61 BAB 3 Analisis Perusahaan
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1
Sejarah Perusahaan Berdasarkan pasal 33 UUD 1945 : "Bumi, air dan kekayaan alam yang
terkandung di dalamnya dikuasai oleh negara dan dipergunakan sebesar-besar untuk ”kemakmuran rakyat" maka hak untuk mengelola industri perminyakan jatuh ke tangan pemerintah. Tahun 1960, Dewan Perwakilan Rakyat mengeluarkan kebijaksanaan yang menyatakan bahwa penambangan minyak dan gas bumi hanya boleh dilaksanakan oleh negara melalui perusahaan negara. Semenjak itu, pihak asing yang terlibat di dalamnya berdasarkan kepada kontrak saja. Disamping itu perusahaan-perusahaan asing juga sepakat untuk secara bertahap menjual tempat penyulingan minyaknya dan aset lainnya di bidang pemasaran dan distribusi kepada pihak Indonesia dalam jangka waktu lima sampai lima belas tahun. Dua perusahaan negara dibentuk pada zaman transisi tersebut. PERMINA yang diberikan wewenang dan tanggung jawab untuk administrasi, manajemen dan pengawasan terhadap kerja sama dibidang eksplorasi dan produksi. Sementara itu PERTAMIN mendapat tanggung jawab untuk mengatur proses distribusi minyak bagi kepulauan Indonesia. Untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga ahli di bidang perminyakan, PERMINA mendirikan Sekolah Kader Teknik di Brandan. PERMINA kemudian juga mendirikan Akademi Perminyakan di Bandung pada tahun 1962. Kurikulum dari Akademi
62 Perminyakan meliputi berbagai aspek dalam industri perminyakan, dan para lulusannya kemudian menjadi tenaga inti di PERMINA (yang kemudian menjadi PERTAMINA). Tahun 1968, untuk mengkonsolidasi industri perminyakan dan gas, manajemen, eksplorasi pemasaran dan distribusi maka PERMINA dan PERTAMIN merger menjadi PN. PERTAMINA. Komisaris Status badan hukum PERTAMINA telah berubah menjadi perseroan sejak 17 September 2003 yang lalu. “Kini Kami Berubah” merupakan komitmen yang diikrarkan oleh Direksi PT PERTAMINA (PERSERO) untuk membawa perusahaan, meraih harapan baru dalam wadah persero. Komitmen yang dikumandangkan di hadapan publik pada saat launching PT PERTAMINA (PERSERO) ini sekaligus menjadi simbol dari janji seluruh jajaran perusahaan kepada stakeholders. Perubahan ini tidak sebatas hanya ucapan untuk menyejukkan hati para pendengar. Perubahan ini harus diwujudkan dalam tindakan nyata dengan melakukan berbagai pembenahan di dalam tubuh perusahaan. Sejumlah perubahan internal perusahaan dilakukan meliputi penerapan nilai-nilai good corporate governance di setiap aspek operasi perusahaan, pembenahan rencana kerja, sistem dan prosedur serta kebijakan paradigma pengelolaan perusahaan menjadi suatu entitas bisnis murni. Pada 18-19 Maret 2004 bertempat di Lt. M Kantor Pusat PERTAMINA, para pimpinan PERTAMINA duduk bersama dalam suatu forum Rapat Pimpinan (Rapim). Rapim ini mengambil tema ”Akselerasi Transformasi Dalam Rangka Menghadapi Kompetisi”. Sejumlah butir perubahan dan program utama pun dihasilkan. Bahkan komitmen perubahan itu sendiri ditandatangani oleh Direktur Utama sebagai wujud keseriusan dalam mengakselerasi jalannya agenda perubahan.
63 Arah Perubahan Perubahan kebijakan di tingkat nasional, dalam hal ini mengenai pengaturan kegiatan migas dan panas bumi, terjadi seiring dengan diterbitkannya UU Migas No. 22/2001. Perubahan tersebut meliputi kegiatan usaha, pola usaha, kontrak kerjasama dan penerimaan negara di bidang hulu hilir, pembagian keuangan pusat dan daerah, pembinaan dan pengawasan, tanggung jawab dan pelaporan serta penanganan masalah panas bumi. Perubahan regulasi yang cukup signifikan ini memberikan dampak langsung pada dinamika dan perubahan di dalam tubuh PERTAMINA. PERTAMINA, yang pada awalnya diamanatkan untuk mengurus sumber daya alam minyak, gas dan panas bumi, kini dituntut untuk dapat tampil sebagai entitas bisnis murni. PT PERTAMINA (PERSERO) dalam mengelola sumber daya alam perlu ditunjang dengan penguasaan manajemen yang profesional serta modal. Dua hal ini mendasari berhasil atau tidaknya pengelolaan sumber daya alam tersebut. Selain itu manajemen perusahaan sebagai tingkat kepemimpinan paling atas harus bertanggung jawab atas kondisi perusahaan. Sehingga diharapkan tidak terjadi pemisahan antara manajemen dan problema perusahaan (decoupling). Selain perubahan dalam hal regulasi, sejumlah perubahan yang terjadi secara signifikan pada tataran ekonomi makro serta iklim reformasi tentunya turut memberikan dampak terhadap perkembangan perusahaan. PERTAMINA yang kini berbentuk persero, akan berhadapan dengan sejumlah tantangan yang perlu disikapi dengan seksama. Oleh karena itu sejumlah penyesuaian perlu dilakukan oleh PERTAMINA. Dewan
Komisaris
memberikan
arahan
untuk
mengakselerasikan
transformasi
perusahaan menjadi persero sesuai roadmap yang telah ditentukan, upaya serius untuk melaksanakan business development serta peningkatan citra perusahaan. Dengan arahan
64 ini diharapkan PERTAMINA dapat menjawab tantangan-tantangan yang dihadapi di era global. Transformasi dan Citra. Dalam pergerakannya menjadi entitas bisnis, PERTAMINA mengalami perubahan status badan hukum pada 17 September 2003. Pemerintah, sebagai pemegang saham perusahaan, telah memberikan ketegasan sikap dalam transformasi PERTAMINA sebagai Persero. Ketegasan tersebut diwujudkan dengan menunjuk Dewan Komisaris dan Direksi PT PERTAMINA (PERSERO) yang akan membawa perusahaan secepatnya berubah dari pola dan perilaku lama yang birokratis menjadi suatu entitas bisnis murni serta berorientasi laba. Maka melalui koridor Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), langkah transformasi perusahaan digerakkan dalam konsep pengembangan bisnis secara terintegrasi dari tataran superholding, holding dan Anak Perusahaan (AP). Namun demikian, transformasi perusahaan menjadi persero belum sepenuhnya kelihatan. Stakeholders masih merasakan nuansa PERTAMINA yang lama. Dalam hal ini, citra PERTAMINA masih tergambar sebagai institusi publik bukan corporate. Di sinilah letaknya peran strategis Corporate Secretary agar dapat bermain cantik dalam mendukung kebijakan perusahaan. Pada akhirnya citra PERTAMINA yang masih identik dengan pemerintah dapat segera dilakukan pembenahan dan penyesuaian. Dalam perubahan tersebut juga perlu digarisbawahi faktor transformasi budaya perusahaan. Hal ini mengingat perubahan budaya membutuhkan komitmen nyata dari seluruh lini perusahaan. Sebagai perusahaan yang mengarah pada profit maka diperlukan adanya caracara pengembangan bisnis perusahaan, termasuk bagaimana mengembangkan financial engineering. Sedangkan PERTAMINA masih dihadapi dengan banyak kendala dalam
65 proses pengembangan seperti pada bidang eksplorasi maupun eksploitasi. PERTAMINA telah memiliki kesempatan awal yang namanya first right of refusal tetapi pada kenyataannya masih banyak ladang-ladang yang dimiliki dan belum dikembangkan. Sehingga dalam mengembangankan bisnis ini, PERTAMINA diminta untuk melakukan efisiensi terhadap seluruh fasilitas yang ada. Di samping itu, dituntut untuk dapat menentukan time frame dan pola kerjasama untuk pengembangan. Nuansa transformasi di dalam Anak Perusahaan pun tidak luput dari perhatian. Anak Perusahaan diminta untuk menunjukkan kinerjanya masing-masing dan harus bersinergi dengan PERTAMINA, sehingga dapat memberikan dampak positif dan menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Pada tahun 2005 nanti diharapkan sudah ada ketegasan apakah tetap fokus pada bisnis migas atau terkait dengan yang lain. Pada era ini, kegiatan usaha PERTAMINA lebih difokuskan pada upaya peningkatan keuntungan (profit oriented). Perbedaan fundamental antara PERTAMINA dan PT PERTAMINA (PERSERO) terletak pada dua hal yakni: Pertama, kontrak manajemen yang kini ada pada era PT PERTAMINA (PERSERO). Kontrak manajemen antara perusahaan dan pemegang saham tersebut menghasilkan butir-butir kesepakatan : PT PERTAMINA (PERSERO) : Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) PT PERTAMINA (PERSERO) 2004 telah disusun memperhatikan prinsip kehati-hatian dan telah mempertimbangkan semua risiko secara terukur. Mengupayakan peningkatan efisiensi dan efektivitas atas pelaksanaan RKAP 2004. Bertanggungjawab secara renteng sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar PT PERTAMINA (PERSERO) dan peraturan perundang-undangan yang berlaku
66 serta bersedia mempertanggungjawabkan secara profesional atas tercapai atau tidaknya target-target RKAP tahun 2004. Pemegang Saham : Membantu
sepenuhnya
PT
PERTAMINA
(PERSERO)
dalam
rangka
melaksanakan kegiatan untuk mencapai target yang disepakati sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Memberikan penghargaan kepada PT PERTAMINA (PERSERO) dalam bentuk tantiem/bonus atas pencapaian target-target yang disepakati berdasarkan ketentuan yang berlaku di lingkungan Kementrian Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Perbedaan fundamental yang kedua menyangkut tentang penilaian terhadap kinerja perusahaan. Pada era persero penilaian tersebut dilakukan secara lebih terperinci mengacu Keputusan Menteri BUMN KEP100/MBU/2002 tentang Penilaian Tingkat Kesehatan BUMN. Penilaian dalam Keputusan Menteri dimaksud meliputi aspek keuangan, operasional dan administrasi. Penandatanganan Kesepakatan Kinerja/Ukuran Kinerja Terpilih (UKT) 2004, dilakukan pada kesempatan Rapat Pimpinan (Rapim) kali ini, yang untuk pertama kalinya mengacu kepada Kepmen BUMN KEP-100/MBU/2002. Penandatanganan kesepakatan kinerja dilaksanakan antara : Direktur Utama dengan para Direktur. Direktur dengan para Deputi Direktur. Direktur/Deputi Direktur dengan para General Manager.
67 3.1.2 Struktur Organisasi PT PERTAMINA (PERSERO) Struktur PT PERTAMINA (PERSERO) memiliki enam direktur yang mengawasi jalannya kegiatan operasional yaitu Direktur Hulu, Direktur Pemasaran dan Niaga, Direktur Pengelolaan, Direktur Umum dan SDM, serta Direktur Keuangan. Keenam direktur tersebut dipimpin oleh Direktur Utama yang dibantu oleh Sekretaris Perseroaan yang bertugas mendokumentasikan kegiatan perusahaan, dan Kepala Satuan Pengawas Internal yang bertugas mengawasi internal perusahaan. Direktur Utama harus bertanggung jawab atas kegiatan operasional perusahaan yang terjadi kepada Dewan Komisaris, dimana hasil pertanggungjawaban tersebut akan dibawa ke Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) untuk dibahas dan dievaluasi lebih lanjut. Berikut struktur organisasi dari PERTAMINA yang digambarkan pada diagram 3.1.
Diagram 3.1 Struktur Organisasi PT PERTAMINA (PERSERO) RUPS
Komisaris
Direktur Utama
Kepala Satuan Pengawas Internal
Direktur Hulir
Direktur Pemasaran dan Niaga
Ka.Div. Operasi Hulu
Ka.Div. Pemasaran & Niaga
Direktur Hulu
Ka.Div. Perkapalan
Sekretaris Perseroan
Direktur Pengolahan
Ka.Div. Pemasaran & Niaga
Direktur Umum & SDM
Direktur Keuangan
Ka.Div. Sistem Bisnis & TI
Ka.Div. Kontroler & Manajemen Resiko
Ka.Div. SDM & OSM
Ka.Div. Perbendaharaan & Pendanaan
68 3.1.3 Proses Bisnis Perusahaan Proses bisnis PT PERTAMINA (PERSERO) secara umum dibagi menjadi dua proses, yaitu bisnis hulu dan bisnis hilir yang keduanya itu didukung oleh manajemen kantor pusat, berikut ini gambar proses bisnis perusahaan. Bisnis Hulu
Bisnis Hilir
A
B
C
D
E
F
G
Mencari kontrak dan administrasi
Eksplorasi
Pengembang an
Produksi dan Pemeliharaan
Pengiriman dan Transportasi
Pemasaran & Distribusi
Penjualan & Customer Relationship Management
Manajemen Kantor Pusat 1. Manajemen Perusahaan
2. Infrastruktur dan Administrasi
3. Sumber Daya Manusia
4. Pengadaan Fasilitas
5. Teknologi
6. Sistem Keuangan dan Akuntasi
Gambar 3.1 Proses Bisnis PT PERTAMINA (PERSERO)
Pada gambar 3.1 diatas dapat dijelaskan bahwa proses bisnis hulu dimulai dengan membuat kontrak dan administrasi, yang biasanya berupa tender dan kontrak kerja sama dengan pihak swasta dalam hal eksplorasi. Setelah ada persetujuan dari kedua belah pihak tentang isi kontrak dilakukan eksplorasi di lokasi yang sudah ditentukan. Proses pengembangan lokasi ekplorasi dilakukan kemudian, yang dilanjutkan dengan proses produksi dan pemeliharaan. Pada proses produksi minyak atau gas yang didapat diolah menjadi produk jadi yang siap dijual. Proses pengolahan
69 bahan mentah menjadi produk jadi mulai dilakukan pada proses bisnis hilir. Produk jadi yang sudah siap dijual kemudian disebar ke unit-unit produksi PERTAMINA di seluruh indonesia. Dari unit produksi, unit pemasaran PERTAMINA mendistribusikan produknya ke pasar, untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, PERTAMINA menerapkan Customer Relationship Management. Untuk mendukung semua proses bisnis perusahaan, kantor pusat melaksanakan : 1. Manajemen Perusahaan Pihak manajemen harus mengeluarkan berbagai kebijakan yang dapat mendukung seluruh proses bisnis perusahaan. 2. Infrastruktur dan Administrasi Perusahaan harus memiliki infrastruktur yang mendukung integrasi antara pusat dengan unit, disamping itu proses administrasi juga harus mendukung proses bisnisnya. 3. Sumber Daya Manusia Perusahaan harus memiliki sumber daya manusia yang handal dan kompeten. 4. Pengadaan Fasilitas Perusahaan menyediakan segala fasiltas untuk mendukung proses bisnis. 5. Teknologi Perusahaan harus memiliki teknologi yang handal dan tepat guna untuk mendukung proses bisnisnya. 6. Keuangan dan Sistem Akuntansi Perusahaan juga harus memiliki suatu sistem pengelolaan keuangan dan akuntansi yang baik.
70 3.1.4
Visi, Misi, dan Strategi
1. Visi PT PERTAMINA (PERSERO) adalah : Menjadi perusahaan yang unggul, maju dan terpandang (To be a respected leading company). 2. Misi PT PERTAMINA (PERSERO) adalah : 1. Melakukan Usaha dalam bidang Energi dan Petrokimia. 2. Merupakan entitas bisnis yang dikelola secara profesional, kompetitif dan berdasarkan tata nilai unggulan. 3. Memberikan nilai tambah lebih bagi pemegang saham, pelanggan, pekerja dan masyarakat, serta mendukung pertumbuhan ekonomi nasional. 3. Strategi PT PERTAMINA (PERSERO) adalah : 1. Fokus Menggunakan secara optimum berbagai kompetensi perusahaan untuk meningkatkan nilai tambah perusahaan. 2. Integritas Mampu mewujudkan komitmen kedalam tindakan nyata. 3. Visionary – Berwawasan Jauh Kedepan Mengantisipasi lingkungan usaha yang berkembang saat ini maupun yang akan datang untuk dapat tumbuh dan berkembang. 4. Excellence - Unggul Menampilkan yang terbaik dalam semua aspek pengelolaan usaha. 5. Mutual Respect – Keselarasan dan Kesetaraan Menempatkan seluruh pihak yang terkait setara dan sederajat dalam kegiatan usaha.
71 3.1.5
Analisis Model Porter Threats of New Entrance
-
BP
PT PERTAMINA (PERSERO) Rival : Unocal Conoco
Bargaining Power of Supplier
Bargaining Power of Buyer
- KPS - Import dari Timur Tengah
- Negara Pengimport - Industri - Masyarakat Umum
Subtitute Product and Services
- Batu Bara - Listrik - Tenaga Surya
Gambar 3.2 Analisa Model Porter
Berdasarkan gambar 3.2 dapat dijelaskan bahwa analisa model Porter untuk PT PERTAMINA (PERSERO) sebagai berikut : ♦
Intraindustry Rivalry PERTAMINA dalam menjalani bisnisnya mempunyai saingan, tetapi yang menjadi saingan selama ini masih berada di sektor Non-BBM, seperti pelumas, antara lain adalah Unocal dan Conoco. Unocal adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri perminyakan yang berasal dari Amerika Serikat, perusahaan ini cukup baik bila dilihat dari laporan keuangannya. Dari data tahun 2004, Unocal mengeluarkan dana operasi sebesar US$ 8,2 Milyar, total harta US$ 13,1 Milyar dan utang sebesar US$ 3,1 Milyar. Dan dari segi operasional, Unocal dapat memproduksi sebesar 167,000 barel minyak jadi dan 1,826 Milyar kubik gas perharinya.
72 Sedangkan Conoco juga merupakan perusahaan yang berasal dari Amerika Serikat pula. Conoco beroperasi lebih dari 40 negara, mempunyai 35.800 karyawan dan mempunyai aset kekayaan sebesar US$ 93 Milyar. ♦
Bargaining Power of Buyers Pada bisnis yang digeluti oleh PT PERTAMINA (PERSERO) yaitu perusahaan minyak dan gas, pembeli mempunyai peran yang penting. Dilihat adanya perusahaan lain, seperti Unocal, Conoco, serta perusahaan lainnya yang saling memberikan pelayanan terbaik bagi para pelanggan. Mayoritas kekuatan tawar menawar terletak pada PERTAMINA, karena memiliki kualitas minyak mentah yang berkualitas tinggi. Untuk itu, PT PERTAMINA (PERSERO) mempunyai target pasar yaitu : Negara Pengimport Yang dimaksud dengan negara pengimport adalah negara yang mengimport produk dari PERTAMINA yang berupa minyak mentah. Contoh yang termasuk negara-negara pengimport yaitu Jepang, Singapura, Amerika Serikat. Negara-negara pengimport tersebut membutuhkan kualitas minyak mentah yang dimiliki Indonesia, sehingga PERTAMINA lebih memegang peranan. Industri Yang termasuk ke dalam industri adalah perusahaan yang menggunakan produk PERTAMINA berupa minyak, gas dan produk-produk lainnya yang diproduksi oleh PERTAMINA, contohnya oli, poliester. Produk yang dihasilkan PERTAMINA berkualitas standar internasional dan harganya yang lebih murah dari pada produk asing, sehingga pasar industri di Indonesia lebih memilih memasok produk PERTAMINA.
73 Masyarakat Umum Yang termasuk ke dalam kategori masyarakat umum adalah semua masyarakat yang berada di Indonesia yang memilih produk dari PERTAMINA. Dari sudut pandang produk BBM, sampai saat ini PERTAMINA memegang peran penting, karena mereka satu-satunya penghasil BBM di Indonesia. Dari sudut pandang Non-BBM, produk-produk yang dihasilkan PERTAMINA, contohnya oli, memiliki kualitas yang berkualitas internasional dan harga jual yang relatif terjangkau. ♦
Bargaining Power of Suppliers Supplier dari PT PERTAMINA (PERSERO) adalah KPS yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang migas, yang menjual minyak dan gas mentah ke PERTAMINA. Kerja sama dengan pihak KPS, PERTAMINA lebih memegang peranan karena ikatan kerja sama dan pembagian hasil diatur oleh pihak PERTAMINA. Sedangkan kerja sama dengan pihak negara pengekspor, mereka yang memegang kendali karena sebagian besar minyak mentah di dunia dihasilkan oleh mereka, dan kebutuhan minyak mentah di Indonesia didapat dari mereka.
♦
Threats of New Entrance Perusahaan-perusahaan pendatang baru yang akan masuk ke Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam penjualan BBM, tetapi mereka dapat terjun ke dunia bisnis migas, jika pemerintah Indonesia menghapus kebijakan subsidi BBM. Salah satu perusahaan pendatang baru yang akan bersaing dengan PERTAMINA adalah BP ( British Petroleum ), merupakan perusahaan minyak yang berasal dari
74 Inggris. BP telah memiliki daerah operasi lebih dari 70 negara. Operasi yang dilakukan
adalah
mengeksplorasi
minyak,
gas
dan
memproduksinya,
penyulingan, pemasaran dan persediaan dari produk minyak tanah,
dan
memproduksi serta memasarkan dari bahan-kimia. Kekuatan yang dimiliki oleh BP adalah dari segi finansial
yang mampu, sehingga BP dapat melakukan
eksplorasi dan eksploitasi migas secara sendiri dan dapat menyediakan fasilitasfasilitas yang lebih baik dari PERTAMINA. ♦
Substitute Products of Services Batu Bara Penggunaan Batu Bara sebagai barang subtitusi produk migas yang dihasilkan PT PERTAMINA (PERSERO) dapat mempengaruhi bisnis perusahaan. Batu Bara dapat digunakan untuk pengganti migas yang lebih murah terutama untuk kepentingan rumah tangga. Listrik Listrik sebagai produk subtitusi dapat digunakan sebagai penghasil tenaga non migas yang ramah lingkungan. Penggunaan listrik untuk pengganti produk migas memang belum terlalu banyak digunakan sekarang ini, tapi berpotensi untuk masa akan datang, produk ini akan mengancam produk migas. Tenaga Surya Tenaga Surya sekarang ini sudah mulai diperhitungkan kegunaannya untuk kepentingan otomotif walaupun belum begitu berkembang saat ini. Namun prospek kedepannya dalam penggunaan energi ini cukup memiliki potensi yang baik.
75 3.1.6 Analisis SWOT PT PERTAMINA (PERSERO) Analisis Internal a. Strength Menyediakan produk yang berkualitas tinggi dan pelayanan yang baik. Produk dari PERTAMINA sudah memiliki pengakuan dari dunia internasional. Diantaranya produk oli dari PERTAMINA yang sudah memiliki sertifikat ISO. Untuk pelayanan, sudah dapat mendistribusikan produknya ke seluruh penjuru indonesia bahkan sampai ke daerah-daerah terpencil. Sumber daya manusia yang handal SDM di PT PERTAMINA (PERSERO) merupakan orang-orang yang sudah profesional di bidangnya. Memiliki kemampuan dan pengalaman yang sudah teruji. Selain itu pelatihan dan seminar yang berhubungan dengan dunia bisnis banyak diikuti oleh para karyawan, yang dapat meningkatkan ilmu pengetahuan dan kemampuannya. Pengalaman di bidang migas PERTAMINA sudah bergerak di bidang migas di indonesia sejak tahun 1968. Dengan pengalaman yang cukup lama di bidang migas, faktor ini dapat menjadi salah satu nilai tambah. Pengalaman dan pengakuan dari dunia internasional berhubungan dengan dunia migas menjadikan PERTAMINA cukup disegani di bidang migas. Penggunaan teknologi informasi yang terintegrasi Teknologi informasi di PERTAMINA sudah terintegrasi dan mendukung proses bisnis perusahaan. Dengan adanya Divisi SBTI, ini menunjukkan adanya
76 kepedulian yang cukup tinggi dari pihak manajemen untuk mengembangkan teknologi informasi. b. Weaknesses Kurangnya modal Kendala PERTAMINA saat ini adalah kekurangannya modal dalam hal kegiatan eksplorasi dan eksploitasi sumber daya alam, sehingga pihak manajemen membangun kerjasama dengan pihak asing untuk melakukan tersebut. Masalah birokrasi yang menghambat kinerja Birokrasi yang terlalu rumit menghambat proses pengambilan keputusan karena terlalu banyak waktu yang terbuang untuk menjalankan suatu keputusan. Penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan kemampuan Sumber daya manusia di PT PERTAMINA banyak yang penempatan dan penggunaannya tidak maksimal sehingga menggurangi efektifitas dan efisiensi perusahaan. Jumlah armada yang kurang Peningkatan permintaan pasar yang membutuhkan arus distribusi barang yang tinggi dapat terhambat dengan kurangnya jumlah armada pengangkut barang yang ada sekarang ini.
Analisis Eksternal c. Opportunities Pasar bisnis yang masih tinggi Penggunaan migas yang merupakan salah satu kebutuhan pokok dunia saat ini membuat permintaan akan produk ini tetap tinggi walaupun terjadi gejolak harga.
77 Harga jual yang murah PERTAMINA dapat menjual BBM dengan harga murah karena pemanfaatan dari subsidi pemerintah. Hal ini dapat digunakan PERTAMINA sebagai salah satu kesempatan untuk menguasai pasar migas di Indonesia. Sumber daya migas yang masih cukup tinggi Sumber cadangan migas yang tersedia di Indonesia masih cukup banyak yang belum tereksplorasi. Cadangan minyak ini dapat digunakan PERTAMINA untuk meningkatkan penjualan dalam memenuhi permintaan pasar. d. Threats Masuknya pihak swasta untuk beroperasi di bidang Non-BBM Dengan masuknya pihak swasta yang bergerak di bidang Non-BBM cakupan pasar PERTAMINA dalam hal Non-BBM seperti oli menjadi berkurang. Hal ini menjadikan pendapatan PERTAMINA menjadi berkurang. Makin banyaknya pihak swasta yang melakukan eksplorasi migas di wilayah Indonesia. Pihak swasta yang melakukan eksplorasi Migas di Indonesia kadang mempunyai dana dan peralatan yang lebih bagus dibanding PERTAMINA hal ini menyebabkan lahan minyak mentah yang kaya akan cadangan minyak akhirnya dikelola oleh pihak swasta. Pengaruh Intervensi Dikarenakan PERTAMINA merupakan perusahaan multi internasional, maka adanya pengaruh-pengaruh intervensi di dalam tubuh PERTAMINA khususnya pada posisi manajemen strategis seperti dewan komisaris. Intervensi ini
78 menyebabkan terbatasnya ruang gerak manajemen untuk menentukan kebijakan yang akan diambil. Pasar bebas Dengan adanya pasar bebas, perusahaan asing yang bergerak di bidang migas diperbolehkan untuk memasarkan hasil produksinya di wilayah Indonesia. Hal ini akan meningkatkan persaingan bisnis yang ketat.
Tabel 3.1 SWOT PT PERTAMINA (PERSERO) Kekuatan (S) Menyediakan produk yang berkualitas tinggi dan pelayanan yang baik SDM yang handal Pengalaman di bidang Migas Penggunaan TI yang terintegrasi Kesempatan (O) Pasar bisnis yang masih tinggi Harga jual yang murah Sumber Daya Migas yang masih cukup tinggi
Ancaman (T) Masuknya pihak swasta untuk beroperasi dibidang Non-BBM Makin banyaknya pihak swasta yang melakukan eksplorasi Migas di wilayah Indonesia Pengaruh Intervensi Pasar bebas
Strategi (SO) Memaksimalkan TI yang ada untuk memenangkan kompetisi bisnis. Melakukan strategi pemasaran yang agresif.
Strategi (ST) Dibentuknya kebijakan dimana PERTAMINA dapat melakukan kegiatan bisnis yang mandiri. Memaksimalkan sumber daya yang ada untuk menghadapi era pasar bebas dan kompetitor swasta.
Kelemahan (W) Kurangnya modal Masalah birokrasi yang menghambat kinerja Penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan kemampuan Jumlah armada yang kurang Strategi (WO) Optimalisasi kegiatan eksplorasi Mengoptimalkan kegiatan armada dalam kegiatan distribusi Penempatan karyawan sesuai dengan profesionalisme Strategi (WT) Pelatihan SDM guna menghadapi pasar bebas dan masuknya kompetitor swasta. Meminimalisasi birokrasi yang kompleks
79 Dari tabel 3.1 diatas dapat dibuat suatu tabel analisis, yang telah di kelompokan menjadi dua bagian yaitu : kelompok internal yang terdiri dari kekuatan (strength) dan kelemahan (weaknesses), serta kelompok eksternal yang terdiri dari kesempatan (opportunity) dan ancaman (threath). Tabel 3.2 Analisa SWOT PT PERTAMINA (PERSERO) Analis Internal
Strength
Poin Analis
Bobot
Rating
Skor
15%
2
0,3
15%
2
0,3
20%
4
0,8
15%
3
0,45
65%
11
1,85
15%
1
0,15
5%
2
0,1
10%
1
0,01
5%
4
0,8
35%
8
1,06
100%
19
0,79
10%
2
0,2
10%
2
0,2
20%
4
0,8
40%
8
1,2
10%
3
0,3
15%
3
0,2
20%
1
0,2
- Pasar Bebas
15%
2
0,13
Total
60%
9
0,83
Total EFAS
100%
17
0,37
+ Produk dan layanan + SDM + Pengalaman Bidang Migas + Teknologi Informasi Terintegrasi Total
Weaknesses
- Kurangnya modal - Birokrasi - Penempatan karyawan - Jumlah Armada yang kurang Total Total IFAS
Eksternal
Opportunity
+ Pasar Bisnis
( 40% ; 1,2 )
+ Harga jual yang murah + Sumber Daya Migas Total
Threath
- Kompetitor Non-BBM
( 60% ; 0,83 )
- Eksplorasi oleh Swasta - Politik
80 Matriks SWOT Dari analisis SWOT pada tabel 3.2 diatas dapat dibuat suatu matriks yang menggambarkan posisi perusahaan saat ini, berikut matriks SWOT PT PERTAMINA (PERSERO).
EFAS
0,37
0,79
IFAS
Gambar 3.3 Matriks SWOT PT PERTAMINA (PERSERO)
Dari matriks SWOT di atas dapat disimpulkan bahwa posisi PT. PERTAMINA (PERSERO) berada diantara kekuatan internal dan keuntungan ekstenal yang besar yaitu kuadaran satu.
81 3.1.7
Critical Success Factors (CSFs) Poin-poin di bawah ini bisa menjadi kunci kesuksesan dari perusahaan, yang
apabila tidak dipenuhi maka perusahaan tidak dapat mencapai tujuan dan target yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam hal ini PT PERTAMINA (PERSERO) mempunyai beberapa CSFs sebagai berikut : 1. Kemampuan SDM yang handal sehingga dapat meningkatkan produktivitas. SDM di PT PERTAMINA (PERSERO) merupakan orang-orang yang sudah profesional di bidangnya.. Pelatihan dan seminar yang berhubungan dengan dunia bisnis banyak diikuti oleh para karyawan, yang dapat meningkatkan pengetahuan dan kemampuan karyawan. 2. Produk yang dihasilkan berkualitas baik sesuai dengan standar internasional. Produk-produk yang dihasilkan PERTAMINA sudah melalui uji mutu yang sesuai dengan standar internasional. 3. Penerapan teknologi informasi yang optimal untuk mendukung proses bisnis perusahaan. PERTAMINA telah menerapkan SAP pada proses bisnisnya, sehingga dapat terintegrasi pada seluruh wilayah operasi yang juga didukung dengan jaringan yang baik.
3.2.
Gambaran Umum Divisi TI
3.2.1
Struktur Divisi SBTI Struktur Divisi SBTI terdiri dari lima manajer yang mengatur kegiatan
operasional. Kelima manajer ini dikepalai oleh Kepala Divisi Sistem Bisnis dan Teknologi Informasi, yang dibantu oleh sekretaris yang bertugas mendokumentasikan
82 semua catatan kegiatan operasional, dimana semua kegiatan Divisi SBTI harus dipertanggung jawabkan ke Direktur Umum dan SDM.
Diagram 3.2 Struktur SBTI Direktur Umum & SDM
Kepala Divisi Sistem Bisnis & Teknologi Informasi
Sekretaris
Manajer Perencanaan & Administrasi
3.2.2
Manajer Jasa Konsultasi & Pengembangan
Manajer Pengembangan ERP
Manajer Dukungan Proses Bisnis
Manajer Pengelolaan
Manajer Pengendalian Teknologi Informasi
Pembagian Tugas Dalam Divisi SBTI
1. Kepala Divisi Sistem Bisnis dan Teknologi Informasi Tugas dari Kepala Divisi SBTI adalah untuk menentukan strategi dan kebijakan Teknologi Informasi, membina dan mengkoordinasikan pendayagunaan TI dan implementasi Enterprise Resources Planning (ERP) serta perbaikan dan pengawasan dalam upaya pencapaian Good IT Governance, dan mengembangkan Sistem Informasi dan komunikasi perusahaan, guna memberikan nilai tambah dan meningkatkan daya saing perusahaan.
83 2. Manajer Perencanaan dan Administrasi Tugas dari Manajer Perencanaan dan Administrasi adalah mengkoordinasikan, memutakhirkan dan mengkonsolidasikan rencana strategis, RKAP dan standar serta kebijakan
infrastruktur
TI,
mengkoordinasikan
perencanaan
pengembangan
infrastruktur TI, menyelenggarakan pembinaan profesi TI serta sumber daya TI, mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan legalitas, lisensi dan sertifikasi perangkat TI secara korporat serta mengelola teknik proyek TI. 3. Manajer Jasa Konsultasi dan Pengembangan Tugas
dari
Manajer
Jasa
Konsultasi
dan
Pengembangan
adalah
menyelenggarakan koordinasi kegiatan analisis, pengkajian, jasa konsultasi, dan pengembangan sistem informasi, infrastruktur dan jaringan serta manajemen data teknologi
informasi
serta
pemeliharaan
aplikasi
sistem
informasi
untuk
meningkatkan daya saing perusahaan. 4. Manajer Pengembangan ERP Tugas dari Manajer Pengembangan ERP adalah mengkoordinir kegiatan Pengembangan ERP di PERTAMINA, menyusun Rencana Kerja dan Rencana Anggaran fungsi yang selaras dan sesuai dengan business plan, menyiapkan sumber daya manusia yang profesional untuk mengoperasikan dan memelihara sistem SAP pasca implementasi, membina dan memberdayakan selurih personil serta sarana fasilitas fungsi Pengembangan ERP. 5. Manajer Dukungan Proses Bisnis Tugas dari Manajer Dukungan Proses Bisnis adalah mengkoordinir kegiatan Dukungan Proses Bisnis di PERTAMINA, menyusun Rencana Kerja dan Rencana Anggaran fungsi yang selaras dan sesuai dengan business plan, menyiapkan sumber
84 daya manusia yang profesional untuk mengoperasikan dan memelihara sistem SAP pasca implementasi, membina dan memberdayakan seluruh personil serta sarana fasilitas fungsi Dukungan Proses Bisnis. 6. Manajer Pengelolaan Tugas dari Manajer Pengelolaan adalah menyeleggarakan kegiatan pengelolaan sistem produksi TI, layanan pengguna jasa TI, sarana dan prasarana (infrastruktur) TI yang berfungsi mendukung sistem dikantor pusat maupun sistem terintegrasi (ERP), serta layanan teknik untuk sistem terintegrasi (ERP). 7. Manajer Pengendalian Tugas
dari
Manajer
Pengendalian
adalah
menyelenggarakan
kegiatan
pengendalian tata kelola TI di PERTAMINA.
3.2.3 Visi, Misi, dan Strategi Divisi SBTI 1. Visi dari Divisi SBTI adalah : Menjadikan PT PERTAMINA (PERSERO) menjadi perusahaan yang unggul, maju dan terpandang (To be a respected leading company). 2. Misi dari Divisi SBTI adalah : Keunggulan TI yang terintegrasi dengan bisnis untuk menjawab kebutuhan bisnis perusahaan yang memberikan nilai tambah melalui service yang berorientasi bisnis untuk memenangkan kompetisi. 3. Strategi dari Divisi SBTI adalah : •
SBTI menjadi terintegrasi dengan bisnis perusahaan
•
SBTI menjawab kebutuhan bisnis perusahaan
85 •
SBTI memberikan nilai tambah melalui services yang berorientasi bisnis
•
SBTI sebagai alat dan bekal memenangkan kompetisi bisnis
•
SBTI mengoptimalkan dan mengembangkan sumber daya yang ada
3.2.4 Target Divisi SBTI Divisi SBTI telah memiliki target-target yang ingin dicapai baik secara jangka pendek maupun jangka panjang, target-targetnya sebagai berikut :
Saat Ini
Yang Diinginkan
Aplikasi bisnis hilir Desentralisasi
Terciptanya aplikasi bisnis hilir yang tersentralisasi
Aplikasi bisnis hulu belum/tidak standar dan desentralisasi
Terciptanya aplikasi bisnis hilir yang standar dan desentralisasi
Teknologi informasi masih berfungsi sebagai alat bantu
Teknologi informasi sebagai alat memenangkan kompetisi bisnis
Profesionalisme ahli belum sepenuhnya terbentuk Pusat Biaya
Profesionalisme yang bersertifikat & diakui secara nasional dan internasional Menuju organisasi layanan bersama yang berorientasi bisnis
Gambar 3.4 Target Divisi SBTI
Dari gambar 3.4 dapat diambil kesimpulan bahwa Divisi SBTI mempunyai lima target yang ingin dicapai yaitu : 1. Terciptanya aplikasi yang digunakan di bisnis hilir agar berjalan secara tersentralisasi terhadap perusahaan pusat.
86 2. Aplikasi yang digunakan di bisnis hulu harus sesuai dengan standar perusahaan dan berjalan secara desentralisasi. 3. Teknologi informasi digunakan sebagai alat untuk memenangkan kompetisi bisnis. 4. Profesionalisme karyawan haruslah terbentuk dan telah bersertifikat serta diakui secara nasional dan internasional. 5. SBTI harus menjadi organisasi internal yang berkewajiban memberikan layanan dukungan kepada perusahaan yang berorientasi bisnis.
3.2.5 Peranan Divisi SBTI Terhadap Perusahaan Divisi SBTI berkewajiban memberikan peranan kepada perusahaan, yang berupa teknologi dalam pengolahan dan penyampaian informasi ke semua elemen-elemen yang ada di perusahaan, yang digambarkan pada gambar 3.5.
IT Sebagai Sistem Pengambilan Keputusan
IT sebagai pendukung transaksi
IT sebagai pendukung transaksi IT sebagai perangkat komunikasi
IT sebagai pendukung transaksi IT sebagai perangkat komunikasi
Gambar 3.5 Peran Teknologi Informasi
Teknologi informasi di PT PERTAMINA (PERSERO) secara umum memiliki peranan yang antara lain sebagai sarana pendukung terhadap transaksi-transaksi bisnis
87 yang sedang berjalan dalam suatu proses bisnis. Dari banyaknya transaksi bisnis dalam perusahaan,
teknologi
informasi
di
PERTAMINA
juga
berfungsi
untuk
mengintegrasikan berbagai proses bisnis yang ada. Dari data-data yang terintegrasi itu, teknologi informasi akhirnya dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan.
3.2.6
Infrastruktur Jaringan TI
Kwarnas
Radio Microwave
Campus Backbone Gigabit Ethernet
Gd. Utama
Internet VSAT (DOH SBS, UP-IV, UP-V, UP-IV,UPMS-IV,UPMS-V)
Gd. Annex
Frame Relay
* Pusdiklat * Bid. PKP - Hilir * Gd. Patra Jasa * DOH Cirebon * UPMS-III Kramat * Dal Mutu - Pulo Gadung * RSPJ * Stn. Tomang * Internal Audit Kramat -19
Gambar 3.6 Infrastruktur Jaringan TI di Kantor Pusat Jakarta
Infrastruktur jaringan TI di PERTAMINA menggunakan berbagai perangkat TI. Secara umum, jaringan teknologi informasi di PT PERTAMINA (PERSERO) berpusat di kantor pusat. Untuk pengintegrasian data di wilayah kantor pusat, perangkat komunikasi yang digunakan adalah Fibre Optic. Dari kantor pusat, komunikasi ke luar seperti ke pihak publik digunakan sarana internet. Untuk komukasi intern PERTAMINA
88 di pulau jawa digunakan radio wave, sedangkan untuk komunikasi di luar pulau jawa digunakan sarana VSAT, selain itu untuk komunikasi ke unit lain digunakan Frame Relay.
3.2.6.1 Kebijakan dan Standart Infrastruktur TI Distribution Channels User Interface
Database
Languages
Platforms
Operating System Computer Systems
Enabling Technology
Development Tools
Network Protocol
Corporate Integrated System
Apllications
Transmission Media Support and Service Structure
Gambar 3.7 Kebijakan dan Standart Infrastruktur
Diatas ini merupakan kebijakan dan standart-standart dari infrastruktur TI yang digunakan baik di perusahaan pusat maupun di unit-unit/cabang. Kebijakan dan standartnya yaitu : 1. Distribution Channel : - Internet
- Remote Access
- Fax
- Interactive PC
- Retail Alliances
89 2. User Interface : - Internet browers Netscape Internet explorer - Windows based GUI - MS Outlook for e-mail 3. Apllications : - SAP R3 - SAP Compliance CRM - SAP Compliance SCM - E-commerce (best practices) - Specific Application for BG and Professional Center 4. Development Tools : - Webbased : Frontpage - CASE tools - PC based tools 5. Database : - RDBMS features Client/server architecture Support ODBC, SQL - RDBMS product DB2 or Oracle (transition) Microsoft Access - Data Warehousing, OLAPS
90 6. Languages : - OO Languages - ABAP 4 - Visual Basic - Spesifik languages (Java, SQL, HTML, C) 7. Platforms : - PC and NC (clients) - Main computer (server) - Mainframe (host-transition) 8. Operating System : - Windows NT, 2000, ME, XP - UNIX 9. Computer Systems : - Client-server architecture (3-tier open system) Intel based PC and Laptop Network computer UNIX machine (server) -
Storage area network CSAN
10. Transmission Media : - UTP
- Leased line
- Fibre optic
- Dial Up / PSTN
- Satelite
- ISDN
91 11. Support and Service Structure : - Network management - Help desk - Technical support 12. Corporate Integrated System : - E-mail system centralized profile management ms-exchange or lotus notes (will be decided) - Workflow applications exchange or domino (will be decided) - Home page single point of entry desentralized technical problem management - Knowledge management (collaborative) 13. Network Protocol : - Gigabit ethernet - LANS - FDDI – Communication backbone - TCP / IP – Network protocol - Wide area network : minimal bandwith 64 Kb 14. Enabling Technology : - Video conferencing - Digital TV - Optical storage - VOIP
92 3.2.7 Proses Bisnis TI Proses bisnis TI di Divisi SBTI ada dua jenis yaitu proses bisnis permintaan aplikasi dan proses bisnis permintaan non-aplikasi. Proses bisnis permintaan aplikasi adalah dimana user membutuhkan aplikasi baru atau pengembangan aplikasi untuk menunjang pekerjaan, sehingga Divisi SBTI melakukan pembuatan atau pengembangan aplikasi, yang nantinya pada permintaan aplikasi dibagi menjadi dua, yaitu Non-SAP dan SAP. Sedangkan proses bisnis non aplikasi adalah dimana user atau Divisi SBTI membutuhkan infrastruktur baru guna menunjang operasional, sehingga diadakan tender pengadaan.
3.2.7.1 Proses Bisnis Permintaan Aplikasi Non-SAP Setiap user dalam melakukan permintaan aplikasi, harus melalui berbagai proses bisnis yang dijabarkan sebagai berikut :
Diagram 3.3 Proses Bisnis Permintaan Aplikasi Non-SAP 1
USER
4
3 Tim Ahli
5
6
9
Test / Quality Insurance
7
Implementasi
2
Ka.Div.SBTI
8
User Acceptance
Manajer FungsiPengembangan & Jasa Konsultasi
93 Dari diagram 3.3 di atas dapat dijelaskan bahwa alur kerja proses permintaan aplikasi yaitu : 1. Setiap User pasti membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat membantu mereka dalam menyelesaikan pekerjaannya, sehingga user mengirimkan memo kepada Kepala Divisi SBTI untuk membantunya dalam pemenuhan permintaannya. 2. Kepala Divisi SBTI mendapatkan memo tersebut dan mempelajarinya, kemudian Ka. Divisi SBTI menindak lanjuti kepada manajer yang bersangkutan, yaitu Manajer Pengembangan & Jasa Konsultasi. 3. Manajer Pengembangan & Jasa Konsultasi memberikan tugas kepada tim ahli untuk menindak lanjuti permintaan tersebut. 4. Tim Ahli mengadakan survey, wawancara, dan membelajaran mengenai kebutuhan user. Bahan-bahan yang didapatkan yaitu apa yang diperlukan dan yang diinginkan oleh user. 5. Setelah mengadakan riset dan pembuatan aplikasi, maka tim ahli mengadakan uji coba dan analisa, apakah berjalan sesuai dengan yang diinginkan atau tidak. 6. Bila uji coba gagal maka tim ahli mengadakan perbaikan kembali. 7. Setelah aplikasi itu berjalan dengan baik, maka diadakan penerimaan oleh user. 8. Kemudian aplikasi itu dilakukan implementasi terlebih dahulu, agar user dapat mengoperasikan dengan baik dan diadakan pembelajaran kepada usernya. 9
Setelah itu user mengoperasikan aplikasi tersebut pada kegiatan operasional seharihari.
94 3.2.7.2 Proses Bisnis Pengembangan Modul SAP Untuk memperlancar kinerja, maka modul SAP perlu dikembangkan dan disesuaikan
dengan
keperluaan
pengguna.
Dan
proses
untuk
meminta
mengembangkan modul SAP dengan proses :
Diagram 3.4 Proses Pengembangan Modul SAP
User
1
Ka.Div. SBTI
Fungsi Dukungan Proses Bisnis
3 2 5
4
Fungsi Pengembangan ERP
Dari diagram 3.4 dapat dilihat proses dalam pengembangan modul SAP dengan keterangan sebagai berikut : 1. Setiap User pasti membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat membantu mereka dalam menyelesaikan pekerjaannya, sehingga user mengirimkan memo kepada Kepala Divisi SBTI untuk membantunya dalam pemenuhan permintaannya. 2. Kepala Divisi SBTI mendapatkan memo tersebut dan mempelajarinya, kemudian Ka. Divisi SBTI menindak lanjuti kepada manajer yang bersangkutan, yaitu Manajer Pengembangan ERP.
95 3. User pun berkonsultsi kepada fungsi Pengembangan ERP untuk dapat memberikan masukan apa saja yang mereka butuhkan. 4. Fungsi Pengembangan ERP bekerja sama dengan Fungsi Dukungan Proses Bisnis untuk meminta data-data yang diperlukan untuk mengembangkan modul SAP tersebut. 5. Setelah modul tersebut dikembangkan, maka akan diadakan uji coba, bila uji coba berhasil, maka modul SAP tersebut diimplementasikan kepada user.
3.2.7.3 Proses Bisnis Permintaan Non Aplikasi Setiap user dalam melakukan permintaan non-aplikasi, harus melalui langkahlangkah proses bisnis yang dijabarkan sebagai berikut :
Diagram 3.5 Proses Bisnis Non Aplikasi Tender
1
3
Fungsi Pengembangan dan Jasa Konsultasi
2
Fungsi Perencanaan
4
5
Fungsi Pengendalian
Lelang
7
8 Fungsi Pengelolaan
6
Panitia Lelang
96 Dari diagram 3.5 di atas dapat dijelaskan bahwa alur kerja proses permintaan non-aplikasi yaitu : 1. Pertama, PT PERTAMINA (PERSERO) mengadakan tender, dimana spesifikasi dan kebutuhan tender tersebut disiapkan dan disusun oleh Fungsi Pengembangan & Jasa Konsultasi. 2. Lalu
Fungsi
Pengendalian
melakukan
monitoring
kerja
terhadap
Fungsi
Pengembangan & Jasa Konsultasi, apakah spesifikasi yang disiapkan telah sesuai dengan kebutuhan tender. 3. Setelah spesifikasi telah dibuat, maka dilakukan evalusi kembali oleh Fungsi Perencanaan untuk dikelola lebih lanjut. 4. Kemudian Fungsi Pengendalian melakukan cross check, apakah spesifikasi yang dikelola oleh Fungsi Perencanaan telah sesuai atau tidak. 5. Setelah semuanya sesuai dan siap, maka dilakukanlah lelang kepada semua pihak yang terdaftar di PT PERTAMINA (PERSERO). 6. Kegiatan pelelangan tersebut dilakukan, diatur dan diawasi oleh Panitia Lelang. 7. Setelah lelang selesai dilakukan, maka saatnya ditentukan pemenang tender, kemudian Fungsi Pengelolaan betugas untuk mengoperasikan hasil pelelangan tersebut. 8. Divisi Pengendalian kembali mengadakan monitoring atas kineja Fungsi Pengelolaan.
97 3.2.8 Modul SAP Divisi SBTI 3.2.8.1 ManajemenPerusahaan
Strategi Manajemen Perusahaan Rencana Bisnis & Simulasi Sumber Informasi Bisnis Pengawasan Kinerja Pusat Manajemen Hubungan Pemegang Saham
Intelijen Bisnis dan Gudang Data
Manajerial Akuntansi
Keuangan Akuntasi
Analisa Kinerja Proses Bisnis
Biaya Produksi
Buku Besar
Penandaan Perusahaan
Biaya Operasional
Akuntasi Gabungan Usaha
Isi Bisnis Umum Spesifikasi Bisnis Industri Minyak & Gas Penyebaran Informasi Pengguna Pre-Configurasi Meta Data Analisa Multi Dimensi Populasi Gudang Data dengan SAP dan Data Eksternal Informasi Data Geografis
Rencana Biaya Produksi
Utang
Pemenuhan Pengaturan (Sisdur) Regulasi Penanganan Resiko Laporan Regulasi Laporan Pajak
Piutang
Biaya Aktual Produksi
Akuntasi Bank
Laporan Regulasi Produksi
Analisa Laba dari Dimensi Pasar
Arus Kas
Jamsostek
Akuntansi Persediaan Minyak
Harga Transfer Penjualan Terpusat &Laba Bersih
Data Penambangan
Gambar 3.8 SAP Manajemen Perusahan
Distribusi & Penilaian Pembagian Beban Produksi Penundaan Proses
Pengendalian Biaya Objek
Pertanggung Jawaban Akuntasi dari Pusat Laba
Manajemen Usaha Gabungan
Perubahan Modal Proses Pemutusan Proses Penempatan Kembali Kas Manajemen Aset Bersama Audit Bersama Properto Non-Operasi
98 Keterangan Warna Gambar : Masing- masing warna pada gambar menunjukkan tingkat prioritas kegunaan pada masing-masing modul SAP tersebut dan aplikasi apa yang digunakan untuk mengoperasikannya. Tingkat Prioritas : High Medium Low TBD Out Of Scope
SAP Manajemen Perusahaan SAP ini mengatur secara umum proses bisnis perusahaan, yang didalamnya terdapat modul-modul yang terdiri dari : Strategi Manajemen Perusahaan Yang digunakan untuk membantu para manajerial dalam membuat strategistrategi perusahaan. Intelijen Bisnis dan Gudang Data Yang digunakan untuk mengumpulkan dan mengelola sumber-sumber data perusahaan yang akan dikelola untuk proses bisnis selanjutnya. Manajerial Akuntansi Digunakan untuk membantu proses akuntansi yang terjadi didalam perusahaan.
99 Keuangan Akuntansi Digunakan untuk proses-proses pencatatan akuntasi secara keuangan, sesuai dengan transaksi-transaksi yang terjadi pada proses bisnis perusahaan. Pemenuhan Pengaturan (Sisdur) Digunakan dalam pembuatan regulasi-regulasi dalam perusahaan tentang segala kegiatan-kegiatan didalam perusahaan yang secara teratur (regulasi). Manajemen Usaha Gabungan Digunakan untuk mengatur pelaksanaan dalam kerja sama PERTAMINA dengan perusahaan lainnya.
100 3.2.8.2 Manajemen Hubungan Pelanggan
Pemasaran Produk / Merek Rencana Portfolio Simulasi & Rencana Bisnis Rencana Pemasaran/Anggar an Manajemen Siklus Produksi
Manajemen Program Pemasaran Kampanye Manajemen Hubungan Pemasaran
Manajemen Penjualan
Kesepakatan Pelayanan
Pelayanan Pelengkap
Manajemen Daerah
Kontrak Pelayanan
Pelayanan Internet
Peramalan Penjualan
Perjanjian Tingkat Layanan
Manajemen Panggilan
Rencana Penjualan
Rencana Pelayanan Operasi
Manajemen SDM
Manajemen Garansi
Manajemen Suku Cadang
Pelayanan Bergerak
Pemsaran Jarak Jauh Pemasaran Internet
Manajemen Operasi Penjualan
Data Pemsasaran
Analisa Penjualan
Kumpulan Pemasaran
Akun Manajemen Bukti Konsumen
Gambar 3.9 SAP Manajemen Hubungan Pelanggan
Perputaran & Perbaikan Depot
101 Keterangan Warna Gambar : Masing- masing warna pada gambar menunjukkan tingkat prioritas kegunaan pada masing-masing modul SAP tersebut dan aplikasi apa yang digunakan untuk mengoperasikannya. Tingkat Prioritas : High Medium Low TBD Out Of Scope
Aplikasi yang digunakan : BARCODING CRM FOR LUBES ONLINE PAYMENT
SAP Manajemen Hubungan Pelanggan SAP ini mengatur hubungan antara PERTAMINA dengan pihak lainnya, yang didalamnya terdapat modul-modul yang terdiri dari : Pemasaran Produk / Merk Modul ini digunakan untuk mengatur atau melaksanakan bagaimana persiapan dalam pemasaran produk-produk yang dihasilkan PERTAMINA kepada masyarakat luas. Manajemen Program Pemasaran Modul ini digunakan untuk melaksanakan program-program apa saja yang disiapkan untuk melakukan pemasaran.
102 Manajemen Penjualan Modul ini digunakan untuk menunjang kegiatan penjualan produk-produk yang dihasilkan PERTAMINA baik perencanaan dan pelaksanaannya Persetujuan Pelayanan Modul ini digunakan untuk membuat dan mengatur apa saja dan bagaimana pelayanan-pelayanan yang akan diberikan sesusai dengan persetujuan antara kedua belah pihak Pemenuhan Pelayanan Modul ini digunakan untuk pelengkap akan pelayanan lainnya yang menunjang kerja sama antara kedua belah pihak tersebut.
103 3.2.8.3 Eksplorasi dan Produksi
Eksplorasi dan Penilaian
Pengembangan
Analisa resiko portfolio
Rencana pengembangan ladang
Membuat model sumur dan rencana penghabisan
Pengangaran dan pendanaan
Pelayanan yang baik
Identifikasi Pengembangan joint venture
Persetujuan peraturan
Penanganan fasilitas permukaan
Perencanaan proyek
Manajemen produksi dan pelaporan
Pengembangan pengeboran
Perbaikan rencana dan manajemen kedua dan ketiga
Kumpulan evaluasi Penambahan pemegang sewa yang tidak berkembang Survey, penempatan posisi dan evaluasi Penilaian pengeboran dan penentuan hambatan
Produksi
Fasilitas konstruksi Pengembangan logistik
Pemasaran
Penyelesaian
Pembeli pertama
Transfer aset
Pemasaran barang mentah, gas dan NGL
Pemenuhan lingkungan
Logistik ladang Akuntansi produksi / pendapatan Penanganan persetujuan pembagian produksi Administrasi sewa Akuntansi pemesanan dan laporan
Gambar 3.10 SAP Eksplorasi dan Produksi
Perbaikan lokasi Pemasaran property dan menyiapkan ketentuan Menutup dan meninggalkan sumur dan melapor pada pemerintah
104 Keterangan Warna Gambar : Masing- masing warna pada gambar menunjukkan tingkat prioritas kegunaan pada masing-masing modul SAP tersebut dan aplikasi apa yang digunakan untuk mengoperasikannya. Tingkat Prioritas : High Medium Low TBD Out Of Scope
Aplikasi yang digunakan : Aplikasi : Geoframe Landmark Paradigm Petrobank GIS Aplikasi : Jason Basin MOD Eclipes OFM Drilling Aplikasi : Seisup Siemos Erdas GPS Geolab Documentum EIS
SAP Eksplorasi dan Produksi SAP ini mengatur proses eksplorasi dan produksi, yang didalamnya terdapat modul-modul yang terdiri dari : Eksplorasi dan Penilaian Eksplorasi dan penilaian berfungsi untuk melakukan analisa akan suatu lokasi dan menentukan penilaian atas lokasi yang akan dilakukan pengeboran minyak.
105 Pengembangan Pengembangan berfungsi untuk persiapan melakukan pengeboran dengan membangun fasilitas yang diperlukan. Produksi Pada bagian ini dilakukan berbagai fasilitas yang berhubungan dengan kegiatan pengeboran minyak di suatu lokasi tertentu. Pemasaran Berfungsi untuk melakukan pemasaran berupa produk mentah ke pembeli pertama. Penyelesaian Penyelesaian dilakukan setelah kegiatan pengeboran untuk mengembalikan keadaan lingkungan ke keadaan semula.
106 3.2.8.4 Persediaan
Perencanaan dan Optimalisasi Rantai persediaan Peramalan Produksi Peramanalan Permintaan Peramanalan Harga Pasar Model Jaringan Persediaan
Memperoleh Pembelian dan Penjualan
Penyeimbang Jaringan Persediaan Penanganan Pengecualian Perkiraan resiko dan Penjelasan
Penjadwalan
Pembelian dan Penerimaan
Evaluasi rekanan bursa
Penjualan
Persetujuan bursa
Titik Perdagangan
Persetujuan penanganan berkala
Nomisasi Jalur pipa
Persetujuan pemrosesan
Perawatan biaya transport, kontrak dan syarat
Perdagangan Saham Pencarian Persetujuan
Optimalisasi Simulasi
Pertukaran dan Penanganan Berkala.
Biaya penanganan Penetapan Harga Pajak dan Laporan Pajak
Laporan keseimbangan bursa dan proyeksi
Pelaporan posisi terbuka
Laporan penilaian bursa
Pencatatan Sejaran kontrak
Pemberitahuan transaksi bursa dan rekonsiliasi
Penyidikan
Penilaian bersih dari persetujuan bursa
Produk mentah dan nominasi jalur pipa NGL dan konfirmasi
Manajemen Persediaan
Distribusi Utama dan Transport
Penilaian persediaan dan biaya transfer
Pengiriman untuk rekanan
Konversi kuantitas AS TM
Lokasi penerimaan
Penanganan stok InTransit Stok untuk pengiriman
Sistem terminal otomatis Penanganan waktu berlabuh yang berlebihan
Penjadwalan kereta, truk, tongkang dan kapal
Akuntansi untuk keuntungan dan kerugian
Pencatatan hasil dari alat angkut
Konfirmasi Ketersediaan aset transportasi
Manajemen gudang
Penanganan transit dan dokumentasi peraturan
Tarif dan penanganan cukai Perencanaan ruang
Gambar 3.11 SAP Persediaan
Persediaan dalam proses
Penanganan biaya muatan Penanganan ekspor
107 Keterangan Warna Gambar : Masing- masing warna pada gambar menunjukkan tingkat prioritas kegunaan pada masing-masing modul SAP tersebut dan aplikasi apa yang digunakan untuk mengoperasikannya. Tingkat Prioritas : High Medium Low TBD Out Of Scope
Aplikasi yang digunakan : Aplikasi : Data rekonsiliasi Aplikasi : SAMK ; OASYS ; VMIS
SAP Persediaan SAP ini mengatur keluar masuknya persediaan yang dimiliki oleh perusahaan, yang didalamnya terdapat modul-modul yang terdiri dari : Perencanaan dan Optimalisasi Rantai Persediaan Kegiatan ini dilakukan untuk melakukan peramalan sebelum dilakukan produksi dan juga simulasi untuk mendapatkan hasil terbaik dalam kegiatan produksi. Memperoleh Pembelian dan Penjualan Segala kegiatan yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan juga posisi perdagangan saham dilakukan disini.
108 Pertukaran dan Penanganan Berkala Penganalisaan segala kegiatan yang berhubungan dengan bursa dari pemilihan rekanan sampai transaksi yang dilakukan. Penjadwalan Penjadwalan tentang sarana yang digunakan untuk distribusi juga tarif dan cukai yang dikeluarkan. Manajemen Persediaan. Segala hal yang berhubungan dengan persediaan barang termasuk persediaan dalam gudang, dalam proses juga manajemen gudang. Distribusi Utama dan Transport Pengangan kegiatan pengiriman produk termasuk pemilihan lokasi, biaya, transit, dan segala dokumentasi yang dibuat dalam kegiatan transport produk.
109 3.2.8.5 Manufaktur
Perencanaan manufaktur dan optimalisasi
Manajemen proses
Peramalan permintaan
Kontrol feed mix
Harga pasar dan komitmen manajemen
Kontrol proses
Pembatasan rencana dan penafsiran biaya Posisi bahan mentah Menentukan rencana produksi Penanganan pengecualian
Analisis kualitas unit output Monitoring kinerja peralatan Kontrol konsumsi
Manufaktur gas dan minyak
Manufaktur lubes
Rencana balik modal
Batch management
Monitoring hasil
Recipe management
Pencampuran dan pengepakan Rebranding Pencampuran
Akuntansi finansial kilang minyak dan analisis Kontol pergerakan material
Material management Manufacturing execution Pengukuran lahan
Gambar 3.12 SAP Manufaktur
Pengepakan Optimalisasi dan perawatan formula
Manajemen kualitas produk
Standar kualitas produk dan prosedur testing Contoh dan analisis produk Penanganan dokumentasi dan sejarah
110 Keterangan Warna Gambar : Masing- masing warna pada gambar menunjukkan tingkat prioritas kegunaan pada masing-masing modul SAP tersebut dan aplikasi apa yang digunakan untuk mengoperasikannya. Tingkat Prioritas : High Medium Low TBD Out Of Scope
Aplikasi yang digunakan : Aplikasi : DATA REKONSILIASI GRTMPS CRUDE SCHEDULLING TABWARE APC/POC REAL LIMS HBOSS HYSYS PROII HEXTRAN Aplikasi : OIL ACCOUNTING REAL TIME DATABASE Aplikasi : REFINERY DASHBOARD NET MARGIN REAL-T
SAP Manufaktur SAP ini mengatur kegiatan manufaktur yang terjadi di perusahaan, yang didalamnya terdapat modul-modul yang terdiri dari : Perencanaan manufaktur dan optimalisasi. Pada bagian ini dilakukan berbagai pengamatan keadaan pasar dan juga peramalan untuk membuat perencanaan produksi. Manajemen Proses Manajemen proses melakukan kegiatan kontrol pada kegiatan produksi dan proses.
111 Manufaktur gas dan minyak Manufaktur gas dan minyak dilakukan kegiatan yang berhubungan dengan peramalan balik modal perusahaan dari kegiatan produksi dan kontrol pergerakan barang yang diproduksi. Manufaktur lubes Manufaktur lubes dilakukan kegiatan manajemen material dan penoperasian pembuatan produk. Pencampuran dan pengepakan. Kegiatan pencampuran dan pengepakan mengatur proses akhir pengepakan produk. Manajemen kualitas produk Manajemen kualitas prosuk berfungsi untuk melakukan dokumentasi dan menentukan standar kualitas produk.
112 3.2.8.6 Pemasaran
Pemasaran
Penjualan Komersil
Kontrak &Harga
Distribusis Kedua & Transportasi
Rencana Bisnis & Strategi Produk
Analisis & Penyesuaian Harga Kompetitif
Analisis Pelanggan
Harga Dasar Komoditas
Analisis Kompetitor & Pasar
Pemberitahuan Perubahan Harga
Penjualan Secara Keliling
Rencana Aktivitas Pemasaran
Penanganan Rabat / Potongan
Menerima Pemesanan
Mendaur Ulang & Membuat Ulang
Penanganan Pembayaran Agen
Penjualan Melalui Telepon
Konversi Kuantitas ASTM
Formula Harga
Permintaan
Penanganan Keuntungan & Kerugian
Administrasi Kontrak & Pelacakan Sejarah
Proses Pembayaran
Pembatalan & Rencana Jalur & Opimalisasi
Analisis Efektivitas & Pelaksanaan Aktivitas Pemasaran
Pelacakan Pemesanan
Manajemen Kesempatan
Manajemen Terminal
Rencana Perhitungan
Sistem Terminal Otomatis
Penanganan Uang Penjualan ATP Penjualan Melalui Internet
Keseimbangan Transportasi
Penanganan Biaya Kapal Manajemen Armada Menangani Transit & Dokumentasi Merencanakan Pergantian Menagani Expor Produk
Gambar 3.13 SAP Pemasaran
113 Keterangan Warna Gambar : Masing- masing warna pada gambar menunjukkan tingkat prioritas kegunaan pada masing-masing modul SAP tersebut dan aplikasi apa yang digunakan untuk mengoperasikannya. Tingkat Prioritas : High Medium Low TBD Out Of Scope
Aplikasi yang digunakan : CRM PARTIAL QUALITY ASSURANCE VESSEL TRACKING SAMK VMIS TERMINAL AUTOMATION VEHICLE TRACKING
SAP Pemasaran SAP ini mengatur kegiatan pemasaran yang dilakukan PT PERTAMINA (PERSERO), dalam menawarkan produknya, dimana terdapat modul-moduk yang mendukung kegiatan pemasaraan tersebut, yaitu : Pemasaran Modul ini digunakan untuk mengatur rencana pemasaran yang akan dilakukan agar menjadi efektif dan efisien, dengan cara menganalisa semua kompetitor yang ada.
114 Kontrak & Harga Modul ini digunakan untuk menganalisa kontrak yang telah disepakati antara PT PERTAMINA (PERSERO) dengan pihak vendor dan supplier. Disamping itu juga mengalisis harga jual setiap produk agar barang tersebut menjadi barang yang kompetitif Penjualan Komersil Modul ini digunakan untuk menentukan cara penjualan produk dan layanan PT PERTAMINA (PERSERO) ke semua pelanggan Distribusi Kedua & Transportasi Modul ini digunakan untuk menentukan transpotasi yang akan digunakan dalam kegiatan distribusi. Selain itu juga penentuan sistem distribusi lain yang akan digunakan.
115 3.2.8.7 Depot Layanan Retail
Manajemen Merchandise
Manajemen Kategori Rencana Pengurangan Manajemen Harga & Menilai Harga Kompetitor Pelacakan & Rencana Promosi Merchandise Di Dalam Toko
Proses & Penyelesaian Transaksi
Manajemen Jaringan Retail
Manajemen Lokasi
Pemesanan
Manajemen Aktiva
Analisis Kompetitor
Verifikasi Pendapatan dan Pemesanan
Manajemen Pemeliharaan
Manajemen Partner Dealer / Franchise
Manajemen Performa Supplier dan Vendor
Manajemen Proyek
Rekonsiliasi Uang & Ekuivalen-Ekuivalen
Manajemen Alternatif Keuntungan Utama
Evaluasi dan Audit Persediaan
Manajemen Pegawai
Rencana Keuangan
Sistem-Sistem POS
Pendukung Jaringan Penjualan
Penyelesaian Harian (Pemberian Keputusan & Bukan Pemberian Keputusan) Memproses Kartu Pembayaran
Analisis Laporan Service Station
Manajemen Lokasi Persediaan
Manjemen Persediaan Bahan Bakar
Sistem Forecount
Gambar 3.14 SAP Depot Layanan Retail
116 Keterangan Warna Gambar : Masing- masing warna pada gambar menunjukkan tingkat prioritas kegunaan pada masing-masing modul SAP tersebut dan aplikasi apa yang digunakan untuk mengoperasikannya. Tingkat Prioritas : High Medium Low TBD Out Of Scope
Aplikasi yang digunakan : DIGITAL DISPENSER
SAP Depot Layanan Retail SAP ini mengatur proses yang terjadi di depot layanan retail milik PT PERTAMINA (PERSERO), dimana didalamnya terdapat modul-model sebagai berikut : Manajemen Merchandise Modul ini digunakan untuk mengatur penjualan merchandise yang terdapat di depot layanan retail, dengan mengatur harga penjualan setiap barang berdasarkan perbandingan harga barang kompetitor. Proses dan Penyelesaian Transaksi Modul ini digunakan untuk mengatur semua proses transaksi sampai dengan tahap penyelesaian.
117
Manajemen Jaringan Retail Modul ini digunakan untuk mengatur jaringan-jaringan yang digunakan setiap depot layanan retail yang ada di seluruh Indonesia. Manajemen Lokasi Persediaan Modul ini digunakan untuk menentukan dimana lokasi yang tepat, sebagai tempat penyimpanan persediaan barang yang akan dijual oleh depot layanan retail Manajemen Lokasi Modul ini digunakan untuk menentukan dimana lokasi yang baik bagi depot layanan retail, sebagai tempat menjualkan produk dan layanan PT PERTAMINA (PERSERO).
118 3.2.8.8 Dukungan Bisnis
Manajemen Tenaga Kerja
Perhitungan Gaji Waktu & Kehadiran Adm Kompensasi & Keuntungan Rencana Biaya Pegawai Pelatihan & Pengembangan Pegawai Adm Biaya & Perjalanan
Kebijakan
Harta Perusahaan
Manajemen Aktiva Tetap
Properti
Manajemen Vendor
Manajemen Kas & E-Banking
Budget Investasi Modal
Setup Infrastruktur
Manajemen Order Pembelian
Manajemen Hutang & Investasi Keuangan
Analisis & Rencana Investasi Modal
Operasional & Penggunaan
Tanda Bukti Barang
Peminjaman Hutang
Mengontrol Pencarian Investasi Modal
Servis
Manajemen Pertukaran Mata Uang Asing
Perhitungan Aktiva Tetap
Simulasi & Analisis Resiko Pasar
Manajemen Persediaan Aktiva Tetap
Verifikasi Permintaan Manajemen Katalog Integrasi Pemegang Saham Service External
Interface
Simulasi FungsiFungsi Leasing
Gambar 3.15 SAP Dukungan Bisnis
Perbaikan, Pembangunan & Pemeliharaan Rencana Perbaikan & Pembangunan Proyek Izin & Penerimaan Dari Luar Alur Kerja Perbaikan
Manajemen Aktiva Tetap & Perhitungan Keuangan Manajemen Proyek & Kebijakan Pemeliharaan Kontrol Manajemen Alur Yang Benar
Pembangunan Memerintahakan & Mengalihkan Rencana Mengalihkan / Mematikan Rencana Pemeliharaan
119 Keterangan Warna Gambar : Masing- masing warna pada gambar menunjukkan tingkat prioritas kegunaan pada masing-masing modul SAP tersebut dan aplikasi apa yang digunakan untuk mengoperasikannya. Tingkat Prioritas : High
Low
Medium
TBD
Out Of Scope
Aplikasi yang digunakan : FIOS LOGICS PAYROLL SK PSDM SI PSDM QAS SAMK FD23XX
SAP Dukungan Bisnis SAP ini digunakan untuk dukungan bisnis perusahaan, yang didalamnya terdapat modul-modul yang dapat mendukung bisnis perusahaan yaitu : Manajemen Tenaga Kerja Modul ini digunakan untuk mengatur sistem tenaga kerja PERTAMINA, dari hal gaji, waktu kerja, kehadiran pegawai, pelatihan sampai pengembangan pegawai, sehingga dapat menganalisa setiap pegawai yang bekerja. Kebijakan Modul ini digunakan untuk mendukungan pengambilan keputusan dalam hal penentuan kebijakan proses bisnis perusahaan. Harta Perusahaan Modul ini digunakan untuk mengatur sistem pembayaran hutang perusahaan dan sistem penyimpanan harta perusahaan. Selain itu juga sebagai alat untuk menganalisa investasi modal yang dilakukan PERTAMINA.
120 Manajemen Aktiva Tetap Modul ini digunakan untuk mengelola semua persediaan aktiva tetap milik perusahaan, baik dalam hal pembelian maupun penjualan setiap aktiva tetap. Properti Modul ini digunakan untuk mengatur properti yang dimiliki dalam hal perbaikan, kontrol dan pemeliharaan setiap properti. Perbaikan,Pembangunan & Pemeliharaan Modul ini digunakan untuk mengatur sistem perbaikan, pembangunan dan pemeliharan
semua
proyek
yang
dilakukan
oleh
perusahaan
dalam
mengembangkan usahanya.
3.2.9 Analisis SWOT SBTI Analisis Internal a. Strength Jaringan data yang sudah ada masih dapat dioptimalkan. Jaringan data yang sudah ada masih dapat dioptimalkan menjadi modal PERTAMINA untuk membangun infrastruktur yang lebih luas lagi dengan modal yang lebih kecil. Hal ini akan mendorong kegiatan bisnis PERTAMINA kedepannya. Semangat untuk menerapkan teknologi yang lebih baik, tepat dan efisien. Semangat untuk menerapkan teknologi yang lebih baik, tepat dan efisien menjadi kekuatan bagi SBTI PERTAMINA untuk membantu perusahaan untuk memenangkan kompetisi bisnis.
121 b. Weaknesses Lokasi yang cukup banyak dan tersebar di seluruh Indonesia Lokasi yang cukup banyak dan tersebar di seluruh Indonesia dapat menjadi kelemahan SBTI PERTAMINA karena cukup lamanya dan besarya modal yang diperlukan untuk membangun infrastruktur yang baik di seluruh Indonesia.
Analisis Eksternal c. Opportunities Kemajuan teknologi informasi termasuk sistem jaringan komunikasi data. Dengan semakin majunya teknologi informasi termasuk sistem jaringan komunikasi data, kesempatan PERTAMINA untuk memenangkan kompetisi bisnis semakin besar karena pilihan akan teknologi yang digunakan semakin banyak. Undang-undang minyak dan gas Undang–undang minyak dan gas dapat mempermudah kerja PERTAMINA karena dengan undang-undang ini, halangan yang mungkin muncul dapat teratasi dengan peraturan yang ada di undang-undang minyak dan gas. Implementasi SAP Implementasi SAP di PERTAMINA menjadi salah satu investasi besar di SBTI untuk lebih berperan dalam usaha memenangkan kompetisi bisnis. SAP yang diterapkan dapat menjadikan kesempatan untuk lebih maju di bidang TI dapat tercapai.
122 Menuju perusahaan kelas dunia PERTAMINA sudah memiliki pengalaman yang cukup banyak dalam bisnis minyak dan gas. Faktor ini dapat menjadikan PERTAMINA sebagai perusahaan yang dapat berperan dalam bisnis minyak dunia, hal ini dapat membuat posisi PERTAMINA menjadi semakin bisnis dalam dunia bisnis migas. d. Threats Era globalisasi / pasar bebas Ancaman yang terbesar yang mempengaruhi SBTI PERTAMINA adalah era globalisasi dan pasar bebas. Dalam era globalisasi, teknologi informasi mulai menjadi peran kunci dalam keberhasilan perusahaan. Oleh karena itu jika SBTI tidak siap menghadapi era globalisasi dan pasar bebas dengan teknologi yang baik, perusahaan dapat tetinggal jauh dengan para pesaingnya.
Tabel 3.3 SWOT Divisi SBTI Kekuatan (S) Jaringan data eksisting masih dapat dioptimalisasi Semangat untuk menerapkan teknologi yang lebih baik, tepat dan efisien
Kesempatan (O) Kemajuan teknologi informasi termasuk jaringan komunikasi data UU Migas Implementasi SAP Menuju perusahaan kelas dunia
Ancaman (T) Era Globalisasi / Pasar bebas
Strategi (SO) Mengoptimalkan jaringan eksisting Menyesuaikan jaringan untuk SAP
Strategi (ST) Efisiensi dan efektivitas pembiayaan dalam pengembangan jaringan
Kelemahan (W) Lokasi yang cukup banyak dan tersebar diseluruh Indonesia
Strategi (WO) Mengembangkan jaringan yang terintegrasi, handal dan efektif kesemua lokasi perusahaan
Strategi (WT) Membuat acuan pengembangan jaringan Menghubungkan lokasi perusahaan yang belum terjangkau
123 Dari tabel 3.3 diatas dapat diolah menjadi suatu tabel analisis, yang telah di kelompokan sebagai berikut : Tabel 3.4 Analisa SWOT Divisi SBTI Analisis
Poin Analisis Jaringan data yang sudah ada masih dapat dioptimalkan + Semangat untuk menerapkan teknologi dengan lebih baik Total Lokasi yang cukup banyak dan tersebar di seluruh Indonesia Total Total IFAS + Kemajuan teknologi informasi termasuk sistem jaringan komunikasi data + Undang-undang minyak dan gas + Implementasi SAP + Menuju perusahaan kelas dunia Total - Era globalisasi / pasar bebas Total Total EFAS
+ Internal
Strength
Weaknesses
Opportunity Eksternal
Threath
Bobot
Rating
Skor
35%
3
1,05
25%
2
0,5
60%
6
1,55
40%
2
0,05
40% 100%
2 8
0,05 1,5
15%
2
0,3
5%
1
0,05
20%
4
0,8
15%
3
0,3
55% 45% 45% 100%
10 2 2 12
1,45 0,9 0,9 0,55
Matriks SWOT EFAS
0,55
1,5
Gambar 3.16 Matriks SWOT SBTI
IFAS
124 Dari gambar 3.16 mengenai matriks SWOT di atas dapat disimpulkan bahwa posisi divisi SBTI berada diantara kekuatan internal dan keuntungan eksternal yang besar yaitu kuadaran satu.
3.2.10 Critical Success Factor (CSFs) SBTI Poin-poin di bawah ini bisa menjadi kunci kesuksesan dari perusahaan untuk mencapai tujuan dan target yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam hal ini SBTI PT PERTAMINA (PERSERO), mempunyai beberapa CSFs sebagai berikut : 1. Semangat SDM yang tinggi sehingga dapat meningkatkan produktivitas. SDM di SBTI PERTAMINA memiliki kemauan yang kuat untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan memberikan dukungan berupa produk teknologi informasi yang berkualitas. 2. Jaringan data yang luas dan terintegrasi. PERTAMINA saat ini sudah memiliki fasilitas infrastruktur TI yang berteknologi tinggi, sehingga dapat mendukung proses bisnis perusahaan dalam mengolah, menganalisa , dan menyampaikan segala informasi data yang dibutuhkan, baik kantor pusat maupun unit-unit yang ada.
3.2.11 Analisis Information System (IS) Strategic Grid Berdasarkan aplikasi yang digunakan pada PT PERTAMINA (PERSERO), maka analisis IS Strategic Grid dilakukan dengan memetakan masing-masing aplikasi tersebut ke dalam IS Strategic Grid berdasarkan seberapa besar ketergantungan perusahaan terhadap aplikasi tersebut dan seberapa besar potensi aplikasi tersebut dalam
125 memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan. Hasil dari analisis IS Strategic Grid dapat dilihat pada gambar 3.17. Derajat dimana TI atau SI akan High memberikan perngaruh pada keuntungan yang diperoleh perusahaan Low
Turaround B
F
Support G
Strategic
Factory H
A
Low
C
D
E
High
Derajat yang menentukan ketergantungan perusahaan pada perangkat TI atau SI Gambar 3.17 IS Strategic Grid Keterangan : A = Manajemen Perusahaan, B = Hubungan Pelanggan, C = Eksplorasi dan Produksi, D = Persediaan, E = Manufaktur, F = Pemasaran, G = Depot Layanan Retail, dan H = Dukungan Bisnis. Berdasarkan gambar 3.17, aplikasi Manajemen Perusahaan (A) yang digunakan oleh perusahaan termasuk dalam kategori Factory, dimana aplikasi tersebut mutlak diperlukan karena digunakan untuk mendukung operasi sehari-hari perusahaan dalam menangani strategi manajemen perusahaan, intelejen bisnis dan gudang data, manajerial akuntasi, keuangan akuntansi, pemenuhan pengaturan, manajemen usaha gabungan, tetapi aplikasi tersebut tidak berperan banyak dalam memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan. Aplikasi Eksplorasi dan produksi (C) termasuk dalam kategori Factory karena aplikasi yang digunakan mutlak diperlukan untuk melakukan kegiatan ekplorasi dan produksi yang diantaranya terdapat kegiatan eksplorasi dan penilaian, pengembangan,
126 produksi, pemasaran dan penyelesaian, namun aplikasi yang digunakan tidak berperan banyak dalam memberikan keunggulan bersaing perusahaan. Aplikasi Persediaan (D) termasuk dalam kategori Factory karena aplikasi yang digunakan penting dalam melakukan kegiatan dalam rantai persediaan perusahaan yang diantaranya terdapat kegiatan perencanaan dan optimalisasi rantai persediaan, memperoleh pembeli dan penjual, pertukaran dan penanganan berkala, penjadwalan, manajemen persediaan, distribusi utama dan transport namun aplikasi yang digunakan tidak berperan penting dalam memberikan keunggulan bersaing perusahaan. Aplikasi Manufaktur (E) yang digunakan untuk membantu manajemen produk dan penanganan kualitas produk yang diantaranya terdapat kegiatan perencanaan manufaktur dan optimalisasi, manajemen proses, manufaktur gas dan minyak, manufaktur lubes, pencampuran dan pengepakan, manajemen kualitas produk, tapi aplikasi yang digunakan tidak berperan penting dalam memberikan keunggulan bersaing perusahaan. Aplikasi Hubungan Pelanggan (B) termasuk dalam kategori Turnaround karena aplikasi ini berperan penting dalam mengatur hubungan PERTAMINA dengan pelanggan yang diantaranya terdapat kegiatan pemasaran produk / merk, manajemen program pemasaran, manajemen penjualan, kesepakatan pelayanan dan pelayanan pelengkap. Dengan digunakannya internet, aplikasi ini memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan karena pelanggan dapat melakukan kegiatan bisnis melalui internet. Aplikasi Pemasaran (F) termasuk dalam kategori Turnaround karena aplikasi yang berperan penting dalam kegiatan penjualan ini dapat mempermudah pelanggan untuk melakukan pembelian produk secara online yang dapat memberikan keunggulan
127 bersaing bagi perusahaan. kegiatan yang dilakukan diantaranya pemasaran, kontrak dan harga, penjualan komersil, distribusi kedua dan transportasi. Aplikasi Depot layanan retail (G) termasuk dalam kategori Support karena aplikasi ini hanya digunakan untuk kegiatan retail perusahaan yang tanpa aplikasi ini juga dapat dilakukan, selain itu aplikasi ini tidak memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan. Kegiatan yang dilakukan antara lain manajemen merchandise, proses dan penyelesaian transaksi, manajemen jaringan pengecer, manajemen lokasi persediaan, manajemen lokasi. Aplikasi Dukungan bisnis (H) termasuk dalam kategori Support karena hanya digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan sehari-hari dan tidak memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan. Kegiatan yang dilakukan antara lain manajemen tenaga kerja, kebijakan, harta perusahaan, manajemen aktiva tetap, real estate, perbaikan pembangunan dan pemeliharaan. Dari hasil analisis IS Strategic Grid diatas dapat disimpulkan bahwa divisi SBTI pada PT PERTAMINA (PERSERO) termasuk ke dalam kategori Factory, dimana empat dari delapan aplikasi yang digunakan dalam perusahaan yaitu manajemen perusahaan, eksplorasi dan produksi, persediaan, manufaktur termasuk dalam kategori Factory, dan aplikasi lainnya yaitu aplikasi depot layanan retail dan dukungan bisnis termasuk dalam kategori Support, serta hubungan pelanggan dan pemasaran termasuk dalam kategori Turnaround. Dari hasil yang didapat dapat disimpulkan bahwa keberadaan teknologi informasi di persusahaan sudah berperan penting dalam kegiatan sehari-hari perusahaan, dimana penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan cukup mempengaruhi kelancaran operasi sehari-hari perusahaan dan walaupun keunggulan bersaing yang
128 diberikan tidak berperan banyak. Divisi SBTI pada perusahaan tidak digunakan sebagai alat strategis untuk mendukung perusahaan dalam menghadapi para pesaingnya tetapi hanya memberikan dukungan pada kegiatan bisnis sehari-hari perusahaan.
3.2.12 IT Plan 3.2.12.1 Realisasi Dan Rencana Divisi TI Saat Ini Langkah Menuju IT World Class Company “Divisi SBTI PT PERTAMINA NonExistent Initial Repeatable 0
1
2
Keadaan Perusahaan Sekarang International Standard Guidelines
Strategi Perusahaan
Defined
Managed
Optimised
3
4
5
Keterangan Rangking :
Keterangan Simbol :
Industry Bestpractice
Perusahaan Internasinal
0 - Proses manajemen belum menggunakan seluruhnya 1 - Proses berdiri sendiri dan tidak terorganisir 2 - Proses mengikuti peraturan yang berjalan 3 - Proses didokumentasikan dan dikomunikasikan 4 - Proses dimonitor dan diawasi 5 - Proses yang baik yaitu mengikuti peraturan perusahaan dan otomatis
Gambar 3.18 IT World Class
IT World Class Company adalah suatu kondisi dimana perusahaan sudah menggunakan teknologi informasi di setiap bagian secara menyeluruh dan berjalan secara otomatis dalam mendukung kegiatan operasional. Saat ini Divisi SBTI ingin menjadi IT World Class Company, sehingga dapat menunjang secara penuh seluruh
129 kegiatan operasional PT PERTAMINA (PERSERO). Dalam mencapai IT World Class Company ada lima kondisi yang harus dilalui yaitu : Kondisi nol
: Di langkah ini perusahaan belum menggunakan TI di kegiatan operasional.
Kondisi satu
: Pada langkah ini perusahan sudah mulai menggunakan IT, tapi prosesnya masih bersifat berdiri sendiri dan tidak terstruktur.
Kondisi dua
: Di langkah ini perusahaan sudah menjalankan IT dalam proses operasional secara teratur dan sesuai dengan peraturan perusahaan.
Kondisi tiga
: Pada langkah ini perusahaan menggunakan IT sebagai proses dokumentasi dan komunikasi antar bagian, sehingga setiap informasi dapat tersampaikan dengan baik dan tepat waktu.
Kondisi empat : Di kondisi ini dapat terlihat bahwa perusahaan menggunakan IT sebagai alat untuk memonitor dan mengukur jalankan kegitan operasional, sehingga pihak manajemen dapat mengambil keputusan yang baik untuk di masa mendatang. Kondisi lima
: Pada langkah terakhir ini, dapat terlihat bahwa perusahaan sudah menggunakan IT secara menyeluruh di setiap bagian dan prosesnya berjalan secara otomatis dalam menunjang kegiatan operasional.
Saat ini Divisi SBTI di PERTAMINA sudah berada diantara kondisi satu dan kondisi dua, ini terlihat bahwa Divisi SBTI sudah mulai berjalan secara teratur. Dari kelima kondisi itu ada standar internasionalnya yaitu diantara kondisi 2 dan kondisi 3, dimana perusahaan sudah mulai belajar menggunakan IT sebagai sarana untuk
130 mendokumentasi dan mengkomunikasikan setiap informasi yang dihasilkan dari kegiatan operasional.
3.2.12.2 Rencana Pengembangan SBTI Rencana Jangka Pendek Divisi SBTI`(1 Tahun) 1. IT Master Plan •
Penyiapan landasan-landasan yang diperlukan untuk menyusun IT Masterplan.
•
Sosialisasi dan pelaksanaan pedoman penyelenggaraan TI perusahaan.
2. Enterprise System •
Memfasilitasi dan mensupport pelaksanaan implementasi SAP R/3
3. E-Commerce •
Mengkaji peluang-peluang yang terdapat dalam teknologi e-commerce serta menginisiasi implementasi.
•
Melakukan pengembangan e-learning untuk pusdiklat.
•
Melanjutkan implementasi Knowledge Management.
•
Aplikasi nota dinas (koresponden elektronik)
4. Networked Enterprise •
Memperluas cakupan dan meningkatkan kualitas WAN
•
Meningkatkan bandwith komunikasi antara pusat dengan unit-unit operasi untuk meningkatkan kualitas e-mail dan mengantisipasi kebutuhan e-commerce, work flow dan SAP R/3
•
Meningkatkan peran fungsi Help Desk
•
Menerapkan Call Center
131 •
Meningkatkan kemampuan Network Management
•
Menerapkan standar kebijakan e-mail bagi seluruh PERTAMINA sesuai dari pedoman penyelengaraan TI.
•
Meningkatkan kemampuan e-mail support dan administration untuk pelaksanaan profile management secara PERTAMINA wide.
•
Mengganti e-mail engine yang mampu mendukung perkembangan aplikasi email.
•
Meningkatkan fasilitas Remote Access Servive (RAS)
•
Melanjutkan penerapan Network Computer untuk menggantikan dumb terminal dan PC untuk meningkatkan kehandalan desktop management.
•
Melanjutkan pengadaan laptop untuk pejabat PERTAMINA.
•
Menata kembali pembuatan homepage PERTAMINA menjadi single point of entry.
•
Mengevaluasi dna mengembangkan kapasitas dan konfigurasi storage dalam rangka pembayaran Storage Area Network (SAN).
•
Mengimplementasi unified messaging system.
•
Melakukan bagian tentang disaster recovery.
•
Melakukan study data warehouse.
5. Organisasi TI Shared Services •
Mengadakan rapat koordinasi fungsi TI seluruh PERTAMINA dalam rangka pelaksanaan IT Governance menyangkut : standar, kebijakan, dan perencanaan sebagai antisipasi menuju shared service organisastion.
132 •
Meningkatkan layanan untuk lokasi-lokasi remote sebagai training ground menuju shared services organisation.
•
Penyempurnaan organisasi pusat teknologi informasi yang merupakan gabungan PIMPD dengan, serta sosialisasi dan pelaksanaan pedoman penyelenggaraan teknologi informasi.
6. Peningkatan Kompetensi SDM di Divisi SBTI •
Merencanakan upaya-upaya untuk meningkatkan budaya TI di PERTAMINA.
•
Melaksanakan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kompetensi SDM di Divisi SBTI.
•
Melanjutkan penataan ruangan kerja yang lebih rapih dan transparan untuk mendorong peningkatan kreatifitas dan produktifitas.
Rencana Jangka Menengah Divisi SBTI (2-3 Tahun) •
Menyusun IT Masterplan yang mendapat komitmen Direksi, dan melakukan sosialisasi ke semua pihak terkait.
•
Menyusun rancangan infrastruktur SAP R/3 mencakup Database server dan Apllication Server, serta menetapkan standar-standar untuk presentation server bagi seluruh lokasi implementasi SAP.
•
Mempersiapkan jaringan komputer yang handal dan menjangkau seluruh lokasi implementasi SAP R/3.
•
Mengadakan rapat koordinasi dengan fungsi-fungsi TI seluruh lokasi implementasi untuk menyelaraskan persiapan infrastruktur TI pendukung SAP.
133 •
Melanjutkan kajian tentang peluang-peluang e-commerce untuk memperluas cakupan implementasinya di PERTAMINA.
•
Mengembangkan aplikasi e-learning untuk mendukung peningkatan budaya TI di PERTAMINA, serta untuk mempercepat peningkatan kompetensi SDM di Divisi SBTI.
•
Meningkatkan teknologi Local Are Network di unit-unit operasi, serta meningkatkan kehandalan Wide Area Network yang menghubungkan seluruh unit operasi dengan kantor pusat.
•
Menerapkan teknik-tenik Network Management mutakhir agar dapat mengelola jaringan secara “best practise”.
•
Melakukan penggantian e-mail engine di seluruh PERTAMINA dalam rangka standarisasi e-mail.
•
Mengelola e-mail secara terpusat dan meningkatkan pendayagunaan untuk aplikasi yang lebih maju, seperti : workflow, scheduling, knowledge management, dll.
•
Menerapkan Disaster Recovery.
•
Mendayagunakan Storage Area Network.
•
Melakukan “marketing” solusi shared service ke unit-unit operasi untuk mengembangkan jangkauan pelayanan.
Rencana Jangka Panjang Divisi SBTI (4-5 Tahun) •
Bersama fungsi Internal Audit melakukan pengawasan terhadap penyelenggaraan TI di PERTAMINA agar sesuai dengan IT Masterplan dan IT Governance.
134 •
Mengelola Database Server dan Application Server SAP R/3 untuk seluruh PERTAMINA, dan Presentation Server untuk lingkungan Kantor Pusat.
•
Mengelola suatu Data Center mutkahir dan jaringan komunikasi yang handal sebagai infrastruktur yang diperlukan untuk shared services organisation.
•
Menyelenggarakan kegiatan shared services bidang TI dengan service level dan biaya yang kompetitif.
•
Memberikan konsultasi kepada fungsi-fungsi bisnis di PERTAMINA dalam upaya meningkatkan efisiensi proses bisnis dengan mendayagunakan Teknologi Informasi.
•
Melimpahkan aktifitas yang bersifat operasional kepada pihak ketiga, misalnya Anak Perusahaan, dll., dan lebih berkonsentrasi pada kegiatan strategis.
•
Melakukan persiapan-persiapan dalam rangka menjadikan fungsi TI sebagai profit center yang mandiri.
•
Memberikan pelatihan-pelatihan kewirausahaan bagi SDM di divisi SBTI agar lebih siap menghadapi kompetisi bisnis di bidang TI.
