BAB 3 ANALISIS KEADAAN PERUSAHAAN 3.1
Profil Perusahaan Dalam profil perusahaan akan dijelaskan mengenai sejarah perusahaan dan
gambaran tentang struktur organisasi perusahaan disertai dengan tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan.
3.1.1
Sejarah Perusahaan PT. Indomobil Suzuki International Plant Tambun II merupakan bagian dari sebuah
perusahaan penanaman modal asing (PMA) yang berdiri dengan kekuatan 5 (Lima) buah perusahaan. Perusahaan tersebut adalah sebagai berikut : 1. PT. Indohero Steel & Engineering Co. 2. PT. Indomobil Utama. 3. PT. Suzuki Indonesia Manufacturing. 4. PT. Suzuki Engine Industry. 5. PT. First Chemical Industry. Lima perusahaan tersebut bergabung (Merger) dengan persetujuan dari Presiden Republik Indonesia melalui surat pemberitahuan tentang persetujuan Presiden dari Ketua Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPN) nomor 05 / I / PMA / 90 tertanggal 1 Januari 1990, dan diperingati sebagai tanggal berdirinya PT. Indomobil Suzuki International, yang bergerak dalam bidang usaha Industri Komponen dan Perakitan kendaraan bermotor Merk SUZUKI roda dua (Sepeda Motor) dan roda empat (Mobil). Plant Tambun II merupakan salah satu plant PT. Indomobil Suzuki International yang didirikan pada bulan Desember 1990 dan bertujuan sebagai tempat pembuatan kendaraan
35
36 roda empat Suzuki dan pusat perakitan mobil Suzuki, yang akan menjadi Mother Plant di Asia di tahun mendatang. Disini dilakukan proses press, pengelasan, pengecatan, serta perakitan kendaraan roda empat dengan merk Suzuki, dengan menggunakan berbagai peralatan Tekhnologi Tinggi. Plant Tambun II berdiri diarea tanah seluas 353.665 m2, dengan luas bangunan seluas 89.100 m2, dan mampu menyerap tenaga kerja sebanyak ± 1869 orang dari tingkat operator produksi dan staff Administrasi di berbagai aspek. Plant Tambun II diresmikan pada tanggal 14 Mei 1991 oleh Menteri Perindustrian RI (pada saat itu) Bp. Ir. Hartarto. Plant Tambun II adalah obyek yang akan saya analisa dan lakukan penelitian tentang IT Balanced scorecard pada divisi Teknologi Informasi mengenai sistem produksi. Saat ini PT. Indomobil Suzuki International Plant Tambun II sudah menghasilkan berbagai produk kendaraan roda empat Suzuki seperti Suzuki Carry 1000 cc, Futura 1500 cc, New Baleno 1500 cc, Aerio 1500 cc, Karimun 1000 cc, Grand Escudo 1600 cc, Grand Escudo 2000 cc, Grand Escudo XL-7 2500 cc, dan APV serta Suku Cadang untuk kendaraan Suzuki.
3.1.2
Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi PT. Indomobil Suzuki Internasional ditunjukkan pada
gambar 3.1 :
PRESIDENT DIRECTOR
MANAGING DIRECTOR
PRODUCTION DIRECTOR 4 WHEEL (LOCATION HEAD)
DIREKTUR PROCUREMENT
MANAGER PRODUCTION PLANING & CONTROLING
DIREKTUR HRD & GA
MANAGER PRESSING
DIREKTUR ACCOUNTING
MANAGER WELDING
MANAGER PAINTING
DIREKTUR ENGINEERING
MANAGER ASSEMBLING
MANAGER CBU
DIREKTUR QUALITY
MANAGER PMC
MANAGER IT
POWER MAINTENANCE MANAGER
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II
37
38 3.1.3 Tugas dan Wewenang Tugas dan Wewenang dari masing-masing divisi akan dijelaskan sebagai berikut:
1. President Director o Berwenang dalam memberikan persetujuan dalam hal keuangan, produksi, marketing dan kebijakan jangka panjang. o Menetapkan arah dan strategi perusahaan serta anak perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang.
2. Managing Director o Mengkoordinir dan mengawasi pekerjaan dari Production Director 4 Wheel ( Location Head ) dan plant production lain. o Mempunyai wewenang dalam menentukan kegiatan operasional Produksi antar Plant. o Berwenang mengadakan rapat direksi dengan para Location Head Plant untuk memantau keadaan Plant.
3.
Production Director 4 Wheel ( Location Head ) o Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan Produksi, pembiayaan proyek, dan audit pada plant Tambun II. o Menangani perekrutan, pembinaan dan pemberhentian karyawan o Bertanggung jawab atas kinerja divisi-divisi yang dibawahinya
39 4.
Direktur Procurement o Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pembelian material Produksi, komponen produksi, dan pembiayaan proyek. o Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pemesanan komponen vendor baik direct materials maupun indirect materials. o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja Staff dan karyawan Procurement yang ia pimpin.
5. Direktur HRD dan GA o Mengkoordinir dan mengawasi kinerja karyawan dan satff serta memiliki
kewenangan
dalam
memberikan
sangsi
jika
terjadi
pelanggaran. o Mengkoordinir dalam hal perekrutan karyawan. o
Mengkoordinir dan mengawasi masalah penggajian
o
Mengoordinir
pembelian
kebutuhan
komponen
indirect
yang
berhubungan dengan proyek - proyek melalui kas kecil. o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja Staff dan karyawan HRD dan GA yang ia pimpin.
6. Direktur Accounting o Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan akuntansi, pelaporan biaya produksi dan kerusakan dalam proses. o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja Staff dan karyawan Accounting yang ia pimpin.
40 7. Direktur Engineering o Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pengembangan proyek dan produk baru, ”minor change Product “. o Mengoordinir audit produk baru serta distribusi dan pengawasan spesifikasi gambar kendaraan, equpiment dan Tools yang di gunakan dalam proses. o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja Staff dan karyawan PE yang ia pimpin.
8. Direktur Quality o Bertugas mengatur dan mengecek semua kendaraan serta memberi keputusan kelayakan suatu kendaraan yang selanjutnya diserahkan ke bagian CBU untuk di bawa oleh tiap outlet penjualan marketing . o Menangani dan mengatasi permasalahan saat terjadi penyimpangan qualitas pada Produk yang dihasilkan. o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja Staff dan karyawan Inspection yang ia pimpin.
9. Manager IT o Bertugas mengkoordinir kebutuhan akan perangkat keras, perangkat lunak, perawatan komponen dan sistem teknologi informasi, serta mengawasi arus pertukaran informasi yang berasal dari dalam, dan keluar dari perusahaan. o Menunjang kebutuhan teknologi informasi dalam proses produksi.
41 o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja Staff dan operator IT System yang ia pimpin.
10. Manager Production Planning & Controling o Mengkoordinir dan mengawasi rencana dan hasil produksi harian dan bulanan. o Mengoordinir pendistribusian Production Forecast dan Production Schedule Hasil keputusan meeting direksi kepada seluruh Departemen terkait. o
Melakukan pengawasan rencana dan hasil pengiriman spare parts ke vendor.
o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja Staff dan karyawan PPC yang ia pimpin.
11. Manager Pressing o Bertugas mengatur dan melaksanakan rencana produksi Departemen Pressing dan menangani permasalahan yang di hadapi oleh Departemen Pressing. o Melakukan audit terhadap pembiayaan anggaran dan bertanggung jawab dalam seluruh aktivitas pembiayaan anggaran Departemen Pressing. o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja Staff dan karyawan Pressing yang ia pimpin.
42 12. Manager Welding o Bertugas mengatur dan melaksanakan rencana produksi Departemen Welding dan menangani permasalahan yang di hadapi oleh Departemen Welding. o Melakukan audit terhadap pembiayaan anggaran dan bertanggung jawab dalam seluruh aktivitas pembiayaan anggaran Departemen Welding. o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja Staff dan karyawan Welding yang ia pimpin.
13. Manager Painting o Bertugas mengatur dan melaksanakan rencana produksi Departemen Painting dan menangani permasalahan yang di hadapi oleh Departemen Painting. o Melakukan audit terhadap pembiayaan anggaran dan bertanggung jawab dalam seluruh aktivitas pembiayaan anggaran Departemen Painting. o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja Staff dan karyawan Painting yang ia pimpin.
14. Manager Assembling o Bertugas mengatur dan melaksanakan rencana produksi Departemen Assembling dan menangani permasalahan yang ada pada Departemen Assembling.
43 o Melakukan audit terhadap pembiayaan anggaran dan bertanggung jawab pada seluruh aktivitas pembiayaan anggaran Departemen Assembling. o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja Staff dan karyawan Assembling yang ia pimpin.
15. Manager Complete Build Up o Bertugas mengkoordinir kebutuhan akan pengiriman kendaraan yang telah selesai di proses. o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja Staff dan operator CBU yang ia pimpin
16. Manager Production Material Control o Bertugas menyiapkan kebutuhan komponen di line side dan menangani permasalahan ketersediaan komponen-komponen yang baik yang berasal dari vendor maupun yang merupakan inhouse product di semua bagian. o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja operator PMC yang ia pimpin.
15. Power Maintenance Manager o Bertugas mengatur dan mengecek equipment secara berkala serta menangani permasalahan equipment yang di hadapi oleh semua Departemen Produksi.
44 o Bertanggung jawab atas pembiayaan anggaran maintenance serta penanganan equipment repair dan tools. o Melaksanakan preventive maintenance pada semua equipment. o Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja Staff dan karyawan Power Maintenance yang ia pimpin.
3.2
Filosofi Bisnis Perusahaan Filosofi bisnis perusahaan meliputi visi, misi, dan strategi perusahaan seperti yang
akan dijelaskan pada sub bab berikut.
3.2.1
Visi Perusahaan Visi PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II adalah Menjadi perusahaan
yang terkemuka di dalam suzuki global operasi (to be the most outstanding company within suzuki global operation).
3.2.2
Misi Perusahaan Misi PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II adalah :
Menjadi perusahaan otomotif yang dihargai dan terkemuka di Indonesia (to be the most reliable and admirable otomotif in Indonesia ).
3.2.3
Strategi Perusahaan Strategi yang dijalankan oleh PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II
dalam mencapai tujuan antara lain : 1. Mengutamakan kepuasan pelanggan dalam hal pemenuhan kebutuhan konsumen.
45 2. Meningkatkan efisiensi biaya dengan menekan biaya operasional dan melakukan cost down. 3. Melakukan inovasi tiada henti untuk memenuhi kebutuhan konsumen dan peluang pasar. 4. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja sumber daya manusia dengan memotivasi karyawan untuk memberikan yang terbaik kepada konsumen dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan. dalam penerapan strategi digunakan sistem pengukuran 4 pilar sebagai acuan kinerja dan efektifitas dalam Pencapaian target. Adapun 4 pilar yang menjadi acuan adalah : A.Safety
: Aspek keselamatan dan kesehatan kerja.
B.Quality
: Aspek kualitas dari produk.
C. Produktivity : Aspek produktifitas kerja. D.Kaizen/Cost Down : Aspek perbaikan dalam menekan biaya produksi.
3.3
Proses Bisnis Perusahaan Proses bisnis yang terjadi pada PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II
yaitu : Alur Informasi rencana dan kontrol produksi yang terdapat dalam Proses pembuatan unit kendaraan roda empat pada PT.Indomobil Suzuki Internasional dapat di gambarkan sebagai berikut :
46 Marketing Direktorat
Production Direktorat
CBU PMC DEPARTEMENT
Hasil Meeting dengan seluruh Direktorat terkait
BACK UP PRODUKSI
FINAL INSPECTION
ENGINEERING DEPARTEMENT
ASSEMBLING
ACCOUNTING DEPARTEMENT
PAINTING
HRD DAN GA DEPARTEMENT
PPC DEPARTEMEN VENDOR
IT DEPARTEMENT PROCUREMENT
WELDING POWER MAINTENANCE DEPARTEMENT PRESSING
PMC DEPARTEMENT
Gambar 3.2 Proses Produksi dan kontrol produksi
Diawali Keputusan Exboard dalam rapat direktorat dan pembahasan rencana jumlah produksi yang dihadiri oleh Exboard dengan President Director, Managing Director dan para Director serta Production Planing and Controling akan dihasilkan rencana produksi, dari rencana tersebut akan diubah kedalam rencana bulanan dan harian yang akan disosialisasikan pada semua Departemen untuk dijalankan dengan terlebih dahulu menghitung kapasitas produksi dan kebutuhan manpower produksi menggunakan forecast yang telah di sosialisasikan dua bulan sebelumnya dengan jangkauan ramalan enam bulan kedepan.
47 Setelah menerima rencana yang berasal dari Departemen Production Planing and Controlling, maka procurement akan menghitung kebutuhan komponen dan raw material yang di back up oleh Departemen TI untuk di buatkan Purchase order yang akan di kirim ke vendor – vendor yang telah di tunjuk sebelumnya untuk memenuhi semua kebutuhan produksi serta mengontrol pembelian kebutuhan produksi yang lain. Pada Departemen – Departemen produksi rencana yang berasal dari PPC akan di jalankan dan dikontrol oleh tiap Departemen . Masalah dan perkembangan jalannya produksi akan di bahas dalam rapat harian yang di lakukan oleh production control staff pada tiap Departemen. Direktorat Engineering
akan mendukung dalam hal pengembangan proses,
modifikasi varian dan mengawasi jalannya tipe kendaraan baru. Direktorat Accounting akan mendukung pelaksanaan penghitungan biaya produksi dan biaya kerusakan saat jalannya proses produksi serta mengawasi kegiatan akuntansi. Departeman HRD dan GA akan mendukung pengawasan kinerja karyawan, rekruitmen karyawan, penggajian dan pembelian kebutuhan melalui kas kecil dalam mendukung jalannya produksi. Departemen IT akan mendukung dan memenuhi serta mengawasi penggunaan teknologi informasi dalam proses produksi. Departemen Power Maintenance akan mendukung kelancaran produksi dengan mengontrol dan memperbaiki kerusakaan tools, angin dan pemakaian energi listrik. Departemen PMC akan mendukung kelancaran produksi dengan membantu pengadaan komponen pada line produksi.
48 3.4
Analisis Perusahaan Dalam sub bab ini akan dibahas mengenai posisi perusahaan dalam industrinya
berdasarkan analisis model Porter, serta akan dibahas juga kekuatan dan kelemahan perusahaan serta kekuatan dan ancaman eksternal yang dihadapi oleh perusahaan, dan analisis Critical Success Factor (CSF) perusahaan. 3.4.1
Analisis Model Porter Berikut ini adalah gambaran mengenai posisi perusahaan berdasarkan analisis model
Porter untuk PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II. Ancaman dari produk atau layanan pengganti: Kendaraan roda 2 ( Motor ) Penggunaan Layanan Angkutan Umum
Kekuatan Pemasok: PT. Mitsubishi Kramayudha Motor PT.Nippon Paint PT.Goodyear tire
Persaingan antara pesaing: PT. Toyota astra Motor PT. Kramayudha Ratu Motor PT. Astra Honda Motor
Ancaman dari pendatang baru: PT. KIA indonesia PT.Audi Indonesia PT Sangyong Indonesia
Gambar 3.3 Analisis Model Porter
Kekuatan Pembeli: Masyarakat Umum Indonesia Masyarakat Umum luar negeri - Perusahaan partner
49 •
Persaingan diantara pesaing Para pesaing yang dihadapi oleh PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II berasal dari perusahaan sejenis yang bergerak dalam bidang Manufaktur kendaraan roda empat diantaranya adalah: PT.Toyota Astra Motor, PT. Kramayudha Ratu Motor, PT Astra Honda Motor. Para pesaing ini memiliki ancaman yang cukup besar bagi perusahaan karena tingkat persaingan penjualan kendaraan yang cukup ketat di berbagai varian kendaraan, sedangkan Tingkat pertumbuhan ekonomi negara yang mulai pulih setelah dilanda krisis ekonomi yang melonjakan tingkat kebutuhan masyarakat akan kendaraan roda empat, Selain itu produk yang ditawarkan oleh para pesaing hampir sama dengan produk yang ditawarkan oleh perusahaan, sehingga hal ini menyebabkan persaingan dalam mendapatkan customer menjadi semakin ketat. Namun dari segi harga, PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II memiliki keunggulan karena harganya relatif lebih murah dibandingkan dengan harga yang ditawarkan oleh pesaing dan kualitas yang selalu menjadi perhatian utama.
•
Kekuatan Pembeli Pembeli yang membeli produk yang ditawarkan oleh PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II adalah Masyarakat Umum Indonesia, Masyarakat Umum Luar Negeri, Perusahaan partner. Hal ini dikarenakan produk yang ditawarkan oleh perusahaan dapat dijangkau dengan harga yang terbilang murah dan merk yang telah dikenal baik mutunya oleh konsumen serta after sales services yang disediakan di berbagai tempat dan mudah dijangkau untuk pasar domestik sehingga tingkat retensi pembeli dapat dikendalikan ditengah persaingan saat ini.
50 •
Kekuatan pemasok Pemasok yang saat ini dimiliki oleh PT Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II adalah perusahaan - perusahaan yang menyediakan komponen produksi dari proses Pressing hingga proses assembling dengan mutu yang terkontrol dengan baik oleh perusahaan-perusahaan ternama seperti PT.Mitsubishi Kramayudha Motor yang menyediakan sebagian komponen produksi Welding dan masih banyak vendor lain yang mendukung jalannya proses produksi. PT Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II juga melakukan kontrol yang ketat dalam hal memilih Supplier yang baik dan tepat waktu sehingga kekuatan perusahaan dalam mencari supplier lain cukup kuat.
•
Ancaman dari pendatang baru Ancaman ini berasal dari perusahaan pendatang baru seperti: PT. KIA, PT.Audi dan PT.Sangyong. Ketiga perusahaan tersebut merupakan beberapa perusahaan yang dapat dikatakan baru bergerak dalam manufaktur kendaraan roda empat di Indonesia walaupun merk tersebut mungkin telah di kenal dipasar internasional, namun konsumen Indonesia masih asing dengan nama tersebut sehingga akan sulit untuk merebut kepercayaan Custumer.PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II telah sekian lama membuat kendaraan bermotor Roda 4 dengan merk Suzuki.
•
Ancaman dari produk atau layanan pengganti Produk pengganti dalam hal ini berupa produk kendaraan transportasi yang dapat dijadikan alternatif pilihan atau berupa layanan yang dapat mengurangi bahkan menggantikan keberadaan kendaraan roda empat seperti Busway dan alat transportasi lain seperti motor, namun tingkat kebutuhan akan kendaraan roda empat tetap tinggi.
3.4.2
Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats (SWOT) Perusahaan Berikut ini merupakan analisis perusahaan berdasarkan Strengths, Weaknesses,
Opportunities, dan Threats ( SWOT ) perusahaan, yaitu:
51
•
Kekuatan (Strengths): 1. Sumber daya manusia yang berkualitas Sebagian besar karyawan memiliki sudah memiliki pengalaman dalam bidang industri dan berlatar belakang pendidikan S1 di bidangnya masing-masing sehingga akan lebih mendukung dalam pengelolaan kegiatan operasional perusahaan dalam membuat Produk yang berkualitas kepada customer. 2. Berada di bawah naungan group yang berpengalaman PT Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II berada dalam naungan PT Indomobil Sukses Internasional,Tbk yang merupakan salah satu induk perusahaan otomotif ternama di indonesia seperti Hino, VW, dan lain – lain. 3. Produk yang bervariasi sesuai dengan kebutuhan konsumen Produk yang bervariasi sesuai dengan kebutuhan konsumen dan minat pasar, sehingga customer memperoleh kepuasan dan dapat memberikan kepercayaan pada produk yang telah mereka beli.
•
Kelemahan (Weaknesses): 1. Manajemen yang kurang terarah Tumpang tindih jabatan menyebabkan karyawan mengalami kesulitan dalam memproritaskan tugas atau pekerjaan mana yang harus diselesaikan sehingga berpengaruh terhadap kinerja karyawan dalam menyelesaikan suatu tugas. 2. Masih dirasakan kurangnya Kualitas produk dan layanan yang ditawarkan Dengan mendegar keluhan dan complain dari cusotmer mengenai mutu produk dan layanan purna jual atau after sales service.
52
•
Peluang (Opportunities): 1. Kesempatan untuk perluasan usaha Memperoleh kepercayaan dari perusahaan-perusahaan besar yang sudah memiliki nama besar di indonesia, memberi kesempatan bagi perusahaan untuk memperluas pangsa pasar dan meningkatkan pendapatan perusahaan. 2. Peluang bisnis Bisnis manufaktur mobil di Indonesia cukup berkembang pesat dan memiliki potensi yang baik di masa depan, sehingga memberikan peluang yang potensial bagi perkembangan perusahaan di masa yang akan datang. 3. Peranan partner perusahaan Peranan perusahaan-perusahaan yang merupakan partner dalam pengadaan komponen produksi dan kebutuhan indirect materials, sehingga memberikan peluang bagi perusahaan untuk meningkatkan perluasan usaha dan berbagai improvement.
•
Ancaman (Threats): 1. Keberadaan pesaing sejenis Perusahaan yang bergerak dalam bidang otomotif agak banyak, selain itu pelayanan yang ditawarkan oleh mereka tidak berbeda jauh dengan yang ditawarkan oleh perusahaan. Hal ini menyebabkan adanya persaingan yang ketat dalam mendapatkan customer. 2. Keberadaan pesaing tidak langsung Pesaing tidak langsung seperti pemasaran mobil Build Up yang banyak beredar secara luas memiliki ancaman bagi perusahaan dalam usaha untuk mendapatkan
53 customer. Hal ini dikarenakan harga mobil import Build Up yang di tawarkan semakin bersaing . 3. Terhentinya kerjasama dengan partner perusahaan Dengan terhentinya hubungan kerjasama dengan para perusahaan partner maka dapat menimbulkan masalah dalam hal pemenuhan kebutuhan komponen yang dapat mengakibatkan lumpuhnya produksi seperti PT.MKM yang menyuplai kebutuhan komponen Welding, PT.Nippon Paint yang menyuplai kebutuhan Painting, dan sebagainya.
Setelah masing-masing komponen SWOT diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah dengan membangun matriks SWOT untuk menentukan alternatif strategi yang sesuai bagi perusahaan berdasarkan komponen-komponen yang terdapat dalam SWOT. Masing-masing strategi yang dihasilkan dari matriks SWOT tersebut, dalam implementasi strategi selanjutnya dapat dilaksanakan secara bersama-sama oleh perusahaan. Matriks SWOT tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
54 Strengths : Weaknesses : • Manajemen yang kurang • SDM yang berkualitas terarah • Berada di bawah naungan group yang berpengalaman • Masih dirasakan Eksternal kurangnya Kualitas • Produk yang bervariasi sesuai produk dan layanan dengan kebutuhan konsumen yang ditawarkan Opportunities : • Menetapkan pembagian • Dengan kepercayaan akan tugas dan wewenang sumber daya manusia yang • Perluasan usaha yang lebih terarah untuk dimiliki dan nama besar para • Peluang bisnis mendukung perusahaan partner perusahaan untuk • Peranan partner dalam meraih peluang memperoleh kepercayaan dari perusahaan bisnis dan para custumer perkembangan usaha • Meningkatkan kualitas SDM • Meningkatkan kualitas untuk mendukung perusahaan produk dan pelayanan dalam meraih peluang bisnis kepada konsumen agar yang lebih baik nama perusahaan dapat • Produk yang bervariasi dikenal lebih luas, memberi alternatif pilihan sehingga perusahaan bagi perusahaan lain untuk dapat meraih peluang menjalin kerja sama. bisnis yang lebih baik Threats : • Meningkatkan kinerja • Meningkatkan kualitas manajemen dalam kinerja perusahaan yang lebih • Pesaing sejenis mengantisipasi baik dibanding pesaing • Pesaing tidak terhentinya kerja sama dengan menggunakan SDM langsung partner yang dapat yang dimiliki. • Terhentinya berakibat pada • Menetapkan strategi kerjasama dengan terhentinya proses peningkatan Inovasi dalam partner produksi. memberi layanan yang lebih perusahaan • Meningkatkan strategi baik untuk menghadapi untuk lebih ancaman dari para pesaing. meningkatkan kinerja sehingga tercipta produk dan layanan berkualitas dalam menghadapi pesaing. Internal
Tabel 3.1 Matriks SWOT Perusahaan
3.4.3 Pembobotan dan Rating Pembobotan dan rating untuk kondisi internal dan eksternal perusahaan berdasar pada besar pengaruh, mudah dan tidaknya untuk dipecahkan dan kontrol terhadap kinerja yang diinginkan oleh departemen T. Perhitungan pembobotan dan rating yang
55 dilakukan berdasarkan nilai ( 0 sampai dengan 100 ). Paling berbobot di beri nilai 100, dan yang paling kecil diberi nilai 0. Jumlah bobot kekuatan dan kelemahan adalah 100, jumlah bobot peluang dan ancaman adalah 100. Pengukuran rating dilakukan dengan skala, yaitu : 4 = Kuat, 3 = Cukup, 2 = Lemah, 1 = Sangat lemah No.
Uraian
Bobot Rating Nilai
1
SDM yang berkualitas
0.30
4
1.20
2
Berada di bawah naungan group yang berpengalaman
0.15
3
0.45
3
Produk yang bervariasi sesuai dengan kebutuhan
0.30
4
1.20
konsumenn Tabel 3.2 Bobot kekuatan
Uraian
Bobot Rating Nilai
No. 1
Manajemen yang kurang terarah
0.15
2
0.30
2
Masih dirasakan kurangnya kualitas produk dan layanan
0.10
2
0.20
Tabel 3.3 Bobot kelemahan
56 No.
Uraian
Bobot Rating Nilai
1
Perluasan Usaha
0.30
4
1.20
2
Peluang bisnis
0.20
3
0.60
3
Peranan partner perusahaan
0.10
2
0.20
Tabel 3.4 Bobot Peluang
No.
Uraian
Bobot Rating Nilai
1
Pesaing sejenis
0.20
3
0.60
2
Pesaing tidak langsung
0.10
2
0.20
3
Terhentinya kerjasama dengan partner perusahaan
0.10
2
0.20
Tabel 3.5 Bobot Ancaman
Setelah di tentukan nilai pembobotan, dilakukan resume perhitungan kekuatan, kelemahan , peluang, dan ancaman. No.
KEKUATAN
KELEMAHAN
( STRENGTHS )
( WEAKNESSES )
1
1.20
0.30
2
0.45
0.20
3
1.20
JUMLAH
2.85
NILAI ( SW )
0.50 ( + 2.35 )
Tabel 3.6 Kondisi Internal
57 No.
PELUANG
ANCAMAN
( OPPORTUNITIES )
( THREATHS )
1
1.20
0.60
2
0.60
0.20
3
0.20
0.20
JUMLAH
2.00
1.00
NILAI ( OT )
( + 1.00 ) Tabel 3.7 Kondisi Eksternal
Posisi Kuadran Dari hasil analisa yang telah dilakukan, maka dapat di tarik kesimpulan bahwa posisi perusahaan terletak pada kuadran 1 yaitu kuadran SO ( Strength Opportunities ). Kedudukan pada kuadran tersebut menggambarkan bahwa posisi perusahaan memiliki kekuatan internal yang besar untuk memenuhi kesempatan memperluas usaha dengan kerjasama dan bantuan dari partner perusahaan. Peluang Eksternal (+) Kuadran III ( WO )
2.00
Kuadran I ( SO )
1.0 Kelemahan Internal (-)
0.50 Kuadran IV ( WT )
2.35 1.00
2.85
Kuadran II ( ST )
Ancaman Eksternal ( - ) Gambar 3.4 Grafik Analisis SWOT Perusahaan
Kekuatan Internal (+)
58 3.4.4
Critical Success Factors (CSF) Perusahaan Dari hasil analisis SWOT pada subbab sebelumnya, maka CSF yang dapat
diidentifikasi dari perusahaan diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Kualitas SDM yang baik Untuk lebih mendukung kegiatan operasional perusahaan dalam memberikan pelayanan yang berkualitas kepada customer, diperlukan SDM yang berkualitas, baik dalam hal pendidikan dan pengalaman yang dimiliki, serta kemampuan dari karyawan sendiri. 2. Fasilitas dan tunjangan yang memadai Agar kinerja karyawan dalam memberikan pelayanan kepada customer dapat meningkat diperlukan fasilitas dan tunjangan yang memadai untuk mendorong motivasi karyawan dalam bekerja. 3. Kualitas pelayanan yang baik Untuk memberikan kepuasan kepada customer atas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan diperlukan kualitas pelayanan yang baik dalam menangani permasalahan after sales service dan keluhan produk dari konsumen. 4. Struktur tugas dan wewenang yang jelas Agar kinerja karyawan dalam mengerjakan suatu tugas dapat menjadi lebih terarah diperlukan penetapan struktur tugas dan wewenang yang jelas dari masing-masing jabatan.
59 3.5
Gambaran Umum Departemen TI Dalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai gambaran mengenai Departemen TI
yang mencakup struktur organisasi Departemen TI, tugas dan wewenang Departemen TI, visi, misi, dan strategi TI, infrastruktur dan aplikasi TI, arsitektur jaringan, serta proses bisnis yang berjalan dalam Departemen TI.
3.5.1
Struktur Organisasi Departemen TI Struktur organisasi Departemen TI pada PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant
Tambun II dapat ditunjukkan pada gambar sebagai berikut:
Manager IT
IT System Supervisor
IT Technical Supervisor
Network Administrator
Programer
Database Administrator
Gambar 3.5 Struktur Organisasi Departemen TI PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II
60 Jumlah staf TI pada PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II saat ini berjumlah 15 orang, yang terdiri dari: o Manajer TI
: 1 orang
o IT Technical Supervisor
: 1 orang
o IT System Supervisor
: 1 orang
o Network Administrator
: 6 orang
o Database Administrator
: 4 orang
o Programmer
: 2 orang
3.5.2
Tugas dan Wewenang Departemen TI Tugas dan Wewenang dari masing-masing job deskripsi akan dijelaskan sebagai
berikut : 1. Manajer TI •
Bertugas mengkoordinir kebutuhan akan perangkat keras, perangkat lunak, perawatan komponen dan sistem teknologi informasi, serta mengawasi arus pertukaran informasi yang berasal dari dalam, dan keluar dari perusahaan.
•
Menunjang kebutuhan teknologi informasi dalam proses produksi.
•
Memimpin, mengawasi, dan mengontrol kinerja IT Technical dan IT System staff yang ia pimpin.
61 2. IT Technical Supervisor •
Bertanggung jawab atas segala permasalahan teknis teknologi infomasi yang menyangkut sistem jaringan dan modifikasi form dan laporan yang dibutuhkan oleh Departemen produksi serta permasalahan jaringan.
3. IT System Supervisor •
Bertanggung jawab atas segala permasalahan Sistem Teknologi Infomasi yang menyangkut pengawasan dan mengantisipasi permasalahan databse yang ada agar selalu dapat tersedia dan dapat di gunakan kembali saat dibutuhkan oleh Departemen produksi.
4. Network Administrator •
Bertanggung jawab pada sistem jaringan komputer dan mengatasi troubleshooting yang terjadi pada sistem jaringan tersebut.
•
Mempersiapkan permintaan jaringan baru dan memodifikasi jalur jaringan yang ada sesuai dengan keadaan fisik di lapangan saat terjadi perubahan struktur bangunan dan lapangan.
5. Programer •
Memodifikasi Form antar muka pemakai dan output print yang di gunakan dalam menunjang kelancaran produksi.
•
Menyesuaikan bentuk laporan dalam tampilan pemakai
•
Memprogram ulang dan memperbaiki kerusakan pada komputer jika terjadi kegagalan pada sistem komputer.
62 6. Database Administrator •
Bertanggung jawab pada permasalahan database yang timbul pada database server.
•
Melakukan back up data dan menjaga data yang ada agar selalu dapat tersedia dan dapat di gunakan kembali.
•
Menjaga keberadaan data yang ada hingga terhindar dari virus dengan mengupdate antivirus Trend Micro Office Scan.
3.5.3
Visi TI Visi Departemen TI PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II adalah
Menjadi penyedia sistem informasi yang terpercaya dan dapat diandalkan oleh perusahaan.
3.5.4
Misi TI Misi Departemen TI PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II adalah :
Menjadi pelayan terbaik dan memberi solusi atas masalah TI yang dihadapi oleh perusahaan.
3.5.5
Strategi TI Strategi yang dijalankan oleh Departemen TI PT. Indomobil Suzuki Internasional
Plant Tambun II diantaranya adalah : •
Menciptakan aplikasi yang mudah digunakan oleh pengguna sehingga memudahkan kelancaran produksi.
•
Menyediakan kebutuhan akan
informasi yang dibutuhkan secara cepat dalam
mendukung jalannya operasional produksi.
63 •
Meningkatkan efisiensi biaya TI dengan memberikan pelayanan dan solusi yang tepat atas masalah TI sesegera mungkin untuk mengurangi atau menekan kerugian yang terjadi akibat masalah TI tersebut serta dengan mengendalikan pengeluaran TI agar tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan.
•
Meningkatkan keberadaan Departemen TI sebagai penyedia dukungan TI pilihan dengan menyediakan aplikasi dan pelayanan TI yang berkualitas kepada perusahaan, serta mempersiapkan infrastruktur TI yang dibutuhkan untuk kebutuhan perusahaan
•
Menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas dan dapat diandalkan dalam bidang TI
3.5.6
Infrastruktur TI Infrastruktur TI yang digunakan pada PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant
Tambun II dibagi menjadi 3, yaitu: 1. Perangkat keras, terdiri dari: 94 Desktop, 27 Note book ( Laptop ), 31 printer desk jet, 8 printer dot matrix, , 3 printer Form Matrix, 4 Printer Barcode,1 Printer Plotter, 91 UPS, 18 Barcode Scanner, 18 Terminal Manager. 2. Perangkat lunak, terdiri dari: Windows 2000, Windows XP, Microsoft office, AutoCad, Arcsoft photo Studio, Oracle, Trend Micro Office Scan, Microsoft Visio, Microsoft Windows CE, Maple Tempro Version 1.0. 3. Peralatan jaringan yang digunakan yaitu: 14 Hub 16 Port, 8 switch 24 port, Kabel Jaringan, Mail Server, Proxy Server, Router.
3.5.7
Aplikasi TI Aplikasi yang digunakan oleh perusahaan terdiri dari:
64 1. Bills Berfungsi untuk menghitung dan mengontrol kebutuhan jumlah komponen yang dibutuhkan selama jangka waktu yang ditentukan. Jangka waktu yang digunakan biasanya adalah perhitungan kebutuhan dalam satu bulan. 2. Product sync Berfungsi untuk melakukan sinkronisasi urutan pencampuran model input ke tiap proses sesuai kebutuhan tact time tiap proses. 3. Line Scheduling Berfungsi untuk memonitor dan mengontrol urutan dan jadwal produksi sesuai dengan tata urutan proses yang telah diatur dalam production schedule. 4. Reports Berfungsi untuk men generate laporan yang di butuhkan terkait dengan proses produksi. 5. Configurator berfngsi untuk menambahkan dan memodifikasi base model dari product dalam melakukan minor change dan Menjalankan Engineering Change Notice. 6. NPCS Vin Maintenance Menu berfungsi untuk mengontrol kebutuhan tambahan dalam me request Vin Number dan Penambahan Vin Number dalam kondisi manual adding. 7. Maple Tempro terminal manager berfungsi untuk menginput barcode dalam mengontrol jalannya produksi.
3.5.8
Arsitektur Jaringan PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II memiliki 94 Desktop PC
(Personal Computer), 27 Note book, 91 UPS, 18 Barcode Scanner, 18 Terminal Manager., 5 Buah server, 14 Buah Hub 16 Port, dan 8 Buah switch 24 port.
65 Departemen Power Maintenance memiliki 3 buah Personal komputer dan 1 buah laptop dengan 1 buah printer dekjet dan 1 buah printer dot matrik serta terhubung dengan 1 buah switch 24 port. Rear office terdiri dari Departemen Welding, Sub Departemen PMC Weld, Departemen Pressing. Komputer pada Sub Departemen PMC Welding dan komputer pada Departemen Welding dihubungkan dengan hub 16 port yang kemudian di hubungkan dengan switch 24 port yang telah menghubungkan komputer dan laptop pada Departemen Pressing. Departemen Welding terdiri dari 4 buah personal komputer, 1 buah laptop, 2 buah printer deskjet, 1 buah printer dot matriks, dan 2 buah printer barcode. Sub Departemen PMC Welding terdiri dari 3 buah personal komputer, 1 buah printer deskjet, 1 buah printer dot matriks, 1 buah printer form matriks. Departemen Welding dan Sub Departemen PMC Welding terhubung menggunakan 1 buah hub 16 port. Departemen Pressing terdiri dari 4 buah personal komputer, 1 buah laptop, 1 buah printer deskjet, 1 buah printer dot matriks dan switch 24 port yang menghubungkan Departemen Welding dengan sub Departemen PMC Welding. Departemen Painting terdiri dari 4 buah personal komputer, 1 buah laptop, 1 buah printer deskjet, 1 buah printer dot matriks, dan 1 buah printer barcode dan switch 24 port yang menghubungkan Departemen Welding pada sistem jaringan. Midle office terdiri dari dua lantai yaitu 2nd floor dan 3rd floor. Pada 2nd floor terdiri dari Direktorat Engineering , Departemen IT dan Departemen PPC. Pada 3rd floor terdiri dari Direktorat Procurement, Direktorat HRD&GA dan Direktorat Accounting. Komputer pada Direktorat Engineering di hubungkan dengan menggunakan 2 buah hub 16 port, Komputer pada Departemen PPC di hubungkan dengan 1 buah hub 16 port, kemudian kedua Hub
66 tersebut di hubungkan dengan switch 24 port yang terhubung dengan komputer pada Departemen IT. Direktorat Engineering terdiri dari 12 buah personal komputer, 4 buah laptop, 4 buah printer deskjet, 1 buah printer Ploter dan 2 buah hub 16 port yang menghubungkan komputer pada Direktorat Engineering. Departemen PPC terdiri dari 4 buah personal komputer, 1 buah laptop, 2 buah printer deskjet, 1 buah printer Dot Matriks dan 1 buah hub 16 port yang menghubungkan komputer pada Departemen PPC. Departemen IT terdiri dari 10 buah personal komputer, 3 buah laptop, 2 buah printer deskjet, dan 1 buah Switch 24 port yang menghubungkan komputer pada Departemen IT dengan Departemen PPC dan Engineering. Direktorat Procurement terdiri dari 8 buah personal komputer, 3 buah laptop, 3 buah printer deskjet, dan 1 buah Hub 16 port yang menghubungkan komputer pada Direktorat Procurement. Direktorat HRD & GA terdiri dari 4 buah personal komputer, 1 buah laptop, 2 buah printer deskjet, dan 1 buah Hub 16 port yang menghubungkan komputer pada Direktorat HRD & GA. Direktorat Accounting terdiri dari 2 buah personal komputer, 1 buah laptop, 2 buah printer deskjet, dan 1 buah Switch 24 port yang menghubungkan komputer pada Direktorat Accounting dengan Direktorat Procurement dan HRD & GA. Front office terdiri dari 4 Departemen yaitu Departemen Asembling, Sub Departemen PMC Assembling, Departemen Quality, dan Location Head (Control Center). Komputer pada Sub Departemen PMC Assembling di hubungkan dengan menggunakan 1 buah hub 16 port, Komputer pada Departemen Quality di hubungkan dengan 1 buah hub 16 port, Komputer pada Location Head di hubungkan dengan 1 buah hub 16 port, kemudian
67 ketiga Hub tersebut di hubungkan dengan switch 24 port yang terhubung dengan komputer pada Departemen Assembling. Sub Departemen PMC Assembling terdiri dari 3 buah personal komputer, 1 buah printer deskjet, dan 1 buah Hub 16 port yang menghubungkan komputer pada Sub Departemen PMC Assembling. Direktorat Quality terdiri dari 4 buah personal komputer, 1 buah laptop, 2 buah printer deskjet, dan 1 buah Hub 16 port yang menghubungkan komputer pada Direktorat. Location Head (Control Center) terdiri dari 3 buah personal komputer, 5 buah laptop, 2 buah printer deskjet, dan 1 buah Hub 16 port yang menghubungkan komputer pada Control Center Directorate. Departemen Assembling terdiri dari 4 buah personal komputer, 1 buah laptop, 2 buah printer deskjet, dan 1 buah Switch 24 port yang menghubungkan komputer pada Departemen Assembling dengan Sub Departemen PMC Assembling, direktorat Quality, dan Location Head (Control Center). Departemen CBU terdiri dari 4 buah personal komputer, 1 buah laptop, 2 buah printer deskjet, dan 1 buah Switch 24 port yang menghubungkan komputer pada Departemen CBU. Masing-masing Switch pada tiap lokasi di setiap bagian dihubungkan dengan ke central switch kemudian ke database server, application server, dan mail server. Untuk pertukaran data, PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II terhubung dengan kantor pusat melalui Internet. Untuk fasilitas Internet dan e-mail, PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II menggunakan layanan Internet Service Provider sebagai penyedia jasa Internet dengan menggunakan perangkat firewall, Proxy server, dan Router yang berfungsi sebagai mediator routing ke jaringan internet.
68 Untuk pelaksanaan kontrol dalam proses di psangkan terminla untuk menginput jumlah produksi dengan cara melakukan scan pada barcode.Perangkat yang di gunakan untuk melakan kontrol pada proses adalah 18 PC, dengan 18 Terminal, 18 Barcode Scanner Gun, 18 UPS, 5 buah Hub 16 Port dengan alokasi PC, Terminal dan Barcode sebagai berikut
Arsitektur jaringan PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II seperti pada gambar berikut ini:
Anti Virus server
INTENET SERVICE PROVIDER Router Application Server
Database Server
firewall Mail Server
Proxy Server
Switch AB ON
Switch
WB ok
Switch
Switch Switch
PB ON TC OK PB OK
Switch
Switch 2nd Floor
Switch 3rd Floor
Laptop
PMC Weld
Press
Switch
Switch
Switch
Hub
Rear Office ( Welding, Press, PMC weld)
Laptop
Hub
Paint Office
Laptop
PPC Procurement Laptop
Midle Office
Laptop
Assembling
Quality
Laptop
Hub
Laptop Engineering HRD GA Laptop Hub
Laptop
Hub
Accounting Laptop
Paint
Weld
PM Office
IT
Hub Hub
Hub
Laptop
FC OK
Switch
WB on
Power Maint Laptop
Switch
AB OK
Hub PMC Assy
Loc Head
CBU Laptop
Laptop
Front Office
CBU Office
Gambar 3.6 Arsitektur Jaringan PT.Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II
69
70 3.5.9
Proses Bisnis TI Tujuan Proses bisnis yang terjadi dalam Departemen TI pada PT. Indomobil Suzuki
Internasional Plant Tambun II adalah mendukung kegiatan operasional perusahaan seharihari dalam pemenuhan kebutuhan akan teknologi informasi yang handal dan dapat di gunakan dengan baik.Hal tersebut di wujudkan antara lain dengan cara : • IT Maintenance, penanganan trouble shooting dan pengembangan aplikasi
Urutan IT Maintenance dan penanganan trouble shooting yang dilakukan oleh departemen IT adalah sebagai berikut: 1. User yang mengalami masalah dengan hardware atau software baik dalam hal memenuhi kebutuhan parangkat keras dan jaringan serta masalah perangkat lunak dan aplikasi yang di butuhkan dalam proses kerja dapat menghubungi staf TI. 2. Kemudian staf TI akan membuat laporan masalah dan pemberitahuan pada Manajer IT atas masalah yang dihadapi oleh user. 3. Manjer TI akan melakukan Follow Up atas masalah yang ada dan memberi instruksi kepada Staff TI untuk mengatasi masalah yang dihadapi oleh user. 4. Setelah mendapat instruksi akan langkah penanganan, Staff IT akan memberikan solusi atas masalah Staff TI dan mengumpulkan data penanganan masalah tersebut dan memberi instruksi kepada staf terkait baik masalah network administrator, programer dan database administrator.
71 Masalah dengan komputer
Laporan Masalah Follow Up Laporan
Solusi
Staff IT
User
Manager IT
Gambar 3.7 Proses IT Maintenance dan penanganan Trouble shooting • Permohonan pembelian, penggantian dan instalasi komputer serta jaringan komputer
Urutan Permohonan pembelian, penggantian dan instalasi komputer serta jaringan komputer yang dilakukan oleh departemen IT adalah sebagai berikut:
1. User yang membutuhkan tambahan komputer baru ataupun replacement memberi masukan kepada manager sebagai bahan pertimbangan telah dialokasikan budget IT di tahun tersebut. 2. Lembar persetujuan di lanjutkan ke Presiden Direktur untuk persetujuan. 3. Lembar persetujuan di lanjutkan ke Departemen Procurement untuk membeli kebutuhan komponen yang di butuhkan. 4. Setelah dibeli perlengkapan di serah terimakan dan didata oleh Manajer IT. 5. Manajer IT memberi instruksi kepada Staff IT untuk membantu penginstalasian kebutuhan komputer tersebut.
72
Setuju & Lembar Permohonan (AFA) di lanjutkan
Setuju & Lembar Permohonan (AFA) di lanjutkan
Procurement
Tidak Setuju
Presiden Direktur
Manajer Lembar Permohonan pembelian perangkat komputer (AFA)
Pembelian Kebutuhan
Tidak Setuju
Pemasangan dan pemenuhan kebutuhan User
Instruksi Pemasangan dan pemenuhan kebutuhan User
User User
Staff IT
Manajer IT
Gambar 3.8 Proses pembelian, penggantian dan instalasi komputer 3.6
Analisis Departemen TI Dalam subbab ini akan dibahas mengenai lingkungan internal yang meliputi
kekuatan dan kelemahan Departemen TI
serta kekuatan dan ancaman eksternal yang
dihadapi oleh Departemen TI, dan analisis faktor penentu keberhasilan Departemen TI atau CSF, serta analisis IS Strategic Grid.
3.6.1
Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats (SWOT) TI Berikut ini analisis perusahaan berdasarkan SWOT, yaitu:
•
Kekuatan (Strengths): 1. Sumber daya manusia yang berkualitas dan kompeten SDM TI yang dimiliki oleh PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun IIcukup berkualitas dengan sebagian besar staf telah memiliki pengalaman lebih dari
73 2 tahun dalam bidang TI dan berpendidikan minimal S1 dalam bidang TI, sehingga memudahkan dalam pengelolaan kegiatan operasional Departemen TI. 2. Infrastruktur TI yang memadai Jumlah infrastruktur TI seperti hardware, software, serta peralatan jaringan yang dimiliki oleh perusahaan cukup memadai dengan jumlah staf yang ada (pengguna) dalam perusahaan, sehingga dapat mendukung kegiatan operasional Departemen TI dan perusahaan agar dapat berjalan dengan lebih baik dan lancar. 3. Dokumentasi yang memadai Departemen TI memiliki dokumentasi yang memadai dalam pembuatan serta pemeliharaan
aplikasi,
sehingga
memudahkan
dalam
pengembangan
dan
maintenance lebih lanjut.
•
Kelemahan (Weaknesses): 1. Lamanya waktu jawab dari Departemen TI Lamanya waktu jawab dari Departemen TI atas masalah teknis maupun kemampuan personil yang dihadapi oleh pengguna menyebabkan pengguna merasa kurang puas atas kualitas pemecahan masalah dari Departemen TI. 2. Kurangnya pelatihan terhadap staf TI Staf TI merasa masih kurangnya pelatihan atas perubahan yang terjadi baik dalam bentuk fisik komponen seperti Engineering Change Notice, Minor Change, sehingga satff Ti melakukan self-improvement (pengembangan diri) dengan mempelajari sendiri perkembangan teknologi dan pengetahuan di bidang program terapan, sehingga hal ini menyebabkan kemampuan staf TI berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya dan menyebabkan adanya ketergantungan terhadap salah seorang staf TI.
74 •
Peluang (Opportunities): 1. Perluasan usaha perusahaan Keputusan perusahaan untuk melakukan perluasan usaha dengan memperoleh loyalitas dari customer, sehingga memperluas konektivitas dari customer tersebut. 2. Penggunaan Teknologi Informasi dalam berbagai bidang bisnis Dengan adanya keunggulan yang didapatkan oleh perusahaan yang menerapkan Teknologi Informasi, maka hal ini menyebabkan TI semakin banyak digunakan dalam berbagai bidang bisnis dan keberadaan Departemen TI dalam suatu perusahaan menjadi penting. Hal ini memberikan peluang bagi Departemen TI untuk mendapatkan dukungan yang lebih memadai dari perusahaan, baik dalam hal keuangan maupun fasilitas untuk mendorong pengembangan diri staf TI.
•
Ancaman (Threats): 1. Virus komputer yang beredar Virus komputer yang beredar dan banyak bermunculan baik dari email yang masuk melalui E-Mail, serta File komputer yang dapat mengancam jalannya produksi .
Setelah masing-masing komponen SWOT diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah dengan membangun matriks SWOT untuk menentukan alternatif strategi yang sesuai bagi Departemen TI berdasarkan komponen-komponen yang terdapat dalam SWOT yang terdiri dari peluang, ancaman, kekuatan, serta kelemahan. Masing-masing strategi yang dihasilkan dari matriks SWOT tersebut, dalam implementasi strategi selanjutnya dapat dilaksanakan secara bersama-sama oleh Departemen TI. Matriks SWOT TI tersebut dapat dilihat pada tabel 3.8.
75 Internal Eksternal Opportunities : • Perluasan usaha perusahaan • Penggunaan TI dalam berbagai bidang bisnis
Threats : • Virus komputer yang beredar • Perkembangan TI yang pesat
3.6.2
Strengths : Weaknesses : • SDM yang berkualitas dan • Lamanya waktu jawab kompeten dari Departemen TI • Infrastruktur TI yang • Kurangnya pelatihan memadai terhadap staf TI • Dokumentasi yang memadai • Meningkatkan kualitas • Meningkatkan ketersediaan pelayanan TI kepada infrastruktur TI dalam pengguna mendukung perluasan usaha perusahaan • Meningkatkan kualitas kinerja Departemen TI • Meningkatkan dukungan TI dalam memberikan sebagai penyedia aplikasi dan pelayanan kepada operasi terhadap perusahaan pengguna dengan memanfaatkan SDM, infrastruktur, dan dokumentasi yang dimiliki untuk mendukung perluasan usaha perusahaan • Meningkatkan kualitas SDM TI untuk memberikan dukungan TI yang lebih baik terhadap perusahaan • Mendorong • Mengupayakan pemanfaatan pengembangan diri staf teknologi terbaru dengan TI dalam menghadapi menggunakan SDM dan perkembangan TI yang infrastruktur yang dimiliki pesat untuk mengatasi ancaman dari perkembangan TI yang pesat • Meningkatkan mutu dan kualitas aplikasi yang dihasilkan dengan menggunakan SDM, infrastruktur, dan dokumentasi yang dimiliki untuk mengatasi ancaman dari Virus komputer yang selalu berkembang Tabel 3.8 Matriks SWOT TI
Critical Success Factor (CSF) TI Dari hasil analisis SWOT pada subbab sebelumnya, maka CSF yang dapat
diidentifikasi dari Departemen TI diantaranya adalah sebagai berikut:
76 1. Kemampuan SDM TI yang baik Untuk lebih mendukung kegiatan operasional Departemen TI maupun perusahaan, diperlukan SDM TI yang berkualitas, baik dalam hal pendidikan dan pengalaman yang dimiliki, serta kemampuan dari staf TI sendiri. Untuk mendukung hal tersebut diperlukan peningkatan terhadap aktivitas self-improvement (pengembangan diri) yang dilakukan oleh staf TI untuk lebih meningkatkan kemampuan staf TI. 2. Kinerja yang baik dari staf TI Untuk memberikan kepuasan customer atas pelayanan yang dilakukan oleh Departemen TI, diperlukan kinerja yang baik dari staf TI dalam memberikan pelayanan dan solusi yang tepat atas masalah TI dan dalam menghasilkan aplikasi yang berkualitas. 3. Aplikasi yang berkualitas Untuk memberikan kepuasan terhadap pengguna atas aplikasi yang dihasilkan oleh Departemen TI diperlukan pengembangan aplikasi yang efektif dan efisien untuk menghasilkan aplikasi yang mudah digunakan (user friendly) dan sesuai dengan keinginan pengguna. 4. Infrastruktur TI yang memadai Untuk memudahkan dalam pelayanan instalasi dan maintenance diperlukan infrastruktur TI yang memadai dengan jumlah pengguna yang ada dalam perusahaan. 5. Fasilitas dan tunjangan yang memadai Agar kinerja staf TI dalam memberikan pelayanan dan menghasilkan aplikasi yang berkualitas dapat meningkat diperlukan fasilitas serta tunjangan yang memadai untuk memberikan motivasi bagi staf TI dalam bekerja.
77 6. Memperbanyak jumlah pelatihan bagi Staff TI Memperbanyak jumlah pelatihan bagi user dan staff TI agar mampu mengikuti perubahan yang terjadi baik dalam bentuk fisik komponen seperti Engineering Change Notice, Minor Change
3.6.3
Analisis Information System (IS) Strategic Grid Berdasarkan aplikasi yang digunakan pada PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant
Tambun II, maka analisis IS Strategic Grid dilakukan dengan memetakan masing-masing aplikasi tersebut ke dalam IS Strategic Grid berdasarkan seberapa besar ketergantungan perusahaan terhadap aplikasi tersebut dan seberapa besar potensi aplikasi tersebut dalam memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan. Hasil dari analisis IS Strategic Grid dapat dilihat pada gambar 3.8.
High Degree to which I/T developments will create competitive advantage
Turnaround B
E
Support
Strategic A
C
G
Factory F
D
Low Low
High Degree to which the firm is functionality dependent upon I/S and I/T today
Keterangan: A = Bills, B = Product sync, C = Line Scheduling, D = Reports E = Configurator, F = NPCS Vin Maintenance Menu, G = Maple Tempro terminal manager Gambar 3.9 IS Strategic Grid
78 Aplikasi Bills (A) termasuk dalam kategori Strategic karena aplikasi ini digunakan rutin tiap bulannya dan ketergantungan pada aplikasi ini sangat besar dalam menghitung dan mengontrol kebutuhan jumlah komponen yang dibutuhkan perusahaan serta merupakan suatu keunggulan daya saing dibanding perusahaan lain yang masih menggunakan perhitungan manual. Aplikasi Product sync (B) termasuk dalam kategori Turnaround, karena aplikasi tersebut sangat diperlukan, namun tidak mutlak harus dilakukan karena hanya di gunakan untuk melakukan sinkronisasi urutan pencampuran model input ke tiap proses sesuai kebutuhan tact time tiap proses dalam perusahaan dan merupakan suatu keunggulan daya saing dibanding perusahaan lain yang masih menggunakan pola perhitungan manual . Line Schedulling (C) termasuk dalam kategori Strategic, karena aplikasi tersebut sangat di butuhkan dan di gunakan rutin sehingga ada ketergantungan untuk memonitor dan mengontrol urutan dan jadwal produksi sesuai dengan tata urutan proses yang telah diatur dalam production schedule serta karena dampaknya terhadap kelancaran operasi sehari-hari perusahaan tinggi tetapi aplikasi tersebut memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan, Karena dengan adanya sistem ini memudahkan kelancaran produksi dan proses produksi. Reports (D) termasuk dalam kategori Fatory karena aplikasi tersebut sangat di butuhkan
dan di gunakan rutin namun tidak mengharuskan ketergantungan untuk
menggunakannya dalam membuat laporan yang terkait dalam proses produksi..Selain itu aplikasi ini juga tidak menentukan kemampuan perusahaan dalam bersaing sehingga dampaknya terhadap keunggulan bersaing bagi perusahaan rendah. Configurator (E) termasuk dalam kategori Turnaround karena aplikasi ini digunakan untuk untuk menambahkan dan memodifikasi base model dari produk dalam melakukan minor change dan Menjalankan Engineering Change Notice. Aplikasi ini tidak di gunakan
79 rutin namun memberikan keunggulan bersaing kepada perusahaan dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya dalam melakukan minor change product. NPCS Vin Maintenance Menu (F) termasuk dalam kategori Support karena aplikasi ini digunakan hanya untuk mengontrol kebutuhan tambahan dalam me request Vin Number dan Penambahan Vin Number dalam kondisi manual adding. Maple Tempro terminal manager (G) termasuk ke dalam kategori Strategic, karena aplikasi tersebut sangat di butuhkan dan digunakan rutin sehingga ada ketergantungan untuk menginput hasil produksi sesuai production schedule serta karena dampaknya terhadap jalanya operasi sehari-hari perusahaan tinggi dan aplikasi tersebut memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan, Karena dengan adanya sistem ini memudahkan pengontrolan dengan cara menginput barcode dalam mengontrol jalannya produksi.
Dari hasil analisis IS Strategic Grid diatas dapat disimpulkan bahwa Departemen TI pada PT. Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II termasuk ke dalam kategori Strategic 3 dari 7 aplikasi yang digunakan dalam perusahaan yaitu Bills, Line Scheduling, Maple Tempro terminal manager termasuk dalam kategori Strategic yang memiliki nilai ketergantungan yang tinggi dan meningkatkan daya saing, kemudian akan di fungsikan sebagai alat bantu mengidentifikasi tingkat ketergantungan aplikasi terhadap proses bisnis perusahaan dalam ukuran strategis pencapaian tujuan untuk meningkatkan nilai kontribusi TI kepada perusahaan . Departemen TI pada PT.Indomobil Suzuki Internasional Plant Tambun II berperan sebagai alat strategis yang mendukung perusahaan dalam menghadapi para pesaing dan meningkatkan daya saing di banding perusahaan lain dalam memberikan dukungan atas pemeliharaan dan pengembangan sistem dan aplikasi teknologi informasi.
80 3.7 Rencana TI 3.7.1 Rencana TI Jangka Panjang Melaui hasil interview dan analisa saya meyimpulkan bahwa Departemen TI PT. Indomobil Suzuki Internasional PlantTambun II memiliki
rencana jangka
panjang sebagai berikut ini : 1. Developing Computerize System Merancang sistem komputerisasi yang lebih baik agar dapat mendukung kegiatan operasional perusahaan dalam meningkatkan kapasitas produksi dan memenuhi permintaan konsumen dengan memproduksi berbagai jenis dan varian kendaraan yang sesuai keinginan pasar. 2. IT staf skill improvement Selalu mengadakan pelatihan bagi para staf TI dan pengguna dalam meningkatkan pengetahuan dan keahlian staf TI secara terus menerus sehingga dapat diterapkan secara maksimal untuk kemajuan perusahaan.
3.7.2
Rencana TI Jangka Pendek
1. Perbaikan Sistem saat ini Rencana TI jangka pendek adalah melakukan penyempurnaan dan perbaikan terhadap implementasi TI yang digunakan saat ini di perusahaan agar dapat berfungsi dengan lebih maksimal, dengan cara meningkatkan kecepatan dan ketahanan aplikasi dan sistem yang ada dengan melakukan upgrade, reconditioning hardware, system improvement, Back Up data dan Update anti virus dan meningkatkan sistem manajemen yang lebih baik dalam menangani masalah TI yang timbul.
