BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Pengertian Akuntansi American Accounting Association mendefinisikan akuntansi sebagai: “…..Proses mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut” Definisi ini mengandung dua pengertian, yakni: 1. Kegiatan Akuntansi Bahwa akuntansi merupakan proses yang terdiri dari identifikasi, pengukuran, dan pelaporan informasi ekonomi. 2. Kegunaan Akuntansi Bahwa informasi ekonomi yang dihasilkan oleh akuntansi diharapkan berguna dalam penilaian dan pengambilan keputusan mengenai kesatuan usaha yang bersangkutan. Tujuan utama akuntansi adalah menyajikan informasi ekonomi dari suatu kesatuan ekonomi(badan usaha) kepadan pihak – pihak yang berkepentingan. Informasi ekonomi yang dihasilkan oleh akuntansi berguna bagi pihak – pihak di luar perusahaan.
13
14
Untuk menghasilkan informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptakan suatu metode pencatatan, penggolongan, analisis, dan pengendalian transaksi serta kegiatan – kegiatan keuangan, kemudian melaporkan hasilnya. Kegiatan akuntansi meliputi: 1. Pengidentifikasian dan pengukuran data yang relevan untuk suatu pengambilan keputusan. 2. Pemrosesan data yang bersangkutan kemudian pelaporan informasi yang dihasilkan. 3. Pengkomunikasian informasi kepada pemakai laporan. Kegiatam- kegiatan tadi perlu dirangkaikan dalam suatu system yang disebut system akuntansi.
2.2
Pengertian Kas Setiap perusahaan pasti memiliki alat tukar transaksi yang berlaku resmi di Negara di mana perusahaan tersebut berlokasi, maupun yang berlaku secara internasional. Tanpa memiliki alat tukar transaksi, perusahaan tidak akan mampu beroperasi untuk menjalankan usahanya sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Di dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancer, dalam arti paling sering berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar perusahaan, selalu akan mempengaruhi kas. Dari penjelasan tersebut dapat
15
dikatakan bahwa kas merupakan alat pembayaran yang dimiliki perusahaan dan siap digunakan di dalam transaksi perusahaan, setiap saat diinginkan. Yang termasuk dalam kas menurut pengertian akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang, dapat diterima sebagai setoran ke bank dalam jumlah sebesar nilai nominalnya. Karena itu yang mencakup kas adalah: uang kertas, uang logam, cek kontan yang belum disetorkan, simpanan dalam bentuk giro atau bilyet, traveller’s checks, dan bank draft. Giro mundur yang diterima dari pihak lain dan menjadi milik perusahaan tidak dapat dimasukkan ke dalam kelompok kas, karena tidak dapat dipergunakan pada saat ini dan harus menunggu tanggal jatuh temponya untuk dicairkan. Kas kecil yang ada di cabang-cabang termasuk bagian dari kas perusahaan.
2.3
Pengertian Kas Kecil Demi alasan keamanan, perusahaan biasanya menyimpan kasnya di bank karena di samping lebih aman juga untuk mempermudah pengendalian arus keluar masuknya harta perusahaan ini. Tetapi di samping menyimpan dananya di bank, perusahaan selalu memiliki kas yang disimpan oleh kasir perusahaan atau bagian keuangan dan biasanya disebut dengan nama Kas Kecil.
16
Kas kecil adalah uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek atau giro.
2.3.1 Pembentukan Dana Kas Kecil Tahap pertama dalam pembentukan dana kas kecil adalah menaksir jumlah yang diperlukan untuk dana tersebut. Setelah jumlah ini ditentukan, katakanlah Rp 100 sebuah cek ditarik dan diberi keterangan untuk dana kasa kecil. Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut: (D) Dana kas kecil (K)
Bank
100 100
Uang yang diperoleh dari pencairan cek ini disimpan oleh kasir kas kecil.
2.3.2 Bukti Kas Kecil Pengeluaran uang yang dilakukan melalui dana kas kecil dibuatkan buku kas kecil (petty cash voucher). Tidak semua pengeluaran uang melalui dana kas kecil dapat dimintakan bukti dari pihak luar, misalnya pengeluaran untuk ongkos becak. Oleh karena itu, peran dokumen intern ini menjadi penting.
17
Dalam bukti kas kecil dicantumkan nama dan tanda tangan penerima uang yang dapat saja berasal dari dalam perusahaan sendiri. Dokumen yang berasal dari pihak luar, apabila ada, dilampirkan sebagai pendukung bukti kas kecil. Seperti halnya pengeluaran uang yang lain, pengeluaran uang melalui dana kas kecil harus disetujui oleh yang berwenang. Bukti kas kecil cukup dibuat dalam satu lembar(asli). Bukti ini disimpan oleh pemegang kas kecil sampai dana kas kecil dipertanggungjawabkan. 2.3.3 Buku Kas Kecil Pemegang kas kecil mencatat semua bukti kas kecil dalam buku kas kecil (petty cash book). Buku kas kecil, sebaiknya, dibuat dalam rangkap dua. Asli akan digunakan untuk pertanggungjawaban dana kas kecil, tembusannya disimpan oleh pemegang kas kecil sebagai arsip. Kolom “Tanggal” diisi dengan tanggal terjadinya transaksi sedang kolom “Nomor Bukti” diisi dengan nomor bukti kas kecil. Dalam contoh buku kas kecil, nomor bukti yang dicantumkan untuk pembentukan dana kas kecil pada tanggal 2 Januari 200A, adalah nomor cek. Nama pihak yang menerima pembayaran serta uraian ringkas tentang kegunaan pengeluaran uang ditulis dalam kolom “Dibayarkan
18
Kepada/Penjelasan”. Kolom “Kode Akun” diisi dengan nomor akun yang dibebani dengan pengeluaran uang tersebut.
2.3.4 Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil Di atas telah dikatakan bahwa setelah dana kas kecil melampaui jumlah minimum tertentu pemegang dana kas kecil harus meminta penggantian. Permintaan penggantian dilakukan dengan melampirkan buku
kas
kecil
serta
bukti-bukti
yang
mendukungnya.
Pertanggungjawaban dana kas kecil harus disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang yang tercatat dalam buku kas kecil. Membuat rekapitulasi berarti menjumlahkan pengeluaran-pengeluaran uang yang dibebankan
dalam
akun
yang
sama.
Sebelum
diganti
pertanggungjawaban dana kas kecil akan diperiksa terlebih dahulu, terutama mengenai keabsahan dan kebenaran pembebanannya. Di samping itu, permintaan penggantian tersebut harus disetujui oleh yang berwenang.
2.4
Metode Akuntansi Dana Kas Kecil Di dalam akuntansi dana kas kecil terdapat dua metode yang dijadikan sebagai acuan dalam pengelolaannya. Metode tersebut adalah:
19
1. Metode Dana Kas Kecil Tetap Metode ini tidak mencatat transaksi pada saaat terjadinya, namun hanya menyimpan bukti pengeluaran yang nantinya digunakan sebagai dasar pencatatan pada saat penambahan dana kas kecil. Karena tidak adanya pencatatan pada saat transaksi, secara otomatis tidak akan mempengaruhi saldo dana kas kecil. Selanjutnya pada saat pengisian kembali, kita akan mendebit semua beban yang telah dibayar sesuai dengan bukti transaksi dan mengkredit kas. Jadi sekali lagi ditegaskan disini bahwa perkiraan dana kas kecil hanya didebit sekali saja pada saat pembentukannya/pengisiannya, sedangkan untuk selanjutnya penggunaan dan pengisian kembali tidak mempengaruhi perkiraan dana kas kecil. Inilah substansi yang dimaksudkan dengan system dana kas kecil tetap. 2. Metode Dana Kas Kecil Berubah-ubah Berbeda dengan sistem dana kas kecil tetap, metode dana kas kecil berubah-ubah senantiasa melakukan pencatatan apabila terjadi transaksi dan pengisian dana kas kecil kembali. Pada saat penggunaan dana kas kecil atau terjadinya transaksi, maka beban didebit dan dana kas kecil dikredit.
20
2.5
Pemeriksaan Kas dan Setara Kas 2.5.1 Sifat dan Contoh Kas dan Setara kas Kas merupakan harta lancer perusahaan yang sangat menarik dan mudah untuk diselewengkan. Selain itu, banyak transaksi perusahaan yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran kas. Karena itu, untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan atau penyelewengan yang menyangkut uang kas perusahaan, diperlukan adanya pengendalian intern (internal control) yang baik atas kas dan setara kas. Menurut Standar Akuntansi Keuangan tahun 1994: a. Yang dimaksud dengan kas ialah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. b. Yang dimaksud dengan bank adalah sisa rekening giro perusahaan yang dapat dipergunakan secara bebas untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Contoh dari perkiraan-perkiraan yang biasa digolongkan sebagai kas dan setara kas adalah: • Kas kecil dalam rupiah maupun mata uang asing. • Saldo rekening giro di Bank dalam rupiah maupun mata uang asing. • Bon sementara. • Bon-bon kas kecil yang belum direimbursed • Check tunai yang akan didepositokan.
21
Yang tidak dapat digolongkan sebagai bagian dari kas dan setara kas pada neraca adalah: • Deposito berjangka. • Check mundur dan check kosong. • Dana yang disisihkan untuk tujuan tertentu. • Rekening giro yang tidak dapat segera digunakan baik di dalam maupun di luar negeri, misalnya karena dibekukan.
Menurut PSAK No.2, hal 2.2 dan 2.3 (IAI:2002): Kas terdiri atas: saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam rupiah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan. Setara kas dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek, bukan untuk investasi atau tujuan lain. Untuk memenuhi persyaratan setara kas, investasi harus segera diubah menjadi kas dalam jumlah yang telah diketahui tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan. Karenanya, suatu investasi baru dapat memenuhi syarat sebagai setara kas hanya jika segera akan jatuh tempo dalam waktu tiga bulan atau kurang dari tanggal perolehannya. Investasi dalam bentuk saham tidak termasuk setara kas, sebagai contoh, saham preferen yang
22
dibeli dan akan jatuh tempo serta tanggal penebusan (redemption date) telah ditentukan. Cerukan (bank overdraft) merupakan bagian yang tak terpisahkan dari pengelolaan kas perusahaan. Dalam keadaan tersebut, cerukan termasuk komponen kas dan setara kas.
2.5.2 Tujuan Pemeriksaan Kas dan Setara Kas 1. Untuk memeriksa apakah terdapat internal control yang cukup baik atas kas dan setara kas serta transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dan bank. 2. Untuk memeriksa apakah saldo kas dan setara kas yang ada di neraca per tanggal neraca betul-betul ada dan dimiliki perusahaan. 3. Untuk memeriksa apakah ada pembatasan untuk penggunaan saldo kas dan setara kas. 4. Untuk memeriksa, seandainya ada saldo kas dan setara kas dalam valuta asing, apakah saldo tersebut dikonversikan ke dalam rupiah dengan menggunakan kurs tengah BI pada tanggal neraca dan apakah selisih kurs yang terjadi sudah dibebankan atau dikreditkan ke laba rugi komprehensif tahun berjalan. 5. Untuk memeriksa apakah penyajian di neraca sesuai dengan standar akuntansi keuangan menengah di Indonesia (SAK/ETAP/IFRS).
23
2.5.3 Prosedur Pemeriksaan Kas dan Setara Kas 1. Pahami dan evaluasi internal control atas kas dan setara kas serta transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dan bank. 2. Buat Top Schedule kas dan setara kas per tanggal neraca (missal per 31-12-2010), atau kalau belum selesai, boleh per 31-10-2010 atau 3011-2010; penambahan mutase akan diperiksa kemudian, apakah ada hal-hal yang unsual (diluar kebiasaan) atau tidak. 3. Lakukan cash count (perhitungan fisik uang kas) per tanggal neraca, bisa juga sebelum atau sesudah tanggal neraca. 4. Kirim konfirmasi atau dapatkan pernyataan saldo dari kas dalam hal tidak dilakukan kas opname. 5. Kirim konfirmasi untuk seluruh rekening bank yang dimiliki perusahaan. 6. Minta rekonsiliasi bank per tanggal neraca. 7. Lakukan pemeriksaan atas rekonsiliasi bank tersebut. 8. Review jawaban konfirmasi dari bank, notulen rapat dan perjanjian kredit untuk mengetahui apakah ada pembatasan dari rekening bank yang dimiliki perusahaan. 9. Periksa inter bank transfer ± 1 minggu sebelum dan sesudah tanggal neraca, untuk mengetahui adanya kitting dengan tujuan untuk window dressing.
24
10. Periksa transaksi kas sesudah tanggal neraca sampai mendekati tanggal selesainya pemeriksaan lapangan. 11. Seandainya ada saldo kas dan setara kas dalam mata uang asing per tanggal neraca, periksa apakah saldo tersebut dikonversikan ke dalam rupiah dengan menggunakan kurs tengah BI pada tanggal neraca dan apakah selisih kurs yang terjadi sudah dibebankan atau dikreditkan pada laba rugi tahun perusahaan. 12. Periksa apakah penyajian kas dan setara kas di neraca dan catatan atas laporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi keuangan di Indonesia (SAK/ETAP/IFRS). 13. Buat kesimpulan di Top Schedule kas dan setara kas atau di memo tersendiri mengenai kewajiban dari cash on hand dan in bank, setelah kita menjalankan seluruh prosesing audit di atas.
2.6
Pengendalian Kas Mengingat sifat-sifatnya, mengelola kas dalam perusahaan memerlukan perhatian yang cukup serius. Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada waktu mengelola kas adalah: 1. Perencanaan arus kas (cash flow planning) Mempunyai uang kas yang tidak cukup dalam perusahaan dapat membahayakan. Sebab, ada kemungkinan tidak dapat memenuhi kewajibankewajiban yang telah jatuh tempo. Tetapi, mempunyai terlalu banyak kas
25
juga tidak sehat. Uang kas yang menganggur tidak akan menghasilkan apaapa. Oleh karena itu, manajemen perusahaan perlu melakukan perencanaan terhadap
penerimaan
dan
pengeluaran
kas.
Termasuk
didalamnya
merencanakan sumber-sumber penerimaan yang bisa diperoleh apabila pada suatu saat mengalami kekurangan kas dan merencanakan pemanfaatannya apabila mengalami kelebihan kas. 2. Pengendalian penerimaan kas Uang kas yang diterima sebuah Toserba atau perusahaan eceran lainnya biasanya berasal dari dua sumber utama, yaitu: (1) dari penjualan tunai dan (2) dari hasil penagihan pelanggan kredit. Pada akhir jam kerja, petugas kassa menghitung uang tunai dari laci kas yang menjadi tanggung jawabnya dan jumlahnya dicatat dalam sebuah memo. Seorang petugas dari bagian kas mengambil pita kas register yang membuat angka total penerimaan untuk tiap laci kas, menghitung uangnya dan membandingkan dengan catatan dalam memo dan pita register kas, dan kalau ada perbedaan diberi catatan. Uang kas tersebut diserahkan ke kantor kasir, sedangkan pita kas register dan memo diserahkan ke bagian akuntansi, yang dengan dasar tersebut dibukukan ke buku harian penerimaan kas.
3. Pengendalian pengeluaran kas Praktek yang umum dilaksanakan oleh semua perusahaan ialah bahwa setiap pembayaran kas harus dibuktikan oleh cek yang ditandatangani oleh
26
pejabat yang berwenang. Sebagai pengawasan tambahan, beberapa perusahaan mengharuskan dua tanda tangan untuk semua cek atau cek yang nilainya di atas jumlah tertentu. Juga umum digunakan protector cek, yaitu alat yang mencetak angka pada lembaran cek yang bersangkutan, yang tidak mudah diubah atau diganti. Bila pemilik sebuah perusahaan memiliki pengetahuan mengenai semua barang dan jasa yang diperolehnya, pemilik tersebut akan menandatangani cek dengan kepastian bahwa para kreditur telah memenuhi ketentuan – ketentuan dalam kontrak masing – masing dan bahwa yang akan dibayar itu benar - benar jumlah kewajiban yang sebenarnya.
4. Melakukan rekonsiliasi bank Apabila semua penerimaan uang langsung disetorkan ke bank dan semua pembayaran dilakukan dengan cek, maka akun kas di perusahaan akan sama dengan akun bank. Saldo akun bank di buku besar perusahaan (saldo buku) menunjukkan jumlah uang perusahaan yang disimpan di bank dalam bentuk rekening Koran (demand deposit). Pihak bank juga mempunyai catatan mengenai utang rekening Koran dengan
tiap
nasabahnya. Saldo akun utang rekoning korang (saldo bank) menunjukkan jumlah uang nasabah yang terutang oleh bank. Akun bank di perusahaan dan akun utang rekening koran yang bersangkutan di bank, merupakan akun resiprokal. Secara teoritis saldo
27
kedua akun ini akan selalu sama, tetapi dalam praktek tidak. Ketidaksamaan antara saldo buku dan saldo bank pada hakikatnya disebabkan oleh oleh karena salah satu atau kedua sebab di bawah ini: 1. Kelambatan salah satu pihak (bank atau perusahaan) dalam mencatat suatu transaksi. 2. Kesalahan yang dibuat oleh salah satu pihak dalam mencatat suatu transaksi.
