BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1.
Analisis Sistem Yang Berjalan Analisis sistem adalah menguraikan dari suatu sistem informasi yang utuh
ke dalam komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. 4.1.1. Analisis Dokumen Untuk lebih memahami sistem yang sedang berjalan, dilakukan analisis terhadap dokumen-dokumen yang digunakan untuk proses persediaan bahan setengah jadi di PT. PIMSF Divisi Stamping. 1.
Nama dokumen
: Order Pembelian (OP)
Sumber
: Perencanaan Material
Rangkap
: 2 (Dua)
Deskripsi
: Memesan bahan ke supplier
Data item
: no.OP,kode_bahab,nama_bahan,kode_supplier, nama_supplier,tgl_OP,jumlah_minta
2.
Nama Dokumen
: Faktur barang
Sumber
: Supplier
Rangkap
: 1 (satu)
Deskripsi
: Dokumen pengiriman barang dan surat untuk
43
44
mencocokan barang yang diterima. Data item
: Kode Bahan, Nama Bahan, Jumlah, nama,supplier, Kode_supplier,tanggal
3.
Nama Dokumen
: Bukti Masuk Barang (BMB)
Sumber
: Bag. Gudang
Rangkap
: 2 (Dua)
Deskripsi
: Dokumen yang berisi penerimaan bahan yang diterima dari supplier
Data item
: No.BMB,No.Faktur,kode_supplier,nama_supplier, kode_barang,nama_barang,tgl_terima, jumlah_terima,keterangan
4.
Nama Barang
: Surat Perintah Kerja (SPK)
Sumber
: perencanaan produksi
Rangkap
: 1 (satu)
Deskripsi
: Dokumen untuk melakukan memproduksi produk
Data Item
: No.SPK, Tanggal, Nama Barang, Proses, No.Gambar, Jumlah hasil, operator, keterangan.
5.
Nama Dokumen
: Bon Pengeluaran Barang (BPB)
Sumber
: Bag.Gudang
Rangkap
: 2 (dua)
Fungsi
: laporan pengeluaran barang yang keluar
Data item
: no_BPB,kode_barang,nama_barang,tgl_keluar,
45
jumlah_keluar 6.
Nama Dokumen
: Kartu stok
Sumber
: bag.gudang
Rangkap
: 2 (dua)
Fungsi
: Dokumen laporan stok barang yang tersedia di gudang
Data item
: kode barang,nama barang, jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran, jumlah stok, keterangan.
4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Analisis sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada yaitu Sistem Informasi persediaan bahan setengah jadi. Sistem ini meliputi analisis prosedur seperti Flowmap, Diagram Kontek dan Data Flow Diagram yang sedang berjalan. Prosedur-prosedur persediaan bahan setengah jadi yang sedang berjalan dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Costumer memesan order barang sebanyak 2 rangkap ke PPIC dan PPIC memberikan order barang ke perencanaan material untuk memeriksa persediaan bahan setengah jadi di gudang di kartu stok dan satu lagi untuk bagian perencanaan produksi. 2. Jika barang untuk produksi mencukupi, perencanaan produksi membuat surat perintah kerja dan bon pengeluaran barang untuk meminta barang
46
untuk produksi ke bagian gudang, setelah bagian gudang mengeluarkan barang dan perencanaan produksi memberikan surat perintah kerja dan barang untuk produksi ke bagian produksi. 3. Bagian perencanaan membuat laporan produksi untuk PPIC. 4. Jika barang untuk produksi tidak mencukupi, perencanaan material membuat order pembelian sebanyak 4 rangkap untuk ke bagian logistik. 5. Logistik menandatangani order pembelian dan memberikan order pembelian tersebut ke supplier,finance,bagian gudang dan arsip dibagian logistik. 6. Supplier mengirimkan barang ke bagian gudang beserta faktur barang, dan bagian gudang mengecek barang berdasarkan order pembelian dan faktur barang dari supplier, jika tidak ada kerusakan maka faktur di tandatangani oleh bagian gudang, jika ada kekurangan faktur di kembalikan ke supplier. 7. Bagian gudang membuat laporan masuk bahan dan laporan bahan keluar sebagai laporan ke PPIC, dan mencatat pengeluaran dan pemasukan bahan setengah jadi di kartu stok, untuk diberikan ke perencanaan material dan perencanaan produksi yang menerangkan tentang persediaan bahan yang ada di gudang.
4.1.2.1.
Flowmap
Untuk menjalankan prosedur sistem digunakan diagram prosedur yang terbentuk dari hasil analisis dokumen dan analisis prosedur. Diagram prosedur sistem dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :
47
Flowmap Persediaan Bahan Setengah Jadi yang berjalan Constumer
Order barang 2 Order barang 1
PPIC
Perencanaan Material
Bagian Gudang
Perencanaan Produksi
Order barang 2
Supplier
Finance
BPB ~ SPK
1
Order barang 1
Logistik
1
Order barang 2
Order barang 1
Bag.Produksi
Kartu stok BPB 2 BPB 1 Kartu stok
Cek kartu stok
tdk
ya
Tandatang an BPB
tdk Kartu stok *
BPB ~ 2
Kartu stok *
Buat surat perintah kerja dan bon pengeluaran barang
BPB ~ 1 Kartu stok *
Cek kartu stok
ya
Kartu stok * 3
BPB 2 BPB 1 Buat order pembelian
Surat Perintah 2 Kerja Surat Perintah 1 Kerja
4 BPB ~ 2 Order pembelian 4 Order pembelian ~2
Order pembelian 3 Order pembelian 2 Order pembelian 1
Order pembelian 4
Order pembelian~ 4
Order pembelian 3
Bon Pengeluaran Barang acc
Order pembelian2 Surat Perintah Kerja
Order pembelian1
Buat Lap.Produksi
Lap.Produksi
Lap.Produksi
Tandatangan order pembelian
Order pembelian~3
Order pembelian ~ 4
Faktur barang
Order pembelian~3 Order pembelian ~2 Order pembelian~1 Cek barang tdk
ya
2
Faktur barang ~
Faktur barang Faktur barang
Faktur barang
5
Faktur barang ~
Buat lap barang keluar
Buat lap.masuk barang
Lap.masuk 1 barang Lap.barang 2 keluar 1 Lap.barang keluar
Lap.barang 1 keluar
Lap.masuk 2 barang Lap.masuk 1 barang
Catat ke kartu stok
Kartu stok 2 Kartu stok 1
Kartu stok 2
Kartu stok 1
Gambar 4.1 Flowmap persediaan bahan yang berjalan Keterangan : KS* =Kartu Stok yang sudah dicek BPB~ =Bon Pengeluaran Barang yang sudah ditandatanga Faktur barang~ = faktur barang yang sudah ditandatangan
48
4.1.2.2. Diagram Konteks Diagram kontek adalah diagram tingkat atas yaitu diagram global dari sebuah sistem informasi yang meggambarkan aliran-aliran dari entitas luar dan entitas dalam. PPIC
Order Barang
Order pembelian
Order Pembelian~ Sistem Informasi Persediaan bahan setengah jadi
Lap.produksi Lap.penerimaan
Logistik
Finance
Order Pembelian~,faktur barang
Lap.pengeluaran
Bag.Produksi
SPK,BPB
Faktur Barang~
Supplier
Gambar 4.2. Diagram Konteks yang berjalan
4.1.2.3.
Data Flow Diagram
Diagram alur data yaitu menggambarkan sistem yang ada pada diagram konteks menjadi beberapa proses utama, yang terjadi antara entitas yang terlibat dalam sistem informasi. DFD yang terdapat pada Sistem Informasi Persediaan bahan setengah jadi yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
49
Data Flow Diagram Level 1 Lap.produksi Lap.pengeluaran barang Order barang
PPIC Order barang
1.0 Cek bahan di kartu stok
Catat di kartu stok Order barang
Order barang
2.0 Buat order pembelian
Data bahan Dt.bahan
6.0 Cek bahan di kartu stok
7.0 Buat surat perintah kerja
PO SPK
Surat perintah kerja Order pembelian
10.0 Buat lap produksi
SPK Dt.bahan
3.0 Tandatangan Order Pembelian
OP~
Catat di kartu stok
OP~
Finance
8.0 Buat bon pengeluaran barang
Bag.Produksi BPB
Bon pengeluaran barang
Supplier BPB
OP~
4.0 Cek faktur barang
Faktur barang
5.0 Buat lap.barang masuk
Catat di kartu stok
9.0 Buat lap.pengeluar an barang
Lap.barang masuk
Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 1
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan Setelah dianalisis ada beberapa kelemahan dari sistem informasi yang sedang berjalan diantaranya : 1.
Keterlambatan informasi dalam pengecekkan jumlah bahan setengah jadi akan mengakibatkan keterlambatan kegiatan operasional perusahaan.
2.
Belum terkomputerisasinya laporan barang yang masuk dan laporan barang yang keluar
50
3.
Belum terkontrolnya stok minimal barang sehingga pemesanan bahan setengah jadi tidak dapat segera dilaksanakan secepat mungkin.
4.2
Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah tahap untuk memperbaiki sistem yang sedang
berjalan , tahap ini sangat penting dalam menentukan baik atau tidaknya hasil perancangan sistem yang diperoleh. Tahap perancangan dapat digambarkan sebagai perancangan untuk membangun sebuah sistem dan mengkonfirmasikan komponen-komponen
perangkat
lunak
dan
perangkat
keras
sehingga
menghasilkan sistem yang lebih baik.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem Adapun tujuan dari perancangan sistem yang diusulkan yaitu: 1. Memperbaiki pengolahan data yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi 2. Dapat menyimpan data, mengolah data, melakukan pencarian data dan menampilkan data – data atau informasi secara cepat dan tepat waktu.
4.2.2
Gambaran Sistem Yang Diusulkan Adapun gambaran umum sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Perancangan prosedur (Flow Map, Diagram Konteks, DFD, Kamus Data).
51
2. Perancangan basis data (Normalisasi, Relas I Tabel, ERD, Struktur File, Kodifikasi). 3. Perancangan antar muka (Struktur Menu, Perancangan Input dan Output).
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan Perancangan proses ini akan memberikan gambaran mengenai dokumendokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem yang akan diusulkan. Proses yang akan dirancang bertujuan untuk memperbaiki kinerja sistem yang ada, sehingga kelemahan yang ada pada sistem dapat kita diperbaiki.
4.2.3.1. Flow Map yang Diusulkan Perancangan proses ini akan memberikan gambaran mengenai dokumendokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem yang akan diusulkan. Proses yang akan dirancang bertujuan untuk memperbaiki kinerja sistem yang ada, sehingga kelemahan yang ada pada sistem dapat kita diperbaiki. Mengenai sumber dan aliran dokumen dapat digambarkan dalam flowmap yang diusulkan berikut ini: 1.
PPIC memberikan order barang sebanyak 2 rangkap yang diberikan kepada perencanaan material untuk memeriksa persediaan bahan untuk produksi ke dalam database dan satu lagi untuk perencanaan produksi.
52
2.
perencanaan produksi mengecek persediaan setengah jadi ke dalam data base dan jika bahan setengah jadi mencukupi untuk produksi, perencanaan produksi menginput dan mencetak surat perintah kerja dan bon pengeluaran barang untuk meminta bahan baku di bagian gudang.
3.
Setelah bagian gudang mengeluarkan material ke bagian perencanaan produksi dan memberikan surat perintah kerja dan material ke bagian produksi.
4.
Perencanaan produksi mencetak laporan produksi untuk diberikan ke PPIC
5.
Perencanaan material menginput dan mencetak order pembelian sebanyak 3 rangkap untuk diberikan ke bagian logistik.
6.
Bagian logistik menandatangani order pembelian dan memberikan ke supplier,bagian gudang dan finance.
7.
Supplier mengirimkan barang ke bagian gudang beserta faktur, dan bagian gudang mengecek data bahan ke dalam database dan faktur dari supplier, jika tidak ada kekurangan maka faktur di tandatangani oleh bagian gudang, jika ada kekurangan faktur di kembalikan ke supplier.
8.
Bagian gudang mencetak laporan pengeluaran barang dan laporan barang masuk sebagai laporan kepada PPIC.
53
Persediaan Bahan Setengah Jadi yang diusulkan PPIC
Perencanaan Material
Gudang
Order barang 2 Order barang 1
Perencanaan Produksi
Bag.Produksi
Logistik
Supplier
Finance
Surat Perintah Kerja Bon Pengeluaran Barang acc
Order barang 2 Order barang 1
Input data bahan Hasil produksi
Database Persediaan Bahan
Input data bahan
Cetak order pembelian
Order Pembelian 3
Bon Pengeluaran Bahan
Cetak Bon Pengeluaran Barang
Cetak Surat Perintah Kerja
Tandatangan Bon Pengeluaran Barang
Bon Pengeluaran Barang
Surat Perintah Kerja
Bon Pengeluaran Barang acc
Bon Pengeluaran Barang acc
Order Pembelian 2 Order Pembelian 1
Order Pembelian~2 Hasil produksi
Order Pembelian 3 Order Pembelian 2
Input hasil produksi
Cetak laporan produksi
Order Pembelian~3
Order Pembelian 1
Tandatangan Order Pembelian
Order Pembelian~3 Lap.produksi
Lap.produksi
Order Pembelian~2 Order Pembelian~1
2 Faktur Barang
Input data masuk barang
Cetak laporan penerimaan
Lap.penerimaan barang
Lap.penerimaan
Cetak lap pengeluaran
Lap.pengeluaran barang
Lap.pengeluaran
Gambar 4.4 Flowmap yang diusulkan
Faktur Barang
54
4.2.3.2.
Diagram kontek yang diusulkan
Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan model sistem informasi secara umum atau menyeluruh. Diagram konteks bertujuan untuk memberikan gambaran kepada sistem analisis pembuatan program mengenai masukan (input) ke dalam proses dan apa yang akan dihasilkan keluaran (output). Untuk lebih jelas lagi dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
PPIC
Order Barang
Logistik
Order pembelian
Order Pembelian Sistem Informasi Persediaan bahan setengah jadi
Lap.produksi Lap.penerimaan
Finance
Faktur barang
Lap.pengeluaran
Bag.Produksi
SPK,BPB
Supplier
Gambar 4.5. Diagram Konteks yang diusulkan
4.2.3.3.
Data Flow Diagram
Data Flow Diagram merupakan diagram yang menggambarkan arus data dalam sistem yang akan dibangun, dengan mengikutsertakan komponenkomponen entitas yang terkait, media penyimpanan (storage). Proses-proses sistem maupun simbol penuh yang menunjukkan hubungan arus data dari proses ke entitas yang terkait, untuk lebih jelasnya data flow diagram yang diusulkan digambarkan sebagai berikut :
55
10.0 Cetak lap.pengeluara n
Dt pengeluaran Order barang
PPIC
1.0 Input data bahan
Order barang
5.0 Input data bahan
Dt bahan
Dt bahan Dt.bahan
T.detail permintaan
T. detail pengeluaran Dt bahan
Dt.bahan
T. permintaan
2.0 Cetak order pembelian
T.pengeluaran
Dt pengeluaran
6.0 Cetak BPB
Dt.permintaan
OP BPB
T.detail produksi Logistik
Dt bahan
3.0 Input data bahan
Supplier faktur
Dt bahan
T.produksi Dt produksi
T detail penerimaan Dt bahan
Lap.penerimaan
7.0 Ttd BPB
Dt bahan
4.0 Cetak lap.penerimaa n
T penerimaan Dt penerimaan
Dt produksi
8.0 Cetak Surat Perintah Kerja
9.0 Cetak lap.produksi
Ttd BPB
SPK
Bag.produksi
Lap.produksi
Gambar 4.6. Data flow Diagram yang diusulkan
4.2.3.4. Kamus Data Kamus data berperan dalam perancangan dan pembangunan sistem informasi untuk berfungsi memperjelas arti aliran data dan penerimaan pengeluran dalam penggambaran DFD. Adapun data-data yang mengalir antar proses pada Diagram Arus Data Level 1 adalah sebagai berikut : 1.
Nama arus data
: Order bahan
56
Alias
:-
Aliran data
: PPIC-proses1.0
Struktur data
: bahan,nama_bahan,kode_supplier, satuan,stok
2.
Nama arus data
: data bahan
Alias
:-
Aliran data
:proses1.0-T.detail_permintaan,T.detail_permintaan -proses2.0,proses3.0,T.detail_penerimaan, T.detail_penerimaan-proses4.0,proses5.0 T.detail_pengeluaran, T.detail_pengeluaran-proses6 Proses7.0-bag.produksi
3.
Struktur data
: kode_bahan,nama_bahan ,satuan,stok
Nama arus data
: Data Permintaan
Alias
:-
Aliran data
: T.permintaan-proses2.0
Struktur data
: no_permintaan,tgl_permintaan,no_permintaan, kode_bahan,jumlah_minta
4.
Nama arus data
: faktur
Alias
:-
57
Aliran data
: supplier-proses3.0
Struktur data
: kode_supplier,nama_supplier,alamat,kota,tlp, contact_person
5.
Nama arus data
: data penerimaan
Alias
:-
Aliran data
: T.penerimaan-proses4.0
Struktur data
: no_penerimaan,tgl_penerimaan,no_permintaan, no_penerimaan,kode_bahan,jumlah-terima
6.
Nama arus data
: data pengeluaran
Alias
:-
Aliran data
: T.pengeluaran-proses6.0
Struktur data
: no_pengeluaran,tgl_pengeluaran,no_produksi, No_penggeluaran,kode_bahan,jumlah_keluar.
7.
Nama arus data
: data produksi
Alias
:-
Aliran data
: T.produksi-proses9.0
Struktur data
: no_produksi,tgl_produksi,operator,no_produksi,
58
kode_bahan,proses,no_gambar,jumlah_produksi 8.
Nama arus data
: Bon Pengeluaran Barang
Alias
: BPB tandatanggan
Aliran data
: proses6.0-proses7.0,proses7.0-bag.produksi
Struktur data
: no_penggeluaran,tgl_pengeluaran,no_produksi, no_produksi,tgl_produksi,operator
9.
Nama arus data
: lap. pengeluaran
Alias
:-
Aliran data
: proses10.0-PPIC
Struktur data
: no_pengeluaran,tgl_pengeluaran,no_produksi, kode_bahan,nama_bahan,satuan,jumlah_keluar
10. Nama arus data
: data produksi
Alias
:-
Aliran data
: Proses9.0-PPIC
Struktur data
: no_produksi,tgl_produksi,operator,proses,kode_ bahan,nama_bahan,no_gambar,jumlah_produksi
59
4.2.4. Perancangan Basis Data Perancangan basis data adalah menciptakan atau merancang kumpulan data yang terhubung dan tersimpan secara bersama-sama. Dalam perancangan basis data ini akan dibahas mengenai normalisasi, tabel relasi, ERD, struktur file, kodifikasi.
4.2.4.1.
Normalisasi
Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasi. 1.
Bentuk tidak normal {kode_supplier,nama_supplier,alamat,kode,tlp,contack_person,kode_baha n,nama_bahan,kode_supplier,satuan,stok,no_permintaan,kode_bahan,nam a_bahan,tgl_permintaan,jumlah_minta,no_penerimaan,tgl_penerimaan,na ma_bahan,kode_bahan,jumlah_terima,no_pengeluaran,tgl_pengeluaran,ko de_produksi,nama_bahan,kode_bahan,jumlah_pengeluaran,no_produksi,n ama_bahan,tgl_produksi,proses,no_gambar,operator,jumlah_produksi}
2.
Tabel Normalisasi tahap I {kode_supplier,nama_supplier,alamat,kota,tlp,contack_person,kode_bahan ,nama_bahan,satuan,stok,no_permintaan,tgl_permintaan,jumlah_minta,no _penerimaan,tgl_penerimaan,tgl_penerimaan,jumlah_terima,no_pengeluar an,tgl_pengeluaran,kode_produksi,jumlah_pengeluaran,no_produksi,tgl_p roduksi,proses,no_gambar,operator,jumlah_produksi }
60
3.
Tabel Normalisasi tahap II a. Supplier {kode_supplier*,nama_supplier,alamat,kota,no_tlp, contact_ person} b. Bahan {kode_bahan*,nama_bahan,kode_supplier**,satuan,stok} c. Permintaan {no_permintaan*,kode_bahan**,tgl_permintaan,jumlah_minta} d. Penerimaan {no_penerimaan*,kode_bahan**,tgl_penerimaan,no_penerimaan, jumlah_penerimaan} e. Pengeluaran {no_pengeluaran*,kode_bahan**,tgl_pengeluaran,no_produksi, jumlah_keluar} f. Produksi {no_produksi*,kode_bahan**,tgl_produksi,operator,proses,no_gambr, jumlah_produksi}
4.
Tabel Normalisasi tahap III a. Supplier {kode_supplier*,nama_supplier,alamat,kota,no_tlp,contack_ person} b. Bahan {kode_bahan*,nama_bahan,kode_supplier**,satuan,stok} c. Permintaan
61
{no_permintaan*,tgl_permintaan} d. Detail permintaan {no_permintaan**,kode_bahan**,jumlah_minta} e. Penerimaan {no_penerimaan,tgl_penerimaan,no_permintaan} f. Detail penerimaan {no_penerimaan**,kode_bahan**,jumlah_terima} g. Pengeluaran {no_pengeluaran*,tgl_pengeluaran,no_produksi**} h. Detail pengeluaran {no_pengeluaran**,kode_pengeluaran**,jumlah_keluar} i. Produksi {no_produksi*,tgl_produksi,operator} j. Detail produksi {no_produksi**,kode_bahan**,proses,no_gambar,jumlah_produksi}
4.2.4.2 Relasi Tabel Tabel relasi digunakan untuk menggambarkan representasi struktur dan data dari hubungan antar tabel secara fisik atau nyata. Hubungan antar tabel yang terjadi pada sistem informasi persediaan bahan setengah jadi digambarkan pada tabel relasi berikut ini :
62
T. Permintaan No_Permintaan* Tgl_Permintaan
T. Detail Pengeluaran
T. Detail Permintaan
No_Pengeluaran** Kode_Bahan** Jumlah_keluar
No_Permintaan** Kode_bahan** Jumlah_minta
T. penerimaan No_Penerimaan* Tgl_Penerimaan no_Permintaan
T. Pengeluaran
T. Bahan
T. Detail penerimaan
No_pengeluaran* Tgl_pengeluaran No_produksi**
Kode_bahan* Nama_bahan Kode_supplier** Satuan Stok
No_Penerimaan** Kode_bahan** Jumlah_terima
T.Produksi
T. Detail produksi
T. Supplier
No_Produksi* Tgl_Produksi Operator
No_produksi** Kode_bahan** Proses No_Gambar Jumlah_produksi
Kode_supplier* Nama_supplier Alamat_supplier Kota Tlp Contack_person
Gambar 4.7. Relasi Tabel 4.2.4.3. Entity Relationship Diagram ERD digunakan dalam membangun basis data untuk menggambarkan relasi atau hubungan dari dua file atau dua tabel. ERD terdiri dari 2 komponen utama yaitu entitas dan relasi. Kedua komponen tersebut dideskripsikan lebih jauh melalui atribut–atribut atau properti. Hubungan antar entitas yang terjadi dalam sistem informasi persediaan bahan setengah jadi dapat dilihat pada Entity Relationship Diagram berikut ini : Memiliki detail permintaan
1
permintaan
memiliki
n
pengeluaran
1
Memiliki detail pengeluaran
n
n
Bahan n
Memiliki detail penerimaan
n
memiliki mengirim 1
Produksi
Memiliki detail produksi
1
supplier
Gambar 4.8. Entity Relationship Diagram (ERD)
1 1
Penerimaan
63
4.2.4.4. Stuktur File Dalam pembuatan program dibutuhkan suatu struktur file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan sehingga memudahkan kerja sistem komputer. Struktur file digunakan dalam perancangan sistem karena struktur file ini menentukan struktur fisik database yang menunjukan struktur dari elemen data yang menyatakan panjang elemen data dan jenis datanya. Struktur file merupakan urutan isi datadata item yang terdaftar pada sebuah record file yang dipakai untuk sistem informasi persediaan bahan setengah jadi di PT PIMSF. Divisi Stamping adalah sebagai berikut: a. Nama file : bahan b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : kode_bahan Tabel 4.1 Struktur file Bahan Nama Tabel : File Bahan Nama Field
Tipe Data
Panjang
Kode_bahan
Char
7
Primary key
Nama_bahan
Vachar
15
Atribut penyerta
Kode_supplier
Char
7
Atribut penyerta
Vachar
5
Atribut penyerta
Int
5
Atribut penyerta
Satuan Stok
Keterangan
64
a. Nama file : supplier b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : kode_supplier Tabel 4.2 Struktur file Supplier Nama Tabel : File Supplier Nama Field
Tipe Data
Panjang
Kode_supplier
Char
7
Primary key
Nama_supplier
Vachar
20
Atribut penyerta
Alamat
Vachar
50
Atribut penyerta
Kota
Vachar
50
Atribut penyerta
Int
8
Atribut penyerta
Vachar
12
Atribut penyerta
No_tlp Kontak_person
Keterangan
a. Nama file : Permintaan b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_permintaan Tabel 4.3 Struktur file Permintaan Nama Tabel : File Permintaan Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
No_permintaan
Char
7
Primary key
Tgl_permintaan
Date and Time
8
Atribut penyerta
65
a. Nama file : detail_permintaan b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_permintaan Tabel 4.4 Struktur file Detail Permintaan Nama Tabel : File Detail Permintaan Nama Field
Tipe Data
Panjang
No_permintaan
Char
7
Foreign key
Kode_bahan
Char
7
Foreign key
int
4
Atribut penyerta
Jumlah_minta
Keterangan
a. Nama file : Penerimaan b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_penerimaan Tabel 4.5 Struktur file Penerimaan Nama Tabel : File Penerimaan Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
Kode_bahan
Char
7
Primary key
No_penerimaan
Char
7
Atribut penyerta
Tgl_penerimaan
Date and Time
8
Atribut penyerta
No_permintaan
Char
7
Atribut penyerta
66
a. Nama file : detail_penerimaan b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_penerimaan Tabel 4.6 Struktur file Detail Penerimaan Nama Tabel : File Detail Penerimaan Nama Field
Tipe Data
Panjang
No_penerimaan
Char
7
Foreign key
Kode_bahan
Char
7
Foreign key
int
4
Atribut penyerta
Jumlah_terima
Keterangan
a. Nama file : pengeluaran b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_pengeluaran Tabel 4.7 Struktur file Pengeluaran Nama Tabel : File Pengeluaran Nama Field
Tipe Data
Panjang
No_pengeluaran
Char
7
Primary key
Tgl_pengeluaran
Date and Time
7
Atribut penyerta
Char
8
Atribut penyerta
No_produksi
Keterangan
67
a. Nama file : detail_pengeluaran b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_pengeluaran Tabel 4.8 Struktur file Detail Pengeluaran Nama Tabel : File Detail Pengeluaran Nama Field
Tipe Data
Panjang
No_pengeluaran
Char
7
Foreign key
Kode_bahan
Char
7
Foreign key
int
4
Atribut penyerta
Jumlah_keluar
Keterangan
a. Nama file : produksi b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_produksi Tabel 4.9 Struktur file Produksi Nama Tabel : File Produksi Nama Field
Tipe Data
Panjang
No_produksi
Char
7
Primary key
Tgl_produksi
Date and Time
8
Atribut penyerta
Vachar
10
Atribut penyerta
Operator
Keterangan
68
a. Nama file : detail_produksi b. Media penyimpanan : hardisk c. Primary key : no_produksi Tabel 4.10 Struktur file Detail Produksi Nama Tabel : File Detail Produksi Nama Field
Tipe Data
Panjang
No_produksi
Char
7
Foreign key
Kode_bahan
Char
7
Foreign key
Vachar
10
Atribut penyerta
Char
10
Atribut penyerta
int
4
Atribut penyerta
Proses No_gambar Jumlah_produksi
4.2.4.5
Keterangan
Kodifikasi Pengkodean ini dibuat guna mendefinisikan suatu objek secara singkat,
dengan adanya sistem pengkodean ini diharapkan dapat mengklarifikasikan data, memasukan data ke dalam komputer dan untuk mengambil informasi yang terkait. Kode dapat dibentuk dari kumpulan huruf, angka dan karakter khusus. Pada program aplikasi pembuatan laporan persediaan bahan setengah jadi di PT.PIMSF divisi Stamping ini terdapat pengkodean yang berguna untuk memudahkan dalam pencarian data. Kodifikasinya adalah sebagai berikut : 1.
Kode supplier KSXXXXX No urut Kodesupplier
69
KS00001 : KS [Kode Supplier] 00001[no urut] 2.
Kode Bahan KBXXXXX No urut KodeBahan
KB00001 : KB [Kode Bahan] 00001[no urut] 3.
Nomor Permintaan NPXXXXX No urut No permintaan
NP00001 : NP[no produksi] 00001[no urut] 4.
Nomor Penerimaan NPXXXXX No urut No penerimaan
NP00001 : NP[no penerimaan] 00001[no urut] 5.
Nomor Pengeluaran NPXXXXX No urut No pengeluaran
NP00001 : NP[no pengeluaran] 00001[no urut] 6.
Nomor Produksi NPXXXXX No urut No produksi
NP00001 : NP[no produksi] 00001[no urut]
70
4.2.5 Perancangan Antar Muka Setelah tahap perancangan prosedur, perancangan proses, dan perancangan basis data, tahap selanjutnya adalah perancangan program yaitu perancangan interface program aplikasi pemesanan dan penjualan yang akan dibangun.
4.2.5.1 Struktur menu Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer sehingga pada saat menjalankan program komputer, user tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang diinginkan. Pada perancangan ini dibuat menu yang dapat mengintegrasikan seluruh data dalam suatu sistem dan disertai dengan instruksi yang ada pada pilihan menu tersebut. Login
Menu
File
Master
Proses
Cetak
Pengguna
Master Bahan
Permintaan
Surat Perintah Kerja
Ganti Password
Master Supplier
Penerimaan
Lap.Permintaan Bahan
Pengeluaran
Lap.Penerimaan Bahan
Logout Keluar
Lap.Pengeluaran Bahan
Gambar 4.9 Struktur menu
Tentang
Pembuat
71
4.2.5.2 Perancangan input Interface atau antar muka merupakan tampilan dari suau program aplikasi yang berperan sebagai media komunikasi yang digunakan sebagai sarana berdialog antara program dengan user. Sistem yang akan dibangun diharapkan menyediakan interface yang mudah dipahami dan digunakan oleh user Perancangan interface untuk aplikasi persediaan bahan setengah jadi adalah sebagai berikut : 1.
Login LOGIN
Nama Pengguna
:
Password
:
Login
Close
Gambar 4.10 Perancangan Input Login Penjelasan tombol : 1. Login Digunakan untuk login kedalam sistem, jika user dan password masih salah user tidak di izinkan untuk masuk ke dalam sistem. 2. Close Untuk keluar dari login, sekaligus menutup tampilan login. 2.
Data Bahan
72
Data bahan digunakan untuk menginput bahan yang masuk. Didalam form data bahan terdapat kode bahan, nama bahan,kode supplier, satuan, stock. Form data bahan mempunyai tombol-tombol diantaranya cari,
baru, simpan, ubah,
batal, hapus, hapus, close. MASTER BAHAN Kode Bahan Nama Bahan Kode Supplier
...
Nama Supplier
Satuan Stok
Baru
Simpan
Ubah
Batal
Hapus
Pilih Pencarian Berdasarkan :
Data Grid
l<<
>>
<<
>>l
Close
Gambar 4.11 Form Data Bahan 3.
Data Supplier Data supplier digunakan untuk menginput data-data supplier. Didalam
form data barang terdapat kode supplier, nama supplier, alamat, kota, no telepon, kontak person. Form data supplier mempunyai tombol-tombol diantaranya cari, baru, simpan, ubah, hapus, batal, hapus dan close.
73
MASTER SUPPLIER Kode Supplier
Baru
Nama Supplier
Simpan
Alamat
Ubah
Kota
Batal
Telepon
Hapus
Contak Person
Close
Pilih Pencarian Berdasarkan :
Data Grid
l<<
>>
<<
>>l
Gambar 4.12 Form Data Supplier 4.
Data Permintaan Data permintaan digunakan untuk menginput pembelian bahan yang telah
habis di gudang. Didalam form data permintaan terdapat no permintaan,tanggal permintaan,kode bahan, nama bahan, satuan, jumlah minta. Form data permintaan mempunyai tombol-tombol diantaranya cari, jumlah data, simpan, cetak, batal,close.
74
PERMINTAAN
Daftar Bahan Habis Data Grid
Lihat Berdasarkan Kode Supplier :
No.Permintaan
Jumlah data : 0
Data Grid
Tgl Permintaan Kode Bahan Nama Bahan
Satuan Jumlah Minta
Simpan
Cetak
Batal
Close
Gambar 4.13 Form Data Permintaan 5.
Data Penerimaan Data penerimaan digunakan untuk menginput penerimaan bahan dari
supplier. Didalam form data penerimaan terdapat no penerimaan, tanggal penerimaan,kode bahan, kode supplier, nama bahan, satuan, jumlah terima. Form data penerimaan mempunyai tombol-tombol diantaranya cari, jumlah data, simpan, batal,close.
75
PENERIMAAN Data Grid
Lihat Berdasarkan No.Permintaan :
No.Penerimaan
Jumlah data : 0
Data Grid
Tgl Penerimaan Kode Bahan Nama Bahan
Satuan Jumlah terima
Simpan
Batal
Close
Gambar 4.14 Form Data Penerimaan 6. Data Pengeluaran Data pengeluaran digunakan untuk menginput pengeluaran bahan untuk produksi. Didalam form data pengeluaran terdapat no pengeluaran, tanggal pengeluaran, kode bahan, nama bahan, jumlah keluar. Form data pengeluaran mempunyai tombol-tombol diantaranya cari, jumlah data, simpan, cetak, batal,close.
76
PENGELUARAN Data Grid
Lihat Berdasarkan no.Produksi :
No.Pengeluaran
Jumlah data : 0
Data Grid
Tgl Pengeluaran Kode Bahan Nama Bahan Jumlah Minta
Simpan
Cetak
Batal
Close
Gambar 4.15 Form Data Pengeluaran 7.
Data Surat Perintah Kerja Data surat perintah kerja digunakan untuk menginput data-data produksi.
Didalam form data surat perintah kerja terdapat no produksi, tanggal produksi, operator, kode bahan, nama bahan, proses,no gambar, jumlah produksi. Form data surat perintah kerja mempunyai tombol-tombol diantaranya simpan, cetak, batal, close.
77
SURAT PERINTAH KERJA Data Grid
No.Produksi Tgl Produksi Produksi Kode Bahan
Nama Bahan
Proses No gambar Jumlah produksi
Simpan
Cetak
Batal
Close
Gambar 4.16 Form Data Surat Perintah Kerja 4.2.5.3 Perancangan Output Perancangan output adalah perancangan tampilan keluaran dari program yang dibuat berdasarkan semua proses yang ada pada Persediaan bahan setengah jadi di PT. PIMSF Divisi Stamping. 1. Laporan Permintaan Laporan Permintaan Pertanggal
Perperiode
s/d
Cetak
Gambar 4.17 Laporan Permintaan 2. Cetak Laporan Permintaan
Close
78
Laporan Permintaan Tanggal laporan : No permintaan
Tgl permintaan
Nama supplier
Contact person
Kode bahan
Nama bahan
satuan
Jumlah Minta
Gambar 4.18 Cetak Laporan Permintaan 3. Laporan Penerimaan
Laporan Penerimaan Pertanggal
Perperiode
s/d
Cetak
Close
Gambar 4.19 Laporan Penerimaan 4. Cetak Laporan Penerimaan Laporan Penerimaan Tanggal laporan : No penerimaan
Tgl penerimaan
No penerimaan
Nama Supplier
Kode bahan
Nama Bahan
Gambar 4.20 Cetak Laporan Penerimaan
satuan
Jumlah terima
79
5. Laporan pengeluaran Laporan Pengeluaran Pertanggal
Perperiode
s/d
Cetak
Close
Gambar 4.21 Laporan Pengeluaran 6. Cetak Laporan Pengeluaran Laporan Pengeluaran Tanggal laporan : No Pengeluaran
Tgl Pengeluaran
No Produksi
Kode Bahan
Nama Bahan
Satuan
Jumlah Keluar
Gambar 4.22 Cetak Laporan Pengeluaran 7. Laporan Produksi Laporan Produksi Pertanggal
Perperiode
s/d
Cetak
Gambar 4.23 Laporan Produksi
Close
80
8. Cetak Laporan Produksi Laporan Produksi Tanggal laporan : No Produksi
Tgl Produksi
Operator
Proses
Kode bahan
Nama Bahan
satuan
Jumlah terima
Gambar 4.24 Cetak Laporan Produksi
4.2.6. Perancangan Arsitektur Jaringan Perancangan arsitektur jaringan yang penelitian gunakan yaitu topologi star bentuknya seperti bintang karena pada perancangannya arsitekturnya memiliki node (titik) terpusat, yang kemudian dihubungkan dengan node-node atau workstation yang lain. Dalam implementasinya, pengembangan arsitektur jaringan ini akan selalu memerlukan sebuah peralatan yang dijadikan sebagai terminal yang menghubungkan antara komputer satu dengan komputer yang lain. Terminal yang dipakai dapat berupa hub atau switch. Banyak keuntungan yang akan didapat dari topologi star, diantaranya : a. Sanggup memuat banyak workstation dalam satu jaringan LAN. b. Sangat jarang terjadi tabrakan data. c. Karena jarang terjadi tabrakan data, transfer data akan lebih cepat. d. Apabila salah satu workstation terputus atau rusak, workstation lain tidak akan mengalami gangguan.
81
e. Kerusakan kabel, misalnya putusnya transmisi kabel pada salah satu workstation, tidak akan mengakibatkan kerusakan jaringan secara menyeluruh. f. Memiliki teknik kerja yang terpusat, maksudnya semua workstation yang melakukan pengiriman data akan dikirimkan melalui media transmisi menuju terminal. Selanjutnya data tersebut akan diforward oleh terminal ke alamat tujuan pengiriman.
