BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian berperan penting dalam proses penyusunan tugas akhir. Dengan adanya metodologi penelitian maka seorang peneliti akan mengetahui langkah langkah apa ssaja aja aj a ya yyang ng harus ditempuh hingga tujuan dari dengan jelas langkah-langkah dapun diagram alir m etodologi penelitian pada tugas et penelitian itu tercapai. Ada Adapun metodologi seb bag agai berikut: akhir ini adalah sebagai
Mulai
Melakukan Melaku kuk kan wawancara dengan den eng gan pihak Continuous Improvement
Observas Observasi si dan Identifikasi Identifika asi Masalah
Melakukan pengamatan awal pada tim terkait
Penentuan metode yang akan digunakan
Studi Literatur
Me Mengkomunikasikan Mengkomunikasik sikan pelaksanaan DILO O
DILO DIL LO
Identifikasi aktifitas s utama
A
Gambar 3.1. Diagram Alir Metode Penelitian
21
A
Persiapan tabel observasi
Observasi s dan data pengambilan an dat da a
DILO DIL ILO O Pembuatan detail aktivitas / tanggungjawab security kemudian klasifikasi
Process mapping
Penentuan prioritas perbaikan (scoring)
Analisis hasil obs observasi bservasi (penyebab pemboros pemborosan) r an)
ECRS a analysis nalysi nal ysis
Identifikasi pote potensi ensi perbaikan
B
Gambar 3.1. Diagram Alir Metodologi Penelitian (Lanjutan) 22
B
Merancang prosedur implementasi usulan kan perbaikan
ECRS analysis
Melakukan Melaku kukan simulasi perbaikan n/ ujii cob oba u sulan sul an perbaikan/ coba usulan
Pembahasan dampak Pe perbaikan dari segi waktu
Penyesuaian jumlah sumber daya
Analisis da dampak ampak ak terukurr
Pembahasan dampak perbaikan dari segi biaya
Membuat kesimpu kesimpulan mp lan an dan saran
Selesai Se Sel esai
Gambar 3.1. Diagram Alir Metodologi Metod dologi Penelitian (Lanjutan) 3.1.
Identifikasi Masalah
Untuk memulai tugas akhir ini ma aka k llangkah angkah pertama yang dilakukan adalah maka melakukan wawancara pada pihak Continuous Continuous improvementt (CI) dan Human Resource (HR). Wawancara yang dilakukan berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi dan apa yang menjadi kebutuhan perusahaan. Dari hasil wawancara ternyata terdapat bagian di dalam perusahaan yang belum pernah dilakukan penilaian performansi sehingga mereka tidak mengetahui kondisi
23
maupun seberapa baik kinerjanya. Bagian ini adalah security team. Setelah mendapatkan fokus pada bagian mana yang akan diteliti maka bersama dengan pihak perusahaan terlebih dahulu melakukan observasi awal yaitu dengan melihat kondisi kerja security team serta melakukan wawancara langsung pada pihak security mengenai masalah yang pernah dialami dalam menyelesaikan pekerjaan. Setelah melakukan observasi obser erva vasi si selama 1 hari maka bersama dengan pihak perusahaan menen menentukan yang ntu tukkan metode apa yan ng akan digunakan. Metode yang akan digunakan unt untuk tuk menganalisis performansi kerja pada pa Security team adalah DILO. DILO digunakan dapat aktivitas dig igunakan untuk d apat menangkap detail akti tivi vitas yang dilakukan petugas security. Pada penelitian perusahaan memberikan se Pada p enelittia i n ini in pe eru usa saha haan an tidak membe berikan detail job description descriipt ption petugas security secu curi rityy maka dengan menggunakan mengg gun unak akan DILO akan n membantu dalam pekerjaan dilakukan dala lam mengidentifikasi meng ngid iden entifikasi p eker ek erjjaan apa saja ya yang ng harus di ilak akuk u an / merupakan mer e upakan tanggungjawab security. ta tanggung ngja jawa wab b secu curity. 3.2.
Studi di Literatur
Studi literatur St Stud udii litera ratur dilakukan dengan mengumpulkan dan membaca berbagai berb rbag agai ai studi stud di terdahulu te terd rdahullu mengenai konsep continuous improvement, pengukuran n performansi, perrfo form rmansi, konsep menggunakan kon onsep p produktivitas, konsep pengukuran performansi dengan m engg gun u akan an menerapkan DILO, lean principle, dan salah satu metode yang digunakan untuk m enerap pkan n principle digunakan le lean p rinciple yaitu ECRS analysis. Sumber-sumber yang dapat digun unakan n sebagai antara yang seba baga gai referensi anta ara llain ain ai n buku, penelitian n terdahulu, ter erda dahu h lu, serta tugass akhir ak ya ang akan dilakukan tugas berkaitan dengan teori-teori teorii-teo t rii dan dan penelitian penelititia ian n ya yang ak kan di dil laku k kan dalam tu uga gass akhir diketahui ak a hir ini. Tujuan dari dilakukannya studi stu tudi terdahulu adalah agar dapat dik ket etah ahu ui seberapa se sebe bera rapa p luas cakupan pembahasan mengenai metode DILO, di bidang bidan ang g apa ap sa saja metode dapat me meto tode de ttersebut erse er sebu butt dapat dapa da patt diterapkan, dite di tera rapk pkan an,, dan ag agar ar d apat ap at mengetahui men enge geta tahu huii kontribusi kont ko ntri ribu busi si yyang ang dapat da dapa patt diberikan d berikan di n dalam dala da lam m melakukan mela me laku kukan penelitian. pene pe nelilittian. 3.3.
DILO
Pada penelitian tugas akhir ini in ni DILO merupakan me erupakan metode yang dipilih untuk mengobservasi tugas dan waktu wa aktu siklus siklu us yang dibutuhkan security y untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.. Dengan Deng gan metode ini akan membantu dalam gambaran mengidentifikasi tidak hanya gambara ran n umum sebuah pekerjaan namun juga sub micro (gambaran detail) dari masing-masing aktivitas. Metode ini digunakan masing masing aktivitas karena tidak disediakannya job description yang akan digunakan sebagai pedoman analisis lebih lanjut sehingga informasi mengenai gambaran detail masing-masing aktivitas sangat dibutuhkan.
24
Adapun tahap pelaksanaan DILO dibagi menjadi 7 langkah yaitu: a. Mengkomunikasikan pelaksanaan DILO Proses komunikasi dilakukan terhadap petugas security dengan maksud dan tujuan agar mereka tidak merasa sedang “dinilai” secara individu namun lebih untuk melihat performansi kerja petugas security secara kesuluruhan. Pada proses ini proses kkomunikasi omunik ikas asii dengan petugas didampingi oleh penanggungjawab FM yaitu Bapak Jubaedi. Proses Pros Pr o es ini sangat penting untuk dilakukan ag agar gar petugas security y memahami bahwa a DILO dilakukan untuk meningkatkan performansi kerja meningka kattkan performans si ker erja ja team. team te a . Pada Pa proses inii ju jjuga ga disampaikan bahwa untuk mengidentifikasi dari bahw wa tujuan DILO DIL ILO O adalah ah u ntuk nt uk m engi en gide denttififik ikasi job description de petugas security. pe se ecurity. b. Setelah ah mengkomunikasikan mengkom omunikasikan tujuan pelaksanaan pelaksan naa a n DILO D LO maka DI maka langkah la berikutnya petugas beri be riku kutn tnya adalah adalah melakukan wawancara singkat pada pa p ettug ugas as security seccurity mengenai meng me n ena ai apa saja pekerjaan utama yang menjadi tanggungjawab tanggu ungjaw wab security s curiity / se job DILO selanjutnya jo description. de escription. Tahap ini akan memudahkan dalam proses D ILO O se sela anj njut u nya a yaitu u klasifisikasi jenis aktivitas. Dari hasil wawancara diperoleh dipe perole eh bahwa ba terdapat terd rdapat tiga aktivitas utama yaitu penjagaan keamanan, pengorganisiran pen ngorga gani nissira an dokumen, do okumen, dan administrasi pada pos utama. c. Form Fo orm pengambilan data berisi jenis aktivitas yang dilakukan, lama durasi durassi setiap pengklasifikasian aktivitas termasuk dalam se aktivitas, pe peng ngkl klas a ifikasian jenis ak akti tivi vita tas apakah terma asu suk dala am kategori Value Added dikategorikan V lue Ad Va Add ded d ((VA) VA)) yang VA y ng kkemudian ya emud em udiian akan k dik ikategorikan sebagai seb bag aga ai waktu siklus, Non Value Added d (NVA) (NV N A) essential, atau waktu menganggur, menga ang nggu gur, serta se kolom yang berisi catatan-catatan tertentu pada suatu aktivitas akkti tivi vitas as yang ya dilakukan. Adapun contoh digunakan dalam dila di laku kuka kan n. A dapu da pun n co cont ntoh oh form form yang yan ang g di digu guna naka kan n da dala lam m pengambilan peng pe ngam ambi bila lan n data data dapat dilihat Gambar dapa da p t diliha at pa pada da G amba am bar 3.2. d. Obs Observasi b er erva vasi si dan dan Pengambilan Data Data Secara garis besar prosedurr pengambi pengambilan ilan datanya adalah sebagai berikut: i.
Pengambilan data dilakukan dila akukan pada pa ada delapan petugas yang berbeda. Pengambilan data tiap petugas pe s dilakukan pada satu shift penuh
ii.
Pengambilan data dilakukan dilakukkan selama delapan hari dengan pembagian lima hari shiftt pagi dan tiga hari hari shiftt siang. Pada penelitian tugas akhir ini terdapat batasan pengambilan data yaitu hanya terbatas pada shift pagi (07.00-15.00) dan shift siang (15.00-23.00) saja
25
iii.
Dari delapan jam durasi pengamatan, total waktu kerja yang digunakan hanya 7,5 jam saja dikarenakan terdapat 30 menit yang merupakan jadwal istirahat petugas security
iv.
Dalam proses pengambilan data, detail aktivitas yang dilakukan tiap petugas akan dicatat secara terperinci beserta durasi masing-masing aktivitas.
empat team securityy dimana dim imana masing-masing team PT. X memiliki empat beranggotakan beranggotaka an tiga petugas. Dari setiap team diambil diamb mbil masing-masing dua untuk diamati detail de eta aili aktivitas akt ktivitas as yang yan a g dilakukan n dalam satu shift. petugas untuk Tujuan perwakilan masing-masing Tuju uan dari adanya adan a ya p erwakkila an da dari m asiingas g ma masi sing n team adalah ada dalah agar data yang diambil ya diamb m il diharapkan dih ihar a apkan sudah mampu mewakili mewa me w kili kondisi kerja kerja yang sebenarnya. sebena narn rnya ya.
Dalam Dala am
pengambilan
data
ini ini
pihakk
perusahaan per erusahaa an
tidak
menganjurkan malam m ng me ngan anjjurkan n melakukan pengambilan data pada shift shififtt mal sh alam am ((22.30-07.00). 22.30-07 22 07.00). e. P Pembuatan embu buatan detail aktivitas dan klasifikasi Setelah S telah Se h selesai melakukan proses pengambilan maka langkah lang gkah h berikutnya beri be riku kutnya a adalah a ala ad ah menganalisis aktivitas-aktivitas apa saja yang menjadi tanggungjawab ta anggu gung ngja jawab petugas petu ugas security. Analisis ini akan digunakan dalam pengklasifikasian peng gklassififik ikas a ia an aktivitas kategori akttivitas yang dicatat melalui hasil observasi ke dalam tiga ka ategori yang ya ang g sudah ditentukan yaitu VA (yang pada analisis selanjutnya akan ditentukan n ditentu tukan n sebagai waktu siklus pekerjaan), NVA essential, dan NVA non essential no on e ssent ntia al (waktu menganggur). proses akan muncul men enga gang nggu gur) r).. Dalam Da p oses summary pr summ su mar aryy iini ni a kan ka n mu m ncul durasi waktu wa akt ktu u siklus, NVA essential, dan NVA menganggur NV VA non n n essentiall / waktu menganggu no ur dari da masing-masing ma m sing-masing petugas. ff..
Process mapping Pro roce cess ss m appi ap ping ng
Proses yang digunakan Pr Pros o es untuk uk mendapatkan menda dapa patk tkan a informasi inf nfor orma masi yan ang g akan ak dig igun unakan sebagai seb ebag agai ai input analisis proses penerimaan pengiriman an nal alissis p rose ro ses bisnis pener rim i aan ra raw material da dan n pe peng girim ima an finished Goods (process mapping) dilakukan dillakukan bersamaan be ersamaan dengan proses pengambilan data. Tujuan dari process mapping mapping g adalah ada alah untuk mengetahui dimana peran penerimaan security y pada aliran penerimaa aan raw material materiall dan pengiriman finished Goods. Setelah mengetahui dimana peran p ran securityy maka akan diketahui pula di pe mana
letak
perbaikan n
yang
26
akan
terjadi.
G Gambar amb mbar 3.2. Fo F Form rm P Pengambilan engam ambilan Da Data
27
3.4.
ECRS Analysis
Langkah selanjutnya yang dilakukan adalah menghitung rata-rata frekuensi aktivitas dan durasi yang diperlukan petugas security dalam menyelesaikan aktivitas tertentu. Jika ada aktivitas yang tidak tertangkap di saat observasi dilakukan (misalnya dikarenakan ak aktivitas akti tivi vita tass tersebut sudah terjadwal dilakukan 1 bulan sekali) maka unt untuk ntuk uk mengestimasi waktu wakt ktu u akan dilakukan wawancara berdasarkan peng pengalaman gal alaman masing-masing securityy atau ata tau bisa diperoleh dari simulasi dan pencatatan pencatatan dengan deng gan stopwatch. stop pwatch. Proses identifikasi identtififik i asi ini diperlukan dalam me melakukan pembobotan penentuan ela lakukan pe pemb mbob obotan dalam dal alam am pen enen entu tuan an prioritas prioritas perbaikan perba aik ikan yang akan dilakukan. dilaku ukan. Dari pembobotan Da hasil p embo em bobotan n akan ak diperoleh aktivitas dengan den enga gan score sc core e paling pal a ing tinggi ting ggi g yang berarti frekuensinya Aktivitasberart rti fr frek ekue u nsin nya tinggi atau durasi pelaksanaan yang g cukup p llama. ama. am a Aktiv ivitasaktivitas aktivi vita tass
tersebut te ersebut
tetapmemperhatikan te eta tapm p emp perhatikan
yang
akan
dijadikan
fokus
pertimbangan-pertimbangan
perbaikan per e baiikan an
lain
seperti sep perti
dengan denga gan keinginan keingi ke g na an
perusahaan peru pe usaha aan dan keterkaitan aktivitas dengan sdepartemen lain. la ain. Perbaikan P rb Pe rbai a kan n dilakukan aktivitas. dila di lakuka an dengan melihat kembali kepada penjabaran detail akti tivitas. s Untuk Untuk uk masing-masing masing g-masing
aktivitas
akan
dilihat
potensi
perbaikannya perbaikannyya
apakah apakkah
memungkinkan memu ungkinkan untuk dieliminasi, digabungkan, pengurutan kembali, kemba ali, maupun mau aupun n disimplifikasi. diisi s mp plifikasi. Sedangkan untuk perancangan prosedur implementasi disesuaikan dise esuaika kan n dengan n perbaikan an yang yang mungkin mungki kin n dilakukan n berdasarkan be n ECRS ECR analysis. analys y is. 3.5. 5
Proses Uji Coba
Proses ujiji coba merupakan Pros Pr oses u cob oba a me meru rupa paka kan n proses p oses simulasi dari pr dari usulan usu sula lan n perbaikan perb pe rbai aika kan ya yang ng ada. ada. Proses dilakukan dengan mendiskusikan jadwal ujiji coba Pros Pr oses iini ni d ililak akuk ukan an d engan me en mend ndis isku kusi sika kan jadw dwal al u cob oba a kemudian kemudiian untuk ke untuk de ela lapa pan n pe petu tuga gass security se ecurity i y yang g sebel lumnya ya diobservasi diobserva vasi s akan aka kan n diamati diam di amat atii waktunya waktunya delapan petugas sebelumnya dalam mensimulasikan mensiimulasikan usulan perbaikan. perbaika an. Simulasi dilakukan dilakukkan selama 4 hari 6 hingga 6 Juni 2016, dan pada tanggal 16 Juli dimulai dari tanggal 4 Juni 2016 2016. Tujuan dari dilaksanakan p proses roses uji coba coba usulan perbaikan ini adalah agar dapat memperkirakan seberapa a besar perbaikan yang terjadi berdasarkan sebe elumnya. usulan perbaikan yang telah dibuat sebelumnya. 3.6.
Analisis Dampak Terukur
Proses analisis dampak terukur merupakan pembahasan mengenai dampak usulan perbaikan yang terjadi. Pembahasan ini akan membahas dampak
28
usulann perbaikan terhadap waktu siklus yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas. 3.7.
Membuat Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan merupakan ringkasan hasil penelitian yang menjawab tujuan penelitian. Setelah membua membuat maka uatt ke kesimpulan mak aka a sa ssaran ran terhadap perusahaan juga akan diberikan.
29
