BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1
Teori – Teori Dasar/ Umum 2.1.1
Pengertian Data M enurut Sawyer (2005, p12), Data adalah fakta dan gambaran mentah yang diproses menjadi informasi. M enurut M cLeod (2004, p12), Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Saat data ini diproses, ia dapat diubah menjadi informasi. M enurut Laudon (2004, p12), Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Berdasarkan pendapat ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Data adalah fakta mentah, gambaran-gambaran atau pun angka-angka tak berarti yang dapat diolah menjadi informasi dan dimengerti oleh manusia.
2.1.2
Pengertian Sistem M enurut pendapat O’Brien (2005, p29), Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
9
10 Sistem terdiri dari 3 komponen sebagai berikut : -
Input, meliputi penangkapan dan perakitan elemen yang memasuki sistem untuk diproses.
-
Process, meliputi tranformasi proses-proses yang mengkonversikan input menjadi ouput.
-
Output, meliputi pemindahan elemen yang telah diproduksi oleh tranformasi proses ke tujuan akhirnya. M athiassen berpendapat (2000, p9), Sistem adalah koleksi dari
komponen yang mengimplementasikan model kebutuhan, fungsi dan tampilan. M enurut M cLeod (2004, p9), Sistem adalah sekelompok elemenelemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan
pendapat
ahli
diatas,
maka
Sistem
adalah
sekelompok komponen – komponen yang terhubung dan memiliki fungsi yang berbeda dalam melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.3
Pengertian Informasi M enurut Whitten (2004, p23), Informasi adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti ke penerima. M enurut M cLeod (2004, p5), Informasi adalah salah satu jenis sumber daya utama yang tersedia bagi manajer.
11 O’Brien (2008, p12), Informasi adalah data yang dikonversi atau diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi pemakai akhir tertentu. Berdasarkan pendapat ahli diatas, maka informasi adalah sekumpulan data yang telah diproses secara terorganisir sehingga bermanfaat bagi pemakai.
2.1.4
Pengertian Pengembangan M enurut
website
(http://media.diknas.go.id/media/document/
3311.pdf), Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Pengembangan sistem adalah penyusunan sebuah sistem baru yang digunakan untuk menggantikan sistem lama atau memperbaiki sistem yang telah ada.
2.1.5
Pengertian Sistem Informasi M enurut pendapat O’Brien (2005, p5), Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang (pengguna sistem), hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
12 Whitten berpendapat (2004, p10), Sistem informasi adalah pengaturan sumber daya manusia, data, proses dan teknologi informasi sehingga
dapat
berinteraksi
guna
mengumpulkan,
memproses,
menyimpan dan menyediakan output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi. M enurut Laudon (2004, p8), Sistem informasi adalah seperangkat elemen
yang bekerja sama dalam
menyimpan
dan
mendistribusikan
mengumpulkan, informasi
untuk
memproses, mendukung
pengambilan keputusan, koordinasi, kontrol, analisis dan visualisasi dalam organisasi. Berdasarkan pengertian di atas,
Sistem informasi adalah
sistematis kerja dimana data dikumpulkan, disimpan dan dianalisis serta diolah menjadi informasi untuk kemudian disebarkan untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.6
Pengertian Analisis Sistem M enurut O’Brien (2005, p518), Analisis sistem merupakan studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional (functional requirement) yang digunakan sebagai dasar untuk merancang sistem informasi baru. Dalam menganalisis sistem dibutuhkan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Analisis organisasional (organizational analysis), merupakan analisis tentang organisasi perusahaan, struktur manajemen,
13 orang-orang, aktivitas bisnis, sistem lingkungan yang terkait dan sistem informasi terbaru. Analisis sistem menggunakan hardware, software, jaringan dan sumber daya manusia untuk mengubah sumber daya, seperti data transaksi ke produk informasi, seperti laporan dan tampilan. 2. Analisis
persyaratan
fungsional adalah
analisis
dalam
menentukan kebutuhan informasi bisnis khusus. M enurut M cLeod (2004, p138), Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaharui sistem yang sudah ada. M enurut Bennet (2006, p51), Analisis sistem merupakan sebuah kegiatan mendefinisikan semua bagian dari sebuah sistem secara jelas dan seluruh kebutuhan secara bersama-sama. Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka Analisis sistem adalah studi mendalam yang menghasilkan persyaratan fungsional yang bertujuan untuk merancang informasi baru.
2.1.7
Pengertian Kualitas M enurut M ontgomery (2009, p6), Kualitas adalah kecocokan dalam penggunaan. M enurut Besterfield (2009, p2), Kualitas adalah tingkatan dari kumpulan karakteristik yang memenuhi semua kebutuhan. Tingkatan disini berarti kualitas dapat digunakan dengan kata-kata sifat seperti
14 buruk, baik dan sempurna. Karakteristik dapat menjadi kuantitatif dan kualitatif. Serta kebutuhan disini diartikan sebagai suatu pengharapan yang ada dan secara umum dihubungkan dengan organisasi, pelanggan organisasi dan pihak lain yang terkait. Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka kualitas adalah sebuah kumpulan karakteristik yang dibuat sesuai dengan kebutuhan para penggunanya.
2.1.8
Pengertian Control M enurut website (http://www.businessdictionary.com/definition /control.html), Control merupakan proses manajemen dimana (1) kinerja aktual dibandingkan dengan kinerja yang direncanakan, (2) perbedaan antara keduanya diukur, (3) mengidentifikasikan perbedaan dengan melakukan pengecekan serta (4) corrective action diambil untuk menghilangkan dan meminimalisasi perbedaan.
2.1.9
Pengertian Total Quality Management M ontgomery berpendapat (2009, p23), Total quality management adalah sebuah strategi untuk mengimplementasikan dan mengatur aktivitas yang berhubungan
dengan
peningkatan
kualitas
dalam
organisasi. M enurut Besterfield (2009, p3), Total quality management adalah sebuah peningkatan pada jalur tradisional dalam bisnis serta sebuah seni dalam mengatur keseluruhan proses untuk mencapai tujuan perusahaan.
15 TQM merupakan kumpulan panduan prinsip yang merepresentasikan dasar dari peningkatan organisasi secara terus menerus. Tujuan TQM untuk menyediakan produk berkualitas untuk pelanggan. TQM memiliki 6 konsep dasar yaitu : ¾ M elakukan dan melibatkan manajemen dalam menyediakan dukungan organisasi dalam berbagai sisi. ¾ Tidak adanya ketimpangan fokus kepada pelanggan, baik dari internal maupun eksternal. ¾ Keterlibatan dan pemanfaatan tenaga kerja secara keseluruhan. ¾ Peningkatan proses bisnis dan produksi secara terus menerus. ¾ M emperlakukan supplier sebagai partner kerja. ¾ M embangun kemampuan mengukur sebuah proses. Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka Total Quality Management adalah pengaturan yang dilakukan dalam sebuah organisasi yang mengatur aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk meningkatkan kualitas organisasi secara menyeluruh.
2.1.10 Enterprise Resource Planning 2.1.10.1
Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) Brady (2001, p2) berpendapat bahwa perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) membantu untuk mengatur proses bisnis perusahaan, menggunakan database umum dan pengaturan peralatan pelaporan bersama. ERP mendukung operasi yang efisien dari proses bisnis dengan
16 mengintegrasikan
ativitas
bisnis,
termasuk
penjualan,
pemasaran, manufaktur, keuangan dan sumber daya manusia. M enurut Hall (2001, p114), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah paket perangkat lunak modul berganda yang berkembang terutama dari sistem perencanaan sumber daya manufaktur tradisional (Manufacturing Resource Planning
–
M RP
mengintegrasikan
II).
proses
Tujuan
dari
ERP
adalah
kunci dari organisasi seperti
pemasukan pesanan, manufacturing, usaha pengadaan, utang dagang, daftar gaji dan sumber daya manusia. ERP menggabungkan semua ini ke dalam suatu sistem tunggal untuk memudahkan pembagian dari informasi dan untuk memperbaiki komunikasi diseluruh organisasi. M enurut Olson (2004, p9), ERP adalah sebuah sistem software yang memberikan pengaruh besar dalam suatu organisasi. ERP merupakan sistem yang terintegrasi untuk menerapkan suatu best practice dalam organisasi. Sistem ERP menentukan suatu prosedur untuk keseluruhan organisasi, yang membutuhkan setiap orang untuk menyesuaikan diri dengan suatu sistem yang baru. Dalam sistem ERP, data dientri sekali saja secara akurat dan kemudian semua user dapat menggunakan data yang sama. Sistem ERP juga menawarkan suatu cara yang terbaik untuk melakukan
17 berbagai hal, konsep ini sering juga disebut sebagai best practice. Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka ERP adalah sebuah sistem terintegrasi yang membuat seluruh bagian yang ada di perusahaan menjadi satu kesatuan.
2.1.10.2
Sejarah Enterprise Resource Planning (ERP) Tabel 2.1 Sejarah ERP TAHUN
PERISTIWA
1960an
Sistem
pabrikan
fokus
kepada pengendalian
Inventory (Inventory Control). 1970an
Fokus bergeser pada M RP (Material Requirement Planning), yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan berbasis timephases, untuk perencanaan dan pengadaan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku.
1980an
M RP-II
(Manufacturing
berkembang
mencakup
Resource pengelolaan
Planning) operasi
produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi. 1990an
M RP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa,
keuangan,
sumber
daya
manusia,
penelolaan proyek yang melingkupi hampir semua
18 aktivitas
sistem
organisasi
usaha
(business
enterprise), yang dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP). 2000an-
Extended ERP menjadi ERP II.
sekarang (sumber : Wijaya& Darudiato, 2009, p15)
19 2.1.10.3 Infrastruktur Enterprise Resource Planning (ERP) M enurut Wijaya (2009, p23), Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan pemakaian sistem ERP, karena adanya infrastruktur yang kuat maka dapat dikatakan bahwa perusahaan telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, Infrastruktur ERP terdiri dari : 1. People Orang-orang yang terlibat dalam penerapan sistem ERP merupakan faktor yang sangat penting terutama dalam komitmen waktu, dukungan top management, rasa memiliki, keterlibatan, semangat dan rasa perlawanan yang minimum. 2. Process Berkaitan dengan proses bisnis yang berjalan dan proses bisnis dengan adanya penerapan sistem ERP. 3. Technology Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif besar, dimana teknologi meliputi dari infrastruktur, jaringan, hardware, software dan database.
20
Gambar 2.1 Komponen infrastruktur ERP (sumber : Wijaya & Darudiato, 2009, p24)
2.1.10.4
Konsep Dasar Enterprise Resou rce Planning (ERP) M enurut Brady (2001, p2), Software program ERP (Enterprise Resource Planning) adalah jalan pintas dari teknologi
informasi.
Program-program ERP
membantu
perusahaan untuk mengatur proses bisnis, menggunakan database yang dipakai bersama dan berbagi manajemen. Software ERP mendukung operasi bisnis dan proses yang efisien dengan mengintegrasikan aktifitas bisnis, termasuk penjualan, pemasaran, manufaktur, akuntansi, dan staffing. Untuk mengerti ERP harus dimengerti dahulu bagaimana suatu bisnis bekerja. M aka dapat dimulai dengan melihat area bisnis
dari operasional,
operasional.
disebut
area fungsional dari
21 2.1.11 Pengertian Flowchart M enurut website (http://www.scribd.com/doc/11592833/Pedoman pedoman-Dalam-M embuat-Flowchart), Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program.
Flowchart
menolong analis
dan
programmer
untuk
memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong
dalam
menganalisis
alternatif-alternatif
lain
dalam
pengoperasian. Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.
2.1.11.1 Pedoman-pedoman dalam membuat flowchart Dalam membuat flowchart terdapat beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti : •
Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
•
Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
•
Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
22 •
Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja, misalkan menghitung pajak penjualan.
•
Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
•
Lingkup
dan
digambarkan
range harus
dari
aktivitas
ditelusuri
yang
dengan
sedang hati-hati.
Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak
perlu digambarkan pada
flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem. •
Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.
2.1.11.2 Simbol-simbol Flowchart Flowchart merupakan penggambaran urutan prosedur suatu program secara grafik, maka flowchart memiliki simbolsimbol yang digunakan untuk menggambarkan urutan program seperti terdapat pada tabel berikut :
23 Tabel 2.2 Simbol-simbol Flowchart No. Simbol
Arti
Definisi
1.
Proses
M erepresentasikan operasi.
2.
Input/Output
3.
Keputusan
M erepresentasikan input data atau output data yang diproses atau informasi. Keputusan dalam program.
4.
Document
Input dan Output dalam format cetak.
5.
Terminal Point
Awal dan akhir dari flowchart.
6.
Preparation
Pemberian harga awal.
7.
Manual Input Input yang dimasukkan secara manual dari keyboard. Penghubung Keluar atau masuk bagian lain dari flowchart, khususnya pada halaman yang sama. Penghubung Keluar atau masuknya dari bagian lain flowchart khususnya
8.
9.
24 halaman lain. Output yang ditampilkan pada terminal.
10.
Display
11.
Anak panah
M empresentasikan alur kerja.
12.
Operation Manual
Operasi secara manual.
13
Online Storage
Input/ output yang menggunakan penyimpanan akses langsung. Punched tape Input/ output yang menggunakan pita kertas berlubang.
14.
15.
Magnetic Drum
16.
Magnetic Disk
17.
Magnetic tape
Input/ output dengan pita magnetik.
18.
Predefined Process
Rincian operasi berada di tempat lain.
19.
Penjelasan
Digunakan untuk komentar tambahan.
......
Input/ output yang menggunakan drum magnetik. Input/ output dengan disk magnetik.
25 20.
Punched Card
Input / outuput yang menggunakan kartu berlubang.
2.1.12 Teori Skala Likert M enurut Sugiono (2004, p86), Skala Likert adalah suatu skala psikometrik yang umum digunakan dalam kuesioner, dan merupakan skala yang paling banyak digunakan dalam riset berupa survei. Nama skala ini diambil dari nama Rensis Likert, yang menerbitkan suatu laporan yang menjelaskan penggunaannya. Sewaktu menanggapi pertanyaan dalam skala Likert, responden menentukan tingkat persetujuan mereka terhadap suatu pernyataan dengan memilih salah satu dari pilihan yang tersedia. Biasanya disediakan lima pilihan skala dengan format seperti: 1.
Sangat tidak setuju/ tidak pernah/ sangat negatif bernilai 1.
2.
Tidak setuju/ hampir tidak pernah/ negatif bernilai 2.
3.
Netral/ ragu-ragu/ kadang-kadang/ bernilai 3.
4.
Setuju/ sering/ positif bernilai 4.
5.
Sangat setuju/ selalu/ sangat positif bernilai 5. Selain pilihan dengan lima skala seperti contoh di atas, kadang
digunakan juga skala dengan tujuh atau sembilan tingkat. Suatu studi empiris menemukan bahwa beberapa karakteristik statistik hasil
26 kuesioner dengan berbagai jumlah pilihan tersebut ternyata sangat mirip. Skala Likert merupakan metode skala bipolar yang mengukur baik tanggapan positif ataupun negatif terhadap suatu pernyataan. Empat skala pilihan juga kadang digunakan untuk kuesioner skala Likert yang memaksa orang memilih salah satu kutub karena pilihan "netral" tak tersedia. M isalkan berdasarkan data terdapat 100 orang mahasiswa, diadakan sebuah pengumpulan data sebagai berikut : 40 orang menjawab SS (sangat setuju). 30 orang menjawab ST (setuju). 20 orang menjawab RG (ragu-ragu). 5 orang menjawab TS (tidak setuju). 5 orang menjawab STS (sangat tidak setuju). didapatkan 70 orang atau 70% mahasiswa menjawab setuju dan sangat setuju. Jadi kesimpulannya mayoritas mahasiswa setuju dengan metode pembelajaran baru. Data tersebut juga dapat dianalisis berdasarkan skoring setiap jawaban dari responden. Berdasarkan skor yang telah ditetapkan maka, •
Jumlah skor untuk 40 orang adalah SS = 40 x 5 = 200.
•
Jumlah skor untuk 30 orang adalah ST = 30 x 4 = 120.
•
Jumlah skor untuk 20 orang adalah RG = 20 x 3 = 60.
•
Jumlah skor untuk 5 orang adalah TS = 5 x 2 = 10.
27 •
Jumlah skor untuk 5 orang adalah STS = 5 x 1 = 5. Sehingga didapat jumlah seluruh skor adalah 395 dan jumlah skor
ideal untuk seluruh item = 5 x 100 = 500 (SS) (skor tertinggi) serta jumlah skor rendah = 1 x 100 = 100 (STS). Sehingga apabila dilakukan analisa berdasarkan data itu maka tingkat persetujuan terhadap metode pembelajaran baru yang dilakukan penelitian kepada 100 responden mahasiswa adalah (395 : 500) x 100% = 79% responden yang setuju terhadap perubahan metode pembelajaran.
2.2
Teori – teori Khusus 2.2.1
Gambaran Umum Oracle E-Business Suite M enurut
website
(http://logistics.about.com/od/supplychain
software/a/oracle_ EBS.htm), Oracle E-Business Suite merupakan aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) yang bermanfaat dalam hal otomatisasi proses bisnis perusahaan dari hulu hingga hilir (end to end). Oracle E-Business Suite adalah sebuah paket aplikasi bisnis yang lengkap dan pre-configured yang memungkinkan pengelolaan seluruh fungsi bisnis inti secara efisien, seperti interaksi dengan customer, pengelolaan finansial, sumber daya manusia dan pengelolaan value chain. Oracle E-Business Suite (EBS) version 12 adalah sebuah produk oracle berbasis internet yang dapat diatur lewat sebuah situs. Sebuah perusahaan dapat mengoperasikan pusat data dengan sebuah database, yang mirip dengan produk ERP lainnya. Versi ini diluncurkan pada bulan Februari 2007 dan mengandung sejumlah produk dimana pengguna dapat
28 mengimplementasikannya untuk bisnis mereka. Oracle EBS termasuk didalamnya terdapat
ERP perusahaan-perusahaan
seperti aplikasi
manajemen rantai pasokan dan aplikasi manajemen hubungan dengan pelanggan. Setiap aplikasi memiliki lisensi terpisah, jadi perusahaan dapat memilih kombinasi yang sesuai untuk proses bisnis mereka. M enurut Lee (2008, p3), Oracle E-Business Suite release 12 merupakan rilis baru untuk Oracle E-Business Suite 11i. Hal ini terus menawarkan solusi untuk berbagai jenis bisnis di seluruh dunia dan memungkinkan mereka untuk mengakses aplikasi melalui internet. Update terbaru yang tersedia untuk Oracle E-Business Suite release 12 adalah release 12 RUP4 untuk semua modul, dan release 12 RUP5 untuk modul Financials dan HRM S.
2.2.2
Analisis Fit/Gap M enurut
website (http://www.uofaweb.ualberta.ca/vpfinanceai
s/pdf/Proj_Fit_Gap.pdf), Analisis fit/gap merupakan sebuah komponen yang sangat penting dalam sebuah project life cycle. Analisis fit/gap menggunakan beberapa fase, dalam fase awal dilakukan mengidentifikasi apakah sistem yang berjalan sudah memenuhi kebutuhan perusahaan dan apabila ditemukan adanya gap dalam sistem. M aka akan dibuat suatu pencatatan sesuai dengan format yang ditentukan sebelumnya. Analisis fit/gap biasanya digunakan sebagai tolak ukur pembanding dari proses bisnis perusahaan yang ada lalu menggunakannya sebagai acuan apakah
29 sebuah perusahaan membutuhkan perubahan dalam proses bisnisnya dan membutuhkan customize dalam proses bisnisnya.
2.2.2.1
Langkah-langkah dalam Analisis Fit/Gap 1. Ranking Requirements Tahapan ini mendukung sebuah tim proyek dan juga sponsor proyek untuk memastikan sebuah proses bisnis
yang
dapat
diakomodasikan
selama
masa
implementasi sistem yang baru. Dalam fase ini, berfungsi juga untuk memastikan tim proyek dapat berfokus pada area-area penting bagi organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis.
Tabel 2.3 Ranking Requirements Analisis Fit/Gap RANK KETERANGAN H
HIGH/Mission Critical Requirements – adalah kebutuhan yang merupakan tugas kritis/ penting, yang diperlukan untuk operasi dan tanpa hal ini organisasi tidak dapat berfungsi (termasuk laporan penting baik internal maupun eksternal).
M
MEDIUM/ Value Add Requirements – adalah kebutuhan
yang jika ditemukan,
akan
secara
30 signifikan
meningkatkan
proses
bisnis
dalam
perusahaan. (jika ditemukan dapat mempengaruhi cost benefit). L
LOW/Desirable Requirements – adalah kebutuhan untuk dimiliki dan hanya untuk menambahkan nilai yang tidak begitu besar dalam proses bisnis perusahaan.
2. Degree of Fit M enentukan sejauh mana kebutuhan perusahaan dapat dipenuhi oleh sistem yang baru tersebut. Dalam degree of fit terdapat beberapa kategori didalamnya yang terdiri dari : fit, gap dan partial fit.
Tabel 2.4 Kode dan Keterangan Analisis Fit/Gap KODE
KETERANGAN
F
FIT – M erupakan petunjuk bahwa semua kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi oleh software.
G
GAP – merupakan petunjuk bahwa software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Yang nantinya akan menghasilkan komentar, alternatif
saran
dan
rekomendasi
untuk
31 melakukan customization terhadap software. P
Partial Fit – merupakan petunjuk bahwa software
mempunyai
fungsional
yang
memenuhi kebutuhan perusahaan. M erupakan
perubahan
sementara
atau
customization agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan secara maksimal.
3. Gap Resolution Dalam proses analisis Fit/Gap kita akan menemukan sebuah gap. Pada saat gap ditemukan, tim akan menentukan alternatif dan rekomendasi solusi untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat beberapa jalan dalam menyelesaikan
gap
yaitu
dengan gap
resolution.
Beberapa metode gap resolution antara lain : a.
Package work-around - pertama kali tim akan mengidentifikasi jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan dengan proses yang ada.
b.
M embuat bisnis sesuai dengan package – jika package work-around tidak memungkinkan, tim akan merekomendasikan perubahan potensial pada proses bisnis untuk disesuaikan dengan proses bisnis yang ada dan mengeliminasi Gap yang terjadi.
32 Customization – merupakan perubahan pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staf pengembangan, atau beberapa perubahan agar proses berjalan dapat lebih baik untuk kemampuan upgrade pada software selanjutnya. Dan jika customization dibutuhkan, strategi
yang
dipilih
adalah
membangun
fungsionalitas baru diluar teknologi dan memisahkan package dibandingkan dengan merubah package.
2.2.3
Pengertian Work in Process M enurut Genald (2004, p15), Oracle Work in Process (WIP) mencatat aktivitas produksi aktual di lapangan. WIP memungkinkan sebuah organisasi melaporkan produksi terkait dengan discrete job dan repetitive schedule, atau dengan menggunakan completion transaction.
2.2.4
Pengertian Inspeksi M enurut website (http://www.businessdictionary.com/definition/ inspect ion.html), Inspeksi adalah penilaian kritikal meliputi pemeriksaan, pengukuran, pengujian dan perbandingan dari material. Sebuah inspeksi menentukan material dalam kuantitas dan kondisi yang baik dan sesuai dengan persyaratan yang berlaku. Inspeksi biasanya dibagi menjadi 3 kategori yaitu (1) Receiving inspection, (2) In-process inspection dan (3) Final inspection. Dalam quality control, peran dari inspeksi adalah untuk
33 memastikan dan memvalidasikan data yang bervariasi; tidak termasuk pembagian yang baik dan yang buruk.
2.2.5
Pengertian Scrap M enurut Genald (2004, p615), Scrap adalah kondisi pada saat produk yang salah diproduksikan, produk yang akan dibuang, user dapat pemrosesan assembly untuk scrap dengan memindahkannya kepada langkah operasi internal Scrap pada setiap operasi dan akan mengurangi stok On hand dan menambahkan stok barang scrap. M enurut website (http://www.businessdictionary.com/definition /scrap.html), Scrap adalah pembuangan material dimana material tersebut tidak memiliki nilai ekonomi atau hanya nilai dari dasar isi material yang sudah tidak dapat untuk di daur ulang.
2.2.6
Pengertian Rework M enurut Genald (2004, p612), Rework merupakan sebuah kondisi dimana mengindikasikan bahwa apabila terjadi kesalahan dalam produksi maka organisasi dapat memperbaiki hasil masalah tersebut dengan melakukan rework terhadap produk yang cacat tersebut; tetapi terkadang juga produk harus dibuang. Dan untuk kuantitas tidak memenuhi standard kualitas. Kuantitas dapat dilihat oleh aplikasi planning; asumsinya adalah bahwa produk reject akan diperbaiki. M enurut website (http://www.businessdictionary.com/definition/ rework.html), Rework adalah perbaikan dari barang-barang rusak, gagal,
34 atau selama dan setelah/ sebelum masa inspeksi. Rework meliputi semua usaha seperti pengaturan ulang, memperbaiki, menempatkan ulang dan lain lain.
2.2.7
Pengertian Stock Locator M enurut Genald (2004, p52), Stock Locator merupakan sebuah lokasi fisikal terkecil dalam aplikasi Oracle yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan perhitungan stock dan melacak materialmaterial yang dikonsumsi perusahaan sebagai bahan baku . Stock Locator adalah sebuah kunci struktur tunggal dan dapat digunakan untuk menyimpan material. Tingkatan level terakhir dalam struktur enterprise inventory adalah Locator; Locator merepresentasikan sebagai sebuah lokasi fisikal di dalam sebuah subinventory.
2.2.8
Pengertian Nomor Lot M enurut Genald (2004, p493), Nomor Lot merupakan sebuah informasi berupa nomor yang memungkinkan organisasi untuk mencatat informasi kelompok item yang spesifik. Atribut nomor Lot dapat diklasifikasikan ke dalam atribut tanggal, atribut karakter, dan atribut numerik.
2.2.9 Pengertian Move Transaction dan Move Order Tran sfer (MOT) M enurut Genald (2004, p603), move transaction merupakan kegiatan yang digunakan untuk mencatat perpindahan material diantara
35 atau di dalam operasi pada routing job atau repetitive shcedule. Move Transaction dapat secara optional berkaitan dengan resource, baik itu secara otomatis atau manual. User juga melihat informasi status yang telah ditentukan sebelumnya pada langkah operasi internal dan dapat secara optional menyelesaikan kuantitas ke menjadi inventory. Move orders transfer adalah sebuah mekanisme untuk melakukan permintaan, pengadaan, dan transfer material dalam sebuah organisasi. Move
Orders
perpindahan
juga
material
memungkinkan di
dalam
perusahaan
satu
organisasi.
untuk Move
melacak orders
memungkinkan manager atau perencana material untuk melakukan permintaan dan memiliki hak dalam hal memindahkan material di dalam sebuah gudang untuk tujuan seperti pengembalian material, penerimaan material, dan pengambilan material.
2.2.10 Pengertian Corrective Action M enurut Robitaille (2001,p1) Corrective action adalah sebuah praktik bisnis yang baik. Corrective action meliputi aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan perusahaan untuk: -
M engidentifikasi masalah
-
M encari penyebab dari masalah tersebut
-
M engembangkan sebuah rencana untuk memperbaiki sebuah masalah dan meyakinkan bahwa hal tersebut tidak akan terjadi lagi
-
M enjalankan rencananya
-
M emastikan rencananya bekerja
36 Semua perusahaan pasti memiliki tips untuk menghadapi masalah, berinisiatif untuk memperbaiki masalah tersebut dan mengeceknya untuk melihat apakah inisiatif tersebut bekerja atau tidak. Secara umum itulah deskripsi dari proses corrective action.
2.2.11 Pengertian Disposition M enurut website (http://www. snebulos.mit.edu/projects/mki/file_ cabinet/0/02004/02004_rA.pdf) Disposisi merupakan sebuah tindakan dimana dilakukan oleh quality assurance untuk meninjau semua produk yang tidak sesuai standar dan menetapkan sebuah langkah perbaikan pada barang tersebut.
2.2.12 Pengertian Nonconforming Product M ontgomery berpendapat (2009,p9), Nonconforming products adalah produk yang gagal memenuhi satu atau lebih dari spesifikasinya. Work
in
process
nonconformance,
tipe
nonconformance
ini
menginspeksi proses dari pembuatan barang setengah jadi atau menginspeksi barang jadi sampai pada penyerahannya ke lokasi penyimpanan inventory.
2.2.13 Pengertian Nonconformance M enurut
website
(http://www.exphazox.com/solutions/non-
conformance-quality-management),
Nonconformance
adalah
suatu
kondisi yang memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi masalah
37 atau kekurangan dalam operasi perusahaan. Ketika beberapa masalah muncul, perusahaan akan dapat memanfaatkan kekuatan tindakan korektif / tindakan pencegahan (CAPA) untuk menetapkan, melacak dan melaporkan tindakan yang diambil untuk menyelesaikan masalah. Fitur yang paling kuat dari sistem nonconformance adalah kemampuan untuk melaporkan setiap bagian mengenai informasi yang ditangkap
dalam sistem nonconformance. M enyediakan informasi
berharga bagi manajemen di setiap tingkat organisasi untuk mendorong standar kinerja dan kualitas untuk perbaikan organisasi pada keseluruhan. Keuntungan memakai sistem nonconformance : • Fokus pada pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan masyarakat. • Proses & pendekatan sistem manajemen. • Penggunaan & Standarisasi pelatihan . • Otomasi & komunikasi tepat waktu (pemberitahuan, email). • Peningkatan penyelidikan & analisis. • Peningkatan berbagi pengetahuan dan pelajaran. • Cepat identifikasi bidang permasalahan. • Transparansi, pelaporan dan pengambilan keputusan manajemen. • Akuntabilitas kepada stakeholders, karyawan dan investor. • Kontrol internal yang kuat, program dan proses.
38 2.2.14 Pengertian Collection Element M enurut Gerald (2002 p720), Collection Element adalah blok dasar pembangun sebuah collection plan, struktur data yang digunakan untuk mengumpulkan laporan kualitas. Sebelum mengumpulkan data menggunakan ORACLE quality, diharuskan untuk membuat collection plan terlebih dahulu. Dimulai dengan membuat collection element, yang mendefinisikan sebuah karakteristik dari produk atau proses yang ingin diamati, dicatat dan dianalisis. Pembuatan collection element dapat tidak terbatas sesuai dengan kebutuhan sebuah perusahaan. Pembuatan collection element dalam collection element form.
Gambar 2.2 Defining Collection Elements
Tahap pembuatan collection element : ¾ User harus masuk kedalam tampilan collection element form seperti dibawah ini.
39
Gambar 2.3 Collection Element Form ¾ M asukkan collection element name. Nama collection element dapat mengandung karakter alfanumerik, spasi, underscore ( _ ) dan tanda petik satu (’). ¾ Pilih enabled checkbox untuk mengaktifkan collection element tersebut. ¾ Pilih collection element type yang ada. Seperti : variable, attribute dan reference information. ¾ M asukkan teks pada field Prompt. Prompt merupakan nama yang nantinya ditampilkan dalam collection
element,
namun
tidak
dapat
ditimpa
dalam
penulisannya. ¾ M asukkan Hint (optionally). Hints terlihat dalam pesan baris ketika user memasukkan quality result.
40 ¾ M emilih data type yang telah disediakan. Data type berisi karakter, angka, tanggal, tanggal dan waktu, komentar dan urutan. Urutan (sequence) digunakan untuk membuat nomor otomatis dan nomor tersebut akan di-generate setelah data tersebut disimpan. ¾ Pilih mandatory checkbox untuk mengindikasikan sebua nilai harus selalu dimasukkan / diisi dalam collection element pada saat memasukkan quality result. ¾ M asukkan reporting length. Reporting
length
mensepesifikasikan
panjang
nilai
yang
ditampilkan dalam collection element dan panjang nilai hanya sampai 150 karakter. ¾ Jika sebuah data memiliki tipe data number, maka masukkan decimal precision. Decimal precision digunakan untuk mengatur jumlah angka dibelakang koma ( , ) pada angka-angka bertipe desimal (maksimal 12 angka). ¾ M asukkan UOM (optionally). UOM merupakan Unit of M easure yang dapat dimasukan pada setiap collection element. ¾ M asukkan default value (optionally). Default value dapat menyalin nilai pada beberapa collection plan yang memiliki collection element tersebut. ¾ M asukkan SQL Validation.
41 SQL validation statement digunakan sebagai validasi ketika user memasukkan data kualitas. Hal ini berdasarkan validasi data collection element pada tabel yang ada dalam database. ¾ Lalu simpan hasil yang sudah di atur pada collection element tersebut.
2.2.15 Pengertian Collection Element Types M enurut Gerald (2002 p720), Collection element dikategorikan berdasarkan tipe untuk kemudahaan pencarian dan pelaporannya. Penetapan collection element type pada collection element digunakan ketika pembuatan collection element. Sehingga diperlukan pengaturan pada tipe collection element terlebih dahulu sebelum pengaturan dari collection element. Terdapat tiga standar collection element type yaitu : attribute, variable dan reference information.
•
Attribute Collection Element Type M enurut Gerald (2002 p721), Attribute merupakan data yang merepresentasikan
karakteristik tersendiri, sebagai contoh
karakteristik dari sebuah objek, atau mungkin hasil dari sebuah penelitian.
Tipe collection
element atribut
mengidentifikas i
collection element dengan karakteristik ini. Collection element ini memiliki ketebatasan pada daftar nilai yang dapat diterima.
42 •
Variable Collection Element Type M enurut Gerald (2002 p721), Variabel mengidentifikasikan collection element yang digunakan untuk perhitungan angka. Variabel memiliki sebuah rentang nilai yang dapat diterima atau batas spesifikasi yang dinyatakan sebagai pilihan nilai dengan tingkat toleransi yang dapat diterima.
•
Reference information collection element type M enurut Gerald (2002 p721), Reference information yang menjadi acuan/petunjuk umum sebuah objek yang didefinisikan dalam aplikasi Oracle. Tahap pembuatan Collection Element Type ¾
M asuk kedalam tampilan Collection Emenet type QuickCode window.
¾
M emasukkan kode unik (unique code) pada tipe collection element. Kode unik dapat berisi karakter, alfanumerik, spasi, underscore ( _ ) dan tanda petik satu (’).
¾
M emasukkan the meaning of code.
The meaning of code merupakan terjemahan sebuah kode. Sebagai contoh : kode IP-1 yang berarti : ”Inspection Plan no. 1” ¾ M emasukkan deskripsi dari sebuah kode.
43 Deskripsi ini akan
memberikan
informasi tambahan
mengenai kode yang akan ditampilkan pada List of Value (daftar nilai) yang ada pada collection element type. ¾ M emasukkan tanggal yaitu effective date from field dan effective date to field (optionally). Effective date from field yang berfungs i untuk mengaktifkan dan
menonaktifkan
collection
element
yang
dibuat.
collection element akan aktif setelah melewati tanggal pada effective date from field. Effective date to field yang berfungsi untuk mengaktifkan dan
menonaktifkan
collection
element
yang
dibuat.
collection element tidak aktif setelah melewati tanggal pada effective date to field. ¾ M emilih enabled checkbox. Berfungsi untuk menampilkan tipe collection element pada saat penentuan tipe collection element dalam pengaturan collection element ¾ Lalu simpan hasil pengaturan tersebut.
2.2.16 Pengertian Collection Element Specification Limits M enurut Gerald (2002, p720), Specification limits berguna dalam merepresentasikan spesifikasi produk dengan variasi pengukuran yang dibandingkan selama inspeksi kualitas. Specification limits mengatur nilai-nilai yang diterima dan dipertimbangkan dalam collection element
44 dan mencakup sebuah target nilai. Terdapat 3 pengaturan pada batasan upper dan lower yang dapat diubah sesuai kebutuhan.
2.2.17 Pengertian Collection Element Value M enurut Gerald (2002, p723), Pada saat membuat collection element, kita menentukan List of Value (LoV) berupa daftar nilai yang harus diisi atau dipilih nantinya oleh operator dalam memasukkan laporan kualitas. Hal ini berfungsi untuk memastikan nilai yang dimasukkan sesuai dengan yang diinginkan. Ketika menggunakan collection element di dalam collection plan, bagaimanapun nilai yang ditentukan dalam collection element tidak akan tersalin dalam collection plan dan diperlukan untuk mengatur kembali dalam collection plan yang dibuat. Sebagai contoh : apabila collection element yang kita buat yaitu ”warna”, maka list of value yang mungkin ditentukan adalah merah, kuning, biru, ungu dan sebagainya. Tahap pembuatan collection element value: ¾ M asuk kedalam tampilan collection element form. ¾ Pilih collection element yang sesuai. ¾ Dalam tampilan collection element form, pilih tombol Value. M aka tampilan Value Form akan muncul. ¾ M asukkan short code. Short code merupakan singkatan dari nilai yang ingin digunakan pada collection element. Sebagai contoh : pada collection element
45 ”warna”, short code yaitu ”blk” yang mendeskripsikan nilai ”black”. ¾ M asukkan description. Description merupakan informasi tambahan dari short code. Sebagai contoh: short code ”lead” yang memiliki description ”broken lead” ¾ Lalu simpan hasil pengaturan tersebut.
2.2.18 Pengertian Quality Actions M enurut Gerald (2002, p724),Quality Action digambarkan apabila sekali masalah terdeteksi, maka tindakan corrective action dibutuhkan. Sebagai contoh pada saat proses produksi sedang berlangsung, suatu hal yang mustahil untuk memberhentikan proses produksi lalu memproses barang defect. Oracle quality dapat mendukung adanya peringatan dan notifikasi elektronik, meluncurkan workflow yang dibuat dalam Oracle workflow. Action rule merupakan sebuah kondisi aksi yang telah ditentukan dan hasil aksi yang dijalankan sesuai dengan yang telah ditentukan. Action rule akan selalu dieksekusi dan dievaluasi selama proses pengumpulan data kualitas. Apabila action rule bernilai ”true”, maka diperlukan sebuah aksi. Diperbolehkan dalam menentukan action yang sama untuk dua collection element dan collection plan element. Tipe-tipe Action : ¾ Message Actions
46 Message action digunakan untuk menampilkan pesan atau mengirimkan pesan pada quality action log. Hal ini berfungs i untuk menolak input oleh operator dan memaksa operator memberikan nilai yang sesuai dengan yang telah ditentukan. ¾ Alert Actions Alert actions dapat dijalankan pada proses yang berbeda, seperti pengiriman notifikasi email kepada user. Alert actions meliputi : o M elaksanakan operating system script o M elaksanakan SQL script Dapat
menggunakan
fungsi
insert
dan
update
yang
dihubungkan pada database. o M enjalankan proses bersamaan (concurrent request). o M engirimkan email electronic notification. Digunakan untuk mengirimkan sebuah pesan yang mencakup informasi variabel kepada penerima pesan. ¾ User Defined Actions User defined actions adalah sebuah aksi yang diatur untuk membantu dalam mempertemukan kebutuhan-kebutuhan bisnis perusahaan. Hal ini membutuhkan SQL script, formula, program dan proses workflow. ¾ Application Specific Actions Application specific actions merupakan aksi yang khusus ditujukan untuk produk aplikasi Oracle dan bertindak atas database objek yang terkait dengan produk tersebut.
47
2.2.19 Pengertian Collection Plan M enurut Gerald (2002, p734), Collection plan adalah kumpulan dari collection element, nilai dan spesifikasi yang disusun dan beberapa aksi yang diinginkan untuk memulai respon pada quality result. Elemenelemen dalam collection plan merupakan blok pembangun dari collection plan. Dalam pembuatan elemen pada collection plan dapat menambahkan collection element tersendiri pada collection plan yang diinginkan. Dalam pembuatan collection plan, diharuskan memberikan nama, deskripsi dan tanggal efektif. Dalam pengaturan collection plan, memperbolehkan dalam mengkategorikan collection plan tersebut dan menggunakan 5 tipe collection plan yaitu : WIP inspection, receiving inspection, FGI inspection, field returns dan service request.
2.2.20 Pengertian Collection Plan Element M enurut
Gerald (2002,
p735),
Collection
plan
element
merupakan collection element umum yang digunakan untuk membuat collection plan. Kapanpun collection element digunakan dalam collection plan, maka collection element tersebut berhubungan dengan collection plan dan selanjutnya disebut sebagai collection plan element. Collection plan element dapat memiliki perbedaan action, specifications dan nilai yang membuat kegunaannya lebih spesifik dalam collection plan.
