BAB 3 PROJECT PRO FILE
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan Mobil88 atau sekarang y ang dikenal den gan PT. Serasi Mitra Mobil (SMM) berdiri p ada tanggal 11 November 1988 yang p ada awal mulanya bernama PT.Ary a Kharisma samp ai p ada akhirnya Merge den gan PT.Ser asi Auto Raya (SERA)yang berlok asi di Jl.M itra Sunter Boulev ard Kav.90/C2 Sunter Jay a Jakarta Utara 14350. Kep emilikan saham PT. Serasi M itra Mobildipegang sep enuhny a oleh PT. Astra Internasional Sebagai induk perusahaanny a. 1988 PT Arya Kharisma
1999 PT Used Car Sales Operat ion
2000 2006 Merge wit h PT Astra Merge wit h PT Int -Toyota SO Serasi Aut o Raya
Gambar 3.1 Sejar ah Kep emilikian PT. SERA
Sekaran g PT. Ser asi Mitra Mobil (SMM) telah berkembang menjad i sebuah p erusahaan besar y ang memp uny ai 16 cabang y ang tersebar diseluruh wilay ah Nusantara, dengan rata-rata penjualan mencap ai 5000 unit mobilper tahunny a. Sebagai perusahaan y ang ber ger ak di b idan g b isnis penjualan dan p embelian mobil bekas serta tukar tamb ah mobil bekas b aik secara cash maupun credit, PT. Serasi M itra Mobil (SMM) berp engalaman menan gan gi b erbagai jenis kendaraan sep erti sedan, minibus, dari berb agai merk antara lain : Daihatsu, Honda, Hy undai, KIA, Suzuki, Toy ota, Op el, dan berbagai jenis dan merk kendar aan 35
36
lainnya. Setiap kendaraan dihad irkan sesuai dengan kebutuhan d ari pelanggan.
Gambar 3.2 Struktur PT. SERA Secara Global
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Dalam menjalankan bisnisnya PT. Serasi Mitra Mobil (SMM) memiliki Visi d an Misi p erusahaan y akni : Visi : Optimize stakeholder value by focusing on most profitable used car Mengoptimalkan n ilai pemegang sah am d en gan berfokus k epada mobil bekas yang menguntungk an.
37
Misi : To be The Biggest and The Most Trusted used car provider with optimum profit Menjadi perusahaan p eny edia mobil bekas terbesar d an terp ercay a den gan keuntungan y ang op timal.
Gambar 3.3 Corporate Valu e PT. SERA
Jenis Bisnis: Lay anan p eny edia kendaraan b ekas y ang berkualitas kepada pengguna kendaraan ( end user) maup un reseller.
38
3.1.3
S truktur O rganisasi Perusahaan Berikut ini secar a umum d igambarkan struktur organisasi div isi IT y ang terdap at dalam PT. Serasi Autoraya (SERA):
Gambar 3.4 Struktur Organisasi IT PT. SERA
39 3.1.3.1 Pembagian Tu gas Dan Wewenan g 1. Corporat e Informati on System & Technology Division Head Bert anggung jawab membawahi, mengepalai dan mengontrol semua bagian-bagian perusahan yang berhubungan dengan Inf ormation Technology. Baik kegiatan operasional sehari-hari perusahaan maupun proyek-proyek perusahaan dalam bidang Inf ormation Technology. 2. IT Department Head Bert anggung jawab mengepalai dan mengurus segala kegiatan yang berhubungan dengan bi dang IT dan pada akhirnya memberikan laporan kepada Corporat e Inf ormati on System & Technol ogy Di vision Head. 3. IS Department Head Bert ugas mengepalai dan mengurus segala kegiat an mengenai pengembangan sist em informasi dalam perusahaan. 4. SAP Depart ment Head Bert ugas mengepalai dan melakukan pengawasan t erhadap segala kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan operasional di bidang SAP maupun proyek-proyek SAP di masa yang akan datang. 5. Syst em Administ rati on & Securi ty Section Head Bert ugas mengurus hal-hal yang berkait an dengan administ rasi dan keamanan IT perusahaan, seperti keamanan jaringan (network). 6. Inf rast ruct ure & Communication Section Head Bert ugas
menyediakan
berbagai
infrastruktur
teknologi
informasi yang dibut uhkan perusahaan dalam menjalankan kegiat an operasional sehari-harinya.
40
7. IS Product & Soluti on Secti on Head Menyediakan solusi-solusi sist em informasi terbaru yang dapat digunakan unt uk membant u pengembangan sistem informasi perusahaan. 8. Project Management Offi ce Secti on Head Bert ugas mengat ur semua kegiatan proyek yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi perusahaan. 9. Applicati on Support Secti on Head Menyediakan,
membuat dan mengawasi pembuat an dan
penggunaan aplikasi sistem informasi perusahaan. 10. Syst em Appli cation Anal yst Bert ugas unt uk menganalisa proses bisnis dan kebut uhan bisnis perusahaan unt uk dilakukan pemet aan terhadap fungsi-fungsi bisnis dalam sist em SAP . 11. Syst em Administ rati on Offi cer Membantu
System
Admi nistration
Offi cer
Head
dalam
mengurusi bagian administ rasi sist em perusahaan. 12. IT Hel pdesk Offi cer Melakukan penyelesaian dan memberikan solusi t erhadap masalah-masalah yang dialam user dalam bidang IT . 13. Basis Officer Melakukan tugas kost umisasi sistem ERP berbasis SAP sehingga sist em yang digunakan sesuai dengan proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan tersebut .
41 14. Data C enter Operator Bert ugas unt uk mengat ur dan mengawasi jalannya server, baik itu appli cat ion server at aupun database server yang digunakan oleh perusahaan dan cabang-cabangnya. 15. Inf rast ruct ure & Communication Offi cer Divisi ini bert ugas dalam mengat ur dan melakukan perbaikan atas infrast rukt ur jaringan yang ada di dalam perusahaan. Selain itu, divisi ini juga bert ugas melakukan perawatan at as jaringan yang ada di dalam perusahaan (intranet) at aupun jaringan yang keluar perusahaan (int ernet). 16. IT Administrat ion Support Divisi ini melakukan perbaikan dan troubl eshooting unt uk komputer/workstati on/t hin client yang ada di dalam PT . Serasi Aut o Raya, sehingga kegiat an
operasional bisnis t idak
t erhambat jika terjadi kerusakan komput er, baik dari sisi hardware maupun software. 17. Programmer Divisi ini bert ugas unt uk membuat sistem stand-alone yang digunakan sebagai sist em cadangan jika sewakt u-wakt u t erjadi hal yang tidak diinginkan pada sist em ERP berbasis SAP di P T. Serasi Aut o Raya. Selain membuat sist em stand-alone, divisi ini juga melakukan perawat an dan pengembangan dari sist em t ersebut .
42
3.2 Proses Binis PT . S erasi Mitra Mobil (S MM) 3.2.1
Proses Bisnis Umum Secara umu m, p roses bisnis y ang ada di PT. SMM tidaklah jauh berbed a dengan p roses bisnis y ang ada p ada umumny a, terdiri dari p enjualan, p embelian, dan
pencatatan
keuangan. Tetapi
ditambahkan sebuah p roses bisnis y ang spesifik, y aitu proses bisnis rekondisi, di mana setiap mobil yang memp unyai kerusakan mesin ataup un fisik akan dip erbaiki terlebih dahu lu sebelum dapat dijual kembali. Dikarenakan p roses bisnis ini saling berhubungan satu sama lain d an terjadi secara berurutan (sekuensial), sehin gga setiap proses bisnis sifatnya adalah penting. Untuk itu dapat digambarkan p roses bisnis y ang terjadi untuk sebuah mobil p ada PT. SMM adalah sebagai berikut:
Pembelian
Rekondisi
Penjualan
Gambar 3.5 Proses Bisnis Secara Umum PT. SMM
3.2.2
Proses Pembelian (Purchasing) Proses p embelian terjadi ketika pihak PT. SMM membeli baran g dari p ihak lu ar. Proses ini sendiri melibatkan bagian p embelian dan kep ala cabang d i masin g- masing cabang SMM, bagian ini diawali dengan membu at master data, jika dip erlukan, y aitu master data material (mobil), equipment, vendor, ataupun condition (har ga). Pada tahap berikutny a, terjadi p roses p embelian norm al, yang terdiri d ari
43
pembuatan purchase order, mencatat barang masuk (goods receipt), invoice verifica tion, dan b erakhir pada outgo ing payment. Pada tahap an invoice verification, terjadi dua subaktivitas di dalamny a, yaitu park invoice dan juga post invoice, di mana p ada subaktivitas park invoice bagian p embelian mem asukkan ju mlah y ang harus dibay arkan kep ada vendor. Sedangkan subaktivitas post invoice bertujuan untuk memverifikasi jumlah y ang tertera di dalam invoice sebagai nilai yang ben ar dan dap at dibayarkan, subaktivitas ini dilakukan oleh Kepala Cabang dari caban g temp at membeli mobil dari vendor. Gambar di bawah ini memberikan p enjelasan y ang lebih rinci men genai setiap p roses bisnis pembelian pada PT. SMM :
Gambar 3.6 Proses Bisnis Pembelian PT. SMM
44
3.2.3
Proses Rekondisi (Recondition) Proses rekondisi tidaklah harus selalu ada dalam p roses bisnis terhadap sebuah unit kendaraan, tetap i dalam kebanyakan situasi, rekondisi dibutuhkan oleh un it-unit mobil tertentu. Rekondisi sendiri, pada p roses bisnis y ang memakai SAP ini memanf aatkan modul Plant Main tenance sebagai sarana men amp ung proses bisnis y ang ada. Proses ini secara keseluruhan dapat men gikutsertakan p roses p embelian untuk beberapa suku cadan g y ang bersifat non-stock kep ada pihak luar. Pada setiap p roses bisnis rekondisi sendiri diawali den gan membuat plant maintenance order untuk mencatat komp onen atau suku cadan g y ang dibutuhkan untuk proses perbaikan unit kendaraan beserta harganya. Setelah itu, dilanjutkan den gan p embelian suku cadang ke p ihak luar, jika meman g baran g itu bersifat non-stock, atau dap at langsung melakukan good issue, jika suku cadang y ang dimaksud ada di dalam persediaan. Setelah suku cadan g tersedia, proses penggantian dan/atau pemasangan suku cad an g dimulai, dan pada SAP dilakukan p roses settlement sebagai p enanda bahwa penggantian dan/atau pemasangan suku cadang pada unit mobil telah dilakukan. Pada tahap selanjutny a, dilakukan p engecekan ulang (quality control) untuk memastikan bahwa p roses p enggantian dan pemasangan suku cadan g telah benar dan unit telah berfungsi sebagaimana mestiny a, jika semuanya sudah benar maka p ada PM Order y ang telah dibuat sebelumny a dijalank an fun gsi technically completion d an dilanjutkan den gan m enjalankan fungsi busin ess
45
completion sebagai tanda bahwa mobil telah siap untuk dijual dan telah selesai d irekondisi o leh p ihak caban g. Gambar di bawah ini memberikan p enjelasan y ang lebih rinci men genai setiap p roses bisnis rekondisi p ada PT. SMM:
Gambar 3.7 Proses Bisnis Rekondisi PT. SMM
46
3.2.4
Proses Penjualan (Sales) Pada p roses bisnis penjualan, y ang merup akan tahap an terakhir dari sebuah unit mobil y ang ada di PT. SMM, dilakukan o leh bagian p enjualan di caban g temp at unit tersebut berada. Diawali ketika ada p elan ggan p otensial yang membeli mobil pada salah satu cab an g PT. SMM , selanjutny a dilakukan p roses bisnis penjualan p ada umumny a, y ang diawali dengan p embuatan master data y ang dip erlukan, seperti customer master data dan condition master data. Selan jutnya, p embuatan surat p enawaran har ga (quotation)dar i pelan ggan dilakuk an, jik a disetujui maka akan dibuat sales order sebagai bukti pemesanan p elan ggan. Setelah melakukan pemesanan mak a unit mobil tersebut akan m engalami transfer posting for movement untuk memastikan unit y ang dip esan tidak dapat diambil oleh p elan ggan lainny a. Setelah itu, akan d ilan jutkan den gan pembuatan outbound delivery sebagai tanda b ahwa unit telah dapat dikirimk an kep ada p elanggan dari caban g SMM dilanjutkan dengan pembuatan billing documen t/invoice sebagai alat penagihan formal kep ada pelanggan. Pada tahap akhir akan diperoleh pembayaran dari pelanggan, dan akhirnya, setelah p embay aran diterim a o leh pihak SMM, maka unit akan dikirimkan kep ada pelan ggan. Gambar di bawah ini memberik an p enjelasan y ang lebih rinci men genai setiap p roses bisnis penjualan p ada PT. SMM :
47
Gambar 3.8 Proses Bisnis Penjualan PT. SMM
3.3 Project SAP pada PT. S erasi Mitra Mobil (SMM) 3.3.1 S trukturProject Tea m Pada p roy ek imp lementasi SAP di PT. SMM, kelomp ok proy ek yang dibentuk mempuny ai gambaran struktur sebagai berikut:
48
Gambar 3.9 Struktur Project Team
Secara khusus, implementasi dilakukan di dalam suatu project team yang dibentuk untuk menangani proses p embuatan company code baru p ada PT. Serasi Mitra Mobil. Kelompok proyek dikep alai oleh seorang project manager, dan memiliki project member y ang masin g-m asin g menan gani modul-modul spesifik p ada sistem SAP y ang diterap kan p ada PT. SMM (modul FICO, SD, MM, PM, dan HCM). Masing-masin g tingkatan pada organ isasi team project SAP p ada PT. Serasi Mitra Mobil (SMM) ini memiliki tanggun g jawab d an wewenang sebagai ber ikut : 1. Steering Committee Sebagai p enasehat sekaligus p enentu p roses bisnis y ang akan dilin gkupi oleh SAP p ada PT. SMM . Selain itu p ihak steering committee mendap atkan lap oran dari p ihak manajer proy ek terkait dengan perkemban gan dari p roy ek tersebut dan membuat kep utusankep utusan y ang tidak dap at dibuat oleh seorang manajer proyek.
49
Tugas y ang dim ilik i Steering Comitte antara lain : a. Memp ertanggungjawabkan p eny elesaian proyek implementasi SAP p ada PT. Serasi Mitra M obil dan proses stabilisasinya. b. Memberikan sumber day a yang d iperlukan dalam proses Imp lementasi SAP. c. Memonitor atau mengawasi perkebangan imp lementasi y ang sedang dilakukan dan dampak Implementasi tersebut terhadap perusahaan. d. Menyelesaikan masalah-masalah yang mun gkin terjad i p ada saat proses imp lementasi. Kewenangan y ang dimilik Steering Comitte antara lain : a. Memberikan
kep utusan
akhir
mengenai
h al-hal
y ang
menyangkut atau berkaitan dengan p engimp lementasian SAP pada PT. Serasi M itra Mobil, termasuk di dalamnya kep utusan men genai desain p roses bisnis, organisasi, dan sumber d aya yang dibutuhkan selam a p roses implementasi. b. Menyetujui
anggaran- anggaran
yang
diajuk an
y ang
dibutuhkan dalam p roses imp lementasi. 2. Project Manag er Sebagai pemimpin dari proyek implementasi. Tugas y ang dim ilik iProject Manager antara lain : a. Menentukan, mengusulkan dan men gganti an ggota dari tim Project Implementasi sehin gga tim dapat berjalan sebagai mana m estiny a.
50
b. Melakukan pengendalian waktu, biay a, sumber day a, lingkup pekerjanaa serta pembagian tugas kepada masing- masing anggota tim Project seh in gga proses implementasi dapat berjalan sesuai ren cana. c. Mengelola kegiatan op erasional p roy ek sehari-hari secara lan gsung
dan
m elap orkan
status
proyek
kep ada
SteeringCommittee. d. Sebagai p enen gah atau p engelola dalam menyelesaikan masalah y ang mun gkin terjadi dalam tim maupun antar tim dari bagian-bagian lainny a selama proses imp lementasi. Kewenangan y ang dimilikin Project Manag er antara lain : a. Menentukan
strategi
imp lem entasi,
p erencanaan
dan
penjadwalan p roy ek imp lementasi, an ggaran proyek serta rencana kerja p roy ek. b. Mensosialisasikan Business Process Blu eprint k ep ada masing anggota tim proyek dan melakukan konfigurasi sistem perangkat lunak. c. Menyetujui p enggunaan
tenaga ah li
untuk
membantu
penyelesaian p roy ek.
3. Project Manag erOfficer Tugas y ang dim ilik i Project Manager Officer antara lain : a. Melakukan evaluasi d an penilaian terhadap kinerja anggota tim pelaksanaan imp lementasi seh ingga tim dap at bekerja dengan baik sesuai tugasny a masing-masing.
51
b. Membantu Project Manager dalam mengendalikan waktu, biay a, sumber day a y ang dibutuhkan serta membantu pelaksaan p roy ek sesuai dengan y ang telah d irencanakan. c. Melakukan evaluasi terhadap hasil kerja proyek yang berjalan apakah telah sesuai dengan p roses bisnis yang telah ditetap kan perusahaan dan agar sistem y ang diimp lemtasikan sesuai dengan aturan dan standar yang berlaku. Kewenangan y ang dimilik i Project Manager Officer ad alah mewakili Project Manager apabila Project Manag er berhalangan hadir dalam suatu aktivitas. 4. IT Division Tugas y ang dim ilik i IT Division antara lain : a. Memp ersiapkan
infrastruktur dalam implementasi, baik
jarin gan, basis data, ataupun sistem op erasi agar siap untuk menjalankan sistem ERP SAP pada PT. Serasi M it ra Mobil. b. Membuat dan meny usun dokumen yang dikustomisasi dan users manual serta memberikan p elatihan kep ada user. c. Melakukan pemetaan dari sp esifikasi detil desain dari Busin ess Blueprint men jadi fun gsi-fun gsi y an g dapat digunakan dalam SAP R/3 dan melakukan p engemban gan dan konf igurasi terhadap fungsi-fungsi tersebut dalam perangkat lunak SAP. d. Membuat testing scenario dan prosedur testing dan melakukan testing terhadap master file dan konfigurasi tabel p ada perangkat lunak SAP. e. Membuat Authorization Matrix dan Authorization Profile.
52
5. Accounting Division Tugas y ang dim ilik i Accounting Division antara lain : a. Menyusun usulan anggaran op erasional y ang berkaitan den gan proses imp lementasi tim kepada Project Manager. b. Melakukan aktifitas administrasi untuk keperluan kerja tim. c. Melakukan pengendalian terhadap p etty cash atau kas kecil. d. Menyiapkan
dan
dip erlukan untuk
memonitor
dokumen-dokum en
y ang
kelengkap an administrasi p eny elesain
proy ek. 6. Operation Pihak ini bertugas untuk menyesuaikan antara p roses bisnis y ang ada dengan proses bisnis di dalam SAP. Supay a ke depanny a tidak ada permasalahan yang b erkaitan dengan k etidaksesuaian proses bisnis yang terjadi di dalam p erusahaan.
7. Quality Management Tugas y ang dim ilik i Quality Management antara lain : a. Mengevaluasi pencap aian dan kualitas proyek implementasi SAP dan memperhatikan rencana proy ek, metodologi dan tools y ang digunak an. b. Membuat standar kualitas data, transaksi, otorisasi dan kinerja fungsional permodul dan terintegrasi, teknikal, dokumentasi, dan metodologi. c. Mengevaluasi kelengkap an dan kualitas pelaksanaan dan dokumentasi p roy ek.
53
d. Memeriksa komp liansi sistem SAP den gan ap likasi lain, prosedur, standar, dan data y ang ada p ada PT. Serasi Mitra Mobil. e. Menyamp aikan hasil evaluasi akhir p royek kepada Project Manager. f. Melakukan User Acceptance Test bersam a user.
3.3.2 S AP System Landscap e PT. Serasi Mitra M obil menggunakan Three-system Landscape yang akan digunakan dalam sistem imp lementasi SAP mereka. Pen entuan Three-System Landscape yang digun akan : Tabel3.1 Deskripsi System Landscape Nama DEV QAS PRD Penentuan client
Deskrip si Development Quality Assurance Production pada PT. Serasi Mitra Mobil berdasarkan
System Landscape dibagi seb agai berikut: Tabel 3.2 Clien t berdasark an System Landscape System DEV QAS PRD Client 010 020 030 Setiap clien t p ada SAP memp uny ai fungsi y ang berbeda-b eda satu dengan yang lainnya, untuk itu setiap client dalam SAP memegang peranan sebagai berikut: 1. DEV (Development) Client ini berisi konfigurasi awal den gan master data y ang bersifat dummy, digunakan oleh berbagai p ihak, terutama
54
abap er dari PT. Serasi M itra Mobil untuk membuat program tambahan di dalam SAP. 2. QAS (Quality Assurance) Client ini bersifat untuk melakuk an uji cob a terhadap sistem SAP y ang sudah dikonfigurasi dan memp erbaiki kesalahan/bug yang terjad i, bahk an setelah sistem go live sekalip un. 3. PRD (Production) Client ini bersifat op erasional dan telah dian ggap bebas dari kesalah an, karena setiap kegiatan bisnis yang sifatnya rutin akan disimp an data-datany a pada client in i, sehin gga pada client ini tidak boleh ada kesalah an sedikitp un.
3.4 Masalah Yang Ditemukan Dilatarbelak an gi dari permasalah an fin ansial y ang berkaitan den gan regu lasi y ang ditetap kan oleh p emerintah, PT. SMM y ang pada awalnya bernama Mobil88 diputuskan menjadi suatu perusahaan y ang berbadan keuangan sendiri. Perubahan struktur organisasi tersebut berdamp ak ju ga p ada sistem yang digunakan oleh PT.SMM sebagai suatu perusahaan baru. PT.SMM y ang merup akan unit p erusahaan baru b elum memiliki sistem terkomputerisasi yang menan gani p roses bisnisny a secara terp adu. Proses bisnis tetap berjalan sep erti biasany a, namun sistem manual (menggunakkan software spreadsheet dan word-editing) y ang menjadi alternatif
sementara
p ada
saat
akan
mengimp lementasikan
sistem
55
terkomp uterisasi, tidak terintegrasi dengan p erusahaan indukny a (PT.SERA). Hal ini meny ebabkan keuntungan dan keunggulan d ari sistem ERP y ang sebelumny a ada di p erusahaan yang lama belum dapat dimanfaatkan di perusahaan yang baru.
3.5 RencanaPenyelesaian Masalah Menjawab masalah y ang terjadi pada PT.SMM berup a kekosongan sistem terkomputerisasi (ERP secara khusus), satu pilihan y ang sangat mungk in dijadikan pilihan adalah menyesuaikan sistem terkomp uterisasi p ada PT.SMM dengan sistem ERP perusahaan induk yang sudah ad a, y aitu SAP. Hal ini dap at dilakukan dengan melakukan imp lementasi p embuatan company code baru, p ada sistem ERP di PT.SMM. Pertimbangan untuk memutuskan implementasi pembuatan company code baru antara lain k arena sistem y ang akan diimp lementasikan ju ga digunakan pada p erusahaan induk, sehin gga memun gk inkan integrasi sistem baru dengan sistem yang lama dalam fun gsi-fun gsi yang dibutuhkan nantiny a, misalny a pengontrolan dan pelaporan. Pertimbangan lainnya adalah tin gkat kesulitan imp lementasi company code baru men ggunakan sistem ERP berb asiskan SAP y ang sudah pernah digunakan dir asa relatif lebih mudah dan akan mem akan waktu lebih sedikit daripada harus mengimplementasikan sistem y ang benar-benar baru, men gin gat transaksi real tetap berjalan selama implementasi berlan gsung.
56
3.6 Peran Peran y ang dilakukan team p enulis adalah sebagai salah satu project member dari project team y ang dibentuk secara khusus untuk menangani keseluruhan aktivitas imp lem entasi pembuatan company code baru p ada PT.SMM. Sebagai an ggota tim p roy ek, team penulis dibawahi lan gsun g oleh project manager y ang menjad i p imp inan di dalam team project tersebut. Sebagai project member, kelompok p enulis bekerja bersama untuk menan gan i aktivitas-aktivitas dan tugas sebagai berikut: 1. M eny elaraskan fungsi-fungsi b isnis y ang ada di dalam p erusahaan ke dalam fun gsi-fun gsi bisnis y ang ada di SAP (business mapping). 2. M elakukan change management ke dalam 3landscape sehin gga manajemen p erubahan y ang baik dapat diterap kan. 3. M elakukan kustomisasi di semua modul y ang diterap kan, sehingga semua bagian menjadi terintegrasi d an dap at berfungsi sem estiny a. 4. M elakukan p emindahan data dari sistem ERP y ang lama (di PT. SERA) ke dalam sistem ERP yang b aru (PT. SMM ) 5. M elakukan p roses uji coba kep ada p engguna p otensial, y aitu karyawan-karyawan yang beker ja di PT. SMM.
3.7 Kondisi sistem berjalan Sebelum ERP berbasiskan SAP diterapkan di dalam PT. Serasi M itra Mobil, seluruh kary awan op erasional PT. SMM menggunakan software spreadsheet oleh Microsoft Excel dalam men catat keseluruhan transaksi. Selain itu, pada masa transisi ini juga dilakuk an konsolidasi data keuan gan
57
secara lan gsun g melalui e-mail kep ada bagian keuan gan PT. Serasi M itra Mobil. Peranti lunak y ang digunakan p ada saat masa transisi telah disesuaikan dengan sistem ERP berbasiskan SAP, sehingga tidak akan menyulitkan tim proyek dalam mem indahkan data-data dar i software spreadsheet ke dalam sistem SAP yang telah Go Live nantinya.
Gambar 3.10Software spreadsheet
Sem entara itu, perusahaan induk dari PT. Serasi Mitra M obil, y aitu PT. Serasi Autoraya sudah men gimplementasikan dan menjalankan sistem ERP berbasiskan SAP ECC 4.7 di dalam melakukan kegiatan operasionalnya. Sistem ERP berb asis SAP p ada PT. Serasi Autoray a sebagai p erusahaan induk dari PT. SMM memp uny ai tanggun g jawab untuk men gintegr asikan beberap a anak perusahaan yang dimilikinya, beberapa anak perusahaan y ang dimiliki oleh PT. SERA y aitu: 1. Astra Rent A Car (TRAC), y ang bergerak di bidan g jasa p eny ewaan kendaraan b eroda emp at (mobil)
58
2. Mobil 88 (Sekaran g PT. Serasi Mitra Mobil), yang bergerak di bidan g jual-beli mobil 3. Orenz-Taxi, yang bergerak di bidang transportasi umum (taksi) 4. TRAC Motor Rental (TREMO), y ang ber gerak di bidan g jasa p eny ewaan kendaraan b eroda dua (sep eda motor) 5. Day a M it ra Serasi, y ang bergerak di bidang jasa p engiriman kendaraan k e p ulau-pulau y ang ada di seluruh Indonesia 6. Balai Lelan g IBID, yang ber gerak di bidang pelelan gan kendar aan bermotor 7. Toy o Fuji (TFSI), y ang ber gerak di bidan g jasa p engiriman sumber day a alam ke p ulau-pulau y ang ad a di seluruh Indon esia.
3.8 Solusi Yang Ditawarkan Melihat dari kebutuhan implementasi sistem ERP berbasis SAP p ada PT. Serasi Mitra Mobil, maka tim p roy ek memberikan sebuah solusi, y aitu konfigur asi sistem SAP y ang akan d iimp lem entasikan, sehingga sistem SAP yang ada sama den gan fun gsi-fun gsi b isnis y ang ada di PT. SMM. Konfigurasi sistem SAP yang ad a di PT. SMM ini nantinya terdiri dari beber apa bagian, di antarany a: 1. Konfigurasi pada modu l FICO 2. Konfigurasi pada modu l Logistic-Gen eral 3. Konfigurasi pada modu l Sales & Distribu tion 4. Konfigurasi pada modu l Materia l Management 5. Konfigurasi pada modu l Plan t Maintenance
59
Tim p enulis sendiri terlibat secara langsung di dalam melakukan konfigur asi sistem ERP berbasis SAP p ada PT. Serasi Mitra M obil, sehingga lap oran y ang diberikan m enjad i lebih nyata dan sesuai dengan kenyataan yang terjadi di lap angan. Berikut ini merup akan salah satu bentuk enterprise structure menurut SAP y ang dihasilkan oleh kelompok p roy ek melalui proses mapping dari proses bisnis y ang ada di PT. SMM:
Gambar 3.11 Enterprise Structure menurut SAP Keterangan : 2110 : M88 Jkt-Cilandak
2120 : M88 Bdg-Soekarno Hatta
2111 : M88 Jkt-Tebet
2121 : M88 Bdg-Pasteur
2112 : M88 Jkt-Kelap a Gading
2130 : M88 M dn-Sisingam an garaja
2114 : M88 Jkt-Kalimalan g
2140 : M88 Smg-Gatot Subroto
2115 : M88 Jkt-Bintaro
2150 : M88 Sby-Jemursari
2116 : M88 Jkt-Kebon Jeruk
2151 : M88 Sby-Kenjeran
2117 : M88 Jkt-Head Office
2152 : M88 Sby-Sungkono
2118 : M88DH Jkt-Bintaro
2160 : M88 Dps-Nusadua
60
3.9 Length of Effort Pada tabel y an g tertera di bawah ini, digambarkan p ekerjaan y ang dilakukan oleh tim p enulis selama melakuk an ker ja p raktek di PT. Serasi M itra M obil:
Tabel 3.3 Length of Effort Tanggal
Waktu Keg iatan
Jumlah Jam
9 Agustus 2010
08. 00‐ 17. 00
9
10 Ag ustus 2010
08. 00‐ 17. 00
9
Keg ia tan Peng enalan awal
1. Kostumisasi QA
2. Pengujian transaksi
Peserta Tim Proy ek disertai Project Manage r
Tim Proy ek
Materi
Hasil Kegiatan
1. Briefing awal (proses b isnis: pembelian, rek ondis i, dan penjualan)
Mengenal proses bisnis dari Serasi Autoraya secara meny eluruh
2. Melakuk an transaksi bisnis pembelian
3. Berpindah dari development phase ke quality assurance
1. Membuat number rang e untuk transaksi 1. M emperoleh peng enalan awal tentang kustomisasi SAP 2. Membuat & meng‐assign profit center dan cost center
2. M engetahui enterprise structure d ari SM M menurut FI
61
11 Ag ustus 2010
07. 30 ‐ 16. 00
8.5
1. Kostumisasi QA
Tim Proy ek
2. Pengujian transaksi
‐ Assigning profit center k e business area dan company code (SMM )
3. M engetahui proses pembelian mobil bekas
‐Assig ning cost c enter ke business area, profit center, dan company code (SMM )
3. Membantu otorisasi user ke dalam sistem yang baru
4. Pengujian transaksi pembelian pada semua business area (cabang ) SMM
1. Membantu otorisasi user ke dalam sistem yang baru (lanj.)
1. M engetahui masalah selama proses pembelian dan solusiny a
2. Pengujian transaksi pembelian pada sisa business area yang masih belum dicoba
2. M endapatkan peng etahuan mengenai proses rekondisi (Plant Maintenance)
3. Pengujian transaksi rek ondisi pada semua business area SMM 12 Ag ustus 2010
07. 30 ‐ 16. 00
8.5
Peng ujian transaksi
Tim Proy ek
1. Pengujian transaksi rek ondisi (lanj.)
1. M engetahui masalah selama proses rekondisi berlangsung dan solusinya
62
2. Pengujian transaksi penjualan mobil pada semua business area SM M
13 Ag ustus 2010
07. 30 ‐ 16. 00
8.5
Peng ujian transaksi
Tim Proy ek
16 Ag ustus 2010
07. 30 ‐ 16. 00
8.5
1. Dok umentasi
Tim Proy ek
2. Kostumisasi QA
2. M endapatkan gambaran menyelu ruh dari proses penjualan mobil di SM M Peng ujian transaksi penjualan (la nj.) Mengetahui masalah yang muncul selama proses penjualan dan solusinya 1. Merev iew ulang transak si yang dil akuk an Mengetahui proses bisnis dan mencari letak kesalahannya yang sebenarny a dan letak kesalahan yang sering terja di 2. Memeriksa ulang otorisasi user dan perannya
18 Ag ustus 2010
07. 30 ‐ 16. 00
8.5
Customizing
Tim Proy ek
M asing‐masing tim p roje ct membuat cabang y ang baru pada c ompany code SAR
Mengetahui cara kostumisasi sebuah sistem SAP
19 Ag ustus 2010
07. 30 ‐ 16. 00
8.5
Customizing
Tim Proy ek
M enyelesaikan k ostumisasi SAP
20 Ag ustus 2010
07. 30 ‐ 16. 00
8.5
Test of customizing
Tim Proy ek
M elakukan pengujian ke dala m business area hasil k ostumisasi
Mengetahui cara kostumisasi sebuah sistem SAP deng an extend dari business area lain Mendapatk an gambaran yang jelas dari kostumisasi SAP
23 Ag ustus 2010
07. 30 ‐ 16. 00
8.5
1. ABAP debugging
Tim Proy ek
M enyelesaikan e rror pada saat goods receipt (M IGO)
1. M engetahui solusi dari debugg ing transaction
63
2. Sharing Knowledge
24 Ag ustus 2010
07. 30‐ 16. 00
8.5
25 Ag ustus 2010
07. 30‐ 16. 00
8.5
26 Ag ustus 2010
07. 30‐ 16. 00
8.5
1. Customizing 2. Experience Sharing 1. Upload master data 2. Adding branch de tails (npwp e tc)
1. Upload master data (lanj.)
M empelajari common mistak e pada transaksi SAP
2. M engetahui alur kerja customizing kepada transaksi
Tim Proy ek
M embuat number range untuk transak si di server production
Mendapatk an peng etahuan t ambahan mengenai HCM
Tim Proy ek
Legacy System Migration Work bench (LSMW)
Tim Proy ek
M igrasi data lanjutan, menguji export data
Mendapatk an gambaran dan mekanisme upload master data menggunakan media file terentu Mengetahui masalah dalam migrasi data dan penangg ulangannya
Tim Proy ek
1. Membuat work center yang baru d an disesuaikan untuk server production
2. Troubleshooting LSMW 27 Ag ustus 2010
07. 30‐ 20. 30
13
1. Create new work center
2. Upload master data
2. Melakuk an pemindahan data material yang diexport ke dalam s erver production 3. Melakuk an pemindahan data vendor yang diexport ke dalam s erver production 4. Melakuk an pemindahan data customer yang diexport ke dalam s erver production
1. M engetahui parameter penting dalam pembuatan sebuah work center 2. M endapatkan tambahan tentang troubleshooting LSM W
64
30 Ag ustus 2010
07. 30‐ 16. 30
9
User acceptance
Tim Proy ek, IT Manager
M emperkenalkan sis tem yang baru kepada Mengetahui kebutuhan, para user di cabang saran, dan k ritik selama penggunaan SAP yang sebelumnya
31 Ag ustus 2010
07. 30‐ 20. 30
13
1. Otoris asi User
Tim Proy ek
1. Melakuk an pembag ian role dan profile untuk user
1. M engetahui cara pembuatan role dan profile dalam SAP
2. Mengulang i proses upload data untuk semua material yang belum diupload
2. Data material terupload k e server pusat
1. Menguji transak si dan mencari kesalahan transak si
2. Memulai proses upload data yang masih tersisa
Data material terupload ke server pusat
1. Mencari dan m emperbaiki k esalahan transaksi good is sue di server DEV 030
1. M endapatkan peng etahuan c ustomizing untuk good issue
2. Melakuk an upload data material yang tersisa
2. Data material terupload k e server pusat
2. Upload material master data 01 September 2010
07. 30‐ 20. 00
12. 5
3. Fixing material data 1. Testing transaksi (finding prob) Good issues DEV 030
Tim Proy ek
2. Upload material to Prod (all plants) 02 September 2010
07. 30‐ 16. 00
8.5
1. Memecahkan masalah g ood issue
Tim Proy ek
2. Upload material to Prod (all plants) 03 September 2010
07. 30‐ 16. 00
8.5
Upload m aterial master data
Tim Proy ek
M elakukan upload data material yang tersisa
Data material terupload ke server pusat
06 September 2010
07. 30‐ 16. 00
8.5
Upload m aterial master data
Tim Proy ek
M elakukan upload data material yang tersisa
Data material terupload ke server pusat seluruhnya
65
07 September 2010
07. 30‐ 16. 00
8.5
Summarize of work
Tim Proy ek
M elakukan rev iew dan sharing knowledge dalam implementasi SAP di PT. SM M
Total Jam Kerja 193 j am
Menemukan kelebihan dan k ek urangan selama implementasi
