BAB 3 DATA DAN ANALISIS
3.1
Riwayat Perusahaan Pada bagian sub bab ini akan dibahas mengenai riwayat singkat perusahaan baik
sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, hasil yang dicapai perusahaan tahun terakhir, struktur organisasi, proses bisnis perusahaan dan terutama kondisi SI dan TI yang ada di dalam perusahaan baik aplikasi yang sedang berjalan ataupun proyek yang ingin direalisasikan.
3.1.1
Sejarah PT Smart Naco Indonesia PT. Smart Naco adalah sebuah perusahaan yang pada awal berdirinya berada di Malaysia pada tahun 2000. Pabrik susu Smart Naco terletak di Hokitika, New Zealand sebagai negara penghasil susu terbaik di dunia. Setelah memperoleh pangsa pasar yang menjanjikan, perusahaan ini mengembangkan usahanya ke negara Indonesia dan didirikan pada tahun 2002 dan produk susu yang dijual masih tetap diimport dari negara New Zealand sampai sekarang. Smart Naco adalah Perseroan Terbatas yang didirikan berdasarkan hukum sebagaimana dimuat di dalam Akta Pendirian Perseroan Terbatas tertanggal 9 Juni 2003 sampai dengan Akta Perubahan terakhir tertanggal 12 December 2007 No. 14. PT Smart Naco Indonesia memiliki jenis usaha untuk melakukan Penjualan Berjenjang (“Multi
Level
Marketing”) 61
dengan
SIUPL.
No.
41/PDN-
62
2/SIUPL/PP/7/2007 yang diterbitkan oleh Departemen Perdagangan RI, Direktorat Jendral Perdagangan Dalam Negeri tertanggal 3 Juli 2007, berlaku sampai dengan 7 Juli 2012. Smart Naco Indonesia secara resmi beroperasi sejak tanggal 3 Juli 2003 di Jakarta. Dan keberadaan Smart Naco disambut secara luar biasa oleh para distributor Indonesia. Dengan VISI dan MISI nya Smart Naco Indonesia didukung oleh jajaran
tim
manajemen
yang
memiliki
komitmen
tinggi
dan
berpengalaman di bidangnya, memasarkan produk unggulan serta menjalankan konsep bisnis MLM yang benar dan tepat serta membawa perubahan kualitas hidup bagi mitra dan konsumennya kearah yang lebih baik. Berbekal itulah, Smart Naco Indonesia menjadi perusahaan yang "berkualitas" dengan nilai-nilai budaya yang luhur, berkarakter, berintergritas, berkredibilitas tinggi dan menjadi teladan bagi para mitra bisnisnya di manapun berada. Smart Naco selalu mengedepankan pelayanan yang prima dengan motto "Sabar, Senyum dan Peduli" serta menjalankan budaya pelayanan sepenuh hati "Do By Your Heart" dalam menjalankan bisnis dengan kerjasama team yang terlatih dan profesional. Menjadikan Smart Naco sebagai solusi semua orang, dimana saja, kapan saja seperti tema bisnis "Your Solution is Our Solution". Kami
63
siap membantu Anda, para distributor - mitra bisnis Smart Naco untuk dapat hidup lebih SUKSES, SEHAT dan SEJAHTERA.
3.1.2 Alamat Perusahaan PT Smart Naco Indonesia Komplek Rukan Mangga Dua Square Jalan Gunung Sahari No. 1 Blok D 29 Jakarta Utara 14430, Indonesia Phone : (021)-62313381 Website : www.Smartnaco.co.id
3.1.3
Visi Dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan MLM yang TERPERCAYA Misi Membangun Kehidupan yang Lebih Berkualitas,Sehat dan Sejahtera dengan PELUANG USAHA yang TERPERCAYA dan dilakukan Dengan HATI Budaya -
Care for people focus
-
Open
-
Clean
64
-
Grow
-
Positive
Filosofi : “Lakukan dengan hati” Moto : “Sukses, Sehat, Sejahtera”
3.1.4 Pencapaian Perusahaan
3.2
Penjualan Bersih
: Rp 647.000.000.000
Jumlah Karyawan
: > 120 orang
Jumlah Import Susu
: 600 Ton / Bulan
Jumlah kantor Stokist
: 63 Kantor
Jumlah Distributor
: > 300.000 orang
Permasalahan yang dihadapi Berdasarkan Penelitian yang kami lakukan, ditemui sejumlah masalah yang
berkaitan dengan Investasi TI di dalam PT. Smart Naco Indonesia diantaranya : 1. Perusahaan belum sepenuhnya mengetahui manfaat dari Investasi TI yang ada. 2. Perusahaan belum dapat menghasilkan keputusan atas investasi mana yang layak dan sepenuhnya berguna dan sesuai dengan arahan strategi yang harus dikembangkan. 3. Perusahaan belum dapat mengaitkan seberapa baik penyelarasan antara kesuruhan Portfolio TI yang ada dengan arahan strategi perusahaan. 4. Perusahaan belum dapat mengontrol biaya terhadap Investasi TI berjalan.
65
5. Perusahaan belum dapat meningkatkan kinerja sepenuhnya dari Investasi TI berjalan. 6. Perusahaan belum dapat menerapkan dampak Bottom-line atas Investasi IT yang telah dikeluarkan. 7. Perusahaan belum mengetahui Perencanaan TI yang tepat dengan arahan strategi bisnis yang ada. 8. Perusahaan belum dapat mengaitkan kesempatan bisnis yang ada dengan kinerja TI perusahaan. 9. Perusahaan belum mengetahui Prioritas dari Projek TI mana yang sepenuhnya sesuai dengan arahan strategi perusahaan dan memiliki dampak yang besar dan resiko yang seminimal mungkin.
3.3
Struktur Organisasi, Jabaran Tugas dan Wewenang masing-masing 3.3.1 Struktur Organisasi Struktur Organisasi merupakan hal yang penting di dalam sebuah perusahaan, agar peran dan tanggung jawab masing-masing karyawan jelas, sehingga pembagian tugas dan wewenang tiap karyawan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, struktur organisasi sangat berpengaruh dalam keberhasilan perusahaan.
66
Direktur Utama Business Advisor
General Manajer Operasional dan Finance
HRD
Finance
Bonus
MIS
Operasional
IT
Gudang
EDP
Stokist
General Manajer Business Developmnet
Accounting
Marketing Support
Purchasing
Sales and Distribute
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Smart Naco Indonesia
3.3.2
Jabaran Tugas dan Wewenang Berikut ini adalah uraian tugas
dan wewenang dari masing-masing
bagian yang tertera pada struktur organisasi tersebut. 1. Direktur Utama Merupakan pimpinan tertinggi dari perusahaan yang memimpin dan bertanggung jawab atas seluruh aktivitas baik operasional maupun manajemen dan berusaha untuk memajukan bisnis ke arah pencapaian
67
tujuan perusahaan, selain itu bertanggung jawab dalam pembukaan kantor-kantor pusat di Negara lain. Tugas dan Wewenang: •
Menetapkan
peraturan
dan
kebijaksanaan
yang
harus
dilaksanakan baik manajemen, administrasi dan operasional. •
Mengangkat dan memberhentikan manajer setiap divisi dan kepala bagian
2. Business Advisor Merupakan pemberi nasehat dan kebijakan untuk membantu Direktur Utama
dalam
membuat
kebijakan
dan
keputusan-keputusan
manajerial. Tugas dan wewenang : •
Memberikan nasehat, idea tau masukan lainnya kepada Direktur Utama baik Manajerial ataupun operasional.
3. General Manajer Operational and Finance (GM Operasional dan Keuangan) Merupakan General Manager dalam bagian Operasional dan keuangan, yang memberikan kebijakan-kebijakan dan keputusankeputusan terkait dengan Operasional dan keuangan baik bersifat jangka panjang ataupun jangka pendek. GM ini membawahi 5 Departemen yaitu: a. Human Resource Development (HRD)
68
Tugas dan Wewenang : o Mengurusi perekrutan, pengangkatan, pemecatan karyawan di setiap departemen. o Mengorganisasi setiap kebutuhan karyawan yang dibutuhkan di setiap departemen. o Menangani masalah yang berhubungan dengan karyawan seperti absensi, kesehatan, tunjangan, Jamsostek, seragam, dll. o Menangani masalah keamanan dalam gedung. o Mengatur penggajian dan pembagian THR serta bonus akhir tahun. o Membuat laporan kepada GM Operasional dan Finance secara berkala. b. Finance (Keuangan) Tugas dan Wewenang : o Mengatur segala aktivitas keuangan yang terjadi di dalam perusahaan. o Mengatur anggaran baik jangka panjang maupun jangka pendek. o Mengatur arus kas di dalam perusahaan. o Mengatur bonus yang akan diberikan kepada para karyawan, distributor maupun konsumen.
69
o Membuat laporan kepada GM Operasional dan Finance secara berkala. c. Managemen Information System (MIS) Terbagi menjadi 2 bagian yaitu : •
Information Technology (IT) Tugas dan Wewenang : o Mengurusi segala kegiatan yang berhubungan dengan kebutuhan IT dalam perusahaan. o Menyediakan infrastruktur yang dibutuhkan setiap bagian. o Membuat rencana-rencana jangka panjang terhadap kebutuhan IT dalam perusahaan. o Mengatur masalah dalam pemakaian IT beserta dengan pemeliharaannya didalam perusahaan. o Mengatur informasi dan data yang akan dipublikasikan melalui web. o Mengurusi server domain. o Membuat kebijaksanaan dan aturan-aturan mengenai infrastruktur
baik
Hardware,
Software
maupun
Network dalam perusahaan. o Membuat laporan kepada Manajer IT secara berkala yang diteruskan kepada GM Operasional dan Finance.
70
•
Electronic Data Processing (EDP) Tugas dan Wewenang : o Mengatur arus data dan informasi terkait dengan teknologi informasi dalam perusahaan. o Melakukan entry data dan informasi yang dibutuhkan. o Mengorganisir data dan informasi yang terdapat di server local dan server domain. o Mengurus transaksi-transaksi yang terjadi di perusahaan. o Membuat laporan kepada Manajer IT secara berkala yang diteruskan kepada GM Operasional dan Finance.
d. Operational (Operasional) Merupakan Divisi yang mengurusi segala aktivitas operasional dalam perusahaan dan menetukan kebijaksanaan dan aturanaturan dalam operasional, yang terbagi menjadi 3 bagian yaitu :
Warehouse (Gudang) Tugas dan Wewenang : o Mengurusi arus barang yang terjadi di gudang perusahaan o Melakukan stock opname gudang secara berkala o Melaporkan keganjilan seperti kelebihan dan kekurangan stok yang terjadi di gudang o Membuat laporan kepada Kepala Operasional secara berkala
71
Stokist Division (Kantor Distributor) Tugas dan Wewenang : o Mengurusi pembukaan kantor distributor baru di seluruh Indonesia o Mengurusi pengiriman dan pelaporan barang ke kantor distributor o Memberikan pelatihan kepada para user di Kantor distributor o Mengurusi segala kebutuhan dan keluhan di setiap kantor distributor yang akan diteruskan ke setiap bagian terkait o Membuat laporan kepada
Kepala Operasional
secara
berkala
Sales and Distribution ( Penjualan dan Pendistribusian) Tugas dan Wewenang : o Mengatur penjulaan produk ke konsumen dan distributor o Membuat rencana strategi pernjualan yang efektif o Melaporkan hasil penjualan ke Kepala Operasional secara berkala
e. Accounting (Pembukuan) Tugas dan Wewenang : o Melakukan pencatatan setiap transaksi yang terjadi setiap hari o Membuat laporan keuangan
72
o Mengecek saldo hutang piutang perusahaan o Melakukan audit tax o Membuat laporan kepada GM Operasional dan Finance secara berkala o Mengepalai Bagian Purchasing (Pembelian) yang bertugas : ¾ Menentukan dan melakukan segala pembelian yang dilakukan perusahaan dengan pemasok yang terpilih dengan mempertimbangankan pemenuhan persyaratan harga, spesifikasi, dan waktu. ¾ Membuat
ramalan
pembelian
dalam
memenuhi
kebutuhan perusahaan ¾ Meberikan laporan kepada bagian Accounting 4. General Manager Business Development (GM Pengembangan Bisnis) Merupakan GM Pengembangan bisnis yang bertugas dalam mengatur dan mengorganisasi Manajemen di 7 area di Indonesia dan membuat rencana strategis jangka panjang perusahaan untuk setiap area, menerima laporan dari Manajemen 7 area dalam operasional dan manajerial untuk mengetahui kinerja dari setiap bagian.
73
3.4
Proses Bisnis Perusahaan Proses Bisnis yang terjadi di Smart Naco adalah sebagai berikut : Pembeli baik Distributor maupun Konsumen yang langsung datang ke Kantor Pusat mengisi NPP (Nota permohonan pembelian) 3 rangkap ( merah, putih, kuning ) diberikan kepada Staff Counter lalu Staff Counter memberikan NPP merah kepada Kasir kemudian Pembeli membayar jumlah pembayaran dari barang yang dibeli ke Kasir, lalu Staff Counter membuat Invoice berangkap 4 ( Putih, Merah, Hijau, Kuning ), yang isinya sesuai dengan NPP tersebut dengan menyimpan invoice rangkap merah, rangkap putih (Invoice dan NPP) diberikan ke bagian Finance untuk di cek yang kemudian di berikan kepada orang Accounting untuk dicatat lalu ke Bagian EDP untuk entry data, rangkap Hijau dan Kuning diserahkan kepada Pembeli, rangkap hijau digunakan untuk melakukan Claim Product kepada Staff Gudang yang berlokasi di seberang Counter untuk mengambil barang (mungkin saja pembeli yang membeli pada hari itu tidak mengambil barang tersebut karena alasan tertentu) dan kemudian Pembeli keluar membawa barang beserta dengan NPP kuning dan Invoice Kuning. Ketika barang di gudang telah habis, akan tampak di system, kemudian Manager Operasional akan memesan barang dari Pihak ke tiga untuk mengimport barang, setelah barang datang, akan diurus oleh bagian Gudang dan Gudang akan memberikan laporan kepada Manager Operasional.
74
(6. Klaim produk)
Staff Gudang
Pembeli (Distributor / Konsumen)
(1. Mengisi NPP) (5. Invoice Kuning dan Hijau)
Cek catat
(3. Membuat barang)
VISIO CORPORATION
(7. NPP Putih dan Invoice Putih) Counter (4. Membuat Invoice)
$ Finance
Accounting
(2. Menyerahkan NPP Merah)
entry
Kasir
Gambar 3.2 Proses Bisnis PT. Smart Naco Indonesia
EDP
Untuk Distributor atau Konsumen yang membeli di Kantor Stokist, proses bisnisnya seperti berikut ini: Pembeli baik Distributor maupun Konsumen yang langsung datang ke stokist mengisi NPP (Nota permohonan pembelian) 3 rangkap ( Putih, Merah, Kuning) diberikan kepada Staff Counter, lalu Staff Counter memberikan NPP merah kepada Kasir kemudian Pembeli membayar jumlah pembayaran dari barang yang dibeli ke Kasir, Putih, Merah, Kuning ),
Staff Counter membuat Invoice berangkap 3 (
yang isinya sesuai dengan NPP tersebut dengan
menyimpan invoice rangkap merah lalu rangkap Merah NPP diserahkan kepada
75
Kasir beserta dengan uang pembayaran kemudian menyerahkan barang beserta dengan Invoice Kuning kepada Customer, rangkap putih (NPP dan Invoice) diserahkan kepada Kantor Pusat pada akhir periode bagian Finance diteruskan ke bagian Accounting untuk pembukuan lalu ke Bagian EDP untuk entry data, akhirnya Pembeli keluar membawa barang beserta dengan NPP kuning dan Invoice Kuning. Jika stock telah habis, maka Stockist dapat memesan melalui Portal Application.
Pembeli (Distributor / Konsumen)
(1. Mengisi NPP) (5. Invoice Kuning dan Barang)
(3. Membayar barang)
Kantor Pusat (6. Invoice Putih dan NPP Putih) Counter (4. Membuat Invoice) (2. Menyerahkan NPP Merah)
Kasir
Gambar 3.3 Proses bisnis Kantor Stokist
76
3.5
Kondisi SI dan TI PT Smart Naco memiliki aplikasi Sistem Informasi, Infrastruktur, Service dan Manajemen yang digunakan untuk menjalankan proses bisnisnya, diantaranya : 1. Aplikasi PT. Smart Naco mempunyai beberapa Aplikasi Sistem yang dijalankan seperti Portal Application, Local System, SIA Accurate, yang dipakai oleh keseluruhan Divisi dalam PT Smart Naco. 2. Infrastruktur TI Perangkat Lunak : Windows XP PRO, Windows XP Home, Windows Server 2003, Microsoft Office, Microsoft SQL Server, ASP.net, Visual Basic, Bit Defender Antivirus, Mikrotik. Perangkat Keras : Terdiri dari 60 buah PC (Dell, HP, Acer) dan 60 buah Monitor LCD (Dell, HP, Acer), NoteBook Acer 15 buah, Printer (EPSON,HP) 20 buah, UPS 5 buah, Scanner HP 2 buah, Fax HP. Perangkat Jaringan : Hub, Switch, Kabel Network, Web Server, Database Server, Server Firewall, Domain Server. 3. Service (Layanan)
Local System Maintainance yaitu pemeliharaan dari System yang ada di PT. Smart Naco sekarang ini dengan menyewa Programmer yang bersangkutan untuk mencatat setiap keluhan dari pemakaian system dan memperbaharui sistem tersebut sesuai dengan keinginan User.
77
Infrastructure Maintainance yaitu pemeliharaan dari infrastuktur yang digunakan sekarang, baik pengecekan berkala, reparasi, dll.
Service Hardware
Service Server
Training User
Product Knowledgement
Marketing Plan Programme
4. Manajemen Pelatihan
Karyawan divisi IT dari pihak ke 3 (Consultant) untuk
pengembangan dan penerapan aplikasi maupun implementasi infrastruktur baru. PT. Smart Naco juga memiliki beberapa aplikasi Project yang akan dikembangkan, yaitu:
VPN (Virtual Private Network) merupakan suatu bentuk private internet yang melalui public network (internet), dengan menekankan pada keamanan data dan akses global melalui internet.
e-CRM adalah suatu jenis layanan berupa aplikasi berbasis online yang secara khusus menangani hubungan antara perusahaan dengan para customer dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya atau sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah
78
organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).
Help Desk Application yaitu sistem yang dikembangkan untuk user agar jika terjadi masalah mereka dapat langsung secara online berkomunikasi memecahkan masalah yang dihadapi atau jika terjadi masalah, help desk application ini dapat membantu mereka secara mandiri menyelesaikan masalahnya.
3.6
Arahan Strategi Bisnis Berikut adalah arahan strategi dari PT Smart Naco Indonesia berdasarkan hasil wawancara kami : •
Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
•
Fokus pada pengembangan produk
•
Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
•
Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
79
3.7
Lights On Lights On adalah kegiatan yang berhubungan dengan TI baik manajerial maupun Operasional yang sedang berjalan saat ini.
3.7.1
Local System Tujuan awal : Pemakaian Aplikasi yang lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga menghemat biaya dan juga mudah dalam pemeliharaan dan untuk upgrade system. Local System digunakan oleh beberapa departemen didalam perusahaan. Manfaat : •
Efisiensi dan Efektivitas pada setiap bagian
•
Integritas data
•
Mempermudah user untuk mengoperasikannya
Fungsi : •
Menginput data dan menyimpan data dengan ekstensi data yang sama
•
Membuat laporan
User : Divisi Finance, Divisi Warehouse, Divisi Accounting Biaya Investasi Finance : Rp. 25.000.000 Biaya Investasi Accounting : Rp. 35.000.000 Biaya Investasi Warehouse : Rp. 30.000.000
80
3.7.2
Accurate Aplikasi Accurate adalah Aplikasi yang digunakan Bagian Accounting dalam melakukan pembukuan atas transaksi yang terjadi setiap harinya, dan pada akhirnya menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan untuk melihat kinerja perusahaan. Tujuan awal : Untuk memudahkan dalam melakukan pencatatan transaksi dan penciptaan laporan keuangan menjadi lebih cepat dan jelas. Manfaat : •
Mempermudah pencatatan transaksi.
•
Memudahkan user dalam pencarian transaksi yang terjadi pada tanggal tertentu.
•
Memudahkan dalam pembuatan laporan keuangan.
•
Data keuangan yang terintegrasi.
Fungsi : •
Menginput atau mencatat transaksi yang terjadi
•
Mengetahui saldo Aktiva dan Pasiva
•
Membuat dan mencetak laporan keuangan
•
Menampilkan data dan laporan keuangan
User : Divisi Accounting Biaya Investasi : Rp. 18.000.000
81
3.7.3
Portal Application Portal Application adalah tampilan web terintegrasi yang memudahkan para user dan distributor untuk mengakses aplikasi dan informasi yang dibutuhkan. Tujuan awal : Portal Application menghubungkan seluruh user dari setiap Divisi dan juga seluruh kantor stokist secara online baik untuk memesan barang, melihat harga, dll. Manfaat : Mempermudah para user untuk berkomunikasi satu sama lain secara online dan melihat update. Fungsi : •
Menampilkan data dan informasi terbaru yang dibutuhkan
•
Melakukan komunikasi online
•
Membantu kantor stokist dalam memesan barang
•
Mempermudah proses bisnis yang ada
Biaya investasi: Rp. 288.000.000
3.7.4
Hardware Hardware adalah Infrastruktur yang digunakan yang terdiri dari Monitor LCD, CPU, Notebook, printer, scanner, UPS, dll. Tujuan awal : Hardware digunakan untuk mendukung keseluruhan proses administrasi perusahaan dan mendukung kinerja system dalam perusahaan.
82
Manfaat : Mendukung keseluruhan proses operasional yang dilakukan secara elektronik Fungsi : •
Membantu perusahaan dalam melaksanakan proses bisnisnya.
•
Penghubung antar user dan aplikasi.
Divisi yang menangani : Divisi IT User : semua bagian Biaya investasi: Tabel 3.1 Biaya Investasi Hardware No. 1. 2. 3. 4.
5. 6. 7.
Keterangan PC 60 buah * Rp. 5.200.000 Monitor LCD 60 buah * Rp. 1.600.000 Acer Notebook 15 buah * Rp . 7.600.000 Printer Epson 10 buah * Rp. 1.520.000 HP 10 buah * Rp. 2.100.000 Scanner HP 2 buah * Rp. 1.380.000 UPS ICA 5 buah * Rp. 3.220.000 Networking devices / tools Total Biaya
3.7.5
Biaya Rp. 312.000.000.Rp. 96.000.000.Rp. 114.000.000.Rp. 36.200.000.Rp. 2.760.000.Rp. 16.100.000.Rp. 38.200.000.Rp. 595.260.000.-
Software License License
yang digunakan dalam PT Smart Naco diantaranya adalah
Windows OS XP PRO, Windows OS XP Home, Windows Server 2003, Microtik, Microsoft Office, Microsoft SQL Server, ASP.net, Visual Basic, Antivirus Bit Defender, dll. Tujuan awal : tidak menggunakan produk software bajakan.
83
Manfaat : mendukung kelancaran dalam penggunaan software aplikasi tersebut. Fungsi : standarisasi penggunaan software dalam perusahaan. Divisi yang menangani : Divisi IT. Biaya investasi : Tabel 3.2 Biaya Investasi Software No. Keterangan 1. Windows OS PRO 48 keping * Rp. 1.380.000 Home 12 keping * Rp 1.000.000
Biaya
2.
Rp. 220.080.000
3. 4. 5. 6. 7. 8.
Microsoft Office Standard 2007, 60 * Rp 3.680.000 BitDefender Antivirus, 60 * Rp. 460.000 Windows Server 2003 6 * $ 1065 Mikrotik Visual Basic SQL Server 6 * $ 6000 ASP.net Total biaya
3.7.6
Rp. 78.240.000
Rp. 27.600.000 Rp. 58.828.000 Rp. 45.800.000 Rp. 52.450.000 Rp. 331.200.000 Rp. 82.000.000 Rp. 896.198.000
Server Server terdiri dari Domain Server, Web Server, Database server, Server Firewall, Database Server. Tujuan awal : Server digunakan untuk menyimpan dan menampung semua data yang ada dari semua aktivitas user dan kemudahan dalam mengakses data. Manfaat : Integritas data dan keamanan data
84
Fungsi : menyimpan data dan mengbackup data secara otomatis pada jadwal tertentu Biaya Investasi awal : Tabel 3.3 Biaya Investasi Server No. 1. 2. 3. 4.
Keterangan Domain Server Web Server 6 * $ 9000 Database Server Server Firewall Total biaya
3.7.7
Networking
Biaya Rp. 220.080.000 Rp. 496.840.000 Rp. 147.000.000 Rp. 9.200.000 Rp. 873.120.000
Tujuan awal : untuk menghubungkan para user dengan Portal Application berbasis ASP.net yang digunakan oleh seluruh user baik kantor pusat, kantor cabang maupun kantor stokist. Manfaat : •
Memudahkan komunikasi antar User
•
Pengiriman data yang cepat dan tepat
Fungsi : mengirim dan mengakses data dan sarana komunikasi dengan para Stackholders Biaya Investasi : Tabel 3.4 Biaya Investasi Networking No. Keterangan 1. Pemasangan Internet 2. Domain SmatNaco.co.id 3. Hosting Total biaya
Biaya Rp. 34.000.000 Rp. 110.000 Rp. 12.250.000 Rp. 46.360.000
85
3.7.8
Maintainance and Service Tujuan awal : untuk memelihara dan melakukan perbaikan secara dinamis pada Aplikasi dan juga infrastruktur yang ada. Manfaat : •
Penggunaan Infrastruktur yang lebih lama (awet)
•
Memelihara atau mengupgrade system
Fungsi : •
Memelihara Aplikasi dan Infrastruktur secara berkala
•
Mengevaluasi kinerja aplikasi system
•
Menangulangi keluhan dari user mengenai aplikasi dan hardware yang digunakan
Biaya Investasi : Tabel 3.5 Biaya Investasi Maintainance and Service No. 1. 2. 3. 4.
3.7.9
Keterangan Service Hardware Service Server Pemeliharaan Local System Pemeliharaan Portal Application Total biaya
Biaya Rp. 130.000.000 Rp. 35.000.000 Rp. 21.000.000 Rp. 59.600.000 Rp. 245.600.000
Training User Untuk pembukaan Kantor Stokist baru ataupun penerimaan Karyawan baru, Divisi IT memberikan pelatihan dalam penggunaan Local System dan Portal Application yang ada. Dan juga jika Program yang ada
86
mengalami perubahan, maka Divisi IT juga harus mentraining kembali seluruh karyawan. Tujuan awal : Agar User baru terbiasa dengan lingkungan dan tata cara pengguanaan sistem. Manfaat : •
Menambah ketrampilan karyawan
•
Mengurangi kesalahan dalam penggunaan System
Fungsi : Melatih user dalam menggunakan System. Biaya : Rp. 28.450.000
3.7.10 Product Knowledgement Adalah program pelatihan yang dilakukan kepada para member baru untuk mengetahui mengenai khasiat-khasiat mengenai produk susu tersebut. Tujuan awal : Agar para member ataupun pemakai produk dapat mengerti mengenai kandungan yang terdapat dalam produk dan apa manfaatnya bagi tubuh. Manfaat : menambah pengetahuan mengenai produk. Fungsi : Melatih member dalam pemakaian produk. Biaya : Rp. 18.000.000
87
3.7.11 Marketing Plan Programme Adalah program pelatihan yang diberikan kepada para member ataupun staff bagaimana memasarkan produk, berhubung PT Smart Naco adalah perusahaan yang bergerak di bidang MLM, maka pemasaran produk dan pengembangan member merupakan hal utama yang harus didahulukan. Oleh karena itu diadakan pelatihan bagaimana dalam memasarkan produk kepada masyarakat dan bagaimana untuk merekrut member baru sebagai cabang perluasan dari jalur pemasaran yang ada. Tujuan awal : agar para member dapat memasarkan dan merekrut member dengan mudah. Manfaat : memberikan pengalaman mengenai cara menghadapi masyarakat. Fungsi : Melatih member dalam memasarkan dan merekrut member. Biaya : Rp. 56.000.000
3.7.12 Consulting IT Pelatihan yang dilakukan oleh Pihak ke 3 (consultant) kepada divisi IT. Berupa pengembangan dari core system yang ada dan juga pelatihanpelatihan secara berkala. Tujuan awal : Agar karyawan divisi IT dapat mengetahui perkembangan dari core system dan juga mengembangkan potensi diri. Manfaat :
88
•
Menambah ketrampilan karyawan.
•
Mengurangi kesalahan dalam penggunaan sistem.
•
Mengetahui system mengarah ke mana.
Fungsi : Melatih karyawan dalam mengembangkan dan memakai sistem. Biaya : Rp. 34.000.000
3.8
Arahan Strategi Berdasarkan hasil analisa dari wawancara kami maka dapat disimpulkan bahwa arahan strategi bisnis dari perusahaan PT. Smart Naco Indonesia ini adalah sebagai berikut :
89
Tabel 3.6 Arahan Strategi PT. Smart Naco Indonesia Nama Arahan Strategi Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Fokus pada pengembangan produk
Tujuan Strategi -
-
Meningkatkan penjualan lokal dan internasional Meningkatkan pembangunan kantor Pusat di negara lain dan kantor distributor
-
Melakukan strategi diferensiasi produk Meningkatkan penjualan selain produk susu dengan harga terjangkau dan berkualitas
-
-
Kunci Matrix Strategi
Bobot
Jumlah penjualan Jumlah investasi terhadap Perusahaan Riset pasar
20 %
20%
-
Riset dan pengembangan yang dilakukan Biaya produksi produk baru
10 %
10% Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
-
Meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member Meningkatkan penjualan dan loyalitas member
-
Jumlah keluhan yang diterima Jumlah Pelatihan yang diadakan Jumlah member yang menghadiri pelatihan
10%
10%
Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
-
Meningkatkan loyalitas member Menambah jumlah member dan kantor distributor Meyakinkan masyarakat terhadap bisnis MLM
-
Laporan Kinerja karyawan Jumlah keluhan yang diterima Jumlah kantor distributor dan member
10% 5%
5%
90
3.9
Analisa Portfolio Lights on Portfolio lights on terdiri dari 4 area utama yaitu portofolio aplikasi, infrastruktur, service dan manajemen.
3.9.1 Portfolio Aplikasi Portfolio Aplikasi menggambarkan aplikasi-aplikasi yang ada sekarang ini diselaraskan dengan arahan strategi perusahaan Smart Naco yang meliputi Portal Application, Local System, dan Program Accounting Accurate.
20 Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
IT IT IT IT Finance Finance Finance Finance SnD SnD SnD SnD Total Average Score
20 Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5 User 6 User 7 User 8 User 9 User 10 User 11 User 12
20 Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Portal Application
40 Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.7 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Portal Application
4 4 4 4 4 4 4 2 2 4 4 5 45 3.75 150
4 5 3 4 3 4 3 3 3 5 5 4 46 3.83 76.6
5 5 4 4 2 4 4 3 4 5 5 4 49 4.08 81.6
5 4 4 4 4 4 4 2 5 4 4 3 46 3.83 76.6
384.8
91
•
Skor Portfolio Portal Application a. Kualitas terbagi atas : •
Fungsionalitas = 5
•
Keakuratan = 5
Skor Kualitas adalah 5 + 5 bagi 2 = 5 b. Layanan terbagi atas : •
Ketersediaan = 4
•
Kecepatan merespon = 4
Skor tingkat layanan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 c. Intensitas penggunaan terbagi atas : •
Ketergantungan pada aplikasi = 4
•
Pengguna aplikasi pada perusahaan = 5
Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 5 bagi 2 = 4.5 d. Penyelarasan Strategi : 384.8 / 100 = 3,848 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 3.75
•
Fokus pengembangan produk : 3.83
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 4.08
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3.83
Skor Penyelarasan Strategi : (3.75 + 3.83 + 4.08+ 3.83) / 4 = 3.87
92
20
20
Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
20 Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Accurate
40 Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.8 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Accurate
2 1 2 2 2 9 1.8 72
2 1 2 2 2 9 1.8 36
2 1 2 3 3 11 2.2 44
2 1 2 2 3 10 2 40
Accounting Accounting Accounting Accounting Accounting Total Average Score •
Skor Portfolio Aplikasi Accurate a.
Kualitas terbagi atas :
•
Fungsionalitas = 3
•
Keakuratan = 4 Skor Kualitas adalah 3 +4 bagi 2 = 3,5
b.
Layanan terbagi atas :
•
Ketersediaan = 4
•
Kecepatan merespon = 3 Skor tingkat layanan adalah 4 + 3 bagi 2 = 3,5
c.
Intensitas penggunaan terbagi atas :
192
93
•
Ketergantungan pada aplikasi = 2
•
Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3 Skor intensitas penggunaan adalah 2 + 3 bagi 2 = 2.5
d.
Penyelarasan Strategi : 192 / 100 = 1,92 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 1.8
•
Fokus pengembangan produk : 1.8
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 2.2
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 2
Skor Penyelarasan Strategi : (1.8 + 1.8 + 2.2 + 2) / 4 = 1.95
20 Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
Finance Finance Finance Finance Finance Finance Finance Total Average Score
20 Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5 User 6 User 7
20 Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Local System Finance
40 Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.9 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Local System Finance
2 1 4 4 5 3 4 23 3.3 132
3 1 4 3 4 3 4 22 3.1 62
3 1 3 3 5 3 5 23 3.3 66
3 1 3 4 4 2 3 20 2.8 56
316
94
•
Skor Portfolio Aplikasi Local system Finance a. Kualitas terbagi atas : • Fungsionalitas = 4 • Keakuratan = 3 Skor Kualitas adalah 4 +3 bagi 2 = 3,5 b. Layanan terbagi atas : • Ketersediaan = 4 • Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 c. Intensitas penggunaan terbagi atas : • Ketergantungan pada aplikasi = 4 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 4 Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 d. Penyelarasan Strategi : 316 / 100 = 3.16 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 3.3
•
Fokus pengembangan produk : 3.1
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 3.3
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 2.8
Skor Penyelarasan Strategi : (3.3 + 3.1 + 3.3 + 2.8) / 4 = 3.125
95
•
20
20
Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5 User 6 User 7
20 Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Local System Accounting
40 Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.10 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Local System Accounting
2 3 3 3 3 3 3 20 2.8 114
3 3 3 3 3 3 3 19 3 60
3 3 3 3 3 3 2 20 2.8 56
3 3 3 4 3 2 3 21 3 60
Accounting Accounting Accounting Accounting Accounting Accounting Accounting Total Average Score
Skor Portfolio Aplikasi Local system Accounting a. Kualitas terbagi atas : • Fungsionalitas = 4 • Keakuratan = 4 Skor Kualitas adalah 4 +4 bagi 2 = 4 b. Layanan terbagi atas : • Ketersediaan = 4 • Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4
290
96
c. Intensitas penggunaan terbagi atas : • Ketergantungan pada aplikasi = 4 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3 Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 3 bagi 2 = 3.5 d. Penyelarasan Strategi : 290 / 100 = 2.9 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 2.8
•
Fokus pengembangan produk : 3
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 2.8
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3
Skor Penyelarasan Strategi : (2.8 + 3 + 2.8 + 3) / 4 = 2.9
20 Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
Warehouse Warehouse Warehouse Warehouse Warehouse Warehouse Warehouse Total Average Score
20 Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5 User 6 User 7
20 Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Local System Warehouse
40 Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.11 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Local System Warehouse
2 3 4 3 3 3 4 22 3.1 125
3 3 3 3 3 3 4 22 3.1 62
3 2 3 3 4 3 3 21 3 60
3 2 3 3 4 2 4 21 3 60
307
97
•
Skor Portfolio Aplikasi Local system Warehouse a. Kualitas terbagi atas : • Fungsionalitas = 4 • Keakuratan = 4 Skor Kualitas adalah 4 +4 bagi 2 = 4 b. Layanan terbagi atas : • Ketersediaan = 3 • Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 3 + 4 bagi 2 = 3.5 c. Intensitas penggunaan terbagi atas : • Ketergantungan pada aplikasi = 3 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3 Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 3 bagi 2 = 3.5 d. Penyelarasan Strategi : 307 / 100 = 3.07 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 3.1
•
Fokus pengembangan produk : 3.1
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 3
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3
Skor Penyelarasan Strategi : (3.1 + 3.1 + 3 + 3) / 4 = 3.05
98
Tabel 3.12 Portfolio Aplikasi
Nilai penyelarasan
Tingkat Layanan
Kualiatas
Ketergantungan
Breadth
Keseluruhan Organisasi Finance Accounting
288
3.84
4
5
4
5
25 35
3.16 2.9
4 4
3,5 4
4 4
3 3
Warehouse
30
3.07
3.5
4
3
3
Accounting
18
1.92
3,5
3,5
2
3
Aplikasi
Unit Kerja
Biaya (Juta rupiah)
Portfolio Aplikasi
Portal Application Local System Finance Local System Accounting Local System Warehouse Accurate
3.9.2 Portfolio Infrastruktur
20 Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
IT IT Finance Accounting Accounting Total Average Score
20 Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
20 Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Hardware
40 Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.13 Business Value Scorecard untuk Hardware
5 3 4 4 4 20 4 160
4 4 3 4 3 18 3.6 72
3 4 4 3 4 18 3.6 72
4 5 4 4 4 21 4.2 84
388
99
•
Skor Portfolio Infrastruktur Hardware a. Kualitas terbagi atas : o Fungsionalitas = 3 o Keakuratan = 3 Skor Kualitas adalah 3 + 3 bagi 2 = 3 b. Layanan terbagi atas : o Ketersediaan = 3 o Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 3 + 4 bagi 2 = 3.5 c. Intensitas penggunaan terbagi atas : o Ketergantungan pada aplikasi = 4 o Pengguna aplikasi pada perusahaan = 5 Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 5 bagi 2 = 4.5 d. Penyelarasan Strategi : 388/100 = 3.88 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 4
•
Fokus pengembangan produk : 3.6
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 3.6
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 4.2
Skor Penyelarasan Strategi : (4 + 3.6 + 3.6 + 4.2) / 4 = 3.85 e. Biaya Operasional :
100
Tabel 3.14 Biaya Operasional Hardware No. Kegiatan Operasional
Biaya Pertahun
1.
Biaya pemakaian tinta
Rp. 25.000.000
2.
Biaya pemakaian kertas
Rp. 6.200.000
Total
Rp. 31.200.000
20
20
Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
20 Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Software
40 Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.15 Business Value Scorecard untuk Software
4 5 3 4 4 20 4 160
4 4 3 4 3 18 3.6 72
3 4 5 4 4 20 4 80
4 4 3 4 3 18 3.6 72
IT IT Finance Accounting Accounting Total Average Score •
Skor Portfolio Infrastruktur Software a. Kualitas terbagi atas : • Fungsionalitas = 3 • Keakuratan = 3
384
101
Skor Kualitas adalah 3 + 3 bagi 2 = 3 b. Layanan terbagi atas : • Ketersediaan = 3 • Kecepatan merespon = 3 Skor tingkat layanan adalah 3 + 3 bagi 2 = 3 c. Intensitas penggunaan terbagi atas : • Ketergantungan pada aplikasi = 4 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 5 Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 5 bagi 2 = 4.5 d. Penyelarasan Strategi : 384 / 100 =3.84 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 4
•
Fokus pengembangan produk : 3.6
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 4
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3.6
Skor Penyelarasan Strategi : (4 + 3.6 + 4 + 3.6) / 4 = 3.8
102
•
20
20
Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
20 Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Server
40 Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.16 Business Value Scorecard untuk Server
4 4 4 3 4 19 3.8 152
3 2 3 3 3 14 2.8 56
3 3 3 2 3 14 2.8 56
3 3 3 3 3 15 3 60
IT IT Finance Accounting Accounting Total Average Score
Skor Portfolio Infrastruktur Server a. Kualitas terbagi atas : • Fungsionalitas = 4 • Keakuratan = 4 Skor Kualitas adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 b. Layanan terbagi atas : • Ketersediaan = 4 • Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
324
103
• Ketergantungan pada aplikasi = 4 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3 Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 3 bagi 2 = 3.5 d. Penyelarasan Strategi : 324 / 100 = 3.24 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 3.8
•
Fokus pengembangan produk : 2.8
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 2.8
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3
Skor Penyelarasan Strategi : (3.8 + 2.8 + 2.8 + 3) / 4 = 3.1
20 Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
IT IT Finance Accounting Accounting Total Average Score
20 Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
20 Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Networking
40 Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.17 Business Value Scorecard untuk Networking
4 5 4 4 4 21 4.2 168
3 2 4 3 3 15 3 60
3 4 5 4 4 20 4 80
4 2 4 3 3 16 3.2 64
372
104
•
Skor Portfolio Infrastruktur Networking a. Kualitas terbagi atas : • Fungsionalitas = 4 • Keakuratan = 4 Skor Kualitas adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 b. Layanan terbagi atas : • Ketersediaan = 4 • Kecepatan merespon = 3 Skor tingkat layanan adalah 4 + 3 bagi 2 = 3.5 c. Intensitas penggunaan terbagi atas : • Ketergantungan pada aplikasi = 4 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 4 Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 d. Penyelarasan Strategi : 372 / 100 =3.72 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 4.2
•
Fokus pengembangan produk : 3
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 4
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3.2
Skor Penyelarasan Strategi : (4.2 + 3 + 4 + 3.2) / 4 = 3.6 e. Biaya Operasional : Rp. 180.000.000
105
Tabel 3.18 Portfolio Infrastruktur
Nilai penyelarasan
Tingkat Layanan
Kualiatas
Ketergantungan
Breadth
Hardware
Keseluruhan Organisasi
595.260
3.88
3.5
3
4
5
Software
Keseluruhan Organisasi
896.198
3.84
3
3
4
5
Server Networking
Keseluruhan Organisasi Keseluruhan Organisasi
873.120 46.36
3.24 3.72
4 3.5
4 4
4 4
3 4
Aplikasi
Unit Kerja
Biaya (Juta rupiah )
Portfolio Infrastruktur
3.9.3
Portfolio Service
20 Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
IT IT Finance Accounting Accounting Total Average Score
20 Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
20 Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Maintainance and Service
40 Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.19 Business Value Scorecard untuk Maintainance and Service
4 4 3 3 3 17 3.4 136
3 2 3 3 2 13 2.6 52
3 2 3 3 2 13 2.6 52
3 4 4 3 3 17 3.4 68
308
106
•
Skor Portfolio Service (Maintainance and Service) a. Layanan terbagi atas : • Ketersediaan = 4 • Kecepatan merespon = 5 Skor Layanan adalah 4 + 5 bagi 2 = 4.5 b. Kualitas terbagi atas : • Fungsionalitas = 4 • Keakuratan = 4 Skor tingkat Kualitas adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 c. Intensitas penggunaan terbagi atas : • Ketergantungan pada aplikasi = 4 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 4 d. Penyelarasan Strategi : 308 / 100 = 3.08 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 3.4
•
Fokus pengembangan produk : 2.6
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 2.6
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3.4
Skor Penyelarasan Strategi : (3.4 + 2.6 + 2.6 + 3.4) / 4 = 3
107
20
20
Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
20 Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Training User
40 Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.20 Business Value Scorecard untuk Training User
4 4 4 3 4 19 3.8 152
3 3 2 3 3 14 2.8 56
5 5 4 5 4 23 4.6 92
5 4 4 3 4 20 4 80
IT IT Finance Accounting Accounting Total Average Score
•
Skor Portfolio Service (Training User) a. Layanan terbagi atas : •
Ketersediaan = 4
•
Kecepatan merespon = 4
Skor Layanan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 b. Kualitas terbagi atas : •
Fungsionalitas = 4
•
Keakuratan = 4
Skor tingkat Kualitas adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
380
108
•
Ketergantungan pada aplikasi = 4
•
Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3
d. Penyelarasan Strategi : 380 / 100 = 3.8 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 3.8
•
Fokus pengembangan produk : 2.8
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 4.6
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 4
Skor Penyelarasan Strategi : (3.8 + 2.8 + 4.6 + 4) / 4 = 3.8
20 Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
IT IT Finance Accounting Accounting Total Average Score
20 Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
20 Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Product Knowledgement
40 Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.21 Business Value Scorecard untuk Product Knowledgement
4 3 4 4 4 19 3.8 152
4 5 4 3 4 20 4 80
5 4 4 5 4 22 4.4 88
4 5 3 4 4 20 4 80
400
109
•
Skor Portfolio Service (Product Knowledgement) a. Layanan terbagi atas : •
Ketersediaan = 4
•
Kecepatan merespon = 3
Skor Layanan adalah 4 + 3 bagi 2 = 3.5 b. Kualitas terbagi atas : •
Fungsionalitas = 3
•
Keakuratan = 3
Skor tingkat Kualitas adalah 3 + 3 bagi 2 = 3 c.
Intensitas penggunaan terbagi atas :
•
Ketergantungan pada aplikasi = 3
•
Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3
d.
Penyelarasan Strategi : 400 / 100 = 4 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 3.8
•
Fokus pengembangan produk : 4
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 4.4
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 4
Skor Penyelarasan Strategi : (3.8 + 4 + 4.4 + 4) / 4 = 4.05
110
20
20
Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
20 Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Marketing Plan Programme
40 Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.22 Business Value Scorecard untuk Marketing Plan Programme
5 4 5 5 5 24 4.8 192
4 3 4 4 4 19 3.8 76
5 4 4 5 5 23 4.6 92
5 4 4 4 4 19 3.8 76
IT IT Finance Accounting Accounting Total Average Score •
Skor Portfolio Service (Marketing Plan Programme) a. Layanan terbagi atas : •
Ketersediaan = 4
•
Kecepatan merespon = 4
Skor Layanan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 b. Kualitas terbagi atas : •
Fungsionalitas = 4
•
Keakuratan = 4
Skor tingkat Kualitas adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
436
111
•
Ketergantungan pada aplikasi = 5
•
Pengguna aplikasi pada perusahaan = 5
d. Penyelarasan Strategi : 436 / 100 =4.36 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 4.8
•
Fokus pengembangan produk : 3.8
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 4.6
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3.8
Skor Penyelarasan Strategi : (4.8 + 3.8 + 4.6 + 3.8) / 4 = 4.25
Tabel 3.23 Portfolio Service
Aplikasi
Unit Kerja
Biaya (Juta rupiah )
Nilai penyelarasan
Tingkat Layanan
Kualiatas
Ketergantungan
Breadth
Portfolio Service
Maintainance and Service Training User
Divisi IT
245.6 (/tahun)
3.08
4.5
4
4
4
Divisi IT , Divisi Stockist Divisi SnD
28.45 (/bulan)
3.8
4
4
4
3
18 (/bulan)
4
3.5
3
3
3
Divisi SnD
56 (/bulan)
4.36
4
4
5
5
Product Knowledgement Marketing Plan Programme
112
3.9.4
Portfolio Manajemen
•
Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
Hendra Kelly Shendra Jumaedi
Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard Consulting IT
Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Tabel 3.24 Business Value Scorecard untuk Consulting IT 40 20 20 20
3 3 3 3 12 3 120
2 2 2 2 8 2 40
4 3 3 2 12 3 60
4 3 3 3 13 3.2 64
IT Manager IT Supervisor IT DBA IT WP Total Average Score
Skor Portfolio Manajemen a. Kualitas terbagi atas : •
Fungsionalitas = 3
•
Keakuratan = 3
Skor Kualitas adalah 3 + 3 bagi 2 = 3 b. Layanan terbagi atas : •
Ketersediaan = 3
•
Kecepatan merespon = 3
Skor tingkat layanan adalah 3 + 3 bagi 2 = 3 c. Intensitas penggunaan terbagi atas : •
Ketergantungan pada aplikasi = 3
284
113
•
Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3
d. Penyelarasan Strategi : 284 / 100 = 2.84 •
Fokus perluasan pangsa pasar : 3
•
Fokus pengembangan produk : 2
•
Fokus peningkatan layanan kepada member : 3
•
Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3.2
Skor Penyelarasan Strategi : (3 + 2 + 3 + 3.2) / 4 = 2.8 Tabel 3.25 Portfolio Manajemen
3.10
Aplikasi
Unit Kerja
Biaya (Juta rupiah )
Nilai penyelarasan
Tingkat Layanan
Kualiatas
Ketergantungan
Breadth
Portfolio Manajemen
Consulting IT
Divisi IT
34
2.84
3
3
3
3
Analisis Kebutuhan/Pasokan Strategis (Demand/Supply Strategic) Demand/Supply Planning merupakan kebutuhan dari strategi TI. Kebutuhan strategi TI akan menciptakan “demand” strategi bisnis untuk TI dan perencanaan strategi TI tersebut seharusnya dapat memberikan solusi teknologi sebagai “supply” strategi. Strategi dan perencanaan TI dengan bisnis tersebut dihubungkan menjadi arahan strategi.
114
Tabel 3.26 Memperluas pangsa pasar
Arahan Strategi
Tujuan Strategi
Inisiatif Strategi
Demand Konteks Strategi Bisnis Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
-
Strategic Agenda Setiap Kantor Stokist dan Distributor yang tersebar ke seluruh pelosok Indonesia dan Negara lainnya dapat mengakses informasi secara cepat dan aman
Mengumpulkan - Merencanakan dan memelihara pembangunan informasi jaringan secara lengkap bertahap agar mengenai komunikasi dapat interaksi berjalan dengan pelanggan dan lancar produk yang dipasarkan - Melakukan riset terhadap daerah yang akan dibangun kantor cabang - Strategi pemasaran yang Membangun sebuah Mengimplementasikan efektif untuk mencapai layanan untuk VPN target penjualan mendukung - Penyediaan Infrastruktur organisasi dalam bagi kantor-kantor baru berkomunikasi Meningkatkan penjualan local dan internasional Meningkatkan pembangunan kantor Pusat di Negara lain dan kantor distributor
-
Supply Strategic IT Plan Menyediakan Infrastruktur yang terkait dan melakukan pengembangan pada Portal Application
115
Tabel 3.27 Fokus pada pengembangan produk
Arahan Strategi
Demand Konteks Strategi Bisnis Fokus pada pengembangan produk
Supply Strategic Agenda Strategic IT Plan Melakukan riset Menyediakan produk dan riset akan aplikasi IT yang kebutuhan pasar dapat mengolah terhadap produk data-data menjadi kesehatan satu keputusan untuk mendukung pengembangan produk Membangun sarana Melakukan strategi - Mengumpulkan IT yang dapat diferensiasi produk dan dan mempelajari Meningkatkan penjualan kembali informasi mendukung dalam selain produk susu mengenai produk - pengumpulan informasi-informasi dengan harga terjangkau produk kesehatan riset dan dan berkualitas yang disukai Mengetahui masyarakat saat historical dari ini produk yg sudah ada
Tujuan Strategi
-
Inisiatif Strategi
Mengumpulkan data dan informasi mengenai produk kesehatan yang ada pada saat ini
Menyediakan Forum mengenai feedback dari produk yang ada dan juga saran-saran dari para customer untuk kemudian diolah kembali data-datanya di Smart Labs
Menerapkan Business Intelegence untuk pengembangan produk yang ada dan menciptakan produk baru yang kompetitif
116
Tabel 3.28 Fokus pada peningkatan layanan kepada para member
Arahan Strategi
Tujuan Strategi
Demand Konteks Strategi Bisnis Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
-
Inisiatif Strategi
Meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member Meningkatkan penjualan dan loyalitas member Member dapat mengakses informasi dimana saja dan mempermudah administrasi secara online
Memberikan pelayanan yang terbaik kepada para member seperti reward atas pencapaian target penjualan
Supply Strategic Agenda Strategic IT Plan Menyediakan System Menyediakan aplikasi terpadu untuk yang dapat melayani menanggulangi dan seluruh kebutuhan membantu menangani member dan segala keluhan dari mempermudah member member ataupun dari untuk tetap terhubung distributor terhadap dengan perusahaan serta suatu keadaan pengembangan terhadap modul pada Portal Application untuk menambah fungsionalitas dari aplikasi tersebut Perusahaan dengan para - Mengetahui apa member ataupun saja keluhan/ kebutuhan member distributor dapat berinteraksi satu sama dan melakukan lain dengan baik tindakan yang tepat atas keluhan mengenai kinerja member sendiri ataupun tersebut layanan layanan yang - Memberikan diberikan serta produk training kepada member mengenai yang tersedia melalui Portal application cara-cara dalam memasarkan suatu produk dan bagaimana untuk merekrut anggota baru Menyediakan system Membangun aplikasi aplikasi yang dapat CRM sales force menangani keluhan / automation, complain kebutuhan member handling FAQ,Forum untuk mencari, mendapatkan dan melayani seluruh pelanggan, mulai dari pemasaran, penjualan sampai pada layanan customer
117
Tabel 3.29 Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
Arahan Strategi
Tujuan Strategi
Demand Konteks Strategi Bisnis Meningkatkan kualitas produk dan layanan kepada karyawan dan member untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya -
Inisiatif Strategi
Meningkatkan loyalitas member dan karyawan Menambah jumlah member dan kantor distributor Menstandarisasi prosedur operasional
Membuat Manajemen Quality Control terhadap produk dan layanan yang diberikan
Supply Strategic IT Plan Menyediakan system CRM yang terjamin untuk dapat mendukung kebutuhankebutuhan dari para member dan distributor Mengembangkan - Memberikan layanan Portal Application yang baik untuk agar dapat menjaga hubungan dikolaborasikan dengan para member dengan CRM dan dan karyawan seperti training secara berkala Helpdesk untuk - Mengadakan distribusi Mengetahui kebutuhan dan dan promosi produk masalah yang baru dihadapi para - Mengumpulkan dan memelihara informasi member dan distributor sehingga mengenai keluhan dapat memberikan para member dan solusi bagi mereka keluhan mengenai produk yang ada agar dapat dilakukan perubahan Melaksanakan TQM dan Membuat aplikasi Meyediakan system SCM dan Helpdesk aplikasi yang dapat yang terpadu untuk mencatat semua keluhan, meningkatkan mengolah dan kemudian layanan baik internal menyimpan sebagai sebuah maupun eksternal informasi atau pengetahuan agar sesuai dengan dan disebarkan kepada standar ISO. pihak yang membutuhkan. Strategic Agenda Produk dan layanan yang diberikan mendapat feedback yang baik dari para customer dan Mendapatkan sertifikat mutu produk
118
3.11
Project Project adalah proyek aplikasi yang akan dikembangkan oleh perusahaan yaitu VPN (Virtual Private Network), eCRM, Helpdesk Online Application.
3.11.1 Virtual Private Network Virtual Private Network merupakan suatu bentuk private internet yang melalui public network (internet), dengan menekankan pada keamanan data dan akses global melalui internet. Tujuan awal : Mendukung strategi untuk membangun kantor-kantor pusat di negara lain. Manfaat : -
Keamanan dalam mengakses data dan informasi ke kantor pusat.
-
Mempercepat hubungan diantara dua belah pihak.
Fungsi : -
Memperluas
jaringan
local
perusahaan
sehingga
dapat
mengembangka bisnisnya ke daerah lain. -
Mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk saling berhubungan juga menjadi lebih cepat karena proses instalasi infrastruktur jaringan dilakukan ari perusahaan / kantor cabang baru dengan ISP terdekat di daerahnya.
-
Mereduksi
biaya
operasional
implementasi, dan biaya lainnya.
seperti
biaya
telepon,
biaya
119
-
Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.
-
Meningkatkan skalabilitas untuk penempatan beberapa kantor cabang baru.
-
Member kemudahan akses dimana saja kapan saja karena VPN terhubung dengan internet, dan dapat diakses melalui mobile.
-
Memberikan peluang kembalinya investasi lebih cepat.
User : Divisi TI dan juga unit bisnis yang menggunakan sistem tersebut terutama Dirut dan para manajer BD. Biaya Investasi awal = Rp. 535.000.000
Tabel 3.30 Biaya Investasi VPN No.
Keterangan
Biaya
1.
Biaya Pembuatan VPN
Rp. 385.000.000
2.
Biaya Gaji karyawan
Rp. 88.000.000
3.
Biaya Maintainance and Support
Rp. 62.000.000
Dampak apabila proyek tertunda : strategi perluasan pangsa pasar akan tertunda sehingga mempengaruhi aspek-aspek yang terkait. Divisi yang berhubungan ; -
Divisi IT
-
Divisi Busineess Development
120
3.11.2 Electronic Customer Relationship Management (e-CRM) e-CRM adalah suatu jenis layanan berupa aplikasi berbasis online yang secara
khusus menangani hubungan antara perusahaan dengan para
customer dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya atau sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitasaktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service). Tujuan Awal : Meningkatkan hubungan antara perusahaan dengan para member dan mengatasi semua keluhan yang dialami oleh member Manfaat : Mempermudah para member untuk menghubungi perusahaan ataupun stokist terdekat untuk mengetahui informasi-informasi terbaru yang ada. Fungsi : -
Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan.
-
Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan.
-
Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna.
-
Menangani keluhan/complain pelanggan.
-
Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan.
121
-
Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan.
User : Member dan kantor stokist. Biaya Investasi awal : Rp. 147.000.000 Tabel 3.31 Biaya Investasi e-CRM No.
Keterangan
Biaya
1.
Biaya Pembelian e-CRM
Rp. 87.000.000
2.
Biaya Gaji karyawan
Rp. 36.000.000
3.
Biaya Maintainance
Rp. 24.000.000
Dampak apabila proyek tertunda : menghambar komunikasi antara para member dengan perusahaan dan member akan kesusahan untuk membantu perusahaan mencapai target penjualan tahunan. Divisi yang berhubungan : Divisi IT
3.11.3 Help Desk Online Application Help Desk Online Application adalah jenis layanan berbasis online yang secara khusus digunakan untuk membantu usernya dalam menjalankan aplikasi dan juga mendukung operasional PT. Smart Naco Indonesia beserta para member dan kantor stockist. Tujuan awal : membantu para Stockist dan kantor distributor untuk menjalankan aplikasi dan menangani kesulitan dalam operasional.
122
Manfaat : -
Efektifitas dan efisiensi penanganan keluhan
-
Penanganan keluhan lebih cepat
-
Meningkatkan kemampuan SDM
-
Mengajarkan user mengenai troubleshooting
Fungsi : -
Menyediakan petunjuk perbaikan kesalahan atau keluhan tentang sistem.
-
Memberikan bimbingan kepada user untuk mengatasi permasalahan.
-
Memberikan pelayanan kepada member tentang kebutuhan yang diperlukan.
User : Departemen TI, unit bisnis yang menggunakan sistem dan karyawan, member dan Kantor stockiest. Biaya investasi awal = Rp. 68.000.000
Tabel 3.32 Biaya Investasi Helpdesk Online Application No.
Keterangan
Biaya
1.
Biaya Pembelian Help Desk Online Application
Rp. 46.000.000
2.
Biaya Gaji karyawan
Rp. 12.000.000
3.
Biaya Maintainance
Rp. 10.000.000
123
Dampak apabila proyek tertunda : penanganan permasalahan user atau kebutuhan pelanggan menjadi lama sehingga mempengaruhi proses kerja karyawan. Divisi yang berhubungan : Divisi IT
3.12
Annual Project Plan Dalam sub bab ini, akan dibahas mengenai apa saja perencanaan terhadap proyek yang akan dilakukan oleh perusahaan.
3.12.1 Analisis Prioritization Menggambarkan analisa prioritas berdasarkan nilai penyelarasan bisnis. Tabel 3.33 Business Value Scorecard Virtual Private Network (VPN)
Hendra Kelly Shendra Jumaedi
Manajer IT Supervisor Staff DBA Staff Web Publisher Total Average Score
20
20 Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
Virtual Private Network
5 5 4
4 3 2
5 4 4
4 5 3
5
5
4
4
19 4.75 190
14 3.5 70
17 4.25 85
16 4 80
Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia Fokus pada pengembangan produk
Business Value Scorecard
20
Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
40
425
Hendra Kelly Shendra Jumaedi Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
Manajer IT Supervisor Staff DBA Staff Web Publisher Total Average Score Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member
Business Value Scorecard Helpdesk Online Application Fokus pada pengembangan produk Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya
Manajer IT Supervisor Staff DBA Staff Web Publisher Total Average Score
Fokus pada pengembangan produk
Hendra Kelly Shendra Jumaedi Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
Business Value Scorecard e-CRM
Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia
124
Tabel 3.34 Business Value Scorecard Electronic Customer Relationship Management 40 20 20 20
5 4 4 3 3 2 5 4 4 5 5 4
5 3 4 4
18 4.5 180 11 2.75 55 17 4.25 85 18 4.5 90
40 20 20 20
3 5 3
3 5 3
4 4 2
5 5 3
3
4
3
4
14 3.5 140
15 3.75 75
13 3.25 65
17 4.25 85
410
Tabel 3.35 Business Value Scorecard Helpdesk Online Application
365
125
3.12.2 Portfolio Proyek Menggambarkan Portfolio projek dengan menganalisa dampak dan nilai resiko. Skor Portfolio proyek Virtual Private Network a. Dampak pada tujuan strategi perusahaan : 425 b. Nilai resiko terdiri atas : o Resiko proyek atau organisasi = 7.25 o Ketidakpastian pendefinisian = 7 o Ketidakpastian teknis = 7.75 o Resiko infrastruktur SI = 7 o Resiko teknis = 5.75 o Resiko investasi = 6 o Resiko manajemen Proyek = 7.75 o Ketergantungan = 8 Jumlah Nilai resiko = 7.25+7+7.75+7+5.75+6+7.75 = 48.5 c. Biaya investasi = Rp. 535.000.000 Skor Portfolio proyek e-CRM a. Dampak pada tujuan strategi perusahaan = 410 b. Nilai resiko terdiri atas : o Resiko proyek atau organisasi = 8.25 o Ketidakpastian pendefinisian = 7.75 o Ketidakpastian teknis = 7.75
126
o Resiko infrastruktur SI = 7.5 o Resiko teknis = 7.25 o Resiko investasi = 6.25 o Resiko manajemen Proyek = 7.25 o Ketergantungan = 7 Jumlah nilai resiko = 8.25+7.75+7.75+7.5+7.25+6.25+7.25= 52 c. Biaya investasi = Rp. 147.000.000 Skor Portfolio proyek Help Desk Online Application a. Dampak pada tujuan strategi perusahaan = 365 b. Nilai resiko terdiri atas : o Resiko proyek atau organisasi = 6.5 o Ketidakpastian pendefinisian = 6.25 o Ketidakpastian teknis = 6 o Resiko infrastruktur SI = 6.25 o Resiko teknis = 5.25 o Resiko investasi = 5.75 o Resiko manajemen Proyek = 5.5 o Ketergantungan = 5 Jumlah Nilai resiko = 6.5+6.25+6+6.25+5.25+5.75+5.5 = 41.5 c. Biaya investasi = Rp. 68.000.000
127
Tabel 3.36 Portfolio Project Nama Proyek
Dampak
Resiko
Ketergantungan
VPN
425
48.5
e-CRM
410
Helpdesk Online Application
365
3.13
Portfolio
8
Biaya (Rp juta) 535
52
7
147
41.5
5
68
Future Strategic Factory
Strategic
Wawancara Management Agenda I. Pertanyaan bagi manajemen, untuk mengevaluasi faktor kritis kesuksesan dari keputusan yang tepat/hasil yang tepat:
Pertanyaan Manajemen
Apakah proses perencanaan bisnis dan TI terintegrasi dan berhubungan Apakah TI mampu berinovasi memberikan dampak pada rencana bisnis dan mengajukan strategi bisnis baru? Apakah investasi TI diprioritaskan pada strategi bisnis? Apakah keseluruhan pengeluaran TI (pengembangan, operasional, perawatan dan layanan) selaras dengan strategi bisnis? Apakah bisnis TI dan kinerja teknis dimonitor? Apakah tim bisnis dan manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pada kinerja bisnis lapisan bawah? Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI. Baik operasional (TI yang sudah ada) maupun proyek (masih
Ya/Tidak
Ya Ya
Ya Ya
Ya Ya
Ya
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya ?
128
dikembangkan)? Apakah kedua manajer, TI dan bisnis, berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ini?
Ya
II. Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottom-line dan praktek NIE memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan yang tepat :
Pertanyaan Manajemen Apakah investasi TI sudah pada tempat yang tepat? Apakah kita tahu apa yang akan kita hasilkan? Dapatkah dapat mengurangi biaya TI yang tidak perlu? Apakah dapat menggunakan biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendukung proyek yang lain?
Dapatkah anda mengurangi biaya dari kegiatan yang kinerjanya buruk? Dapatkah anda merubah strategi bisnis yang sudah ada pada tindakan TI yang akan menghasilkan hasil yang tepat? Apakah anda mendapatkan hasil dan nilai yang cukup dari semua sumber daya operasional? Dapatkah anda mengontrol biaya TI secara efektif?
Ya/Tidak
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya ?
Ya Ya Ya Tidak
Penggunaan biaya hanya digunakan untuk proyek yang bersangkutan sesuai dengan budget yg telah ditentukan
Ya Tidak
Ya
Ya
Malah sebaliknya, TI seharusnya mendukung strategi bisnis yang telah ada
129
III. Pertanyaan untuk manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada bottom-line :
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
Apakah anda mengetahui arahan strategi (strategic intention) anda? Apakah TI dapat memberi contoh dukungan kepada arahan strategi? Apakah investasi TI diprioritaskan berdasarkan arahan strategi? Apakah seluruh biaya TI (pengembangan, operasional, perawatan dan layanan) sudah selaras dengan arahan strategi? Apakah TI dapat mengurangi pengeluaran yang tidak perlu? Apakah anda mengevaluasi anggaran operasional berdasar arahan strategi? Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ?
Ya
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya ?
Ya Ya Ya
Ya Ya Ya
IV. Pertanyaan untuk manajemen sebagai faktor kritis kesuksesan portofolio :
Pertanyaan Manajemen Apakah ada pengelolaan proyek pengembangan dan peningkatan sebagai portofolio proyek? Adakah analisis biaya operasional dari sudut pandang portofolio? Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh penyelarasan strategis? Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh kualitas atau tingkat layanan? Apakah anda mengetahui seberapa besar investasi TI untuk layanan? Untuk manajemen TI? Apakah anda memiliki strategi investasi
Ya/Tidak
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya ?
Tidak
Membuat Blue Print
Ya Ya Ya Ya
Ya
130
untuk pengeluaran operasional yang anda miliki? Apakah anda memiliki strategi investasi untuk aplikasi yang ada? Apabila anda melakukan portofolio sekarang. Mampukah anda menjaga informasi agar tetap akurat?
Ya Ya
V. Pertanyaan untuk manajemen mengenai fokus pada hal yang tepat :
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
Apakah proses pelaksanaan dan manajemen perusahaan menghasilkan arahan strategi secara tegas dan mampu untuk dilaksankan? Apakah semua tindakan TI dan biaya didorong oleh arahan strategi bisnis? Apakah aktivitas dan sumber daya TI direncanakan, diprioritaskan, dijalankan, dan diukur berdasarkan hubungan mereka dan kontribusinya pada hasil bisnis? Apakah sumber daya, baik pengeluaran operasioanal maupun investasi baru, dialokasikan dan dianggarkan secara tegas terkait dengan arahan strategi? Apakah peranan manager jalas terdefinisi untuk menjamin partisipasi wajar dan menghindari ketiadaan hubungan yang tercipta akibat budaya yang ada? Apakah semua aktivitas dan pengeluaran TI diatur kedalam portfolio sumber daya dan proses untuk keperluan perkiraan dampak, pengelolaan kinerja, perkiraan tingkat kualitas dan pelayanan serta komitmen sumber daya ? Apakah perncanaan, memprioritaskan, dan pengukuran mengkombinasikan “strategi kedalam tindakan” dengan kemampuan untuk menghadapi kejadian yang tidak diinginkan dan perubahan dalam bisnis?
Ya
Ya Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya ?
131
VI. Pertanyaan untuk manajemen mengenai mengadopsi proses yang efektif yang terkait dengan CSF untuk menghasilkan keputusan yang tepat:
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
Perencanaan kebutuhan / pasokan – apakah perusahaan meningkatkan dampak strategis dan operasional pada investasi TI-nya? Inovasi – apakah perusahaan memiliki inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses dan kinerja? Prioritasasi – apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi? Penyelarasan – apakah perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TInya? Pengukuran kinerja – apakah penggunaan pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis? Pengelolaan budaya – apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis? Manajemen portfolio? Apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis Pengelolaan dampak TI – Apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada praktek NIE di semua area bisnis telah meningkatkan pendapatan pada TI?
Ya
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya ?
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tentu harus sesuai dengan arahan strategi perusahaan
132
VII. Pertanyaan untuk manajemen mengenai penanganan masalah-masalah yang umum terjadi pada praktek:
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
Apakah terdapat masalah umum dari ketiadaan hubungan dari proses? Apakah terdapat masalah umum dari pola pikir lama dan harapan-harapan kosong? Apakah budaya kita merintangi manajer bisnis dan TI untuk mereka bekerjasama? Sanggupkah proses pengelolaan TI bekerja baik dengan proses manajemen perusahaan seperti menganggarkan Apakah manajer mengharapkan sesuatu salah berjalan? Apakah manajer bisnis demikian nyaman dengan cara mereka bekerja sekarang dan akan menolak bila ada setiap perubahan yang signifikan? Dapatkah manajer bisnis bersuara bulat tentang kebutuhan mereka dan apa yang harus dilakukan TI untuk memuaskan mereka?
Ya
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya ?
Ya
Tidak
Sesuai dengan moto perusahaan yaitu bekerja sama
Ya
Tidak
Selalu berharap dan bertindak dengan harapan yang baik.
Ya
Tidak
Dirundingkan secara bersama berdasarkan pada requirement dari masing-masing bagian yang bersangkutan.