BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Kerangka Berpikir Penelitian ini bertujuan untuk mencari nilai- nilai dan manfaat yang terkait dengan penerapan proyek Teknologi Informasi, dalam hal ini adalah penerapan proyek Project Management, Inventory, Employee and Services pada PT. Putrabangun Bersama. Proyek ini bertujuan untuk mendukung kegiatan operational perusahaan sehari – hari, sehingga teknologi informasi yang efektif dan efisien sangat diperlukan untuk mendukung kemajuan perusahaan. Proses pengumpulan informasi dibagi menjadi beberapa tahap, tahap yang pertama yaitu mengumpulkan informasi biaya IT Development, pengadaan infrastruktur, dan pemeliharaan aplikasi software. Serta informasi dari kantor-kantor cabang serta kantor pusat biaya-biaya apa saja yang bisa langsung dihilangkan denga n adanya penerapan teknologi informasi ini. Semua informasi tersebut digunakan untuk menghitung variabel ROI sederhana. Tahap selanjutnya menyebarkan kuesioner kepada pihak management untuk memperoleh Business Value, dan kuesioner untuk bagian yang terkait dengan TI yang bertujuan untuk memperoleh Technology Value. Tahap yang terakhir melakukan wawancara dengan Direktur untuk memperoleh informasi mengenai Corporate Value.
3.2. Kondisi Perusahaan Diperlukan penelitian ke lapangan secara langsung dan pengumpulan data yang akurat mengenai tingkat teknologi. Saat ini, PT. Putrabangun Bersama memiliki lebih dari 200 karyawan dalam banyak divisi dan setiap karyawan memiliki komitmen serta profesionalisme kerja. Setiap karyawan bertanggung jawab dalam pekerjaannya dan mendukung keamanan dalam lingkungan kerja.
20
21
3.2.1. Struktur Perusahaan Berikut adalah bentuk struktur organisasi dari PT. Putrabangun Bersama.
Gambar 3-1 Struktur Organisasi PT. Putrabangun Bersama
22
Berdasarkan struktur organisasi tersebut, PT. Putrabangun Bersama memiliki mekanisme kerja yang standard dengan sistem dan prosedur pada industri service dan perdagangan modern. Struktur organisasi tersebut memperlihatkan tingkat kewenangan dan profesi dari setiap divisi. Setiap divisi berfungsi secara mandiri untuk mencapai organisasi yang terintegrasi, sehingga bisa memastikan konsistensi, terkontrol dan objektivitas yang terukur. Selain itu setiap divisi bertanggung jawab secara langsung dengan direktur dan berkerja sama dengan yang lain. Divisi di PT. Putrabangun Bersama terdiri dari Contractor division, Heavy Equipment & Logistic division, High-rise Division, Trade division, Trailer division dan divisi administrasi. Struktur tersebut dimulai dengan Ibu Yanetter Imelda Yaputra sebagai Presiden Komisaris dan Ibu Alice Diandra Yaputra sebaga i Komisaris, Bpk. Hendrik Yaputra sebagai Direktur Presiden PT. Putrabangun Bersama dan Bpk. Yanuar Yaputra sebagai Direktur.
3.2.2. Divisi P.T. Putrabangun Bersama mempunyai beberapa divisi yang berkerja secara independent dan bekerja sama untuk mendukung tujua n perusahaan untuk memaksimalkan kemakmuran perusahaan. Dibawah ini adalah beberapa divisi dari PT. Putrabangun Bersama: •
Divisi Konstruktor Divisi Konstruktor adalah divisi utama dari PT. Putrabangun Bersama. Divisi ini berpartisipasi dalam memberikan jasa untuk program pengembangan nasional seperti
persiapan
perkerjaan
infrastruktus
untuk
perusahaan
minyak,
pembangunan jalan sementara, jembatan, perumahan, bangunan, perkantoran, instalasi pipa dan pekerjaan bumi seluruh Indonesia dengan kualitas jasa yang baik, pengembangan sumber daya manusia dan pengontrolan yang dekat untuk
23
memastikan pekerjaan tersebut selesai. Divisi ini juga membawahi perhutanan, perkebunan, pertambangan, dan perusahaan mineral. •
Divisi Peralatan Berat Dibawah divisi ini, perusahaan menyediakan jasa internal untuk menyediakan peralatan berat kepada divisi Konstruktor seperti bulldozer, wheel loaders, hydraulic excavators, trucks, trailers dan sebagainya serta karyawan untuk menjalankan peralatan tersebut sehingga dapat menyelesaikan tugas yang diperintahkan. Divisi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeliharaan dan kinerja dari peralatan. Selain itu, divisi ini juga menyewakan peralatan berat kepada perusahaan kontraktor lainnya.
•
High-Rise Division and Trade Division Didirikan sejak tahun 1992, divisi ini berkonsentrasi dalam menyewakan dan menjual peralatan high-rise yang diproduksi oleh Jianglu Machinery Plant sebuah perusahaan Impor dan Ekspor China untuk memasarkan Tower Crane dan Passenger Hoist di Indonesia. Produk ini telah memenuhi permintaan untuk berbagai musim dan cuaca dalam membangun bangunan tinggi dalam kontrak penyewaan jangka panjang. Kelebihan dari produk ini adalah biaya overhead untuk memperbaiki dan perawatan serta pembongkaran dapat dikurangi cukup besar karena peralatan tersebut diletakkan di suatu tempat selama masa kontrak. Karena kualitas dari peralatan dan kinerja staf yang konsisten dengan standar persyaratan yang diminta untuk mendukung keamanan dan keselamatan dalam lingkungan pekerjaan, maka bisnis ini memiliki resiko yang cukup rendah dan keuntungan yang dapat menutupi biaya operasi berjalan.
3.3. Metode Pengumpulan data Data yang dikumpulkan dibagi menjadi 2 tipe yaitu
24
1. Data yang dapat dihitung secara langsung, data ini diperoleh dari pencatatan terhadap pengeluaran perusahaan untuk membeli program aplikasi yang akan digunakan, pengadaan infrastruktur yang berguna untuk mendukung program aplikasi yang akan digunakan contoh: pembelian komputer beserta OS (Operating System) yang menunjang, dll. Serta application software maintenance contoh: development effort days, ratio of maintenance to development, dll. Data ini berguna untuk menghitung variabel ROI sederhana. 2. Data yang tidak dapat dihitung secara langsung, data ini berguna untuk menghitung nilai- nilai dari Businees domain, Technology Domain dan Corporate Domain. Untuk memperoleh nilai bisnis data dikumpulkan dari pihak management yang terkait dengan proyek ini. Untuk nilai teknologi diperoleh dengan menyebarkan kuesioner kepada departemen yang berhubungan dengan IT dan untuk memperoleh nilai korporat, dilakukan wawancara dengan direktur, untuk diperoleh nilai berdasarkan keputusan bersama.
3.4. Weighted Simple ROI Didalam menghitung ROI sederhana ada 4 unsur yang terkait. Keempat unsur tersebut dihitung dari penghematan biaya dan penghasilan baru yang bisa didapat dengan diterapkannya sistem baru, yang pertama yaitu:
1. Traditional CBA Unsur ini terdiri dari development cost dan ongoing expense. Yang termasuk didalam development cost adalah biaya untuk mengembangkan program aplikasi seperti proyek Project Management, Inventory, Employee and Services dan pengadaan infrastruktur serta instalasi infrastruktur tersebut, dan yang termasuk di dalam ongoing expense adalah biaya maintenance untuk program aplikasi tersebut beserta infrastruktur penunjang. Dengan didapatnya informasi mengenai development cost dan ongoing expense dan biaya yang dapat ditekan maka akan didapat perhitungan dampak ekonomis.
25
2. Value Linking Dengan adanya implementasi proyek IT ini, beberapa nilai dan manfaat tambahan bisa diperoleh diantaranya informasi yang didapatkan lebih cepat terutama antara kantor pusat dan kantor cabang. Proyek IT ini juga akan memberi pengaruh besar terhadap divisi akunting karena informasi perhitungan biaya operasional dan pemasukan juga dapat diberikan dengan lebih cepat kepada pihak yang memerlukan. Selain itu proyek ini juga dapat memberikan gambaran umum mengenai suatu projek (tender) yang sedang dikerjakan perusahaan kepada para top-management. 3. Value Acceleration Dengan semakin membaiknya komunikasi antara kantor pusat dan kantor cabang tanpa dibebani masalah biaya komunikasi yang mahal maka diharapkan pekerjaan yang dilakukan akan menjadi lebih cepat karena arus informasi juga berjalan lebih cepat. Kecepatan arus informasi ini sangat berpengaruh untuk perusahan terutama perusahaan yang bergerak dibidang jasa dengan semakin cepatnya arus informasi maka pekerjaan yang dilakukan pun akan semakin cepat selesai dan konsumen akan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan. Misalnya metode pemasukan data yang dapat dilakukan dengan penggunaan batch sehingga mempermudah input data ke dalam sistem. 4. Value Restructuring Kualitas pekerjaan karyawan dapat dipengaruhi oleh fasilitas alat bantu yang diberikan didalam melakukan pekerjaannya. Dengan semakin membaiknya fasilitas tersebut diharapkan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan dapat semakin berkualitas yang dimaksudkan berkualitas adalah waktu yang digunakan oleh karyawan untuk menyelesaikan perkerjaan sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan tersebut 5. Innovation Value Untuk proyek yang akan diimplementasikan di PT. Putrabangun Bersama belum dapat dilihat sebagai innovation value. Hal ini dikarenakan beberapa alasan seperti; tujuan aplikasi yang diimplementasikan adalah untuk menggantikan
26
sistem yang manual dan memberikan efesiensi kerja dan memberikan hasil data yang cepat dan akurat. Hal tersebut masih belum bisa disebut memberikan nilai perubahan pada strategi bisnis atau terhadap produk yang diberikan maupun organisasi bisnis domain. Struktur perusahaan juga diharapkan tidak akan berubah dikarenakan aplikasi ini hanya memerlukan maintenance sumber daya yang relatif mudah.
3.5. Business Domain Ada lima faktor yang membangun nilai dari sebuah domain bisnis. kelima faktor ini melengkapi kekurangan dari perhitungan traditional ROI didalam menentukan nilai dari sebuah investasi proyek IT. Kelima faktor tersebut yaitu: 1. Strategic Match. 2. Competitive Advantage. 3. Management Information. 4. Competitive Response. 5. Project or Organizational Risk.
3.5.1. Strategic Match Faktor ini menilai sampai sejauh mana sebuah proyek IT berhubungan dengan tujuan jangka panjang dari perusahaan. Jika proyek IT bagian dari tujuan jangka panjang perusahaan maka proyek tersebut diberi skor 5, sebaliknya jika proyek tersebut tidak berhubungan sama sekali dengan tujuan jangka panjang perusahaan maka diberi nilai 0. Penilaian ini dilakukan oleh pihak management yang mempunyai hubungan langsung atau memahami tujuan jangka panjang dari perusahaan. Berikut adalah skala dari faktor strategic match.
27
SCORE (0-5) 0. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan tidak berhubungan sama sekali dengan tujuan jangka panjang perusahaan. 1. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan tidak berhubungan sama sekali dengan tujuan jangka panjang perusahaan.akan tetapi akan mempengaruhi pada efisiensi dari kegiatan operational perusahaan. 2. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan tidak berhubungan sama sekali dengan tujuan jangka panjang perusahaan, tapi project tersebut menjadi suatu syarat yang harus tersedia untuk mendukung sistem lain yang mendukung beberapa tujuan jangka panjang perusahaan. 3. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan tidak berhubungan sama sekali dengan tujuan jangka panjang perusahaan, tapi project tersebut menjadi suatu syarat yang harus tersedia untuk mendukung sistem lain yang mendukung tujuan jangka panjang perusahaan. 4. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan mendukung secara langsung pada beberapa tujuan jangka panjang perusahaan. 5. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan mendukung secara langsung pada tujuan jangka panjang perusahaan. Kuesioner 3-1 Strategic Match Worksheet (Figute 13.2, Parket, 1998 p. 146)
3.5.2. Competitive Advantage Penilaian faktor ini didasarkan pada seberapa spesifik sebuah produk berbeda dengan produk saingannya, seberapa banyak kelebihan yang dimiliki oleh sebuah produk dibanding dengan produk saingannya. Penilaian dapat beragam bergantung
28
pada tipe dari strategi yang dipilih. Tipe dari strategi tersebut dapat berupa cost leadership, diferrentiation, atau focus. Berikut adalah skala penilaian dari competitive advantage yang memiliki tipe strategi differentiation.
SCORE (0-5) 0. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan tidak memberikan nilai tambah didalam perusahaan terutama didalam pertukaran data yang lebih cepat atau efisien antara perusahaan dengan cabang. 1. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan tidak memberikan nilai tambah didalam perusahaan terutama didalam pertukaran data yang lebih cepat atau efisien, tapi meningkatkan competitive position perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasi yang menunjang pada kemampuan competitive perusahaan. 2. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan tidak memberikan nilai tambah didalam perusahaan terutama didalam pertukaran data yang lebih cepat atau efisien, tapi meningkatkan competitive position perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasi di tempat yang strategis. 3. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan memberikan nilai tambah didalam perusahaan terutama didalam pertukaran data yang lebih cepat atau efisien dan secara secukupnya meningkatkan competitive position dengan pesaingnya. 4. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan memberikan kontribusi yang cukup didalam perusahaan terutama didalam pertukaran data yang lebih cepat dan efisien serta dapat meningkatkan competitive position dengan pesaingnya. 5. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan mempunyai nilai tambah didalam perusahaan terutama
29
didalam pertukaran data yang lebih cepat dan efisien serta dapat meningkatkan competitive position dengan pesaingnya. Kuesioner 3-2 Competitive Advantage Worksheet (Figure 13.3, Parket, 1998 p. 148)
3.5.3. Management Information Faktor Management Information dinilai sampai sejauh mana management information dapat mempengaruhi kegiatan logistik utama bisnis perusahaan. Faktor ini dihitung sampai sejauh mana hubungannya dengan kegiatan logistik utama. Berikut adalah tabel dari penilaian Management Information.
SCORE (0-5) 0. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan tidak ada hubungan dengan management information yang dapat mempengaruhi kegiatan logistik utama bisnis perusahaan 1. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan tidak ada hubungan dengan management information yang dapat mempengaruhi kegiatan logistik utama bisnis perusahaan, tapi menyediakan beberapa data / informasi yang mendukung kegiatan utama perusahaan (co. kegiatan operasional perusahaan). 2. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan tidak ada hubungan dengan management information yang dapat mempengaruhi kegiatan logistik utama bisnis perusahaan, tapi menyediakan informasi yang secara langsung mendukung kegiatan utama perusahaan (co. kegiatan operasional perusahaan). 3. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan tidak ada hubungan dengan management information yang dapat mempengaruhi kegiatan logistik utama bisnis perusahaan. The project is unrelated to MISCA, but provides essential information on functions identified as core activities. Such information is operational in character.
30
4. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan sangat penting untuk mendukung management information yang dapat mempengaruhi kegiatan logistik utama bisnis perusahaan kedepan (in the future) terutama didalam pengambilan keputusan. 5. Project
Management,
Inventory,
Employee
and
Services
yang
akan
diimplementasikan sangat penting untuk mendukung management information yang dapat mempengaruhi kegiatan logistik utama bisnis perusahaan dalam periode tertentu terutama didalam pengambilan keputusan. Kuesioner 3-3 Management Information Support Worksheet (Figure 13.4, Parker, 1998 p. 151)
3.5.4. Competitive Response Faktor ini dihitung dari seberapa besar dampak yang ditimbulkan terhadap posisi perusahaan di pasar apabila proyek IT yang diusulkan akan ditunda untuk jangka waktu tertentu. Semakin kritis sebuah proyek IT terhadap posisi perusahaan dipasar maka semakin besar skor yang diberikan. Variabel yang digunakan untuk menentukan seberapa kritis sebuah proyek IT adalah waktu, semakin lama sebuah proyek IT dapat ditunda tanpa mempengaruhi posisi perusahaan terhadap persaingan di pasar maka sifat dari proyek IT tersebut tidak terlalu kritis.
SCORE (0-5) 0. Project Management, Inventory, Employee and Services dapat ditunda selama 12 bulan tanpa mempengaruhi posisi perusahaan didalam persaingan, atau system dan prosedur yang sudah terdapat didalam perusahaan tidak mempengaruhi posisi perusahaan didalam persaingan. 1. Penundaan dari Project Management, Inventory, Employee and Services tidak mempengaruhi posisi perusahaan didalam persaingan dan meminimalkan biaya karyawan tidak mempengaruhi posisi perusahaan didalam persaingan.
31
2. Penundaan dari Project Management, Inventory, Employee and Services tidak mempengaruhi posisi perusahaan didalam persaingan, bagaimanapun biaya karyawan dapat mempengaruhi posisi perusahaan didalam persaingan. 3. Jika Project Management, Inventory, Employee and Services ditunda, perusahaan tetap dapat mempengaruhi posisi perusahaan didalam persaingan, belum adanya system baru didalam perusahaan tidak akan menghalangi kemampuan perusahaan untuk dapat bersaing didalam industrinya tersebut. 4. Penundaan dari Project Management, Inventory, Employee and Services dapat mempengaruhi posisi perusahaan didalam persaingan atau kehilangan kesempatan didalam persaingan, atau keberhasilan aktivitas yang ada didalam perusahaan mungkin dibatasi oleh tertundanya implementasi sistem. 5. Penundaan dari Project Management, Inventory, Employee and Services akan mempengaruhi posisi perusahaan didalam persaingan kedepannya atau kehilangan kesempatan didalam persaingan, atau keberhasilan aktivitas yang ada didalam perusahaan pasti dibatasi oleh tertundanya implemetasi sistem. Kuesioner 3-4 Competitive Respond Worksheet (Figure 13.5, Parker, 1998 p.152)
3.5.5. Project or Organizational Risk Faktor ini dinilai dari seberapa besar kemampuan perusahaan untuk dapat menanggung perubahan yang dibutuhkan akibat dari penerapan sebuah proyek IT. Kemampuan perusahaan untuk menerima perubahan ini dibangun dari kesiapan komponen-komponen yang ada di perusahaan tersebut termasuk managemen pemasaran, kematangan dari industri itu sendiri dan tidak lupa juga pengalamanpengalaman dari perusahaan yang sudah ada sebelumnya. Faktor ini bersifat negatif yang artinya semakin besar Skor yang diberikan menandakan perusahaan tidak siap didalam menerima perubahaan yang disebabkan dari penerapan proyek IT sehingga proyek tersebut beresiko tinggi terhadap kegagalan apabila tetap dipaksakan.
32
SCORE (0-5) 0. Perusahaan
mempunyai
rencana
untuk
memgimplementasikan
Project
Management, Inventory, Employee and Services sistem. Proses dan prosedur dari sistem yang ada sudah didokumentasikan. Adanya rencana untuk mengantisipasi apabila terjadi kerusakan pada mesin atau hal lain yang menyebabkan jalannya sistem menjadi terganggu. Nilai tambah dari sistem yang akan diimplementasikan atau yang sudah berjalan dapat meningkatkan kompetisi didalam persaingan bisnis sudah didefinisikan. Adanya pengertian yang baik tentang pasar (industri yang dijalankan). 1. sampai 4. Nilai untuk kriteria 1 sampai 4 dapat diadaptasikan sesuai dengan situasi yang menggabungkan elemen kesiapan dengan elemen resiko. Daftar dibawah ini dapat digunakan untuk tujuan tersebut. Yes
No
Not Known
Adanya perencanaan kegiatan bisnis perusahaan Adanya dokumentasi manajemen bisnis utama Adanya dokumentasi “Contingency plans” Adanya dokumentasi proses dan prosedur Adanya rencana training bagi karyawan Management champion exists Product is well defined For each “no” or “not known,” .5 point may be added. Kuesioner 3-5 Project or Organizational risk worksheet (Figure 13.6, Parker, 1998 p.154)
Perusahaan tidak mempunyai rencana untuk mengimplementasikan Project Management, Inventory, Employee and Services sistem. Proses dan prosedur dari sistem
yang
ada
belum
didokumentasikan.
Tidak
adanya
rencana
untuk
mengantisipasi apabila terjadi kerusakan pada mesin atau hal lain yang menyebabkan jalannya sistem menjadi terganggu. Nilai tambah dari
sistem yang akan
diimplementasikan atau yang sudah berjalan dapat meningkatkan kompetisi didalam persaingan bisnis belum didefinisikan. Tidak ada pengertian yang baik tentang pasar (industri yang dijalankan).
33
3.6. Technology Domain Technology domain bersama-sama dengan Business Domain berfungsi untuk melengkapi perhitungan sederhana yang dihasilkan oleh Simple ROI. Technology Domain melihat hubungan antara teknologi yang sudah digunakan perusahaan dengan teknologi yang dibutuhkan oleh proyek IT. Technology domain terdiri dari empat faktor yaitu : 1. Strategic IS Architecture 2. Definitional Uncertainty 3. Technical uncertainty 4. IS Architerture
3.6.1. Strategic IS Architecture Sebuah proyek IT dikatakan memiliki nilai Strategic IS infrastructure yang tinggi apabila proyek tersebut merupakan bagian yang integral dari tujuan keseluruhan perkembangan sistem informasi suatu perusahaan. Jadi semakin sebuah proyek berhubungan dengan tujuan utama perkembangan sistem informasi maka semakin besarlah nilai yang diberikan. Berikut adalah skala penilaiannya.
SCORE (0-5) 0. Tidak berhubungan sama sekali 1. Merupakan bagian dari blueprint, tetapi tidak mempunyai prioritas yang tinggi 2. Merupakan bagian dari blueprint, tetapi mempunyai keuntungan yang kecil dan bukan merupakan prasyarat proyek blueprint yang lain. 3. Merupakan bagian dari blueprint, tetapi mempunyai keuntungan yang menegah dan bukan merupakan prasyarat proyek blueprint yang lain. 4. Merupakan bagian dari blueprint, tetapi mempunyai keuntungan yang besar dan bukan merupakan prasyarat proyek lain yang terdapat didalam blueprint.
34
5. Merupakan bagian dari blueprint dan merupakan prasyarat dari proyek lain yang terdapat didalam blueprint. Kuesioner 3-6 Strategic IS architecture worksheet (Figure 14.1, Parker, 1998 p.158)
3.6.2. Definitional Uncertainty Nilai untuk faktor Definitional Uncertainty dilihat dari seberapa jelas persyaratan atau spesifikasi yang dibutuhkan untuk membangun proyek, seberapa besar kemungkinan perubahan persyaratan tersebut di dalam pelaksanaannya.
SCORE (0-5) 0. Persyaratan telah diidentifikasikan secara penuh dan disetujui. Spesikifasi telah diidentifikasikan secara penuh dan disetujui. 1. Persyaratan telah diidentifikasi. Spesikifasi telah diidentifikasi. Tetapi tidak ada persetujuan formal, dan terdapat kemungkinan kecil perubahan persyaratan maupun spesifikasi. 2. Persyaratan telah diidentifikasi. Spesikifasi telah diidentifikasi. Tetapi tidak ada persetujuan formal, dan terdapat kemungkinan sedang perubahan persyaratan maupun spesifikasi. 3. Persyaratan telah diidentifikasi. Spesikifasi telah diidentifikasi. Tetapi tidak ada persetujuan formal, dan sering terdapat perubahan persyaratan maupun spesifikasi. 4. Persyaratan tidak dapat diidentifikasikan secara pasti. Spesifikasi tidak dapat diidentifikasikan secara pasti. Perubahan persyaratan dan spesifikasi sering terjadi bahkan dalam waktu pengembangan proyek. 5. Persyaratan tidak diketahui. Spesifikasi tidak diketahui. Perubahan persyaratan dan spesifikasi terjadi seiring dengan pengembangan proyek. Kuesioner 3-7 Definitional Uncertainty worksheet (Figure 14.2, Parker, 1998 p.163)
35
Faktor ini bersifat resiko sehingga menghasilkan nilai negatif. Semakin besar resiko perubahan yang tidak terduga dari spesifikasi dan persyaratan membangun proyek maka semakin besar pula nilai negatif yang dihasilkan.
3.6.3. Technical Uncertainty Technical Uncertainty dinilai dari kesiapan perusahaan untuk menjalankan proyek IT dari segi tenaga ahli, ketergantungan terhadap perangkat keras, ketergantungan terhadap perangkat lunak, dan Aplikasi perangkat lunak. Faktor ini lebih bersifat untuk mengidentifikasi sampai sejauh mana kesiapan dari perusahaan dan resiko kegagalan yang mungkin terjadi.
SCORE (0-5) A. Kesiapan tenaga ahli dalam pembangunan proyek IT B. Kesiapan perangkat keras dalam pembangunan proyek IT C. Ketergantungan antara aplikasi yang telah ada dan aplikasi yang akan dibangun D. Aplikasi telah tersedia dalam pembangunan proyek IT
Total ( A + B + C + D )/4 = Rating : A. Kesiapan tenaga ahli dalam pembangunan proyek IT 0. Pihak manajemen dan staff telah mempunyai pengalaman sehingga tidak dibutuhkan kemampuan baru. 1. Dibutuhkan beberapa kemampuan baru untuk staff 2. Dibutuhkan beberapa kemampuan baru untuk staff dan pihak manajemen 3. Dibutuhkan beberapa kemampuan baru untuk staff dan pengembangan kemampuan khusus untuk pihak manajemen 4. Dibutuhkan pengembangan kemampuan khusus untuk staff dan beberapa kemampuan baru untuk pihak manajemen 5. Dibutuhkan pengembangan kemampuan khusus untuk staff dan pihak manajemen
36
B. Kesiapan perangkat keras dalam pembangunan proyek IT. 0. Perangkat keras telah tersedia dan sedang digunakan untuk aplikasi yang sejenis. 1. Perangkat keras telah tersedia dan sedang digunakan untuk aplikasi yang berbeda 2. Perangkat keras telah tersedia dan telah diperiksa, tetapi belum digunakan 3. Perangkat keras telah tersedia, tetapi belum diperiksa dan digunakan 4. Beberapa bagian dari perangkat keras belum diperiksa 5. Tidak terdapat perangkat keras C. Ketergantungan antara aplikasi yang telah ada dan aplikasi yang akan dibangun 0. Aplikasi standard dan tidak diperlukan programming 1. Aplikasi standard tetapi diperlukan programming yang kompleks 2. Beberapa
penghubung
antar
software
diperlukan,
dan
diperlukan
programming yang kompleks 3. Beberapa fitur baru dibutuhkan pada aplikasi yang dipakai, beberapa penghubung antar aplikasi yang kompleks mungkin dibutuhkan. 4. Fitur yang tidak tersedia dibutuhkan, perubahan yang sedang harus dilakukan. 5. Fitur yang tidak tersedia dibutuhkan, perubahan besar harus dilakukan. D. Aplikasi telah tersedia dalam pembangunan proyek IT 0. Aplikasi telah tersedia tetapi memerlukan sedikit modifikasi. 1. Aplikasi telah tersedia secara komersil dengan sedikit modifikasi atau aplikasi dibangun sendiri dengan modifikasi sedang atau mempunyai kompleksitas yang rendah 2. Aplikasi tersedia secara komersil dengan modifikasi yang sedang atau aplikasi dibangun
sendiri
kompleksitas
dengan
design
yang
modifikasi ringan
yang tetapi
tinggi
atau
mempunyai
mempunyai kompleksitas
programming yang tinggi. 3. Aplikasi tersedia secara komersil dengan modifikasi yang tinggi atau aplikasi dibangun sendiri dengan tingkat kesulitan yang sedang.
37
4. Tidak tersedia aplikasi yang komersil maupun aplikasi yang dibagun sendiri. Mempunyai design dan programming yang kompleks dengan tingkat kesulitans sedang. 5. Tidak tersedia aplikasi yang komersil maupun aplikasi yang dibagun sendiri. Mempunyai design dan programming yang kompleks bahkan dengan outsourcing. Kuesioner 3-8 Technical Uncertainty worksheet (Figure 14.3, Parker, 1998 p.165)
3.6.4. IS Infrastructure Risk Faktor ini menilai apakah didalam penerapan proyek IT nantinya akan dibutuhkan infrastruktur baru atau menggunakan infrastruktur yang sudah tersedia. Apabila dibutuhkan infrastruktur baru maka nilai yang diberikan akan tinggi karena resiko yang ditimbulkan dari pembangunan infrastruktur baru tersebut akan semakin besar.
SCORE (0-5) 0. Sistem menggunakan infrastruktur yang sudah ada. 1. Terdapat perubahan kecil dari infrastruktur dan tidak diperlukan investasi untuk mengintegrasikan proyek ini dengan lingkungan IS yang sudah ada. 2. Terdapat perubahan kecil dari infrastruktur untuk mengakomodasi proyek ini dan terdapat investasi untuk mengintegrasikan proyek ini dengan lingkungan IS yang sudah ada. 3. Terdapat perubahan sedang dari infrastruktur untuk mengakomodasi proyek ini dan terdapat investasi untuk mengintegrasikan proyek ini dengan lingkungan IS yang sudah ada 4. Terdapat perubahan sedang dari infrastruktur untuk mengakomodasi proyek ini dan diperlukan investasi awal pada staff, software, hardware dan pihak manajemen yang mempunyai biaya relative tinggi selain itu juga terdapat
38
investasi untuk mengintegrasikan proyek ini dengan lingkungan IS yang sudah ada. 5. Terdapat perombakan infrastruktur untuk mengakomodasi proyek ini dan diperlukan investasi awal pada staff, software, hardware dan pihak manajemen yang mempunyai biaya relative tinggi selain itu juga terdapat investasi untuk mengintegrasikan proyek ini dengan lingkungan IS yang sudah ada. Kuesioner 3-9 IS Infrastucture worksheet (Figure 14.4, Parker, 1998 p.166)
3.7. Corporate Value Corporate value melihat keterkaitan hubungan dari nilai- nilai yang sudah disebutkan diatas dengan strategi dari perusahaan. Sampai seberapa jauh nilai- nilai yang diatas menjadi dasar strategi perusahaan didalam persaingan pasar (Parker, 1988, p.180). Semakin perusahaan menganggap faktor tersebut penting dan sangat kritis bagi perusahaan didalam bersaing maka pembobotan atas nilai tersebut semakin tinggi. Corporate value dihasilkan dengan cara melakukan wawancara terhadap pihak-pihak yang mempunyai kepentingan didalam menentukan strategi dari perusahaan khususnya Board of Director, General manager dan Manager. Setelah semua faktor diperoleh nilai corporat-nya maka dapat diketahui nilai dari proyek IT dan nilai maximum yang dapat diperoleh sebuah proyek IT.
