BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PERUSAHAAN. PT. Soltius Indonesia adalah bagian dari Soltius Asia Pte Ltd yang berdiri pada

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PERUSAHAAN 3.1. Profil Perusahaan 3.1.1. Latar Belakang P.T. Soltius Indonesia PT. Soltius Indonesia adalah bagian dari Soltius Asia Pte Ltd yang berdiri pada tahun 1998. Pada tahun 2008, PT. Soltius Indonesia diakuisisi oleh P.T. Metrodata Electronics, Tbk. PT. Soltius Indonesia merupakan perusahaan konsultan manajemen global yang menyediakan solusi bisnis yang inovatif kepada client, bekerja sebagai mitra yang mengkonseptualisasikan, mendefinisikan, mewujudkan, dan mendukung program transformasi bisnis. Bisnis yang dijalankan adalah oleh perusahaan menawarkan software SAP kepada perusahaan client, melayani studi kelayakan, implementasi software SAP pada perusahaan client dan jasa maintenance dan controling terhadap sistem SAP dan proses bisnis yang dijalankan perusahaan client. Sejak berdirinya PT. Soltius Indonesia dari tahun 1995, hingga saat ini perusahaan memiliki kantor di negara Singapura, Indonesia dan Thailand. Perusahaan memiliki lebih dari 180 karyawan di negara Indonesia. Perusahaan memiliki 67% karyawan sebagai SAP Consultant, 21% karyawan Sales and Management dan 12% SBO (SAP Business One) Consultant.

43

44

3.1.2. Visi dan Misi PT. Soltius Indonesia Sebagai perusahaan yang melayani secara global, diakui oleh pelanggan, pesaing, investor, karyawan dan masyarakat sebagai mitra terpercaya dan dihargai. Nama perusahaan akan menjadi inovasi, inisiatif, dan pembangun kerja sama antar anggota-anggota perusahaan dan memiliki kemampuan dalam mengantisipasi sekaligus merespon dalam pengubahan dan penciptaan kesempatan secara efektif. Visi yang diusung oleh PT. Soltius Indonesia sebagai bagian dari P.T. metrodata Electrinocs Tbk adalah memaksimalkan nilai bagi pemangku kepentingan dan membangun lingkungan yang ideal untuk bekerja.

3.1.3. Struktur Organisasi PT. Soltius Indonesia PT. METRODATA ELECTRONIS ,Tbk (MTDL) Jakarta ICT Distribution

PT. SYNNEX METRODATA INDONESIA (SMI)

ICT Solution

PT. MY ICON TECHNOLOGY (MIT)

PT. MITRA INTEGRASI INFORMATIKA (MMI) Jakarta

SOLTIUS ASIA PTE LTD (SAPL)

PT. XERINDO TEKNOLOGI

Jakarta ICT Networking Solution

ICT Consulting JV Company Jakarta

Telco Support Services

ICT Retail

PT. SOLTIUS INDONESIA (SI) Jakarta

Singapore

JV Company Jakarta

PT.LOGICALIS METRODATA INDONESIA (LMI) JV Company Jakarta

SOLTIUS (THAILAND) LIMITED Bangkok

PINNA COMPANY LIMITED (PCL) Bangkok

Gambar 3.1 Struktur Organisasi P.T. Soltius Indonesia

45

46

3.1.4. Latar Belakang PT. XYZ PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan, produksi minyak goreng, minyak kelapa yang bersangkutan dengan minyak dan lemak nabati. Perusahaan ini mulai beroperasi sejak awal tahun 1970-an (terdiri dari divisi minyak goreng dan lemak nabati) dan pada awal tahun 1980-an (terdiri dari divisi perkebunan). PT. XYZ mengikuti model agribisnis yang terintegrasi secara vertikal. Kegiatan utama mencakup seluruh mata rantai pasokan dari penelitian dan pengembangan, pemuliaan benih, budidaya dan pengolahan kelapa sawit, dan juga penyulingan, branding dan pemasaran minyak goreng, margarin, lemak nabati dan produk turunan kelapa sawit yang lain. Sebagai grup agribisnis yang terdiversifikasi PT. XYZ juga bergerak dalam budidaya dan pengolahan karet, tebu dan tanaman lain serta pengolahan kopra. PT.XYZ sudah menjadi pemimpin pasar minyak goreng, margarin dan lemak nabati bermerek di Indonesia. PT. XYZ percaya bahwa operasional agribisnis yang terintegrasi memberikan bisnis model yang elastis dengan skala ekonomis yang signifikan dan biaya yang kompetitif.

Hal

ini

akan

meningkatkan

nilai

saing

PT.

XYZ

3.1.5. Struktur Organisasi PT. XYZ

Board Of Director Audit Commitee

Executive Committee

Chief Executive Officer

Chief Operation Officer I

Chief Operation Officer II

Chief Operation Officer Refinery

Technical Advisor Engineering

Chief Financial Officer

Information System

Internal Audit

Human Resources

Legal & Corp Secretary

Marketing & Transport

Research

GRD

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. XYZ

47

3.2. Struktur Organisasi Project The core project organization will consist of team of PT. XYZ and Soltius. The team will work together as a solid team which following structure

Project Sponsor PT.XYZ & SOLTIUS

Monthly

Steering Committee PT. XYZ & SOLTIUS

Change Management PT.XYZ

Weekly

OM, PA

Business Process Owner PT.XYZ

Project Manager PT.XYZ

TM

PY

ABAP HR

BASIS, IT, QA

CORE TEAM FROM SOLTIUS CORE TEAM FROM PT. XYZ HRIS & Controller FROM PT. XYZ

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Project

48

49

3.3. Project Member’s Roles Dari struktur organisasi pada Gambar 3.3 dapat dijabarkan tanggung jawab dari masing-masing peran yang ada sebagai berikut ini: a) Project Steering Committee Project Steering Committee adalah penyedia petunjuk secara keseluruhan bagi kelompok proyek dalam menyelesaikan masalah manajemen yang muncul pada proyek. Komite ini terdiri dari manajemen senior dari PT. XYZ, yang akan berkompromi dengan pihak sponsor untuk pengimplementasian SAP pada PT. XYZ. b) Project Manager Dalam hal ini, manajer proyek berasal dari kedua perusahaan, yaitu dari PT. Soltius Indonesia dan PT. XYZ, dimana kedua pihak ini akan berkerja sama menangani aktivitas manajemen proyek sekaligus menjadi penghubung antar kedua perusahaan dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan sehari-hari. Manajer proyek dari PT. XYZ juga berperan dalam memastikan ketersediaan personil dalam kelompok proyek. c) Quality Assurance Quality Assurance bertanggung-jawab untuk memastikan kesuksesan proyek yang dilakukan, dimana PT. XYZ akan menugaskan sumber daya internal untuk bagian ini dalam rangka memastikan business practices

yang terbaiklah yang digunakan

dalam proyek dimana setiap tujuan yang dibuat oleh kelompok manajemen senior dicapai dalam setiap tahap dalam proyek. d) Business Process Owners Business Process Owners terdiri dari para manajer senior PT. XYZ dengan otoritas penuh atas suatu divisi dan proses fungsional yang menjadi para konsultan,

50

dimana BPO terlibat dalam proses implementasi dan menentukan apakah proses yang dilakukan dapat diterima atau tidak. e) XYZ HRIS (Human Resource Information System) HRIS bertanggung-jawab dalam menjalankan User Acceptance Testing dan membantu End Users dalam menjalankan sistem nantinya berdasarkan pengetahuan mendetail dan mendalam atas bisnis proses yang berkaitan dengan suatu area. f) Core Team Anggota kelompok proyek terdiri dari konsultan senior dari PT.Soltius Indonesia dan core team dari PT. XYZ yang bertanggung-jawab dalam proses merancang, mengkonfigurasi dan mengimplementasikan sistem. Core team terdiri dari perwakilan dari suatu bagian tertentu dengan pengetahuan mendetail atas proses bisnis pada bagian yang diwakili, yang terlibat penuh dalam mendefinisikan Business Blueprint, User Acceptance Testing, dan proses konfigurasi sistem. Sedangkan konsultan PT. Soltius Indonesia, selain berperan dalam ketiga proses yang disebutkan sebelumnya, juga berperan dalam menyediakan dokumentasi yang secara garis besar menjelaskan proses konfigurasi dan melakukan training terhadap end users.

51

3.4. Proses Bisnis PT. XYZ PT. XYZ terdiri dari dua bagian yaitu bagian Refinery dan bagian Plantation, yang merupakan bagian yang akan menjalankan implementasi sistem SAP. Dari kedua bagian ini masing-masing memiliki cabang yang tersebar di beberapa wilayah, seperti Jakarta, Surabaya, Medan, dan beberapa wilayah lainnya. Berkaitan dengan proses implementasi SAP pada PT. XYZ, maka berikut ini merupakan penjabaran dari proses bisnis pada sistem lama yang sebelumnya diterapkan dalam perusahaan dan juga rancangan sistem baru dengan menggunakan SAP sesuai dengan blueprint yang sudah disepakati. 3.4.1. Proses Bisnis Pada Modul Personnel Administration Modul ini terdiri dari beberapa submodul didalamnya yang sudah disesuaikan dengan permintaan dari PT. XYZ, dimana proses bisnisnya adalah sebagai berikut: 3.4.1.1. Hiring Proses ini meliputi perekrutan karyawan kontrak ataupun karyawan permanen dengan mencatat secara lengkap keseluruhan riwayat perekrutan karyawan mulai dari pertama kali direkrut sebagai calon karyawan masa percobaan (probation) maupun calon karyawan kontrak. o Proses bisnis saat ini pada Plantantion (As Is) Proses hiring dimulai dengan dikeluarkannya Permintaan Tenaga Kerja (PTK) dari user pada suatu unit yang kemudian dikirim kebagian HRD. Dari PTK tersebut maka bagian HRD akan melakukan pengecekan posisi kosong pada unit yang bersangkutan dengan user yang mengirimkan PTK. Jika ada

52

posisi yang kosong maka PTK akan dikirimkan dari bagian HRD ke bagian Recruitment. Calon pelamar yang berhasil dikumpulkan oleh bagian Recruitment akan mengikuti tahap seleksi yang dilakukan oleh bagian HRD. Bila calon pelamar dapat melewati semua tahapan maka calon karyawan akan melakukan negosiasi gaji dengan Manager HRD. Setelah tercapai kesepakatan oleh kedua belah pihak maka ata karyawan dapat segera dimasukkan kedalam sistem oleh bagian HR-Salary&Benefit dan diterbitkan pula SK Penawaran Karyawan Baru (berisi gaji, posisi, dan fasilitas yang diterima karyawan sebagai karyawan) dan SK Penetapan Gaji untuk calon karyawan.

53

Gambar 3.4 Proses bisnis hiring saat ini (As Is) pada Plantation

54

o Proses bisnis saat ini pada Refinery Jakarta (As Is) Proses ini dimulai dengan dibuatnya PTK (Permintaan Tenaga Kerja) yang diajukan ke bagian Recruitment. Dari PTK yang ada maka akan dilakukan pengecekan ketersediaan posisi, bila ada posisi yang bisa diisi maka dicari calon pelamar dan dilakukan seleksi terhadap para calon pelamar ini. Jika pelamar tidak diterima maka bagian Recruitment akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar. Jika pelamar diterima akan dilakukan negosiasi gaji antara pelamar dengan Manager HRD. Bila tidak tercapai kesepakatan, maka bagian Recruitment akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar tersebut. Sedangkan untuk proses negosiasi gaji yang mencapai kesepakatan antara kedua belah pihak maka Manager HRD akan review kembali pelamar. Untuk pelamar yang diterima, HR-Salary&Benefit akan mencetak SK dan kemudian akan dikirimkan kepada calon karyawan. Selanjutnya HRSalary&Benefit akan memasukkan data karyawan ke dalam sistem.

55

Gambar 3.5 Proses bisnis hiring saat ini (As Is) pada Refinery Jakarta

56

o Proses bisnis saat ini pada Refinery Surabaya (As Is) Untuk proses hiring pada Refinery Surabaya juga dimulai dengan dibuatnya PTK (Permintaan Tenaga Kerja) yang diajukan ke bagian HRD, kemudian bagian HRD akan melakukan pengecekan posisi pada bagian yang diajukan user dan dilakukan pencarian dan seleksi terhadap para calon pelamar. Jika pelamar tidak diterima maka bagian HRD akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar. Namun negosiasi gaji antara pelamar dengan Manager HR area dapat dilakukan bila calon pelamar diterima. Bila tidak tercapai kesepakatan, maka bagian HRD akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar tersebut. Sedangkan untuk proses negosiasi gaji yang mencapai kesepakatan antara kedua belah pihak maka Manager HR area akan melakukan review terhadap pelamar. Untuk pelamar yang diterima, HR-Salary&Benefit akan mencetak SK dan mengirimkan surat tersebut kepada calon karyawan. Kemudian data karyawan akan dimasukkan ke dalam sistem.

57

Gambar 3.6 Proses bisnis hiring saat ini (As Is) pada Refinery Surabaya

58

o Proses bisnis saat ini pada Refinery Medan (As Is) Untuk proses hiring pada Refinery Medan dimulai dengan dibuatnya PTK (Permintaan Tenaga Kerja) yang diajukan ke bagian HRD, kemudian dilakukan pengecekan ketersediaan posisi dan dilakukan pencarian dan seleksi terhadap para calon pelamar. Jika pelamar tidak diterima maka bagian HRD akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar. Namun negosiasi gaji antara pelamar dengan Manager HR area dapat dilakukan bila calon pelamar diterima. Bila tidak tercapai kesepakatan, maka bagian Personalia akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar tersebut. Sedangkan untuk proses negosiasi gaji yang mencapai kesepakatan antara kedua belah pihak maka Manager HR area akan melakukan review terhadap pelamar. Untuk pelamar yang diterima, bagian Personalia akan mencetak SK dan mengirimkan surat tersebut kepada calon karyawan. Kemudian staff Personalia akan memasukkan data karyawan ke dalam sistem berdasarkan level yang ditempati karyawan, dimana untuk karyawan dengan level dari 01-04 akan dimasukkan oleh HR-Salary&Benefit, sedangkan untuk level 05-06 akan dimasukkan kedalam sistem oleh Manager HRD.

59

Gambar 3.7 Proses bisnis hiring saat ini (As Is) pada Refinery Medan

60

Analisis Masalah Dari proses bisnis saat ini yang masih menggunakan sistem secara terpisah setiap proses bisnis yang ada dalam perusahaan, termasuk dengan sistem perekrutan karyawan baru, maka terdapat beberapa masalah sebagai berikut: •

Data-data karyawan disimpan dalam suatu sistem tersendiri sehingga tidak terintegrasi dengan sistem dari bagian lain sehingga dalam menjalankan proses pengurusan karyawan menjadi rumit.

•

Dengan sistem yang terpisah-pisah membuat kemungkinan terjadinya redundansi data menjadi sangat besar dan juga kemungkinan pencatatan data karyawan yang berbeda pada setiap sistem.

•

Pada saat melakukan hiring user tidak mengetahui jumlah karyawan yang harus di-hiring dikarenakan structure organizational yang masih di-maintain secara manual.

•

Data karyawan yang baru dimasukkan ke sistem terkadang tidak lengkap dikarenakan tidak adanya fasilitas yang tersedia dalam sistem yang lama.

o Proses bisnis yang dirancang pada Plantation Jakarta (to be) Proses bisnis untuk proses hiring karyawan baru dengan menggunakan sistem SAP akan tetap sama dengan proses bisnis yang lama dan dapat digambarkan sebagai berikut:

61

Gambar 3.8 Proses bisnis hiring yang dirancang (To be) pada Plantation

62

o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery Jakarta (to be) Untuk proses bisnis yang dirancang untuk Refinery Jakarta (to be) dimulai dengan dibuatnya PTK (Permintaan Tenaga Kerja) oleh pihak user yang berasal dari suatu divisi yang kemudian diajukan kebagian Recruitment. Setelah menerima PTK, maka bagian Recruitment akan mengecek ketersediaan posisi pada bagian yang mengajukan PTK. Bila tersedia posisi, maka akan dilakukan pencarian calon pelamar. Dari calon pelamar yang ada dilakukan seleksi untuk menentukan apakah calon pelamar diterima atau tidak. Apabila karyawan tidak diterima maka bagian Recruitment akan mengirimkan surat penolakan kepada calon pelamar, dan untuk calon pelamar yang diterima maka akan diteruskan dengan proses negosiasi gaji dengan Manager HRD. Jika tidak tercapai kesepakatan atas negosiasi gaji maka bagian Recruitment akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar, sedangkan untuk negosiasi yang mencapai kesepakatan maka Manager HRD akan melakukan review terhadap pelamar. Untuk pelamar yang diterima akan dimasukkan datanya kedalam sistem dan dibuatkan SK oleh bagian Recruitment dimana SK yang sudah dibuat akan dikirimkan kepada karyawan oleh HR-Salary&Benefit. Kemudian Manager HRD juga mengirimkan data gaji calon karyawan kepada HR-Salary&Benefit untuk dilakukan update data.

63

Gambar 3.9 Proses bisnis hiring yang dirancang (To be) pada Refinery Jakarta

64

o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery Surabaya (to be) Proses bisnis yang baru akan tetap sama dengan proses bisnis yang berlaku saat ini namun untuk proses memasukkan data karyawan dan juga mencetak SK akan dilakukan melalui TCode PA40 (action Perekrutan).

Gambar 3.10 Proses bisnis hiring yang dirancang (To be) pada Refinery Surabaya

o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery Medan (to be)

65

Sama seperti proses bisnis yang baru pada Medan, proses bisnis baru yang berlaku di Medan juga akan mengikuti proses bisnis yang ada saat ini. U ntuk menjalankan proses memasukkan data karyawan dan mencetak SK akan menggunakan SAP dengan TCode PA40 (action Perekrutan).

Gambar 3.11 Proses bisnis hiring yang dirancang (To be) pada Refinery Medan

66

3.4.1.2. Organizational Assignment Organizational assignment adalah proses yang digunakan untuk mencatat riwayat kerja karyawan yang mencakup: •

Promosi, yaitu perubahan status karyawan ke tingkat yang lebih tinggi.

•

Demosi, yaitu perubahan status karyawan ke tingkat yang lebih rendah.

•

Penugasan khusus untuk jangka waktu tertentu yang pernah dijalani oleh karyawan yang bersangkutan. Jika karyawan menjalani penugasan khusus maka status perubahan akan digunakan oleh bagian payroll untuk menginput tunjangan seperti tunjangna tiket pesawat.

o Proses bisnis saat ini pada Plantation (As Is) Organizational assignment dimulai dengan diberikan form penilaian oleh bagian HRD untuk Head of Division (user) agar dapat dilakukan penilaian pada kinerja karyawan yang akan dipromosikan/ didemosikan/ diberikan penugasan khusus. Setelah dilakukan penilaian terhadap kinerja karyawan, maka Head of Division dapat mengisi form penilaian dan kemudian dikembalikan ke bagian HRD. Berdasarkan penilaian yang dituliskan dalam form akan ditinjau apakah karyawan lulus dari penilaian yang ada atau tidak. Apabila karyawan lulus dalam penilaian, maka bagian HRD akan mencetak SK dan mengirimkannya kepada karyawan yang bersangkutan.

67

Gambar 3.12 Proses bisnis Organizational Assignment saat ini (As Is) pada Plantation

o Proses bisnis saat ini pada Refinery (As Is) Proses bisnis pada Refinery dimulai dengan Head of Division (user) menerima permohonan perubahan status karyawan yang diberikan kepada bagian Personnel Manager untuk dilakukan evaluasi terhadap PAR (Personnel Action Report) permohonan perubahan status karyawan. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan, jika PAR permohonan perubahan status karyawan ditolak, maka

Personnel

Manager

akan

memberitahukan

penolakan

dan

mengembalikan PAR kepada user. Untuk PAR permohonan perubahan status karyawan yang diterima akan dibuatkan surat keputusan dan menginformasikan penerimaan PAR tersebut ke bagian Staff Personalia agar dapat dilakukan revisi terhadap data karyawan dan mencetak SK untuk diberikan kepada karyawan.

68

Gambar 3.13 Proses bisnis organizational assignment saat ini (As Is) pada Refinery

69

Analisis masalah Dengan menjalankan proses bisnis yang saat ini timbul beberapa masalah sebagai berikut: •

Data karyawan yang mencatat perubahan status status karyawan menjadi rancu karena tidak penyimpanan data karyawan yang dilakkukan oleh tiap orang berbeda sehingga sulit mengetahui mana sumber yang benar.

•

Data perubahan status karyawan ini tidak dipebaharui secara berkelanjutan dikarenakan sulitnya mencari data karyawan yang akurat didalam sistem.

•

Perubahan status karyawan oleh bagian personal admin terkadang tidak diinformasikan kepada bagian payroll sehingga data gaji karyawan tidak ter-update.

o Proses bisnis yang dirancang pada Plantation (to be) Untuk proses bisnis yang baru pada bagian Plantation akan tetap sama seperti proses bisnis saat ini. Namun untuk proses mencetak SK akan dilakukan dengan memasukkan TCode PA40 (action organizational assignment) pada sistem SAP.

70

Gambar 3.14 Proses bisnis Organizational Assignment yang akan dirancang (to be)pada Plantation

71

o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery (to be) Proses bisnis pada Refinery yang baru tetap akan menggunakan proses bisnis yang sama dengan saat ini, namun untuk proses merevisi data karyawan dan mencetak SK akan dilakukan dengan menggunakan TCode PA40 (Action Organizational Assignment) pada sistem SAP.

Gambar 3.15 Proses bisnis Organizational assignment yang dirancang (to be) pada Refinery

72

3.4.1.3. Confirmation Confirmation adalah proses yang dimana dilakukan perubahan status karyawan kontrak menjadi karyawan tetap setelah masa kontraknya berakhir dan dinilai dapat meneruskan masa kerja sebagai karyawan tetap. Konfirmasi juga dilakukan untuk perubahan status bagi calon karyawan (karyawan probation).

o Proses bisnis saat ini pada Plantation (As Is) Proses bisnis yang saat ini dimulai dengan diberikannya form penilaian kepada para Head of Division (user) sehingga user dapat melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan probation atau kontrak selama masa probation atau kontrak. Setelah melakukan penilaian, user dapat memasukkan hasil penilaian ke dalam form penilaian yang diberikan sebelumnya dan kemudian dikembalikan kebagian HRD. Bila karyawan dianggap lulus dari penilaian yang dilakukan maka bagian HRD akan mencetak SK yang menjelaskan perpanjangan kontrak bagi karyawan kontrak atau pengangkatan menjadi karyawan tetap bagi karyawan probation.

73

Gambar 3.16 Proses bisnis Confirmation saat ini (As Is) pada Plantation

o Proses bisnis saat ini pada Refinery (As Is) Proses bisnis yang saat ini sedang berjalan pada PT. XYZ pada bagian Refinery untuk proses confirmation dimulai dengan diajukannya permohonan perubahan status karyawan oleh user kepada Personnel Manager. Kemudian Personnel Manager akan melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan yang mengajukan permohonan melalui PAR permohonan perubahan status karyawan. Apabila PAR tersebut ditolak maka Personnel Manager akan dikembalikan kepada user dan diberitahukan informasi penolakan. Sedangkan untuk PAR yang diterima oleh Personnel Manager akan dibuatkan SK dan pemberitahuan kepada bagian Staff Pesonalia untuk melakukan revisi atas data karyawan yang bersangkutan. Setelah itu bagian staff Personalia akan mencetak SK untuk diberikan kepada user.

74

Gambar 3.17 Proses bisnis Confirmation saat ini (As Is) pada Refinery

Analisis Masalah •

Data perubahan status karyawan ini tidak dipebaharui secara berkelanjutan dikarenakan sulitnya mencari data karyawan yang akurat didalam sistem.

•

Perubahan status karyawan terkadang terlambat diproses dikarenakan sistem yang lama tidak memberikan informasi karyawan mana saja yang akan berakhir masa probation/masa kontraknya.

75

o Proses bisnis yang dirancang pada Plantation (to be) Untuk proses bisnis Confirmation yang baru pada Plantation masih akan tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama, namun dengan menambahkan TCode PA40 untuk melakukan proses mencetak SK melalui sistem SAP.

Gambar 3.18 Proses bisnis Confirmation yang dirancang (to be) pada Plantation

o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery (to be) Proses bisnis yang baru pada bagian Refinery akan tetap seperti proses bisnis yang sedang berlangsung saat ini, namun untuk proses memperbaharui data karyawan akan digunakan TCode PA40 untuk dapat melakukan transaksi pasa sistem SAP.

76

Gambar 3.19 Proses bisnis Confirmation yang dirancang (to be) pada Refinery

77

3.4.1.4. Termination Secara

garis

besar,

termination

dapat

dijelaskan

sebagai

proses

pemberhentian masa kerja seorang karyawan dalam perusahaan dengan berbagai alasan, seperti karyawan mencapai masa pensiun, karyawan meninggal, karyawan mengundurkan diri dari pekerjaannya, karyawan diberhentikan secara terhormat, karyawan diberhentikan secara tidak terhormat maupun karyawan mencapai masa akhir kontrak. Proses ini dapat terjadi dengan pemicu yang berasal dari pihak perusahaan maupun dari pihak karyawan yang bersangkutan itu sendiri.

o Proses bisnis saat ini (As Is) Proses bisnis saat ini dimulai dengan bagian HRD yang mengelola surat pengunduran diri karyawan, dimana pengelolaan ini dibedakan atas 2(dua) jenis yaitu adalah penerimaan surat penguduran diri yang diajukan oleh karyawan dan pembuatan surat pengunduran diri bagi karyawan yang telah meninggal setelah menerima surat keterangan kematian dari keluarga karyawan yang bersangkutan. Ketika HRD menerima surat pengunduran diri, maka karyawan yang bersangkutan akan terlebih dahulu melalui proses negosiasi dengan HRD untuk memastikan apakah karyawan tersebut benar-benar ingin mengundurkan diri atau tidak. Untuk karyawan yang tetap ingin mengundurkan diri maka HRD akan melakukan exit clearance

dan memperbaharui data karyawan.

Pembaharuan data karyawan juga akan dilakukan pada karyawan yang meninggal dunia. Kemudian bagian payroll akan melakukan perhitungan terhadap hak yang harus diterima oleh karyawan tersebut, sekaligus membuatkan Surat Referensi Kerja bagi karyawan yang mengundurkan diri

78

kemudian dikirimkan kepada karyawan yang bersangkutan. Pada saat bagian payroll telah melakukan perhitungan hak karyawan, pembayaran hak tersebut akan dibagi menjadi 2(dua) macam yaitu untuk karyawan yang mengundurkan diri, maka pembayaran akan diberikan kepada karyawan yang bersangkutan dan untuk karyawan yang meninggal, maka pembayaran akan diberikan kepada ahli waris karyawan yang telah meninggal tersebut.

79

Gambar 3.20 Proses bisnis Termination saat ini (As Is)

80

Analisis Masalah Dengan proses bisnis yang ada saat ini, terdapat beberapa masalah seperti: •

Perhitungan hak dan kewajiban karyawan tidak terlalu tepat waktu dan akurat karena proses mencatat data terminasi karyawan tidak selalu tepat pada waktunya dan tanggal untuk tiap pencatatan tidak akurat. Selain itu untuk masalah penyimpanan surat-surat keterangan pengunduran diri atau kematian tidak tersimpan ke dalam sistem dan mengakibatkan lamanya waktu pengurusan proses terminasi karyawan.

o Proses bisnis yang dirancang (to be) Untuk proses bisnis yang baru, akan tetap sama seperti proses bisnis yang sedang berjalan saat ini. Namun untuk memperbaharui data karyawan dan menghitung hak karyawan dapat dilakukan memasukkan TCode PA40 (Action Termination) pada sistem SAP.

81

Gambar 3.21 Proses bisnis Termination yang dirancang (to be)

82

3.4.2.

Proses Bisnis Pada Modul Time Management

3.4.2.1.

Changes in work schedule Changes in work schedule mengatur waktu kerja karyawan, dimana

diwajibkan pada waktu tertentu karyawan harus masuk bekerja maupun diperbolehkan untuk istirahat kerja, pengaturan waktu kerja ini diatur dengan sistem secara bergantian (Shift) yang dibuat dalam jadwal hari kerja, jam kerja serta hari libur karyawan, perubahan jadwal kerja pada karyawan dapat disebabkan oleh berbagai macam hal, misalnya seperti mutasi karyawan, tukar Shift/ tukar hari libur, ataupun masuk ketika pada hari libur

o Proses bisnis saat ini pada Refinery dan Plantation (As Is): Jika ada karyawan ingin yang mengajukan perubahan jadwal kerjanya yang mungkin disebabkan oleh mutasi karyawan seperti karyawan dari Jakarta menggantikan karyawan Medan / Surabaya yang berhalangan, tukar Shift/ tukar hari libur yang sesuai dengan karyawan tersebut, maka karyawan tersebut bisa datang ke bagian HRD untuk mengambil form Perubahan Jadwal dan dapat melakukan pengisian form Perubahan Jadwal yang sudah ada, sesuai dengan jadwal yang akan diajukan oleh karyawan tersebut, lalu setelah itu karyawan harus meminta persetujuan terlebih dahulu dari atasan mengenai perubahan jadwal yang telah diajukan melalui form Perubahan Jadwal tersebut, jika tidak disetujui maka karyawan tidak dapat melakukan perubahan jadwal kerjanya, tetapi jika form Perubahan Jadwal telah disetujui maka karyawan dapat menyerahkan form Perubahan Jadwal yang sudah disetujui tersebut kepada

83

bagian Time-Admin, dan Time Admin dapat segera melakukan peng-input-an jadwal baru yang telah diajukan oleh karyawan yang bersangkutan ke dalam sistem.

Gambar 3.22 Proses bisnis Changes in Work Schedules saat ini (As Is)

84

o

Proses bisnis yang dirancang pada Refinery dan Plantation (To be):

Untuk proses bisnis perubahan jadwal kerja yang baru pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan TCode tertentu untuk untuk melakukan proses peng-input-an jadwal kerja yang baru yang diajukan melalui form perubahan jadwal kerja.

Gambar 3.23 Proses bisnis Changes in Work Schedules yang dirancang (to be)

85

3.4.2.2. Submission to annual leave Submission to annual leave mengatur untuk pengambilan hak cuti bagi setiap karyawan agar nantinya tidak akan menganggu kegiatan proses bisnis, baik produksi maupun organisasi. Hak cuti atau tidak masuk bekerja yang dimiliki oleh setiap karyawan harus sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku di perusahaan.

o Proses bisnis saat ini pada Refinery dan Plantation (As Is) : Setiap karyawan yang ingin mengambil cuti wajib harus mengajukan permintaan cuti terlebih dahulu kepada Time-Admin, kemudian Time-Admin akan mencetak form Permintaan Cuti beserta sisa cuti tahunan dari karyawan tersebut, jika sisa cuti karyawan tersebut tidak mencukupi/ sudah habis dipakai, maka karyawan tidak dapat mengajukan cuti lagi, tetapi jika karyawan tersebut masih memiliki sisa hak cuti maka karyawan yang bersangkutan dapat meminta persetujuan Time-Admin untuk membawa form Permintaan Cuti tahunan tersebut beserta laporan sisa cuti tahunan untuk diserahkan kepada atasannya dan meminta persetujuan atas pengajuan cutinya, jika pengajuan tersebut tidak disetujui oleh atasannya maka karyawan tersebut tidak dapat mengambil cuti, jika disetujui maka karyawan tersebut dapat mengembalikan form Permintaan Cuti yang sudah disetujui kepada Time-Admin untuk nantinya akan di-input datanya ke dalam sistem.

86

Gambar 3.24 Proses bisnis Submission to Annual Leave of Refinery and Plantation saat ini (As Is)

87

o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery dan Plantation (To be): Untuk proses bisnis pengajuan cuti tahunan yang baru pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode pada sistem SAP untuk melakukan proses peng-input-an cuti tahunan karyawan yang diajukan melalui form cuti tahunan.

Gambar 3.25 Proses bisnis Submission to Annual Leave of Refinery and Plantation yang dirancang (to be)

88

3.4.2.3. Submission leave non quotas, permits or pain Submission leave non quotas, permits or pain mengatur ketidakhadiran karyawan yang tidak akan mengurangi kuota cuti tahunan. Cuti non-kuota/ izin/ sakit merupakan izin tidak masuk bekerja tanpa mengurangi hak-hak karyawan (gaji) kecuali untuk sakit berkepanjangan sebagaimana sesuai dengan undangundang yang berlaku di perusahaan. Jika karyawan yang berhalangan masuk kerja maka karyawan wajib secepatnya untuk memberitahukan hal tersebut kepada Head Of Division, agar dapat segera diproses dan tidak dihitung sebagai alpha.

89

Berikut contoh jenis – jenis cuti non-kuota untuk Jakarta dan Medan

Jenis Absen

Min Days

Libur Bersama

1

X

Dispensasi

1

X

Ijin Perkawinan Karyawan

1

3

X

Ijin Perkawinan Anak

1

2

X

Ijin Ist melahir/guguran

1

2

X

Ijin Kel(SIA Sah) Mnggl

1

5

X

Ijin Kel(OM Kndg) Mnggl

1

2

X

Ijin Mantu/SdrKndg Mnggl

1

2

X

Ijin Khitan/Baptis Anak

1

2

X

Ijin Perkawinan Sdr Kndg

1

1

X

1

X

Ijin Waktu Kerja

Max days Working Days

Cuti Ibadah

1

40

Cuti Melahirkan

1

90

Cuti Gugur Kandungan

1

45

Ijin SIAKndg SkPrh/Opname

1

2

X

Ijin OT Kndg SkPrh/Opname

1

1

X

Ijin Pengurusan KTP/SIM

1

1

X

Cuti Haid

1

Ijin Kel. Sermh Meninggal

1

1

X

Ijin Force Majeur-R.Prbd

1

2

X

Ijin Force Majeur-R.Ktrk

1

1

X

Sakit Dengan Surat Dokter

1

Sakit Berkepanjangan

1

Mangkir

1

X

Ijin Potong Gaji

1

X

Deduction

X

X

X

Tabel 3.1 Perhitungan Cuti non kuota/ izin/ sakit Jakarta dan Medan

90

o Proses bisnis saat ini pada Refinery dan Plantation : Untuk setiap karyawan ingin izin tidak masuk kerja dikarenakan kondisi tertentu, seperti izin pernikahan anak kandung dan izin melahirkan maka karyawan dapat mengajukan cuti non kuota/ izin maupun sakit dengan mengajukan form Izin kepada bagian HRD. Setelah itu karyawan dapat membawa form Izin tersebut untuk meminta persetujuan dari atasannya beserta lampiran – lampiran yang dibutuhkan, contohnya: surat sakit dari dokter atau kartu undangan pernikahan anak kandungnya, jika tidak disetujui maka karyawan tidak dapat izin, jika disetujui oleh atasanya maka karyawan tersebut dapat mengembalikan form Izin yang sudah disetujui kepada bagian TimeAdmin untuk nantinya di-input izin/ cuti non-kuota dari karyawan yang bersangkutan tersebut ke dalam sistem.

91

Gambar 3.26 Proses bisnis Submission leave non quotas, permits or pain saat ini (As Is)

92

o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery dan Plantation (to be): Untuk proses bisnis pengajuan cuti non-kuota/ izin/ sakit yang dirancang pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode pada sistem SAP untuk melakukan proses peng-input-an izin karyawan yang diajukan melalui form izin/ cuti non-kuota.

Gambar 3.27 Proses bisnis Submission leave non quotas, permits or pain yang dirancang (to be)

93

3.4.2.4. Absence due to suspension Absence due to suspension mengatur ketidakhadiran karyawan yang dikarenakan oleh skorsing yang diberikan oleh perusahaan. Skorsing merupakan jenis ketidakhadiran karyawan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan karena karyawan yang bersangkutan telah melanggar peraturan baik dalam perusahaan maupun undang-undang negara. Salah satu contohnya adalah ditahan oleh pihak yang berwajib atas perbuatan tindak pidana yang dilakukan oleh karyawan tersebut misalnya karyawan tersebut adalah pengedar narkoba, ataupun buronan karena kasus pembunuhan. o Proses bisnis saat ini pada Refinery dan Plantation (As /Is): HR-Admin akan mengidentifikasi pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan kemudian akan diberitahukan kepada Head of Division dari karyawan yang bersangkutan, lalu Head Of Division dari karyawan tersebut akan mengajukan permintaan skorsing untuk karyawan yang melanggar ke HRAdmin (HRD), HR-Admin akan melakukan pencetakan Surat Peringatan (SP) yang menyatakan bahwa karyawan akan mendapatkan skorsing karena pelanggaran yang dilakukan, setelah itu Surat Peringatan (SP) akan diberikan ke karyawan yang bersangkutan dan HR-Admin akan meng-input ketidakhadiran karyawan yang dikarenakan oleh skorsing ke dalam sistem.

94

Gambar 3.28 Proses bisnis pada Absence due to suspension yang saat ini (As Is)

95

o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery dan Plantation (To be): Untuk proses bisnis skorsing yang dirancang pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode di sistem SAP untuk melakukan proses peng-input-an ketidakhadiran karyawan karena skorsing yang disebabkan oleh pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan tersebut.

Gambar 3.29 Proses bisnis Absence due to suspension yang dirancang untuk (to be)

96

3.4.2.5. Submission to official travel Submission

to

official

travel

mengatur

ketidakhadiran

karyawan

dikarenakan karyawan yang bersangkutan sedang melakukan perjalanan dinas. Bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas maka akan mempunyai perhitungan tersendiri terhadap tunjangan yang akan didapat tergantung dari perjalanan dinas yang dilakukan. Untuk perjalanan dinas tersebut dibagi menjadi 2(dua) jenis : •

Submission to official travel within the city yaitu perjalanan dinas dalam kota ,dimana perjalanan dinas karyawan tetap berada di kota tempat karyawan tersebut bekerja, contoh: sesama area di kota Jakarta

•

Official travel out of town yaitu perjalanan dinas luar kota, dimana karyawan melakukan perjalanan keluar kota dari tempat asal dimana karyawan tersebut bekerja, contoh: dari Jakarta ke Surabaya

o Proses bisnis saat ini untuk Submission to official travel within the city pada Refinery dan Plantation (As Is): Submission to official travel within the city mengatur karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas, karyawan wajib mengajukan perjalanan dinasnya terlebih dahulu ke bagian HRD, karyawan yang bersangkutan dapat meminta dan mengisi form Perjalanan Dinas yang terdapat di HRD, setelah itu karyawan dapat membawa form Perjalanan Dinas tersebut dan meminta persetujuan dari Head Of Division , jika tidak disetujui maka karyawan tersebut tidak dapat melakukan perjalanan dinas, tetapi jika telah disetujui maka

97

karyawan tersebut dapat mengembalikan form Perjalanan Dinas kepada TimeAdmin untuk nantinya akan di-input datanya ke dalam sistem.

Gambar 3.30 Proses bisnis Submission to official travel within the city saat ini pada (As Is)

98

o Proses bisnis yang dirancang untuk Submission to official travel within the city pada Refinery dan Plantation (to be): Submission to official travel within the city mengatur proses bisnis pengajuan perjalanan dinas dalam kota yang dirancang pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode pada sistem SAP untuk melakukan proses peng-input-an perjalanan dinas karyawan.

Gambar 3.31 Proses bisnis Submission to official travel within the city yang dirancang untuk (to be)

99

o Proses bisnis saat ini untuk Official travel out of town pada Refinery dan Plantation (As Is): Official travel out of town mengatur perjalanan dinas ke luar kota, karyawan wajib mengajukan perjalanan dinas luar kota kepada bagian HRD, karyawan yang bersangkutan meminta dan mengisi form Otorisasi Perjalanan Dinas kepada bagian HRD setelah itu karyawan dapat membawa form Otorisasi Perjalanan Dinas dan meminta persetujuan dari Head Of Division, jika tidak disetujui makan karyawan tidak dapat melakukan perjalanan dinas ke luar kota, tetapi jika disetujui maka karyawan melanjutkan untuk meminta persetujuan dari Pejabat Setempat di daerah tujuan perjalanan dinas, jika tidak disetujui makan karyawan tersebut tidak dapat melakukan perjalanan dinas keluar kota, tetapi setelah semuanya sudah menyetujui maka karyawan bisa mengembalikan form Otorisasi Perjalanan Dinas yang sudah disetujui oleh Head Of Division dan Pejabat Setempat, dikembalikan kepada Time-Admin untuk di-input-kan perjalanan dinas keluar kota nya kedalam sistem.

100

Gambar 3.32 Proses bisnis Official travel out of town saat ini pada (As Is)

101

o Proses bisnis yang dirancang untuk Official travel out of town Refinery dan Plantation (to be): Official travel out of town mengatur pengajuan perjalanan dinas luar kota yang dirancang pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode pada sistem SAP untuk melakukan proses penginput-an perjalanan dinas karyawan.

Gambar 3.33 Proses bisnis Official travel out of town yang dirancang (to be)

102

3.4.2.6. Submission to overtime Submission to overtime berfungsi mencatat seluruh kegiatan lembur berdasarkan jam yang telah ditetapkan oleh Head Of Division yang bersangkutan. Seluruh kegiatan lembur karyawan yang telah disetujui oleh Head Of Division nantinya digunakan untuk dilakukan perhitungan lembur karyawan merupakan hasil perbandingan dari renc9ana kerja harian karyawan tersebut dengan data aktual jam kerja karyawan tersebut Perhitungan lembur untuk karyawan yang berlaku di Refinery dan Plantation terbagi menjadi 4(empat) bagian: •

Perhitungan Lembur Hari biasa, lembur yang diberikan kepada karyawan jika keesokan harinya merupakan adalah hari libur, contohnya hari jumat keesokannya adalah hari free (Sabtu).

•

Perhitungan lembur hari libur, lembur yang diberikan kepada karyawan pada saat hari tersebut adalah hari free dari karyawan (sabtu / minggu / libur nasional).

•

Perhitungan lembur hari istimewa, lembur yang diberikan kepada karyawan pada saat hari libur istimewa (natal, lebaran, imlek).

•

Perhitungan Rounding, lembur yang diberikan pada hari biasa menurut jam rencana kerja.

103

Perhitungan lembur saat ini: I.

Perhitungan lembur untuk karyawan yang berlaku di Refinery dan Plantation ada 3(tiga) perhitungan: •

Perhitungan Lembur Hari Biasa (1,5x untuk 1 jam pertama, 2x untuk jam berikutnya) : Bila seorang karyawan mempunyai jadwal kerja mulai dari 08:00 – 17:00 di hari jumat dan aktual jam kerja karyawan tersebut adalah dari jam 08:00 – 01:00 hari sabtu, dimana jadwal karyawan pada hari sabtu adalah free (berlaku juga bila besok hari libur nasional). Perintah lembur diberikan pada jam 17:00 – 01:00. Cara perhitungan lemburnya adalah 17:00 – 18:00 adalah 1 Jam = 1,5 * 1 Jam = 1,5 18:00 – 01:00 adalah 7 Jam = 2 * 7 Jam = 14 Maka total perhitungannya adalah 15,5 jam.

•

Perhitungan Lembur Hari Libur (2x: 7 jam pertama, 3x: jam ke-8, 4x: jam ke-9 dst) : Bila seorang karyawan bekerja lembur mulai dari 08:00 di hari minggu hingga 01:00 di hari senin, dimana jadwal karyawan pada hari minggu adalah free (berlaku juga untuk hari libur nasional kecuali hari libur istimewa) dan hari senin adalah OFC1 (08:00 – 17:00). Perintah lembur diberikan pada jam 08:00 – 01:00. Cara perhitungan lembur adalah

104

08:00 – 15:00 7 Jam = 2 * 7 Jam = 14 15:00 – 16:00 1 Jam = 3 * 1 Jam = 3 16:00 – 01:00 9 Jam = 4 * 9 Jam = 27 Maka total perhitungannya adalah 34 jam. •

Perhitungan Lembur Hari Istimewa (3x: 8 jam pertama, 4x: jam ke-9 dst) : Refinery Medan tidak mengenal lembur hari istimewa (hanya mengakui perhitungan lembur hari biasa dan lembur hari libur). Hari Istimewa antara lain Hari Lebaran, 17 Agustus, Tahun Baru, Natal, Cuti Bersama H- 1 Lebaran, Cuti Bersama H+2 Lebaran. Bila seorang karyawan bekerja lembur mulai dari 08:00 di tanggal 17 Agustus hingga 01:00 di tanggal 18 Agustus. Perintah lembur diberikan pada jam 08:00 – 01:00. Cara perhitungan lembur adalah 08:00 – 16:00 8 Jam = 3 * 8 Jam = 24 16:00 – 01:00 9 Jam = 4 * 9 Jam = 27 Maka total perhitungannya adalah 51 jam.

105

II. •

Rounding yang berlaku Refinery Jakarta : Bila seorang karyawan mempunyai rencana kerja mulai dari 08:00 – 17:00 di hari jumat dan aktual jam kerja karyawan tersebut adalah dari jam 08:00 – 21:40. Perintah lembur diberikan pada jam 17:00 – 22:00. Cara perhitungan lembur adalah 17:00 – 18:00 1 Jam = 1,5 * 1 Jam = 1,5 18:00 – 21:40 3 Jam 40 menit = 2 * 3,5 Jam (rounding) = 7 Maka total perhitungannya adalah 8,5 jam

Menit

Jam

0-29

0

30-44

0,5

45-89

1

90-104

1,5

105-149

2

Dst Tabel 3.2 Perhitungan Jakarta

•

Refinery Medan : Bila seorang karyawan mempunyai rencana kerja mulai dari 08:00 – 17:00 di hari jumat dan aktual jam kerja karyawan tersebut adalah dari jam 08:00 – 21:40. Perintah lembur diberikan pada jam 17:00 – 22:00.

106

Cara perhitungan lembur adalah 17:00 – 18:00 1 Jam = 1,5 * 1 Jam = 1,5 18:00 – 21:40 3 Jam 40 menit = 2 * 3,5 Jam (rounding) = 7 Maka total perhitungannya adalah 8,5 jam

Menit

Jam

0-44

0

45-89

1

90-149

1,5

105-149

2

Dst Tabel 3.3 Perhitungan Medan

•

Refinery Surabaya : Bila seorang karyawan mempunyai rencana kerja mulai dari 08:00 – 17:00 di hari jumat dan aktual jam kerja karyawan tersebut adalah dari jam 08:00 – 21:40. Perintah lembur diberikan pada jam 17:00 – 22:00. Cara perhitungan lembur adalah 17:00 – 18:00 1 Jam = 1,5 * 1 Jam = 1,5 18:00 – 21:40 3 Jam 40 menit = 2 * 3 Jam (rounding) = 6 Maka total perhitungannya adalah 7,5 jam

107

Menit

Jam

0-59

0

60-119

1

Dst Tabel 3.4 Perhitungan Surabaya

III.

Rounding tidak berlaku untuk Plantation To be: •

Sama Seperti As Is

•

Rounding lembur Refinery Jakarta dan Medan akan mengikuti aturan rounding lembur Surabaya (pembulatan 1 jam)

yaitu dengan

perhitungan:

Menit

Jam

0-59

0

60-119

1

Dst Tabel 3.5 Perhitungan Surabaya (to be)

o Proses bisnis saat ini untuk Submission to overtime pada Refinery dan Plantation (As Is)

108

Perintah lembur dibuat oleh Head Of Division dengan mengisi form Surat Perintah Lembur (SPL) yang terdapat di HRD, lalu form Surat Perintah Lembur tersebut akan diberikan kepada karyawan yang ditugaskan untuk lembur agar segera ditanda tangani, setelah itu karyawan meminta persetujuan kepada Time-Admin untuk mengisi realisasi jam lembur, setelah itu karyawan meminta persetujuan Head Of Division dari karyawan tersebut, jika tidak disetujui maka karyawan tidak dapat melaksanakan lembur dengan jam lembur yang dibuat oleh karyawan tersebut, tetapi jika telah disetujui karyawan dapat mengembalikan form Surat Perintah Lembur (SPL) tersebut ke Time-Admin untuk nantinya akan segera di-input surat perintah lemburnya ke dalam sistem, yang nantinya digunakan untuk perhitungan payroll dari lembur – lembur yang telah dilakukan karyawan.

109

Gambar 3.34 Proses bisnis Submission to overtime saat ini (As Is)

110

o Proses bisnis yang dirancang untuk Submission to overtime pada Refinery dan Plantation (To be) : Untuk proses bisnis pengajuan lembur yang dirancang pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode pada sistem SAP untuk melakukan proses peng-input-an perintah lembur yang diberikan kepada karyawan yang ditugaskan untuk lembur.

Gambar 3.35 Proses bisnis Submission to overtime yang dirancang (to be)

111

3.4.2.7. Upload Attendance data Upload Attendance data mencatat informasi mengenai aktual jam kehadiran karyawan. Data yang akan di-upload adalah data absen karyawan yaitu data Clockin dan Clock-out yang juga merupakan bagian dalam sistem untuk melakukan pencatatan kehadiran aktual karyawan dalam satu harinya. Data yang nantinya akan di-upload adalah data yang diterima dari mesin absensi karyawan ataupun dari pencatatan manual yang disebabkan hal-hal tertentu misalnya, karyawan baru yang belum didaftarkan ke mesin absensi, ataupun tidak membawa ID card ataupun kerusakan pada mesin pencatat waktu. o Proses bisnis saat ini untuk Upload Attendance data pada Refinery dan Plantation (As Is): Karyawan yang masuk bekerja dapat melakukan absen melalui mesin pencatat kehadiran/ mesin absensi yang sudah tersedia di masing masing kantor. Setelah melakukan absen data karyawan akan disimpan didalam server baik untuk absen datang maupun absen sebelum pulang. Time Admin akan menjalankan sebuah program yang akan menghasilkan file berupa text file yang berisikan data kehadiran karyawan yang sudah tersimpan di server melalui mesin absensi. Text file yang sudah didapat tadi akan dimasukkan kembali ke dalam program yang nantinya akan dilakukan proses validasi dan cleansing data untuk menentukan data mana yang merupakan clock-in dan data mana yang merupakan clock-out, sehingga pada akhirnya seorang karyawan hanya akan mempunyai satu pasang data Clock-in dan Clock-out.

112

Gambar 3.36 Proses bisnis Upload Attendance data saat ini (As Is)

113

o Proses bisnis yang dirancang untuk Upload Attendance data pada Refinery dan Plantation (To be ): Karyawan yang masuk bekerja dapat melakukan absen melalui mesin pencatat kehadiran/ mesin absensi yang sudah tersedia di masing masing kantor. Setelah melakukan absen data karyawan akan disimpan didalam server baik untuk absen datang maupun absen sebelum pulang, kemudian Time Admin akan menjalankan sebuah program yang akan menghasilkan file berupa text file yang berisikan data kehadiran karyawan yang sudah tersimpan di server melalui mesin absensi. Untuk memudahkan pembacaan text file yang dihasilkan, maka judul dari text file adalah XYZ_XXXXXXX-DDMMYYYYhhmm.txt, dimana:

XYZ (format pertamanya) : PT. XYZ

XXXXXXX : Nama Daerah masing-masing (Contoh : Medan, Surabaya, Pluit ,Priok)

DD : Tanggal penarikan data

MM : Bulan penarikan data

YYYY : Tahun penarikan data

hh : Jam penarikan data

mm : Menit penarikan data Contoh: XYZ_Medan-040720121130.txt, dengan membaca judul ini

diharapkan pengertian yang didapatkan adalah data kehadiran untuk PT XYZ di Medan telah dilakukan penarikan data pada tanggal 04 Juli 2012 dengan jam 11:30.

114

Lalu isi dari text file tersebut akan mempunyai format yaitu NNNNNNNNYYYYMMDDhhmmZZzz, dimana:

NNNNNNNN : NIK SAP (8 char)

YYYY : Tahun (4 char)

MM : Bulan (2 char)

DD : Tanggal (2 char)

hh : Jam (2 char)

mm : Menit (2 char)

ZZzz: Terminal ID (4 char) ZZ (2 digit depan) adalah 2 digit terakhir dari kode plan (Medan: 73, Surabaya: 72, Pluit: 71, Priok: 75, Belawan: 83, Plantation Pekanbaru: 12) dan zz (2 digit terakhir) adalah nomer urut dari masing-masing time device yang dimiliki. Contoh Medan: 7301, 7302, 7303, dan seterusnya. Contoh : 212100132012070307500102, dengan membaca data ini

diharapkan pengertian yang didapatkan adalah data kehadiran untuk karyawan dengan NIK 21210013 melakukan pencatatan data kehadiran (masih belum diketahui ini adalah data Clock-In atau Clock-Out) pada tanggal 03 Juli 2012 dengan jam 07:50 pada Terminal ID (Mesin ID) 0102. Text file yang sudah dihasilkan tersebut dimasukkan kembali ke dalam sistem SAP untuk dilakukan validasi dan cleansing data untuk menentukan data clock-in dan clock-out untuk setiap karyawan, dan biasanya karyawan hanya akan memiliki sepasang data clock-in dan clock-out, setelah itu data akan disimpan didalam sistem.

115

Gambar 3.37 Proses bisnis Upload Attendance data yang dirancang (to be)

116

3.4.2.8. Correction attendance Correction attendance mengatur proses koreksi data kehadiran di luar data yang dihasilkan oleh mesin absensi ataupun pencatatan informasi alasan dari ketidakhadiran karyawan, koreksi kehadiran yang tidak tercatat melalui mesin absensi dan input alasan mengapa ketidakhadirannya yang akan nantinya berakibat untuk perhitungan dan proses pembayaran uang makan, serta tunjangan kehadiran, tunjangan lembur maupun gaji pokok. Biasanya alasan umum ketidakhadiran karyawan adalah kesalahan pada penggunaan mesin absensi, mesin absensi rusak, karyawan tersebut melakukan perjalanan dinas, karyawan mengambil cuti, dan karyawan tersebut mangkir. o Proses bisnis Correction attendance saat ini (As Is): Time Admin akan melakukan pengecekan terhadap rekap kehadiran karyawan, kemudian Time Admin akan melakukan klarifikasi ke karyawan yang bersangkutan mengenai data kehadirannya pada tanggal tersebut. Lalu karyawan akan mengisikan form koreksi kehadiran yang terdapat di HRD, setelah itu karyawan meminta persetujuan dari Head Of Division, jika tidak disetujui maka karyawan dianggap tidak hadir, dan jika disetujui maka karyawan dianggap hadir dan wajib mengembalikan form Koreksi Kehadiran tersebut kepada Time Admin untuk nantinya akan di-input datanya ke dalam sistem.

117

Gambar 3.38 Proses bisnis Correction attendance saat ini (As Is)

118

o Proses bisnis yang dirancang untuk Correction attendance: Untuk proses Correction attendance yang dirancang masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode PA61 untuk melakukan pengecekan dan proses peng-input-an hasil dari form Koreksi Kehadiran yang sudah diiisi dan di klarifikasi kepada karyawan yang bersangkutan.

Gambar 3.39 Proses bisnis Correction attendance yang dirancang (to be)

119

3.4.3. Proses Bisnis Pada Modul Payroll 3.4.3.1. Bases Payroll yang dijalankan di PT. XYZ saat ini dilakukan melalui aplikasi yang dikembangkan oleh perusahaan sendiri (in-house) dengan menggunakan bahasa pemrograman FoxPro. Dimana didalamnya juga termasuk proses perhitungan pajak penghasilan secara nett. Namun demikian saat ini, dalam perhitungan pendapatan karyawan ada komponen-komponen yang dihitung diluar payroll seperti final payment (misalnya: pesangon). Dengan digunakannya sistem SAP sebagai sistem baru yang akan dijalankan, diharapkan agar: 1. Proses pengupahan (payroll) dapat dijalankan tepat waktu dan nilai yang tertera dapat dipertanggung-jawabkan dimana master data karyawan dan transaksi yang dilakukan terhubung dengan master data, time data, dan organisasi. 2. Data terkait payroll tersimpan dengan baik dalam sistem dan dapat dikeluarkan sewaktu-waktu sesuai kebutuhan. 3. Proses penghitungan pajak untuk SPT akhir tahun dapat di-generate dengan mudah. 4. Jika take home pay karyawan lebih kecil dari 50%, maka akan dimunculkan warning pada saat payroll process dan HR-admin (HR-Salary&Benefit) akan melakukan pengecekan ke report, untuk dilakukan koreksi seperlunya sehingga dapat melewati batas minimum.

120

Berikut ini merupakan lingkup yang menjadi batasan proses payroll yng dilakukan untuk PT. XYZ, yaitu: 1) Refinery: •

Asisten Manager (Sub Dep Head) kebawah atau Grade: 07 kebawah.

•

Sopir Tangki (Medan): •

Upah sopir dibayarkan mingguan, namun untuk keperluan perhitungan pajak akan di-input jumlah upah yang sudah dibayarkan dalam bulan berjalan, kemudian baru dihitung pajaknya.

•

Perhitungan premi Jamsostek didasarkan pada UMR (Upah Minimum Regional).

•

Gaji dibayarkan secara terpisah oleh bagian Transport (yang mengurusi

masalah

Sopir

Tangki)

dan

HR-Payroll

hanya

menghitung pajak penghasilannya saja. •

Berhak mendapatkan THR (Tunjangan Hari Raya).

2) Plantation: •

Asisten Manager kebawah atau Grade: F kebawah.

•

Untuk Level Manager (Grade: E keatas) tidak diproses melalui SAP Payroll. Secara umum komponen upah dasar melingkupi seluruh jenis tunjangan

yang diberikan kepada karyawan baik yang bersifat Permanen maupun tidak. Apabila ada karyawan yang mutasi, maka perlu dilakukan suatu action mutasi sehingga data entreprise structure dapat diubah sesuai dengan tempat kerja yang baru, selain itu posisi juga perlu diubah dengan yang baru. Data

121

karyawan selama ditempat yang lama masih tersimpan dan begitu pula dengan data yang baru. Apabila SPT (Surat Pemberitahuan Pajak) tahunan dikeluarkan maka sistem SAP secara otomatis akan mengeluarkan laporannya sesuai dengan kantor pajaknya. Yang dimaksud dengan upah di sini adalah Upah Pokok dan tunjangantunjangan dalam bentuk uang yang diberikan kepada karyawan yang bekerja di perusahaan. Komponen upah akan diidentifikasi berdasarkan

pertimbangan-

pertimbangan antara lain: 1) Komponen Fix dan Variable. 2) Komponen regular dan irregular. 3) Komponen pendapatan dan potongan. 4) Komponen Nett. 5) Persyaratan apa saja yang harus dimiliki karyawan (Grade, Positionl) (Lihat L-2).

122

a. Earnings Earnings didefinisikan sebagai komponen pendapatan yang dihitung dan dibayarkan pada saat regular payroll run. (Lihat L-1). i. Gaji Pokok -

Bersifat Nett.

-

Take home pay minimum adalah 40%.

-

Diberikan kepada seluruh karyawan baik Kontrak maupun Permanen.

-

Proporsional terhadap hari kalender untuk: karyawan bila karyawan masuk maupun keluar tengah bulan dan cuti diluar tanggungan.

-

Ditampilkan dalam slip gaji.

-

Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 1.

-

Di-input berupa amount pada infotype 0008-Basic Pay.

ii. Upah Sopir -

Bersifat Nett.

-


-

Digunakan untuk membayarkan gaji sopir tangki Refinery-Medan.

-

Ditampilkan dalam slip gaji.

-

Di-input berupa amount pada infotype 0015 - Additional Payments.

-

Perhitungan premi Jamsostek didasarkan pada UMR.

123

iii. Tunjangan Cuti -

Bersifat Nett.

-

Berlaku untuk karyawan Permanen dan kontrak: Refinery : Grade 05 - 10 Plantation : Level D – H.

-

Dibayarkan setiap tahun sesuai TMK (tanggal mulai bekerja), bagi karyawan yang terminasi sebelum tanggal jatuh tempo cuti, maka tunjangan ini tidak dibayarkan.

-

Dibayarkan bersama gaji sesuai bulan TMK (tanggal mulai bekerja).

-

Besarnya 1(satu) kali Gaji Pokok.

-

Merupakan Fix Income (diberikan tidak berdasarkan kehadiran).

-

Ditampilkan dalam slip upah.

-

Dilaporkan dalam SPT pada posisi 3.

-

Dihitung secara otomatis oleh sistem (program), pada waktu Payroll Process bertepatan bulan jatuh tempo cuti (IT-0041 - Date Specification.

iv. Tunjangan Perjalanan Cuti - Pesawat -

Bersifat Nett.

-

Berlaku untuk karyawan Permanen dan kontrak: * Plantation : Level D – H.

-


-

Besarnya tunjangan tergantung harga tiket pesawat (sesuai tabel).

-


124

-


-

Di-input di IT-0015 - Additional Payments dengan fungsi kontrol hanya bagi karyawan yang tempat/ lokasi penugasannya berbeda dengan lokasi point of hire.

-

Tabel harga Tiket Pesawat sebagai berikut: (Lihat L-3).

v. Tunjangan Perjalanan Cuti - Bus -

Bersifat Nett.

-

Berlaku untuk karyawan Permanen dan kontrak: *Plantation : Level D – H.

-


-

Besarnya tunjangan tergantung harga tiket bus (sesuai tabel).

-


-


-

Di-input di IT-0015 - Additional Payments dengan fungsi kontrol hanya bagi karyawan yang tempat / lokasi penugasannya berbeda dengan lokasi point of hire.

-

Harga Tiket Bus sebagai berikut: (Lihat L-4).

vi. Bantuan Kelahiran -

Bersifat Nett.

-


-

Berlaku hanya untuk karyawan Permanen: Refinery : All Level

125

Plantation : Grade D – H. -

Dibayarkan bila karyawan/ istri karyawan melahirkan (Anak 1-3).

-

Dibayarkan setelah menerima akte kelahiran.

-

Besarnya bantuan Rp. 2.000.000.

-

Di-input di IT-0015 - Additional Payments, dengan fungsi kontrol jika dalam 1 tahun terjadi lebih dari 1 transaksi, maka ditampilkan pesan (warning) namun tetap disimpan jika memang harus disimpan.

vii. Bantuan Dukacita -

Bersifat Nett.

-


-

Dibayarkan bila istri / suami / anak meninggal dunia.

-

Dibayarkan setelah menerima akte Kematian.

-

Berlaku

hanya

untuk

karyawan

Permanen

(khusus

Plantation

ditambahkan karyawan Kontrak dengan jabatan Asisten sampai dengan Manager). -

Di-input di IT-0015 - Additional Payments, dengan fungsi kontrol jika sudah pernah mendapatkan, maka ditampilkan pesan (warning) namun tetap disimpan jika memang harus disimpan.

Refinery Kematian

Grade 01-

Grade 05-

04 (Rp.)

10 (Rp.)

Plantation Level D - H

126

Keluarga yang Meninggal 2.300.000,-

4.000.000,-

1 x Gaji Pokok

Table 3.6 Bantuan Dukacita viii. Bantuan Musibah Kebakaran -

Tidak kena pajak (tidak dikenakan pajak pengahasilan).

-

Berlaku untuk semua jenis karyawan Permanen: Khusus Refinery.

-

Besarnya bantuan Rp.550.000,-.

-

Dibayarkan melalui voucher, tidak melalui payroll, fungsi sistem payroll hanya mencatat saja.

-

Tidak ditampilkan dalam slip upah.

-

Medan tidak ada.

-

Di-input di IT-0015 - Additional Payments, dengan fungsi kontrol jika sudah pernah mendapatkan, maka ditampilkan pesan (warning) namun tetap disimpan jika memang harus disimpan.

ix. Tunjangan Luar Daerah -

Bersifat Nett.

-


-

Dibayarkan bersamaan dengan gaji bulanan.

-

Berlaku untuk semua jenis karyawan (Permanen /kontrak): Khusus Refinery

-

Di-input di IT-0015 - Additional Payments.

x. Tunjangan Pembantu -

Bersifat Nett.

-

Berlaku untuk semua jenis karyawan (Permanen/kontrak):

127

Khusus Plantation. -


-

Hanya untuk di area Kalimantan Barat (Estate/PKS).

-

Diberikan kepada staff yang tinggal di rumah dinas/ sewa.

-

Pembayaran tergantung dari informasi dari estate.

-

Besarnya tunjangan Rp.280.000,- / per bulan.

-

Hitung Pro-rate bagi karyawan yang masuk atau keluar dari rumah dinas di pertengahan bulan, contoh: *Masuk rumah dinas 10.05.2012 --> 22/31 x Rp. 280.000 *Keluar rumah dinas 10.05.2012 --> 9/31 x Rp. 280.000.

-

Di-input di IT-0014 - Recurring Payments.

xi. Tunjangan Mutasi -

Bersifat Nett.

-

Berlaku untuk semua jenis karyawan (Permanen/ kontrak) yang terkena mutasi (lokasi).

-

Tampil dalam slip upah.

-


-

Besarnya tunjangan tergantung kebijakan perusahaan (tergantung jabatan dan lokasi).

xii.

Di-input di IT-0015 - Additional Payments. Tunjangan Uang Transport

-

Bersifat Nett.

-

Diberikan kepada karyawan baik Kontrak maupun Permanen:

128

*Refinery : Grade 01-06 *Plantation : Level G-T dan Z . -

Merupakan variable Income (diberikan berdasarkan kehadiran).

-

Diberikan berdasarkan rule pada Time Management (sesuai dengan jumlah hari kehadiran).

-


-


-

Pada existing system namanya Bantuan Transport, namun mulai 01 Januari 2013 akan diganti menjadi Tunjangan Uang Transport.

-

Tarif per hari :

Refinery

Grade 01-06 (Rp.)

Priok - Tank Yard

20.000,-

Medan

15.000,-

Surabaya

13.000,-

Priok – Industri

21.000,-

Pluit

18.000,-

Table 3.7 Tunjangan Uang Transport untuk Refinery

Plantation

Level G - T dan Z (Rp.)

Pekanbaru

12.000,-

Jakarta

18.000,-

129

Palembang

15.000,-

Pontianak

16.000,-

Table 3.8 Tunjangan Uang Transport untuk Plantation

xiii. Tunjangan Uang Makan -

Bersifat Nett.

-

Diberikan kepada karyawan baik Kontrak maupun Permanen.

-


-

Diberikan berdasarkan rule pada Time Management (sesuai dengan jumlah hari kehadiran).

-

Khusus karyawan kebun (Plantation) mendapatkan tunjangan uang makan, dan diberikan dalam bentuk lump sum, data absensi karyawan tidak mempengaruhi pemberian tunjangan uang makan. Jika ditempat tinggal karyawan disediakan makan, maka karyawan tidak akan mendapatkan tunjangan uang makan. Untuk mengakomodasi kebutuhan ini maka akan di-input di infotype 2010 - Employee Remuneration Info.

-


-

Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 3

-

Tarif per hari :

Refinery

Grade 01-09 (Rp.)

Sudirman (SPIT)

20.000,-

Pluit - Shift 1 & 2

5.000,-

Pluit - Shift 3

8.000,-

130

Pluit - Non Shift

4.000,-

Priok - Shift 1 & 2

2.000,-

Priok - Shift 3

5.000,-

Priok - Non Shift

3.000,-

Priok - Tank Yard

10.000,-

Surabaya

12.000,-

Medan

13.500,-

Table 3.9 Tunjangan Uang Makan untuk Refinery

Plantation

Level D - T dan Z (Rp.)

Pekanbaru

12.000,-

Jakarta

15.000,-

Palembang

16.000,-

Pontianak

13.000,-

Table 3.10 Tunjangan Uang Makan untuk Plantation

xiv. Uang Shift -

Bersifat Nett.

-

Diberikan kepada karyawan baik Kontrak maupun Permanen: Khusus Refinery : Grade 01-04.

-

Merupakan variable Income .

-

Diberikan berdasarkan rule pada Time Management (diberikan jika karyawan mempunyai workschedule Shift dan tergantung kehadiran).

-


-

Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 3. Rumus Uang Shift = Total Hari Shift Karyawan Masuk X Rate Shift

131

Dimana Rate Shift / per hari adalah :

Lokasi

Shift - 1(Rp.)

Shift - 2(Rp.)

Shift - 3(Rp.)

Jakarta

0

5.000,-

6.000,-

Surabaya

0

5.000,-

6.000,-

Medan

0

5.000,-

6.000,-

Table 3.11 Uang Shift

Contoh 1: Karyawan bekerja minimal 4(empat) jam di Shift kerja yg seharusnya mendapatkan 1x Uang Shift, maka Uang Shift-nya adalah: •

Shift 1 (PG01, SH01): tidak dapat

•

Shift 2 (SG01, SH02): Jakarta Rp. 5.000, Surabaya Rp. 5.000, Medan Rp. 5.000

•

Shift 3 (MM01, SH03): Jakarta Rp. 6.000, Surabaya Rp. 6.000, Medan Rp. 6.000

132

xv. Premi Shift -

Bersifat Nett.

-

Diberikan kepada karyawan baik Kontrak maupun Permanen: Khusus Refinery : Grade 05-06.

-

Merupakan variable Income.

-

Diberikan (secara lump sum) berdasarkan rule pada Time Management (jika karyawan mempunyai work schedule Shift).

-


-


Rate Premi Shift / per bulan adalah :

Lokasi

Premi Shift(Rp.)

Jakarta (Period 11-10)

200.000,-

Surabaya (Period 01-31)

150.000,-

Table 3.12 Premi Shift

xvi. Total Lembur -

Bersifat Nett.

-

Diberikan kepada karyawan baik Kontrak maupun Permanen: *Refinery : Grade 01-04 *Plantation : Level P-T dan Z.

-

Merupakan variable Income.

-

Diberikan berdasarkan rule pada Time Management (diberikan berdasarkan kelebihan jam kerja yang telah disetujui oleh atasan).

-


-


-

Diberikan Flag (Infotype 0033) : - Overtime

133

Rumus Rate per Jam = Total Overtime Hours X (Gaji Pokok) 173

xvii. Uang Makan Lembur -

Bersifat Nett.

-

Diberikan kepada karyawan baik Kontrak maupun Permanen: *Refinery : Grade : 01 - 06 *Plantation : Level : D – Z.

-

Diberikan berdasarkan rule pada Time Management (diberikan berdasarkan kelebihan jam kerja yang telah disetujui oleh atasan).

-


-


-


-

Tarif sesuai lokasi :

Refinery

Rate (Rp.)

Remarks

Priok dan Pluit

5.000,-

10.000 - 15.000 / Kantin

Sudirman (SPIT)

20.000,-

-

Surabaya

15.000,-

-

Medan

16.000,-

-

Table 3.13 Uang Makan Lembur untuk Refinery

134

Plantation

Rate (Rp.)

Remarks

Pekanbaru

16.000,-

-

Jakarta

20.000,-

-

Palembang

15.000,-

-

Pontianak

15.000,-

-

Table 3.14 Uang Makan Lembur untuk Plantation

Catatan: pekerja yang harus lembur 9 jam ke atas mendapatkan 2 x uang makan lembur.

xviii. Premi Hadir -

Bersifat Nett.

-

Diberikan kepada karyawan baik Kontrak maupun Permanen: Khusus Refinery : Grade : 01 – 06.

-

Diberikan berdasarkan rule pada Time Management.

-


-


-


-

Tarif sesuai lokasi:

Refinery

Rate (Rp.)

Remarks

Jakarta

50.000,-

Lump sum per bulan (11-10)

Surabaya

5.500,-

Per Hari

Table 3.15 Premi Hadir

135

xix. Uang Regu -

Bersifat Nett.

-

Uang Regu adalah premi hadir dikalikan jumlah kehadiran.

-

Diberikan kepada karyawan baik Kontrak maupun Permanen: Khusus Refinery : Grade : 01 – 06.

-


-


-


-


-

Tarif sesuai lokasi:

Refinery Jakarta

Rate (Rp.)

Remarks

50.000,-

Lump sum per bulan (11-10)

Table 3.16 Uang Regu

Contoh: Pembayaran bulan Juni 2012 : •

Jumlah Kehadiran (11 Mei sampai dengan 10 Juni) / Jml Hari pada bulan Juni (kalender) x Rate.

xx. Uang Danru (Komandan Regu) -

Bersifat Nett.

-

Diberikan kepada karyawan yang diidentifikasi sejak awal karyawan tersebut adalah danru atau bukan

136

Khusus Refinery : Grade : 04-05. -


-


-


-

Khusus Refinery Jakarta.

-

Tarif:

Refinery Jakarta

Rate (Rp.)

Remarks

125.000,-

Lump sum per bulan

Table 3.17 Uang Danru

xxi. Tunjangan Pengobatan -

Bersifat Nett.

-

Diberikan kepada karyawan baik Kontrak maupun Permanen Khusus Plantation.

-

Ditampilkan dalam slip upah sebagai tunjangan pengobatan.

-


-

Diberikan

berdasarkan

rule

pada

modul

Benefit/

Medical

Administration. -

Di-input di IT0015 – Additional Payment.

b) Deductions Deductions didefinisikan sebagai komponen pengurang atau potongan yang dihitung atau diproses pada saat regular payroll run. i.

Dana Pensiun Manulife

137

-

Bukan faktor pengurang pajak.

-

Diberikan kepada karyawan yang masuk sebelum tahun 2005 yang dapat Dana Pensiun (Manulife): Khusus Plantation.

-

Besarnya premi (menjadi beban perusahaan): *Staff (Level D sampai dengan H) : 15% x Gaji Pokok *Non Staff (Level P sampai dengan T) : 10% x Gaji Pokok.

-

Pensiun Base mengikuti besarnya gaji yang diberikan pada bulan berjalan.

-

Potongan dana pensiun jadi satu dengan aplikasi payroll sehingga data gaji baru di-input akan berpengaruh terhadap iuran dana pensiun.

-

Dana pensiun di-maintain di Infotype 0319- Private Insurances Indonesia.

ii.

Potongan Sakit Berkepanjangan -

Bersifat net.

-

Informasi sakit berkepanjangan di-input di Time Management (IT-2001 - Absence).

-

Secara otomatis sistem akan menghitung nilai yang dibayarkan sesuai dengan persentase-nya, kemudian dihitung selisih dengan Gaji Pokok dimasukkan dalam Potongan Sakit Berkepanjangan.

-

Gaji Pokok Permanen utuh, perhitungan Jamsostek tidak berubah, selisih gaji (yang dipotong) dimasukkan dalam Potongan Sakit Berkepanjangan.

138

-

Sakit Berkepanjangan akan gugur (tidak berlaku) jika karyawan masuk kerja kembali.

-


-

Presesntasi Gaji untuk Sakit Berkepanjangan:

Lama (Bulan)

% Gaji

0–5

100 %

6–9

75 %

10 – 12

50 %

13 - dan seterusnya

25 %

Table 3.18 Potongan Uang Sakit Berkepanjangan

iii.

Iuran SPSI

-

Berlaku bagi karyawan Refinery.

-

Potongan ini digunakan untuk karyawan yang mengajukan pemotongan

SPSI (Serikat Pekerja Seluruh Indonesia).

-

Di-input berupa amount pada infotype 0014

Deductions.

-


-

Besarnya Iuran: Rp.7.000,- / bulan.

-

Khusus Surabaya Iuran: Rp.2.500,- / bulan.

- Recurring Payment/

139

-

iv.

Medan tidak ada SPSI.

Angsuran Pinjaman Koperasi

-

Berlaku bagi karyawan Refinery (untuk Medan tidak ada).

-

Potongan ini digunakan untuk karyawan yang mengajukan pemotongan

Koperasi.

-

Setiap bulan koperasi memberikan file berisi potongan koperasi yang

akan di-upload ke sistem payroll.

-

Di-input (upload) berupa amount pada infotype 0015- Additional

Payment/ Deductions.

-

Apabila potongan koperasi lebih dari 30% dari Gaji Pokok ditambah

Pesangon/ Uang Pisah (bagi karyawan yang terminasi) maka upload

akan ditolak dan akan dikembalikan ke koperasi untuk dikoreksi.

Setelah file koreksi diterima dan di-upload ke payroll.

-


140

v.

Excess Medical Claim

-

Berlaku bagi karyawan Refinery.

-

Potongan ini digunakan untuk karyawan yang biaya pengobatan

melebihi jatahnya (over-limit).

-

Potongan ini sebenarnya merupakan pengembalian dana talangan yang

dibayar perusahaan kepada perusahaan asuransi (karena karyawan over-

limit).

-

Di-input berupa amount pada infotype 0015 - Additional Payment/

Deductions untuk sekali potong.

-

Di-input berupa amount pada infotype 0014 - Recurring Payment/

Deductions untuk beberapa kali potong (setiap bulan).

-

Jika nilainya cukup besar maka akan di-input di IT-0045 - Loans (lihat

3.4.3.6. Company Loans).

-

vi.


Potongan Absensi

141

-

Bersifat net.

-

Potongan ini akan dihitung secara otomatis ketika infotype 2001-

Absence diisi sesuai dengan tipe ketidakhadiran yang memotong gaji.

-

Sebagai potongan, gaji pokok Permanen utuh sehingga tidak

berpengaruh pada premi dan pelaporan Jamsostek (perubahan gaji).

-


− Tipe ketidakhadiran (Absence type) dan pengaruhnya terhadap Potongan Absensi adalah sebagai berikut:

Absence Type

R P

Keterangan Mengikuti UU No.13 Th.2003 : • Gaji Pokok tidak dibayarkan (dimasukkan / dikurangi dengan Potongan Absensi sebesar Gaji Pokok), tetapi premi Jamsostek Permanen bayar penuh • Sebagai gantinya akan diberikan bantuan (akan di-

Ditahan Pihak Berwajib

Y Y

input di IT-0015 Wagetype Koreksi Khusus PT. XYZ ) • Penghentian Gaji Pokok dan pemberian bantuan akan diberikan jika dalam 1 bulan (periode payroll) tidak masuk kerja, atau tergantung kebijakan perusahaan • Besarnya bantuan : K/0 : 25% x Gaji Pokok

142

K/1 : 35% x Gaji Pokok K/2 : 45% x Gaji Pokok K/3 : 50% x Gaji Pokok • Tidak ada perubahan premi / laporan ke Jamsostek

• Potongan Absensi per hari : * Refinery : Gaji Pokok / working days * Plantation : Gaji Pokok / working days Ijin Potong Gaji

N • Jika 1 bulan Penuh (periode payroll) maka Gaji Y / A

Pokok utuh, tetapi Potongan Absensi sebesar Gaji Pokok. • Gaji Pokok tidak berubah, muncul Potongan Absensi • Tidak berpengaruh pada premi / laporan Jamsostek

Table 3.19 Potongan Absensi

Keterengan: R= Refinery P= Plantation

vii.

Potongan Parkir -

Potongan ini digunakan untuk menampung biaya parkir yang ditanggung karyawan.

-

Di-input berupa amount pada infotype 0015 Deductions.

-


-

Khusus Refinery.

- Additional Payment/

143

144

3.4.3.1.1. New Hiring to Monthly Payroll Process o Proses bisnis saat ini (As Is) : Setelah melakukan Perekrutan baru maka bagian HR-Admin akan meng-input data-data karyawan (Master data) ke sistem berdasarkan SK (Surat Keputusan) untuk Perekrutan baru. Bagian HR-Salary&Benefit akan menerima laporan daftar karyawan baru dari HR-Admin yang kemudian akan meng-update dengan data-data yang berhubungan

dengan proses payroll

berupa

master data dan

komponen-komponen upah di laporan daftar karyawan baru sesuai dengan ketentuan di perusahaan PT. XYZ. Bagian HR-Salary&Benefit akan mencetak dokumen Permintaan Pembayaran dan dokumen Pembayaran untuk melakukan payroll process setiap bulannya. Payroll process biasanya dilakukan mulai H-10. Kemudian pada H-5 dimintakan persetujuan gaji bulanan kepada bagian HR-Division Head. Selanjutnya dibayarkan kepada karyawan melalui bank pada H-3.

145

Gambar 3.40 Proses bisnis new hiring to mothly payroll saat ini (As Is)

146

Analisa masalah yang dihadapi: Dengan model proses bisnis tersebut dapat menimbulkan: •

Redudansi

data

diantara

HR-Admin

dan

HR-Salary&Benefit

dikarenakan data yang telah disimpan oleh bagian HR-Admin akan disimpan kembali oleh bagian HR-Salary&Benefit. Database tiap bagian yang tidak saling berhubungan. •

Tidak terjaminnya kerahasiaan data mengenai data karyawan, Sebagai contoh HR-Admin memiliki data berupa (Nama karyawan, tanggal lahir, alamat, jabatan, group, dan level) dan HRSalary&Benefit seharusnya hanya dapat melihat data (jabatan, group, level,

gaji

dan

tunjangan).

Pada

kenyatanya

bagian

HR-

Salary&Benefit dapat melihat data bagian HR-Admin, tetapi tidak untuk sebaliknya. •

HR-Salary&Benefit memerlukan waktu lebih dalam mengkoreksi kesalahan jika HR-Division Head tidak menyetujui laporan daftar karyawan baru.

o Proses bisnis yang dirancang (To be): Proses update Master data karyawan dimulai ketika bagian PAAdmin menerima SK (Surat Keputusan) untuk penerimaan karyawan baru. PA-Admin kemudian meng-input Master data pada system SAP sub modul Personnel Administration.

147

Setelah PA-Admin selesai meng-update data maka bagian TM-Admin akan diperbarui. Master data yang di-input oleh PA-Admin, secara otomatis akan ter-update data pada system SAP sub modul Payroll, sehingga ketika bagian TM-Admin cukup meng-input data terkait jam bekerja dan data-data komponen upah sesuai dengan yang tertera pada SK tersebut. Setelah datadata yang di-input lengkap, kemudian sesuai dengan jadwal Payroll Process pada periode bulan berjalan, maka karyawan tersebut akan diikutsertakan pada proses monthly payroll. Bagian PY-Admin akan menghitung remunarasi setiap karyawan. Setelah Payroll Process selesai maka PY-Admin akan membuat laporan: •

Laporan yang berisi transaksi / data gaji secara lengkap.

•

Soft-copy dalam MS-Excel format, yang berisi data gaji secara lengkap. Selanjutnya data tersebut dikirimkan ke Finance/ Accounting untuk

dilakukan proses posting to SAP-FICO secara off-line. Kemudian bagian PY-Admin akan melakukan 2(dua) hal: 1. Generate Bank Transfer 2. Generate Payment Request

148

Gambar 3.41 Proses bisnis new hiring to mothly payroll yang dirancang (to be) Untuk proses bisnis ‘New Hiring to Monthly payroll Process’, ‘PromosiProgresi-Demosi’ dan ‘Termination’ dimana setelah melakukan payroll process maka bagian PY-Admin akan mencetak dokumen posting dan melakukan posting off-line ke bagian Finance/ Accounting/ Bank.

149

3.4.3.1.2. Promotion – Progression – Demotion o Proses bisnis saat ini (As Is) : Update data pada Fox-Pro terhadap karyawan Promosi – Progresi – Demosi dilakukan atas dasar dokumen PAR (Personnel Action Report) dan SK (Surat Keputusan) oleh bagian HR-Admin. Atas dasar PAR yang telah di-update maka bagian HR-Salary&Benefit akan melakukan perubahan terhadap data komponen upah. Bagian HR-Salary&Benefit akan memcetak dokumen Permintaan Pembayaran dan Dokumen Pembayaran yang kemudian akan diikutsertakan pada Payroll Process periode bulan berjalan.

150

Gambar 3.42 Proses bisnis Promotion – Progression – Demotion saat ini (As Is)

151


Redudansi

data

diantara

HR-Admin

dan

HR-Salary&Benefit

dikarenakan data yang telah disimpan oleh bagian HR-Admin akan disimpan kembali oleh bagian HR-Salary&Benefit. Database masingmasing bagian yang tidak saling berhubungan. •

Data tidak terintegrasi. Pada kenyataannya, terkadang terjadi kesalahan dalam penulisan nama karyawan di perusahaan. Contoh: bagian HRAdmin meng-input nama karyawan berdasarkan PAR dan SK adalah ‘Mery’, akan tetapi bagian HR-Salary&Benefit meg-input nama ‘Merri’. Dengan keadaan tersebut maka seorang karyawan yang memiliki 1(satu) NIK dapat memiliki 2(dua) nama yang berbeda ketika HR-Admin dan HR-Salary&Benefit mencetak laporan bulanan dari masing-masing bagian.

o Proses bisnis yang dirancang (To be): Update data pada SAP HR modul Personnel Administration terhadap karyawan Promosi–Progresi–Demosi dilakukan atas dasar dokumen PAR (Personnel Action Report) dan SK (Surat Keputusan) oleh bagian PA-Admin. Atas dasar PAR yang di-update maka bagian TM-Admin akan melakukan perubahan terhadap data komponen upah.

152

Setiap bulannya bagian PY-Admin mendapatkan data update terkait Promosi–Progresi–Demosi untuk dapat memberikan perubahan jumlah gaji untuk karyawan. Setelah proses payroll selesai dijalankan, PY-Admin kemudian mencetak: •

Laporan yang berisi transaksi/ data gaji secara lengkap.

•

Soft-copy dalam MS-Excel format, yang berisi data gaji secara lengkap. Selanjutnya PY-Admin akan mengirimkan data tersebut ke Finance/

Accountng untuk dilakukan proses posting to SAP-FICO secara off-line. Kemudian bagian HR-Payroll akan melakukan 2(dua) hal : 1. Generate Bank Transfer 2. Generate Payment Request

153

154

Gambar 3.43 Proses bisnis Promotion – Progression – Demotion yang dirancang (to be) 3.4.3.1.3. Allowance o Proses bisnis saat ini (As Is) : Bagian HR-Admin akan me-maintain data tunjangan yang terkait dengan kehadiran/ absensi di program absensi. Setelah selesai selanjutnya akan memberikan konfirmasi mengirimkan

data

kehadiran

dan

uang

lembur

ke

bagian

dan HR-

Salary&Benefit yang tebagi menjadi divisi Refinery dan divisi Plantation. Masing-masing divisi memiliki peraturan yang berbeda-beda terkait dengan tunjangannya untuk karyawannya. Berdasarkan data kehadiran dan uang lembur tersebut, kemudian bagian HR-Salary&Benefit melakukan penarikan data (soft-copy) dari sistem, untuk dilakukan pencocokan, jika tidak cocok maka akan dikonfirmasikan ke bagian HR-Admin untuk dilakukan koreksi, jika sudah cocok maka bagian HR-Salary&Benefit akan memeriksa SPL (Surat Perintah Lembur) dari karyawan yang melakukan lembur. Jika sudah sesuai maka data (soft-copy) akan disimpan sementara di-diskette, yang nantinya akan digabung dengan data pembayaran gaji (jika proses penggajian selesai). Setelah melakukan pencocokan maka bagian HR-Salary&Benefit akan menentukan biaya tunjangan untuk karyawan. Data tunjangan terbagi mejadi 2(dua) yaitu:

155

•

Data tunjangan yang terkait dengan kehadiran/ absensi, terdiri dari uang kehadiran dan uang lembur.

•

Data tunjangan yang tidak terkait dengan data kehadiran/ absensi, seperti Tunjangan Mutasi, Tunjangan Tempat Tinggal, Tunjangan Pembantu akan di-input secara manual kedalam program gaji (FoxPro) oleh bagian HR-Salary&Benefit. Setelah meng-input data tunjangan, bagian HR-Salary&Benefit akan

mencetak dokumen Permintaan Pembayaran dan Dokumen Pembayaran yang kemudian akan diikutsertakan pada Payroll Process periode bulan berjalan.

156

Gambar 3.44 Proses bisnis Allowance saat ini (As Is)

157


Jika karyawan mengalami kelebihan jam kerja lembur maka sistem tidak dapat mengkalkulasi secara otomatis untuk penghitungan uang lembur, maka bagian HR-Salary&Benefit akan melakukan koreksi secara manual sehingga membutuhkan waktu lebih untuk mengkonfirmasi menggenai tunjangan yang akan didapat oleh karyawan.

•

Dengan sistem pemeriksaan yang manual dapat terjadi kesalahan atau Human Error mengenai penentuan apakah seorang karyawan layak mendapat tunjangan yang dimaksudkan atau tidak.

o Proses bisnis yang dirancang (To be): Bagian PY-Admin akan menerima laporan kehadiran secara otomatis dari hasil time evaluation dari bagian TM-Admin mengenai jumlah kehadiran baik jadwal kerja yang bersifat Shift maupun bersifat kelebihan jam kerja (lembur) dari divisi Refinery dan divisi Plantation dan berdasarkan SPL (Surat Perintah Lembur) yang telah disetujui oleh masingmasing Head of Division. Bagian PY-Admin akan melakukan input tunjangan lain yang tidak terkait dengan data kehadiran (misalnya Tunjangan Mutasi, Tunjangan Tempat Tinggal, Tunjangan Pembantu) berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan untuk karyawannya.

158

Tunjangan lain yang dihitung secara otomatis oleh sistem (misalnya Tunjangan Cuti dibayarkan setiap tahun). Setiap bulannya PY-Admin akan meng-generate program yang

akan

mengeluarkan Laporan daftar

karyawan yang berhak mendapatkan tunjangan otomatis tersebut sesuai dengan peraturan yang berlaku di perusahaan untuk karyawannya. Setelah tunjangan selesai di proses, kemudian akan diikutsertakan pada proses payroll. Setelah proses payroll selesai dijalankan, kemudian PY-Admin akan mencetak: •

Laporan yang berisi transaksi / data gaji secara lengkap.

•

Soft-copy dalam MS-Excel format, yang berisi data gaji secara lengkap . Selanjutnya data tersebut dikirimkan ke Finance/ Accountng untuk

dilakukan proses posting to SAP-FICO secara off-line. Kemudian PY-Admin akan melakukan 2(dua) hal: 1. Generate Bank Transfer 2. Generate Payment Request

159

Gambar 3.45 Proses bisnis Allowance yang dirancang (to be) Untuk proses bisnis ‘Allowance’ bagian PY-Admin tidak perlu lagi memeriksa data kehadiran karyawan untuk menentukan uang lembur karyawan dikarenakan data secara otomatis telah melewati time evaluation, setelah

160

melakukan payroll process maka bagian PY-Admin akan mencetak dokumen posting dan melakukan posting off-line ke bagian Finance/ Accounting/ Bank. 3.4.3.1.4. Deduction o Proses bisnis saat ini (As Is) : Bagian HR-Admin akan me-maintain data terkait kehadiran karyawan dan memberikan Surat Permohonan Potong Gaji dari karyawan yang berisi pemotongan gaji yang terkait dengan data kehadiran kepada bagian HR-Salary&Benefit. Bedasarkan surat tersebut maka bagian HRSalary&Benefit dapat melakukan proses pemotongan gaji (divisi Plantation tidak ada izin potong gaji). Potongan yang diluar kehadiran (absensi) antara lain terdiri dari potongan Excess claim (Plantation tidak ada), Potongan COP (Car Ownership Program), Potongan PPh 20% yang tidak punya NPWP, Potongan Pribadi dan potongan lainnya akan di-input melalui program penggajian (Foxpro) oleh bagian HR-Salary&Benefit. Untuk potongan Koperasi (Plantation tidak ada) akan di-upload (maksimal 30% dari Gaji Pokok), jika melebihi batas maksimal yang telah ditentukan maka akan dikembalikan ke koperasi untuk dilakukan koreksi. Untuk potongan yang karena kelebihan biaya rawat inap (Refinery) atau pototonan lainnya (Plantation), dan tidak cukup untuk dipotong sekaligus dari gaji karyawan, akan di-input sebagai hutang karyawan.

161

Kemudian data pemotongan yang telah di-input akan diikut sertakan pada proses payroll yang akan mengurangi pendapatan karyawan.

Gambar 3.46 Proses bisnis Deduction saat ini (As Is)

162


Jika karyawan datang terlambat maka sistem tidak dapat mengkalkulasi pemotongan gaji.

•

Agar dapat memroses pemotongan gaji terkait kehadiran, bagian HRSalary&Benefit harus mendapatkan Surat Permohonan Potong Gaji berdasarkan abensi dari bagian HR-Admin. Bagian HR-Admin harus mengkoreksi data kehadiran secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup banyak dalam mengerjakan Surat Permohonan Potong Gaji berdasarkan absensi.

o Proses bisnis yang dirancang (To be): PY-Admin mendapatkan data hasil dari time evaluation yang dilakukan oleh TM-Admin setiap bulannya untuk menentukan potongan yang dikarenakan keterlambatan maupun ketidakhadiran. Setelah itu PY-Admin akan melakukan koreksi terhadap pemberian tunjangan kepada karyawan setiap bulannya seperti Tunjangan

Mutasi,

Tunjangan Tempat Tinggal dan Tunjangan Uang Transport. Jika terdapat kelebihan tunjangan yang seharusnya didapatkan oleh karyawan, maka PYAdmin kemudian akan meng-input biaya yang akan dipotong ke gaji karyawan sesuai dengan ketentuan perusahaan. Sebagai contoh seorang karyawan yang sudah menikah dan memiliki 3(tiga) anak akan dimutasi dari DKI Jakarta ke kota lain, perusahaan telah memberikan Tunjangan Uang

163

Transport untuk 1(satu) istri dan 3(tiga) anak kepada karyawan tersebut. Akan tetapi salah satu anak karyawan tersebut sudah menikah (tidak termasuk dalam tunjangan mutasi karyawan) dan seharusnya perusahaan hanya memberikan tunjangan atas 1(satu) istri dan 2(dua) anak. Perusahaan akan melakukan potongan terhadap Tunjangan Uang Transport untuk 1(satu) anak karyawan tersebut. Kemudian PY-Admin akan melakukan koreksi terhadap pemotongan diluar kehadiran (absensi) antara lain terdiri dari potongan Excess claim (Plantation

tidak

ada),

Potongan

COP (Car Ownership Program),

Potongan PPh 20% yang tidak punya NPWP dan Potongan Pribadi, diinput melalui oleh bagian PY-Admin berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan. Untuk pemotongan yang karena kelebihan anggaran rawat inap, data pemotongan upah diterima dari karyawan, sedangkan untuk

kelebihan

anggaran berobat diperoleh dari hasil proses payroll berupa Laporan excess claim. Jika jumlah gaji tidak memenuhi jumlah potongan maka sisa potongan akan di-input sebagai hutang. Kemudian data pemotongan gaji yang telah di-input akan diikutsertakan pada proses payroll setiap bulan yang akan mengurangi pendapatan karyawan. Setelah process payroll selesai dijalankan, kemudia PY-Admin akan memproduksi:

164

•

Laporan yang berisi transaski/ data gaji secara lengkap.

•

Soft-copy dalam MS-Excel format, yang berisi data gaji secara lengkap. Selanjutnya data tersebut dikirimkan ke Finance/ Accounting untuk

dilakukan proses posting to SAP-FICO secara off-line. Kemudian PY-Admin akan melakukan 2(dua) hal: 1. Generate Bank Transfer 2. Generate Payment Request Untuk proses ‘Deduction’ dihitung berdasarkan hasil time evaluation dari HR-Admin, Excess Claim dan kelebihan rawat inap. Untuk penghitungan Excess Claim dan kelebihan rawat inap, jika jumlah gaji karyawan tidak memenuhi jumlah potongan maka sisa potongan akan diinput sebagai hutang dan setelah melakukan payroll process maka bagian PY-Admin akan mencetak dokumen posting dan melakukan posting off-line ke bagian Finance/ Accounting/ Bank.

165

Gambar 3.47 Proses bisnis Deduction yang dirancang (to be)

166

3.4.3.1.5. Termination o Proses bisnis saat ini (As Is) : Bagian HR-Salary&Benefit akan melakukan proses update Master data karyawan yang akan berhenti bekerja berdasarkan Surat Pemutusan Hubungan Kerja dari bagian HR-Admin. Atas dasar Surat pemutusan Hubungan Kerja tersebut maka bagian HR-Salary&Benefit akan menghitung pesangon karyawan tersebut yang kemudian akan dibayarkan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Perhitungan pesangon dilakukan pada sistem yang terpisah dari sistem payroll saat ini, kemudian angka/ nilainya di-input kedalam sistem payroll (FoxPro) untuk dilakukan pembayaran bersamaan dengan gaji terakhir. Setelah penghitungan pesangon selesai, bagian HR-Salary&Benefit akan mencetak Surat Perhitungan Pemutusan Hubungan Kerja(Surat PHK) dan Tanda Terima Pemutusan Hubungan Kerja(TTPHK) untuk karyawan dan perusahaan. Surat PHK akan ditandatangani oleh karyawan, HR-Admin dan HR-Salary&Benefit sedangankan TTPHK akan ditandatangani oleh HRAdmin dan HR-Salary&Benefit. Kemudian setelah melengkapi tanda tangan maka akan diikut sertakan pada proses payroll untuk membayar pesangon karyawan.

167

Gambar 3.48 Proses bisnis Termination saat ini (As Is)

168

Analisa masalah yang dihadapi: Dengan model proses bisnis tersebut dapat menimbulkan; •

Redudansi

data

diantara

HR-Admin

dan

HR-Salary&Benefit

dikarenakan data yang telah disimpan oleh bagian HR-Admin akan disimpan kembali oleh bagian HR-Salary&Benefit. Database masingmasing bagian yang tidak saling berhubungan. •

Data tidak terintegrasi. Pada kenyataannya, terkadang terjadi kesalahan dalam penulisan nama karyawan di perusahaan. Contoh nya database bagian HR-Admin meng-input nama karyawan adalah ‘Mery’, akan tetapi database bagian HR-Salary&Benefit meng-input nama ‘Merri’. Dengan keadaan tersebut maka seorang karyawan yang memiliki 1(satu) NIK dapat memiliki 2(dua) nama yang berbeda ketika HR-Admin dan HR-Salary&Benefit mencetak laporan bulanan dari masing-masing bagian.

o Proses bisnis dirancang (To be): PY-Admin akan melakukan proses update Master data karyawan dan pembayaran karyawan yang berhenti bekerja dilakukan atas dasar Surat Pemutusan Hubungan kerja dari bagian HRD, kemudian bagian PY-Admin akan menghitung pesangon yang menjadi hak karyawan yang dilakukan dengan menjalankan additional program penghitungan pesangon, didalam sistem SAP submodul Payroll.

169

Hasil perhitungan

pesangon kemudian

akan

disimpan dalam

infotype yang kemudian di proses secara off cycle dan dibayarkan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Setelah penghitungan pesangon selesai, maka bagian HRD akan mencetak Surat Perhitungan Pemutusan Hubungan Kerja (Surat PHK) dan Tanda Terima Pemutusan Hubungan Kerja (TTPHK) untuk karyawan dan perusahaan. Surat PHK akan ditandatangani oleh karyawan, HRD dan PYAdmin sedangankan TTPHK akan ditandatangani oleh HRD dan PY-Admin. Kemudian setelah melengkapi tanda tangan maka akan diikut sertakan pada proses payroll untuk membayar pesangon karyawan. Setelah proses off-cycle payroll selesai dijalankan, kemudian bagian PY-Admin akan memproduksi: •


•

Soft-copy dalam MS-Excel format, yang berisi data gaji secara lengkap.

Selanjutnya data tersebut dikirimkan ke Finance/ Accountng untuk dilakukan proses posting to SAP-FICO secara off-line. Kemudian HR-Payroll akan melakukan 2(dua) hal: 1. Generate Bank Transfer 2. Generate Payment Request

170

Gambar 3.49 Proses bisnis Termintation yang dirancang (to be)

171

3.4.3.1.6. Payroll Process o Proses bisnis saat ini (As Is) : Setelah selesai melakukan payroll process pada sistem kemudian bagian HR-Salary&Benefit melakukan 3 (tiga) hal, yaitu: 1. Melakukan

proses

penggabungan

data

dari

bagian

HR-Admin

(pembayaran yang terkait dengan kehadiran / absensi) dan FoxPro (pembayaran melalui proses gaji) untuk menghasilkan data gabungan yang akan dikirim ke bank (khusus divisi Refinery berupa Soft-copy dalam bentuk diskette), proses ini juga mengeluarkan Daftar Rekapitulasi untuk ditanda-tangani oleh pejabat berwenang. 2. Membuat Permintaan pembayaran yang dikirimkan ke Finance dan Accounting untuk penyiapan dana. 3. Membuat dokumen pembayaran yang dikeluarkan oleh masing-masing divisi: a. Divisi Refinery: Membuat laporan biaya yang dikeluarkan per cost center untuk diserahkan kepada Corporate HR untuk digabung dengan data Manager, setelah itu dikirimkan ke bagian Accounting, untuk selanjutnya akan dilakukan proses lanjutan untuk di-posting dalam sistem SAP FICO. b. Divisi Plantation: Membuat laporan biaya yang dikeluarkan per cost center (journal edit list) untuk diserahkan kepada bagian Accounting yang kemudian oleh bagian Accounting akan dilakukan proses lanjutan untuk di-posting dalam sistem SAP FICO.

172

Gambar 3.50 Proses bisnis Payroll Process saat ini (As Is)

173

Analisa masalah yang dihadapi: Dengan model proses bisnis tersebut dapat menimbulkan; •

HR-Salary&Benefit memerlukan waktu lebih dalam menyesuaikan data gabungan dari HR-Admin agar dapat memroses pembayaran.

•

Data tidak terintegrasi. Pada kenyataannya, terkadang terjadi kesalahan dalam penulisan nama karyawan di perusahaan. Contoh: database bagian HR-Admin meng-input nama karyawan adalah ‘Mery’, tetapi database bagian HR-Salary&Benefit meng-input nama ‘Merri’. Dengan keadaan tersebut maka satu NIK akan memiliki 2(dua) nama yang berbeda ketika HR-Admin dan HR-Salary&Benefit mencetak laporan bulanan dari masing-masing bagian. Dalam hal ini karyawan dan harus mengkonfirmasi berulang kali dengan HR-Admin.

o Proses bisnis dirancang (To be): Setelah selesai payroll proses pada SAP modul Payroll system kemudian HR-Payroll melakukan 3 (tiga) hal, yaitu: a. Membuat proses pembayaran beserta dokumen biaya yang dikeluarkan per cost center untuk diserahkan kepada bagian Finance untuk permintaan pembayaran dan Cek. b. Membuat laporan untuk keperluan Off-line posting, yang terdiri dari: •


•

Soft-copy dalam MS-Excel format, yang berisi data gaji secara lengkap.

174

Selanjutnya data tersebut

dikirimkan ke Finance /Accountng untuk

dilakukan proses posting to SAP-FICO secara off-line. c. Membuat perincian daftar gaji untuk diserahkan kepada pihak bank, yang kemudian akan dikirimkan ke rekening masing-masing karyawan. Untuk ‘Payroll Process’ setelah melakukan payroll process maka bagian PY-Admin akan mencetak dokumen posting dan melakukan posting offline ke bagian Finance/ Accounting/ Bank.

175

Gambar 3.51 Proses bisnis Payroll Process yang dirancang (to be)

176

3.4.3.2.

Work Contract / Collective Agreement Work contract merupakan field

yang disimpan dalam infotype

Organizational Assginment dan digunakan untuk statistical reporting. Field ini juga dapat digunakan untuk mengelompokkan karyawan ke dalam beberapa kelompok dan juga dapat dipergunakan untuk mengindikasikan perbedaan antar kelompok karyawan yang memiliki perbedaan perlakuan payroll-nya. Dengan digunkanannnya sistem SAP diharapan untuk mengelompokkan karyawan ke dalam beberapa kelompok dan juga dapat dipergunakan untuk mengindikasikan perbedaan antar kelompok karyawan yang memiliki perbedaan perlakuan payroll-nya. Berikut ini adalah penjelasan mengenai detail functions and events yang berlaku dalam PT. XYZ: 01-Temporary -

Memperoleh Gaji Pokok.

-

Ikut serta dalam program Jamsostek.

-

Biaya Jabatan sebagai faktor pengurang penghasilan .

-

Masuk ke dalam kategori pajak progresif.

-

Memiliki hak cuti tahunan sesuai dengan aturan di PT. XYZ.

-

Memperoleh fasilitas pengobatan (Plantation), asuransi (Refinery).

177

05-Permanent -

Memperoleh Gaji Pokok.

-

Ikut serta dalam program Jamsostek.

-

Biaya Jabatan sebagai faktor pengurang penghasilan .

-

Masuk ke dalam kategori pajak progresif (Pemotongan pajak berdasarkan range pendapatan).

-

Memiliki hak cuti tahunan sesuai dengan aturan di PT. XYZ.

-

Memperoleh fasilitas pengobatan (Plantation), asuransi (Refinery).

178

3.4.3.3. Off-Cycle Activities Off-cycle atau disebut juga one time payment digunakan sebagai bagian dari regular payroll yang menghitung payroll di luar jadwal regular payroll pada tanggal-tanggal tertentu. Dalam menjalankan off-cycle, proses yang dilakukan hampir sama dengan menjalankan regular payroll dan dapat di-check hingga ke pembayarannya melalui bank transfer. Off-cycle juga masuk dalam proses payroll regular yang menghitung pendapatan karyawan di periode regular payroll berikutnya, maupun pada saat retroaccounting (Proses accounting yang disetujui pada bulan-bulan sebelumnya). Hasil yang diperoleh dari perhitungan off-cycle akan menjadi bagian dalam regular payroll. Data disimpan dalam bentuk tersendiri sehingga dapat memudahkan kita melakukan proses koreksi, checking maupun kontrol terhadap proses perhitungannya. Informasi yang disimpan pada proses off-cycle yaitu: -

Wagetype merupakan tipe tunjangan yang akan dihitung.

-

Amount adalah besarnya tunjangan yang akan dihitung dalam bentuk mata uang.

-

Payment Date adalah tanggal perhitungan off-cycle dan pembayarannya.

-

Off-cycle Reason merupakan reason dalam menjalankan off-cycle. Dengan digunakannya sistem SAP, diharapkan agar Proses off-cycle di PT.

XYZ dapat digunakan untuk menghitung : Tunjangan Hari Raya (THR) dan Bonus, seperti: -

Dapat menghitung komponen-komponen off-cycle sesuai dengan aturan di PT. XYZ beserta dengan perhitungan pajaknya.

179

-

Proses perhitungan komponen-komponen off-cycle terintegrasi dengan master data karyawan dan data payroll regular sehubungan dengan perhitungan pajaknya. Berikut ini adalah penjelasan mengenai detail functions and events yang

berlaku dalam PT. XYZ: 1. THR -

Bersifat Nett.

-

Diberikan kepada seluruh karyawan baik Kontrak maupun Permanen .

-

Diberikan sesuai aturan THR.

-

Ditampilkan pada slip off-cycle dan slip regular (tergantung prosesnya).

-


-

Di-input secara otomatis (melalui program perhitungan THR) berupa amount pada Infotype 0267- Additional Off-Cycle Payments (generate from program) atau Infotype 0015-Additional Payments/ Deductions jika diproses berbarengan dengan gaji.

-

Perlu RICEF (Reports, Interfaces, Conventions, Extensions, Forms) untuk menghitung angka proporsional (input tanggal Hari Raya). Ketentuan THR: a. Diberikan pada karyawan yang memiliki masa kerja lebih 3 bulan terhitung dari hari raya (cek tanggal). b. Masa kerja 3 bulan sampai dengan kurang dari 1 tahun bersifat proporsional, dan selebihnya mendapat 1 kali Gaji Pokok (atau sesuai kebijakan yang berlaku).

180

c. Proporsional dihitung dari (Tanggal hari raya - TMK

/

hari

kalendar di tahun berjalan). d. Untuk karyawan yang keluar lebih dari 30 hari sebelum hari raya keagamaannya tidak diberikan THR.

2. UPT / Bonus -

Bersifat Nett.

-

Diberikan kepada seluruh karyawan baik Kontrak maupun Permanen.

-

Diberikan berdasarkan aturan di PT. XYZ(dihitung secara manual di luar sistem, dan hasil akhirnya di-input / upload di sistem SAP).

-

Ditampilkan pada slip off-cycle.

-


-

Di-input berupa an amount pada Infotype 0267-Off-Cycle Payments atau 0015-Additional Payment/ Deductions.

181

Proses Off-Cycle o Proses bisnis saat ini (As Is) Pembayaran yang bersifat off cycle ada beberapa macam yaitu: THR dan Bonus. Proses perhitungan THR dan Bonus, sesuai ketentuan yang berlaku di PT. XYZ, dilakukan diluar sistem payroll, kemudian di-upload dan diproses pembayarannya sesuai tanggal yang telah ditetapkan.

Gambar 3.52 Proses bisnis off-cycle saat ini (As Is)

182


Proses perhitungan komponen-komponen off-cycle belum terintegrasi dengan master data karyawan dan data payroll regular.

•

Sistem belum dapat menghitung komponen-komponen off-cycle sesuai dengan aturan di PT. XYZ beserta dengan perhitungan pajaknya.

o Proses bisnis yang dirancang (to be) Pembayaran yang bersifat off cycle ada beberapa macam yaitu: THR dan Bonus, berdasarkan penjelasan functions and events yang tertera pada penjelasan sebelumnya. Untuk Proses THR sesuai ketentuan yang berlaku di PT. XYZ, kemudian di generate oleh Additional Program SAP modul Payroll untuk mengeluarkan daftar karyawan yang akan mendapatkan THR dan kemudian diproses pembayarannya sesuai tanggal yang telah ditetapkan. Untuk proses bonus, proses perhitungannya dilakukan di luar system yang kemudian hasilnya akan di-upload untuk dilakukan pembayarannya. Setelah proses off-cycle payroll selesai dijalankan, kemudian

HR-

Salary&Benefit akan memproduksi: •


•

Soft-copy dalam format MS-Excel, yang berisi data gaji secara lengkap. Selanjutnya data tersebut dikirimkan ke Finance/ Accountng untuk

dilakukan proses posting ke SAP-FICO secara off-line.

183

Kemudian HR-Payroll akan melakukan 2(dua) hal: 1. Generate Bank Transfer 2. Generate Payment Request

Gambar 3.53 Proses bisnis off-cycle yang dirancang (to be)

184

Dalam melakukan konfigurasi nantinya perlu dipertimbangkan beberapa hal berikut ini, yaitu: 1. Dibutuhkan program untuk menghitung dan meng-upload THR ke infotype 0267-Additional Payment Off-Cycle atau 0015-Additional Payement, yang menjadi pilihan user nantinya. Existing system memiliki program YH53 untuk generate THR, jika bisa digunakan maka tidak perlu create program baru. 2. Upload Bonus ke infotype 267 menggunakan LSMW. Untuk proses bisnis ‘off-cycle’, bagian HR-Salary&Benefit sudah tidak perlu melakukan upload/ input data pembayaran lagi dikarenakan untuk penghitungannya THR/ Bonus sudah dihitung secara otomatis oleh sistem SAP dan pembayaran setelah melakukan payroll process maka bagian PY-Admin akan mencetak dokumen posting dan melakukan posting off-line ke bagian Finance/ Accounting/ Bank.

3.4.3.4. Tax Secara umum pajak dapat terintegrasi dengan data keluarga, apabila karyawan mendaftarkan anak yang baru lahir, sistem dapat merubah status pajak karyawan dan berlaku diawal tahun depan. Apabila terjadi mutasi antar unit (Head Office ke Regional Office atau sebaliknya) yang memiliki kode pajak berbeda akan menyebabkan terbitnya lebih dari satu SPT.

185

Perubahan batas pajak dapat dengan mudah diadopsi karena di sistem dimaintain dengan period waktu. Dengan digunakannya sistem SAP diharapkan agar: 1. Dapat menghitung dengan aktual nilai pajak PPh21 karyawan setiap bulannya, baik untuk kasus normal maupun kasus mutasi antar KPP. 2. Menampilkan data NPWP pribadi dan NPWP perusahaan bagi yang belum memiliki. 3. Dapat menyimpan data history status pajak beserta perubahannya. 4. Perubahan jumlah keluarga karyawan dapat secara otomatis meng-update data di laporan SPT tahunan. 5. Bagi karyawan yang tidak memiliki NPWP pribadi maka denda 20% akan menjadi tanggungan karyawan, namun jika dalam tahun tersebut karyawan memiliki NPWP pribadi maka semua denda yang telah dipotong pada tahun berjalan akan dikembalikan.

Berikut ini penjelasan detail untuk functions and events dalam proses Tax, yaitu: BRACKET Pajak Progresif 1. Karyawan yang penghasilannya dihitung dengan jenis pajak ini adalah: -

01 - Temporary

-

05 – Permanent

186

2. Besarnya potongan pajak adalah: Karyawan yang mempunyai NPWP: -

Penghasilan > 0 - 50 juta

-

Penghasilan > 50 jt – 250 jt : 15%.

-

Penghasilan > 250 jt - 500 jt : 25%.

-

Penghasilan > 500 jt

: 5%.

: 30% .

Karyawan yang tidak mempunyai NPWP: -

Penghasilan > 0 - 50 juta

-

Penghasilan > 50 jt – 250 jt : 18%.

-

Penghasilan > 250 jt - 500 jt : 30%.

-

Penghasilan > 500 jt

: 6%.

: 36% .

Meskipun semua pajak penghasilan karyawan ditanggung oleh perusahaan, namun bagi karyawan yang tidak mempunyai NPWP maka selisih pajak (20%) dibebankan ke karyawan. -

NPWP Pribadi = pajak beban perusahaan.

-

Jika tidak punya NPWP = sangsi pajak 20% menjadi tanggungan karyawan dan 20% pajak tersebut tidak di gross up.

-

Pada saat karyawan memiliki NPWP pribadi ditengah tahun maka akan diberlakukan sejak awal tahun sehingga denda 20% yang telah ditanggung karyawan akan dikembalikan ditahun berjalan.

Pajak Pesangon Dihitung untuk karyawan yang akan menerima pesangon. Perhitungan ini bersifat final dengan pengecualian Rp. 50 juta dan bracket:

187

-

Penghasilan sampai dengan -

-

Penghasilan >

-

Penghasilan > 100 juta - 500 juta

: 15 %.

-

Penghasilan > 500 juta

: 25 % .

50 juta

50 juta - 100 juta

: 0 %. : 5 %.

PTKP (Pendapatan Tidak Kena Pajak) Berikut ini besarnya biaya PTKP sesuai dengan status Karyawan: 1. Rp 15.840.000,- untuk diri wajib pajak. 2. Rp 1.320.000,- tambahan untuk wajib pajak yang kawin. 3. Rp 1.320.000,- tambahan untuk setiap setiap anak yang menjadi tanggungan sepenuhnya paling banyak 3(tiga) orang. Biaya Jabatan Biaya ini sebagai salah satu faktor pengurang pajak sebesar: -

5% dari penghasilan atau

-

maksimal 500.000 / bulan atau

-

maksimal 6.000.000 / tahun.

188

Proses Bisnis Perhitungan Tax Ilustrasi perhitungan pajak: Penghasilan Pendapatan Net Total Pdpt Gross

Rp. xxx ------------+ Rp. zzz

Faktor Pengurang Jamsostek

Rp. aaa

Biaya Jabatan Total Pengurang

Rp. ccc -------------+ Rp. ddd

Pdpt sebulan

Rp. eee = Rp. zzz - Rp. ddd

Pdpt (Year to Date)

Rp. fff

Pdpt sampai dengan bulan berjalan

Rp. ggg = Rp. eee + Rp. fff

Disetahunkan

Rp. hhh = Rp ggg x (bulan upah/12)

PTKP

Rp. kkk

PKP

Rp. nnn = Rp. hhh - Rp. kkk

Bracket Pajak

[%]

Pajak (setahun)

Rp. ooo

Pajak hingga bulan ini

Rp. ppp = Rp. ooo x (bulan upah/12)

Pajak (Year to Date)

Rp. qqq

Pajak Bulan ini

Rp. yyy = Rp. ppp - Rp. Qqq

189

Dalam melakukan konfigurasi nantinya perlu dipertimbangkan beberapa hal berikut ini, yaitu: 1. Schema (Terkait dengan perhitungan Pajak) Perhitungan Pajak menganut sistem Nett, pajak menjadi beban perusahaan, sehingga tidak mengurangi pendapatan karyawan, namun bagi karyawan yang tidak memiliki NPWP denda pajak sebesar 20% menjadi beban karyawan. 2. Bagi karyawan yang keluar ditengah tahun maka pelaporan SPT akan mendapat nomor urut yang tidak dapat digunakan lagi ditahun tersebut, untuk mengakomodasi ini akan menggunakan existing system yang sudah berjalan di Group XYZ (YH57).

190

3.4.3.5. Jamsostek Jamsostek merupakan program keamanan sosial untuk kesejahteraan semua karyawan dengan mengeluarkan proteksi terhadap kehilangan penghasilan akibat dari sakit, cacat, usia tua, maupun kematian. Karyawan di Jamsostek di-cover dengan beberapa program: -

Jaminan Kecelakaan Kerja

-

Jaminan Kematian

-

Jaminan Hari Tua Komponen Jamsostek menyimpan dan memproses informasi Jamsostek

bagi karyawan. Pada sistem akan didefinisikan kontribusi yang dibutuhkan oleh masing-masing program. Pembayaran ke Jamsostek berisi kontribusi karyawan maupun kontribusi perusahaan. Sistem men-generate laporan bulanan Jamsostek dan laporan tahunan Jamsostek dari data payroll. Biaya premi Jamsostek ada yang ditanggung perusahaan dan ada yang dibebankan kepada karyawan. Aplikasi payroll saat ini telah membantu menghitung beban perusahaan dan karyawan serta memotong dari gaji karyawan setiap kali pembayaran upah. Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan agar proses Jamsostek dalam perusahaan dapat: 1. Laporan bulanan yang telah ada pada As Is dapat di-support oleh sistem SAP. Seperti laporan bulanan berikut : -

Pendaftaran Tenaga Kerja.

-

Daftar Tenaga Kerja Keluar.

191

-

Rincian Iuran.

-

Laporan Perubahan Gaji (naik / turun upah).

-

Laporan tahunan yaitu DUMTK (Daftar Upah Mutasi Tenaga Kerja).

2. Laporan bulanan dapat dikeluarkan sewaktu-waktu dibutuhkan. 3. Jika terjadi koreksi upah, maka perhitungan premi Jamsostek juga secara otomatis dikoreksi. 4. Dapat menyediakan program/ fasilitas untuk menghitung besarnya manfaat Jamsostek berikut pengembangannya. Hal ini diperlukan sebagai fungsi kontrol jika ada penyesuaian dengan Jamsostek. Berikut ini penjelasan detail untuk functions and events dalam proses Tax, yaitu: Berikut ini besarnya premi dari masing-masing program, antara lain:

Refinery No.

JKK

JHT

JKM

Kolom

EE

ER

EE

ER

EE

ER

5 SPT

1

-

0.89%

2%

3.70%

-

0.30%

1.19%

2

-

0.24%

2%

3.70%

-

0.30%

0.54%

Table 3.20 Premi Jamsostek untuk Refinery

Refinery – Rincian

192

No.

NAMA PT

JKK

JHT

JKM

1

PT. XYZ- Jakarta

0.89%

5.70%

0.30%

2

PT. XYZ- Surabaya

0.89%

5.70%

0.30%

4

PT. XYZ- Medan Belawan

0.24%

5.70%

0.30%

5

PT. XYZ- Lubuk Pakam

0.89%

5.70%

0.30%

Table 3.21 Rincian Premi Jamsostek untuk Refinery

Plantation No.

JKK

JHT

JKM

Kolom

EE

ER

EE

ER

EE

ER

5 SPT

1

-

0.24%

2%

3.70%

-

0.30%

0.54%

2

-

0.54%

2%

3.70%

-

0.30%

0.84%

3

-

0.89%

2%

3.70%

-

0.30%

1.19%

Table 3.22 Premi Jamsostek untuk Plantation

Beban Karyawan: -

Jaminan Hari Tua (JHT)

: 2%

Beban Perusahaan: -

Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)

: Lihat tabel diatas

-

Jaminan Kematian (JKM)

: 0,30%

-

Jaminan Hari Tua (JHT)

: 3,70%

JKK dan JKM merupakan komponen benefit yang kena pajak. Berikut ini aturan perhitungan jamsostek: -

Jamsostek base adalah Gaji Pokok.

-

Karyawan masuk ditengah bulan jamsostek base berlaku proporsional.

193

-

Karyawan keluar ditengah bulan jamsostek base berlaku proporsional.

-

Potongan yang terkait dengan pemotongan Gaji Pokok, tidak memperngaruhi Jamsostek base.

-

JHT (yang dibayar perusahaan 3.7%) tidak masuk dalam pendapatan karyawan lainnya.

Yang ikut dalam program Jamsostek adalah: -

Karyawan Temporary.

-

Karyawan Permanent. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan pada saat melakukan konfigurasi

antara lain: 1. Payroll Schema (Terkait dengan RetroAccounting) Jika terdapat perubahan Gaji Pokok yang merupakan dasar perhitungan jamsostek, maka akan men-triger perhitungan ulang terhadap potongan jamsotek bulan-bulan sebelumnya. 2. Setting kontribusi dan perhitungan Jamsostek 3. Develop additional (ABAP) programs untuk menghitung besarnya manfaat jamsostek beserta pengembangannya •

Maintain table Pengembangan.

•

Kalkulasi/ Perhitungan Pengembangan.

•

Konversi existing data.

194

3.4.3.6. Company Loans Pada saat payroll selesai dijalankan, maka sistem akan menggunakan informasi pinjaman yang ada untuk menghitung potongan pinjamannya. Dengan digunakannya sistem SAP diharapkan agar: 1. Pinjaman dapat terintegrasi dengan payroll. 2. Dapat mengeluarkan laporan pinjaman setiap saat dibutuhkan. 3. Dapat menghitung potongan pokok pinjaman beserta saldo pinjaman setiap bulannya. 4. Data history pinjaman masih dapat di-maintain. Berikut ini detail mengenai functions and events dalam proses perhitungan company loans: 1. COP (Car Ownership Program) -

Perhitungannya adalah flat atau tanpa bunga.

-

Besar subsidi perusahaan sebesar 30%.

-

Karyawan keluar dapat melunasi sisa piutang beserta subsidinya.

-

Pelunasan piutang (pinjaman) dilakukan langsung ke Kasir.

-

Khusus Plantation, nilai subsidi dihitung sebagai komponen kena pajak.

-

Di-input di IT0045 – Loans.

-

Berlaku untuk karyawan permanen saja: *Refinery: Grade 07 sampai dengan 10 *Plantation: Level D sampai dengan F.

Berlaku untuk karyawan Jakarta dan berlaku untuk Asmen sampai dengan Manager.

195

2. Excess claim -

Merupakan loan yang diberikan kepada karyawan untuk memotong kelebihan medical/ hospital claim reimbursement.

-

Perhitungannya adalah flat dan tanpa bunga.

3. Pinjaman Sepeda Motor -


-

Di-input di IT0045 - Loans

-

Berlaku untuk karyawan Plantation.

-

Untuk Asisten Kebun/ Pabrik yang mengambil Sepeda Motor.

-

Besar potongan tergantung harga motor (termasuk subsidi), terdiri: * Subsidi (50%) untuk kebun agronomy (jabatan asisten agro & asisten traksi). *

Subsidi (30%) untuk agronomy (kasie, KTU) dan non-agronomy

(jabatan asisten eng). -

Karyawan keluar dapat melunasi sisa piutang beserta subsidinya atau ditinggal dilokasi.

-

Nilai subsidi tidak dihitung sebagai komponen kena pajak (perlakuan seperti Bantuan/ numpang).

196

4. Pinjaman Lain-lain -


-

Di-input di IT0045 – Loans.

-

Diperuntukkan bagi staf yang mengambil personal-loan.

-

Berlaku untuk karyawan Permenen saja (Plantation dan Refinery).

-

Berlaku untuk karyawan Level D sampai dengan F (Plantation), untuk jabatan Asisten Kepala dan Manager di Kebun dan Pabrik, dengan masa jabatan minimal 1 tahun.

-

Karyawan keluar harus melunasi sisa piutang.

-

Jaminan kartu Jamsostek dan kartu peserta Pensiun, pencatatan dokumen tersebut harus di-input secara manual di IT0185 - Personal IDs (di submodul PA / Master Data). Berikut ini beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat melakukan

konfigurasi nantinya, yaitu: 1. Payroll Schema, terkait dengan subsidi angsuran COP (Car Ownership Program) sebesar 30% (khusus Plantation), agar dapat di perhitungkan diakhir tahun. 2. Perlu dibuatkan Report untuk dapat menampilkan data loan COP hingga 5(lima) tahun ke depan (modify existing report YH_LOAN).

197

3.4.3.7. Posting to Accounting Hasil payroll terdiri dari informasi yang relevan untuk accounting. Untuk itu diperlukan evaluasi kebutuhan untuk posting ke accounting yang akan menjadi interface antara payroll dan accounting. Posting ke accounting terdiri dari beberapa task antara lain: 1. Penggabungan informasi yang relevan dari hasil payroll. 2. Menentukan komponen accounting yang relevan. Hasil payroll tidak di-posting-kan secara on-line, tetapi akan di-posting ke accounting dengan cara Off-Line Posting, hal ini dilakukan dengan alasan: •

Adanya pemisahan proses payroll (beda sistem) antara level Manager keatas dengan Asisten Manager (kebawah), dimana level Manager (keatas), untuk proses payroll dilakukan diluar SAP Payroll (non-SAP) sedangkan untuk Asisten Manager kebawah akan diproses menggunakan SAP Payroll.

•

Sedangkan proses posting ke accounting akan dilakukan secara global posting bersama-sama untuk data transaksi gaji baik dari level Manager (keatas) yang berasal dari non-SAP Payroll maupun level Asisten Manager (kebawah) yang dari SAP Payroll, sehingga untuk mendukung kebutuhan ini maka diperlukan adanya proses penggabungan data payroll dari kedua kelompok tersebut.

•

Proses penggabungan data tersebut dilakukan diluar SAP Payroll.

•

Untuk keperluan Off-Line posting tersebut diperlukan data pendukung dari SAP Payroll (untuk Level Asisten Manager kebawah) berupa data transaksi SAP Payroll dalam bentuk soft-copy (MS-Excel format) dan hard-copy sesuai dengan kebutuhan.

198

Dengan digunakannya sistem SAP diharapkan agar: 1. Integrasi antara payroll ke finance dan controlling. 2. Journal ke finance dan controlling dapat dilakukan langsung. 3. Komponen upah dapat langsung masuk kedalam G/L sesuai dengan pos yang telah ditentukan. Detail dari functions and events dalam proses perhitungan company loans dapat dilihat pada G/L Mapping (Lihat L-5). o Proses bisnis yang dirancang (to be) untuk Plantation Data gaji (Manager dan Asisten Manager kebawah) yang sebelumnya sudah dalam satu sistem akan dipisahkan (Manager menggunakan sistem lama sedangkan Asisten manager kebawah menggunakan SAP Payroll), kemudian akan dilakukan proses penggabungan dari 2(dua) sistem yang berbeda kemudian dilakukan posting secara global secara Off-line. Dimana nantinya sistem yang baru akan mengintegrasikan proses payroll langsung dengan accounting, komponen-komponen payroll dapat dipetakan secara langsung dengan G/L Account terkait dan pembebanan kepada cost center terkait dapat dilakukan degan lebih konsisten. Hal yang perlu dipertimbangkan saat melakukan konfigurasi sistem nantinya adalah setting integrasi dengan accounting.

199

3.4.3.8. Bank Transfer Proses bank transfers di PT. XYZ akan menggunakan Standard Data Medium Exchange yang kemudian dari data tersebut akan di keluarkan dengan menggunakan report sesuai dengan standar yang saat ini digunakan. Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan agar: 1. Dapat menghitung nilai Data bank Transfer dapat di-create secara hardcopy dan soft-copy (dengan format XLS ataupun text file) yang kemudian akan dikirimkan ke Bank. 2. Report terkait dengan payment request, salary breakdown (rincian gaji) dapat di-create. Detail dari functions and events dalam proses bnk transfers adalah sebagai berikut: Refinery House Bank yang digunakan dalam proses ini adalah Bank Central Asia dan Bank Permata (khusus untuk daerah Medan). Ketentuan yang berlaku dalam proses bank transfer untuk Refinery adalah: •

Semua karyawan harus memiliki rekening BCA, jika sampai dengan batas tanggal proses gaji karyawan masih belum memberikan no.rekening BCA, maka gaji karyawan tersebut tidak diproses, selanjutnya akan diproses bulan berikutnya.

•

Data gaji karyawan di-transfer melalui BCA (karena semua rekening karyawan adalah BCA).

200

Plantation House Bank yang digunakan dalam proses ini adalah Bank Central Asia dan Bank lainnya. Dimana ketentuan yang berlaku dalam proses bank transfer untuk Plantation adalah: •

Pada dasarnya setiap karyawan harus mempunyai no.rekening bank untuk transfer gajinya, namun seandainya sampai dengan proses gaji sudah berjalan karyawan tersebut masih belum memiliki no.rekening, maka akan dibuatkan no.rekening dummy di datanya (misalnya no.rekening: 123 bank: ABC) hal ini dilakukan karena existing system tidak bisa jalan jika tidak ada no.rekening.

•

Selanjutnya karyawan diharuskan memberikan no.rekening, kalaupun belum

punya

karyawan

tersebut

diperbolehkan

untuk

meminjam

no.rekening orang tua, istri, anak, atau saudara kandung, namun tidak diperbolehkan menggunakan / meminjam rekening teman sekantor atau atasannya. •

Kemudian

Perusahaan

akan

menerbitkan

surat

ke

bank

untuk

memberitahukan bahwa dummy rekening (rek: 123 bank: ABC), untuk ditransfer-kan ke rekening yang baru (sesuai yang diberikan oleh karyawan). •

Karyawan boleh menggunakan bank apa saja (tidak dibatasi).

•

Semua gaji karyawan akan di-transfer melalui 1 bank (dalam hal ini BCA), kemudian transfer ke masing-masing rekening karyawan di bank lain dilakukan oleh BCA.

201

•

Data (report) bank transfer dibagi menjadi 2(dua) dan dibuatkan 2(dua) cek: *Untuk rekening BCA *Untuk rekening Bank Lain-lain (dikirim terlebih dahulu / kebutuhan untuk clearing).

202

3.4.3.9. Pesangon Proses perhitungan pesangon bagi karyawan yang terminasi akan ditampilkan dalam suatu form yang menampilkan rincian hitungan baik hak maupun kewajiban secara transparan, dan dapat dicetak untuk mendapatkan persetujuan sebelum diberikan kepada karyawan yang yang bersangkutan. Dengan digunakannya sistem SAP diharapkan agar: 1. Data Pesangon Karyawan dapat dihitung sesuai dengan hak-hak yang diperoleh karyawan pada waktu terminasi. 2. Perhitungan Pesangon dapat dihitung secara otomatis sesuai dengan jenis terminasi karyawan dan kapan tanggal terminasinya. 3. Form

atau

daftar

perhitungan

Pesangon

dapat

dicetak

dengan

mencantumkan nilai/ angka yang menjadi hak dan kewajiban (potongan) karyaan. 4. Form dicetak 2(dua) set sama, bedanya untuk karyawan judul do form-nya ditambahi Tanda Terima, tanda tangan oleh Karyawan, tidak perlu approval (Diketahui dan Disetujui)

Detail dari functions and events dalam proses perhitungan pesangon adalah sebagai berikut: Jenis terminasi yang mendapatkan Pesangon atau Uang Pisah dengan action type: X6 – Termination

203

Reason for action 01=Resign - Personal Concern

Refinery Mengundurkan diri

Plantation Resign

(keluar baik-baik) 02=End of Work Contract

N/A

N/A

03=Disability of Work



04=Resign- Work for other company

Mengundurkan diri

Resign

(keluar baik-baik) 05=Failed Probation

N/A

N/A

06=Early Retirement

Pensiun

Pensiun

07=Early Contract Termination

N/A

N/A

08=Death/Deceased

Meninggal Dunia

Meninggal Dunia

09=Medically Unfit



10=Failed Apprenticeship

N/A

N/A

11=Normal Retirement

Pensiun

Pensiun

12=Rationalization/Efficiency

Rasionalisasi

PHK (Rasionalisasi)

13=Resign - Without Notice

Mengundurkan diri

N/A

karena pelanggaran berat 14=Resign - Study

Mengundurkan diri (keluar baik-baik)

Table 3.23 Terminasi untuk Mendapatkan Pesangon

Resign

204

Beberapa aturan dalam perhitungan pesangon antara lain: Refinery •

Karyawan yang TMK per 01 Januari 2007 mengikut undang-undang, karyawan yang TMK sebelumnya mengikuti PKB (Perjanjian Kerja Bersama).

•

Karyawan Point of hire berbeda dengan lokasi kerja terakhir akan dibayarkan tunjangan Tiket Pemulangan (khusus karyawan Pensiun / Meninggal).

•

Karyawan yang keluar uang pesangonnya ditahan sebesar Rp. 2.000.000, yang akan dibayarkan setelah 4 bulan sejak keluar dan tidak ada tagihan yang masih menjadi tanggung jawab karyawan.

•

Bila besar pesangon kurang dari Rp.2.500.000,- maka dana yang ditahan hanya sebesar nilai pesangon.

•

Perhitungan pesangon untuk karyawan pensiun, dihitung sampai dengan akhir bulan pensiun.

•

Koreksi pembayaran diselesaikan pada akhir bulan untuk Pph21 bulan berjalan, sehingga uang yang ditahan hanya untuk dana talangan apabila ada excess claim saja.

Aturan lain yang ditambahkan untuk proses perhitungan pesangon untuk Refinery adalah: •

Pensiun, Meninggal Dunia dan Sakit Berkepanjangan: mendapatkan Tunjangan Cuti proporsional (khusus Level 05 keatas)

205

•

Cuti Tahunan yang belum jatuh tempo dihitung secara proporsional, formula = ( Tgl.Terminasi - Tgl.Jatuh tempo cuti) / 12 *

Jatah Cuti

Tahunan.

Plantation •

Mengikuti undang-undang.

•

Karyawan Point of hire berbeda dengan lokasi kerja terakhir akan dibayarkan tunjangan Tiket Pemulangan (karyawan Pensiun / Meninggal).

•

Proporsional hak cuti adalah, hak cuti yang timbul tapi belum bisa diambil.

•

Bagi Karyawan yang meninggal pembayarkan Pesangon ditambah Nilai Saldo manulife (jika karyawan tersebut menjadi peserta Manulife)

•

Bagi Karyawan Pensiun atau PHK (dipecat), pensiun yang dibayarkan adalah Nilai Pesangon dikurangi dengan Nilai Saldo Manulife (jika karyawan menjadi peserta Manulife), jika tidak menjadi peserta Manulife akan dibayarkan Nilai Pesangon secara penuh. Pajak yg dihitung hanya selisih nilai yang sudah dikurangi dari Manulife. Beberapa aturan yang ditambahkan dalam proses perhitungan pesangon

antara lain: •

Meninggal Dunia: Mendapatkan Bantuan Dukacita

•

Karyawan terminasi: tidak mendapatkan THR proporsional.

•

Tunjangan Cuti proporsional: khusus untuk Asisten/ setingkat keatas. Masa Kerja 0

Pesangon ( x) 1

UPMK (x) 0

Penggantian Obat / Rumah 15% x (Pesangon + UPMK)

206

1

2

0

15% x (Pesangon + UPMK)

2

3

0


3

4

2


4

5

2


5

6

2


6

7

3


7

8

3


8

9

3


9

9

4


10

9

4


11

9

4


12

9

5


13

9

5


14

9

5


15

9

6


16

9

6


17

9

6


18

9

7


19

9

7


20

9

7


21

9

8


22

9

8


23

9

8


24

9

10


25

9

10


26

9

10


27

9

10


Table 3.24 Pesangon menurut Uandang-Undang No. 13 / 2003

Masa

Pesangon ( x

UPMK

Kerja

)

(x)

0

1

0


1

2

0


Penggantian Obat / Rumah

207

2

3

0


3

4

2


4

5

2


5

6

2


6

7

3


7

8

3


8

9

3


9

9

4


10

9

4


11

9

4


12

9

5


13

9

5


14

9

5


15

9

6


16

9

6


17

9

6


18

MK x 1.25

7


19

MK x 1.25

7


20

MK x 1.25

7


21

MK x 1.25

8


22

MK x 1.25

8


23

MK x 1.25

8


24

MK x 1.25

10


25

MK x 1.25

10


26

MK x 1.25

10


27

MK x 1.25

10


28

MK x 1.25

10


29

MK x 1.25

10


30

MK x 1.25

10


Table 3.25 Pesangon menurut PKB

208

Terminasi: Mengundurkan diri / keluar baik-baik (Resign) Refinery - Grade 01 sampai dengan 04

Masa Kerja

Uang Pisah

0–6

0

7 – 12

1 x Gaji Pokok

13 - Dst.nya

2 x Gaji Pokok

Table 3.26 Uang Pisah untuk Terminasi Resign

Alasan Terminasi: Mengundurkan diri karena Pelanggaran Berat Refinery:

Masa Kerja

Uang Pisah

0–6

0

7–9

1 x Gaji Pokok

10 – 12

2 x Gaji Pokok

13 - Dst.nya

3 x Gaji Pokok

Table 3.27 Uang Pisah untuk Terminasi karena Pelanggaran Berat pada Refinery

Plantation: Masa Kerja

Uang Pisah

0–8

0

9 – 10

1 x Gaji Pokok

11 - Dst.nya

2 x Gaji Pokok

Table 3.28 Uang Pisah untuk Terminasi karena Pelanggaran Berat pada

Plantation

209

Implementasi di Lapangan Refinery

Lokasi

Undang-2

PKB

Keluar baik2

Pelanggaran Berat

Jakarta

Yes

Yes

Yes

Yes

Medan

Yes

N/A

Yes

Yes

Surabaya

Yes

Yes

Yes

Yes

Table 3.29 Uang Pisah

Pajak Pesangon

Nilai Pesangon

Pajak (Final)

0 - 50.000.000

0%

50.000.000 - 100.000.000

5%

100.000.000 - 500.000.000

15 %

500.000.000 - 999.999.999

25 %

Table 3.30 Pajak Pesangon

210

Formula perhitungan komponen Pesangon/ Uang Pisah:

No. 1.

Komponen Masa Kerja

Formula Perhitungan Tgl.Mulai Bekerja - Tgl.Terminasi Dihtiung sampai dengan hari

2.

Gaji Pokok

Gaji Pokok terakhir

3.

Tunjangan Permanen

Di-input

4.

Uang Pesangon

Faktor x Tabel Pesangon x Gaji Pokok Faktor :

5.

Uang PMK

•

Faktor sesuai jenis terminasi, dan

•

Faktor sesuai masa kerja (tabel)

Faktor x Tabel UPMK x Gaji Pokok Faktor :

6.

Penggantian Pengobatan

•

Faktor sesuai jenis terminasi, dan

•

Faktor sesuai masa kerja (tabel)

15% x (Uang Pesangon + UPMK)

/ Perumahan 7.

Uang Pisah

Faktor x Gaji Pokok Faktor : sesuai masa kerja

8.

Kebijaksanaan

Di-input

9.

Tunjangan Cuti

( Tgl.Terminasi - Tgl.Jatuh Tempo Cuti ) /

(Proporsional)

12 x Gaji Pokok

Sisa Cuti Tahunan

Sisa Cuti x Gaji Pokok / Pembagi

(proporsional)

Pembagi :

10.

•

Jadwal kerja 5 hari / minggu = 21

•

Jadwal Kerja 6 hari / minggu = 25

Refinery : Sisa Cuti + Proposional Cuti yang belum jatuh tempo: (Tgl.Terminasi - Tgl.Jatuh

211

Tempo Cuti terakhir) / 12 x Jatah Cuti

Plantation : Proposional Cuti yang belum jatuh tempo tidak diperhitungkan

11.

THR Proporsional

{12 - (Tgl.Hari Raya - Tgl.Terminasi)} / 12 x Gaji Pokok

12.

Bantuan Dukacita

Refinery : •

MK 5-9 = 1 x Gaji Pokok

•

MK 10-17 = 2 x Gaji Pokok

Ditambah sumbangan kematian : •

Grade 01-04 : Rp.5.000.000,-

•

Grade 05-10 : Rp.5.500.000,-

Plantation : 1 x Gaji Pokok 13.

Tiket Pemulangan

Di-input

14.

Pembayaran Lain-lain

Di-input

15.

Potongan Pelunasan

Di-input

Koperasi 16.

Potongan Pelunasan

Di-input

Excess claim 17.

Potongan Pelunasan COP

Di-input

18.

JHT - Manulife

Di-input

Table 3.31 Formula perhitungan komponen Pesangon / Uang Pisah

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan pada saat konfigurasi nantinya adalah: •

Perlu dibuatkan additional program untuk menghitung Pesangon, karena tidak ada standard SAP system untuk menghitung pesangon dan disimpan dalam ZTable.

212

•

Form dicetak dengan 2(dua) model, untuk karyawan dan untuk perusahaan (dengan format yang berbeda namun isinya sama).

3.4.3.10. Payroll Reports Report yang akan dikeluarkan sistem payroll SAP dapat dikelompokkan dalam 4(empat) kategori: 1. Report standard (legal report) seperti misalnya laporan yang terkait dengan Jamsostek dan Pajak dapat dikeluarkan oleh standard SAP. 2. Query Report, yaitu report dimana bentuk atau format dan isinya tidak terdapat dalam standard SAP Payroll. 3. Custom Report, yaitu report yang tidak terdapat dalam SAP standard report dan juga tidak dapat dipenuhi dengan query, maka akan dibuatkan additional program (ABAP) namun untuk report dalam kategori ini ditentukan dalam daftar RICEF yang telah disepakati. 4. Existing report (SAP HR) yang sudah digunakan oleh Group XYZ.

Dengan digunakannya sistem SAP diharapkan agar: 1. Slip Gaji dapat dikeluarkan oleh sistem SAP dengan menggunakan standard Group XYZ dengan penambahan rincian Overtime. 2. Report yang dibutuhkan terkait dengan proses penggajian dapat dikeluarkan dari sistem SAP. 3. Dapat dengan mudah mengeluarkan report yang sifatnya ad-hoc report. 4. Memanfaatkan report yang sudah ada pada existing system yang telah dipakai oleh XYZ Group.

213

5. Data dapat di-download dalam format .TXT dan MS-Excel.

Detail dari functions and events dalam proses payroll reports adalah sebagai berikut: Daftar Payroll Report

No.

Report Slip Gaji :

1

Modify existing Slip Gaji, Penambahan detail data Overtime berikut perhitungannya

Keterangan Existing (ZNET & NTHR) modify

2

Tanda terima Slip Gaji Dibuat / dikelompokkan Per Cost Center

3

Perhitungan Pesangon

4

Menampilkan report loan COP hingga 6 tahun ke depan Bank Transfer :

5

1. File / soft-copy 2. Report (Listing data Diskette Bank)

6

7

8

Laporan untuk kebutuhan pelaporan ke accounting: 1. Jurnal Edit List (per lokasi dan PT) Laporan untuk kebutuhan pelaporan ke accounting: 2. Rincian Piutang Karyawan (per PT) Laporan untuk kebutuhan pelaporan ke accounting: 1. Rekap Pajak Report / List Tunjangan BBM dan Maintenance :

9

1. Detail per Karyawan 2. Rekap per Cost Center

Standard SAP Soltius Template YH_LOAN Soltius Template

Flexi Report

Flexi Report

Flexi Report

Refinery : batal

214

Report / List Pembayaran THR, Bonus, Rapel, Ekses dan 10

PPHDTP (Pajak Penghasilan Ditanggung Pemerintah): 1. Detail per Karyawan

Flexi Report

2. Rekap per Cost Center Listing rekap Lembur 11

1. Detail per Karyawan (ALV)

Flexi Report

2. Rekap per Cost Center (ALV) Daftar Gaji Karyawan 12

1. Detail per Karyawan

Flexi Report

2. Rekap per Cost Center Listing Adjustment (per Type / CC) 13

1. Detail per Karyawan Adjustment : Tunjangan dan Potongan, dicetak terpisah, Tunjangan sendiri dan Potongn sendiri Report Jamsostek : 1. Detail per Karyawan

14

2. Rekap per Cost Center * Karyawan Keluar

Standard SAP

* Karyawan Masuk * Perubahan Salary 15

Jamsostek : Rincian Upah

Flexi Report

Jamssostek : 1. Perincian Jaminan Sosial Tenaga Kerja 16

2. Rekap Jaminan Sosial Tenaga Kerja

Standard SAP

3. Listing Rapel Kenaikan Gaji 4. Daftar Kenaikan Gaji & Rapel 17

Jamsostek : Pendaftaran Tenaga Kerja

Standard SAP

18

Jamsostek : Daftar Tenaga Kerja Keluar

Standard SAP

Program untuk menghitung THR 19

Proporsional dihitung dari tanggal hari raya - TMK / hari kalendar di tahun berjalan)

YH53

215

Data gaji karyawan untuk keperluan off-line posting : 1. Report data gaji 20

2. Soft-copy (format MS-Excel)

Flexi Report

Format antara Refinery dan Plantation akan diusahakan sama (format masih menunggu dari user) 21

Laporan yang berisi informasi tentang rapel YH04 - Master list gaji & tunjangan Akan disesuaikan / dikoreksi untuk ditambahkan dengan

22

wage type baru dari PT. XYZ

Penyesuaian / modifikasi akan dilakukan oleh internal tim (IT)

Table 3.32 Daftar Payroll Report

3.4.3.11. Global Payroll Process Flow Global Payroll Process Flow merupakan bagian dari proses pada sistem SAP untuk melakukan perhitungan gaji karyawan, tunjangan, potongan, berikut pajak dan jamsostek, baik yang dihitung secara otomatis maupun data yang diinput. Dengan digunakannya sistem SAP diharapkan agar: 1. Mampu melakukan perhitungan terhadap gaji berikut tunjangan dan potongan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, termasuk tunjangan dan potongan karyawan yang terkait dengan data kehadiran karyawan. 2. Mampu menghitung pajak penghasilan karyawan secara Nett sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

216

3. Mampu menyajikan data atau pelaporan yang terkait dengan penghasilan karyawan unttuk kebutuhan posting dan transfer / pembayaran melalui bank. Detail dari functions and events dalam global payroll process flow berupa aturan yang diberlakukan dalam proses payroll adalah sebagai berikut: •

Periode Payroll tgl 1 sampai dengan 31 (akhir bulan) dan pembayaran tgl 25 bulan berjalan (jika libur maju ke tanggal terdekat (hari kerja).

•

Periode TM: aktual yaitu tanggal 11 (bulan sebelumnya) sampai dengan 10 (bulan berjalan).

•

Periode maintain data yang terkait dengan kehadiran, absensi, jadwal kerja, SPL (data Time Management) berikut proses Time Evaluation harus sudah selesai paling lambat pada H-10 terhitung dari tanggal pembayaran gaji kepada karyawan.

•

Periode maintain data kepegawaian (Personnel Administration) dari tanggal 1 sampai dengan 31, harus sudah selesai pada H-10.

•

Periode maintain data tunjangan / potongan dari tanggal 1 sampai dengan 31, harus sudah selesai pada H-10.

•

Proses bank transfer (pengiriman soft-copy ke bank) dilakukan pada H-4 terhitung dari tanggal pembayaran gaji kepada karyawan, jika tanggal tersebut jatuh hari libur maka proses maju di tanggal sebelumnya (hari kerja).

•

Proses retroactive accounting calculation hanya boleh dilakukan untuk tahun berjalan saja, hal ini dimaksudkan agar tidak menimbulkan perubahan pajak yang telah dibayarkan pada tahun sebelumnya.

217

•

Sopir Tangki - Refinery Medan: -

Gaji / Upah Sopir tidak dibayarkan melalui SAP Payroll, fungsi SAP Payroll hanya untuk menghitung pajak penghasilan dan premi Jamsostek saja.

-

Karena Upah Sopir dibayarkan secara harian (sesuai dengan jumlah tripnya dan dilakukan oleh bagian Transport), maka Upah Sopir yang sudah dibayarkan dalam sebulan tersebut di-input kedalam infotype 0015 - Additional Payments, selanjutnya dihitung pajak penghasilan (tampil di line 1).

-

Dasar perhitungan premi Jamsostek adalah UMR (tarif saat ini yang berlaku sebesar 1.419.000 - sesuai dengan upah minimun dari pemerintah.

Payroll Area:

ID

Payroll

Payroll Area

Admin

A0

Non Payroll

Z0

Plantation

Z1

PT. XYZ - Ref. Jakarta Opr

Z2

PT. XYZ - Ref. Jakarta Spv

Z3

PT. XYZ - Ref. Surabaya

Z4

PT. XYZ - Ref. Medan (01-04)

Z5

PT. XYZ - Ref. Medan (05-Up) Table 3.33 Payroll Area

Catatan: A0 – Non Payroll Digunakan untuk:

Position

Authorization

218

1. Seluruh karyawan periode dari mulai bekerja di PT. XYZ sampai dengan tanggal 31.12.2012 (sebelum Go-Live SAP-HR Payroll). 2. Karyawan yang gajinya tidak diproses melalui SAP-HR Payroll.

Pembagian payroll area seperti tersebut diatas juga dimaksudkan untuk otorisasi proses/ pengerjaan payroll, dimana otorisasi tersebut bertujuan untuk: 1. Secure data payroll berdasarkan jabatan dan areanya. 2. Maintain dan kontrol data lebih mudah.

Payroll Control Record: Payroll control record ini berfungsi untuk: •

Menentukan tahapan dari satu rangkaian proses payroll.

•

Untuk menentukan batas proses retroactive calculation (menghitung berlaku surut / mundur).

•

Untuk meng-lock (mengunci) master data (data karyawan) agar tidak drubah selama proses payroll sedang berjalan (belum selesai).

Hal yang perlu diperhatikan adalah setiap perubahan terhadap data karyawan dan berlaku surut, secara otomatis SAP-HR akan menandai bahwa karyawan tersebut akan diproses secara retroactive mulai sejak perubahan data tersebut berlaku, namun demikian berlaku surut (mulai kapan) dapat dibatasi oleh Payroll Control Record.

219

Setiap Payroll Area akan memiliki Payroll Control Record, sehingga nantinya akan mudah diketahui status tahapan proses setiap Payroll Area, tahapan proses tersebut: •

Release for payroll

•

Check payroll result

•

Release for correction

•

Exit payroll

Proses Bisnis Global Payroll o Proses bisnis yang dirancang (to be) •

PA-Admin melakukan proses pemeliharaan data karyawan pada bulan berjalan secara up-to-date, hal ini menyangkut bila data karyawan tidak up-to-date maka akan berakibat pada proses perhitungan tunjangan, potongan atau benefit lainnya yang akan diproses melalui Payroll.

•

TM-Admin melakukan pemeliharaan data karyawan yang terkait dengan kehadiran, absensi, subtitusi, lembur (SPL) dan lainnya sesuai dengan periode yang telah ditentukan sampai dengan proses Time Evaluation. Selanjutnya hasil Time Evaluation tersebut akan menjadi masukan bagi Payroll untuk menghitung tunjangan dan potongan yang terkait dengan kehadiran karyawan.

•

Sambil menunggu proses pemeliharaan data oleh PA-Admin dan penyiapan data Time Evaluation oleh TM-Admin, PY-Admin dapat melakukan input data tunjangan, potongan atau perubahan data yang terkait dengan pendapatan karyawan.

•

Sebelum proses payroll dijalankan, PY-Admin mengeluarkan report untuk mengetahui karyawan yang mutasi.

220

•

Selanjutnya pada periode yang yang telah ditentukan (sesuai dengan kesepakatan), PY-Admin akan melakukan proses perhitungan gaji (memulai proses payroll), langkah yang akan dilakukan : -

Release Payroll

-

Proses ini akan mengakibatkan data karyawan untuk periode bulan Payroll berjalan dan sebelumnya tidak bisa di-maintain (tapi untuk data bulan berikutnya masih bisa di-maintain), hal ini diperlukan agar data karyawan tidak berubah-ubah selama proses payroll sedang dilakukan.

-

Simulasi Payroll Proses ini identik seperti melakukan percobaan proses payroll, hal ini diperlukan untuk mengetahui lebih awal jika terjadi kesalahan data atau data yang tidak lengkap sehingga masih memungkinkan untuk dilakukan perubahan baik oleh PA-Admin maupun TM-Admin, sesuai dengan data mana yang masih salah.

-

Start Payroll Proses ini melakukan proses perhitungan payroll dan membentuk data transaksi payroll (Result Table). Data ini selanjutnya akan digunakan

untuk

proses

pembuatan

laporaan,

permintaan

pembayaran, transfer ke bank sampai dengan posting ke Finance / Accounting. -

Check Result

221

Proses ini melakukan pengecekan terhadap hasil proses perhitungan, apakah sudah benar atau masih terdapat kesalahan, terutama karyawan yang take home pay-nya lebih kecil dari 50%. -

Corrections Jika masih ada kesalahan maka perlu dilakukan koreksi terhadap data yang masih salah, untuk itu PY-Admin melakukan proses Release for Correction, kemudian memberitahukan ke PA-Admin dan atau TM-Admin untuk melakukan koreksi data. Jika koreksi sudah selesai proses dimulai lagi dari Release Payroll, kemudian Start Payroll (ulangi dari Release Payroll).

222

3.5. Master Data 3.5.1. Personnel Administration Master Data Pada perancangan proses bisnis yang baru dibuatkan Master Data yang nantinya akan menyimpan data-data terkait personnel administration, antara lain: No

Kode

1

Infotype Personnel Number

2

0000

Actions

3

0001

Organizational Assignment

4

0002

Employee Personal Data

5

0006

Address

6

0019

Monitoring of Task

7

0021

Family Member

8

0022

Education

9

0023

Previous Employee

10

0041

Date of Specification

11

0102

Grievances

12

0185

Personnel IDs

13

0105

Communication

14

0032

Internal Data

15

0040

Object on Loan

16

0702

Documents

17

0395

External Data

18

0183

Award

19

0033

Statistic

20

0052

Wage Maintenance

21

0008

Basic Salary

22

0009

Bank Details

23

0014

Recurring Payments and Deductions

24

0015

Additional Payments and Deductions

25

0267

Additional Off-Cycle Payments and Deductions

26

0241

Tax Data Indonesia

27

0242

Jamsostek Insurance Indonesia

223

28

0057

Membership Fee

29

2010

Remuneration Info

Table 3.34 Infotype 3.5.1.1. Personnel Number Personnel number bersifat sekuensial dan unik, dimana satu nomor diberikan hanya khusus untuk satu karyawan pada saat perekrutan. Personnel Number yang diterapkan pada PT. XYZ terdiri dari 8(delapan) karakter dengan format seperti berikut: 5xxxxxxx. Secara standar, sistem SAP memiliki 2(dua) fasilitas penomoran yaitu: •

Internal Number Assignment: Personnel Number diberikan secara auto generated berdasarkan kalkulasi dari nomor yang sebelumnya sudah tersimpan sebelumnya sehingga tidak terjadi duplikasi penomoran.

•

External Number Assignment: Personnel Number dimasukkan secara manual oleh user. PT. XYZ akan menggunakan fasilitas penomoran Internal Number

Assignment. Namun dikarenakan NIK (Nomor Induk Karyawan) yang tersimpan pada mesin absensi masih berupa NIK dengan format yang lama, maka disediakan Infotype 0032 (Internal Data) yang dapat menyimpan NIK yang lama. Penomoran karyawan akan dilakukan dengan mengikuti pola penomoran yang sudah berlaku di Corporate (perusahaan pusat). Selain itu Personnel Numberakan di-upload berdasarkan tempat/ wilayah kerja karyawan dan diurutkan berdasarkan divisi tiap karyawan.

224

3.5.1.2. Action Infotype Action (0000) digunakan untuk menyimpan Action Type dan Reason for Action. Infotype ini nantinya digunakan untuk menentukan pengelompokkan dari infotype yang harus diisi oleh user setiap melakukan sebuah action dan mengelompokkan reasons yang bisa digunakan dalam masing-masing action yang akan digunakan. Dalam pengimplementasian ini, PT. XYZ akan menggunakan Action Type yang sudah ada dengan menambahkan beberapa Reason for Action sesuai dengan kebutuhan PT. XYZ. Berikut ini rancangan Action Type dan Reason for Action untuk PT. XYZ.

Action Type

Reason for Action

X1=Hiring

01=Vacant Pos. in Organization 02=Restructure Organization 03=Renewal Contract 04=SKU (Syarat Kerja Umum)

X2=Organizational

01=Replacement

Assignment

02=External Transfer 03=Internal Transfer 04=Promotion 05=IDL Adjustment 06=Demotion 07=SAP Data Migration 08=General Annual Salary Increase 09=Special Adjustment 10=Collective Labor Agreement Adj 11=Promotion -SKU (Syarat Kerja Umum)

X3=Unpaid Leave

01=Unpaid Leave

225

X4=Re-Enter Company

01=Return from Unpaid Leave 02=Re-Enter Company

X5=Confirmation

01=Contract to Permanent 02=Probation to Permanent 03=Contract Extension 04=Apprentice to Permanent 05=Apprentice to Contract 06=Permanent to Honorer 07=Permanent to Contract

X6=Termination

01= Resign - Personal Concern 02= End of Work Contract 03= Disability of Work 04= Resign- Work for other company 05= Failed Probation 06= Early Retirement Indisipliner 07= Early Contract Termination 08= Death/Deceased 09= Medically Unfit 10= Failed Apprenticeship 11= Normal Retirement 12= Rationalization/Efficiency 13= Resign - Without Notice 14= Resign – Study

Table 3.35 Action dan Reason for Action Type

226

Action hiring yang ada pada PT.XYZ membedakan antara contract dan probation di reason for action. Sementara untuk implementasinya nanti akan diisi dengan tipe reason for action 01 – vacant pos in organization. Action organizational assignment yang ada di PT. XYZ akan men-detailkan

alasan

karyawan

di

promosi/

demosi/

transfer.

Sedangkan

untuk

implementasinya, akan digabung di dalam 1 reason for action promosi/ demosi/ external transfer/ internal transfer. Karyawan pensiun yang akan tetap diperkerjakan di PT. XYZ akan menggunakan action confirmation dengan reason for action Permanent to Contract, dan employee group menggunakan kode A=Retired. Berikut ini merupakan contoh tampilan infotype 0000 – Actions

Gambar 3.54 Tampilan Infotype 0000 – Actions

227

Detail Field

Field

Data

Length

Short Description

Name

Type

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Action Type

MASSG CHAR

2

Action Type

Reason for action

MASSG CHAR

2

Reason for Action

Employment

STAT2

1

Employment Status

CHAR

Table 3.36 Detail Field pada Infotype 0000 – Actions

228

3.5.1.3. Organizational Assignment Infotype 0001 digunakan untuk menyimpan informasi mengenai organisasi unit, posisi, job, employee group, employee subgroup, personnel area, personnel subarea, work contract dan grouping administrator. Infotype ini bersifat mandatory dan harus dimiliki setiap karyawan. Dengan demikian maka perusahaan dapat menyimpan riwayat organisasi unit dan posisi yang pernah ditempati oleh seorang karyawan, dimana hal ini berkaitan dengan perencanaan pengelolaan karyawan untuk jangka panjang. Berikut ini perubahan yang akan diberlakukan pada PT. XYZ setelah diimplementasikannya modul HCM. •

Employee Group

Kode

Deskripsi

2

Permanent

3

Contract

4

Honorer

5

Terminated

6

Apprentice

7

Probation

8

Outsource

9

Expatriate

A

Retired

Table 3.37 Employee Group

229

•

Employee Subgroup Berikut beberapa contoh employee subgroup yang dirancang untuk PT.

XYZ.

Jabatan

Grading

04

General Manager

06

Supervisor (I)

07

Supervisor (NI)

08

General Staff (I)

09

General Staff (NI)

10

Operative (I)

11

Operative (NI)

12

Outsource

A1

C.E.O

A2

Deputy C.E.O

B1

COO/CAO/CFO/CKO

C1

Division Head

C2

Deputy Division Head

D1

Senior Manager

D2

Middle Manager

D3

Junior Manager

Table 3.38 Employee Subgroup

230

•

Work Contract Work Contract merupakan Master Data yang menunjukkan status

kekaryawanan seseorang dalam perusahaan setelah direkrut.

Kode

Deskripsi

01

Temporary

02

Non Jamsostek

03

Internship

04

MT/Honorer

05

Permanent Table 3.39 Work Contract

•

Payroll Area Payroll Area adalah master data yang digunakan untuk menyimpan

catatan mengenai area dimana seorang didaftarkan didalamnya untuk proses penggajian.

Kode

Deskripsi

A0

Non Payroll

Y0

Plantation

Y1

Refinery - Jakarta Opr

Y2

Refinery - Jakarta Spv

Y3

Refinery – Surabaya

Y4

Refinery – Medan (01-04)

Y5

Refinery – Medan (05-06) Table 3.40 Payroll Area

231

•

Personnel Area dan Subarea Personnel Area adalah master data yang menyimpan nama kantor pusat

dimana seorang karyawan ditugaskan. Didalam Personnel Area ini karyawan akan dikelompokkan lagi kedalam Personnel Subarea yang terdapat dalam Personnel Area dimana karyawan ditugaskan. Berikut ini beberapa personnel area dan subarea yang dirancang untuk PT. XYZ.

Kode

Personnel

Kode

Personnel

Area

Personnel

Area J000

Personnel Subarea

Subarea PT. XYZ

J000

JKT-KTR PST REF

J001

PLUIT

J002

TJ.PRIOK INDSTR

J003

TJ.PRIOK TANK.

J004

SURABAYA

J005

BELAWAN TANK.F

J006

LBK PKAM INDSTR

J007

JKT-KTR PST PLT

J008

PKU-PKW PKANBRU

J009

SDE-SNG DUA EST

J010

BLE-BALAM EST

J011

KYE-KYANGAN EST

J012

KCE-KENCANA EST

J013

SDF-SNG DUA FAC

J014

BLF-BALAM FAC

J015

KYF-KYANGAN FAC

Table 3.41 Personnel Area dan Personnel Subarea

232

•

Personnel Admin Personnel Admin adalah infotype yang digunakan untuk menyimpan

daftar admin yang memiliki otorisasi untuk mengelola suatu bagian dalam perusahaan. Berikut ini adalah personnel admin yang dirancang untuk PT. XYZ

Kode

Deskripsi

A01

MANAGEMENT

A02

TRANSPORT

A03

ADM.OPR. AGRONOMY

A04

ADM.OPR. ENGINEERING

A05

AGRIBUSINESS DEVELOPMENT

Table 3.42 Personnel Admin

Berikut ini contoh tampilan dari infotype 0001

Gambar 3.55 Tampilan Infotype 0001 – Organizational Assignment

233

Detail Field

Field

Data

Length Short Descrition

Name

Type

Pers. No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Pers. Area

WERKS

CHAR

4

Personnel Area

Subarea

BTRTL

CHAR

4

Personnel Subarea

EE Group

PERGG

CHAR

1

Employee Group

EE Subgroup

PERSK

CHAR

2

Employee Subgroup

Payroll Area

ABKRS

CHAR

2

Payroll Area

Contract

ANSVH

CHAR

2

Work Contract

Cost Ctr

KOSTL

CHAR

10

Cost Center

Org. Unit

ORGEH

NUMC

8

Organizational Unit

Position

PLANS

NUMC

8

Position

Job Key

STELL

NUMC

8

Job

Pers. Admin

SACHP

CHAR

3

Adminitrator for HR Master Data

Table 3.43 Detail Field pada Infotype 0001 – Organizational Assignment

Dengan menggunakan sistem SAP maka grading karyawan akan mengikuti grading yang ada di PT. XYZ sehingga grading yang ada di Plantation dan Refinery akan disimpan kedalam infotype 0052 tanpa ada nominal gaji, sedangkan infotype 0008 akan menyimpan nominal gaji karyawan berdasarkan grading –nya. Karyawan yang tidak diproses payroll-nya di sistem SAP akan menggunakan payroll area dengan kode A0-Non Payroll.

234

3.5.1.4. Employee Personnel Data Infotype 0002 digunakan untuk menyimpan informasi identitas personal karyawan, dimana infotype ini bersifat mandatory dan harus dimiliki oleh semua karyawan. Data-data yang akan disimpan dalam infotype ini antara lain: •

Nama Lengkap

•

Nama Panggilan

•

Tempat Lahir

•

Tanggal Lahir

•

Agama

•

Marital Status

•

Tanggal Menikah

Berikut ini merupakan contoh tampilan dari infotype 0002

Gambar 3.56 Tampilan Infotype 0002 – Employee Personal Data

235

Detail Field

Field Name

Data Type

Length

Short Description

Name Pers. No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Title

ANREX

CHAR

5

Form of Address text

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Known As

RUFNM

CHAR

40

Nickname

Title

TITEL

CHAR

5

Title

Gender

GESCH

CHAR

25

Gender

Birthdate

GBDAT

CHAR

10

Date of Birth

Birthplace

GBORT

CHAR

40

Birthplace

Country of

GBLND

CHAR

3

Country of

Birth Date

Birth

Birth

Nationality

NATIO

CHAR

3

Nationality

Family and Religion Marital Status

FATXT

CHAR

6

Marital Status

Since

FAMDT

DATS

8

Valid from Date of Marital Status

Religion

KITXT

CHAR

4

Religious Denomination

Table 3.44 Detail Field pada Infotype 0002 – Employee Personal Data

236

3.5.1.5. Address Infotype 0006 ini diharapkan dapat menyimpan alamat karyawan yang terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu: •

Legal Address

•

Emergency Address

•

Temporary residence

•

Mailing Address

•

Home Address

•

Alamat NPWP

Dimana informasi yang perlu diisi adalah sebagai berikut: •

Address Type

•

Street/House No.

•

2nd Address Line

•

District

•

City/Postal Code

•

Region

•

Country

•

C/O (diisi dengan nama relasi karyawan yang dapat dihubungi apabila dalam keadaan darurat

•

Telephone Number

•

1st Add'l Number

•

2nd

•

3rd

237


Gambar 3.57 Tampilan Infotype 0006 – Address

238

Detail Field

Field

Data

Name

Type

Lenght

CHAR 4

Short Description

Address Type

ANSSA

Address Record Type

C/O

NAME2 CHAR 40

Street and House Number

Street and House

STRAS

CHAR 60

C/O name (in care of)

2nd Address Line

LOCAT

CHAR 40

2nd Address Line

City

ORT01

CHAR 40

City

Postal Code

PSTLZ

CHAR 10

Postal Code

Region

STATE

CHAR 3

Region (State, Province,

No

Country) Country

LAND1

CHAR 3

Country Key

Telephone

TELNR

CHAR 14

Telephone Number

Comm Type

COM01

CHAR 4

Communication Type

Com Number

NUM01

CHAR 20

Communication Number

Number

Table 3.45 Detail Field pada Infotype 0006 – Address

Data alamat yang sudah tersimpan saat ini di sistem digabung kedalam satu record yang mencakup alamat tinggal, untuk alamat asal akan disimpan secara terpisah dalam sistem SAP berdasarkan address type yang tergolong menjadi permanent residence dan temporary residence. Semua jenis alamat yang dimiliki karyawan akan tersimpan dalam satu infotype 0006- address dimana satu karyawan

239

dapat memiliki lebih dari satu jenis alamat. Informasi yang menjadi acuan pertama kali adalah permanent residence.

3.5.1.6. Monitoring of Task Infotype 0019 digunakan untuk menyimpan atau memonitor tanggal batas waktu proses kekaryawanan misalnya akhir masa percobaan, akhir masa kontrak atau masa persiapan pensiun. Diharapkan infotype ini akan memberikan early warning untuk batas waktu kekaryawanan dalam perusahaan. Data-data yang akan di-maintain dalam infotype ini adalah: •

Task Type

•

Date of Task

•

Reminder Date

•

Comment

Berikut ini merupakan contoh tampilan dari infotype 0019

240

Gambar 3.58 Tampilan Infotype 0019 – Monitoring of Task

Dengan menggunakan infotype ini, maka akhir batas waktu untuk suatu proses kekaryawanan akan lebih mudah dilacak dengan diberikannya reminder beberapa waktu sebelumnya. Selain itu manager didalam perusahaan lebih mudah untuk mengetahui masa kerja seorang karyawan yang akan membantu proses pengelolaan karyawan.

Detail Field

Field

Data

Lenght

Short Description

Name

Type

Task Type

TMART

CHAR

2

Task Type

Date of Task

TERMN

DATS

8

Date of Task

Processing

BVMRK CHAR

1

Processing Indicator

VORLZ

NUMC 3

Lead Time (number)

TEXT1

CHAR

Excerpt from infotye

Indicator Lead/Follow up Time Comments

72

module

Table 3.46 Detail Field pada Infotype 0019 – Monitoring of Task

241

3.5.1.7. Family Member Infotype 0021 digunakan untuk menyimpan data keluarga dari seorang karyawan yang digunakan sebagai salah satu indikator status pajak dari karyawan yang bersangkutan. Informasi yang disimpan antara lain: •

Spouse

•

Child

•

Guardian

•

Stepchild

•

Emergency Contact

•

Related Persons (Brother/Sister)

•

Brother/Sister

•

Father

•

Mother

•

Father in Law

•

Mother in Law

•

Grandparents Dalam infotype ini juga disimpan jabatan (job title) dan perusahaan

(employer) tempat anggota keluarga karyawan yang bersangkutan bekerja. Infotype ini dibutuhkan untuk mengetahui nama dan status anggota keluarga karyawan yang berguna dalam menentukan pemberian beberapa jenis benefit kepada karyawan. Data-data yang disimpan dalam infotype ini antara lain: •

Type Family Member

•

Name

•

Gender

242

•

Birthplace

•

Date of Birth

•

Country of Birth

•

Nationality

•

Status

•

Job Title

•

Employee

Berikut ini adalah contoh tampilan dari infotype 0021

Gambar 3.59 Tampilan Infotype 0021 – Family Member

Subtype anak dalam sistem SAP hanya akan mengenal satu jenis anak dimana tidak ada pembedaan antara anak tiri dan anak kandung dalam satu keluarga. Selain itu untuk karyawan yang memiliki tiga orang anak, maka ketiganya akan dimasukkan kedalam kategori dependet for tax purpose, yang mengkondisikan apabila anak pertama sudah berusia 21 tahun atau 21 tahun keatas

243

maka anak pertama tidak lagi dihitung sebagai tanggungan pajak dari karyawan yang bersangkutan.

Detail Field

Field

Data

Name

Type

Length

CHAR 4

Short Description

Family Member

ANSSA

Type of family record

Name

NAME2 CHAR 40

Complete key

Gender

STRAS

CHAR 60

Gender key

Birthplace

LOCAT

CHAR 40

Birthplace

Birthdate

ORT01

CHAR 40

Date of birth

Nationality

PSTLZ

CHAR 10

Nationality

Marriage

STATE

CHAR 3

Marriage certificate

Country of Birth

LAND1

CHAR 3

Country of birth

Job Title

TELNR

CHAR 14

Job title of family member

Employer

SPEMS

CHAR 40

Employer of family

Certificate

member

Table 3.47 Detail Field pada Infotype 0021 – Family Member

244

3.5.1.8. Education Infotype 0022 digunakan untuk menyimpan data pendidikan dan training yang pernah dicapai oleh karyawan. Dimana dengan disimpannya diharapkan agar data pendidikan karyawan akan dibuat pembedaan jenis pendidikan formal dan training yang pernah diikuti oleh karyawan yang bersangkutan beserta grade dan nilai terakhir dari pedidikan yang diikuti. Data-data yang akan di-maintain dalam infotype ini adalah: •

Educational Establishment, yaitu jenjang pendidikan yang diikuti oleh karyawan. Contoh: Doctorate Degree, Bachelor Degree, Senior High School, dan lain sebagainya.

•

Education/Training, yaitu pembagian jenis pendidikan formal dan training yang diikuti karyawan. Contoh: formal education, internal training, dan lain sebagainnya.

•

Country Key

•

Certificate

•

Duration

•

Final Mark

•

Branch of Study 1

245


Gambar 3.60 Tampilan Infotype 0022 – Education

Detail Field

Educational Est

Field

Data

Name

Type

SLART

CHAR

Lenght

2

Short Description

Educational Establishment

Education/Training AUSBI

NUMC 8

Education/Training

CHAR

Institute/location of

E & T Categories Institute/Location

INSTI

80

training Country Key

SLAND

CHAR

3

Country key

Certificate

SLABS

CHAR

2

Certificate

Duration of Course

ANZKL

DEC

3

Duration of training course

Time/Measurement ANZEH

CHAR

3

Time/Measurement Unit

Final Grade

EMARK CHAR

4

Final Grade

Branch of Study 1

SLTP1

NUMC 5

Branch of study

Brach of Study 2

SLTP2

NUMC 5

Branch of Study

Unit

246

Table 3.48 Detail Field pada Infotype 0022 – Education 3.5.1.9. Previous Employers Infotype 0023 digunakan untuk menyimpan pengalaman kerja karyawan sebelum bekerja di PT. XYZ. Dengan digunakannya sistem SAP diharapkan agar data pengalaman kerja karyawan sebeum di PT. XYZ dapat disimpan dan dijadikan informasi apabila diperlukan mencari informasi tentang latar belakang pengalaman bekerja karyawan. Data-data yang akan di-maintain dalam infotype ini antara lain: •

Employer

•

City

•

Country Key

•

Industry

•

Work Contract

Berikut ini adalah contoh tampilan infotype 0023

Gambar 3.61Tampilan Infotype 0023 – Previous Employers

247

Detail Field

Field

Data

Name

Type

Lenght

Short Description

Employer

VORAG CHAR

20

Name of employer

City

ORT01

CHAR

25

City

Country Key

LAND

CHAR

3

Country key

Industry

BRSCH

CHAR

4

Industry Key

Job

TAETE

NUMC 8

Job at former employer(s)

Work Contract

ANSVX

CHAR

Work contract-other employer

2

Table 3.49 Detail Field pada Infotype 0023 – Previous Employers

3.5.1.10. Date of Specification Infotype 0041 digunakan untuk menyimpan tanggal-tanggal penting yang berkaitan dengan proses karyawan, seperti data tanggal masuk dan tanggal keluar perusahaan. Tanggal-tanggal yang disimpan di infotype ini akan digunakan lebih jauh, di submodul payroll misalnya untuk penghitungan iuran pensiun, perhitungan pesangon, di submodul Time Management misalnya untuk pembuatan jatah cuti. Diharapkan dengan sistem yang baru data tanggal yang menjadi acuan suatu aktivitas proses kekaryawanan dapat disimpan dalam sistem, pada saat karyawan diangkat menjadi karyawan PT. XYZ maka sistem dapat mencatat tanggal masuk karyawan sehingga proses perhitungan pesangon dan benefit lainnya dapat dihitung berdasarkan tanggal diangkatnnya karyawan, dan sistem juga diharapkan dapat mencatat tanggal karyawan non-staff diangkat menjadi staff untuk kebutuhan generate cuti karyawan.


248

Gambar 3.62 Tampilan Infotype 0041 – Date of Specification

Detail Field

Field

Data

Lenght

Short Description

Name

Type

Date Type

DAR01

CHAR

2

Date Type

Date

DAT01

DATS

10

Date for date type

Table 3.50 Detail Field pada Infotype 0041 – Date of Specification

Date type

Code

01

TMK

TB

Tgl Pesangon

TC

Generate Cuti

TD

Terminated Table 3.51 Jenis Date of Specification

Infotype ini menyimpan data efektif bagi karyawan yang memperoleh tunjangan cuti tahunan dihitung menggunakan tanggal masuk.

249

3.5.1.11. Grievances Infotype 0102 digunakan untuk menyimpan data-data sanksi/ hukuman yang pernah diterima oleh karyawan, dimana dengan digunakannya infotype ini akan membantu perusahaan dan karyawan untuk memunculkan pemberitahuan atas masa hukuman yang akan berakhir dan history atas pembinaan-pembinaan terhadap karyawan sebagai peringantan. Berikut ini contoh tampilan dati infotype 0102

Gambar 3.63 Tampilan Infotype 0102 – Grievances

Detail Field

Field

Data

Lenght

Name

Type

Subtype

SUBTY

CHAR

Reason

GRSTY

NUMC 2

4

Gievances Number GRNUM NUMC 3

Short Description

Subtype Grievance reason Grievances number

250

Arbitration

ARBYN

CHAR

1

Arbitration required

Supervisor

FORPR

NUMC 8

Supervisor

Grievances Status

GRSTA

NUMC 2

Grievances status

Stage

GRSTG

NUMC 2

Stage

Result

GRRES

NUMC 2

Grievances result

Date Settled

SETDT

DATS

8

Date settled

Estimated Cost

TCOST

CURR

9

Estimated cost

Required

Table 3.52 Detail Field pada Infotype 0102 – Grievances

Kode

Subtype

1

Grievances

2

Discipline

3

Harassment

Table 3.53 Jenis Subtype pada Infotype 0102 – Grievances

Kode

Status Type

01

Cases is closed

02

Cases is still open

Table 3.54 Jenis Status atas Pelanggaran pada Infotype 0102 – Grievances

Kode

Stage Type

01

Supervisor review

02

Unit Management review

03

Divisional Management

251

04

Corporate Management

05

Arbitration review

06

P4D review

07

P4P review

08

Ministry on Man Power

Table 3.55 Jenis Tingkat Penanganan atas Pelanggaran pada Infotype 0102 – Grievances

Kode

Result

01

Teguran Lisan

02

Teguran Tertulis

03

Surat Peringatan 1

04

Surat Peringatan 2

05

Surat Peringatan 3

06

SP 1 & Terakhir

07

SP 2 & Terakhir

08

Skorsing

Table 3.56 Jenis Penanganan atas Pelanggaran pada Infotype 0102 – Grievances

252

3.5.1.12. Personnel IDs Infotype 0185 digunakan untuk menyimpan informasi yang berkaitan dengan identitas karyawan misalnya passport, work permit, dan lain sebagainya. Dengan sistem baru yang mencatat mengenai data pegawai seperti SIM, KTP, Passport, dan lain-lain maka dapat diketahui dengan jelas dokumen legal yang berkaitan dengan pribadi karyawan. Berikut ini contoh tampilan dari infotype 0185

Gambar 3.64 Tampilan Infotype 0185 – Personnel IDs

253

Field Name

Data Type

ID Type

ICTYP

CHAR

ID Number

IDNUM

NUMC 30

Identity number

Author

AUTH1

NUMC 30

Issuing author

Date of Issue

FDPAT

CHAR

Date of issu for Pesonal ID

Valid To

EXPID

NUMC 8

ID expiry date

Place of Issue

ISSPL

NUMC 30

Place os issue identification

Country of Issue

ISCOT

NUMC 3

Country of issue

Detail Field

Lenght 2

8

Short Description Type of identification (IC type)

Table 3.57 Detail Field pada Infotype 0185 – Personnel Ids

254

Kode

ID Type

01

Identity Card

02

Passport

03

Drivers License – Type A

04

Drivers License – Type A Umum

05

Drivers License – Type B1

06

Drivers License – Type B1 Umum

07

Drivers License – Type B2

08

Drivers License – Type C

09

Drivers License – Type C Umum

10

Personal Number Old

98

XXX Employee Car Index

99

XXX Family CAR Index No

11

Work Permit (KITAS)

12

Stay Permit (KIMS)

13

Kartu Jamsostek Table 3.58 Jenis Personal ID

255

3.5.1.13. Communication Infotype 0105 digunakan untuk menyimpan e-mail karyawan ataupun bentuk-bentuk komunikasi lainnya yang digunakan oleh seorang karyawan. Berikut ini tampilan dari infotype 0105

Gambar 3.65 Tampilan Infotype 0105 – Communication

Detail Field

Field

Data

Lenght

Short Description

Name

Type

Type

USRTY

CHAR

4

Communication Type

ID/Number

USRID

CHAR

30

Communication ID/Number

Table 3.59 Detail Field pada Infotype 0105 – Communication

256

3.5.1.14. Internal Data Infotype 0032 digunakan untuk menyimpan NIK lama karyawan karena adanya perubahan menjadi NIK baru. Dalam hal ini dengan menggunakan sistem yang baru untuk menyimpan NIK yang lama maka dapat tetap menjalankan absensi dengan baik. NIK lama karyawan akan digunakan untuk menghubungkan ID yang ada di mesin absensi. Berikut ini merupakan contoh tampilan infotype 0032

Gambar 3.66 Tampilan Infotype 0032 – Internal Data

257

Detail Field

Field

Data

Name

Type

Lenght

Short Description

Pre. Personnel No.

PNALT

CHAR

12

Previous Personnel No.

Company ID

WAUSW

CHAR

12

Company ID

Car Regulation

PKWGL

CHAR

1

Car Regulation

Car Value

PKWWR

CHAR

9

Car Value

License Plate Number

KFZKZ20

CHAR

20

License Plate Number

Building Number

GEBNR

CHAR

6

Building Number

Room Number

DZIMNR

CHAR

6

Room Number

In-House Tel. Number

TELIN

CHAR

5

In-Houe Tel.Number

Table 3.60 Detail Field pada Infotype 0032 – Internal Data 3.5.1.15. Object on Loans Infotype 0040 digunakan untuk menyimpan data-data atas barang-barang milik perusahaan yang dipinjamkan kepada karyawan sehingga diharapkan agar peminjaman tersebut dapat lebih terkontrol dan termonitor. Berikut ini contoh tampilan infotype 0040

Gambar 3.67 Tampilan Infotype 0040 – Object on Loan

258

Detail Field

Field

Data

Name

Type

Lenght

Short Description

Object on Loan

LEIHG

CHAR

4

Object on Loan

Number

ANZKL

DEC

4

Number of object on loan

Unit

ZEINH

CHAR

4

Time/Measurement Unit

Loan Object No.

LOBNR

CHAR

20

Name of object on loan

Comment

ITXTZ

CHAR

72

Excerpt from infotype text Module

Table 3.61 Detail Field pada Infotype 0040 – Object on Loan

Kode

ID Type

06

Office/Room Key

07

Locker Key

08

Notebook/Laptop

09

Desktop Computer

10

Printer

11

Handphone

12

Books/Library

13

Tools

14

Other Office Equipment

15

Pager

16

Handy Talky

17

Motorcycle

18

Car

19

ID Card

20

Kartu Parkir

21

Uniform

22

Kartu Asuransi

23

Sepeda Motor

24

Rumah Sewa/Dinas/Mess

25

Gate Pass

Table 3.62 Jenis Objek pada Object on Loan

259

3.5.1.16. Document Infotype 0702 digunakan untuk menyimpan informasi dokumen berupa tanggal, tempat dan nomor dokumen yang berkaitan dengan proses kekaryawanan. Harapan dengan digunakannya sistem yang baru adalah dapat di-generate-nya nomor surat dan dokumen atau salinan dokumen dapat tersimpan dalam sistem. Penomoran surat menggunakan 10(sepuluh) digit sequence number sehingga tidak ada pengkodean untuk setiap jenis surat. Berikut ini merupakan contoh tampilan infotype 0702

Gambar 3.68 Tampilan Infotype 0702 – Documents

260

Detail Field

Field Name

Data Type

Lenght

Short Description

Type

DOC_TYPE

CHAR

4

Document type

Country

DOC_COUNTRY

CHAR

3

Document country

Number

DOC_NUMBER

CHAR

60

Document number

Date of issue

ISSUE_DATE

CHAR

8

Issue date

Place of issue

ISSUE_PLACE

CHAR

40

Issue place or city

Country of issue

ISSUE_CTRY

CHAR

3

Issue country

Document of issue

DOC_STATUS

CHAR

2

Document status

Document Location

LOCATION

CHAR

40

Location

Table 3.63 Detail Field pada Infotype 0702 – Documents

3.5.1.17. External Organization Infotype 0395 disiapkan dalam sistem SAP untuk menyimpan informasi mengenai tempat karyawan di-hire pertama kali. Berikut ini contoh tampilan infotype 0395

Gambar 3.69 Tampilan Infotype 0395 – External Organizational

261

Detail Field

Field Name

Data

Lenght

Short Description

Type Pers No

PERNR

NUMC 8

Personnel Number

Start

BEGDA

DATS

8

Start Date

End

ENDDA

DATS

8

End Date

Personnel Area

WERKS

CHAR

4

Personnel Area

Personnel Subarea

BTRTTL

CHAR

4

Personnel Subarea

Work Contract

ANSVH

CHAR

2

Work Contract

Table 3.64 Detail Field pada Infotype 0395 – External Organizational

262

3.5.1.18. Awards Infotype 0183 digunakan untuk menyimpan data data prestasi pendidikan karyawan. Diharapkan agara sistem dapat menyimpan dan me-maintain data prestasi karyawan. Data yang akan disimpan kedalam IT0183 – Awards adalah awards type dan awards text. Berikut ini contoh tampilan infotype 0183

Gambar 3.70 Tampilan Infotype 0183 – Awards

Detail Field

Field Name

Data

Lenght

Short Description

Type Pers No

PERNR

NUMC 8

Personnel Number

From

BEGDA

DATS

8

Start Date

To

ENDDA

DATS

8

End Date

Award Type

AWDTP

CHAR

4

Award Type

Award Text

ITXTZ

CHAR

72

Excerpt from infotype module

Table 3.65 Detail Field pada Infotype 0183 – Awards

263

3.5.1.19. Statistic Infotype 0033 digunakan untuk mencatat kemampuan berbahasa dan referensi karyawan. Diharapkan agar sistem dapat mencatat kemampuan berbahasa yang dimiliki oleh karyawan mencakup kemampuan menulis, membaca, dan mendengar. Selain iu juga agar sistem dapat mencatat karyawan yang melakukan referensi terhadap karyawan yang bersangkutan. Berikut ini contoh tampilan infotype 0033

Gambar 3.71 Tampilan Infotype 0033 –Statistic untuk Subtype Referensi

Detail Field

Field Name

Data

Lenght

Short Description

Type Pers No

PERNR

NUMC 8

Personnel Number

From

BEGDA

DATS

8

Start Date

To

ENDDA

DATS

8

End Date

Statistic Area

SUBTYP

NUMC 4

Statistic Area

Pers No

REFPER

NUMC 8

Personnel Number (Referensi)

Table 3.66 Detail Field pada Infotype 0033 –Statistic untuk Subtype Referensi

264

Gambar 3.72 Tampilan Infotype 0033 –Statistic untuk Subtype Bahasa

Detail Field

Field Name

Data

Lenght

Short Description

Type Pers No

PERNR

NUMC 8

Personnel Number

Start

BEGDA

DATS

8

Start Date

End

ENDDA

DATS

8

End Date

Statistic Area

SUBTYP

NUMC 4

Statistic Area

Bahasa

BHS

CHAR

50

Bahasa

Writing

WRT

CHAR

50

Writing

Reading

RDG

CHAR

50

Reading

Listening

LST

CHAR

50

Listening

Table 3.67 Detail Field pada Infotype 0033 –Statistic untuk Subtype Bahasa

265

3.5.1.20. Wage Maintenance Infotype 0052 digunakan untuk menyimpan wage maintenance standard karyawan. Sistem SAP diharapkan data menyimpan data mengenai grade karyawan PT. XYZ sesuai dengan grading yang berlaku di perusahaan saat ini, dimana gaji karyawan tidak boleh diakses oleh user yang bukan merupakan admin payroll. Berikut ini contoh tampilan infotype 0052

Gambar 3.73 Tampilan Infotype 0052 – Wage Maintenance

Detail Field

Field Name

Data Type

Lenght

Short Description

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Start

BEGDA

DATS

8

Start Date

End

ENDDA

DATS

8

End Date

Wage Maintenance

VDISI

CHAR

4

Wage Maintenance Type

P.scale Type

TRFAR

CHAR

2

Pay Scale Type

PS Area

TRFGB

CHAR

2

Pay Scale Are

Pay Sc Group

TRFGR

CHAR

8

Pay Scale Group

PS Level

TRFST

CHAR

2

Pay Scale Level

Table 3.68 Detail Field pada Infotype 0033 – Infotype 0052 – Wage Maintenance

266

3.5.1.21. Migration Strategy Diharapkan dengan sistem SAP maka data yang ada pada existing system akan di-migrasi-kan kedalam sistem SAP dan akan disimpan dalam standard table yang lazim disebut infotype. Infotype untuk menampung data dari existing system tersebut adalah:

No IT 0000

Infotype Actions

Keterangan

Data yg diperlukan

Menyimpan informasi mengenai

Mandatory, cut-off

history action untuk kebutuhan

mulai Go-Live.

perubahan status karyawan. 0001

Organizational


Mandatory, cut-off

Assignment

organisasi unit, posisi, job, pers.

mulai Go-Live.

area, pers. sub area, payr. area karyawan. 0002

Personal Data


Mandatory, cut-off

data pribadi karyawan seperti

mulai Go-Live.

nama lengkap karyawan, agama, tanggal lahir, dst. 0006

Addresses


Mandatory -

alamat tinggal karyawan, alamat

Subtype 1, cut-off

sementara karyawan atau alamat

mulai Go-Live.

lainnya sesuai dengan yang subtype alamat yang ada 0019

Monitoring of Tasks


Cut-off mulai Go-

tanggal reminder dan tanggal

Live.

berakhirnya masa kontrak karyawan/masa probation/masa persiapan pensiun/karyawan pensiun/masa berakhirnya sewa

267

rumah. 0021

Family


Mandatory, cut-off

Member/Dependents

data keluarga karyawan, seperti

mulai Go-Live.

istri, anak, orang tua, dst. 0022

Education


Cut-off mulai Go-

history pendidikan formal

Live.

karyawan atau history pendidikan non formal karyawan. 0023

Other/Previous


Cut-off mulai Go-

Employers

history kerja karyawan di

Live.

perusahaan sebelumnya. 0032

Internal Data


Cut-off mulai Go-

NIK lama

Live.

karyawan sebelum dikonversi ke NIK SAP. 0040

Objects on Loan


Cut-off mulai Go-

barang-barang yang dipinjamkan

Live.

kepada karyawan, dimana barang-barang yang dipinjam harus dikembalikan pada saat karyawan resign. 0041

Date Specifications


Mandatory, cut-off

tanggal TMK, tanggal generate

mulai Go-Live.

cuti, tanggal diangkat menjadi karyawan (u/ karyawan SKU), dan tanggal terminate karyawan. 0102

Grievances NA


Cut-off mulai Go-

pelanggaranpelanggaran yang

Live.

dilakukan oleh karyawan, dan hasil dari pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan, apakah di tegur lisan/SP.

268

0105

0185

0702

Communication

Personal IDs

Documents


Cut-off mulai Go-

alamat email karyawan.

Live.


Cut-off mulai Go-

tanda pengenal karyawan.

Live.


-

nomor dokumen. 0033

Statistics

Subtype: bahasa, menyimpan

Cut-off mulai Go-

informasi mengenai kemampuan

Live.

berbahasa karyawan. Subtype: referensi, menyimpan informasi mengenai karyawan yang mereferensikan karyawan. 0395

External


Mandatory, cut-off

Organizational

tempat pertama kali karyawan di

mulai Go-Live.

hire. 0183

Award


Cut-off mulai Go-

penghargaanpenghargaan

Live.

yang diterima oleh karyawan 0052

Wage Maintenance


Mandatory, cut-off

grade karyawan, data infotype ini

mulai Go-Live.

sama dengan data yang ada di infotype 0008, tanpa data gaji. Table 3.69 Daftar Infotype yang menampung existing data.

269

Tahapan kegiatan yang harus dilakukan dalam migrasi data, sebagai berikut:

Seq 1

Task Data Collection

Activity • Menentukan dead-line (periode sampai

PIC Core-Team

dengan kapan) data yang akan dikumpulkan • Mengumpulkan data dan melengkapi data yang kurang 2

Back-log data

Mencatat pergerakan data/transaksi yang

Core-Team

terjadi setelah dead-line (dipisahkan dengan data collection) 3

Data Cleansing

Pemutahiran data (memastikan bahwa

Core-Team

data tersebut adalah benar) dan mengelompokkan karyawan Jakarta, Surabaya, Medan, dst sehingga pada saat upload NIK karyawan berurut. 4

Template/format

Menyediakan format/template untuk

Consultant

untuk upload data 5

Data Mapping

Mapping/menyimpan data sesuai dengan

Core-Team

format/template yang telah ditentukan 6

Create migration

• Create LSMW

program/tools

• Create ZProgram

7

Execution

Pelaksanaan migrasi data

Core-Team

8

Upload Back-log

Upload data transaksi yang terjadi setelah

Core-Team

Data

dead-line data collection

Table 3.70 Tahapan migration data

Consultant

270

3.5.2. Time Management Master Data Pada perancangan proses bisnis yang baru dalam tahap implementasi ini maka dibuatkan Master Data yang nantinya akan menyimpan data-data terkait personnel administration, antara lain: 3.5.2.1. Work Schedule Rules 3.5.2.1.1. Holiday Calendar Merupakan pencatatan hari-hari libur nasional yang dimaksudkan agar sistem dapat mengetahui dan membedakan antara hari kerja biasa dan hari kerja libur nasional. Dalam hal ini PT. XYZ menggunakan hari libur nasional yang telah ditetapkan pemerintah. Pencatatan hari libur nasional harus dilakukan setiap awal tahun sebelum melakukan proses perhitungan data lembur, absensi dan kegiatankegiatan lain yang terkait dalam modul time management ini. Apabila hari-hari libur ini tidak dicatat maka informasi lembur pada hari libur nasional yang berbeda dengan hari biasa tidak dapat dihasilkan dalam proses time evaluation. Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan agar sistem dapat menyimpan informasi mengenai jadwal libur nasional setiap tahun dalam table di sistem SAP, dimana informasi hari libur nasional akan digabungkan dengan informasi dari jadwal kerja sehingga memberikan informasi dalam proses perhitungan lembur dan komponen gaji (wage type) yang terkait. PT. XYZ selain dari mengikuti hari libur nasional yang sudah ditetapkan oleh pemerintah, juga memberlakukan hari istimewa dengan perhitungan

271

lembur karyawan yang berbeda dari hari libur nasional, yang dianggap sebagai pertimbangan khusus bagi perusahaan. Perubahan perhitungan jadwal kerja karyawan yang ditetapkan dengan diimplementasikannya sistem SAP adalah bahwa hari libur nasional akan dibuatkan oleh tim dari departemen Corporate Information Technology (CIT). Sedangkan hari istimewa seperti cuti bersama H-1 lebaran dan cuti bersama H+2 lebaran tidak diberlakukan sebagai public holiday melainkan dianggap sebagai data absensi ketidakhadiran (IT 2001 – absences dengan subtype cuti bersama). Hal yang perlu dipertimbangkan saat melakukan konfigurasi adalah untuk membedakan perhitungan hari libur nasional dengan hari istimewa akan digunakan IT 2007 – Attendance Quota dengan subtype yang berbeda. Ketentuan penomoran yang berlaku adalah:

Code

Description

ID

Indonesia

Valid From

To

01-01-2012

31-12-9999

Table 3.71 Ketentuan Penomoran Work Schedule Rules

272

3.5.2.1.2. Daily Break Schedule Digunakan untuk menentukan total jam istirahat dalam satu hari kerja. Jam istirahat akan digunakan dalam penyusunan jam kerja harian yang bersifat sebagai jam istirahat yang dibayar (paid) atau tidak dibayar (unpaid). Penyusunan daily break schedule didasarkan pada jam kerja istirahat awal dan akhir. Daily break schedule didefinisikan sebagai salah satu komponen dalam menentukan jadwal kerja harian (daily work schedule). Diharapkan agar sistem dapat menyimpan jadwal istirahat karyawan pada setiap hari kerjanya. Pertimbangan khusus yang perlu dipikirkan oleh perusahaan adalah bahwa break yang digunakan dalam perusahaan ada 2(dua) jenis yaitu untuk karyawan non-Shift (office) yang menggunakan unpaid break, dan karyawan Shift yang menggunakan paid break. Ketentuan penomoran yang diberlakukan adalah sebagai berikut:

Break Code

Start

End

Paid

BR01

12:00

13:00

-

BR02

12:00

13:00

X

BR03

18:00

19:00

X

BR04

03:00

04:00

X

BR05

19:00

20:00

-

BR06

11:00

12:00

X

BR07

11:45

12:45

-

BR08

10:00

11:00

X

BR09

12:00

14:00

-

Table 3.72 Ketentuan Penomoran Break Schedule

273

3.5.2.1.3. Daily Work Schedule Merupakan durasi waktu kerja yang disepakati bersama antara perusahaan dan karyawan dan berisikan mengenai jam kerja hingga akhir kerja dalam satuan waktu hari. Informasi ini berfungsi untuk digunakan dalam pola jadwal kerja bagi setiap karyawan sebagai salah satu faktor dalam menentukan komponen-komponen pendapatan yang akan diterima oleh karyawan. Daily work schedule juga berperan dalam menentukan pola kerja karyawan (Period Working Schedule). Dengan digunakannya sistem SAP diharapkan agar sistem dapat menyimpan jadwal kerja harian karyawan pada setiap hari kerjanya.

274

Ketentuan penomoran yang diberlakukan adalah sebagai berikut:

DWS Code

Start

End

Break Code

Paid

OFC1

08:00

17:00

BR01

-

OFC2

07:00

16:00

BR06

-

OFC3

08:00

17:00

BR07

-

OFC4

08:00

17:00

BR09

-

WH01

10:00

19:00

BR01

-

WH02

09:00

18:00

BR01

-

PG01

07:00

15:00

BR02

X

PG02

06:30

14:30

BR02

X

PG03

06:00

14:00

BR08

X

PG04

07:30

16:00

BR02

X

PG05

08:00

16:00

BR02

X

PG06

08:30

14:30

BR01

-

SG01

15:00

23:00

BR03

X

SG02

14:30

22:30

BR03

X

SG03

14:00

22:00

BR03

X

SG04

15:30

24:00

BR03

X

SG05

16:00

24:00

BR05

-

SG06

16:00

22:00

BR05

-

MM01

23:00

07:00

BR04

X

MM02

22:30

06:30

BR04

X

MM03

22:00

06:00

BR04

X

MM04

23:30

08:00

BR04

X

OFF

-

-

-

-

Table 3.73 Ketentuan Penomoran Daily Work Schedule

275

3.5.2.1.4. Period Work Schedule Merupakan informasi yang berisikan siklus kerja dalam satu periode, dimana penentuan siklus jadwal kerja ini disesuaikan dengan kegiatan pada bagian atau area tertentu. Period work schedule dianggap sebagai komponen dalam menentukan jadwal kerja karyawan untuk periode tertentu (work Schedule Rule). Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan agar sistem dapat menyimpan informasi mengenai pola jadwal kerja karyawan untuk satu siklus. Ketentuan penomoran yang diberlakukan adalah kode yang harus dibentuk dalam PWS ini adalah 4(empat) karakter dan penamaannya tidak mengikuti suatu acuan tertentu. •

Kode PWS untuk karyawan non-Shift mempunyai 5(lima) variasi

Tipe

PWS

1

2

3

4

5

6

7

Office

OFC1

OFC1

OFC1

OFC1

OFC1

OFC3

OFF

OFF

Office Operator

OFC2

OFC2

OFC2

OFC2

OFC2

OFC2

OFF

OFF

Office PKS/Kebun

OFC3

OFC4

OFC4

OFC4

OFC4

OFC4

OFC4 OFF

Warehouse Jakarta 1

WRH1 WH01 WH01 WH01 WH01 WH01 OFF

OFF

Warehouse Jakarta 2

WRH2 WH02 WH02 WH02 WH02 WH02 OFF

OFF

Table 3.74 Ketentuan Penomoran Period Work Schedule untuk karyawan nonShift

276

•

PWS untuk karyawan Shift memiliki 12(dua belas) variasi

Tipe

PWS

1

2

3

4

5

6

7

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

OFF

OFF

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

OFF

OFF

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

OFF

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

OFF

OFF

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

OFF

OFF

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

PG01

OFF

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

OFF

OFF

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

OFF

OFF

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

OFF

PG01

PG01

SG01

SG01

MM01

SG01

SG01

OFC1

OFC1

OFC1

OFC1

OFC1

OFF

OFF

WH01

WH01

WH01

WH01

WH01

OFF

OFF

SH06

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

OFF

OFF

SH07

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

OFF

PG05

PG05

PG05

PG05

PG05

PG06

OFF

SG05

SG05

SG05

SG05

SG05

SG06

OFF

PG02

PG02

SG02

SG02

MM02

MM02

OFF

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

PG03

PG03

SG03

SG03

MM03

MM03

OFF

Shift Pabrik Jakarta Group A-C

Shift Pabrik Surabaya Group A-C

Shift Pabrik Jakarta Group A-D

SH01

SH02

SH03

Shift Pabrik Surabaya,Medan Group

SH04 OFF

A-D Shift Warehouse Surabaya Group A-B Shift Teknik/Timbangan Priok Tank Yard

SH05

Shift Teknik/Timbangan Priok Tank Yard Shift Tank Belawan Group A-B Shift Security Jakarta

SH08 SH09

Group A-D Shift Security Priok Tank Yard Group A-C Shift Security Surabaya Group A-D

OFF

SH10

SH11

OFF

277

Table 3.75 Ketentuan Penomoran Period Work Schedule untuk karyawan Shift 3.5.2.1.5. Work Schedule Rule Digunakan sebagai informasi dalam mengatur mengenai jadwal kerja seorang karyawan dalam satu satuan periode dimana jadwal libur karyawan sudah diatur oleh perusahaan beserta dengan hari libur nasional yang diakui perusahaan. Sifat dari working rule adalah tetap, maksudnya tidak akan berubah dalam waktu singkat. Perubahan jadwal kerja dikarenakan hal-hal yang bersifat insidentil, seperti pergantian shift kerja disebabkan ada karyawan yang sakit, maka tidak perlu melakukan perubahan pada Work Schedule Rule-nya. Perubahan tersebut dapat dilakukan pada master data yang disebut dengan Substitusi (Infotype 2003). Work Schedule Rule merupakan bagian dalam transaksi data pada infotype 0007- Planned Working Time. Dengan digunakannya sistem SAP diharapkan agar sistem dapat menyimpan informasi mengenai jadwal kerja karyawan sesuai dengan pola kerja yang tersusun ditambah dengan libur-libur nasional yang telah diatur oleh perusahaan. Data yang akan disimpan di infotype 0007 adalah sebagai berikut: •

Periode

•

Work Schedule Rule

•

Time Management Status

278

Kode

Deskripsi

1

Time evaluation of actual times

2

PDC time evaluation

7

Time evaluation without payroll integration

8

External services

9

Time evaluation of planned times

0

No time evaluation Table 3.76 Ketentuan Time Management Status

Dalam penentuan penomoran kode work schedule rule, maka penentuan kode sebanyak 8(delapan) karakter tidak mengacu pada penamaan tertentu, dengan data sebagai berikut:

WS

Description

Type

PWS

Mon

Tue

Wed

Thu

Fri

Sat

Sun

OFFICE01

Office 08:00-17:00

Daily

OFC1

OFC1

OFC1

OFC1

OFC1

OFC3

OFF

OFF

OFFICE02

Office 07:00-16:00

Daily

OFC2

OFC2

OFC2

OFC2

OFC2

OFC2

OFF

OFF

OFFICE03

Office Plantation

Daily

OFC3

OFC1

OFC1

OFC1

OFC1

OFC1

OFC1

OFF

WRHJKT-1

Warehouse 10:00-

Daily

WRH1

WHO1

WHO1

WHO1

WHO1

WHO1

OFF

OFF

Daily

WRH2

WHO2

WHO2

WHO2

WHO2

WHO2

OFF

OFF

Shift

SH01

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

OFF

OFF

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

OFF

OFF

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

OFF

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

OFF

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

OFF

OFF

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

OFF

OFF

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

OFF

OFF

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

OFF

19:00 WRHJKT-2

Warehouse 09:0018:00

FJ3R1W-A

Fac. JKT 3Rg 1Mggu Grp-A

FJ3R1W-B

Fac. JKT 3Rg 1Mggu

Shift

SH01

Grp-B

FJ3R1W-C

Fac. JKT 3Rg 1Mggu Grp-C

Shift

SH01

279

FS3R1W-A

Fac. SBY 3Rg 1Mggu

Shift

SH02

Grp-A

FS3R1W-B

Fac. SBY 3Rg 1Mggu

Shift

SH02

Grp-B

FS3R1W-C

Fac. SBY 3Rg 1Mggu

Shift

SH02

Grp-C

FJ4R1W-A

Fac. JKT 4Rg 1Mggu

Shift

SH03

Grp-A

FJ4R1W-B

Fac. JKT 4Rg 1Mggu

Shift

SH03

Grp-B

FJ4R1W-C

Fac. JKT 4Rg 1Mggu

Shift

SH03

Grp-C

FJ4R1W-D

Fac. JKT 4Rg 1Mggu

Shift

SH03

Grp-D

FMS4R2DA

Fac. MDN SBY 4Rg

Shift

SH04

2Hr Gr-A FMS4R2DB

Fac. MDN SBY 4Rg

Fac. MDN SBY 4Rg

Shift

SH04

Fac. MDN SBY 4Rg

Shift

SH04

Warehouse SBY

PG01

PG01

OFF

OFF

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

OFF

OFF

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

OFF

OFF

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

PG01

OFF

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

PG01

OFF

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

OFF

OFF

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

OFF

OFF

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

OFF

OFF

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

PG01

OFF

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

OFF

OFF

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

OFF

OFF

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

OFF

OFF

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

OFF

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

OFF

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

OFF

OFF

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

OFF

OFF

SG01

SG01

MM01

MM01

OFF

OFF

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

OFF

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

OFF

OFF

MM01

MM01

MM01

MM01

OFF

OFF

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

MM01

OFF

OFF

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

OFF

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

SG01

SG01

MM01

MM01

OFF

SG01

MM01

MM01

OFF

OFF

PG01

MM01

OFF

OFF

PG01

PG01

SG01

OFF

PG01

PG01

SG01

SG01

MM01

OFC1

OFC1

OFC1

OFC1

OFF

OFF

SG01

MM01 SG01

Shift

SH04

2Hr Gr-D WRHSBY-A

PG01

PG01

2Hr Gr-C FMS4R2DD

PG01

OFF

2Hr Gr-B FMS4R2DC

PG01

OFF MM01

Shift

SH05

OFC1

280

Group A WRHSBY-B

Warehouse SBY

Shift

SH05

Group B TMBGTNKA

Tmbg/teknik PRKPEL

WH02

WH02

WH02

WH02

WH02

OFF

OFF

WH02

WH02

WH02

WH02

WH02

OFF

OFF

OFC1

OFC1

OFC1

OFC1

OFC1

OFF

OFF

Shift

SH06

PG01

PG01

PG01

PG01

PG01

OFF

OFF

Shift

SH07

SG01

SG01

SG01

SG01

SG01

OFF

OFF

Shift

SH08

PG05

PG05

PG05

PG05

PG05

PG06

OFF

SG05

SG05

SG05

SG05

SG05

SG06

OFF

SG05

SG05

SG05

SG05

SG05

SG06

OFF

PG05

PG05

PG05

PG05

PG05

PG06

OFF

PG02

PG02

SG02

SG02

MM02

MM02

OFF

SG02

MM02

MM02

OFF

OFF

PG02

MM02

OFF

OFF

PG02

PG02

SG02

OFF

PG02

PG02

SG02

SG02

MM02

PG03

PG03

PG03

PG03

PG03

PG03

PG03

SG03

SG03

SG03

SG03

SG03

SG03

SG03

MM03

MM03

MM03

MM03

MM03

MM03

SG03

SG03

SG03

SG03

SG03

SG03

SG03

MM03

MM03

MM03

MM03

MM03

MM03

MM03

PG03

PG03

PG03

PG03

PG03

PG03

PG03

MM03

MM03

MM03

MM03

MM03

MM03

MM03

PG03

PG03

PG03

PG03

PG03

PG03

PG03

SG03

SG03

SG03

SG03

SG03

SG03

SG03

PG03

PG03

SG03

SG03

MM03

MM03

OFF

OFF

PG03

PG03

SG03

SG03

MM03

SG03

MM03

MM03

OFF

OFF

PG03

MM03

OFF

OFF

PG03

PG03

SG03

Pagi TMBGTNKB

Tmbg/teknik PRKPEL Siang

TANBLWNA

Tank Belawan Group A

TANBLWNB

Tank Belawan Group

Shift

SH08

B SCRJKT-A

Security JKT Group A

Shift

SH09

OFF SCRJKT-B

Security JKT Group B

Shift

SH09

SG02 PG02

SCRJKT-C

Security JKT Group C

Shift

SH09

MM02 SG02

SCRJKT-D

Security JKT Group

Shift

SH09

D SCPRKPLA

Security Priok Pel

MM02 Shift

SH10

Grp-A

SCPRKPLB

Security Priok Pel

Shift

SH10

Grp-B

SCPRKPLC

Security Priok Pel

Shift

SH10

Grp-C

SCRSBY-A

Security SBY Grp-A

OFF

Shift

SH11

OFF SCRSBY-B

Security SBY Grp-B

Shift

SH11

OFF MM03

SCRSBY-C

Security SBY Grp-C

Shift

SH11

SG03 PG03

SCRSBY-D

Security SBY Grp-D

Shift

SH11

MM03

281

SG03 SCRBLW-A

Security Belawan

SH12

Shift

Group A SCRBLW-B

Security Belawan

SH12

Shift

MM04

OFF

PG04

SG04

MM04

SG04

MM04

OFF

PG04

SG04

MM04

OFF

OFF

PG04

SG04

MM04

OFF

PG04

PG04

SG04

MM04

OFF

PG04

SG04

PG04

Security Belawan

SH12

Shift

Group C SCRBLW-D

SG04

OFF

Group B SCRBLW-C

PG04

MM04 SG04

Security Belawan

SH12

Shift

Group D

OFF MM04

Table 3.77 Ketentuan Work Schedule Rules

Detail Field

Field

Data Type

Length

Short Description

Name Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Begda

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

Endda

ENDDA

CHAR

10

End Date

Work Schedule

SCHKZ

CHAR

8

Work Schedule Rule

Time Management

ZTERF

NUMC

1

Employee Time

Status

Management Status Table 3.78 Detail Field untuk Work Schedule Rules

Terdapat 2(dua) pembagian jadwal kerja di PT. XYZ, yaitu: •

Karyawan harian dimana bila hari libur nasional jadwal kerjanya akan jadwalnya berubah menjadi hari libur.

•

Karyawan shift dimana hari libur nasional tidak berpengaruh terhadap jadwal kerjanya.

282

3.5.2.2. Time Data Recording and Administration 3.5.2.2.1. Time Recording Info Merupakan wadah untuk menyimpan informasi mengenai id karyawan yang sesuai dengan mesin pencatat waktu. Umumnya Time Recording ID adalah sesuai dengan NIK Karyawan. Sistem SAP mencatat di nomer ID yang terdaftar di mesin absensi adalah nomor NIK Karyawan yang baru. Data saat ini yang akan disimpan di Infotype 0050 adalah sebagai berikut: •

Periode

•

Time Recording ID (sama seperti NIK)

Gambar 3.74 Tampilan Infotype 0050 – Time Recording Info

283

Detail Field

Field

Data

Length

Short Description

Name

Type

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Begda

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

Endda

ENDDA

CHAR

10

End Date

Time Recording ID No

ZAUSW

NUMC

8

Time Recording ID Number

Table 3.79 Detail Field untuk Time Recording Info

284

3.5.2.2.2. Absences Absen akan mencatat mengenai halangan atau hal-hal yang berkaitan dengan tidak hadirnya seorang karyawan sesuai dengan rencana jadwal kerja yang telah ditentukan. Absen digunakan dalam proses perhitungan gaji karyawan yang akan diberikan sesuai dengan absensi karyawan. Khusus untuk karyawan Refinery Medan, yang melakukan cuti tahunan, cuti masal akan mendapatkan Uang Makan Harian. Ketentuan penomoran yang digunakan dalam absences akan disimpan kedalam IT2001 yang berisikan periode dan subtype dengan penomoran sebanyak 4(empat) karakter sebagai berikut:

285

Refinery Jakarta dan Medan:

Kode

Jenis Absence

Min

Max

Days

Days

Working Days

1001

Cuti Tahunan

1

X

1002

Cuti Masal

1

X

2001

Libur Bersama

1

X

2002

Dispensasi

1

X

2003


1

3

X

2004


1

2

X

2005

Ijin Istri Mlhrkan/Kggran

1

2

X

2006


1

5

X

2007


1

2

X

2008


1

2

X

2009


1

2

X

2010


1

1

X

2011

Ijin Waktu Kerja

1

X

2012

Cuti Ibadah

1

40

2013

Cuti Melahirkan

1

90

2014


1

45

2015


1

2

X

2016


1

1

X

2017


1

1

X

2018

Cuti Haid

1

2019


1

1

X

2020

Ijin Force Majeur-R.Prbd

1

2

X

2021

Ijin Force Majeur-R.Ktrk

1

1

X

3001


1

3002


1

4001

Mangkir

1

X

4002

Skorsing

1

X

4003


1

X

004

Ijin Potong Gaji

1

X

X

X

286

Table 3.80 Jenis Absensi untuk Refinery Jakarta dan Medan Refinery Surabaya Kode 1001

Jenis Absence Cuti Tahunan

Min Days 1

Max Days

1002

Cuti Masal

1

X

2001

Libur Bersama

1

X

2002

Dispensasi

1

X

2003


1

3

X

2004


1

2

X

2005

Ijin Istri mlhrkan/kggran

1

2

X

2006


1

5

X

2007


1

2

X

2008


1

2

X

2009


1

2

X

2010


1

1

X

2011

Ijin Waktu Kerja

1

X

2012

Cuti Ibadah

1

40

2013

Cuti Melahirkan

1

90

2014


1

45

2015


1

2

X

2016


1

1

X

2017


1

1

X

2018

Cuti Haid

1

2

X

2019

Ijin Kary. Menikah Lagi

1

2

X

2020

Ijin Kary. PindahRmh/Ktrk

1

1

X

2021

Ijin OrgTgl 1 rumah Mnggl

1

1

X

2022

Ijin Terkena Musibah-KKPR

1

2

X

3001


1

3002


1

4001

Mangkir

1

X

4002

Skorsing

1

X

4003


1

X

4004

Ijin Potong Gaji

1

X

Table 3.81 Jenis Absensi untuk Refinery Surabaya

Working Days X

X

287

Plantation

Kode

Jenis Absence

Min

Max

Working

Days

Days

Days

1001

Cuti Tahunan

1

X

1002

Cuti Masal

1

X

2001

Libur Bersama

1

X

2002

Dispensasi

1

X

2003


1

3

X

2004


1

2

X

2005

Ijin Istri mlhrkan/kggran

1

2

X

2006


1

5

X

2007


1

2

X

2008


1

2

X

2009


1

1

X

2010


1

2

X

2011


1

1

X

2012

Ijin Waktu Kerja

1

X

2013

Cuti Ibadah

1

40

2014

Cuti Melahirkan

1

90

2015


1

45

3001


1

3002


1

4001

Mangkir

1

X

4002

Skorsing

1

X

4003


1

X

Table 3.82 Jenis Absensi untuk Plantation

X

288

Gambar 3.75 Tampilan Infotype 2001 – Absences

Detail Field

Field Name

Data Type

Length

Short Description

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Begda

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

Endda

ENDDA

CHAR

10

End Date

Absence Type

AWART

CHAR

4

Attendance or Absence Type

Table 3.83 Detail Field untuk Absences

289

3.5.2.2.3. Attendances Attendance adalah bagian dari pencatatan terhadap kehadiran karyawan dan kegiatan diluar kantor sesuai dengan surat perjalanan dinas. Dengan digunakannya sistem SAP diharapkan agar sistem dapat menyimpan informasi terhadap kehadiran karyawan tetapi tidak berada di kantor dikarenakan melakukan perjalanan dinas seperti training, seminar, pameran dan kunjungan cabang. Perlu diperhatikan variabel tunjangan yang didapatkan untuk setiap jenis perjalanan dinas yang dilakukan. Data saat ini yang akan disimpan di IT2002, adalah sebagai berikut: •

Period

•

Subtype Dalam menentukan kode Attendance, maka penentuan kode sebanyak

4(empat) karakter, dengan data sebagai berikut:

Kode

Jenis Attendance

Min

Max

Working

Days

Days

Days

5001

Dinas Dalam Kota

1

X

5002

Dinas Dalam Kota-Trans

1

X

5003

Dinas Dalam Kota-Trns,Mkn

1

5004

Dinas Luar Kota

1

X

5005

Dinas Luar Negeri

1

X

Table 3.84 Jenis Attendance

290

Gambar 3.76 Tampilan Infotype 2002 – Attendances

Detail Field

Field Name

Data

Length Short Description

Type Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Begda

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

Endda

ENDDA

CHAR

10

End Date

Attendance Type

AWART

CHAR

4

Attendance or Absence Type

Table 3.85 Detail Field untuk Attendances

291

3.5.2.2.4. Substitutions Substitutions adalah bagian dari kegiatan untuk melakukan perubahan jadwal kerja harian seorang karyawan. Data yang dimasukkan merupakan perubahan jadwal kerja mungkin disebabkan karena karyawan berhalangan hadir sehingga harus digantikan oleh karyawan lainnya. Selain itu, perubahan disebabkan adanya kebutuhan lain pada hari tertentu. Jadi sifatnya tidak tetap dalam satu periode kegiatan. Dengan digunakannya sistem SAP diharapkan agar dapat melakukan perubahan rencana jadwal kerja harian dalam satu satuan periode, misalnya harian, mingguan ataupun beberapa hari dalam 1(satu) bulan kerja. Informasi yang dapat dimasukkan adalah sesuai dengan Daily Work Schedule (DWS) yang telah ditetapkan sebelumnya ataupun dengan meng-input jam aktual karyawan tersebut bekerja. Untuk peng-input-an jam actual karyawan Time Admin memerlukan informasi tambahan yang diperlukan seperti DWS Class dan Break Schedule yang tepat sehingga variabel tunjangan yang didapatkan dapat sesuai. Untuk itu diperlukan nilai awal yang menentukan pada hari tersebut menggunakan DWS Class dan Break Schedule yang tepat. Data saat ini yang akan disimpan di IT2003 adalah sebagai berikut: •

Periode

•

Subtype

Subtype

Keterangan

01

DWS Substitution

02

Time Substitution

292

Table 3.86 Subtype untuk Substitution

•

Time Start – Time End

•

DWS Class

•

Break Schedule

•

DWS

•

Day Type

Gambar 3.77 Tampilan Infotype 2003 – Substitution

293

Detail Field

Field

Data

Lengt

Short Description

Name

Type

h

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Begda

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

Endda

ENDDA

CHAR

10

End Date

Subst type

VTART

CHAR

2

Substitution Type

Start Time

BEGUZ

TIMS

6

Start Time

End Time

ENDUZ

TIMS

6

End Time

DWS Class

TPKLA

CHAR

1

Daily Work Schedule Class

Daily Work Schedule

TPROG

CHAR

4

Daily Work Schedule

Work break schedule

PAMOD

CHAR

4

Work Break Schedule

Day Type

TAGTY

CHAR

1

Day Type

Table 3.87 Detail Field untuk Substitution

3.5.2.2.5. Absence Quotas Bagian data transaksi yang menyimpan informasi mengenai kuota cuti karyawan, dimana besarnya kuota dan masa hangus yang berbeda-beda sesuai dengan aturan yang berlaku dimasing-masing lokasi dan bisnis unit. Hal yang memotong kuota cuti adalah tipe absensi Cuti Tahunan dan Cuti Masal. Dengan digunakannya sistem SAP diharapkan agar dapat melakukan pencatatan terhadap jumlah kuota cuti tahunan karyawan sehingga karyawan dapat mengambil cuti tahunan yang telah berhak digunakan. Untuk menghasilkan kuota cuti tahunan untuk akan menggunakan program non-standard yaitu Z program karena banyaknya jenis cuti yang dimiliki oleh PT. XYZ yang tidak memungkinkan menggunakan program standard SAP. Pembatasan untuk utang cuti karyawan:

294

Business Unit

Utang Cuti Tahunan

Utang Cuti Masal

Refinery Jakarta

1 hari

No Limit

Refinery Surabaya

6 hari

No Limit

-

No Limit

No Limit

No Limit

Refinery Medan Plantation

Table 3.88 Pembatasan Utang Cuti Karyawan

Data saat ini yang akan disimpan di IT2006 adalah sebagai berikut : •

Periode Start – End (Periode terbitnya cuti)

•

Subtype Subtype 90

Keterangan Cuti Tahunan

Table 3.89 Subtype untuk infotype 2006

•

Quota Number

•

Deduction From (Tanggal berlakunya cuti)

•

Deduction To (Tanggal hangusnya cuti)

295

Gambar 3.78 Tampilan Infotype 2006 –Absences Quotas

Detail Field

Field

Data Type

Length

Short Description

Name Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Begda

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

Endda

ENDDA

CHAR

10

End Date

Category

KTART

NUMC

2

Absence Quota Type

Quota Number

ANZHL

NUMDEC

5

Number of Employee Time Quota

Deduction from

DESTA

DATS

8

Start Date for Quota Deduction

Deduction to

DEEND

DATS

8

Quota Deduction to

Table 3.90 Detail Field untuk Absences Quotas

296

3.5.2.2.6. Attendance Quotas Sesuai fungsinya sebagai wadah dalam mencatat kegiatan lembur karyawan berdasarkan jam lembur yang disetujui oleh atasannya. Jam kerja yang dimasukkan akan diolah dan dikalkulasikan dalam proses yang dinamakan dengan Time Evaluation. Perhitungan lembur karyawan merupakan hasil perbandingan dari rencana kerja harian karyawan (Daily Work Schedule) pada hari tersebut dengan data aktual jam kerja (Clock-In dan Clock-Out) karyawan dan jam surat perintah lembur (Attendance Quota) tersebut. Terdapat 2(dua) perhitungan lembur yang berbeda di PT. XYZ yaitu perhitungan lembur yang mengikuti peraturan pemerintah yaitu lembur hari biasa (1 jam pertama x1,5, jam berikutnya x2) dan lembur hari libur (7 jam pertama x2, jam ke-8 x3, jam berikutnya x4) dan penghitungan lembur hari istimewa (hari-hari yang ditetapkan oleh perusahaan sehingga karyawan yang melakukan lembur pada hari tersebut, penghitungan lemburnya adalah 8 jam pertama x3, jam berikutnya x4). Untuk itu diperlukan jenis Surat Perintah Lembur yang berbeda yaitu jenis yang pertama adalah Surat Perintah Lembur untuk menghitung lembur yang sesuai dengan peraturan pemerintah dan jenis yang kedua adalah SPL Hari Istimewa untuk menghitung lembur sesuai dengan perhitungan lembur hari istimewa. Dalam melakukan peng-input-an surat perintah lembur ke dalam sistem SAP, periode tanggal yang di-input antara Start Date dengan End Date adalah tanggal yang sama walaupun pada kenyataan lembur yang dilakukan adalah lintas hari. Data saat ini yang akan disimpan di IT2007 adalah sebagai berikut:

297

•

Periode Start – End

•

Subtype

Subtype

Keterangan

01

Surat Perintah Lembur

02

SPL Hari Istimewa

Table 3.91 Subtype untuk infotype 2007

•

Time Start – End

Gambar 3.79 Tampilan Infotype 2007 –Attendance Quootas

298

Detail Field

Field

Data

Lengt

Short Description

Name

Type

h

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Begda

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

Endda

ENDDA

CHAR

10

End Date

Type

KTART

NUMC

2

Attendance Quota Type

Start time

BEGUZ

TIMS

6

Start Time

End time

ENDUZ

TIMS

6

End Time

Table 3.92 Detail Field untuk Attendance Quotas

3.5.2.2.7. Employee Remunerations Info Ketika terjadi kerusakan pada mesin absensi ataupun kehilangan data absensi, maka tunjangan-tunjangan kehadiran harus tetap bisa di simpan pada sistem, agar dapat dibayarkan pada saat proses penggajian. Infotype 2010 – Employee Remuneration Info menyimpan informasi mengenai berapa hari seorang karyawan masuk dan berapa jam-kah seorang karyawan melakukan overtime. Infotype ini tidak bersifat mandatory. Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan dapat meng-cover datadata variabel tunjangan yang terkait dengan kehadiran ketika Server Absensi mengalami kerusakan ataupun kehilangan data absensi karyawan. Data yang disimpan seperti: •

Nama

•

Nomor Induk Karyawan (NIK)

•

Jumlah dalam bentuk : − Hari : Untuk Attandance

299

− Jam : Untuk Overtime Infotype 2010 – Employee Remuneration Info ini juga akan digunakan bila terjadi koreksi terhadap tunjangan kehadiran karyawan yang berlaku lintas tahun. Hal ini disebabkan sistem tidak memperbolehkan melakukan koreksi data yang sifatnya lintas tahun, karena memungkinkan perubahan perhitungan pajak. Data saat ini yang akan disimpan di IT2010 adalah sebagai berikut: •

Periode Absence atau Overtime

•

Jumlah hari / jumlah jam

Gambar 3.80 Tampilan Infotype 2010 – Employee Remuneration Info

300

Detail Field

Field

Data

Length

Short Description

Name

Type

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

BEGDA

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

ENDDA

ENDDA

CHAR

10

End Date

Wage Type

LGART

CHAR

4

Wage Type

Number

ANZHL

DEC

7

Number

Table 3.93 Detail Field untuk Employee Remuneration Info

301

3.5.2.2.8. Time Events Data Clock-In, Clock-Out, Start Break, End Break merupakan bagian sistem untuk melakukan pencatatan kehadiran aktual karyawan dalam satu harinya. Data yang diterima bisa saja berasal dari Mesin Presensi (Time Attendance Machine) ataupun dari pencatatan manual disebabkan hal-hal tertentu misalnya, tidak membawa ID card ataupun terjadi kerusakan pada mesin pencatat waktu tersebut. Data saat ini yang akan disimpan di IT2011 adalah sebagai berikut: •

Date

•

Time

•

Time Event Type

Time Event

Keterangan

Type P10

Clock In

P20

Clock Out

P15

Start Break

P25

End Break

Table 3.94 Time Event Type untuk infotype 2011

•

Day Assignment

•

Terminal ID

•

Origin

302

Gambar 3.81 Tampilan Infotype 2011 – Time Event

Detail Field

Field

Data


Name

Type

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Date

LDATE

CHAR

10

Begin Date

Time

LTIME

TIMS

6

Logical Time

Time event type

SATZA

CHAR

3

Time Event Type

Day assignment

DALLF

CHAR

1

Day Assignment

Terminal ID

TERID

CHAR

4

Terminal ID

Origin

ORGIF

CHAR

1

Origin Indicator

Table 3.95 Detail Field untuk Time Event

303

3.5.2.3. Evaluation Basis Statistics Tunjangan kehadiran merupakan salah satu pendapatan tidak tetap yang diperoleh oleh karyawan yang berdasarkan kehadiran karyawan tersebut untuk setiap harinya. Tunjangan kehadiran yang diperoleh oleh karyawan yang satu dengan yang lainnya belum tentu sama, hal ini dimungkinkan karena adanya perjanjian khusus antara perusahaan dengan karyawan yang bersangkutan. Informasi yang dimasukkan adalah pengecualian dari tunjangan kehadiran yang berhak ataupun tidak berhak didapatkan oleh karyawan tersebut yang secara umum tunjangan kehadiran yang berhak didapatkan karyawan telah diatur didalam PKB/ Peraturan perusahaan yang berlaku. Contoh : Pembayaran Uang Transport untuk Refinery Sales Surabaya tidak melalui

payroll,

tetapi

melalui

klaim.

Oleh

karena

itu

diperlukan

menghilangkan Uang Transport yang didapatkan karyawan ini (pada saat proses time evaluation) agar karyawan tidak mendapatkan pembayaran 2x. Untuk itu diperlukan pengecualian bagi karyawan tersebut dengan meng-input data pada Infotype 0033 dengan Subtype: Uang Transport dan Exception: No. Pembayaran Uang Makan dan Uang Transport untuk beberapa karyawan Plantation Adm Operation Non Staff akan dibayar secara Lump sum dan dibayarkan diluar Payroll. Oleh karena itu diperlukan menghilangkan Uang Makan dan Uang Transport yang didapatkan karyawan ini (pada saat proses time evaluation) agar karyawan tidak mendapatkan pembayaran 2x. Untuk itu

304

diperlukan pengecualian bagi karyawan tersebut dengan meng-input data pada Infotype 0033 dengan •

Subtype : Uang Makan dan Exception : No.

•

Subtype : Uang Transport dan Exception : No. Data saat ini yang akan disimpan di Infotype 0033 adalah sebagai

berikut: •

Periode

•

Statistic Area

•

Statistic Indicator

•

Indicator for Exception

Area

Indicator

Exception No

Uang Makan

Uang Makan Yes No

Uang Transport

Uang Transport Yes No

Uang Shift

Uang Shift Yes No

Premi Shift

Premi Shift Lump sum No

Lembur

Lembur Yes No

Uang Makan Lembur

Uang Makan Lembur Yes

Premi Hadir

Premi Hadir

No

305

Harian Lump sum No Uang Makan Malam

Uang Makan Malam Yes No

Uang Makan Pagi

Uang Makan Pagi Yes No

Uang Extra 2

Uang Extra 2 Yes No

Uang Extra 3

Uang Extra 3 Yes No

Uang Extra 4

Uang Extra 4 Yes No

Uang Extra 5

Uang Extra 5 Yes No

Uang Extra 6

Uang Extra 6 Yes No

Uang Extra 7

Uang Extra 7 Yes No

Uang Extra 8

Uang Extra 8 Yes

Table 3.96 Indicator for Exception

306

Gambar 3.82 Tampilan Infotype 0033 – Statistic

Detail

Field

Data

Field

Name

Type

Pers No

PERNR

NUMC

Length

Short Description

8

Personnel Number

Table 3.97 Detail Field untuk Statistic

307

3.5.2.3. Time Evaluation Time Evaluation with Clock Times Merupakan bagian dari proses pada sistem SAP untuk melakukan proses pencatatan total jam lembur, tunjangan-tunjangan kehadiran maupun total kekurangan jam kerja. Informasi ini selanjutnya akan digunakan oleh Payroll untuk melakukan kalkulasi terhadap besarnya nilai uang yang akan diterima. Data saat ini yang akan di-input saat proses Time Evaluation, adalah sebagai berikut : •

Personnel Number

•

Evaluation Schema

•

Time Statement Variant

•

Forced recalculation as of

•

Evaluation up to

308

Gambar 3.83 Tampilan Time Evaluation

Detail Field

Field Name

Data

Length

Short Description

Type Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Evluation schema

RSCHEMA

CHAR

4

Schema

Time statement variant

VARIANT

CHAR

14

Time Statement Layout

Forced recalculation as

BEGDA

DATS

8

Selection date for

of Evaluation up to

posting date ENDDA

DATS

8

Selection date for posting date

Table 3.98 Detail Field untuk Time Evaluation

309

Periode cut-off Time Management yang akan dibayarkan pada saat proses payroll:

Business Unit

Periode Tanggal

Refinery SPIT

11 - 10

Refinery Pluit

11 - 10

Refinery Priok Industri

11 - 10

Refinery Priok Tank Yard

11 - 10

Refinery Surabaya

11 - 10

Refinery Medan

11 - 10

Plantation

16 - 15 Table 3.99 Periode Cut off Time

310

Komponen yang didapatkan oleh karyawan beserta dengan wagetypenya adalah: Refinery (kecuali Priok Tank Yard) Description •

Uang Makan

(5205)

•

Uang Transport

(902a)

•

Uang Shift

(5402)

•

Premi Shift

(5404)

•

Lembur 1.5x

(5001)

•

Lembur 2x

(5002)

•

Lembur 3x

(5003)

•

Lembur 4x

(5004)

•

Uang Makan Lembur

(5208)

•

Premi Hadir 4 Regu

(5405)

•

Uang Regu

(5406)

•

Uang Danru

(546b)

311

Refinery (Priok Tank Yard) Description • Uang Makan

(5205)

• Uang Transport

(902a)

• Uang Shift

(5402)

• Uang Extra 2

(5102)

• Uang Extra 3

(5103)

• Uang Extra 4

(5104)

• Uang Extra 5

(5105)

• Uang Extra 6

(5106)

• Uang Extra 7

(5107)

• Uang Extra 8

(5108)

312

Plantation Description •

Uang Makan

(5205)

•

Uang Transport

(902a)

•

Lembur 1.5x

(5001)

•

Lembur 2x

(5002)

•

Lembur 3x

(5003)

•

Lembur 4x

(5004)

•

Uang Makan Pagi

(5202)

•

Uang Makan Malam

(5201)

Untuk Kode Wagetype akan ditentukan pada fase realisasi setelah melakukan koordinasi dengan submodul Payroll. Dimana aturan untuk wagetype tersebut: 1. Uang Makan (Harian) •

Refinery: − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 9. − Telah bekerja minimal 4(empat) jam kerja (tidak termasuk jam istirahat).

313

•

Plantation: -

Diberikan kepada karyawan Level D – T.

-

Telah bekerja minimal 4(empat) jam kerja (tidak termasuk jam istirahat) pada hari kerja ataupun hari libur.

2. Uang Transport (Harian) •

Refinery Jakarta (kecuali Priok Tank Yard) dan Medan: − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 6. − Telah bekerja minimal 4(empat) jam kerja (tidak termasuk jam istirahat) pada hari kerja ataupun hari libur.

•

Refinery Medan: − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 6. − Telah bekerja minimal 4(empat) jam kerja (tidak termasuk jam istirahat) pada hari kerja. − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 4 bila telah bekerja minimal 4(empat) jam kerja pada hari libur. − Diberikan kepada karyawan Level 5 – 6 bila telah bekerja minimal 1(satu) jam kerja pada hari libur.

•

Refinery Surabaya dan Priok Tank Yard: − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 6. − Diberikan kepada karyawan yang datang ke tempat kerja tanpa melihat jumlah jam kehadiran baik pada hari kerja ataupun hari libur.

314

•

Plantation: − Diberikan kepada karyawan Level G – T. − Telah bekerja minimal 2(dua) jam kerja (tidak termasuk jam istirahat) pada hari kerja ataupun hari libur.

3. Uang Shift (Harian) •

Refinery (kecuali Priok Tank Yard): − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 4. − Diberikan kepada karyawan yang bekerja di Shift 2 dan 3. − Telah bekerja minimal 4(empat) jam kerja. − Bagi karyawan Jakarta dan Surabaya bila melakukan lembur minimal 4(empat) jam pada Shift 2 ataupun Shift 3 akan mendapatkan setengah dari uang Shift dari Shift yang

di-cover.

Sedangkan bagi karyawan Medan tidak mendapatkan setengah dari uang Shift yang telah di-cover (tidak mendapatkan Uang Shift bila melakukan lembur). Contoh: Karyawan Shift 3 (Shift 3 dimulai pada pukul 23:00) melakukan lembur awal dengan masuk kerja jam 19:00, sehingga ada kelebihan jam yaitu 19:00 - 23:00 = 4 jam Uang Shift 3 Jakarta : 4.500 Uang Shift 3 Surabaya : 4.000 Uang Shift 3 Medan : 2.000 Uang Shift 2 Jakarta (19:00 - 23:00) : 3.500/2 = 1.750

315

Uang Shift 2 Surabaya (19:00 - 23:00) : 4.000/2 = 2.000 Uang Shift 2 Medan (19:00 - 23:00) : 0 = 0 Total Uang Shift diterima Jakarta = 6.250 (1750+4500) Total Uang Shift diterima Surabaya = 6000 (2000+4000) Total Uang Shift diterima Medan = 2000 (0+2000) •

Priok Tank Yard (Uang Extra I): − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 4. − Diberikan kepada security yang bekerja di Shift 2 dan 3 pada hari kerja biasa (bukan hari minggu/hari libur nasional).

4. Premi Shift (Lump sum) •

Refinery Pluit dan Priok Industri: − Diberikan kepada karyawan Level 5 – 6. − Periode bulanannya adalah periode cut off Time yaitu 11 – 10 (bukan periode calendar 1 – 31). − Karyawan yang baru hiring/resign (baru menjadi karyawan Shift/berhenti menjadi karyawan Shift) di tengah periode cut off Time 11 – 10 maka perhitungannya akan dilakukan prorate, dimana pembaginya adalah selalu tetap (fix) periode time 11 – 10. Contoh: a) Karyawan baru bergabung 1 Mei 2012, dan proses payroll bulan Mei dilakukan pada tanggal 18 Mei 2012 (periode Time masih memenuhi ketentuan 11 April - 10 Mei), maka perhitungannya adalah:

316

01 Mei - 10 Mei = 10 hari 11 April - 10 Mei = 30 hari Premi Shift yang dibayarkan pada saat payroll bulan Mei = 10/30 *165.000 = 55.000 b) Karyawan baru bergabung 1 Juni 2012, dan proses payroll bulan Juni dilakukan pada tanggal 12 Juni 2012 (periode Time menjadi lebih cepat yaitu 11 Mei - 07 Juni), maka perhitungannya adalah: 01 Juni - 07 Juni = 7 hari 11 Mei - 10 Juni = 31 hari Premi Shift yang dibayarkan pada saat payroll bulan Juni = 7/31 *165.000 = 37.259 (dimana sisa pembayaran untuk 3 hari bulan Juni akan ditambahkan pada periode payroll bulan Juli -> Premi Shift bulan Juli. 165.000 + Premi Shift bulan Juni 3/31*165.000 = 180.967) Note : Data yang diberikan dari Time Management ke Payroll adalah data kehadiran per tanggal kalender (hari libur akan dihitung, data kehadiran ini akan dihitung selama karyawan tersebut mempunyai jadwal kerja Shift), sehingga proses perhitungan premi Shift akan dilakukan pada proses payroll bulanan.

317

•

Refinery Surabaya: − Diberikan kepada karyawan Level 5 – 6. − Periode bulanannya adalah periode cut off Payroll yaitu 1 – 31 (akhir bulan). − Karyawan akan dianggap menggunakan jadwal kerja tersebut sampai akhir bulan walaupun proses payroll untuk bulan tersebut telah berjalan pada pertengahan bulan. Contoh: a) Karyawan menggunakan jadwal tersebut pada 1 April 2012, dan proses payroll bulan April dilakukan pada tanggal 18 April 2012, maka perhitungannya adalah: 01 April 2012 – 30 April 2012 = 30 hari Premi Shift yang dibayarkan : 30/30 * 175.000 = 175.000 Note : Jika pada kenyataannya karyawan tersebut berganti jadwal menjadi karyawan office (sehingga tidak mendapatkan premi Shift) pada tanggal 21 April 2012. Maka proses prorate akan dilakukan pada bulan mendatang yaitu: 01 April 2012 – 20 April 2012 = 20 hari Premi Shift yang didapatkan: 20/30 * 175.000 = 116.667 Karyawan akan mendapatkan potongan pada bulan Mei sebesar 175.000 – 116.667 = 58.333

318

− Karyawan yang baru hiring/resign (baru menjadi karyawan Shift/berhenti menjadi karyawan Shift) di tengah periode cut off Payroll 1 – 31 maka perhitungannya akan dilakukan prorate, dimana pembaginya adalah jumlah hari pada bulan tersebut (calendar day). Contoh: a) Karyawan baru diangkat pada 10 Mei 2012, dan proses payroll bulan Mei dilakukan pada tanggal 18 Mei 2012, maka perhitungannya adalah: 10 Mei - 31 Mei = 21 hari 01 Mei - 31 Mei = 31 hari Premi Shift yang dibayarkan pada saat payroll bulan Mei = 21/31 *175.000 = 118.548 b) Karyawan resign 27 Juni 2012, dan proses payroll bulan Juni dilakukan pada tanggal 18 Juni 2012, maka perhitungannya adalah: 01 Juni - 27 Juni = 27 hari 01 Juni - 30 Juni = 30 hari Premi Shift yang dibayarkan pada saat payroll bulan Mei = 27/30 *175.000 = 157.500

319

5. Lembur •

Refinery SPIT, Pluit, Priok Industri dan Surabaya: − Diberikan kepada karyawan Refinery Level 1 – 4. − Perhitungan lemburnya: Hari Kerja 1,5x : 1 jam pertama 2x : jam berikutnya Hari Libur 2x : 7 jam pertama 3x : jam ke-8 4x : jam berikutnya Hari Istimewa (17 Agustus, Tahun Baru, Natal, Cuti Bersama H-1 Lebaran, Cuti Bersama H+2 Lebaran, Cuti Bersama H+1 Lebaran) 3x : 8 jam pertama 4x : jam berikutnya

•

Refinery Medan dan Plantation: − Diberikan kepada karyawan Refinery Level 1 – 4 dan karyawan Plantation Level P – T. − Perhitungan lemburnya : Hari Kerja 1,5x : 1 jam pertama 2x : jam berikutnya Hari Libur

320

2x : 7 jam pertama 3x : jam ke-8 4x : jam berikutnya

6. Uang Makan Lembur •

Refinery SPIT dan Medan dengan jadwal office: − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 6. − Lembur minimal sampai pukul 19:00 pada hari kerja. − Lembur minimal 4(empat) jam (tak terpisah) pada hari libur . Contoh: a) Karyawan Office (08:00 – 17:00) melakukan lembur pada hari Selasa yang dimulai dari pukul 17:00 – 20:00, maka karyawan tersebut berhak mendapatkan 1x Uang Makan Lembur. b) Karyawan Office (08:00 – 17:00) melakukan lembur pada hari Sabtu yang dimulai dari pukul 08:00 – 19:00, maka karyawan tersebut berhak mendapatkan 1x Uang Makan Lembur. c) Karyawan Office (08:00 – 17:00) melakukan lembur pada hari Sabtu yang dimulai dari pukul 16:00 – 19:00, maka karyawan tersebut tidak berhak mendapatkan Uang Makan Lembur karena lembur belum mencapai 4 jam.

321

•

Refinery Pluit dan Priok Industri dengan jadwal office: − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 6. − Lembur minimal sampai pukul 19:00 dan 03:00 pada hari kerja. − Lembur minimal sampai pukul 12:00, 19:00 dan 03:00 pada hari libur. Contoh: a) Karyawan Office (08:00 – 17:00) melakukan lembur pada hari Selasa yang dimulai dari pukul 17:00 – 03:00, maka karyawan tersebut berhak mendapatkan 2x Uang Makan Lembur. b) Karyawan Office (08:00 – 17:00) melakukan lembur pada hari Sabtu yang dimulai dari pukul 08:00 – 19:00, maka karyawan tersebut berhak mendapatkan 2x Uang Makan Lembur. c) Karyawan Office (08:00 – 17:00) melakukan lembur pada hari Sabtu yang dimulai dari pukul 16:00 – 19:00, maka karyawan tersebut berhak mendapatkan 1x Uang Makan Lembur.

•

Refinery Pluit, Priok Industri dan Medan dengan jadwal Shift: − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 6. − Lembur minimal 4 jam mendapatkan 1x Uang Makan Lembur dan 12 jam mendapatkan 2x Uang Makan Lembur. Contoh: a) Karyawan Shift 1 (07:00 – 15:00) melakukan lembur yang dimulai dari pukul 15:00 – 23:00, maka karyawan tersebut berhak mendapatkan 1x Uang Makan Lembur. b) Karyawan Security Jakarta Shift 2 (14:30 – 22:30) melakukan lembur yang dimulai dari pukul 22:30 – 06:30, maka karyawan tersebut berhak mendapatkan 1x Uang Makan Lembur.

322

c) Karyawan Security Belawan Shift 1 (07:30 – 16:00) melakukan lembur yang dimulai dari pukul 16:00 – 24:00, maka karyawan tersebut berhak mendapatkan 1x Uang Makan Lembur. d) Karyawan Shift yang melakukan lembur dimulai dari pukul 07:00 – 19:00 (meng-cover jadwal Shift 1 dan setengah Shift 2), maka karyawan tersebut berhak mendapatkan 2x Uang Makan Lembur. •

Refinery Surabaya: − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 6. − Lembur minimal 3 jam (tak terpisah) mendapatkan 1x Uang Makan Lembur dan 9 jam mendapatkan 2x Uang Makan Lembur. Contoh: a) Karyawan Office (08:00 – 17:00) melakukan lembur pada hari Selasa yang dimulai dari pukul 17:00 – 19:00, maka karyawan tersebut tidak berhak mendapatkan Uang Makan Lembur. b) Karyawan Office (08:00 – 17:00) melakukan lembur pada hari Rabu yang dimulai dari pukul 17:00 – 20:00, maka karyawan tersebut berhak mendapatkan 1x Uang Makan Lembur. c) Karyawan Office (08:00 – 17:00) melakukan lembur pada hari Kamis yang dimulai dari pukul 07:00 – 08:00 dan 17:00 – 19:00, maka karyawan tersebut tidak berhak mendapatkan Uang Makan Lembur. d) Karyawan Shift 1 (07:00 – 15:00) melakukan lembur yang dimulai dari pukul 15:00 – 19:00, maka karyawan tersebut berhak mendapatkan 1x Uang Makan Lembur.

323

e) Karyawan melakukan lembur yang dimulai dari pukul 19:00 – 07:00, maka karyawan tersebut berhak mendapatkan 2x Uang Makan Lembur.

7. Premi Hadir 4 Regu 3 Shift •

Refinery Pluit dan Priok Industri (Lump sum): − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 6 yang mempunyai jadwal 4 Regu 3 Shift. − Periode bulanannya adalah periode cut off Time yaitu 11 – 10 (bukan periode kalender 1 – 31). − Jika karyawan melakukan absensi (kecuali Cuti Tahunan, Cuti Masal dan Libur Bersama, Dispensasi) pada periode 11 – 10 maka karyawan tidak berhak mendapatkan Premi Hadir 4 Regu 3 Shift. − Karyawan yang baru hiring/resign (baru menjadi karyawan Shift/berhenti menjadi karyawan Shift) di tengah periode cut off Time 11 – 10 maka perhitungannya akan dilakukan prorate, dimana pembaginya adalah selalu tetap (fix) periode time 11 – 10. Contoh: a) Karyawan baru bergabung 1 Mei 2012, dan proses payroll bulan Mei dilakukan pada tanggal 18 Mei 2012 (periode Time masih memenuhi ketentuan 11 April - 10 Mei), maka perhitungannya adalah: 01 Mei - 10 Mei = 10 hari 11 April - 10 Mei = 30 hari Premi Hadir yang dibayarkan pada saat payroll bulan Mei

324

= 10/30 60.000 = 20.000. (tetapi bila karyawan melakukan Ijin Setengah Hari pada tanggal 10 Mei 2012 maka karyawan tersebut tidak akan mendapatkan Premi Hadir ini). b) Karyawan baru diangkat pada 1 Juni 2012, dan proses payroll bulan Juni dilakukan pada tanggal 15 Juni 2012 (periode Time menjadi lebih cepat yaitu 11 Mei - 07 Juni), maka perhitungannya adalah: 01 Juni - 07 Juni = 7 hari 11 Mei - 10 Juni = 31 hari Premi Shift yang dibayarkan pada saat payroll bulan Mei = 7/31 * 60.000 =13.548 (dimana sisa pembayaran untuk 3 hari bulan Juni akan ditambahkan pada periode payroll bulan Juli -> Premi Shift bulan Juli 60.000 + Premi Shift bulan Juni 3/31*60.000 = 65.806; tetapi bila karyawan melakukan Ijin Setengah Hari pada tanggal 09 Juni 2012 maka karyawan tersebut akan mendapatkan potongan sebesar Premi Hadir yang dia dapatkan di bulan Juni yaitu 13.548, pada proses Payroll bulan Juli 2012). Note : Data yang diberikan dari Time Management ke Payroll adalah data kehadiran per tanggal kalender (hari libur akan dihitung, data kehadiran ini akan dihitung selama karyawan tersebut mempunyai

jadwal

kerja

Shift)

dan

data

absensi

(yang

325

menghilangkan Premi Hadir), sehingga proses perhitungan premi hadir akan dilakukan pada proses payroll bulanan. •

Refinery Surabaya (Harian): − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 6 yang mempunyai jadwal kerja 4 Regu 3 Shift.

8. Uang Regu •

Refinery Pluit dan Priok Industri: − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 6 yang mempunyai jadwal kerja 4 Regu 3 Shift. − Perhitungannya adalah:

Jumlah kehadiran Working Day (Tanggal 11 bulan sebelum s/d tanggal 10 bulan berjalan) Jumlah Calendar bulan berjalan

X Rate Premi Hadir 4 Regu 3 Shift

Contoh: a) Karyawan baru diangkat pada 1 Mei 2012, dan proses payroll bulan Mei dilakukan pada tanggal 18 Mei 2012 (periode Time masih memenuhi ketentuan 11 April - 10 Mei), maka perhitungannya adalah: Jumlah Kehadiran 01 Mei – 10 Mei = 7 hari kerja 01 Mei - 31 Mei = 31 hari Uang Regu yang dibayarkan pada saat payroll bulan Mei = 7/31 * 60.000

326

=13.548. (Jumlah Kehadiran adalah jumlah kehadiran karyawan berdasarkan working day ditambah jika karyawan masuk bekerja pada hari libur). b) Karyawan baru diangkat pada 1 Juni 2012, dan proses payroll bulan Juni dilakukan pada tanggal 15 Juni 2012 (periode Time menjadi lebih cepat yaitu 11 Mei - 07 Juni), maka perhitungannya adalah: Jumlah Kehadiran 01 Juni - 07 Juni = 6 hari 01 Juni - 30 Juni = 30 hari Uang Regu yang dibayarkan pada saat payroll bulan Juni = 6/30 * 60.000 =12.000 (dimana sisa pembayaran untuk 1 hari kerja untuk bulan Juni akan ditambahkan pada periode payroll bulan Juli -> Uang Regu bulan Juli 20/31 * 60.000 + Uang Regu bulan Juni 1/30 * 60.000 = 40.710). Note : Data yang diberikan dari Time Management ke Payroll adalah data kehadiran berdasarkan working day, sehingga proses perhitungan premi hadir akan dilakukan pada proses payroll bulanan.

327

9. Uang Danru (Lump sum) •

Refinery Pluit dan Priok Industri : -

Diberikan kepada karyawan Level 4 yang mempunyai jadwal kerja 4 Regu 3 Shift.

-

Tidak

ada

perhitungan

prorate,

walaupun

karyawan

baru

hiring/resign (ataupun menggunakan/tidak menggunakan jadwal 4 regu 3 Shift) pada tengah periode bulan kalender berjalan (akan mendapatkan full atau tidak mendapatkan sama sekali). Contoh: a) Karyawan mendapatkan jadwal 4 regu 3 Shift pada 7 Mei 2012, maka karyawan tetap berhak mendapatkan Uang Danru pada proses Payroll bulan Mei secara full yaitu 100.000. b) Karyawan resign pada 15 Juni 2012, maka karyawan tidak berhak mendapatkan Uang Danru pada proses Payroll bulan Juni. 10. Uang Extra II – VIII (Harian) •

Refinery Priok Tank Yard:

o Uang Extra II − Diberikan kepada karyawan Level 1 – 4 kecuali Security. − Diberikan kepada karyawan yang masuk kerja pagi (08:00-17:00 dan 07:00-15:00) bila jam pulang karyawan tersebut pukul 19:01 – 22:00. − Diberikan kepada karyawan yang masuk kerja siang (15:00-23:00) bila jam pulang karyawan tersebut pukul 01:01 – 02:00.

328

o Uang Extra III -

Diberikan kepada karyawan Level 1 – 4 kecuali Security.

-

Diberikan kepada karyawan yang masuk kerja pagi (08:00-17:00 dan 07:00-15:00) bila jam pulang karyawan tersebut pukul 22:01 – 24:00.

-

Diberikan kepada karyawan yang masuk kerja siang (15:00-23:00) bila jam pulang karyawan tersebut pukul 02:01 – 04:00.

o Uang Extra IV -


-

Diberikan kepada karyawan yang masuk kerja pagi (08:00-17:00 dan 07:00-15:00) bila jam pulang karyawan tersebut pukul 00:01 – 08:00.

-

Diberikan kepada karyawan yang masuk kerja siang (15:00-23:00) bila jam pulang karyawan tersebut pukul 04:01 – 07:00.

o Uang Extra V -


-

Diberikan

kepada

karyawan yang masuk kerja pada hari

sabtu/minggu/hari libur nasional/cuti masal/libur bersama yang ditentukan perusahaan bila jam pulang karyawan tersebut pukul 08:01

–

19:00

dan

perhitungannya

Makan+Shift)+Uang Transport)).

adalah

2x((2xUang

329

o Uang Extra VI -


-

Diberikan

kepada



–

22:00

dan

perhitungannya

adalah

2x((2xUang

Makan+Shift)+Uang Transport))+Extra II. o Uang Extra VII -


-

Diberikan

kepada



–

24:00

dan

perhitungannya

adalah

2x((2xUang

Makan+Shift)+Uang Transport))+Extra III. o Uang Extra VIII -


-

Diberikan

kepada



–

08:00

dan

perhitungannya

Makan+Shift)+Uang Transport))+Extra IV.

adalah

2x((2xUang

330

11. Uang Makan Pagi •

Plantation: -


-

Lembur minimal 2(dua) jam sebelum pukul 08:00 (waktu start lembur maximal adalah pukul 06:00 untuk mendapatkan 1x Uang Makan Pagi).

12. Uang Makan Malam •

Plantation: -


-

Lembur minimal sampai pukul 19:00 pada hari kerja.

-

Lembur minimal 11 jam pada hari libur.

Dan untuk keperluan reporting Time Management diperlukan Time Type sebagai berikut: 1) Datang Terlambat (jam) •

Refinery (kecuali Priok Tank Yard) dan Plantation: -

Karyawan diberikan toleransi untuk keterlambatan maksimal 2(dua) menit untuk Refinery Surabaya dan yang lain 5 menit. Contoh : Karyawan Office (08:00-17:00) yang datang ke kantor pukul 08:05 tidak akan dianggap terlambat. Tetapi karyawan yang datang ke kantor pukul 08:06 akan

dianggap terlambat, dan

331

perhitungan keterlambatannya pada hari itu adalah 0,1 jam (6 menit).

2) Datang Terlambat (x) •


Counter yang menghitung keterlambatan yang dilakukan karyawan per hari.

3) Pulang Cepat (jam) •


Tidak ada toleransi bagi karyawan yang pulang cepat.

4) Pulang Cepat (x) •


Counter yang menghitung pulang cepat yang dilakukan karyawan per hari.

5) Deviasi Jam Kerja (jam) •


Kekurangan jam kerja yang dilakukan karyawan jika melakukan ijin meninggalkan kantor pada saat hari kerja. Contoh:

Karyawan

Office

(08:00-17:00)

mengajukan

ijin

meninggalkan kantor pada saat jam istirahat yaitu 12:00 – 13:00.

332

Dan karyawan kembali ke kantor pada pukul 13:15, maka deviasi jam kerja karyawan adalah 0,25 jam (15 menit).

6) Deviasi Jam Kerja (x) •

Refinery (kecuali Priok Tank Yard) dan Plantation:

Counter untuk menghitung melakukan deviasi jam kerja karyawan per hari.

333

3.5.2.4. Migration Strategy Data yang ada pada existing system akan di-migrasi-kan kedalam sistem SAP dan akan disimpan dalam standard table yang lazim disebut dengan infotype. Infotype untuk menampung data dari existing system tersebut:

No IT

Infotype

0007

Work Schedule


Mandatory, cut-off mulai

Rule

jadwal kerja karyawan

Go-Live.

Time


Mandatory (bagi yang

Recording Info

nomor yang didaftarkan pada

mengikuti time evaluation),

mesin pencatat kehadiran (time

cut-off mulai Go-Live.

0050

Keterangan

Data yg diperlukan

device) 2006

Absences

Menympan informasi mengenai

Mandatory (bagi yang

Quota

jumlah kuota cuti tahunan

mempunyai sisa kuta cuti),

karyawan

cut-off mulai Go-Live.

Table 3.100 Daftar Infotype yang menampung existing data.

334

Tahapan kegiatan yang harus dilakukan dalam migrasi data, adalah:

Seq 1



PIC Core-Team


Back-log data

Mencatat pergerakan data/ transaksi yang

Core-Team


Data Cleansing

Memastikan bahwa data tersebut adalah

Core-Team

benar 4

Template/format

Menyediakan format/ template untuk

Consultant

untuk upload data 5

Data Mapping

Mapping /menyimpan data sesuai dengan

Core-Team

format/ template yang telah ditentukan 6

Create migration

• Create LSMW

program/tools

• Create Z Program

7

Execution


Core-Team

8

Upload Back-log


Core-Team

Data

dead-line data collection Table 3.104 Tahapan migration data

Consultant

335

3.5.3. Payroll Master Data 3.5.3.1. Basic Salary Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan dapat menyimpan data yang selama ini ada dalam legacy system, berupa data gaji pokok seperti: •

Nama

•


•

Tanggal berlakunya Gaji Pokok

•

Tipe Gaji Pokok

•

Nominal Gaji Pokok

•

Currency yang digunakan

Data saat ini yang akan disimpan di IT0008 adalah sebagai berikut: •

Nomor Induk Karyawan

•

Tanggal periode Gaji

•

Pay Scale Type

•

Pay Scale Area

•

Pay Scale Group

•

Komponen Gaji

•

Salary Amount

•

Currency

336

Contoh Tampilan IT0008 Basic Pay:

Gambar 3.84 Tampilan Infotype 0008 - Basic Salary

Detail Field

Field

Data

Length

Short Description

Name

Type

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Begda

BEGDA

DATS

8

Begin Date

Endda

ENDDA

DATS

8

End Date

PREAS

PREAS

CHAR

2

Reason

Payscale Type

TRFAR

CHAR

2

Payscale Type

Payscale Area

TRFGB

CHAR

2

Payscale Area

Payscale Group

TRFGR

CHAR

8

Payscale Group

Wagetype

LGART

CHAR

4

Wagetype

Amount

BETRG

CURR

13

Amount

Table 3.101 Detail Field untuk Infotype 0008 - Basic Salary

337

Pay Scale Type Akan digunakan untuk input tipe range gaji berdasarkan kelompok besar (group) perusahaan:

Pay Scale Type Code

Description

01

PT. XYZ

Table 3.102 Pay Scale Type Pay Scale Area Akan digunakan untuk input tipe range gaji berdasarkan area perusahaan:

Pay Scale Area Code

Description

01

Plantation

02

Refinery Jakarta

03

Refinery Surabaya

04

Refinery Medan

Table 3.103 Pay Scale Area

Pay Scale Group dan Level Akan digunakan untuk input Grade berdasarkan Jabatan/ Job: (Lihat L-2).

338

3.5.3.2. Bank Details Infotype 0009 - Bank Details menyimpan informasi mengenai no. rekening karyawan

untuk

kebutuhan

transfer

gaji.

Infotype

ini

bersifat

mandatory, harus dimiliki setiap karyawan. Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan dapat menyimpan data yang selama ini ada dalam legacy system, berupa data bank transfer seperti: •

Nama

•


•

Tanggal berlakunya bank transfer

•

Nama Bank

•

Kode Bank (Bank Key)

•

Nama Pemegang Rekening

•

No Rekening

•

Kode Swift Bank

•

Currency pembayaran

•

Tujuan Rekening


Nomer Induk Karyawan

•

Tanggal periode Bank Details

•

Tipe Bank Details (Main Banks / Others)

•

Payee name

•

Postal Code

•

City

339

•

Bank Country

•

Bank Key

•

Bank Account Number

•

Payment Method

•

Purpose

•

Payment Currency

Contoh Tampilan IT0009 Bank Details:

Gambar 3.85 Tampilan Infotype 0009 - Bank Details

340

Detail Field

Field

Data

Name

Type

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Begda

BEGDA

DATS

8

Begin Date

Endda

ENDDA

DATS

8

End Date

BankType

BNKSA

CHAR

4

Bank Type

Payee

EMFTX

CHAR

40

Payee Name

PostalCode

BKPLZ

CHAR

10

Postal Code

City

ORT01

CHAR

25

City

BankCountry

BANKS

CHAR

3

Bank Country

BankKey

BANKK

CHAR

15

Bank Key

BankAccount

BANKN

CHAR

18

Bank Account Number

PaymentMethod

PCODE

CHAR

1

Payment Method

Purpose

DZWECK CHAR

40

Purpose

Currency

WAERS

5

Payment Currency

CUKY


Table 3.104 Detail Field untuk Infotype 0009 - Bank Details

341

3.5.3.3. Recurring Payments and Deductions Infotype 0014 –Recurring Payments and Deductions menyimpan informasi mengenai komponen Allowance and Deductions. Infotype ini tidak bersifat mandatory. Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan dapat menyimpan data yang selama ini ada dalam legacy system, berupa data allowance dan deductions yang berulang setiap bulan selama periode tertentu: •

Nama

•


•

Tanggal berlakunya Allowance / Deductions

•

Tipe Allowance / Deductions

•

Nominal Allowance / Deductions

•




•

Periode Allowance and Deductions

•

Wage Type

•

Wage Type Text

•

Amount

•

Currency

342

Contoh Tampilan IT0014 Recurring Payments and Deductions:

Gambar 3.86 Tampilan Infotype 0014 - Recurring Payments and

Deductions

343

Detail Field

Field

Data

Length

Name

Type

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Begda

BEGDA

DATS

8

Begin Date

Endda

ENDDA

DATS

8

End Date

BankType

BNKSA

CHAR

4

Bank Type

Payee

EMFTX

CHAR

40

Payee Name

PostalCode

BKPLZ

CHAR

10

Postal Code

City

ORT01

CHAR

25

City

BankCountry

BANKS

CHAR

3

Bank Country

BankKey

BANKK

CHAR

15

Bank Key

BankAccount

BANKN

CHAR

18

Bank Account Number

PaymentMethod PCODE

CHAR

1

Payment Method

Purpose

DZWECK

CHAR

40

Purpose

Currency

WAERS

CUKY

5

Payment Currency

Short Description

Table 3.105 Detail Field untuk Infotype 0014- Recurring Payments and Deductions

344

3.5.3.4. Additional Payments and Deductions Infotype 0015 – Additional Payments menyimpan informasi mengenai komponen Allowance yang diberikan hanya 1(satu) kali tanpa periode. Infotype ini tidak bersifat mandatory. Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan dapat menyimpan data yang selama ini ada dalam legacy system, berupa data allowance dengan periode pembayaran adalah 1(satu) bulan sekali seperti: •

Nama

•


•

Tanggal Allowance

•

Tipe Allowance

•

Nominal Allowance

•




•

Date of Allowance

•

Wage Type

•

Wage Type Text

•

Amount

•

Currency

345

Contoh Tampilan IT0015 Additional Payments:

Gambar 3.87 Tampilan Infotype 0015 - Additional Payments

Detail Field

Field Name

Data

Length

Short Description

Type Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Date of

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

Wage Type

LGART

CHAR

4

Wage Type

Amount

BETRG

CURR

13

Amount

Currency

WAERS

CUKY

5

Currency

Origin

Table 3.106 Detail Field untuk Infotype 0015- Additional Payments

346

3.5.3.5. Additional Off-Cycle Payments and Deductions Infotype0267 - Additional Offcycle Payments menyimpan informasi mengenai komponen Allowance yang diberikan tidak mengikuti monthly payment process (Off-Cycle). Infotype ini tidak bersifat mandatory. Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan dapat menyimpan data yang selama ini ada dalam legacy system, berupa data allowance yang dapat dibayarkan secara off-cycle (proses tidak bersamaan dengan proses gaji bulanan) seperti: •

Nama

•


•

Tanggal pembayaran Allowance

•

Tipe Allowance

•

Nominal Allowance

•




•

Payment Date

•

Wage Type

•

Wage Type Text

•

Amount

•

Currency

•

Reason

347

Contoh Tampilan IT0267 Additional Offcycle Payments:

Gambar 3.88 Tampilan Infotype 0267 - Additional Offcycle Payments

Detail Field

Field

Data

Length

Short Description

Name

Type

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

Date of Payments

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

Wage Type

LGART

CHAR

4

Wage Type

Amount

BETRG

CURR

13

Amount

Currency

WAERS

CUKY

5

Currency

Reason

OCRSN

CHAR

4

Reason

Table 3.107 Detail Field untuk Infotype 0267 -Additional Offcycle Payments

348

3.5.3.6. Tax Data Indonesia Infotype 0241 - Tax Data Indonesia menyimpan informasi mengenai Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan status keluarga yang berhubungan dengan pajaknya. Infotype ini bersifat mandatory. Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan dapat menyimpan data yang selama ini ada dalam legacy system, berupa data Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) berserta dengan Status pajak karyawan seperti: •

Nama

•


•

Periode NPWP / Status Pajak Karyawan

•

Nomor Pokok Wajib Pajak

•

Status Pajak Karyawan

Data yang akan disimpan di IT0241 adalah sebagai berikut: •


•

Periode NPWP/ Status Pajak Karyawan

•

Nomor Pokok Wajib Pajak, bagi karyawan yang tidak memiliki NPWP maka akan diisi dengan angka 0 (15 digit).

•

Status Pajak Karyawan

•

Khusus untuk Refinery akan menggunakan family info untuk menentukan PTKP status. Jika karyawan menanggung orang tua, maka bagian payroll akan melakukan update data dengan menggunakan number of dependents.

349

Contoh Tampilan IT0241 Tax Data Indonesia:

Gambar 3.89 Tampilan Infotype 0241 - Tax Data Indonesia

Detail Field

Field

Data

Name

Type

Length

Short Description

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

BEGDA

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

ENDDA

ENDDA

CHAR

10

End Date

PersTaxID

TXID1

CHAR

2

Personal Tax ID

PersTaxID

TXID2

CHAR

7

Personal Tax ID

PersTaxID

TXID3

CHAR

6

Personal Tax ID

Married

MARRD

CHAR

1

Maried for Tax Purpose

Spouse

SPBEN

CHAR

1

Spouse Benefit

Dependent

DEPND

CHAR

2

No Of Dependent

Table 3.108 Detail Field untuk Infotype 0241 - Tax Data Indonesia

350

3.5.3.7. Jamsostek Insurance Indonesia Infotype 0242 - Jamsostek Insurance Indonesia menyimpan

informasi

mengenai Nomor Kepesertaan Jamsostek. Infotype ini tidak bersifat mandatory. Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan dapat menyimpan data yang selama ini ada dalam legacy system, berupa data kepesertaan Jamsostek seperti: •

Nama

•


•

Periode Jamsostek

•

Nomor Peserta Jamsostek



•

Periode Jamsostek

•

Nomor Peserta Jamsostek

Contoh Tampilan IT0242 Jamsostek Insurance Indonesia:

Gambar 3.90 Tampilan Infotype 0242 - Jamsostek Insurance Indonesia

351

Detail Field

Field

Data

Length

Short Description

Name

Type

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

BEGDA

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

ENDDA

ENDDA

CHAR

10

End Date

JamsID

JAMID

CHAR

15

Jamsostek ID

Married

MARST

CHAR

1

Maried for Jams Purpose

Table 3.109 Detail Field untuk Infotype 0242 - Jamsostek Insurance Indonesia

3.5.3.8. Membership Fee Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan dapat menyimpan data yang selama ini ada dalam legacy system, berupa data apakah karyawan tersebut adalah: •

Apakah karyawan adalah anggota SPSI.

•

Apakah

karyawan

mendapatkan

Bantuan

Sewa

Rumah (Refinery)

atau Tunjangan Tempat Tinggal (Plantation). •

Apakah Karyawan adalah anggota organisasi lain, (misalnya: anggota PII: Persatuan Insinyur Indonesia, ISEI: Ikatan Sarjana Ekonomi Indonesia).

•

Apakah Karyawan dipotong untuk keanggotaan tersebut, seperti: − Nama − Nomor Induk Karyawan (NIK) − Flag


Nama

352

•


•

Flag: PDA / Driver

Contoh Tampilan IT0057 Membership Fee:

Gambar 3.91 Tampilan Infotype 0057 - Membership Fee

Detail Field

Field

Data

Length

Short Description

Name

Type

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

BEGDA

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

ENDDA

ENDDA

CHAR

10

End Date

JamsID

JAMID

CHAR

15

Jamsostek ID

Married

MARST

CHAR

1

Maried for Jams Purpose

Table 3.110 Detail Field untuk Infotype 0057 - Membership Fee

353

3.5.3.9. Employee Remuneration Info Dengan menggunakan sistem SAP diharapkan dapat meng-cover data-data pembayaran yang terkait dengan attandance, overtime ketika Server Absensi dan server SAP untuk submodul time management down. Data yang disimpan seperti: •

Nama

•


•

Jumlah dalam bentuk: − Hari : Untuk Attendance − Jam : Untuk Overtime

•

Pada existing system (Group XYZ) Infotype ini digunakan untuk meng-input data pembayaran yang terkait dengan Time Management lintas tahun.

Data yang akan disimpan di IT2010 adalah sebagai berikut: •

Nama

•


•

Periode Absence atau Overtime

•

Jumlah hari/ jumlah jam

354

Contoh Tampilan IT2010 Remuneration Info:

Gambar 3.92 Tampilan Infotype 2010 - Remuneration Info

Detail Field

Field

Data

Length

Short Description

Name

Type

Pers No

PERNR

NUMC

8

Personnel Number

Name

CNAME

CHAR

80

Complete Name

BEGDA

BEGDA

CHAR

10

Begin Date

ENDDA

ENDDA

CHAR

10

End Date

Wage Type

LGART

CHAR

4

Wage Type

Number

ANZHL

DEC

7

Number

Table 3.111 Detail Field untuk Infotype 2010 - Remuneration Info

355

3.5.3.10. Migration Strategy Data yang ada pada existing system akan di-migrasi-kan kedalam sistem SAP dan akan disimpan dalam standard table yang lazim disebut dengan infotype. Infotype untuk menampung data dari existing system tersebut:

No IT 0008

Infotype Basic Pay

Keterangan

Data yg diperlukan


Data gaji sejak karyawan

gaji pokok karyawan

masuk bekerja berikut historical perubahannya.

0009

Bank Details


Mandatory , cut-off mulai

No. Rekening karyawan untuk

Go-Live.

kebutuhan transfer gaji. 0014

Recurring

Menympan informasi mengenai

Payments/

komponen Allowance dan

Deduction

Deduction yang diberikan

Cut-off mulai Go-Live.

berulang 0015

Additional


Payments

komponen Allowance yang

Cut-off mulai Go-Live

diberikan hanya 1 (satu) kali tanpa periode

0267

Additional Off-


Cycle

komponen Allowance yang

Payments

diberikan tidak mengikuti monthly


payment process (off-cycle). 0241

Tax Data



Indonesia

Nomor Pokok Wajib Pajak

Go-Live

(NPWP) dan status keluarga yang berhubungan dengan pajaknya.

356

0242

Jamsostek



Insurance

Nomor Kepesertaan Jamsostek.

Go-Live

Membership



Fee

flag apakah seorang pekerja

Indonesia 0057

mendapatkan Bantuan Sewa Rumah (Refinery) atau Tunjangan Tempat Tinggal (Plantation), SPSI 2010

Employee


Remuneration

berapa hari-kah seorang karyawan

Info

masuk dan berapa jam-kah


seorang karyawan melakukan overtime, dan lainya yang terkait dengan ketidakhadiran Table 3.112 Daftar Infotype yang menampung existing data.

357

Tahapan kegiatan yang harus dilakukan dalam migrasi data, adalah:

Seq 1



PIC Core-Team


Back-log data

Mencatat pergerakan data/ transaksi yang

Core-Team


Data Cleansing

Memastikan bahwa data tersebut adalah

Core-Team

benar 4

Template/format

Menyediakan format/template untuk

Consultant

untuk upload data 5

Data Mapping

Mapping/ menyimpan data sesuai dengan

Core-Team

format/ template yang telah ditentukan 6

Create migration

• Create LSMW

program/tools

• Create Z Program

7

Execution


Core-Team

8

Upload Back-log


Core-Team

Data

dead-line data collection Table 3.113 Tahapan migration data

Consultant

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PERUSAHAAN. PT. Soltius Indonesia adalah bagian dari Soltius Asia Pte Ltd yang berdiri pada

Recommend Documents