BAB 3 DATA DAN ANALISA 3. 3.1
Riwayat Organisasi 3.1.1
Sejarah PT Pelayaran Tempuran Emas Tbk. PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Temas Line) adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pengiriman barang dengan container melalui kapal (containerized shipping line). Perusahaan ini berawal dari sebuah perseroan terbatas yang didirikan Bapak Harto Khusumo dan Bapak Koentojo pada 17 September 1987. Jasa containerized shipping line yang ditawarkan ini mencakup layanan yang fully containerized dan mencakup pasar domestik dan internasional. Perusahaan juga menyediakan dukungan kegiatan loading dan discharging muatan kargo di pelabuhan di Jakarta melalui anak perusahaannya, PT. Perusahaan Bongkar Muat Jasa Trisari, untuk memastikan transportasi container yang cepat dan efisien. PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. akhirnya menjadi perusahaan publik pada 25 Juni 2003, lalu mendaftarkan 451.000.000 saham di Jakarta Stock Exchange pada 9 Juli 2003 sebagai perusahaan publik pertama di kategori container shipping. PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. kemudian menggarisbawahi komitmennya untuk terus
maju
dalam
manajemen
yang
lebih
profesional
dengan
mengimplementasikan pengembangan di berbagai bidang. PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. adalah salah satu perusahaan perkapalan di Indonesia yang menawarkan layanan kargo dalam container. 65
66
Mengawali kegiatan operasionalnya dengan vessel yang disewa, PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. berkembang menjadi pemimpin pasar dalam
industri pengiriman domestik yang fully containerized.
PT.
Pelayaran Tempuran Emas Tbk. juga didukung oleh armada yang modern serta fasilitas untuk melakukan cargo loading dan discharging. Kesuksesan ini dicapai dengan kerja keras, kedisiplinan, serta kegigihan dari para pendiri perusahaan, Board of Directors serta para karyawan PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Sampai pada awal tahun 2005, PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. telah memiliki armada yang terdiri dari 21 vessel dengan kapasitas 191-958 TEU (Twenty Feet Equivalent Unit, yang memberikan total kapasitas 8192 TEU. Seluruh vessel pada armada ini diperlengkapi dengan dokumendokumen yang diperlukan oleh konvensi domestik dan internasional. Total jumlah container yang dimiliki perusahaan ini juga telah berkembang sampai lebih dari 12.000 unit. Kegiatan pengiriman juga telah menjadi semakin efisien dengan bantuan yang disediakan oleh dua HMC (Harbour Mobile Cranes) tipe HMK 269E, reach stackers, handler untuk container yang kosong, serta forklift. Temas Line mengembangkan pangsa pasarnya dengan membuka sejumlah kantor cabang serta agensi di kota-kota besar di Indonesia. Sampai akhir tahun 2004, Temas Line memiliki 4 kantor cabang serta 2 agensi di Surabaya, Makassar, Bitung, Medan, Ambon, serta Pontianak.
67
Sampai pada tahun 2009 cabangnya sudah bertambah ke kota-kota besar lain, ditambah 1 perwakilan di Singapura. 3.1.1.1 Sejarah Legal Perseroan adalah suatu badan hukum Indonesia yang telah secara sah berdiri dan dijalankan berdasarkan peraturan perundangundangan Republik Indonesia. Perseroan didirikan dengan nama PT Tempuran Emas berdasarkan Akta Pendirian No. 252 tanggal 17 September 1987 yang diubah dengan Akta Perubahan Anggaran Dasar No. 350 tanggal 18 November 1987, keduanya dibuat oleh Misahardi Wilamarta, S.H., Notaris di Jakarta. Kedua akta tersebut telah memperoleh pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia
sesuai
dengan
Surat
Keputusannya
No.C2-
2545.HT.01.01.TH’88 tanggal 22 Maret 1988 dan telah didaftarkan dalam buku register Pengadilan Negeri Jakarta Pusat pada tanggal 9 April 1988 dibawah No. 769/1988, serta telah diumumkan dalam Lembaran Berita Negara Republik Indonesia No.101 tanggal 16 Desember 1988, Tambahan No.1376. Anggaran Dasar Perseroan telah mengalami beberapa kali perubahan sebagaimana dimuat dalam Akta-Akta berikut ini : I. Akta Risalah Rapat Umum Luar Biasa Para Pemegang Saham No. 333 tanggal 31 Juli 1996 yang dibuat oleh Yuliandi Ermawanto, S.H., pengganti Misahardi Wilamarta, S.H.,
68
Notaris di Jakarta, yang diubah berturut-turut dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat No. 28 tanggal 5 Pebruari 1997, Akta Perubahan No. 77 tanggal 12 Agustus 1977 dan akta perubahan No.183 tanggal 31 Oktober 1997, ketiganya dibuat dihadapan Misahardi Wilamarta, S.H., Notaris di Jakarta, yang Data Akta Perubahan Anggaran Dasarnya telah memperoleh persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia sesuai dengan Surat Keputusannya No.C2-1656 HT.01.04.Th.98 tanggal 12 Maret 1988 dan Laporan Data Akta Perubahan Anggaran Dasarnya telah diterima dan dicatat oleh Direktur Perdata Departemen Kehakiman Republik Indonesia dengan No. C2-HT.01.04-A.1294 tanggal 12 Maret 1998, serta telah didaftarkan dalam Daftar Perusahaan di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Utara pada tanggal 11 September 1998 dibawah No. 992/BH.09.01/IX/98, serta telah diumumkan dalam Lembaran Berita Negara Republik Indonesia No.91 tanggal 13 Nopember 1998, Tambahan No.6347. Sesuai dengan akta tersebut di atas, nama Perseroan diubah menjadi PT Pelayaran Tempuran Emas. II. Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa No.2 tanggal 4 Mei 2000 yang dibuat dihadapan Myra Yuwono, S.H., Notaris di Jakarta, yang Data Akta Perubahan Anggaran Dasarnya telah memperoleh persetujuan
69
dari Menteri Hukum Dan Perundang-Undangan Republik Indonesia
sesuai
dengan
Surat
Keputusannya
No.C-
18852.HT.01.04.Th.2000 tanggal 25 Agustus 2000 dan telah didaftarkan dalam Daftar Perusahaan di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Utara pada tanggal 4 Desember 2000
dibawah
diumumkan
No.973/BH.09.01/XII/2000,
dalam
Lembaran
Berita
serta
Negara
telah
Republik
Indonesia No.20 tanggal 9 Maret 2001, Tambahan No.1577. III. Akta Pernyataan Keputusan Rapat No.106 tanggal 22 Desember 2000 yang dibuat dihadapan Ratna Komala Komar, S.H, Notaris di Jakarta, yang Data Akta Perubahan Anggaran Dasarnya
telah
memperoleh
persetujuan
dari
Menteri
Kehakiman Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia sesuai dengan Surat Keputusannya No.C-07313 HT.01.04.TH.2002 tanggal 29 April 2002 dan telah didaftarkan dalam Daftar Perusahaan di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Utara
pada
tanggal
687/BH.09.01/V/2002,
29 serta
Mei
2002
telah
di
bawah
diumumkan
No. dalam
Lembaran Berita Negara Republik Indonesia No. 64 tanggal 9 Agustus 2002, Tambahan No.8079. IV. Akta Pernyataan Keputusan Rapat No.48 tanggal 31 Desember 2002 yang dibuat dihadapan Pudji Redjeki Irawati, S.H., Notaris di Jakarta, yang Data Akta Perubahan Anggaran
70
Dasarnya
telah
memperoleh
persetujuan
dari
Menteri
Kehakiman Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia sesuai dengan Surat Keputusannya No. C-04293 HT.01.04.TH.2003 tanggal 28 Pebruari 2003 dan telah didaftarkan dalam Daftar Perusahaan di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Utara
pada
tanggal
20
Maret
2003
di
bawah
No.363/BH.09.01/III/2003, serta akan dumumkan dalam Lembaran Berita Negara Republik Indonesia No.33 tanggal 25 April 2003, Tambahan No. 3287. V. Terakhir dalam rangka Penawaran Umum Perdana Saham kepada masyarakat, dimana seluruh anggaran dasar Perseroan telah diubah dengan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa No.26 tanggal 14 April 2003 yang dibuat dihadapan Fathiah Helmi, S.H., Notaris di Jakarta dan telah memperoleh persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia sesuai dengan Surat Keputusannya No.C-08530 HT.01.04.TH.2003 tanggal 17 April 2003. Sesuai dengan akta tersebut nama Perseroan diubah menjadi PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Dalam Anggaran Dasar Perseroan dinyatakan bahwa maksud dan tujuan Perseroan adalah berusaha dalam bidang pelayaran.
71
Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut diatas Perseroan dapat melaksanakan kegiatan usahan sebagai berikut: I. Mengusahakan dan menyelenggarakan perusahaan pelayaran nusantara dengan usaha-usaha pengangkutan penumpang, barang, hewan dengan kapal laut baik di dalam maupun di luar negeri; II. Mengerjakan semua kegiatan untuk bertindak sebagai agen dari usaha pelayaran niaga untuk hal-hal yang lazim dikerjakannya. Dalam menjalankan kegiatan usahanya, Perseroan telah memperoleh izin usaha
dari
Direktorat
Jenderal
Perhubungan
Laut,
Departemen
Perhubungan Republik Indonesia yaitu Surat Izin Usaha Perusahaan Angkutan Laut (SIUPAL) No.BXXV-1402/AL58 tanggal 26 Maret 2002.
3.1.2
Visi dan Misi Visi PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk adalah “to become a leading container shipping line serving Indonesia’s regional and international trade”, yang dalam bahasa Indonesia menjadi “untuk menjadi perusahaan container shipping terdepan yang melayani perdagangan regional Indonesia dan internasional”. Misi PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk memiliki sebuah tema, yaitu QSS yang merupakan singkatan dari “Quality, Safety, Satisfaction”, yang dalam bahasa Indonesia menjadi “Kualitas, Keamanan, Kepuasan”. Secara lebih mendetail tema ini memiliki langkah-langkah yang lebih spesifik, yaitu:
72
•
Mempertahankan posisi terdepan dalam pasar yang dilayani di bidang perkembangan, kualitas pelayanan, efisiensi, serta inovasi.
•
Secara
terus-menerus
berusaha
untuk
mempertahankan
keunggulan dalam menyediakan layanan pengiriman yang cepat, tepat waktu, dan dapat diandalkan. •
Mengembangkan dan mempertahankan karyawan yang mampu, efisien, dan berdedikasi yang memiliki kualitas operasional, kompetensi
teknologi,
serta
pelayanan
pelanggan
yang
berkesinambungan. •
Membina kerjasama partnership dengan pelanggan, pemasok, penentu kebijakan terkait, serta pemerintah dalam menjalankan bisnis shipping.
•
Menciptakan lngkungan kerja yang kondusif, dengan penekanan di keamanan, integritas, serta kualitas, demi mencapai performa tinggi sesuai dengan etos kerja perusahaan.
•
Mencapai perkembangan yang berlanjut dalam keuntungan dan ROI bagi para pemegang saham melalui praktik disiplin finansial dan operasional.
73
3.1.3
Profil Organisasi Nama
:
PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Alamat
:
Head Office Jakarta Jl. Tembang No. 51 Tanjung Priok, Jakarta 14310
Telepon
:
(62.21)430 2388
Faksimili
:
(62.21)4393 8658 / 430 3779
e-mail
:
[email protected] [email protected]
Situs Web
:
www.temasline.com
Tanggal Berdiri :
17 September 1987
Kantor Layanan :
9 Kantor cabang domestik di Surabaya, Makassar, Bitung, Medan, Pontianak, Ambon, Pekanbaru, Sorong, Jayapura. 1 Kantor cabang internasional di Singapura.
74
3.1.4
Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
3.1.5 Tugas dan Wewenang Berikut adalah tugas dan wewenang setiap divisi dalam struktur perusahaan PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. :
75
3.1.5.1
Board of Committee (Dewan Komisaris) •
Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Direktur sehari-hari.
•
Memberikan nasihat yang diperlukan kepada Dewan Direktur yang didasarkan pada dipenuhinya kepentingan stakeholders berdasarkan azas kesetaraan.
•
Memantau, mengarahkan dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan strategi perusahaan.
•
Mendorong agar perusahaan dikelola berdasarkan tata kelola perusahaan yang baik.
3.1.5.2
Board of Director (Dewan Direktur) •
Bertanggung jawab untuk mengelola perusahaan dalam mencapai tujuan atau target usaha.
•
Memperhatikan serta berusaha untuk memenuhi kepentingan dari shareholders dan stakeholders.
•
Melakukan pengawasan internal perusahaa secara efisien dan efektif.
•
Memantau dan mengelola resiko serta memberikan pelaporan dari hasil kinerja perusahaan secara keseluruhan kepada
76
Pemegang Saham dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
3.1.5.3
Audit Committee (Komite Audit) •
Bertanggung jawab atas pelaksanaan audit terhadap Dewan Komisaris serta Dewan Direktur dari perusahaan yang bersangkutan.
•
Melaksanakan fungsinya secara independent dengan cakupan tugas sesuai rencana kerja pemeriksaan.
•
Mampu memberikan saran perbaikan kepada unit yang diaudit.
3.1.5.4
Corporate Secretary (Sekretaris Perusahaan) •
Bertanggung jawab untuk melakukan atau mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dari divisi atau bagian legal perusahaan.
•
Bekerjasama dengan pihak Internal Audit untuk menyediakan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.
•
Bertanggungjawab untuk memberikan support atau dukungan yang dibutuhkan oleh Dewan Komisaris dan Dewan Direktur.
77
3.1.5.5
Internal Audit (Audit Internal) •
Bertanggung jawab atas pelaksanaan audit internal terhadap perusahaan.
•
Melaksanakan fungsinya secara independen dengan cakupan tugas sesuai rencana kerja pemeriksaan.
•
Mampu memberikan saran perbaikan yang dibutuhkan kepada unit yang diaudit.
3.1.5.6
Finance Director (Direktur Keuangan) 3.1.5.6.1 Finance & Controlling Division (Divisi Keuangan dan Pengontrolan) •
Bertanggung jawab untuk melakukan aktivitas yang berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan, mencakup pengakuan hutang dan pembayaran piutang perusahaan.
•
Meneliti
dan
menyetujui
laporan
keuangan
perusahaan serta laporan-laporan pendukungnya. •
Memberikan dukungan administrasi keuangan bagi unit kerja perusahaan divisi lainnya.
•
Melakukan
kontrol
terhadap
aktivitas
berkaitan dengan pengeluaran perusahaan.
yang
78
3.1.5.6.2 Accounting & Tax Division (Divisi Akunting & Pajak) •
Memonitor
penyusunan
laporan
keuangan
perusahaan dan laporan pendukungnya. •
Meneliti
dan
menyetujui
laporan
keuangan
perusahaan dan laporan pendukungnya sebelum didistribusikan. •
Memonitor dan melaporkan hasil pencapaian kinerja unit kerja bisnis.
•
Menyusun atau membuat laporan yang berkaitan dengan pajak perusahaan.
•
Mengontrol dan memastikan laporan pajak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3.1.5.6.3 IT Division (Divisi IT) •
Melakukan
koordinasi,
mengarahkan
dan
mengambil keputusan untuk memastikan tugas unit bersangkutan berjalan dengan baik. •
Melakukan koordinasi pekerjaan dengan unit kerja, Divisi dan Kantor Cabang.
79
•
Mengembangkan perencanaan Teknologi Informasi jangka panjang yang efektif dan efisien sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.
•
Melakukan riset-riset untuk meninjau peluang pengembangan dalam pengembangan Teknologi Informasi yang sesuai untuk diimplementasikan.
•
Menyusun usulan investasi Teknologi Informasi dalam perencanaan kerja tahunan dan anggaran untuk memenuhi kebutuhan Teknologi Informasi perusahaan.
•
Menetapkan dan mengembangkan sasaran kinerja tahunan untuk mengukur keberhasilan kegiatankegiatan Teknologi Informasi.
•
Menyusun standar-standar, kebijakan-kebijakan dan prosedur di bidang Teknologi Informasi.
•
Mengembangkan dan memotivasi bawahan untuk mencapai target yang diharapkan.
3.1.5.7
Legal •
Memberikan persetujuan dokumen resmi sesuai dengan batasan wewenang serta tanggungjawab yang dilimpahkan oleh direksi.
80
•
Secara periodic melakukan review atau peninjauan ulang terhadap dokumen-dokumen resmi perusahaan untuk menjaga agar tetap sesuai dengan ketetapan yang berlaku di perusahaan.
•
Membantu menyediakan dokumen-dokumen resmi yang dibutuhkan perusahaan untuk membantu kegiatan operasional dari Corporate Secretary dan Internal Auditing.
3.1.5.8
HRGA •
Memantau kinerja karyawan dan memotivasi mereka agar kinerjanya meningkat.
•
Melakukan evaluasi terhadap performa atau kinerja SDM perusahaan.
•
Menetapkan sasaran kerja, target, dan kinerja yang harus dicapai oleh SDM perusahaan.
•
Melakukan pelatihan-pelatihan kepada seluruh karyawan agar dapat mencapai tingkat performa yang diharapkan oleh perusahaan.
•
Membuat, memelihara, mendistribusikan kebijakan dan tata kerja operasional pada seluruh unit kerja perusahaan.
3.1.5.9
Operation Director (Direktur Operasional) 3.1.5.9.1 Liner
81
•
Melakukan kegiatan manajemen terhadap armada kapal yang dimiliki serta melakukan kegiatan perawatan berkala agar seluruh armada kapal berada dalam kondisi sesuai kondisi standar kapal yang dapat dipergunakan (operable).
•
Melakukan pembagian jumlah armada kapal yang berlayar untuk masing-masing daerah tujuan.
3.1.5.9.2 Sales •
Melayani kegiatan front-line penjualan dengan membuat delivery order untuk dikirimkan kepada calon pelanggan.
•
Melakukan
manajemen
terhadap
giro
yang
dikirimkan calon pelanggan sebagai tindak lanjut daripada delivery order. •
Memastikan calon pelanggan mendapatkan Bill of Lading sebagai bukti ijin untuk mengambil barang di daerah tujuan pengiriman.
3.1.5.9.3 Marketing •
Bertanggung jawab dalam mencari pelanggan untuk melakukan kegiatan bisnis dengan perusahaan.
82
•
Menyusun strategi pemasaran agar perusahaan dapat mencapai target penjualan yang sudah ditetapkan sebelumnya, sekaligus untuk mencapai tingkat
customer
retention
yang
diinginkan
perusahaan. •
Melakukan koordinasi dengan pihak pengiriman dan
pelabuhan
untuk
memastikan
bahwa
pengiriman dapat dilakukan sesuai kesepakatan yang telah dibuat dengan customer. •
Memberikan informasi kepada pelanggan mengenai status pengiriman yang telah disepakati dengan pelanggan.
•
Mengatur kebijakan tentang harga freight secara berkala
untuk
memenuhi
target
penjualan
perusahaan •
Melakukan
sosialisasi
atau
update
kepada
pelanggan mengenai perubahan yang dilakukan terhadap harga freight. •
Melakukan kesepakatan harga dengan pelanggan di awal proses negosiasi pengiriman barang.
3.1.5.9.4 Customer Service
83
•
Memiliki tanggung jawab untuk melayani setiap pelanggan yang ingin melakukan kontak dengan perusahaan baik secara langsung maupun melalui media komunikasi lainnya seperti telepon dan lainnya.
•
Mendukung pekerjaan divisi Marketing dengan memberikan
informasi
mengenai
perusahaan
maupun promosi yang dilakukan perusahaan kepada pelanggan maupun calon pelanggan prospektif. •
Melakukan dokumentasi terhadap setiap permintaan maupun kritik dan saran dari pelanggan untuk diteruskan ke divisi Marketing.
3.1.5.9.5 Document •
Melakukan
pencatatan
serta
pengaturan
dan
distribusi daripada setiap dokumen yang beredar di internal perusahaan. •
Melakukan
pencatatan
serta
pengaturan
dan
distribusi daripada setiap dokumen yang keluarmasuk perusahaan. •
Melakukan
kegiatan
pengarsipan
daripada
dokumen-dokumen yang ada di perusahaan.
84
3.1.5.9.6 Operation •
Mengelola kesatuan rencana bisnis, sasaran-sasaran dan anggaran-anggaran serta memastikan agar halhal
tersebut
mendukung
sasaran
strategis
perusahaan yang bertujuan untuk mengoptimalkan laba yang diperoleh perusahaan. •
Mengevaluasi hasil aktivitas-aktivitas pemasaran, keuangan,
serta
pelayanan
pelanggan
yang
dilakukan perusahaan secara periodic. •
Mengevaluasi cabang
laporan-laporan
berdasarkan
hasil
penyimpangan
pemeriksaan
dan
melakukan tindakan perbaikan. •
Menerima laporan aktivitas dari tiap-tiap cabang untuk
diteruskan
lebih
lanjut
ke
Direktur
Operasional. •
Mengkoordinasi rencana bisnis tahunan dan target yang ditetapkan perusahaan.
•
Memantau dan menyampaikan anggaran dan hasil kinerja bagi unit kerja yang berada di dalam perusahaan.
•
Membuat
rekomendasi
kebijakan-kebijakan menghilangkan
dan
untuk
memperbaiki
prosedur,
kelemahan-kelemahan
seperti yang
85
dijumpai efisiensi
dalam serta
pemeriksaan, mematuhi
meningkatkan
ketentuan-ketentuan
pemerintah.
3.1.5.9.7 Terminal Operation •
Bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional yang berlangsung di pelabuhan di tempat tujuan.
•
Melakukan koordinasi dengan pihak armada yang memiliki kepentingan pada terminal tempat tujuan.
•
Memberikan laporan aktivitas yang berlangsung pada terminal pelabuhan tujuan pada perusahaan.
•
Bertanggung jawab dalam prosedur loading dan unloading barang di pelabuhan untuk memastikan bahwa barang berada dalam kondisi sesuai dengan kondisi yang telah disepakati dengan pelanggan.
3.1.5.9.8 Equipment •
Bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan peralatan yang berhubungan dengan kebutuhan kegiatan operasional armada,
•
Bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan pemeliharaan terhadap peralatan armada untuk
86
memastikan bahwa kondisinya sesuai dengan standar prosedur operasional perusahaan. •
Melakukan kegiatan pendistribusian peralatan yang dibutuhkan oleh masing-masing armada kapal.
3.1.5.9.9 Vessel Operation •
Bertanggung jawab dalam menjalankan kegiatan operasional kapal dalam proses bisnis berjalan perusahaan.
•
Berkoordinasi dengan divisi Equipment dalam pengadaan spare part yang dibutuhkan kapal untuk menjalankan pelayaran.
3.1.5.9.10 Agency •
Divisi dari perusahaan yang menjadi perantara antara pelanggan dengan bagian Sales.
3.1.5.9.11 Branch •
Bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan proses bisnis perusahaan pada masing-masing daerah cabang tujuan.
87
•
Bertanggung
jawab
administratif
yang
penuh
dalam
berlangsung
kegiatan
di
cabang
perusahaan sehari-hari.
3.1.6
Proses Bisnis
cd Business Process Ov erv iew Temas Line
Pengedaran Scheduling
Kapal-Kapal Temas Line
Booking Container, Kapal & Tuj uan oleh Customer
Stacking Container Code di Pelabuhan Sebelum Dimuat ke Kapal
Stacking Container ke Kapal Sebelum Berangkat ke Tuj uan
Pemuatan / Styling Barang ke Container oleh Customer
Pembayaran Muatan di Pelabuhan Tuj uan
Pengambilan Container Kosong di Container Depot Yard
Proses Pengambilan Muatan Container Oleh Consignee Dengan Approv ement Menggunakan B/L
Konfirmasi dengan Pihak Lapangan
Proses Pengambilan Bon Muat untuk Booking Container
[operasional]
[finansial]
Pembuatan DO (Deliv ery Order) dan Inv oice
Proses Pembayaran Melalui Giro <j atuh tempo: 1 bulan, bayar di muka>
Pengambilan B/L (Bill of Lading) dan Bukti Pembayaran asli ke Customer
Gambar 3.2 Overview Proses Bisnis PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
88
Pengedaran Scheduling (Vessel, Tanggal dan Tujuan) dari Armada Kapal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Pada tahap ini pihak pelayaran menyusun atau membuat sebuah format Schedulling atau penjadwalan dari setiap voyage yang dijadwalkan akan diberangkatkan oleh pihak pelayaran. Biasanya Schedule yang sudah fixed atau tetap akan disebarkan atau dikirimkan kepada customer-customer yang biasa menggunakan jasa pelayaran perusahaan. Tujuannya adalah untuk mempermudah infomasi yang didapatkan oleh para calon pelanggan sehingga meningkatkan kemudahan proses pemesanan jasa terhadap pihak perusahaan pelayaran. Informasi-informasi yang terdapat pada schedule atau jadwal voyage atau perjalanan kapal adalah mengenai Vessel atau kapal yang akan diberangkatkan, tanggal keberangkatan yang diperkirakan dari pelabuhan asal atau Estimated Time Departural (ETD) , tanggal tiba kapal yang diperkirakan pada pelabuhan tujuan atau Estimated Time Arrival (ETA), serta tujuan kemana kapal itu akan diberangkatkan.
Biasanya jadwal atau schedule inilah yang akan dijadikan
pedoman oleh para pemakai jasa atau forwarder untuk melakukan booking container ke pihak pelayaran.
Booking Container, Kapal dan Tujuan oleh Customer. Pada tahap ini, Customer yang telah mengetahui jadwal kapal yang akan diberangkatkan kemudian melakukan pemesanan atau booking container kepada pihak pelayaran berdasarkan muatan yang ada dan dibutuhkan untuk dilakukan pengiriman. Biasanya pihak Customer akan membuat SI atau Shipping Instruction
89
yang isinya adalah mengenai deskripsi muatan yang akan dikirimkan melalui kapal yang sedang di-booking. Kemudian pihak pelayaran akan melakukan pengecekan latar belakang Customer apabila baru pertama kali melakukan pemesanan, dan kemudian memproses Shipping Instruction yang telah dikirimkan.
Konfirmasi dengan Pihak Lapangan (Kondisi Kapal dan Slot yang Tersedia) Setelah memproses pemesanan yang dilakukan oleh Customer, pihak Marketing kemudian akan melakukan konfirmasi ke pihak lapangan atau orangorang yang bekerja langsung di pelabuhan. Konfirmasi tersebut bertujuan untuk menanyakan dan memastikan sekaligus melakukan update terhadap kapal dan slot Container yang masih tersedia untuk customer yang baru saja melakukan pemesanan.
Proses Pengambilan Bon Muat untuk Booking Container. Pada tahap proses bisnis ini, pihak pelanggan akan mendatangi pelayaran dan melakukan pengambilan Bon Muat yang akan digunakan untuk mengambil Container di pelabuhan. Bon Muat ini akan dijadikan sebagai bukti pemesanan yang telah dilakukan oleh pelanggan terhadap pihak pelayaran. Kemudian Bon Muat yang disertai Surat Jalan dari pihak pelanggan akan dijadikan bukti untuk melakukan pengambilan empty atau Container kosong di pelabuhan.
Proses
pengambilan Container ini dilakukan di depot atau tempat penyimpanan Container dari pelayaran.
90
Pembuatan DO (Delivery Order) dan Copy Invoice untuk Customer. Setelah pelanggan melakukan pemesanan dan pengambilan Bon Muat di pelayaran, pihak Marketing perusahaan akan membuat atau mencetak DO atau Delivery Order yang berisi informasi pemesanan yang telah dilakukan oleh pelanggan, sekaligus membuat atau mencetak Invoice atau tagihan, yang Copy nya akan diserahkan kepada pelanggan bersama-sama dengan Delivery Order nya, yang akan dijadikan sebagai bukti penagihan terhadap pemesanan jasa pengiriman pelayaran yang telah dipesan oleh pelanggan. Biasanya pihak pelanggan atau pemakai jasa yang akan melakukan pengambilan dokumen-dokumen tersebut ke pihak pelayaran yang kemudian akan disampaikan kepada bagian keuangannya masing-masing.
Proses Pembayaran melalui Giro (Jatuh Tempo 1 Bulan). Setelah Copy Invoice dan DO telah diterima, kemudian pihak pelanggan akan mengajukan pembayaran dalam bentuk giro beserta dengan nominal serta tanggal jatuh tempo 1 bulan dari tanggal keberangkatan kapal yang bersangkutan. Pembayaran dalam bentuk giro akan disampaikan kepada bagian keuangan dari pihak pelayaran.
Bagian keuangan atau Finance kemudian akan melakukan
pengecekan terhadap pembayaran dalam bentuk giro tersebut. Apakah nominal yang sudah tercantum pada giro sesuai dengan harga yang ditawarkan kepada pelanggan sesuai dengan tujuannya masing-masing atau belum.
91
Pengambilan Bill of Lading atau B/L dan Bukti Pembayaran (Invoice) Asli oleh Customer. Setelah bagian keuangan melakukan pengecekan terhadap pembayaran dalam bentuk giro yang telah dilakukan oleh pelanggan, apabila pembayaran sudah valid atau sesuai dengan jasa yang telah dipesan, maka pihak pelayaran akan mengeluarkan sebuah bentuk dokumen yang disebut dengan Bill of Lading atau B/L serta Invoice asli sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran dalam bentuk dan nominal yang sah dan sesuai dengan jasa yang telah ditawarkan. B/L itu sendiri dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran dengan tujuan dijadikan sebagai dokumen bukti agar pihak pelanggan di tempat tujuan pengiriman dapat melakukan pengambilan barang sesuai dengan pemesanan jasa pengiriman barang yang telah dilakukan terhadap pihak pelayaran. Sedangkan Invoice asli diserahkan sebagai bukti untuk pelanggan bahwa pelanggan tersebut telah melakukan pembayaran yang sah sesuai dengan jasa yang telah dipesan.
Pengambilan Container Empty di depot atau Container Yard. Sedangkan proses operasional setelah melakukan proses pengambilan Bon Muat adalah kemudian pelanggan akan melakukan pengambilan Container Empty atau kontener kosong yang akan dipakai untuk memuat barang yang akan dikirimkan melalui kapal laut di depot atau Container Yard. Depot itu sendiri merupakan tempat pergudangan dari Container-container yang tersedia untuk dipakai oleh pelanggan yang baru memakai jasa pelayaran pertama kali, sehingga harus mengambil Container yang disediakan oleh pihak pelayaran. Bon Muat
92
akan dijadikan sebagai bukti untuk dapat melakukan pengambilan Container Empty tersebut.
Pemuatan atau Stuffing Barang ke Container oleh Customer yang Bersangkutan. Setelah melakukan pengambilan Container Empty dari depot, kemudian pelanggan akan melakukan pemuatan atau Stuffing barang-barang yang ingin dikirimkan ke dalam Container tersebut.
Pemuatan barang dapat dilakukan
langsung di pelabuhan sebelum dipindahkan ke kade, atau dapat juga dilakukan di tempat terpisah, dimana pihak pelanggan akan membawa Container kosong tersebut dengan Trailer atau pengangkut Container ke tempat terpisah, dan melakukan pemuatan barang ke Container tersebut. Biasanya barang yang akan dimuat ke dalam Container mempunyai volume maksimal 20 feet atau kurang lebih 28 meter kubik.
Stacking Container di Pelabuhan atau Kade Sebelum Dimuat ke Kapal. Setelah barang dimuat ke dalam Container dan siap untuk dikirimkan, Container tersebut akan dipindahkan ke kade atau tempat penumpukan Container sebelum dipindahkan ke atas kapal laut. Biasanya pihak pelayaran menggunakan alat-alat berat atau sejenis Crane untuk melakukan LOLO atau Lift-On Lift-Off dari Container yang telah berisi barang muatan. Terkadang pelanggan dapat dikenakan biaya tambahan tergantung dari jenis muatan yang akan dipindahkan.
93
Stacking Container ke Kapal Sebelum Berangkat ke Tujuan. Apabila Kapal Laut yang direncanakan untuk diberangkatkan telah siap untuk berangkat, maka akan dilakukan proses Stacking atau penumpukan atau pemuatan Container-Container yang telah berisi muatan tadi ke kapal laut yang dimaksudkan.
Pada tahap ini kurang lebih memiliki kesamaan dengan tahap
sebelumnya, dimana digunakan alat-alat berat untuk memindahkan muatan dari kade ke kapal laut yang akan berangkat. Biasanya sebuah kapal laut siap untuk diberangkatkan setelah melalui persiapan-persiapan yang dibutuhkan seperti pengisian bahan bakar di bunker, proses maintenance atau perawatan kapal, serta muatan yang siap dikirimkan telah sesuai dengan batas atau limit atau kuota pengiriman yang mungkin dilakukan oleh sebuah kapal.
Pembongkaran Muatan di Pelabuhan Tujuan. Kapal laut kemudian akan melakukan perjalanan dan kemudian sampai ke tempat tujuan. Setelah itu akan dilakukan proses yang sama yaitu pemindahan Container atau muatan dari kapal laut ke pelabuhan dengan menggunakan alat berat atau Crane yang dibutuhkan sesuai dengan jenis muatan masing-masing. Biasanya alat-alat atau Equipment yang tersedia pada masing-masing Port atau pelabuhan telah memiliki standar yang sama.
94
Proses Pengambilan Muatan Container oleh Consignee dengan Approvement menggnakan B/L. Setelah dilakukan pemindahan muatan dari kapal ke kade di pelabuhan tujuan kemudian akan diberikan waktu tenggang tertentu bagi Consignee atau pihak tertuju yang akan melakukan pengambilan barang untuk melakukan pengambilan barang yang telah sampai di tempat tujuan. Pengambilan muatan hanya dapat dilakukan apabila pihak yang mengambil muatan telah memiliki dan menunjukkan dokumen Bill of Lading yang telah dikeluarkan oleh pihak pelayaran kepada pelanggan yang kemudian mengirimkan dokumen tersebut ke pihak perwakilan tertuju atau Consignee yang dimaksud. Pembongkaran atau pemindahan muatan dapat dilakukan berdasarkan jenis servis yang diberikan. Apabila servis yang diberikan adalah P2P atau Port to Port, maka Container hanya akan dibongkar di pelabuhan tujuan dan biasanya menyisakan waktu yang lebih singkat bagi pihak tertuju atau Consignee untuk melakukan pengecekan dan pengambilan muatan. Namun apabila servis yang dipesan adalah CY 2 CY atau Container Yard to Container Yard, maka Container muatan akan dipindahkan ke kade atau tempat penyimpanan Container khusus yang digunakan untuk melakukan pengambilan muatan, dan biasanya akan memberikan jangka waktu yang lebih lama untuk Consignee melakukan pengambilan barang tersebut.
3.2
Arahan Strategis Bisnis (Business Strategic Intention) Arahan strategi diperoleh dari analisis terhadap kondisi organisasi yang memberikan arahan strategi untuk dilaksanakan dan dipahami sehingga mencapai
95
keefektifan strategi dan operasional organisasi. Berikut adalah arahan strategi dari PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk., antara lain:
Tabel 3.1 Arahan Strategi PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Strategic Intention Name Strategic Intention Goals
Strategic Intention Metrics
1. Pengembangan
1. Meningkatkan dan
1. Frekuensi penggunaan
Teknologi Informasi
mengembangkan serta
infrastruktur TI yang
secara terus-menerus
menyediakan
terdiri dari hardware
infrastruktur Teknologi
berupa computer desktop,
Informasi, yang dapat
notebook, software,
menunjang semua
jaringan / Networking
kegiatan pengelolaan
untuk intranet dan
dalam PT. Pelayaran
internet serta perangkat
Tempuran Emas Tbk.
pendukung lainnya.
2. Mengadakan kegiatan
2. Jumlah kerja sama
penelitian dan
dengan vendor sistem
pengembangan di bidang yang relevan, seperti Teknologi Informasi
Sistem Informasi
bersama pemilik
Akuntansi yang
teknologi dan pemakai
disediakan oleh
teknologi informasi yang PT. Orlansoft Data kompeten serta mendayagunakan SDM dari dalam PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
System.
Weight
10
96
2. Terciptanya service
1. Meningkatkan sarana
1. Jumlah aplikasi
yang baik dan
dan prasarana Teknologi
operasionalisasi yang
memuaskan bagi
Informasi untuk
meliputi kegiatan
lingkungan eksternal PT. mendukung
transaksional (entri dan
Pelayaran Tempuran
pengembangan SDM dan olah data), kegiatan
Emas Tbk. (Pelanggan,
Sistem Informasi
layanan informasi bagi
Perusahaan yang
Manajemen PT.
pelanggan serta
bekerjasama)
Pelayaran Tempuran
perusahaan yang
Emas Tbk.
bekerjasama.
2. Mengembangkan
2. Jumlah proyek yang
Human Resource
dikerjakan divisi
15
Information System yang Teknologi Informasi dapat meningkatkan
perusahaan sebagai
kualitas pelayanan di PT. sebuah product Pelayaran Tempuran
development center
Emas Tbk.
terkait dengan HRIS.
3. Maksimalisasi
1. Meningkatkan
1. Jumlah transaksi dan
profitabilitas usaha PT.
pendapatan dengan cara
efektifitas profitabilitas
Pelayaran Tempuran
meningkatkan kerjasama yang memenuhi kuota
Emas Tbk.
yang efektif dengan
persyaratan dari EMKL
EMKL dan partner bisnis maupun perusahaan. yang lain.
20
2. Meningkatkan
2. Jumlah perusahaan
pendapatan dengan cara
asing yang bersedia
melakukan pemasaran
melakukan kerja sama
langsung ke perusahaan-
dengan PT. Pelayaran
perusahaan asing.
Tempuran Emas Tbk.
97
3. Melakukan efisiensi
3. Laporan keuangan
biaya dengan cara
tahunan
efisiensi operasi dan optimasi penanganan pelayanan. 4. Optimalisasi
1. Meningkatkan kerja
1. Jumlah kerja sama
penguasaan pangsa pasar sama dengan sesama
yang berhasil dibangun
dalam negeri dan
pelaku bisnis di sektor
dengan pelaku bisnis lain
meningkatkan
angkutan laut.
yang bergerak di sektor
optimalisasi pemanfaatan
20
angkutan laut.
kapasitas angkut kapal. 5. Pengembangan
1. Meningkatkan jumlah
1. Jumlah kapasitas
pertumbuhan bisnis
kapasitas angkut, jumlah angkut, jumlah armada
pelayaran di PT.
armada kapal dan
Pelayaran Tempuran
container
kapal dan container
20
Emas Tbk. 6. Ekspansi atau
1. Mengembangkan
1. Laporan asset
perluasan usaha PT.
strategi investasi baru
perusahaan tahunan.
Pelayaran Tempuran
yang mendukung PT.
Emas Tbk.
Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
15
98
3.3
Analisa Demand/Supply Planning Demand/supply planning diperoleh dari analisis terhadap arahan strategi yang sudah ada, sehingga dapat dilihat dengan jelas Demand (Kebutuhan) apa saja yang diminta unit bisnis dari unit Teknologi Informasi sehingga unit Teknologi Informasi dapat merealisasikannya dalam bentuk Supply (Pasokan).
Tabel 3.2 Demand/Supply Planning: Pengembangan Teknologi Informasi Secara Terus-Menerus. Demand
Supply
Konteks Strategi
Perencanaan Strategi
Perencanaan Strategi
Bisnis
untuk Penggunaan TI
untuk Pemasok TI
Arahan
Pengembangan
Mengusahakan semua
Mampu
Strategi
Teknologi Informasi
unit bisnis dapat
mengimplementasikan
secara terus-menerus.
menggunakan aplikasi
berbagai aplikasi untuk
di perusahaan dengan
mendukung kegiatan
maksimal.
operasional unit bisnis dalam PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Tujuan
1. Meningkatkan dan
1. Terlibatnya unit
Membangun aplikasi
Strategi
mengembangkan serta
bisnis dalam
yang dapat digunakan
menyediakan
penggunaan berbagai
untuk mendukung
infrastruktur Teknologi
aplikasi penunjang
kegiatan operasional
Informasi, yang dapat
kinerja operasional.
unit bisnis dalam PT.
menunjang semua
Pelayaran Tempuran
kegiatan pengelolaan
Emas Tbk.
dalam PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
99
2. Mengadakan
2. Melakukan penelitian
kegiatan penelitian dan
dan pengembangan
pengembangan di
untuk menentukan
bidang Teknologi
aplikasi yang dapat
Informasi bersama
dikembangkan atau
pemilik teknologi dan
diubah
pemakai teknologi
fungsionalitasnya.
informasi yang kompeten serta mendayagunakan SDM dari dalam PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Inisiatif
1. Frekuensi
1. Perencanaan untuk
1. Membangun jaringan
Strategi
penggunaan
pengadaan jaringan /
/ Network yang
infrastruktur TI yang
Networking untuk
dibutuhkan untuk
terdiri dari hardware
intranet dan internet .
intranet dan internet.
2. Mengupayakan kerja
2. Merencanakan atau
2. Membangun sistem
sama dengan vendor
mengelola kerja sama
yang relevan dengan
sistem yang relevan,
dengan vendor sistem
kebutuhan proses bisnis
seperti Sistem
yang relevan dengan
PT. Pelayaran
Informasi Akuntansi
kebutuhan proses bisnis
Tempuran Emas Tbk.
berupa computer desktop, notebook, software, jaringan / Networking untuk intranet dan internet serta perangkat pendukung lainnya.
100
yang disediakan oleh
PT. Pelayaran
PT. Orlansoft Data
Tempuran Emas Tbk.
System.
Tabel 3.3 Demand/Supply Planning: Terciptanya Service yang Baik dan Memuaskan Bagi Lingkungan Eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Demand
Supply
Konteks Strategi
Perencanaan Strategi
Perencanaan Strategi
Bisnis
untuk Penggunaan TI
untuk Pemasok TI
Terciptanya service
Sistem yang mampu
Mengembangkan sistem
yang baik dan me-
mendukung operasional
yang dapat
muaskan bagi
demi terciptanya service dipergunakan untuk
Arahan
lingkungan eksternal
yang baik dan
mendukung operasional
Strategi
PT. Pelayaran
memuaskan bagi
pada PT. Pelayaran
Tempuran Emas Tbk.
lingkungan eksternal
Tempuran Emas Tbk.
(Pelanggan, Perusahaan
PT. Pelayaran
yang bekerjasama)
Tempuran Emas Tbk.
1. Meningkatkan sarana
Melakukan evaluasi dan Membangun sebuah
dan prasarana
perbaikan terhadap
Human Resource
Teknologi Informasi
sarana dan prasarana
Information System
untuk mendukung
Teknologi Informasi
untuk mendukung
pengembangan SDM
yang dimiliki
pengembangan SDM
Tujuan
dan Sistem Informasi
perusahaan untuk
serta laporan yang
Strategi
Manajemen PT.
mendukung
dihasilkan Sistem
Pelayaran Tempuran
pengembangan SDM
Informasi Manajemen
Emas Tbk.
dan Sistem Informasi
PT. Pelayaran
Manajemen PT.
Tempuran Emas Tbk.
2. Mengembangkan
Pelayaran Tempuran
Human Resource
Emas Tbk.
101
Information System yang dapat meningkatkan kualitas pelayanan di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. 1. Menganalisis
Melakukan analisis dan
Membuat aplikasi-
aplikasi-aplikasi
evaluasi terhadap
aplikasi operasionalisasi
operasionalisasi yang
aplikasi-aplikasi
yang dapat membantu
meliputi kegiatan
operasionalisasi
kegiatan transaksional
transaksional (entri dan
transaksional serta
serta penyediaan
olah data), kegiatan
proyek yang dikerjakan
layanan informasi di
layanan informasi bagi
divisi Teknologi
PT. Pelayaran
pelanggan serta
Informasi.
Tempuran Emas Tbk.
Inisiatif
perusahaan yang
Strategi
bekerjasama.
2. Menganalisis proyek yang dikerjakan divisi Teknologi Informasi perusahaan sebagai sebuah product development center terkait dengan HRIS.
102
Tabel 3.4 Demand/Supply Planning: Maksimalisasi Profitabilitas Usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Demand
Arahan
Supply
Konteks Strategi
Perencanaan Strategi
Perencanaan Strategi
Bisnis
untuk Penggunaan TI
untuk Pemasok TI
Maksimalisasi
Menggunakan sistem
Mengembangkan sistem
profitabilitas usaha PT.
yang mampu
yang dapat
Pelayaran Tempuran
mempermudah PT.
meningkatkan
Emas Tbk.
Pelayaran Tempuran
profitabilitas usaha
Emas Tbk. dalam
proses bisnis
memaksimalkan
perkapalan, khususnya
profitabilitas usahanya.
pada PT. Pelayaran
Strategi
Tempuran Emas Tbk. 1. Meningkatkan
1. Memakai sistem
1. Mengembangkan
pendapatan dengan cara
yang mampu
sistem yang dapat
meningkatkan
mendukung kerja sama
mendokumentasikan
kerjasama yang efektif
PT. Pelayaran
syarat-syarat kerja sama
dengan EMKL dan
Tempuran Emas dengan dari EMKL.
partner bisnis yang
EMKL.
lain.
2. Menggunakan sistem
2. Membuat sistem
Tujuan
yang dapat melakukan
yang dapat melakukan
Strategi
forecasting daripada
forecasting daripada
kandidat-kandidat
kandidat-kandidat
2. Meningkatkan
strategi pemasaran yang strategi pemasaran
pendapatan dengan cara
dapat dikembangkan
untuk mendukung
melakukan pemasaran
perusahaan.
pengambilan keputusan
langsung ke
pada perusahaan.
perusahaan-perusahaan
3. Memastikan sistem
3. Membuat sistem
asing.
yang digunakan dapat
untuk proses bisnis
103
memenuhi standar
perkapalan yang
operasional proses
memenuhi suatu standar
3. Melakukan efisiensi
bisnis perkapalan untuk
yang berlaku secara
biaya dengan cara
efisiensi operasi serta
umum untuk
efisiensi operasi dan
optimasi penanganan
dipergunakan PT.
optimasi penanganan
pelayanan.
Pelayaran Tempuran
pelayanan.
Emas Tbk.
1. Mempelajari
1. Menggunakan sistem
1. Mengembangkan
transaksi-transaksi yang
yang mampu mengolah
sistem yang memiliki
memenuhi persyaratan
transaksi-transaksi
kapabilitas pengolahan
dari EMKL.
sesuai dengan
transaksi-transaksi yang
persyaratan dari EMKL. ada dalam proses bisnis perkapalan dengan tetap memenuhi persyaratan dari EMKL.
Inisiatif Strategi
2. Mengupayakan
2. Menggunakan sistem
2. Mengembangkan
peningkatan jumlah
keuangan yang mampu
sistem yang mampu
perusahaan asing yang
memberikan analisis
menghasilkan laporan
bersedia melakukan
pendapatan dan
keuangan yang dapat
kerja sama dengan PT.
pengeluaran dalam
dipakai untuk membuat
Pelayaran Tempuran
bentuk laporan
analisis pendapatan dan
Emas Tbk.
keuangan.
pengeluaran.
3. Menganalisa pendapatan dan pengeluaran dalam laporan keuangan tahunan
104
Tabel 3.5 Demand/Supply Planning: Optimalisasi Penguasaan Pangsa Pasar Dalam Negeri dan Meningkatkan Optimalisasi Pemanfaatan Kapasitas Angkut Kapal. Demand
Supply
Konteks Strategi
Perencanaan Strategi
Perencanaan Strategi
Bisnis
untuk Penggunaan TI
untuk Pemasok TI
Optimalisasi
Menggunakan sistem
Mengembangkan sistem
penguasaan pangsa
yang dapat mendukung
yang mampu
pasar dalam negeri dan
penguasaan pangsa
mendukung penguasaan
meningkatkan
pasar serta
pangsa pasar serta
optimalisasi
meningkatkan
mengoptimalkan
pemanfaatan kapasitas
optimalisasi pemanfatan pemanfaatan kapasitas
angkut kapal.
kapasitas angkut kapal.
angkut kapal.
Meningkatkan kerja
Menggunakan sistem
Membuat sistem yang
sama dengan sesama
yang dapat menunjang
dapat menunjang serta
Tujuan
pelaku bisnis di sektor
serta mengembangkan
mengembangkan kerja
Strategi
angkutan laut.
kerja sama dengan
sama dengan sesama
sesama pelaku bisnis di
pelaku bisnis di sektor
sektor angkatan laut.
angkatan laut.
Mengupayakan
Menggunakan sistem
Mengembangkan sistem
peningkatan jumlah
yang dapat mendukung
yang mampu
kerja sama yang
peningkatan jumlah
mendukung
berhasil dibangun
kerja sama dengan
penambahan kerja sama
dengan pelaku bisnis
pelaku bisnis lain yang
dengan pelaku bisnis
lain yang bergerak di
bergerak di sektor
lain yang bergerak di
sektor angkutan laut.
angkutan laut.
sektor angkutan laut.
Arahan Strategi
Inisiatif Strategi
105
Tabel 3.6 Demand/Supply Planning: Pengembangan Pertumbuhan Bisnis Pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Demand
Supply
Konteks Strategi
Perencanaan Strategi
Perencanaan Strategi
Bisnis
untuk Penggunaan TI
untuk Pemasok TI
Pengembangan
Menggunakan sistem
Mengembangkan sistem
pertumbuhan bisnis
yang dapat membantu
yang dapat membantu
Arahan
pelayaran di PT.
mengembangkan
perkembangan bisnis
Strategi
Pelayaran Tempuran
pertumbuhan bisnis PT
pada PT. Pelayaran
Emas Tbk.
Pelayaran Tempuran
Tempuran Emas Tbk.
Emas Tbk.
Tujuan Strategi
Inisiatif Strategi
Meningkatkan jumlah
Menggunakan sistem
Mengembangkan sistem
kapasitas angkut,
yang mampu
yang dapat
jumlah armada kapal
mengakomodasi
mengakomodasi
dan container
peningkatan jumlah
peningkatan jumlah
kapasitas angkut,
pada kapasitas angkut,
armada kapal serta
jumlah armada kapal,
container.
serta container.
Mengusahakan
Menggunakan sistem
Mengembangkan suatu
peningkatan jumlah
yang mampu
sistem yang dapat me-
kapasitas angkut,
menentukan
nentukan jumlah yang
jumlah armada kapal
penambahan jumlah
paling efektif dari pe-
dan jumlah container
kapasitas angkut,
nambahan jumlah kapa-
sesuai kebutuhan PT.
jumlah armada kapal,
sitas angkut, jumlah ar-
Pelayaran Tempuran
serta jumlah container
mada kapal, serta jum-
Emas Tbk.
yang sesuai dengan
lah container yang se-
kebutuhan PT.
suai dengan kebutuhan
Pelayaran Tempuran
PT. Pelayaran
Emas Tbk.
Tempuran Emas Tbk.
106
Tabel 3.7 Demand/Supply Planning: Ekspansi atau Perluasan Usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Demand
Supply
Konteks Strategi
Perencanaan Strategi
Perencanaan Strategi
Bisnis
untuk Penggunaan TI
untuk Pemasok TI
Ekspansi atau perluasan
Menggunakan sistem
Mengembangkan sistem
usaha PT. Pelayaran
yang mampu
yang mampu
Tempuran Emas Tbk.
mengakomodasi
mengakomodasi
ekspansi yang
ekspansi yang
Arahan
dilakukan oleh PT.
dilakukan oleh
Strategi
Pelayaran Tempuran
perusahaan yang
Emas Tbk.
bergerak di bidang pelayaran, khususnya PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Tujuan Strategi
Mengupayakan
Menggunakan sistem
Mengembangkan sistem
pengembangan strategi
yang mampu membantu yang dapat memberikan
investasi baru.
dalam pengembangan
dukungan dalam
strategi investasi baru.
pengembangan strategi investasi baru.
Inisiatif Strategi
Menganalisa
Menggunakan sistem
Mengembangkan sistem
pengeluaran strategi
keuangan yang mampu
yang mampu
investasi baru
memberikan analisis
menghasilkan laporan
perusahaan melalui
terhadap investasi yang
keuangan yang dapat
Laporan asset
telah dilakukan
dipakai untuk membuat
perusahaan tahunan.
perusahaan dalam
analisis terhadap
bentuk laporan
investasi yang telah
keuangan.
dilakukan oleh perusahaan.
107
3.4
Portfolio Investasi Sistem dan Teknologi Informasi yang Sedang Berjalan & Proyek Sistem dan Teknologi Informasi Penggunaan Portfolio didasarkan pada aplikasi yang sedang berjalan dan rencana proyek yang akan datang.
3.4.1 Portfolio Aplikasi yang Sedang Berjalan (Lights-On Portfolio) Lights-On Portfolio meliputi portfolio aplikasi, infrastruktur, service, dan manajemen. Nilai-nilai dari portfolio diperoleh dari kuesioner yang telah diisi oleh para user yang menggunakan aplikasi Lights-On.
3.4.1.1 Lights-On Lights-On adalah aktivitas operasional Teknologi Informasi yang sedang berjalan. 3.4.1.1.1 Portfolio Aplikasi Lights-On yang ada di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. yaitu sebagai berikut: a. Orlansoft Consumer Financing Aplikasi Orlansoft Consumer Financing merupakan aplikasi untuk menangani semua kegiatan keuangan, meliputi accounting dan finance. Sistem ini telah dipakai selama 4 tahun mulai tahun 2005. Aplikasi ini sendiri dirancang untuk mendukung Customer di bidang industri keuangan, melalui kemudahan yang didapat ketika melakukan proses implementasi yang dapat dilakukan secara mudah dan cepat. Aplikasi ini juga merupakan solusi yang lengkap untuk perusahaan yang memiliki
108
banyak cabang di berbagai tempat dan juga beberapa unit bisnis yang ada, seperti pada PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Orlansoft Consumer Financing mengintegrasikan beberapa proses bisnis operasional yang tipikal yang terdiri dari simulasi kredit, registrasi dan persetujuan berkaitan dengan keuangan, pelacakan dokumendokumen legal, penggabungan sistem keuangan, sampai kepada operasional back office seperti penerimaan pembayaran, kontrol AR, manajemen kas, AP sampai proses penggabungan keuangan dengan mitra kerja yang pada akhirnya akan mendukung pelaporan keuangan pada PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. •
Tujuan
: Mendukung kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
operasional keuangan sehari-hari perusahaan sampai ke laporan keuangan yang berhubungan dengan accounting dan finance perusahaan. •
Manfaat
: Penerimaan kas, kontrol AR atau tagihan, manajemen
kas, AP atau utang, laporan keuangan serta integritas data yang berhubungan dengan keuangan perusahaan. •
Fungsi
: Sebagai aplikasi utama pendukung kegiatan operasional
dan pelaporan keuangan perusahaan. •
User
: Divisi Accounting, Divisi Finance, serta Management
•
Biaya
: Rp. 500.000.000,-
•
Lama Pemakaian
: 4 tahun sejak 2005
•
Lama Pengembangan
: Paket siap pakai.
109
b. MAXimas Logistics Merupakan aplikasi pendukung kegiatan operasional perusahaan, terutama yang berhubungan dengan mekanisme kegiatan distribusi serta pelaporan posisi Container atau muatan yang ada di perusahaan, yang fungsi utamanya adalah mendukung pemberian informasi serta integrasi data yang berkaitan dengan muatan dengan pihak Branch Office atau kantor cabang. Aplikasi ini sendiri baru dipakai selama 1 tahun sampai tahun 2009. •
Tujuan
: Dapat memberikan informasi yang akurat terhadap
keberadaan Container atau muatan sehingga dapat memperoleh data terkait histori pergerakan muatan tersebut. •
Manfaat
: Dapat menentukan Cost yang akan ditagihkan kepada
pelanggan secara cepat, efisien, dan akurat. •
Fungsi
: Sebagai pusat informasi bagi pihak-pihak yang terkait di
perusahaan yang menyimpan dan memberikan data yang akurat mengenai biaya-biaya yang dikeluarkan selama kegiatan operasional berlangsung. •
User
: Divisi Operasional, Armada, Divisi Accounting, Divisi
Finance, Divisi Marketing, Branch Office. •
Biaya
•
Lama Pemakaian
: 1 tahun.
•
Lama Pengembangan
: Paket siap pakai.
: Rp. 1.400.000.000,-
110
c. Document Management Document Management System atau sistem manajemen dokumen merupakan sistem yang ditujukan untuk mengatur, menyimpan, mengupdate, serta mendistribusikan semua dokumen-dokumen yang terkait dengan proses bisnis perusahaan yang bertujuan untuk memudahkan untuk mengakses dokumen pada waktu dibutuhkan. Sistem ini sendiri terbagi menjadi dua, yaitu sistem Document Management yang lama dan yang baru. Sistem yang lama hanya dibangun untuk mendukung kegiatan operasional yang berkaitan dengan armada kapal dan didirikan pada tahun 2008. Sedangkan sistem yang baru dibuat untuk mendukung pengaturan dokumen yang juga berkaitan dengan Crewing atau sertifikat kru kapal dan legal atau surat-surat perjanjian jatuh tempo. •
Tujuan
: Memberikan dukungan operasional bagi perusahaan
terkait dengan pendistribusian, pengaturan, penyimpanan, serta pengupdatean dokumen yang berkaitan dengan armada, kru kapal, serta legal perusahaan. •
Manfaat
: Data-data yang berkaitan dengan Crewing (Sertifikat kru
kapal) serta perjanjian-perjanjian jatuh tempo. •
Fungsi
: Sebagai sarana atau aplikasi utama untuk mengakses
dokumen perusahaan yang terkait dengan armada, kru kapal serta surat-surat perjanjian yang jatuh tempo secara aman dan tetap menjaga kerahasiaan dokumen. •
User
: Divisi Legal.
111
•
Biaya
•
Lama Pemakaian
: 19 bulan sejak 2008.
•
Lama Pengembangan
: 2 bulan.
: Rp. 36.000.000,-
d. Procurement & Inventory System Merupakan aplikasi pokok yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan di dalam melakukan pengadaan atau purchasing seluruh jenis barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, serta mendukung perusahaan di dalam mengatur Inventory atau kegiatan inventaris perusahaan. Aplikasi ini merupakan aplikasi yang vital keberadaannya di dalam mendukung perusahaan untuk tetap memiliki data yang terupdate terkait dengan seluruh Inventory yang ada dan sedang dipakai di dalam perusahaan. Aplikasi ini juga memiliki fitur Online dengan seluruh Branch Office atau kantor cabang yang terhubung dengan Head Office perusahaan. •
Tujuan
: Memberikan informasi yang terkait dengan pengadaan
semua jenis barang, dari alat-alat berat sampai kepada sparepart armada kapal dan alat-alat untuk mendukung kegiatan operasional internal perusahaan sampai kepada pengaturannya. •
Manfaat
: Informasi mengenai harga atau cost barang, pihak yang
membutuhkan, tanggal purchasing atau pembelian, stock atau persediaan barang, serta permintaan untuk pengadaan barang.
112
•
Fungsi
: Sebagai pusat informasi yang mewakili pengadaan
barang, harga, distribusi, serta inventory system perusahaan. •
User
: Divisi Accounting, Divisi Finance, Divisi Purchasing,
Divisi Warehouse, Management. •
Biaya
•
Lama Pemakaian
: 1 tahun.
•
Lama Pengembangan
: 2 bulan.
: Rp. 36.000.000,-
e. ICS – Integrated Container System Merupakan aplikasi yang intinya adalah mendukung integrasi data yang terkait dengan pergerakan Container atau muatan dalam proses bisnis perusahaan sehari-harinya. Sistem ini kurang lebih memiliki fitur yang sama dengan sistem MAXimas Logistics dan merupakan sucessor atau sistem pendahulu dari sistem MAXimas Logistics tersebut. Sistem ini dipakai oleh perusahaan selama kurang lebih 4 tahun semenjak tahun 2005, sebelum dipakai secara paralel dengan sistem MAXimas Logistics yang lebih baru. Bedanya adalah sistem ini hanya mencakup bagian Depot dan Kade Container saja. •
Tujuan
: Memberikan data serta informasi yang terintegrasi
mengenai pergerakan Container atau muatan dalam mekanisme proses bisnis operasional perusahaan sehari-hari.
113
•
Manfaat
: Pelaporan posisi Container yang jelas dan memadai,
serta data yang terintegrasi dengan pihak Branch Office atau kantor cabang. •
Fungsi
: Sebagai aplikasi yang mendukung pelaporan yang terkait
dengan pergerakan Container atau muatan dalam proses bisnis operasional perusahaan sehari-hari. •
User
: Divisi Depot dan Divisi Kade.
•
Biaya
: Rp. 108.000.000,-
•
Lama Pemakaian
: 4 tahun sejak 2005.
•
Lama Pengembangan
: 6 bulan.
f. Bunker Merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengetahui informasi mengenai status pengisian bahan bakar dan status kapal sehingga perusahaan dapat mengetahui keberadaan kapal dan banyaknya konsumsi atau pemakaian bahan bakar berdasarkan jarak yang ditempuh. •
Tujuan
: Memberikan informasi yang akurat dan terupdate
berkaitan dengan status kapal, volume pengisian bahan bakar, serta perhitungan mengenai total bahan bakar yang telah terpakai oleh setiap kapal sehingga perusahaan dapat melakukan berbagai perhitungan yang berhubungan dengan revenue atau pemasukan perusahaan, serta forecasting atau peramalan biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan terkait bahan bakar kapal.
114
•
Manfaat
: Transaksi pengisian bahan bakar, harga bahan bakar,
volume pengisian bahan bakar, status bahan bakar kapal serta status kapal secara real-time. •
Fungsi
: Sebagai aplikasi yang mencatat dan menyimpan setiap
transaksi bahan bakar yang dilakukan dan keberadaan setiap armada kapal perusahaan. •
User
: Divisi Bunker dan Divisi Operasional.
•
Biaya
: Rp. 36.000.000,-
•
Lama Pemakaian
: 1 tahun.
•
Lama Pengembangan
: 2 bulan.
g. Absensi dan Payroll Aplikasi absensi dan payroll merupakan aplikasi yang digunakan untuk untuk menangani semua kegiatan yang berhubungan dengan karyawan perusahaan, meliputi absensi (daftar kehadiran karyawan) dan penggajian karyawan. Perusahaan telah menggunakan finger scan untuk mendukung absensi karyawan di perusahaan tersebut. Sistem ini telah dipakai selama 3 tahun mulai tahun 2006. •
Tujuan
: memberikan informasi mengenai daftar kehadiran
karyawan serta penggajian karyawan yang ada di perusahaan.
115
•
Manfaat
: memperoleh informasi mengenai daftar kehadiran
karyawan sehingga dapat melakukan perhitungan mengenai bonus serta penalti yang harus dilakukan kepada karyawan. •
Fungsi
: sebagai aplikasi yang mencatat dan menyimpan daftar
kehadiran karyawan serta penggajian yang dilakukan perusahaan kepada setiap karyawan di perusahaan. •
User
: Divisi Human Resource dan divisi manajemen.
•
Biaya
: Rp. 40.000.000,-
•
Lama Pemakaian
: 3 tahun.
•
Lama Pengembangan
: paket siap pakai.
h. Online system Online system merupakan sistem yang digunakan untuk mendukung serta menunjang aplikasi MAXimas Logistics agar dapat terhubung dengan branch office secara realtime sehingga dapat mendukung pemberian informasi serta integrasi data yang berkaitan dengan muatan dengan pihak Branch Office atau kantor cabang. Aplikasi ini sendiri sudah dipakai selama 1 tahun sampai tahun 2009. •
Tujuan
: mendukung serta menunjang aplikasi MAXimas
Logistics agar dapat tetap terhubung dan terintegrasi dengan branch office.
116
•
Manfaat
: memperoleh informasi yang cepat, efisien dan akurat
mengenai kegiatan operasional yang terjadi di branch office khususnya yang berhubungan denga muatan yang dilakukan oleh branch office. •
Fungsi
: sebagai sistem yang mendukung aplikasi MAXimas
Logistics agar dapat senantiasa selalu terhubung dan terintegrasi dengan branch office sehingga kantor pusat juga dapat selalu mendapatkan informasi terbaru yang berhubungan dengan kegiatan yang terjadi di branch office. •
User
: semua divisi di kantor pusat dan branch office.
•
Biaya
: Rp. 18.000.000,-
•
Lama Pemakaian
: 1 tahun
•
Lama Pengembangan
: 1 bulan
3.4.1.1.2 Portfolio Infrastruktur Lights-On yang ada di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. terdiri dari : a. Hardware Hardware adalah suatu perangkat sistem informasi yang terdiri dari perlengkapan fisik yang mendukung kegiatan operasional perusahaan, seperti PC, UPS, printer, scanner, Notebook dan lain-lain. Hardware mulai digunakan di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. sejak tahun 1990.
117
•
Tujuan
: Digunakan sebagai alat pendukung administrasi atau
operasional serta mendukung aplikasi dan sistem di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. •
Manfaat
: Membantu perusahaan dalam melaksanakan proses
bisnis, khususnya dalam membantu kegiatan operasional serta menjembatani interaksi antara user dengan aplikasi. •
Fungsi
:
o Menginput data dan menggunakan sistem aplikasi yang digunakan oleh PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. o Mencetak laporan atau hal lain yang dibutuhkan untuk dicetak. o Melakukan scan gambar yang dibutuhkan. o Mendukung dan mempermudah kegiatan administrasi atau operasional bisnis perusahaan sehari-hari.
•
Biaya
: Keterangan
Biaya
PC + Monitor Client – 350 unit
Rp. 1.575.000.000,-
Scanner – 5 unit
Rp. 6.310.875,-
Printer – 50 unit
Rp. 106.000.000,-
UPS – 50 unit
Rp. 150.000.000,-
Total Biaya
Rp. 1.837.310.875,-
118
b. Software License Software adalah sebuah perangkat instruksi yang memungkinkan sebuah hardware untuk berfungsi. Software mulai digunakan di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. sejak tahun 1990, yang berfungsi untuk mendukung kegiatan operasional dan administratif perusahaan, seperti Microsoft Office sebagai aplikasi pendukung, dll. •
Tujuan
: Memfasilitasi dalam kegiatan operasional perusahaan
dan juga sebagai media yang digunakan untuk meningkatkan kinerja dan mendukung kegiatan operasional perusahaan. •
Manfaat
: Memberikan kemudahan bagi user dalam melakukan
pekerjaannya
masing-masing
serta
memperlancar
penggunaan
aplikasi tersebut. •
Fungsi
: Sebagai jaminan yang melegalisasi seluruh software yang
digunakan oleh PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. sehingga pemakaian software sah secara hukum. •
Biaya
: Keterangan
Biaya
Windows XP Microsoft License
Rp. 1.050.000.000,-
Windows Server 2008 R2 (Server + Client)
Rp. 1.150.000.000,-
Microsoft Office 2003 License
Rp. 1.575.000.000,-
SQL 2008 License
Rp. 150.000.000,-
Citrix Server Licence
Rp. 300.000.000,-
Total Biaya
Rp. 4.225.000.000,-
119
c. Server Server merupakan sistem komputer yang menyediakan jenis layanan tertentu dalam sebuah jaringan komputer. Server mulai digunakan di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. sejak tahun 1990. •
Tujuan
: Sebagai tempat penyimpanan data dari segala aktivitas
yang dilakukan oleh user di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Selain itu juga sebagai pusat lalu lintas data yang memudahkan pengaksesan oleh user yang berkepentingan. •
Manfaat
: Sebagai tempat penyimpanan yang dapat menjaga
keamanan dan integritas data serta sebagai alat untuk mengatur lalu lintas atau traffic data untuk mempermudah dan mempercepat akses data yang dilakukan user. •
Fungsi
: Melakukan back-up data di PT.Pelayaran Tempuran
Emas Tbk. dan juga untuk melakukan transfer data antar PC sesuai dengan keperluan. •
Biaya
: Keterangan
Biaya
File Server
Rp. 100.000.000,-
Web Server
Rp. 100.000.000,-
Mail Server
Rp. 100.000.000,-
Database
Rp. 100.000.000,-
Total Biaya
Rp. 400.000.000,-
120
d. Networking Network merupakan sistem jaringan yang mengintegrasikan seluruh software dan hardware baik secara internal maupun eksternal untuk mencapai tujuan. Network digunakan di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. sejak tahun 2000. •
Tujuan
: Menghubungkan setiap unit kerja agar aplikasi yang
digunakan dapat terintegrasi satu dengan yang lainnya. Hal ini dimaksudkan agar proses pertukaran dan penyebaran data dan informasi lebih cepat. •
Manfaat
: Mempermudah dan mempercepat pengiriman data dan
informasi serta akses data dan informasi yang dibutuhkan. •
Fungsi
: Sebagai sarana untuk mempermudah proses pengiriman
data dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. •
Biaya
: Keterangan
Biaya
Intranet (LAN)
Rp. 45.000.000,-
Online System (WAN)
Rp. 480.000.000,-
Internet Connection
Rp. 15.000.000,-
Domain
Rp. 720.000,-
Co Location Hosting
Rp. 300.000,-
Total Biaya
Rp. 541.020.000,-
121
e. Internet Security Internet Security mulai digunakan di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. sejak tahun 2000, yang merupakan perangkat keamanan yang dipasang untuk mencegah adanya penyalahgunaan akses dan hacker yang akan melakukan pencurian data dan informasi milik perusahaan yang bersifat confidential. •
Tujuan
:
Mencegah
terjadinya
penyalahgunaan
akses
dan
pencurian data internal perusahaan yang bersifat penting. •
Manfaat
: Menjaga data dan informasi yang bersifat confidential
dan terbatas untuk pihak diluar perusahaan. •
Fungsi
: Mengatur kontrol akses dan data atau information flow.
•
Biaya
: Keterangan
Biaya
Antivirus Endpoint dari Symantec
Rp. 200.000.000,-
Firewall
Rp. 80.000.000,-
Total Biaya
Rp. 280.000.000,-
122
3.4.1.1.3 Portfolio Service Lights-On yang ada di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. terdiri dari : a. Maintenance •
Tujuan
: Agar fungsi dari aplikasi dan infrastruktur yang
digunakan tetap terjaga sehingga proses bisnis perusahaan sehari-hari dapat tetap berjalan dengan lancar sesuai fungsinya masing-masing. Selain itu juga mengurangi atau mencegah kesalahan-kesalahan yang timbul karena masalah teknis. •
Manfaat
: Menjaga atau meningkatkan performa sistem yang ada
di perusahaan dan juga memberikan kenyamanan bagi user yang menggunakan sistem sehari-harinya. •
Fungsi
: Memelihara sistem agar tetap dapat berjalan dengan baik
dan lancar dan juga memelihara aplikasi dan infrastruktur dengan melakukan pengecekan dan evaluasi rutin terhadap aplikasi dan infrastruktur yang digunakan. Selain itu juga memberikan tanggapan kepada keluhan user terhadap kinerja aplikasi atau infrastruktur yang tidak berjalan dengan sebagaimanamestinya. •
Biaya (Maintenance per tahun) : Keterangan
Biaya
Service untuk Hardware
Rp. 30.000.000,-
Service untuk Software
Rp. 50.000.000,-
Total Biaya
Rp. 80.000.000,-
123
3.4.1.1.4 Portfolio Management Lights-On yang ada di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. terdiri dari : a. Training Training diadakan oleh divisi IT untuk memberikan pelatihan kepada user untuk dapat menggunakan aplikasi yang ada atau aplikasi yang baru yang akan diimplementasikan oleh perusahaan. • Tujuan
:
Memberikan
pelatihan
kepada
karyawan
untuk
memberikan peningkatan kinerja karyawan di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. • Manfaat
: Memberikan pengetahuan, keterampilan, dan keahlian
tambahan bagi karyawan sebagai bekal untuk peningkatan dalam melakukan
pekerjaannya
sehari-hari,
dan
untuk
mengurangi
terjadinya human error yang disebabkan oleh ketidakjelasan user dalam menggunakan aplikasi yang ada. • Fungsi
: Melatih pengetahuan, keterampilan dan keahlian
karyawan. • Biaya
: Rp. 40.000.000,- (per proyek Rp. 20.000.000,- dan rata-
rata 1 tahun 2 proyek)
124
3.4.1.2 Portfolio Aplikasi Penggunaan aplikasi pada PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. meliputi Orlansoft,
MAXimas
Logistics,
Document
Management
System,
Procurement dan Inventory System, ICS (Information Integrated Container System), Bunker System, Absensi dan Payroll, dan Online System.
Weight Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Unweight Total Weight Total
125
Tabel 3.8 Weight Portfolio Aplikasi
Orlansoft Consumer Financing MAXimas Logistics Document Management Procurement & Inventory
Absensi & Payroll Online System
Wgt 10 15 20 20 20 15
20 4 4,4 3,8 4,2 4 4,2 24,6 492
20 4 4,6 4,4 4,4 4 3,6 25 500
10 3,2 3,6 3 2,6 3,4 2,8 18,6 186
10 3,6 4 4 3,2 3,4 3,8 22 220
ICS
10
3,8
4,3
4
3,8
3,6
3,6
23,1
231
Bunker
10
3,8
4
4,4
4,2
4
3,6
24
240
5
2,8
3,6
3,2
3,2
3,6
3
19,4
97
15
4,4
4,6
4,2
4,2
4
3,8
25,2
378
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
126
Business Value Scorecard : Orlansoft Consumer Financing Tabel 3.9 BVS Orlansoft Consumer Financing
10 15 20 20 20 15
User 1 3 4 3 4 5 4
User 2 4 4 4 5 4 5
User 3 5 4 3 5 4 4
User 4 4 5 5 4 4 3
User 5
4
5
4
3
3
5
Total
20
22
19
21
20
21
Average
4
4,4
3,8
4,2
4
4,2
Score
40
66
76
84
80
63
409
127
•
Skor Portfolio Aplikasi Orlansoft Consumer Financing a. Kualitas terbagi atas : o Fungsionalitas
: 4,9
o Keakuratan
: 4,9
Skor kualitas adalah (4,9 + 4,9) / 2 = 4,9 b. Layanan terbagi atas : o Ketersediaan
: 4,6
o Kecepatan respon : 4,8 Skor layanan adalah (4,6 + 4,8) / 2 = 4,7 c. Intensitas penggunaan terbagi atas : o Ketergantungan pada aplikasi
:5
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan
:5
Skor intensitas penggunaan adalah (5 + 5) / 2 = 5 d. Penyelarasan Bisnis : 409 / 100 = 4,09
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
128
Business Value Scorecard : MAXimas Logistics Tabel 3.10 BVS MAXimas Logistics
10 15 20 20 20 15
User 1 4 5 4 4 5 4
User 2 5 4 5 4 4 4
User 3 3 5 4 5 3 4
User 4 4 4 5 4 4 3
User 5
4
5
4
5
4
3
Total
20
23
22
22
20
18
Average
4
4,6
4,4
4,4
4
3,6
Score
40
69
88
88
80
54
407
129
•
Skor Portfolio Aplikasi MAXimas Logistics a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,8
o Keakuratan
: 4,9
Skor kualitas adalah (4,8 + 4,9) / 2 = 4,85 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,6
o Kecepatan respon
: 4,4
Skor layanan adalah (4,6 + 4,4) / 2 = 4,5 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
:5
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (5 + 4,6) / 2 = 4,8 d. Penyelarasan Bisnis
: 407 / 100 = 4,07
: 4,6
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
130
Business Value Scorecard : Document Management Tabel 3.11 BVS Document Management
10 15 20 20 20 15
User 1 3 4 3 3 3 3
User 2 3 3 3 2 3 3
User 3 4 4 2 3 4 3
User 4 2 3 4 2 4 3
User 5
4
4
3
3
3
2
Total
16
18
15
13
17
14
Average
3,2
3,6
3
2,6
3,4
2,8
Score
32
54
60
52
68
42
308
131
•
Skor Portfolio Aplikasi Document Management a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,5
o Keakuratan
: 4,8
Skor kualitas adalah (4,5 + 4,8) / 2 = 4,65 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,8
o Kecepatan respon
: 4,8
Skor layanan adalah (4,8 + 4,8) / 2 = 4,8 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
:4
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (4 + 4,2) / 2 = 4,1 d. Penyelarasan Bisnis
: 308 / 100 = 3,08
: 4,2
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
132
Business Value Scorecard : Procurement & Inventory Tabel 3.12 BVS Procurement & Inventory
10 15 20 20 20 15
User 1 3 4 4 3 3 4
User 2 4 4 4 4 3 4
User 3 4 4 5 2 4 4
User 4 3 4 3 3 3 3
User 5
4
4
4
4
4
4
Total
18
20
20
16
17
19
Average
3,6
4
4
3,2
3,4
3,8
Score
36
60
80
64
68
57
365
133
•
Skor Portfolio Aplikasi Procurement & Inventory a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,7
o Keakuratan
: 4,6
Skor kualitas adalah (4,7 + 4,6) / 2 = 4,65 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,3
o Kecepatan respon
: 4,5
Skor layanan adalah (4,3 + 4,5) / 2 = 4,4 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
: 4,6
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (4,6 + 4,8) / 2 = 4,7 d. Penyelarasan Bisnis
: 365 / 100 = 3,65
: 4,8
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
134
Business Value Scorecard : Integrated Container System Tabel 3.13 BVS Integrated Container System
10 15 20 20 20 15
User 1 4 5 4 4 4 4
User 2 4 4 4 4 4 4
User 3 3 4 4 3 3 4
User 4 4 4 4 4 4 3
User 5
4
5
4
4
3
3
Total
19
22
20
19
18
18
Average
3,8
4,3
4
3,8
3,6
3,6
Score
38
66
80
76
72
54
386
135
•
Skor Portfolio Aplikasi Integrated Container System a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,7
o Keakuratan
: 4,8
Skor kualitas adalah (4,7 + 4,8) / 2 = 4,75 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,5
o Kecepatan respon
: 3,8
Skor layanan adalah (4,5 + 3,8) / 2 = 4,15 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
: 4,2
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (4,2 + 4,6) / 2 = 4,4 d. Penyelarasan Bisnis
: 386 / 100 = 3,86
: 4,6
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
136
Business Value Scorecard : Sistem Bunker Tabel 3.14 BVS Sistem Bunker
10 15 20 20 20 15
User 1 4 4 4 4 4 4
User 2 4 5 4 4 4 3
User 3 4 4 5 4 3 4
User 4 3 3 5 4 4 3
User 5
4
4
4
5
5
4
Total
19
20
22
21
20
18
Average
3,8
4
4,4
4,2
4
3,6
Score
38
60
80
84
80
54
396
137
•
Skor Portfolio Aplikasi Sistem Bunker a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,7
o Keakuratan
: 4,3
Skor kualitas adalah (4,7 + 4,3) / 2 = 4,5 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,8
o Kecepatan respon
: 4,6
Skor layanan adalah (4,8 + 4,6) /2 = 4,7 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
: 4,8
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (4,8 + 4) / 2 = 4,4 d. Penyelarasan Bisnis
: 396 / 100 = 3,96
:4
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
138
Business Value Scorecard : Absensi & Payroll Tabel 3.15 BVS Absensi dan Payroll
10 15 20 20 20 15
User 1 3 4 3 3 3 3
User 2 3 3 3 3 4 3
User 3 2 4 4 3 4 2
User 4 3 4 3 4 4 3
User 5
3
3
3
3
3
4
Total
14
18
16
16
18
15
Average
2,8
3,6
3,2
3,2
3,6
3
Score
28
54
64
64
72
45
327
139
•
Skor Portfolio Aplikasi Absensi & Payroll a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,5
o Keakuratan
: 4,9
Skor kualitas adalah (4,5 + 4,9) / 2 = 4,7 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,9
o Kecepatan respon
: 4,7
Skor layanan adalah (4,9 + 4,7) / 2 = 4,8 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
:5
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (5 + 5) / 2 = 5 d. Penyelarasan Bisnis
: 327 / 100 = 3,27
:5
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
140
Business Value Scorecard : Online System Tabel 3.16 BVS Online System
10 15 20 20 20 15
User 1 4 4 4 4 4 4
User 2 5 5 4 4 4 3
User 3 4 5 3 4 3 4
User 4 5 4 5 5 5 4
User 5
4
5
5
4
4
4
Total
22
23
21
21
20
19
Average
4,4
4,6
4,2
4,2
4
3,8
Score
44
69
84
84
80
57
418
141
•
Skor Portfolio Aplikasi Online System a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,6
o Keakuratan
: 4,3
Skor kualitas adalah (4,6 + 4,3) / 2 = 4,45 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,5
o Kecepatan respon
: 4,3
Skor layanan adalah (4,5 + 4,3) / 2 = 4,4 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
: 4,2
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (4,2 + 4,6) / 2 = 4,4 d. Penyelarasan Bisnis
: 418 / 100 = 4,18
: 4,6
142
Tabel 3.17 Portfolio Aplikasi
Breadth
Bunker System Absensi dan Payroll Online System
Divisi Accounting, Divisi Finance, Divisi Purchasing, Divisi Warehouse, Management Divisi Depot dan Divisi Kade Divisi Bunker dan Divisi Operasional Divisi Human Resource dan divisi manajemen semua divisi di kantor pusat dan branch office
Ketergantungan
ICS
Divisi Legal
Kualitas
Document Management System Procurement and Inventory System
Tingkat Layanan
MAXimas Logistics
Divisi Accounting, Divisi Finance, serta Management Divisi Operasional, Armada, Divisi Accounting, Divisi Finance, Divisi Marketing, Branch Office
Nilai Penyelarasan
Orlansoft
Unit Kerja
Biaya (Juta Rupiah)
Aplikasi
Intensitas Pengguna
Portfolio Aplikasi
500
4,09
4,7
4,9
5
5
1400
4,07
4,5
4,85
5
4,6
36
3,08
4,8
4,65
4
4,2
36
3,65
4,4
4,65
4,6
4,8
108
3,86
4,15
4,75
4,2
4,6
36
3,96
4,7
4,5
4,8
4
40
3,27
4,8
4,7
5
5
18
4,18
4,4
4,45
4,2
4,6
Weight Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Unweight Total Weight Total
143
3.4.1.3 Portfolio Infrastruktur Penggunaan Infrastruktur pada PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Adalah meliputi Hardware, Software License, Server, Networking, Internet
Security. Tabel 3.18 Weight Portfolio Infrastruktur
Wgt 10 15 20 20 20 15
Hardware 25 4,6 4,2 4 3,6 3,2 3,2 22,8 570
Software License
20
4
4,2
4
3,8
4,2
3,8
24
480
Server
25
4,4
4
4
3,4
4
3,2
23
575
Networking
15
4,4
4,4
4
4
4
3,4
24,2
363
Internet Security
15
3,8
3,2
3
2,8
3,2
2,8
18,8
282
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
144
Business Value Scorecard : Infrastruktur Hardware Tabel 3.19 BVS Infrastruktur Hardware
10 15 20 20 20 15
User 1 4 4 4 4 3 4
User 2 5 4 4 3 4 3
User 3 5 4 3 4 3 3
User 4 4 4 4 4 3 3
User 5
5
5
5
3
3
3
Total
23
21
20
18
16
16
Average
4,6
4,2
4
3,6
3,2
3,2
Score
46
63
80
72
64
48
373
145
•
Skor Portfolio Infrastruktur Hardware a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,6
o Keakuratan
: 4,5
Skor kualitas adalah (4,6 + 4,5) / 2 = 4,55 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,4
o Kecepatan respon
: 4,3
Skor layanan adalah (4,4 + 4,3) / 2 = 4,35 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
: 4,4
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (4,4 + 4,6) / 2 = 4,5 d. Penyelarasan Bisnis
: 373 / 100 = 3,73
: 4,6
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
146
Business Value Scorecard : Infrastruktur Software License Tabel 3.20 BVS Infrastruktur Software License
10 15 20 20 20 15
User 1 4 4 4 4 3 4
User 2 5 4 4 3 4 4
User 3 5 5 5 4 5 3
User 4 4 4 4 5 4 4
User 5
5
4
3
3
5
4
Total
20
21
20
19
21
19
Average
4
4,2
4
3,8
4,2
3,8
Score
40
63
80
76
84
57
400
147
•
Skor Portfolio Infrastruktur Software License a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,6
o Keakuratan
: 4,4
Skor kualitas adalah (4,6 + 4,4) / 2 = 4,5 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,4
o Kecepatan respon
: 4,4
Skor layanan adalah (4,4 + 4,4) / 2 = 4,4 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
: 4,4
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (4,4 + 4,6) / 2 = 4,5 d. Penyelarasan Bisnis
: 400 / 100 = 4,00
: 4,6
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
148
Business Value Scorecard : Infrastruktur Server Tabel 3.21 BVS Infrastruktur Server
10 15 20 20 20 15
User 1 4 4 4 3 4 3
User 2 4 4 4 3 4 3
User 3 5 4 3 4 3 4
User 4 4 4 4 4 4 3
User 5
5
4
5
3
5
4
Total
22
20
20
17
20
16
Average
4,4
4
4
3,4
4
3,2
Score
44
60
80
68
80
48
380
149
•
Skor Portfolio Infrastruktur Server a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,5
o Keakuratan
: 4,4
Skor kualitas adalah (4,5 + 4,4) / 2 = 4,45 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,3
o Kecepatan respon
: 4,5
Skor layanan adalah (4,3 + 4,5) / 2 = 4,4 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
: 4,6
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (4,6 + 4,4) / 2 = 4,5 d. Penyelarasan Bisnis
: 380 / 100 = 3,80
: 4,4
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
150
Business Value Scorecard : Infrastruktur Networking Tabel 3.22 BVS Infrastruktur Networking
10 15 20 20 20 15
User 1 4 4 4 4 4 3
User 2 5 4 4 3 4 4
User 3 5 5 3 4 4 4
User 4 4 4 5 4 4 3
User 5
4
5
4
5
4
3
Total
22
22
20
20
20
17
Average
4,4
4,4
4
4
4
3,4
Score
44
66
80
80
80
51
401
151
•
Skor Portfolio Infrastruktur Networking a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,5
o Keakuratan
: 4,5
Skor kualitas adalah (4,5 + 4,5) / 2 = 4,5 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,5
o Kecepatan respon
: 4,6
Skor layanan adalah (4,5 + 4,6) / 2 =4,55 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
: 4,6
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (4,6 + 4,4) / 2 = 4,5 d. Penyelarasan Bisnis
: 401 / 100 = 4,01
: 4,4
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
152
Business Value Scorecard : Infrastruktur Internet Security Tabel 3.23 BVS Infrastruktur Internet Security
10 15 20 20 20 15
User 1 4 3 3 3 3 3
User 2 4 3 2 2 3 2
User 3 3 3 3 2 3 2
User 4 4 4 4 4 4 4
User 5
4
3
3
3
3
3
Total
19
16
15
14
16
14
Average
3,8
3,2
3
2,8
3,2
2,8
Score
38
48
60
56
64
42
308
153
•
Skor Portfolio Infrastruktur Internet Security a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,5
o Keakuratan
: 4,4
Skor kualitas adalah (4,5 + 4,4) / 2 = 4,45 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,4
o Kecepatan respon
: 4,5
Skor layanan adalah (4,4 + 4,5) / 2 = 4,5 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
: 4,2
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (4,2 + 4,4) / 2 = 4,3 d. Penyelarasan Bisnis
: 308 / 100 = 3,08
: 4,4
154
Tabel 3.24 Portfolio Infrastruktur
Nilai Penyelarasan
Tingkat Layanan
Kualitas
Ketergantungan
Breadth
Pengguna
Biaya (Juta Rupiah)
Intensitas
Portfolio Infrastruktur
Hardware
Semua Unit
1837
3,73
4,35
4,55
4,4
4,6
Software License
Semua Unit
4225
4,00
4,4
4,5
4,4
4,6
Server
Semua Unit
400
3,80
4,4
4,45
4,6
4,4
Network
Semua Unit
541
4,01
4,55
4,5
4,6
4,4
Internet Security
Semua Unit
280
3,08
4,45
4,45
4,2
4,4
Infrastruktur
Unit Kerja
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus
Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama)
Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal.
Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Unweight Total
Weight Total
Maintenance Hardware Maintenance Software
Weight
155
3.4.1.4 Portfolio Service Penggunaan Service pada PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. meliputi
Maintenance yang terdiri dari Maintenance Hardware dan Maintenance
Software..
Tabel 3.25 Weight Portfolio Service
Wgt 10 15 20 20 20 15
50
3,8
3,2
3,2
3,4
3
2,8
19,4
970
50
4,2
3,6
4
3,8
3,4
3,2
22,2
1110
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
156
Business Value Scorecard : Service Maintenance Hardware Tabel 3.26 BVS Service Maintenance Hardware
10 15 20 20 20 15
User 1 3 3 3 4 3 3
User 2 4 3 4 4 2 3
User 3 4 4 3 3 3 3
User 4 4 3 3 3 4 2
User 5
4
3
3
3
3
3
Total
19
16
16
17
15
14
Average
3,8
3,2
3,2
3,4
3
2,8
Score
38
48
64
68
60
42
320
157
•
Skor Portfolio Service Maintenance Hardware a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,7
o Keakuratan
: 4,8
Skor kualitas adalah (4,7 + 4,8) / 2 = 4,75 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,3
o Kecepatan respon
:4
Skor layanan adalah (4,3 + 4) / 2 = 4,15 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
:5
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (5 + 5) / 2 = 5 d. Penyelarasan Bisnis
: 320 / 100 = 3,20
:5
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
158
Business Value Scorecard : Service Maintenance Software Tabel 3.27 BVS Service Maintenance Software
10 15 20 20 20 15
User 1 4 3 4 3 4 3
User 2 4 4 4 4 4 3
User 3 5 4 3 4 3 4
User 4 4 4 5 5 3 3
User 5
4
3
4
3
3
3
Total
21
18
20
19
17
16
Average
4,2
3,6
4
3,8
3,4
3,2
Score
42
54
80
76
68
48
368
159
•
Skor Portfolio Service Maintenance Software a. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,8
o Keakuratan
: 4,8
Skor kualitas adalah (4,8 + 4,8) / 2 = 4,8 b. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,8
o Kecepatan respon
: 4,2
Skor layanan adalah (4,8 + 4,2) / 2 = 4,5 c. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
:5
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (5 + 5) / 2 = 5 d. Penyelarasan Bisnis
: 368 / 100 = 3,68
:5
160
Tabel 3.28 Portfolio Service
Unit Kerja
Nilai Penyelarasan
Tingkat Layanan
Kualitas
Ketergantungan
Breadth
Pengguna
Service
Biaya (Juta Rupiah)
Intensitas
Portfolio Service
Maintenance Hardware
IT Division
30
3,20
4,15
4,75
5
5
Maintenance Software
IT Division
50
3,68
4,5
4,8
5
5
15 20 20 20 15
Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama)
Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal.
Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Unweight Total
Weight Total
Training 10
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus
Wgt
Weight
161
3.4.1.5 Portfolio Management Penggunaan Manajemen pada PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
meliputi manajemen Training.
Tabel 3.29 Weight Portfolio Manajemen
100
3,8
3,6
3,8
3,8
3,2
3
21,2
2120
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
162
Business Value Scorecard : Manajemen Training Tabel 3.30 BVS Manajemen Training
10 15 20 20 20 15
User 1 3 4 4 4 4 3
User 2 4 4 4 4 3 3
User 3 4 4 4 3 3 3
User 4 4 3 3 4 3 3
User 5
4
3
4
4
3
3
Total
19
18
19
19
16
15
Average
3,8
3,6
3,8
3,8
3,2
3
Score
38
54
76
76
64
45
353
163
•
Skor Portfolio Manajemen Training e. Kualitas terbagi atas
:
o Fungsionalitas
: 4,7
o Keakuratan
: 4,3
Skor kualitas adalah (4,7 + 4,3) / 2 = 4,5 f. Layanan terbagi atas
:
o Ketersediaan
: 4,4
o Kecepatan respon
:4
Skor layanan adalah (4,4 + 4) / 2 = 4,2 g. Intensitas penggunaan terbagi atas
:
o Ketergantungan pada aplikasi
: 3,6
o Jangkauan pengguna aplikasi pada perusahaan Skor intensitas penggunaan adalah (3,6 + 4) / 2 = 3,8 h. Penyelarasan Bisnis
: 353 / 100 = 3,53
:4
164
Tabel 3.31 Portfolio Manajemen
4,2
4,5
Pengguna
3,53
Breadth
40
Ketergantungan
Kualitas
Management
Tingkat Layanan
Human Resource
Nilai Penyelarasan
Training
Unit Kerja
Biaya (Juta Rupiah)
Manajemen
Intensitas
Portfolio Manajemen
3,6
4
165
3.4.2 Project Portfolio Pada bagian Project Portfolio akan dibahas mengenai proyek-proyek yang dikembangkan ataupun yang sedang diimplementasikan pada PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Selain itu portfolio ini juga digunakan untuk mengetahui nilai dampak, resiko, serta jumlah biaya yang dibutuhkan untuk masing-masing proyek. 3.4.2.1 Project 1. Cost Control •
Tujuan Awal : Menjaga keuangan perusahaan agar tetap on track dengan membuat suatu budget yang menentukan cost yang dapat dikeluarkan untuk melakukan kegiatan operasional, proses-proses, serta divisi-divisi.
•
Manfaat : Membantu para manajer serta divisi finance dalam mengimplementasikan cost accounting untuk membantu dalam
pengambilan
profitabilitas
dengan
keputusan mengurangi
demi
meningkatkan
ongkos-ongkos
yang
dikeluarkan. •
Fungsi : Marginal Accounting untuk memprediksi keputusan jangka pendek, peringkasan ongkos dari arus pemasukan, box scoring untuk pengambilan keputusan dan pelaporan, pembuatan laporan on demand dengan bahasa awam, pembangunan budget.
166
•
Biaya : Rp. 54.000.000,Membutuhkan :
3 orang : 2 staf IT dan 1 manajer IT sebagai project manager
3 bulan pengembangan dari Agustus 2009, dengan implementasi 1 bulan.
1 server untuk basis data
Perincian Biaya :
Biaya pengerjaan proyek
:
(2 x 4.000.000 x 3 bulan) + (1 x 10.000.000 x 3 bulan) = Rp. 54.000.000,
Biaya server untuk basis data : Sudah dimiliki.
2. Human Resource Information System (HRIS) •
Tujuan Awal : Membuat sistem yang dapat membantu mengurangi beban kerja HRGA dengan mengotomasikan proses perekrutan, pengabsenan, payroll, dan evaluasi karyawan dengan basis arsitektur client-server.
•
Manfaat : Mengurangi effort dan waktu dari manajemen, HRGA, serta cabang dalam pengabsenan secara signifikan, mengatur partisipasi karyawan dalam program benefit seperti asuransi, serta memungkinkan otomasi pembuatan slip gaji,
167
laporan payroll, serta laporan kinerja karyawan dari performance record. •
Fungsi
:
Payroll,
pengabsenan,
administrasi
benefit,
recruiting, performance record, serta pembuatan laporan. •
Biaya : Rp. 54.000.000,Membutuhkan :
3 orang : 2 staf IT dan 1 manajer IT sebagai project manager
3 bulan pengembangan dari Juni 2009.
1 server untuk basis data
Perincian Biaya :
Biaya pengerjaan proyek
:
(2 x 4.000.000 x 3 bulan) + (1 x 10.000.000 x 3 bulan) = Rp. 54.000.000,
Biaya server untuk basis data Sudah dimiliki.
168
3.4.2.2 Initiative 1. Dashboard •
Tujuan Awal : Membantu manajemen, khususnya pada tingkat eksekutif, untuk dapat memperoleh bird's eye view dari proses bisnis yang relevan dengan bidang yang mereka atur dengan graphical user interface yang lebih user friendly sehingga dapat dipakai oleh manajer yang relatif lebih awam dalam menggunakan komputer.
•
Manfaat : Menampilkan keadaan key performance indicator serta critical success factor yang relevan sesuai posisi manajer disertai dengan informasi-informasi lainnya yang relevan yang disajikan dengan grafik yang mudah dibaca sehingga dapat memudahkan manajer memperoleh pandangan secara garis besar terhadap proses bisnis yang sedang berjalan dalam waktu yang jauh lebih singkat sekaligus mendukung dalam pengambilan keputusan.
•
Fungsi
:
Presentasi
visual
dari
indikator
performa,
highlighting daripada tren negatif pada kriteria yang ditentukan sekaligus pengubahan parameternya, report on demand, organizer pribadi. •
Estimasi Biaya : Rp. 108.000.000,-
169
3.4.2.3 Project Portfolio Project portfolio mencakup dua proyek yang sedang dikembangkan oleh PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk., yaitu cost control serta HRIS.
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
170
3.4.2.3.1 Cost Control Tabel 3.32 Business Value Scorecard Proyek Aplikasi Cost Control 10 15 20 20 20 15
User 1 5 3 4 4 4 4
User 2 4 4 5 3 4 4
User 3 4 4 4 3 5 4
User 4 5 3 5 4 4 3
User 5
5
4
4
3
4
5
Total
23
18
22
17
21
20
Average
4,6
3,6
4,4
3,4
4,2
4
Score
46
54
88
68
84
60
400
171
•
Nilai resiko terdiri atas : •
Resiko proyek dan organisasi : 3,2
•
Ketidakpastian pendefinisian : 4
•
Ketidakpastian teknis : 3,2
•
Resiko Infrastruktur SI : 6,8
•
Resiko teknis TI : 5,4
•
Resiko investasi : 4,8
•
Resiko manajemen proyek : 3
•
Ketergantungan : 7,8 Jumlah nilai resiko adalah 38,2
•
Biaya : Rp. 54.000.000,-
Pengembangan Teknologi Informasi secara terus-menerus Terciptanya service yang baik dan memuaskan bagi lingkungan eksternal PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. (Pelanggan, Perusahaan yang bekerjasama) Maksimalisasi profitabilitas usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk. Optimalisasi penguasaan pangsa pasar dalam negeri dan meningkatkan optimalisasi pemanfaatan kapasitas angkut kapal. Pengembangan pertumbuhan bisnis pelayaran di PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
Ekspansi atau perluasan usaha PT. Pelayaran Tempuran Emas Tbk.
172
3.4.2.3.2 Human Resource Information System (HRIS) Tabel 3.33 Business Value Scorecard Proyek Aplikasi HRIS 10 15 20 20 20 15
User 1 5 3 3 3 3 3
User 2 4 4 3 2 3 3
User 3 4 3 4 3 4 2
User 4 4 3 3 2 2 2
User 5
4
4
3
2
3
2
Total
21
17
16
12
15
12
Average
4.2
3.4
3.2
2.4
3
2.4
Score
42
51
64
48
60
36
301
173
•
Nilai resiko terdiri atas : 1. Resiko proyek dan organisasi : 3 2. Ketidakpastian pendefinisian : 5,6 3. Ketidakpastian teknis : 2 4. Resiko Infrastruktur SI : 5,8 5. Resiko teknis TI : 4 6. Resiko investasi : 6,2 7. Resiko manajemen proyek : 3,4 8. Ketergantungan : 7,8 Jumlah nilai resiko adalah 37,8
•
Biaya : Rp. 54.000.000,-
174
Tabel 3.34 Project Portfolio Project Portfolio Nama Proyek
Biaya
Dampak
Resiko
Cost Control
400
38,2
54
Strategic
HRIS
301
37,8
54
Factory
(juta Rupiah)
Portfolio
Berdasarkan penilaian terhadap portfolio proyek, dapat disimpulkan bahwa rencana proyek Cost Control termasuk dalam kategori Portfolio Strategic yang berarti bahwa investasi yang dilakukan secara langsung mempengaruhi kinerja kompetitif perusahaan. Nilai yang dapat diberikan oleh proyek Cost Control ini adalah meningkatkan efisiensi budgeting perusahaan, serta meningkatkan performa keuangan perusahaan. Sedangkan proyek HRIS termasuk dalam kategori Portfolio Factory yang berarti bahwa
investasi
dilakukan
untuk
menjaga
agar
kegiatan
operasional perusahaan dapat terus berjalan atau dapat juga dikatakan sebagai investasi back office atau internal perusahaan. Nilai yang dapat diberikan oleh proyek HRIS ini adalah meningkatkan efisiensi waktu di dalam pengaturan SDM perusahaan, serta meningkatkan integritas data mengenai SDM dan juga produktivitas SDM tersebut.
175
3.4
Management Agenda Bagian management agenda akan berisi pertanyaan-pertanyaan yang diajukan untuk menemukan kelemahan-kelemahan dalam proses perencanaan Teknologi Informasi yang sedang berjalan, sekaligus alternatif solusi yang disarankan.
176
Wawancara Management Agenda
I.
Pertanyaan bagi manajemen, untuk mengevaluasi faktor kritis kesuksesan dari pengambilan keputusan atau hasil yang tepat : Tabel 3.35 Wawancara Management Agenda Bagian I Pertanyaan Manajemen Apakah proses perencanaan bisnis dan TI terintegrasi dan berhubungan? Apakah TI mampu berinovasi memberikan dampak pada rencana bisnis dan mengajukan strategi bisnis baru? Apakah investasi TI diprioritaskan pada strategi bisnis? Apakah keseluruhan pengeluaran TI (pengembangan, operasional, perawatan dan layanan) selaras dengan strategi bisnis? Apakah bisnis TI dan kinerja teknis dimonitor? Apakah tim bisnis dan manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pada kinerja bisnis lapisan bawah? Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI. Baik operasional (TI yang sudah ada) maupun proyek (masih dikembangkan)? Apakah manajer TI dan operasional berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ini?
Ya/Tidak Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?
177
II.
Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottom-line dan praktek NIE yang memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan yang tepat : Tabel 3.36 Wawancara Management Agenda Bagian II Pertanyaan Manajemen Apakah investasi TI sudah pada tempat yang tepat? Apakah kita tahu apa yang akan kita hasilkan? Dapatkah mengurangi biaya TI yang tidak perlu? Apakah dapat menggunakan biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendukung proyek yang lain?
Ya/Tidak
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?
Ya Ya Ya Ya
Dapatkah anda mengurangi biaya dari kegiatan yang kinerjanya buruk?
Ya
Dapatkah anda merubah strategi bisnis yang sudah ada pada tindakan TI yang akan menghasilkan hasil yang tepat?
Ya
Apakah anda mendapatkan hasil dan nilai yang cukup dari semua sumber daya operasional?
Ya
Dapatkah anda mengontrol biaya TI secara efektif?
Ya
Tergantung dari jenis proyek yang dilakukan
Tidak semua unit bisnis, karena masing-masing area memiliki perilaku yang berbeda.
178
III.
Pertanyaan bagi manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada bottom-line : Tabel 3.37 Wawancara Management Agenda Bagian III Pertanyaan Manajemen
Apakah anda mengetahui arahan strategi (strategic intention) anda? Apakah TI dapat memberi contoh dukungan kepada arahan strategi? Apakah investasi TI diprioritaskan berdasarkan arahan strategi? Apakah seluruh biaya TI (pengembangan, operasional, perawatan dan layanan) sudah selaras dengan arahan strategi? Apakah TI dapat mengurangi pengeluaran yang tidak perlu? Apakah anda mengevaluasi anggaran operasional berdasar arahan strategi? Apakah manajer TI dan operasional berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ?
Ya/Tidak Ya Ya Ya
Ya
Ya Ya Ya
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?
179
IV.
Pertanyaan bagi manajemen mengenai critical success factor dari portfolio: Tabel 3.38 Wawancara Management Agenda Bagian IV Pertanyaan Manajemen
Apakah ada pengelolaan proyek pengembangan dan peningkatan sebagai Portofolio proyek? Adakah analisis biaya operasional dari sudut pandang Portofolio? Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh penyelarasan strategis? Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh kualitas atau tingkat layanan? Apakah anda mengetahui seberapa besar investasi TI untuk layanan? Untuk manajemen TI? Apakah anda memiliki strategi investasi untuk pengeluaran operasional yang anda miliki? Apakah anda memiliki strategi investasi untuk aplikasi yang ada? Apabila anda melakukan Portofolio sekarang. Mampukah anda menjaga informasi agar tetap akurat?
Ya/Tidak Ya Ya Ya
Ya
Ya
Ya Ya Ya
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?
180
V.
Pertanyaan bagi manajemen mengenai focus pada hal yang tepat : Tabel 3.39 Wawancara Management Agenda Bagian V Pertanyaan Manajemen Apakah proses pelaksanaan dan manajemen perusahaan menghasilkan arahan strategi secara tegas dan mampu untuk dilaksanakan? Apakah semua tindakan TI dan biaya didorong oleh arahan strategi bisnis? Apakah aktivitas dan sumber daya TI direncanakan, diprioritaskan, dijalankan, dan diukur berdasarkan hubungan mereka dan kontribusinya pada hasil bisnis? Apakah sumber daya, baik pengeluaran operasional maupun investasi baru, dialokasikan dan dianggarkan secara tegas terkait dengan arahan strategi? Apakah peranan Manager jelas terdefinisi untuk menjamin partisipasi wajar dan menghindari ketiadaan hubungan yang tercipta akibat budaya yang ada? Apakah semua aktivitas dan pengeluaran TI diatur ke dalam Portfolio sumber daya dan proses untuk keperluan perkiraan dampak, pengelolaan kinerja, perkiraan tingkat kualitas dan pelayanan serta komitmen sumber daya ? Apakah perencanaan, memprioritaskan, dan pengukuran mengkombinasikan “strategi ke dalam tindakan” dengan kemampuan
Ya/Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?
181
untuk menghadapi kejadian yang tidak diinginkan dan perubahan dalam bisnis?
VI.
Pertanyaan bagi manajemen mengenai adopsi proses yang efektif yang terkait dengan critical success factor untuk menghasilkan keputusan yang tepat : Tabel 3.40 Wawancara Management Agenda Bagian VI Pertanyaan Manajemen
Perencanaan kebutuhan / pasokan – apakah perusahaan meningkatkan dampak strategis pada investasi TInya? Inovasi – apakah perusahaan memiliki inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses dan kinerja? Prioritasasi – apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi? Penyelarasan – apakah perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TInya? Pengukuran kinerja – apakah penggunaan pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis? Pengelolaan budaya – apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis? Manajemen Portfolio? Apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis? Pengelolaan dampak TI – Apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada praktek NIE di semua area bisnis telah meningkatkan pendapatan pada TI?
Ya/Tidak Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?
