BAB 3 DATA DAN ANALISIS

BAB 3 DATA DAN ANALIS IS

1.1

Riwayat Perusahaan 1.1.1

Sejarah Perusahaan PT. Pelita Cengkareng Paper bergerak di bidang kertas industri yang didirikan pada tanggal 9 Januari 1974 berdasarkan Akte Notaris no. 40 dari Ridwan Suselo, SH. di Jakarta. Karena lokasi pabrik berada di wilayah Tangerang tepatnya di jalan Daan M ogot km 18, Kotamadya Tangerang, Jawa Barat, maka akte notaris no. 40 tersebut diubah pada tanggal 12 Juni 1975 dengan akte notaris no. 113 dari Wargi Suhardjo, SH. di Tangerang. Pabrik ini dikelola oleh pihak swasta dengan status PM DN (Penanaman M odal Dalam Negeri). PT. Pelita Cengkareng Paper adalah salah satu pabrik kertas industri dengan kapasitas ±500 ton per hari. Perusahaan ini memanfaatkan proses daur ulang kertas bekas sebagai bahan baku utama yang di supply dari berbagai daerah di Indonesia terutama di sekitar Jakarta dan bahan baku tambahan berupa pulp yang diimport dari berbagai negara di Eropa maupun Asia. PT. Pelita Cengkareng Paper memiliki empat unit mesin (I, II, III dan V). Pelaksanaan pembangunan unit I dilaksanakan pada tahun 1975. Setahun kemudian unit ini mulai berproduksi dengan kapasitas ±30 ton per hari. Untuk memenuhi permintaan pasar yang meningkat, 53

54

maka dilakukan perluasan pabrik dengan membangun unit II yang dioperasikan pada tahun 1980 dengan kapasitas produksi ±80 ton per hari. Pada tahun 1984 dibangun mesin kertas unit III dengan kapasitas ±150 ton per hari. M esin unit V dibangun pada tahun 1989 dengan kapasitas produksi ±300 ton per hari. Pengendalian mesin kertas III dan V lebih efisien karena telah didukung oleh peralatan komputer. Jenis-jenis kertas industri yang dihasilkan oleh PT. Pelita Cengkareng Paper adalah : 1. Kraft Liner 2. Kraft Inliner 3. Medium 4. Dupleks Coated 5. Dupleks non-Coated 6. Chip Board Hasil produksi PT. Pelita Cengkareng Paper dipasarkan di dalam negeri (sebesar 55 %) dan di luar negeri seperti Vietnam, Singapura, M alaysia, India, Colombo (sebesar 45%). Jumlah tenaga kerja PT. Pelita Cengkareng Paper mula-mula sebanyak ±100 karyawan. Pada saat ini jumlah tenaga kerja telah mencapai ±600 karyawan, dengan total jam kerja 56 jam seminggu yang tebagi dalam 3 shift setiap harinya. Jadwal shift sebagai berikut : 1. PM 3/5 dan SP 3/5 Shift I mulai jam 07.00-15.00 WIB

55

Shift II mulai jam 15.00-23.00 WIB Shift III mulai jam 23.00-07.00 WIB 2. PM 1/2, SP 1/2, Maintenance 1/2 dan 3/5, Engineering, QC Shift I mulai jam 08.00-16.00 WIB Shift II mulai jam 16.00-24.00 WIB Shift III mulai jam 24.00-08.00 WIB 3. Satpam Shift I mulai jam 07.00-19.00 WIB Shift II mulai jam 19.00-07.00 WIB 4. Marketing, Purchasing, HRD dan GA M ulai jam 08.00-16.00 WIB 5. Keuangan M ulai jam 08.00-17.00 WIB Lokasi pabrik di jalan Daan M ogot km 18 daerah Batu Ceper kotamadya Tangerang Banten, dengan luas area sebesar ± 9,4 ha. Beberapa faktor pertimbangan sehubungan dengan pendirian pabrik di lokasi tersebut adalah sebagai berikut : 1. Tersedianya kebutuhan air yang didapat dari sungai M ookevart yang berada di depan lokasi pabrik. 2. Terpenuhinya kebutuhan kertas bekas sebagai bahan baku utama dari sekitar lokasi yaitu di daerah Jakarta dan sekitarnya. 3. Lokasi pabrik strategis sehingga mempermudah transportasi produk ke segala penjuru daerah karena letak pabrik yang dekat dengan

56

pelabuhan Tanjung Priok sehingga mempermudah transportasi produk ke luar negeri. 4. Tersedianya tenaga kerja dari penduduk sekitar. 1.1.2

Visi dan Misi Berikut adalah visi dan misi dari PT. Pelita Cengkareng Paper : Visi : M enjadi perusahaan industri kertas nomor satu di Indonesia dalam hal mutu, kemampuan memperoleh laba dan pertumbuhan yang terarah. M isi : •

M utu sebagaimana diukur dengan kepuasan pelanggan, supplier, kreditor, pemegang saham, top manajemen, dan karyawan.

•

M emproduksi kertas yang bermutu tinggi sesuai dengan permintaan konsumen serta menjadi ”GLOBAL PLAYER” pada tahun 2015.

1.1.3

Alamat Perusahaan PT. Pelita Cengkareng Paper Jalan Daan M ogot KM 18 Kotamadya Tangerang Jawa Barat, Indonesia Tel. : (021) 6197012 - 6197013 Fax. : (021) 5522593 – 5408028 Website : www.pcp.co.id

57

1.1.4

S truktur Organisasi

Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT. Pelita Cengkareng Paper

58

1.1.5

Tugas dan Wewenang Berikut adalah tugas dan wewenang dari setiap elemen-elemen dalam struktur organisasi PT. Pelita Cengkareng Paper yang meliputi : 1.

President Director President Director merupakan pemimpin perusahaan tertinggi

yang memiliki hak dan wewenang dalam mengambil keputusan konseptual dan strategis, menetapkan kebijaksanaan perusahaan secara keseluruhan,

memberikan

pertimbangan

menetapkan

aturan-aturan

dalam

terhadap

organisasi

dan

usulan

serta

mengarahkan

organisasi menuju visi, misi dan strategi-strategi baik jangka panjang maupun jangka pendek. 2.

Vice President Director Vice President Director merupakan wakil pemimpin yang

berwenang mengawasi segala aktivitas perusahaan sehari-hari secara keseluruhan.

Vice President Director memiliki tugas dalam

melaksanakan kebijaksanaan dari President Director, menetapkan orientasi operasional perusahaan serta bertanggung jawab secara menyeluruh mengenai manajemen organisasi dan interaksinya dengan lingkungan baik mikro maupun makro. Vice president director dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh beberapa direktur yaitu direktur pabrik, direktur pemasaran, dan direktur keuangan.

59

3.

Marketing Director Direktur pemasaran mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : 1. M enetapkan kebijaksanaan terhadap harga penjualan dan promosi produk keluar. 2. M enentukan daerah-daerah pemasaran hasil produksi. 3. M eningkatkan

hubungan

kerjasama

yang

baik

dengan

perusahaan lain. 4.

Marketing Department M enentukan sasaran pasar (target market) sehingga produk-

produk dapat didistribusikan dan menetapkan harga penjualan yang tepat agar dapat terjangkau para konsumen. 5.

Finance Director Tugas dan wewenang direktur keuangan meliputi : 1. M erumuskan dan menetapkan anggaran belanja dan pendapatan perusahaan. 2. Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan. 3. M engatur dan mengawasi pengeluaran untuk pembelian bahan produksi dan penerimaan dari hasil penjualan produk. 4. M enetapkan kebijaksanaan terhadap gaji karyawan.

60

6.

Finance and Accounting Department M empunyai tugas untuk merencanakan, memperoleh dan

menggunakan dana-dana dengan cara yang tepat sehingga aktivitasaktivitas perusahaan

akan

tercapai melalui penghematan

yang

maksimal. 7.

Factory Director Direktur pabrik mempunyai tugas dan wewenang dalam

perusahaan yaitu upah para pekerja disesuaikan dengan UM R (Upah M inimum Regional) sebagai gaji pokok dan ditambah uang transport serta diberikan tunjangan hari raya. Dalam kondisi tertentu pekerja diberikan kesempatan cuti dengan syarat-syarat yang telah ditentukan oleh

pihak

perusahaan.

Direktur

pabrik

memimpin

beberapa

departemen yaitu HRD & GA department, production department, engineering department, purchasing department. 8.

Pengawas Penerimaan Bahan Baku Bagian ini bertugas untuk melakukan pengecekan bahan baku

yang sesuai dengan standar ISO dan kebijakan perusahaan. 9.

Human Resources Development and General Affair Department Bagian ini mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : 1. M elakukan perekrutan karyawan baik untuk back office maupun bagian pabrik. 2. M enentukan dan memberikan besaran gaji kepada karyawan sesuai dengan tingkat jabatan dan kemampuannya.

61

3. M engetahui dan mengontrol tingkat absensi karyawan. 4. M elakukan pengontrolan terhadap kinerja seluruh karyawan (management performance). 10. Quality Assurance Bagian

ini bertugas

untuk

melakukan

pengecekan

dan

penyeleksian barang yang telah jadi sesuai dengan pesanan pelanggan dan juga menerima keluhan pelanggan atas ketidaksesuaian produk . 11. Production Department Bagian ini bertugas untuk mengusahakan agar produksi yang dihasilkan dengan teknik-teknik dapat memudahkan para pekerja sehingga biaya produksi dapat ditekan sekecil mungkin dengan kualitas yang baik dalam waktu secepat mungkin. 12. Engineering Department Bagian ini bertugas untuk mengontrol seluruh peralatan pendukung produksi baik berupa mesin maupun sistem untuk dilakukan perawatan secara berkala dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan. 13. Purchasing Department Bertugas untuk menentukan pembelian bahan-bahan baik bahan baku berupa kertas-kertas bekas maupun bahan baku tambahan berupa pulp yang dibutuhkan dengan harga dan layanan yang tepat sehingga tidak mengganggu segala kegiatan dibidang produksi.

62

1.1.6

Proses Bisnis Perusahaan

Gambar 3.2 Rich Picture PT. Pelita Cengkareng Paper Proses bisnis pada PT. Pelita Cengkareng Paper berawal dari munculnya pesanan (order) yang didapat bagian marketing dari pelanggan baik melalui sales, fax maupun email. Setelah menerima order

maka bagian marketing akan mengecek ketersediaan pesanan

tersebut jika tidak dapat tersedia maka akan diberikan konfirmasi

63

kepada pelanggan dan memberikan alternatif pesanan produk yang lainnya, namun jika tersedia maka bagian marketing akan membuat SPP (Surat Perintah Produksi) yang akan diberikan ke bagian Produksi dan secara bersamaan juga menerbitkan dokumen COO (Customer Order) yang akan diberikan kepada pelanggan. Bagian produksi akan membuat perencanaan produksi yang terdiri dari pengaturan dan pencatatan sumber daya, perawatan dan pengadaan barang non komersial yang dibutuhkan untuk proses produksi. Dalam pengadaan barang non komersial akan dilakukan seleksi dan evaluasi supplier oleh departemen purchasing. Selain itu proses produksi juga membutuhkan bahan baku lainnya baik yang diperoleh dari supplier lokal maupun yang diimport dari luar. Bahan baku yang telah dipesan akan diperiksa kesesuaiannya oleh bagian pengawas penerimaan bahan baku. Jika sesuai, bahan baku akan dimasukkan ke dalam gudang yang kemudian akan digunakan dalam proses perencanaan produksi, jika tidak sesuai bahan baku tersebut akan diberikan ke bagian QA (Quality Assurance) untuk masuk ke dalam proses penanganan produk yang tidak sesuai agar dapat ditindaklanjuti dengan memberikan laporan barang tidak sesuai kepada supplier. Setelah itu perencanaan produksi akan dilakukan order kerja sesuai SPP. Lalu bagian produksi akan melakukan stock preparation bahan baku dimana pada saat yang bersamaan bagian maintenance juga melakukan pengecekan terhadap kinerja mesin. Kemudian bahan baku

64

akan dimasukkan ke dalam paper machine untuk menghasilkan kertas. Selama proses produksi akan dilakukan monitoring proses untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dilakukan oleh ITP (Inspection and Test Plan) atau QC (Quality Control). Setelah proses produksi selesai maka produk akhir yang sesuai dengan SPP akan dimasukkan ke gudang produksi yang ditangani oleh PPIC(Production Planning Inventory Control). Namun jika produk akhir tidak sesuai dengan SPP maka produk tersebut akan diberikan ke bagian QA untuk dimasukan ke dalam proses penanganan produk yang tidak sesuai agar produk dapat diproses kembali sesuai dengan SPP. Setelah

itu bagian

gudang akan membuat

SPB (Surat

Pengiriman Barang) untuk mengirimkan barang ke pelanggan oleh bagian pengiriman. Jika terdapat keluhan pelanggan terhadap produk yang dikirimkan karena adanya kesalahan pengiriman maka produk tersebut akan diberikan kembali ke bagian QA untuk ditangani. 1.2

Arahan S trategi Arahan strategi bisnis diperoleh dari analisis terhadap

kondisi

perusahaan yang akan memberikan sekumpulan arahan strategi yang dapat dilaksanakan dan mudah dipahami oleh karyawan dengan tujuan untuk memperbaiki strategi usaha dan kegiatan operasional organisasi. Berdasarkan hasil wawancara dengan pimpinan perusahaan dari PT. Pelita Cengkareng Paper, arahan strategi perusahaan adalah sebagai berikut :

65

Arahan S trategis

Tujuan •

Peningkatan daya saing perusahaan.

M enjadi industri

•

Metrik

perusahaan kertas

yang

Keseimbangan tingkat kepuasan (Ukuran

dan berkualitas.

pengembalian barang/

M eningkatkan

40

pelanggan

memiliki standar mutu

:

Tingkat

retur maks. 2.5%)

laba

perusahaan. •

•

Bobot

•

Target

tingkat 15

M enjadikan perusahaan

pendapatan

sebagai pemain global

perusahaan pada tahun

dalam industri kertas.

2009

sebesar

800

M ilyar. •

Tingkat strategi

pencapaian pada

15

dunia

internasional

pada

tahun 2015 (Ukuran : Dengan

memasuki

negara industri maju seperti Jepang, Korea, China

dan

negara

Eropa lainnya). •

Peningkatan kapasitas produksi.

M eningkatkan kuantitas produksi.

•

Target

produksi

sebesar ± 185.000 ton untuk tahun 2009.

Tabel 3.1 Arahan S trategi PT Pelita Cengkareng Paper

30

66

1.3

Analisis Demand/Supply Planning Kebutuhan dan pasokan strategis diperoleh dari analisis terhadap arahan strategis sebagai berikut : Business Strategic

Strategic Plan for

Strategic Plan for the

Context

the Use of IT

Supply of IT

Strategic

Peningkatan

daya Sistem

Intention

saing perusahaan.

ERP M engimplementasikan

(integrasi pada

data) aplikasi aplikasi Dynamic

Microsoft AX

2009

Microsoft Dynamic berbasis ERP. AX 2009 digunakan pada

seluruh

departemen perusahaan. Strategic

•

Objectives

yang •

Pemanfaatan

sistem

dapat

dengan modul CRM

pelanggan

memonitor

(Customer

dengan

mutu

memperhatikan

kualitas

standar

produk.

mutu kualitas

•

Sistem

dan

Relationship Management). •

M emanfaatkan system ERP pada Microsoft

yang

produk.

dapat

Dynamic

Tingkat

mengeluarkan

untuk

pendapatan

laporan

pembuatan

perusahaan

laba/rugi setiap

analisa laba/rugi per

untuk

tahunnya.

produk dalam periode

memperoleh •

Sistem

kepuasan

dan •

•

Tingkat

•

Sistem

laba.

dapat

M enjadikan

membantu

AX

2009

memudahkan laporan

tertentu.

yang •

M engimplementasikan konektivitas

antara

67

perusahaan

pemesanan dari

sistem ERP yang ada

sebagai pemain

para pelanggan

dengan aplikasi yang

global.

secara global.

berbasis

web

untuk

penerimaan pemesanan

secara

online. Strategic

M enetapkan standar Penerapan workflow M emanfaatkan sistem yang

Initiatives

waktu pada setiap system proses produksi.

dalam dapat

proses produksi.

memberikan alert

warning baik pada saat penerimaan

pesanan

maupun pada saat pesanan belum terpenuhi.

Tabel 3.2 Kebutuhan dan Pasokan S trategis 1 Business Strategic



Context

Use of IT

Supply of IT

Strategic

Peningkatan kapasitas Penggunaan

Intention

produksi.

sistem Penggunaan

yang dapat mengatur CRP load kerja mesin.

sistem (Capacity

Requirement Planning) pada bagian produksi dan gudang.

Strategic

M eningkatkan

Objectives

kuantitas

Penggunaan produksi yang

sebesar ± 185.000 ton meningkatkan untuk tahun 2009.

aplikasi M engembangkan dapat pemanfaatan ABB

pada

aplikasi setiap

kapasitas dan proses mesin-mesin produksi. penjadwalan produksi.

Strategic

M engetahui informasi M enggunakan sistem Penerapan modul ERP

68

Initiatives

mengenai

kapasitas CRP

(Capacity untuk

produksi setiap mesin Requirement per hari.

Planning) mengetahui kapasitas

meningkatkan

kinerja aplikasi CRP untuk (Capacity tingkat Requirement produksi Planning).

setiap mesin.

Tabel 3.3 Kebutuhan dan Pasokan S trategis 2 1.4

Portfolio Investasi Sistem dan Teknologi Informasi (S I dan TI) yang Sedang Berjalan dan Proyek S I dan TI Penggunaan portfolio didasarkan pada aplikasi yang sedang berjalan dan rencana proyek yang akan datang. 1.4.1

Lights-On Portfolio Lights-On Portfolio terdiri dari portfolio aplikasi, infrastruktur, service dan manajemen. Nilai-nilai dari portfolio ini diperoleh dari kuesioner yang telah diisi oleh para user yang menggunakan aplikasi Lights-On. 1.4.1.1 Lights-On Lights-On

adalah

aktivitas

operasional

berbasis

teknologi informasi yang sedang berjalan dalam suatu perusahaan. Lights-On yang ada di PT. Pelita Cengkareng Paper menggunakan aplikasi Microsoft Dynamic AX 2009 mencakup Dept. Produksi, Gudang, Marketing, Purchasing, dan Finance and Accounting

69

1. Microsoft Dynamic AX 2009 Departemen Produksi • Tujuan awal : untuk mempercepat dan mengontrol proses bisnis serta mendapatkan laporan yang cepat, tepat dan akurat. • M anfaat : agar proses produksi dapat berjalan dengan lebih

cepat

terutama dalam hal pencatatan

dan

administrasi. • Fungsi : membantu pencatatan dalam kegiatan produksi. • Biaya : Rp. 456.912.500,• Departemen yang menggunakan : departemen produksi. 2. Microsoft Dynamic AX 2009 Departemen Gudang • Tujuan awal : untuk mempercepat dan mengontrol proses bisnis serta mendapatkan laporan yang cepat, tepat dan akurat. • M anfaat

:

mengurangi

tingkat

kesalahan

dalam

pencatatan persediaan barang di gudang. • Fungsi : mengautomasi inventory. • Biaya : Rp. 274.147.500,• Departemen yang menggunakan : departemen gudang, sparepart, kimia, bahan baku dan barang jadi.

70

3. Microsoft Dynamic AX 2009 Departemen Marketing • Tujuan awal : untuk mempercepat dan mengontrol proses bisnis serta mendapatkan laporan yang cepat, tepat dan akurat. • M anfaat : untuk melayani customer dengan lebih baik. • Fungsi : mengontrol cashflow penjualan. • Biaya : Rp. 365.530.000,• Departemen yang menggunakan : departemen marketing. 4. Microsoft Dynamic AX 2009 Departemen Purchasing • Tujuan awal : untuk mempercepat dan mengontrol proses bisnis serta mendapatkan laporan yang cepat, tepat dan akurat. • M anfaat : melayani supplier dengan lebih baik. • Fungsi : mengontrol cashflow pembelian. • Biaya : Rp. 365.530.000,• Departemen

yang

menggunakan

:

departemen

purchasing. 5. Microsoft Dynamic AX 2009 Departemen Finance and Accounting • Tujuan awal : untuk mempercepat dan mengontrol proses bisnis serta mendapatkan laporan yang cepat, tepat dan akurat.

71

• M anfaat : sentralisasi data dan laporan manajemen dengan lebih cepat dan akurat. • Fungsi

:

untuk

mengontrol

cashflow,

laba/rugi

perusahaan, pelayanan terhadap auditor dan pajak menjadi lebih baik. • Biaya : Rp. 365.530.000,• Departemen yang menggunakan : departemen finance and accounting. 6. ABB • Tujuan

awal

:

aplikasi

yang

digunakan

untuk

menghasilkan produksi kertas yang bermutu. • M anfaat : untuk mengetahui mutu produksi kertas yang dapat terkontrol dengan baik. • Fungsi : mengontrol ketebalan kertas, konsistensi kertas, kelembapan kertas dan gramatur kertas. • Biaya : Rp. 4.271.000.000,• Departemen

yang

menggunakan

:

departemen

engineering bagian utility dan instrument. 7. Hardware • Tujuan awal : digunakan sebagai alat pendukung aplikasi dan sistem yang ada di PT. Pelita Cengkareng Paper. • M anfaat : untuk menunjang aktivitas operasional perusahaan dalam melakukan proses bisnisnya.

72

• Fungsi : ‐

melakukan input data dan pelaksanaan sistem aplikasi.

‐

mencetak

laporan

dan

dokumen

lain

yang

dibutuhkan. ‐

melakukan scan gambar.

‐

menampilkan data, laporan, gambar dan dokumendokumen lain yang dibutuhkan.

• Biaya : Hardware PC Client : ‐ Intel Core 2 Duo : 27 unit * Rp. 5.125.000,‐ Intel Pentium 4 : 23 unit * Rp. 3.500.000,‐ Intel Pentium 3 : 15 unit * Rp. 2.750.000,‐ Intel Pentium 2 : 5 unit * Rp. 1.200.000,Notebook : ‐ Toshiba : 7 unit * Rp. 10.535.000,‐ HP : 2 unit * Rp. 12.741.000,‐ IBM : 1 unit ‐ DELL : 1 unit Networking Devices UPS : ‐ 0,6 KVA : 1 unit ‐ 1 KVA : 3 unit * Rp. 2.083.000,‐ 3 KVA : 1 unit Scanner OfficeJet Printer + Scanner : ‐ HP : 2 unit * Rp. 2.340.000,‐ Canon : 1 unit

Biaya

Rp. 138.375.000,Rp.

80.500.000,-

Rp.

41.250.000,-

Rp.

6.000.000,-

Rp.

73.745.000,-

Rp. 25.482.000,Rp. 11.030.000,Rp. 18.418.000,Rp. 117.500.000,Rp.

1.250.000,-

Rp. Rp. Rp.

6.249.000,7.500.000,925.000,-

Rp. Rp.

4.680.000,1.925.000,-

73

Printer : ‐ Epson LQ 2180 : 8 unit * Rp. 6.341.000,‐ Epson LQ 1050 : 3 unit * Rp. 4.125.000,‐ Epson LX 300 : 7 unit * Rp. 1.630.000,‐ Dotmatriks HP Deskjet : 8 unit * Rp. 1.063.000,‐ HP Laserjet 5000 : 1 unit ‐ HP Laserjet P1006 : 1 unit ‐ HP Plotter 24 GL : 1 unit Total Biaya

Rp.

50.728.000,-

Rp.

12.375.000,-

Rp.

11.410.000,-

Rp. 8.504.000,Rp. 5.316.000,Rp. 2.500.000,Rp. 19.321.000,Rp. 644.983.000,-

• Departemen yang menggunakan : semua departemen. 8. Software • Tujuan awal : mendukung kelancaran aplikasi yang dapat meningkatkan kinerja operasional perusahaan. • M anfaat : ‐

memperlancar penggunaan aplikasi perusahaan

‐

memudahkan perusahaan memperoleh fasilitas pelayanan dari vendor.

• Fungsi : jaminan legalisasi software yang digunakan. • Biaya : Software Windows XP Sp2 : 27 unit * Rp. 2.340.000,Microsoft Office 2003 : 14 unit * Rp. 3.053.000,Windows Server Std 2003 Sophos Antivirus : 70 unit * Rp. 266.552,Total Biaya

Biaya Rp.

63.180.000,-

Rp. Rp.

42.742.000,15.382.500,-

Rp. Rp.

18.658.640,139.963.140,-

74

• Departemen yang menggunakan : semua departemen. 9. Networking • Tujuan awal : mengintegrasikan seluruh modul aplikasi yang

digunakan

sehingga

memudahkan

dalam

pendistribusian data dari satu departemen ke departemen lainnya. • M anfaat : kemudahan dalam melakukan pengiriman data dan komunikasi dengan akses yang cepat. • Fungsi : memudahkan pengiriman data, informasi dan komunikasi baik dalam lingkungan internal maupun eksternal perusahaan. • Biaya : Network Internet Connection : ‐ Speedy Unlimited 2 M bps Hosting + Domain pcp.co.id Total Biaya

Biaya/Thn Rp. Rp. Rp.

10.200.000,1.200.000,11.400.000,-

• Departemen yang menggunakan : semua departemen. 10. Server • Tujuan awal : sebagai tempat penyimpanan dari seluruh aktivitas input data yang dilakukan oleh user sehingga memudahkan dalam pengaksesan data. • M anfaat : ‐

sebagai tempat penyimpanan data yang aman.

75

• Fungsi : untuk melakukan back-up data perusahaan. • Biaya : Server Server Novel Rp. HP Server Proliant M L370 G5 2 Processor Rp. Total Biaya Rp.

Biaya 12.430.000,89.705.000,102.135.000,-

• Departemen yang menggunakan : semua departemen. 11. Maintenance dan Service Perawatan dan Service diberikan kepada masing-masing modul dari Microsoft Dynamic AX 2009 yang terdiri dari departemen Produksi, Gudang, Marketing, Purchasing, Finance and Accounting. • Tujuan awal : untuk menjaga kestabilan fungsionalitas dari aplikasi. • M anfaat : mendukung aplikasi agar dapat berjalan secara maksimal. • Fungsi : memberikan

perawatan

secara bertahap

terhadap aplikasi agar dapat berjalan dengan baik bagi user. • Biaya : Rp. 72.784.000,• Departemen yang menggunakan : semua departemen.

76

12. Training Pelatihan

diberikan

kepada

user

untuk

dapat

mengoperasikan sistem aplikasi Microsoft Dynamic AX 2009 pada masing-masing departemen yang terdiri dari departemen Produksi, Gudang, Marketing, Purchasing, Finance and Accounting. • Tujuan awal : memberikan pelatihan bagi user dalam mengoperasikan

sistem

untuk

meningkatkan

produktivitas kerja karyawan. • M anfaat : meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan user dalam mengoperasikan sistem. • Fungsi : melatih user untuk dapat menggunakan aplikasi secara tepat. • Biaya : Rp. 137.275.000,• Departemen yang menggunakan : departemen produksi, gudang, marketing,

purchasing,

dan finance and

accounting. 13. Consulting • Tujuan awal : mengidentifikasi masalah yang ada pada saat pelaksanaan aplikasi dan mencari solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut. • M anfaat : memberikan suggestion yang terbaik agar kinerja sistem dapat berjalan lebih baik.

77

• Fungsi : mengatur fungsi aplikasi dan meminimalkan masalah serta kendala yang ada pada masing-masing modul aplikasi. • Biaya : Rp. 164.730.000,• Departemen yang menggunakan : departemen produksi, gudang, marketing,

purchasing,

dan finance and

accounting. 1.4.1.2 Business Value Scorecard (BVS ) Lights – On Business Value Scorecard digunakan untuk mengukur sejauh mana dampak dari sistem yang sedang berjalan terhadap pencapaian strategi perusahaan. 1.4.1.2.1 Business Value Scorecard (BVS ) untuk Aplikasi

15

15

30

Meningkatkan laba perusahaan

Menjadikan perusahaan sebagai pemain global dalam industri kertas

Meningkatkan kuantitas produksi

User 1 User 2 User 3 User 4 User 5

40 Menjadi perusahaan industri kertas yang memiliki standar mutu dan berkualitas

o Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Produksi

4 4 3 3 4

4 3 4 3 3

3 5 5 4 4

5 3 4 5 3

78

Total Rata-rata Skor

18 3.6 144

17 3.4 51

21 4.2 63

20 4 120

378

Tabel 3.4 Business Value Scorecard untuk Dept. Produksi Skor portfolio aplikasi : •

Kualitas, terbagi atas : ‐ Fungsionalitas = 3.4 ‐ Keakuratan = 3.8 Skor kualitas adalah (3.4 + 3.8) / 2 = 3.6

•

Tingkat layanan terbagi atas : ‐ Ketersediaan = 3.8 ‐ Kecepatan merespon = 3.7 Skor tingkat layanan adalah (3.8 + 3.7) / 2 = 3.75

•

Intensitas penggunaan, terbagi atas : ‐ Ketergantungan pada aplikasi = 4 ‐ Pengguna aplikasi = 4.2 Skor intensitas pengguna adalah (4 + 4.2) / 2 = 4.1

•

Penyelarasan Bisnis = 378 / 100 = 3.78

79

o Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Gudang


30


15


User 1 User 2 User 3 Total Rata-rata Skor

15

Menjadi perusahaan industri kertas yang memiliki standar mutu dan berkualitas

40

4 4 2 10 3.33 133.2

4 5 3 12 4 60

5 4 4 13 4.33 64.95

3 3 4 10 3.33 99.9

358.05

Tabel 3.5 Business Value Scorecard untuk Dept. Gudang Skor portfolio aplikasi : •

Kualitas, terbagi atas : ‐ Fungsionalitas = 4 ‐ Keakuratan = 3.83 Skor kualitas adalah (4 + 3.83) / 2 = 3.92

•


80

•

Intensitas penggunaan, terbagi atas : ‐ Ketergantungan pada aplikasi = 3.33 ‐ Pengguna aplikasi = 3.67 Skor intensitas pengguna adalah (3.33 + 3.67) / 2 = 3.5

•

Penyelarasan Bisnis = 358.05 / 100 = 3.58

40

15

15





o Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Marketing

3 3 5 3 3 17 3.4 136

4 4 3 3 4 18 3.6 54

5 5 2 4 3 19 3.8 57

4 4 5 3 3 19 3.8 114

User 1 User 2 User 3 User 4 User 5 Total Rata-rata Skor

30

361

Tabel 3.6 Business Value Scorecard untuk Dept. Marketing Skor portfolio aplikasi : •

Kualitas, terbagi atas : ‐ Fungsionalitas = 3.9

81

‐ Keakuratan = 3.6 Skor kualitas adalah (3.9 + 3.6) / 2 = 3.75 •

Tingkat layanan terbagi atas : ‐ Ketersediaan = 3.7 ‐ Kecepatan merespon = 4 Skor tingkat layanan adalah (3.7 + 4) / 2 = 3.85

•

Intensitas penggunaan, terbagi atas : ‐ Ketergantungan pada aplikasi = 3.8 ‐ Pengguna aplikasi = 4 Skor intensitas pengguna adalah (3.8 + 4) / 2 = 3.9

•


3 3 6

15

30 Meningkatkan kuantitas produksi

User 1 User 2 Total

15



40


o Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Purchasing

5 4 9

3 3 6

4 3 7

82

Rata-rata Skor

3 120

3.5 52.5

4.5 67.5

3 90

330

Tabel 3.7 Business Value Scorecard untuk Dept. Purchasing Skor portfolio aplikasi : •

Kualitas, terbagi atas : ‐ Fungsionalitas = 3.5 ‐ Keakuratan = 4 Skor kualitas adalah (3.5 + 4) / 2 = 3.75

•

Tingkat layanan terbagi atas : ‐ Ketersediaan = 3.75 ‐ Kecepatan merespon = 4.25 Skor tingkat layanan adalah (3.75 + 4.25) / 2 = 4

•

Intensitas penggunaan, terbagi atas : ‐ Ketergantungan pada aplikasi = 4 ‐ Pengguna aplikasi = 4 Skor intensitas pengguna adalah (4 + 4) / 2 = 4

•


83

o Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Finance and Accounting


4 3 4 11 3.67 146.8

30



15


15


40

3 4 3 10 3.33 49.95

4 3 4 11 3.67 55.05

4 4 5 13 4.33 129.9

381.7

Tabel 3.8 Business Value Scorecard untuk Dept. Finance and Accounting Skor portfolio aplikasi : •


•

Tingkat layanan terbagi atas : ‐ Ketersediaan = 4 ‐ Kecepatan merespon = 3.5

84

Skor tingkat layanan adalah (4 + 3.5) / 2 = 3.75 •


•


o ABB


5 5 10 5 200

30


User 1 User 2 Total Rata-rata Skor

15

Meningkatkan laba perusahaan.

15

Menjadi perusahaan industri kertas yang memiliki standar mutu dan berkualitas.

40

4 3 7 3.5 52.5

5 4 9 4.5 67.5

3 5 8 4 120

440

Tabel 3.9 Business Value Scorecard untuk aplikasi ABB Skor portfolio aplikasi : •


85

‐ Keakuratan = 3.5 Skor kualitas adalah (4.25 + 3.5) / 2 = 3.88 •


•


•


86

1.4.1.2.2

Business

Value

Scorecard

(BVS )

untuk

Infrastruktur o Hardware

5 3 3 4 3 18 3.6 54


4 3 3 5 4 19 3.8 152

15 Menjadikan perusahaan sebagai pemain global dalam industri kertas



15


40

5 4 4 3 4 20 4 60

5 5 3 4 3 20 4 120

386

Tabel 3.10 Business Value Scorecard untuk Hardware Skor portfolio infrastruktur : •


•

Tingkat layanan terbagi atas : ‐ Ketersediaan = 3.9

87

‐ Kecepatan merespon = 4.3 Skor tingkat layanan adalah (3.9 + 4.3) / 2 = 4.1 •


•


15

15






o Software 30

4 4 5 3 5 21 4.2 168

3 4 5 4 4 20 4 60

3 4 4 3 4 18 3.6 54

3 4 5 3 4 19 3.8 114

396

Tabel 3.11 Business Value Scorecard untuk Software

88

Skor portfolio infrastruktur : •


•


•


•


89

15

15






o Network 30

4 5 4 4 3 20 4 160

4 3 4 4 4 19 3.8 57

3 4 4 4 5 20 4 60

5 4 4 3 5 21 4.2 126

403

Tabel 3.12 Business Value Scorecard untuk Network Skor portfolio infrastruktur : •


•

Tingkat layanan terbagi atas : ‐ Ketersediaan = 4.3 ‐ Kecepatan merespon = 4

90

Skor tingkat layanan adalah (4.3 + 4) / 2 = 4.15 •


•


o Server


4 4 4 3 5 20 4 160

3 5 3 5 5 21 4.2 63

3 5 4 5 5 22 4.4 66



15



40

5 5 4 4 3 21 4.2 126

Tabel 3.13 Business Value Scorecard untuk Server

415

91

Skor portfolio infrastruktur : •


•


•


•


92

1.4.1.2.3

Business Value Scorecard (BVS ) untuk Service o Maintenance & Service Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Produksi


4 4 3 4 3 18 3.6 144

3 2 3 4 4 16 3.2 48




15


40

3 3 4 4 5 19 3.8 57

3 4 5 5 3 18 3.6 108

357

Tabel 3.14 Business Value Scorecard untuk Maintenance & Service Dept. Produksi Skor portfolio service : •


•

Tingkat layanan terbagi atas : ‐ Ketersediaan = 3.6

93

‐ Kecepatan merespon = 3.7 Skor tingkat layanan adalah (3.6 + 3.7) / 2 = 3.65 •


•


o Maintenance & Service Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Gudang


4 3 4 11 3.67 146.8

4 5 2 11 3.67 55.05

3 3 3 9 3 45



15



40

4 4 3 11 3.67 110.1

356.95

Tabel 3.15 Business Value Scorecard untuk Maintenance & Service Dept. Gudang

94

Skor portfolio service : •


•


•

Intensitas penggunaan, terbagi atas : ‐ Ketergantungan pada aplikasi = 4.33 ‐ Pengguna aplikasi = 3.67 Skor intensitas pengguna adalah (4.33 + 3.67) / 2 = 4

•


95

o Maintenance & Service Microsoft Dynamic AX

Tabel

3.16

Business

5 2 5 3 5 20 4 160

5 3 3 3 4 18 3.6 54

15




15


40


2009 Dept. Marketing

3 3 4 4 4 18 3.6 54

3 4 3 3 3 16 3.2 96

Value Scorecard untuk Dept. Marketing

364

Maintenance

&

Service



•

Tingkat layanan terbagi atas : ‐ Ketersediaan = 4.2 ‐ Kecepatan merespon = 3.7

96

Skor tingkat layanan adalah (4.2 + 3.7) / 2 = 3.95 •


•


o Maintenance & Service Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Purchasing

Tabel

3.17

Business

Value


5 3 8 4 160



15



40

5 4 9 4.5 67.5

4 5 9 4.5 67.5

3 4 7 3.5 105

Scorecard untuk Dept. Purchasing

400

Maintenance

&

Service

97



•


•


•

Penyelarasan Bisnis = 400 / 100 = 4

98

o Maintenance & Service Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Finance and Accounting

User 1 User 2 User 3 Total Rata-rata Skor Tabel

3.18

Business

3 4 4 11 3.67 146.8

3 4 3 10 3.33 49.95

3 3 3 9 3 45



15



40

4 5 4 13 4.33 129.9

371.65

Value Scorecard untuk Maintenance Dept. Finance and Accounting

&

Service



•


99



•


o Maitenance & Service ABB


5 3 8 4 160

4 2 6 3 45

5 3 8 4 60




15


40

3 3 6 3 90

355

Tabel 3.19 Business Value Scorecard untuk Maintenance & Service ABB Skor portfolio service : •


100

‐ Keakuratan = 4 Skor kualitas adalah (3.5 + 4) / 2 = 3.75 •


•


•


101

1.4.1.2.4

Business

Value

Scorecard

(BVS )

untuk

Management o Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Produksi


4 2 4 4 3 17 3.4 136

3 4 3 5 5 20 4 60

3 3 4 5 4 19 3.8 57




15


40

3 4 3 4 4 18 3.6 108

361

Tabel 3.20 Business Value Scorecard untuk Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Produksi Skor portfolio manajemen : •


102

•


•

Intensitas penggunaan, terbagi atas : ‐ Ketergantungan pada aplikasi = 3.8 ‐ Pengguna aplikasi = 4.2 Skor intensitas pengguna adalah (3.8 + 4.2) / 2 = 4

•


o Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Gudang 30 Meningkatkan kuantitas produksi

3 4 4 11 3.67 146.8



15



40

4 3 4 11 3.67 55.05

4 3 3 10 3.33 49.95

5 3 4 12 4 120

371.8

103

Tabel 3.21 Business Value Scorecard untuk Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Gudang Skor portfolio manajemen : •


•


•


•


104

o Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept.

15

15






Marketing 30

3 3 3 3 4 16 3.2 128

3 4 4 3 3 17 3.4 51

4 4 3 3 5 19 3.8 57

4 4 4 4 4 20 4 120

356

Tabel 3.22 Business Value Scorecard untuk Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Marketing Skor portfolio manajemen : •


•


105



•


o Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Purchasing


3 4 7 3.5 140

4 3 7 3.5 52.5

5 3 8 4 60



15



40

4 4 8 4 120

372.5

Tabel 3.23 Business Value Scorecard untuk Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Purchasing

106

Skor portfolio manajemen : •

Kualitas, terbagi atas : ‐ Fungsionalitas = 4 ‐ Keakuratan = 4 Skor kualitas adalah (4 + 4) / 2 = 4

•

Tingkat layanan terbagi atas : ‐ Ketersediaan = 4 ‐ Kecepatan merespon = 3.25 Skor tingkat layanan adalah (4 + 3.25) / 2 = 3.63

•


•


o Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Finance and Accounting

107


4 5 3 12 4 160

30



15


15


40

3 4 3 10 3.33 49.95

4 4 3 11 3.67 55.05

5 5 4 14 4.67 140.1

405.1

Tabel 3.24 Business Value Scorecard untuk Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Finance and Accounting Skor portfolio manajemen : •


•


108

•


•


o Consulting IT


4 3 4 11 3.67 146.8

30



15


15


40

3 5 3 11 3.67 55.05

3 4 3 10 3.33 49.95

5 4 3 12 4 120

371.8

Tabel 3.25 Business Value Scorecard untuk Consulting IT Skor portfolio manajemen : •

Kualitas, terbagi atas : ‐ Fungsionalitas = 3.84 ‐ Keakuratan = 4

109

Skor kualitas adalah (3.84 + 4) / 2 = 3.92 •


•


•


1.4.1.3 Portfolio Aplikasi Penggunaan

aplikasi yang ada pada PT.

Pelita

Cengkareng Paper meliputi Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Produksi, Gudang, Marketing, Purchasing, Finance and Accounting dan ABB.

110

30

Weighted Total

20

3.6

3.4

4.2

4

15.2

304

15

3.33

4

4.33

3.33

14.99

224.85

20

3.4

3.6

3.8

3.8

14.6

292

20

3

3.5

4.5

3

14

280

20

3.67

3.33

3.67

4.33

15

300

5

5

3.5

4.5

4

17

85

Unweight Total

22

21.33

25

22.46

Weighted Total

880

319.95

375

673.8

Aplikasi (Skor = 1-5)

Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Produksi Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Gudang Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Marketing Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Purchasing Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Finance and Accounting ABB

Weight

Unweight Total



15 Meningkatkan laba perusahaan


40

Tabel 3.26 Penyelarasan Arahan S trategi dengan Aplikasi berjalan (Lights - On)

111

Intensitas pengguna

Biaya (Juta Rupiah)

3.78

3.75

3.6

4

4.2

274,1475

3.58

3.84

3.92

3.33

3.67

365,530

3.61

3.85

3.75

3.8

4

Departemen Purchasing

365,530

3.3

4

3.75

4

4

Departemen Finance & Accounting

365,530

3.82

3.75

3.84

3

3.33

Departemen Engineering bagian Utility dan Instrument

4.271

4.4

3.63

3.88

3.5

4

Departemen Gudang, Sparepart, bahan baku, kimia, barang jadi Departemen Marketing

Tabel 3.27 Portfolio Aplikasi

Breadth

456,9125

Departemen Produksi

Ketergantungan

Kualitas

ABB

Tingkat Layanan

Microsoft Dynamic AX 2009 De pt. Marketing Microsoft Dynamic AX 2009 De pt. Purchasing Microsoft Dynamic AX 2009 De pt. Finance and Accounting

Nilai Penyelarasan

Microsoft Dynamic AX 2009 De pt. Produksi Microsoft Dynamic AX 2009 De pt. Gudang

Unit Kerja

Aplikasi

Portfolio Aplikasi

112

1.4.1.4 Portfolio Infrastruktur Infrastruktur berjalan yang digunakan pada PT. Pelita Cengkareng

Paper

terdiri

dari

Hardware,

Software,

Networking, dan Server.

4 3.6 4 4.4 16 240

4 3.8 4.2 4.2 16.2 486

Weighted Total

3.6 4 3.8 4.2 15.6 234

Unweight Total

3.8 4.2 4 4 16 640


25 25 25 25


Hardware Software Networking Server Unweight Total Weighted Total

15


(Skor = 1-5)


Infrastruktur

Weight

40

15.4 15.6 16 16.8

385 390 400 420

Tabel 3.28 Penyelarasan Arahan S trategi dengan Infrastruktur

113

Breadth

Semua Departemen Semua Departemen Semua Departemen Semua Departemen

Intensitas pengguna

Biaya (Juta Rupiah)

Ketergantungan

Server

Kualitas

Networking

Tingkat Layanan

Software

Nilai Penyelarasan

Hardware

644,983

3.86

4.1

4.15

4.2

4.6

139,96314

3.96

4.05

3.95

4.2

4.2

11,4

4.03

4.15

3.65

4

4.2

102,135

4.15

3.75

4.15

4.4

4

Unit Kerja

Infrastruktur

Portfolio Infrastruktur

Tabel 3.29 Portfolio Infrastruktur 1.4.1.5 Portfolio Service Service yang ada pada PT. Pelita Cengkareng Paper meliputi Maintenance & Service Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Produksi, Gudang, Marketing, Purchasing, Finance and Accounting dan Maintenance & Service ABB.

114


20

3.6

3.2

3.8

3.6

14.2

284

15

3.67

3.67

3

3.67

14.01

210.15

20

4

3.6

3.6

3.2

14.4

288

15

4

4.5

4.5

3.5

16.5

247.5

20

3.67

3.33

3

4.33

14.33

286.6

10

4

3

4

3

14

140

22.94

21.3

21.9

21.3

917.6

319.5

328.5

639


Weighted Total

Weighted Total

30

Unweight Total

Maintenance dan Service Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Produksi Maintenance dan Service Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Gudang Maintenance dan Service Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Marketing Maintenance dan Service Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Purchasing Maintenance dan Service Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Finance and Accounting Maintenance dan Service ABB Unweight Total


(Skor = 1-5)

15


Service

15

Weight

40

Tabel 3.30 Penyelarasan Arahan S trategi dengan Service

115

Kualitas

Ketergantungan

Breadth

Intensitas pengguna

Tingkat Layanan

Biaya (Juta Rupiah)

Nilai Penyelarasan

Maintenance dan Service Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Produksi Maintenance dan Service Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Gudang

Unit Kerja

Service

Portfolio Service

3.57

3.65

3.6

4

4

3.5

3.51

4.33

3.67

3.95

3.7

4

3.8

3.5

3.63

3.5

3.5

3.76

3.75

4

4.33

3.63

3.75

3.5

3.5

Departemen Produksi 18,196

Departemen Gudang, Sparepart, 10,9176 3.57 bahan baku, kimia, barang jadi Maintenance dan Departemen Service Microsoft Marketing Dynamic AX 14,5568 3.64 2009 Dept. Marketing Maintenance dan Departemen Service Microsoft Purchasing Dynamic AX 14,5568 4 2009 Dept. Purchasing Maintenance dan Departemen Service Microsoft Finance & Dynamic AX Accounting 14,5568 3.72 2009 Dept. Finance and Accounting Maintenance dan Departemen Service ABB Engineering 213,55 3.55 bagian Utility dan Instrument Tabel 3.31 Portfolio Service

116

1.4.1.6 Portfolio Manajemen Penggunaan manajemen pada PT. Pelita Cengkareng Paper meliputi Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Produksi, Gudang, Marketing, Purchasing, Finance and Accounting dan Consulting (PT. Prima Com).

20

3.4

4

3.8

3.6

14.8

296

15

3.67

3.67

3.33

4

14.67

220.05

20

3.2

3.4

3.8

4

14.4

288

10

3.5

3.5

4

4

15

150

15

4

3.33

3.67

4.67

15.67

235.05

20

3.67

3.67

3.33

4

14.67

293.4

21.44

21.57

21.93

24.27


Weighted Total


30

Unweight Total

Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Produksi Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Gudang Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Marketing Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Purchasing Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Finance and Accounting Consulting (PT.Prima Com) Unweight Total


(Skor = 1-5)

15


Manajemen

15

Weight

40

117

Weighted Total

857.6

323.55

328.95

728.1

Tabel 3.32 Penyelarasan Arahan S trategi dengan Manajemen

Departemen Finance & Accounting Semua Departemen

Intensitas pengguna Kualitas

Biaya (Juta Rupiah)

3.61

3.8

3.9

20,59125

Breadth

Departemen Purchasing

Tingkat Layanan

Departemen Gudang, Sparepart, bahan baku, kimia, barang jadi Departemen Marketing

34,31875

Ketergantungan

Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Marketing Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Purchasing Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Finance and Accounting Consulting (PT. Prima Com)

Departemen Produksi

Nilai Penyelarasan

Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Produksi Training Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. Gudang

Unit Kerja

Manajemen

Portfolio Manajemen

3.8

4.2

3.72 3.67 3.51

4

3.67

27,455

3.56

3.7

4

3.6

27,455

3.73 3.63

4

3.5

3

27,455

4.05 3.67 3.59

4

4

164,730

3.72 3.84 3.92 3.67

Tabel 3.33 Portfolio Manajemen

3.6

4

118

1.4.2

Business Value Scorecard untuk Proyek Business Value Scorecard digunakan untuk mengukur dampak dari rencana proyek terhadap arahan strategi perusahaan. Portfolio proyek digunakan untuk mengetahui nilai dampak, resiko serta jumlah biaya dari masing-masing proyek.


4 3 4 11 3.67 146.8

3 4 4 11 3.67 55.05

3 3 3 9 3 45



15



40

5 3 4 12 4 120

Tabel 3.34 Business Value Scorecard untuk Proyek Nilai resiko terdiri atas : •

Resiko proyek dan organisasi = 3.33

•

Ketidakpastian pendefinisian = 2.67

•

Ketidakpastian teknis = 8.67

•

Resiko infrastruktur SI = 5

•

Resiko teknis TI = 3.33

366.85

119

•

Resiko investasi = 4.33

•

Resiko manajemen proyek = 3.33

Jumlah Nilai resiko adalah 3.33 + 2.67 + 8.67 + 5 + 3.33 + 4.33 + 3.33 = 30.66 1.4.3

Project Portfolio Rencana proyek yang akan dikembangkan oleh PT. Pelita Cengkareng Paper adalah pengembangan proyek dari Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. HRD.

366.85

Biaya (juta rupiah)

Microsoft Dynamic AX 2009 Dept. HRD

Resiko

Nama Proyek

Dampak

Portfolio Proyek Portfolio

325

Factory

30.66

Tabel 3.35 Portfolio Manajemen 1.5

Management Agenda Pertanyaan-pertanyaan yang dicantumkan di dalam management agenda berikut merupakan pertanyaan-pertanyaan yang akan memperlihatkan sejumlah kelemahan proses perencanaan teknologi informasi (TI) yang sedang berjalan dengan apa yang harus dilakukan. I.

Pertanyaan bagi manajemen,

untuk mengevaluasi faktor kritis

kesuksesan dari keputusan yang tepat/hasil yang tepat :

Pertanyaan Manajemen

Ya/Tidak?

Apakah proses perencanaan bisnis dan TI terintegrasi dan

Ya

Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?

120

berhubungan? Apakah TI mampu berinovasi memberikan dampak pada rencana bisnis dan mengajukan strategi bisnis baru? Apakah investasi TI diprioritaskan pada strategi bisnis? Apakah keseluruhan pengeluaran TI (pengembangan, operasional, perawatan dan layanan) selaras dengan strategi bisnis? Apakah bisnis TI dan kinerja teknis dimonitor? Apakah tim bisnis dan manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pada kinerja bisnis lapisan bawah? Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI, baik operasional (TI yang sudah ada) mapun proyek (TI yang masih dikembangkan)? Apakah kedua manajer, TI dan bisnis, berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ini?

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Tabel 3.36 Management Agenda – Menentukan S asaran

II.

Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottomline dan praktek NIE memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan yang tepat :

121

Pertanyaan Manajemen Apakah investasi TI sudah pada tempat yang tepat? Apakah kita tahu apa yang akan kita hasilkan? Apakah dapat mengurangi biaya TI yang tidak perlu? Apakah dapat menggunakan biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendukung proyek yang lain? Dapatkah Anda mengurangi biaya dari kegiatan yang kinerjanya buruk? Dapatkah Anda merubah strategi bisnis yang sudah ada pada tindakan TI yang akan menghasilkan hasil yang tepat? Apakah Anda mendapatkan hasil dan nilai yang cukup dari semua sumber daya operasional? Dapatkah Anda mengontrol biaya TI secara efektif?

Ya/Tidak?


Ya Ya Ya

Ya

Ya

Tidak

Karena pengambilan keputusan dilakukan oleh manajemen tingkat atas

Ya

Ya

Tabel 3.37 Management Agenda – Bertanya dengan pertanyaan yang Tepat III.

Pertanyaan untuk manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada bottom-line :

122

Pertanyaan Manajemen Apakah Anda mengetahui arahan strategi (strategic intention) Anda? Apakah TI dapat memberi contoh dukungan kepada arahan strategi? Apakah investasi TI diprioritaskan berdasarkan arahan strategi? Apakah seluruh biaya TI (pengembangan, operasional, perawatan dan layanan) sudah selaras dengan arahan strategi? Apakah TI dapat mengurangi pengeluaran yang tidak perlu? Apakah Anda mengevaluasi anggaran operasional berdasarkan arahan strategi? Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen?

Ya/Tidak?


Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Tidak

Kalau sudah di settle anggarannya baru di evaluasi

Ya

Tabel 3.38 Management Agenda – Menghubungkan dengan Lapisan Bawah

IV.

Pertanyaan untuk manajemen sebagai faktor kritis kesuksesan portfolio:

Pertanyaan Manajemen Apakah ada pengelolaan proyek pengembangan dan peningkatan sebagai portfolio proyek? Adakah analisis biaya operasional dari sudut

Ya/Tidak?


Ya

Tidak

Karena biaya operasional belum

123

pandang portfolio? Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh penyelarasan strategi? Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh kualitas atau tingkat layanan? Apakah Anda mengetahui seberapa besar investasi TI untuk layanan dan untuk manajemen TI? Apakah Anda memiliki strategi investasi untuk pengeluaran operasional yang Anda miliki? Apakah Anda memiliki strategi investasi untuk aplikasi yang ada? Apabila Anda melakukan portfolio sekarang, mampukah Anda menjaga informasi agar tetap akurat?

dianggarkan Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Tabel 3.39 Management Agenda – Memahami Biaya dan Sumber Daya

V.

Pertanyaan untuk manajemen mengenai fokus pada hal yang tepat :

Pertanyaan Manajemen Apakah proses pelaksanaan dan manajemen perusahaan menghasilkan arahan strategi secara tegas dan mampu untuk dilaksanakan? Apakah semua tindakan TI dan biaya didorong oleh arahan strategi bisnis? Apakah aktivitas dan

Ya/Tidak?


Ya

Ya Tidak

Akan diarahkan seperti

124

sumber daya TI direncanakan, diprioritaskan, dijalankan dan diukur berdasarkan hubungan mereka dan kontribusinya pada hasil bisnis? Apakah sumber daya, baik pengeluaran operasional maupun investasi baru, dialokasikan dan dianggarkan secara tegas terkait arahan strategi? Apakah peranan manajer jelas terdefinisi untuk menjamin partisipasi wajar dan menghindari ketiadaan hubungan yang tercipta akibat budaya yang ada? Apakah semua aktivitas dan pengeluaran TI diatur kedalam portfolio sumber daya dan proses untuk keperluan perkiraan dampak, pengelolaan kinerja, perkiraan tingkat kualitas dan pelayanan serta komitmen sumber daya? Apakah perencanaan, memprioritaskan dan pengukuran mengkombinasikan ”strategi ke dalam tindakan” dengan kemampuan untuk menghadapi kejadian yang tidak diinginkan dan perubahan dalam bisnis?

itu setelah di settle

Ya

Ya

Ya

Ya

Tabel 3.40 Management Agenda – Fokus pada Sesuatu yang Benar

125

VI.

Pertanyaan untuk manajemen mengenai mengadopsi proses yang efektif terkait dengan CSF untuk menghasilkan keputusan yang tepat :

Pertanyaan Manajemen Perencanaan kebutuhan / pasokan – apakah perusahaan meningkatkan dampak strategis dan oprasional pada investasi TI-nya? Inovasi – apakah perusahaan memiliki inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses dan kinerja? Prioritisasi – apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi? Penyelarasan – apakah perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TI-nya? Pengukuran Kinerja – apakah penggunaan pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis? Pengelolaan Budaya – apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis? M anajemen Portfolio – apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis? Pengelolaan dampak TI – apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada

Ya/Tidak?

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya


126

praktek NIE di semua area bisnis telah meningkatkan pendapatan pada TI? Tabel 3.41 Management Agenda – Mengadopsi Proses yang Efektif untuk Menghasilkan Tindakan

VII.

Pertanyaan untuk manajemen mengenai penanganan masalah-masalah yang umum terjadi pada praktek :

Pertanyaan Manajemen Apakah terdapat masalah umum dari ketiadaan hubungan dari proses? Apakah terdapat masalah umum dari pola pikir lama dan harapan-harapan kosong? Apakah budaya kita merintangi manajer bisnis dan TI untuk mereka bekerja sama? Sanggupkah proses pengelolaan TI bekerja baik dengan proses manajemen perusahaan seperti membuat anggaran? Apakah manajer mengharapkan sesuatu yang salah? Apakah manajer bisnis demikian nyaman dengan cara mereka bekerja sekarang dan akan menolak bila ada setiap perubahan yang signifikan? Dapatkah manajer bisnis bersuara bulat tentang kebutuhan mereka dan

Ya/Tidak?

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya


127

apa yang harus dilakukan TI untuk memuaskan mereka? Tabel 3.42 Management Agenda – Menangani Masalah-masalah yang Umum Terjadi pada Praktek

BAB 3 DATA DAN ANALISIS

Recommend Documents