BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1
Sejarah Singkat Perusahaan Sejarah berdirinya perusahaan penerbangan pembawa bendera Negara (Flag Carrier) Indonesia tidak terpisahkan dengan sejarah perjalanan bangsa Indonesia. Sebagai National Flag Carrier, selanjutnya oleh Soekarno diberi nama GARUDA INDONESIA AIRWAYS, harus selalu siap melaksanakan tugas-tugas kenegaraan. Adapun tugas kenegaraan pertama adalah membawa Soekarno dari Yogyakarta menuju Jakarta untuk dilantik menjadi Presiden Republik Indonesia Serikat (RIS) pada tahun 1949. PT. GARUDA INDONESIA resmi menjadi Perusahaan Negara pada tahun 1950, yang kemudian berubah berdasarkan akte No. 8 tgl 4 M aret 1975. M enurut akte Pendirian perusahaan, tujuan perusahaan adalah melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan pemerintah di bidang pembangunan dan ekonomi nasional pada umumnya, khususnya di bidang jasa pengangkutan udara dan bidang lainnya yang berkaitan dengan jasa pengangkutan udara serta memupuk keuntungan bagi Perusahaan dengan menyelenggarakan angkutan penerbangan.
36
37
Sepanjang tahun 80an, armada PT. GARUDA INDONESIA dan kegiatan operasionalnya mengalami rasionalisasi dan restrukturisasi besarbesaran di dalam masa pertumbuhan karyawan penerbangan secara global yang sebelumnya tidak pernah terjadi. Sejak tahun 2005 tim manajemen yang baru mulai membuat perencanaan bagi masa depan PT. GARUDA INDONESIA. Di bawah manajemen baru, PT. GARUDA INDONESIA melaksanakan evaluasi ulang dan
restrukturisasi
perusahaan
secara
menyeluruh
dengan
tujuan
meningkatkan efisiensi kegiatan operasional, membangun kembali kekuatan keuangan, menambah tingkat kesadaran para karyawan untuk menanggapi pelanggan, dan yang terpenting adalah memperbaharui dan membangkitkan semangat PT. GARUDA INDONESIA. PT. GARUDA INDONESIA menjalankan kegiatan usaha di bidangbidang sebagai berikut: 1. Pengangkutan udara penumpang, barang dan pos dalam negeri dan luar negeri; 2. Pengangkutan udara borongan untuk penumpang dan barang dalam negeri dan luar negeri; 3. Jasa pelayanan sistem informasi yang berkaitan dengan pengangkutan udara; 4. Jasa konsultasi, pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan pengangkutan udara, dan 5. Jasa pelayanan kesehatan personil penerbangan.
38
PT. GARUDA INDONESIA per akhir 2008 mengoperasikan 54 pesawat terbang, termasuk tiga Boeing 747-400, enam Airbus 330-300, empat puluh lima pesawat Boeing 737 (300, 400, 500, dan 800) dan saat ini melayani 50 penerbangan baik tujuan dalam maupun luar negeri.
3.1.2
Visi, Misi dan S asaran Perusahaan Dalam
menjalankan
bisnisnya,
PT.
GARUDA
INDONESIA
mempunyai visi, misi dan sasaran perusahaan, yakni: •
Visi Perusahaan M enjadi perusahaan penerbangan pilihan utama di Indonesia yang berdaya saing Internasional.
•
M isi Perusahaan M emberikan layanan dan jasa angkutan udara yang memberikan kepuasan kepada pengguna jasa secara terpadu dan profesional dan didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten.
•
Sasaran Perusahaan 1. M enjadi “tuan rumah” di dalam negeri (penerbangan domestik) dan mampu berkompetensi setara dengan perusahaan penerbangan internasional lainnya. 2. M enjadi “leading carrier” dalam penerbangan dalam negeri dan “flag carrier” dalam penerbangan internasional. 3. M enjadi usaha yang bergerak di bidang “consumer service”.
39
S truktur Organisasi PT. GARUD A INDONES IA
Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT. GARUDA INDONES IA Sumber : PT. GARUDA INDONESIA
40
3.1.3
Pembagian Tugas dan Wewenang 3.1.3.1 Unsur – unsur Organisasi Induk 1. Unsur Pelaksana: yaitu yang menjalankan kebijakan; dipimpin oleh Direktur dengan dibantu oleh Vice President (disingkat VP) dan/atau Senior General Manager (disingkat Senior GM ). 2. Unsur
Pendukung: yaitu
fungsi yang mempunyai peran
mendukung Direktur Utama dan/atau direksi; dipimpin oleh VP. 3. Strategic Business Unit (SBU): yaitu suatu unit usaha mandiri dalam Perusahaan yang berorientasi pada optimasi sumber daya yang bertujuan
memaksimalkan
nilai Perusahaan
dengan
memberikan hasil produksi dan layanan jasa kepada pelanggan, baik di dalam maupun di luar korporasi; dipimpin oleh VP. 4. Anak perusahaan (subsidiaries), yaitu suatu badan hukum tersendiri yang dibentuk Perusahaan untuk mendukung kegiatan Perusahaan Induk dan dikelola secara mandiri, namun masih dalam kontrol Perusahaan Induk.
3.1.3.2 Unsur Pelaksana Unsur
Pelaksana
dalam
Organisasi
Induk
PT.
GARUDA
INDONESIA (Persero), terdiri dari: 1. Commersial Services; bertanggung jawab terhadap pencapaian Sales & Revenue dan Service pre-in-post flight, melalui pengelolaan network, marketing, revenue, service, service
41
delivery dan cabin crew secara terintegrasi; dipimpin oleh Direktur Niaga. 2. Operation Services; bertanggung jawab terhadap pelaksanaan operasi penerbangan, melalui pengelolaan cockpit, ground operations, flight dispatch, operation control dan dukungan operasional lainnya; dipimpin oleh Direktur Operasi. 3. Engineering & Maintenance Services; bertanggung jawab terhadap penjaminan keterdesiaan pesawat yang airworthy melalui pengendalian
dan pengelolaan kualitas perawatan
pesawat; dipimpin oleh Direktur Teknik. 4. Corporate Strategy
&
Information
Technology
Services;
bertanggung jawab terhadap perumusan strategi dan perencanaan jangka panjang melalui pembentukan Strategy Management Office serta dukungan teknologi informasi yang handal; dipimpin oleh Direktur Strategi & Teknologi Informasi. 5. Financial Services & Group CFO; bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan Perusahaan melalui pengelolaan treasury, financial analysis, coimptroller dan pengelolaan aset; dipimpin oleh Direktur Keuangan. 6. Human Capital Management & Corporate Support Services; bertanggung jawab terhadap pengelolaan Sumber Daya M anusia, Pendidikan & Pelatihan serta Pengadaan; dipimpin oleh Direktur SDM dan Umum.
42
7. Area Management; merupakan pengelola pelaksanaan seluruh kebijakan dan bisnis Perusahaan di Branch Offices tempat dimana Perusahaan melakukan bisnis, yang terdiri dari: Area Western Indonesia (WEI); Area Eastern Indonesia (EAI); Area Asia (ASA) & Middle East (M EA); Area Japan, Korea, China (JKC); Area South West Pacific (SWP). Area M angement dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Board of Director (BoD), namun secara operasional dikelola oleh Direktur Niaga.
3.1.3.3 Unsur Pendukung Unsur
Pendukung
dalam
Organisasi
Induk
PT.
GARUDA
INDONESIA (Persero) terdiri dari: 1. Unit Corporate Quality, Safety & Aviation Security; berfungsi untuk mengelola Safety management system; bertanggung jawab kepada Direktur Utama, namun secara operasional dikelola oleh Direktur Operasi. 2. Unit Internal Audit; berfungsi untuk memastikan efektivitas sistem audit internal Perusahaan; bertanggung jawab kepada Direktur Utama, namun secara secara operasional dikelola oleh Direktur Keuangan. 3. Unit
Corporate
Secretary,
berfungsi
untuk
melindungi
Perusahaan dari aspek hukum melalui pemberian pendapat hukum,
Penyelesaian
Permasalahan
Hukum,
Legalisasi
43
Perjanjian; memastikan struktur dan mekanisme Good Corporate Governance (GCG) terimplementasi & selaras; memastikan penyelenggaraan administrasi Perusahaan sesuai hukum dan perundangan yang berlaku dan prinsip GCG, serta mendukung layanan umum; bertanggung jawab kepada Direksi namun secara operasional dikelola oleh Direktur SDM & Umum. 4. Unit Hajj; berfungsi untuk mengelola penerbangan haji; bertanggung jawab kepada Direksi, namun secara opersaional dikelola oleh Direktur Operasi. 5. Corporate Safety Committee; merupakan suatu forum rapat resmi Perusahaan yang melakukan pertemuan secara berkala untuk membahas isu-isu yang terkait dengan flight safety/keselamatan penerbangan,
aviation
security/keamanan
penerbangan,
health/keselamatan, dan environment/lingkungan. Forum ini dipimpin oleh Predisent & CEO. Corporate Safety Commitee bukan merupakan organisasi struktural. 6. Unit CEO Office, bertindak sebagai fasilitator kegiatan Direksi melalui pengelolaan agenda dan jadwal rapat Direksi serta memonitor tindak lanjutnya dan usulan-usulan strategis GA Group; bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur Utama. 7. Unit Enterprise Risk Management, bertindak sebagai pengelola Risiko Perusahaan melalui System Early Warning kepada unit-
44
unit; bertanggung jawab secara secara langsung kepada Direktur Utama, namun secara operasional dikelola oleh Direktur Teknik. 8. Unit Corporate Communication, bertindak secara pengelola komunikasi & informasi Perusahaan (eksternal & internal) secara efektif, secara mengelola Corporate Social Responsibility (CSR) &
Program
Kemitraan
dan
Bina
Lingkungan
(PKBL),
bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur Utama, namun secara operasional dikelola oleh Direktur SDM & Umum.
3.1.3.4 Strategic Business Unit SBU PT. GARUDA INDONESIA (Persero) terdiri dari: 1. SBU Garuda Cargo; mengelola bisnis cargo, yang secara operasional dikelola oleh Direktur Niaga. 2. SBU Garuda Sentra M edika (GSM ); mengelola bisnis kesehatan, yang secara operasional dikelola oleh Direktur Teknik.
3.1.3.5 Anak Perusahaan Anak Perusahaan PT. GARUDA INDONESIA (Persero) terdiri dari: 1. PT Aerowisata; bergerak di bidang jasa penyediaan barang dan/atau jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat di bidang Usaha Pariwisata dan Jasa Pendukung Angkutan Udara. 2. PT Garuda Maintenance Facility Aero Asia (GM F Aero Asia, disingkat menjadi GM FAA); bergerak di bidang usaha perawatan pesawat terbang (Maintenance & Repair Organization/M RO).
45
3. PT Abacus Distribution System Indonesia; bergerak di bidang usaha utama Global Distribuition System (GDS). 4. PT Aero Systems Indonesia; bergerak di bidang penyediaan sistem teknologi informasi untuk airline. 5. PT Citilink Indonesia; bergerak di bidang Angkutan Udara Niaga berjadwal yang berbiaya murah.
3.2 Analisis Proses Bisnis
Gambar 3.2 Proses Bisnis PT. GARUDA INDONES IA Sumber : PT. GARUDA INDONESIA
46
3.2.1
Organizational Management PT. GARUDA INDONESIA memiliki beberapa submodul HCM SAP salah satunya adalah Organizational Management. Pada modul Organizational Management (OM ) terdapat struktur organisasi dari perusahaan tersebut. Struktur Organisasi menggambarkan hirearki dari setiap unit organisasi yang ada pada perusahaan itu sendiri. • Unit Organisasi (Organizational Unit) Unit-unit Organisasi (Organizational Units) tersebut dihubungkan satu sama lain dalam suatu hirearki yang akan membentuk sebuah struktur keseluruhan organisasi. Unit organisasi berhubungan juga dengan Cost Center dari bagian Akuntansi. Pada PT. GARUDA INDONESIA Cost Center di-assign sesuai dengan Departemen. •
Pekerjaan (Job) Pekerjaan (Job) menggambarkan klasifikasi tanggung jawab yang khusus pada organisasi. Didalam Job sudah terdapat tugas spesifik dan kemampuan khusus yang harus dimiliki orang yang nantinya melakukan Job tersebut.
•
Posisi (Position) Setiap Job memiliki beberapa position yang harus diisi oleh setiap karyawan. Posisi dimiliki setiap karyawan. Ada beberapa Posisi yang memiliki Job yang sama. Posisi dapat 100% penuh (tidak ada yang lowong), sebagian penuh, atau lowong.
47
JOB
ORGANISATION U NIT
• Aircraft Mtn Engineer • HR Spe cia list 1 • HR Spe cia list 2 • HR Spe cia list 3 • HR admi nistration 1 • HR admi nistration 2 •…………..
Garuda Organis ati on Structure
• Bida ng Long Range A ircraft Mtn • Bida ng Pe renca naan & Pengembangan SD Ml • Bida ngLine Ma int enance • Seksi Rotable & General • … ………… . • ……… …………… …. • ……… …………… ….
P OSITION • 20 positions for Aircraft Mainte nance enginee r • 5 positions for HR Speciali st 1 • 3 positions for HR Speciali st 2 • ……… …………. • ……… ………….
Gambar 3.3 Relasi antara job and position Sumber : PT. GARUDA INDONESIA
Organizational
Management
berkaitan
erat
dengan
struktur
organisasi perusahaan. Struktur Organisasi PT. GARUDA INDONESIA terlebih dahulu dibuat skema tugas dan posisi yang jelas. Pada awal pengimplementasian modul HCM , struktur organisasi harus di-assign pertama kali. Setiap unit organisasi dibagi dan dijelaskan cakupan bagian yang ada didalamnya. Setiap Job didefinisikan tugas dan spesifikasinya secara lengkap dan jelas. Begitu pula dengan posisi yang nantinya akan diassign kepada setiap karyawan yang dimiliki PT. GARUDA INDONESIA. Organizational Management yang mencakup struktur organisasi dapat mengalami perubahan. Perubahan dalam struktur Organisasi tersebut dapat disebabkan oleh beberapa hal, salah satunya adalah tuntutan bisnis.
48
Perubahan struktur organisasi juga pernah terjadi dalam PT. GARUDA INDONESIA. Perubahan struktur dalam PT. GARUDA INDONESIA terjadi karena adanya perubahan kebijakan dari menajemen strategik perusahaan dengan mempertimbangkan tuntutan bisnis pada perkembangan Perusahaan. Sebagai contoh, terdapat peningkatan target penjualan pada Sales Area Jakarta dan sekitarnya. Sebelumnya Sales Area Bandung masuk ke dalam Jakarta, yang artinya dua daerah tersebut memiliki General Manager yang sama. Tetapi dalam mencapai tujuan target penjualan yang lebih besar, maka Sales Area Bandung dibuat menjadi berdiri sendiri. Dengan dibuatnya Unit baru di Bandung, secara otomatis diperlukan pula General Manger (Posisi) yang baru yang akan menjabat disana. Perubahan tersebut menyebabkan terjadi pula perubahan struktur Organizational Managament di dalam sistem. Perubahan OM juga terjadi pada PT. GARUDA INDONESIA, saat kebijakan perusahaan untuk bekerjasama dengan pihak Outsourcing dalam perekrutan security. Data pegawai khususnya penjaga keamanan (security) dihapus dalam sistem karena tidak diperlukan lagi, maka otomatis unit dan posisi tersebut dihilangkan.
3.2.2
Personnel Administration Dimulai dari adanya penerimaan karyawan pada proses recruitment. Setiap karyawan pada PT. GARUDA INDONESIA mungkin mengalami perubahan data yang dikarenakan adanya action-action. Beberapa actionaction yang ada dalam PT. GARUDA INDONESIA seperti:
49
•
M asuk data pegawai baru
•
Perubahan status pegawai
•
Perpanjangan kontrak
•
M utasi
•
Promosi
•
Tugas Pendidikan
•
Kembali dari pendidikan
•
Termination
•
Pelanggaran disiplin
•
Dll
Dari action-action yang ada di atas, hanya akan dibahas action masuk data pegawai baru, promosi, mutasi dan termination. Jika ada penerimaan karyawan baru, maka akan dilakukan action masuk data pegawai baru. Infotypes yang terkait meliputi: Personal data, Organizational assignment, addresses, planning working time, Basic pay, Bank detail, Capital formation, Fiscal data, Social insurance, Contract elements, dan Leave entitlement. Jika ada karyawan yang akan di promosi, maka akan dilakukan action promosi. Infotypes yang terkait meliputi: Organizational management, Basic pay, Company instruction, Date specification, dan Monitoring of task. Jika ada karyawan yang akan dipindah tugaskan, maka akan dilakukan
action mutasi. Infotypes yang terkait meliputi: Organizational
50
management, Basic pay, Company instruction, Date specification, dan Monitoring of task. Jika ada karyawan yang akan berhenti kerja karena beberapa alasan seperti: atas permintaan sendiri, habis kontrak, program pensiun dini, meninggal dunia, cacat, dll, maka akan dilakukan action termination. Infotypes yang terkait meliputi : Organizational management, Payroll exception, Company instruction, Date specification, dan Monitoring of task. Setelah dilakukannya action-action tersebut maka sistem akan secara otomatis melakukan peng-update-an terhadap master data karyawan.
PERSONNEL MANAGEMENT
Recruitment
Resign atio n Perfor mance Appr aisal
Payroll
Tr ain ing
Retir ement
Org anizatio n Man ag ement
Pro motion/ Demotion
Ter min atio n
Transfer
Deceased Disciplin ary
Ch an ge Emp lo yee Info
Service Terminated
Gambar 3.4 S kenario Personnel Management Sumber : PT. GARUDA INDONESIA
51
3.2.3
Time Management Skenario ini secara khusus ditetapkan untuk manajemen. Ini berfokus pada semua informasi yang terkait dengan waktu yang dihabiskan karyawan untuk bekerja dan ketersediaan karyawan. Untuk kesuksesan dan keefisienan skenario
manajemen waktu, manajemen PT. GARUDA
INDONESIA perlu menetapkan tujuan-tujuan tertentu, kriteria kesuksesan dan indikator kinerja untuk skenario ini. Selanjutnya indikator kinerja perlu untuk direncanakan, hasil aktual dikumpulkan dan dianalisis perbedaannya. Proses Time Management
TIME MAN AGEMENT
Payroll
Workload
Absence Approval
Define Roster
Time Registration
Gambar 3.5 S kenario Time Management Sumber : PT. GARUDA INDONESIA
Kepala departemen akan menentukan beban kerja (workload) dan persetujuan absen (Absence Approval). Setelah itu, daftar shift didefinisikan
52
dalam sistem dengan mempertimbangkan ketersediaan karyawan (misalnya, menggunakan hari libur, keluar, dll). Pendefinisian daftar difasilitasi melalui integrasi antara absen dengan penjadwalan shift. Karyawan dengan penjadwalan shift yang dikenal dalam SAP dan konsekuensi keuangan secara otomatis akan diteruskan ke SAP penggajian. SAP memungkinkan pencatatan waktu positif dan negatif pada waktu kerja karyawan. Pencatatan waktu yang positif digunakan ketika sistem HR SAP terhubung dengan alat pencatatan waktu. Setelah registrasi waktu di SAP kemudian akan dievaluasi dalam SAP, jam lembur dan ketidakhadiran secara otomatis dihitung berdasarkan kriteria lembur yang ditentukan dalam shift master. Kemudian jam tersebut dilanjutkan ke bagian penggajian untuk perhitungan keuangan cuti dan lembur yang belum dibayar.
3.2.4
Payroll
Gambar 3.6 S kenario Payroll Sumber : PT. GARUDA INDONESIA
53
Skenario ini berfokus pada semua transaksi yang terkait proses penggajian. Objek utama yang dibahas dalam skenario ini adalah gaji karyawan. Untuk mencapai sebuah skenario penggajian yang sukses dan efisien, PT. GARUDA INDONESIA manajemen perlu menetapkan tujuantujuan tertentu, kriteria kesuksesan dan indikator kinerja untuk skenario ini. Selanjutnya indikator kinerja perlu untuk direncanakan, hasil aktual dikumpulkan dan dianalisis perbedaannya. Dalam skenario ini, semua transaksi penggajian dimasukkan secara manual atau secara otomatis dimasukkan lewat penggajian (payroll). Sumber-sumber yang terkait data penggajian adalah waktu registrasi, peningkatan / penurunan dan penyesuaian manual. Dalam proses penggajian, program penggajian dijalankan untuk menentukan gaji pokok karyawan, pembayaran lembur, bonus, pembayaran khusus, dan pemotongan untuk setiap periode. Setelah proses perhitungan penggajian selesai, pembayaran akan dilakukan. Hasil penggajian bersama dengan perhitungan pajak ditransfer ke akuntansi keuangan dan akuntansi biaya. Penggajian memungkinkan untuk simulasi akuntansi biaya dan perencanaan biaya personil, berdasarkan hasil gaji masa lalu dan kemungkinan kenaikan gaji.
3.2.5
Recruitment Ketika ada posisi kosong dalam sebuah perusahaan, penggantian (baik dari eksternal atau internal) harus dilakukan. Posisi-posisi yang kosong dipublikasikan dalam iklan lowongan pekerjaan melalui beberapa media,
54
seperti koran untuk pelamar eksternal dan modul employee-self-service untuk pelamar internal. Iklan tersebut mempublikasikan satu atau lebih lowongan pekerjaan, untuk mendapatkan pelamar-pelamar yang cocok. M emeriksa sura-surat lamaran yang diterima merupakan salah satu proses perekrutan. Karyawan diberi peringkat menggunakan perbandingan profil (match-up) dari persyaratan perkerjaan dan kualifikas i pelamar. Pemohon kemudian akan melalui prosedur seleksi, dan karyawan/pemohon yang sesuai akan dipekerjakan atau dipromosikan/transfer.
Proses Bisnis Recruitment Permintaan akan karyawan berasal dari divisi-divisi PT. GARUDA INDONESIA yang membutuhkan. Divisi-divisi tersebut akan meminta divisi HR mencari tenaga kerja untuk mengisi posisi yang kosong pada divisinya. Position Requirement akan ditentukan oleh divisi yang bersangkutan. Selanjutnya Divisi Human Resource (HR) akan mencari calon yang cocok (baik calon dari eksternal maupun internal) untuk mengisi lowongan tersebut. Lowongan dipublikasikan melalui pemasangan iklan pada beberapa medium seperti koran atau majalah untuk applicant eksternal dan modul employee-self-service untuk applicant internal.
55
•
Applicant Eksternal M anajemen pada PT. GARUDA INDONESIA akan meng-input data applicant ke dalam sistem. Data pelamar akan disimpan sebagai data histori applicant dan akan dipertimbangkan kembali pada lowongan lainnya. Setiap applicant akan mendapatkan personnel number. Setelah mendapatkan lamaran dari beberapa applicant , akan dilakukan seleksi untuk memilih beberapa applicant yang cocok untuk menempati posisi yang kosong. Applicant akan diundang untuk mengikuti interview dan tes yang sesuai dengan bidangnya masingmasing. Selain itu, akan dilakukan profile matchup antara job requirement yang ditentukan masing-masing divisi dengan employee qualification. Jika dianggap memenuhi kriteria yang diinginkan, applicant tersebut akan dipanggil kembali dan ditempatkan dalam perusahaan untuk mengisi posisi yang kosong. Data applicant tersebut akan dipindahkan dari master data applicant ke master data karyawan melalui fitur Employee Administration dan karyawan akan mendapatkan personnel number yang baru.
•
Applicant Internal M anajemen PT. GARUDA INDONESIA akan mengecek qualification
dari
masing-masing
applicant
internal.
Employee
56
qualification akan dibandingkan dengan job requirement yang ditentukan oleh divisi. Jika cocok ataupun sesuai, applicant internal akan dipromosikan ataupun dipindahkan dari posisinya yang lama. Kemudian dengan fitur Employee Administration, data applicant internal akan diganti dan di proses sesuai dengan posisinya yang baru. Setelah itu, applicant internal akan memperoleh personnel number yang baru. Jika tidak match antara Employee Requirement dengan Job Qualification, akan dibuat rencana pengembangan untuk menaikkan qualification applicant internal tersebut melalui training-training.
Organisation Management
Vacant Position
External Applicant
Career & Succession
Internal Applicant
Candidate Selection
Recruitment Tools
Administr ation Selection
Invitation
Selection Match?
No
Yes
Promotion/ Transfer
No
Development Plan
Yes
Fail Employee Administr ati on
Pass
Training & Event Mgt
Gambar 3.7 S kenario bisnis recruitment Sumber : PT. GARUDA INDONESIA
Hiring
Employee Admi nistration
57
3.2.6
Career & Succession Planning Kelompok proses bisnis ini digunakan untuk memaksimalkan utilitas karyawan terhadap perusahaan. Dengan menggunakan account preferences and suitability karyawan, kita dapat meningkatkan kepuasan kerja mereka. Personnel Development juga di-set untuk memastikan semua karyawan pada setiap area fungsional di dalam perusahaan selalu memenuhi standar yang diharuskan. Kebutuhan Personnel Development ditentukan dengan membandingkan persyaratan kerja saat ini atau masa depan dengan kualifikasi, preferensi dan aspirasi karyawan. Untuk melakukan skenario ini, kita perlu membuat katalog (catalogue) yang berisi kualifikasi-kualifikasi yang kemudian akan kita tetapkan pada objek (karyawan, pekerjaan, posisi) spesifik kualifikasi masing-masing objek. Dalam perencanaan karir (Career Planning), kita dapat mengidentifikasi kemungkinan Career goals dan gambaran Career Plan setiap karyawan, sementara Succession Planning berkaitan dalam pencarian seseorang untuk mengisi posisi yang ditinggalkan.
Proses Bisnis Career & Succession Planning Proses perencanaan keterampilan
dan
karir
kemampuan
akan
menggabungkan
karyawan
kepribadian,
dan pada akhirnya akan
menentukan tahapan posisi yang dapat ditempati oleh karyawan untuk karier masa depan, dan ukuran pelatihan yang diperlukan untuk memperoleh kualifikasi tambahan
yang diperlukan.
Skenario
mengantisipasi perkembangan karir karyawan.
perencanaan
karir
58
M anajemen PT. GARUDA INDONESIA dapat menggunakan berbagai kriteria dalam proses perencanaan karir dan memilih masingmasing kriteria dan menggabungkan mereka. Sebagai tambahan manajemen PT. GARUDA INDONESIA dapat menggunakan kriteria sebagai berikut: •
Kualifikasi (Qualifications)
•
Preferensi (Preferences)
•
Potensi (Potentials)
•
Designations
•
Ketidaksukaan (Dislikes) Untuk memaksimalkan penggunaan proses perencanaan karir,
manajemen PT. GARUDA INDONESIA perlu melakukan pemeliharaan terhadap katalog kualifikasi dan model karir untuk karyawan mereka. Proses akan dimulai ketika manajemen PT. GARUDA INDONESIA memiliki posisi kosong dari modul Organizational Management (OM ) dan dilanjutkan dengan melakukan profil match up yang dapat menemukan orang yang paling cocok terhadap kualifikasi/persyaratan posisi. Sistem akan menampilkan semua objek dalam bentuk daftar peringkat (ranking list). Setelah menemukan orang yang tepat, manajemen PT. GARUDA INDONESIA
dapat
mengajukan
calon
tersebut
untuk
dipromosikan/ditransfer ke posisi yang kosong. Jika mereka tidak dapat menemukan orang yang tepat, mereka akan mendapatkan informasi tentang orang yang mendekati persyaratan posisi dan manajemen PT. GARUDA
59
INDONESIA dapat mengajukan orang-orang tersebut untuk promosi atau transfer atau rencana pengembangan lebih lanjut, seperti pelatihan.
C ar ee r Su c ce ssion Pl anning
Empl oyee Ad minis rt ation
No
Caree r Planning
Tra ining and Event
P romo tion/ Tran sfe r
Emplo ye e Admin istration
Ma tch ??
Profi le Mat ch Up
Yes O rgani za iton Manag ement
De ve ol pment Pla n
Suc cess ion Plan
Gambar 3.8 S kenario Bisnis Career and Succession Planning Sumber : PT. GARUDA INDONESIA
3.2.7
Performance Management System Kelompok proses bisnis ini menangani semua proses HR yang terkait dengan pencatatan dan evaluasi penilaian karyawan. Pencatatan penilaian karyawan merupakan fasilitas bagaimana mencatat susunan Sistem M anajemen Personalia (Personnel Management System) ke dalam SAP R/3. Sedangkan
evaluasi penilaian
adalah
bagaimana sistem melakukan
perhitungan berhubungan dengan hal akuntansi penggajian (Payroll).
60
Proses Bisnis Performance Management System Karyawan memiliki aktivitas kerja mereka sendiri dan tujuan yang harus dicapai dalam setiap periode. Berdasarkan rencana kinerja karyawan dan hasil pencapaian kinerja, maka pengawas akan mendistribusikan formulir evaluasi di tiap periode, yang telah diisi oleh pengawas. Kemudian kinerja pekerjaan akan ditinjau ulang dan dibahas, dengan maksud untuk mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan serta kesempatan untuk perbaikan dan pengembangan keterampilan karyawan. Hasil-hasil penilaian yg telah disetujui digunakan, baik secara langsung atau tidak langsung, untuk membantu menentukan hasil terbaik dan perencanaan karir. Dengan kata lain, hasil evaluasi digunakan untuk mengidentifikasi karyawan yang berkinerja lebih baik yang seharusnya mendapatkan kenaikan gaji yang pantas, bonus dan promosi. Dengan cara yang sama, hasil penilaian digunakan untuk mengidentifikasi karyawan yang memiliki kinerja yang menurun yang mungkin nantinya membutuhkan beberapa konseling atau pengembangan. Hasil penilaian karyawan akan disimpan dalam infotype, termasuk juga nama evaluator, dan informasi yang berkaitan dengan skala reklasifikasi atau promosi.
61
Co mp en sa tion Pla nn ing
Di str ib ut e Ap prai sal F orm
R evi ew Emp lo yee P erfo rmance
Determin e Apprais al Result
T rai ni ng & E ven t Man agemen t
Dev elopmen t P lan ning Re sult
For ms
S al ary I ncrease and B onu s
Career & S u ccessi on Plannin g
Co st Pla nn ing
Gambar 3.9 S kenario Bisnis Performance Management System Sumber : PT. GARUDA INDONESIA
3.2.8
Training & Event Management Kelompok proses bisnis ini memungkinkan kita untuk mengelola semua jenis kegiatan bisnis dari kegiatan pelatihan sampai konvensi (rapat) dengan sederhana dan efisien. M eliputi fungsi perencanaan, pelaksanaan, follow-up processing, alokasi biaya internal dan penagihan. Komponen Training & Event Management berisi berbagai fungsi tambahan, yang memudahkan kita, misalnya membuat brosur acara bisnis, komponen ini memiliki koneksi langsung ke Microsoft Word. Integrasi dengan komponen lain dari SAP R/3 juga dicakup oleh kelompok proses bisnis ini, seperti M anajemen Waktu (Time Management), Pengembangan Personil (Personnel Development), M anajemen Organisasi (Organizational Management) dan Pengendalian
(Controlling).
Koneksi
dengan
Time
Management
62
memungkinkan kita untuk merekam kehadiran untuk karyawan yang telah di-book untuk hadir atau melaksanakan kegiatan bisnis.
Proses Bisnis Training & Event Management Training and Event Management diintegrasikan dengan komponen aplikasi berikut: Time Management, Personnel Development, Organizational Management,
Materials
Management,
Sales
and
Distribution, dan
Controlling. Integrasi dengan modul lain memungkinkan pertukaran data cepat dan efisien. Integrasi dengan Controlling memungkinkan untuk alokasi biaya kegiatan. Integrasi dengan Material Management memungkinkan untuk mengelola materi pelatihan dengan menggunakan materi master. Integrasi pada Time Management digunakan untuk mencatat kehadiran untuk karyawan yang diperintahkan untuk hadir atau melaksanakan kegiatan usaha. Integrasi
dengan
Personnel
Development
akan
secara
otomatis
memperbaharui kualifikasi karyawan, terutama untuk pelatihan wajib. Dari perencanaan karir, masing-masing GM , DM dan AM PT. GARUDA INDONESIA akan tahu bawahan mana yang membutuhkan pelatihan untuk meningkatkan kinerja dan mengembangkan keterampilan mereka. GM dan DM hanya dapat langsung memesankan pelatihan untuk sub-koordinat nya saja, langsung ke sistem SAP, termasuk harga pelatihan dan cost center. Sedangkan AM dapat memesankan pelatihan bagi seluruh karyawan di direktorat-nya.
63
Untuk peserta eksternal, petugas pelatihan akan memeriksa jadwal pelatihan dan ketersediaan tempat duduk. Sebelum menetapkan peserta, administrator harus memeriksa sumber-sumber daya yang diperlukan dalam pelatihan seperti ruang kelas, instruktur (eksternal) dan stasioneri. Setelah
kehadiran karyawan dikonfirmasi,
administrator akan
memeriksa kegiatan bisnis itu sendiri. Jika kegiatan bisnis dibatalkan, semua peserta akan dipindahkan ke kegiatan lain yang tersedia dalam waktu tertentu dan mengirimkan surat pemberitahuan. Jika kegiatan bisnis adalah dipesan (booked), pelatihan akan dilaksanakan sesuai jadwal namun belum dimulai dan masih menunggu peserta lainnya. Jika pelatihan telah dimulai dan masih berlangsung, kegiatan bisnis tersebut akan diteruskan ke langkah-langkah berikutnya. Dalam langkah ini, semua data waktu untuk peserta dan instruktur internal akan dimasukkan dalam Time Management. Jika kehadiran karyawan adalah sebagai salah satu peserta, waktu data yang akan disimpan sebagai pelatihan (training). Tetapi jika kehadiran karyawan adalah sebagai seorang instruktur, ketika data yang akan disimpan sebagai seorang instruktur (trainer). Setelah pelatihan selesai diadakan, administrator akan melakukan penilaian untuk peserta dan instruktur. Selanjutnya, mereka akan melakukan tagihan, jika para peserta datang dari luar PT. GARUDA INDONESIA. M ereka juga akan mengirimkan data transfer biaya untuk pengontrolan.
64
Career and Succession
Analyze Training Needs
Request for Training
Assign Resources
Check Traini ng Requirement
New Training?
Assign Resources
Check Training Schedule
Training Design/ Subcontract.
Carry-out Appraisal
CMS
Cancel Cancel
Allocate Internal Cost Transfer Cost
SD
Replace Process Training?
Proceed Firmly Booking
Carry-out Billing
FI/CO
Create Training Schedul e.
Process Attendee?
Book Pre-Book Re-Book
Ti me Management
CMS
Gambar 3.10 S kenario Bisnis Training & Event Management Sumber : PT. GARUDA INDONESIA
3.2.9
Compensation Management Kelompok proses bisnis ini digunakan untuk membantu manajemen dalam pengendalian dan kebijakan remunirasi administrasi. Hal ini juga memungkinkan fitur untuk Job Pricing, Anggaran Sentralisasi dan Desentralisasi, menggulirkan Rencana Kompensasi (Compensation Plan) pada struktur organisasi dan pelaporan total kompensasi untuk tingkat karyawan.
65
Proses Bisnis Compensation Management M anajemen PT.
GARUDA
INDONESIA
harus
menetapkan
perencanaan untuk setiap karyawan berdasarkan kriteria kelayakan, rencana dan mengelola remunerasi distribusi melalui struktur organisasi dan memutar distribusi remunerasi. Administrasi Kompensasi memungkinkan manajemen PT. GARUDA INDONESIA untuk melakukan tugas-tugas kompensasi, misalnya kenaikan gaji, mendistribusikan bonus, saham penghargaan atas struktur organisasi dan menyediakan mekanisme untuk persetujuan multi-level. M anajemen PT. GARUDA INDONESIA dapat menyimpan semua set berbeda untuk setiap proses perhitungan kompensasi dan rencana kompensasi di tingkat karyawan. Ini akan memungkinkan mereka untuk merekam perubahan dalam kompensasi penghargaan kepada karyawan lembur, juga mencatat rincian kompensasi penghargaan.
C om pens ation P roc ess
C om p ensa tion A dm i nistra tion
O rg anis ation M an agem ent
Proc ess Pr om o tion
Pro ce s s S alar y
O rg aniza tion Un it
C om p ensa tion B udg et
P lanne d L a bor C ost
P ers o nnel C ost P lanni ng
Gambar 3.11 S kenario Bisnis Compensation Management
66
3.2.10 Personnel Cost Planning Kelompok proses bisnis ini digunakan untuk perencanaan yang berfokus pada biaya yang berkaitan dengan pembiayaan pegawai. Dengan fungsi
ini,
pengguna
dapat
mensimulasikan
gaji,
tunjangan,
dan
kesejahteraan bagi karyawan sesuai dengan anggaran perusahaan. Selain itu, Personnel Cost Planning juga memiliki integrasi dengan modul Controlling untuk menanamkan anggaran, yang telah disimulasi dan disetujui.
Proses Bisnis Personnel Cost Planning Sebagai
prasyarat
pelaksanaan
perencanaan
biaya
personil,
manajemen PT. GARUDA INDONESIA harus mempertahankan struktur organisasi. Perencanaan Biaya personil memiliki kemampuan untuk faktor kekosongan posisi dan perubahan organisasi, seperti pengurangan staf atau peningkatan, ke dalam perhitungan. Kemampuan ini sangat membantu jika perusahaan memiliki rencana ekspansi, perampingan atau reorganisasi umum. Selain
itu
pengguna
PT.
GARUDA
INDONESIA
harus
mempertahankan indeks dari semua posisi di Organisasi PT. GARUDA INDONESIA, untuk menentukan masing-masing posisi dalam unit organisasi yang ada dalam struktur organisasi PT. GARUDA INDONESIA. Ini berarti bahwa harus ada hubungan antara posisi dan unit-unit organisasi.
67
Admi nistrat ion Organisation Management
Planned Scenario
Scenario Group
Organizati on Unit Planning Period
Pl anned Labor Cost
Compensation Planning
Match? No Yes
Realization
Not match
Payroll
Gambar 3.12 S kenario Bisnis Personnel Cost Planning Sumber : PT. GARUDA INDONESIA
3.2.11 Employee Self Service Employee Self Service (ESS) adalah seperangkat komponen yang mudah digunakan (easy-to-use) yang memberi wewenang pada karyawan untuk melihat data mereka dalam R/3 System melalui Intranet atau kios-kios informasi yang akan tersedia di beberapa kantor PT. GARUDA INDONESIA. Dengan cara ini, layanan ESS SAP memperluas fungsionalitas SAP R/3 untuk semua karyawan dalam sebuah organisasi. Beberapa informasi,
seperti
data
pribadi,
akuntansi
penggajian
(pernyataan
remunerasi), status konsesi, manajemen waktu, sistem manajemen kinerja dan informasi HR akan tersedia dalam modul ini.
68
Proses Bisnis Employee Self Service Sistem ini dirancang untuk membantu karyawan Garuda untuk menampilkan data mereka sendiri dalam sistem SAP. Untuk mengakses data, semua karyawan hanya perlu memiliki internet browser atau pergi ke ESS PT. GARUDA INDONESIA atau pergi ke kios ESS terdekat. Personal Data M elalui halaman ini karyawan PT. GARUDA INDONESIA dapat melihat data mereka sendiri seperti nama, alamat, nomor telepon dan lainlain. Employee Qualification M anajemen PT. GARUDA INDONESIA dapat menampilkan katalog kualifikasi dari staf mereka setiap saat mereka butuhkan. Time Management Karyawan PT. GARUDA INDONESIA dapat menampilkan jadwal kerja harian atau bulanan dan data absen. Payroll Karyawan
PT.
GARUDA
INDONESIA
dapat
melihat
slip
pembayaran mereka secara online melalui menu ini, apa yang harus mereka lakukan adalah masukkan jumlah karyawan, bulan periode penggajian yang ingin mereka tampilkan, kemudian slip pembayaran akan ditampilkan. Performance Management M anajemen PT. GARUDA INDONESIA mampu menampilkan penilaian kinerja staf mereka.
69
Concession Fungsi ini dibangun untuk membantu para karyawannya untuk memeriksa status konsesi. Training M elalui halaman ini, karyawan PT. GARUDA INDONESIA dapat melihat jadwal pelatihan untuk bulan tertentu dan memeriksa status pelatihannya. HR Information Karyawan PT. GARUDA INDONESIA dapat menampilkan beberapa instruksi perusahaan (SK) dan mendapatkan informasi HR yang terbaru.
Gambar 3.13 S kenario Bisnis Employee Self Service Sumber : PT. GARUDA INDONESIA
70
3.3 Analisa S WOT Analisa Internal Kekuatan (Strengths) •
Kualitas pelayanan penerbangan yang tinggi – Domestik Kualitas pelayanan penerbangan yang tinggi membuat PT. GARUDA INDONESIA menjadi pioner di bidangnya. Dari keramahtamahan seluruh personil yang dimiliki sampai jaminan keselamatan yang aman. Khususnya untuk penerbangan domestik, PT. GARUDA INDONESIA merupakan jasa penerbangan dengan layanan yang terbaik.
•
Pengalaman Garuda Airways PT. GARUDA INDONESIA sebagai National Flag Carrier telah diresmikan Soekarno sejak tahun 1949. Pengalaman PT. GARUDA INDONESIA khususnya sebagai jasa pengangkutan udara sudah tidak dapat diragukan lagi. Tidak hanya penerbangan domestik, PT. GARUDA INDONESIA juga telah melayani penerbangan hingga Internasional. Pengalaman dan jam terbang yang tinggi ini merupakan kekuatan PT. GARUDA INDONESIA dalam persaingan dengan jasa penerbangan lainnya.
•
Sumber Daya M anusia yang berkualitas Sumber Daya M anusia (SDM ) yang dimiliki PT. GARUDA INDONESIA merupakan orang-orang yang profesional dibidangnya masing-masing. Setiap karyawan memiliki kualitas yang baik dalam bidang tertentu, sehingga menjadikan seluruh proses bisnis berjalan dengan baik. PT. GARUDA INDONESIA juga sangat memperhatikan kelanjutan karir dan pengembangan
71
diri tiap karyawannya. Karena itu, bagian HR PT. GARUDA INDONESIA memiliki berbagai program pelatihan dan pengembangan yang berkelanjutan untuk meningkatkan kualitas tiap personil yang mereka miliki. • M anajemen bisnis dan operasional yang baik M anajemen bisnis dan operasional yang baik telah dimiliki PT. GARUDA INDONESIA sebagai salah satu kekuatan mereka. PT. GARUDA INDONESIA terus menerus melakukan perkembangan terhadap manajemen dan operasional tersebut untuk terus mendapatkan serifikasi ISO (International Standard Operation) yang merupakan standar baku mutu Internasional.
Kelemahan (Weakness) •
Posisi PT. GARUDA INDONESIA dalam Pasar Internasional Untuk Pasar Internasional, PT. GARUDA INDONESIA sempat mengalami penurunan pada tingkat penjualan. Ada beberapa faktor yang menyebabkan hal tersebut, sebut saja tingginya tingkat kecelakaan yang terjadi selama tahun bersangkutan, dsb.
•
Pembatalan penerbangan yang tinggi Adanya kesalahan atau kekurangan teknis sering menyebabkan pembatalan penerbangan.
•
Indeks kepuasan karyawan yang rendah Indeks kepuasan karayawan akan pengguna sistem agak rendah. Karyawan lebih terbiasa dengan tampilan yang mudah dimengerti. Indeks kepuasan karyawan akan insentif, cuti, dan hak-hak lainnya masih rendah.
72
Analisa Eksternal Peluang (Opportunity) •
Penjualan Saham PT. GARUDA INDONESIA ke publik (IPO / gopublic Approval) PT. GARUDA INDONESIA dapat meningkatkan modal dan mengurangi resiko usaha dengan menjual beberapa saham PT. GARUDA INDONESIA ke publik. Ini merupakan peluang besar bagi PT. GARUDA INDONESIA untuk lebih aman khususnya dalam bidang keuangan.
•
Pasar domestik baru yang berpotensial besar Saat ini kebutuhan bisnis pada kota-kota tertentu meningkat pesat. Hal ini menuntut adanya akses yang cepat dalam menuju kota tersebut. Dasar ini membuka peluang bagi PT. GARUDA INDONESIA untuk membuka jalur penerbangan baru pada pasar domestik yang berpotensial bisnis.
•
Pertumbuhan Unit Organisasi dan Anak Perusahaan Unit Organisasi yang di miliki PT. GARUDA INDONESIA atau SBU (Strategic Business Unit) merupakan unit kerja di PT. GARUDA INDONESIA yang bernilai strategis yaitu: GSM (Garuda Sentra M edika), GITC (Garuda Indonesia Training Centre) PT. GARUDA INDONESIA juga memiliki beberapa anak perusahaan seperti PT. AWS (AeroWisata) usaha catering, hotel & pariwisata, PT. GM FAA (Garuda Maintenance Facility AeroAsia) usaha perawatan pesawat, dll. Pertumbuhan pesat pada setiap Unit Organisasi dan Anak Perusahaan yang
73
berada dibawah nama PT. GARUDA INDONESIA merupakan peluang yang signifikan bagi PT. GARUDA INDONESIA itu sendiri.
Ancaman (Threats) •
Pesaing baru M unculnya pesaing penerbangan sejenis dengan harga yang lebih murah, dan cara pemesanan yang lebih mudah. Hal tersebut menjadi aspek penting dalam persaingan. Hingga perusahaan perlu mempertimbangkan untuk tetap menjaga kualitas tetapi dengan harga yang lebih terjangkau.
•
Kehandalan sistem IT dalam periode puncak Kehandalan sistem IT sangat dibutuhkan khususnya disaat periode puncak. Saat pemesanan meningkat drastis ataupun saat jadwal terbang tinggi sehingga dibutuhkan sistem yang cepat tanggap dan melakukannya tanpa ada kesalahan atau down secara tiba-tiba.
•
Perusahaan penerbangan mewakili negara dengan pelayanan yang berkualitas tinggi dalam lingkungan A SEAN PT. GARUDA INDONESIA sebagai perusahaan penerbangan resmi negara memiliki tanggung jawab untuk mengharumkan nama negara khususnya di lingkungan ASEAN dalam meningkatkan kualitas pelayanan yang dimiliki.
74
Matriks S WOT
IFS A
EFS A
Opportunities (O) • Pasar domestik baru yang berpotensial besar • Penjualan Saham Garuda ke publik • Pertumbuhan Unit Organisasi dan Anak Perusahaan
Strengths (S) • Kualitas pelayanan penerbangan yang baik – Domestik • Pengalaman Garuda Airways • Sumber Daya M anusia yang berkualitas • M anajemen bisnis dan operasional yang baik
S trategi SO • M enata ulang kegiatan operasi dan manajemen agar kembali menjadi penerbangan yang tepat waktu dengan kualitas layanan yang prima. • M enata ulang aspek bisnis agar seluruh penerbangan menjadi positif. • M enjadikan organisasi dan manajemen yang dibangun kembali efektif, sehingga perusahaan dapat berkembang sejajar dengan perusahaan penerbangan Internasional lainnya. • M eningkatkan operasi dari bisnis perusahaan agar mampu melayani penerbangan yang
Weaknesses (W) • Posisi PT. GARUDA INDONESIA dalam Pasar Internasional • Pembatalan penerbangan yang tinggi • Indeks kepuasan karyawan yang rendah
S trategi WO • M eningkatkan pelayanan khususnya untuk jalur internasional • M engantisipasi pembatalan penerbangan dengan memberi kompensasi yang baik terhadap customer
75
menjangkau penerbangan (destination) yang semakin luas di manca negara.
Threats (T) • Pesaing baru • Kehandalan sistem IT dalam periode puncak • Perusahaan penerbangan mewakili negara
dengan
pelayanan
yang
berkualitas
tinggi
dalam
S trategi WT
S trategi ST • M eningkatkan kualitas pelayanan • M elakukan diferensiasi produk agar tetap unik dibanding pesaing baru • M engevaluasi dan memperbaiki kinerja sistem terutama saat peak periods
• M emperbaiki faktorfaktor teknis maupun non teknis untuk menguranngi tingak pembatalan penerbangan.
lingkungan
ASEAN Tabel 3.1 S WOT PT. GARUDA INDONES IA Setelah mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada, maka selanjutnya akan dilakukan pembobotan bagi tiap faktor internal dan eksternal yang telah disebutkan diatas yang dapat dilihat pada tabel 3.2 dan tabel 3.3.
Tabel 3.2 IFAS Faktor-Faktor strategi internal
Bobot
Rating
Bobot x Rating
1. Kualitas pelayanan penerbangan
20%
4
0.8
2. Pengalaman Garuda Airways
20%
4
0.8
Strengths (S)
76
3. SDM yang berkualitas
13%
3
0.39
4. M anajemen bisnis dan operasional
12%
3
0.36
TOTAL S
65%
2.35
Weakness (W) 1.
Posisi PT. GARUDA INDONESIA
15%
2
0.3
8%
1
0.08
12%
2
0.24
dalam Pasar Internasional 2.
Pembatalan penerbangan
3.
Indeks kepuasan karyawan TOTAL W
35%
0.62
TOTAL S W
100%
1.73
Tabel 3.3 EFAS Faktor-Faktor strategi internal
Bobot
Rating
Bobot x Rating
Opportunities (O) 1.
Potensial Pasar domestik
20%
4
0.8
2.
Penjualan Saham PT. GARUDA
15%
3
0.45
INDONESIA ke publik
20%
4
0.8
3.
Pertumbuhan Unit Organisasi dan Anak Perusahaan
TOTAL O
55%
2.05
77
Threats (T) 1. Pesaing baru
15%
3
0.45
2. Kehandalan sistem IT
15%
2
0.3
3. Perusahaan
15%
1
0.15
mewakili
penerbangan negara
dalam
lingkungan ASEAN TOTAL T
45%
0.9
TOTAL OT
100%
1.15
Dari hasil perhitungan pada tabel dan tabel, dapat disimpulkan bahwa posisi PT. GARUDA INDONESIA terletak pada kuadran 1 (Growth Oriented Strategy) pada persaingan industri saat ini. Posisi ini sangat menguntungkan karena berarti PT. GARUDA
INDONESIA
memaksimalkan kekuatan.
dapat
memanfaatkan
peluang
yang
ada
untuk
78
EFAS Peluang Eksternal (+)
Kuadran 3 (WO)
Kuadran 1 (S O) 2 (1.15)
Kelemahan Internal (-)
Kekuatan Internal (+)
IFAS
1 (1.73) 2
Kuadran 4 (WT)
Kuadran 2 (S T)
Ancaman Eksternal (-) Gambar 3.14 Diagram Analisa S WOT PT. GARUDA INDONES IA
3.4 Analisa CS Fs (Critical Success Factors) Dari hasil analisis SWOT, kita dapat menyimpulkan beberapa faktor yang menjadi penentu keberhasilan PT. GARUDA INDONESIA. Adapan faktor-faktor keberhasilan yang dimilik PT. GARUDA INDONESIA adalah sebagai berikut: 1. Jumlah pesawat PT. GARUDA INDONESIA memiliki jumlah pesawat yang cukup banyak yaitu sekitar 60 buah. Termasuk tiga Boeing 747-400, enam Airbus 330-300, lima puluh satu pesawat Boeing 737 (300, 400, 500, dan 800) dan saat ini melayani 50 penerbangan baik tujuan dalam maupun luar negeri.
79
2. Produksi ASK (available seat kilometer) ASK yang dimaksud disini adalah jumlah penumpang yg diangkut per kilometernya. Pendapatan penerbangan didapatkan dari ketersediaan kursi di setiap kilometer jarak penerbangan oleh karenanya dibutuhkan armada yang memadai untuk meningkatkan prosuksi ASK tersebut sehingga target pendapatan dapat tercapai sesuai harapan. 3. Jumlah keberangkatan domestik Adapun jumlah keberangkatan domestik yang dimiliki PT. GARUDA INDONESIA saat ini adalah sekitar 30 jalur. Dan jika memungkinkan akan membuka beberapa jalur baru dalam tahun ini. 4. Jumlah keberangkatan Internasional PT. GARUDA INDONESIA juga memiliki jalur keberangkatan Internasional. Sampai dengan saat ini PT. GARUDA INDONESIA melayani sekitar 24 penerbangan Internasional termasuk Bangkok, Beijing, Hongkong, Ho Chi M inh City, Kuala Lumpur, Seoul, Singapura, dll. 5. Jumlah penumpang yg diangkut dlm setahun berjalan Jumlah penumpang merupakan faktor penentu dalam jasa penerbangan PT. GARUDA INDONESIA dalam menghitung apakah jumlah tersebut sudah sesuai target. Dari hasil tersebut, manajemen dapat menentukan strategi dalam meningkatkan ataupun memperbaiki kualitas pelayanan, dsb. 6. Produktivitas SDM SDM merupakan aset tak berwujud bagi perusahaan. Kinerja SDM yang baik akan memberi dampak positif pada kinerja perusahaan secara keseluruhan. Oleh sebab itu PT. GARUDA INDONESIA sangat diperhatikan kualitas kemampuan
80
setiap SDM yang mereka miliki. Program-program pelatihan dan pengembangan disiapkan untuk setiap individu untuk menunjang karir dan suksesinya. 7. Pendapatan operasional dan bersih Jaminan kualitas pelayanan, pemesanan tiket on-line, dan kemudahankemudahan lainnya membuat tingkat penjualan PT. GARUDA INDONESIA meningkat. Dengan meningkatnya penjualan semakin tinggi pula profit yang didapatkan perusahaan. 8. Peringkat perusahaan penerbangan (dalam aliansi Skytrax) PT. GARUDA INDONESIA berhasil mendapatkan sertifikasi sebagai maskapai penerbangan bintang empat untuk periode 2010 dari Skytrax Research di akhir tahun 2009 ini. Skytrax sendiri merupakan sebuah lembaga berskala dunia yang melakukan review terhadap 620 maskapai penerbangan dan juga 645 bandara udara dari berbagai macam negara.
81
3.5 Analisa Divisi ICT 3.5.1
Visi, Misi dan S trategi Divisi ICT (Information Communication & Technology) Visi
dari Divisi ICT PT. GARUDA INDONESIA yaitu
“ menjadikan GIS sebagai IS Solution Provider untuk PT. GARUDA INDONESIA melalui solusi total dengan karyawan yang profesional”. M isi dari Divisi ICT PT.GARUDA INDONESIA yaitu “memberikan pelayanan dan jasa konsultasi di bidang sistem & teknologi informasi berstandar internasional serta menjadikan IS sebagai alat strategis perusahaan dalam manajemen, perencanaan strategis, keunggulan bersaing dan pengambilan keputusan. Strategi: -
M eningkatkan otomatisasi, mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal.
-
M enyediakan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional.
-
M enanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien.
-
M eningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala.
82
3.5.2
S truktur Organisasi Divisi ICT
Gambar 3.15 S truktur Organisasi Divisi ICT Sumber : PT. GARUDA INDONESIA
3.5.3
Tugas dan Wewenang Tugas dan wewenang masing-masing sub divisi dalam divisi ICT adalah: 1. SM Sales & Marketing IT; bertanggung jawab dalam menjembatani dan menjaga hubungan yang baik dengan pihak ketiga yang menyangkut kerjasama proyek. 2. SM Cargo IT; bertanggung jawab dalam menyediakan aplikasi yang berkaitan dengan pengiriman barang (cargo).
83
3. SM Operation IT; bertanggung jawab dalam menyediakan sistem aplikasi untuk mendukung kegiatan operasi penerbangan. 4. SM Maintenance & Engineering IT; bertanggung jawab dalam menyediakan dan mendukung komponen/sperparate untuk perawatan mesin. 5. SM Human Capital IT; bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia yang berkualitas dan kompeten. 6. SM Finance IT; bertanggung jawab dalam mengelola dan menangani semua masalah yang berkaitan dengan keuangan IT (arus kas dan kecukupan dana). 7. SM
ICT
Planning & Governance; bertanggung
jawab
dalam
perencanakan dan pengendalikan sistem prosedur IT. 8. SM
ICT
Infrastucture; bertanggung jawab
dalam menyediakan
infrastruktur berupa hardware, software, dan jaringan komunikasi untuk mendukung fungsi bisnis IT. 9. SM ICT Operation & Service Management; bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pemeliharaan terhadap sistem IT agar dapat berjalan dengan produktif dan efisien. 10. SM Office Business & Application Colaboration; bertanggung jawab dalam pengembangan dan penerapan tool terhadap keseluruhan aplikasi. 11. SM Web & Portal; bertanggung jawab dalam pengendalian terhadap pengembangan web dan portal.
84
12. SM Business Inteligence; bertanggung jawab dalam memantau dan mengendalikan sistem aplikasi dalam menyediakan laporan hasil analisa data terhadap data-data yang bersifat transaksional.
3.5.4
Proses Bisnis Divisi ICT Khususnya Pengembangan S AP Modul HCM Pengembangan
sistem
SAP
HCM
dilakukan
ketika
adanya
permintaan user yang dikarenakan beberapa faktor, diantaranya: kebutuhan user akan laporan yang lebih lengkap dan jelas, perubahan prosedur internal pada PT. GARUDA INDONESIA, aturan eksternal perusahaan, tuntutan bisnis ataupun perkembangan teknologi. Permintaan pengembangan sistem disampaikan oleh user kepada SM Human Capital IT. SM Human Capital IT kemudian akan mengkaji teknologi, skill, resource dan environment yang dimiliki PT. GARUDA INDONESIA apakah sudah mampu untuk mendukung proses pengembangan sistem SAP HCM tersebut. Jika tidak, SM Human Capital IT akan berkonsultasi dengan divisi ICT Planning & Governance untuk meminta dukungan pengembangan sistem, seperti pembelian teknologi baru, pelatihan skill, dan sebagainya. Setelah pengembangan sistem dilakukan, maka akan diadakan testing pada sistem SAP HCM yang baru. Bila sistem SAP HCM sudah memenuhi keinginan user, maka sistem tersebut akan diimplementasikan dan dimaintenance secara berkala.
85
• • • • •
USER Report Internal Procedure External rule Business Technologies
request
SM
consult
HUM AN CAPITAL
assess
• • •
T echnology Skill Resource and Environment
Gambar 3.16 Proses Bisnis Divisi ICT (Pengembangan Sistem S AP HCM)
IT PLANNING & GOVERNANCE provide
