BAB 4 ANALISA DAN PERANCANGAN BUSINESS PROCESS REENGINERING
4.1 Tahapan Pelaksanaan Proses Reengineering
Saat ini PT Pagodasakti Prima Refrigerasi sudah berdiri selama 16 tahun dan sudah memiliki kondisi yang stabil dengan banyaknya pelanggan yang membeli barang di perusahaan ini. Namun, PT. Pagodasakti Prima Refrigerasi memiliki kekurangan dalam pengaturan sirkulasi barang yang antara lain adalah sering terjadinya selisih stok barang saat stok opname. Hal ini disebabkan perusahaan tidak memiliki pencatatan barang otomatis dan hanya mengandalkan kepercayaan kepada pegawainya. Tentu hal ini menyebabkan kerugian yang jumlahnya tidak sedikit bagi perusahaan. Berangkat dari hal tersebut, kami mengusulkan untuk segera dilakukannya BPR yang mana hal tersebut diharapkan dapat mengatasi masalah pada perusahaan dan semakin mengefisienkan kinerja perusahaan. Langkah – langkah pada proses reengineering yang diusulkan antara lain :
1. Organization Strategy Perusahaan mengharapkan berkurangnya error serta kenaikan profit pada perusahaan. Untuk mencapai itu, tim akan mendesain BPR untuk merestrukturisasi gudang di perusahaan serta mendesain E-Commerce untuk menghubungkan dengan supplier perusahaan.
2. Process Architecture Karyawan perusahaan memiliki jam kerja 8 jam per hari selama 5 hari dalam seminggu dan 6 jam pada hari kerja. Perusahaan menginginkan dalam perancangan BPR agar tidak mengganggu kinerja perusahaan. Namun, perusahaan mengizinkan karyawannya untuk membantu tim apabila diperlukan.
39
40
3. Understand Pada fase ini Tim memulai untuk pengumpulan informasi dan hasil dari informasi tersebut dianalisa untuk menemukan permasalahan-permasalahan yang terjadi di perusahaan. Salah satu masalah dalam perusahaan ini adalah tata letak barang yang tidak jelas, sehingga menyulitkan pencarian barang.
4. Innovate Pada fase ini, tim mulai menyusun terobosan-terobosan untuk menyelesaikan masalah dalam perusahaan dan mendiskusikannya dengan owner perusahaan.
5. Develop Pada fase ini tim menyusun kebutuhan-kebutuhan apa saja yang dibutuhkan untuk perusahaan berdasarkan tahap inovasi yang telah disusun untuk kemudian dilakukan implementasi.
6. People Pada fase ini, dilakukan perubahan pada perusahaan dengan menyusun job desc sesuai dengan tempatnya masing-masing. Tujuan dari fase ini adalah memastikan semua aktifitas, peran dan pengukuran kinerja cocok dengan strategi organisasi dan Goal dari proses.
7. Implement Pada fase ini, seluruh perencanaan yang telah dilakukan tim akan dilaksanakan. Pelaksanaannya akan dipimpin oleh seorang project manager dan tim serta karyawan membantu untuk melaksanakan dan memberi laporan mengenai hasil implementasi.
8. Realize value Pada fase ini, perusahaan diharapkan untuk dapat mengukur seberapa besar perubahan yang terjadi serta hasil yang diperoleh perusahaan terhadap perubahan yang terjadi
41
9. Sustainable Performance Fase ini merupakan fase terakhir yang penting dimana perusahaan diharapkan mampu untuk mempertahankan performa dari perubahan yang terjadi serta terus melakukan pengembangan agar menjadi lebih baik lagi.
4.2 Hasil dari Langkah-langkah Proses Reengineering 4.2.1 menentukan visi, misi, dan tujuan - Visi: memberikan kepuasan bagi pelanggan dan mengurangi
dampak kesalahan dalam
perusahaan. - Misi: mendesain proses reengineering dalam perusahaan. - Tujuan: mengurangi lead time menunggu barang bagi
pelanggan dan mengefisienkan
kinerja perusahaan. 4.2.2 Membuat desain baru mengenai proses bisnis 1. Teknik: - Model Proses : Proses – proses dalam BPR. - Model Informasi : Informasi yang saling terintegrasi dan akurat yang dibuat dalam data-data yang akurat dalam perencanaan sistem. - Model Organisasi: Mengikuti model hirarki - Model Teknologi : Penggunaan Software dan Hardware yang mendukung dengan proses bisnis baru yang terotomatisasi dan saling terintegrasi 2. Infrastruktur: - Strategi Manajemen : Manajemen proses Reengineering yang
meliputi
proses analisa dan perancangan. - Sistem Pengukuran : Melakukan metode observasi langsung (wawancara).
42
3. Nilai: - Budaya Perusahaan : Seluruh karyawan bekerja selama 8 jam selama 5 hari dan 6 jam di hari sabtu selama seminggu, cuti diberikan kepada karyawan dengan kondisi tertentu. - Penggunaan
kuasa : Penggunaan kuasa pada setiap jabatan terbatas sesuai
dengan hal – hal yang berhubungan dengan tanggung jawab yang menyangkut pekerjaan - Sistem kepercayaan diri : Memiliki sikap kepercayaan terhadap setiap pekerja didalam lingkungan kerja perusahaan sehingga kinerja karyawan selalu baik
4.2.2.1 RASCI Model
Tabel 4.1 Penjelasan mengenai RASCI Model pada PT. Pagodasakti Prima Refrigerasi
Pihak yang bertanggung jawab dalam
Responbility
pelaksanaan proses bisnis pada PT. Pagodasakti Prima Refrigerasi Pihak yang membuktikan bahwa data – data dan aktivitas yang berjalan berhubungan
Acountability
dengan proses bisnis PT. Pagodasakti Prima Refrigerasi Pihak yang menyediakan kebutuhan
Support
Informasi untuk keperluan Proses Bisnis Pagodasakti Prima Refrigerasi Pihak yang membantu menyediakan informasi dalam penyelesaian aktifitas bisnis,
Consult
namun pihak ini tidak terlibat secara langsug dalam proses bisnis. Pihak yang berhak mendapat informasi
Inform
mengenai hasil dari proses bisnis pada PT. Pagodasakti Prima Refrigerasi
43
Berikut adalah RASCI Model yang diusulkan pada PT. Pagodasakti Prima Refrigerasi:
Tabel 4.2 RASCI Model PT. Pagodasakti Prima Refrigerasi
Sales
Membuat
Gudang
Finance
Surat R + A + S
Pemesanan Barang Membuat
Sales R+A+S
Order
I
Mendata stok barang yang
masuk
dan
R+A+S
keluar Membuat
surat
R+A
permintaan harga Membuat
Purchase
C
R+A
Order Membuat Invoice
Membuat
Retur R+A
barang Sistem
R+A
I
Peringatan
dini Stok barang
R+A+S
I
44
4.2.3 Tahap Pemahaman 4.2.3.1 Activity yang Berjalan pada PT Pagodasakti Prima Refrigerasi Pelanggan
Sales
Gudang
memesan barang
mengecek barang
Owner
Supplier
Finance
Tersedia? ya tidak
membuat surat permintaan pembelian barang
Surat permintaan pembelian barang
menampung pembelian
membuat surat permohonan pemesanan barang
Surat permohonan pemesanan barang
mengecek permohonan Disetujui ? tidak
memesan barang ya
menerima barang
Mengonfirmasi pesanan
Mengirim barang
mengambil barang
memperbarui stok
membuat invoice
invoice
melakukan pembayaran
menyimpan bukti pembayaran
Laporan keuangan
Gambar 4.1 activity penjualan lama
45
Keterangan proses penjualan barang pada gambar 4.1: 1.
Pelanggan yang berminat membeli barang dapat langsung datang
atau dapat melakukan pembelian lewat telpon 2.
Sales akan mengecek ketersediaan barang yang diinginkan
konsumen ke gudang. 3.
Apabila barang yang diinginkan ada, sales akan mengambilkan
langsung ke gudang, namun bila barang tersebut kosong, pesanan akan diikutkan dalam PO. 4.
PO tersebut akan menunggu dengan kebutuhan sparepart lainnya
5.
Setelah dirasa perlu untuk memesan barang, pihak gudang akan
juga.
membuat surat permohonan pemesanan barang yang akan diminta persetujuannya dengan owner. 6.
Setelah disetujui, pihak gudang akan memesan barang lalu pesanan
tersebut akan dikonfirmasi oleh supplier. 7.
Setelah barang-barang tersedia, supplier akan mengirim barang ke
gudang lalu barang tersebut diterima oleh pihak gudang. 8.
Saat mengambil barang, pihak yang mengambil barang akan
melakukan update pada kartu stok. 9.
Setelah barang yang diinginkan konsumen dan dirasa cocok, bagian
finance akan membuat invoice dan konsumen membayar sesuai dengan jumlah yang tertera di invoice 10. Pihak finance kemudian akan menyimpan bukti pembayaran dan memberikan hasil rekap berupa laporan keuangan bulanan kepada pemilik.
46
Gambar 4.2 activity pembelian lama
47
Keterangan proses pembelian barang pada gambar 4.2: 1.
Pihak gudang mengecek barang apa saja yang stoknya mulai
menipis lalu membuat surat permohonan pemesanan barang untuk ditujukan ke pemilik 2.
Pemilik mengecek surat permohonan tersebut. Apabila disetujui
maka bagian finance akan membuat purchase order ke supplier barangbarang tersebut. Apabila tidak disetujui, maka pihak gudang akan merevisi untuk diajukan kembali ke pemilik. 3.
Setelah purchase order diterima, supplier akan mengonfirmasi
mengenai pesanan barang serta memberi estimasi hingga barang siap dikirim 4.
Setelah barang siap dikirim, pihak supplier akan membuat surat
jalan, packing slip, dan invoice lalu barang tersebut akan dikirim ke gudang perusahaan. 5.
Barang yang dikirim ke gudang lalu diperiksa oleh pihak gudang
dengan mencocokkan dengan packing slip yang dikirim supplier. 6.
Bila terdapat cacat pada barang, maka akan diretur ke supplier. Bila
barang sudah diperiksa dan disetujui, maka barang yang masuk akan didata dalam kartu stok oleh gudang. 7.
Setelah itu, barang akan dibayar oleh pihak finance.
8.
Pembayaran yang dilakukan oleh finance juga dibuat bukti
pembayaran untuk direkap dalam laporan keuangan yang diserahkan ke pemilik.
48
4.2.3.2 Root Cause Analysis
Gambar 4.3 Root cause analysis Masalah dalam root cause analysis: 1.
Tidak terintegrasinya bagian sales dan gudang membuat sales sulit
untuk mengecek ketersediaan barang 2.
Masih adanya selisih stok barang diakibatkan update stok yang
tidak real time 3.
Sulit melacak keberadaan barang diakibatkan tidak mempunyai
kode khusus untuk mengetahui lokasi penyimpanan barang 4.
Tidak adanya peringatan saat stok barang menipis membuat
persediaan barang menjadi habis terlebih dahulu sebelum datang stok baru Solusi yang diberikan dalam root cause analysis:
49
1.
Membuat sistem yang menghubungkan front desk dengan stok
gudang 2.
Membuat sistem barcode, sehingga barang keluar dan masuk dapat
terupdate secara real time 3.
Membuat kode barang sehingga memudahkan untuk mencari
barang 4.
Membuat sistem early warning untuk memberi peringatan saat stok
barang menipis 4.2.3.3 People Capability Matrix Proses Kunci Kemampuan dibutuhkan Issuance Completion Approval
yang
Kemampuan melayani pelanggan 1
Kemampuan Berkomunikasi 2
3 2 3 3 Tabel 4.3 People Capability Matrix
Kemampuan Menginput data 1 1 1
Keterangan : 1. Issuance adalah saat proses bisnis sedang berjalan dimana kemampuan dalam melayani pelanggan dibutuhkan oleh bagian sales sedangkan kemampuan dalam komunikasi antara bagian Gudang dengan Bagian sales tidak terlalu dibutuhkan, sedangkan seluruh karyawan harus dapat menginput data yang mereka dapat. 2. Completion adalah saat pemenuhan kebutuan informasi pada proses bisnis yang sedang berjalan dimana Kemampuan dalam melayani pelanggan tidak terlalu dibutuhkan bagi Bagian Gudang, karena yang berhubungan langsung dengan pelanggan adalah bagian sales. sedangkan kemampuan komunikasi antara bagian penyewaan dan gudang tidak terlalu dibutuhkan karena adanya dukungan sistem informasi. Namun semua karyawan harus mampu dalam mengolah data yang mereka perlukan 3. Approval adalah saat bagian finance membuat laporan keuangan dimana kemampuan melayani pembeli tidak dibutuhkan begitu juga dengan kemampuan berkomunikasi karena bagian keuangan bertugas untuk membuat laporan keuangan dengan mengakses pada data dan harus dapat menginput
50
data untuk dapat menjadi laporan keuangan.
4.2.4 Proses Inovasi 4.2.4.1 Redesain Proses Bisnis Pada PT Pagodasakti Prima Refrigerasi
Keterangan proses penjualan barang pada gambar 4.4:
51
1. Pelanggan yang berminat membeli barang dapat langsung datang atau dapat melakukan pembelian lewat telpon 2. Sales akan mengecek ketersediaan barang yang diinginkan konsumen ke sistem. 3. Apabila barang yang diinginkan ada, sales akan membuat sales order. namun bila barang tersebut kosong, pesanan akan dibuatkan surat pemesanan barang. 4. Dari surat pemesanan tersebut, dapat langsung diproses oleh gudang untuk dibuatkan permohonan pemesanan barang. 5. Pihak gudang akan membuat surat permohonan pemesanan barang yang akan diminta persetujuannya dengan finance. 6. Setelah disetujui, pihak gudang akan memesan barang lalu pesanan tersebut akan dikonfirmasi oleh supplier. 7. Setelah barang-barang tersedia, supplier akan mengirim barang ke gudang lalu barang tersebut diterima oleh pihak gudang. Lalu barang tersebut akan langsung diupdate ke dalam sistem 8. Saat mengambil barang, pihak gudang yang mengambil barang akan melakukan update pada sistem. 9. Setelah barang yang diinginkan konsumen dan dirasa cocok, bagian finance akan membuat invoice dan konsumen membayar sesuai dengan jumlah yang tertera di invoice 10. Pihak finance kemudian akan menyimpan bukti pembayaran dan memberikan hasil rekap berupa laporan keuangan bulanan kepada pemilik.
52
Gambar 4.5 Activity pembelian baru
53
Keterangan proses pembelian barang pada gambar 4.5: 1. Pihak gudang mendapat peingatan mengenai barang apa saja yang stoknya mulai menipis lalu membuat surat permohonan pemesanan barang untuk ditujukan ke finance 2. Finance mengecek surat permohonan tersebut. Apabila disetujui maka bagian gudang akan membuat purchase order ke supplier barang-barang tersebut. Apabila tidak disetujui, maka pihak gudang akan merevisi untuk diajukan kembali ke gudang. 3. Setelah purchase order diterima, supplier akan mengonfirmasi mengenai pesanan barang serta memberi estimasi hingga barang siap dikirim 4. Setelah barang siap dikirim, pihak supplier akan membuat surat jalan, packing slip, dan invoice lalu barang tersebut akan dikirim ke gudang perusahaan. 5. Barang yang dikirim ke gudang lalu diperiksa oleh pihak gudang dengan mencocokkan dengan packing slip yang dikirim supplier. 6. Bila terdapat cacat pada barang, maka akan diretur ke supplier. Bila barang sudah diperiksa dan disetujui, maka barang yang masuk akan didata dalam sistem informasi perusahaan. 7. Setelah itu, barang akan dibayar oleh pihak finance. 8. Pembayaran yang dilakukan oleh finance juga dibuat bukti pembayaran untuk direkap dalam laporan keuangan yang diserahkan ke pemilik.
54
Perancangan erd, dfd, serta UI pada PT Pagodasakti Prima Refrigerasi:
Gambar 4.6 Entity Relationship Diagram
55
Gambar 4.7 DFD konteks
56
Gambar 4.8 DFD nol
57
Gambar 4.9 UI menu Keterangan UI pada gambar 4.9: 1. UI ini menampilkan menu yang berisi user name untuk mengisi nama yang telah dibuat. 2. pada bagian password, masukkan password yang sesuai dengan user name. 3. Pada bagian login as berisi pilihan untuk masuk sebagai apa. Dalam hal ini pilihan berisi sales, gudang, finance, dan owner. 4. Pada bagian remember me? Berfungsi sebagai pengingat password dari username lalu tombol login untuk masuk dan exit untuk keluar.
58
Gambar 4.10 UI sales Keterangan UI pada gambar 4.10: 1. UI ini menampilkan menu yang merupakan tampilan bagi sales yang berisi tombol untuk membuat pemesanan barang, membuat data sales order, melihat data barang, dan log out untuk keluar. Sementara itu, tanggal akan otomatis keluar sesuai hari itu.
59
Gambar 4.11 UI surat pemesanan barang Keterangan UI pada gambar 4.11: 1. UI ini menampilkan menu dari surat pemesanan barang yang terdiri dari inputan untuk no. Pemesanan barang, ID pelanggan, no. Karyawan, no. Barang, merk barang, nama barang, qty. Lalu tekan tombol add untuk menambahkan dan kemudian akan masuk ke list barang. Tombol hapus untuk menghapus list barang, tombol print untuk mencetak barang, dan tombol save untuk menyimpan.
60
Gambar 4.12 UI sales order Keterangan UI pada gambar 4.12: 1. UI ini menampilkan menu dari sales order yang terdiri dari inputan untuk no. Sales order, ID pelanggan, no. Karyawan, no. Barang, merk barang, nama barang, qty, harga. Lalu tekan tombol add untuk menambahkan dan kemudian akan masuk ke list barang. Tombol hapus untuk menghapus list barang, tombol print untuk mencetak barang, dan tombol save untuk menyimpan, dan back untuk kembali ke menu sebelumnya.
61
Gambar 4.13 UI gudang Keterangan UI pada gambar 4.13: 1. Pada UI ini berisi tampilan menu bagi bagian gudang. Fungsi tombol-tombol tersebut antara lain; membuat PO, membuat data barang baru, memperbarui stok barang, membuat data supplier, melihat data barang, membuat retur barang dan log out untuk keluar. 2. sementara itu dibagian sebelah kanan terdapat monitoring untuk melihat sisa stok barang yang sudah menipis.
62
Gambar 4.14 UI purchase order Keterangan UI pada gambar 4.14: 1. UI ini menampilkan menu dari purchase order yang terdiri dari inputan untuk no. PO, no. Penawaran harga, no. Permintaan harga, no. Barang, merk barang, nama barang, qty, harga barang. Lalu tekan tombol add untuk menambahkan dan kemudian akan masuk ke list barang. Tombol hapus untuk menghapus list barang, tombol print untuk mencetak barang, tombol save untuk menyimpan, dan back untuk kembali ke menu sebelumnya.
63
Gambar 4.15 UI form barang baru Keterangan UI pada gambar 4.15: 1. UI ini menampilkan menu dari form barang baru yang terdiri dari inputan untuk no. Barang, merk barang, nama barang, qty. Lalu tekan tombol add untuk menambahkan dan kemudian akan masuk ke data barang. Tombol delete untuk menghapus data barang, tombol edit untuk mengubah data barang, dan tombol save untuk menyimpan.
64
Gambar 4.16 UI form barang lama Keterangan UI pada gambar 4.16: 1. UI ini menampilkan menu dari form barang lama yang terdiri dari inputan untuk no. Barang, merk barang, nama barang, qty. Lalu tekan tombol update untuk memperbarui dan kemudian akan masuk ke data barang. Tombol delete untuk menghapus data barang, tombol edit untuk mengubah data barang.
65
Gambar 4.17 UI input supplier Keterangan UI pada gambar 4.17: 1. UI ini menampilkan menu dari input supplier yang terdiri dari inputan untuk no. supplier, alamat supplier, telp no, mail. Lalu tekan tombol add untuk menambahkan dan kemudian akan masuk ke list data supplier. Tombol hapus untuk menghapus data supplier, tombol save untuk menyimpan, dan tombol back untuk kembali ke menu sebelumnya.
66
Gambar 4.18 UI retur barang Keterangan UI pada gambar 4.18: 1. UI ini menampilkan menu dari retur barang yang terdiri dari inputan untuk no. Retur pembelian, no. Penerimaan barang, no. karyawan, qty, deskripsi retur. Lalu tekan tombol add untuk menambahkan dan kemudian akan masuk ke list retur. Tombol hapus untuk menghapus list retur, tombol save untuk menyimpan, print untuk mencetak, dan back untuk kembali ke menu sebelumnya.
67
Gambar 4.19 UI finance Keterangan UI pada gambar 4.19: 1. UI ini berisi tampilan pada finance. Tombol-tombol tersebut berfungsi untuk membuat permintaan harga, membuat invoice, membuat laporan keuangan, dan log out untuk keluar.
68
Gambar 4.20 UI surat permintaan harga Keterangan UI pada gambar 4.20: 1. UI ini menampilkan menu surat permintaan harga yang terdiri dari inputan untuk no. Permintaan harga,no supplier, merk barang, nama barang, qty, estimasi harga. Lalu tekan tombol add untuk menambahkan dan kemudian akan masuk ke data permintaan barang. Tombol print untuk mencetak, tombol save untuk menyimpan, tombol send untuk mengirim ke supplier, tombol back untuk kembali.
69
Gambar 4.21 UI invoice Keterangan UI pada gambar 4.21: 1. UI ini menampilkan menu dari invoice yang terdiri dari inputan untuk no invoice, no karyawan, no. Barang, merk barang, nama barang, qty, harga barang. Lalu tekan tombol add untuk menambahkan dan kemudian akan masuk ke list barang. Tombol hapus untuk menghapus list barang, tombol save untuk menyimpan, print untuk mencetak, dan back untuk kembali ke menu sebelumnya. Barang yang masuk ke list akan langsung ditotal harganya.
70
Gambar 4.22 UI laporan keuangan Keterangan UI pada gambar 4.22: 1. UI ini menampilkan menu dari laporan keuangan yang terdiri dari tombol browse untuk menarik data laporan, print untuk mencetak, save untuk menyimpan, dan back untuk kembali ke menu sebelumnya.
71
Gambar 4.23 UI owner Keterangan dari gambar 4.23: 1. UI ini menampilkan menu untuk owner yang terdiri dari tombol melihat lapran keuangan, melihat stok barang, melihat supplier, dan log out untuk keluar.
72
4.2.4.2 Gap Analysis Report Tabel 4.4 Gap analysis report pada PT Pagodasakti Prima Refrigerasi: Gap yang Terjadi 1. Tidak terintegrasinya
Usulan Perbaikan Bagian Mengintegrasikan sistem
dimana
Gudang dengan Bagian Sales sehingga Bagian Sales dapat melihat jumlah stok sulit mengetahui jumlah stok barang barang yang tersedia didalam gudang pada saat proses bisnis.
tanpa perlu menghubungi
Bagian
2. Jumlah barang yang ada di gudang Adanya otomatisasi dalam sistem tidak ter update secara Real Time yang di usulkan sehingga setiap barang sehingga Bagian Sales tidak mengetahui yang masuk dan keluar dapat ter secara pasti jumlah stok barang.
update secara Real Time .
3. Tidak adanya peringatan dini ketika Dengan
menggunakan
sistem
Stok barang telah habis sehingga sering warning atau peringatan dini dimana terjadinya kekosongan stok baarang.
sistem akan memberitahu bila terdapat stok barang yang sudah mau habis.
4. sulit mencari barang di gudang karena Memberikan penomoran pada setiap tidak memiliki sistem penomoran barang barang di gudang agar memudahkan unik. 5.
pencarian barang
penyimpanan barang yang tidak Dengan pembuatan nomor barang,
teratur sehingga barang sering kali maka dapat dibuat juga penomoran terselip.
pada
rak
memudahkan
barang, untuk
sehingga menyimpan
barang berdasarkan nomer rak barang. 6. pemesanan antara mesin dan part Membedakan antara pemesanan mesin dilakukan bersamaan, sehingga bila part dan part. Sehingga saat part sudah mau sedang
kosong
memerlukan
menunggu yang lebih lama.
waktu habis dapat dilakukan pemesanan.
73
4.2.5 Tahap Pengembangan
4.2.5.1 Kinerja yang Diharapkan Kinerja yang diharapkan setelah proses rekayasa ini adalah agar perusahaan memiliki kinerja yang lebih baik. Melalui penerapan pendataan gudang dan sistem informasi baru diharapkan perusahan dapat meminimalkan terjadinya error yang mungkin terjadi dan proses bisnis yang baru diharapkan membuat kinerja perusahan menjadi lebih efisien.
4.2.5.2 Sistem Pengukuran Kinerja Pengukuran kinerja perusahaan nantinya akan menggunakan akan didapat dari karyawan yang mana hasil tersebut akan menyangkut mengenai kedisiplinan, meminimalisir kesalahan, dan hasil apa saja yang telah didapat. Untuk hasilnya sendiri, belum ada. Hal ini disebabkan masih belum terjadinya implementasi, karena belum ada persetujuan dari perusahaan.
4.2.5.3 Program Pelatihan dan Pengenalan Proses Baru
1. Kebutuhan : Proses pengenalan pada karyawan terhadap proses baru yang menggunakan sistem komputer yang telah terotomatisasi 2. Target Pelatihan : Karyawan yang termasuk didalam proses bisnis
4.2.5.4 Teknologi yang Akan Digunakan
1.
Software yang digunakan : Visual Basic 6.0, Microsoft Access dan
Jaringan Internet 2. Desain yang digunakan : User Interface
3. Hardware yang digunakan : Komputer, Server, modem, Printer, dll. 4. Platform yang digunakan pada computer : Windows 7 Professional
74
Tabel 4.5 Estimasi Biaya Software dan Hardware Spesifikasi PC Desktop :
Harga Gambar @ Rp. 5.000.000 x 1
- intel i3 socket 1150
Pcs
-Gigabyte socket 1150 = Rp. 5.000.000 -team 4Gb PC 12800 / 1600Mhz team DDR3 -WDC SATA III Blue 500Gb 16Mb Int 3,5 Inch -Ace Power Shield
75
450W FC-S108A Value -Samsung DVDRW SATA OEM Internal -Benq 15.6 Inch G610HDPL LED / G615HDPL LED Size 15 inch -Power Logic Keyboard and -Mouse USB HUB: 3 Router Wireless
Rp. 400.000
- TP Link TL WR841hp router wireless Printer Dot Matrix :
Rp. 1.950.000
- Epson LX 310+ II Dot Matrix
UsSB,Paralel
Dot
Matrix Operating System :
@Rp.
-OS Windows 7
1750.000 x 1 Pcs = Rp. 1750.000 Rp. 4.500.000
Software : -Visual
Basic
v6.0
Program Inkjet Printer :
dan Rp. 1.900.000
- Epson L210 Ink Jet
Barcode Scannner :
Rp. 1.150.000
Opticon OPR3201 Barcode Scanner TOTAL
Rp. 16.900.000
76
4.2.6 Tahap People Tugas dari masing-masing anggota perusahaan setelah dilakukannya rekayasa ulang terhadap perusahaan adalah sebagai berikut :
A. Bagian Sales 1.
Bagian
sales
mengecek
stok
barang
ke
dalam
sistem yang ada di
perusahaan, apakah barang yang ingin dipinjam tersedia atau tidak tanpa harus menanyakannya ke bagian gudang. 2. Bagian sales akan membuat surat pemesanan jika barang habis, lalu akan dimasukan ke dalam sistem dan diberikan ke bagian gudang. 3. Bila barang yang diinginkan ada, maka sales akan membuat sales order lalu, memberikan ke bagian finance. Tujuan dari rekayasa ulang (Reengineering) yang dilakukan terhadap pekerjaan pada bagian ini adalah agar dapat mempermudah bagian sales dalam mencari data barang, tanpa harus mencari-cari data tersebut di dalam gudang. lalu juga dapat mengetahui dengan
cepat
stok
barang
yang tersedia di dalam perusahaan tanpa harus
menanyakannya terlebih dahulu ke bagian gudang, dan juga dapat membuat surat pemesanan atau sales order yang akan dimasukkan ke dalam sistem lalu langsung dikirim ke bagian gudang.
B. Bagian Gudang 1. Bagian gudang akan menerima surat pemesanan yang telah dibuat dan dikirim oleh bagian sales dan dapat langsung mengetahui barang apa saja yang ingin dipesan. 2. Setelah menerima surat pemesanan dari bagian penyewaan, bagian gudang akan membuat surat permohonan pemesanan barang untuk finance. Surat ini juga dibuat apabila ingin membeli stok barang yang sudah mau habis. 3. Setelah disetujui, maka bagian gudang akan membuat purchase order ke supplier. 4. Setelah barang dikirim dari supplier, maka bagian gudang akan menerima barang, lalu memasukkan data barang sesuai dengan ketentuan tertentu. 5. Apabila ada barang yang akan keluar, maka pihak gudang akan memperbarui dengan memakai barcode, sehingga data dapat langsung diupdate secara real time.
77
Tujuan dari rekayasa ulang (Reengineering) yang dilakukan terhadap pekerjaan pada bagian gudang adalah agar mereka dapat mengetahui
dengan
mudah
berapa
banyak stok barang yang tersisa setelah terjadinya masuk barang dan keluar barang. Selain itu juga memudahkan dalam mencari barang serta mengurangi error yang dapat terjadi. C. Bagian Keuangan 1. Setelah finance menerima surat pemesanan barang dari gudang, maka akan dibuat surat permintaan harga bagi supplier. Setelah mendapat surat penawaran harga dan harga disetujui, maka finance akan memberi konfirmasi ke pihak gudang. 2. Setelah menerima sales order dari sales, finance akan membuat invoice yang ditujukan untuk pelanggan yang kemudian pelanggan membayar barang seharga didalam invoice 3. Bukti invoice itu juga disimpan dan direkap untuk menjadi laporan keuangan. Tujuan dari reengineering terhadap bagian finance adalah untuk dapat mengetahui arus kas keluar dan masuk serta mengurangi kerugian-kerugian yang mungkin terjadi.
4.2.7 Perencanaan Implementasi
4.2.7.1 Anggota yang Melakukan Implementasi
Ketika ingin mengimplementasikan sistem baru ke dalam perusahaan, PT Pagodasakti Prima Refrigerasi harus menyiapkan beberapa anggota ke dalam perusahaan tersebut agar sistem yang baru dapat diimplementasikan dengan baik dan berjalan sesuai dengan yang diinginkan perusahaan. Anggota-anggota yang dibutuhkan dan tugasnya masing-masing adalah sebagai berikut : 1. Project Manager : Mengatur jalannya perkembangan proyek, memberikan tugas kepada masing-masing anggota dan mengambil keputusan akhir yang akan dilakukan terhadap perusahaan. 2.
Penguji : Menjalankan hasil reengineering, mencari kesalahan yang ada
pada hasil akhir reengineering tersebut dan juga mencoba mencari kesimpulan dan saran yang dapat dikembangkan dari kesalahan yang ada.
78
3.
Penganalisa : Menganalisis kesalahan yang ada pada sistem sebelum
direkayasa ulang dan mencari cara agar perusahaan dapat berjalan dengan baik dengan sistem yang baru. 4. Engineer : Rekayasa ulang yang dilakukan terhadap perusahaan untuk menjadi
yang
lebih
baik
dan
juga
yang sesuai dengan yang diinginkan
perusahaan.
4.2.7.2 Tahap Pengimplementasian
Project Manager akan memberikan tugas kepada anggota- anggotanya, dan mereka akan mulai melakukan dan menyelesaikan tugas-tugas tersebut yang nantinya Project Manager tersebut akan memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh anggotanya dan juga mencoba untuk mengatur mereka secara keseluruhan. Sesaat sedang melakukan pengimplementasian sistem baru terhadap PT Pagodasakti Prima Refrigerasi, maka para anggota akan mencari tahu kelebihan dan kekurangan dari sistem baru yang sedang ingin diimplementasikan dan juga memperbaiki kekurangan tersebut yang nantinya akan dibandingkan perbedaan dari sistem yang lama dengan sistem yang baru dan hasil akhirnya akan dilaporkan kepada Project Manager. Hasil akhir yang dicapai akan dilaporkan kepada pemilik usaha yang nantinya akan menentukan apakah pemilik usaha tersebut puas dengan kinerja yang dilakukan oleh anggota Proyek Manager dan juga sesuai atau tidaknya sistem yang baru dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sistem
yang
pengimpelementasian
baru ke
tersebut dalam
setelah
perusahaan,
disetujui yang
anggota-anggota yang ada di dalam perusahaan tersebut
akan
dilakukan
mana diharapkan para dapat
mempercepat
kinerja mereka kearah yang lebih baik sesuai dengan keinginan perusahaan dan juga dapat memperbaiki kekurangan yang ada pada sistem sebelumnya, dan juga akan dilakukan perbandingan yang terjadi terhadap kinerja perusahaan yang dihasilkan sebelum dan sesudah sistem yang telah direkayasaulangtelah diimplementasikan.
79
Topologi jaringan yang diusulkan pada PT Pagodasakti Prima Refrigerasi seperti berikut: - Jaringan yang diusulkan pada PT Pagodasakti Prima Refrigerasi merupakan jaringan Star dimana jaringan berpusat kepada server utama. - Jaringan diatur dan saling terhubung dengan menggunakan wireless router. 4.2.8 Pembuktian Nilai Setelah
pengimplementasian
sistem telah
selesai,
maka
hasil-hasil
yang
diharapkan akan didapatkan yang dapat meningkatkan kualitas dari perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Kinerja perusahaan yang lebih baik 2. Kesalahan yang terjadi dapat berkurang dari sebelumnya 3. Pencatatan dan penyimpanan data b a r a n g yang lebih akurat dan tepat 4.
Pekerjaan yang lebih mudah dan cepat karena adanya bantuan dari sistem
perusahaan nantinya diharapkan dapat berkembang ke arah yang lebih baik dimana nantinya akan diukur seberapa pesatkah kemajuan PT. Pagodasakti Prima Refrigerasi sebelum dan sesudah diimplementasikannya sistem baru yang telah direkayasa ulang.
4.2.9 Proses Continous Improvement
Step 1 : Mengevaluasi hasil proyek Dengan proses bisnis yang baru proses bisnis diharapkan berjalan lebih cepat dan lebih efisien dimana pada pemenuhan permintaan pelanggan
dapat
terpenuhi tanpa membutuhkan waktu yang lama, pekerjaan karyawan menjadi lebih praktis dengan penggunaan sistem baru yang terkomputerisasi sehingga proses mendapatkan data dapat dilakukan dengan mudah. Selain itu juga mengurangi kesalahan dalam gudang, terutama adanya perbedaan stok barang.
80
Tabel 4.6 Evaluasi terhadap Proses Bisnis PT Pagodasakti Prima Refrigerasi
Aktivitas
Frekuensi Sumber data
Metode
Review
Perbulan Laporan mingguan
Observasi, Wawancara
Memantau kebutuhan karyawan
Perbulan Dokumen Batasan
Telepon
masalah Permasalahan yang terjadi
Perbulan Checklist
Observasi
Validasi karyawan terkait proses
Perbulan Peta proses
Observasi
bisnis yang berjalan Memantau kebutuhan perusahaan Perbulan Dokumen batasan
Telepon
masalah Evaluasi kinerja karyawan
Perbulan Peta proses
Telepon
1. Review : apakah kebutuhan dari perusahaan telah tercapai 2. Memantau Kebutuhan Karyawan : Memantau kebutuhan pada karyawan menyangkut kinerja mereka pada proses bisnis yang baru 3. Permasalahan
yang
terjadi
:
Memastikan
bahwa
permasalahan yang terjadi dalam perusahaan telah teratasi dengan proses bisnis yang baru. 4. Validasi Karyawan : Memastikan semua karyawan yang terkait pada proses bisnis telah melaksanakan tugasnya 5. Memantau kebutuhan perusahaan : memantau kebutuhan perusahaan apabila masih terdapat kekurangan 6. Evaluasi Kinerja Karyawan : mengevaluasi hasil kerja karyawan dengan adanya proses bisnis yang baru
81
Step 2 : Mengembangkan strategi jangka panjang Setelah penerapan proses bisnis yang baru diharapkan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menjalankan proses bisnis mereka dimana semua permasalahan yang terdapat pada proses penjualan, proses persediaan, dan pengaturan barang dapat terselesaikan. Serta dilakukannya pengawasan terhadap kinerja karyawan terhadap proses bisnis yang baru untuk mengetahui kekurangan yang terdapat pada proses bisnis yang baru Step 3 : Pengukuran performa pada manajemen
Untuk pengukuran performa pada manajemen belum dapat dijabarkan karena belum terjadi implementasi, sehingga performa dari rekayasa belum terlihat.
Step 4 : Komunikasi Mengkomunikasikan proses bisnis yang baru kepada seluruh karyawan yang terlibat dalam proses bisnis perusahaan dimana karyawan dimotivasi untuk mengidentifikasi area lain dalam tahap pelatihan serta memastikan bahwa semua pihak bekerja berdasarkan proses baru yang akan di implementasikan. Dengan komunikasi yang baik diharapkan tujuan dari perusahaan dapat tercapai. Pelatihan akan diberikan selama 4 minggu. Diharapkan dengan adanya pelatihan operator dapat menangani masalah- masalah yang mungkin timbul selama pemakaian software maupun hardware.
82
