L1
Daftar Pertanyaan Wawancara
1.
Apa visi dan misi instansi?
2.
Bagaimana struktur organisasi instansi, beserta tugas dan tanggung jawab tiap bagian?
3.
Bagaimana proses bisnis instansi?
4.
Sejak tahun berapa instansi mulai menerapkan investasi sistem dan teknologi informasi?
5.
Bagaimana instansi melakukan investasi terhadap sistem dan teknologi informasi, misalnya dengan membeli aplikasi yang sudah ada di pasaran atau instansi menugaskan pihak lain untuk membuat aplikasi sesuai kebutuhan instansi?
6.
Dapatkah anda menyebutkan spesifikasi dari software, maupun hardware TI yang telah diterapkan pada investasi sistem dan teknologi informasi?
7.
Dengan penerapan sistem dan teknologi informasi, pengeluaran biaya apa saja yang dapat dikurangi oleh instansi?
8.
Apakah dengan penerapan sistem dan teknologi informasi mempercepat kinerja dalam pengolahan data?
9.
Apakah dengan penerapan sistem dan teknologi informasi menyebabkan terjadinya perubahan proses bisnis instansi?
10. Apakah dengan penerapan sistem dan teknologi informasi menyebabkan peningkatan pendapatan pada instansi?
L2
Angket Portfolio Domain Bisnis
Angket ini dibuat untuk mengevaluasi nilai dan resiko dalam investasi sistem dan teknologi informasi pada Direktorat Paten Ditjen Hak Kekayaan Intelektual Departemen Hukum dan HAM. Aspek-aspek yang diukur dalam domain bisnis meliputi: Strategic Match, Competitive Advantage, Management Information, Competitive Response, dan Project Organizational Risk.
Petunjuk: Lingkari salah satu pilihan sesuai dengan urutan aspek-aspek domain bisnis yang menurut anda paling mencerminkan kesesuaian antara investasi sistem dan teknologi informasi dengan keadaan Direktorat Paten Ditjen Hak Kekayaan Intelektual Departemen Hukum dan HAM.
L3
Strategic Match
Berfokus pada derajat dimana sebuah proses sistem dan teknologi informasi manajemen mendukung atau menyelaraskan diri dengan bisnis (line of business) instansi dalam mencapai tujuan strategis (strategic goals).
Nilai
Keterangan
0
Investasi sistem dan teknologi informasi tidak memiliki hubungan langsung dan hubungan tidak langsung terhadap pencapaian tujuan strategis Direktorat Paten.
1
Investasi sistem dan teknologi informasi tidak memiliki hubungan langsung dan hubungan tidak langsung terhadap pencapaian tujuan strategis Direktorat Paten, tetapi akan meningkatkan efisiensi operasional.
2
Investasi sistem dan teknologi informasi tidak memiliki hubungan langsung terhadap pencapaian tujuan strategis Direktorat Paten, tetapi Investasi sistem dan teknologi informasi merupakan sistem prasyarat untuk sistem lainnya dalam pencapaian sebagian dari tujuan strategis instansi.
3
Investasi sistem dan teknologi informasi tidak memiliki hubungan langsung terhadap pencapaian tujuan strategis Direktorat Paten, tetapi investasi sistem dan teknologi informasi merupakan sistem prasyarat untuk sistem lainnya untuk mencapai tujuan strategis Direktorat Paten.
L4
4
Investasi sistem dan teknologi informasi secara langsung selaras dan sesuai dengan sebagian dari tujuan strategis Direktorat Paten.
5
Investasi sistem dan teknologi informasi secara langsung mencapai tujuan strategis Direktorat Paten yang telah ditentukan.
Competitive Advantage
Berfokus pada derajat dimana sebuah investasi sistem dan teknologi informasi dengan menggunakan manajemen sistem atau teknologi informasi mendukung instansi untuk mempertahankan dan atau meningkatkan keunggulan kompetitifnya. Nilai
Keterangan
0
Investasi sistem dan teknologi informasi menciptakan akses atau pertukaran data antara Direktorat Paten dengan para pemohon hak kekayaan intelektual, dan kerjasama antar konsultan HKI , tetapi tidak meningkatkan posisi bersaing Direktorat Paten.
1
Investasi sistem dan teknologi informasi tidak menciptakan akses atau pertukaran data seperti di atas, tetapi meningkatkan posisi bersaing Direktorat Paten dengan meningkatkan efisiensi operasi yang menunjang kinerja bersaing.
2
Investasi sistem dan teknologi informasi tidak menyediakan akses keluar atau pertukaran data, tetapi meningkatkan posisi kompetitif Direktorat Paten dengan meningkatkan efisiensi operasi dalam area strategi instansi.
L5
3
Investasi sistem dan teknologi informasi menyediakan sedikit akses keluar atau pertukaran data dan meningkatkan posisi kompetitif Direktorat Paten dengan cukup baik.
4
Investasi sistem dan teknologi informasi menyediakan akses keluar atau pertukaran data yang cukup banyak dan secara substansial meningkatkan posisi kompetitif Direktorat Paten dengan menyediakan tingkat pelayanan yang lebih baik dari para pesaingnya.
5
Investasi sistem dan teknologi informasi menyediakan akses keluar dan pertukaran data dalam jumlah besar dan meningkatkan posisi kompetitif Direktorat Paten dengan menyediakan tingkat pelayanan yang tidak dimiliki oleh para pesaing.
Management Information
Berfokus pada derajat dimana semua investasi sistem dan teknologi informasi dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen menyediakan manajemen informasi pada aktivitas utama instansi.
Nilai
Keterangan
0
Investasi sistem dan teknologi informasi tidak berkaitan dengan dukungan informasi manajemen bagi kegiatan utama Direktorat Paten.
L6
1
Investasi sistem dan teknologi informasi tidak berkaitan dengan dukungan informasi manajemen bagi kegiatan utama, tetapi menyediakan banyak data bagi fungsi-fungsi yang mendukung kegiatan utama Direktorat Paten.
2
Investasi sistem dan teknologi informasi tidak berkaitan dengan dukungan informasi manajemen bagi kegiatan utama, tetapi menyediakan banyak informasi bagi fungsi-fungsi yang mendukung secara langsung kegiatan utama Direktorat Paten.
3
Investasi sistem dan teknologi informasi tidak berkaitan dengan dukungan informasi manajemen bagi kegiatan utama, tetapi memberikan informasi penting bagi fungsi yang diidentifikasi sebagai kegiatan utana Direktorat Paten. Informasi ini bersifat operasional.
4
Investasi sistem dan teknologi informasi penting untuk mewujudkan dukungan informasi manajemen bagi kegiatan utama Direktorat Paten di masa mendatang.
5
Investasi sistem dan teknologi informasi penting untuk mendukung informasi manajemen bagi kegiatan utama Direktorat Paten di masa sekarang.
L7
Competitive Response
Faktor ini berhubungan dengan kerugian yang akan diterima oleh instansi karena adanya penundaan dalam mengimplementasikan sistem dan teknologi informasi. Nilai
Keterangan
0
Pembangunan investasi sistem dan teknologi informasi dapat ditunda selama 12 bulan tanpa mempengaruhi posisi kompetitif atau, sistem berjalan dan prosedur dapat memberikan hasil yang sama dan tidak mempengaruhi posisi kompetitif.
1
Penundaan investasi sistem dan teknologi informasi tidak akan mempengaruhi posisi bersaing dan biaya tenaga kerja yang rendah diharapkan tetap memberikan hasil yang sama.
2
Penundaan investasi sistem dan teknologi informasi tidak akan mempengaruhi posisi bersaing, namun biaya tenaga kerja dapat ditingkatkan untuk memberikan hasil yang sama.
3
Jika investasi sistem dan teknologi informasi ditunda, Direktorat Paten tetap mampu memberikan respon terhadap perubahan yang diperlukan tanpa mempengaruhi posisi kompetitif instansi; dengan keterbatasan sistem baru, Direktorat Paten tidak kehilangan kemampuannya untuk merespon secara cepat dan efektif dalam lingkungan kompetitif yang berubah.
4
Penundaan investasi sistem dan teknologi informasi dapat mengakibatkan kerugian persaingan di masa yang akan datang bagi Direktorat Paten, atau
L8
kehilangan kesempatan persaingan; atau kesuksesan aktivitas berjalan Direktorat Paten dapat berkurang karena keterbatasan dari sistem yang dibangun. 5
Penundaan investasi sistem dan teknologi informasi akan mengakibatkan kerugian persaingan; atau kehilangan kesempatan persaingan; atau kesuksesan aktivitas berjalan Direktorat Paten dapat berkurang karena sistem yang dibangun tidak memadai.
Project Organizational Risk
Berfokus pada derajat dimana instansi mampu membawa perubahan yang dibutuhkan dalam investasi sistem dan teknologi informasi. Kemampuan organisasi itu meliputi keahlian yang dimiliki dalam organisasi, kemampuan manajerial, atau pengalaman. Evaluasi faktor ini memperlihatkan pengguna dari organisasi area bisnis, bukan organisasi teknis.
Nilai
Keterangan
0
Domain bisnis dalam Direktorat Paten mempunyai formulasi perencanaan yang baik untuk mengimplementasi sistem yang dibangun. Manajemen memadai,
L9
proses dan prosedur didokumentasikan. Adanya perencanaan atas peristiwa yang mungkin terjadi (rencana darurat), adanya unggulan proyek, dan produk dan nilai tambah bersaing yang terdefinisikan dengan baik untuk pemahaman pasar yang baik. 1-4
Nilai untuk 1-4 dapat Ya disesuaikan keadaan
dengan elemen-
elemen resiko •
Rencana domain
bisnis
yang terformulasi dengan baik •
Manajemen domain
bisnis
pada tempatnya •
Rencana darurat
pada
tempatnya •
Proses
dan
prosedur pada tempatnya
Tidak
Tidak Tahu
L10
•
Pelatihan untuk user yang telah direncanakan
•
Adanya keunggulan manajemen
•
Produk
atau
layanan
jasa
didefinisikan dengan baik •
Pemahaman kebutuhan pelanggan yang baik
5
Direktorat Paten tidak mempunyai rencana yang terformulasi dengan baik untuk mengimplementasikan investasi sistem dan teknologi informasi yang telah direncanakan. Manajemen tidak mempunyai kepastian atas tanggung jawab. Proses dan prosedur tidak didokumentasikan. Tidak ada rencana atas peristiwa yang mungkin terjadi. Tidak ada unggulan yang ditentukan sebagai inisiatif. Produk atau layanan jasa dan nilai tambah bersaing tidak ditentukan dengan baik. Pasar tidak dipahami secara jelas.
L11
Angket Portfolio Domain Teknologi
Angket ini dibuat untuk mengevaluasi nilai dan resiko dalam investasi sistem dan teknologi informasi pada Direktorat Paten Ditjen Hak Kekayaan Intelektual Departemen Hukum dan HAM. Aspek-aspek yang diukur dalam domain teknologi meliputi: Strategic IS Architecture, Definitional Uncertainty, Technology Uncertainty, dan IS Infrastructure Risk.
Petunjuk: Lingkari salah satu pilihan sesuai dengan urutan aspek-aspek domain teknologi yang menurut anda paling mencerminkan kesesuaian antara investasi sistem dan teknologi informasi dengan keadaan Direktorat Jenderal Hak Kekayaan Intelektual.
Strategic IS Architecture
Strategic IS Architecture mengevaluasi tingkatan dimana investasi sistem dan teknologi informasi diselaraskan dengan keseluruhan strategi sistem informasi, dicerminkan dalam perencanaan sistem informasi. Nilai
Keterangan
0
Investasi sistem dan teknologi informasi yang dibuat tidak berkaitan dengan perencanaan strategi informasi Direktorat Paten.
L12
1
Investasi sistem dan teknologi informasi yang dibuat merupakan bagian dari perencanaan strategis Direktorat Paten, tetapi prioritasnya tidak ditentukan.
2
Investasi sistem dan teknologi informasi yang dibuat merupakan bagian dari perencanaan strategis Direktorat Paten dan mempunyai hasil yang rendah; investasi sistem dan teknologi informasi bukan merupakan prasyarat untuk investasi sistem dan teknologi informasi lain yang terdapat dalam perencanaan strategis Direktorat Paten, juga tidak terkait erat dengan prasyarat investasi sistem dan teknologi informasi yang lainnya.
3
Investasi sistem dan teknologi informasi yang dibuat merupakan bagian integral dari perencanaan strategis Direktorat Paten dan mempunyai hasil yang cukup; investasi sistem dan teknologi informasi bukan merupakan prasyarat untuk investasi sistem dan teknologi informasi lain yang terdapat dalam perencanaan strategis Direktorat Paten, tetapi memiliki kaitan dengan prasyarat investasi sistem dan teknologi informasi yang lainnya.
4
Investasi sistem dan teknologi informasi yang dibuat merupakan bagian integral dari perencanaan strategis Direktorat Paten dan mempunyai hasil yang tinggi; investasi sistem dan teknologi informasi bukan merupakan prasyarat untuk investasi sistem dan teknologi informasi lain yang terdapat dalam perencanaan strategis Direktorat Paten, tetapi terkait erat dengan prasyarat investasi lainnya.
5
Investasi sistem dan teknologi informasi yang dibuat merupakan bagian integral
dari
perencanaan
strategis
Direktorat
Paten
dan
akan
L13
diimplementasikan terlebih dahulu; investasi sistem dan teknologi informasi ini merupakan prasyarat untuk investasi lain yang terdapat dalam perencanaan strategis sistem informasi Direktorat Paten.
Definitional Uncertainty
Definitional Uncertainty mengukur derajat dimana kebutuhan dan spesifikasi telah diketahui dan kompleksitas dari area dengan probabilitas dari perubahan yang bersifat tidak rutin. Nilai
Keterangan
0
Kebutuhan jelas dan disetujui. Spesifikasi jelas dan disetujui. Area yang ditelaah jelas. Kemungkinan besar tidak terjadi perubahan.
1
Kebutuhan cukup jelas. Spesifikasi cukup jelas. Tidak ada persetujuan resmi. Area yang ditelaah jelas. Memiliki kemungkinan yang kecil terhadap perubahan non-rutin.
2
Kebutuhan cukup jelas. Spesifikasi cukup jelas. Area yang ditelaah jelas. Memiliki kemungkinan terhadap perubahan non-rutin yang beralasan.
3
Kebutuhan cukup jelas. Spesifikasi cukup jelas. Area yang ditelaah jelas. Perubahan hampir pasti dan sesegera mungkin.
4
Kebutuhan tidak jelas. Spesifikasi tidak jelas. Area yang ditelaah agak kompleks. Perubahan hampir pasti, bahkan selama periode berlangsungnya penerapan investasi sistem dan teknologi informasi.
L14
5
Kebutuhan tidak diketahui. Spesifikasi tidak diketahui. Area yang ditelaah cukup kompleks. Perubahan mungkin sedang terjadi, tetapi kunci disini adalah kebutuhan yang tidak diketahui atau tidak jelas.
Technical Uncertainty Faktor ini digunakan untuk mengetahui kesiapan di dalam melaksanakan investasi sistem dan teknologi informasi, yang berhubungan erat dengan keterampilan yang dibutuhkan, tingkat ketergantungan piranti lunak dan perangkat keras.
Catatan a. Keterampilan yang dibutuhkan tersedia dalam domain teknologi. b. Ketergantungan pada hardware spesifik, tetapi tidak tersedia sekarang. c. Ketergantungan pada kemampuan software, tetapi tidak tersedia sekarang. d. Ketergantungan pada pengembangan software aplikasi. e. Ketergantungan implementasi aplikasi. Total (A+B+C+D+E)/5 = Rating
A. Keterampilan yang dibutuhkan 0
Tidak dibutuhkan keterampilan baru untuk staf, manajemen. Keduanya telah berpengalaman.
L15
1
Dibutuhkan beberapa keterampilan baru untuk staf, sedangkan tidak untuk manajemen.
2
Dibutuhkan beberapa keterampilan baru untuk staf dan manajemen.
3
Dibutuhkan beberapa keterampilan baru untuk staf, terlebih untuk manajemen.
4
Dibutuhkan banyak keterampilan baru untuk staf, beberapa untuk manajemen.
5
Dibutuhkan banyak keterampilan baru untuk staf dan manajemen.
B. Ketergantungan perangkat keras 0
Perangkat keras digunakan untuk aplikasi yang sejenis.
1
Perangkat keras digunakan tetapi untuk aplikasi yang berbeda.
2
Perangkat keras sudah ada dan telah diuji tetapi tidak beroperasi.
3
Perangkat keras sudah ada, tetapi belum dimanfaatkan dalam organisasi.
4
Perangkat keras sudah ada tetapi perlu diganti karena beberapa perangkat masih ada yang tidak sesuai dengan konfigurasi sistem saat ini.
5
Semua kebutuhan akan perangkat keras tidak sesuai dengan konfigurasi sistem informasi saat ini.
C. Ketergantungan piranti lunak 0
Piranti lunak yang digunakan standar, atau langsung, atau tidak diperlukan pemrograman.
1
Piranti lunak yang digunakan standar, tetapi dibutuhkan pemrograman yang cukup kompleks.
L16
2
Dibutuhkan beberapa interface baru antar piranti lunak dan mungkin dibutuhkan pemrograman yang kompleks.
3
Beberapa fitur baru dibutuhkan dalam mengoperasikan piranti lunak, beberapa interface antar piranti lunak yang kompleks mungkin dibutuhkan.
4
Fitur-fitur yang ada belum mendukung apa yang dibutuhkan dalam mengoperasikan piranti lunak, dibutuhkan pemrograman yang kompleks.
5
Dibutuhkan pemrograman yang sangat kompleks untuk mengembangkan fiturfitur dalam mengoperasikan piranti lunak.
D. Aplikasi piranti lunak 0
Program hanya membutuhkan modifikasi minimal.
1
Program tersedia secara komersial dan hanya membutuhkan modifikasi yang minimal; atau program sudah tersedia di dalam instansi, hanya saja dibutuhkan modifikasi yang cukup banyak; atau piranti lunak akan dibangun di dalam Direktorat Paten dengan kompleksitas yang minimal.
2
Program tersedia secara komersial dan membutuhkan modifikasi yang cukup banyak; atau piranti lunak akan dibangun di dalam Direktorat Paten dengan kompleksitas rancangan yang minimal dan pemrograman yang cukup kompleks.
3
Program tersedia secara komersial, tetapi tingkat kompleksitasnya tinggi; atau piranti lunak akan dibangun sendiri dengan tingkat kesulitan sedang.
L17
4
Tidak memiliki program dan juga tidak tersedia secara komersial. Membutuhkan rancangan dan pemrograman yang kompleks dengan tingkat kesulitan sedang.
5
Tidak memiliki program dan juga tidak tersedia secara komersial. Membutuhkan rancangan dan pemrograman yang kompleks, walaupun dikontrakan ke pihak luar.
E. Ketergantungan implementasi aplikasi 0
Tidak membutuhkan keahlian khusus, sederhana, dan membutuhkan waktu yang sangat singkat untuk membuatnya dibandingkan dengan aplikasi yang sudah ada di Direktorat Paten.
1
Aplikasi dengan ukuran menengah jika dibandingkan dengan aplikasi yang ada. Sistem ini memiliki tingkat kesulitan yang relatif rendah, sehingga tidak diperlukan keahlian khusus.
2
Menggunakan teknik pemrograman khusus, sehingga dibutuhkan suatu keahlian khusus. Jika dibandingkan dengan aplikasi yang ada di Direktorat Paten, sistem ini memiliki tingkat kesulitan menengah. Sistem ini merupakan aplikasi dengan ukuran medium sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk pembuatannya.
3
Dibutuhkan suatu keahlian khusus untuk sistem ini. Jika dibandingkan dengan sistem yang sudah ada di dalam Direktorat Paten, sistem ini memiliki tingkat kesulitan yang cukup tinggi. Dibutuhkan beberapa desain dan pemrograman
L18
yang kompleks. Dalam implementasinya dibutuhkan waktu yang cukup lama dan cukup sulit untuk diprediksi. Sistem ini merupakan aplikasi dengan ukuran yang besar. 4
Dibutuhkan suatu keahlian khusus untuk sistem ini. Jika dibandingkan dengan sistem yang sudah ada di dalam Direktorat Paten, sistem ini memiliki tingkat kesulitan yang tinggi. Dibutuhkan beberapa desain dan pemrograman yang kompleks. Dalam implementasinya dibutuhkan waktu yang cukup lama dan cukup sulit untuk diprediksi. Sistem ini merupakan aplikasi dengan ukuran sangat besar.
5
Sangat dibutuhkan suatu keahlian khusus untuk sistem ini. Jika dibandingkan dengan sistem yang sudah ada di dalam Direktorat Paten, sistem ini memiliki tingkat kesulitan yang sangat tinggi. Dibutuhkan beberapa desain dan pemrograman yang kompleks. Waktu implementasi tidak dapat diprediksi. Sistem ini merupakan sistem aplikasi dengan ukuran terbesar.
L19
IS Infrastructure Risk
Faktor ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar resiko yang akan digunakan akan dihadapi instansi dengan adanya sistem yang baru. Penilaian ini dipusatkan pada resiko jangka pendek yang mungkin dihadapi oleh instansi. Nilai
Keterangan
0
Sistem informasi ini menggunakan fasilitas dan layanan yang sudah ada. Tidak ada investasi dalam hal fasilitas prasyarat sistem informasi yang dibutuhkan (misalnya manajemen database); tidak ada antisipasi biaya yang secara tidak langsung terkait dengan investasi sistem dan teknologi informasi.
1
Dibutuhkan perubahan di dalam satu elemen dari sistem pengiriman layanan komputer untuk investasi sistem dan teknologi informasi. Investasi-investasi awal yang terkait pada investasi sistem dan teknologi informasi diluar biaya langsung investasi sistem dan teknologi informasi relatif kecil.
2
Dibutuhkan perubahan yang cukup terhadap beberapa elemen dari sistem pengiriman layanan komputer. Beberapa investasi berikutnya mungkin diperlukan untuk integrasi lebih lanjut atas investasi sistem dan teknologi informasi ke dalam mainstream dari lingkungan sistem informasi.
3
Dibutuhkan perubahan yang cukup besar terhadap beberapa elemen sistem pengiriman layanan komputer. Beberapa investasi berikutnya mungkin diperlukan untuk integrasi lebih lanjut atas investasi sistem dan teknologi informasi ke dalam mainstream dari lingkungan sistem informasi.
L20
4
Dibutuhkan perubahan yang cukup besar terhadap beberapa elemen sistem pengiriman layanan komputer di berbagai area. Dibutuhkan investasi dari yang sedang hingga tinggi dalam hal staf, perangkat keras, perangkat lunak, dan manajemen, untuk mengakomodasi investasi sistem dan teknologi informasi. Investasi tidak termasuk dalam biaya investasi sistem dan teknologi secara langsung, tetapi menggambarkan investasi fasilitas IS untuk menciptakan sebuah lingkungan yang dibutuhkan untuk investasi sistem dan teknologi tersebut.
5
Dibutuhkan perubahan yang besar terhadap beberapa elemen sistem pengiriman layanan komputer di berbagai area. Perlu pertimbangan investasi dalam hal staf, perangkat keras, perangkat lunak, dan manajemen, untuk mengakomodasi investasi sistem dan teknologi. Investasi tidak termasuk dalam biaya investasi sistem dan teknologi secara langsung, tetapi menggambarkan investasi fasilitas IS untuk menciptakan sebuah lingkungan yang dibutuhkan untuk investasi sistem dan teknologi tersebut.
