BAB 3 GAMBARAN PERUSAHAAN DAN ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1.
Gambaran Umum Perusahaan Sub bab ini berisi gambaran umum perusahaan meliputi profile, visi dan misi,
strategi bisnis perusahaan, kebijakan mutu dan motto perusahaan, produk yang dihasilkan, struktur organisasi serta uraian tugas dan tanggung jawab. 3.1.1. Profil Perusahaan Dalam krisis 1998 dan 2008 banyak industri yang gagal bertahan, akibat menurunnya daya beli yang mengakibatkan turunnya permintaan dari produk masing– masing bidang industri. Tetapi, meskipun secara keseluruhan industri mengalami penurunan, industri di bidang consumer goods atau makanan merupakan salah satu industri yang dapat bertahan, karena produk makanan merupakan produk primer yang tetap dibutuhkan pasar dalam kondisi apapun. Hal inilah yang menjadikan industri kemasan juga dapat bertahan, karena industri kemasan sebagian besar memproduksi kemasan untuk makanan. Industri kemasan memiliki sub-bidang yang cukup banyak, seperti paper packaging, corrugated box, cans packaging (pengemasan kaleng), dan lainnya. Tingkat kebutuhan dan ketersediaan dari masing – masing sub-bidang juga berbeda.
48
49 M eningkatnya kebutuhan plastik kemasan dari tahun – tahun sebelumnya, ditambah prediksi ke depan yang semakin meningkat akibat kebutuhan alternatif lain dari kemasan kertas yang semakin lama ketersediaan bahan bakunya semakin sedikit dan sulit karena bersumber dari hutan, menjadikan bertambahnya peluang di industri kemasan plastik khususnya flexible packaging. M emang dalam perjalanannya terdapat banyak tantangan dari sisi produk kemasan plastik khususnya flexible packaging, salah satunya yang terbesar adalah karena tidak ramah lingkungan. Di Eropa, pemakaian untuk flexible packaging yang berbahan dasar polyethylene sudah mulai dikurangi khususnya untuk shoping bag, meskipun butuh waktu yang masih lama, karena bahan dasar pengganti polyethylene masih tergolong mahal dan sulit untuk yang bersifat transparan (bening), tetapi masih akan terus dikembangkan. M eskipun di Eropa sudah mulai mengurangi pemakaian polyethylene, di Indonesia masih terbuka cukup lama untuk dapat menerapkan hal tersebut. Untuk dapat lebih dari sekadar bergabung, tetapi juga dapat bersaing di industri kemasan plastik, maka selain melihat peluang – peluang tersebut harus dapat juga mengikuti perkembangan bahan dasar plastik sebagai tuntutan kebutuhan pasar. Berbekal pengalaman di bidang printing yang dirintis sejak tahun 2005 hingga 2008 dengan menggunakan nama badan usaha PT. Galti Jaya M andiri, PT. Dwidharma Printing Solutions resmi didirikan pada tahun 2009. M eskipun dalam perjalanan awalnya PT. Dwidharma Printing Solutions menggeluti bidang printing yang cukup luas yang menggabungkan bidang printing dengan beberapa bidang lainnya seperti, promotion & advertising, labeling, packaging
50 dan lainnya, akhirnya PT. Dwidharma Printing Solutions berbekal pengalaman pada PT. Galti Jaya M andiri memutuskan bergerak di bidang printing packaging khususnya flexible packaging. Tetapi PT. Dwidharma Printing Solution memiliki rencana jangka panjang ke depan untuk kembali menggeluti bidang lain selain printing packaging, seperti promotion printing, advertising printing, dan labeling printing. 3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan adalah “M enjadi Perusahaan Kemasan Terpercaya, Terbesar dan Terdepan dalam Inovasi di Indonesia”. Sedangkan misi perusahaan adalah : 1. M emberikan komitmen terbaik terhadap Quality, Cost & Delivery kepada seluruh stakeholder. 2. M emberikan pelayanan terbaik untuk menjadi mitra usaha yang terpercaya. 3. M emberikan komitmen untuk terus menerus mengembangkan dan melakukan inovasi produk 3.1.3. S trategi Bisnis Perusahaan Sebagai sebuah perusahaan yang ingin mengembangkan bisnisnya. PT. Dwidharma Printing Solustion memiliki strategi bisnis yang harus dicapai. Berikut ini strategi bisnis dari PT. Dwidharma Printing Solustion : 1. M eningkatkan pertumbuhan keuntungan perusahaan dengan peningkatan aktivitas pemasaran, dan peningkatan efisiensi biaya 2. M emeliharan kepuasan pelanggan dengan menjaga kualitas produk dan pelayanan terhadap pelanggan
51 3. Pencapaian operational exelence dengan penurunan tingkat produk cacat 4. M engelola pertumbuhan melalui inovasi dengan pertambahan produk baru dan peningkatan perbaikan berkelanjutan. 5. Penigkatan Produktifitas karyawan 3.1.4. Kebijakan Mutu dan Motto Perusahaan Dalam menjalankan bisnisnya PT. Dwidharma Printing Solution memiliki kebijakan dan motto yang akan selalu diingat untuk kemajuan perusahaan. 1. Kebijakan M utu a. Quality Is Our Priority Kualitas merupakan hal terpenting yang perlu diperhatikan untuk meraih kepuasan pelanggan, baik kualitas proses maupun hasil yang diberikan PT. Dwidharma Printing Solution. b. Our Focus Is Technology Untuk mencapai kualitas yang maksimal, diperlukan bantuan penerapan teknologi yang maksimal pula. 2. M otto perusahaan adalah “Quality, quality, and quality”.
3.1.5. Produk yang Dihasilkan PT. Dwidharma Printing S olution PT. Dwidharma Printing Solution bergerak di bidang percetakan yang meliputi : 1. Advertising Printing Percetakan yang berhubungan dengan kepentingan periklanan, seperti brosur, poster, flyer dll 2. Labeling Printing
52 Percetakan yang berfungsi sebagai penanda/label barang – barang tertentu, seperti label pakaian, sepatu, tas dll. 3. Packaging Printing Percetakan yang berfungsi sebagai pengemas barang dengan media kertas, plastik atau yang lainnya
Gambar 3.1 Produk yang Dihasilkan PT. Dwidharma Printing S olution 3.1.6. S truktur Organisasi PT. Dwidharma Printing S olution Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnisnya membutuhkan suatu struktur organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut pada umumnya sebuah perusahaan mempunyai struktur organisasi yaitu sebuah kerangka hierarki yang terdiri dari bermacam-macam fungsi menurut pola tertentu yang menyatakan adanya hubungan wewenang dan tanggungjawab antar bagian –bagian yang terdapat dalam perusahaan. Untuk menjalin kerjasama yang baik antar bagian dalam perusahaan perlu diketahui dengan jelas tugas dan tanggungjawab dari masing-masing bagian. Dengan struktur organisasi yang baik tentunya akan mendukung kegiatan bisnis
53 perusahaan agar dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan karena masing-masing bagian dapat dimintai pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatannya sesuai dengan wewenang yang diberikan.
Gambar 3.2 S truktur Organisasi PT. Dwidharma Printing S olution
54 3.1.7. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Berikut adalah uraian tugas dan tanggungjawab setiap bagian pada PT. Dwidharma Printing Solution: 1. Direktur Utama Bertanggung jawab untuk menjaga roda bisnis perusahaan agar terus berjalan dan tetap menghasilkan keuntungan. M erancang strategi bisnis agar perusahaan dapat berkompetitisi dengan para kompetitor dan mengambil keputusan yang krusial untuk masa depan perusahaan. 2. Direktur M arketing Bertanggung jawab untuk mendapatkan order. M elakukan pendekatan dengan kandidat pelanggan agar dapat menggunakan jasa perusahaan. 3. Direktur Keuangan Bertanggung jawab terhadap pengelolaan kas perusahaan mulai dari pengeluaran biaya sampai pemasukan. 4. Direktur Operasional Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan segala kegiatan bisnis agar berjalan sesuai dengan perencanaan. 5. Konselor Sebagai tempat diskusi bagi para karyawan khususnya dalam masalah yang dihadapi didalam perusahaan dan masalah diluar perusahaan secara umumnya. 6. Internal Audit
55 Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh kegiatan bisnis perusahaan agar berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. M empunyai otoritas untuk mengkritisi sampai ke jajaran direksi. 7. Staff Information Technology Bertanggung jawab terhadap dukungan sistem dan teknologi informasi pada kegiatan bisnis perusahaan. 8. Staff Purchasing Bertanggung jawab terhadap semua proses pembelian baik itu material untuk produksi, aset tetap, alat tulis kantor, dll. Key Performance Indicator untuk staff ini adalah mendapatkan barang dengan harga serendah mungkin dengan kualitas barang yang sesuai standar. 9. Marketing & Sales Bertanggung jawab untuk mencari pelanggan, analisa kebutuhan pasar dan menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan . 10. Kasir Bertugas membantu kegiatan administrasi pada bagian keuangan untuk membayar biaya pengeluaran perusahaan. 11. Budget Control Bertanggung jawab untuk mengelola pengeluaran perusahaan. M enentukan prioritas tentang pengeluaran yang harus diutamakan dan pengelolaan pengeluaran setiap bagian. 12. Accounting
56 Bertanggung jawab terhadap kegiatan pembukuan mengenai seluruh aktivitas transaksi yang dilakukan perusahaan. 13. Tax Bertanggung jawab dalam menangani kegiatan yang menyangkut tentang pembiayaan pajak dan urusan-urusan yang berhubungan dengan peraturan pajak. 14. Aset Bertanggung jawab untuk mengelola seluruh aset yang ada diperusahaan. M elakukan kegiatan stok opname per periode untuk menjamin aset yang ada diperusahaan tetap dalam kondisi yang baik. 15. PPIC M erencanakan, menjadwalkan, dan mengatur proses, alur dan hasil proyek yang diberikan pelanggan hingga terkirim ke pelanggan kembali. 16. Produksi M elaksanakan proses produksi masing – masing unit produksi sesuai perencancanaan yang telah dibuat 17. Warehouse Bertanggung jawab menerima dan melakukan kontrol terhadap kualitas barang dari pemasok kemudian menata sesuai dengan kebutuhan produksi 18. Inventory Bertanggung jawab menyiapkan barang jadi setelah produksi untuk dikirim ke pelanggan sesuai dengan penjadwalan pengiriman. 19. Human Resource & General Affair
57 Bertanggung jawab untuk menangani seluruh kegiatan kepegawaian dan menangani kegiatan administrasi kepegawaian seperti gaji, lembur, absen, cuti dan kegiatan kepegawaian lainnya
3.2.
Analisis Perusahaan Pada sub bab ini akan dibahas mengenai analisis terhadap lingkungan internal
dan lingkungan eksternal perusahaan. Sesuai dengan landasan teori yang ada pada bab dua sebelumnya, perencanaan strategi sistem informasi dapat dilakukan dengan analisis lingkungan eksternal dan internal perusahaan, baik dari lingkungan bisnis maupun lingkungan SI/TI. Hasil analisis ini akan menunjukkan gambaran kondisi dan situasi pada PT. Dwidharma Printing Solution baik dari segi bisnis dan SI/IT. 3.2.1. Analisis Lingkungan Internal Perusahaan Pada sub bab ini akan dibahas analisis lingkungan internal bisnis perusahaan dengan menggunakan rantai nilai (value chain). Selain itu juga akan membahas analisis lingkungan internal SI/TI PT. Dwidharma Printing Solution. 3.2.1.1. Rantai Nilai (Value Chain)
Gambar 3.3 Value Chain Menurut Porter
58 Berdasarkan Analisis Value Chain menurut Porter terbagi menjadi 2 aktifitas, yaitu : 1. Aktifitas Primer, yang terdiri dari : a. Inbound Logistics Pada tahapan ini, bagian Purchasing melakukan pembelian material maupun peralatan sesuai dengan spesifikasi yang telah diberikan PPIC yang berupa jenis, jumlah dan waktu kebutuhan barang tersebut. Dalam proses pembelian, bagian Purchasing akan menyeleksi terlebih dahulu pemasok yang dapat memenuhi barang tersebut dari segi spesifikasi, jumlah, harga, maupun waktu pengiriman, jika telah diperoleh pemasok yang sesuai, kemudian mengirimkan Purchase Order ke pemasok tersebut. Setelah tahap pemesanan barang, barang akan dikirim oleh pemasok dan diterima oleh bagian warehouse bersama surat jalan. Pada saat penerimaan dilakukan proses Quality Control dengan melakukan pengecekan tiap barang yang diterima berdasarkan spesifikasi, kualitas dan jumlah yang dipesan. Jika tidak terjadi kesesuaian akan dilakukan pengembalian barang ke pemasok sesuai kesepakatan yag telah dibuat. Kemudian bagian warehouse melakukan tatakelola penyimpanan material yang diterima, berdasar karakter material dan jadwal penggunaan material tersebut sesuai dengan material request yang diterima. Bagian Warehouse akan melakukan pengiriman material beserta delivery request ke unit produksi yang membutuhkan sesuai dengan material request untuk dilakukan proses produksi.
59 Pada tahapan mendapatkan barang material dan peralatan, khususnya dibagian purchasing, sangat membutuhkan waktu dalam menentukan pemasok mana yang mempunyai spesifikasi harga, jenis dan kualitas yang diharapkan., dikarenakan fluktuasi harga, kemampuan pemasok dalam menyediakan barang yang tidak menentu. Sehingga setiap satu projek order yang diterima dari pelanggan, harus melalui tahapan pencarian pemasok yang cukup lama baik itu melalui lelang maupun penunjukan langsung pemasok. Hal tersebut sangatlah memakan waktu dan mengganggu alur proses berikutnya, yaitu proses produksi. Pada bagian warehouse dalam mengelola stok barang material maupun equipment sering terjadi kesalahan dalam hal penerimaan dan perencanaan pembelian barang stok. Kesalahan penerimaan barang dari pemasok karena kesalahan human eror, dan pengelolaan data yang masih manual. Sedangkan dalam perencanaan barang stok karena pengelolaan data yang masih manual dan belum terintegrasi dengan work order maupun penjadwalan produksi . sistem yang saling terintergrasi satu sama lain. b. Operations Sebelum dilakukan proses produksi, terdapat tahapan pra produksi yaitu tahapan persiapan produksi seperti menyiapkan blowing dies, ( cetakan peniupan bijih plastik ) sesuai dengan lebar output material yang dibutuhkan, menyiapkan dan memasang silinder sebagai master cetakan pada mesin cetak, dan juga pemasangan tinta, menyiapkan pisau pond sebagai cetakan bentuk plastik.
60 Setelah dilakukan proses pra produksi, dilakukan proses produksi mulai dari peniupan bijih plastik, setelah jadi lembaran plastik, dilakukan proses printing dan dipotong sesuai dengan pesanan. Pada tahap finishing dilakukan penambahan material jika dibutuhkan, seperti pemasangan seal sebagai pengait plastik teresebut. Setelah itu dilakukan pangemasan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Pada setiap proses produksi dilakukan proses pengontrolan terhadap proses baik dalam tiap unit maupun sinkronisasi secara keseluruhan mulai dari hasil dan proses. PT. Dwidharma Printing Solution sangat mengalami kesulitan pada tahap produksi mereka, karena semakin berkembangnya perusahaan dan order yang semakin banyak, alur data menjadi semakin kompleks, mulai dari pembagian work order yang sesuai dengan penjadwalan untuk masing-masing unit produksi hingga ke tahap
– tahap
berikutnya, masih sering terjadi
permasalahan seperti ketidaksesuaian jadwal dengan proses produksi yang mengakibatkan proses selanjutnya tersendat. Oleh karena itu diperlukan sistem yang dapat mengelola proses produksi yang terintegrasi dari alur awal hingga akhir, sesuai dengan perencanaan atau penjadwalan. Dalam hal keterbatasan kemampuan jumlah produksi PT. Dwidharma Printing Solution juga mengalami kesulitan untuk menentukan subcont yang dapat membantu pekerjaan produksi. Perlu adanya sistem yang dapat membantu perusahaan dalam menentukan subcontractor yang sesuai dengan kualifikasi harga, kulitas produk maupun waktu pengerjaan
61 c. Outbound Logistics Setelah barang diproduksi, akan dilakukan proses pengiriman langsung oleh bagian Inventory ke pelanggan sesuai dengan penjadwalan pengiriman yang telah ditentukan. Kemudian bagian finance akan mengirimakan invoice atau pengihan setelah barang itu diterima oleh pelanggan. Pada bagian inventory, permasalahan pengelolan proses Delivery Product yang masih manual menjadi masalah. Semua pengiriman barang kepada pelanggan, di proses secara manual. Hal ini dapat menimbukan kesulitan apabila proses pengiriman barang pelanggan terganggu. Begitu juga pada saat penagihan barang dilakukan, pengelolaan data yang manual kadang membuat penagihan yang terlambat atau tidak sesuai dengan order d. Sales and Marketing Untuk memperluas pasar, bagian M arketing terus melakukan analisa terhadap kebutuhan pelanggan, dengan menganalisa karakter produk dari sebagian besar pelanggan. Sales melakukan penawaran produk secara langsung kepada pelanggan– pelanggan yang berpotensi membutuhkan produk Dwidharma Printing Solution sesuai dengan analisa pasar yang sebelumnya telah dilakukan oleh bagian marketing. Sales akan menawarkan kemampuan dan hasil produk yang pernah dibuat untuk memenuhi kebutuhani pelanggan berdasarkan kualitas, waktu, dan harga.
62 Setelah melakukan pendekatan terhadap pelanggan, pelanggan yang tertarik akan memberikan contoh produk yang akan dipesan dan meminta penawaran harga terhadap produk tersebut. Bagian PPIC akan membuat contoh yang diminta dan menghitung harga yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Sales akan mengirimkan penawaran harga tersebut ke pelanggan. Setelah pelanggan setuju, sales akan menerima purchase order dari pelanggan sesuai dengan kesepakatan yang dibuat, baik dari sisi teknis ( kualitas, harga, jumlah, dan waktu produksi ) maupun non teknis ( term of payment), kompensasi dan retur ). Dalam mengambil keputusan, atau melayani pelanggan, sales mengalami kesulitan karena sales harus terus melakukan komunikasi dengan PPIC, produksi atau pihak lainnya untuk menanyakan progress order yang sangat memakan waktu. Dengan adanya sistem yang menampilkan progress order secara real time akan sangat membantu sales dalam menentukan keputusan atau bernegosiasi yang sesuai dengan kondisi internal perusahaan dan juga memberikan layanan terhadap pelanggan dengan data yang akurat e. Services Untuk meningkatkan mutu pelayanan pelanggan, Dwidharma Printing Solution berupaya untuk melakukan kunjungan rutin ke pelanggan, untuk melakukan pendekatan dengan pelanggan mengetahui kualitas produk yang telah dihasilkan dan mendapatkan masukan dari para pelanggan. Dwidharma Printing Solution juga menerima pengembalian produk yang tidak sesuai dengan keinginan pelanggan dan ketentuan yang telah disepakati.
63 Dalam hal peningkatkan layanan terhadap pelanggan Dwidharma Printing Solution tidak membatasi kebutuhan pelanggan, berupa prosedur maupun proses yang sesuai dengan keinginan mereka. Dwidharma Printing Solution juga memberikan pelatihan terhadap pelanggan yang memang membutuhkan, demi kelancaran proses kerjasama, seperti pada pelanggan kelas industri rumah tangga dalam hal proses manufaktur, keuangan dan pembelian. Untuk melayani pelanggan PT. Dwidharma printing Solution kesulitan dalam melaporkan progress pekerjaan ke pelanggan, oleh karena itu perlu adanya sistem yang menampilkan progress pekerjaan secara real time/ online yang dapat dilihat pelanggan kapanpun dan lebih cepat. Sehingga pelanggan akan merasa lebih puas terhadap transparasi dan kecepatan akses informasi progress pekerjaan 2. Aktifitas Sekuder a. Technology Teknologi yang telah digunakan oleh PT. Dwidharma Printing Solution meliputi penerapan teknologi terkomputerisasi sebagai pendukung bisnis seperti e-HRIS dan FINA. e-HRIS
merupakan sistem informasi yang
mengelola data karyawan yang meliputi absensi dan penggajian. FINA merupakan sistem informasi menjalankan fungsi – fungsi accounting b. Human Resources Pengaturan sumber daya manusia pada PT. Dwidharma Printing Solution yang meliputi perekrutan, pelatihan, peningkatan kualitas sumber daya manusia, penggajian, kehadiran (absensi).
64 Pada Bagian HRD aplikasi yang digunakan yaitu e-HRIS belum dimanfaatkan secara maksimal, aplikasi tersebut digunakan hanya untuk sistem absensi dan pendataan karyawan, yang sebenarnya masih terdapat banyak modul – modul yang bisa dimanfaatkan sepeti penggajian dan penilaian karya. c. Infrastructure Infrastruktur merupakan sarana dan prasarana yang diperlukan oleh perusahaan untuk menunjang kegiatan bisnis seperti gedung, daya listrik, transportasi, alat tulis kantor d. Administration Kegiatan yang berhubungan dengan pembelian, penagihan, dan keuangan yang meliputi proses pembuatan bukti proses-proses transaksi, pembuatan laporan-laporan yang berhubungan dengan perusahaan, pelanggan, dan keuangan. 3.2.1.2.
Aplikasi PT. Dwidharma Printing S olution Terdapat dua aplikasi yang sudah diimplementasikan oleh perusahaan yakni
aplikasi FINA dan aplikasi e-HRIS. 1. Aplikasi e-HRIS Aplikasi e-HRIS merupakan aplikasi berbasis web yang mendukung kegiatan bisnis perusahaan khususnya pada bidang kepegawaian. M odul yang digunakan pada e-HRIS adalah pendata-an karyawan, absensi, dan penggajian. Aplikasi eHRIS merupakan aplikasi opensource yang penggunaannya bebas dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. Aplikasi Fina
65 Aplikasi FINA merupakan aplikasi yang mendukung kegiatan bisnis perusahaan khususnya pada bidang keuangan. M enyediakan modul-modul (pembelian, inventory, buku besar, fixed asset) penting yang digunakan oleh bagian keuangan dan akuntansi dalam menyimpan dan mengolah data menjadi sebuah laporan yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Kedua aplikasi ini mempunyai kesamaan yaitu mempunyai arsitektur database yang terintegrasi dan mengadaptasi konsep client-server. Perbedaannya adalah eHRIS harus diakses melalui browser sedangkan FINA harus meng-install aplikasi pada setiap client. Namun kelemahan dari implementasi kedua aplikasi ini adalah tidak terintegrasinya database kedua aplikasi ini yang pastinya akan berdampak buruk pada perusahaan ke depannya 3.2.1.3.
SDM Pada Department IT PT. Dwidharma Printing Solution telah memiliki sumber daya manusia pada
departemen IT sebanyak 3 orang yang mempunyai tugas untuk mendukung kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan pemanfaatan teknologi dan sistem informasi didalam perusahaan. Pekerjaan yang dilakukan meliputi kegiatan pengembangan aplikasi dan support. Kompetensi yang dimiliki oleh para staff IT secara keseluruhan pada PT. Dwidharma Printing Solution diantaranya: kemampuan untuk menganalisa kebutuhan sistem baik yang telah berjalan maupun yang akan dikembangankan, pengetahuan tentang server dan networking, kemampuan untuk membuat aplikasi dan website. Para personil IT dituntut untuk dapat bekerja secara individu maupun secara kelompok dalam mengerjakan tugasnya
66
3.2.1.4.
Aristektur Jaringan PT. Diwdharma Printing S olution
Gambar 3.4 Aristektur Jaringan PT. Diwdharma Printing Solution
67
3.2.1.5.
S pesifikasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Berikut adalah spesifikasi tentang perangkat keras dan perangkat lunak yang terdapat di PT. Dwidharma Printing Solution: Tabel 3.1 S pesifikasi hardware dan software pada PT. D widharma Printing S olution Jenis Hardware
Keterangan ·
Processor : Inter Core2Duo 2.2 Ghz
·
M emory : 2GB
·
Harddisk : 500GB
·
LAN card : 10/100 M bps
·
M onitor LCD 17 Inch
Fina Server ·
Processor : Inter Core2Duo 2.2 Ghz
·
M emory : 1GB
·
Harddisk : 200GB
·
LAN card : 10/100 M bps
·
M onitor LCD 17 Inch
e-HRIS Server ·
Processor : Inter Core2Duo 2.2 Ghz
·
M emory : 1GB
·
Harddisk : 200GB
·
LAN card : 10/100 M bps
·
M onitor LCD 17 Inch
Notebook ·
Processor : Inter Core2Duo 2Ghz
·
M emory : 1GB
·
Harddisk : 200GB
Jumlah 1
1
1
31
68
·
LAN card : 10/100 M bps
·
VGA : Intel 4500
·
Layar 14 Inch
·
DVDRW
PC Client
Software
·
Processor : Inter Core2Duo 1.8 Ghz
·
M emory : 1 GB
·
Harddisk : 200GB
·
LAN card : 10/100 M bps
·
M onitor LCD 17 Inch
·
DVDRW
23
Printer
6
UPS
7
Switch
6
Router
1
·
Windows XP SP2
·
Windows Server 2008
·
Windows 7
·
CorelDraw X4, Adobe Photoshop CS2,
Adobe Illustration CS2 ·
M S Office 2007
·
AVG 2009
·
Fina Client
69 3.2.2. Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan Pada sub bab ini akan dibahas analisis lingkungan eksternal PT. Dwidhama Printing Solution. Lingkungan eksternal perusahaan tersebut antara lain supplier, pelanggan, pesaing, pemerintah serta masyarakat. Lingkungan eksternal menjadi faktor yang sangat penting bagi perusahaan dalam menentukan strategi SI/TI karena faktor eksternal dapat menjadi ancaman bagi perusahaan dan apabila dianalisis dengan baik dapat menjadi peluang bisnis bagi perusahaan. M etode yang digunakan dalam melakukan analisis lingkungan eksternal PT. Dwidhama Printing Solution adalah metode lima (5) daya Porter dan metode PEST 3.2.2.1. Lima Daya Porter Analisis
ini dilakukan
untuk
mengetahui keadaan
lingkungan
yang
mencerminkan persaingan bisnis perusahaan. Dengan adanya gambaran ini, diharapkan perusahaan mampu untuk mengenali dan bertahan dalam persaingan. Berdasarkan hasil analisis, maka kekuatan lima daya porter yang terdapat pada PT. Dwidharma Printing Solution adalah:
70
Pendatang Baru : 1. PT. INNOVATIVE PLAST IC PACKAGING 2. PT. ASIA PRIMA PACKAGING 3. PP Plas tik Santos o 4. PT. ANTA TIRTA KIRANA 5. Dan perusahaan baru lainnya yang bergerak dibidang plastic and packaging
Pemasok : 1. PT. CHANDRA ASRI 2. PETROCEMICAL - BIJIH 3. PT. TRI POLYTA - BIJIH 4. PT. SIEGWERK INDONESIA (TINTA) 5. PT. CEMANI TOKA (TINTA)
Pesaing Industri : 1. PT. Super Exim Sari 2. Elwa Plastik 3. Cahaya Sakti 4. Sunshine Flexible 5. Aline Eplint 6. Winindo Jaya 7. Super Kemas Pratama 8. Surya Sakti
Produk Pengganti :
Pelanggan : 1. Tutti Frutti Frozen Yoghurt 2. GATS Consulting 3. VERDANCO Engineering 4. MASTERSYSTEM Infotama 5. GANA VISTA INTERNATIONAL 6. NAZHA Bakery (Restu Asih) 7. NAZHA Bakery (Langkung Jaya) 8. TONI JACKS INDONESIA 9. TEGUH RAKSA JAYA 10. SETIA KARYA PRINTING 11. CS BAKERY 12. CAHAYA ALAM PERKASA (ARTHA GRAHA PEDULI) 13. PT. SIOEN INTERNATIONAL 14. PAMOR BAKERY 15. ROTI TIGA SAUDARA 16. ROTI TIGA RASA 17. SNAPY 18. PT. DWIDHARMA PRINTING SOLUTION
Bio Plastic
Gambar 3.5 Analisis Lima Daya Porter Dari gambar diatas dapat dijelaskan : 1. Persaingan Industri Dalam menjalakan bisnisnya, PT. Dwidharma Printing Solution menghadapi para pesaiang yang bergerak dibidang yang sama. Beberapa perusahaan yang menjadi pesaing PT.Dwidharma Printing Solution adalah : a. PT. Super Exim Sari
71 b. Elwa Plastik c. Cahaya Sakti d. Sunshine Flexible e. Aline Eplint f. Winindo Jaya g. Super Kemas Pratama h. Surya Sakti Banyak dari pesaing-pesaing tersebut yang sudah mapan secara bisnis dibandingkan PT. Dwidharma printing solution. Oleh karena itu, pihak perusahaan berusaha keras untuk mengejar ketertinggalan tersebut dengan menetapkan kebijakan-kebijakan yang bersifat strategis untuk meingkatkan daya saing. 2. Ancaman Pendatang Baru M unculnya perusahaan baru dapat menjadi ancaman bagi keberadaan PT. Dwidharma Printing Solution. Pendatang baru merupakan perusahaan baru yang muncul dan bergerak di bidang usaha yang sejenis ataupun perusahaan lama yang mengembangkan usahanya ke bidang yang sejenis. Saat ini banyak perusahaanperusahaan baru yang bermunculan dengan masing-masing keunggulan. 3. Ancaman Produk Pengganti Bio Plastik bisa dianggap menjadi ancaman produk pengganti karena memiliki kualitas yang lebih baik dibandingkan dengan produk plastik milik PT. Dwidharma Printing Solution dan lebih ramah lingkungan. Apabila hal in ditanggapi dengan bijak oleh perusahaan, maka Bio-plastik dapa dijadikan peluang untuk menambah jenis produk dari PT. Dwidharma Printing Solution.
72 4. Kekuatan tawar menawar Pemasok Dalam memberikan produk yang berkualitas, PT. Dwidharma Printing Solution membutukan material-meterial yang berkualitas dari pemasok. PT. Dwidharma Printing Solution selalu menentukan pemasok yang memiliki kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhkan perusahaan. 5. Kekuatan tawar menawar pelanggan Pelanggan PT. Dwidharma Printing Solution adalah : a. Tutti Frutti Frozen Yoghurt b. GATS Consulting c. VERDANCO Engineering d. MASTERSYSTEM Infotama e. GANA VISTA INTERNATIONAL f. NAZHA Bakery (Restu Asih) g. NAZHA Bakery (Langkung Jaya) h. TONI JACKS INDONESIA i. TEGUH RAKSA JAYA j. SETIA KARYA PRINTING k. CS BAKERY l. CAHAYA ALAM PERKASA (ARTHA GRAHA PEDULI) m. PT. SIOEN INTERNATIONAL n. PAM OR BAKERY o. ROTI TIGA SAUDARA p. ROTI TIGA RASA
73 q. SNAPY r. PT. DWIDHARMA PRINTING SOLUTION Dari semua pelanggan PT. Dwidharma Printing Solution, beberapa diantaranya telah menjadi pelanggan tetap (repeat order). Perusahaan terus berupaya mencari pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan lama dengan selalu memberikan pelayanan yang prima kepada para pelanggan. 3.2.2.2. PES T (Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi) Analisis ini dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor eksternal perusahaan yang dapat memberikan dampak bagi kegiatan bisnis perusahaan. Faktor-faktor disini meliputi: 1. Faktor Politik Kondisi politik indonesia tidak secara langsung mempengaruhi bisnis PT. Dwidharma Printing Solution. Namun, ada beberapa peraturan pemerintah yang berkaitan dengan bisnis PT. Dwidharma Printing Solution antara lain peraturan tentang kegiatan importasi, pengelolaan limbah serta bidang ketenagakerjaan. •
Untuk
kegitan
importasi,
PEM ERINTAH
REPUBLIK
pemerintah INDONESIA
mengeluarkan”
PERATURAN
NOM OR 1 TAHUN
1982
TENTANG PELAKSANAAN EKSPOR, IMPOR DAN LALU LINTAS DEVISA PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA” dimana didalamnya secara umum membahas tentang tata cara pelaksanaan kegitan ekspor-impor. •
Pengelolaan
limbah
diatur
dalam
“UNDANG-UNDANG
REPUBLIK
INDONESIA NOMOR 18 TAHUN 2008 TENTANG PENGELOLAAN SAM PAH” pada pasal 15 yang berbunyi “Produsen wajib mengelola kemasan
74 dan/atau barang yang diproduksinya yang tidak dapat atau sulit terurai oleh proses alam”. •
Pada “UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOM OR 13 TAHUN 2003 TENTANG KETENAGAKERJAAN” didalamnya terdapat hal-hal yang berkaitan dengan hak dan kewajiban terhadap perusahaan dan para pekerja. Hal ini menjadi penting bagi PT.
Dwidharma
Printing
Solution
karena
mensejahterakan para karyawannya merupaksan suatu keutamaan. 2. Faktor Ekonomi Kondisi ekonomi global yang tidak menentu membuat harga-harga kebutuhan bahan dasar produksi, khususnya bijih plastik tidak stabil. Bijih plastik yang di impor dari luar negeri dapat berubah seketika harganya. Hal ini akan mempengaruhi dengan penetapan harga penawaran terhadap pelanggan. Dengan perubahan harga yang demikian dinamis, dan adanya selisih waktu antara penetapan penawaran harga denga waktu produksi. Hal ini dapat menimbulkan resiko yaitu tidak sesuainya biaya yang ditetapkan dengan pelanggan dengan biaya yang dibutuhkan ketika produksi. 3. Faktor Sosial PT. Dwidharma Printing Solution sangat mengerti bahwa bisnis mereka sangat berkaitan dengan kehidupan sosial disekitar mereka, khususnya disekitar lokasi produksi. Perusahaan sangat mengerti bahwa limbah hasil produksi memiliki dampak negatif terhadap kehidupan masyarakat disekitar. Oleh karena itu, pihak perusahaan sangat berupaya untuk meminimalisir limbah hasil produksi dan menjadikan hal ini fokus utama agar masyarakat disekitar tidak terkena dampak negative dari limbah hasil produksi.
75 4. Faktor Teknologi Di era teknologi informasi saat ini, teknologi dengan pesat terus berkembang. PT. Dwidharma Printing Solution harus bisa mengikuti dan beradaPT.asi terhadap perkembangan teknologi informasi tersebut. Hal tersebut dilakukan ditengah maraknya penggunaan teknologi informasi sebagai penunjang bisnis untuk memberikan nilai tambah terhadap bisnis. Pihak perusahaan pun harus cermat dalam menanggapi perkembangam teknologi informasi agar penggunaan teknologi informasi dapat diterapkan dengan efektif, efisien dan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. 3.2.3. Analisis S WOT M erupakan analisis yang terdiri dari kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), serta ancaman (threats). Berikut merupakan hasil analisis SWOT dari PT. Dwidharma Printing Solution: 3.2.3.1. Analisis Faktor Internal a. Strength •
Fleksibilitas terhadap kebutuhan pelanggan.
•
Berani bersaing dalam hal harga dengan pesaing lain.
•
M ayoritas pekerja yang masih muda sehingga memiliki semangat kerja yang tinggi.
b. Weakness •
Proses bisnis internal yang masih belum terintegrasi dengan baik.
•
Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal
76 •
Perusahaan yang masih baru sehingga minimnya kepercayaan pelanggan.
3.2.3.2. Analisis Faktor Eksternal a. Opportunity •
Perkembangan teknologi informasi dapat membantu perusahaan memperbaiki dan mengembangkan bisnis.
•
Semakin besarnya kebutuhan akan packaging plastic didunia industry.
•
Trend bio plastic yang belakang ini diminati, tetapi masih sedikit produsen yang memproduksinya.
b. Threats •
Era Globalisasi memungkinkan munculnya pesaing dari luar negeri dengan harga yag lebih rendah dan kualitas yang lebih baik.
•
Pelanggan cenderung memilih produsen yang sudah terkenal.
77 3.2.3.3. Analisis Matriks S WOT Tabel 3.2 Mariks S WOT PT. Dwidharma Printing S olution S trength
IFAS
1. Flexiblitas terhadap kebutuhan pelanggan 2. Berani bersaing dalam hal harga dengan pesaing lain. 3. Mayoritas pekerja yang masih muda sehingga memiliki semangat kerja yang tinggi.
EFAS
Weakness 1. Proses bisnis internal yang masih belum terintegrasi dengan baik. 2. Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal. 3. Perusahaan yang masih baru sehingga minimnya kepercayaan pelanggan.
Opportunities
S trategi SO
1. Perkembangan teknologi inform asi dapat membantu perusahaan memperbaiki dan mengembangkan bisnis. 2. Semakin besarnya kebutuhan akan packaging plastic didunia industri . 3. Trend bio plastic yang belakang ini diminati, tetapi masih sedikit produsen yang memproduksinya.
1. Meningkatkan kinerja sales untuk meningkatkan market share perusahaan. (S1,S2, O1, O2) 2. Memberikan harga khusus kepada pelanggan baru dan pelanggan yang melakukan repeat order pada jumlah tertentu. (S1, S2, O1, O2) 3. Mengoptimalkan tenaga muda untuk memaksimalkan kinerja perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. (S1, S3, O2) 4. Melakukan research terhadap produk bio plastik.
Threats
S trategi ST
S trategi WT
1. Berupaya untuk selalu meningkatkan kualitas produk yang siap bersaing dengan produsen yang berasal dari dalam negeri maupun luar negeri. (S1, S2, S3, T1, T2)
1. Perbaikan proses bisnis internal dan pemanfaatan teknologi akan memberikan competitive advantage pada perusahaan terhadap para pesaingnya (W1, W2, T1, T2)
2. Era globalisasi memungkinkan munculnya pesaing dari luar negeri dengan harga yag lebih rendah dan kualitas yang lebih baik. 3. Pelanggan cenderung memilih produsen yang sudah terkenal.
S trategi WO 1.
2.
Memperbaiki dan mengintegrasikan proses bisnis internal dengan pemanfaatan teknologi informasi. (S1, W1, W2) Memperkenalkan produk dan eksistensi perusahaan dengan intensif kepada calon pelanggan dengan memanfaatkan teknologi informasi. (S1, S2, W3)
78
3.2.3.4. Matriks IFAS dan EFAS Tabel 3.3 Matriks IFAS PT. Dwidharma Printing S olution S trength & Weakness S TRENGTH 1. Fleksibiltas terhadap kebutuhan pelanggan. 2. Berani bersaing dalam hal harga dengan pesaing lain. 3. M ayoritas pekerja yang masih muda sehingga memiliki semangat kerja yang tinggi.
Bobot
Rating
B*R
0.17
3
0.51
0.11
2
0.22
0.05
1
0.05
Total S trength WEAKN ESS 1. Proses bisnis internal yang masih belum terintegrasi dengan baik 2. Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal. 3. Perusahaan yang masih baru sehingga minimnya kepercayaan pelanggan.
0.33
Total Weakness Total Nilai IFAS
0.67 1
0.78
0.28
3
0.84
0.22
3
0.66
0.17
2
0.34
1.84 2.62
Tabel 3.4 Matriks EFAS PT. Dwidharma Printing Solution Opportunity & Threats OPPORTUNITY 1. Perkembangan teknologi informasi dapat membantu perusahaan memperbaiki dan mengembangkan bisnis. 2. Semakin besarnya kebutuhan akan packaging plastic didunia industri. 3. Trend bio plastic yang belakang ini diminati, tetapi masih sedikit produsen yang memproduksinya.
Bobot
Rating
B*R
0.25
3
0.75
0.31
3
0.93
0.125
1
0.125
79 Total Opportunity THREATS 1. Era globalisasi memungkinkan munculnya pesaing dari luar negeri dengan harga yag lebih rendah dan kualitas yang lebih baik.
0.7 0.125
2
0.25
0.19
2
0.38
2. Pelanggan cenderung memilih produsen yang sudah terkenal. Total Threats Total Nilai EFAS
1.805
0.3 1
0.63 2.435
Keterangan Rating: a. Faktor kekuatan dan peluang 1 = tidak baik 2 = kurang baik 3 = baik 4 = sangat baik b. Faktor kelemahan dan ancaman 1 = sangat baik 2 = baik 3 = kurang baik 4 = tidak baik Dilihat dari nilai total yang didapat dari tabel-tabel di atas dapat dilihat bahwa nilai total IFAS lebih besar dari EFAS yaitu 2.435. Hal tersebut menggambarkan bahwa PT. Dwidharma Printing Solution lebih memiliki posisi internal yang lebih kuat dibandingkan dengan eksternal
80 3.2.3.5. Diagram S WOT Diagram SWOT ini digunakan untuk mengetahui posisi relatif PT. Dwidharma Printing Solution terhadap faktor strategi internal dan eksternal. Bagaimana posisi mereka dalam pemanfaatan kekuatan dan peluang yang ada untuk mengurangi atau mengatasi kelemahan dan ancaman yang yang ada. Setelah mengetahui nilai dari IFAS dan EFAS maka dirancang sebuah diagram SWOT untuk mengetahui posisi dari PT. Dwidharma Printing Solution dari perusahaan lain. Cara untuk mengetahuinya adalah dengan menghitung selisih antara IFAS dan EFAS: Tabel 3.5 Hasil Selisih IFAS dam EFAS IFAS
EFAS
Kekuatan
0.78
Peluang
1.805
Kelemahan
1.84
Ancaman
0.63
Nilai (x)
-1.06
Nilai (y)
1.175
Kekuatan-kelemahan
Peluangancaman
Dari perhitungan di atas, dapat disimpulkan bahwa posisi perusahaan pada titik koordinat (-1.06, 1.175), dan digambarkan seperti di bawah ini:
81
Gambar 3.6 Diagram S WOT PT. Dwidharma Printing S olution 3.2.4. Analsis Balanced Scoredcard, CS F dan KPI 1. Financial Perspective Perspektif yang menggambarkan apakah penerapan strategi bisa mendatangkan manfaat ekonomis bagi perusahaan, karena kinerja keuangan menentukan kelangsungan hidup suatu perusahaan
82
Financial Perspective Measure(s) Action(CSF) KPI - Jumlah Order - M eningkatkan sector Peningkatan total Proyek pemasaran project 10% - M emberikan harga promosi M engurangi - Biaya Produksi - M engefektif dan - penurunan biaya biaya produksi - Biaya Opersional mengefisienkan produksi sebesar dan biaya tahap produksi dari 5% opersional perencanaan hingga - penurunan biaya finishing touch. produksi sebesar - M enekan biaya 5% Opersional di proses inventory dan pengiriman produk ke pelanggan Tabel 3.6 Financial Perspective Balanced Scorecard, CS F, dan KPI Objectives M eningkatkan keuntungan perusahaan
2. Internal Business Perspective Perspektif ini berfokus pada kinerja proses internal yang mendorong bisnis perusahaan.
Objectives M eningkatkan kualitas produk
M eningkatkan kualitas informasi perusahaan
Internal Business Perspective Measure(s) Action(CSF) - Jumlah produk reject - meningkatan - Jumlah retur produk kualitas produk - meningkatan Quality Control - Akurasi dan Relevansi Informasi - Waktu mendapatkan informasi
Pengolahan informasi yang tepat
KPI - Tingkat kerusakan produk 0% - Jumlah produk retur 0% dari jumlah produksi -Tingkat kesalahan data 0% -Ketepatan Informasi 100% -Pengolahan Informasi < 5 detik
M enyelesaikan Waktu penyelesaian Peningkatan Delay Proyek = 0 project sesuai proyek koordinasi tim Hari dengan proyek perencanaan Tabel 3.7 Internal Business Perspective Balanced Scorecard, CS F, dan KPI
83 3. Customer Perspective Perspektif ini berfokus pada kebutuhan dan kepuasan pelanggan, termasuk pangsa pasar. Customer Perspective Measure(s) Action(CSF) KPI - Loyalitas pelanggan - M enjalin - Order pelanggan - Jumlah keluhan kerjasama yang meningkat 20% Pelanggan baik dengan - Penurunan jumlah pelanggan keluhan pelanggan - M enangani 10% keluhan pelanggan dengan cepat Tabel 3.8 Customer Perspective Balanced Scorecard, CS F, dan KPI
Objectives M eningkatkan kepuasan pelanggan
4. Innovation and Learning perspective Perspektif ini menggambarkan kinerja perusahaan di masa mendatang dan faktor-faktor yang mendukungnya. Innovation and Learning Perspective Objectives Measure(s) Action(CSF) KPI M enerapkan Kualitas informasi Pemanfaatan Tingkat kesalahan teknologi teknologi sesuai data 0% informasi ke dengan kebutuhan dalam proses dan perkembangan bisnis teknologi M eningkatkan Tingkat produktivitas Peningkatan Peningkatan kinerja kompetensi SDM karyawan keahlian dan dan kompetensi pengalaman karyawan 10% karyawan Tabel 3.9 Innovation and Learning Balanced Scorecard, CS F, dan KPI
