dengan jumlah yang ditentukan dalam quantity field, dikalikan dengan nilai Items yang ditampilkan per unit. contoh : Kuantitas x Items per Unit = Qty (Inventory UoM) Yes - jumlah unit barang diterima oleh gudang sama dengan jumlah yang ditentukan dalam Kuantitas atau Qty (Inventory UoM) lapangan. Item per nilai Unit adalah satu. Contoh : Jumlah x 1 (Produk per Unit) = Qty (Inventory UoM). 9. Tax Code Kode pajak yang akan diterapkan pada item. 10. Total Cost Menampilkan jumlah total baris dalam mata uang yang relevan. Jumlah tersebut dihitung sebagai berikut: Total = Harga Satuan x Jumlah x Diskon.

4.6.2.3 Goods Receipt PO Dokumen ini dibuat ketika barang pesanan diterima dari vendor. Proses yang berlangsung di SAP Business One ketika GRPO dibuat ialah barang diterima di gudang, dilakukan pengupdate-an kuantitas serta membuat jurnal entry jika menggunakan setting perpetual inventory.

303

Gambar 4.34 Good Receipt PO SAP Business One

Karena pada dasarnya Good Receipt PO dilakukan berdasarkan PO yang dibuat, maka secara bentuk form GRPO akan sangat mirip dengan form PO yang menyebabkan segala field yang ada didalamnya sama. Hal yang membedakan ialah field delivery date pada general area PO digantikan dengan field due date pada GRPO. Pada GRPO General Area terdapat beberapa fields seperti : 1. Vendor & Name Field vendor merupakan kode vendor yang telah diatur dalam master data dan diberi nama sesuai dengan nama vendor tersebut. 2. Contact Person Nama dari orang yang dapat dihubungi dari tiap vendor yang telah didefinisikan pada business partner master data, jika dibutuhkan dapat dispesifikasikan contact person yang berbeda. 3. Vendor Ref. No

304

Nomor referensi vendor. 4. Currency Melakukan spesifikasi terhadap tampilan mata uang untuk jumlah pada A/R Invoice. Jika mata uang pelanggan sama dengan mata uang lokal maka pilihannya adalah local currency dan system currency. Jika mata uang pelanggan adalah mata uang asing maka pilihan yang ada adalah BP Currency. Pilihan yang dipilih tidak mengubah nilai asli dokumen. 5. No. Field pada bagian kiri merupakan nama dari seri penomoran, dapat melakukan spesifikasi terhadap seri yang ada sedangkan field pada sebelah kanan merupakan penomoran dari purchase . 6. Status Status yang ada pada GRPO yaitu : - Open, dapat membuat dokumen secara keseluruhan ataupun secara partial atau dokumen masih dapat diedit. - Open – printed, dokumen telah di print dan status masih open. - Cancelled, melakukan pembatalan dokumen secara manual. - Closed, mengubah status dokumen menjadi closed secara manual atau SAP Business One secara otomatis merubah status menjadi closed ketika berpindah ke tahap selanjutnya yang berarti dokumen tidak dapat diedit lagi. - Draft, dokumen masih berada ditempat penyimpanan dan belum dikirim. 7. Posting Date Melakukan spesifikasi terhadap tanggal postingan. Nilai default pada field ini adalah tanggal GRPO tersebut dibuat. Jika dibutuhkan dapat melakukan perubahan terhadap tanggal, tetapi perubahan tanggal yang dilakukan akan mempengaruhi perubahan dokumen yang lain. 8. Due Date

305

Tanggal diinginkannya barang yang dipesan untuk diterima oleh gudang. Jadi, dalam hal ini vendor harus mengirimkan barangnya dan memastikan barang tersebut sampai di gudang pelanggan pada tanggal due date tersebut. 9. Document Date Tanggal dokumen dari GRPO, digunakan untuk pajak, defaultnya adalah tanggal pada saat pembuatan. Dapat dilakukan perubahan pada tanggal jika diperlukan.

Jurnal akuntansi yang terbentuk pada saat GRPO untuk jasa yaitu : Expense

Dr

Biaya yang dibayar atas jasa

Cr

Jurnal Akuntansi yang terbentuk pada saat GRPO untuk produk yaitu: Inventory

Dr

Penerimaan barang belum invoice

Cr

Jurnal Akuntansi yang terbentuk pada saat pembelian secara cash advance yaitu : Inventory Barang dalam perjalanan

Dr Cr

306

4.6.2.4 Goods Return Dokumen goods return digunakan untuk mengembalikan barang yang dikirim ke vendor atau untuk membalikkan transaksi pembelian untuk item baik sepenuhnya maupun sebagian, misalnya, penerimaan barang PO di SAP Business One. Berdasarkan ketentuan hukum, dokumen-dokumen yang dihasilkan pada SAP Business One ini tidak dapat dihapus atau dibuat perubahan akuntansirelevan. Namun, untuk mengembalikan barang yang tidak diinginkan atau rusak, atau untuk memperbaiki kesalahan yang dibuat saat memasukkan dokumen yang disebutkan di atas, dapat dibuat Good Return.

Gambar 4.35 Goods Return SAP Business One

307

Pada Goods return General Area terdapat beberapa fields seperti : 1. Vendor & Name Field vendor merupakan kode vendor yang telah diatur dalam master data dan diberi nama sesuai dengan nama vendor tersebut. 2. Contact Person Nama dari orang yang dapat dihubungi dari tiap vendor yang telah didefinisikan pada business partner master data, jika dibutuhkan dapat dispesifikasikan contact person yang berbeda. 3. Vendor Ref. No Nomor referensi vendor. 4. Currency Melakukan spesifikasi terhadap tampilan mata uang untuk jumlah pada A/R Invoice. Jika mata uang pelanggan sama dengan mata uang lokal maka pilihannya adalah local currency dan system currency. Jika mata uang pelanggan adalah mata uang asing maka pilihan yang ada adalah BP Currency. Pilihan yang dipilih tidak mengubah nilai asli dokumen. 5. No. Field pada bagian kiri merupakan nama dari seri penomoran, dapat melakukan spesifikasi terhadap seri yang ada sedangkan field pada sebelah kanan merupakan penomoran dari purchase . 6. Status Status yang ada pada GRPO yaitu : - Open, dapat membuat dokumen secara keseluruhan ataupun secara partial atau dokumen masih dapat diedit. - Open – printed, dokumen telah di print dan status masih open. - Cancelled, melakukan pembatalan dokumen secara manual. - Closed, mengubah status dokumen menjadi closed secara manual atau SAP Business One secara otomatis merubah status menjadi closed ketika berpindah ke tahap selanjutnya yang berarti dokumen tidak dapat diedit lagi.

308

- Draft, dokumen masih berada di tempat penyimpanan dan belum dikirim. 7. Posting Date Melakukan spesifikasi terhadap tanggal postingan. Nilai default pada field ini adalah tanggal GRPO tersebut dibuat. Jika dibutuhkan dapat melakukan perubahan terhadap tanggal, tetapi perubahan tanggal yang dilakukan akan mempengaruhi perubahan dokumen yang lain. 8. Due Date Tanggal diinginkannya barang yang dipesan untuk diterima oleh gudang. Jadi, dalam hal ini vendor harus mengirimkan barangnya dan memastikan barang tersebut sampai di gudang pelanggan pada tanggal due date tersebut. 9. Document Date Tanggal dokumen dari GRPO, digunakan untuk pajak, defaultnya adalah tanggal pada saat pembuatan. Dapat dilakukan perubahan pada tanggal jika diperlukan.

Jurnal akuntansi yang terbentuk pada saat goods return yaitu: Penerimaan barang belum invoice Inventory

Dr Cr

4.6.2.5 Down Payments Ketika vendor mengirim Invoice untuk down payment pada SAP Business One kita gunakan A/P down payment Invoice. Posting yang terbentuk pada saat membuat dokumen ini berelevansi pada sistem akuntansi tidak mempengaruhi nilai inventory. Pada saat membuat dokumen ini dapat berdasarkan kepada purchase order atau good receipt PO seperti membuat A/P Invoice regular.

309

Gambar 4.36 A/R Down Payment SAP Business One

Berikut proses membuat A/R Down Payment pada SAP Business One: 1. Membuat A/R Down Payment imvoice untuk bisnis partner jika berdasarkan kepada base dokumen, pastikan bahwa telah melakukan definisi persentase pembayaran yang diinginkan. Pada saat membuat Down Payment Invoice maka akan membuat postingan akuntansi, tidak akan mempengaruhi nilai Inventory dan perpetual Inventory, tidak mengubah status pada base dokumen. 2. Pada saat pembayaran dilakukan, buat dokumen pembayaran yang benar berdasarkan kepada Down Payment Invoice, Down Payment Invoice

310

dapat dibayar secara parsial.Pada saat membuat dokumen pembayaran jurnal entry dicatat pada control account Jurnal akuntansi yang terbentuk pada saat pembelian down payment invoice yaitu : Inventory Account Payable

Dr Cr

4.6.2.6 A/P Invoice A/P Invoice dapat dibuat dari multiple purchase order atau good receipt PO. Kita tidak dapat mengubah data yang berelevansi dengan akuntansi, karena merupakan dokumen akuntansi yang legal. Ketika kita menerima A/P Invoice SAP Business One melakukan post yang berhubungan dengan akun vendor disistem akuntansi. Ketika tidak ada delivery untuk purchase order sebelum A/P Invoice maka inventory akan meningkat pada saat melakukan posting Invoice

Gambar 4.37 A/P Invoice SAP Business One

311

Pada A/P Invoice General Area terdapat beberapa field yaitu : 1. Contact Person Nama dari Contact Person yang telah didefinisikan pada business partner master data, jika dibutuhkan dapat mengspesifikasikan Contact Person yang berbeda. 2. Customer Ref. No Melakukan spesifikasi terhadap nomor referensi pelanggan. 3. No. Field pada bagian kiri merupakan nama dari seri penomoran, dapat melakukan spesifikasi terhadap seri yang ada sedangkan field pada sebelah kanan merupakan penomoran dari A/P Invoice. 4. Status Status yang ada pada A/P Invoice yaitu : - Open, dapat membuat dokumen secara keseluruhan ataupun secara partial atau dokumen masih dapat diedit. - Open – printed, dokumen telah diprint dan Status masih open. - Cancelled, melakukan pembatalan dokumen secara manual. - Closed, mengubah Status dokumen menjadi closed secara manual atau SAP Business One secara otomatis mengubah status menjadi closed ketika berpindah ke tahap selanjutnya yang berarti dokumen tidak dapat di edit lagi. - Draft, dokumen masih berada didraft 5. Posting Date Melakukan spesifikasi terhadap tanggal postingan. Nilai default pada field ini ada tanggal sales quotation tersebut dibuat. Jika dibutuhkan dapat melakukan perubahan terhadap tanggal, tetapi perubahan tanggal yang dilakukan akan mempengaruhi perubahan dokumen yang lain. 6. Due Date Tanggal default adalah 30 hari sejak dilakukan Posting Date, untuk mengubahnya pilih payment term yang berbeda pada daftar payment terms

312

di A/P Invoice. Secara alternative mengubah tanggal Due Date secara manual.

Jurnal akuntansi yang terbentuk pada saat A/P invoice yaitu : Penerimaan barang belum invoice

Dr

Vat In

Dr Hutang usaha barang dagangan

Cr

4.6.2.7 A/P Credit memo Ketika melakukan delivery untuk purchase order atau A/P Invoice di SAP Business One, ketentuan legal melarang untuk melakukan penghapusan atau membuat perubahan pada dokumen tersebut. Adanya kemungkinan untuk melakukan retur barang kepada vendor untuk berbagai alasan ataupun menemukan kesalahan pada saat membuat Invoice tersebut. A/P credit memo adalah clearing dokumen pada A/P Invoice, selain itu jika vendor telah melakukan pengiriman barang dan kita telah membuat A/P Invoice kita dapat melakukan reverse transaksi baik secara parsial maupun secara keseluruhan dengan membuat A/P credit memo. A/P credit memo dibuat berdasarkan pada A/P Invoice untuk membangun hubungan diantara dua transaksi di SAP Business One, selain itu juga memungkinkan untuk membuat A/P credit memo tanpa adanya base dokumen. Dengan menggunakan credit memo kita memperbaiki baik kuantitas maupun nilai yang ada. SAP Business One mengurangi inventory terhadap barang kredit dengan kuantitas spesifikasi pada credit memo dan mengurangi akun biaya dengan jumlah yang sama.

313

Gambar 4.38 A/P Credit Memo

Pada A/P Credit memo General Area terdapat beberapa fields yaitu : 1. Contact Person Nama dari Contact Person yang telah didefinisikan pada business partner master data, jika dibutuhkan dapat mengspesifikasikan Contact Person yang berbeda. 2. Customer Ref. No Melakukan spesifikasi terhadap nomor referensi pelanggan.

314

3. No. Field pada bagian kiri merupakan nama dari seri penomoran, dapat melakukan spesifikasi terhadap seri yang ada sedangkan field pada sebelah kanan merupakan penomoran dari A/P credit memo. 4. Status Status yang ada pada A/P credit memo yaitu : - Open, dapat membuat dokumen secara keseluruhan ataupun secara partial atau dokumen masih dapat diedit. - Open – printed, dokumen telah diprint dan Status masih open. - Cancelled, melakukan pembatalan dokumen secara manual. - Closed, mengubah Status dokumen menjadi closed secara manual atau SAP Business One secara otomatis mengubahs tatus menjadi closed ketika berpindah ke tahap selanjutnya yang berarti dokumen tidak dapat diedit lagi. - Draft, dokumen masih berada di draft 5. Posting Date Melakukan spesifikasi terhadap tanggal postingan. Nilai default pada field ini ada tanggal sales quotation tersebut dibuat. Jika dibutuhkan dapat melakukan perubahan terhadap tanggal, tetapi perubahan tanggal yang dilakukan akan mempengaruhi perubahan dokumen yang lain. 6. Due Date Tanggal default adalah 30 hari sejak dilakukan Posting Date, untuk mengubahnya pilih payment term yang berbeda pada daftar payment terms di A/P credit memo. Secara alternative mengubah tanggal Due Date secara manual.

Jurnal akuntansi yang terbentuk pada saat A/P Credit memo yaitu : Hutang usaha barang dagangan

Dr

Vat In

Dr

Penerimaan barang belum invoice

Cr

315

4.6.2.8 A/P Reserve Invoice A/P reserve Invoice memungkinkan untuk melakukan postingan yang berelevansi disistem akuntansi dan tidak mempengaruhi nilai diinventory. Kita menggunakan A/P reserve Invoice terhadap dokumen A/P Invoice yang diterima dari vendor sebelum barang diterima. Setelah menerima barang kita membuat good receipt PO berdasarkan kepada A/P reserve Invoice untuk melakukan update terhadap kuantitas dan nilai inventory.

Gambar 4.39 A/P Reserve Invoice

316

Pada A/P Reserve Invoice General Area terdapat beberapa fields yaitu : 1. Contact Person Nama dari Contact Person yang telah didefinisikan pada business partner master data, jika dibutuhkan dapat mengspesifikasikan Contact Person yang berbeda. 2. Customer Ref. No Melakukan spesifikasi terhadap nomor referensi pelanggan. 3. No. Field pada bagian kiri merupakan nama dari seri penomoran, dapat melakukan spesifikasi terhadap seri yang ada sedangkan field pada sebelah kanan merupakan penomoran dari A/P reserve Invoice. 4. Status Status yang ada pada A/P reserve Invoice yaitu : - Open, dapat membuat dokumen secara keseluruhan ataupun secara partial atau dokumen masih dapat diedit. - Open – printed, dokumen telah diprint dan Status masih open. - Cancelled, melakukan pembatalan dokumen secara manual. - Closed, mengubah Status dokumen menjadi closed secara manual atau SAP Business One secara otomatis mengubah status menjadi closed ketika berpindah ke tahap selanjutnya yang berarti dokumen tidak dapat diedit lagi. - Draft, dokumen masih berada didraft. 5. Posting Date Melakukan spesifikasi terhadap tanggal postingan. Nilai default pada field ini ada tanggal sales quotation tersebut dibuat. Jika dibutuhkan dapat melakukan perubahan terhadap tanggal, tetapi perubahan tanggal yang dilakukan akan mempengaruhi perubahan dokumen yang lain. 6. Due Date Tanggal default adalah 30 hari sejak dilakukan Posting Date, untuk mengubahnya pilih payment term yang berbeda pada daftar payment terms

317

di A/P reserve Invoice. Secara alternatif mengubah tanggal Due Date secara manual.

Jurnal akuntansi yang terbentuk pada A/P reserve invoice yaitu : Barang dalam perjalanan

Dr

Vat In

Dr Account Payable

Cr

4.6.3 Inventory Menggunakan modul ini untuk melakukan optimasisasi terhadap inventory management termasuk : • Mengatur item

master data records

• Yang berhubungan

dengan serial dan batch number

• Mengatur

inventory transaction termasuk goodsreceipts, goods issues, inventory transfers, initial item quantity settings dan inventory counts.

• Mengatur

daftar harga termasuk periode dan discount untuk harga harga

khusus. • Proses

pick dan pack

• Inventory related

reports

4.6.3.1 Item master data SAP Business One memungkinkan untuk mengatur semua item yang kita beli, manufaktur, jual atau yang disimpan diinventory. Servis juga dapat didefinisikan sebagai item walaupun hanya berhubungan dengan penjualan. Untuk setiap item yang dimasukkan ke data berhubungan dengan area tertentu di SAP Business One dimana data tersebut digunakan untuk pembelian, penjualan, produksi, warehouse management, accounting dan servis.

318

Gambar 4.40 Item Master Data SAP Business One Berikut beberapa fields yang terdapat di item master data yaitu : 1. Bar Code Nomor barcode dari tipe item yang ditampilkan 2. Item No. Kode nomor item dalam master data 3. Description Penjelasan singkat mengenai item yang ditampilkan 4. Item Type Penjelasan mengenai tipe barang yang ditampilkan. 5. Unit Price Satuan nilai dari barang yang ditampilkan

319

4.6.3.2 Price List SAP Business One memungkinkan untuk membuat daftar harga yang berbeda beda untuk barang, memberikan fleksibilitas yang ditawarkan kepada pelanggan untuk melakukan kustomisasi harga. Selama pembuatan dokumen penjualan dan pembelian SAP Business One mengambil harga barang secara langsung dari daftar harga yang dihubungkan ke bisnis partner. Daftar harga ini dapat dihubungkan secara default dari bisnis partner group atau dari payment term business partner maupun dipilih secara manual pada business partner master data. Ketika menambah transaksi ke bisnis partner harga dari barang dapat dideterminasi dengan berdasarkan daftar harga, pada saat melakukan inisiasi SAP Business One kita mendefinisikan data untuk bisnis partner, bisnis partner group, dan payment terms baik untuk pelanggan dan vendor. Data ini diperbaiki dan dimodifikasi sesuai dengan waktu, hasil informasi harga yang digunakan dipenjualan dan pembelian yang selalu up to date. SAP Business One menyediakan 10 daftar harga, dapat menambah daftar baru dan menghapus daftar haraga yang ada.

Gambar 4.41 Price List SAP Business One

320

Berikut beberapa fields yang terdapat pada price list : 1. Price List Name Menampilkan price list dari nama item yang diinput. 2. Base Price List Dengan memilih opsi tersebut, maka harga yang ditampilkan merupakan harga dasar item tersebut 3. Rounding Method Pembulatan pada harga nilai barang tersebut 4. Active Apabila opsi tersebut dipilih, maka item akan berubah status menjadi aktif kembali 5. Valid From Dengan melakukan input pada tanggal tersebut, maka tanggal tersebut merupakan awal dari periode validitas price list tersebut 6. Valid To Dengan melakukan input pada tanggal tersebut, maka tanggal tersebut merupakan akhir dari periode validitas price list tersebut.

4.6.3.3 Pick and Pack Pick and pack pada SAP Business one memungkinkan untuk otomatisasi proses pada sales order dan A/R reserve invoice dari pembuatan pick list sampai packing barang untuk pengiriman dengan delivery order. Prosedur pada proses pick and pack yaitu : •

Membuat pick list dari sales order yang bersifat open dan A/R invoices

•

Memilih barang sesuai pada pick list

•

Melakukan packing barang untuk pengiriman

•

Membuat delivery dan A/R invoice dokumen

321

Gambar 4.42 Pick and Pack SAP Business One

Berikut beberapa fields yang terdapat di pick and pack yaitu : 1. Pick Number Menampilkan nomor berurut yang dihitung oleh sistem 2. Pick Date Memasukan tanggal dimana barang akan di-pick 3. Picker Menampilkan nama karyawan yang bertanggung jawab dalam mengambil barang tersebut 4. Status Status dalam pick list terdiri dari 5, yaitu : released, partially picked, picked, partially delivered, dan closed 5. Remarks Inputan pesan berupa instruksi atau pesan singkat

322

6. Transact. Type Menampilkan tipe accounting document 7. Doc. No Menampilkan nomor sales order yang terhubung secara langsung 8. Customer Code Menampilkan kode dari customer yang terkait 9. Delv/Due Date Menampilkan tanggal pengiriman yang telah direncanakan 10. Unit of Measure Menampilkan satuan nilai dari item yang dipilih 11. Items per Unit Menampilkan jumlah item yang didefiniskan dalam dokumen aslinya 12. Bin Location Menampilkan lokasi bin dimana barang yang akan di-pick di letakkan 13. Serial Number Menampilkan nomor seri dari item yang akan di pick list 14. Batch Number Menampilkan nomor batch dari item yang akan di pick list Jurnal Akuntansi yang terbentuk pada saat melakukan inventory transfer yaitu : Inventory

Dr

Inventory

Cr

Jurnal Akuntansi yang terbentuk pada saat penolakan claim asuransi yaitu : Expense

Dr

Inventory

Cr

4.6.4 Production Menggunakan modul produksi di SAP Business One untuk membuat dan memantain bill of materials yaitu mengspesifikasikan kuantitas komponen untuk mmbuat sebuah produk, production order yaitu sekumpulan instruksi untuk melakukan perencanaan dan perakitan barang produksi, dengan production order

323

kita menlacak semua transaksi material dan harga yang terlibat didalam proses produksi seperti harga tambahan dan lain lain. Pada production order mendukung beberapa tipe produksi seperti : •

Standard, digunakan untuk produksi regular. Komponen komponen diambil dari barang yang ada di BOM.

•

Special, digunakan untuk memproduksi barang atau menampilkan aktivitas yang ada.

•

Disassembly, digunakan untuk melaporkan barang yang disassembly dengan komponen dari production BOM

Produk yang sudah selesai merupakan hasil dari keseluruhan proses produksi, atau kumpulan barang yang dijual secara unit tetapi bukan merupakan hasil dari proses produksi atau assembly.

4.6.4.1 Bill of Material Bill of Material mewakilkan barang jadi (parent) yang terdiri dari komponen inventory yang berbeda beda (child component). Selama proses produksi kita mengubah komponen menjadi barang jadi. Memilih produksi BOM termasuk produk di MRP dan proses standar produksi. Komponen didalam BOM adalah barang fisik sebagai contoh obeng, papan dan sebagainya.

Gambar 4.43 Bill of Material SAP Business One

324

Pada Bill of Materials General Area terdapat beberapa fields seperti : 1. Product No. Nomor yang menspesifikasi kode dari barang jadi atau setengah jadi 2. Product Description Mendeskripsikan produk secara lisan 3. Bom Type Tipe BOM menjelaskan BOM tersebut kemudian akan digunakan untuk hal apa. Terdapat 3 tipe BOM, yaitu production, manufacture, dan diassembly 4. Quantity Melakukan spesifikasi terhadap jumlah atau kuantitas dari item induk yang akan dihasilkan dari komponen-komponen dalam Bill of Material. Untuk BOM Production, nilai default adalah 1. 5. Warehouse Melakukan spesifikasi pada kode Warehouse, dimana barang yang dihasilkan kemudian akan disimpan. Nilai dari Kode Warehouse akan secara default berisi kode yang terdapat pada Production Order, namun tetap dapat diubah bila diperlukan. 6. Price List Menspesifikasi harga dari barang produksi. 7. Distr. Rule Memilih distribution rule yang akan mengikat Bill of Material tersebut 8. Project Memilih project yang dimana didalamnya merupakan Bill of Material tersebut. 9. Item No. Menjelaskan komponen dalam Bill of Material. Komponen tersebut bisa berupa non-inventory items. 10. UoM Menerangkan satuan pengukuran untuk setiap komponen, seperti box, meter, kg. nilai dari uom diambil langsung dari item master data.

325

11. Issue Method Sebuah fungsi dalam menentukan apakah item dalam BOM diissue secara otomatis atau manual setelah BOM dibuat 12. Total Menampilkan jumlah total dari harga komponen item dalam BOM. 13. Comments Infomasi tambahan untuk setiap komponen 14. Product Price Harga dari barang jadi tersebut.

4.6.4.2 Production Order Berikut persyaratan yang diperlukan didalam melakukan Production Order : •

Mendefinisikan parent dan child item di dalam item master data

•

Mendefinisikan Bill of material untuk parent dan child item di Bill of material.

Gambar 4.44 Production Order SAP Business One

326

Pada Production Order General Area terdapat beberapa fields seperti : 1. Type Terdapat tiga tipe production, yaitu : standar, special, dan disassembly 2. Status Terdapat empat tipe Production Order, yaitu : Planned, Released, Closed, dan Cancelled. 3. Planned Quantity Menjelaskan nilai kuantitas dari hasil produksi 4. UoM Menerangkan satuan pengukuran untuk setiap komponen, seperti box, meter, kg. nilai dari uom diambil langsung dari item master data. 5. Warehouse Melakukan spesifikasi pada kode Warehouse, dimana barang yang dihasilkan kemudian akan disimpan. Nilai dari Kode Warehouse akan secara default berisi kode yang terdapat pada Production Order, namun tetap dapat diubah bila diperlukan. 6. No.Series Nomor seri dari barang hasil produksi. Diberikan secara otomatis oleh sistem. 7. Order Date Tanggal dimana Production Order dibuat. 8. Due Date Menjelaskan tanggal selesainya Production tersebut. Tanggal pada Production Order dapat diubah selama status masih berupa open. 9. User Tercantum karyawan yang bertanggung jawab atas Production Order tersebut. 10. Origin

327

Menjelaskan bagaiman Production Order dibuat. Bisa berdasarkan 3 sumber, MRP, Manual, Sales Oder. 11. Sales Order Menampilkan nomor dari sales order yang terikat dengan Production Order. 12. Customer Memilih customer code dimana berhubungan dengna Production Order tersebut. Ketika Sales order diinput, maka customer number akan diinput secara otomatis oleh sistem 13. Project Menspesifikasi project mana yang terkait dengan Production Order tersebut.

4.6.5 Banking Menggunakan modul ini untuk melakukan semua transaksi yang melibatkan bank accounts. 4.6.5.1 Incoming Payments Incoming payment digunakan untuk mencatat setiap kali perusahaan menerima pembayaran dari pelanggan, vendor ataupun account. Dokumen incoming payment dapat dibuat untuk pembayaran seperti dibawah ini: • Cash • Check • Credit

card

• Bank Transfer •

Bill of exchange

Ketika kita membuat incoming payment maka jurnal entry akan terbuat. Kita membuat incoming payment untuk meng-clear utang pada A/R invoice yang berstatus open atau opening balance. Selain itu incoming payment dapat juga dilakukan untuk down payment, ketika kita membuat incoming payment untuk

328

pembayaran secara parsial ataupun keseluruhan rekonsiliasi internal akan dilakukan secara otomatis.

Gambar 4.45 Incoming Payment SAP Business One Berikut beberapa fields yang terdapat pada incoming payment Customer & Vendor : 1. Name, Bill to Detil dari business partner 2. Contact Person Kontak person yang default yang mendefinisikan business partner, dan dapat dilakukan spesifikasi sesuai kebutuhan. 3. Project Berhubungan dengan incoming payment untuk projek khusus, dan dapat dilakukan spesifikasi sesuai kebutuhan. 4. Posting date, document date Tanggal saat ini, biasanya merupakan default dan dapat diubah sesuai kebutuhan.

329

Jurnal Akuntansi yang terbentuk, Menerima pembayaran Downn payment, invoice: Cash

Dr Account Receivable

Cr

4.6.5.2 Outgoing Payments Outgoing payment digunakan untuk mencatat setiap kali perusahaan menerima pembayaran dari pelanggan, vendor ataupun account. Dokumen incoming payment dapat dibuat untuk pembayaran seperti dibawah ini: •

Cash

•

Check

•

Credit card

•

Bank Transfer

•

Bill of exchange

Ketika kita membuat outgoing payment maka journal entry akan terbuat. Ketika kita membuat incoming payment untuk pembayaran secara parsial ataupun keseluruhan, rekonsiliasi internal akan dilakukan secara otomatis.

Gambar 4.46 Outgoing Payment SAP Business One

330

Berikut beberapa fields yang terdapat pada incoming payment - Customer & Vendor : 1. Name, Bill to Detail dari business partner 2. Contact Person Kontak person yang default yang mendefinisikan business partner, dan dapat dilakukan spesifikasi sesuai kebutuhan. 3. Project Berhubungan dengan incoming payment untuk projek khusus, dan dapat dilakukan spesifikasi sesuai kebutuhan. 4. Posting date, document date Tanggal saat ini, biasanya merupakan default dan dapat diubah sesuai kebutuhan. Jurnal akuntansi yang terbentuk dari regular invoice yaitu : Hutang usaha barang dagangan

Dr

Cash / Bank

Cr

Jurnal akuntansi yang terbentuk dari pembayaran A/P reserve invoice dan down payment invoice yaitu : Account payable Cash/ Bank

Dr Cr

4.6.6 Business Partner Modul business partner mengatur semua informasi yang berhubungan dengan pelanggan, vendor, pihak lain yang terlibat. Pada SAP Business One membedakan antara bisnis partner dan G/L accounts dimana bisnis partner adalah semua pelanggan, vendor dan pihak yang terlibat pada perushaan, sedangkan G/L account adalah entitas yang didefinisikan didalam chart of account perusahaan seperti expenses, revenues, assets, dan liabilitas. SAP Business One menghubungkan antara bisnis partner dan G/L account melalui control account yang didefinisikan di inisialisasi sistem, dan berbeda

331

untuk setiap bisnis partner. Semua transaksi sales dan purchasing dipost ke control accounts dan memungkinkan untuk mengakses ke overall balance yang spesifik untuk customer dan vendor.

Gambar 4.47 Business Partner SAP Business One Berikut beberapa fields yang terdapat pada business partner master data 1. Code Menampilkan kode dari Customer 2. Name Menampilkan nama dari Kode Customer 3. Foreign Name Penamaan kedua dari Customer, bisa berupa nama perushaaan atau asal customer 4. Currency Mata uang yang digunakan oleh Customer tersebut 5. Federal Tax ID Tipe pajak yang berlaku terhadap customer tersebut

BAB 4 BUSINESS BLUEPRINT

Recommend Documents