BAB III ANALISIS SISTEM
Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis sistem memiliki tujuan untuk melakukan penganalisaan dan mencari kelemahan dari sistem yang berjalan. Sehingga pada akhirnya proses perwujudan sistem yang baik akan tetap terpenuhi sejalan dengan perkembangan zaman. Analisis sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di PT. Asia Pramita Indah yaitu tentang Aplikasi Penjualan & Pembelian. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis data, analisis dokumen, analisis kebutuhan sistem.
A. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
PT. Asia Paramita Indah merupakan perusahaan dagang yang membeli barang dagangan dari produsen kemudian
menjual kembali kepasaran.
Pembelian dan penjualan hasil kosmetik berskala kecil, mekanisme kerja yang dilakukan terhadap pengamanan seluruh dokunen masih bersifat manual dimana data-data transaksi
27
seperti penerimaan dan pengeluaran untuk pembelian operasional kantor dilakukan secara manual yaitu dicatat dengan menggunakan tulisan tangan pada sejumlah buku yang sesuai dengan kegiatannya. Dengan sistem pengolahan data yang masih manual ini dirasakan cukup merepotkan dan memakan waktu untuk mencari data tertentu apabila suatu saat data-data ini diperlukan.
1.
Prosedur Pendaftaran Pelanggan yang sedang berjalan. Dibawah ini adalah prosedur pendaftaran pelanggan di PT. Asia Paramita Indah sebagai berikut : a.
Pembukuan memberikan Formulir Pendaftaran Pelanggan kepada pelanggan.
b.
Pelanggan mengisi Formulir Pendaftaran Pelanggan dan menyerahkan kembali kepada pembukuan.
c.
Pembukuan
mengecek
kelengkapan
data
Formulir
Pendaftaran
Pelanggan, jika tidak lengkap maka pembukuan menyerahkan kembali Formulir
Pendaftaran
Pelanggan
kepada
pelanggan
untuk
melengkapinya. Jika sudah lengkap admin mencatat dalam Buku Pelanggan.
27
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Prosedur Pendaftaran Pelanggan
2.
Prosedur Pendaftaran Salesman yang sedang berjalan. Dibawah ini adalah prosedur pendaftaran salesman di PT. Asia Paramita Indah sebagai berikut : a.
Pembukuan memberikan Formulir Pendaftaran Salesman kepada salesman.
b.
Salesman mengisi Formulir Pendaftaran Salesman dan menyerahkan kembali kepada pembukuan. 27
c.
Pembukuan
mengecek
kelengkapan
data
Formulir
Pendaftaran
Salesman, jika tidak lengkap maka pembukuan menyerahkan kembali Formulir Pendaftaran Salesman kepada salesman untuk melengkapinya. Jika sudah lengkap admin mencatat dalam Buku Salesman.
Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Prosedur Pendaftaran Salesman
27
3.
Prosedur Pendaftaran Produsen & Data Barang yang sedang berjalan. Dibawah ini adalah prosedur pendaftaran produsen & Data barang di PT. Asia Paramita Indah sebagai berikut : a.
Pembukuan memberikan Formulir Pendaftaran Produsen kepada produsen.
b.
Produsen mengisi Formulir Pendaftaran Produsen dan menyerahkan kembali kepada pembukuan.
c.
Pembukuan
mengecek
kelengkapan
data
Formulir
Pendaftaran
Produsen, jika tidak lengkap maka pembukuan menyerahkan kembali Formulir Pendaftaran Produsen kepada produsen untuk melengkapinya. Jika sudah lengkap admin mencatat dalam Buku Produsen. d.
Setelah mempunyai Data Produsen, Maka pembukuan memberikan Formulir Pendaftaran Data Barang kepada produsen.
e.
Produsen mengisi Formulir Pendaftaran Data Barang dan menyerahkan kembali kepada pembukuan.
f.
Pembukuan mengecek kelengkapan data Formulir Pendaftaran Data Barang, jika tidak lengkap maka pembukuan menyerahkan kembali Formulir
Pendaftaran
Data
Barang
kepada
produsen
untuk
melengkapinya. Jika sudah lengkap admin mencatat dalam Buku Data Barang.
27
Gambar 3.3 Flowmap Berjalan Prosedur Pendaftaran Produsen & Data Barang
27
4.
Prosedur Pencatatan Transaksi Pembelian yang sedang berjalan. Dibawah ini adalah prosedur pencatatan transaksi Pembelian di PT. Asia Paramita Indah sebagai berikut : a.
Pembukuan membuat Surat Pemesanan Barang kemudian diinput kemudian dicetak. Setelah dicetak, Pembukuan fax kepada produsen..
b.
Setelah Produsen menerima surat pemesanan barang, maka pihak produsen membuat surat jalan rangkap 2. Kemudian surat jalan lembar 1 & surat pemesanan barang difax ke pembukuan.
c.
Surat Pemesanan barang diterima oleh pembukuan dan Surat Jalan lembar 1 diterima oleh gudang. Setelah gudang menerima surat jalan maka gudang mengecek barang yang dikirim oleh produsen. Jika sesuai maka surat jalan diserahkan ke pembukuan jika tidak sesuai maka gudang menulis surat barang kurang kemudian diserahkan ke pembukuan.
d.
Surat Jalan yang diterima dari gudang di tanda tangan kemudian di fax kembali ke produsen sebagai tanda telah menerima barangnya.
e.
Surat jalan yang diterima dimasukkan ke dalam kartu stock. Dari kartu stock, Pembukuan menginput Laporan Pembelian kemudian dicetak 2 lembar. Jika ada data barang kurang maka pembukuan menginput invoice kemudian dicetak . Invoice bersama surat jalan diserahkan ke kasir.
27
f.
Kasir menerima surat tagihan dari produsen, selanjutnya kasir akan melakukan pembayaran ke produsen . Pembayaran dilakukan secara transfer.
g.
Kasir melakukan transfer uang ke rekening produsen, kemudian dari bukti transfer, Kasir menginput surat pembayaran kemudian dicetak.
h.
Kemudian kasir fax surat pembayaran tersebut ke produsen bersama invoice jika ada data barang.
27
Gambar 3.4 Flowmap Berjalan Prosedur Pembelian 27
5. Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Yang Sedang Berjalan Dibawah ini adalah prosedur pencatatan transaksi Penjualan di PT. Asia Paramita Indah sebagai berikut : a.
Pelanggan membuat surat orderan kemudian diserahkan kepada salesman kemudian salesman menyerahkannya kepada pembukuan.
b.
Jika surat orderan telah diserahkan ke pembukuan, maka bagian pembukuan akan menginput Invoice kemudian mencetak sebanyak 3 lembar. Invoice lembar 1 dan lembar 2 dikirim ke gudang. Invoice lembar 3 diarsip oleh pembukuan.
c.
Setelah gudang menerima invoice lembar 1 dan lembar 2 maka gudang menyiapkan barang kemudian mengecek barang yang telah disiapkan. Jika sesuai maka invoice lembar 1 dan lembar 2 dikirim ke pelanggan jika tidak sesuai maka gudang mencoret barang yang tidak ada kemudian menghitung ulang total akhir invoice kemudian invoice lembar 1 dan lembar 2 dikirim ke pelanggan.
d.
Setelah pelanggan menerima barangnya maka pelanggan mengecek barang yang diterima. Apakah sesuai dengan invoice atau tidak? Setelah pelanggan mengecek barang yang diterima jika sesuai dengan nota, maka pelanggan melakukan pembayaran jika tidak sesuai maka pelanggan akan mencoret nama barang yang tidak diterima, kemudian hitung kembali total pembeliannya kemudian melakukan pembayaran. Invoice lembar 1 diarsip pelanggan dan invoice lembar 2 diserahkan kepada kasir.
27
e.
Setelah kasir siap menghitung uang yang diterima dari penjualan, maka pembukuan menginput laporan penjualan, Kemudian dicetak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke manager sedangkan lembar 2 diarsip oleh pembukuan.
27
Gambar 3.5 Flowmap Berjalan Prosedur Penjualan
27
B. Analisis Kelemahan Sistem
Dari hasil analisis yang sedang berjalan pada pengolahan data penginputan penjualan dan pembelian pada PT. Asia Paramita Indah yang dilakukan secara manual tentu tidak efektif serta tidak efisien. Dan memiliki banyak kelemahan dan keterbatasan, diantaranya : Proses pencatatan data pelanggan dan data barang di buku sehingga sering rusak, tercecer bahkan hilang. 1. Dapat terjadi penduplikasian data. 2. Keamanan data tidak terjamin, karena dapat dilihat oleh semua pihak tanpa proses pengamanan inputan data. 3. Proses pencarian data kembali membutuhkan waktu yang cukup lama.
C. Analisis Kebutuhan Sistem
Dalam sistem informasi pengolahan data yang dikomputerisasikan diperlukan beberapa komponen pekerjaan untuk mendukung berjalan sistem, diantaranya : 1.
Sistem yang dapat melakukan pengontrolan data secara efisien sehingga dapat mempercepat pekerjaan dan tidak membutuhkan waktu yang lama.
2.
Sistem yang dapat memberikan informasi yang tepat dan benar serta cepat untuk keperluan pengecekan barang yang berguna baik untuk PT. Asia Paramita Indah maupun pelanggan. 27
3.
Dapat menjamin keamanan data dan penyimpanan file tidak dilakukan secara terpisah.
4.
Sistem dapat membuat laporan dengan cepat dan kapan saja dibutuhkan.
5.
Membutuhkan pengguna untuk mengoperasikan sistem yang dibuat.
6.
Dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat menjalankan sistem tersebut.
D. Analisis Dokumen
Tujuan dilakukan analisis dokumen adalah untuk mengetahui macammacam dokumen yang digunakan serta untuk membantu dalam perancangan sistem yang telah ada. Dokumen tersebut adalah : 1.
Dokumen Masukan a. Surat Jalan Fungsi
: Untuk mengecek dan mengetahui barang yang akan masuk.
Sumber
: Produsen
Rangkap : 1 (Satu). Distribusi : Pembukuan. Item
: Tanggal, kode, nama barang, jumlah barang, total.
27
2.
Dokumen Keluaran a. Invoice Fungsi
: Untuk mengetahui barang yang keluar dengan pembayaran tunai.
Sumber
: Pembukuan.
Rangkap : 3 (Tiga). Distribusi : Gudang, Kasir, Pelanggan. Item
: No.Invoice , tanggal , nama pelanggan ,nama barang, jumlah, harga barang, total.
b. Surat Permintaan Barang Fungsi
: Untuk melakukan pengoderan barang dagangan.
Sumber
: Pembukuan
Rangkap : 1 (Satu) Distribusi : Produsen . Item
: Tanggal , No.Pemesanan , Kode Barang , Nama Barang ,
Jumlah Barang , Harga Barang , Total. c. Surat Pembayaran Fungsi
: Sebagai bukti pembayaran ke produsen.
Sumber
: Kasir
Rangkap : 1 (Satu) Distribusi : Produsen . Item
: No Pembayaran , Nama Produsen , Tanggal , Jumlah.
27
d. Surat Barang Kurang Fungsi
: Sebagai surat pemberitahuan ke produsen
Sumber
: Gudang
Rangkap : 1 (Satu) Distribusi : Produsen . Item
: Kode Barang , Tanggal , Nama Barang , Jumlah Barang ,
Harga Barang , Total.
27
