BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
3.1 PT. Pabrik Kertas Tjiwi Kimia Tbk. 3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan Perseroan ini merupakan sebuah perusahaan yang tergabung dalam kelompok usaha milik grup Sinar Mas yang didirikan pada tanggal 2 Oktober 1972 dan terdaftar di Bursa Efek Jakarta pada tahun 1990. Ruang lingkup perusahaan ini meliputi bidang industri kertas, pulp dan hasil olahannya (buku, kertas kado, amplop). Perusahaan ini memiliki pabrik di Sidoarjo, Jawa Timur dan kantor pemasaran yang berpusat di Jakarta dengan sejumlah kantor pemasaran yang tersebar. Perusahaan ini berada di bawah naungan Asia Pulp & Paper (APP Co. Ltd.) yang merupakan perusahaan induk bagi perusahaan pulp dan kertas untuk wilayah Indonesia, Cina, India dan Malaysia. Berkantor pusat di Singapura, APP dibentuk dengan tujuan mengintegrasikan proses produksi antar anak perusahaan, mengkoordinasikan strategi pemasaran dan mengintegrasikan proses penjualan ekspor, serta menjadi jembatan penghubung antara produksi dan pemasaran. Perusahaan ini memulai usahanya dalam memproduksi buku tulis untuk keperluan sekolah dan perkantoran dengan kapasitas terpasang sebesar 98.300 ton per tahun pada tahun 1987 dan kapasitas produksi ini terus ditingkatkan menjadi 150.000 ton per tahun
27
28
dalam tahun 1990. Perusahaan ini memproduksi dan memasarkan serangkaian produknya dengan merek Sinar Dunia untuk pasar dalam negeri dan Paperline pada pasar luar negeri dan hingga saat ini telah memiliki pangsa pasar sebesar 65 % untuk pasar domestik. Diiringi dengan adanya perluasan ini, maka perusahaan telah menjadi produsen hasil-hasil produksi kertas terpadu dengan sasaran utama untuk kepentingan ekspor. Perusahaan ini telah menerima sertifikat ISO 9002 dari Det Norske Veritas Industry B. V., Rotterdam, Belanda, yang merupakan pengakuan bertaraf internasional terhadap sistem dan prosedur dalam proses produksi yang telah berhasil dilaksanakan perusahaan.
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan ini dipimpin oleh seorang presiden direktur yang membawahi divisi pemasaran, MIS, pengembangan produk, keuangan, administrasi dokumen, sumber daya manusia dan produksi yang masing-masing dipimpin oleh seorang vice president atau manajer. Dalam operasionalnya, divisi pemasaran dibagi menjadi dua bagian sesuai dengan produk yang dipasarkan dalam pasar internasional dan domestik. Penanganan administrasi dan penyiapan dokumen dilakukan oleh divisi dokumen ekspor, yang dipimpin oleh seorang manajer. Divisi MIS dalam perusahaan menangani semua masalah yang berhubungan dengan pengolahan data, teknologi informasi dan pengembangan sistem informasi. Struktur organisasi perusahaan ditunjukkan pada gambar 3.1 dibawah ini :
29
Shareholders
Board of Commissioners
Board of Directors Secretary
Vice President for Production
Vice President for Marketing
Marketing Manager for Office Product
MIS Manager
Product Development Manager
Marketing Manager for Stationery
Export Document Manager
Vice President for Finance & Accounting
Finance Manager
HRD Manager
Accounting Manager
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.1.3 Model Bisnis dan Visi Perusahaan Model bisnis perusahan ditunjukkan pada gambar 3.2 yang menggambarkan bahwa Tjiwi Kimia merupakan sebuah perusahaan industri multi nasional dengan bidang usaha utama produksi kertas (kertas tulis dan kertas cetak), dan hasil-hasil produksi kertas (stationery). Dalam kegiatan usahanya, perusahaan membutuhkan berbagai macam pemasok bahan baku seperti pulp berserat pendek dari PT. Indah Kiat Pulp & Paper Corp., PT. Lontar Papyrus Pulp & Paper Industry dan pulp berserat panjang melalui pemasok dari luar negeri. Untuk mempertahankan kelancaran penyediaan bahan baku dalam jumlah yang cukup dengan kualitas yang terjamin, perusahaan telah membentuk suatu jaringan komunikasi data antar perusahaan tersebut.
30
Dalam kegiatan pemasaran, perusahaan berhubungan dengan lembaga pemerintah seperti Departemen Perdagangan dan Perindustrian sehubungan dengan kegiatan ekspor atas produk-produk yang dihasilkan. Selain itu, perusahaan juga berhubungan dengan Departemen Tenaga Kerja dan BKPM sehubungan dengan pelaporan perubahan modal dan keterkaitan perizinan atas keberadaan pada ekspatriat serta kantor pajak untuk kepentingan pembayaran PPN, PPN BM, PPh pasal 21, PPh pasal 23, PPh pasal 25. Kegiatan pemasaran oleh perusahaan difokuskan pada pasar internasional dan kegiatan pemasaran untuk pasar domestik dilakukan oleh perusahaan distributor yang menyalurkan produk pada konsumen. Dalam hal persaingan usaha, perusahaan terutama bersaing dengan perusahaanperusahaan industri kertas yang juga dalam grup Sinar Mas, namun juga terdapat kerja sama yang saling mendukung antar sesamanya. Dalam pasar domestik diluar kelompok usaha Sinar Mas, yang menjadi pesaing utama adalah PT. Kertas Leces dan PT. RAPP serta perusahaan-perusahaan industri kertas dalam negeri lainnya. Dalam pasar internasional, perusahaan bersaing dengan perusahaan-perusahaan besar diseluruh dunia yang mana sangat berpengaruh terhadap produk yang dihasilkan. Perusahaan ini memiliki misi untuk menghasilkan produk bermutu tinggi yang dapat menjangkau pasar dunia terutama untuk Asia. Visi perusahaan dituangkan dalam motto “pemasaran global dan fokus Asia” dengan sasaran utama menjadi industry leader untuk produk kertas dan stationery di dunia khususnya di Asia. Rencana jangka pendek
31
perusahaan difokuskan pada perluasan kapasitas produksi, penambahan kantor cabang dibeberapa kota serta pemanfaatan Teknologi Informasi untuk mendukung kegiatan bisnis.
Kelompok Usaha SINAR MAS
PERUSAHAAN INDUK APP CO. LTD. PEMASOK Pabrik Pulp berserat dan Bahan Kimia
PESAING Perusahaan Industri Kertas Domestik dan Luar Negeri
PT. Pabrik Kertas Tjiwi Kimia Tbk
PEMERINTAH Kantor Pajak, BKPM Depnaker, Bea Cukai, Perindustrian
PENDATANG BARU
PEMBELI Distributor Retailer
Gambar 3.2 Model Bisnis Perusahaan Pembangunan Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini tidak menyediakan pertukaran data dengan pihak luar. Ini berarti sistem ini tidak berkaitan langsung dengan keunggulan bersaing dengan pihak luar, sehingga analisis dilakukan terhadap hal-hal yang berada dalam perusahaan. Hubungan proyek sistem informasi ini dalam perusahaan digambarkan dalam rantai nilai (Value Chain) perusahaan yang ditunjukkan pada gambar 3.3. Pada lapisan pertama merupakan infrastruktur perusahaan dan menggambarkan misi yang diemban oleh
32
perusahaan untuk memproduksi kertas dan hasil produksi kertas yang bermutu tinggi serta mampu menjangkau pasar internasional. Pada lapisan kedua dan ketiga menunjukkan peran manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) dan adanya dukungan TI yang merupakan mata rantai utama dalam menunjang seluruh kegiatan dalam perusahaan. Dalam gambar 3.3. ditunjukkan bahwa manajemen SDM dan dukungan TI yang merentang dari kiri ke kanan memiliki keterkaitan dengan seluruh jajaran yang ada yakni logistik ke dalam, produksi, logistik keluar, kegiatan pemasaran dan pelayanan. Dengan pengadaan Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini yang ditunjang oleh manajemen SDM dan dukungan TI akan sangat menentukan kesuksesan kegiatan perusahaan.
INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN Manajemen puncak menentukan produksi kertas bermutu tinggi dan menjangkau pasar internasional MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA Seleksi penerimaan karyawan
Pelatihan yang baik terhadap karyawan
Pemberian upah karyawan
Peraturan, kebijakan perusahaan
Perencanaan karir yang jelas
DUKUNGAN TEKNOLOGI INFORMASI Penggunaan teknologi tinggi
SIM yang baik dalam pemasaran
Penggunaan perangkat keras dan lunak
Dukungan SDM dalam pengembangan SIM
Pemanfaatan perangkat keras dan lunak yang optimal
PEMBELIAN Penentuan jumlah pemasok yang mendukung produksi LOGISTIK KEDALAM Penerimaan bahan produksi bermutu tinggi
Penerimaan barang tepat waktu PRODUKSI Produk yang bermutu tinggi Tingkat kerusakan yang rendah
Seleksi terhadap pemasok LOGISTIK KELUAR Pengolahan pesanan yg cepat Pengiriman tepat waktu
Menjalin hubungan baik dengan pemasok
Menperoleh bahan baku dengan harga yang bersaing
PEMASARAN
PELAYANAN
Mutu produk yg kompetitif Pricing terhadap produk yg baik Hubungan dg distri butor baik
Gambar 3.3. Rantai Nilai
Cepat tanggap terhadap keluhan Pelayanan yang baik
K e u n t u n g a n
33
3.1.4 Teknologi Informasi Dalam Perusahaan Pada tahun 1989, Tjiwi Kimia telah melakukan proses pengolahan data secara elektronik pada kantor pemasarannya dan hingga saat ini telah memiliki Local Area Network (LAN) yang digunakan untuk kepentingan internal seperti administrasi, sistem informasi akuntansi, keuangan dan korespondensi serta mempunyai Wide Area Network (WAN) yang menghubungkan antara perusahaan induk APP dan beberapa perusahaan pemasok dan pemasarannya yang tergabung dalam kelompok industri pulp dan kertas seperti PT. Indah Kiat Pulp & Paper, PT. Pindodeli Pulp & Paper, PT. Cakrawala Mega Indah, PT. Mega Kertas Pratama (anak perusahaan Tjiwi Kimia) guna memperlancar pertukaran informasi terutama untuk proses administrasi penjualan, transfer data antara perusahaan induk dan anak perusahaannya. Seiring dengan pertumbuhan perusahaan dan semakin meningkatnya kebutuhan pemrosesan data, maka telah dilakukan restrukturisasi sistem dengan membangun jaringan infrastruktur Teknologi Informasi dengan backbone serat optik pada kantor pusat pemasaran dan dilengkapi dengan perangkat komunikasi yang menggunakan jalur komunikasi VSAT 128 Kbps dan gelombang radio dengan bandwidth 2 MBps. Jaringan ini menghubungkan kantor pemasaran, pabrik dan perusahaan induk serta beberapa perusahaan yang tergabung dalam grup tersebut dan merupakan jaringan komunikasi terintegrasi untuk data dan suara. Sebagai pusat pengolahan data, saat ini Tjiwi Kimia
34
menggunakan 2 buah host IBM RISC System 6000 tipe 580 dan 3 buah share disk IBM tipe 9334-500 sebagai media penyimpanan data serta memiliki ± 200 terminal pada kantor pusat dan ± 150 terminal pada pabrik sebagai client yang terhubung secara on line. Adapun jaringan infrastruktur TI perusahaan diperlihatkan dalam gambar 3.4 berikut ini. Dalam mendukung kegiatan pemasaran, pada tahun 1995 telah dikembangkan Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE yang menggunakan sistem operasi Unix dan Informix sebagai perangkat lunak RDBMS (Relational Database Management System). Sistem informasi penjualan ini menghubungkan secara on line antara kantor pemasaran dan bagian produksi serta dengan perusahaan induk guna mendukung kegiatan pemasaran perusahaan dengan menggunakan jalur komunikasi Satelit. Selain pengembangan sistem informasi penjualan, perusahaan telah membangun jaringan lokal PC LAN yang didukung oleh 2 buah server dengan sistem operasi Windows NT dan Novell Netware serta Windows 95 pada setiap client. Program aplikasi yang digunakan antara lain : INTEGSYS (Sistem Informasi dalam mendukung proses penjualan pasar domestik), STANPRO (Sistem Informasi untuk mendukung kegiatan administrasi bisnis) dan
beberapa paket perangkat lunak aplikasi seperti : MS Office, Lotus
SmartSuite, Visio, dan Lotus Notes e-mail system untuk memperlancar pertukaran informasi dalam lingkungan internal dan eksternal perusahaan.
3.2 Obyek Penelitian dan Metode Pengumpulan Data
35
Penelitian ini dilakukan pada Tjiwi Kimia, dengan fokus penelitian pada pembiayaan pembangunan Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE yang digunakan untuk mendukung kegiatan pemasaran perusahaan yang berkaitan langsung dengan
36
pemasaran produk-produk dalam pasar internasional. Sistem ini merupakan integrasi dari modul-modul yang disediakan dari vendor MEASUREX yang dinamakan dengan OPTIVISION System dalam menunjang kegiatan dan kebutuhan informasi terutama bagi departemen pemasaran dan produksi serta manajemen atas dalam proses pengambilan keputusan yang strategis bagi perusahaan. Modul-modul aplikasi yang tersedia dalam OPTIVISION System yang digunakan dalam Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini antara lain : 1. Order entry and Customer Services Module • Order pricing management • Claim analysis • Sales forecast and Sales analysis • Market Information analysis 2. Production Planning Module 3. Product Tracking Module • Production Status • Machine operation & status • Process and Production quality control
37
4. Inventory and Shipping Module • Inventory • Shipping preparation management 5. Cost Accounting & A/R monitoring Module Sejak dibangunnya Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini yang khususnya untuk menunjang kegiatan pemasaran ekspor dan mendukung kebutuhan informasi produksi pada perusahaan, proyek sistem informasi ini telah menelan biaya yang besar sehingga perlu diketahui seberapa besar manfaat yang dapat diperoleh perusahaan. Dalam proyek penelitian ini akan dikaji beberapa manfaat serta nilai-nilai ekonomis yang diperoleh dengan penerapan sistem informasi ini dan kaitannya dengan penurunan biaya dan efisiensi yang ditimbulkan dalam perusahaan. Dengan adanya peningkatan efisiensi dalam mendukung kegiatan pemasaran akan mendorong adanya peningkatan produksi dan keunggulan bersaing bagi perusahaan. Dalam proyek penelitian ini, pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan kuesioner yang disebarkan dan wawancara dengan responden, kemudian dikumpulkan kembali, dievaluasi dan diformulasikan untuk dimasukkan dalam Information Economics Scorecard. Pengumpulan data ini dituangkan dalam kuesioner sehubungan dengan pernyataan-pernyataan yang berhubungan dengan pembangunan proyek Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE. Pernyataan dalam kuesioner ini dibagi menjadi dua bagian yakni dalam Domain Bisnis dengan responden adalah para manajer, selaku pemakai langsung terhadap sistem tersebut
38
baik dari departemen pemasaran itu sendiri maupun dari departemen yang terkait lainnya, dan dalam Domain Teknologi dengan responden adalah para tenaga ahli dalam TI, mencakup para pemrogram, analis sistem hingga manajer MIS juga termasuk tim penanggung jawab atas pembangunan proyek Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini. Kuesioner-kuesioner ini akan memberikan bobot skor pada proyek, disamping perhitungan ROI sederhana.
3.3 Penilaian Faktor-faktor Domain Bisnis Penilaian terhadap faktor-faktor domain bisnis dilakukan berdasarkan pada nilai skor yang diperoleh dari kuesioner yang ditujukan kepada unit-unit dalam perusahaan yang berkaitan langsung dengan proyek sistem informasi ini. Adapun responden dari kuesioner ini meliputi para manajer senior, manajer junior dan staf yang merupakan pengguna langsung Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini. Tujuan dari kuesioner ini adalah untuk mendapatkan bobot skor dari faktor-faktor domain bisnis terhadap proyek sistem infomasi yang dibangun, disamping perhitungan ROI sederhana yang dilakukan.
3.3.1 Strategic Match Penilaian faktor ini bermaksud untuk mengetahui sejauh mana kesesuaian pengadaan proyek sistem informasi dikaitkan dengan salah satu tujuan strategik perusahaan. Dalam menganalisa pengadaan proyek ini dikaitkan dengan tujuan strategis dari perusahaan sebagaimana yang dituangkan dalam motto “Pemasaran global dan fokus Asia” dengan
39
sasaran utama menjadi industry leader untuk beberbagai produk kertas dan stationery didunia khususnya dikawasan Asia. Untuk mencapai sasaran tersebut, perusahaan harus melakukan koordinasi yang baik terhadap kegiatan pemasaran dengan dukungan penggunaan Teknologi Informasi yang baik. Pengadaan proyek ini tidak memiliki hubungan langsung terhadap pencapaian tujuan strategik perusahaan, tetapi merupakan salah prasyarat terhadap sistem lain untuk mencapai tujuan strategik tersebut, sehingga berdasarkan pada kuesioner (Gambar 3.5), skor yang diperoleh adalah 3.
SKOR (0-5) 0. Proyek MILLWIDE ini tidak mempunyai hubungan langsung maupun tidak langsung terhadap pencapaian tujuan stratejik perusahaan. 1. Proyek MILLWIDE ini tidak mempunyai hubungan langsung maupun tidak langsung terhadap tujuan stratejik perusahaan, tetapi akan mencapai efisiensi operasional yang lebih baik. 2. Proyek MILLWIDE ini tidak mempunyai hubungan langsung terhadap pencapaian tujuan stratejik perusahaan, tetapi merupakan prasyarat terhadap sistem lain yang mencapai sebagian tujuan stratejik tersebut. 3. Proyek MILLWIDE ini tidak mempunyai hubungan langsung terhadap pencapaian tujuan stratejik perusahaan, tetapi merupakan prasyarat terhadap sistem lain untuk mencapai tujuan stratejik tersebut. 4. Proyek MILLWIDE ini secara langsung mencapai sebagian tujuan stratejik perusahaan 5. Proyek MILLWIDE ini langsung mencapai keseluruhan tujuan stratejik perusahaan yang ditentukan.
Gambar 3.5 Kuesioner Strategic Match
3.3.2 Competitive Advantage Penilaian faktor ini adalah menentukan tingkat kompetisi yang diperoleh dengan adanya proyek ini. Bagi perusahaan, pengadaan proyek Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini sangat mendukung operasional dari segi layanan internal perusahaan dan
40
mampu meningkatkan posisi kompetitif dengan meningkatkan efisiensi operasinya pada area strategik. Namun demikian proyek ini tidak menciptakan adanya pertukaran data dengan pihak luar perusahaan. Berdasarkan pada pola kuesioner Competitive Advantage (Gambar 3.6), proyek Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini akan memperoleh skor 2.
SKOR (0-5) 0. Proyek MILLWIDE ini tidak menciptakan akses atau pertukaran data antara perusahaan dengan konsumen, distributor, pemasok, dan unit kerjasama yang lainnya. 1. Proyek MILLWIDE ini tidak menciptakan akses atau pertukaran data, seperti diatas, tetapi meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasi yang menunjang kinerja kompetitif perusahaan. 2. Proyek MILLWIDE ini tidak menciptakan akses atau pertukaran data, seperti diatas, tetapi meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasinya pada suatu area stratejik kunci. 3. Proyek MILLWIDE ini menyediakan sedikit akses keluar atau pertukaran data dan memberikan kontribusi yang cukup dalam meningkatkan posisi kompetitif perusahaan. 4. Proyek MILLWIDE menyediakan akses keluar atau pertukaran data yang cukup banyak dan secara substansial meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan menyediakan tingkat pelayanan yang lebih baik dari pada para pesaing. 5. Proyek MILLWIDE ini menyediakan akses keluar atau pertukaran data dalam jumlah banyak dan sangat meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan menyediakan tingkat layanan yang tidak dimiliki oleh para pesaing.
Gambar 3.6 Kuesioner Competitive Advantage
3.3.3 Management Information Support Penilaian terhadap faktor ini diinterpretasikan sebagai kegiatan sistem informasi dalam memberikan dukungan terhadap kegiatan utama perusahaan. Dalam kaitannya dengan proyek proyek Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE yang dibangun akan menyediakan informasi bagi kegiatan utama unit bisnis perusahaan. Keberadaan Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini bukan bersifat sebagai pengganti pekerjaan-pekerjaan yang
41
sebelumnya dilakukan secara manual atau komputerisasi akan tetapi berperan dalam penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan bisnis perusahaan. Berdasarkan pada pola kuesioner pada Gambar 3.7, proyek ini akan memperoleh skor 4, dimana Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini penting untuk menciptakan Management Information Support of Core Activities (MISCA) bagi perusahaan dimasa mendatang.
SKOR (0-5) 0. Proyek MILLWIDE ini tidak berkaitan dengan dukungan informasi manajemen bagi kegiatan utama (ManagementInformation Support of Core Activities=MISCA) perusahaan. 1. Proyek MILLWIDE ini tidak berkaitan dengan MISCA, tetapi menyediakan banyak data bagi fungsi-fungsi yang mendukung kegiatan utama perusahaan. 2. Proyek MILLWIDE ini tidak berkaitan dengan MISCA, tetapi menyediakan banyak informasi bagi fungsi yang mendukung secara langsung kegiatan utama perusahaan. 3. Proyek MILLWIDE ini tidak berkaitan dengan MISCA, tetapi memberikan informasi penting bagi fungsi yang diindentifikasi sebagai kegiatan utama perusahaan. Informasi ini bersifat operasional. 4. Proyek MILLWIDE ini penting untuk menciptakan MISCA di masa mendatang. 5. Proyek MILLWIDE ini penting untuk menciptakan MISCA di masa sekarang.
Gambar 3.7 Kuesioner Management Information Support
3.3.4 Competitive Response Competitive Response merupakan hilangnya peluang yang ingin dicapai perusahaan karena penundaan dalam pembangunan sistem. Hal ini dapat terjadi karena pesaing telah menyediakan jasa layanan, produk, atau pertukaran data lebih awal, sehingga ini merupakan ancaman atas kegagalan dalam meraih peluang. Dalam kaitannya dengan pembangunan sistem informasi ini, perusahaan dengan adanya penundaan proyek Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini akan menimbulkan
42
kerugian kompetitif (competitive disadvantages) bagi perusahaan, atau kehilangan kesempatan kompetitif, atau keberhasilan kegiatan yang ada pada perusahaan dapat menjadi terbatas karena kurangnya sistem yang dibangun, sehingga dalam penilaian sistem terhadap faktor ini akan memperoleh skor 4.
SKOR (0-5) 0. Pembangunan proyek MILLWIDE ini dapat ditunda hingga 12 bulan kedepan tanpa mempengaruhi posisi kompetitif, atau sistem dan prosedur yang ada secara substansial dapat memberikan hasil yang sama dan tidak akan mempengaruhi posisi kompetitif. 1. Penundaan Proyek MILLWIDE ini tidak mempengaruhi posisi kompetitif perusahaan, dan biaya tenaga kerja yang rendah diharapkan tetap dapat memberikan hasil yang sama 2. Penundaan Proyek MILLWIDE ini tidak mempengaruhi posisi kompetitif perusahaan, akan tetapi upah tenaga kerja dapat meningkat guna mendapatkan hasil yang sama. 3. Jika proyek MILLWIDE ini ditunda, perusahaan tetap mampu memberikan respon terhadap perubahan yang diperlukan tanpa mampengaruhi posisi kompetitif perusahaan, walaupun kekurangan sistem yang baru, perusahaan secara substansial tidak kehilangan kemampuannya untuk berubah secara cepat dan efektif dalam lingkungan kompetitif. 4. Penundaan proyek MILLWIDE ini mungkin mengakibatkan kerugian kompetitif (competitive disadvantages) bagi perusahaan, atau kehilangan kesempatan kompetitif, atau keberhasilan kegiatan yang ada pada perusahaan dapat menjadi terbatas karena kurangnya sistem yang dibangun. 5. Penundaan proyek MILLWIDE ini akan mangakibatkan kerugian kompetitif perusahaan masa datang, atau kehilangan peluang kompetitif, atau keberhasilan kegiatan yang ada pada perusahaan pasti menjadi terbatas karena kurangnya sistem yang dibangun tidak memadai.
Gambar 3.8 Kuesioner Competitive Response
3.3.5 Organizational Risk Pembangunan proyek sistem ini merupakan kebutuhan utama bagi perusahaan, sehingga pihak manajemen siap untuk memberikan dukungan sepenuhnya atas pembangunan proyek ini. Dalam penilaian domain bisnis, pembangunan sistem ini memiliki rencana domain bisnis yang terformulasi dengan baik, domain bisnis pada tempatnya,
43
proses dan prosedur pada tempatnya, pelatihan bagi pengguna yang direncanakan dengan baik, adanya manajemen unggulan dalam sistem ini, produk ditentukan dengan baik, dan kebutuhan pasar diketahui dengan jelas. Berdasarkan analisa pada kuesioner (Gambar 3.9) dalam penentuan faktor organizational risk, pembangunan sistem ini mendapatkan memperoleh skor 1, sehingga dengan demikian tidak ada resiko dalam mengimplementasi proyek Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini bagi perusahaan.
SKOR (0-5) 0. Perusahaan memiliki rencana yang terformulasi dengan baik untuk mengimplementasikan sistem MILLWIDE yang dibangun. Manajemennya memadai, proses dan prosedur ada dokumentasinya. Adanya rencana contingency (darurat), adanya unggulan proyek, dan produk atau nilai tambah kompetitif yang terdefenisi dengan baik untuk pasar yang diketahui secara jelas. 1. sampai dengan 4. Nilai untuk 1-4 boleh disesuaikan dengan keadaan yang bercampur antara elemen kesiapan dan elemen resiko. Ya Tidak Tidak Diketahui Rencana domain bisnis yang terformulasi dengan baik ..3.. ...... ...... Manajemen domain bisnis pada tempatnya ..3.. ...... ...... Rencana contingency pada tempatnya ..3.. ...... ...... Proses dan prosedur pada tempatnya ..3.. ...... ...... Pelatihan bagi para pengguna terencana ..3.. ...... ...... Adanya manajemen unggulan ..3.. ...... ...... Produknya ditentukan dengan baik ..3.. ...... ...... Kebutuhan pasar diketahui dengan jelas ..3.. ...... ...... 5. Perusahaan tidak memiliki rencana yang terformulasi dengan baik untuk mengimplementasikan sistem MILLWIDE yang dibangun. Manajemen tidak mempunyai kepastian dalam tanggung jawab. Proses dan prosedur tidak didokumentasikan. Tidak ada rencana contingency yang memadai. Tidak ada unggulan yang ditentukan sebagai inisiatif. Produk atau nilai tambah kompetitif tidak ditentukan dengan baik. Pasar tidak dipahami secara jelas.
Gambar 3.9 Kuesioner Organizational Risk
3.4 Penilaian Faktor-faktor Domain Teknologi
44
Penilaian terhadap faktor domain teknologi ditujukan pada tenaga ahli yang menangani TI. Para responden yang dipilih meliputi para analis sistem, pemrogram, administrator sistem dan jaringan hingga manajer MIS yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proyek ini. Skor yang diperoleh dalam domain teknologi ini berdasarkan pada kuesioner-kuesioner yang disebarkan yang berkaitan dengan faktor-faktor teknologi dalam pengadaan proyek ini.
3.4.1 Strategic Information System Architecture Faktor ini digunakan untuk mengevaluasi kesesuaian suatu proyek sistem informasi terhadap blue print (seluruh perencanaan strategis sistem yang dibangun perusahaan). Proyek Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini merupakan bagian integral dari perencanaan strategis informasi perusahaan dengan pay off yang tinggi dan bukan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam perencanaan strategis informasi perusahaan, tetapi kaitannya sangat erat dengan prasyarat proyek lain. Skor yang didapat berdasarkan kuesioner pada Gambar 3.10 adalah 4.
3.4.2 Definitional Uncertainty Penilaian faktor ini berkaitan dengan seberapa jelas persyaratan dan spesifikasi yang diketahui dari pembangunan sistem informasi ini, serta seberapa besar tingkat kompleksitas area yang ditelaah. Selain itu juga dilihat kemungkinan terjadinya perubahan-perubahan non rutin yang ditimbulkan yang merupakan resiko dalam domain teknologi dalam proyek.
45
Dalam proyek Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini, persyaratan dan spesifikasi pelaksanaannya cukup jelas serta area yang ditelaah jelas. Perubahan yang terjadi hampir pasti dan hampir mendesak, sehingga skor yang diperoleh adalah 3. SKOR (0-5) 0. Proyek MILLWIDE yang dibangun tidak sesuai dengan perencanaan strategis informasi (blue print) perusahaan. 1. Proyek MILLWIDE yang dibangun merupakan bagian dari perencanaan strategis informasi perusahaan, tetapi prioritasnya tidak ditentukan. 2. Proyek MILLWIDE yang dibangun merupakaan bagian dari perencanaan strategis informasi perusahaan, dan memiliki payoff (hasilnya) yang rendah; bukan merupakan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam perencanaan stratgis informasi perusahaan, juga tidak terkait erat dengan prasyarat proyek lainnya. 3. Proyek MILLWIDE yang dibangun merupakan bagian integral dari perencanaan strategis informasi perusahaan dan memiliki payoff (hasil yang cukup), bukan merupakan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam perencanaan strategis informasi perusahaan, tetapi agak terkait dengan prasyarat proyek lain. 4. Proyek MILLWIDE yang dibangun merupakan bagian integral dari perencanaan strategis informasi perusahaan dan memiliki payoff yang tinggi, bukan merupakan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam perencanaan strategis informasi, tetapi sangat terkait dengan prasyarat proyek lain. 5. Proyek MILLWIDE yang dibangun merupakan bagian integral dari perencanaan strategis informasi perusahaan dan akan diimplementasi lebih dulu; Proyek MILLWIDE ini merupakan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam perencanaan strategis informasi perusahaan.
Gambar 3.10 Kuesioner Strategic IS Architecture
3.4.3 Technical Uncertainty Faktor ini berhubungan dengan kesiapan domain teknologi dalam melaksanakan proyek sistem informasi ini, berkaitan dengan ketrampilan yang dibutuhkan, tingkat ketergantungan perangkat keras dan lunak (selain perangkat lunak aplikasi) serta perangkat lunak aplikasi. Ditinjau dari segi ketrampilan, untu memanfaatkan modul-modul yang ada dari vendor MEASUREX dalam proyek Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE, dibutuhkan
46
beberapa ketrampilan baru untuk staf dan manajemen. Sedangkan dari segi perangkat keras yang digunakan saat ini telah tersedia tetapi aplikasinya berbeda. Ketergantungan perangkat lunak selain aplikasi, modul-modul yang tersedia dari vendor MEASUREX merupakan perangkat lunak standar dan membutuhkan pemrograman yang sedikit rumit. Ditinjau dari segi aplikasi perangkat lunak, modul-modul aplikasi yang tersedia hanya membutuhkan sedikit modifikasi. Dengan demikian skor rata-rata yang diperoleh dari kuesioner ini (Gambar 3.12) adalah (2+1+1+0)/4=1.
SKOR (0-5) 0. Persyaratan jelas dan disetujui. Spesifikasinya jelas dan disetujui. Area yang ditelaah jelas, memiliki probabilitas tidak adanya perubahaan yang tinggi. 1. Persyaratan cukup jelas. Spesifikasinya cukup jelas. Tidak ada persetujuan resmi. Area yang ditelaah jelas, memiliki probabilitas perubahan non rutin yang rendah. 2. Persyaratan cukup jelas. Spesifikasi cukup jelas. Area yang ditelaah jelas. Memiliki probabilitas perubahan non rutin yang masuk akal. 3. Persyaratan cukup jelas. Spesifikasi cukup jelas. Area yang ditelaah jelas. Perubahanperubahan hampir pasti dan hampir mendesak. 4. Persyaratan tidak jelas. Spesifikasi tidak jelas. Area yang ditelaah agak kompleks. Perubahan-perubahan mendekati pasti, bahkan selama periode berlangsungnya proyek MILLWIDE. 5. Persyaratan tidak diketahui. Spesifikasi tidak diketahui. Area yang ditelaah mungkin cukup kompleks. Perubahan mungkin terjadi selama berlangsungnya proyek, tetapi intinya adalah persyaratan yang tidak diketahui.
Gambar 3.11 Kuesioner Definitional Uncertainty
3.4.4 Information System Infrastructure Risk Aspek yang ada dalam Information System Infrastructure Risk ini adalah berkaitan dengan hal-hal infrastruktur SI dalam perusahaan antara lain : jaringan, komunikasi data dan faktor lain yang berkaitan dengan pembiayaan langsung diluar proyek sistem informasi ini.
47
Proyek ini menggunakan fasilitas layanan jaringan komunikasi data yang ada dan dalam pelaksanaannya dibutuhkan investasi awal untuk mengakomodasikan proyek ini, dan untuk integrasi lebih lanjut kemungkinan dibutuhkan beberapa investasi lagi. Tingkat resiko yang ditimbulkan oleh proyek ini SKOR (0-5) A. Ketrampilan yang dibutuhkan. 0. Tidak diperlukan ketrampilan baru bagi staf dan manajemen, keduanya telah berpengalaman. 1. Dibutuhkan beberapa ketrampilan baru bagi staf, tetapi tidak untuk manajemen. 2. Dibutuhkan beberapa ketrampilan baru bagi staf, dan manajemen. 3. Dibutuhkan beberapa ketrampilan bagi staf, terlebih bagi manajemen. 4. Ketrampilan baru banyak dibutuhkan bagi staf, beberapa bagi manajemen. 5. Ketrampilan baru banyak dibutuhkan bagi staf dan manajemen. B. Ketergantungan perangkat keras 0. Perangkat keras digunakan pada aplikasi yang sejenis 1. Perangkat keras digunakan, tetapi aplikasinya berbeda. 2. Perangkat keras sudah ada dan sudah diuji, tetapi tidak beroperasi. 3. Perangkat keras sudah ada, tetapi belum dimanfaatkan dalam organisasi. 4. Beberapa feature tidak diuji atau tidak manfaatkan. 5. Persyaratan tidak tersedia dalam konfigurasi SI saat ini. C. Ketergantungan piranti lunak (selain piranti lunak aplikasi). 0. Piranti lunak yang digunakan standar, atau tidak membutuhkan pemrograman. 1. Piranti lunak yang digunakan standar, tetapi membutuhkan pemrograman yang kompleks. 2. Dibutuhkan beberapa antar muka antar piranti lunak, dan mungkin membutuhkan pemrograman yang kompleks. 3. Dalam pengoperasian piranti lunak dibutuhkan beberapa feature baru, mungkin dibutuhkan juga antar muka yang kompleks antar piranti lunak. 4. Dibutuhkan feature yang tidak tersedia sekarang, dan dibutuhkan pula karya seni (state of art) setempat yang lumayan canggih. 5. Dibutuhkan karya seni (state of art) yang sangat canggih. D. Piranti lunak aplikasi. 0. Program yang ada hanya membutuhkan modifikasi yang minimal. 1. Program tersedia secara komersial dan hanya membutuhkan modifikasi yang minimal, atau program sudah tersedia di dalam perusahaan hanya saja dibutuhkan modifikasi yang agak banyak, atau piranti lunak akan dibangun di dalam perusahaan dengan kompleksitas yang minimal. 2. Program tersedia secara komersial namun membutuhkan modifikasi yang cukup banyak, atau program sudah tersedia di dalam perusahaan namun membutuhkan modifikasi yang banyak, atau piranti lunak akan dibangun sendiri dengan kompleksitas rancangan yang minimal, tetapi pemrograman yang lumayan kompleks. 3. Piranti lunak tersedia secara komersial tetapi sangat kompleks, atau piranti lunak dibangun sendiri dengan faktor kesulitan sedang. 4. Tidak memiliki piranti lunak dan juga tidak tersedia di pasar. Membutuhkan rancangan dan pemrograman yang kompleks, dengan tingkat kesulitan sedang.
48
5. Tidak memiliki piranti lunak dan juga tidak tersedia di pasar. Membutuhkan rancangan dan pemrograman yang kompleks, bahkan jika dikontrakkan ke pihak luar perusahaan sekalipun.
Gambar 3.12 Kuesioner Technical Uncertainty dalam kaitannya dengan kuesioner pada Gambar 3.13 dibawah ini akan memperoleh skor untuk resiko infrasturktur SI adalah 2. SKOR (0-5) 0. Sistem informasi ini menggunakan fasilitas dan layanan yang ada. Tidak ada investasi dalam fasilitas prasyarat sistem informasi yang dibutuhkan (mis. manajemen database); tidak ada biaya awal yang bukan merupakan bagian proyek MILLWIDE yang secara langsung diantisipasi. 1. Perubahan satu elemen dari sistem pengiriman pelayanan komputer dibutuhkan bagi proyek MILLWIDE ini. Investasi-investasi awal yang terkait pada proyek MILLWIDE diluar dari biaya langsung proyek ini relatif kecil. 2. Dibutuhkan sedikit perubahan pada beberapa elemen sistem pengiriman layanan komputer. Beberapa investasi awal dibutuhkan untuk mengakomodasi proyek ini; kemungkinan diperlukan beberapa investasi berikutnya untuk integrasi lebih lanjut proyek MILLWIDE ini ke dalam mainstream dari lingkungan SI. 3. Dibutuhkan perubahan yang cukup terhadap beberapa elemen sistem pengiriman layanan komputer. Beberapa investasi awal dibutuhkan untuk mengakomodasikan proyek ini, dan akan dibutuhkan beberapa investasi berikutnya untuk integrasi lebih lanjut proyek MILLWIDE ini ke dalam mainstream dari lingkungan SI. 4. Dibutuhkan perubahan yang cukup pada berbagai area, terhadap beberapa elemen sistem pengiriman layanan komputer. Beberapa investasi awal yang cukup besar dalam staf, piranti lunak, perangkat keras, dan manajemen dibutuhkan untuk mengakomodasi proyek MILLWIDE ini. Investasi ini tidak termasuk dalam biaya proyek secara langsung, tetapi mewakili investasi fasilitas SI untuk menciptakan lingkungan yang dibutuhkan pada proyek MILLWIDE ini. 5. Dibutuhkan perubahan yang substansial dibeberapa area terhadap beberapa elemen sistem pengiriman layanan komputer. Investasi awal yang dapat dipertimbangkan dalam staf, piranti lunak, perangkat keras, dan manajemen dibutuhkan untuk mengakomodasi proyek ini. Investasi ini tidak termasuk dalam biaya proyek secara langsung, tetapi mewakili investasi fasilitas SI untuk menciptakan lingkungan yang dibutuhkan untuk proyek ini.
Gambar 3.13 Kuesioner IS Infrastructure Risk
3.5 Hasil Formulasi Faktor Domain Bisnis dan Domain Teknologi
49
Secara keseluruhan, skor yang diperoleh dari faktor domain bisnis dan domain teknologi adalah sebagai berikut : 1. Strategic Match (SM)
=3
2. Competitive Advantage (CA)
=2
3. Management Information (MI)
=3
4. Competitive Response (CR)
=4
5. Organizational Risk (OR)
=1
Untuk domain teknologi adalah : 1. Strategic IS Architecture (SA)
=4
2. Defenitional Uncertainty (DU)
=3
3. Technical Uncertainty (TU)
=1
4. IS Infrastructure Risk (IR)
=2
Skor-skor ini dimasukkan ke dalam Information Economics scorecard dan dikalikan dengan faktor nilai relatif korporat perusahaan untuk memdapatkan skor proyek sistem informasi ini.
