BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1
Profil Organisasi Universitas Bina Nusantara (BINUS UNIVERSITY) Universitas BINA NUSANTARA atau yang sering disebut dengan BINUS University
merupakan salah satu institusi pendidikan swasta terkemuka di Jakarta memiliki beberapa produk / program edukasi unggulan. Program pendidikan yang diadakan oleh BINUS University terbagi ke dalam 2 kelompok besar dengan uraian sebagai berikut: 1. Undergraduate Programs, terdiri dari: a. Faculty of Economic & Communication, yang terdiri dari jurusan: i. Accounting ii. Finance iii. Hotel Management iv. Marketing Communication b. Faculty of Engineering, yang terdiri dari jurusan: i. Architecture ii. Civil Engineering iii. Computer Engineering iv. Industrial Engineering c. School of Computer Science, yang terdiri dari jurusan: i. Computer Science ii. Game Application and Technology iii. Mobile Application and Technology d. School of Design, yang terdiri dari jurusan: i. DKV Animation ii. DKV Creative Advertising iii. DKV New Media iv. Interior Design e. School of Information System, yang terdiri dari jurusan: i. Information System ii. Accounting Information System 55
56 iii. Computerized Accounting (D3) iv. Information System Audit v. Double Degree In Information Systems & Accounting f. School of Business Management, yang terdiri dari jurusan: i. International Business and Management ii. International Marketing iii. Management g. Faculty of Humanities, yang terdiri dari jurusan: i. Business Law ii. Chinese iii. English iv. International Relations v. Japanese vi. Psychology h. Binus Online Learning, yang terdiri dari jurusan: i. Computerized Accounting (D3) ii. Marketing Management (S1) iii. Marketing Management (D3 Extension-S1) iv. Accounting (D3 Extension-S1) v. Information System (D3 Extension-S1) i. Double Major Programs, yang terdiri dari jurusan: i. Accounting & Information System ii. Computer Science & Mathematics iii. Computer Science & Statistics iv. Industrial Engineering & Information System v. Management & Information System vi. Management & Industrial Engineering j. International, yang terdiri dari jurusan: i. Accounting ii. Communication iii. Computer Science iv. Fashion Design v. Fashion Management vi. Film vii. Graphic & New Media
57 viii. Hospitality & Tourism Management ix. Information System x. International Business xi. Marketing 2. Graduates Programs, terdiri dari: a. Business School i. MM Executive in Strategic Management ii. MM Applied Finance iii. MM Business Management iv. MM Creative Marketing v. MM Young Professional Business Management vi. MM Dual Degree b. Non- Business School i. Doctor of Research in Management ii. Master of Information Technology iii. Master of Information System Management Makna dari kata “BINA NUSANTARA” Nama “BINA NUSANTARA” berasal dari keinginan para pendiri untuk membantu pemerintah meningkatkan potensi sumber daya manusia yang terdapat di seluruh pelosok kepulauan nusantara Indonesia. Nama tersebut diusulkan oleh Bapak Rudy Poerwana selaku salah satu pendiri institut Bina Nusantara. Berdasarkan nama tersebut, “tubuh” dari organisasi Bina Nusantara itu sendiri terbentuk dari para alumni lulusan Sekolah Menengah Atas (SMA) yang berasal dari seluruh daerah di Indonesia, dari Sabang sampai Merauke yang mempercayakan dan melanjutkan pendidikan tingginya di BINUS UNIVERSITY. Makna dari simbol BINUS University
Gambar 3.1 Simbol BINUS University Filosofi simbol BINUS University terdiri dari 3 bagian & memiliki maknanya masingmasing:
58 •
Lingkaran di tengah memiliki arti visi yang mendalam & berpikir dengan sasaran yang jelas yang menciptakan professional yang mampu membuat sistem & perencanaan model.
•
4 Garis yang menyilang memiliki arti fokus serta aplikasi yang efektif & efisien
•
Goresan sapuan (sweeping brush) memiliki arti kurikulum Bina Nusantara selalu diperbaharui dengan kondisi aktual terbaru serta relevan terhadap pengembangan teknologi. Persegi-persei kecil menggambarkan program edukasi & korespondensinya komitmen universitas terhadap teknologi informasi.
Filosofi warna yang terdapat di dalam simbol BINUS University: •
Kuning, memiliki arti ketajaman & kecemerlangan dalam berpikir
•
Abu-abu, memiliki arti pemikiran yang mendalam, modernitas, serta intelijen
•
Merah, memiliki arti dinamis & semangat untuk membuat inovasi baru.
Sejarah dan Perkembangan Universitas Bina Nusantara Universitas Bina Nusantara pada awalnya adalah sebuah lembaga pendidikan komputer jangka pendek yang berdiri pada tanggal 21 Oktober 1974 dengan nama Modern Computer Course. Berkat landasan yang kuat, visi yang jelas, dan dedikasi tinggi yang berkesinambungan, lembaga ini terus berkembang. Pada tanggal 1 Juli 1981, karena banyaknya peminat dan pesatnya pertumbuhan, lembaga pendidikan komputer ini berkembang menjadi Akademi Teknik Komputer (ATK) dengan jurusan Manajemen Informatika dan Teknologi Informasi. Tiga tahun kemudian, tepatnya pada tanggal 13 Juli 1984, ATK mendapat status Terdaftar dan berubah menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Jakarta. Kemudian pada tanggal 1 Juli 1985, dibuka jurusan Komputerisasi Akuntansi, dan pada tanggal 21 September 1985, AMIK Jakarta berganti nama menjadi AMIK BINA NUSANTARA. Dalam usia mudanya, sebuah prestasi emas ditoreh AMIK BINA NUSANTARA dengan terpilih sebagai Akademi Komputer Terbaik oleh Depdikbud melalui Kopertis Wilayah III Jakarta pada tanggal 17 Maret 1986. Berkat makin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan tenaga-tenaga andal dalam bidang teknologi informasi, pada tanggal 1 Juli 1986, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) BINA NUSANTARA didirikan dengan Program Strata-1 (S1)
59 jurusan Manajemen Informatika dan Teknik Informatika. Bersamaan dengan itu juga dibuka jurusan Teknik Komputer (S1). Pada tanggal 9 November 1987, AMIK BINA NUSANTARA dilebur ke dalam STMIK BINA NUSANTARA sehingga terbentuk sebuah lembaga yang menyelenggarakan Program Diploma III (DIII) dan Strata-1 (S1). STMIK BINA NUSANTARA berhasil memperoleh status "Disamakan" untuk semua jurusan dan jenjang pada tanggal 18 Maret 1992, dan pada tanggal 10 Mei 1993 mendapat kepercayaan untuk membuka Program Magister Manajemen Sistem Informasi, salah satu Program Pascasarjana pertama di Indonesia di bidang tersebut. Pada tanggal 8 Agustus 1996, BINUS UNIVERSITY berdiri dan secara sah diakui oleh pemerintah. STMIK BINA NUSANTARA kemudian melebur ke dalam BINUS UNIVERSITY pada tanggal 20 Desember 1998, sehingga BINUS UNIVERSITY memiliki: Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ekonomi & Bisnis, Fakultas Sains & Teknik, Fakultas Bahasa & Budaya, Fakultas Psikologi, Fakultas Komunikasi & Multimedia dan Program BINUS Online Learning. BINUS UNIVERSITY sebagai institusi pendidikan telah menunjukan komitmennya untuk menjadi yang terbaik dalam menyajikan pendidikan berkualitas yang sesuai dengan kebutuhan industri tenaga kerja masa kini. Dalam rangka mencapai standar kualitas internasional, BINUS berusaha melakukan yang terbaik dengan menyediakan para mahasiswanya dengan proses pembelajaran yang sempurna, materi kuliah terkini, beserta sumber daya manusia yang professional untuk menyampaikan pengetahuan beserta kemampuannya. BINUS UNIVERSITY juga menerapkan metode pembelajaran yang berpusat pada mahasiswa, mengembangkan kurikulum yang diakui secara internasional, serta selalu mengukur dan meningkatkan kualitasnya sesuai dengan ISO 9001:2008. Pada tahun 2008, BINUS membuka BINUS Online Learning. Metode perkuliahan ini mengkombinasikan antara pertemuan antarmuka dengan website sebagai media pembelajaran online. BINUS Online Learning merupakan solusi bagi mereka yang ingin mengikuti kuliah S1 sekaligus mengembangkan diri mereka tetapi tidak terikat pada jadwal dan lokasi tertentu. Di tahun 2010, BINUS SQUARE didirikan sebagai respon atas kebutuhan akomodasi mahasiswa untuk mendukung lingkungan belajar mengajar kepada tahap internasional. Dalam BINUS SQUARE tersedia ruang 4 lobi, 17 lantai, 1500 ruang kamar dengan desain modern beserta sistem keamanan dan kenyamanan yang berkualitas.
60 Kampus Alam Sutera BINUS UNIVERSITY (Bridging Campus) didirikan untuk menjawab kebutuhan keluarga calon mahasiswa yang tinggal di sekitar Tangerang akan pendidikan berkualitas tinggi. Didirikan pada September 2011 di Jalan Alam Sutera Boulevard No. 1, Alam Sutera, kampus tersebut memiliki luas 7000m2 serta dapat mengakomodasi tidak kurang dari 3500 mahasiswa. Kampus tersebut akan tetap dipakai sampai bangunan kampus yang baru selesai dibangun & siap digunakan dengan estimasi waktu selesai di sekitar tahun 2013. Di kampus baru ini tersedia berbagai macam jurusan, seperti: Teknik Informatika, Sistem Informasi, Manajemen, Akuntansi, Animasi, dan Komunikasi Pemasaran. Pada tahun 2012/2013, mahasiswa baru BINUS UNIVERSITY dapat menikmati memilih jurusan baru, yakni: International Business and Management, International Marketing, dan Finance.
Visi dan Misi Visi Universitas Bina Nusantara adalah “A World-class university. In continuous pursuit of innovation and enterprise”. Universitas Bina Nusantara memiliki visi untuk menjadi universitas kelas dunia, dengan pengembangan inovasi & organisasi secara terus menerus. Misi Universitas Bina Nusantara adalah untuk berkontribusi kepada komunitas global dengan menyediakan pendidikan kelas dunia:
3.2
•
Penghargaan kepada terhadap kreativitas dan bakat bernilai tambah
•
Menyediakan proses pembelajaran & pengalaman penelitian
•
Mencetak pemimpin berkualitas untuk komunitas global
•
Melakukan layanan professional dengan penerapan pengetahuan kepada masyarakat
•
Meningkatkan kualitas hidup masyarakat Indonesia & komunitas internasional Struktur Organisasi Beserta Wewenang dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi adalah salah satu bagian penting yang harus ada di dalam suatu
organisasi sebab dengan adanya struktur organisasi akan memberikan gambaran hirarki yang jelas, arah komando, serta arah pertanggungjawaban yang jelas antar unit dalam organisasi tersebut. Berikut adalah Struktur Organisasi BINUS University beserta beberapa struktur unit organisasi lainnya dari bagian (departemen) BINUS University yang terkait dalam pembuatan skripsi / tugas akhir ini:
61
Gambar 3.2 Struktur Organisasi BINUS University
62
Gambar 3.3 Stuktur Organisasi Building Management BINUS
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Departemen Operasi IT BINUS University
63
Gambar 3.5 Struktur Organisasi Departemen Procurement BINUS University
Gambar 3.6 Struktur Organisasi Departemen General Service
64
Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut adalah uraian tanggung jawab dan wewenang unit-unit di dalam BINUS University secara garis besar: Vice Rector I (Academic Development) •
Merumuskan dan mengimplementasikan kebijakan akademik dan standar yang ditujukan untuk meningkatkan pembelajaran dan memastikan kualitas pendidikan di universitas
•
Memastikan pengembangan dan pengimplementasian kerangka kerja pengembangan akademik, kebijakan, beserta program-programnya
•
Bekerja sama dengan dekan fakultas sehingga masing-masing program dapat memberikan proses belajar mengajar yang berkualitas.
Vice Rector II (Operation & Resource Management) •
Memfasilitasi mahasiswa binus dengan layanan akademik terbaik mulai dari pendaftaran hingga lulus
•
Merumuskan, mengembangkan, mengimplementasikan & mengkaji ulang kebijakan universitas, prosedur, proses & proyek yang terkait dengan operasional akademik & aktivitas sumber daya.
•
Menyediakan
perpustakaan
&
manajemen
pengetahuan
untuk
mendukung
pembelajaran dan penelitian. •
Menyediakan layanan pembelajaran yang terbaik untuk seluruh mahasiswa terkait dengan laboratorium software.
Vice Rector III (Student Affairs & Community Development) •
Memastikan ketrampilan tenaga kerja & atribut lulusan sudah diubah ke dalam kurikulum, aktivitas mahasiswa atau program pengembangan.
•
Merencanakan, mengarahkan, serta mengawasi aktivitas dari berbagai organisasi kemahasiswaan, program-program pembinaan mahasiswa, layanan karir beserta program alumni.
•
Memberikan mahasiswa lingkungan dan kesempatan untuk kepemimpinan dan pengembangan karakter melalui aktivitas kemahasiswaan / organisasi.
65 •
Meningkatkan kemampuan berkarir mahasiswa, membantu pengembangan karir mahasiswa serta memaksimalkan kesempatan kerja yang tersedia untuk mereka.
Vice Rector IV (Collaboration & Institutional Development) •
Mengembangkan dan mengidentifikasi kemitraan, berbagai kesempatan kolaborasi yang ada, beserta pensejajaran strategi untuk BINUS University
•
Memelihara semangat dan praktik kewirausahaan diantara mahasiswa BINUS University, anggota fakultas, dan alumni.
•
Mengidentifikasi dan melakukan konseptualisasi kesempatan potensi baru nasional dan internasional untuk merespon kondisi pendidikan nasional maupun internasional yang sekarang.
Binus Online Learning Binus Online Learning Director •
Mengarahkan semua program & layanan online learning yang terkait dengan dosen, mahasiswa, alumni, ujian, registrasi, tugas akhir, materi perkuliahan, dan lain-lain.
•
Menjamin standar tinggi kualitas pengajaran, penelitian, beserta aktivitas akademik lainnya di dalam BINUS University.
•
Mengembangkan dan mengimplementasikan kurikulum yang mendukung program yang progresif & membangun dengan berkolaborasi dengan member fakultas dan sesuai dengan misi institusi
Research & Intellectual Capital Research & Intellectual Capital Director •
Memimpin dan mempromosikan penelitian di dalam BINUS University.
•
Memberikan penelitian kelas tinggi untuk mendukung pengembangan ketrampilan yang lebih inovatif, memimpin area penting dari program penelitian, relasi kemitraan, dan manajemen tim.
•
Mengarahkan dan mengawasi keseluruhan operasi administratif dari penelitian universitas dan layanan komunitas oleh aktivis didalam mendukung sasaran dan tujuan.
66
Head of School 1) Dean •
Memastikan pengembangan dan implementasi kebijakan-kebijakan akademik dan program-program untuk masing-masing fakultas.
•
Memastikan ketentuan pengajaran yang berkualitas tinggi, penelitian dan pembelajaran di dalam fakultas terkait.
•
Mempromosikan keunggulan dari kontribusi departemen untuk penelitian universitas & pertukaran pengetahuan, pembelajaran & pengajaran dan strategistrategi internasionalisasi.
•
Bekerja sama dengan kepala departemen sehingga masing-masing program dapat menjaga standar mutu yang tinggi.
2) Head of Department •
Menjamin standar dari pengajaran yang berkualitas tinggi, penelitian dan aktivitas akademik lainnya didalam department.
•
Mempromosikan keunggulan dari kontribusi departemen untuk penelitian universitas & pertukaran pengetahuan, pembelajaran & pengajaran dan strategistrategi internasionalisasi.
•
Mengawasi aktivitas perkembangan mahasiswa, khususnya saat mahasiswa lulus tepat waktu
•
Mengembangkan dan mengimplementasi kurikulum dan strategi pengajaran yang secara kompetitif mengembangkan program terkait.
Strategic Management Director of BINUS University Strategic Management •
Bersama dengan rektor, mengembangkan BINUS University secara jangka panjang melalui target tahunan, strategi & rencana implementasi
•
Memastikan penyelarasan yang jelas antara strategi & target BINUS University dengan strategi & target departemen
•
Menjamin pengembangan & implementasi sistem manajemen kualitas di BINUS University
67 Procurement Manager •
Menjamin efektifitas operasi pembelian sehar-hari (fungsi, sasaran, tujuan, dan program)
•
Menjaga kebijakan & implementasi SOP & pengkajian ulang.
•
Memastikan keseluruhan aktivitas operasional pembelian berjalan dengan efektif & efisien.
•
Bertanggung jawab untuk mengkaji ulang & mengevaluasi proses pembelian internal untuk mencapai perbaikan yang berkelanjutan
•
Mengevaluasi & mengkaji ulang performa outlet pembelian
IT Operation Manager (IT Directorate) •
Mengawasi dan mengatur proses dari seluruh aktivitas opersional IT di BINUS University
•
Memastikan layanan terhadap pengguna dalam keseluruhan operasi IT sesuai dengan standar yang telah ditentukan
•
Menjamin peningkatan kesempurnaan layanan untuk para stakeholder.
•
Mengelola reabilitas & ketersediaan dari keseluruhan operasi IT.
Building Manager (Building Management) – Kemanggisan & BC Manager •
Mengelola, merencanakan, & mengkoordinasi semua aktivitas yang terkait dengan fisik, lingkungan dan keamanan fasilitas gedung.
•
Memastikan layanan sesuai dengan kebutuhan departemen untuk aspek fisik operasional sehari-hari, pengelolaan, & perbaikan.
•
Memastikan lingkungan yang nyaman serta kondusif untuk bangunan terkait.
•
Mengelola regulasi & tata tertib untuk para penghuni bangunan terkait.
General Service Section Head •
Mengelola, mengawasi, & mengkoordinasi semua aktivitas yang menggunakan sarana transportasi (kendaraan)
68 •
Menjamin layanan sesuai dengan jadwal / standar yang telah ditentukan
•
Mengelola regulasi, reabilitas, & ketersediaan layanan transportasi untuk para pengguna terkait
3.3
Prosedur Yang Sedang Berjalan Seluruh aset tetap yang terdapat di dalam BINUS University dikelompokan menjadi
beberapa kategori sebagai berikut: •
Computer
•
Furniture / Fixture
•
Vehicle
•
Building / Leasehold Improvement
•
Land
•
Software
•
Book
•
Others
3.3.1 Proses Perolehan / Pengadaan Aset Tetap (Asset Acquisition) Pihak-pihak yang terkait: •
User
•
Bagian Procurement
•
Vendor
•
Bagian Warehouse
•
Bagian Budgeting
Formulir-formulir internal yang digunakan: •
Purchase Requisition
•
Purchase Order
•
Tanda Terima
Proses Berjalan untuk perolehan / pengadaan aset User yang ingin mengajukan permohonan pengadaan aset baru harus mengisi Purchase Requisition(P/R). Spesifikasi barang / aset baru yang diminta dicantumkan ke dalam P/R
69 tersebut. Setelah itu P/R akan diajukan kepada bagian budget untuk diperiksa ketersediaan budget. Jika nilai aset tersebut tidak melebihi budget yang telah ditentukan maka permintaan akan disetujui. Namu jika permintaan melebihi nilai budget maka permintaan tersebut akan dikonfirmasi kembali ke user untuk mendapatkan persetujuan sesuai dengan matriks otorisasi budget. Setelah P/R disetujui oleh bagian budget maka P/R akan disampaikan ke bagian procurement. Bagian Procurement akan memeriksa & mengklarifikasi spesifikasi barang ke user. kemudian mencari pemasok yang potensial. Jumlah calon pemasok yang dibandingkan sebagai dasar penentuan / penunjukan pemasok disesuaikan dengan nilai barang / aset yang akan dibeli. Kebijakan jumlah calon pemasok berdasarkan matriks evaluasi penawaran. Setelah itu pemasok akan ditentukan melalui analisa harga dari calon pemasok, baru kemudian Purchase Order (PO) sebanyak 3 rangkap (1 asli & 2 copy) dibuat oleh bagian purchasing. PO yang asli dikirimkan kepada Vendor, sedangkan selembar PO-copy diberikan kepada bagian Warehouse. Pihak vendor yang mendapat PO akan menyiapkan surat jalan & mengirim barang yang diminta. Sisa copy-nya akan diarsip oleh bagian procurement. Barang yang dikirm oleh vendor akan diterima oleh bagian warehouse. Bagian Warehouse akan mencocokan surat jalan yang dikirim dengan PO serta mengecek kondisi fisik barang yang telah sampai. Setelah pengecekan selesai, surat jalan ditandatangani. Barang yang sudah sampai diantarkan / diberikan kepada user. User akan menandatangani Tanda Terima sebagai bukti barang sudah diterima. Tanda Terima yang sudah ditandatangani disimpan oleh bagian Warehous untuk arsip.
70 act Pengadaan Aset Tetap User
Budgeting
Procurement
Warehouse
Vendor
ActivityInitial
Membuat Purchase Requisition (P/R)
P/R
P/R
Mengecek Budget (Anggaran)
Belum Sudah sesuai Budget?
Sudah P/R Melakukan klarifikasi & menentukan v endor
Membuat Purchase Order (PO) beserta copy PO-Copy
PO-Copy
PO
PO
Menyiapkan barang (aset tetap) & surat j alan
Surat Jalan Surat Jalan Mencocokan surat jalan, PO, & fisik barang PO-Copy
Barang
«datastore» Arsip Fisik barang sudah sesuai dengan PO & surat jalan?
Belum
Ya
Menandatangani Surat Jalan
Aset
Aset Memberikan barang pesanan & tanda terima kepada user
Menandatangani Tanda Terima
Tanda Terima Tertandatangan
Tanda Terima
Tanda Terima
«datastore» Arsip
ActivityFinal
Gambar 3.7 Activity Diagram Pengadaan Aset Tetap
Barang
71 3.3.2
Pemeliharaan Aset Tetap Pemeliharaan terhadap aset tetap di BINUS University dibedakan berdasarkan kategori
asetnya. Pemeliharaan yang menjadi fokus tugas akhir ini meliputi Reparasi furniture / fixture, reparasi komputer & renovasi gedung. 3.3.2.1 Reparasi Fixture / Furniture Saat pengecekan rutin Pihak-pihak yang terkait: •
ME (Maintenance Engineering)
•
Budgeting
•
Procurement
•
Vendor
Formulir-formulir internal yang digunakan: •
P/R (Purchase Request)
•
PO (Purchase Order)
•
BAST (Berita Acara Serah Terima)
Proses Berjalan untuk Pemeliharaan fixture / furniture (fixture / furniture) Untuk kategori aset Furniture / Fixture, dilakukan maintenance (perawatan) rutin oleh unit ME (Mechanical Engineering) dengan schedule berikut:
Tabel 3.1 Frekuensi Perawatan Furniture / Fixture No.
Jenis Aset
Frekuensi perawatan per 3 bulan
1
Lift
1 kali
2
Eskalator
1 kali
3
Gondola
1 kali
4
Chiller
1 kali
5
AHU
1 kali
6
FCU Coil + filter
1 kali
7
FCU Filter
3 kali
8
AC Splite
1 kali
9
FAN
1 kali
72 10
Furniture
1 kali
11
Plumbing
1 kali
12
Sanitary
1 kali
13
Genset
1 kali
14
Panel-panel
1 kali
15
Trafo
1 kali
16
Lightning
1 kali
17
Sound System
1 kali
18
BAS (Building Automation System)
1 kali
19
CCTV
1 kali
20
Fire Alrm
1 kali
21
LCD
1 kali
22
Fire Fighting
1 kali
Kategori aset furniture / fixture terbagi menjadi beberapa macam, yakni mechanical, electrical, plumbing, civil, & furniture.
Reparasi Furniture / Fixture Apabila dalam maintenance berkala ataupun dalam opersional sehari-hari ditemukan ada kerusakan / resiko kerusakan pada suatu jenis aset di atas oleh unit ME maka resiko kerusakan / kerusakan tersebut akan segera diperbaiki oleh unit ME. Staff ME yang bertugas dalam maintenance menemukan resiko kerusakan / kerusakan akan segera memperbaiki dengan persediaan material & perlengkapan yang ada dengan koordinasi koordinator ME. Jika dirasa perlu tenaga ahli dalam perbaikan tersebut maka koordinator ME akan berkoordinasi dengan BM, ME spesialis, atau vendor. Koordinator ME akan membuat P/R atas kebutuhan tersebut baru kemudian diberikan kepada BM Manager & direktur GA untuk approval. Jika disetujui maka P/R akan dikirimkan kepada bagian Budgeting untuk pengecekan budget. Apabila sudah sesuai budget, P/R akan diteruskan kepada bagian Procurement untuk dicarikan sparepart / vendor untuk menyelesaikan kebutuhan tersebut. Namun, apabila tidak sesuai budget maka P/R akan dikembalikan kepada koordinator ME. Jika vendor yang sesuai sudah ditemukan maka bagian Procurement akan membuat Purchase Order (PO) untuk dikirim kepada vendor tersebut.
73 Vendor yang sudah menerima PO akan menyiapkan material yang dibutuhkan lalu melakukan perbaikan atas aset tetap. Jika perbaikan aset tetap yang dilakukan oleh vendor sudah selesai, perbaikan tersebut akan dicek oleh bagian BM / ME. Apabila kondisi aset tetap yang telah diperbaiki sudah sesuai dengan kondisi yang diharapkan maka vendor akan membuatkan BAST untuk ditandatangani, jika belum sesuai maka vendor kembali memperbaiki aset tetap tersebut sampai sesuai dengan kondisi aset tetap yang diharapkan.
74
act Reparasi oleh ME Mechanical Engineering
Budgeting
Procurement
Vendor
ActivityInitial
Menemukan kerusakan / resiko kerusakan (miss function)
Tidak
Butuh tambahan Sparepart / Vendor?
Ya
Membuat Purchase Request (P/R) P/R
Tidak
Approval BM Manager & GA Direktur
Mengecek Budget P/R
Tidak
Ya Sesuai Budget? P/R
Mencari Vendor / Penyedia Sparepart
Membuat Purchase Order (PO)
Melakukan Perbaikan
Mengecek perbaikan yang terselesaikan
Pengadaan Material PO
PO
Melakukan Perbaikan
Belum Selesai Evaluasi Perbaikan
Sudah selesai
Membuat Berita Acara Serah Terima (BAST)
BAST Tanda tangan BAST
BAST-Copy
BAST BAST «datastore» Arsip
«datastore» Arsip
ActivityFinal
Gambar 3.8 Activity Diagram Reparasi Furniture / Fixture pada saat pengecekan rutin
75
3.3.2.2 Reparasi Fixture / Furniture Atas Permintaan User Pihak-pihak yang terkait: •
ME (Maintenance Engineering)
•
User
Formulir-formulir internal yang digunakan: •
Form Permintaan Perbaikan
Proses Berjalan untuk Reparasi fixture / furniture atas permintaan user Bermula dari munculnya kebutuhan reparasi atas furniture / fixture yang dipakainya, user akan mengisi Form Permintaan Perbaikan (FPP). FPP yang sudah diisi diberikan kepada Maintenance Engineering (ME) untuk diklarifikasi lebih lanjut kondisi kerusakan yang terjadi. Staff ME yang menemukan kerusakan akan melakukan perbaikan sesuai proses prosedur reparasi furniture / fixture yang sudah dibahas pada bagian sebelumnya. Setelah menyelesaikan reparasi, staff ME akan memberikan FPP kepada user untuk ditandatangani sebagai tanda bukti bahwa proses reparasi yang diminta sudah terselesaikan. User terkait akan mengecek kondisi reparasi, jika belum maka staff ME akan memperbaikinya kembali, namun jika sudah sesuai dengan yang diharapkan maka FPP akan ditandatangani & diberikan kembali kepada staff ME untuk disimpan sebagai arsip.
76 act Maintenance Furniture / Fixture by Request User
Maintenance Engineering
ActivityInitial
Mengisi Form Permintaan Perbaikan (FPP)
Melakukan klarifikasi kondisi aset FPP
Mengecek hasil reparasi FPP
FPP
Proses Reparasi Furniture & Fixture FPP
Not OK Hasil Reparasi
OK
Menandatangani Form Permintaan Perbaikan FPP
«datastore» Arsip
ActivityFinal
Gambar 3.9 Activity Diagram Reparasi furniture / fixture atas permintaan user
77
3.3.2.3 Renovasi bangunan (Building / Leasehold Improvement) Pihak-pihak yang terkait: •
User
•
BM (Building Management)
•
Budgeting
•
IDO
•
Procurement
•
Vendor
Formulir-formulir internal yang digunakan: •
PPFK
•
TOR
•
PO
•
BAST
Proses Berjalan untuk Renovasi Untuk perbaikan fasilitas gedung (renovasi), user yang ingin merenovasi fasilitas gedung wajib mengisi PPFK (Permohonan Perubahan Fasilitas Kampus). PPFK yang sudah diisi akan dieskalasi untuk approval kepada atasan user, Direktur, Kepala biro / fakultas, BM Manager, Direktur GAL. Jika disetujui maka PPFK akan disampaikan kepada bagian Budgeting. Bagian Budgeting akan mengecek PPFK dengan kesesuaian budget. Jika sesuai budget, maka PPFK diserahkan kepada bagian IDO untuk dibuatkan TOR (Term of Reference). Jika belum sesuai budget, PPFK akan diserahkan kembali kepada user. TOR yang sudah selesai dibuat akan diberikan kepada bagian Procurement. Bagian Procurement akan mencarikan vendor (min. 3) yang potensial baru kemudian membuat tender. Bagian Procurement akan membuatkan Purchase Order (PO) untuk pemenang tender. PO yang sudah dibuat akan diberikan kepada bagian BM & IDO. Bagian BM & IDO melakukan approval material. Jika disetujui maka vendor mulai melakukan renovasi. Jika tidak, Procurement akan mencarikan vendor lain untuk membuat PO ulang. Vendor yang sudah menyetujui PO akan melakukan renovasi. Selama renovasi berjalan, pihak vendor yang melakukan renovasi akan diawasi oleh BM & IDO. Setelah
78 renovasi selesai dikerjakan, bagian BM & IDO akan datang untuk melakukan pengecekan. Jika kondisi renovasi sudah sesuai dengan yang diharapkan maka vendor akan membuat BAST untuk ditanda tangani. Jika belum sesuai maka vendor akan melanjutkan renovasi sampai kondisi renovasinya sesuai dengan yang diharapakan.
act Renov asi User
Budgeti ng
Bui ldi ng Management
IDO
Procurement
Vendor
Acti vi tyIni tial
Mengisi PPFK PPFK
Approval PPFK
Ti dak di setuj ui
Disetujui
M engecek Budget PPFK
Bel um Sesuai
Sesuai Budget?
Sesuai M elakukan Klarifikasi
Membuat TOR T OR
T OR
Membuat Tender
M embuat Purchase Order (PO)
M enerima PO PO
PO
Melakukan Approv al Material
Ti dak Di setuj ui
Approval Materi al Di setujui ?
Ya
Mengaw asi Renov asi
Mengerj akan Renov asi
Melakukan Pengecekan Renov asi
Bel um Sesuai Evaluasi Renovasi Sudah sesuai
Membuat BAST BAST
«datastore» Arsip
Tanda Tangan BAST BAST BAST-Copy
BAST -Copy
«datastore» Arsip
«datastore» Arsip
Acti vityFi nal
Gambar 3.10 Activity Diagram Renovasi Bangunan / Fasilitas Kampus
79
3.3.2.4 Reparasi Komputer Pihak-pihak yang terkait: •
Technical Support
•
IT Asset Management
•
Budgeting
•
Procurement
•
Warehouse
•
Vendor
Formulir-formulir internal yang digunakan: •
P/R (Purchase Request)
•
PO (Purchase Order)
•
Tanda Terima
Proses Berjalan untuk Reparasi Komputer Pemeliharaan aset tetap komputer yang terkait dengan transaksi komponen aset tetap adalah saat ditemukan tingkat kerusakan yang berat. Setelah ditemukan tingkat kerusakan yang berat, staff technical support akan mengecek status garansi komputer / komponen komputer tersebut. Apabila masih dalam jangka masa garansi maka aset tetap tersebut akan dikirim kepada vendor terkait, setelah vendor selesai memperbaikinya maka staff IT asset management supervisor akan menandatangani tanda terima sebagai tanda bukti. Apabila sudah di luar jangka masa garansi maka bagian Tech Support akan membuat SKP (Surat Keterangan Perbaikan) & P/R untuk diberikan kepada IT asset management supervisor. IT asset management supervisor akan melakukan verifikasi P/R untuk menentukan ketersediaan stock barang. Setelah itu P/R akan diberikan kepada bagian Budgeting untuk pengecekan budget. Jika tidak sesuai budget, P/R akan dikembalikan kepada IT asset management supervisor. Jika sudah sesuai maka P/R akan diteruskan ke bagian Procurement. Bagian Procurement akan mencari vendor sesuai spesifikasi untuk melakukan analisa harga setelahnya.
80 Setelah menemukan vendor yang sesuai melalui hasil analisa harga, bagian Procurement akan membuat PO untuk dikirim kepada vendor. Vendor mengirim barang pesanan & diterima oleh bagian warehouse. Bagian Warehouse akan mencocokan PO, surat jalan, beserta invoice yang diberikan. Jika sudah sesuai verkas-berkas tersebut akan dicek kembali oleh IT asset Management. Jika belum maka barang tersebut akan diretur untuk dikirim kembali. Setelah dicek ulang oleh IT asset management, jika barangnya sudah sesuai maka IT asset management akan menyiapkan aset tersebut untuk diserahkan kepada technical support. Jika belum, maka IT asset management akan mengembalikannya kepada bagian warehouse untuk dilakukan retur. Pada saat barang (komputer / komponen komputer) tesebut diterima oleh technical support dari IT asset management, technical support akan menandatangani tanda terima. Technical Support yang sudah menerima barang
akan melakukan perbaikan. Setelah
perbaikan selesai, user akan menandatangani Form TroubleShooting sebagai tanda perbaikan sudah selesai diperbaiki.
81 act Perbaikan kerusakan berat pada komputer Technical Support
IT Asset Management
Budgeting
Procurement
Vendor
Warehouse
ActivityInitial
Mengecek status garansi aset
Status garansi
Berlaku
Memperbaiki aset Aset
Aset Rusak Tidak berlaku
P/R
P/R
Mengecek stok komponen
Membuat SKP & P/R SKP
P/R
SKP
Ketersediaan Komponen
Tidak ada Mengecek anggaran P/R
Ada Tidak
Ya Sesuai Anggaran?
Mencari v endor
Analisa Harga
Membuat PO PO
PO
Menyiapkan barang pesanan
Aset
Aset Mengirim barang pesanan Invoice (aset)
PO Surat Jalan
Invoice
Mencocokan PO, surat jalan & invoice dengan fisik aset
PO
Surat Jalan
belum sesuai
Kesesuaian barang dengan pesanan
sudah sesuai Cek ulang kesesuaian barang
Tidak sesuai
Kesesuaian barang dengan kebutuhan
Sudah sesuai
Aset
Aset
Menandatangani Tanda Terima
Menyiapkan aset & tanda terima Tanda Terima
Tanda Terima
Tanda Terima
«datastore» Arsip
Melakukan perbaikan
ActivityFinal Menerima Aset yang sudah diperbaiki vendor
Aset
Gambar 3.11 Activity Diagram Reparasi Komputer
82 3.3.2.5 Perawatan / Pemeliharaan Kendaraan Pihak-pihak yang terkait: •
GAL
•
Pengemudi
Proses Berjalan untuk Perawatan Kendaraan Kondisi Fisik mobil / bus milik BINUS University menjadi tanggung jawab pramudi terkait. Periode servis rutin kendaraan tergantung pada jarak yang sudah ditempuh oleh kendaraan, jika sebuah kendaraan sudah mencapai batas jarak / standar kilometer tertentu maka kendaraan akan dibawa ke bengkel untuk diperiksa.
3.3.3 Mutasi / relokasi Aset Tetap Pihak-pihak yang terkait: •
User
•
BM (Furn & Fixt.), IT Directorate (Komputer), atau departemen yang menjadi penanggung jawab jenis aset terkait.
Formulir-formulir yang digunakan: •
Tanda Terima
Proses Berjalan untuk Mutasi / relokasi Aset Tetap Untuk perpindahan aset tetap, biasanya dilakukan oleh user sendiri tergantung jenis barang yang dipindahkan. Apabila barang yang ingin dipindahkan sejenis furniture / fixture maka user dapat menghubungi Building Management (BM) untuk membantu perpindahannya. Apabila barang yang ingin dipindahkan adalah komputer maka user dapat meminta bantuan IT Directorate. Sebagai tanda bukti penerimaan barang, biasanya user diminta untuk menandatangani tanda terima.
83 3.3.4
Perlakuan Akuntansi dalam Pemeliharaan Aset di BINUS University Untuk pemeliharaan aset secara akuntansi dilakukan dalam bentuk penyusutan.
Penyusutan aset di BINUS University dihitung dengan metode garis lurus & dikelompokan berdasarkan umur manfaatnya.
Tabel 3.2 Pengelompokan Aset Tetap di BINUS University berdasarkan umur manfaat No.
Kelompok Aset
Umur Manfaat (dalam satuan tahun)
1
Building
20
2
Furniture / Fixture
4
3
Vehicle
4
4
Software
4
5
Lease hold and building
4
improvement 6
Computer
2
84 3.3.5 Pengakhiran / Pelepasan Aset Tetap Pengakhiran / penghapusan di BINUS University dapat dilakukan dengan cara didonasikan, dijual ataupun ditukar tambah. Berikut adalah uraian prosesnya: 3.3.5.1 Prosedur Pengajuan Penghapusan Aset Tetap Pihak-pihak yang terkait: •
IT / BM / User / Pengendali Kendaraan
•
Finance & Accounting Department
Formulir-formulir internal yang digunakan: •
SPPA (Surat Pengajuan Penghapusan Aset Tetap)
•
DPAT (Daftar Penghapusan Aset Tetap)
Proses Berjalan untuk pengajuan penghapusan aset tetap Penghapusan aset tetap di BINUS Universtity dapat disebabkan oleh banyak hal, antara lain: a) Aset tetap telah usang (obsolete) dan ataupun rusak. b) Aset tetap tersebut sudah tidak terpakai. c) Aset tetap tersebut hilang atau rusak yang disebabkan karena kelalaian oleh user. Apabila terdapat aset tetap milik user yang termasuk ke dalam salah satu kategori di atas, maka user berhak untuk mengajukan penghapusan aset tetap. Untuk aset tetap komputer yang sudah tidak digunakan, maka user wajib menyerahkannya ke IT Directorate. Sedangkan untuk aset tetap non komputer furniture & fixture, user wajib menyerahkannya ke GAL Directorate-BM. Setelah user menyerahkan barang-barang tersebut, maka selanjutnya pengajuan penghapusan aset tetap tersebut menjadi keputusan dari IT Directorate/BM. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam table berikut:
85
Tabel 3.3 Departemen Pengawas Aset No
Kategori Aset Tetap
Departemen Pengawas
1
Komputer *)
IT Directorate
2
Non Komputer – Furniture & GAL Fixture *)
3
Directorate
-
Building
Management (BM)
Non Komputer – selain Furniture user & Fixture
4
Buku
(termasuk
learning user (Library)
resources dan low value asset) 5
Bangunan,
renovasi
dan user/Building Management (BM)
pengembangan bangunan 6
Kendaraan
user/Pengendali Kendaraan
7
Tanah
Dikecualikan untuk penghapusan aset tetap
*) untuk aset tetap yang dihapuskan karena hilang, maka pengajuan penghapusan dilakukan langsung oleh user tanpa melalui IT Directorate/BM.
Berdasarkan keputusan / pertimbangan penghapusan aset tetap oleh bagian IT/BM/User/Pengendali Kendaraan, maka langkah selanjutnya yang dilakukan oleh IT/BM/User/Pengendali Kendaraan adalah menyiapkan dokumen-dokumen berikut: •
Mengisi Surat Pengajuan Penghapusan Aset Tetap (SPPA).
•
Membuat Daftar Penghapusan Aset Tetap (DPAT)
Tidak diperkenankan bagi user/IT Directorate/BM/Pengendali Kendaraan untuk membagi permohonan pengajuan penghapusan aset tetap menjadi beberapa SPPA guna menghindari matrik otorisasi.
86 SPPA dan DPAT yang telah dibuat diserahkan ke bagian Finance & Accounting Dept. Bagian Finance & Acc. akan melengkapi DPAT dengan harga perolehan & tahun perolehan baru kemudian meminta approval dari Finance GM dan BOM (sesuai dengan matrik otorisasi yang berlaku). Jika pengajuan penghapusan aset tidak disetujui maka bag. Acc & fin. akan mengkonfirmasi kepada user bahwa pengajuannya ditolak berikut menyerahkan SPPA & DPAT yang sudah diajukan. Namun jika Pengajuan Penghapusan disetujui maka SPPA & DPAT akan di-copy untuk arsip, meng-update status aset tetap lalu mencatat transaksi penghapusan aset ke dalam jurnal akuntansi, baru kemudian menyerahkan kembali SPPA & DPAT yang sudah dilengkapi kepada bagian IT/BM/User/Pengendali Kendaraan. Setelah itu, proses penghapusan aset tetap dilaksanakan. Jika penghapusan aset tetap dilakukan dengan menjual aset tetap tersebut maka proses penjualannya harus melalui bagian gudang (Warehouse).
87 act Prosdur pengaj uan hapus aset IT / BM / USER / PENGENDALI KENDARAAN
FINANCE & ACCOUNT ING DEPT
System
Acti vityInitial
User memberikan Aset Tetap kepada bagian yang berw enang
T idak
Layak Dihapuskan?
Ya
Membuat DPAT & SPPA
SPPA
DPAT
Penghapusan aset tetap dikarenakan hilang / rusak oleh user?
Prosedur Penanganan Aset Tetap Hilang / Rusak Oleh User (PR-201-FIN-08-071)
Ya
Lengkapi harga perolehan dan tahun perolehan atas aset tetap yang akan dihapuskan pada DPAT
DPAT SPPA
Tidak disetujui
Approval Finance GM & BOM
Disetujui
SPPA Copy Copy SPPA dan DPAT untuk arsip
«datastore» Arsip
DPAT Copy
Update Perubahan Status aset tetap
«datastore» Database Aset Tetap
Pembentukan j urnal akuntansi atas transaksi penghapusan aset tetap
SPPA
SPPA
Menerima SPPA & DPAT yang terlengkapi
Serahkan kembali SPPA dan DPAT yang sudah dilengkapi informasinya ke user DPAT
T idak
DPAT
Penghapusan aset dilakukan mel alui bagian Warehouse?
Ya
Prosedur Donasi Aset Tetap Atau Prosedur Trade In Aset Tetap
Prosedur Serah Terima Aset Tetap Yang Akan Dihapuskan
ActivityFinal
Gambar 3.12 Activity Diagram Pengajuan Penghapusan Aset Tetap
88
3.3.5.2 Prosedur Penanganan Aset Tetap Hilang / Rusak Oleh User Pihak-pihak yang terkait: •
IT / BM / User / Pengendali Kendaraan
•
Finance & Accounting Department
Formulir-formulir internal yang digunakan: •
SPPA (Surat Pengajuan Penghapusan Aset Tetap)
•
DPAT (Daftar Penghapusan Aset Tetap)
Proses Berjalan untuk penanganan Aset Tetap Hilang / Rusak oleh User Prosedur Penanganan aset tetap hilang / rusak oleh user merupakan tidak lanjut terhadap SPPA & DPAT yang telah melalui serangkaian pertimbangan / proses di dalam Prosedur Pengajuan Penghapusan Aset Tetap.SPPA & DPAT yang telah dibuat oleh user akan diberikan kepada bagian Finance & Accounting Department untuk diperiksa kembali. Jika SPPA & DPAT sudah sesuai maka bagian Finance & Accounting (F&A) akan melengkapi harga perolehan & tahun perolehan aset terkait yang ingin dihapus pada DPAT. Kemudian bagian F&A akan melakukan koordinasi dengan Human Capital Directorate untuk menentukan bentuk pertanggungjawaban dari user baru kemudian mencantumkannya pada SPPA. Kemudian bagian F&A akan meminta tanda persetujuan pihak Human Capital, General Manager Finance, dan Board Of Management (sesuai dengan matrik otorisasi) pada SPPA. Jika disetujui, SPPA & DPAT yang sudah ditandatangani akan dicopy untuk arsip, dan kemudian bagian F&A akan melakukan update status aset tetap pada sistem. Bagian F&A mencatat jurnal akuntansi yang diperlukan lalu menyerahkan kembali SPPA & DPAT yang sudah dilengkapi informasinya kepada user terkait (IT/BM/User/Pengendali Kendaraan). User (diluar IT & BM)/Pengendali Kendaraan menyerahkan SPPA-copy & DPATcopy kepada Direktorat IT (untuk komputer) atau Building Management (untuk Furniture & Fixture). Jika penghapusan aset dieksekusi oleh Bagian Warehouse maka SPPA, DPAT, & barang akan disiapkan untuk diproses melalui Prosedur Serah Terima Aset Tetap yang akan dihapuskan. Jika penghapusan aset tidak dieksekusi oleh bagian warehouse maka akan Prosedur Donasi Aset Tetap / Prosedur Tukar Tambah Aset tetap yang akan dijalankan.
89 Untuk penghapusan aset tetap dikarenakan hilang atau rusak diakibatkan kelalaian oleh user, terdapat beberapa hal tambahan yang wajib diperhatikan : •
User wajib mencantumkan kronologis kejadian kehilangan/kerusakan (disertai dengan Surat Keterangan Kepolisian, jika ada) dan bentuk pertanggungjawaban dari user.
•
User wajib mempertanggungjawabkan atas aset tetap yang hilang/rusak dengan mengacu pada ketentuan yang terdapat pada Buku Pedoman Karyawan.
•
Human Capital Directorate (d/h Talent Management) dan Finance & Accounting Department wajib berkoordinasi guna menentukan bentuk pertanggungjawaban yang wajib dipenuhi oleh user sebagai bentuk ganti rugi.
•
Untuk aset tetap yang rusak oleh kelalaian user untuk jenis komputer wajib dinformasikan kepada IT Directorate dan untuk jenis non komputer Furniture & Fixture diinformasikan ke GAL Directorate-Building Management.
90 act Penanganan Aset Tetap Hilang / Rusak oleh User IT / BM / USER / PENGENDALI KENDARAAN
Fi nance & Accounting Department
System
ActivityIniti al SPPA Prosedur Pengaj uan Penghapusan Aset Tetap
Menerima dan memeriksa SPPA & DPAT
SPPA
DPAT
Melengkapi DPAT
DPAT Melakukan koordinasi dengan Human Capital Directorate untuk menentukan bentuk pertanggungj aw aban dari user
Mencantumkan tanggapan final pertanggungj aw aban dari user pada SPPA
SPAT Mengkonfirmasi penolakan kepada user
Tidak
Pengaj uan penghapusan disetujui?
DPAT SPPA Copy «datastore» Arsip
Ya
Copy SPPA dan DPAT
DPAT Copy Update perubahan status aset tetap
«datastore» Database Aset Tetap
Membuat j urnal akuntansi penghapusan aset tetap
SPPA Menginformasikan kehilangan /kerusakan tersebut kepada IT SPPA Dir / BM
DPAT
Ti dak
Menyerahkan SPPA & DPAT yang telah dilengkapi
DPAT
Penghapusan aset dilakukan melal ui bagian Warehouse? Ya
Prosedur Donasi Aset Tetap atau Prosedur Tukar Tambah Aset Tetap
Prosedur Serah Terima Aset Tetap yang akan dihapuskan
ActivityFinal
Gambar 3.13 Activity Diagram Penanganan Aset Tetap hilang / rusak oleh user
91
3.3.5.3 Prosedur Donasi / Sumbangan Aset Tetap Pihak-pihak yang terkait: •
IT / BM / User / Warehouse
•
Penerima Donasi
Formulir-formulir internal yang digunakan: •
Tanda Terima
Proses Berjalan untuk penanganan Donasi / Sumbangan Aset Tetap Berlanjut dari Prosedur Penghapusan Aset Tetap / Prosedur Serah Terima Aset Tetap yang akan dihapuskan / Prosedur Penanganan aset tetap hilang atau rusak oleh user, IT Dir. / BM / Warehouse / user terkait akan menyiapkan aset tetap yang akan didonasikan baru kemudian membuat Tanda Terima untuk ditandatangani oleh Penerima Donasi. Tanda Terima yang sudah ditandatangan diserahkan kembali kepada bagian IT Dir. / BM / Warehouse / user terkait untuk diarsip. Untuk
transaksi
donasi
aset
tetap,
pengajuan
permohonan
pemberian
donasi/sumbangan aset tetap dapat dilakukan oleh user yang ditujukan baik ke pihak ketiga maupun diantara entitas dibawah naungan Binus Group harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari Procurement Manager dan Finance GM. Donasi/sumbangan aset tetap antar entitas didalam Binus Group wajib dicatat dan diakui sesuai dengan kebijakan dan prinsip akuntansi yang berlaku oleh bagian Finance & Accounting Department.
92 act Prosdur Donasi Aset Tetap IT / BM / USER / WAREHOUSE
Penerima Donasi
ActivityInitial
Prosedur Pengaj uan Penghapusan Aset Tetap/Prosedur Serah Terima Aset Tetap Yang Akan Dihapuskan/Prosedur Penanganan Aset Tetap Hilang atau Rusak Oleh User
Tanda Terima
Tanda Terima
Membuat Tanda Terima Barang
Barang
Menandatangani Tanda Terima Tanda Terima
«datastore» Arsip
ActivityFinal
Gambar 3.14 Activity Diagram Prosedur Donasi Aset Tetap
93
3.3.5.4 Prosedur Trade in / Tukar Tambah Aset Tetap Pihak-pihak yang terkait: •
User / Warehouse
•
Procurement Support
•
Purchasing
•
Supplier
Formulir-formulir internal yang digunakan: •
List Aset Tetap
•
SPPA Copy
•
DPAT Copy
•
Tanda Terima
Proses Berjalan untuk Trade in / Tukar Tambah Aset Tetap Berlanjut dari Prosedur Pengajuan Penghapusan Aset Tetap / Prosedur Serah Terima Aset Tetap yang akan dihapuskan / Prosedur Penanganan Aset Tetap Hilang / Rusak oleh user, User / Bagian Warehouse menginformasikan daftar aset yang dapat ditukar tambah kepada bagian purchasing dengan melampirkan SPPA-copy & DPAT-Copy. Berdasarkan berkas-berkas yang didapat, Bagian Purchasing akan mencari penawaran harga yang paling kompetitif lalu negosiasi nilai tukar tambah dengan supplier. Setelah mencapai kesepakatan, bagian purchasing akan menginformasikan bagian warehouse untuk aset tetap yang akan ditukar tambah beserta mengembalikan list aset tetap, SPPA-Copy, dan DPAT-copy kepada bagian warehouse. Bagian Warehouse menyiapkan aset tetap yang akan ditukar tambah dan membuat Tanda Terima untuk diserahkan kepada supplier. List Aset Tetap, SPPA-copy, DAPT-copy disimpan untuk arsip. Setelah menandatangani tanda terima, supplier akan menyelesaikan pekerjaannya melakukan tukar tambah terhadap aset tetap tersebut. Setelah menyelesaikan tukar tambah, supplier akan mengirimkan invoice tagihan kepada bagian procurement support. Bagian Procurement Support akan mencocokan invoice tagihan dengan nilai tukar tambah yang telah disepaati oleh bagian purchasing dan supplier. Baru setelah itu masuk ke dalam Prosedur Pembayaran Tagihan ke Supplier.
94 Untuk transaksi trade-in/tukar tambah aset tetap, terdapat beberapa hal tambahan yang wajib diperhatikan : •
Daftar aset tetap yang akan ditukar tambah wajib diinformasikan ke bagian Procurement Department.
•
Tukar tambah aset tetap dengan supplier melalui negosiasi yang dilakukan oleh bagian Procurement Department.
•
Aset tetap yang ditukar tambah adalah aset tetap yang sejenis maupun tidak sejenis.
•
Aset tetap yang ditukar tambah wajib dicatat dan diakui sesuai dengan kebijakan dan prinsip akuntansi yang berlaku oleh bagian Finance & Accounting Department
•
Untuk nilai transaksi tukar tambah aset tetap, bagian Warehouse Department tidak perlu meminta approval dari Finance GM dan Procurement Manager. Hal ini dikarenakan, pada saat pembuatan Purchase Order untuk pembelian aset baru, telah diwajibkan untuk mendapatkan persetujuan sesuai dengan kebijakan yang telah diatur oleh internal Procurement Department.
95 act Prosedur Trade In User / Warehouse
Procurement
Procurement Support
Supplier
ActivityInitial
Prosedur Pengaj uan Penghapusan Aset Tetap / Prosedur Serah Terima Aset Tetap Yang Akan Dihapuskan / Prosedur Penanganan Aset Tetap Hilang/Rusak Oleh User
Menginformasikan daftar List Aset Tetap Mencari Penaw aran harga aset yang dapat ditukar yang paling kompetitif List Aset Tetap tambah SPPA-Copy SPPA-Copy
DPAT-Copy
DPAT-Copy
Melakukan negosiasi nilai tukar tambah dengan supplier
List Aset Tetap Menyiapkan aset tetap yang akan ditukar tambah
List Aset Tetap SPPA-Copy
SPPA-Copy
DPAT-Copy
Menginformasikan ke bagian Warehouse untuk aset tetap yang akan ditukar tambah
DPAT-Copy
Membuat Tanda Terima & menyerahkan aset tetap Tanda Terima
Tanda Terima
Barang List Aset Tetap SPPA-Copy
Barang
DPAT-Copy
Menandatangani Tanda Terima Tanda Terima
«datastore» Arsip
Barang
Barang Menyelesaikan proses tukar tambah terhadap aset tetap
Mencocokkan inv oice tagihan dengan nilai tukar tambah yang telah disepakati
Menerbitkan Inv oice Invoice
Prosedur Pembayaran Tagihan ke Supplier ActivityFinal
Gambar 3.15 Activity Diagram Prosedur Trade In
Invoice
96
3.3.5.5 Prosedur Serah Terima Aset Tetap Yang Akan Dihapuskan Kepada Warehouse Pihak-pihak yang terkait: •
Bagian Warehouse
•
IT / BM / User / Pengendali Kendaraan
Formulir-formulir internal yang digunakan: •
SPPA
•
DPAT
•
SPPA Copy
•
DPAT Copy
Proses Serah Terima Aset Tetap yang akan dihapuskan kepada Warehouse Berlanjut dari Prosedur Pengajuan Aset Tetap / Prosedur Penanganan Aset Tetap hilang / rusak oleh user, SPPA, DPAT beserta barang (aset tetap) terkait diberikan kepada bagian warehouse. Bagian Warehouse akan mencocokan berkas-berkas tersebut berikut dengan aset tetapnya. Setelah melewati proses pencocokan, bagian warehouse menandatangani SPPA sebagai bukti terima, mengcopy SPPA & DPAT untuk arsip, lalu mengembalikan SPPA & DPAT asli kepada user / Direktorat IT / BM / Pengendali Kendaraan untuk arsip mereka. Barang (aset tetap) yang telah diberikan akan disimpan bagian warehouse hingga saatnya barang dijual / didonasikan / ditukar tambah. Bagian Warehouse Department wajib menindaklanjuti penyerahterimaan aset tetap yang akan dihapuskan oleh user/IT/BM/Pengendali Kendaraan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja terhitung sejak seluruh dokumen penghapusan aset tetap diterima dengan lengkap oleh bagian Warehouse Department.
97 act Prosedur Serah Terima IT / BM / USER / PENGENDALI KENDARAAN
Warehouse
ActivityInitial SPPA Prosedur Pengaj uan Penghapusan Aset Tetap / Prosedur Penanganan Aset Tetap Hilang/Rusak DPAT Oleh User Barang
SPPA Mencocokkan SPPA, DPAT dan Aset Tetap DPAT
Barang
Menandatangani SPPA, sebagai bukti aset telah diterima SPPA-Copy «datastore» Arsip
Copy SPPA & DPAT
DPAT-Copy
«datastore» Arsip
Menyerahkan DPAT dan SPPA asli DPAT SPPA
Menyimpan aset tetap di Gudang
Terdapat kebutuhan penjualan / donasi / Trade-In Aset Tetap?
Tidak
Ya
Barang Prosedur Penj ualan Aset Tetap / Prosedur Donasi/Sumbangan Aset Tetap / Prosedur Trade In/Tukar Tambah Aset Tetap
ActivityFinal
Gambar 3.16 Activity Diagram Prosedur Serah Terima Aset yang akan dihapuskan
98
3.3.5.6 Prosedur Penjualan Aset Tetap Pihak-pihak yang terkait: •
Warehouse
•
Finance & Accounting Department
Formulir-formulir internal yang digunakan: •
Berita Acara Penjualan
•
Bukti Pembayaran / Setor
•
Kwitansi
Proses berjalan Penjualan Aset Tetap Proses Penjualan aset tetap merupakan kelanjutan dari proses prosedur serah terima aset tetap yang dihapuskan. Bagian Warehouse menyiapkan aset tetap untuk dijual, menghubungi para calon pembeli. Setelah mendapat penawaran harga tertulis dari calon pembeli, bagian Warehouse akan membandingkan semua penawaran harga tersebut baru kemudian melakukan analisa kewajaran harga. Berdasarkan hasil analisa & perbandingan tersebut, diputuskan siapa pembeli yang terpilih dengan harga yang paling kompetitif. Bagian Warehouse akan meminta persetujuan Procurement Manager & General Manager Finance atas hasil seleksi permbeli. Jika hasil seleksi tersebut disetujui, maka bagian warehouse akan membuatkan Beria Acara Penjualan (BAP) beserta copy-nya. Jika tidak, maka bagian warehouse akan kembali menghubungi calon pembeli yang lain. BAP yang sudah dibuat akan diserahkan kepada bagian Finance & Acc. Department untuk dibuatkan invoice. Invoice yang telah dicetak akan dikirim kepada calon pembeli yang dipilih. Calon pembeli yang sudah melakukan pembayaran invoice tersebut akan mengirimkan bukti bayar / bukti setor kepada bagian warehouse. Bagian Warehouse akan mencocokan bukti bayar / setor dengan BAP-copy. Jika jumlah yang dibayar sudah sesuai, Finance & Acc. Department akan melakukan validasi pembayaran dengan mutasi yang diberikan oleh pihak bank. Jika belum sesuai maka bagian warehouse akan melakukan konfirmasi kepada pembeli. Pembeli yang mendapatkan konfirmasi tersebut akan menyerahkan bukti setor yang baru untuk menyesuaikan pembayaran sebelumnya.
99 Berdasarkan bukti setor yang sudah valid, Finance & Acc. Akan membuat kwitansi / tanda terima untuk diserahkan kepada bagian warehouse. Jika belum valid maka akan dilakukan kembali konfirmasi kepada user oleh bagian warehouse. Bagian Warehouse yang sudah
menerima
kwitansi
akan
menyerahkan
barang
beserta
meminta
pembeli
menandatangani kwitansi. Tidak diperkenankan bagi user/IT Directorate/BM/Pengendali Kendaraan untuk melakukan penghapusan aset tetap dengan menjual langsung ke pembeli. Proses penjualan aset tetap harus melalui bagian Warehouse Department.
100 act Penj ualan aset tetap Warehouse
Finance & Accounti ng Department
Cal on Pembel i / Pembel i
Bank
Acti vi tyIni tial
Prosedur Serah Terima Aset Tetap Yang Akan Dihapuskan
Menyiapkan aset tetap untuk dij ual
Menghubungi / Minta penaw aran harga tertulis dari para calon pembeli
Menyiapkan penaw aran harga tertulis Penawaran Harga
Analisa kew aj aran penaw aran harga
Penawaran Harga
Pilih pembeli dengan harga yang paling kompetitif
Meminta Approval pemi li han pembeli
T idak Disetuj ui
Di setujui
Membuat BAP beserta copy
BAP
BAP
Invoi ce
Membuat Inv oice
Membayar harga aset tetap sesuai inv oice
Invoice BAP-Copy
Bukti bayar / setor
BAP-Copy Bukti Bayar / setor
Mencocokkan Bukti pembayaran dengan BAP-copy
Mengirimkan bukti pembayaran / bukti setor
Mutasi Bank Juml ah yang dibayar sudah sesuai ?
Ya
Validasi pembayaran Membuat mutasi bank Mutasi Bank
Bukti Bayar / setor
T idak
Konfirmasikan ke pembeli atas selisih pembayaran
Pembayaran sudah val id dan tepat?
Bel um
Ya Kwi tansi Menyerahkan Barang berserta meminta tanda tangan pembeli pada Kw itansi
Barang
Kwi tansi
Membuat kw itansi pembayaran
Kwitansi
Bap-Copy
Mencatat Jurnal penerimaan pembayaran
Tanda Tangan Kw itansi Kwi tansi tertandatangan Kwi tansi
«datastore» Arsip
BAP
Mutasi Bank
Barang
Bukti Pembayaran
«datastore» Arsip
Acti vi tyFi nal
Gambar 3.17 Activity Diagram Prosedur Penjualan Aset Tetap
101 3.3.6
Pencatatan Akuntansi Pemeliharan Aset & Penghapusan Aset Jurnal-jurnal akuntansi yang dipakai oleh F&A BINUS untuk mencatat transaksi-
transaksi yang terjadi terkait dengan pemeliharaan aset & penghapusan aset tetap:
Jurnal penghapusan asset: Penjualan/kehilangan kondisi Nilai jual/nilai penggantian < Net Book Value: Dr. Loss on disposal asset
xxxx
Dr. Cash In Bank
xxxx
Dr. Accum. Depreciation Asset
xxxx
Cr. Asset
xxxx
Penjualan/kehilangan kondisi Nilai jual/nilai penggantian > Net Book Value: Dr. Cash In Bank
xxxx
Dr. Accum. Depreciation Asset
xxxx
Cr. Gain on disposal asset
xxxx
Cr. Asset
xxxx
Penjualan/kehilangan kondisi Nilai jual/nilai penggantian = Net Book Value: Dr. Cash In Bank
xxxx
Dr. Accum. Depreciation Asset
xxxx
Cr. Asset
xxxx
102
Penjualan/kehilangan kondisi Nilai donasi < Net Book Value: Dr. Loss on disposal asset
xxxx
Dr. Accum. Depreciation Asset
xxxx
Cr. Asset
xxxx
Penjualan/kehilangan kondisi Nilai donasi = Net Book Value: Dr. Accum. Depreciation Asset
xxxx
Cr. Asset
xxxx
Jurnal akuntansi BINUS yang terdapat di dalam kebijakan prosedur penghapusan aset tetap untuk mencatat penghapusan aset tetap yang diakibatkan oleh user: Dr. Accum. Depre.FA
xxxx
Dr. Loss on asset disposal *)
xxxx
Dr. A/R Employee**)
xxxx
Cr Fixed Asset
xxxx
Catatan: *) jika kehilangan ditanggung oleh lembaga **) jika kehilangan digantirugi dengan piutang dari user
Jurnal pemerliharaan aset: Dr. Maintenance Expense Cr. Cash in Bank / Petty cash
xxxx xxxx
103 3.3.7
Permasalahan yang terdapat pada sistem berjalan
1. Sistem pencatatan daftar aset tetap tiap divisi organisasi per periode kurang efektif (khususnya oleh departemen Building Management) Kondisi yang sedang berjalan:
Kondisi yang diharapkan:
Akibat:
Solusi / Rekomendasi:
Aset tetap yang berada di masing-masing ruangan unit divisi BINUS University hanya terdaftar pada saat pembelian aset tetap pertama kali oleh bagian Finance & Accounting. Setiap aset tetap yang berada di dalam ruangan masing-masing divisi dapat terdata dengan baik sehingga memudahkan stock opname yang dilakukan pada periode tertentu. Tidak tersedia data memadai & akurat jika terjadi kebutuhan informasi inventaris aset tetap sewaktu-waktu. Membuat sebuah sistem yang dapat mencatat daftar inventaris aset secara berkala.
2. Tidak ada pencatatan di setiap transaksi mutasi / perpindahan aset tetap
Kondisi yang sedang berjalan:
Setiap transaksi mutasi / perpindahan aset tetap antar unit di dalam BINUS University tidak ada / belum memiliki sistem pencatatan mutasi. Setiap Transaksi mutasi / perpindahan aset tetap antar unit di dalam
Kondisi yang
BINUS University tercatat di dalam sebuah sistem yang terintegrasi
diharapkan:
sehingga dapat menyediakan data /informasi terkait lokasi aset yang aktual pada saat diperlukan. Data pencatatan aset tetap yang ada pada bagian Finance &
Akibat:
Accounting BINUS University menjadi tidak sesuai dengan kondisi terbaru
Solusi / Rekomendasi:
Membuat sistem yang dapat mencatat setiap transaksi perpindahan / mutasi aset tetap antar unit yang ada dalam BINUS University.
104
3. Rancangan formulir terkait perpindahan / mutasi aset tetap belum ada Kondisi yang sedang
Transaksi perpindahan aset tetap dilakukan secara langsung tanpa
berjalan:
adanya pencatatan.
Kondisi yang
Terdapat bukti atas setiap transaksi relokasi / mutasi aset tetap antar
diharapkan:
unit yang ada di dalam BINUS University Tidak ada berkas yang menyediakan data tentang lokasi aktual
Akibat:
sebuah aset tetap di dalam BINUS University jika terjadi kebutuhan pelacakan asal lokasi aset tetap di kemudian hari.
Solusi / Rekomendasi:
Merancang formulir sebagai bukti transaksi perpindahan aset tetap.
4. Belum ada sistem laporan mengenai informasi mutasi aset Kondisi yang sedang
Kurangnya sistem yang ada untuk mengelola data transaksi
berjalan:
pemeliharaan aset tetap menjadi sebuah informasi yang dibutuhkan.
Kondisi yang
Tersedia laporan yang dapat memberikan informasi seputar aset
diharapkan:
tetap.
Akibat:
Muncul kebutuhan akan informasi terkait aset tetap yang ada.
Solusi / Rekomendasi:
Merancang laporan yang dapat memberikan informasi seputar / tentang aset tetap sesuai kebutuhan user / management.
5. Kurangnya kontrol terhadap transaksi penukaran komponen aset Kondisi yang sedang
Tidak ada pencatatan data atas transaksi penukaran komponen aset,
berjalan:
khususnya untuk aset berkategori komputer
Kondisi yang diharapkan:
Akibat:
Solusi / Rekomendasi:
Semua transaksi penukaran komponen aset tercatat di dalam sistem yang terintergrasi sehingga dapat memenuhi kebutuhan data terkait komponen tersebut di masa depan Tidak tersedia data tentang siapa yang bertanggung jawab atas transaksi penukaran komponen aset yang telah terjadi. Membuat sistem terintegrasi yang mampu menampung data transaksi pertukaran komponen aset yang terjadi.
