BAB 3. METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini akan dijelaskan pendekatan penelitian yang digunakan, tahapan apa saja yang harus dilakukan selama penelitian, serta standar kualitas penelitian yang harus dipenuhi. 3.1.
Desain Penelitian Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan studi
kasus. Pendekatan ini dipilih dengan alasan berikut: •
Fokus pada penelitian ini adalah mengeksplorasi bagaimana tahapan postproject berlangsung setelah proyek ERP diimplementasikan.
•
Pertanyaan pada penelitian ini adalah apa dan bagaimana tahapan post-project pada proyek ERP. Studi eksploratif dilakukan jika tidak banyak diketahui mengenai situasi
penelitian yang dihadapi, hubungan sebab akibat (kausal), hubungan korelasi, atau tidak ada informasi yang tersedia mengenai bagaimana masalah diselesaikan di masa lalu (Sekaran, 2006).
3.2.
Tahapan Penelitian Tahapan pada penelitian ini merujuk pada tahapan penelitian studi kasus
yang dikemukakan oleh Yin (1994). Tahapan tersebut dapat dilihat pada Gambar 3-1. 3.2.1. Perumusan Masalah Tahap perumusan masalah merupakan langkah awal dalam penelitian studi kasus yang berperan untuk menentukan kemana penelitian akan diarahkan. Perumusan masalah dilakukan dengan mempertimbangkan latar belakang permasalahan serta penelitian-penelitian yang telah dilakukan sebelumnya pada area penelitian yang sama. Perumusan masalah pada penelitian ini dapat dilihat pada sub bab rumusan masalah pada Bab 1.
28
29
Gambar 3-1. Diagram Alir Metodologi Penelitian ( Adaptasi dari Yin, 1994)
30
3.2.2. Studi Pendahuluan Tahap studi pendahuluan dilakukan secara paralel dengan studi literatur. Pada tahap ini dilakukan pengkajian awal terhadap jurnal-jurnal ilmiah yang membahas penelitian pada area implementasi sistem ERP untuk mengetahui posisi penelitian yang akan dilakukan. Selain itu, pada tahap ini juga dilakukan studi lapangan dimana studi kasus akan dilakukan, yaitu pada PT Krakatau Steel cilegon. Studi lapangan ini dilakukan dengan tujuan : • Untuk mendapatkan masukan dari perusahaan bahwa penelitian yang akan dilakukan adalah orisinil dan belum pernah dilakukan sebelumnya diperusahaan tersebut. • Topik penelitian yang diajukan up to date dan sesuai dengan permasalahan yang dihadapi perusahaan saat ini • Penelitian yang akan dilakukan memberikan manfaat yang jelas bagi perusahaan. 3.2.3. Studi Literatur Menurut Cooper dalam Yin (1994), studi literatur diperlukan untuk merumuskan pertanyaan penelitian supaya lebih signifikan dengan topik yang dibahas serta untuk mendapatkan ketelitian dalam memformulasikan pertanyaanpertanyaan tersebut. Studi literatur dilakukan dengan menggali informasi dan pengetahuan dari berbagai jurnal penelitian yang relevan dengan topik penelitian yang dipilih. Selain untuk merumuskan pertanyaan penelitian, studi literatur
juga
dilakukan dengan penelurusan serta pengkajian terhadap jurnal-jurnal penelitian dan buku-buku
yang membahas tentang sistem ERP sebagai langkah untuk
menyusun landasan teoritis yang akan digunakan sebagai panduan dalam melakukan penelitian juga untuk menyusun protokol pengumpulan data. Dalam melakukan analisis yang mendalam terhadap hasil penelitian juga didasarkan pada teori-teori yang diperoleh dari hasil studi literatur. Dengan melakukan studi literatur terhadap beberapa hasil penelitian yaitu Motwani et al. (2005), Chang dan Vichita (2002), Markus dan Tanis (1999), Ross dan Vitale (2000), Parr dan Shanks (2000), Berchet et al.(2005), yang terkait
31
dengan pelaksanaan post-project sistem ERP maka dikembangkan framework awal yang akan digunakan sebagai dasar dalam pengumpulan data. Framework tersebut dapat dilihat pada bagian 2.4.1 di bab 2. 3.2.4. Menyusun Protokol pengumpulan data Penyusunan materi dari protokol pengumpulan data merupakan hal yang harus disiapkan sebelum kegiatan pengambilan data dilakukan. Protokol merupakan instrumen yang berisikan prosedur dan aturan-aturan umum yang harus dipatuhi selama penelitian studi kasus dilakukan. Protokol pada penelitian studi kasus merupakan hal utama yang akan meningkatkan reliabilitas penelitian dan merupakan panduan bagi peneliti dalam mengumpulkan data (Yin, 1994). Protokol pengumpulan data untuk penelitian ini ditunjukkan pada Tabel 3-2. 3.2.5. Kriteria Case Company Sebelum melakukan pengumpulan
data ditentukan terlebih dahulu
kriteria-kriteria yang akan digunakan untuk menentukan dimana studi kasus akan dilakukan. Kriteria yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan mempunyai unit Information Technology (IT) / Information System (IS) internal yang akan berperan dalam merencanakan dan mengatur aktivitas pada fase post-project sistem ERP 2. Perusahaan sudah menggunakan modul-modul sistem ERP lebih dari 1 tahun. Hal ini perlu untuk mengetahui apakah benefit dari implementasi sistem ERP dapat dirasakan pada fase post-project. Disamping itu juga, aktivitas-aktivitas penting pada fase post-project sudah berlangsung. 3. Sebagian besar user sudah menggunakan sistem ERP. Menurut Chang dan Vichita (2002), kesuksesan sistem erp tergantung pada banyaknya user yang sudah menggunakan sistem. 4. Jumlah user 500 atau lebih dan meliputi beberapa divisi. Besarnya jumlah user terkait dengan investasi yang dikeluarkan perusahaan. Semakin banyak user maka semakin besar investasi yang ditanamkan oleh
32
perusahaan. Besarnya investasi akan mendorong perusahaan fokus pada keberhasilan sistem ERP yang diimplementasikan. 3.2.6. Identifikasi Case Company Berdasarkan kriteria yang disebutkan pada bagian sebelumnya, maka pada bagian ini akan dilakukan identifikasi terhadap dua perusahaan BUMN yang telah menerapkan sistem ERP
yaitu PT Krakatau Steel dan PT Telekomunikasi
Indonesia, Tbk. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kemungkinan melakukan studi kasus di kedua perusahaan tersebut. Identifikasi case company diperlihatkan pada Tabel 3-1. Tabel 3-1. Identifikasi Case Company
No. Kriteria 1. 2. 3. 4.
PT Krakatau Steel Ya unit /
perusahaan mempunyai Information Technology Information System internal Perusahaan telah menggunakan Ya modul-modul ERP lebih dari 1 tahun Sebagian besar user telah Ya menggunakan sistem ERP yang diimplementasikan Jumlah user 500 orang atau lebih 500 user dan dan tersebar di beberapa divisi/unit terdistribusi di semua direktorat
PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk Ya Ya Ya 2000 user dan terdistribusi pada lebih dari 10 divisi
Dari Tabel 3-1 diatas, dapat dilihat bahwa kedua perusahaan memenuhi kriteria yang telah ditentukan. Dengan demikian studi kasus dapat dilakukan pada kedua perusahaan tersebut. 3.2.7. Pengumpulan data Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, studi literatur (jurnaljurnal hasil penelitian, buku-buku, serta dokumen-dokumen yang relevan dengan penelitian) serta interview terhadap sumber data dengan menggunakan protokol yang telah disusun. Interview dilakukan pada key user,yaitu orang-orang yang terlibat dalam proyek implementasi ERP mulai dari project leader, anggota tim
33
hingga end user. Interview dipilih sebagai metode pengumpulan data primer untuk memperoleh informasi lebih banyak mengenai bagaimana implementasi sistem ERP dilaksanakan. Melalui interview, informasi yang didapatkan dari narasumber dapat dikembangkan sesuai kebutuhan dengan tetap berpegang pada protokol penelitian yang telah disusun. Agar diperoleh validitas data, maka interview yang dilakukan adalah interview yang terstruktur dengan pertanyaan-pertanyaan yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan mengacu pada literatur, sehingga data yang diperoleh tidak menyimpang dari apa yang diinginkan. Interview kemudian direkam untuk menjamin kelengkapan data serta keandalan urutan data pada saat data dianalisis. Daftar pertanyaan yang diajukan pada interview dapat dilihat pada bagian lampiran. Sedangkan data sekunder diperoleh melalui dokumen-dokumen perusahaan serta informasi yang dirilis pada situs perusahaan.
34
Post- project
Variabel
Tabel 3-2. Protokol Pengumpulan Data Definisi Operasional
Aspek Lapangan
as Stabilization
Sumber informasi
Mastering the change
The Firm attempted to clean
• Cleaning up Data and Parameter
• Interview
up its processes and data and adjust to
• providing additional training to
• Hasil observasi
the new environment. (Ross dan Vitale, 2000)
new users
lapangan
• working with vendors and consultants to resolve bugs in the software. • (Ross dan Vitale, 2000)
Stabilization
Users understand, assimilate and
users develop strategies for using the
appropriate with ERP new tool.
system and perceptions about the system that are critical to continued usage. (Clark jr et al., 2006)
User perceived usefulness of the system Users expectations about how useful the system
Interview Dokumen Proyek Hasil observasi lapangan
35
Post- project as
Variabel
Tabel 3-2. (Lanjutan) Definisi Operasional
Aspek Lapangan
Sumber informasi
Evaluation
Post implementation audit
Post-audits refer to reviews of an
(system audit)
implemented system or project after its implementation is completed and is in
operational use in an organization (Nicolaou, 2004)
Baseline and post-go-live
Interview
performance measures
Dokumen
Identify ongoing training opportunities.
Proyek Hasil
Identify opportunities to improve
observasi
Post Implementation Audit penting
business processes.
lapangan
dilakukan untuk melihat apakah sistem
(Kimberling, 2007)
ERP yang telah diterapkan sesuai dengan proses bisnis yang ada (Kimberling, 2007)
Evaluation
Documentation and
comprehensive functionality of ERP
Correspondence success,
Interview
advertising ERP success
requires corresponding documentation
Process success,
Dokumen
(Klaus et al., 2000)
Interaction success, Expectation success
Proyek Hasil observasi lapangan
36
Post- project as
Variabel
Tabel 3-2. (Lanjutan) Definisi Operasional
Aspek Lapangan
Sumber informasi
Evaluation
Knowledge management
Knowledge management emphasizes
Pengetahuan apa yang perlu
those aspects of information
disimpan pada memory
management that require the corporate
perusahaan setelah sistem ERP go
memory of an enterprise be captured
live
within the framework of a knowledge
Proyek Hasil observasi
departemen
lapangan
Knowledge sharing antar departemen
database infrastructure directed to enhance decision making and planning
Dokumen
Knowledge sharing dalam
culture and in such a way that knowledge builds upon an organized
Interview
Infrastruktur KM yang perlu ada
(Broadbent 1997; Quintas et al., 1997). Evaluation
Benchmarking
proses membandingkan dan mengukur
Business processes
Interview
operasi sebuah organisasi atau proses
problem responsiveness
Dokumen
internalnya dengan operasi atau proses
User’s IT Skill
dari yang berkinerja terbaik-dalam-
Actual degree of usage of the
kelasnya yang berasal dari dalam atau luar industrinya. (APQC dalam Watson. 1993)
Proyek
Hasil
ERP package
observasi
Percentage of UserID
lapangan
37
Evaluation
Software Migration
Migrasi perangkat lunak lama kepada
Standarisasi input data
Interview
sistem ERP berpotensi menimbulkan:
Bagaimana mengatasi gap
Dokumen
inkonsistensi data karena
antara proses bisnis yang
perbedaan format data
ada dengan proses bisnis
resistansi organisasi karena ada
pada sistem ERP.
observasi
Bagaimana mengatasi
lapangan
gap antara proses bisnis sekarang
dengan proses yang built in pada
resistansi yang mungkin
sistem ERP (Fu Ho, 2004)
timbul
Proyek
Hasil
38
Post- project as
Tabel 3-2. (Lanjutan) Definisi Operasional
Variabel
Aspek Lapangan
Sumber informasi
Evaluation
Change management
•
Proses change management
Interview
pendekatan yang terencana terhadap aspek
mengikuti metodologi
Dokumen
manusia dalam organisasi karena adanya
terstruktur.
Proses yang digunakan untuk mengembangkan
perubahan teknologi baru pada organisasi.
•
Rancangan dan eksekusi
Proyek Hasil
(Change management Toolbook, 2005).
Program change management
observasi
Kontruk yang terkait dengan Manajemen
oleh tim proyek.
lapangan
perubahan antara lain: •
Pola perubahan (formal /informal)
•
Kesiapan manajemen untuk berubah (komitmen terhadap perubahan/ berpartisipasi terhadap perubahan/ resistan)
•
Jangkauan perubahan (continous improvement / radical change)
•
Manajemen perubahan (pengurangan ketidakpuasan, visi top manajemen untuk berubah, proses perubahan yang dikelola dengan baik, penggunaan taktik perubahan evolusioner atau revolusioner. (Kettinger, 1995)
•
Komitmen manajemen terhadap perubahan
•
Resistansi terhadap perubahan
39
Post- project as
Tabel 3-2. (Lanjutan) Definisi Operasional
Variabel
Aspek Lapangan
Sumber informasi
Enhancement
System repair
N/A
• Improving Productivity • Providing Competitive advantage • Satisfying customer demands (Somers, 2004) N/A
Enhancement
Extension
Extension of the software
ERP extension or application and
Observasi
(Clark jr et al., 2006)
system such as SCM, CRM,
Interview
Evaluation
Business strategy and model
A clear business model of how the organization should operate behind the implementation effort. (Motwani, 2005)
Observasi Interview
(Boubekri, 2001; Ross dan Vitale, 2000) Enhancement
Transformation
The business being transformed subsequent to a continuous period of steady improvement (Parr dan Shanks, 2000) transformation would involve changing organizational boundaries, particularly with regard to systems (Ross dan Vitale, 2000)
organizational transformation.
Observasi
Business transformation
Interview
(Parr dan Shanks, 2000)
40
Post-Project
Tabel 3-2. (Lanjutan) Definisi Operasional
Variabel
Aspek Lapangan
as Enhancement
Enhancement
Sumber informasi
updating of the ERP software to
Observasi
Planning for upgrades and
Organization require to undertake a series of
Migration to other release/
upgrades in order to achieve business benefit
versions of hardware and
that may not be possible with the current
ERP Software
release. (Markus et al., 2000)
Adoption of additional
Considers the selection of ERP modules that
ERP extension or application and
Observasi
modules /packages and
support critical business functions and of any
system such as SCM, CRM, etc
Interview
Integration with ERP
other needed additional application (Stefanou,
(Boubekri, 2001)
new releases (Stefanou, 2001)
Interview
consider proposals from the system vendor to upgrade
2001) Enhancement
Business decision making
Managers used the data collected by the
Data visibility
Observasi
based on data provided by
system in order to make much better business
Information available to the
Interview
the ERP system
decisions and plan improvements in business processes (Markus et al., 2000)
manager Data Access Decision produced
Enhancement
Continuous improvement of users IT Skills
company needs IT skills to implement and operate ERP (Scott and Vessey,2000) users learned how to use the system well (Markus et al., 2000)
Additional User Training
Interview
Empowerment of users on their
Dokumen
role and duty Create competence centre
Proyek Hasil
High discipline of system user
observasi
(Botta-genoulaz, 2005)
lapangan
41
Post-Project as
Variabel
Tabel 3-2. (Lanjutan) Definisi Operasional
Aspek Lapangan
Sumber informasi
Enhancement
Enhancement
Continuous business
Additional changes are made in business
process improvement in
processes, etc. (Markus et al., 2000)
Develop business intelligence system (Botta-genoulaz, 2005)
Interview Hasil
order to achieve better
observasi
business results
lapangan
Reconfiguration of
Additional changes are made in software
Software configuration involves
Interview
current release/version
configuration, etc. (Markus et al., 2000)
adapting the generic functionality of
Dokumen
a package to the needs of a particular organization (Markus dan Tanis, 2000).
Proyek
3.2.8. Analisis Analisis dilakukan terhadap hasil studi kasus dengan melakukan perbandingan antara temuan hasil studi kasus dengan kerangka yang telah dibangun berdasarkan studi literatur. Hasil analisis akan menjadi dasar dalam mengembangkan Framework post-project sistem ERP. 3.2.9. Pengembangan Framework Post-project ERP Pada tahap ini Framework Post-project ERP hasil penelitian dibangun dengan berdasarkan hasil studi literatur dan hasil temuan studi kasus dilapangan. Framework ini berisikan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan untuk dilakukan setelah proyek implementasi sistem ERP agar keberhasilan dan manfaat dapat dicapai.
Gambar 3-2. Pengembangan Framework Post-project ERP
3.3.
Kualitas Penelitian
3.3.1. Validitas Konstruk Menurut Yin (1994), validitas konstruk dipakai untuk mengukur seberapa baik suatu penelitian mampu meneliti apa yang harus diteliti. Untuk menghindari
42
43
adanya subyektivitas dan meningkatkan validitas konstruk, dapat dilakukan dengan cara :(Yin, 1994) - Penggunaan sumber lebih dari satu jenis - Penggunaan sumber relevan seperti hubungan yang jelas antara data yang dikumpulkan, pertanyaan dan kesimpulan - Draft studi kasus di kaji ulang oleh narasumber. Pada penelitian ini, studi kasus dilakukan pada dua perusahan yang berbeda, dengan demikian dapat dikatakan bahwa penelitian ini telah memenuhi validitas konstruk 3.3.2. Validitas Internal Validitas internal mengacu pada seberapa luas hubungan sebab akibat antar variabel dapat disimpulkan (Yin, 1994). Validitas internal hanya berlaku untuk kasus penelitian yang bersifat explanatory atau sebab akibat dan tidak berlaku pada penelitian deskriptif atau exploratory. 3.3.3. Validitas Eksternal Validitas eksternal menunjukkan kemampuan penelitian untuk membuat suatu kesimpulan umum yang berlaku pada populasi yang lebih besar (Yin, 1994). Menurut Yin, replikasi dapat dilakukan untuk meningkatkan validitas eksternal. Dengan adanya replikasi, dapat diperbandingkan antara hasil replikasi dari satu studi kasus ke studi kasus yang lain. Pada penelitian ini, studi kasus dilakukan pada dua perusahaan BUMN yang berbeda dengan metode pengumpulan data yang sama, yaitu narasumber di kedua perusahaan tersebut mendapatkan daftar pertanyaan yang sama untuk dijawab. 3.3.4. Reliabilitas Menurut Yin (1994) reliabilitas digunakan untuk menunjukkan bahwa operasional suatu penelitian dapat dilakukan ulang dengan hasil yang sama. Adanya protokol penelitian yang didokumentasikan dan membangun basis data akan dapat meningkatkan reliabilitas penelitian (Yin, 1994). Pada penelitian ini, pengumpulan data dilakukan melalui wawancara terstruktur dengan panduan berupa daftar pertanyaan yang disusun berdasarkan protokol pengumpulan data.
