BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian – bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan
dan
hambatan
yang
terjadi
dan
kebutuhan juga yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah salah satu tahapan atau fase pengembangan sistem yang pertama, dalam tahap ini menentukan suatu rangkaian atau kerangka kerja yang menyeluruh. Dalam tahap analisis sistem tugas utama analis adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Analisa sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan pada perusahaan PT Nusa Jaya Indofast Tanjungpinang yaitu tentang penyewaan rental bus. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis data, dan analisis kebutuhan sistem.
3.1 Analisis Prosedur
PT Nusa Jaya Indofast merupakan bidang usaha rental bus yang di mana sistem perhitungan dan pembayarannya masih bersifat manual yaitu masih dengan menggunakan tulis tangan kebuku. Seluruh dokumen masih bersifat manual dimana data-data transaksi seperti pemasukan dan setiap penyewaan yang
28
29
dilakukan secara manual dengan mencatat tulisan tangan sesuai dengan kegiatannya. Dengan sistem pencatatan dan perhitungan yang masih secara manual dirasakan bahwa perhitungan dan pencatatan data kurang akurat serta sistem kerja manual yang kurang efisien dan efektif baik dalam segi waktu maupun kecepatan.
Analisis sistem yang sedang berjalan sebagai berikut : 1. Flowmap Berjalan Penyewaan Rental Bus
Flowmap Berjalan Penyewaan Bus Penyewa
Kasir
KTP
Pimpinan
KTP
Mencatat Data Penyewaan
2
2
Nota Penyewaan
1
Nota Penyewaan
Mencatat Pendapatan Penyewaan
Buku Data Sewa
Buat Laporan Pendapatan Penyewaan
2
1
Laporan Pendapatan Penyewaan
Laporan Pendapatan Penyewaan
Gambar 3.1 Flowmap Penyewaan rental bus yang sedang berjalan
30
Berikut ini adalah penjelasan tentang flowmap berjalan di atas sebagai berikut : 1. Penyewa datang ke toko dan menyerahkan KTP ke bagian kasir. 2. Bagian kasir akan mencatat data penyewaan dan membuat nota penyewaan ke nota yang menghasilkan 2 (dua) rangkap nota penyewaan. 1 (satu) rangkap diberikan kepada penyewa, dan 1 (satu) rangkap lagi digunakan bagian kasir untuk mencatat pendapatan penyewaan ke dalam buku data sewa. 3. Dari buku data sewa bagian kasir membuat laporan pendapatan penyewaan yang terdiri dari 2 (dua) rangkap laporan pendapatan penyewaan, 1 (satu) rangkap diarsip oleh bagian kasir, dan 1 (satu) rangkap lagi diberikan kepada pimpinan.
31
2. Flowmap Berjalan Pengembalian Rental Bus Flowmap Berjalan Pengembalian Bus Penyewa
Kasir
Nota Penyewaan
Nota Penyewaan
Cek Tanggal Kembali
Buku Data Sewa
Terlambat Y Hitung Denda dan Membuat Nota
Nota Pengembalian
Pimpinan
2
N
Buat Nota
1
Nota Pengembalian
Mencatat Data Pengembalian
2
Laporan Pengembalian 1 Laporan Pengembalian
Laporan Pengembalian
Gambar 3.2 Flowmap Pengembalian rental bus yang sedang berjalan Berikut ini adalah penjelasan tentang flowmap berjalan di atas sebagai berikut :
1. Penyewa datang ke toko membawa nota penyewaan dan diberikan bagian kasir.
32
2. Bagian kasir melakukan pengecekan tanggal pengembalian pada nota penyewaan dari buku data sewa. 3. Jika terjadi keterlambatan maka bagian kasir akan hitung denda dan membuat nota pengembalian sebanyak 2 (dua) rangkap, jika tidak terjadi keterlambatan maka bagian kasir akan membuat nota. 4. Bagian kasir akan memberikan kepada penyewa 1 (satu) rangkap nota pengembalian dan 1 (satu) rangkap lagi akan digunakan bagian kasir untuk mencatat data pengembalian ke dalam laporan pengembalian yang terdiri dari 2 (dua) rangkap, 1 (satu) rangkap diarsip oleh bagian kasir dan 1 (satu) rangkap lagi akan diberikan kepada pimpinan.
3.2 ANALISA DOKUMEN
Analisa dokumen bertujuan unuk mengetahui dokumen apa yang di perlukan dan digunakan oleh Perusahaan tersebut serta dapat membantu dalam perancangan sistem, berikut ini adalah dokumen yang digunakan :
1. Nota Penyewaan Nama Dokumen : Nota Penyewaan Fungsi
: Digunakan sebagai tanda bukti penyewaan dan pembayaran penyewaan
Sumber
: Petugas
Rangkap
: 2 ( Dua )
33
Item
: Tanggal Sewa, Tanggal Kembali, No Kwitansi, Untuk Pembayaran, Harga
2. Buku Data Sewa Nama Dokumen : Buku Data Sewa Fungsi
: Digunakan untuk mengelola data penyewaan pelanggan
Sumber
: Petugas
Rangkap
: 1 ( Satu )
Item
: Tanggal Sewa, Tanggal Kembali, No Kwitansi, Penyewa
3. Buku Pendapatan Nama Dokumen : Buku Pendapatan Fungsi
: Digunakan untuk mencatat pendapatan penyewaan dan denda
Sumber
: Petugas
Rangkap
: 1 ( Satu )
Item
: Tanggal Sekarang, Jumlah Keluar Bus, Pendapatan
4. Laporan Data Sewa Nama Dokumen : Laporan Data Sewa Fungsi
: Digunakan sebagai laporan penyewaan pelanggan
Sumber
: Petugas
Rangkap
: 2 ( Dua )
34
Item
: Tanggal Sewa, Tanggal Kembali, No Kwitansi, Penyewa
5. Laporan Pendapatan Nama Dokumen : Laporan Pendapatan Fungsi
: Digunakan sebagai laporan pendapatan Penyewaan dan denda
Sumber
: Petugas
Rangkap
: 1 ( Satu )
Item
: Tanggal Sewa, Tanggal Kembali, No Kwitansi, Penyewa
3.3
ANALISIS KELEMAHAN SISTEM
Analisis sistem dalam laporan kerja praktek ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi, serta kebutuhan – kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Tahap analisis sistem dilakukan sebelum tahap desain sistem. Pada tahap ini harus mengenal permasalahan yang dihadapi terlebih dahulu, terutama pada Perusahaan PT Nusa Jaya Indofast di Tanjungpinang tempat dilaksanakannya kerja praktek. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Perusahaan PT Nusa Jaya Indofast saat ini adalah : 1.
Proses pencatatan penyewaan dan pengembalian masih dilakukan secara manual yaitu catat kedalam buku, sehingga menghasilkan laporan yang lambat & kurang akurat karena sering terjadi kesalahan pencatatan.
35
2.
Proses pencatatan yang sangat lambat, sehingga menjadi suatu kendala bagi pemilik perusahaan untuk memperoleh informasi rental bus yang sedang di sewa maupun yang sudah di kembalikan dengan cepat.
3.4
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM Pada analisis kebutuhan sistem ini bersangkutan dengan pembahasan pada
kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan informasi, dan kebutuhan pengguna.
1. Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan pada pembuatan Aplikasi Penyewaan Rental Bus pada PT Nusa Jaya Indofast adalah dengan menggunakan VB.Net 2010 sebagai tools pemrogramannya, Microsoft Access 2007 sebagai database dan Windows 7 Ultimate sebagai Sistem Operasi. 2. Kebutuhan Informasi User membutuhkan sebuah aplikasi yang bisa memperoleh informasi penyewaan dan pengembalian secara cepat dan akurat. 3. Kebutuhan Pengguna Aplikasi persediaan yang dirancang ini khusus digunakan untuk mencatat setiap transaksi penyewaan dan pengembalian rental bus yang ada di PT Nusa Jaya Indofast.
