126
BAB 4 BUSINESS BLUEPRINTS
4.1 Organizational Unit 4.1.1
Client 4.1.1.1 Description Client pada PT. Krakatau Steel mewakili PT Krakatau Steel itu sendiri. Client merupakan unit organisasi tertinggi yang memiliki master data, kumpulan table dan user data.
4.1.1.2 Kodefikasi Kodefikasi Client mempunyai tiga digit angka. Kode Client untuk PT. Krakatau Steel yaitu 310.
4.1.2
Company Code 4.1.2.1 Description Company Code pada PT. Krakatau Steel merupakan unit organisasi sebagai tempat pemegang accounting report (laporan keuangan) yang sifatnya independen. Untuk saat ini, Company Code hanya satu, yaitu untuk PT. Krakatau Steel itu sendiri.
4.1.2.2 Kodefikasi Kodefikasi untuk pemberian kode Plant mempunyai empat digit angka. Kode Company Code untuk PT. Krakatau Steel adalah 1100.
127
4.1.3
Plant 4.1.3.1 Description Plant pada PT. Krakatau Steel merupakan unit organisasi sebagai tempat di mana material diproduksi ataupun juga sebagai tempat material disediakan. Plant dapat bertanggung jawab sebagai unit logistical organization (organisasi yang mengurusi bidang logistik suatu perusahaan) atas penyusunan penyimpanan serta pengaturan letak material yang ada pada suatu Plant. Plant di-assign ke Company Code. Jumlah Plant yang dimiliki PT. Krakatau Steel berjumlah delapan buah. Adapun kedelapan Plant tersebut adalah : •
Direct Reduction Plant
•
Billet Steel Plant
•
Steel Slab Plant
•
Hot Strip Mill Plant
•
Cold Rolling Mill Plant
•
Wide Rod Mill Plant
•
Rotary Kiln Plant
•
Logistik
4.1.3.2 Kodefikasi Kodefikasi untuk Plant mempunyai tiga digit huruf.
128
Tabel 4.1 Tabel Kodefikasi Plant
Nama Plant
4.1.4
Kode
Direct Reduction Plant
DRP
Billet Steel Plant
BSP
Steel Slab Plant
SSP
Hot Strip Mill Plant
HSM
Cold Rolling Mill Plant
CRM
Wide Rod Mill Plant
WRM
Rotary Kiln Plant
RKP
Logistik
LOG
Storage Location 4.1.4.1 Description Storage Location pada PT. Krakatau Steel merupakan unit organisasi yang bertanggung jawab atas penyusunan, penyimpanan, serta pengaturan letak material yang ada pada suatu Plant.
129
Storage Location di-assign ke Plant. Jumlah Storage Location yang dimiliki PT. Krakatau Steel adalah 213 dan tersebar pada Plant yang berbeda-beda. 4.1.4.2 Kodefikasi Kodefikasi untuk pemberian kode Storage Location dibedakan untuk Plant logistik dan Plant non-logistik. Plant yang bersifat nonlogistik ialah DRP, RKP, BSP, SSP, HSM , CRM, WRM . Plant yang bersifat logistik ialah LOG. Pemberian kodefikasi untuk Storage Location atas Plant adalah:
Tabel 4.2 Tabel Kodefikasi Storage Location atas Plant non-logistik Format
Description Digit pertama mengidentifikasikan Plant : • D untuk DRP • R untuk RKP • B untuk BSP
ABCC A
• S untuk SSP • H untuk HSM • C untuk CRM • W untuk WRM
130
Digit kedua mengidentifikasikan peran Storage Location : • 0 : Input • 1 : Output B
• 2 : WIP (Work In Process) • 3 : Penunjang • 4 : Others for Production • 9 : Others for Sparepart
Digit ketiga dan keempat merupakan Running CC
number
Pemberian kodefikasi untuk Storage Location atas Plant yang bersifat logistik, sebagai berikut : Tabel 4.3 Tabel Kodefikasi atas Plant yang bersifat logistik Format
Description Digit D
pertama
merupakan
kode
yang
kode
yang
mengidentifikasi Plant LOG : L
DEFG Digit E
kedua
merupakan
mengidentifikasi jenis material yang ditangani
131
Plant LOG : •
M : M echanic
•
E : Electric
•
O : Operating
•
R : Refractory
•
W : Waste
•
G : General Supply
•
B : Carbon raiser
•
C : Chemical
•
D : Graphite, Electrode
•
P : Pipe
•
L : Lubricant
•
A : Abu Sekam
•
Q : Incoming QI
•
U : Utility ( PGI,PKKS )
•
X : Others
•
Z : Unspect
•
T : Laboratorium ( Tester )
Digit ketiga merupakan kode yang
132
F
G
mengidentifikasikan peran plant LOG : •
N : Normal
•
O : Overhaul
•
T : Transit Digit Running number
Berikut ini adalah kode-kode dari Storage Location : Tabel 4.4 Kode-kode untuk Storage Location Plant
Direct Reduction Plant (DRP)
Storage Location
Kode
Iron Ore Pellet1
D001
Iron Ore Pellet2
D002
Iron Ore Pellet3
D003
Iron Ore Pellet4
D004
Fines Pellet
D005
IPS DR
D006
Sponge 1
D101
Sponge 2
D102
Sponge 3
D103
Cooling Bld 1
D104
Cooling Bld 2
D105
Pateo 1
D106
Pateo 2
D107
133
Billet Steel Plant (BSP)
Fines Sponge
D108
Scrap xProd.
D109
Lab QC-DR
D301
IPS SP-DR
D901
Tool DR
D902
SP Elek DR-Norm
LEN1
SP Elek DR-OH
LEO1
SP M ek DR-Norm
LMN1
SP M ek DR-OH
LMO1
Transit LOG
LQ T3
Scrap BSP
B001
Sponge BSP
B002
Sponge Imp BSP
B003
IPS BSP
B004
Alloy EAF-BSP
B005
Alloy LF-BSP
B006
Billet Handl
B101
Billet Yard
B102
Scrap xProd
B103
Lab QC-BSP
B301
Return Cust.BSP
B401
Port BSP
B402
IPS SP-BSP
B901
Tool BSP
B902
134
SP Elek BSP-Norm
LEN1
SP Elek BSP-OH
LEO1
SP M ek BSP-Norm
LMN1
SP M ek BSP-OH
LMO1
Transit LOG
LQ T3
Scrap SSP1
S01A
IPS SSP1
S02A
Alloy EAF SSP1
S03A
Alloy LF-SSP1
S04A
Silo Sponge SSP1
S05A
Sponge Imp SSP1
S06A
Scrap xProd SSP1
S11A
Slab Hnd SSP1-1
S12A
Slab Hndl SSP1-2
S13A
Steel Slab Plant
Lab QC SSP1
S31A
(SSP)
IPS SP SSP1
S91A
Tool SSP1
S92A
Scrap SSP2
S01B
IPS SSP2
S02B
Alloy EAF-SSP2
S03B
Alloy LF-SSP2
S04B
Silo Sponge SSP2
S05B
Sponge Imp SSP2
S06B
Scrap xProd SSP2
S11B
135
Hot Strip Mill (HSM )
Slab Hndl SSP2-1
S12B
Slab Hndl SSP2-2
S13B
Lab QC SSP2
S31B
IPS SP SSP2
S91B
Tool SSP2
S92B
SP Elek SSP-Norm
LEN1
SP Elek SSP-OH
LEO1
SP M ek SSP-Norm
LMN1
SP M ek SSP-OH
LMO1
Transit LOG
LQ T3
Slab yard luar
H001
Slab yard dalam
H002
Slab Import HSM
H003
Tangki SFO HSM
H004
Gudang 8
H101
Gudang 9
H102
Gudang 10
H103
Gudang 12
H104
Gudang 13
H105
Gudang 17
H106
Gudang 20
H107
Gudang 21
H108
Gudang 23
H109
Gudang 24
H110
136
Cold Rolling Mill
Gudang 25
H111
Gudang 27
H112
Voorband
H113
Roll Shop HSM
H301
IPS HSM
H302
Lab QC HSM
H303
Lab QC M ek HSM
H304
Subcont HSM
H401
Gudang 70
H402
Return Cust.HSM
H403
Port HSM
H404
IPS SP HSM
H901
Tool HSM
H902
SP Elek H SM -Norm
LEN1
SP Elek H SM -OH
LEO1
SP M ek HSM -Norm
LMN1
SP M ek HSM -OH
LM01
Transit LOG
LQ T3
N1 Yard
C001
Tangki HCl
C002
Tangki WPL
C003
Tangki Rgnr Acid
C004
Tangki Roll. Oil
C005
IPS CRM
C006
(CRM )
137
Tangki SFO-CPL
C007
HRC Imp-CRM
C008
Gudang W1
C101
Gudang W2
C102
Gudang W3
C103
Gudang W4
C104
Gudang W5
C105
Gudang W6 FG
C106
Ferro Oxide-ARP
C107
Scrap xProd CRM
C108
N2 Yard
C201
N3 Yard
C202
N4 Yard
C203
N5 Yard
C204
N6 Yard
C205
N7 Yard
C206
Bulk Inhibitor
C301
Roll Shop CRM
C302
Bulk Grind.Cool.
C303
IPS CRM
C304
Tangki SFO-BAF
C305
Tangki Hidrogen
C306
Tangki SFO-Utlty
C307
Tangki NAOH
C308
138
Wire Rod Mill
Lab QC CRM
C309
Subcont CRM
C401
Return Cust.CRM
C402
Port CRM
C403
IPS SP CRM
C901
Tool CRM
C902
SP Elek CRM -Norm
LEN1
SP Elek CRM -OH
LEO1
SP M ek CRM -Norm
LMN1
SP M ek CRM -OH
LMO1
Transit LOG
LQ T3
Billet Luar WRM
W001
Billet Dalam WRM
W002
Billet Imp WRM
W003
BB Pelurusan
W004
Tangki SFO-WRM
W005
Gudang 1
W101
Gudang 2
W102
Gudang 3
W103
Gudang 4
W104
Gudang 5
W105
Gudang 6
W106
Gudang 7
W107
Gudang 8
W108
(WRM )
139
Rotary Kiln Plant (RKP)
Gudang 9
W109
Gudang 10
W110
Gudang 11
W111
Gudang 12
W112
Roll Shop WRM
W301
Lab QC-WRM
W302
Scrap Proses
W401
Scrap xProd WRM
W402
Return Cust.WRM
W403
Subcont WRM
W404
IPS SP WRM
W901
Tool WRM
W902
SP Elek WRM -Norm
LEN1
SP Elek WRM -OH
LEO1
SP M ek WRM -Norm
LMN1
SP M ek WRM -OH
LMO1
Transit LOG
LQ T3
Stock Yard
R010
IPS RKP
R020
Coal RKP
R030
Sponge RKP
R110
Auxiliary RKP
R210
Lab QC RKP
R310
Tool RKP
R920
140
Logistik (LOG)
SP Elek RKP-Norm
LMN1
SP Elek RKP-OH
LEN1
SP M ek RKP-Norm
LMO1
SP M ek RKP-OH
LEO1
Transit LOG
LQ T3
Berikat 1
LQ T1
Berikat 2
LQ T2
Transit LOG
LQ T3
Unspec
LZN1
Limbah K3LH
LWN1
Lab Kimia
LTN1
Ferro alloy
LON1
Carbon Raiser
LBN1
Chemical
LCN1
Graphite Elektrd
LDN1
Bahan pembantu
LON2
Pipa
LPN1
Lubricant
LLN1
Off & Gen Supply
LGN1
Cement Refr
LRN1
Refractory EAF
LRN2
Ladle Brick
LRN3
Refract.DR-LOG
LRN4
Abu Sekam
LAN1
141
4.1.5
P2P
LXN1
Pabrik Gas
LUN1
Pabrik Kapur
LUN2
SP Elek-LOG
LEN1
SP M ek-LOG
LMN1
Utility
LUN3
Workshop
LXN2
Wisma Baja
LXN3
Purchasing Organization 4.1.5.1 Description Purchasing Organization pada PT. Krakatau Steel merupakan unit organisasi yang bertanggung jawab dalam melakukan negosiasi atas kondisi-kondisi pembelian dengan vendor untuk satu atau lebih Plant. Purchasing Organization di-assign ke Company Code. Jumlah Purchasing Organization yang dimiliki PT. Krakatau Steel berjumlah delapan, yaitu : • Suku Cadang • Non Suku Cadang • Jasa • Plant Maintenance • Raw Material • Evaluator
142
• Training • Project
4.1.5.2 Kodefikasi Kodefikasi untuk Purchasing Organization mempunyai empat digit huruf. Tabel 4.5 Kode-kode dari Purchasing Organization
No
4.1.6
Purchasing Organization
Kode
1
Suku Cadang
SCKS
2
Non Suku Cadang
NSKS
3
Jasa
JSKS
4
Plant Maintenance
PM KS
5
Raw Material
NRKS
6
Evaluator
EVKS
7
Training
TRKS
8
Project
PJKS
Purchasing Group 4.1.6.1 Description Purchasing Group pada PT. Krakatau Steel merupakan unit yang terdapat di dalam Purchasing Organization yang ditunjuk sebagai buyer atau sekelompok buyer yang bertanggung jawab atas kegiatan pembelian material tertentu. Purchasing Group di-assign ke
143
Purchasing Organization. Jumlah Purchasing Group yang dimiliki PT. Krakatau Steel berjumlah 100. Tabel 4.6 Tabel Purchasing Group
Purchasing Organization
Purchasing Group
Jumlah
Suku Cadang Elektrik
10
Suku Cadang M ekanik
10
Non Suku Cadang
10
Jasa Perawatan
10
Jasa Non-Perawatan
10
PM KS
Plant Maintenance
10
NRKS
Raw Material
10
EVKS
Evaluator HPS/OE
10
TRKS
Training
10
PJKS
Project Sistem
10
SCKS NSKS JSKS
4.1.6.2 Kodefikasi Struktur kodefikasi untuk Purchasing Group : Tabel 4.7 Tabel Struktur Kodefikasi Purchasing Group
Format
Description Digit
AAX
pertama
hingga
kedua
yang
AA mengidentifikasikan Purchasing Organization.
144
X
Digit ketiga merupakan Running number.
Berikut ini adalah kode-kode untuk Purchasing Group pada PT. Krakatau Steel: Tabel 4.8 Tabel Kode-kode Purchasing Group
Purchasing Organization
Kode SE0 SE1 SE2 SE3
SCKS
SE4
(Suku Cadang Elektrik)
SE5 SE6 SE7 SE8 SE9 SM 0 SM 1 SM 2
SCKS (Suku Cadang M ekanik)
SM 3 SM 4 SM 5 SM 6
145
SM 7 SM 8 SM 9 NO0 NO1 NO2 NO3 NO4 NSKS NO5 NO6 NO7 NO8 NO9 JP0 JP1 JP2 JP3 JP4 JSKS (Jasa Perawatan)
JP5 JP6 JP7 JP8 JP9 JN0
146
JSKS
JN1
(Jasa Non Perawatan) JN2 JN3 JN4 JN5 JN6 JN7 JN8 JN9 PM 0 PM 1 PM 2 PM 3 PM 4 PM KS
PM 5 PM 6 PM 7 PM 8 PM 9 NR0 NR1
NRKS
NR2 NR3 NR4
147
NR5 NR6 NR7 NR8 NR9 EV0 EV1 EV2 EV3 EV4 EVKS EV5 EV6 EV7 EV8 EV9 TR0 TR1 TR2 TR3 TRKS
TR4 TR5 TR6 TR7 TR8
148
TR9 PJ0 PJ1 PJ2 PJ3 PJ4 PJKS PJ5 PJ6 PJ7 PJ8 PJ9
Gambar 4.1 Enterprise Structure pada SAP Modul Material Managemet PT. Krakatau Steel
150
4.2 Business Process 4.2.1
Reservation 4.2.1.1
Process Area Overview Reservation (Reservasi) merupakan permintaan pengadaan material oleh karyawan departemen. Reservation dapat menjadi dasar atas pembuatan Purchase Requisition (PR) bila material yang diminta tidak tersedia. Isi dari Reservation merupakan rincian material yang diminta. Kegiatan yang dilakukan pada proses Reservation : • Pembuatan Reservation (Create Reservation). • Perubahan Reservation (Change Reservation). • M enampilkan Reservation (Display Reservation).
4.2.1.2
Business Process Description Reservation dibuat pada saat suatu departemen yang membutuhkan material tertentu untuk keperluan operasionalnya. Reservation dibuat oleh karyawan departemen untuk permintaan material yang bersifat non-rutin. Reservation berisikan tanggal kebutuhan, penerima material, material dan jumlah material yang dipesan. Reservation yang telah dibuat akan diteruskan ke gudang, lalu Bagian Gudang akan mengecek ketersediaan material tersebut. Jika tersedia maka Bagian Gudang akan melakukan stock transfer disertai dengan pembuatan material document. M aterial tersebut akan dikirimkan ke karyawan departemen sehingga status Reservation
151
terpenuhi. Sedangkan jika material tidak tersedia, maka Reservation akan diproses oleh Bagian Perencanaan Pembelian untuk dibuatkan PR. Reservation yang tidak layak berdasarkan hasil evaluasi, akan ditinjau ulang oleh Bagian Perencanaan Pembelian. Jika masih layak untuk diajukan maka akan dilakukan pembuatan Reservation baru, jika sebaliknya Reservation tersebut akan dibatalkan (Cancel).
4.2.1.2.1 Kondisi Perusahaan Kebijakan perusahaan yang berlaku ialah Reservation ditujukan
untuk
permintaan
pembelian
material yang
merupakan kebutuhan non rutin. Sebab untuk kebutuhan rutin di proses melalui M RP Run. Setiap
periode tertentu, akan dibuatkan laporan
Reservation untuk keperluan manajerial.
152
4.2.1.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.2 Flowchart Reservation
153
4.2.1.4
Analisa Perbedaan Tabel 4.9 Tabel Analisa Perbedaan Reservation
Perbedaan
Sistem Lama
S AP R/3
Reservation dibuat untuk Reservation dibuat untuk Kebutuhan yang permintaan
pengadaan permintaan
pengadaan
diproses dengan material yang sifatnya rutin material
yang
sifatnya
Reservation maupun non rutin. Reservation
non rutin. diproses Reservation
diproses
Pemrosesan dengan
menggunakan dengan
menggunakan
Reservation sistem diluar SAP.
4.2.1.5
sistem SAP.
Transaction for Reservation Aplikasi untuk melakukan pembuatan Reservation telah disediakan oleh sistem SAP R/3. Pengaksesan dapat dilakukan melalui Transaction Code (T-Code) yang dipergunakan dalam proses pembuatan Reservation, yaitu :
Tabel 4.10 Tabel Transaction for Reservation
Transaction Code
Description M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
M B21
ini digunakan untuk pembuatan Reservation (Create
154
Reservation). M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu ini digunakan untuk merubah Reservation (Change
M B22
Reservation). M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu ini digunakan untuk menampilkan Reservation (Display
M B23
Reservation).
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu ini digunakan
untuk List Displays
atas
semua
Reservasation berdasarkan material yang diminta. PT.
M B25
Krakatau Steel menggunakan menu ini untuk membuat laporan Reservation.
4.2.1.6
Beberapa Field yang Harus Diisi dan Penomoran Dokumen Beberapa field yang harus diisi untuk membuat Reservation adalah : Tabel 4.11 Tabel Field Reservation
Field Base Date
Description Berisikan pembuatan
Filling Field tanggal M anual
Reservation.
Tanggal ini menjadi dasar
155
dimana pergerakan material (Goods
Movement)
direncanakan. Movement Type
Berisikan kode Movement M anual Type atas spesifikasi dari tipe Goods movement dalam kegiatan Reservation yang bersangkutan. Setiap goods movement kepada
dialokasikan
suatu
Movement
Type dalam sistem. Plant
Berisikan dimana
kode material
Plant, M anual tersebut
diminta. Cost Center
Berisikan kode Cost Center M anual pada controlling area yang merepresentasikan pembebanan
lokasi
biaya
atas
Reservation tersebut. Good Recipient
Berisikan nama orang yang M anual akan menerima material.
Material Number
Berisikan
kode
Material M anual
156
number atas material yang dipesan. Berisikan satuan material Otomatis/M anual
UnE
yang diminta. Jika berbeda dengan base unit of measure (satuan) yang terdapat pada Material Master Data maka field ini akan diisi. Quantity
Berisikan jumlah material M anual yang dibutuhkan.
Untuk
membuat
Laporan
Reservation,
sistem
akan
menampilkan informasi sebagai berikut : •
Resevation Number
•
Reservation Document Date
•
Plant
•
Material Number
•
Quantity Penomoran Reservasi terdiri atas beberapa ketentuan yaitu: Tabel 4.12 Tabel Penomoran Reservasi
Format 0xxxxxxxxx
Description 0
Digit
pertama
merupakan
kode
yang
157
mengidentifikasikan dokumen Reservation. Digit kedua hingga kesepuluh merupakan xxxxxxxxx
4.2.1.7
sembilan digit running number.
Manfaat Bisnis Beberapa manfaat dari perubahan sistem yang lama ke sistem yang baru : •
Pemrosesan Reservation menjadi lebih mudah karena telah menggunakan sistem SAP. Selain itu distribusi reservasi ke bagian lainnya menjadi lebih mudah. Karyawan departemen yang meminta pengadaan material tidak perlu lagi mengirim dokumen Reservation secara manual, sebab pada sistem SAP R/3 Reservation telah dapat diakses oleh Bagian Gudang untuk diproses lebih lanjut.
•
Perubahan status Reservation penting untuk diketahui oleh karyawan
departemen
yang
meminta
pembelian
untuk
menentukan proses selanjutnya dari dokumen-dokumen tersebut. Pada SAP R/3, informasi perubahan status Reservation menjadi lebih mudah untuk disampaikan, tidak sama seperti pada sistem SAP R/2 terdahulu, dibutuhkan konfirmasi baik dengan telepon atau memo dinas sebagai pemberitahuan atas perubahan status pada Reservation. Dengan SAP R/3 karyawan dapat mengecek
158
status
dari
dokumen-dokumen
tersebut
melalui
display
reservation pada sistem SAP.
4.2.1.8
Integrasi Antar Modul Proses Reservation tidak berkaitan dengan proses bisnis di luar M odul Material Management.
4.2.1.9
Integrasi Intra Modul Proses pembuatan Reservation berkaitan dengan PR pada M odul Material Management.
4.2.1.10 Keluaran Proses Bisnis Proses ini menghasilkan dokumen Reservation.
4.2.1.11 User Role dalam Reservation Tabel 4.13 Tabel User Role Reservation
4.2.2
Activity
User Role
Pembuatan Reservasi
Karyawan Departemen
Purchase Requisition 4.2.2.1
Process Area Overview Purchase Requisition (PR) berfungsi sebagai bukti atas permintaan pengadaan material yang dibutuhkan oleh masing-masing
159
departemen. Proses permintaan pengadaan material dibedakan berdasarkan jenis kebutuhannya yaitu kebutuhan rutin dan non rutin. Setiap permintaan pengadaan material baik atas kebutuhan rutin maupun non rutin akan dibuatkan PR yang memuat rincian material. Kegiatan yang dilakukan pada proses PR adalah : • Pembuatan PR (Create PR). • Release Strategy PR.
4.2.2.2
Business Process Description Permintaan
pengadaan
material
terjadi
ketika
suatu
departemen membutuhkan material untuk kegiatan operasionalnya. Kebutuhan atas material ini terdiri atas kebutuhan rutin dan non rutin. Proses permintaan pengadaan material untuk kedua jenis kebutuhan ini berbeda pada proses awalnya (sebelum pembuatan PR). Adapun deskripsi prosesnya adalah : a. Kebutuhan bersifat rutin. Kebutuhan bersifat rutin merupakan kebutuhan atas material yang selalu diperlukan pada setiap periode waktu tertentu. Jumlah dan spesifikasi yang dibutuhkan relatif terencana dengan jelas pada setiap periode waktu tersebut. Oleh sebab itu, pada PT. Krakatau Steel permintaan pengadaan dapat diproses secara otomatis melalui M RP Run tanpa melalui reservasi. Perencanaannya didesain semaksimal mungkin agar dapat memenuhi kebutuhan
160
pada setiap periode waktu tertentu dengan melakukan pengaturan pada tanggal permintaan pengadaan, jenis material, spesifikasi, quantity. Perencanaan ini di-setting dalam proses M RP Run. b. Kebutuhan Non Rutin. Kebutuhan Non Rutin merupakan kebutuhan atas material yang tidak selalu pasti dibutuhkan pada setiap periode waktu tertentu. Pemrosesan permintaan pengadaan dilakukan dengan reservasi yang diajukan karyawan departemen kepada Bagian Perencanaan Pembelian. Reservation yang statusnya tidak terpenuhi selanjutnya akan diproses oleh Bagian Perencanaan Pembelian untuk di buatkan PR. Reservation akan dievaluasi terlebih dahulu untuk melihat layak atau tidaknya dibuatkan PR. Jika tidak layak, maka Bagian Perencanaan Pembelian akan mengkonfirmasi ke karyawan departemen agar isi Reservation tersebut dapat ditinjau kembali. Reservation yang layak akan dibuatkan PR oleh Bagian Perencanaan Pembelian dengan sistem SAP. PR berisikan keterangan mengenai material, spesifikasi, jumlah, dan tanggal pengiriman. Pemrosesan PR baik yang berasal dari kebutuhan rutin maupun non rutin harus disertai dengan HPS/OE. Bagian perencanaan akan mengecek ada atau tidaknya HPS/OE untuk material tersebut. Sistem HPS/OE sendiri merupakan salah satu Enhancement di SAP PT. Krakatau Steel. Jika telah memiliki HPS/OE maka akan langsung dimasukan kedalam PR yang
161
diambil melalui Purchasing Info Record, jika belum memiliki HPS/OE, maka bagian Evaluator HPS/OE akan membuatkannya melalui sistem SAP. Setelah PR dibuat maka PR akan melalui proses persetujuan yang disebut dengan Release Strategy. Proses ini dilakukan oleh pihak-pihak yang berwenang seperti Superintendent, M anajer, dan Direktur. Berbeda dengan proses persetujuan di modul R/2 yang dilakukan secara manual dengan tanda tangan, pada modul R/3 proses Release Strategy dilakukan dengan sistem SAP. Proses Release Strategy ini dilakukan secara bertingkat sesuai dengan nilai dari PR. Jika PR tersebut tidak disetujui maka akan dilakukan proses cancel PR dari Bagian Perencanaan Pembelian menggunakan sistem SAP. Jika PR tersebut dinilai masih dapat dipertimbangkan maka akan dilakukan evaluasi nilai PR oleh bagian perencanaan, perubahan yang terjadi akan dilakukan dengan proses change PR dan kembali melewati proses Release Strategy. Jika PR tersebut telah disetujui maka akan berlanjut ke proses Determination Of Source Of Supply. Bagian Perencanaan Pembelian akan melakukan pembuatan laporan PR secara berkala menggunakan sistem SAP, biasanya setiap sebulan sekali, ataupun ketika pihak manajerial membutuhkan laporan PR.
162
4.2.2.2.1 Kondisi Perusahaan Terdapat beberapa kebijakan dan kondisi perusahaan yang berpengaruh terhadap pemrosesan PR : a. Pembuatan PR merupakan hal yang wajib dilakukan pada PT. Krakatau Steel dan setiap pembuatannya harus disertai dengan HPS/OE (Harga Perkiraan Sendiri/Owner Estimate). PT. Krakatau Steel untuk menghindari permintaan pengadaan material yang diluar kebutuhan. b. Release Strategy pada PR. Setiap PR yang dibuat akan melewati tahapan pengesahan yang disebut dengan Release Strategy. Release Strategy merupakan persetujuan bertingkat dari pihak-pihak struktural organisasi.
Pengesahan persetujuan PR dibagi ke dalam
beberapa tingkatan sesuai dengan value PRnya. Semakin besar value PR maka semakin tinggi tingkatan pengesahannya. Adapun pihak-pihak struktural yang melakukan release strategy yaitu: • Super Intendent • Manager • General Manager • Direktur
163
4.2.2.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.3 Flowchart Purchase Requisition
164
4.2.2.4
Analisa Perbedaan Tabel 4.14 Tabel Analisa Perbedaan Purchase Requisition
Perbedaan
Sistem Lama Pengadaan
material
R/3 baik Pengadaan material untuk
kebutuhan rutin maupun non kebutuhan rutin M RP Run
menggunakan menggunakan M RP Run
Reservation,
belum sedangkan
menggunakan
fungsi
M RP kebutuhan
Run.
untuk non
rutin
menggunakan Reservation.
Pembuatan
HPS/OE
yang Pembuatan HPS/OE yang
dibutuhkan pada PR dilakukan dibutuhkan HPS/OE
rutin
di luar sistem SAP.
merupakan
pada
PR
salah
satu
Enhancement di SAP.
Release Strategy masih manual Release Strategy dilakukan melalui Release Strategy
tanda
pemrosesannya
tangan, di dalam sistem SAP. dilakukan
diluar sistem SAP. Perubahan status PR seperti Perubahan
Status
PR
Konfirmasi cancel
PR
masih
butuh seperti cancel PR tidak
Perubahan dikonfirmasi secara manual via perlu dikonfirmasi secara Status PR telepon
pada
karyawan manual
sebab
telah
165
departemen
yang menggunakan sistem SAP.
mengeluarkan Reservation.
4.2.2.5
Transaction for Purchase Requisition Terdapat beberapa Transaction
Code (T-Code) yang
dipergunakan dalam pemrosesan PR. Diantaranya ialah :
Tabel 4.15 Tabel Transaction for Purchase Requisition
Transaction Code
Description M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
M E51N
ini digunakan untuk pembuatan PR (Create PR). M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
M E52N
ini digunakan untuk melakukan perubahan pada PR (Change PR). M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
M E53N
ini digunakan untuk menampilkan PR yang telah dibuat (Display PR) . M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
M E54N
ini digunakan untuk melakukan Release Strategy pada PR (Release PR). M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAO ini merupakan Purchase Requisition List Displays, yang
M E5A
digunakan oleh PT. Krakatau Steel untuk membuat Laporan PR.
166
4.2.2.6
Beberapa field yang Harus Diisi dan Penomoran Dokumen Field yang harus dilengkapi dalam pembuatan PR (M E51N) beserta deskripsinya adalah :
Tabel 4.16 Tabel Field Create Purchase Requisition Field
Description Berisikan
Material Number
Filling field
Material
Number
merupakan material yang diminta
M anual
pengadaannya.
Berisikan Short Text keterangan Short Text
merupakan
mengenai
material,
biasanya berisikan nama material
Otomatis
tersebut. Berisikan Quantity
merupakan
jumlah material yang diminta.
Berisikan Unit of Measure
Quantity
Unit
of
M anual
Measure
merupakan unit pengukuran material
Otomatis
yang diminta pengadaannya.
Delivery Date
Berisikan Delivery Date merupakan
M anual
167
tanggal
permintaan
pengiriman
material yang diminta.
Berisikan Material Group
Material
Group
merupakan pengelompokan material
Otomatis
yang memiliki kesamaan tertentu.
Berisikan Plant menunjukan pada lokasi Plant mana material tersebut
Plant
M anual
dibutuhkan.
Berisikan
Purchasing
Group
menunjukan unit organisasi yang Purchasing Group
bertanggung jawab atas permintaan
M anual
pengadaan material tersebut.
Penomoran PR terdiri atas beberapa ketentuan yaitu : Tabel 4.17 Tabel Penomoran Purchase Requisition
Format
Description Digit pertama merupakan kepala kode yang 1
mengidentifikasikan dokumen PR.
11xxxxxxxx Digit 1
kedua
merupakan
kode
yang
mengidentifikasikan PR atas purchasing lokal.
168
Digit ketiga sampai kesepuluh xxxxxxxx
merupakan
delapan running number.
Beberapa field yang harus dilengkapi untuk pemrosesan Release Strategy (M E54N) untuk PR adalah : Tabel 4.18 Tabel Field Release Purchase Requisition Field
Description
Filling Field
Berisikan PR Number, yang dibutuhkan untuk menentukan PR Number
PR manakah yang akan di-
M anual
release.
Berisikan pihak berwenang yang Release Strategy
Release Indicator Release Indicator
M anual
melakukan release.
merupakan
tipe release yang terjadi apakah
Otomatis
blocked atau tidak.
Berisikan keterangan mengenai hasil release. Dari status release Status Release)
(Status dapat jabatan berhasil.
terlihat mana
release
dari
yang
telah
Otomatis
169
M erupakan tempat melakukan Release
M anual
release.
Purchasing Group menunjukan unit Purchasing Group
organisasi
bertanggung
jawab
yang atas
Otomatis
permintaan pengadaan material tersebut.
Untuk PR yang telah di-release tidak memakai penomoran baru. Tetap dengan nomor PR yang lama tetapi telah dilengkapi dengan keterangan simbol pada kolom status (status release) sebagai tanda bahwa PR telah di-release. Apabila release atas PR tersebut telah berhasil akan muncul message bahwa PR nomor tersebut telah mengalami perubahan. Sedangkan untuk membuat laporan PR (M E5A), sistem akan menampilkan semua dokumen PR yang telah dibuatkan dengan informasi sebagai berikut : • PR Number • PR Document Date • Material Number • Quantity • Delivery Date
170
• Material Group • Plant • Purchasing Group
4.2.2.7
Manfaat Bisnis Beberapa manfaat dari perubahan sistem yang lama ke sistem yang baru : •
M empermudah pengadaan permintaan material yang sifatnya rutin dengan M RP Run, sebab PR akan langsung dibuat secara otomatis tidak perlu melewati Reservation lagi.
• Release Strategy pada PR telah dilakukan dengan sistem SAP, sehingga pengaksesan terhadap dokumen PR yang akan di-release menjadi lebih cepat. Proses release dilakukan hanya dengan klik kolom status (status release) yang menandakan bahwa PO telah selesai di-release. •
Perubahan status PR penting untuk diketahui pada PT. Krakatau Steel untuk menentukan proses selanjutnya dari dokumendokumen tersebut. Pada SAP R/3 informasi perubahan status PR menjadi lebih mudah untuk disampaikan, tidak sama seperti pada SAP R/2 dahulu, dibutuhkan konfirmasi baik dengan telepon ataupun media lainnya sebagai pemberitahuan atas perubahan status pada PR ataupun reservasi. Dengan SAP R/3 karyawan
171
departemen dapat langsung mengecek status dari dokumen tersebut.
4.2.2.8
Integrasi Antar Modul Proses Purchase Requisition tidak berkaitan dengan proses bisnis di luar M odul Material Management.
4.2.2.9
Integrasi Intra Modul Pemrosesan PR berintegrasi dengan Reservation, HPS/OE, Request for Quotation, Purchase Order, atau Contract.
4.2.2.10 Keluaran Proses Bisnis Proses ini menghasilkan Purchase Requisition yang dilengkapi dengan release dari pihak-pihak yang berwenang.
4.2.2.11 User Role dalam Purchase Requisition Tabel 4.19 Tabel User Role dalam Purchase Requisition
Activity Pembuatan PR
User Role Bagian Perencanaan Pembelian Buyer Superintendent
Release PR Manager General Manager
172
4.2.3
Harga Perkiraan S endiri/Owner’s Estimate 4.2.3.1
Process Area Overview Harga Perkiraan Sendiri/Owner Estimation (HPS/OE) adalah harga yang ditetapkan melalui perhitungan dari beberapa sumber harga sebagai harga standar yang dijadikan pedoman dalam pembelian material. Kegiatan yang terdapat dalam pemrosesan HPS/OE adalah : • Pembuatan HPS/OE o
Pembuatan PR HPS/OE(Create PR HPS/OE).
o
Pembuatan RFQ HPS/OE (Create RFQ HPS/OE).
• Release HPS/OE.
4.2.3.2
Business Process Description HPS/OE adalah Harga Perkiraaan Sendiri/Owner Estimation yang dibuat sebagai harga standar untuk suatu material, agar harga pembelian untuk material tersebut tidak melebihi harga standar yang telah ditetapkan. HPS/OE merupakan bentuk Enhancement pada sistem SAP R/3. HPS/OE dijalankan oleh Bagian Evaluator HPS/OE. Indikasi proses HPS/OE dijalankan : • Harga M aterial. Bila harga untuk material yang di-input belum terdapat di dalam Purchasing Info Record, maka HPS/OE akan dijalankan. Hal ini biasanya terjadi untuk material bersifat baru.
173
• Validitas Harga. Indikasi masa valid harga material yang mempunyai umur satu tahun. Sebelum masa satu tahun terpenuhi, harga material diambil dari Purchasing Info Record, setelah mencapai satu tahun maka harga atas material tersebut harus ditetapkan kembali melalui proses HPS/OE. M isalnya, kebutuhan atas material tersebut pada bulan September 2009, maka validitasnya sampai September 2010. Jadi tidak hanya dilakukan per awal tahun. Jika HPS/OE telah melewati masa valid, maka sistem akan memberikan warning ketika pemrosesan PR dilakukan sehingga Bagian Evaluator HPS/OE akan segera melakukan pemrosesan HPS/OE. Pemrosesan HPS/OE memiliki rentang waktu kurang lebih dua minggu. Selama pemrosesan HPS/OE dilakukan, maka harga material diblok sehingga pemrosesan PR tidak dapat dijalakan. Penentuan HPS/OE memiliki prosedur perhitungan yang disesuaikan dengan kebijakan PT. Krakatau Steel. Sumber harga yang digunakan dalam perhitungan HPS/OE dijalankan secara bertahap. Sumber-sumber harga dalam penentuan HPS/OE : • Harga Pemerintah, yaitu harga yang telah ditetapkan pemerintah untuk material. Harga ini dapat diperoleh dari surat edaran pemerintah, internet, media cetak dan elektronik. • Harga Pasar, yaitu harga yang terdapat pada market pasar material tersebut. Harga pasar antara lain :
174
o
Harga M anufaktur. Harga yang diambil dari harga pabrik milik Vendor.
o
Harga A gen. Harga yang berasal dari agen yang tersebar perwilayah.
• Harga Trading. Harga yang berasal dari penjualan material tersebut di pasaran. Dapat ditemukan di media cetak, elektronik dan internet. Harga dapat juga berasal dari price list yang diperoleh dari pameran dan expo. • Harga Eskalasi. Harga yang berasal dari harga perkiraan sendiri ditinjau
dari
keadaan
perekonomian
domestik
maupun
mancanegara. Contohnya harga yang dipengaruhi keadaan inflasi, kemudian juga melalui ketetapan pemerintah. •
Estimate Engineering. Harga yang berasal dari perkiraan harga komponen-komponen dalam suatu produk. Untuk memperolehnya produk akan dibongkar perakitan komponen dalam suatu produk dibongkar, kemudian harga komponen-komponen tersebut dinilai satu-persatu. Setelah dilakukan perhitungan total, harga tersebut akan dijadikan panduan harga.
•
Sumber lain, seperti budget. Penetapan harga sesuai dengan budget yang telah diberikan atau dengan last price, antara lain harga yang diambil dari harga sebelumnya yang ada pada PR yang lalu.
175
HPS/OE sangat berpengaruh terhadap PR jika material tidak memiliki HPS/OE pada saat pembuatan PR, maka PR tidak dapat diproses. Selama HPS/OE dilakukan dan belum selesai di-release, maka harga material akan diblok sehingga memunculkan harga yang kosong dan pemrosesan terhadap PR tidak dapat dilaksanakan. Proses HPS/OE melewati beberapa tahapan. Yang pertama adalah membuat PR HPS/OE. Pembuatan PR HPS/OE ditujukan untuk
memperoleh
dokumen
resmi sebagai perizinan
dalam
melakukan penghitungan harga material baru. PR HPS/OE dibuat berdasarkan PR yang telah terblok karena pemrosesan yang tidak berhasil. Pembuatan PR HPS/OE dibuat berdasarkan atas PR yang terdapat di Purchasing Group dan Plant yang spesifik. Pengurutan PR berdasarkan Plant dan Purchasing Group akan menampilkan PR yang diblok karena belum memiliki HPS/OE. Kemudian dari PR yang terdapat di dalam list, dipilih PR yang ingin dibuatkan HPS/OE-nya. Setelah dipilih maka nomor dokumen PR HPS/OE akan muncul. Setelah itu akan dilakukan perhitungan berdasarkan sumber harga yang telah ditetapkan sebelumnya. Perhitungan dilakukan di luar sistem SAP. Untuk harga pasar yang didapatkan dari Vendor Manufacture ataupun agen, dapat dibuatkan RFQ (Request For Quotation) HPS/OE untuk meminta harga sebagai sumber referensi. Pembuatan RFQ HPS/OE ini dilakukan di dalam sistem SAP dan dibuat berdasarkan atas PR HPS/OE. Agen yang
176
menjadi tujuan dari RFQ HPS/OE dianggap sebagai One Time Vendor. Setelah selesai maka nomor RFQ HPS/OE akan muncul. Quotation yang masuk akan disimpan ke dalam sistem SAP untuk dilakukan perbandingan Quatation dari Vendor Manufacture ataupun dari One Time Vendor. Pemrosesan Quotation ini dibuat berdasarkan atas RFQ HPS/OE dan berisikan harga yang didapat baik dari Vendor Manufacture ataupun agen. Quotation yang telah dimasukkan kemudian akan disimpan dan dapat ditampilkan untuk dibandingan dengan Quotation
lainnya.
Jika diperlukan
dapat
dilakukan
perhitungan untuk mendapatkan harga pasar (salah satu sumber mendapatkan HPS/OE). Setelah proses perhitungan selesai dilakukan maka PR HPS/OE akan dimasukkan HPS/OE material yang baru dan siap untuk dilakukan release. Perilisan HPS/OE melibatkan empat tingkatan yang ditetapkan berdasarkan harga material tersebut. Perilisan dilakukan oleh : • Superintendent • Manager • General Manager • Direktur Proses release sama dengan proses release pada PR. Setelah release selesai dilakukan maka PR dapat diproses kembali untuk
177
memasuki tahap selanjutnya dan harga material di dalam Info Record akan di-update. Setiap periode tertentu akan dibuatkan laporan HPS/OE untuk keperluan manajerial.
4.2.3.2.1
Kondisi Perusahaan Beberapa kebijakan yang terkait dalam pelaksanaan HPS/OE telah ditetapkan oleh pihak PT. Krakatau Steel, antara lain: •
Validitas tanggal berlaku HPS/OE. Validitas tanggal yang berlaku adalah dalam kurun waktu satu tahun. Setelah mencapai satu tahun, material akan diblok agar tidak dapat diakses dan proses HPS/OE akan dilakukan.
•
Update HPS/OE untuk Info Record. Setelah harga material yang baru telah selesai dihitung dan di-release maka harga akan di-update secara otomatis di dalam Purchasing Info Record dan material dapat digunakan kembali untuk melakukan pembelian.
•
Blocking PR. PR yang dibuat pada saat penentuan harga untuk HPS/OE dilakukan untuk pertama kali akan diblok akan tetapi nomor PR muncul. Hal ini digunakan untuk pembuatan PR HPS/OE yang
178
merunjuk pada PR tersebut. Selain PR yang pertama (pembuatan PR yang kedua atau seterusnya pada masa proses HPS/OE dijalankan) tidak dapat diakses dan tidak akan memunculkan nomor PR. •
Quotation deadline. Untuk pembalasan atas RFQ HPS/OE yang diberikan oleh PT. Krakatau Steel kepada Vendor atau One Time Vendor tertentu mempunyai batas waktu tiga hari balasan setelah RFQ HPS/OE dikirimkan.
•
Sumber Harga. Untuk kondisi tertentu tidak semua sumber harga yang ada dilakukan. Sumber harga yang diperoleh melalui pencarian manual adalah harga pemerintah dan harga pasar. Bila kedua sumber tersebut telah didapatkan, sumber yang lain bersifat opsional (dapat dilakukan atau tidak).
179
4.2.3.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.4 Flowchart HPS /OE
180
4.2.3.4
Analisa Perbedaan Tabel 4.20 Analisa Perbedaan HPS /OE
Perbedaan
Sistem Lama
R/3
Sistem
M asih berada di luar sistem Berada di dalam sistem R/3
HPS/OE
SAP R/2.
yang
merupakan
bentuk
enhancement.
Dokumen
Pembuatan HPS/OE langsung Dibuat PR HPS/OE sebagai
perizinan
dikerjakan
tanpa
adanya tahapan
awal
dokumen perizinan terlebih HPS/OE dahulu.
pembuatan
(sebagai
bentuk
perizinan) yang dibuat dari menu HPS/OE di dalam SAP.
Permintaan
Permintaan harga untuk harga Permintaan harga untuk harga
harga
pasar diminta kepada Vendor pasar diminta melalui RFQ melalui telepon.
HPS/OE yang dibuat dari menu HPS/OE di dalam SAP.
Release
Release
untuk
Strategy
(persetujuan)
approval Release
masih
secara empat
dilakukan tingkatan
manual dengan menggunakan HPS/OE
yang
tanda tangan (di luar sistem terbentuk: SAP)
•
Superintendent
melalui atas
PR telah
181
•
Manager
•
General Manager
•
Direktur
(tergantung dari besar harga material).
Update harga dilakukan di Update harga untuk material Update harga
Material
Master
secara di Purchasing Info Record.
manual.
Notifikasi
dilihat
dari Notifikasi atas material yang
Notifikasi dokumen
HPS/OE
secara harus
dilakukan
HPS/OE
HPS/OE manual.
4.2.3.5
dimunculkan oleh sistem.
Transaction for HPS /OE Karena HPS/OE merupakan bentuk enhancement yang tidak ada di dalam sistem SAP R/3 maka menu untuk pembuatan HPS/OE dibuat.
Tabel 4.21 Tabel Transaction Code untuk HPS /OE
Transaction Code ZHPS
Description M enu
utama
untuk
pengaksesan
HPS/OE.
182
Pengaksesan menu ini memunculkan sub-menu yang dijelaskan di bawah.
Sub-menu yang terdapat di dalam menu HPS/OE. ZHPS001
M enu ini untuk membuat PR HPS/OE. Submenu yang terdapat di dalam menu HPS/OE.
ZHPS002
M enu ini untuk membuat RFQ HPS/OE. Submenu yang terdapat di dalam menu HPS/OE.
ZHPS003
M enu ini untuk melakukan input atas Quotation yang diterima dari Vendor atau agen. Submenu yang terdapat di dalam menu HPS/OE.
ZHPS004
M enu
ini
digunakan
untuk
menampilkan
perbandingan atas Quotation yang telah masuk.
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M E52N
M enu ini digunakan untuk change PR. M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP.
M E53N
M enu ini digunakan untuk display PR. M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP.
M E54N
M E1N
M enu ini digunakan untuk perilisan PR HPS/OE.
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP,
183
digunakan untuk membuat laporan Info Record yang menampilkan data HPS/OE.
4.2.3.6
Beberapa Field yang Harus Diisi dan Penomoran Dokumen Untuk melakukan akses pembuatan PR HPS/OE melalui TCode ZHPS001, terdapat beberapa field yang ditentukan dapat diisi , antara lain : Tabel 4.22 Tabel field untuk PR HPS /OE
Field
Description
Filling Field
Berisikan kode dari Purchasing Group yang
menunjukkan
pembeli
yang
Purchasing
bertanggung jawab di dalam pembelian
Group
suatu material atas PR tertentu. Kode
M anual
Purchasing Group disini berfungsi untuk mendapatkan data PR.
Berisikan kode Plant yang menunjukkan pada lokasi Plant mana material tersebut Plant
dibutuhkan. Kode Plant disini berfungsi
M anual
untuk mendapatkan data PR.
Setelah
pengisian maka PR yang dibuat berdasarkan
Purchasing Group dan Plant diatas akan di-generate. PR ditampilkan
184
di dalam bentuk list yang dapat dipilih. Contoh PR yang ditampilkan berbentuk dan berisikan seperti dibawah ini :
Gambar 4.5 Contoh pemilihan PR untuk PR HPS /OE
Nomor PR HPS/OE muncul atas PR yang telah dipilih. Penomoran untuk dokumen PR HPS/OE adalah sebagai berikut : Tabel 4.23 S truktur Kodefikasi PR HPS /OE
Format
Description Digit 1
9
xxxxxxxx
merupakan
kode
yang
kode
yang
mengidentifikasikan dokumen PR. Digit
19xxxxxxxx
pertama
kedua
merupakan
mengidentifikasikan PR atas HPS/OE. Digit ketiga sampai kesepuluh merupakan delapan
185
digit running number.
Pembuatan RFQ HPS/OE yang ditunjukkan untuk agen atau Vendor Manufacture juga dibuat di dalam sistem melalui menu ZHPS atau melalui T-Code ZHPS002. Ada beberapa field yang ditentukan dapat diisi , antara lain :
Tabel 4.24 Tabel field untuk RFQ HPS /OE
Field
Description
Filling Field
Berisikan nomor PR HPS/OE yang PR HPS/OE
M anual
telah dibuat sebelumya.
Berisikan kode Purchasing Group yang
menunjukkan
pembeli
Purchasing bertanggung
jawab
di
dalam
Group
Otomatis
pembelian suatu material atas PR tertentu.
Berisikan tanggal Quotation deadline yang
merupakan
batas
tanggal
Quotation pengiriman Quotation oleh Vendor Deadline atas HPS/OE RFQ yang telah diterima sebelumnya.
M anual
186
Berisikan 2 dua kemungkinan : • Pertama, berisikan kode Vendor Manufacture dari Vendor Master. Vendor
M anual • Kedua berisikan kode agen atau One
Time
Vendor
dengan
pemberian kodefikasi OTV##.
Berisikan nama Vendor. Untuk agen, Vendor Name
M anual/Otomatis
nama dimasukkan secara manual.
Berisikan nomor fax untuk pengiriman Fax
M anual/Otomatis
RFQ HPS/OE via fax.
Berisikan Email
alamat
email
yang
digunakan untuk pengiriman RFQ
M anual/Otomatis
HPS/OE via email.
Nomor
RFQ
HPS/OE akan
di-generate oleh
sistem.
Penomoran untuk dokumen RFQ HPS/OE dapat diuraikan sebagai berikut : Tabel 4.25 Tabel Struktur Kodefikasi RFQ HPS /OE
Format 22xxxxxxxx
Description 2
Digit
pertama
merupakan
kode
yang
187
mengidentifikasikan dokumen RFQ. Digit 2
kedua
merupakan
kode
yang
mengidentifikasikan RFQ atas HPS/OE.
Digit ketiga sampai kesepuluh merupakan delapan xxxxxxxx
digit running number.
Vendor atau agen yang merespon RFQ HPS/OE akan memberikan Quotation sebagai balasan. Quotation yang diterima oleh vendor dicatat ke dalam sistem SAP untuk dibandingkan. Pembuatan Compare Of Quotation melalui menu ZHPS atau melalui T-Code ZHPS003. Ada beberapa field yang ditentukan dapat diisi , antara lain:
Tabel 4.26 Tabel Beberapa Field untuk Quotation HPS /OE Field
Description
Filling Field
Berisikan nomor RFQ HPS/OE yang telah
dibuat
untuk
mengurutkan
RFQ HPS/OE Quotation yang masuk berdasarkan
M anual
RFQ yang telah dikirim. RFQ HPS/OE
Berisikan nomor RFQ HPS/OE atas
Otomatis
188
input data yang dilakukan di awal. Berisikan kode yang dimasukkan untuk Collective
pengurutan Quotation berdasarkan RFQ
Number
HPS/OE. Pengkodean diambl dari PR
M anual
HPS/OE.
Vendor
Berisikan kode Vendor atau agen.
M anual
Berisikan kode material yang tertera di Material Quotation.
M anual
Berisikan kode mata uang negara. Currency
Untuk purchasing lokal menggunakan
M anual
mata uang rupiah. Pengisian kode IDR. Berisikan harga yang tertera di di dalam Price Quotation.
M anual
Kemudian setelah semua Quotation dimasukkan, maka dapat dilihat perbandigan harga yang ditawarkan dari semua Quotation yang masuk. Penampilan dilakukan melalui menu ZHPS atau melalui T-Code ZHPS004. Field yang harus diisi, antara lain :
189
Tabel 4.27 Tabel Beberapa Field untuk Menampilkan Quotation Field
Description Berisikan
Collective Number
nomor
Filling Field collective
number yang digunakan untuk
M anual
pengelompokan.
Setelah pengisian harga maka data akan disimpan akan tetapi belum dilakukan update harga di Info Record. Dokumen PR yang telah dimasukkan net price harus dilakukan release terlebih dahulu. Release Strategy dilakukan melalui menu SAP atau t-code M E54N. Adapun field yang harus diisi antara lain :
Tabel 4.28 Tabel Beberapa Field untuk Release HPS /OE
Field
Description
Filling Field
Berisikan PR HPS/OE Number PR Number
dibutuhkan untuk menentukan PR
M anual
manakah yang akan di-release. Berisikan pihak berwenang yang Release Strategy
M anual
melakukan release.
Release Indicator
Release Indicator merupakan tipe release
yang
terjadi
apakah
Otomatis
190
blocked atau tidak. Berisikan keterangan mengenai Status
(Status hasil release. Dari status release
Release)
dapat terlihat release dari jabatan
Otomatis
mana yang telah berhasil.
M erupakan
tempat
melakukan
Release release.
M anual
Purchasing Group menunjukan unit organisasi yang bertanggung Purchasing Group jawab atas permintaan pengadaan
Otomatis
material tersebut.
Untuk PR HPS/OE yang telah di-release tidak memakai penomoran baru. Tetap dengan nomor PR HPS/OE yang lama tetapi telah dilengkapi dengan keterangan simbol pada kolom status (status release) sebagai tanda bahwa PR HPS/OE telah di-release atas nomor yang sama. Untuk membuat laporan Info Record yang menampilkan data HPS/OE, sistem akan menampilkan informasi sebagai berikut : • Nomor PIR (Purchasing Info Record) • Tanggal Validasi HPS/OE • Material Number
191
• Material Description • Net Price
4.2.3.7
Manfaat Bisnis Beberapa manfaat dari perubahan sistem yang lama ke sistem yang baru : •
M engintegrasikan proses HPS/OE dengan proses PR yang terdapat di dalam sistem SAP R/3.
•
Pembuatan HPS/OE diawali dengan pembuatan dokumen PR HPS/OE sebagai bentuk dokumen perizinan pembuatan HPS/OE atas material yang tercantum di dalam PR. Dokumen ini berfungsi untuk menampilkan data material yang terdapat di dalam PR dan digunakan untuk melakukan release bertingkat untuk pengesahan persetujuan atas HPS/OE yang telah dibuat.
•
Permintaan harga pasar baik dari Vendor Manufacture ataupun dari agen dapat lebih terprosedur dengan menggunakan RFQ HPS/OE.
• Release Strategy pada PR HPS/OE dilakukan secara bertingkat untuk mendapatkan persetujuan dari tingkat superintendent, manager, general manager, dan direktur sesuai dengan nilai dari material. • Update harga dapat dilakukan langsung tanpa mengubah harga di Material Master.
192
• Notifikasi dilakukan satu minggu sebelum masa validitas tanggal atas HPS/OE berakhir, hal ini mempercepat perhitungan HPS/OE baru untuk material. Sistem juga melakukan block pengaksesan atas PR secara bila tanggal jatuh pada masa akhir HPS/OE. 4.2.3.8
Integrasi Antar Modul Proses Reservation tidak berkaitan dengan proses bisnis di luar M odul Material Management.
4.2.3.9
Integrasi Intra Modul Proses HPS/OE berkaitan dengan proses PR pada M odul Material Management.
4.2.3.10 Keluaran Proses Bisnis Proses ini menghasilkan : • Dokumen PR HPS/OE. • Dokumen RFQ HPS/OE.
4.2.3.11 User Role dalam HPS /OE Tabel 4.29 Tabel User Role dalam HPS /OE
Activity
User Role
Pembuatan PR HPS/OE
Bagian Evaluator HPS/OE
Pembuatan RFQ HPS/OE
Bagian Evaluator HPS/OE
193
Maintain Quotation
Bagian Evaluator HPS/OE
Update Harga
Bagian Evaluator HPS/OE
Superintendent
Manager Release PR HPS/OE General Manager
Direktur
4.2.4
Daftar Peserta Tender (DPT) 4.2.4.1
Process Area Overview Daftar Peserta Tender (DPT) digunakan untuk menentukan vendor yang nantinya akan dilibatkan dalam proses tender. DPT membutuhkan release untuk mendapatkan persetujuan atas vendor-vendor dari daftar calon vendor yang nantinya akan dilibatkan dalam proses tender. Tingkatan release untuk DPT di PT Krakatau Steel, yaitu : •
Buyer
•
Superintendent
•
Manager
•
General Manager
194
4.2.4.2
Business Process Description DPT adalah daftar yang memuat calon vendor yang dapat menyanggupi pengadaan material sesuai dengan komoditi vendor tersebut. DPT bagi pihak PT. Krakatau Steel dapat digunakan sebagai sumber informasi nama-nama vendor yang akan menjadi tujuan pengiriman RFQ (Request For Quotation). DPT merupakan bentuk enhancement pada sistem SAP R/3. Pembuatan DPT ditangani oleh Bagian Pembelian dan dibuat berdasarkan
referensi
atas
PR (Purchase Requisition)
yang
sebelumnya telah dibuat. Reference atas PR akan memunculkan list vendor
yang
mempunyai komoditi sesuai dengan material yang ada pada PR. List vendor yang muncul berasal dari pemasangan komoditi vendor dan Material Group dari material. Proses pembuatan DPT ini akan menghasilkan dokumen DPT. Untuk DPT yang telah dibuat akan dilakukan release strategy untuk pengesahan atas pemilihan vendor, melibatkan maksimal empat tingkatan release sesuai dengan nilai material. Tidak semua material dalam Material Group membutuhkan tingkatan release yang sama. Sebagai contoh, Material Group untuk material A membutuhkan release dari buyer dan superintendent (dua tingkatan), sedangkan material B membutuhkan release dari buyer, superintendent sampai Manager (tiga tingkatan). Release dilakukan berdasarkan user role
195
yang telah ditetapkan pada tiap tingkatan (Buyer, Superintendent, Manager atau General Manager). Release pada DPT sedikit berbeda dengan release strategy yang dilakukan di PR. Bedanya ialah apabila terdapat salah satu peserta tender pada DPT yang tidak disetujui oleh tingkatan release bawah, DPT tersebut tetap akan naik ke tingkatan selanjutnya, keputusan akhir atas diterima atau tidaknya salah satu vendor pada DPT dipegang oleh pelaksana release terakhir (tingkatan paling atas). Sebagai contoh untuk material X, terdapat 10 vendor yang terdapat di DPT. DPT di-release oleh tiga tingkatan sesuai nilai materialnya (Buyer, Superintendent, dan Manager) tidak sampai ke General Manager. Pada release tahap pertama, Buyer menyetujui bahwa vendor A, B, C, D, E, F, G, H, I, J menjadi vendor yang akan dilibatkan dalam proses tender. Pada release tahap kedua yang dilakukan oleh superintendent, vendor I dianggap tidak memiliki performa yang baik yang kemudian diganti dengan vendor K. Dengan begitu keputusan buyer untuk mengundang vendor I dihapus dan diganti dengan Vendor K. Pada release tahap ketiga yang dilakukan oleh manager, Vendor B juga dirasa tidak memiliki performa yang baik dan tidak dilibatkan. M aka hasil peserta vendor yang dilibatkan di dalam proses tender adalah vendor A, C, D, E, F, G, H, J, K. Keputusan final berada di bawah kebijakan tingkatan paling atas.
196
Gambar 4.6 Contoh Pemilihan DPT Hasil dari release tingkatan teratas merupakan hasil yang dipakai dan kemudian akan dilakukan update DPT setelah proses release selesai dilakukan (atas nomor DPT yang masih sama).
197
Setiap periode tertentu, akan dibuatkan laporan DPT untuk kepentingan manajerial.
4.2.4.2.1
Kondisi Perusahaan Ada beberapa syarat atau kondisi yang harus dipenuhi sebelumnya dalam pembuatan DPT, antara lain : •
Vendor merupakan rekanan PT. Krakatau Steel artinya vendor sudah disetujui oleh pihak manajemen PT. Krakatau Steel untuk men-supply barang.
•
Terdapat validitas pada DPT yang merupakan batas waktu masa berlakunya DPT tersebut.
•
Vendor yang terdaftar menjadi rekanan PT. Krakatau Steel harus dapat memberikan supply material sesuai dengan komoditinya. Bagi vendor, tidak semua vendor dapat masuk ke
dalam DPT. Bila vendor tersebut tidak muncul dalam DPT padahal vendor tersebut telah terdaftar menjadi rekanan PT. Krakatau Steel, maka terdapat beberapa kemungkinan yang menyebabkan vendor tersebut tidak dapat muncul antara lain : •
Komoditi, adalah kemampuan vendor untuk supply material sesuai dengan jenisnya. Komoditi merupakan Material Group. Vendor wajib untuk daftar sesuai
198
dengan komoditi material yang dapat disanggupi. Setiap Vendor yang terdaftar memiliki kapasitas maksimal komoditi sebanyak 35 macam. •
Perfomance, ditentukan dengan menggunakan passing grade. Setiap periode tertentu kita melihat performa dari setiap vendor. Ada berbagai parameter yang dapat diukur untuk menentukan performa vendor. M isalnya pengukuran dari berbagai segi seperti pengiriman Quotation
tepat
waktu,
ketepatan
pengantaran
material, kualitas material yang diberikan, dan sebagainya.. •
Validitas dokomen Vendor, menilai valid atau tidaknya dokumen yang dikeluarkan Vendor, contohnya : masa berlaku
dokumen
itu
(validitas
dokumen).
Penyimpanan dan batas valid dokumen-dokumen tersebut merupakan bentuk enhancement yang ada di PT. Krakatau Steel. Kebutuhan ini muncul karena adanya tingkat audit yang tinggi. Di PT. Krakatau Steel disediakan 35 dokumen yang dapat dipilih oleh tiap
vendor
untuk
dipenuhi
tergantung
dari
komoditasnya. Akan tetapi, untuk menjadi rekanan PT. Krakatau Steel tidak semua dokumen tersebut wajib untuk dipenuhi. Dokumen ini disesuaikan dengan
199
komoditi yang Vendor setujui. Terdapat tiga dokumen yang wajib dipenuhi untuk semua vendor, yakni Surat Ijin
Usaha,
Tanda
Daftar
Rekanan,
Sertifikat
M anufaktur. Bila salah satu validitas dokumen Vendor tersebut mati, maka Vendor akan di block. •
Status Vendor : blocked. Status blocked ini dapat muncul karena adanya block reason, yaitu : claim atas Vendor apabila material mempunyai kualitas yang tidak bagus (poor quality), adanya pembatalan atas PO yang sudah terbit, claim yang tidak ditanggapi, kasuskasus tertentu (seperti pemalsuan dokumen, barang tidak original, pemalsuan sertifikat manufaktur, dll), performance, dan validity.
200
4.2.4.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.7 Flowchart DPT
201
4.2.4.4
Analisa Perbedaan Tabel 4.30 Tabel Perbedaan DPT
Perbedaan Sistem DPT
Sistem Lama
R/3
M asih berada di luar sistem Berada di dalam sistem R/3 SAP R/2.
yang
merupakan
bentuk
enhancement.
Release Strategy
Release
untuk
approval Release
(persetujuan) dilakukan
dilakukan
melalui
masih empat tingkatan :
secara
manual •
Buyer
dengan tanda tangan. •
Superintendent
•
Manager
•
General Manager
(tergantung dari material di dalam Material Group). Triggering RFQ
Pembuatan RFQ berasal atas Pembuatan RFQ terbuat secara referensi dari vendor yang otomastis setelah DPT selesai ada di dalam DPT, akan di-release oleh sistem. tetapi tidak
dibuat secara
otomatis oleh sistem.
202
4.2.4.5
Transaction for DPT Karena DPT merupakan bentuk enhancement yang tidak ada di dalam sistem SAP R/3 maka menu untuk pembuatan DPT dibuat.
Tabel 4.31 Tabel Transaction untuk DPT
Transaction Code
Description M enu untuk pengaksesan pembuatan DPT
ZDPT01
M enu untuk melakukan release atas DPT yang telah ZDPT02
dibuat sebelumnya M enu untuk display DPT
ZDPT03
M enu untuk membuat laporan DPT.
ZDPTR
4.2.4.6
Beberapa Field yang Harus Diisi dan Penomoran Dokumen Untuk melakukan akses pembuatan DPT melalui T-Code ZDPT01, ada beberapa field di dalam initial screen yang dapat diisi, antara lain :
Tabel 4.32 Tabel Field Initial Screen untuk DPT
Field PR Number
Description
Filling Field
Berisikan PR number. M elalui PR
M anual
203
number akan dibaca material yang direncanakan
akan
dibeli.
Kemudian Material Number yang terdapat
di
dicocokkan
dalam
PR
dengan
akan
Material
Group dan dipasangkan dengan komoditi Vendor
yang ada di
dalam Vendor M aster. Vendor dengan Material Group
yang
dimaksud akan tampil di dalam DPT. Berisikan
kode
Plant
yang
menunjukkan pada lokasi Plant Plant mana
material
tersebut
Otomatis
dibutuhkan.
Berisikan tanggal batas waktu Quotation Deadline
pengiriman Quotation dari vendor
M anual
atas RFQ.
Purchasing
Berisikan kode atas Purchasing Organization yang menunjukkan
Organization organisasi
yang
bertanggung
M anual
204
jawab atas pembelian material. Berisikan kode incoterm yang merunjuk pada kebijakan barang dari vendor tiba di lokasi yang telah Incoterm
ditentukan
(Term
of
Delivery). Untuk purchasing lokal
M anual
digunakan hanya franco. Franco berarti
pengantaran
sampai
tiba
di
material
gudang
PT.
Krakatau Steel.
RFQ Types : • Limited Berisikan tipe penyebaran RFQ. • Closed
M anual
• Publish
Setelah
pengisian
selesai dilakukan
maka sistem akan
menampilkan keterangan mengenai PR, bila di dalam PR terdapat item line yang berjumlah lebih dari satu, maka harus dipilih satu item line untuk ditampilkan. Contoh sample screen pemilihan PR :
205
Gambar 4.8 Contoh Pemilihan PR untuk DPT
Setelah
pemilihan
selesai
dilakukan
maka
layar
akan
menampilkan data dari PR, release strategy atas DPT dan list calon vendor. Kemudian dilakukan penyimpanan dan nomor DPT akan digenerate oleh sistem. Format penomoran dokumen DPT terdiri atas sepuluh digit yang akan diuraikan sebagai berikut :
Tabel 4.33 Tabel Struktur Kodefikasi DPT
Format 7xxxxxxxxx
Description 7
Digit
pertama
merupakan
kode
yang
206
mengidentifikasikan dokumen DPT. Digit kedua sampai kesepuluh merupakan 9 xxxxxxxx
(sembilan) digit running number.
Untuk melakukan Release DPT melalui T-Code ZDPT02, ada beberapa field yang ditentukan dapat diisi sebelum pengaksesan ke screen DPT, antara lain:
Tabel 4.34 Tabel Beberapa Field untuk DPT
Field DPT number
Description Berisikan kode DPT. Berisikan
Date
Filling Field
merupakan
M anual
tanggal tanggal
yang pembuatan
Otomatis
DPT. Berisikan release strategy yang merupakan
tingkatan
perilisan.
Terdiri dari empat tingkatan yang User Role
dapat dipilih untuk perilisan : •
Buyer
•
Superintendent
M anual
207
•
Manager
•
General Manager
Setelah memasuki data diatas, maka akan muncul list vendor yang dapat dipilih sebagai calon vendor. Contoh tampilan untuk pemilihan vendor yang dirilis oleh buyer :
Gambar 4.9 Contoh Pemilihan Vendor oleh Buyer
Perilisan ini dilakukan bertahap sesuai dengan tingkatan release strategy yang dibutuhkan. Setelah perilisan selesai dilakukan, maka disimpan atas nomor DPT yang sama. Untuk membuat Laporan DPT, sistem akan menampilkan semua DPT yang telah dibuat dengan informasi sebagai berikut : •
Nomor DPT
208
•
Tanggal DPT
•
PR Number
•
Material Number
•
Material Group
•
Plant
•
Purchasing Organization
•
Vendor Number
•
Vendor Commodity
•
RFQ Number
4.2.4.7
Manfaat Bisnis Beberapa manfaat dari perubahan sistem yang lama ke sistem yang baru : • Proses pemilihan vendor dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. • Pengesahan (Release) DPT menjadi lebih mudah karena telah didukung oleh sistem SAP. • M empermudah pembuatan RFQ, karena RFQ langsung ter-create setelah DPT di-release.
4.2.4.8
Integrasi Antar Modul Proses DPT tidak berkaitan dengan proses bisnis di luar M odul Material Management.
209
4.2.4.9
Integrasi Intra Modul Proses pemilihan DPT berkaitan dengan PR dan juga RFQ pada M odul Material Management.
4.2.4.10 Keluaran Proses Bisnis Proses ini menghasilkan dokumen DPT dan RFQ (yang berasal dari DPT tersebut).
4.2.4.11 User Role dalam DPT Tabel 4.35 User Role dalam DPT
Activity Pembuatan DPT
User Role Bagian Pembelian Buyer Superintendent
Release DPT Manager General Manager
4.2.5
Request For Quotation 4.2.5.1
Process Area Overview Request For Quotation (RFQ) digunakan untuk meminta Quotation (penawaran) kepada vendor. Vendor yang ada pada RFQ dapat berasal dari DPT bila pemilihan vendor dilakukan dengan
210
tender. RFQ memiliki validitas masa berlaku. Kegiatan yang termasuk dalam proses RFQ adalah : • Pembuatan RFQ (yang berasal dari release DPT).
4.2.5.2
Business Process Description Pembuatan RFQ dibuat secara otomatis setelah DPT telah selesai diproses. Otomatisasi ini merupakan bentuk enhancement yang mempermudah penerbitan dokumen RFQ untuk Vendor yang terdapat di dalam daftar DPT. PT. Krakatau Steel mendistribusikan RFQ dengan dua cara pendistribusian, yakni : • M anual Dokumen RFQ yang berbentuk hardcopy hasil dari print-out yang ditandangani dan kemudian didistribusikan kepada Vendor melalui
mesin
fax
ataupun
pengiriman
melalui
pos.
Pendistribusian ini dilakukan bila terdapat permintaan dari Vendor. • E-Announce Bentuk enhancement pendistribusian dokumen RFQ berbentuk softcopy yang didistribusikan kepada vendor melalui account masing-masing vendor di dalam web Krakatau Steel dan juga melewati email (untuk privilege Vendor terpilih).
211
Tidak semua vendor di dalam DPT dilibatkan pada proses tender yang akan dilakukan (E-Bidding). Ini semua tergantung pada jenis distribusi yang dilakukan. Penyebaran RFQ ini dibagi ke dalam tiga jenis distribusi yang diisi pada saat dokumen DPT dibuat. Tiga jenis distribusi tersebut adalah :
Tabel 4.36 Tabel Jenis Distribusi RFQ ke vendor
Jenis Penyebaran
Description Jenis penyebaran ini mendistribusikan dokumen RFQ baik secara manual ataupun E-Announce dengan sifat tertutup. Yang dimaksud dengan tertutup berlaku jika
Closed
pemilihan / penunjukkan vendor dilakukan
secara
langsung dari hasil perilisan DPT. RFQ hanya dikirimkan kepada vendor potensial yang memenuhi syarat (yang diundang) pada DPT.
Jenis penyebaran ini mendistribusikan dokumen RFQ baik secara manual ataupun E-Announce dengan sifat terbatas. Limited
Yang
dimaksud
dengan
terbatas
adalah
pendistribusian RFQ hanya terbatas di dalam satu (1) komoditi saja. Akan tetapi, selain vendor yang telah terpilih pada saat perilisan DPT, semua vendor yang tertera di dalam komoditi tersebut akan juga disebarkan
212
RFQ. Yang membedakan adalah keistimewaan (privilege) menjadi vendor yang terpilih. Keistimewaan ini berlaku untuk pendistribusian secara E-Announce.
Jenis penyebaran ini mendistribusikan dokumen RFQ baik secara manual ataupun E-Announce dengan sifat bebas.
Yang
dimaksud
dengan
bebas
adalah
pendistribusian RFQ tidak terbatas di dalam satu (1) komoditi saja. Selain vendor yang terdapat di dalam 1 Published
komoditi, untuk vendor yang berada diluar komoditi pun dapat ikut serta dalam tender ini dengan syarat mendaftarkan
terlebih
dahulu
komoditi
yang
bersangkutan, tetapi hanya untuk sementara waktu (selama proses tender).
Setelah
pengisian
selesai dilakukan
maka proses
DPT
dijalankan sesuai dengan prosedur yang berlaku di dalam blueprint DPT. Nomor RFQ akan muncul setelah DPT telah selesai di-release. Untuk pendistribusian secara manual, akan dilakukan print RFQ dengan sistem SAP. 4.2.5.2.1 Kondisi Perusahaan Ada beberapa kebijakan dalam penentuan privilege (keistimewaan) untuk vendor terpilih di dalam penyebaran RFQ, antara lain :
213
•
Untuk Closed, selain penyebaran RFQ yang dilakukan melalui halaman account vendor di dalam web PT KS. Privilege diberikan kepada vendor dalam bentuk pemberitahuan via email bahwa RFQ telah di-post ke dalam halaman account mereka.
•
Untuk Limited, selain penyebaran RFQ yang dilakukan melalui halaman account vendor di dalam web PT. Krakatau Steel. Privilege diberikan kepada vendor dalam bentuk pemberitahuan via email bahwa RFQ telah di-post ke dalam halaman account mereka. Sedangkan
bagi
vendor
tidak
terpilih
tidak
mendapatkan pemberitahuan via email. •
Untuk Published, tidak ada privilege apapun yang diberikan.
214
4.2.5.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.10 Flowchart RFQ
215
4.2.5.4
Analisa Perbedaan Tabel 4.37 Tabel Perbedaan Request For Quotation
Perbedaan
Sistem Lama
R/3
Pembuatan
M asih dibuat secara manual Dibuat secara otomatis setelah
RFQ
melalui proses di dalam SAP.
proses DPT selesai dilakukan.
Penyebaran dilakukan dengan Penyebaran RFQ dilakukan tiga cara, yakni : Penyebaran RFQ
kepada vendor yang terdapat •
Closed
•
Limited
•
Published
di dalam DPT yang telah direlease saja.
Pendistribusian
RFQ Pendistribusian
dilakukan
secara
manual
Pendistribusi
RFQ
selain
manual dapat juga melalui via
melalui pengiriman dokumen web (E-Announce).
an RFQ ke alamat vendor atau dengan media fax.
Tidak Privilege
terdapat
privilege Pemberian
privilege
bagi
dalam bentuk apapun kepada Vendor potensial dalam bentuk Vendor potensial.
notifikasi via email.
216
4.2.5.5
Transaction for RFQ Karena RFQ terbuat secara otomatis setelah pembuatan DPT maka T-Code yang digunakan adalah : Tabel 4.38 Tabel Transaksi untuk RFQ
Transaction Code
Description M enu untuk melakukan release atas DPT yang nantinya
ZDPT02 akan menghasilkan RFQ.
4.2.5.6
Beberapa Field yang Harus Diisi dan Penomoran Dokumen Berikut ini adalah beberapa field yang harus diisi dalam pembuatan RFQ. Tabel 4.39 Tabel Beberapa Field untuk RFQ Field
Description Berisikan
tanggal
Filling Field yang
merupakan batas tanggal yang diharapkan oleh PT. Krakatau Steel agar pihak vendor dapat Quotation Deadline
mengirimkan Quotation mereka atas RFQ yang telah diterima sebelumnya. Quotation deadline diisi
dengan
tanggal
dengan
M anual
217
format DD.MM .YYYY. RFQ
types
menjelaskan
penyebaran
RFQ
yang
cara dapat
dilakukan dengan tiga cara, yaitu : • Closed, dengan
penyebaran penunjukan
RFQ vendor
langsung. RFQ Types : • Limited, penyebaran RFQ atas •
Closed
vendor yang berada hanya di
•
Limited
dalam satu komoditi .
•
Publish
M anual
• Published, penyebaran RFQ atas
vendor
menyanggupi
yang
dapat
pemenuhan
komoditi . Tampilan berupa radio button yang harus dipilih salah satunya dari ketiga opsi yang diberikan.
Penomoran dokumen RFQ terdiri atas sepuluh digit kode yang akan diuraikan sebagai berikut :
218
Tabel 4.40 Tabel Struktur Kodefikasi RFQ Format
Description Digit 2
1
merupakan
kode
yang
mengidentifikasikan dokumen RFQ. Digit
21xxxxxxxx
pertama
kedua
merupakan
kode
yang
mengidentifikasikan RFQ atas DPT.
Digit ketiga sampai kesepuluh merupakan xxxxxxxx
4.2.5.7
delapan digit running number.
Manfaat Bisnis Beberapa manfaat dari perubahan sistem yang lama ke sistem yang baru : •
Dengan pembuatan RFQ secara otomatis setelah release DPT, pembuatan RFQ tidak perlu dibuat secara satu-persatu untuk setiap vendor. RFQ terbuat secara otomatis untuk setiap vendor yang terdapat di dalam DPT pada sistem SAP. Hal ini menyebabkan pembuatan RFQ menjadi lebih efektif dan efisien.
•
Pemberian pilihan jenis penyebaran RFQ baik secara closed, limited atau published lebih membuka peluang bagi vendor untuk terlibat di dalam proses tender disesuaikan dengan jenis penyebarannya.
219
•
Pendistribusian RFQ melalui web PT. Krakatau Steel pada account masing-masing vendor mempermudah pengiriman yang selama ini dilakukan melalui mesin fax atau jasa pengiriman (pos).
•
Pemberian
privilege
kepada
vendor
terpilih
dengan
pemberitahuan perihal terdapat pengiriman RFQ lewat email kepada vendor. RFQ sendiri akan ditampilkan pada halaman account milik vendor tersebut di web PT. Krakatau Steel, akan mempermudah vendor untuk mengetahui bahwa RFQ telah dikirimkan ke dalam account mereka. Hal ini dikarenakan email menjadi salah satu media yang dipantau dengan frekuensi yang lebih sering bagi perusahaan dibandingkan dengan account milik vendor di web PT. Krakatau Steel.
4.2.5.8
Integrasi Antar Modul Proses RFQ tidak berkaitan dengan proses bisnis di luar M odul Material Management.
4.2.5.9
Integrasi Intra Modul Proses RFQ terintegrasi dengan Proses DPT, Quotation, dan Contract pada M odul Material Management.
220
4.2.5.10 Keluaran Proses Bisnis Proses ini menghasilkan Dokumen RFQ.
4.2.5.11 User Role dalam RFQ Tabel 4.41 User Role dalam RFQ
Activity
User Role
Pembuatan RFQ
4.2.6
Bagian Perencanaan Pembelian
Quotation 4.2.6.1
Process Area Overview Quotation yang diterima dari pihak vendor digunakan PT. Krakatau Steel untuk Perbandingan harga. Aktivitas yang dilakukan mencakup :
4.2.6.2
•
Maintain Quotation
•
Price Comparison
•
Compare Of Quotation (COQ)
Business Process Description Ketika vendor mengirimkan Quotation, PT. Krakatau Steel akan melakukan maintan atas Quotation tersebut. Maintain Quotation ditangani oleh Bagian Perencanaan Pembelian. Quotation yang telah diterima dari vendor akan dimasukkan dan akan dilakukan Price
Comparison
untuk
membandingkan
harga-harga
pada
221
Quotation. Sistem SAP akan melakukan ranking terhadap Quotation dari vendor dan kemudian dipilih sepuluh vendor potensial untuk dilibatkan di dalam proses E-Bidding. Setelah proses E-Bidding, sistem akan melakukan Update Quotation atas harga yang telah dimasukkan oleh vendor pada saat proses E-Bidding berlangsung. Setelah harga Quotation tersebut tersimpan, hasil dari Bidding dapat ditampilkan melalui sistem SAP R/3. PT. Krakatau Steel menerapkan display view yang berbeda dari Price Comparison, karena PT. Krakatau Steel ingin membandingkan harga HPS/OE dengan harga Quotation hasil Bidding dengan vendor. Display view COQ merupakan Enhancement. Pada proses COQ dilakukan perbandingan harga Quotation dengan harga HPS/OE. Serta akan ditampilkan performance score vendor sebagai perimbangan dalam pemilihan vendor. Proses COQ bertujuan untuk mendapatkan vendor yang menawarkan harga di bawah HPS/OE. Apabila ternyata harga vendor pemenang masih di atas HPS/OE, maka akan dilakukan negosiasi.
222
4.2.6.3 Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.11 Flowchart Quotation
223
4.2.6.4 Analisa Perbedaan Tabel 4.42 Tabel Perbedaan Quotation
Perbedaan
Sistem Lama
R/3 Nilai Quotation dari vendor
Input
nilai
Quotation
ke
Input nilai
tidak perlu di-input oleh user, dalam sistem SAP masih
Quotation
tetapi dapat langsung diambil dilakukan oleh user. dari database pada e-Auction. Compare of Quotation yang dilakukan Compare
Of
setelah
menampilkan Display
setelah
Quotation
menampilkan
Bidding
Quotation
Bidding
perbandingan
hanya Quotation
dengan
harga
perbandingan HPS/OE, disertai performance
harga Quotation dari vendor. score
dari
vendor
peserta
bidding.
4.2.6.5
Transaction for Quotation Aplikasi untuk melakukan maintain Quotation telah ada pada sistem SAP R/3. Sedangkan untuk COQ tidak terdapat di dalam sistem SAP R/3, karena merupakan enhancement pada sistem SAP R/3. Adapun pemrosesan atas transaksi tersebut melalui T-Code sebagai berikut :
224
Tabel 4.43 Tabel Transaksi untuk Quotation Transaction Code
Description M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
M E47
ini digunakan untuk melakukan maintain Quotation. M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
M E49
ini digunakan untuk melakukan Price Comparison.
M enu yang tidak terdapat di dalam sistem SAP dan merupakan ZMM COQ
enhancement
yang
digunakan
untuk
menampilkan perbandingan harga Quotation hasil EBidding dengan harga HPS/OE.
4.2.6.6
Beberapa Field yang Harus Diisi dan Penomoran Dokumen Untuk melakukan akses M aintain Quotation melalui T-Code M E47, ada beberapa field yang ditentukan dapat diisi pada initial screen, antara lain : Tabel 4.44 Tabel Beberapa Field untuk Maintain Quotation
Field
Description
Filling Field
Berisikan nomor RFQ yang akan dilakukan maintain. Nomor RFQ RFQ disini ialah nomor dokumen RFQ yang dikirimkan ke pihak vendor
M anual
225
untuk mendapatkan Quotation. Berisikan kode vendor pemilik Vendor
Otomatis
Quotation.
Berisikan kode Company Code, Company Code
tempat dimana vendor tersebut
Otomatis
akan di-assign. Berisikan
kode
Purchasing
Organization
Organization
unit
yang
Purchasing merupakan
yang bertanggung jawab
Otomatis
untuk menangani pembelian.
Berisikan
kode
Purchasing
Group, unit di dalam Purchasing Purchasing Group
Organization yang bertanggung jawab
menangani
Otomatis
dimana
pembelian dilakukan.
Berisikan
tanggal
pengiriman
RFQ Date
Otomatis
RFQ ke vendor.
Berisikan kode Collective Number Collective Number
yang
digunakan
untuk
menggabungkan Quotation untuk
M anual
226
perbandingan. Berisikan Quotation Deadline
tanggal
batas
pengiriman balik Quotation ke
Otomatis
PT. Krakatau Steel. Berisikan cara pembayaran yang Payment Terms
Otomatis
dilakukan oleh vendor. Berisikan kode incoterm yang merujuk pada kebijakan barang dari vendor tiba di lokasi yang telah Incoterm
ditentukan
(Term
Of
Delivery). Untuk purchasing lokal
Otomatis
digunakan hanya franco. Franco berarti
pengantaran
sampai
tiba
di
material
gudang
PT.
Krakatau Steel.
Berisikan Quotation Date
tanggal
penerimaan
Quotation dari vendor. Format
Otomatis
tanggal DD.MM .YYYY.
Berisikan kode material yang Material tertera di dalam RFQ.
M anual
227
Berisikan harga atas material yang Net Price
M anual
tertera di dalam Quotation.
Berisikan kode mata uang yang Currency
Otomatis
digunakan oleh vendor. Berisikan kode Satuan unit yang digunakan Order Unit
material
yang
menyatakan
per-satuan.
Contoh
Otomatis
satuan yang digunakan adalah EA (each).
Kemudian data Quotation yang diterima dari vendor akan disimpan ke dalam sistem. Pengaksesan Price Comparison dapat diakses
melalui
T-Code
M E49.
Untuk
penampilan
Price
Comparison, field yang diisi adalah :
Tabel 4.45 Tabel Field untuk Price Comparison Field
Description Berisikan
Purchasing
Organization
Organization
unit
kode yang
Filling Field
Purchasing merupakan
yang bertanggung jawab
menangani pembelian.
M anual
228
Berisikan kode Collective Number yang
digunakan
untuk
Collective Number menggabungkan Quotation untuk
M anual
perbandingan.
Kemudian sistem akan menampilkan sekumpulan Quotation yang akan di-ranking oleh sistem. Untuk menampilkan COQ dapat menggunakan T-Code ZMM COQ. Adapun field yang diisi adalah :
Tabel 4.46 Tabel Field untuk Compare of Quotation
Field
Description
Filling Field
Berisikan kode Collective Number yang Collective Number
digunakan
untuk
menggabungkan Quotation untuk
M anual
perbandingan.
Setelah melakukan pengisian Collective Number, COQ dapat dijalankan. Contoh tampilan COQ adalah :
229
Material Number
Material Description
Unit of Measure
Vendor HPS /OE 200000
Vendor x xxxxx
Vendor …
v
y
……
Tabel 4.47Contoh tampilan COQ Adapun keterangan dari contoh di tersebut adalah : Tabel 4.48 Tabel Keterangan tampilan COQ Keterangan
Description
Material Number
Berisikan kode material.
Material Description
Berisikan deskripsi atas material.
Unit of Measure
Berisikan unit pengukuran untuk material tersebut.
Berisikan vendor untuk HPS/OE. Pada PT. Krakatau Vendor HPS/OE Steel kode yang mewakili vendor untuk HPS/OE (200000) adalah 200000.
Vendor x Berisikan kode vendor pemilik harga Quotation. xxxxx
v
Berisikan tampilan harga HPS/OE Berisikan tampilan harga Quotation yang dilakukan
y oleh vendor pada saat E-Bidding.
230
4.2.6.7
Manfaat Bisnis Beberapa manfaat dari perubahan sistem yang lama ke sistem yang baru : •
Maintain Quotation yang dilakukan di dalam sistem SAP R/3 akan
memudahkan
dalam
penentuan
ranking,
untuk
memudahkan penentuan vendor potensial yang akan diudang oleh PT. Krakatau Steel untuk berpartisipasi di dalam bidding process. Hal ini dikarenakan, di dalam sistem SAP, Maintain Quotation dapat menyajikan perbandingan Quotation dari vendor dan sistem akan men-generate ranking dari tiap Quotation yang telah dimasukkan (diilakukan maintain). •
Display Quotation dengan menampilkan HPS/OE pada tampilan perbandingan harga Quotation, membuat Bagian Perencanaan Pembelian dapat mengetahui harga bidding apabila masih diatas toleransi HPS/OE sehingga dapat dilakukan negosiasi.
4.2.6.8
Integrasi Antar Modul Proses Quotation tidak berkaitan dengan proses bisnis di luar M odul Material Management.
4.2.6.9
Integrasi Intra Modul Proses Quotation terintegrasi dengan Proses RFQ, EBidding pada M odul Material Management.
231
4.2.6.10 Keluaran Proses Bisnis Proses ini menghasilkan hasil perbandingan harga dari proses Price Comparison dan Compare of Quotation.
4.2.6.11 User Role dalam Quotation Tabel 4.49 User Role dalam Quotation Activity
User Role
Maintain Quotation
Bagian Pembelian
Display Price Comparisson
Bagian Pembelian
Display COQ
Bagian Pembelian
4.2.7
E-Auction 4.2.7.1
Process Area Overview E-Auction merupakan add-on application yang dimiliki PT. Krakatau Steel dengan online processing yang mendukung proses procurement. E-Auction diperuntukkan bagi vendor PT. Krakatau Steel yang menggunakan teknologi web agar online transaction dapat dijalankan
dan
memberikan
kemudahan
bagi
vendor
berinteraksi dengan pihak PT. Krakatau Steel. 4.2.7.2
Business Process Description E-Auction dibagi ke dalam 3 siklus tahapan, yakni :
•
E-Registration Vendor
untuk
232
E-Registration
merupakan
pendaftaran
vendor
yang
berkeinginan untuk menjadi rekanan PT. Krakatau Steel dengan membuat account pada web PT. Krakatau Steel. Vendor yang telah mendaftar akan mendapatkan account mereka dan pengajuan pendaftaran akan diterima pihak PT. Krakatau Steel untuk diproses lebih lanjut. Vendor yang diterima oleh pihak PT. Krakatau Steel akan mendapatkan notifikasi di dalam account mereka pada web PT. Krakatau Steel untuk menyerahkan beberapa dokumen sebagai syarat untuk menjadi rekanan. Bila vendor memenuhi semua persyaratan yang diajukan oleh PT. Krakatau Steel maka vendor akan terdafar sebagai rekanan PT. Krakatau Steel dan data mereka akan dimasukkan ke dalam Vendor Master Data dan Vendor Additional Data di dalam sistem SAP R/3 PT. Krakatau Steel untuk dilibatkan di dalam proses procurement.
•
E-Announce E-Announce
merupakan
pendistribusian
Request
For
Quotation (RFQ) kepada vendor. RFQ yang terbentuk dari hasil DPT akan di-posting ke halaman account vendor di dalam web K S. Kemudian vendor dapat mengakses RFQ tersebut pada halaman account mereka dan dapat mengirim Quotation melalui halaman account mereka kepada PT. Krakatau Steel sebagai balasan atas pengiriman RFQ. Quotation dari vendor akan disimpan ke dalam sistem SAP R/3 untuk dilakukan perbandingan. Setelah itu akan
233
dipilih sepuluh vendor yang akan terlibat di dalam proses E-Bidding. Pengumuman untuk sepuluh vendor tersebut juga dilakukan melalui E-Announce.
•
E-Bidding E-Bidding adalah proses tender yang dilakukan secara online oleh vendor terpilih. Yang dimaksud online disini adalah konektivitas secara real-time atas pengaksesan sistem bidding yang dilakukan oleh vendor dalam pemasukan data harga penawaran ke dalam sistem, akan tetapi bersifat offline dimana bidding tidak menggunakan teknologi internet untuk mendukung proses bidding mereka dan bidding ini dilakukan di dalam area PT. Krakatau Steel. Dari hasil Quotation yang didapatkan melalui reply vendor atas RFQ, akan dipilih sepuluh vendor yang akan berpartisipasi untuk mengikuti E-Bidding. Selanjutnya, kesepuluh orang perwakilan dari tiap vendor tersebut diundang ke PT. Krakatau Steel untuk melakukan proses E-Bidding. Dalam proses tersebut vendor saling memberikan tawaran melalui komputer yang tersedia dan sudah terintegrasi (online). Selama proses input value harga bidding, vendor dapat melihat di layar monitor mereka apakah jumlah value yang mereka masukkan adalah value yang terendah atau tidak. Hal ini dapat terus berlangsung selama batas waktu yang diberikan masih berjalan. Setelah batas waktu habis. maka urutan pemenang dengan tawaran terendah akan ditampilkan.
234
Dari hasil dari E-bidding, value atas harga penawaran akan digunakan untuk perbandingan harga yang ditampilkan melalui COQ (Compare of Quotation) pada sistem SAP R/3. COQ digunakan untuk mendapatkan siapa vendor yang memenangkan tender. Selanjutnya, negosiasi masih bisa dilakukan dengan vendor yang sudah terpilih tersebut apabila dirasa harga masih terlalu tinggi atau tidak sesuai dengan HPS/OE.
235
4.2.7.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.12 Flowchart E-Registration
236
Gambar 4.13 Flowchart E-Announce
237
Gambar 4.14 Flowchart E-Bidding
4.2.7.4
Manfaat Bisnis E-Auction memudahkan PT KS dan pihak vendor untuk melakukan sejumlah transaksi. Pengiriman dokumen melalui softcopy seperti RFQ dapat dikirimkan tanpa melalui fax atau jasa pengiriman lagi yang akan memakan waktu dan tenaga lebih. Jaringan internet yang aman dan cepat dapat dijadikan suatu media yang berguna untuk mendukung proses procurement di PT. Krakatau Steel.
238
4.2.8
Contract 4.2.8.1
Process Area Overview Contract merupakan suatu perjanjian kerja sama antara PT. Krakatau Steel dengan Vendor. Contract dapat dibuat berdasarkan Quotation terbaik pada proses tender dan juga berdasarkan pada perjanjian kerja sama yang telah disepakati dengan Vendor. Isi dari Contract merupakan kesepakatan atas pembelian material tertentu, dalam jumlah dan periode yang telah ditentukan. Ketika terjadi permintaan pembelian atas jenis material yang tertera pada Contract, maka Purchase Order akan dibuat berdasarkan Contract
dengan
jumlah maupun harga yang telah disepakati. Setiap kegiatan yang berkaitan dengan Contract tersebut, baik itu pembuatan Purchase Order, Goods Receipt,
atau pun Invoice Verification, akan
mempengaruhi status dari Contract tersebut.
4.2.8.2
Business Process Description Ketika terjadi permintaan pembelian material atas suatu material tertentu, PT. Krakatau Steel akan membuatkan Request for Quotation (RFQ) dan setelah mendapatkan vendor pemenang tender, PT. Krakatau Steel akan melakukan negosiasi. Apabila vendor tersebut dinilai memiliki kualitas material yang baik dan juga menawarkan harga yang terbaik, maka akan dilakukan perjanjian kerja sama yang akan dituangkan ke dalam pembuatan Contract. Dalam hal ini, berarti Contract dibuat berdasarkan pada RFQ.
239
Selain berdasarkan RFQ, Contract juga dapat langsung dibuat apabila terjadi perjanjian kerja sama langsung, yang tidak berasal dari permintaan pembelian (PR). Ada beberapa jenis Contract : -
Quantity Contract : suatu perjanjian yang menyatakan bahwa Vendor akan mengirimkan material dalam jumlah tertentu selama periode yang telah disepakati.
-
Value Contract : suatu perjanjian jangka panjang di mana pembelian atas material akan ditujukan kepada Vendor sampai mencapai total nilai yang disepakati.
-
Delivery Schedules : perjanjian atas waktu pengiriman material yang telah disepakati dengan Vendor. Dalam Contract tertera informasi mengenai vendor, masa berlaku Contract, ketentuan pengiriman dan pembayaran, rincian material, dan juga harga yang disepakati. Setelah Contract dibuat dan disimpan, harus dilakukan Release Strategy atau persetujuan atas Contract tersebut. Release Strategy dilakukan secara bertingkat sesuai dengan besar nilai yang disepakati di dalam Contract tersebut. Setelah Contract di-release, ketika ada PR atas material yang tertera pada Contract, maka akan dibuatkan Purchase Order (PO) untuk menginformasikan kepada vendor secara rinci berapa jumlah material yang diperlukan dan kapan material tersebut harus dikirim ke PT. Krakatau Steel. PO yang dibuat berdasarkan
240
Contract, disebut dengan Contract Release Order, dan Contract Release
Order
ini
akan
disimpan
ke
dalam
Release
Documentation atas Contract yang sesuai. Release Documentation mendata semua kegiatan yang berkaitan dengan Contract tertentu dan akan diupdate secara otomatis apabila Contract Release Order dibuat. Release Documentation ini memuat informasi berupa nomor Contract Release Order, tanggal dokumen, jumlah material, dan total nilai (harga) untuk semua Contract Release Order yang dibuat atas Contract tersebut. Release Documentation merupakan suatu cara untuk Contract Monitoring. Jika terjadi kelalaian oleh vendor sehingga pengiriman material tidak memenuhi jumlah yang ditetapkan, maka akan diajukan Claim. Ketika masa berlaku Contract telah habis dan semua jumlah material yang disepakati telah terpenuhi, maka Contract akan ditutup (close). Setiap periode waktu tertentu, PT. Krakatau Steel akan membuat laporan Contract untuk kepentingan manajerial.
241
4.2.8.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.15 Flowchart Contract
4.2.8.4
Transaction for Contract Terdapat beberapa T-Code yang dipergunakan dalam pemrosesan Contract. Di antaranya ialah :
242
Tabel 4.50 Tabel Transaksi untuk Contract Transaction Code
Description M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
M E31K
ini digunakan
untuk
membuat
Contract (Create
Contract).
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu M E35K
ini digunakan untuk memberikan persetujuan atas Contract yang telah dibuat (Release Contract).
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu ini digunakan untuk melihat daftar Contract berdasarkan M E3L
vendor (List Display Contract by Vendor). PT. Krakatau Steel menggunakan menu ini untuk membuat laporan Contract.
4.2.8.5
Beberapa Field yang Harus Diisi dan Penomoran Dokumen Beberapa Field awal yang harus diisi untuk Create Contract tanpa Reference ke RFQ :
Tabel 4.51 Tabel Field Contract tanpa RFQ Field Vendor
Description Berisikan
kode
vendor
Filling Field yang
M anual
243
melakukan kerja sama dengan PT. Krakatau Steel. Berisikan
kode
tipe Contract
(ZM K untuk Quantity Contract,
Agreement type
M anual
atau ZWK untuk value Contract).
Berisikan
tanggal
Contract
tersebut dibuat. Format tanggal
Agreement date
M anual
DD.MM .YYYY.
Berisikan
kode
Purchasing
Purchasing
Organization
yang
merupakan
Organization
unit organisasi yang menangani
M anual
pembelian.
Berisikan kode Purchasing Group yang merupakan unit organisasi di Purchasing Group
dalam Purchasing Organzation yang
bertanggung
M anual
jawab
menangani pembelian.
Jika Contract dibuat berdasarkan RFQ, maka field-field yang harus diisi adalah : Tabel 4.52 Field untuk Contract dengan RFQ
244
Field
Description
Filling Field
Berisikan nomor RFQ sebagai RFQ
M anual
referensi Contract.
Berisikan
list
item
yang
From RFQ item dan
M erupakan urutan dari beberapa
To RFQ item
item
pada
RFQ
yang
M anual
akan
dibuatkan Contract.
Selanjutnya, beberapa field yang harus diisi untuk Create Contract :
Tabel 4.53 Tabel Field untuk Create Contract Field
Description Berisikan
Validity Start
berlakunya
Filling Field
tanggal
mulai
Contract.
Format
M anual
tanggal DD.MM .YYYY.
Berisikan Validity End
Contract.
tanggal
berakhirnya
Format
tanggal
M anual
DD.MM .YYYY.
Target Value
Berisikan Target value,
yaitu
M anual
245
berdasarkan
harga
target
maksimal contract tersebut.
Berisikan ketentuan pembayaran
Payment Terms
M anual
Berisikan kode mata uang. Kode mata uang yang dipakai untuk Currency Key
purchasing
lokal
adalah
IDR
M anual
(Inodesia Rupiah).
Berisikan Material Number dari material-material yang termasuk
Material
M anual
dalam perjanjian Contract.
Berisikan Material Short Text
dari Otomatis
target
dari
jumlah
material yang akan dibeli. Berisikan
Net Price
text
Material Number.
Berisikan Target Quantity
deskripsi
M anual
nominal harga dari
material yang telah disepakati.
M anual
Setelah create contract selesai dilakukan, sistem akan mengenerate nomor Contract secara otomatis. Untuk List Displays Contracts, field yang diisi, digunakan sebagai parameter untuk menyeleksi Contract yang ditampilkan.
246
Tabel 4.54 Tabel Field untuk List Display Contract Field
Description
Filling Field
Vendor Number dari Vendor yang Vendor
M anual
terlibat Contract
Purchasing Kode Purchasing organization Organization
Document Type
Tipe dokumen Contract Purchasing
Purchasing Group
Group
M anual
M anual yang
bertanggung jawab atas Contract
M anual
tersebut.
Plant
Plant yang memerlukan material
Tanggal Delivery Date
untuk
M anual
pengiriman
material
M anual
Hanya agreement yang masih valid Validity key date
Range of Coverage
yang
akan
ditampilkan
sesuai tanggal validity
M anual
Tanggal dimana Contract sudah
M anual
247
to
terpenuhi.
Document Number
Nomor dokumen Contract
M aterial group
Material Group
M anual
M anual
Tanggal saat dokumen Contract Document Date
dibuat
M anual
List Displays Contract juga digunakan oleh PT. Krakatau Steel untuk membuat laporan Contract. Setelah parameter diisi, maka sistem akan menampilkan Contract yang telah dibuat dengan informasi sebagai berikut : •
Contract Number
•
Contract Document Date
•
Vendor Number
•
Vendor Name
•
Validity Start
•
Validity End
•
Material Number
•
Target Quantity
•
Net Price
•
Purchasing Group
•
Plant
248
Tabel 4.55 Tabel Field untuk Release Contract Field
Description
Filling Field
Contract release code adalah kode dari jabatan yang bertanggung Release Code jawab
melakukan
Release
membatalkan
Release
M anual
Contract Untuk Cancel Release
M anual
Contract (Optional)
Indikator
yang
menyatakan
Release Prerequisite apakah release sebelumnya sudah Fulfilled
M anual
di lakukan (Optional) Kode Purchasing
untuk
Organization
pada
Purchasing
organization
menampilkan Purchasing
Contract
Organization
M anual
tersebut.
Nomor dokumen Contract yang Document Number
M anual
akan direlease.
Document Type
Tipe dokumen Contract
Purchasing Group
Purchasing
Group
M anual yang
M anual
249
bertanggung
jawab
atas
pembuatan Contract
Vendor
Vendor number pada Contract
M anual
Penomoran Contract terdiri atas 10 digit yang akan diuraikan sebagai berikut :
Tabel 4.56 Tabel Struktur Kodefikasi Contract Format
Description Digit 7
pertama
merupakan
kode
yang
mengidentifikasikan dokumen Contract.
7xxxxxxxxx Digit ketiga hingga kesepuluh merupakan xxxxxxxxx
4.2.8.6
delapan digit running number.
Manfaat Bisnis Beberapa manfaat dari Contract pada SAP R/3 adalah : •
Dengan
adanya
Contract,
PT.
Krakatau
Steel
dapat
mempercayakan pembelian material tertentu kepada suatu Vendor dalam jangka waktu yang telah ditetapkan, sehingga apabila ada kebutuhan akan material tersebut, PT. Krakatau
250
Steel tidak perlu melakukan pemilihan Vendor lagi. Hal ini akan sangat berguna bagi pemenuhan material yang bersifat rutin dan sering digunakan. •
Dengan Contract, berarti kebutuhan akan suatu material dapat terpenuhi dengan lebih cepat karena PO akan langsung dibuat dengan merujuk pada Contract.
•
Harga material tidak akan berubah selama periode Contract tersebut.
•
Ketentuan pengiriman dan ketentuan pembayaran sudah ditetapkan di awal Contract.
4.2.8.7
Integrasi Antar Modul Proses Contract tidak berkaitan dengan proses bisnis di luar M odul M aterial M anagement.
4.2.8.8
Integrasi Intra Modul Contract
memiliki
integrasi
dengan
proses
Purchase
Requisition, Request for Quotation sebagai pemicu terjadinya Contract. Selain itu juga dengan Purchase Order, Goods Receipt, dan juga Invoice Verification yang akan mengupdate status dari Release Documentation pada Contract.
251
4.2.8.9
Keluaran Proses Bisnis Hasil dari pembuatan Contract adalah suatu perjanjian kerja sama yang sah dengan Vendor atas jumlah pengiriman material, harga yang disepakati, dan ketentuan pengiriman serta pembayaran.
4.2.8.10 User Role dalam Contract Tabel 4.57 User Role dalam Contract
Activity
User Role Bagian Pembelian
Pembuatan Contract
Buyer
Superintendent Release Contract Manager General Manager
4.2.9
Purchase Order 4.2.9.1
Process Area Overview Purchase Order pembelian
material.
(PO)
Pembuatan
berfungsi sebagai bukti atas PO
dapat
didasarkan
atas
permintaan pengadaan material yang ada pada PR. PO juga dapat berasal dari PR yang didasarkan atas Contract. Setiap PO yang dikeluarkan harus melalui proses persetujuan atau Release Strategy
252
oleh pihak-pihak yang berwenang sesuai dengan nilainya. Semakin tinggi nilai PO maka semakin tinggi tingkatan releasenya. Kegiatan yang dilakukan di dalam proses PO yaitu : • Pembuatan PO (Create PO). • Pembatalan PO (Cancel PO).
4.2.9.2
Business Process Description Pemrosesan PO dilakukan oleh Bagian Pembelian dengan menggunakan sistem SAP. PO dapat diproses berdasarkan PR, Contract, dsb. Ketika Bagian Perencanaan Pembelian akan membuat PO maka akan dilakukan proses Adopt oleh sistem atas salah
satu
dokumen
tersebut
sesuai
dengan
permintaan
kebutuhannya apakah dari PR, Contract dsb. PO berisikan material, jumlah, harga, kondisi pembelian, unit organisasi yang bertanggung jawab atas pembelian tersebut. PO yang telah dibuat akan melalui proses persetujuan bertingkat yang disebut Release Strategy. Semakin tinggi nilai PO maka semakin tinggi tingkatan Release Strategy-nya. Yang melakukan Release Strategy adalah pihak-pihak yang berwenang seperti : • Buyer • Superintendent • Manager • Direktur
253
Jika PO tidak disetujui maka akan dilakukan evaluasi PO oleh bagian pembelian. Pada evaluasi ini akan dipertimbangkan apakah isi PO baik dari material, vendor, syarat pembelian masih ada yang tidak sesuai dengan budget dan kondisi perusahaan. jika dibutuhkan perubahan maka akan dilakukan proses Change PO dan kemudian akan diajukan kembali ke proses Release Strategy, tetapi jika sebaliknya maka dilakukan proses pembatalan PO (Cancel PO). Jika PO telah disetujui, maka PO akan di-print lalu diteruskan ke bagian Vendor management untuk dikirimkan ke Vendor. Tidak sama seperti pada modul R/2 perubahan status tidak perlu dikonfirmasi secara manual lagi lewat M emo Dinas kepada pihak internal (karyawan departemen), sebab status dari permintaan yang telah dilakukan dapat dicek melalui sistem SAP oleh karyawan departemen. Setiap periode waktu tertentu akan dibuat laporan PO. Laporan PO pada PT. Krakatau Steel menggunakan M enu List Displays PO (yang akan dijelaskan pada PO Monitoring).
4.2.9.2.1 Perubahan PO setelah PO dikirim ke Vendor PO yang telah dibuat dan dikirimkan dapat saja diubah karena alasan tertentu dan tentunya perubahan ini disepakati oleh Vendor dan PT. Krakatau Steel. Perubahan PO ini dapat berupa perubahan kuantitas dikarenakan kebutuhan, perubahan tanggal Delivery ataupun perubahan aturan pembelian dikarenakan
254
kondisi perusahaan. Atas perubahan ini maka Bagian Pembelian akan melakukan Change PO melalui sistem SAP. Sebagai konfirmasi perubahan
kepada vendor
akan
dibuat
surat
Amandemen PO. Surat Amandemen PO yang dibuat akan diteruskan ke Bagian Vendor Management untuk dikirimkan ke vendor.
4.2.9.2.2 Pembatalan PO setelah PO dikirim ke Vendor Selain dapat diubah PO yang telah dibuat dan dikirimkan dapat juga dibatalkan oleh vendor maupun oleh PT. Krakatau Steel karena beberapa kondisi tertentu seperti keterlambatan delivery yang diluar toleransi, material yang dikirimkan jauh dari kualitas yang dijanjikan dsb. Sebagai konfirmasi kepada Vendor akan dibuat Surat Batal PO (SBPO). SBPO ini akan diteruskan ke bagian Vendor Management untuk diteruskan ke vendor.
4.2.9.2.3 Kondisi di Perusahaan Terdapat beberapa kebijakan dan kondisi perusahaan yang berpengaruh terhadap pemrosesan PO : a. Perubahan PO setelah PO dikirimkan ke Vendor dapat disebabkan beberapa keadaan seperti : • Perubahan permintaan jumlah , spesifikasi material yang dibeli, tentunya dengan kesepakatan dengan Vendor.
255
• Perubahan tanggal delivery karena kebijakan perusahaan. b. Pembatalan PO dapat disebabkan berbagai kondisi yang ada setelah pembelian seperti : • Apabila Vendor tidak dapat mengirim barang dalam jangka waktu yang telah ditentukan. • Apabila barang yang dikirimkan selalu tidak lulus inspeksi (reject) • Apabila jumlah barang yang dikirimkan tidak lengkap. Pembatalan PO dapat dilakukan per-item atau seluruhnya, dan harus disertai alasan. Apabila pembatalan PO dilakukan oleh pihak Vendor, maka setelah pembatalan PO tersebut disetujui, status Vendor akan diblok sampai Vendor membayar pinalti atas pembatalan tersebut. Sedangkan pembatalan PO yang dilakukan oleh PT. Krakatau Steel, tidak akan merubah status apapun dari Vendor, dan tidak ada pembebanan pinalti kepada Vendor. Akan dilakukan Cancel PO atas pembatalan tersebut. c. Release Strategy pada PO. Setiap PR yang dibuat akan melewati tahapan pengesahan yang disebut dengan Release Strategy. Release Strategy merupakan persetujuan bertingkat dari pihak-pihak struktural organisasi.
Pengesahan persetujuan PO dibagi ke dalam
beberapa tingkatan sesuai dengan value POnya. Semakin
256
besar
value
pengesahannya.
PR
maka
Adapun
semakin pihak-pihak
melakukan release strategy yaitu: • Super Intendent • Manager • General Manager • Direktur
tinggi
tingkatan
struktural
yang
257
4.2.9.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.16 Flowchart Purchase O rder
258
4.2.9.4
Analisa Perbedaan Tabel 4.58 Tabel Analisa Perbedaan Purchase O rder
Perbedaan
Sistem Lama
R/3
Konfirmasi
Perubahan status PO seperti Perubahan status PO seperti
Perubahan
Cancel
Status (Internal)
PO
PO membutuhkan
masih cancel
PO
konfirmasi dikonfirmasi
yang dilakukan secara manual sebab
telah
tidak secara
perlu manual
menggunakan
kepada karyawan departemen sistem SAP. via memo.
Release
Release
Strategy
strategy
manual melalui tanda tangan, sistem SAP. pemrosesannya
masih Release Srategy menggunakan
dilakukan
diluar sistem SAP.
4.2.9.5
Transaction for Purchase O rder Terdapat beberapa T-Code yang dipergunakan dalam pemrosesan PO. Diantaranya ialah : Tabel 4.59 Tabel Transaksi untuk Purchase Order
Transaction Code M E21N
Description M enu yang sudah terdapat di dalam SAP. M enu ini
259
digunakan untuk pembuatan PO (Create PO). M enu yang sudah terdapat di dalam SAP. M enu ini M E22N
digunakan untuk perubahan PO (Change PO).
M enu yang sudah terdapat di dalam SAP. M enu ini M E23N
digunakan untuk menampilkan PO (Display PO).
M enu yang sudah terdapat di dalam SAP. M enu ini digunakan untuk melakukan Release Strategy pada PR
M E28N
(Release PO).
4.2.9.6
Beberapa Field yang Harus Diisi Beberapa field yang harus dilengkapi dalam pembuatan PO (M E21N) beserta deskripsinya adalah :
Tabel 4.60 Beberapa Field untuk Create Pu rchase Order Field
Description
Filling Field
Berisikan nomor document yang akan di-adopt sebagai referensi Document Number
atas
PO
yang
akan
dibuat.
Dokumen yang dapat menjadi referensi bagi pembuatan
PO
M anual
260
adalah PR atau Quotation.
Berisikan tipe dokumen PO yang akan dibuat berdasarkan jenis Document type
kegiatannya lokal
untuk
menggunakan
purchasing
M anual
document
type : Normal Lokal.
Berisikan kode unit organisasi Purchasing yang bertanggung jawab
atas
Organization
Otomatis
pembelian material tersebut.
Berisikan kode unit organisasi yang bertanggung jawab Purchasing Group
atas
pembelian material tersebut di
Otomatis
dalam Purchasing Organization.
Berisikan kode company code yang Company Code
memegang
accounting
yang
satu
unit
sifatnya
Otomatis
independen.
Berisikan kode material yang Material Number
dibeli.
Otomatis
261
Berisikan nama material yang Short Text
Otomatis
dibeli.
Berisikan jumlah material yang PO Quantitiy
Otomatis / manual
dibeli.
Berisikan pengiriman
Delivery Date
tanggal
permintaan
material.
Format
Otomatis
tanggal DD.MM .YYYY.
Berisikan kode pengelompokan Material Group
Otomatis
material.
Berisikan total harga kotor atas Gross Price
Berisikan kondisi-kondisi Condition (Cnty)
Otomatis
pembelian material tersebut.
yang
Type berlaku pada pembelian tersebut.
M anual
Berisikan jumlah kondisi sesuai Amount
condition type yang ada.
M anual
Penomoran PO didasarkan atas kebutuhan PT. Krakatau Steel agar mudah untuk mengidentifikasikan dokumen PO. Adapun format penomoran PO adalah:
262
Tabel 4.61 Tabel Penomoran Purchase Order Format
Description Digit 3
merupakan
kode
yang
mengidentifikasikan PO.
Digit 1
kedua
merupakan
kode
yang
mengidentifikasikan pembelian atas material.
Digit 3112xxxxxx
pertama
1
ketiga
merupakan
kode
yang
mengidentifikasikan PO atas purchasing.
Digit 2
keempat
merupakan
kode
yang
mengidentifikasikan PO atas purchasing lokal.
Digit kelima sampai kesepuluh merupakan enam digit xxxxxx
running number.
Pembatalan PO dapat dilakukan melalui change PO (M E22N) . Beberapa field yang dapat diisi yaitu : Tabel 4.62 Field untuk Cancel Purchase Order Field Document Number
Description
Filling Field
Berisikan nomor document atas
M anual
263
PO
yang
akan
dilakukan
pembatalan.
M erupakan Status
tempat
untuk M anual
menentukan status PO.
PO yang disetujui akan dilakukan release. Beberapa field yang harus dilengkapi untuk pemrosesan Release Strategy (M E28N) untuk PO adalah :
Tabel 4.63 Tabel Field Release Purchase O rder Field
Description
Filling Field
PO Number dibutuhkan untuk PO Number
menentukan PO manakah yang
M anual
akan di-release.
Berisikan kode atas pihak yang Release Strategy
berwenang melakukan release.
M anual
Release Indicator merupakan tipe Release Indicator
release
yang
terjadi
blocked atau tidak.
apakah
Otomatis
264
Berisikan keterangan mengenai hasil release. Dari status release Status Release)
(Status dapat terlihat release dari jabatan
Otomatis
mana yang telah berhasil.
M erupakan Release
tempat
melakukan M anual
release.
Berisikan kode Purchasing Group Purchasing Group
yang bertanggung jawab
atas
Otomatis
permintaan pembelian material.
Untuk PO yang telah di-release, sistem tidak men-generate nomor yang baru. Akan tetapi, nomor PR yang lama tetapi telah dilengkapi dengan keterangan simbol pada kolom status (status release) sebagai tanda bahwa PO telah di-release. Apabila release atas PO tersebut telah berhasil akan muncul message bahwa tersebut telah mengalami perubahan.
4.2.9.7
Manfaat Bisnis Beberapa manfaat dari perubahan sistem yang lama ke sistem yang baru :
265
•
Release Strategy pada PO telah dilakukan dengan sistem SAP, sehingga pengaksesan terhadap dokumen PO yang akan direlease menjadi lebih cepat. Proses release dilakukan hanya dengan klik kolom status (status release) yang menandakan bahwa PO telah selesai di-release.
•
Perubahan status pada PO dapat ditelusuri. Pada modul R/3 informasi perubahan status PO menjadi lebih mudah untuk disampaikan, tidak sama seperti pada modul R/2 dahulu, dibutuhkan konfirmasi baik dengan telepon atau memo dinas sebagai pemberitahuan atas perubahan status pada PO. Dengan modul R/3 karyawan dapat mengecek status dari dokumendokumen tersebut melalui display PO pada sistem SAP.
4.2.9.8
Integrasi Antar Modul Proses Purchase Order tidak berkaitan dengan proses bisnis di luar M odul Material Management.
4.2.9.9
Integrasi Intra Modul Pemrosesan PO berintegrasi dengan PR, Quotation, Purchase Order Monitoring (PO Monitoring), Contract, dan Invoice Verification.
266
4.2.9.10
Keluaran Proses Bisnis Proses ini menghasilkan dokumen Purchase Order yang sudah di-release.
4.2.9.11
User Role dalam Purchase Order Tabel 4.64 User Role dalam Purchase Order Activity
User Role
Create PO
Bagian Pembelian
Cancel PO
Bagian Pembelian Buyer Superintendent
Release PO Manager General Manager
4.2.10 Purchase Order Monitoring 4.2.10.1
Process Area Overview Setiap PO yang telah dibuat, akan dilakukan monitoring untuk mengetahui PO yang sudah disetujui (di-release), PO yang tanggal pengirimannya sebentar lagi akan jatuh tempo ataupun PO yang diblok karena tanggal pengirimannya sudah jatuh tempo.
267
Pada PO Monitoring ini akan dikirimkan reminder kepada Vendor mengenai tanggal pengiriman barang. Proses ini ditujukan agar pengiriman barang dari Vendor tepat waktu. Kegiatan yang dilakukan pada proses PO Monitoring meliputi: • M enampilkan List Display PO • Pembuatan Reminder (Create Reminder) • Pencetakan/ transmisi Reminder
4.2.10.2
Business Process Description PO Monitoring pada PT. Krakatau Steel dilakukan untuk mengawasi PO yang telah dibuat. Dengan PO Monitoring ini dapat diketahui PO mana saja yang telah di-release (disetujui), PO mana yang akan jatuh tempo (berdasarkan tanggal pengiriman material), dan juga PO mana yang di-block karena sudah jatuh tempo. Pengawasan akan PO ini dilakukan agar penerimaan barang yang dilakukan nantinya sesuai dengan tanggal yang telah disepakati sehingga tidak merugikan PT. Krakatau Steel. Setelah PO dikirim kepada vendor, Buyer pada PT. Krakatau Steel memiliki tanggung jawab untuk terus melakukan monitor apakah pengiriman material dari vendor dilakukan pada waktu dan lokasi yang tepat. Buyer dapat me-monitor apakah material telah diterima oleh pihak yang seharusnya menerima (misalnya Bagian Gudang) dengan berdasarkan pada PO. Ketika Bagian Gudang
268
menerima material yang dikirmkan oleh vendor dan melakukan posting Goods Receipt Document, maka PO History akan langsung di-update. Pada PO monitoring, sistem juga akan mengirimkan Reminder sebagai notifikasi kapan vendor harus mengirimkan barang sesuai dengan keterangan yang telah dicantumkan pada PO. Pada PT. Krakatau Steel terdapat tiga tingkatan Reminder. Tingkatan Reminder ini berisikan kapan Reminder pertama, kedua, dan ketiga akan dikirimkan setelah PO tersebut dibuat. Tingkatan Reminder ini sebelumnya telah ditentukan ketika PO dibuat. PT. Krakatau Steel juga memberikan toleransi waktu untuk pengiriman barang. Apabila sampai pada tanggal tersebut belum dilakukan Good Receipt atas PO yang bersangkutan, maka akan dilakukan konfirmasi dan bila vendor tidak dapat mengirimkan barang pada waktu yang telah disepakati, maka PO akan dibatalkan.
269
4.2.10.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.17 Flowchart PO Monitoring
270
4.2.10.4
Transaction for Purchase O rder Monitoring Tabel 4.65 Tabel Transaksi untuk PO Monitoring
Transaction Code
Description M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu ini digunakan
M E2L
untuk List Displays
By
Vendor
(menampilkan dokumen-dokumen PO yang diseleksi berdasarkan vendor). M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu ini digunakan untuk List Displays By Material
M E2N
(M enampilkan dokumen-dokumen PO yang diseleksi berdasarkan material).
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu M E91F
ini digunakan untuk membuat Reminder (Urging/ Reminder). M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
M E9F
ini digunakan untuk mencetak reminder.
Pembuatan laporan PO setiap periode tertentu pada PT. Krakatau Steel menggunakan transaksi List Displays By Vendor atau transaksi List Displays By Material.
271
4.2.10.5
Beberapa Field yang Harus Diisi Berikut ini merupakan beberapa field yang harus diisi untuk List Displays PO, baik yang berdasarkan vendor (M E2L) ataupun berdasarkan material (M E2N). Beberapa field yang diisi, digunakan sebagai parameter untuk menyeleksi PO yang ditampilkan. Semakin banyak field yang diisi, semakin spesifik PO yang ditampilkan.
Tabel 4.66 Tabel Field untuk List Displays
Field
Description
Filling Field
Berisikan kode vendor, untuk menampilkan dokumen-dokumen Vendor
M anual PO yang ditujukan kepada vendor tersebut.
Berisikan Purchasing
kode
Purchasing
Organization untuk menampilkan M anual
Organization
dokumen-dokumen
PO
dengan
Purchasing Organization tersebut.
Berisikan tipe dokumen PO, dan akan
menampilkan
dokumen-
Document Type
M anual dokumen
PO
dengan
dokumen yang ditentukan.
tipe
272
Berisikan kode Purchasing Group untuk
menampilkan
dokumen-
Purchasing Group
M anual dokumen PO dengan Purchasing Group tersebut.
Berisikan Plant
kode
Plant
untuk
menampilkan dokumen-dokumen
M anual
PO dengan Plant tersebut.
Berisikan Delivery Date ini diisi untuk Delivery Date
menampilkan
dokumen
PO
dokumen-
yang
memiliki
M anual
tanggal pengiriman sesuai dengan tanggal yang diisikan.
Berisikan
PO
number
yang
merupakan nomor dokumen PO, Document Number
dan
berfungsi
dokumen
PO
menampilkan sesuai
M anual
dengan
nomor dokumen yang diisikan.
Berisikan Material Number, dan Material
akan
menampilkan
dokumen-
dokumen PO yang memiliki item
M anual
273
sesuai dengan Material Number yang dimasukan.
Berisikan Material Group, dan akan Material Group
menampilkan
dokumen-
dokumen PO yang memiliki item
M anual
sesuai dengan Material Group yang dimasukan.
M erupakan
tanggal
ketika
dokumen PO dibuat, dan akan Document Date
menampilkan semua dokumen PO
M anual
yang dibuat sesuai dengan tanggal yang diisikan.
Setelah beberapa field di atas diisi, akan menampilkan seluruh dokumen PO yang memiliki spesifikasi yang sesuai dengan beberapa field tersebut. List Displays PO ini akan menampilkan dokumen-dokumen PO dengan informasi sebagai berikut : •
PO Number
•
Vendor Number
•
Vendor Name
•
Purchasing Group
•
Document Date
274
•
Material Number
•
Material Text
•
Material Group
•
Status PO
•
Plant dan Storage Location
•
Order Quantity
•
Unit of Measure
•
Net Price
•
Currency
Beberapa field yang dapat diisi untuk menampilkan dokumendokumen PO yang akan dikirimkan Reminder. Untuk mencetak pesan Reminder pun menggunakan field yang sama, yaitu :
Tabel 4.67 Tabel Field untuk Pembuatan dan Print Reminder
Field
Description
Filling Field
Berisikan nomor PO yang ingin Purchasing dibuatkan reminder.
M anual
Document
Purchasing
Berisikan kode Purchasing Group menunjukan unit organisasi yang
Organization bertanggung jawab atas pembelian
M anual
275
material tersebut. Untuk
menyeleksi
menampilkan
dokumen
dan PO
dengan tipe dokumen tertentu, yang selanjutnya akan dibuatkan Document Type reminder atas dokumen-dokumen
M anual
PO tersebut. Untuk purchasing local menggunakan tipe dokumen Normal Lokal. Untuk
menyeleksi
menampilkan dengan Pruchasing Group
dokumen
Purchasing
dan PO Group
tertentu, yang selanjutnya akan dibuatkan
reminder
M anual
atas
dokumen-dokumen PO tersebut.
Berisikan Vendor
terlibat
kode di
vendor
dalam
yang
pengadaan
M anual
material.
Berisikan Document Date
menyeleksi
tanggal dan
untuk
menampilkan
dokumen PO yang dibuat pada
M anual
276
tanggal tertentu, yang selanjutnya akan dibuatkan Reminder atas dokumen-dokumen PO tersebut.
Berisikan
tanggal
menyeleksi dokumen Delivery Date
dan PO
untuk
menampilkan
dengan
tanggal
pengiriman
tertentu,
yang
selanjutnya
akan
M anual
dibuatkan
reminder atas dokumen-dokumen PO tersebut.
M erupakan tingkatan Reminder ; Max. Reminder
akan
menyeleksi
dan
Level
menampilkan dokumen yang telah
M anual
mencapai level Reminder tertentu.
Setelah
field untuk
Reminder
diisi,
maka sistem akan
menampilkan semua dokumen PO yang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Reminder ini akan menampilkan dokumen PO dengan informasi • PO Number • Vendor Number • Vendor Name
sebagai
berikut:
277
• PO Document Date • Material Number • Material Text • Delivery Date • Quantity still To be Expedited (jumlah material yang belum dikirim) • Reminder Key Date (tanggal Reminder dibuat) • Reminder Level (tingkatan reminder)
Sedangkan untuk mencetak pesan Reminder (M E9F), sistem akan menampilkan semua dokumen PO yang telah dibuatkan Reminder-nya dengan informasi sebagai berikut : •
PO Number
•
Vendor Number
•
Vendor Name
•
Purchasing Group
•
PO Document Type
•
Message Type
•
Language
•
Created on time (waktu dibuatnya / dicetaknya pesan Reminder).
•
User Name (merupakan user yang bertangung jawab dalam mencetak Reminder).
•
Output Device yang digunakan.
4.2.10.6
Manfaat Bisnis Proses PO Monitoring pada R/3 memiliki manfaat sebagai berikut : •
Dengan adanya proses PO Monitoring, PT. Krakatau Steel dapat mengetahui status dari PO yang telah dibuat, apakah vendor telah mengirimkan material dan tagihan atas PO yang telah dibuat tersebut.
•
PO Monitoring memungkinkan PT. Krakatau Steel untuk mengingatkan vendor secara berkala atas pengiriman material yang harus dilakukan. Sehingga lebih mengoptimalkan kinerja vendor agar dapat mengirimkan material dengan tepat waktu.
•
PO Monitoring memudahkan PT. Krakatau Steel dalam menampilkan dokumen PO yang belum dilakukan release, yang hampir jatuh tempo masa pengirimannya, yang telah lewat masa pengirimannya, termasuk PO yang dibatalkan. Sehingga PT. Krakatau Steel dapat dengan cepat mengambil tindakan atas dokumen PO tersebut.
4.2.10.7
Integrasi Antar Modul Proses PO Monitoring tidak berkaitan dengan proses bisnis di luar M odul M aterial M anagement.
4.2.10.8
Integrasi Intra Modul Proses PO M onitoring ini terintegrasi dengan PO dan Good Receipt.
4.2.10.9
Keluaran Proses Bisnis Hasil dari proses PO Monitoring adalah pesan Reminder yang dikirimkan kepada vendor, untuk mengingatkan vendor atas waktu pengiriman material.
4.2.10.10 User Role dalam PO Monitoring Tabel 4.68 Tabel User Role dalam PO Monitoring Activity
User Role
List Displays PO
Bagian Vendor Management
Create Reminder
Bagian Vendor Management
Print Reminder Message
Bagian Vendor Management
4.2.11 Goods Receipt 4.2.11.1
Process Area Overview Goods Receipt (GR) merupakan suatu proses penerimaan material yang masuk ke gudang penyimpanan, dalam hal ini khususnya material yang dikirim oleh vendor. GR dilakukan
berdasarkan pada PO. Penerimaan material dari vendor, harus diinspeksi terlebih dahulu. Apabila material tersebut lolos inspeksi, maka material tersebut dapat langsung digunakan. Tetapi bila tidak lolos inspeksi, maka akan dilakukan pengembalian material kepada vendor. Kegiatan yang dilakukan pada proses GR adalah :
4.2.11.2
•
M elakukan Good Receipt.
•
M elakukan Transfer Posting.
Business Process Description Pada saat material dari vendor telah sampai di PT. Krakatau Steel, material akan ditempatkan di suatu area yang disebut holding area dan akan disesuaikan antara Surat Jalan (Delivery Order / Delivery Note) dari vendor dengan PO. Terdapat tiga tipe stok yang digunakan : - Quality Inspection Stock, merupakan stok material yang harus melalui proses inspeksi terlebih dahulu. M aterial pada quality inspection stock tidak dapat digunakan. - Unrestricted Use Stock, merupakan stok material yang dapat langsung digunakan. - Block Stock, merupakan stok material yang tidak dapat digunakan karena diblok akibat ketidaklengkapan dokumen pada saat penerimaan material.
Apabila telah sesuai, maka akan dilakukan GR dengan tipe stok Quality Inspection Stock, yang berarti semua material yang telah diterima harus diinspeksi terlebih dahulu sebelum digunakan. Ketika GR di-posting maka akan menghasilkan Material Document dan juga Accounting Document. Selanjutnya, proses inspeksi dilakukan di Inspection Area. Keseluruhan proses inspeksi sampai dengan material tersebut dinyatakan lolos atau tidak lolos inspeksi, merupakan ruang lingkup dari Quality Management. Pada dasarnya ada dua jenis inspeksi yang dilakukan, yaitu : 1. Inspeksi Fisik M erupakan pemeriksaan yang dilakukan terhadap suatu material dilihat dari fisik material itu sendiri, spesifikasi, dan kemudian kuantitas, apakah sesuai dengan Purchase Order. 2. Inspeksi M utu M erupakan pemeriksaan yang membutuhkan keahlian. Di dalam pemeriksaan ini dilakukan uji coba terhadap material yang diuji, misalnya kadar kandungan. Setelah proses inspeksi selesai, ada 2 kondisi hasil inspeksi : 1. M aterial tersebut lolos inspeksi, maka akan dilakukan transfer
posting
dari
Quality
Inspection
Stock
ke
Unrestricted Use Stock agar dapat digunakan. 2. M aterial tersebut tidak lolos inspeksi, maka akan dilakukan pengembalian material ke vendor dengan Return Delivery.
Vendor akan mengirimkan material pengganti. Ketika material tersebut sampai di PT. Krakatau Steel, maka dilakukan penerimaan material dengan membuat Subsequent Delivery dengan mengacu pada Material Document hasil dari Return Delivery. Selain hal tersebut di atas, ketika penerimaan material dari vendor tidak dilengkapi dengan dokumen yang lengkap dan hal lainnya, tetapi material tetap harus diterima, maka akan dilakukan penerimaan material Blocked Stock (Goods Receipt Blocked Stock). Ketika syarat-syarat penerimaan material telah dipenuhi oleh vendor, selanjutnya dilakukan Release Blocked Stock, dan kemudian Transfer Posting ke Quality Inspection Stock dan akan mengambah stok material. Untuk selanjutnya, akan dijalankan proses inspeksi. Tetapi apabila sampai batas yang ditentukan vendor juga tidak dapat memenuhi kekurangan dokumen, maka material tersebut dikembalikan ke vendor dengan Return Delivery. Setiap periode waktu tertentu, akan dibuat laporan dari kegiatan Goods Receipt yang telah dilakukan PT. Krakatau Steel untuk keperluan manajemen.
4.2.11.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.18 Flowchart Goods Receipt
4.2.11.4
Analisa Perbedaan Tabel 4.69 Tabel Perbedaan Goods Receipt
Perbedaan GR
Sistem Lama
R/3
awal
ketika
Dilakukan GR pada semua Dilakukan GR atas seluruh material
dengan
tipe
stok
material yang diterima, tetapi material dari
Quality Inspection Stock, dan penerimaan
material
vendor
tidak ada juga tipe material yang
menambah stok. sampai.
diblok (GR Block Stock).
Penambahan material terjadi ketika
GR
pertama
kali
Penambahan stok dilakukan dilakukan dengan tipe stok Penambahan
ketika GR kedua, yaitu GR Quality
Inspection
Stock.
setelah proses inspeksi. Dan Setelah proses inspeksi selesai, stok material
tersebut
dapat dilakukan transfer posting dari
langsung digunakan.
Quality Inspection Stock ke Unrestricted Use Stock agar dapat digunakan.
Pengembalia n
Dilakukan sebanyak dua kali Pengembalian
material yaitu
setelah
kepada
fisik,
vendor
pemeriksaan
dan
dilakukan
pemeriksaan setelah seluruh proses inspeksi juga
setelah selesai
dan
setelah
Goods
kualitas. Receipt yang menambah stok.
Pengembalian
material
dilakukan sebelum GR yang menambah stok material.
4.2.11.5
Transaction for Goods Receipt Terdapat beberapa T-Code yang dipergunakan dalam pemrosesan GR. Di antaranya ialah :
Tabel. 4.68 Tabel Transaksi untuk Goods Receipt Transaction Code
Description M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
M IGO
ini digunakan untuk melakukan Goods Receipt.
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu ini digunakan untuk melakukan Transfer Posting dari M B1B Quality Inspection Stock atau Blocked Stock ke Unrestricted Use Stock.
M B51
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu ini digunakan untuk List Displays Material Document.
4.2.11.6
Beberapa Field yang Harus Diisi dan Penomoran Dokumen Beberapa field yang harus diisi untuk GR adalah :
Tabel. 4.69 Tabel Field untuk GR Field
Description
Filling Field
Berisikan jenis kegiatan yang mau dilakukan Action
apakah GR, Return
Delivery,
atau
Subsequent
Delivery.
Untuk
penerimaan
M anual
material maka menggunakan GR.
Berisikan
nomor
okumen
referensi dari kegiatan yang akan dilakukan. Jika kegiatan yang Reference Document
dilakukan adalah GR atas PO,
M anual
maka dokumen referensi yang dapat dipilih adalah: PO.
Berisikan Document Number
nomor
dukumen
referensi, dalam hal ini nomor
M anual
doukemen PO.
Berisikan Document Item
nomor
item
yang
terdapat di dalam item line atas material yang akan dilakukan GR.
M anual
Berisikan kode jenis pergerakan Movement Type
M anual
material dalam kegiatan GR.
Berisikan rincian material yang akan dilakukan GR, termasuk Data Material
Plant, Storage Location, penerima
Otomatis
material.
Data Vendor
Berisikan
data
berkaitan
dengan
vendor
yang
penerimaan
Otomatis
material.
Berisikan pengiriman, Delivery Note
nomor atau
Surat
surat
jalan,
Delivery Order (DO) dari vendor yang
menyertai
M anual
pengiriman
material.
M erupakan
indicator
yang
menandakan konfirmasi bahwa Item OK
item
material
yang
tertera
memang benar adalah material yang dikirimkan vendor.
M anual.
Berisikan jumlah material yang Quantity Entry
Unit
(pada
Quantity)
of diterima dari vendor secara fisik Tab di gudang dalam satuan yang
M anual
tertera dalam PO.
Quantity in Delivery Berisikan jumlah material yang Note
(Pada
Tab tertera dalam surat pengiriman
Quantity)
Goods
M anual
material dari vendor.
Recipient Berisikan Nama personel yang
(Pada Tab Where)
menerima material di gudang.
M anual
Berisikan kode Holding Area Unloading point
tempat material akan dilakukan
M anual
inspeksi.
Berisikan text untuk informasi Text
tambahan yang perlu dicatat.
M anual
Beberapa field yang harus diisi untuk Transfer Posting adalah : Tabel 4.70 Tabel Field untuk Transfer Posting
Field Document Date
Description Berisikan
tanggal
Filling Field dokumen.
Otomatis
Format tanggal DD.MM .YYYY.
Posting Date
Berisikan
tanggal
posting
dokumen.
Format
tanggal
Otomatis
DD.MM .YYYY.
Berisikan Kode jenis pergerakan Movement Type
material yang akan dilakukan.
Berisikan
kode
Plant
M anual
tempat
terjadinya perpindahan material dari Quality Inspection Stock atau
Plant
M anual
dari Blocked Stok ke Unrestricted Use Stock.
Berisikan kode Storage Location Storage Location
yang akan mengeluarkan material.
M anual
Beberapa field yang harus diisi pada Screen : New Item, yaitu : Tabel 4.71 Tabel Field untuk Screen : New Item Field
Description
Filling Field
Berisikan nama personel yang Recipient
M anual menerima material di Storage
Location penerima.
Berisikan kode Storage Location yang akan menerima material. Receiver Storage
Ketika
Location
Storage
dikosongkan Location
berarti penerima
M anual
material sama dengan Storage Location asal.
Berisikan kode material yang Material
M anual
akan dipindahkan.
Berisikan jumlah material yang Quantity
M anual
dipindahkan.
Berisikan satuan jumlah material UnE
M anual
yang dipindahkan.
Berisikan kode Storage Location Storage Location
yang
akan
mengeluarkan
Otomatis
materialnya
Berisikan Plant
kode
Plant
tempat
terjadinya perpindahan material.
M anual
Untuk membuat Laporan GR (List Displays M aterial Document), sistem akan menampilkan nformasi sebagai berikut : •
Material Document Number
•
Plant
•
Storage Location
•
Movement type
•
GR Posting Date
•
Reference document number
•
Material number
•
Quantity Penomoran M aterial dokumen Goods Receipt terdiri atas 10
digit yang akan diuraikan sebagai berikut :
Tabel 4.72 Tabel Strukturisasi Kode Goods Receipt dan Transfer Posting Format
Description Digit 5
pertama
merupakan
kode
yang
mengidentifikasikan Material Document atas Goods Receipt.
5xxxxxxxxx Digit kedua sampai kesepuluh merupakan 9 xxxxxxxxx
4xxxxxxxxx
4
(sembilan) digit running number.
Digit
pertama
merupakan
kode
yang
mengidentifikasikan
Transfer
Posting
atas
Goods Receipt.
Digit kedua sampai kesepuluh xxxxxxxxx
4.2.11.7
merupakan
sembilan digit running number.
Manfaat Bisnis Beberapa manfaat dari GR pada SAP R/3 adalah : •
GR hanya perlu dilakukan satu kali yaitu pada awal penerimaan material dan langsung menambah stok material. Akan tetapi dengan tipe stok Quality Inspection Stock akan dilakukan proses inspeksi terlebih dahulu. Sehingga jumlah stok material dapat di-update ketika material diterima. Karena secara fisik material memang sudah diterima PT. Krakatau Steel.
•
Selama proses inspeksi berlangsung, stok material sudah bertambah. Sehingga walaupun material masih menjalankan proses inspeksi, jelas bahwa material tersebut sudah menjadi milik PT. Krakatau Steel.
•
Pengembalian material dilakukan sekali ketika seluruh proses inspeksi atas penerimaan material tersebut selesai dilakukan dan dinyatakan tidak lolos inspeksi, sehingga proses pengembalian dapat dilakukan dengan lebih efisien.
4.2.11.8
Integrasi Antar Modul GR pada M odul Material Management berkaitan dengan M odul Quality Management, terutama pada saat kegiatan inspeksi. Dan juga dengan M odul Finance Controlling dalam hal penambahan serta pengurangan material.
4.2.11.9
Integrasi Intra Modul Proses GR berkaitan dengan proses PO, Invoice Verification, dan juga PO Monitoring dalam M odul Material Management.
4.2.11.10 Keluaran Proses Bisnis Proses GR ini menghasilkan : •
Material Document bagi setiap transaksi yang terjadi.
•
Accounting Document (hanya apabila terjadi perubahan valuation pada material).
Sedangkan proses Transfer Posting hanya menghasilkan Material Document.
4.2.11.11 User Role dalam Goods Receipt Tabel. 4.72 User Role dalam Goods Receipt
Activity Pembuatan GR
User Role Bagian Gudang (Logistik)
Transfer Posting
Bagian Gudang (Logistik)
4.2.12 Logistic Invoice Verification 4.2.12.1
Process Area Overview Vendor mengirimkan tagihannya (invoice) setelah atau bersamaan dengan pengiriman material. Bagian Keuangan PT. Krakatau Steel akan menerima invoice berdasarkan pada transaksi pembelian dan akan dilakukan verifikasi atas invoice tersebut (Invoice Verification).
Invoice Verification dilakukan
untuk
memastikan bahwa besar tagihan sesuai dengan material yang diterima dari vendor. Kegiatan yang dilakukan dalam proses Invoice Verification yaitu pembuatan invoice.
4.2.12.2
Business Process Description Invoice Verification pada PT. Krakatau Steel dilakukan oleh Bagian Keuangan. Invoice dari vendor dikirim setelah atau bersamaan dengan penerimaan material dari Vendor. Invoice Verification dilakukan dengan merujuk pada transaksi pembelian yang telah dilakukan sebelumnya (PO). Untuk melakukan Invoice Verification, harus memasukkan tanggal dokumen invoice dan nomor PO terlebih dahulu. Dan secara otomatis akan menampilkan
rincian material, data vendor, termasuk ketentuan pembayaran (Terms of Payment), dan mata uang yang tertera di dalam PO. Apabila item yang tertera pada invoice dari vendor sesuai dengan item pada PO dan material yang telah diterima (GR), Bagian Keuangan akan mengisi besarnya tagihan dan juga besarnya pajak. Apabila status invoice telah balance, maka invoice akan diposting. Ketika invoice diposting,
akan
menghasilkan MM
Invoice
Document dan juga Accounting Document (FI Document) dan informasi mengenai invoice ini akan diteruskan ke proses pembayaran. Selain itu, status PO juga akan diupdate. Invoice Verification juga dapat dilakukan dengan merujuk pada GR apabila indikator GR-based IV diaktifkan pada saat PO dibuat, atau telah diaktifkan sebelumnya pada Vendor Master Data. Sebelum dilakukan GR atas PO yang telah dibuat, maka verifakasi tagihan (Invoice Verification) tidak dapat dilakukan. Apabila terjadi GR lebih dari satu kali atas suatu PO, maka invoice juga dapat diposting lebih dari satu kali, sesuai dengan partial Goods Receipt yang dilakukan atas PO tersebut. Jumlah tagihan yang tertera pada invoice bisa saja terjadi perbedaan dengan jumlah yang tertera pada PO atau pada GR. Apabila terjadi perbedaan walaupun hanya pada satu item pada invoice, maka invoice tersebut akan diblok dan tidak dapat diteruskan ke proses pembayaran.
Ketika hal ini terjadi harus dilakukan konfirmasi ke Bagian Pembelian, Bagian Gudang, atau bahkan konfirmasi kepada Vendor. Ada beberapa kemungkinan hasil konfirmasi : -
Invoice dari Vendor memang benar, maka PO dan GR harus diubah sehingga sesuai dengan invoice, dan invoice dapat diposting. Release invoice dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem apabila blocking reason tidak valid.
-
Bila invoice dari Vendor memang dinyatakan benar, tetapi PO dan GR tidak dapat diubah, maka akan dilakukan Release invoice secara manual oleh user yang memiliki otorisasi.
-
PO dan GR benar, dan belum terjadi kesepakatan atas kesalahan tagihan dari Vendor, maka invoice tersebut diblok sampai terjadi kesepakatan. Setiap periode tertentu akan dibuatkan Laporan Logistic
Invoice Verification untuk keperluan manajerial.
4.2.12.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.19 Flowchart Invoice Verification
4.2.12.4
Analisa Perbedaan Tabel 4.73 Tabel Perbedaan Invoice Verification
Perbedaan
Sistem Lama Apabila
Perhitungan denda
terjadi
R/3 claim
sebelum Invoice Verification,
atas maka
Claim
akan
perhitungan
Perhitungan denda atas Claim
dilakukan tidak denda
atas
dilakukan
di
proses
Invoice Verification.
Claim.
Ketidaksesua ian
invoice
dengan
PO
Invoice akan dipending dan Invoice akan diblok sampai PO akan dilakukan konfirmasi atau GR diubah, atau nilai dari atas
nilai
seharusnya.
atau GR
invoice
yang invoice tersebut yang diubah agar invoice sesuai dengan PO atau GR.
4.2.12.5
Transaction for Invoice Verification Dalam pengaksesan Invoice Verification dapat melalui menu di dalam SAP atau menggunakan T-Code sebagai berikut :
Tabel 4.74 Tabel Transaksi untuk Invoice Verification Transaction Code
Description
M IRO
M enu yang terdapat di dalam sistem SAP. M enu ini
digunakan untuk membuat Invoice Verification.
M enu yang terdapat di dalam sistem SAP. M enu ini M RBR digunakan untuk Release Block Invoice.
M enu yang terdapat di dalam sistem SAP. M enu ini M IR6
digunakan untuk membuat Laporan Invoice (Invoice Overview)
4.2.12.6
Beberapa Field yang Harus Diisi dan Penomoran Dokumen Beberapa field yang harus diisi untuk pembuatan Invoice Verification (M IRO) pada Basic Data Tab adalah :
Tabel 4.75 Tabel Field pada Basic Data Tab
Field
Description
Filling Field
Berisikan tanggal invoice tersebut Invoice Date
diterima.
Format
tanggal
M anual
DD.MM .YYYY.
Berisikan tanggal invoice tersebut Posting Date
di-posting.
Format
DD.MM .YYYY.
tanggal
M anual
Berisikan Reference
nomor
invoice dari M anual
vendor.
Berisikan nomor Purchase Order Purchase Order / Scheduling
atau Contract untuk menampilkan informasi yang ada pada PO atau
M anual
Agreement Contract yang dijadikan referensi.
Berisikan kode pajak yang dapat Tax Code
diisi bila pada dokumen referensi
M anual/Otomatis
belum tercantumkan besar pajak.
M erupakan
indicator
untuk
Calculate Tax (check)
melakukan perhitungan pajak.
Amount
Berisikan jumlah tagihan.
M anual
Text
Berisikan keterangan invoice
M anual
Berisikan Vendor
Vendor
Number,
Vendor Name, dan Bank yang dimiliki vendor.
M anual
Otomatis
Beberapa field yang harus diisi untuk pembuatan Invoice Verification pada Payment Tab adalah : Tabel 4.76 Tabel Field pada Payment Tab
Field
Description Berisikan
tanggal
material.
BaseLineDt
Filling Field
penerimaan
Format
tanggal
Otomatis
DD.MM .YYYY.
Payment Block
M erupakan
indikator
menyatakan
bahwa
yang invoice
M anual
tersebut diblok.
Beberapa field yang harus diisi untuk pembuatan Invoice Verification pada Detail Tab adalah : Tabel 4.77 Tabel Field pada Detail Tab Field
Description
Filling Field
Berisikan tanggal Faktur Pajak Assignment
yang
diterima
dari
Vendor.
M anual
Format tanggal DD.MM .YYYY.
Berisikan Header Text
Pajak.
nomor
seri
Faktur M anual
Beberapa field yang harus diisi untuk pembuatan Invoice Verification pada Note Tab adalah : Tabel 4.78 Tabel Field pada Note Tab
Field
Description
Filling Field
Berisikan keterangan tambahan Note
M anual
bila dibutuhkan
Beberapa field yang diisi, digunakan sebagai parameter untuk menyeleksi Blocked Invoice yang ditampilkan. Semakin banyak field yang diisi, semakin spesifik Blocked Invoice yang ditampilkan. Tabel 4.79 Tabel Field untuk Release Blocked Invoice Field
Description
Filling Field
Diisi dengan Company Code di Company Code
mana invoice tersebut diterima.
M erupakan Invoice Document
tanggal
M anual
invoice
document diterima.
M anual
M enyatakan tahun fiscal pada Fiscal Year
periode yang berjalan atas invoice tersebut.
M anual
M erupakan vendor number yang Vendor
M anual
menerbitkan invoice tersebut.
M erupakan Posting Date
tanggal
invoice M anual
document di-posting.
Setelah
parameter
tersebut
diisi,
maka
sistem
akan
menampilkan daftar dari blocked invoice. Superintendant akan memilih blocked invoice yang akan di-release dan meng-klik tombol release. Sedangkan untuk membuat Laporan Invoice, sistem akan menampilkan semua invoice dengan informasi sebagai berikut : •
Invoice Number
•
Invoice Date
•
Posting Date
•
PO Number / Outline Agreement Number
•
Vendor
•
Amount Penomoran untuk Invoice Verification sebagai berikut :
Tabel 4.80 Tabel Struktur Kodefikasi Invoice Verification Format 13xxxxxxxx
Description 13
Digit pertama dan kedua merupakan kode yang
mengidentifikasikan
dokumen
Invoice
Verification.
Digit ketiga sampai kesepuluh merupakan delapan xxxxxxxx
4.2.12.7
digit running number.
Manfaat Bisnis Beberapa manfaat dari Invoice Verification pada SAP R/3 adalah : •
Invoice Verification tidak lagi mencakup perhitungan tagihan dikurangi denda claim yang harus dibebankan kepada Vendor. Tetapi hanya merupakan transaksi untuk verifikasi tagihan atas PO dan material yang diterima. Proses tagihan denda claim, diatur pada transaksi yang berbeda sehingga lebih mudah dalam pengontrolan invioce
•
Invoice yang di-posting harus sesuai dengan PO dan juga GR, atau invoice akan diblok dan untuk me-release blok itu, invoice harus dalam keadaan sesuai dengan PO dan GR atau dengan otoritas pihak yang bersangkutan. Sehingga meminimalkan munculnya biaya-biaya tambahan yang tidak jelas sumbernya, yang harus dibayarkan PT. Krakatau Steel kepada Vendor.
4.2.12.8
Integrasi Antar Modul Invoice Verification pada M odul Material Management berkaitan dengan M odul Finance and Controlling.
4.2.12.9
Integrasi Intra Modul Integrasi dengan proses PO, GR, dan Contract dalam M odul Material Management.
4.2.12.10 Keluaran Proses Bisnis Proses Invoice Verification akan menghasilkan : - Material Invoice Document merupaka dokumen hasil dari verifikasi tagihan. - Accounting Document.
4.2.12.11 User Role dalam Invoice Verification Tabel 4.81 Tabel User Role dalam Invoice Verification Activity Pembuatan Invoice Verification Release Blocking Invoice
User Role Bagian Keuangan M anager Bagian Keuangan
4.2.13 Claim 4.2.13.1
Process Area Overview Claim merupakan pernyataan protes dari PT. Krakatau Steel atas ketidaksesuaian yang terjadi pada pengiriman material, kualitas, kuantitas, dan lain-lain. Claim berisikan rincian hal-hal yang tidak sesuai dengan permintaan PT. Krakatau Steel. Kegiatan yang dilakukan di dalam proses Claim yaitu pembuatan Notification untuk Claim (create Notification).
4.2.13.2
Business Process Description PT. Krakatau Steel berhak mengajukan Claim kepada vendor apabila terdapat ketidaksesuaian yang dikirimkan vendor, misalnya harga material yang dibebankan terlalu tinggi dan tidak sesuai dengan kesepakatan pada PO atau Contract, kualitas material yang terjadi tidak baik, dan sebagainya. Jenis – jenis claim yang ada pada PT. Krakatau Steel adalah : a. Kualitas (A) b. Kuantitas (B) c. PRR-Kualitas (C) d. PRR-Kuantitas (D) e. Batal PC (E) f. Pengadaan Jasa (F) g. Kemahalan Harga (G) h. Demorange (H)
i. Despath (I) j. Damage Container (J) k. Keterlambatan (K) l. Over brenger (L) m. Penumpukan container (M ) n. Packing (N) o. Biaya lain-lain (O) p. Konsinyasi (P)
Claim dapat saja dilakukan oleh departemen lain yang bukan pemilik material/jasa dari vendor tersebut tersebut. Tetapi yang berhak memproses claim ke vendor adalah Bagian Vendor management. Pihak yang terlibat dalam pemrosesan Claim : a. Claim Processor, pihak yang membuat Claim (creating Claim). b. Claim Coordinator, koordinator bagian yang membuat Claim. c. Request Department, departemen yang menerbitkan Claim. d. User claim, nama orang yang melakukan Claim.
Dalam mengajukan Claim kepada Vendor, pihak PT. Krakatau Steel harus berhati-hati dan sebelumnya harus melakukan evaluasi terlebih dahulu. Proses Claim diawali dengan pra-claim. Pada pra-claim ini PT. Krakatau Steel melakukan konfirmasi kepada vendor atas
ketidaksesuaian yang terjadi, apakah benar kesalahan dari Vendor. Bila benar kesalahan Vendor, maka akan dilanjutkan ke proses Claim. Setelah Claim resmi diajukan kepada vendor, selanjutnya akan dilakukan negosiasi untuk mencapai kesepakatan. Terdapat dua bentuk kesepakatan Claim : •
Kesepakatan yang ditentukan di awal Kesepakatan ini dibuat untuk material tertentu yang sulit diketahui kualitasnya jika tidak dipakai secara langsung. M aka dibuat kesepakatan claim dengan pihak vendor diawal, bahwa claim
boleh
dilakukan
ketika
material
telah
dipakai/
dikonsumsi. •
Kesepakatan yang ditentukan setelah material diterima Claim boleh dilakukan kapan saja ketika material telah dipakai ataupun telah diterima. Tidak ada kesepakatan khusus untuk material tersebut.
Setelah terjadi kesepakatan, maka status claim akan ditutup (close). Vendor yang terkena Claim akan mendapatkan pinalti. Pinalti yang timbul atas claim yang dilakukan dapat berupa: 1. Penggantian dengan material . 2. Penggantian dengan uang (denda).
Claim akan mempengaruhi penilaian PT. Krakatau Steel terhadap vendor, yang nantinya akan mempengaruhi score vendor.
Vendor yang terkena pinalti akan diblok, sampai Vendor tersebut memenuhi pinalti yang diberikan, dan ketika Vendor telah memenuhi kewajiban pinaltinya, maka status payment claim akan ditutup dan status Vendor tidak lagi diblok. Penutupan status payment claim disertai dengan penandatanganan Surat Penutupan Claim untuk Vendor. Setiap periode waktu tertentu akan dibuatkan Laporan Claim untuk keperluan manajerial.
4.2.13.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.20 Flowchart Claim
4.2.13.4
Analisa Perbedaan Tabel 4.82 Tabel Perbedaan Claim
Perbedaan
Sistem Lama
R/3 Ditangani oleh Bagian Vendor
Bagian yang
management Ditangani
oleh
karena
Claim
Bagian
menangani
berkaitan dengan vendor jadi Administrasi Claim.
Claim
lebih baik digabung dengan Bagian Vendor Management.
Pembuatan Claim dilakukan Sebelumnya Claim dilakukan Pembuatan
dengan sistem SAP R/3 dengan secara
manual
dengan
Claim
menggunakan notifikasi yang menggunakan surat-surat. telah dikustomisasi.
Bagian Administrasi Claim Pinalti akan melakukan konfirmasi Status Claim akan open sampai Vendor ke
Bagian
Gudang
dan dengan
terjadi
penerimaan
berupa memberikan
Surat material pengganti dari vendor
Pemberitahuan
Ganti (Goods Receipt).
penggantian material M aterial.
Pinalti
Bagian Administrasi Claim Status Claim akan open sampai
Vendor
akan melakukan konfirmasi vendor melakukan pembayaran
berupa
ke Bagian Keuangan dengan dan
penggantian
memberikan
uang
Kesepakatan
terjadi
penerimaan
Surat pembayaran claim pada modul Claim
yang Finance
oleh
Bagian
berisi ketentuan pembayaran Keuangan. yang harus dilakukan oleh vendor.
Penutupan
Status Claim akan ditutup Status
Claim
akan
ditutup
(close) ketika vendor telah (close)
pada
saat
terjadi
memenuhi pinaltinya.
kesepakatan
claim
dengan
pihak vendor. Setelah vendor Claim memenuhi pinaltinya,
maka
Status dari Payment Claim akan ditutup (close).
4.2.13.5
Transaction for Claim Pemrosesan Transaksi menggunakan M enu Notification pada SAP yang dikustomisasi mengikuti kebutuhan PT. Krakatau Steel. T-Code yang dipergunakan yaitu :
Tabel 4.83 Tabel Transaksi untuk Claim Transaction Code
Description M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
IQS1
ini digunakan untuk membuat notifikasi berupa Claim (Create Notification – Extended View).
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu IQS2
ini digunakan untuk merubah notifikasi Claim (Change Notification – Extended View).
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu IQS3
ini digunakan untuk melihat notifikasi Claim (Display Notification – Extended View).
IW47
M erupakan transaksi yang digunakan untuk membuat Laporan Claim pada PT. Krakatau Steel.
4.2.13.6
Beberapa Field yang Harus Diisi dan Penomoran Dokumen Beberapa field yang harus diisi untuk membuat Notiification untuk Claim (IQS1) pada Initial Screen yaitu :
Tabel 4.84 Tabel Field untuk Create Claim pada Initial Screen Field
Description
Filling Field
Berisikan kode tipe Notifikasi yang ingin dibuat. Untuk Claim Notification Type
ke
vendor
Notification
Type
menggunakan C0
M anual
(Claim
Procurement).
Beberapa field yang harus diisi untuk membuat Notiification untuk Claim pada Reference Claim Tab yaitu :
Tabel 4.85 Tabel Field untuk Create Claim pada Reference Claim Tab Field
Description
Filling Field
Berisikan status dari Notifikasi Status
Claim (Notification Process, Claim
M anual
Closing, Payment Closing ).
Berisikan nomor surat referens i Reference No.
M anual Claim
Purchasing
Berisikan nomer PO yang akan M anual
Document
dibuatkan claim.
Berisikan deskripsi atas tersebut Description
M anual claim.
Beberapa field yang harus diisi untuk membuat Notiification untuk Claim pada Tabel Function Tab yaitu :
Tabel 4.86 Tabel Field untuk Create Claim pada Tabel Function Tab
Field
Description
Filling Field
Berisikan user yang bertanggung jawab dalam pemrosesan Claim. Pada Claim untuk vendor, pilih Function
Claim Processor bertanggung
(orang yang
jawab
M anual
dalam
memproses claim) dan Claim Coordinator.
Partner
Function
Berisikan kode user.
Berisikan data vendor (Vendor
M anual
Otomatis
yang menerima Claim).
Partner
Berisikan kode Vendor (Vendor
Otomatis
Number).
Berisikan nama dan alamat dari Name dan Address
Vendor, Claim Processor serta
Otomatis
Claim Coordinator.
Beberapa field yang harus diisi untuk membuat Notiification untuk Claim pada Task Tab yaitu :
Tabel 4.87 Tabel Field untuk Create Claim pada Task Tab Field No
Task Code
Description
Filling Field M anual
Berisikan urutan penomoran.
Berisikan kode Task yang dapat
M anual
dipilih dari katalog notifikasi.
Berisikan Text dari Task Code Task Code Text
Otomatis yang dipilih.
Berisikan
kode
user
yang
Responsible
M anual bertanggung jawab.
Planned Start
Berisikan
tanggal
mulai
berlakunya Claim. Format tanggal
M anual
DD.MM .YYYY.
Berisikan Planned Finisih
tanggal
berlakuknya
Claim.
selesai Format
M anual
tanggal DD.MM .YYYY.
Status
Otomatis
Berisikan status Task
Berisikan nama dari user yang List Name
Otomatis bertanggung jawab
Beberapa field yang harus diisi untuk membuat Notiification untuk Claim pada Data Claim Tab yaitu :
Tabel 4.88 Tabel Field untuk Create Claim pada Data Claim Tab
Field
Description
Filling Field
Berisikan list prioritas dari claim yang diajukan
apakah
sangat
Priority
M anual tinggi, tinggi,
medium, rendah,
atau sangat rendah.
Setelah Create Claim selesai dilakukan, sistem akan mengenerate Claim Number secara otomatis.
Beberapa field yang harus diisi untuk mengubah Claim (Change Claim) / Maintain Claim (IQS1) pada Initial Screen yaitu :
Tabel 4.89 Tabel Field untuk Maintain Claim pada Initial Screen
Field
Description
Filling Field
Berisikan nomor Notifikasi Claim Notification
M anual yang sudah dibuat sebelumnya.
Beberapa field yang harus diisi untuk mengubah Claim (Change Claim) / Maintain Claim pada Reference Claim Tab yaitu :
Tabel 4.90 Tabel Field untuk Maintain Claim pada Reference Claim Tab
Field
Description
Filling Field
Berisikan status dari Notifikasi Status
Claim (Notification Process, Claim
M anual
Closing, Payment Closing ).
Berisikan Edit Text
kolom
edit
untuk
merubah atau menambahkan teks yang ada pada Claim.
M anual
Beberapa field yang harus diisi untuk mengubah Claim (Change Claim) / Maintain Claim pada Tabel Function Tab yaitu :
Tabel 4.91 Tabel Field untuk Maintain Claim pada Tabel Function Tab Field
Description
Filling Field
Berisikan list atas user yang bertanggung
jawab
dalam
penanganan Claim. • Claim Request Department, merupakan
divisi
yang
mengajukan claim.
Function
• User
Claim
Request
M anual
Responsible merupakan user yang bertanggung jawab dalam pengajuan claim ke bagian Vendor management. • Claim
Department
merupakan
Owner
divisi di mana
claim tersebut berasal.
Partner
Berisikan
kode
divisi
untuk
M anual
Claim.
Kode
dibedakan
berdasarkan : •
Untuk
Claim
Request
Department,
Partner
merupakan kode dari divisi yang ada pada PT. Krakatau Steel. •
Untuk User Claim Request Responsible,
Partner
merupakan kode user. •
Untuk
Claim
Department
Owner, Partner merupakan kode dari divisi. Berisikan Name
Claim
nama
Processor
dari
vendor,
serta Claim
Otomatis
Coordinator.
Berisikan alamat dari vendor, Address
Claim
Processor
Coordinator
serta Claim
Otomatis
Beberapa field yang harus diisi untuk mengubah Claim (Change Claim) / Maintain Claim pada Activities Tab yaitu :
Tabel 4.92 Tabel Field untuk Maintain Claim pada Activities Tab Field No
Description
Filling Field
Berisikan urutan penomoran.
Berisikan
kode
Group
M anual
dari
Code Group Activity
M anual aktivitas Claim.
Activity Code
Berisikan kode aktivitas Claim.
Otomatis
Berisikan teks dari aktivitas Claim Activity Code Text
yang dipilih, seperti klarifikasi,
Otomatis
rapat. Berisikan deskripsi dari aktivitas Activity Text
M anual Claim. Berisikan
tanggal
mulai
berlakunya
aktivitas
claim
Start Date
M anual tersebut.
Format
tanggal
DD.MM .YYYY.
End Date
Berisikan tanggal batas terakhir
M anual
berlakuknya
aktivitas
claim.
Format tanggal DD.MM .YYYY.
Beberapa field yang harus diisi untuk mengubah Claim (Change Claim) / Maintain Claim pada Data Claim Tab yaitu :
Tabel 4.93 Tabel Field untuk Maintain Claim pada Data Claim Tab
Field
Description
Filling Field
Berisikan jenis Claim, apakah claim atas kualitas, kuantitas, Subject
M anual harga
yang
terlalu
tinggi,
keterlambatan, dan lain-lain. Berisikan
deskripsi
mengenai
penyebab terjadinya kesalahan, Cause Text
M anual biasanya diisi setelah dilakukan rapat dengan Vendor.
Berisikan Kode dari pihak di Cause Code
M anual mana claim tersebut berasal.
Cost Estimated
Berisikan estimasi Biaya
M anual
Cost Required
Biaya yang dibutuhkan (biaya
M anual
yang
harus
digantikan
oleh
Vendor), merupakan biaya yang telah ditambahkan dengan denda. Besar biaya ini ditentukan setelah dilakukan
rapat dengan
pihak
Vendor. Berisikan jumlah biaya ganti rugi Cost Accepted
M anual yang diterima PT. Krakatau Steel
Berisikan kode mata uang yang Currency
M anual digunakan sebagai pembayaran.
Setelah semua rangkaian aktivitas dari pra-claim sampai dengan Payment Closing dilakukan, harus memasukkan tanggal Complete Claim. Untuk membuat laporan Claim, sistem akan menghasilkan informasi sebagai berikut : •
Claim Number
•
Claim Date (Tanggal Claim itu dibuat)
•
Claim description
•
Subject (Jenis Claim)
•
Claim Status
•
Purchasing Document (PO Number)
•
Vendor
•
Claim Requester
•
Cost Estimated
Penomoran untuk Claim sebagai berikut : Tabel 4.94 Tabel Struktur Kodefikasi Claim
Format
Description Digit 4
pertama
merupakan
kode
yang
mengidentifikasikan dokumen Claim
4xxxxxxxx Digit kedua sampai kesembilan xxxxxxxx
4.2.13.7
merupakan
delapan digit running number.
Manfaat Bisnis M anfaat dari Claim pada SAP R/3 adalah : • Claim merupakan suatu proses yang harus dilakukan hati-hati karena berkaitan dengan vendor sehingga dalam pembuatan Claim, proses kelanjutan Claim, sampai Claim tersebut ditutup perlu adanya pencatatan informasi yang jelas dan lengkap. Dengan adanya kustomisasi pada Notifikasi untuk Claim Procurement ini, informasi yang di-input ke dalam sistem lebih lengkap, dari tanggal terjadinya setiap aktivitas sampai dengan
seluruh bagian dari PT. Krakatau Steel yang terlibat di dalam proses Claim tersebut.
4.2.13.8
Integrasi Antar Modul Notifikasi untuk Claim Procurement ini berada pada M odul Material Management dan terintegrasi dengan M odul Finance dalam hal pembayaran Claim.
4.2.13.9
Integrasi Intra Modul Proses Claim sangat berkaitan dengan Vendor Evaluation, GR pada M odul M aterial M anagement.
4.2.13.10 Keluaran Proses Bisnis Proses ini menghasilkan : •
Claim Document
•
Accounting Document (karena Vendor memiliki kewajiban untuk membayar pinalti atau mengganti material).
•
Surat-surat lainnya yang berkaitan dengan Vendor, seperti surat pemberitahuan / klarifikasi Claim, Surat Undangan rapat, dan juga Surat Penutupan Claim.
4.2.13.11 User Role dalam Claim Tabel 4.95 Tabel User Role dalam Claim
Activity
User Role
Pembuatan Claim
Bagian Vendor management
Penutupan Claim
Superintendent Vendor management
4.3 Master Data 4.3.1
Material Master Data 4.3.1.1 Process Overview Proses pembuatan material master dimulai ketika PT. Krakatau Steel akan mendaftarkan material baru berdasarkan kebutuhannya. Material master data berisikan detail material dari suatu perusahaan. M aterial data dapat juga diakses oleh komponen logistik lainnya. Kegiatan yang dapat dilakukan berkaitan dengan material master data, adalah: •
Create Material
•
Change Material
•
Display Material
4.3.1.2 Business Process Description
Proses pembuatan material master dilakukan dengan cara mendaftarkan material tersebut dengan cara create material. Material master data terdiri atas dua bagian utama, yaitu : a. Main data M erupakan bagian yang berisikan data-data umum dari suatu material seperti Basic Data, materials planning, dan sebagainya. b. Additional data M erupakan bagian yang berisikan informasi tambahan mengenai material seperti alternatif base units of measure, material shorts description, dan consumption value. Data material yang didaftarkan pada PT.Krakatau Steel valid untuk beberapa level organisasi : a. Pada level Client Data-data yang dimaintain pada level Client valid untuk seluruh level organisasi perusahaan. Contohnya ialah : material number, material short text, material group, base and alternative units of measure. b. Pada level Plant Data-data yang dimaintain pada level Plant, hanya valid pada Plant tersebut saja. Contohnya : purchasing data, MRP data, forecasting data. c. Pada Storage Location
Data-data yang dimaintain pada suatu Storage Location hanya valid pada Storage Location tersebut. contohnya : storage bin description.
M aterial yang
akan
digunakan
pada transaksi harus
didaftarkan pada material master data. Semua data-data yang berhubungan dengan material tersebut seperti harga, jenis, dan spesifikasi harus didefinisikan pada material master data sesuai dengan material numbernya. Hal-hal yang harus dicantumkan pada awal pembuatan material master adalah : •
Nama material
•
Industry Sector. Industry sector ditujukan untuk menjelaskan bahwa material tersebut digunakan untuk industri apa.
•
Material type. Material type merupakan kode tipe material dimana material tersebut akan dikelompokan.
4.3.1.2.1 Kondisi Perusahaan Jenis material yang dicatat dalam Material Master data pada lingkup Material Management oleh bagian logistik pada PT. Krakatau Steel hanyalah material nonproduksi. Sedangkan untuk pencatatan material produksi dilakukan oleh Production Planning. Klasifikasi M aterial Non Produksi secara garis besar yang ada pada PT.KS :
•
M aterial Sparepart M aterial Sparepart M ekanik M aterial Sparepart Elektrik
•
M aterial Non Sparepart Raw M aterial Operating Supply Pada setiap periode tertentu, PT. Krakatau Steel akan membuat laporan material untuk melihat jumlah stok yang tersedia.
4.3.1.3 Sistem Processing
Gambar 4.21 Flowchart Material Master Data
4.3.1.4 Transaction for Material Master Data Terdapat beberapa Transaction Code (T-Code) yang digunakan dalam pembuatan material master data. Diantaranya ialah :
Tabel 4.96 Tabel Transaksi untuk Material Master Data
Transaction Code
Description M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
MM01
ini digunakan untuk pembuatan material (Create Material). M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
MM02
ini digunakan untuk melakukan perubahan data material yang telah dibuat (Change Material). M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
MM03
ini digunakan untuk menampilkan data material yang telah dibuat (Display Material).
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP untuk MMBE Stock Overview (melihat laporan stok material).
4.3.1.5 Beberapa Field yang harus Diisi dan Penomoran Material Beberapa field yang harus diisi pada saat pemrosesan material adalah :
Tabel 4.97 Tabel Field untuk Material
Field
Description
Berisikan Industry Sector
Filling Field
spesifikasi
sektor
industri di mana material tersebut
M anual
digunakan.
Material Type
Berisikan spesifikasi tipe material
M anual
Berisikan kelompok data dari material master data. Kelompok data ini terdiri atas Basic Data 1, View
Basic
Data
2,
Purchasing,
M anual
Purchase Order, M RP 1, M RP 2, Plant Data/ Storage 1, Plant Data/Storage 2, Accounting 1.
Berisikan kode Plant di mana Plant
M anual material tersebut disimpan.
Berisikan kode Storage Location Storage Location
di
mana
disimpan.
material
tersebut
M anual
Beberapa field yang perlu diisi pada Tab Basic Data 1 adalah : Tabel 4.98 Tabel Field Material pada Basic Data 1
Field
Description
Filling Field
Berisikan keterangan mengenai Shorttext
material, biasanya nama material
M anual
tersebut.
Base
Unit
Measure
Of Berisikan unit pengukuran atau satuan untuk material tersebut.
Berisikan Old
M anual
Material yang
Number
penomoran
digunakan
material
sebelumnya
M anual
(pada sistem SAP R/2, jika ada). Field ini bersifat optional Berisikan kode pengelompokkan
Material Group
material, yang mengelompokkan material-material sejenis.
M anual
Beberapa field yang perlu diisi pada Tab Basic Data 2 adalah : Tabel 4.99 Tabel Field Material pada Basic Data 2
Field
Description
Filling Field
Berisikan kode komponen utama Basic Material
M anual dalam material. Berisikan Material Class dari
Classification
M anual material tersebut.
Beberapa field yang perlu diisi pada Tab Purchasing adalah : Tabel 4.100 Tabel Field untuk Material pada Purchasing
Field
Description
Filling Field
Berisikan Purchasing Group yang Purchasing Group
bertanggung
jawab
dalam
M anual
pengadaan material tersebut.
Berisikan waktu yang diperlukan (dalam
hari)
GR Processing Time penerimaan
untuk
barang,
proses termasuk
pemeriksaan mutu oleh Bagian Inspeksi.
M anual
Field
Description
M erupakan Post to Inspection menyatakan Stock
indikator bahwa
Filling Field
yang proses
M anual
inspeksi harus dilakukan sebelum material tersebut digunakan.
Beberapa field yang perlu diisi pada Tab Pucrhase Order adalah: Tabel 4.101 Tabel Field untuk Material pada Purchase Order
Field
Description
Filling Field
Berisikan keterangan yang akan ditampilkan pada text Purchase Text
M anual Order untuk setiap pembelian material yang bersangkutan.
Beberapa field yang perlu diisi pada Tab M RP I adalah: Tabel 4.102 Tabel Field untuk Material pada MRP I
Field
Description
Filling Field
Berisi kode dari M RP Group yang merupakan M RP Group
control
parameter
untuk sekelompok material yang
M anual
ditangani oleh Purchasing Group tertentu.
Berisikan waktu yang diperlukan (dalam GR Processing Time
hari)
untuk
penerimaan
barang,
pemeriksaan
mutu
pemeriksa
mutu
proses termasuk
oleh
tim
barang
dan
M anual
pembuatan Penerimaan Barang.
Berisikan tipe M RP yang akan MRP Type
diterapkan terhadap material yang bersangkutan.
M anual
Field
Description
Filling Field
Berisikan orang atau bagian yang MRP Controller
bertanggung
jawab
dalam
M anual
mengatur pelaksanaan M RP.
M erupakan Post to Inspection menyatakan Stock
indikator bahwa
yang proses
Otomatis/ M anual
inspeksi harus dilakukan sebelum material tersebut digunakan.
Beberapa field yang perlu diisi pada Tab M RP II adalah : Tabel 4.103 Tabel Field untuk Material pada MRP II
Field
Description
Filling Field
Berisikan tipe pengadaan untuk Procurement Type
M anual material yang bersangkutan.
Field
Description
Filling Field
Berisikan perkiraan waktu (dalam hari) pengiriman material oleh Planned
Delivery Vendor
untuk
material
yang M anual
Time
bersangkutan,
mulai
dari
keluarnya PO sampai material diterima di gudang
Berisikan Safety Stock
stok
minimal
yang
harus ada untuk material tersebut
M anual
agar dapat memenuhi kebutuhan.
Beberapa field yang perlu diisi pada Tab Plant Data / Storage 1 adalah : Tabel 4.104 Tabel Field untuk Material pada Plant Data / Storage 1
Field
Description Berisikan
satuan
Filling Field
pengukuran
untuk pengeluaran barang apabila Unit of Issue
berbeda dengan base unit of measure. Unit of issue dapat dikonversikan
secara
dari base unit of measure.
otomatis
M anual
Berisikan nomor rak penyimpanan Storage Bin
tempat material tersebut disimpan
M anual
(bersifat optional).
Berisikan kondisi temperatur yang Temperature Condition
perlu
diperhatikan
penyimpanan
untuk
M anual
material tersebut
(bersifat optional).
Storage Condition
Berisikan
kondisi
tempat
M anual
penyimpanan material tersebut.
Beberapa field yang perlu diisi pada Tab Plant Data / Storage 2 adalah : Tabel 4.105 Tabel Beberapa Field untuk Material pada Plant Data / S torage 2
Field
Gross Weight
Description
Filling Field
Berisikan berat kotor material
Berisikan
satuan
berat
yang
Weight unit
M anual
M anual
digunakan.
Net Weight
Berisikan berat bersih material
M anual
Beberapa field yang perlu diisi pada Tab Accounting 1 adalah : Tabel 4.106 Tabel field material untuk Accounting 1
Field
Description
Berisikan Valuation Class
G/L
Filling Field
Account
yang
dipengaruhi oleh material yang
M anual
bersangkutan.
M erupakan
Moving Price
harga
rata-rata
M anual
material.
M enentukan apakah material akan Price Control
dinilai dengan standard price atau
M anual
moving average price (M AP)
Untuk melihat laporan stok material (Stock Overview), sistem akan menampilkan informasi sebagai berikut : •
Material Number
•
Material Description
•
Material Type
•
Material Group
•
Company Code
•
Plant
•
Storage Location
•
Quantity of Unrestricted Use Stock
•
Quantity of Quality Inspection Stock
•
Quantity of Blocked Stock
•
Total Quantity.
Kodefikasi material pada PT. Krakatau Steel mempunyai aturan tersendiri. Terdapat dua ketentuan untuk kodefikasi material master data pada PT.Krakatau Steel : •
Split Valuation
Material, merupakan ketentuan kodefikasi
material untuk memperinci material-material yang pada dasarnya satu
material,
tetapi
memiliki
spesifikasi
yang berbeda
berdasarkan value-nya. •
Configurable Material, merupakan ketentuan kodefikasi material yang digunakan untuk memilah material berdasarkan value-nya. Bedanya dengan Split Valuation Material adalah cara ini lebih sering digunakan untuk material-material produksi.
Material Number pada PT. Krakatau Steel terdiri atas 12 digit. Struktur kodefikasi material number berdasarkan digit yang ada adalah :
Gambar 4.22 S truktur Kodefikasi Material
Struktur kodefikasi Material number : •
Digit
pertama
mewakili
Material
Type,
yang
mengidentifikasi material berdasarkan tipe materialnya. •
Digit
Kedua
mewakili
Sub
Material
Type,
yang
mengidentifikasi material berdasarkan sub tipe material yang ada. •
Digit Ketiga hingga keenam mewakili Material Group Class.
Perancangan
kodenya
diadasari
dari
konsep
pengkodean NATO (North Atlantic Treaty Organisation). •
Digit ketujuh hingga kedua belas mewakili nomor urut material, yang merupakan kode acak (running number).
Keuntungan memiliki struktur kodefikasi : •
Kesalahan yang timbul (misalnya duplikasi kode) dapat terdeteksi lebih dini.
•
Penulisan short text dapat dilakukan secara sistematis.
•
Reporting berkaitan dengan material dapat dilakukan dengan lebih mudah dan jelas.
4.3.2
Vendor Master Data 4.3.2.1
Process Overview Vendor adalah business partner yang menyediakan material untuk melakukan proses pengadaan (procurement). Data Vendor disimpan di dalam Vendor Master Data yang juga merupakan salah satu Master Data di dalam proses procurement. Di dalam SAP, aktivitas yang berkaitan dengan Vendor Master Data antara lain : • Create Vendor Master Record • Change Vendor Master Record • One Time Vendor • Blocking Vendor
4.3.2.2
Business Process Description Vendor Master Data adalah tempat dimana data Vendor dimasukkan dan disimpan, yang bertujuan sebagai mandatory data yang dibutuhkan untuk melakukan procurement process. Data Vendor digunakan untuk mendukung pembuatan dokumen seperti Purchase Order (PO), Purchasing Info Record, Request for Quotation (RFQ), dan lain sebagainya.
Di dalam Vendor Master Data terdapat tiga jenis record data yang disimpan, yaitu : •
General Data General data menampung data yang bersifat valid untuk semua Client. General data memberikan informasi kepada Client mengenai Vendor seperti nama Vendor, alamat, nomor, telepon, informasi mengenai bank yang digunakan oleh vendor, dan lain sebagainya.
• Accounting Data Accounting data menampung data yang berhubungan dengan akuntansi perusahaan. Data seperti nomor rekonsiliasi, dan metode pembayaran. Accounting data dikelola pada level Company Code. • Purchasing Organization Data Purchasing
Organization
Data
menampung
data
yang
berhubungan dengan pembelian ke Vendor seperti mata uang, incoterm, pajak, dan berbagai kontrol data lainya untuk setiap Vendor. Purchasing Organization Data dikelola dan diatur di setiap Purchasing Organization yang bersangkutan.
Setiap Vendor memiliki Account Group. Pengelompokkan tiap Vendor akan membedakan Account Group mereka. Account Group digunakan sebagai bagian di dalam Account Assignment yang nantinya akan di post ke dalam General Ledger (G/L) di dalam
Financial Accounting. Pengelompokan Vendor pada PT. Krakatau Steel antara lain : 1. Vendor Import Vendor yang melakukan transaksi dengan PT. Krakatau Steel untuk mengirimkan material atau jasa dari luar kawasan domestik/antar negara. Di dalam Vendor Master Record, data untuk
General
data,
Accounting
data,
dan
Purchasing
Organization Data harus diisi. 2. Vendor Lokal Vendor yang melakukan transaksi dengan PT. Krakatau Steel untuk mengirimkan material atau jasa dari dalam kawasan domestik / antar pulau di dalam negeri. Di dalam Vendor Master Record, data untuk General data, Accounting data, dan Purchasing Organization Data harus diisi. 3. Vendor Afiliasi Vendor yang masih berada dalam satu group dengan PT. Krakatau Steel. Di dalam Vendor Master Record, data untuk General data, Accounting data, dan Purchasing Organization Data harus diisi. 4. Vendor Non-Trade Vendor yang tidak melayani pengadaan material kepada PT. Krakatau Steel untuk menjalankan bisnis. Di dalam Vendor Master Record, data untuk General data dan Accounting data harus diisi. 5. Vendor Treasury
Vendor yang melibatkan badan keuangan untuk menunjang transaksi bisnis. Di dalam Vendor Master Record, data untuk General data dan Accounting data harus diisi. 6. Vendor Employee/ Personal Vendor yang mengangani masalah personal karyawan. Di dalam Vendor Master Record, data di dalam General data dan Accounting data harus diisi. 7. Vendor Manufacture Vendor yang menangani suku cadang dari pihak PT. Krakatau Steel sendiri. Di dalam Vendor Master Record, data di dalam General data dan Accounting data harus diisi. 8. One Time Vendor Vendor yang melakukan transaksi dengan PT. Krakatau Steel dengan frekuensi yang rendah atau hanya dilakukan satu kali transaksi saja sehingga tidak perlu adanya data dari One Time Vendor yang dimasukkan ke dalam Vendor Master Record.
Vendor pada PT. Krakatau Steel dibedakan menjadi dua kepentingan, yakni yang bersifat satu arah dan dua arah.
Tabel 4.107 Tabel jenis kepentingan Vendor Vendor Dua Arah
S atu Arah
Client (PT. Krakatau Steel) Client (PT. Krakatau Steel) membayar
pihak
Vendor membayar pihak Vendor tanpa
atas material yang telah
Hubungan
mendapatkan material apapun diadakan oleh Vendor untuk dari Vendor kepentingan Client
Kepentingan
Bisnis
Non-bisnis
Berdasarkan perbedaan sifat tersebut, maka perlakuan untuk melakukan maintain terhadap Vendor Master Record juga dapat dibedakan untuk keduanya.
Perbedaan cara tersebut yaitu secara
separately atau centrally. • Separately Separately ditunjukkan bagi Vendor yang bersifat satu arah. Maintain data dilakukan secara terpisah, yang berarti tidak semua data di dalam Vendor
Master
Record
akan
dilakukan
maintenance. Hanya Vendor Master Record seperti General Data dan Purchasing Organization Data yang di-maintain. • Centrally
Centrally ditunjukkan bagi Vendor yang bersifat dua arah. Maintain data dilakukan secara terpusat, yang berarti semua data di dalam Vendor Master Record seperti General Data, Purchasing Organization Data, dan Accounting Data akan dimaintain. Proses Pembuatan Vendor Master Data dilakukan dengan menentukan Purchasing Organization yang bertanggung jawab atas transaksi yang dilakukan dengan Vendor. Vendor Master Data dibedakan atas Account Group yang akan membawa perbedaan atas kebutuhan Vendor Master Record Data yang diisi. Setelah kita menentukan Purchasing Organization dan Account Group, proses selanjutnya adalah memasukkan data atas Vendor tersebut. General Data, Acounting Data dan Purchasing Organization Data meliputi berbagai informasi mengenai Vendor yang dapat menjadi sumber informasi bagi pihak PT. Krakatau Steel atas Vendor tersebut. Setelah proses pengisian Vendor Master Record selesai dilakukan, maka sistem akan men-generate kode Vendor. Kode Vendor dapat digunakan untuk melakukan transaksi purchasing seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya. Di dalam Vendor Master Data juga dapat dilakukan blocking Vendor. Vendor dapat di-block melalui set indicator. Hal ini menyebabkan data Vendor tidak dapat diakses untuk melanjutkan transaksi, kecuali indicator blocking Vendor telah dinonaktifkan.
Untuk pembuatan One Time Vendor, berbeda dengan Vendor yang biasa. Hal yang membedakan adalah kode untuk One Time Vendor hanya satu dan kode tersebut digunakan untuk beberapa One Time Vendor. Pembuatan One Time Vendor hampir sama seperti pembuatan Vendor pada umumnya di dalam Vendor Master Data. Yang membedakan adalah assign Account Group untuk One Time Vendor pada saat pertama kali membuat Vendor. Account Group ini akan menentukan field untuk pengisian data-data One Time Vendor.
4.3.2.2.1
Kondisi Perusahaan Maintain vendor pada PT. Krakatau Steel dibedakan menjadi dua cara, yaitu Centrally dan Separately. Berikut ini adalah cara maintain data vendor untuk tiap jenis vendor. Tabel 4.108 Cara Maintain vendor
Vendor
Cara Maintain
Vendor Import
Centrally
Vendor Lokal
Centrally
Vendor Afiliasi
Centrally
Vendor Non-Trade
Separately
Vendor Treasury
Separately
Vendor Employee/ Personal
Separately
Vendor Manufacture
Separately
4.3.2.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.23 Flowchart Vendor Master Data
4.3.2.4
Analisa Perbedaan Tabel 4.109 Tabel Perbedaan Vendor Master Data
Perbedaan
Sistem Lama
Maintain
Tidak
data vendor
terdapat
R/3
maintain
Terdapat
maintain
Vendor
Master Record baik secara
untuk Vendor Master Record.
separately ataupun centrally.
4.3.2.5
Transaction for Vendor Master Data Aplikasi pembuatan Vendor Master Data telah disediakan oleh sistem SAP R/3. Adapun pengaksesan atas transaksi tersebut melalui menu ataupun melalui transaction code sebagai berikut :
Tabel 4.110 Tabel Transaksi untuk Vendor Master Data
Transaction Code
Description M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
XK01
ini digunakan untuk pembuatan Vendor Master (Create Vendor Master). M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
XK02
ini digunakan untuk pengubahan data di dalam Vendor Master (Change Vendor Master).
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu XK03
ini digunakan untuk menampilkan data di dalam Vendor Master (Display Vendor Master).
4.3.2.6
Field-field yang harus Diisi dan Penomoran Vendor Untuk melakukan akses pembuatan Vendor Master melalui TCode (transaction code) XK01, ada beberapa field perlu diisi, antara lain :
Tabel 4.111 Tabel Field untuk Create Vendor Master Data
Field
Description
Filling Field
Berisikan kode Company Code Company Code
dimana Vendor tersebut akan di-
M anual
assign sebagai rekanan. Berisikan Purchasing Organization
kode
Purchasing
Organization yang bertanggung
M anual
jawab atas transaksi pembelian yang dilakukan.
Berisikan kode Account Group Account Group
yang disesuaikan dengan jenis Vendor.
Account
Group
ini
M anual
menunjukkan
klasifikasi
jenis
Vendor yang akan menentukan field-field
pengisian
Vendor
Master Record.
Setelah memasuki initial screen untuk pembuatan Vendor, sistem akan memunculkan beberapa layar pengisian yang dibagi ke dalam 3 kategori record pengisian, yaitu General Data, Accounting Data, dan Purchasing Organization Data. • General Data Di dalam General Data, screen untuk pembuatan Vendor yang pertama kali dimunculkan adalah “Vendor : address”. Pengisian field yang dilakukan pada layar ini antara lain :
Tabel 4.112 Tabel Field untuk Vendor Address
Field
Title
Description Berisikan
title
tersebut.
Dapat
untuk diisi
Filling Field Vendor “PT”,
M anual
“Company”, dan lain sebagainya.
Name
Berisikan
nama
vendor tersebut.
perusahaan
M anual
Berisikan kode atau huruf yang Search Term ½
dapat dimasukkan dan digunakan
M anual
di dalam pencarian vendor pada menu search.
Street/House Number
Berisikan alamat dari perusahaan milik vendor untuk pengiriman
M anual
surat atau dokumen.
Postal Code
Berisikan kode pos berdasarkan
M anual
alamat vendor.
City
Berisikan nama kota dari alamat
M anual
vendor
Country
Berisikan
nama
negara
dari
regional
dari
M anual
alamat vendor.
Region
Berisikan
kode
M anual
negara alamat vendor.
Language
Berisikan bahasa yang digunakan
M anual
untuk komunikasi dengan vendor. Telephone
Berisikan nomor telepon vendor.
M anual
Fax
Berisikan nomor fax vendor.
M anual
Setelah selesai dilakukan pengisian pada Vendor Address maka berlanjut ke screen “Vendor : payment transaction”. Pengisian field yang dilakukan pada layar ini antara lain :
Tabel 4.113 Tabel Field untuk Vendor Payment Tran saction
Field
Description
Filling Field
Berisikan kode negara tempat bank
Vendor
berada.
Untuk
Purchasing Lokal kode negara
Country
yang
dipakai
adalah
M anual
ID
(Indonesia)
Berisikan digunakan
kode
bank
sebagai
yang media
Bank Key
M anual pembayaran dari PT. Krakatau Steel ke vendor.
Berisikan nomor account vendor Bank Account
M anual pada bank tertentu.
• Accounting Data Di dalam Accounting Data, screen untuk pembuatan Vendor yang pertama kali dimunculkan
adalah
“Vendor
:
accounting
information”. Pengisian field yang dilakukan pada layar ini antara lain :
Tabel 4.114 Tabel field untuk Vendor Accounting Information Field
Description
Filling Field
Berisikan nomor Reconciliation Reconciliation
Account yang berfungsi sebagai penghubung
Account
dengan
antara
G/L
untuk
subledger
M anual
keperluan
accounting.
Setelah melakukan pengisian pada Vendor Accounting Information, maka screen yang ditampilkan selanjutnya adalah “Vendor : Payment Transaction”. Pengisian field yang dilakukan pada layar ini antara lain :
Tabel 4.115 Tabel Field untuk Vendor Payment Tran saction (Accounting) Field
Description
Filling Field
Berisikan masa pembayaran yang Payment Terms
dilakukan oleh PT. Krakatau Steel kepada vendor.
M anual
Berisikan cara pembayaran yang Payment Methods
dilakukan oleh PT. Krakatau Steel
M anual
kepada vendor.
Setelah melakukan pengisian pada Vendor Payment Transaction, maka screen yang ditampilkan selanjutnya adalah “Vendor : correspondence”. Pengisian field yang dilakukan pada layar ini antara lain :
Tabel 4.116 Tabel Field untuk Vendor Correspondence
Field
Description
Filling Field
Berisikan kode prosedur untuk Dunning Procedure
menganalisa hutang-hutang atas pembelian
material
M anual
kepada
vendor.
Setelah
melakukan
pengisian
pada
Vendor
Correspondence, maka screen yang ditampilkan selanjutnya adalah “Vendor : Withholding Tax”. Pengisian field yang dilakukan pada layar ini antara lain :
Tabel 4.117 Tabel Field untuk Vendor Withholding Tax Field
Description
Filling Field
Berisikan kode negara di mana vendor berlokasi, yang bertujuan untuk menentukan jenis kebijakan WH Tax Country
pajak di dalam negara tersebut. Untuk
purchasing
menggunakan
M anual
lokal
kode
ID
(Indonesia).
• Purchasing Organization Data Di dalam Purchasing
Organization
Data,
screen untuk
pembuatan Vendor yang pertama kali dimunculkan adalah “Vendor : Purchasing Organization Data”. Pengisian field yang dilakukan pada layer ini antara lain :
Tabel 4.118 Tabel Field untuk Vendor Purchasing Organization Data Field
Description
Filling Field
Berisikan kode mata uang yang Order Currency
digunakan
untuk
transaksi
pembelian. Kode mata uang yang
M anual
digunakan untuk purchasing lokal adalah IDR (Indonesia Rupiah)
Setelah pengisian record selesai dilakukan, maka Vendor Number akan di-generate oleh sistem.
Struktur kodefikasi Vendor Number dijelaskan pada tabel berikut: Tabel 4.119 Tabel Struktur Kodefikasi Vendor Master Data Format
Description Digit pertama merupakan kode yang mengidentifikasikan Account Group :
Axxxxx
•
1 Vendor Import
•
2 Vendor Lokal
•
3 Vendor Afiliasi
•
4 Vendor Non-Trade
•
5 Vendor Treasury
•
6 Vendor Personal/Employee
•
7 Vendor Manufacture
A
Digit kedua sampai keenam merupakan 5 (lima) xxxxx digit running number. Sedangkan kodefikasi untuk One Time Vendor adalah OTV.
4.3.2.7
Manfaat Bisnis M etode maintain Vendor Master Record secara separately atau centrally memudahkan dalam input data Vendor. Maintain secara separately mengijinkan untuk melakukan input data atas record di dalam General Data dan Purchasing Organization Data, sedangkan maintain secara centrally mengijinkan input data atas record di dalam General Data, Purchasing Organization Data, dan Accounting Data. Hal ini memudahkan dalam input data-data Vendor yang bersifat bisnis atau non-bisnis. Vendor yang bersifat bisnis dimaintain secara centrally. Vendor yang bersifat non-bisnis dimaintain secara separately. Karena sistem R/2 tidak mendukung maintain Vendor Master Record secara Centrally atau Separately, maka semua view untuk input data akan ditampilkan. Sedangkan pada sistem R/3, view untuk input data disesuaikan dengan Account Group.
4.3.2.8
User Role untuk Vendor Master Data Tabel 4.120 Tabel User Role dalam Vendor Master Data
Activity
4.3.3
User Role
Create Vendor Master Data
Vendor Management
Change Vendor Master Data
Vendor Management
Display Vendor Master Data
Vendor Management
Vendor Evaluation 4.3.3.1
Process Overview Vendor Evaluation digunakan untuk melakukan evaluasi performa vendor yang menjadi rekanan PT Krakatau Steel. Performa vendor ditampilkan ke dalam bentuk angka, yang nantinya menjadi indikator baik atau buruknya performa vendor tersebut. Di dalam SAP, aktivitas yang berkaitan dengan Vendor evaluation antara lain : • Vendor Evaluation Criteria • Vendor Evaluation Weighting, dan • Maintain Vendor Evaluation
4.3.3.2
Business Process Description Vendor Evaluation bertujuan untuk mengevaluasi sekaligus melakukan monitor atas performa kinerja Vendor dalam mendukung
kelangsungan proses pengadaan. Vendor Evaluation ditangani oleh bagian Vendor Management.. Vendor Evaluation menawarkan penilaian yang bersifat objektif yang dilakukan secara otomatis oleh sistem, sehingga penilaian secara subjektif dapat dihindari. Vendor Evaluation menyediakan informasi yang akurat mengenai performa vendor yang telah diatur ke dalam beberapa kriteria sebagai indikator penilaian. Pada PT. Krakatau Steel, indikator penilaian vendor didasarkan atas lima kriteria untuk vendor yang menangani pengadaan material (bukan service). Kriteria tersebut antara lain didasarkan atas : • Price : Besar nilai (harga) dari vendor terhadap HPS/OE atas material tertentu. • Quality/Inspection : Hasil inspeksi yang dilakukan oleh bagian Quality Management atas kualitas material yang dikirim oleh vendor. • Delivery : Ketepatan tanggal pengiriman Quoation ataupun pengiriman material dari vendor yang telah disepakati. • Komitmen : Komitmen dari vendor atas partisipasinya dalam mengikuti rangkaian prosedural yang telah ditetapkan oleh PT. Krakatau Steel sebagai rangkaian proses pembelian. • Claim : Tindakan vendor dalam merespon claim dari PT. Krakatau Steel. Untuk membuat evaluasi performa yang lebih mendetil, kriteria tersebut dapat dibagi ke dalam subkriteria. Penilaian di dalam subkriteria dapat dilakukan melalui berbagai cara perhitungan, antara lain :
Tabel 4.121 Tabel Metode Penilaian Vendor Metode Penilaian
Description Score dihitung secara otomatis oleh sistem. Perhitungan
Fully Automatically dilakukan atas data yang telah ditetapkan sebelumnya. Score dimasukkan oleh operator secara manual, Semi Automatically
kemudian sistem akan melakukan perhitungan atas nilai yang dimasukkan. Score dimasukkan secara manual oleh operator tanpa
M anual
melibatkan perhitungan dari sistem dalam penilaian subcriteria.
Sebagai Enhancement, PT. Krakatau Steel menetapkan indikator yang dapat mengubah score yang dimiliki vendor. Indikator tersebut meliputi pemberian reward dan punishment. Pemberian reward merupakan penambahan poin atas score yang dimiliki oleh Vendor. Sedangkan punishment mengurangi score yang dimiliki oleh Vendor. Pemberian reward dan punishment ini diatur di dalam sub-criteria yang terdapat pada masing-masing criteria.
Tabel 4.122 Tabel Subcriteria Penilaian Vendor Criteria
Subcriteria
Description
Harga PO =
Harga material di PO sama dengan HPS/OE atas
HPS/OE
material tersebut.
Harga PO 0-5 % di bawah HPS/OE
Harga material di PO lebih kecil 0-5%, dibandingkan dengan HPS/OE.
Harga PO < 5 %
Harga material di PO 5% lebih kecil dari
HPS/OE
HPS/OE.
Harga PO 0-5
Harga material di PO 0-5% lebih besar di atas
% di atas
HPS/OE, dibandingkan dengan harga material
HPS/OE
HPS/OE.
Harga PO > 5
Harga material di PO 5% lebih besar
% HPS/OE
dibandingkan dari HPS/OE.
Price
Hasil inspeksi yang dilakukan Bagian Quality Inspeksi Management menyatakan material tersebut lolos
Quality/Insp diterima ection
uji. Inspeksi
Hasil inspeksi yang dilakukan Bagian Quality
diterima dengan
Management menyatakan material tersebut lolos
penalty
uji dengan beberapa syarat. Hasil inspeksi yang dilakukan Bagian Quality
Inspeksi ditolak
Management menyatakan material tersebut tidak lolos uji. Pengiriman Quotation dari vendor atas RFQ
Pengiriman yang telah dikirim sebelumnya diterima tepat Quotation : on waktu atau kurang dari waktu yang telah time ditetapkan sebelumnya. Pengiriman Quotation oleh vendor atas RFQ Pengiriman telah melewati batas waktu yang telah Quotation : late ditentukan.. Pengiriman Delivery
Vendor tidak merespon RFQ dari PT. Krakatau Quotation : Steel. failed Pengiriman
Pengiriman material oleh vendor atas PO yang
material : on
telah disepakati, sesuai dengan waktu yang telah
time
ditetapkan. Pengiriman material oleh vendor atas PO yang
Pengiriman telah disepakati, melebihi batas waktu yang material : late telah ditetapkan.
Diundang tidak
Vendor tidak merespon pengiriman Berita
menjawab
Acara.
Diundang, Vendor merespon Berita Acara yang dikirim, menjawab tapi tetapi tidak melakukan bidding. tidak menawar Diundang dan
Vendor merespon Berita Acara yang dikirim,
menawar
dan melakukan bidding.
Tidak
Vendor tidak melakukan pembatalan atas hasil
membatalkan
dari bidding untuk melakukan supply material
sebelum
dengan harga yang telah diinput selama bidding
negosiasi
(sebelum negosiasi dimulai).
Komitmen
M embatalkan Vendor melakukan pembatalan atas hasil dari sebelum bidding (sebelum negosiasi dimulai). negosiasi M embatalkan kesediaan untuk melakukan M embatalkan supply material setelah negosiasi selesai setelah negosiasi dilakukan. Tidak
Tidak membatalkan kesediaan untuk melakukan
membatalkan
supply material setelah negosiasi selesai
setelah negosiasi dilakukan.
M endapatkan
Vendor bersedia untuk melakukan supply yang
Purchase Order
tercantum di dalam PO.
Tidak Vendor tidak bersedia untuk melakukan supply mendapatkan sesuai dengan yang tercantum di dalam PO. Purchase Order Tidak Vendor tidak membatalkan PO yang telah dibuat membatalkan sebelumnya. Purchase Order M embatalkan
Vendor membatalkan PO yang telah dibuat
Purchase Order
sebelumnya.
Tidak terdapat
Jumlah material yang dikirim oleh vendor, sama
deviasi quantity
dengan jumlah material pada PO.
Terdapat deviasi Jumlah material yang dikirim kepada vendor, quantity
tidak sesuai dengan jumlah material pada PO.
Pengiriman Quotation :
Vendor tidak melakukan pengiriman Quotation.
failed Pengiriman Vendor tidak melakukan pengiriman material. material : failed Claim direspon
Vendor menanggapi Claim dari PT. Krakatau
Claim
Steel. Claim tidak
Vendor tidak menanggapi Claim dari PT.
direspon
Krakatau Steel.
4.3.3.2.1 Kondisi Perusahaan Ada beberapa kebijakan dalam melakukan Vendor Evaluation pada PT. Krakatau Steel, antara lain : •
Perhitungan sub-criteria
dengan
menggunakan
metode
perhitungan fully automatically atau semi automatically. Perhitungan secara manual dihindari. Hal ini digunakan untuk menghindari pemberian score yang bersifat subjektif. •
Nilai weighting. Pemberian weighting untuk setiap Vendor sama, yakni bernilai satu untuk setiap criteria (equal).
•
Besar poin reward atau punishment. Besar poin pemberian reward atau punishment yang mempengaruhi score Vendor dapat berbeda. Poin untuk sub-criteria A belum tentu memiliki kesamaan poin dengan sub-criteria B dan tiap subcriteria dapat berupa reward ataupun punishment.
Setiap periode tertentu, PT. Krakatau Steel akan membuat Laporan Performa Vendor untuk kepentingan manajerial.
4.3.3.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.24 Flowchart Vendor Evaluation
4.3.3.4
Analisa Perbedaan Tabel 4.123 Tabel Perbedaan Vendor Evaluation
Perbedaan
Sistem Lama
R/3 Penilaian bentuk
dilakukan
dengan
kriteria yang
baru,
yakni : Criteria
Tidak ada kriteria penilaian
penilaian
performa vendor.
• Price • Quality/Inspection • Delivery • Komitmen • Claim Terdapat pemberian reward
Pemberian Tidak reward &
terdapat
pemberian atau
reward atau punishment. punishment
punishment
ditetapkan
di
yang
dalam
sub-
criteria. Penilaian otomatis Penilaian
Tidak ada penilaian performa penilaian vendor.
oleh
dilakukan oleh
secara
sistem
dilakukan operator
atau
manual dengan
perhitungan overall score oleh sistem.
4.3.3.5
Transaction for Vendor Evaluation Aplikasi untuk pengaksesan Vendor Evaluation telah disediakan oleh sistem SAP R/3. Adapun pengaksesan atas transaksi tersebut melalui menu ataupun melalui transaction code sebagai berikut :
Tabel 4.124 Tabel Transaksi untuk Vendor Evaluation Transaction Code
Description M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
M E61
ini digunakan untuk maintain Vendor Evaluation. M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
M E62
ini digunakan untuk display Vendor Evaluation.
M E6H
M enu yang digunakan untuk menampilkan hasil analisa dari vendor evaluation
4.3.3.6
Beberapa field yang Diisi untuk Vendor Evaluation Untuk melakukan maintain Vendor Evaluation kita dapat melalui menu SAP atau pengaksesan T-code (Transaction Code) M E61. Adapun field yang ditampilkan untuk pengaksesan maintain Vendor Evaluation adalah :
Tabel 4.125 Tabel Field untuk Maintain Vendor Evaluation Field
Description Berisikan
Purchasing
kode
Filling Field
Purchasing
Organization yang bertanggung
Organization
M anual
jawab atas penanganan purchasing dengan vendor yang bersangkutan.
Berisikan kode vendor yang akan
Vendor
M anual
dievaluasi.
Berisikan kode weighting yang Weighting Key
bertujuan untuk pemberian bobot
Otomatis
atas score pada criteria vendor.
Berisikan
Overall Score
nilai
hasil
evaluasi
nilai
hasil
evaluasi
Otomatis
vendor.
Berisikan Score
of
Main
vendor atas perhitungan melalui sub-criteria dan pemberian bobot
Criteria
Otomatis
nilai yang diberikan atas tiap criteria. Score Criteria
of
Sub-
Rincian nilai score vendor yang terdapat di dalam setiap sub-
Otomatis
criteria.
Adapun analisa pemberian score untuk subcriteria adalah : Tabel 4.126 Pemberian score pada subcriteria Subcriteria
Category
Score
Harga PO = harga HPS/OE
Reward
3
Harga PO 0-5 % di bawah HPS/OE
Reward
4
Harga PO 5 % < HPS/OE
Reward
5
Harga PO 0-5 % > HPS/OE
Reward
2
Harga PO 5 % > HPS/OE
Reward
1
Inspeksi diterima
Reward
3
Inspeksi diterima dengan penalty
Reward
1
Punishment
3
Reward
3
Punishment
3
Reward
3
Punishment
3
Inspeksi ditolak Pengiriman Quotation : on time Pengiriman Quotation : late Pengiriman material : on time Pengiriman material : late
Diundang tidak menjawab
Punishment
5
Diundang, menjawab tapi tidak menawar
Punishment
2
Diundang dan menawar
Reward
5
Tidak membatalkan sebelum negosiasi
Reward
2
M embatalkan sebelum negosiasi
Punishment
2
M embatalkan setelah negosiasi
Punishment
4
Tidak membatalkan setelah negosiasi
Reward
4
M endapatkan Purchase Order
Reward
5
Tidak mendapatkan Purchase Order
Punishment
5
Tidak membatalkan Purchase Order
Reward
5
M embatalkan Purchase Order
Punishment
5
Tidak terdapat deviasi quantity
Reward
3
Terdapat deviasi quantity
Punishment
3
Pengiriman Quotation : failed
Punishment
3
Pengiriman material : failed
Punishment
5
Reward
5
Punishment
5
Claim direspon Claim tidak direspon
Untuk membuat laporan performa vendor dari Vendor Evaluation, sistem akan menampilkan informasi sebagai berikut :
4.3.3.7
•
Vendor Number
•
Vendor Name
•
Purchasing Organization
•
Overall Score
Manfaat Bisnis M anfaat dari Vendor Evaluation ini adalah : •
Penambahan kriteria yang lebih disesuaikan dengan kondisi PT. Krakatau Steel diharapkan dapat
mengukur performa vendor dari
berbagai sisi dan mendapatkan vendor yang berkualitas. •
Pemberian reward dan punishment memberikan pengukuran yang jelas atas performa vendor. Dengan adanya reward dan punishment, performa vendor yang baik dapat diberikan apresiasi dengan penambahan nilai sedangkan yang buruk akan menerima pengurangan score.
•
Kebijakan fully automatically dan semi automatically memberikan pengurangan atas faktor subjektivitas oleh operator yang dapat mungkin terjadi bila pemberian score dilakukan secara manual.
4.3.3.8
User Role dalam Vendor Evaluation Tabel 4.127 Tabel User Role dalam Vendor Evaluation
Activity
User Role
Vendor Evaluation Criteria
Bagian Evaluator Vendor
Vendor Evaluation Weighting
Bagian Evaluator Vendor
Maintain Vendor Evaluation
Bagian Evaluator Vendor atau Bagian Pembelian
4.3.4
Vendor Additional Data 4.3.4.1
Process Overview Vendor Additional Data merupakan data tambahan yang dibuat untuk melengkapi kebutuhan data atas Vendor selain data di dalam Vendor Master Record. Vendor Additional Data ini meliputi data seperti : • Commodity. M erupakan komoditi material yang disanggupi oleh vendor. • Document. Berupa dokumen-dokumen yang harus dipenuhi oleh vendor sebagai salah satu syarat untuk menjadi rekanan PT. Krakatau Steel.
4.3.4.2
Business Process Description Vendor Additional Data adalah data tambahan yang merupakan Enhancement pada sistem SAP R/3, untuk menyajikan data seperti komoditi dan dokumen pra-rekanan.
•
Vendor Commodity Vendor Commodity adalah data komoditi yang dapat disanggupi oleh Vendor untuk melakukan pengadaan material. Di PT. Krakatau Steel terdapat kurang lebih 200 data komoditi yang dapat dipilih dan disanggupi oleh Vendor. Proses registrasi vendor harus dilengkapi dengan assign komoditi. Setelah vendor di-assign ke comodity, akan ditentukan masa validitas komoditi. M asa validitas komoditi digunakan untuk menjamin kesanggupan Vendor dalam hal menyediakan material sesuai dengan jenis komoditi yang telah disanggupi sebelumnya selama masa/periode yang telah ditentukan oleh pihak PT. Krakatau Steel.
•
Vendor Document Type Vendor Document Type adalah data atas dokumen yang telah dipenuhi oleh vendor untuk mendaftarkan diri sebagai rekananan PT. Krakatau Steel. Vendor Document Type meliputi data atas dokumen seperti Tanda Daftar Perusahaan, Surat Izin Usaha Perdagangan, Surat Izin Tempat Usaha, Tanda Daftar Perusahaan, dan lain-lain. Terdapat sebanyak 34 jenis dokumen yang dapat dipilih berdasarkan komoditi yang dipilih oleh Vendor. Proses registrasi vendor juga dilengkapi dengan Vendor Document Type, yang digunakan untuk mendaftarkan dokumendokumen yang harus dipenuhi oleh Vendor sebagai rekanan PT. Krakatau
Steel.
Setelah
dilakukan
registrasi,
juga dilakukan
penentuan masa validitas untuk setiap dokumen tersebut, dan perlu diperbaharui bila masa validitas dokumen telah berakhir dengan mengirimkan kembali dokumen tersebut kepada pihak PT. Krakatau Steel.
4.3.4.2.1
Kondisi Perusahaan Beberapa kebijakan yang terkait dalam Vendor Additional Data telah ditetapkan oleh pihak PT. Krakatau Steel, antara lain: •
Kodefikasi
Commodity.
Kodefikasi
untuk
komoditi
disamakan dengan kodefikasi material group. •
Jumlah komoditi untuk Vendor. Batas komoditas yang dapat disangupi oleh Vendor maksimal 35 jenis.
•
Validity date untuk komoditi. Pemberian masa validitas atas komoditas Vendor selama satu tahun. Setelah satu tahun Vendor wajib untuk mendaftarkan komoditi kembali.
•
Dokumen wajib Vendor. Terdapat tiga dokumen yang wajib dipenuhi untuk semua Vendor, yaitu Surat Ijin Usaha, Tanda Daftar Rekanan, Sertifikat M anufaktur. Bila salah satu validitas dokumen Vendor tersebut telah berakhir, maka Vendor akan di block.
•
Validity Date untuk Vendor Document Type. Pemberian masa validitas atas dokumen Vendor selama satu tahun.
4.3.4.3
Sistem Processing (Flowchart)
Gambar 4.25 Flowchart Vendor Additional Data
4.3.4.4
Analisa Perbedaan Tabel 4.128 Tabel Perbedaan Vendor Additional Data
Perbedaan
Sistem Lama Kelengkapan
Vendor Document
pendukung
R/3
dokumen vendor
terdokumentasi
di
tidak dalam
Kelengkapan
dokumen
pendukung vendor tersimpan di dalam sistem SAP R./3 dan memiliki masa validitas.
sistem.
Komoditi yang dimiliki vendor tersimpan di dalam sistem SAP M asih berada di luar sistem R/3 dengan kodefikasi yang Vendor Commodity
SAP R/2. Tidak tercatat di dalam sistem.
disamakan group,
dengan
untuk
material
memudahkan
dalam penyusunan DPT.
4.3.4.5
Transaction for Vendor additional Data Vendor Additional Data merupakan bentuk Enhancement yang tidak ada di dalam sistem SAP R/3 standar, maka menu untuk Vendor Additional Data adalah : Tabel 4.129 Tabel Transaksi untuk Vendor Additional Data
Transaction Code
Description M enu untuk memasukan Vendor Additional Data.
ZVAD Pengaksesan menu ini memunculkan screen yang
memiliki submenu yang dijelaskan di bawah. Sub-menu yang terdapat di dalam menu Vendor ZVAD001
Additional
Data.
M enu
ini
digunakan
untuk
mendaftarkan komoditi vendor. Sub-menu yang terdapat di dalam menu Vendor ZVAD002
Additional Data. M enu ini digunakan untuk melakukan change komoditi vendor. Sub-menu yang terdapat di dalam menu Vendor Additional
Data.
M enu
ini
digunakan
untuk
ZVAD003 memasukkan dokumen yang telah dipenuhi vendor untuk mendaftar sebagai rekanan PT Krakatau Steel. Sub-menu yang terdapat di dalam menu Vendor ZVAD004
Additional Data. M enu ini digunakan untuk melakukan change dokumen vendor.
4.3.4.6
Beberapa field yang Diisi Untuk melakukan akses pendaftaran komoditi Vendor melalui TCode (Transaction Code) ZVAD001, ada beberapa field yang perlu diisi , antara lain : Tabel 4.130 Tabel Field untuk Commodity Vendor
Field Vendor Number
Description
Filling Field
Berisikan kode Vendor yang telah
M anual
dibuat pada Vendor Master Data. Commodity
Berisikan kode komoditi.
Commodity valid
M erupakan tanggal awal masa
from
M anual
M anual
validitas komoditi vendor.
Commodity valid to
M erupakan tanggal akhir validitas
M anual
komoditi vendor.
Pemberian kode untuk commodity disesuaikan dengan kode material group yang dimiliki oleh PT. Krakatau Steel dengan jumlah empat digit. Pengisian dapat dilakukan berulang kali dan ditampilakan ke dalam grid yang berisikan data komoditi yang disanggupi oleh Vendor. Contoh grid komoditi : Tabel 4.131 Tabel Contoh Commodity Vendor Vendor Commodity Vendor Number : xxx Vendor Name : xxxxxx Commodity
Valid date from
Valid date to
MUM 8
DD.MM .YYYY
DD.MM .YYYY
MURB
DD.MM .YYYY
DD.MM .YYYY
Setelah pendaftaran atas komoditi Vendor selesai dilakukan, penambahan atau pengurangan komoditi yang telah dilakukan dapat dilakukan melalui T-Code (Transaction Code) ZVAD002. Untuk melakukan akses pemasukkan dokumen syarat rekanan dari Vendor yang telah diterima oleh pihak PT. Krakatau Steel melalui TCode (Transaction Code) ZVAD003, ada beberapa field yang ditentukan dapat diisi, antara lain :
Tabel 4.132 Tabel Field untuk Dokumen Pelengkap Vendor Field
Description
Filling Field
Berisikan kode Vendor yang telah Vendor Number
M anual dibuat pada Vendor Master Data.
Berisikan kode dokumen yang harus dilengkapi oleh Vendor Document Type
M anual sebagai salah satu syarat menjadi rekanan PT Krakatau Steel.
Commodity valid from
M erupakan tanggal awal masa
M anual
validitas dokumen tersebut.
M erupakan tanggal akhir masa Commodity valid to
M anual validitas dokumen tersebut.
Pemberian kode untuk dokumen terdiri dari tiga digit angka. Pengisian atas dokumen dapat dilakukan berulang kali dan ditampilakan ke dalam grid yang berisikan data dokumen syarat rekanan yang diberikan oleh Vendor. Contoh:
Tabel 4.133 Tabel Contoh Kelengkapan Dokumen Vendor Vendor Document Vendor Number : xxx Vendor Name : xxxxxx Document Type
Valid date from
Valid date to
100
DD.MM .YYYY
DD.MM .YYYY
101
DD.MM .YYYY
DD.MM .YYYY
4.3.4.7
Manfaat Bisnis Vendor Additional Data memiliki manfaat sebagai berikut: •
Dengan adanya Vendor Commodity di dalam sistem SAP R/3, maka pengaksesan komoditas yang telah disanggupi Vendor dapat dijalankan dengan mudah, misalnya seperti dalam penyusunan DPT (Daftar Peserta Tender) yang diurutkan berdasarkan komoditi Vendor.
•
Vendor Document merupakan salah satu syarat Vendor menjadi rekanan PT. Krakatau Steel. Sehingga pemantauan atas validitas dan kelengkapan Vendor Document Type perlu untuk dilakukan. Dengan
adanya Vendor Document yang berada di dalam sistem SAP R/3, maka pengontrolan dapat dilakukan dengan lebih efisien dan efektif.
4.3.4.8
User Role dalam Vendor Additional Data Tabel 4.134 Tabel User Role dalam Vendor Additional Data
Activity
4.3.5
User Role
Registrasi Vendor Commodity
Vendor Management
Registrasi Vendor Document
Vendor Management
Purchasing Info Record 4.3.5.1
Process Overview Purchasing Info Record merupakan salah satu master data untuk purchasing yang digunakan untuk menampung informasi yang spesifik atas data material dan vendor. Pemyimpanan data di dalam Purchasing Info Record berupa data transaksi yang telah dilakukan oleh pihak PT Krakatau Steel dengan vendor.
4.3.5.2
Business Process Description Purchasing Info Record (Info Record) bertujuan sebagai sumber informasi di dalam proses procurement yang memuat data material dan vendor. Purchasing Info Record ditangani oleh Bagian Purchasing, oleh
karena itu Purchasing Info Record di-assign kepada Purchasing Organization di dalam Purchasing Department. Pada PT. Krakatau Steel, Purchasing Info Record dapat dibuat dengan 2 cara untuk kepentingan yang berbeda : •
M anual Pembuatan Purchasing Info Record dengan melakukan input data secara manual melalui create Purchasing Info Record yang terdapat di dalam menu SAP. Pembuatan Purchasing Info Record ini didasarkan atas tiap material dan vendor HPS/OE.
•
Automatic Pembuatan Purchasing Info Record dengan otomatis dilakukan dengan
reference
Purchase
Order
atau
Outline
Agreement
sebelumnya antara PT. Krakatau Steel dengan vendor. Pembuatan Purchasing Info Record secara otomatis ini dijalankan dengan mengaktifkan Info Update Indicator sewaktu melakukan maintain Purchase Order atau Contract. Data purchasing disimpan dan diupdate secara otomatis ke dalam Purchasing Info Record. Purchasing Info Record digunakan untuk menyimpan data seperti Purchasing Organization, net price, Vendor yang terlibat dalam pembelian atas spesifik material. Data tersebut dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan pada saat pembuatan Purchase Requisition (PR).
4.3.5.2.1
Kondisi Perusahaan
Ada beberapa kebijakan dalam Purchasing Info Record oleh pihak PT KS, antara lain : • Untuk pembuatan Purchasing Info Record secara manual, diperuntukkan hanya untuk Vendor HPS/OE. Yang dimaksud Vendor HPS/OE disini adalah spesial Vendor yang dibuat di dalam Vendor Master Record untuk menampung harga suatu material berdasarkan hasil perhitungan HPS/OE. • Validity. M asa validitas Purchasing Info Record adalah satu tahun. Setelah mencapai masa satu tahun maka data Purchasing Info Record akan diperbaharui dengan pembuatan HPS/OE yang baru untuk update net price pada Purchasing Info Record dan dengan transasksi pembelian yang baru dengan Vendor pemenang tender. • Jenis M aterial. Pembuatan Purchasing Info record
material
berdasarkan
material
untuk setiap
number
bukan
berdasarkan material group.
4.3.5.3
Analisa Perbedaan Tabel 4.135 Tabel Perbedaan Purchasing Info Record
Perbedaan
Sistem Lama
R/3
Info Record
Tidak
atas HPS/OE
Info Record yang memuat net Record yang memuat net price
terdapat
Purchasing Terdapat
Purchasing
Info
price atas harga HPS/OE atas suatu material.
4.3.5.4
harga
HPS/OE
untuk
setiap material.
Transaction for Purchasing Info Record Aplikasi untuk pembuatan Purchasing Info Record telah disediakan oleh sistem SAP R/3. Adapun pengaksesan atas transaksi tersebut melalui menu ataupun melalui T-Code sebagai berikut :
Tabel 4.136 Transaksi Purchasing Info Record Transaction Code
Description M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu
M E11
ini digunakan untuk membuat Purchasing Info Record. (Create Info Record)
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu M E12
ini digunakan untuk mengubah Purchasing Info Record (Change Info Record)
M enu yang sudah terdapat di dalam sistem SAP. M enu M E13 ini digunakan untuk display Purchasing Info Record.
4.3.5.5
Beberapa field yang Diisi dan Penomoran Purchasing Info Record Beberapa field yang harus diisi untuk Purchasing Info Record, adalah:
Tabel 4.137 Tabel Field untuk Purchasing Info Record Field
Description Berisikan
kode
Filling Field
Vendor
yang
terlibat dalam purchasing. Dalam pembuatan Vendor
Purchasing
Info
Record manual, Vendor
yang
digunakan
adalah
M anual
HPS/OE.
Vendor HPS/OE ini tidak terlibat dalam purchasing.
Kode atas
Vendor HPS/OE adalah 200000.
Berisikan kode material yang Material
digunakan
untuk
menampilkan
M anual
data material yang dibeli pada saat purchasing. Berisikan
kode
Purchasing
Organization yang bertanggung Purchasing Organization
jawab
terhadap
purchasing
material. Dalam pembuatan Info Record atas HPS/OE, Purchasing Organization adalah EVK S.
yang
digunakan
M anual
Berisikan
Plant
kode Plant dimana
M anual
material tersebut berada.
Pada proses selanjutnya, sistem akan memasuki general data screen yang memuat informasi data umum atas Purchasing Info Record, adapun field yang dilakukan pengisian antara lain :
Tabel. 4.127 Tabel Field General Data Purchasing Info Record
Field
Description
Filling Field
Berisikan kode vendor yang akan Vendor
dijadikan
referensi
dalam
Otomatis
pembuatan Vendor Master Record.
Berisikan kode Company Code, M aterial
tempat dimana vendor tersebut
Otomatis
akan di-assign.
Berisikan
kode
Purchasing
Organization yang bertanggung M aterial Group
jawab menangani transaksi atas pembelian yang dilakukan oleh pihak vendor.
Otomatis
Satuan unit yang digunakan yang menyatakan material per-satuan. Order Unit
Satuan yang digunakan adalah EA
M anual
(each).
Setelah proses pada general data screen selesai dilakukan maka selanjutnya beralih ke screen purchasing organization data. Adapun field yang dilakukan pengisian antara lain:
Tabel 4.138 Tabel Field Purchasing Organization Data pada Purchasing Info Record Field
Description
Filling Field
Berisikan kode Vendor yang akan Vendor
dijadikan
referensi
dalam
Otomatis
pembuatan Vendor Master Record
Berisikan kode Company Code, M aterial
dimana vendor tersebut akan di-
Otomatis
assign
Berisikan M aterial Group
kode
Purchasing
Organization yang bertanggung jawab
atas
pembelian
yang
Otomatis
dilakukan kepadavendor Berisikan kode Plant yang dimana Plant
Otomatis material tersebut berada.
Berisikan nilai HPS/OE material Net Price
yang telah dilakukan perhitungan
M anual
sebelumnya.
Screen selanjutnya screen condition yang bertujuan pemberian kondisi atas Purchasing Info Record, adapun field yang diisi adalah : Tabel 4.139 Tabel Field Condition pada Purchasing Info Record
Field
Valid on
Description M erupakan
Filling Field
tanggal awal masa
M anual
validitas dijalankan.
Valid to
M erupakan tanggal akhir
masa
M anual
validitas dijalankan.
Untuk pembuatan yang bersifat automatic, dapat dilakukan dengan setting indicator info record pada PO ataupun Contract yang akan memuat data mengenai purchasing. Sistem akan melakukan generate untuk nomor Purchasing Info Record secara otomatis. Hal ini dapat dilihat dengan melakukan display Purchasing Info Record. Adapun
field yang harus diisi untk pengaksesan display Purchasing Info Record adalah:
Tabel 4.140 Tabel Field untuk Display Purchasing Info Record Field
Description Berisikan
Vendor
kode
Filling Field
Vendor
yang
terlibat dalam purchasing untuk
M anual
menampilkan data Vendor
Berisikan M aterial
kode
material
yang
digunakan untuk menampilkan data
M anual
material yang dibeli pada saat purchasing. Berisikan Purchasing Organization
kode
Organization jawab
Purchasing
yang bertanggung
terhadap
M anual
purchasing
material.
Plant
Berisikan kode Plant yang dimana material tersebut berada.
M anual
Nomor Purchasing Info Record akan di-generate oleh sistem. Penomoran untuk Purchasing Info Record dapat diuraikan sebagai berikut :
Tabel 4.141 Tabel Struktur Kodefikasi Purchasing Info Record
Format
Description Digit pertama merupakan kepala kode yang 5
mengidentifikasikan dokumen Purchasing Info Record Digit
kedua
merupakan
kode
yang
53xxxxxxxx 3
mengidentifikasikan Purchasing Info Record atas standard purchasing
xxxxxxxx
Digit ketiga sampai kesepuluh merupakan delapan digit running number
4.3.5.6
Manfaat Bisnis Sehubungan dengan sistem SAP R/3 yang memasukkan HPS/OE ke dalam sistem mereka, maka dibuatlah Purchasing Info Record atas HPS/OE yang memuat net price HPS/OE atas material. Jadi harga dari material yang telah dilakukan perhitungan HPS/OE dapat disimpan ke dalam Purchasing Info Record tanpa melakukan update harga melalui Material Master.
4.3.5.7
User Role dalam Purchasing Info Record Tabel 4.142 Tabel User Role dalam Purchasing Info Record
Activity
User Role
Create Purchasing Info Record
Bagian Pembelian
Maintain Purchasing Info Record
Bagian Pembelian
