39
BAB 3 DATA DAN ANALISIS
3.1
Riwayat Perusahaan Pada sub bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum perusahaan, seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi, visi dan misi perusahaan, tugas dan tanggungjawab yang ada pada AJB Bumiputera 1912 dan sistem yang sedang berjalan. 3.1.1 Sejarah Perusahaan AJB Bumiputera 1912 berdiri atas prakarsa seorang guru sederhana bernama M. Ng. Dwidjosewojo – Sekretaris Persatuan Guru-guru Hindia Belanda (PGHB) sekaligus Sekretaris I Pengurus Besar Budi Utomo dan kemudian terealisasi menjadi badan usaha. Hal ini juga merupakan salah satu keputusan Kongres pertama PGHB di Magelang, pada tanggal 12 Februari 1912. Sedangkan dalam pengurusan ijin usahanya pihak perusahaan menunjuk Drs. H.I.K. Suprakto dan Mohamad S. Hasyim, MA., untuk mengurus ijin usahanya dan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Nomor: Kep904/IV/-12/1969 dengan Nomor Pokok Wajib Pajak 1.308.537.8-26 perusahaan ini dapat menjalankan kegiatan usahanya. Kantor Pusat AJB Bumiputera 1912 berdomisili di Jakarta tepatnya di Jalan Jenderal Sudirman Kav. 75 Jakarta Selatan dan
40
memiliki sekitar 2.900 karyawan, 23.000 agen dan 610 kantor cabang, serta melayani lebih dari 9 juta pemegang polis. Salah satu kekuatan AJB Bumiputera 1912 adalah pada kepemilikan dan bentuk perusahaannya yang unik, dimana AJB Bumiputera 1912
adalah satu-satunya perusahaan asuransi di
Indonesia yang berbentuk ”mutual” atau ”usaha bersama”, artinya pemilik perusahaan adalah para pemegang polis, bukan pemegang saham. Jadi, perusahaan tidak berbentuk Perseroan Terbatas atau koperasi. Hal ini disebabkan karena premi yang diberikan kepada perusahaan sekaligus dianggap sebagai modal. Badan Perwakilan Anggota yang merupakan perwakilan para pemegang polis ikut serta menentukan garis-garis besar haluan perusahaan, memilih dan mengangkat Direksi dan ikut serta mengawasi jalannya perusahaan. AJB
Bumiputera
1912
menerima
penghargaan
ICSA
(Indonesian Customer Satisfaction Award) untuk kategori asuransi jiwa. Penghargaan ICSA kepada AJB Bumiputera 1912 yang diterima oleh Direktur Utamanya yaitu Drs. H. Suparwanto, MBA. dan diserahkan oleh Pemimpin Redaksi SWA Kemal E. Gani pada malam Penganugerahan ICSA di Hotel Sangrila Jakarta 6 September 2002. Sebelumnya, di tempat yang sama, pada 11 Juli 2002 lalu, AJB Bumiputera 1912 juga menerima penghargaan sebagai Best Brand (Merek Terbaik) 2002 untuk kategori Asuransi Jiwa. Pemberian penghargan ICSA sendiri, didasarkan pada hasil survei ICSI
41
(Indonesian Customer Satisfaction Index) di enam kota besar: Jakarta, Bandung,
Semarang,
Surabaya,
Medan
dan
Makasar
yang
diselenggarakan oleh majalah SWA bekerjasama dengan Frontier Marketing Research. Berikut ini adalah perbedaan antara mutualisme dengan Perseroan Terbatas : Tabel 3.1 : Perbedaan Mutualisme dan Perseroan Terbatas MUTUALISME
PERSEROAN TERBATAS
Pemilik perusahaan adalah para pemegang polis (Polis Holder) Keuntungan dibagikan kepada pemegang polis Pemegang polis selain sebagai konsumen juga pemilik perusahaan Kepentingan pemegang polis dijamin oleh syarat-syarat umum polis dan anggaran dasar Jabatan penting diduduki oleh karyawan yang berprestasi Kekuasaan tinggi berada pada Badan Perwakilan Anggota yang mewakili unsur-unsur pemegang polis, pengurus dan karyawan yang menentukan keputusan atas azas musyawarah-mufakat
Pemilik perusahaan adalah para pemegang saham (Stock Holder) Keuntungan dinikmati oleh pemegang saham Pemegang polis semata-mata hanya sebagai konsumen Kepentingan pemegang polis hanya dijamin oleh syarat-syarat umum polis
3.1.2
Jabatan penting biasanya ditentukan oleh pemegang saham terbesar Kekuasaan tertinggi terletak pada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) yang biasanya didominasi oleh pemegang saham terbesar
Visi dan Misi AJB Bumiputera 1912 Visi AJB Bumiputera 1912 : sebagai asuransinya bangsa Indonesia. Misi AJB Bumiputera 1912 : Menjadikan senantiasa AJB Bumiputera 1912 berada di benak dan di hati masyarakat Indonesia, dengan: 1. Memelihara
keberadaan
AJB
Bumiputera
perusahaan perjuangan bangsa Indonesia.
1912
sebagai
42
2. Mengembangkan korporasi dan koperasi yang menerapkan prinsip dasar gotong-royong. 3. Menciptakan berbagai modul dan layanan yang memberikan manfaat optimal bagi komunitas AJB Bumiputera 1912. 4. Mewujudkan perusahaan yang berhasil secara ekonomi dan sosial.
3.1.3
Struktur Organisasi Struktur pembatasan
organisasi
tugas-tugas,
dan
pembagian
tanggungjawab
dan
pekerjaan kewajiban
dengan serta
penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi memungkinkan organisasi dapat bekerjasama secara efektif untuk mencapai tujuan perusahaan. Melalui struktur organisasi dapat ditunjukkan fungsifungsi yang ada dalam perusahaan, hubungan dari masing-masing fungsi tersebut dan tanggungjawab yang dilimpahkan serta uraian tugas pekerjaan setiap fungsi yang ada. Berdasarkan definisi di atas, dapat dijelaskan bahwa struktur organisasi suatu perusahaan harus menunjukkan koordinasi tugas serta fungsi dalam pencapaian tujuan perusahaan, bukan sekedar kerangka pembagian tugas, melainkan keseluruhan perangkat, beserta fungsifungsinya yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi AJB Bumiputera 1912 3.1.2
Uraian Tugas, Tanggungjawab dan Wewenang AJB Bumiputera 1912 1. Badan Perwakilan Anggota (BPA)
BPA merupakan lembaga tertinggi dalam struktur organisasi AJB Bumiputera 1912 dan merupakan wadah para anggota yang dipilih dari dan oleh anggota.
44
Tugas dan Wewenang : Menentukan pokok-pokok kebijakan perusahaan. 2. Dewan Komisaris Bertanggungjawab kepada : Badan Perwakilan Anggota Tugas dan Wewenang : a.
Melakukan pengawasan umum terhadap jalannya perusahaan yang dikelola oleh Direktur Utama agar perusahaan dapat berjalan dengan baik.
b.
Ikut serta dalam menentukan berbagai kebijakan perusahaan.
3. Direktur Utama Bertanggungjawab kepada : Dewan Komisaris Tugas dan Wewenang : a. Melaksanakan pokok-pokok kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan oleh BPA. b. Merencanakan, menjalankan dan mengawasi jalannya operasi bisnis perusahaan. c. Mewakili perusahaan baik di dalam maupun terhadap pihak luar perusahaan. 4. Pemimpin Cabang Bertanggungjawab kepada : Direktur Utama Tugas dan Wewenang :
45
a. Mengawasi pengelolaan operasional kantor cabang guna tercapainya efektivitas dan efisiensi yang dilakukan oleh seluruh unit kerja kantor cabang. b. Mengidentifikasi, menganalisis, mengawasi dan menyediakan laporan secara efektif yang akan diberikan kepada Direktur Utama. 5. Pemimpin Operasional Bertanggungjawab kepada : Pemimpin Cabang Tugas dan Wewenang : a. Membina dan mengawasi kegiatan operasional yang dilakukan bagian operasional dalam mencapai hasil operasional yang optimal, termasuk di dalamnya pembinaan dan pemberdayaan Sumber Daya Manusia (SDM) pemasaran. b. Merancang dan menyusun strategi pemasaran serta mengelola kegiatan operasional pemasaran asuransi jiwa serta melakukan evaluasi atas implementasinya. c. Mengelola kegiatan operasional pemasaran asuransi dan pelayanan kepada pemegang polis. d. Bertanggungjawab atas peningkatan pangsa pasar asuransi jiwa. e. Bertanggungjawab terhadap pencapaian surplus operasional. 6. Supervisor Bertanggungjawab kepada : Pemimpin Operasional
46
Tugas dan Wewenang : a. Menjalankan dan mengawasi kegiatan operasional pemasaran polis asuransi. b. Bertanggungjawab terhadap peningkatan penjualan polis. 7. Kepala Teknologi Informasi (TI) Bertanggungjawab kepada : Pemimpin Operasional Tugas dan Wewenang : a.
Merencanakan, mengevaluasi dan mengembangkan sistem informasi perusahaan dan pengelolaan aplikasi teknologi informasi perusahaan.
b.
Memelihara dan mengoperasikan aplikasi sistem informasi perusahaan.
8. Penata Usaha Bertanggungjawab kepada : Pemimpin Operasional Tugas dan Wewenang : a. Membina dan mengawasi kegiatan administrasi, keuangan, seleksi resiko, penyediaan sarana dan prasaran serta dukungan pelayanan
untuk
mencapai
efektivitas
dan
efisiensi
operasional. b. Melaksanakan kegiatan kebendaharaan, pengendalian sirkulasi dan pengendalian anggaran. c. Mengelola data keuangan. d. Menyusun dan menyiapkan laporan keuangan perusahaan.
47
9. Agen Bertanggungjawab kepada : Supervisor Tugas dan Wewenang : a. Melakukan penjualan polis asuransi jiwa kepada calon pemegang polis. b. Membantu Supervisor dalam meningkatkan penjualan polis. 10. Kasir Bertanggungjawab kepada : Penata Usaha Tugas dan Wewenang : a. Bertanggungjawab terhadap penerimaan setoran premi. b. Melakukan pengawasan terhadap keamanan kas perusahaan. c. Membuat laporan penerimaan premi yang akan diberikan kepada Penata Usaha. 11. Administrasi Produksi Bertanggungjawab kepada : Penata Usaha Tugas dan Wewenang : a. Bertanggungjawab terhadap pendataan calon pemegang polis. b. Melakukan pencatatan dalam buku produksi.
3.2
Sistem Penjualan Polis pada AJB Bumiputera 1912 3.2.1
Unit Organisasi atau Fungsi Yang Terkait 1. Agen
48
a. Melakukan seleksi awal terhadap permintaan asuransi calon pemegang polis atau tertanggung. b. Memastikan bahwa data yang ditulis dalam Surat Permintaan (SP) asuransi jiwa sesuai fakta yang ada dan tidak ada moral hazard dari calon pemegang polis. c. Membantu calon pemegang polis dalam pengisian SP. d. Melengkapi SP dengan persayaratan sebagai berikut : -
Copy Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau Surat Izin Mengemudi (SIM) atau Passport.
-
Kuitansi Titipan Premi (KTP).
-
Surat Laporan Re-check.
e. Menyerahkan SP beserta kelengkapannya kepada Supervisor untuk dilakukan re-check. f. Menyetorkan uang titipan premi kepada Kasir. 2. Supervisor a. Memeriksa
kebenaran
pengisian
SP
dan
kelengkapan
berkasnya. b. Melakukan re-check produksi ke lapangan sesuai dengan batas kewenangannya. c. Memastikan bahwa tidak ada moral hazard baik dari calon pemegang polis maupun Agen.
49
3. Pemimpin Operasional a. Melakukan re-check produksi ke lapangan sesuai dengan batas kewenangannya. b. Bertanggungjawab terhadap kebenaran pengisian SP dan kelengkapan berkasnya. c. Memastikan bahwa tidak ada moral hazard baik dari calon pemegang polis, Agen maupun Supervisor. 4. Pegawai Administrasi Produksi a. Memeriksa
kebenaran
pengisian
SP
dan
kelengkapan
berkasnya. b. Meng-entry SP yang sudah memenuhi syarat transaksi dan telah diperiksa kebenarannya dalam aplikasi Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ). c. Memeriksa dan membetulkan kesalahan sesuai dengan data yang tercantum pada dokumen pendukung SP. d. Mengirim disket rekaman data SP dan SP secara harian ke : -
Pemimpin Cabang bagi SP yang telah memenuhi syarat editing untuk SP Non Medical.
-
Direktur Utama bagi SP Medical yang telah lengkap berkasnya.
e. Melakukan administrasi atau dokumentasi terutama bagi SP-SP yang masih bermasalah. f. Melakukan pencatatan dalam buku produksi.
50
5. Kasir a. Menerima uang setoran premi dari Agen. b. Menandatangani bukti setoran premi. c. Membubuhkan tanggal, nomor kas dan paraf pada copy Kuitansi Titipan Premi (KTP) dan SP. d. Melakukan distribusi dokumen SP beserta kelengkapannya yaitu sebagai berikut : -
Copy Kuitansi Titipan Premi ke Agen.
-
SP beserta kelengkapannya yang meliputi copy KTP calon pemegang polis, copy Kuitansi Titipan Premi, bukti setoran premi dan formulir re-check kepada pegawai administrasi produksi.
-
Kuitansi Titipan Premi asli diberikan ke Pemimpin Cabang bersama dengan bukti kas yang lain.
6. Penata Usaha a. Memeriksa dan bertanggungjawab atas kebenaran pengisian SP dan kelengkapan berkasnya. b. Mengesahkan bukti setoran premi. c. Bertanggungjawab terhadap ketertiban pengiriman SP dan disket data SP. d. Melakukan pengawasan penerbitan polis. 7. Pemimpin Cabang
51
a. Menggabungkan disket SP yang diterima dari Pegawai Administrasi Produksi. b. Memeriksa hasil editing SP dan melakukan perbaikan sesuai dengan data pendukung serta melakukan pemberitahuan ke Pemimpin Operasional bila diperlukan. c. Melakukan pengiriman data SP bersih ke Direktur Utama secara harian dan mengarsip SP fisik. d. Menerbitkan daftar akseptasi polis untuk diberikan ke Pemimpin Operasional secara harian. e. Melaksanakan pencetakan polis. f. Menggabungkan copy polis dengan masing-masing SP yang bersangkutan untuk di arsip. g. Menyelenggarakan administrasi bagi SP yang tertunda yang bermasalah. 8. Direktur Utama a. Menerima pengiriman data SP bersih dari Pemimpin Cabang dan memberikan perintah pencetakan polis ke Pemimpin Cabang. b. Menerima disket SP Medical dari Pegawai Administrasi Produksi.
52
3.2.2
Input Data Yang Dilakukan Data input yang dimasukkan ke dalam aplikasi sistem informasi penjualan polis pada AJB Bumiputera 1912 yang menggunakan program FoxPro Versi 5.1 adalah : a. Surat Permintaan (SP) Asuransi Jiwa SP harus diisi oleh calon pemegang polis sesuai dengan KTP atau SIM atau Passport untuk di-entry datanya ke dalam aplikasi SPAJ. b. Bukti Setoran Premi Bukti setoran premi yang berisi nama pemegang polis, jumlah premi yang harus dibayar dan nama Agen untuk di-entry ke dalam aplikasi Data Setoran Premi (DSP).
3.2.3 Laporan (Output) yang Dihasilkan Laporan yang dihasilkan dari hasil input di atas adalah : a. Kuitansi Titipan Premi (KTP). b. Lembaran Bukti Harian Penerimaan Premi (LBHPP).
3.3
Kondisi SI / TI pada AJB Bumiputera 1912 Pada tahun 1974, untuk pertama kalinya AJB Bumiputera 1912 memperkenalkan penggunaan komputer untuk mendukung proses bisnisnya. Tahun selanjutnya teknologi ini dikembangkan secara moderat, mengikuti tuntutan dan perubahan jaman. Hingga saat ini sistem informasi yang diimplementasikan oleh perusahaan masih menggunakan aplikasi FoxPro 5.1 dan digunakan untuk kepentingan internal pada kantor pusat dan cabang yaitu
53
administrasi, pendataan pemegang polis, perpindahan dan penerimaan data, perhitungan keuangan dan general ledger. Untuk memindahkan data antar komputer, perusahaan masih menggunakan media penyimpanan sementara seperti disket, compact disc dan USB flash disk. Sedangkan untuk menghubungkan kantor pusat dan kantor cabang yang tersebar di sejumlah daerah, perusahaan menggunakan telepon, fax dan e-mail. Untuk menjaga hubungan dengan pemegang polis sekaligus memberikan informasi tentang AJB Bumiputera 1912, telah dibangun website resmi AJB Bumiputera 1912 yang beralamat di www.bumiputera.com. Website ini berisi penjelasan singkat tentang sejarah, produk-produk asuransi dan informasi lain seperti pencapaian prestasi dan warta terbaru AJB Bumiputera 1912. Pemegang polis juga dapat mengajukan kritik dan saran yang akan ditampung dan dijawab oleh AJB Bumiputera 1912. Seiring dengan pertumbuhan perusahaan dan semakin meningkatnya kebutuhan untuk melakukan perpindahan dan sinkronisasi data secara cepat dan akurat, maka telah dilakukan pengembangan sistem dengan membangun jaringan lokal komputer LAN yang didukung oleh 2 buah server dan 24 buah client. AJB Bumiputera 1912 juga dilengkapi dengan perangkat komunikasi yang menggunakan ADSL untuk memudahkan pengiriman dan penerimaan data dan informasi, serta mengakses informasi yang dibutuhkan. Perencanaan strategi perusahaan kedepan adalah membangun sistem yang terintegrasi ke semua bidang, baik di kantor pusat maupun kantor cabang dan operasional. Untuk kedepannya, sistem ini direncanakan akan
54
menggantikan aplikasi Bumiputera FoxPro yang sedang berjalan saat ini. Hal ini dikarenakan aplikasi Bumiputera 1912 FoxPro yang sedang berjalan di perusahaan saat ini memiliki beberapa kelemahan yaitu : 1.
Tidak bisa mengirim laporan keuangan secara langsung ke pusat, sehingga ada penumpukan data.
2.
Merupakan aplikasi yang berdiri sendiri sendiri pada setiap kantor operasional sehingga timbul kesulitan dalam pemindahan data. Sistem yang akan diimplementasikan bertujuan memperbaiki sistem
administrasi
serta
mendukung
pengelolaan
perusahaan
secara
lebih
profesional dan modern. Sistem yang akan dibangun adalah AJB Bumiputera 1912 adalah InLine (Integrated Life Insurance System) yang berbasiskan web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan dapat di akses oleh bagian internal AJB Bumiputera 1912 di 40 kantor cabang dan 400 kantor operasional di seluruh Indonesia.
3.4
Arahan Strategi (Strategic Intentions) Dari hasil wawancara terhadap beberapa unit bisnis yang berkaitan dengan faktor-faktor operasional sehingga dapat disimpulkan strategic intention seperti di bawah ini :
55
Tabel 3.2 : Strategic Intention Strategic Intention Meningkatkan kualitas agen
Mencegah kerugian pada perusahaan
Meningkatkan efisiensi kerja
Menjadikan AJB Bumiputera 1912 sebagai market leader
Goals
- Meningkatkan penjualan polis dengan memotivasi agen - Memberikan pelayanan yang profesional kepada pemegang polis - Mengecek latar belakang keadaan calon pemegang polis - Pemeriksaan detail informasi untuk mencegah data fiktif - Mengurangi biaya operasional dan pemindahan data secara manual - Membuat proses bisnis berjalan secara sistematis - Mendirikan kantorkantor cabang di daerah strategis - Memberikan nilai tambah yang berbeda dari kompetitor - Membangun kepercayaan pemegang polis
Key Metrics
Weight
- Produktivitas karyawan - Loyalitas pemegang polis
30
- data yang akurat
25
- Biaya yang dihabiskan - Waktu pemrosesan yang cepat
25
- Jumlah kantor cabang. - Kepuasan pemegang polis - Jumlah pemegang polis
20
56
Value Chain Perencanaan Strategi TI Perencanaan Strategi Bisnis
Kegiatan bisnis : bidang usaha, departemen Perencanaan Bisnis Agenda Strategis TI
Taksiran Portfolio (Penyelarasan layanan / kualitas teknologi)
Perencanaan Tahunan TI
Kebutuhan Strategis TI
Proyek
Anggaran Lights On
Perenca naan Proyek Anggaran Proyek
Rencana Strategis TI
Tindakan
3.5
Perencanaan TI
Korporasi TI : Kelompok aset 4 biaya operasi Matrik Pengukuran Kinerja
Gambar 3.2 : Value Chain Value Chain yang digunakan hanya sebatas perencanaan strategi bisnis, taksiran portfolio, agenda strategis TI, perencanaan strategis TI, kebutuhan strategis TI, proyek. Penjelasannya adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan Strategi Bisnis Perencanaan Strategi Bisnis AJB Bumiputera 1912 berisi misi perusahaan dan arahan strategi. 2. Taksiran Portfolio Dilakukan penaksiran untuk penyelarasan, layanan, kualitas, teknis dan intensitas penggunaan untuk portfolio sistem yang sedang berjalan yaitu apllikasi, infrastruktur, layanan dan manajemen.
57
3. Agenda Strategis TI Dalam agenda strategis TI berisi arahan strategi manajemen untuk penggunaan TI, tujuan strategi untuk penggunaan TI dan inisiatif strategi dengan TI untuk mencapai arahan strategis bisnis perusahaan. 4. Perencanaan Strategis TI Perencanaan
strategis
TI
berisi
arahan
strategi
TI
untuk
menghubungkan TI dengan kebutuhan bisnis yang telah didefinisikan. 5. Kebutuhan strategis TI Kebutuhan strategis TI berisi program dan inisiatif untuk 3 sampai 5 tahun ke depan yang telah diprioritisasikan untuk memenuhi kebutuhan dalam agenda strategis TI dan arahan strategi bisnis. 6. Proyek Bumiputera InLine yang akan digunakan oleh setiap departemen pada kantor pusat, operasional dan cabang AJB Bumiputera 1912. Proyek ini merupakan sebuah sistem berbasis web yang terintegrasi dengan menggunakan database Oracle. Proyek ini mulai dibangun sejak tiga tahun lalu. Lamanya pembangunan sistem ini disebabkan karena AJB Bumiputera 1912 InLine sepenuhnya merupakan hasil analisa kebutuhan internal Bumiputera yang dibangun dari nol dan disesuaikan dengan karakteristik organisasi dan proses bisnis di AJB Bumiputera 1912 yang sangat khas. Adapun proyek yang akan
58
diimplementasikan
tersebut
adalah
program
outsource
yang
dikembangkan oleh IT Center – PT Dirgantara Indonesia di Bandung. 3.6
Pembagian Sumber Daya TI pada AJB Bumiputera 1912 Pada sub bab ini akan menjelaskan mengenai aplikasi TI yang digunakan perusahaan mencakup sistem yang sedang berjalan dan proyek yang sedang dikembangkan dan akan dijalankan pada waktu yang akan datang.
Pembagian Biaya Lights On 2%
2%
47%
49%
Aplikasi Infrastruktur Manajemen Layanan
Gambar 3.3 : Pembagian Biaya Lights On Penjelasan gambar di atas adalah : -
Pada diagram yang berwarna biru menggambarkan persentase dari portfolio aplikasi yaitu sebesar 47% dari total biaya Rp. 718.280.000,dengan nilai nominal Rp. 335.000.000,-
59
-
Pada diagram yang berwarna merah menggambarkan persentase dari portfolio
infrastruktur
yaitu
sebesar
49%
dari
total
biaya
Rp. 718.280.000,- dengan nilai nominal Rp.350.580.000,-
Pada diagram yang berwarna kuning menggambarkan persentase dari portfolio manajemen yaitu sebesar 2% dari total biaya Rp. 718.280.000,dengan nilai nominal Rp. 13.200.000,-
-
Pada diagram yang berwarna hijau menggambarkan persentase dari portfolio layanan yaitu sebesar 2% dari total biaya Rp. 718.280.000,dengan nilai nominal Rp. 19.500.000,-
3.6.1
Sistem yang Sedang Berjalan (Lights On) Aplikasi teknologi informasi yang digunakan perusahaan saat ini adalah : 1. Bumiputera FoxPro yang dikembangkan oleh PT. Informatics OASE yang merupakan anak perusahaan dari AJB Bumiputera 1912. Adapun aplikasi ini terdiri dari sepuluh modul, dimana lima modul di antaranya adalah modul utama yang berkaitan langsung dengan proses bisnis perusahaan. Kelima modul tersebut adalah sebagai berikut : a. SPAJ (Surat Permohonan Asuransi Jiwa), yang berfungsi sebagai form pengisian aplikasi untuk calon pemegang polis di mana berisi data-data pemegang polis. b. DSP (Data Setoran Premi), yang mendukung proses penjualan polis yang berkaitan dengan pembayaran premi, seperti
60
pencatatan data transaksi pembayaran premi dari para pemegang polis dan pencetakan data pemegang polis. c. Klaim, yang berfungsi untuk pencatatan dan pencetakan laporan saat terjadi klaim dari pemegang polis. Laporan klaim tersebut juga akan diserahkan pada bagian keuangan. d. PJPOL (Pinjaman Polis), yang berfungsi untuk memproses pinjaman dari para pemegang polis. e. LBK (Lembaran Buku Kas) yang berfungsi untuk mendukung proses keuangan dalam perusahaan, seperti pencatatan data pembayaran, pencatatan data keuangan dan pencetakan data per transaksi. Selain kelima modul tersebut di atas, terdapat lima modul tambahan yang berkaitan dengan produk dan produktivitas agen. Kelima modul tersebut adalah sebagai berikut : a. PERMATA, yang berfungsi untuk pencatatan data transaksi tarik tunai dari polis asuransi oleh pemegang polis. b. MTSUP (Mutasi Utang Piutang), yang berfungsi untuk pencatatan dan pencetakan transaksi utang-piutang. c. PROVISI, yang berfungsi untuk perhitungan bonus bagi para agen asuransi untuk prestasi–prestasi tertentu d. REPULIH, yang berfungsi untuk pencatatan pemulihan pembayaran
bagi
para
pemegang
keterlambatan pembayaran polis.
polis
jika
terjadi
61
e. SPAP (Surat Permohonan Anggota Pindah) yang berfungsi untuk pencatatan dan pencetakan pemindahan data serta penerimaan data dari pemegang polis. Selain aplikasi FoxPro yang telah disebutkan di atas, AJB Bumiputera 1912 juga telah mengimplementasikan website resminya yang yang berfungsi untuk memperkenalkan company profile
beserta data produk-produk yang tersedia. Website ini
beralamat di www.bumiputera.com.
3.6.2
Proyek yang Sedang Dikembangkan (Project) Sistem baru AJB Bumiputera 1912 yaitu BIL (Bumiputera InLine) yang sedang dikembangkan pada AJB Bumiputera 1912 adalah sebuah sistem internal berbasiskan web dengan centralized database menggunakan Oracle 9i dimana aplikasi ini berfungsi untuk menggabungkan seluruh aktivitas perusahaan menjadi terintegrasi secara menyeluruh. Akses terhadap database tersebut dapat dilakukan oleh semua departemen perusahaan berdasarkan tingkat autorisasinya. Adapun modul–modul yang ada merupakan penyempurnaan dari modul–modul dari aplikasi FoxPro sebelumnya. Modul yang merupakan perbaikan dari modul yang ada sebelumnya antara lain adalah •
Modul BIL New Business yang merupakan penyempurnaan Modul SPAJ
62
•
Modul BIL Premi yang merupakan penyempurnaan dari Modul DSP
•
Modul BIL Pinjaman yang merupakan penyempurnaan dari Modul PJPOL
•
Modul BIL Klaim yang merupakan penyempurnaan dari Modul Klaim Selain itu, terdapat pula modul tambahan yang tidak ada di
aplikasi sebelumnya yaitu Modul BIL Dokumen yang berfungsi untuk mengarsipkan seluruh data yang ada di perusahaan. Data yang tersimpan adalah seluruh data polis dan klaim yang ada, data para agen asuransi, serta laporan keuangan dari seluruh kantor pusat, cabang dan operasional. Bumiputera InLine sendiri merupakan program outsource yang dikembangkan oleh IT Center dari PT. Dirgantara Indonesia di Bandung. Kesepakatan antara AJB Bumiputera 1912 dan IT Center ditandai
dengan
kontrak
"Joint
Application
Development
in
Information System" di Bandung. Melalui kerjasama ini IT Center membantu pengembangan sistem informasi AJB Bumiputera 1912 dalam rangka meningkatkan upaya pelayanan AJB Bumiputera 1912 kepada para peserta asuransinya. Dipilihnya IT Center PT Dirgantara karena mereka mempunyai sumberdaya manusia yang berpengalaman dalam pengembangan sistem informasi dan dalam menggunakan
63
konsep pengembangan bersama Joint Application Development, yaitu mengembangkan secara bersama-sama suatu sistem asuransi dimana pihak AJB Bumiputera 1912 selaku nara sumber dengan IT Center selaku pengembang.
3.7
Portfolio Lights On Portfolio yang ada terbagi menjadi dua yaitu portfolio sistem yang sudah ada (Lights On) dan portfolio proyek. Adapun portfolio aplikasi ini terdiri dari empat portfolio yaitu portfolio aplikasi, infrastruktur, layanan dan manajemen. 3.7.1. Portfolio Aplikasi (Application Portfolio) Portfolio Aplikasi menggambarkan aplikasi–aplikasi yang ada di dalam perusahaan. Tabel 3.3 Penyelarasan Data Aplikasi 25
25
30
Menjadikan AJB Bumipu -tera 1912 sebagai market leader
Meningkat kan efisiensi kerja
Mencegah kerugian pada perusahaan
Meningkat kan kualitas agen
SPAJ
30
2.75
4.75
4
3.25
14.75
442.5
DSP
25
2.25
4.75
4.5
1.75
13.25
331.25
Weight
Weight Total
20
Unweight Total
Wgt.
64
Klaim
25
2.5
4.75
4.75
2.5
14.5
362.5
PJPOL
10
3.5
4.75
4.75
2
15
150
Website
10
4.5
4.5
2.5
5
16.5
165
1. Skor portfolio aplikasi untuk modul FoxPro SPAJ : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : -
Fungsionalitas = 4
-
Keakuratan = 5
Skor Tingkat Kualitas modul FoxPro SPAJ adalah : 4+5 2
= 4.5
b. Tingkat Layanan terbagi atas : -
Ketersediaan = 4
-
Kecepatan Merespon = 4
Skor Tingkat Layanan modul FoxPro SPAJ adalah : 4+4 = 4
2
c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : -
Ketergantungan Aplikasi = 5
-
Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 3
Skor Intensitas Penggunaan modul FoxPro SPAJ adalah : 5+3 2
= 4
65
d. Biaya Biaya operasional per tahun modul FoxPro SPAJ adalah : Tabel 3.4 : Biaya Operasional Modul FoxPro SPAJ Asset / Cost Portfolio Resources Consumed e. N awal Modul FoxPro SPAJ Biaya Investasi Rp. 25.000.000,i Biaya Maintenance Modul FoxPro SPAJ per tahun (dihitung 20% dari biaya awal) Biaya Gajil dua orang user modul FoxPro SPAJ per tahun a (Gaji per orang = Rp. 2.500.000,- * 2 * 12 bulan) Total i
442.5 e. Nilai Penyelarasan =
Rp. 5.000.000,Rp. 60.000.000,-
Rp. 90.000.000,-
= 4.42 * 0.47 = 2.0
100
2. Skor portfolio aplikasi untuk modul FoxPro DSP : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 4 - Keakuratan = 5 Jadi skor Tingkat Kualitas modul FoxPro DSP adalah : 4+5 2
= 4.5
b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 4 - Kecepatan Merespon = 4 Jadi skor Tingkat Layanan modul FoxPro DSP = 4+4 = 4 2
66
c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan Aplikasi = 5 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 5 Jadi skor Intensitas Penggunaan modul FoxPro DSP = 5+5 2
= 5
d. Biaya Biaya operasional per tahun modul FoxPro DSP adalah : Tabel 3.5 : Biaya Operasional Modul FoxPro DSP Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Modul FoxPro DSP Rp. 12.000.000,Biaya Maintenance Modul FoxPro DSP per tahun (Dihitung 20% dari biaya awal) Biaya Gaji satu orang user modul FoxPro DSP per tahun (Gaji per orang = Rp. 2.500.000,- * 12) Total
Rp. 2.400.000,Rp. 30.000.000,-
Rp 44.400.000,-
331.25 e. Nilai Penyelarasan : 100
= 3.31 * 0.47 = 1.5
3. Skor portfolio aplikasi untuk modul FoxPro PJPOL : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 4 - Keakuratan = 5 Jadi skor Tingkat Kualitas modul FoxPro PJPOL = 4+5 2
= 4.5
67
b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 4 - Kecepatan Merespon = 4 Jadi skor Tingkat Layanan modul FoxPro PJPOL adalah : 4+4 = 4 2 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan Aplikasi = 5 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 2 Jadi skor Intensitas Penggunaan modul FoxPro PJPOL : 5+2 2
= 3.5
d. Biaya Biaya operasional per tahun modul FoxPro PJPOL adalah : Tabel 3.6 : Biaya Operasional Modul FoxPro PJPOL Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Modul FoxPro PJPOL Rp. 18.000.000,Biaya Maintenance Modul FoxPro PJPOL *20%*
Rp. 3.600.000,-
Biaya Gaji satu orang user modul FoxPro PJPOL per tahun (Gaji per orang Rp. 2.500.000,- * 12 bulan) Total
Rp. 30.000.000,-
e.
Nilai Penyelarasan : 150 100
= 1.5 * 0.47=0.7
Rp 51.600.000,-
68
4. Skor portfolio aplikasi untuk modul FoxPro Klaim : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 4 - Keakuratan = 5 Skor Tingkat Kualitas modul FoxPro Klaim adalah : 4+5 2
= 4.5
b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 4 - Kecepatan Merespon = 4 Skor Tingkat Layanan modul FoxPro Klaim adalah : 4+4 = 4 2 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan Aplikasi = 5 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 4 Skor Intensitas Penggunaan modul FoxPro Klaim adalah : 5+4 2
= 4.5
69
d. Biaya Biaya operasional per tahun modul FoxPro Klaim adalah : Tabel 3.7 : Biaya Operasional Modul FoxPro Klaim Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Modul FoxPro Klaim Rp. 20.000.000,Biaya Maintenance Modul FoxPro Klaim per tahun (Dihitung 20% dari biaya awal) Biaya Gaji dua orang user modul FoxPro Klaim per tahun (Gaji per orang Rp.2.500.000,- * 2 * 12 bulan) Total
Rp. 4.000.000,Rp. 60.000.000,-
Rp. 84.000.000,-
e. Nilai Penyelarasan : 362.5
= 3.62 * 0.47 = 1.7
100 5.
Skor portfolio aplikasi untuk Bumiputera Website : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : -
Fungsionalitas = 4
-
Keakuratan = 4
Skor Tingkat Kualitas Bumiputera Website adalah : 4+4 = 4 2 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 4 - Kecepatan Merespon = 3
70
Skor Tingkat Layanan Bumiputera Website = 4 + 3 terbagi atas : c. Intensitas Penggunaan = 3.5 2 - Ketergantungan Aplikasi = 4 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 3 Skor Intensitas Penggunaan Bumiputera Website adalah : 4+3 2
= 3.5
d. Biaya Biaya operasional per tahun Bumiputera Website adalah : Tabel 3.8 : Biaya Operasional Website Asset / Cost Portfolio Biaya Investasi awal Bumiputera Website
Resources Consumed Rp. 20.000.000,-
Biaya Maintenance Bumiputera Website per tahun Rp. 4.000.000,(Dihitung 20% dari biaya awal) Gaji satu orang web administrator per tahun (Gaji per Rp. 42.000.000,orang Rp. 3.500.000,-* 12bulan) Total Rp. 65.000.000,-
e.
Nilai Penyelarasan = 165 100
= 1.65 * 0.47 = 0. 7
71
Hasil keseluruhan dari Portfolio Aplikasi yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini :
FoxPro DSP FoxPro Klaim
Operasional
44.4
Operasional
84
4
FoxPro PJPOL
Operasional
51.6
5
Website
IT
65
3
3.7.2
2.
4
4.5 4
1.5
4
4.5 5
Intensity of Use
2
Jumlah permintaan polis per hari Jumlah setoran premi per hari Jumlah klaim yang diajukan per bulan Jumlah peminjaman polis per bulan Jumlah pengunjung website per hari
Quality
90
Service Level
Operasional
Alignment Value
FoxPro SPAJ
Metric
Cost
1
Application
Unit of Work
Tabel 3.9 : Portfolio Aplikasi
1.5=7 4
4.5
4.5
0.7
4
4.5 5
0.7
3.5
4
3.5
Portfolio Infrastruktur Portfolio Infrastruktur menggambarkan infrastruktur yang membangun sistem perusahaan yang mencakup penggunaan software, hardware dan jaringan internet. a. Perangkat Lunak (Software) yang digunakan sebagai pendukung sistem di AJB Bumiputera 1912 yaitu : a. Platform
72
Platform yang digunakan perusahaan pada keseluruhan komputer yang dipakai menggunakan Windows XP. Biaya investasi TI yang dikeluarkan untuk melakukan pembelian lisensi sistem operasi yang digunakan untuk 30 komputer adalah : Rp. 22.500.000,b. Software pendukung Untuk mendukung seluruh tugas dari unit bisnis lain yang tidak berkepentingan dengan aplikasi under Dos, maka dibutuhkan paket aplikasi seperti Office XP. Biaya investasi TI yang dibutuhkan perusahaan untuk membeli paket pendukung aplikasi adalah : Rp. 7.500.000,2. Perangkat keras (Hardware) yang digunakan oleh perusahaan adalah : a. Server : Server yang digunakan adalah IBM xSeries 226m LBA. Biaya yang dikeluarkan untuk mengadakan pengadaan server adalah Rp. 21.500.000,b. Desktop Client : Jumlah komputer client yang digunakan berjumlah 30 unit dengan brand IBM. Biaya investasi TI yang dikeluarkan perusahaan untuk membeli komputer tersebut sebesar Rp. 174.000.000,- dimana harga per unitnya adalah Rp. 5.800.000,c. Printer : AJB Bumiputera 1912 menggunakan empat buah printer laser jet bermerek HP tipe 1320. Harga per unitnya
73
adalah Rp. 2.500.000,- dan dua buah printer dot matrix bermerek Epson tipe LX-300 seharga Rp. 1.500.000,- per unitnya. Sehingga biaya investasi teknologi informasi yang dibutuhkan untuk membeli sebuah printer adalah seharga Rp. 13.000.000,d. Hub : Ada empat buah hub yang digunakan perusahaan dengan biaya pengadaan hub adalah Rp. 1.200.000,e. Switch : Switch yang digunakan perusahaan sebanyak dua buah dimana masing-masing harga per unitnya adalah Rp. 1.000.000,sehingga biaya investasi teknologi informasi yang dibutuhkan adalah Rp. 2.000.000,f. LAN Card : LAN Card yang digunakan oleh perusahaan sebanyak tiga puluh buah yaitu sesuai dengan jumlah unit komputer yang ada dimana biaya yang dikeluarkan adalah sebesar Rp. 1.500.000,g. LAN Cable : LAN Cable sepanjang 250 meter dimana biaya yang dikeluarkan adalah sebesar Rp. 1.250.000,b. Internet : menggunakan layanan ADSL dengan kecepatan 64 / 384 kbps dengan biaya registrasi adalah sejumlah Rp. 3.000.000,- dan biaya bulanan sebesar Rp. 5.020.000,-
74
Meningkat kan efisiensi kerja
Mencegah kerugian pada perusahaan
Meningkat kan kualitas agen
Unweight Total
Weight Total
35
4.5
5
5
4.5
19
665
45
4.5
5
5
3
17.5
787.5
20
4
4
2
4.5
14.5
290
Software
Weight
Menjadikan AJB Bumiputera 1912 sebagai market leader
Hardware
Tabel 3.10 : Penyelarasan Data Infrastruktur 25 25 30
Internet
Wgt.
20
6.
Skor portfolio infrastruktur untuk software : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 5 - Keakuratan = 5 Jadi skor Tingkat Kualitas software adalah : 5+5 2
=5
b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 5
75
- Kecepatan Merespon = 5 Jadi skor Tingkat Layanan software = 5+5 =5 2 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 5 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 5 Jadi skor Intensitas Penggunaan software adalah : 5+5 2
= 5
d. Biaya Tabel 3.11 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Software Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Software (Lisensi Software)
Rp. 30.000.000,-
Total
Rp. 30.000.000,-
e. Nilai Penyelarasan :
665
= 6.65 * 0.49 = 3.25
100 7.
Skor portfolio infra struktur untuk hardware : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 5 - Keakuratan = 5 Jadi skor Tingkat Kualitas hardware adalah : 5+ 5 =5 2
76
b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 5 - Kecepatan Merespon = 4 Jadi skor Tingkat Layanan hardware adalah : 5+4 2
= 4.5
c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 5 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 5 Jadi skor Intensitas Penggunaan hardware adalah : 5+5
d. Biaya
= 5 2 Biaya operasional per tahun untuk hardware adalah :
Tabel 3.12 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Hardware Asset Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Hardware
Rp. 214.450.000,-
Biaya Maintenance Hardware per tahun (Dihitung 20%*214.450.000) Total
Rp. 42.890.000,Rp. 257.340.000,-
e. Nilai Penyelarasan : 787.5
7.87 * 0.49 = 3.8
100 8.
Skor portfolio infrastruktur untuk internet : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 5
77
- Keakuratan = 5 Jadi skor Tingkat Kualitas internet adalah 5+5 = 5 2 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 5 - Kecepatan Merespon = 3 Jadi skor Tingkat Layanan internet adalah : 5+3 = 4
2
c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 3 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 3 Jadi skor Intensitas Penggunaan internet adalah : 3+3 2
=3
d. Biaya Biaya operasional per tahun untuk internet adalah : Tabel 3.13 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Internet Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal internet Rp. 3.000.000,Biaya Maintenance internet per bulan
Rp. 60.240.000,-
(Dihitung 12 bulan *Rp. 5.020.000,-) Total
Rp. 63. 240.000,-
78
e. Nilai Penyelarasan :
290
= 2.9 * 0.49 = 1.4
100
Hasil keseluruhan dari Portfolio Infrastruktur yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini :
2
Hardware
TI
3
Internet
TI
3.7.3
Jumlah 3.2 software yang diinstalasi 257.34 Jenis dan 3.8 jumlah hardware yang diintegrasikan 63.24 Kecepatan 1.4 transfer data dan jumlah informasi yang masuk
Intensity of Use
30
Quality
TI
Service Level
Cost
Software
Alignment Value
Unit of Work
1
Metric
Application
Tabel 3.14 : Portfolio Infrastruktur
5
5
5
4.5
5
5
4
5
3
Portfolio Layanan (Service Portfolio) Portfolio layanan adalah portfolio yang menggambarkan berbagai layanan yang digunakan oleh perusahaan.
79
Meningkat kan efisiensi kerja
Mencegah kerugian pada perusahaan
Meningkat kan kualitas agen
Weight Total
60
2
4.5
1.5
1.5
9.5
665
40
2.5
3
1.5
5
12
360
Weight
Menjadikan AJB Bumiputera 1912 sebagai market leader
Unweight Total
Wgt.
Tabel 3.15 : Penyelarasan Data Layanan 20 25 25 30
Helpdesk Online Sales Kit
1.
Skor portfolio layanan untuk Helpdesk Online a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 5 - Keakuratan = 4 Jadi skor Tingkat Kualitas Helpdesk Online = 5+4
= 4.5
2 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 5 - Kecepatan Merespon = 4 Jadi skor Tingkat Layanan Helpdesk Online adalah : 5+4 2
= 4.5
80
c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 3 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 2 Jadi skor Intensitas Penggunaan Helpdesk Online : 3+2 2
= 2.5
d. Biaya Biaya operasional per tahun untuk Helpdesk Online adalah Tabel 3.16 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Helpdesk Online Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Helpdesk Online Rp. 8.000.000,Biaya Maintenance Helpdesk Online
Rp. 1.600.000,-
Total
Rp. 9.600.000,-
e. Nilai Penyelarasan : 665
= 6.65 * 0.02 = 0.13
100 2.
Skor portfolio layanan untuk Sales Kit a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 4 - Keakuratan = 3
81
Jadi skor Tingkat Kualitas Sales Kit : 4+3 = 3.5
2
b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 5 - Kecepatan Merespon = 4 Jadi skor Tingkat Layanan Sales Kit : 5+4 = 4.5 2 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 3 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 3 Jadi skor Intensitas Penggunaan Sales Kit adalah : 3+3 2
=3
d. Biaya Biaya operasional per tahun untuk Sales Kit adalah : Tabel 3.17 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Sales Kit Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Sales Kit Rp. 3.000.000,Biaya Maintenance Sales Kit
Rp.
Total
Rp. 3.600.000,-
e. Nilai Penyelarasan : 360 100
= 3.6 * 0.02 = 0.07
600.000,-
82
Hasil keseluruhan dari Portfolio Layanan yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini :
Sales Kit
Operasional
3.6
3.7.4
Intensity of Use
2
Kemampuan menangani masalah teknis Ketersediaan informasi
Quality
9.6
Service Level
TI
Alignment Value
Helpdesk Online
Metric
Cost
1
Application
Unit of Work
Tabel 3.18 : Portfolio Layanan
0.13
4.5
4.5
2.5
0.07
4.5
3.5
3
Portfolio Manajemen (Management Portfolio) 1. Planning : Dalam proses pembuatan aplikasi perusahaan melakukan perencanaan aplikasi yang ingin dibuatnya. Dalam proses perencanaan, perusahaan akan melakukan rapat dengan segala pihak yang terkait seperti dengan divisi IT sebagai developer dengan divisi yang terkait dan calon user baik yang ada di pusat maupun yang ada di anak perusahaan. Biaya yang di keluarkan pada program ini adalah sebesar Rp. 12.000.000,- untuk biaya konsultasi dan riset yang dilakukan dengan konsultan IT dan pihak developer dari aplikasi tersebut 2. Training : Program ini di tujukan untuk para karyawan dan calon karyawan yang akan berkaitan langsung dengan aplikasi baik yang
83
memperdalam maupun yang baru belajar agar dapat menjalankan aplikasi tersebut. Biaya total training sebesar Rp.7.500.000,- untuk staf-staf IT yang akan terlibat secara langsung.
20
25
25
30
Menjadikan AJB Bumiputera 1912 sebagai market leader
Meningkat kan efisiensi kerja
Mencegah kerugian pada perusahaan
Meningkat kan kualitas agen
Unweight Total
Weight Total
Planning
50
1.5
4.5
3.5
1.5
11
550
Training
Tabel 3.19 : Penyelarasan Data Manajemen
50
5
4
3.5
3.5
16
800
Weight
Wgt.
1.
Skor portfolio manajemen untuk Planning a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 3 - Keakuratan = 4 Jadi skor Tingkat Kualitas Planning adalah : 3+4 = 3.5 2 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 4
84
- Kecepatan Merespon = 4 Jadi skor Tingkat Layanan Planning adalah : 4+4 = 4 2 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 3 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 2 Jadi skor Intensitas Penggunaan Planning adalah : 3+2 2
= 2.5
e. Biaya Biaya operasional per tahun untuk Planning adalah : Tabel 3.20 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Planning Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya perencanaan Rp. 12.000.000,Total
Rp. 12.000.000,f. Nilai Penyelarasan : 550
= 5.5 * 0.02 = 0.11
100 2.
Skor portfolio manajemen untuk Training a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 5 - Keakuratan = 4
85
Jadi skor Tingkat Kualitas Training adalah : 5+4 2
= 4.5
b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 4 - Kecepatan Merespon = 3 Jadi skor Tingkat Layanan Training adalah : 4+3 = 3.5 2 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 5 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 5 Jadi skor Intensitas Penggunaan Training adalah : 5+5 2
=5
d. Biaya Biaya Operasional per Tahun Untuk Training adalah : Tabel 3.21 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Training Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya pelatihan karyawan Rp. 7.500.000,Total
Rp. 7.500.000,-
e. Nilai Penyelarasan adalah : 800 100
= 8 * 0.02 = 0.16
86
Hasil keseluruhan dari Portfolio Manajemen yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini :
2
Training
TI
7.5
Keputusan yang sesuai bagi perusahaan Kompetensi karyawan
Intensity of Use
12
Quality
Manajemen
Service Level
Cost
Planning
Alignment Value
Unit of Work
1
Metric
Application
Tabel 3. 22 : Portfolio Manajemen
0.11
4.5
4.5
2.5
0.16
4.5
3.5
3
Dari keseluruhan perhitungan portfolio di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Portfolio Lights On pada AJB Bumiputera 1912 adalah sebagai berikut :
Tabel 3.23 : Portfolio Lights On
Keakuratan
Ketersediaan
Kecepatan merespon
Penyelarasan Bisnis
FoxPro SPAJ Pencatatan permintaan pengajuan polis asuransi FoxPro DSP Pencatatan data setoran premi yang masuk
Fungsionalitas
Proses bisnis atau kerja yang didukung
90
4
5
4
4
2.06
44.4
4
5
4
4
1.5
Biaya
Aplikasi, infrastruktur, layanan, atau aktifitas manajemen
Nilai
Tingkat Layanan dan Kualitas
Informasi Dasar
87
FoxPro Klaim FoxPro PJPOL Website
Software Hardware Internet Helpdesk Online Sales Kit Planning Training
3.8
Pencatatan pengajuan klaim dari pemegang polis Penghitungan pinjaman dari pemegang polis kepada penanggung Pengelolaan informasi dan menjaga hubungan dengan pemegang polis Pendukung kinerja operasional perusahaan Pendukung kinerja operasional perusahaan Transfer informasi dan komunikasi Perbaikan teknis pada hardware dan software Pengenalan produk dan proses asuransi Perencanaan kegiatan dan anggaran operasional Pelatihan untuk meningkatkan kompetensi SDM
84
4
5
4
4
1.7
51.6
4
5
4
4
0.7
65
3
3
4
3
0.7
30
5
5
5
4
3.25
257.340
5
5
5
4
3.85
63.24
5
5
5
3
1.42
9.6
5
4
5
4
0.13
3.6
4
3
5
4
0.07
12
3
4
4
4
0.11
7.5
5
4
4
3
0.16
Analisis Kebutuhan atau Pasokan Strategis TI akan dinilai bermanfaat bila TI dapat mendukung rencana bisnis dari perusahan dan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan. Strategi TI yang dikemukakan dari departemen TI merupakan suatu solusi untuk menyanggupi tuntuan perusahaan dalam mencapai strategic intentionnya, karena strategic intention merupakan input dari tahap perencanaa untuk TI.
88
Dalam bagian ini akan digambarkan perencanaan TI perusahaan berdasar pada strategic intention perusahaan. Sehingga perencanaan tersebut dapat sesuai dengan keinginan (demand) dari pihak manajemen.
3.8.1
Strategic Intention to IT Strategic Plan Konsep dari NIE menyatakan bahwa dalam membangun suatu perencanaan strategi TI yang baik adalah dengan mendasarkan perencanaan
tersebut
terhadap
strategic
intention
perusahaan.
Konsep demand/supply pada NIE menyatakan bahwa keinginan dari pihak manajemen (demand) dalam
strategic
intention
akan
membentuk dasar strategi TI perusahaan dimana strategi TI tersebut (supply) yang akan memenuhi strategic intention
perusahan
dari
segi TI. Berikut adalah perincian setiap perencanaan TI pada setiap strategic intention yang ada pada AJB Bumiputera 1912.
89
Strategic Intention
Strategic Objectives
Strategic Initiatives
Tabel 3.24 : Strategic Intention to IT Plan (Fokus Pada Peningkatan Kualitas Agen) Demand Supply Perencanaan Supply dari TI Context Penggunaan TI Meningkatkan Perusahaan dapat Menyediakan kualitas agen mengetahui aplikasi yang dapat prestasi agen dan memantau kinerja mengawasi kinerja agen. agen - Meningkatkan - Pemberian - Merancang sistem penjualan polis reward kepada untuk dengan agen sesuai menentukan memotivasi agen dengan prestasi jenjang karir agen - Memberikan yang dicapai sesuai dengan pelayanan yang keahlian dan profesional prestasi. kepada - Memberikan pemegang polis training TI kepada agen untuk mempercepat kinerja - Memberikan - Pengintegrasian - Membangun reward kepada seluruh data aplikasi khusus agen sesuai kinerja agen untuk divisi HRD dengan prestasi untuk yang berfungsi yang dicapai memudahkan memantau - Memberikan pemberian keseluruhan training intensif reward dan kinerja agen. secara berkala sanksi. - Membangun kepada para agen - Penyusunan teleconference program dan pelatihan yang videoconference tidak dibatasi yang mendukung lokasi geografis komunikasi dan pelatihan jarak jauh.
90
Strategic Intention
Strategic Objectives
Strategic Initiatives
Tabel 3.25 : Strategic Intention to IT Plan (Fokus pada Pengendalian Kerugian pada Perusahaan) Demand Supply Perencanaan Supply dari TI Context Penggunaan TI Mencegah kerugian pada Perusahaan dapat Membangun perusahaan mengecek sistem pencarian kebenaran data di tiap informasi calon bagian. pemegang polis - Mengecek latar - Perusahaan - Mengumpulkan belakang keadaan memiliki data informasi calon pemegang polis lengkap mengenai - Pemeriksaan detail kesehatan dan pemegang polis informasi untuk dari setiap financial mencegah data fiktif pemegang polis bagian kedalam - Memeriksa satu modul validitas polis dokumen dan klaim yang - Pengotorisasian diajukan untuk data tertentu mengecek untuk kebenaran mencegah tuntutan ganti penyalahgunaa rugi n data tertanggung Mengumpulkan data dan Penambahan Membangun informasi lengkap modul yang modul BIL mengenai calon berfungsi Dokumen yang pemegang polis mengarsipkan dapat diakses dan mencari data pihak-pihak yang di setiap bagian. memiliki autorisasi
91
Strategic Intention
Strategic Objectives
Strategic Initiatives
Tabel 3.26 : Strategic to IT Plan (Fokus pada Peningkatan Efisiensi Kerja) Demand Supply Perencanaan Supply dari TI Context Penggunaan TI Peningkatan Semua aktivitas Mengotomatisasikan efisiensi kerja perusahaan dapat aktivitas-aktivitas diproses dan perusahaan dalam dihasilkan sebuah aplikasi. outputnya secara langsung. (just in time) - Mengurangi - Pekerjaan yang Merancang sistem biaya ada dapat aplikasi yang operasional dan ditangani dengan mengintegrasikan pemindahan data cepat dan seluruh proses bisnis secara manual mengurangi perusahaan dan - Membuat proses kesalahan membangun bisnis berjalan - Pengontrolan infrastruktur secara sistematis aktivitas jaringan yang perusahaan. mendukung komunikasi antar pusat dan cabang Merancang sistem - Menghubungkan - Membuat yang mendukung data dan centralized transfer data informasi kepada database dengan cepat serta pihak yang - Membangun mengatur dan membutuhkan sistem mengorganisasikan - Membuat sistem Bumiputera proses bisnis. yang InLine dengan mengintegrasijaringan intranet kan seluruh yang aktivitas menghubungkan perusahaan. kantor pusat dan kantor cabang
92
Strategic Intention
Strategic Objectives
Strategic Initiatives
Tabel 3. 27 : Strategic Intention to IT Plan (Fokus untuk menjadikan AJB Bumiputera 1912 sebagai Market Leader) Demand Supply Perencanaan Supply dari TI Context Penggunaan TI Menjadikan AJB Pengumpulan Membuat aplikasi Bumiputera 1912 informasi yang yang mampu sebagai Market dibutuhkan untuk menganalisa pasar mengetahui daerah dan kompetitor. Leader strategis untuk pendirian kantor cabang. - Mendirikan - Mengumpulkan - Menyediakan kantor-kantor informasi infrastruktur cabang di daerah mengenai pasar yang dibutuhkan strategis dan kompetitor untuk masing- Memberikan - Kebutuhan masing cabang nilai tambah informasi dan - Membuat yang berbeda permintaan aplikasi yang dari kompetitor pemegang polis mampu - Membangun dapat ditangani memelihara data kepercayaan dengan cepat pemegang polis pemegang polis - Melakukan Mengumpulkan - Mengembangkan inovasi produk dan memelihara aplikasi Business asuransi sesuai informasi Intelligence kebutuhan mengenai interaksi - Mengembangkan pemegang polis. dengan pemegang aplikasi CRM - Pemegang polis polis dapat memberikan masukan dan kritik melalui aplikasi layanan konsumen
93
3.9 Projects Sub bab ini akan menjelaskan mengenai aplikasi teknologi informasi yang sedang dikembangkan AJB Bumiputera 1912, strategic portfolio, mandatory portfolio, new strategic portfolio dan factory portfolio. Portfolio Proyek terdiri dari empat bagian yaitu sebagai berikut : 3.9.1
Portfolio Strategi Aplikasi yang bersifat strategic adalah aplikasi yang secara langsung mempengaruhi kinerja kompetitif perusahaan. Dalam aplikasi AJB Bumiputera 1912 InLine modul–modul yang bersifat strategic pada AJB Bumiputera 1912 In Line antara lain adalah :
1. Modul BIL New Business yang berfungsi untuk memproses SPAJ (Surat Permintaan Asuransi Jiwa), mencetak SPAJ, administrasi keuangan dan mencetak surat permintaan cetak ulang polis. Modul ini dikembangkan selama
enam bulan.dengan perincian biaya
sebagai berikut :
-
Pelatihan
-
Karyawan AJB Bumiputera 1912 yang menjadi user untuk aplikasi ini diberikan pelatihan yang memadai agar mereka mampu mengoperasikannya dengan baik. Biaya yang dibutuhkan untuk melakukan pelatihan penggunaan tiga orang karyawan pada modul ini sebesar Rp. 2.500.000,-
-
Sumber daya pendukung
94
-
Dalam
pengembangan
aplikasi
Bumiputera
InLine,
perusahaan membutuhkan sumber daya pendukung seperti kertas dan alat tulis kantor. Besarnya biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menyediakan fasilitasnya adalah sebesar Rp. 700.000,-
Penambahan infrastruktur
-
Penambahan infrastruktur yaitu berupa pembelian dua buah printer laser jet HP 1320 seharga Rp. 5.000.000,- dan tiga unit komputer merk IBM karena adanya penambahan jumlah user
yang
menggunakan
aplikasi
tersebut
Rp. 20.400.000,Tabel 3.28 : Biaya Perancangan dan Pengembangan Sistem Biaya Perancangan dan Harga Total Pengembangan Sistem Terintegrasi Biaya Palm Programming Rp. 30.000.000,Biaya integrasi hardware Rp. 10.000.000,dan instalasi software Biaya perancangan sistem Rp. 50.000.000,(logical dan physical) Rp. 20.000.000,Specs Formulation Pengembangan modul utama : - New Business - Klaim - Pinjaman - Premi - Dokumen Pengembangan modul pelengkap Pembuatan user access
Rp. 16.000.000,Rp. 14.000.000,Rp. 13.000.000,Rp. 15.000.000,Rp. 10.000.000,Rp. 12.000.000,Rp. 10.000.000,-
seharga
95
Rp. 200.000.000,Biaya Investasi 3 unit komputer
Rp. 20.400.000,-
2 buah printer laser jet HP Rp. 5.000.000,1320 Rp. 25.400.000,Rp. 225.400.000,-
Tabel 3.29: Business Value Scorecard Untuk BIL New Business 20
25
25
30
Peningkatan efisiensi kerja
Peningkatan penjualan produk
Menjadikan AJB Bumiputera 1912 sebagai market leader
Pengendalian kerugian pada perusahaan
User I
5
3
5
4
User II
5
4
4
5
Business Value Scorecard for BIL New Business
Scoring
Total
10
7
9
9
Average
5
3.5
4.5
4.5
100
87.5
112.5
135
Score
Penjelasan dari tabel di atas : a.
Dampak pada tujuan strategi perusahaan : 435
b.
Nilai resiko terdiri atas : • Resiko proyek atau organisasi = 4 • Ketidakpastian pendefinisian = 2
435
96
• Ketidakpastian teknis = 4 • Resiko infrastruktur SI = 3 • Resiko teknis TI = 6 • Resiko Investasi = 4 • Resiko manajemen proyek = 6 Jumlah nilai resiko adalah 4 + 2 + 4 + 3 + 6 + 4 = 23 Tabel 3.30 : Biaya Pemeliharaan Modul BIL New Business per Tahun Keterangan Biaya Total Biaya Pemeliharaan sistem Rp. 2.400.000,tahunan (Dihitung 15% dari biaya proyek) Gaji satu orang karyawan Rp. 30.000.000,per tahun (Gaji per orang Rp. 2.500.000,- *12 bulan) Rp. 32.400.000,2. Modul Klaim yang berfungsi untuk memproses klaim yang masuk, dimulai dari pengajuan klaim, pembayaran, memberi informasi tentang klaim, mencetak kartu beasiswa, mencetak sertifikat dan endorce polis.
Business Value Scorecard for BIL Klaim
Tabel 3.31 : Business Value Scorecard Untuk BIL Klaim 20
25
25
30
Peningkatan efisiensi kerja
Peningkatan penjualan produk
Menjadikan AJB Bumiputera 1912 sebagai market leader
Pengendalian kerugian pada perusahaan
User I
Operasio -nal
5
2
5
2
User II
97
Keuangan
4
2
5
4
9
4
10
7
4.5
2
5
3.5
90
50
125
105
Scoring
Total
Average
Score
Penjelasan dari tabel di atas: a. Dampak pada tujuan strategi perusahaan : 370 b. Nilai resiko terdiri atas : •
Resiko proyek atau organisasi = 5
•
Ketidakpastian pendefinisian = 5
•
Ketidakpastian teknis = 4
•
Resiko infra struktur SI = 3
•
Resiko teknis TI = 6
•
Resiko Investasi = 4
•
Resiko manajemen proyek = 6 Jumlah nilai resiko adalah 5 + 5 + 4 + 3 + 6 + 4 = 27
370
98
Tabel 3.32: Biaya Pemeliharaan Modul BIL Klaim per Tahun Keterangan Biaya Total Biaya Pemeliharaan sistem Rp. 2.250.000,tahunan (Dihitung 15% dari biaya proyek) Gaji dua orang karyawan Rp. 60.000.000,per tahun (gaji per orang Rp. 2.500.000,- *12 bulan) Rp. 62.250.000,3.9.2
Porfolio
Mandated
Aplikasi yang bersifat mandated adalah aplikasi yang ditentukan oleh direktur perusahaan. Pada AJB Bumiputera 1912, modul yang bersifat mandated adalah
1. BIL Dokumen yang berfungsi untuk mengakses data polis dan klaim yang ada, data para agen asuransi, serta laporan keuangan dari seluruh kantor pusat, cabang dan operasional.
User I
Business Value Scorecard for BIL Dokumen
Tabel 3.33 : Business Value Scorecard Untuk Modul BIL Dokumen
Operasional
20
25
25
30
Peningkatan efisiensi kerja
Peningkatan penjualan produk
Menjadikan AJB Bumiputera 1912 sebagai market leader
Pengendalian kerugian pada perusahaan
5
1
5
5
User II
99
Divisi TI
5
2
5
5
10
3
10
10
5
1.5
5
5
100
37.5
125
180
Scoring
Total Average Score
Penjelasan tabel di atas adalah : a. Dampak pada tujuan strategi perusahaan : 442.5 b. Nilai resiko terdiri atas : •
Resiko proyek atau organisasi = 4
•
Ketidakpastian pendefinisian = 2
•
Ketidakpastian teknis = 4
•
Resiko infrastruktur SI = 3
•
Resiko teknis TI = 6
•
Resiko Investasi = 4
•
Resiko manajemen proyek = 8 Jumlah nilai resiko adalah 4 + 2 + 4 + 3 + 6 + 8 = 2
442.5
100
Tabel 3.34 : Biaya Pemeliharaan modul BIL Dokumen per Tahun Keterangan Biaya Total Biaya Pemeliharaan sistem Rp. 1.500.000,tahunan (Dihitung 15% dari biaya proyek) Gaji dua orang karyawan Rp. 60.000.000,(Gaji per orang Rp. 2.500.000,- * 12 bulan) Rp. 61.500.000,-
3.9.3
Portfolio Factory Aplikasi
yang
bersifat
factory
adalah
aplikasi
yang
memungkinkan perusahaan tetap beroperasi, pada Asuransi Jiwa Bumiputera, modul yang bersifat factory adalah
1. BIL Premi yang berfungsi mencatat tanggal kunjungan, mencetak kuitansi, memproses setoran premi, pengembalian kuitansi, pembatalan pembayaran premi, mencetak pendukung setoran premi, mencetak surat, melakukan pemulihan otomatis dan mencetak voucher agen.
101
Tabel 3.35: Business Value Scorecard Untuk Modul BIL Premi 25
25
30
Peningkatan efisiensi kerja
Peningkatan penjualan produk
Menjadikan AJB Bumiputera 1912 sebagai market leader
Pengendalian kerugian pada perusaha an
Operasional
5
3
4
5
Keuangan
5
1
4
5
10
4
8
10
5
2
4
5
100
50
100
180
User II
User I
Business Value Scorecard for BIL Premi
20
Scoring
Total
Average
Score
Penjelasan tabel di atas : a. Dampak pada tujuan strategi perusahaan : 430 b. Nilai resiko terdiri atas : •
Resiko proyek atau organisasi = 4
•
Ketidakpastian pendefinisian = 4
•
Ketidakpastian teknis = 6
430
102
•
Resiko infrastruktur SI = 3
•
Resiko teknis TI = 6
•
Resiko Investasi = 6
•
Resiko manajemen proyek = 6 Jumlah nilai resiko adalah 4 + 4 + 6 + 3 + 6 + 6 = 29
Tabel 3.36 : Biaya Pemeliharaan Modul BIL Premi per Tahun Biaya Pemeliharaan Pemeliharaan sistem tahunan Rp. 2.250.000,(Dihitung 15% dari biaya proyek) Gaji satu orang karyawan Rp. 30.000.000,(Gaji per orang Rp. 2.500.000,- * 12 bulan) Rp. 32.350.000,2. BIL Pinjaman yang berfungsi mencatat pengajuan polis, mengurus pembayaran pinjaman polis, memberi konfirmasi, melakukan perubahan angsuran, membuat laporan serta pernyataan polis jaminan batal otomatis.
User I
Business Value Scorecard for BIL Pinjaman
Tabel 3.37: Business Value Scorecard Untuk Modul BIL Pinjaman 20 25 25 30
Operasional
Peningkatan efisiensi kerja
Peningkatan penjualan produk
Menjadikan AJB Bumiputera 1912 sebagai market leader
Pengendalian kerugian pada perusahaan
5
4
5
5
User II
103
Keuangan
5
2
5
5
10
3
10
10
5
1.5
5
5
100
37.5
125
180
Scoring
Total
Average
Score
Penjelasan gambar di atas adalah : a. Dampak pada tujuan strategi perusahaan : 442.5 b. Nilai resiko terdiri atas : •
Resiko proyek atau organisasi = 7
•
Ketidakpastian pendefinisian = 6
•
Ketidakpastian teknis = 4
•
Resiko infrastruktur SI = 3
•
Resiko teknis TI = 6
•
Resiko Investasi = 6
•
Resiko manajemen proyek = 6 Jumlah nilai resiko adalah 7 + 6 + 4 + 3 + 6 + 6 = 32
442.5
104
Tabel 3.38 : Biaya Pemeliharaan Modul BIL Pinjaman per Tahun Biaya Pemeliharaan Pemeliharaan sistem Rp. 1.950.000,tahunan (Dihitung 15% dari biaya proyek) Gaji satu orang karyawan Rp. 30.000.000,per tahun (Gaji per orang Rp. 2.500.000,- * 12 bulan) Rp. 31.950.000,-
3.9.4 Portfolio Future Strategic Future strategic adalah aplikasi yang akan mempengaruhi kinerja perusahaan di masa mendatang. Saat ini, AJB Bumiputera 1912 belum mengembangkan aplikasi TI yang bersifat future strategic. Sehingga biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk investasi pada pengembangan teknologi informasi khususnya aplikasi yang bersifat new strategic ini belum ada.
Modul BIL New Business Modul BIL Klaim Modul BIL Dokumen Modul BIL Premi Modul BIL Pinjaman
Pemrosesan Surat Permintaan Asuransi Jiwa 435 Pemrosesan pengajuan klaim 370 dari pemegang polis Pengarsipan data 442.5 Pencatatan dan laporan 430 setoran premi Pembayaran pinjaman polis 442.5
Portfolio
Proses bisnis atau kerja yang didukung
Biaya (juta/ tahun)
Nama Proyek
Resiko
Dampak
Tabel 3.39 : Portfolio Proyek
23
32.4
Strategic
23
62.25
Strategic
23
61.5
Mandated
23
22.35
Factory
23
31.85
Factory
105
3.10 Manajemen Agenda I. Pertanyaan bagi manajemen, bagaimana menentukan sasaran Tabel 3.40 : Manajemen Agenda : Menentukan Sasaran Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah rencana bisnis dan TI sepenuhnya terkait dan terpadu? Apakah TI mampu berinovasi memberikan impak pada rencana bisnis dan mengajukan usulan baru? Apakah investasi TI diprioritaskan pada strategi bisnis? Apakah seluruh pengeluaran TI (pengembangan, operasi, perawatan, layanan) selaras dengan strategi bisnis? Apakah Bisnis TI dan kinerja teknis terlacak? Apakah bisnis dan manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pada kinerja bisnis lapisan bawah? Apakah proses perencanaan dan manajemen focus pada keseluruhan pengeluaran TI baik operasional mapun proyek? Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen?
Tidak
Membuat Demand / Supply Planning
Ya
Ya Ya
Ya Ya
Ya
Ya
II. Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottom-line dan praktek NIE memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan yang tepat :
106
Tabel 3.41 : Manajemen Agenda : Bertanya dengan Pertanyaan yang Tepat Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah anda berinvestasi pada sumber Ya daya yang tepat? Apakah anda mengetahui apa saja yang Ya dapat anda biayai? Dapatkah anda mengurangi biaya TI Tidak Membuat strategi investasi yang tidak perlu? untuk menganalisa pengeluaran TI Dapatkah anda menggunakan kembali Ya sumber daya untuk mendukung proyek yang dibutuhkan? Apakah anda dapat mengurangi biaya Tidak Mengevaluasi aktivitas TI dari aktivitas yang kinerjanya kurang? Apakah anda dapat menterjemahkan Ya strategi bisnis anda kedalam tindakan TI yang akan membuat hasil yang tepat? Apakah anda mendapatkan hasil dan Ya nilai yang sesuai dari semua sumber daya TI yang anda miliki? Apakah anda mampu untuk mengontrol Tidak Mengevaluasi aktivitas TI biaya TI secara efektif?
III. Pertanyaan untuk manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada bottom-line : Tabel 3.42 : Manajemen Agenda : Hubungan TI dan Dampaknya pada BottomLine Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah anda mengetahui tujuan strategi Ya anda? Apakah TI dapat dibuktikan mendukung Ya tujuan strategi? Apakah prioritas investasi TI Ya menyesuaikan dengan tujuan strategi? Apakah seluruh pengeluaran TI Ya mencakup pengembangan, operasional, perawatan dan pelayanan, setara dengan tujuan strategi? Dapatkah TI mengurangi pengeluaran Ya yang tidak perlu?
107
Apakah anda mengevaluasi anggaran TI yang sudah ada berlawanan dengan tujuan strategi? Apakah manajer TI dan manajer bisnis berpartisipasi secara efektif dalam proses manajemen ini?
Ya
Ya
IV. Pertanyaan untuk manajemen sebagai faktor kritis kesuksesan portfolio : Tabel 3.43 : Manajemen Agenda : Memahami Biaya dan Sumber Daya Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah anda mengelola proyek Ya pengembangan dan proyek peningkatan sebagai portfolio proyek? Apakah anda menganalisa pengeluaran Ya TI yang ada dari sudut pandang portfolio? Apakah anda memeriksa aktivitas TI Tidak Melakukan teknik yang ada dari penyelarasan strategi? penyelarasan pada aktivitas TI yang ada Apakah anda memeriksa aktivitas TI Ya yang ada dengan tingkat kualitas dan pelayanan? Apakah anda mengetahui seberapa besar Tidak Membuat portfolio pengeluaran anda untuk jasa TI? Untuk layanan dan manajemen manajemen TI? Apakah anda memiliki strategi investasi Tidak Membuat strategi untuk pengeluaran TI yang anda miliki? investasi bisnis Apakah anda memiliki strategi investasi Tidak Membuat strategi untuk aplikasi yang ada? investasi bisnis Apabila anda melakukan portfolio Ya sekarang. Mampukah anda menjaga informasi agar tetap akurat?
108
V. Pertanyaan untuk manajemen mengenai fokus pada hal yang tepat : Tabel 3.44 : Manajemen Agenda : Fokus pada Sesuatu yang Benar Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Apakah perencanaan perusahaan dan Ya proses manajemen menghasilkan tujuan strategi yang eksplisit dan dapat ditindak lanjuti? Apakah semua tindakan dan Ya pengeluaran TI dijalankan oleh tujuan strategi bisnis Apakah aktivitas dan sumber daya TI Ya direncanakan, diprioritaskan, dijalankan, dan diukur berdasarkan hubungan dan kontribusinya dengan hasil (outcome) bisnis? Apakah sumber daya, baik pengeluaran Ya yang berjalan maupun investasi baru, dialokasikan dan dianggarkan berdasarkan hubungan eksplisit dengan tujuan strategi? Apakah peranan manajer secara jelas Ya didefinisikan untuk meyakinkan partisipasinya dan mencegah terputusnya hubungan yang diciptakan budaya organisasi ? Apakah semua aktivitas dan Tidak Membuat portfolio untuk pengeluaran TI diatur kedalam portfolio masing – masing lights sumber daya dan proses untuk keperluan on dan project untuk perkiraan dampak, pengelolaan kinerja, mengevaluasi aktivitas perkiraan tingkat kualitas dan pelayanan dan pengeluaran TI. serta komitmen sumber daya ? Apakah perencanaan, prioritas, dan Ya pengukuran mengkombinasikan “strategi ke dalam tindakan” dengan kemampuan untuk menghadapi kejadian yang tidak diinginkan dan perubahan bisnis?