1
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Pengertian Sistem Informasi (SI) Menurut Satzsinger (2005, p7), sistem informasi adalah
kumpulan dari
komponen-komponen saling berhubungan, yang dikumpulkan, diproses, disimpan, lalu komponen-komponen
tersebut
digunakan
untuk
menyediakan
informasi
yang
dibutuhkan dalam menyelesaikan permasalahan bisnis, serta dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Menurut Turban dan Volonino (2010, p11) mendefinisikan sistem informasi sebagai proses fisik yang mendukung organisasi dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menganalisis data serta menyebarkan informasi keseluruh organisasi. Menurut Stair dan Reynold (2010, p10) mendefinisikan sistem informasi sebagai seperangkat element - element yang saling terkait untuk di-input, diproses, disimpan, serta diserbarkan guna mendapatkan feedback dalam memenuhi tujuan tertentu pada perusahaan. 2.2
Pengertian Sistem O'Brien dan Marakas (2008, p24) menjelaskan bahwa sistem adalah sekumpulan
komponen yang saling berhubungan dengan batasan tertentu, saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menampung input serta menghasilkan output dalam proses transformasi. menurutnya sistem memiliki tiga fungsi dasar, yaitu: input, process, dan output.
7
3
Menurut Schoomaker (2005, p117) sistem adalah sebuah kumpulan orang, mesin dan prosedur yang terorganisir dalam keadaan saling kebergantungan untuk menyelesaikan sekumpulan fungsi tertentu. Kumpulan tersebut memiliki kemampuan memproduksi, menggunakan, mengubah, atau pertukaran informasi dalam memenuhi tujuan. Dan menurut Stair dan Reynolds (2010, p8) sistem adalah sebuah set elemen dan komponen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan terntentu. Hubungan tersebut menentukan bagaimana sistem tersebut bekerja mulai dari input, mekanisme proses, output hingga feedback. 2.3
Pengertian Informasi
Menurut Bernard (2005, p124), informasi yaitu data diproses atau diatur kembali sehingga menjadi bentuk lebih berarti bagi seseorang. Informasi adalah bentuk dari kombinasi data sehingga diharapkan dapat memiliki arti untuk yang menerima. Menurut Widayana (2009, p13), informasi adalah data telah di susun atau di olah dan di sertai dengan referensi terhadap suatu hubungan (konteks) yang mempunyai arti menjadi bentuk lain sehingga lebih berguna bagi penerima dalam pengambilan keputusan, masa sekarang dan masa depan. 2.4
Pengertian Data Menurut Williams dan Sawyer (2005, p12), data adalah fakta mentah yang akan
diolah menjadi informasi tertentu, contohnya melakukan melakukan survey kepuasan konsumen dengan menyebarkan kuesioner.
4
Menurut O'Brien (2005, p26), data adalah hasil observasi tentang fenomena fisik seperti transaksi bisnis. Lebih rincinya data adalah pengukuran objektif dari atribut (karakteristik) dan entitas (seperti manusia, tempat, barang, kejadian), dikelompokkan serta dimasukkan tetapi tidak dioleh menjadi sesuatu yang memiliki arti. Sedangkan Turban dan Volonino (2010, p41) mendefinisikan bahwa data merupakan segala sesuatu, peristiwa, aktivitas, dan transaksi yang dicatat, diklasifikasi, serta disimpan, tetapi tidak diatur untuk mengungkapkan makna tertentu 2.5
Pengertian Knowledge Management (KM)
Menurut Tobing (2007, p8), KM adalah mekanisme dan proses untuk penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian informasi bisnis, pekerjaan saling berhubungan dengan penciptaan berbagai informasi menjadi aset intelektual organisasi yang permanen. Menurut Dalkir (2005, p3), KM adalah hubungan antara pegawai, teknologi, proses, dan struktur organisasi yang sistematis dalam rangka untuk menciptakan inovasi. Hubungan ini terjadi melalui membuat, berbagi, dan menerapkan pengetahuan serta dari pengalaman dalam rangka untuk perkembangan organisasi itu pada masa yang akan datang. Menurut Widayana (2005, p9), KM adalah sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, mengelompokkan dan menyebarkan knowledge dalam organisasi, sehingga knowledge mudah digunakan kapanpun diperlukan oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya.
5
Dan berdasarkan definisi dari Turban dan Volonino (2010, p392) dijelaskan bahwa KM sebagai sebuah proses dalam mengidentifikasi, memilih, mengatur, menyebarkan informasi penting dan keahlian yang merupakan bagian dari knowledge organisasi dan biasanya berada dalam organisasi secara tidah terstruktur. KM dapat mendorong pembelajaran dalam organisasi yang dapat mengarah ke penciptaan pengetahuan lebih lanjut. 2.6
Pengertian Knowledge
Menurut Tobing (2007, p8), Knowledge adalah informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak atau ketika informasi tersebut dapat membantu seseorang dalam mengambil tindakan berbeda. Menurut Widayana (2009, p13), Knowledge merupakan informasi yang dilengkapi dengan pemahaman pola hubungan dari informasi disertai pengalaman baik individu maupun kelompok dalam organisasi, Knowledge merupakan penerapan informasi dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan. Menurut Bernard and Tichkiewitch (2008, p7) knowledge adalah informasi yang berada pada pikiran seseorang dan itu bernilai sebagai ide baru berwawasan, sehingga dapat diinterpretasikan sebagai informasi yang memiliki kekuatan bersaing dan bernilai tinggi.
6
2.7
Knowledge Management Cycle
Menurut Turban dan Volonino (2010, p394) KM memiliki suatu siklus yang terdiri dari enam langkah fungsi (lihat Gambar 2.1). Alasan sistem tersebut berada dalam siklus karena knowledge secara dinamik disempurnakan dari waktu ke waktu. Knowledge dalam suatu sistem KM yang baik tidak akan pernah sempurna, karena seiring berjalannnya waktu keadaan lingkungan terus berubah dan knowledge harus selalu update untuk merepresentasikan perubahan tersebut. Fungsi siklus KM menurut Turban dan Volonino (2010, p394) meliputi: a) Create Knowledge: knowledge tercipta sebagai suatu cara baru dalam melakukan sesuatu atau mengembangkan know-how, terkadang external knowledge termasuk di dalamnya. b) Capture Knowledge: knowledge baru harus diidentifikasi sebagai sesuatu yang bernilai dan dapat direpresentasikan dengan beralasan. c) Refine Knowledge: knowledge baru harus ditempatkan dalam suatu makna sehingga dapat ditindaklanjuti. d) Store Knowledge: knowledge berguna harus disimpan dalam knowledge repository dengan format sistematis, sehingga semua bagian dalam organisasi dapat mengaksesnya. e) Manage Knowledge: knowledge harus tetap update dan dapat di review untuk memastikan knowledge tersebut relevan dan akurat. f) Disseminate Knowledge: knowledge harus tersedia dalam format yang berguna bagi organisasi kapan dan di mana saat dibutuhkannya.
7
Menurut Bukowitz dan Williams yang dikutip oleh Dalkir (2011, p38), KMC merupakan suatu kerangka kerja yang terdiri dari tempat penyimpanan pengetahuan, hubungan, TI, infrastuktur komunikasi, keahlian fungsional, lingkungan responsif, kecerdasan organisasi dan sumber daya eksternal.
Gambar 2.1. Siklus Knowledge Management menurut Volonino (2010) Sumber: Volonino (2010, p394)
Tobing mendefisikan bahwa (2007, p25) siklus utama dalam KM yaitu proses knowledge creation, knowledge retention, knowledge sharing/transfer, knowledge utilization. Di mana salah satu proses utamanya adalah knowledge sharing/transfer,
8
maksudnya adalah penciptaan kesempatan yang luas untuk pembelajaran seluruh anggota organisasi sehingga dapat meningkatkan kompetensinya secara mandiri. 2.8
Jenis Knowledge
Menurut Debowski (2006, p16-18) jenis knowledge dibagi menjadi dua macam: a)
Tacit Knowledge
Tacit knowledge (2006, p18) adalah knowledge yang diakumulasi dari pengalaman dan pembelajaran seseorang. Tacit knowledge sulit untuk direproduksi atau dibagikan dengan orang lain. Kelemahan dari tacit knowledge adalah sulitnya menerjemahkan tacit knowledge menjadi produk yang tangible. Isu lain yang berkaitan dengan tacit knowledge adalah bagaimana mengidentifikasi orang – orang yang memiliki knowledge dan bagaimana memungkinkan orang lain untuk mengakses knowledge tersebut saat dibutuhkan. b)
Explicit Knowledge
Explicit knowledge (2006, p17) adalah knowledge yang dapat dibagi, didokumentasikan, dikategorikan, dan disebarkan kepada pihak lain sebagai informasi. Explicit knowledge merupakan sumber daya utama dalam organisasi di mana fokus pekerjaan berubah menjadi berfokus pada knowledge yang ada dalam organisasi. • Tacit knowledge Menurut Tobing (2007, p9) tacit knowledge adalah knowledge yang terletak pada otak atau melekat di dalam diri seseorang dan diperoleh melalui pengalaman namun sangat sulit dikodifikasi. Sedangkan explicit knowledge adalah segala bentuk
9
knowledge yang sudah direkam, dan didokumentasikan dalam repository KM sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola. Menurut Dalkir Tacit knowledge (2011, p101) adalah knowledge yang tercipta dari pengalaman dan keahlian seseorang.Proses pengambilan tacit knowledge ini terdiri dari capturing, organizing, dan refining informasi yang bertujuan agar knowledge tersebut bisa digunakan dan dipelajari oleh orang lain. • Explicit knowledge Menurut Nonaka dan Ichijo (2007, p283) explicit knowledge dapat diekspresikan dalam kata dan angka, serta mudah dikomunikasikan dan disebarkan dalam bentuk dokumen, formulasi ilmiah, atau prosedur pengkodean. Tacit knowledge merupakan personal
knowledge,
sulit
diungkapkan
dengan
bahasa
formal
untuk
dikomunikasikan. 2.9
Proses Penciptaan KM
Menurut Nonaka dan Takeuchi yang dikutip oleh Dalkir (2011, p64), menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge perusahaan terjadi karena adanya konversi antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi.
10
Gambar 2.2. Pemetaan Infrastruktur TI ke dalam Proses SECI Sumber: Dalkir (2011, p66)
Menurut Setiarso (2009, p35) untuk mendukung proses aktivitas dan pengembangan SDM disuatu perusahaan merupakan perwujudan dari model SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization) milik Nonaka, digunakan perangkat teknologi yang ada di perusahaan. Berikut adalah penjelasan dari SECI: •
Sosialisasi Proses sosialisasi antar SDM di perusahaan salah satunya dilakukan melalui pertemuan tatap muka (rapat, diskusi, dan pertemuan bulanan). Melalui pertemuan tatap muka ini, SDM dapat saling berbagi knowledge dan pengalaman yang dimilikinya sehingga tercipta knowledge baru. Rapat dan diskusi yang dilakukan secara berkala harus memiliki notulen rapat. Notulen rapat ini kemudian menjadi bentuk explicit (dokumentasi) dari knowledge. Di dalam sistem KM yang akan dikembangkan,
fitur-fitur
Collaboration,
seperti
e-mail,
diskusi
elektronik,
11
communities of practice memungkinkan pertukaran tacit knowledge yang dimiliki seseorang sehingga perusahaan semakin mampu belajar serta melahirkan ide-ide baru, kreatif, dan inovatif. Perusahaan telah mendorong penggunaan intranet dan e-mail kepada seluruh karyawannya. Hal ini baik untuk dilakukan karena bermanfaat untuk meningkatkan koordinasi, mempercepat proses aktivitas, dan menumbuhkan budaya belajar. •
Eksternalisasi Sistem KM akan sangat membantu proses eksternalisasi ini, yaitu proses untuk mengartikulasikan tacit knowledge akan menjadi suatu konsep yang jelas. Dukungan terhadap proses eksternalisasi ini, dapat diberikan dengan mendokumentasikan notulen rapat (bentuk eksplisit dari knowledge yang tercipta saat diadakannya pertemuan) ke dalam bentuk elektronik untuk kemudian dapat dipublikasikan kepada yang berkepentingan. Perusahaan telah mendatangkan expert untuk melakukan serangkaian kegiatan sesuai dengan bidang keahliannya, yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Dengan mendatangkan expert, akan terdapat knowledge baru dalam perusahaan yang dapat dipelajari, dikembangkan dan dimanfaatkan untuk meningkatkan kompetensi sumber daya.
•
Kombinasi Proses konversi knowledge melalui kombinasi adalah mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam sistem KM. Media untuk proses ini dapat melalui intranet (forum diskusi), database perusahaan dan internet untuk memperoleh sumber eksternal. Fitur-fitur enterprise portal seperti knowledge
12
organization system yang memiliki fungsi untuk pengkategorian informasi (taksonomi), pencarian, dan sebagainya sangat membantu dalam proses ini. Data yang telah tersimpan dalam sistem dianalisis terutama untuk analisis data kondisi daerah, keuangan, operasional, serta yang bersifat strategis, seperti pembuatan indikatorindikator kinerja. Demikian pula content management memiliki fungsi untuk mengolah informasi perusahaan baik terstruktur (database) maupun tidak terstruktur (dokumen, laporan, notulen) dapat mendukung proses kombinasi ini. •
Internalisasi Semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah didokumentasikan dapat disebarkan, dan terjadilah peningkatan knowledge SDM. Sumber-sumber explicit knowledge dapat diperoleh melalui media intranet (database perusahaan), surat edaran atau surat keputusan, papan pengumuman dan internet serta media massa sebagai sumber external untuk dapat mendukung proses ini sistem perlu memiliki alat bantu pencarian dan pengambilan dokumen. Content Management, selain mendukung proses kombinasi, juga dapat memfasilitasi proses internalisasi pemicu untuk proses ini adalah penerapan “learning by doing”. Fitur-fitur terdapat pada fungsi learning akan sangat membantu terlaksananya proses ini. Selain itu pendidikan dan pelatihan (training) dapat mengubah pelajaran tertulis (explicit knowledge) menjadi tacit knowledge pada karyawan. Menurut Setiarso (2009, p35), faktor budaya memegang peran yang sangat penting
dalam mendukung proses penciptaan knowledge perusahaan dan keberhasilan knowledge manajemen di perusahaan. Berbagi knowledge berarti setiap anggota perusahaan
13
menyadari pentingnya knowledge bagi perusahaan, bersama-sama ingin membangun knowledge perusahaan, serta rela membangun budaya knowledge sharing di dalam diri SDM suatu perusahaan. 2.10
2.10.1
Knowledge Management Models
The European Foundation for Quality Management (EFQM) KM Model Model EFQM (bhatt dikutip oleh dalkir, 2011, p89) adalah cara untuk melihat di
mana manajemen pengetahuan digunakan untuk mencapai tujuan organisasi. model ini didasarkan pada model tradisional kualitas dan keunggulan, sehingga ada hubungan yang sangat kuat antara proses KM dan hasil organisasi yang diharapkan. Komponen yang paling utama adalah kepemimpinan, sumber daya manusia, kebijakan, dan strategi, kemitraan dan sumber daya proses, dan yang penting, hasil kinerja. Peran km secara keseluruhan diposisikan sebagai alat yang membantu perusahaan mencapai tujuan.
Gambar 2.3 The key components of the EFQM model Sumber : www.efqm.org
14
Berikut adalah penjelasan 9 Kriteria dari EFQM: a) Leadership:
Bagaimana
pemimpin
mengembangkan
dan
memfasilitasi
tercapainya misi dan visi. Menciptakan nilai yang diperlukan untuk sukses dalam jangka panjang dan mengimplementasikan melalui tindakan yang tepat. b) People: Bagaimana organisasi mengelola, mengembangkan dan melepaskan pengetahuan dan porensi penuh dari perusahaan dan bagaimana merencanakan kegiatan dalam rangka mendukung kebijakan dan strategi dan operasi yang efektif. c) Strategy: Bagaimana organisasi melaksanakan visi dan misis melalui strategi pemangku kepentingan yang jelas,dan didukung oleh kebijakan, rencana, tujuan, sasaran, dan proses. d) Partnership and Resources: Bagaimana organisasi merencanakan dan mengelola kemitraan eksternal dan sumber daya internalnya untuk mendukung kebijakan dan strategi serta operasi yang efektif dari proses-prosenya. e) Processes, product and services: Bagaiman organisasi mengelola dan meningkatkan proses untuk mendukung kebijakan dan strategi,dan sepenuhnya memenuhi dan menghasilkan, meningkatkan nilai bagi pelanggan dan stakeholder f) People results: Menjelaskan apa tujuan dari organisasi untuk masyarakat. g) Customer results: Menjelaskan apa tujuan dari organisai untuk pelanggan. h) Society results: Menjelaskan apa tujuan dari organisasi untuk masyarakat local dan internasional.
15
i) Key results: Menjelaskan tujuan organisasi terkait dengan kinerja yang telah direncanakan. Keuntungan dai EFQM Model adalah: •
Memberikan dasar untuk keunggulan bagi perusahaan
•
Menyediakan kerangka holistik yang mencakup seluruh organisasi
•
Menghasilkan perbaikan kegiatan dari metode sistem self assesment
•
Menyediakan proses untuk benchmarking dan membandingkan hasil dari pengguna lain
•
Memberikan kesempatan untuk menerjemahkan data penilaian internal ke format yang digunakan oleh National and European Award
Radar adalah kerangka kerja penilaian dinamis dan alat manajemen yang memberikan pendekatan terstruktur untuk menilai suatu kinerja organisasi. Penerapan logika
RADAR
membantu
organisasi
mengidentifikasi,
merencanakan, dan melaksanakan perbaikan jika diperlukan.
Gambar 2.4 RADAR Sumber : www.efqm.org
memprioritaskan,
16
Berikut merupakan penjelasan dari RADAR: 1.
Required RESULTS: bertujuan sebagai bagian dari pembuatan strategi yang mencakup kinerja organisasi, baik financial maupun operasional.
2.
Plan and develop APPROACHES: digunakan untuk memberikan hasil yang diperlukan sekarang dan di masa depan.
3.
DEPLOY Approaches: berfungsi untuk menyebarkan pendekatan secara sistematis untuk menetapkan suatu implementasi.
4.
ASSESS and REFINE Approaches and Deployment: berguna untuk memantau dan menganalisis hasil yang dicapai, menggunakan kegiatan belajar yang sedang berlangsung serta mengidentifikasi dan melaksanakan perbaikan yang sesuai. Keuntungan penggunaan dari RADAR:
•
Berguna untuk proses pencapaian dari suatu strategi.
•
Merencanakan dan mengembangkan pendekatan terintegrasi untuk memberikan hasil yang diperlukan, baik sekarang maupun di masa depan.
•
Menyebarkan pendekatan secara sistematis untuk memastikan pelaksanaan.
•
Menilai pendekatan berdasarkan pemantauan dan hasil analisis dari kegiatan pembelajaran yang sedang berlangsung.
17
Gambar 2.5 Key Changes Enabler Sumber : www.efqm.org
Berikut adalah penjelasan dari Key Changes Enabler: 1.
Sound
-
Pendekatan dengan rasional yang jelas.
-
Pendekatan dengan proses pencarian.
18
Integrated -
Pendekatan dengan strategi pendukung.
2.
Implemented
-
Pendekatan implementasi dengan area yang relevan. Systematic
-
Melakukan pendekatan terstruktur dan tepat waktu serta berkemampuan untuk mengelola perubahan dalam lingkungan jika dibutuhkan.
3.
Measurement
-
Melakukan pengukuran secara rutin dari pendekatan dan pengimplementasian yang dilakukan.
-
Memilih pengukuran yang sesuai.
Learning and Creativity -
Belajar mengidentifikasi praktek yang baik di intenal dan eksternal dan peluang untuk mengimplementasikannya.
-
Membuat kreatifitas untuk menghasilkan pendekatan yang baru.
Improvement and innovation -
Hasil dari pengukuran dan pembelajaran digunakan untuk mengidentifikasi, memprioritaskan, merencanakan dan melakukan perbaikan.
-
Hasil dari kreatifitas digunakan untuk mengevaluasi.
19
Gambar 2.6 Key Changes Results Sumber : www.efqm.org
Berikut adalah penjelasan mengenai Key Changes Result: 1.
Relevance and usability Scope - Ruang lingkup yang disajikan yaitu membahas kebutuhan dan harapan dari stakeholder. - Konsisten dengan strategi dalam organisasi.
20
Integrity - Hasil yang tepat waktu dan dapat diandalkan. Segmentation - Segmen hasil yang tepat. 2.
Performance Trend - Trend positif yang berkelanjutan untuk proses kesempurnaan. Target - Serangkaian tujuan untuk kunci keberhasilan. - Sasaran yang sesuai. - Sasaran yang dicapai. Comparisons - Perbandingan yang dibuat untuk kunci keberhasilan. - Perbandingan yang sesuai. - Perbandingan yang menguntungkan. Causes - Hubungan antara hasil yang dicapai dan dapat dimengerti. - Berdasarkan bukti yang diajukan, ada keyakinan bahwa kinerja positif akan dipertahankan di masa depan.
2.10.2
The Inukshuk KM Model Inukshuk KM Model (Menurut Girard yang dikutip oleh Dalkir 2011, p91)
dikembangkan oleh pemerintahan negara Kanada untuk mengelola pengetahuan mereka
21
lebih baik. Model ini dikembangkan dengan meninjau model utama yang ada untuk menghasilkan lima kunci enabler (teknologi, kepemimpinan, budaya, pengukuran dan proses) dan dengan melakukan penelitian kuantitatif untuk memvalidasi enabler.
MEASUREMENT TACIT KNOWLEDGE
EXPLICIT KNOWLEDGE
SOCIALIZATION
EXTERNALIZATION
INTERNALIZATION
COMBINATION LEADERSHIP
TECHNOLOGY
CULTURE
Gambar 2.7. Overview of the Inukshuk KM Model Sumber : Dalkir (2011, p91)
Proses elemen Inukshuk secara langsung berasal dari Model SECI(Nonaka dan Takeuchi 1995). Teknologi dan budaya merupakan merupakan unsur penting yang membantu menjaga integritas. Pengukuran dan kepemimpinan ditempatkan dibagian paling atas untuk memperlihatkan pentingnya fungsi menyeluruh dari pengukuran dampak KM dan menyediakan kepemimpinan serta untuk mendukung pelaksanaannya.
22
2.11 KM untuk Individu, Komunitas dan Organisasi
menurut Dalkir (2011, p25), KM memberikan manfaat bagi individu, komunitas, dan kepada organisasi. Berikut penjabaran dari manfaat tersebut: Bagi individual: •
Membantu setiap karyawan untuk pekerjaannya dalam pembuatan keputusan serta pemecahan masalah.
•
Membangun rasa kebersamaan dalam organisasi.
•
Membantu setiap karyawan
untuk tetap mengikuti dan mengetahui
perkembangan yang terjadi. •
Memberikan tantangan dan kesempatan untuk berkontribusi.
Bagi komunitas: •
Mengembangkan keterampilan profesional.
•
Mengenalkan cara belajar secara peer-to-peer.
•
Memfasilitasi jaringan dengan baik dan berkolaborasi.
•
Mengembangkan kode etik profesional yang dapat diikuti para karyawan.
•
Mengembangkan bahasa yang umum
Bagi organisasi: •
Membantu dalam menjalankan strategi.
•
Membantu memecahkan masalah secara cepat.
•
Mendisfusikan praktek terbaik.
•
Meningakatkan pengetahuan yang tertanam dalam produk dan layanan.
23
•
Menciptakan ide dan meningkatkan inovasi serta peluang.
•
Memungkinkan organisasi untuk menjadi lebih baik dalam menghadapi persaingan.
•
Membangun memori organisasi.
Menurut Dalkir (2011, p145), Knowledge sharing groups dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang dengan segala sumber daya mereka dan juga hubungan yang dinamis,
berkumpul
untuk
memanfaatkan
pengetahuan
untuk
meningkatkan
pembelajaran dan menciptakan nilai bersama untuk grup. Konsep komunitas ini berbagi pengetahuan dalam pengaturan organisasi berasal dari lave dan wenger. Banyak organisasi telah menerapkan cara ini. 2.12 Knowledge Management System (KMS) Menurut Dalkir (2011, p207), KMS merupakan alat yang diarahkan untuk mendukung KM. KMS berevolusi dari information management tools yang terintegrasi dengan beberapa aspect dari computer-supported collaborative environment dengan information and document management system. Karakteristik kunci dari KMS adalah untuk: • Komunikasi antar berbagai pengguna. • Koordinasi pada aktivitas pengguna. • Kolaborasi dari beberapa kelompok pengguna dalam pembuatan, modifikasi, dan penyebaran artefak serta produk-produk. • Mengontrol pemrosesan untuk memastikan suatu integritas dan berguna dalam melacak kemajuan proyek.
24
Sedangkan menurut Rainer (2011, p147), KMS merupakan suatu TI modern dengan menggunakan teknologi internet, intranet, ekstranet, dan tempat penyimpanan data secara sistematisasi. KMS menyediakan dukungan dalam banyak fungsi informasi, diantaranya adalah untuk: • Memperoleh, mengindeks, menangkap, mengarsip informasi. • Menemukan dan mengakses. • Membuat dan anotasi. • Menggabungkan, menyusun dan memodifikasi. • Penelusuran Menurut Tobing (2007, p8-9), KMS adalah mekanisme dan proses yang terpadu dalam penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian informasi bisnis dan pekerjaan yang berhubungan dengan penciptaaan berbagai informasi menjadi aset intelektual yang permanen. 2.13
Manfaat KM pada perusahaan Menurut Andriarto, et al (2008, p3) KM memiliki manfaat serta fungsi penting
yang terbagi dalam empat hal yaitu: mengidentifikasi aset kunci dari knowledge ada di dalam perusahaan, merefleksikan apa yang organisasi diketahui, saling berbagi segala knowledge kepada siapapun
yang membutuhkannya, menerapkan penggunaan
knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi. Keuntungan dan manfaat KM bagi perusahaan menurut Tobing (2007, p38), cukup beragam dan banyak. Di antaranya adalah: • Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.
25
• Menekan biaya pengeluaran perusahaan. • Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan. • Cara kerja menjadi lebih baik dari sebelumnya. • Meningkatkan mutu produk dan layanan. 2.14
Pengertian Knowledge Goal Menurut Probst et al (2004, p40), tugas utama manajemen adalah mendefinisikan
tujuan agar dapat memberikan pengarahan tentang proses penting kepada perusahaan. Kesepakatan tujuan strategis dalam perancangan strategis kemudian memberikan dasar untuk implementasi dan pemantauan. Berikut adalah knowledge goal yang ingin dicapai oleh perusahaan ini: • Normative knowledge goal -
Menciptakan kondisi di mana berorientasi kepada knowledge yang strategis dan tujuan operasional.
-
Bertujuan untuk menciptakan budaya sadar pengetahuan pada perusahaan.
-
Membutuhkan komitmen dan keyakinan pada pihak manajemen pucak.
• Strategic knowledge goal -
Strategic knowledge goal dapat melengkapi perencanaan strategis tradisional dengan menyediakan deskripsi keahlian yang akan dibutuhkan dimasa depan dan menjaga knowledge assets suatu organisasi.
-
Bertujuan untuk menentukan jenis keahlian yang akan diperoleh untuk masa depan.
• Operational knowldge goal
26
-
Mengarah pada sasaran operasional pengendalian dan pemantauan sistematis pengetahuan dalam rangka pelaksanaan proyek serta proses.
-
Pastikan KM dilaksanakan pada tingkat operasional Tabel 2.1 Knowledge goals pada level yang berbeda Structures Activities Behavioral Company Character
Normative Management
• Legal Structure effect on KM
Organization Structure
Strategic Management
Operational Management
• Conference, reporting, structure. •R&D organization, experience groups Management System • EIS, Lotus, Notes. Organizational Process
Company Policy
Company Culture
• Knowledge vision an mission statement • Identification of critical area of knowledge Programs
• Knowlegde sharing desirable • Innovative spirit • Intense communication Approach to Problem
• Co-operation • Building core competencies • Information provision
• Orientation to knowledge goals • Problem oriented knowledge identification
Task
Performance and Cooperation
• Knowledge project • Control of • Build expect knowledge flows databank Deployment Process • Knowledge infraastructures • Supply of knowledge Sumber : Probst (2004, p45)
• Knowledge sharing • Kowledge in action
27
2.15
Knowledge Taxonomies (KT) Menurut Dalkir (2011, p124), taxonomy adalah sistem klasifikasi dasar yang
memungkinkan kita untuk menggambarkan konsep dan dependensi dengan cara hirarkis. Semakin tinggi suatu konsep diletakan, maka semakin umum dan dapat dirincikan, dan semakin rendah suatu konsep, maka semakin spesifik nama dari satu subclass.
plants
House plants
Landscaping plant
flowering
foliage
trees
Wild plants
Ground cover
cacti evergreen deciduous
Gambar 2.8 Example of Knowledge Taxonomy Sumber : Dalkir (2011, p125)
Menurut Dalkir (2011, p126), Taksonomi adalah suatu skema klasifikasi kelompok yang saling terkait bersama-sama, sering dinamai sebagai suatu jenis konsep hubungan kepada satu sama lain dan memberikan pengertian tentang kategori secara
28
umum dibandingkan contoh atau kasus khusus. Skema klasifikasi dapat sangat bersifat pribadi, seperti contoh penamaan pada sebuah folder pribadi. 2.16 Analisis dan Rancangan Sistem Informasi 2.16.1 Analisis Sistem Analisis sistem ialah suatu masalah yang diselesaikan perusahaan dengan SI. terdiri atas pendefinisian masalah, identifikasi penyebab, pencarian solusi, dan identifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh suatu solusi sistem. Menurut Laudon (2010, p208). Analisis sistem menurut Bently dan Whitten (2007, p160) adalah suatu teknik pemecahan masalah yang mengurangi sistem menjadi potongan-potongan komponen untuk tujuan mempelajari seberapa baik bagian-bagian komponen bekerja dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Analisis sistem menurut McLeod dan Schell (2007, p154), adalah suatu penelitian terhadap sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru dan kemudian diimplementasikan.
2.16.2
Perancangan Sistem
Menurut Laudon (2008, p210) perancangan sistem adalah keseluruhan rencana atau model untuk sistem. Perancangan sistem menggambarkan apa yang harus dilaksanakan oleh sistem dalam memenuhi kebutuhan informasi.
29
Perancangan sistem berdasarkan pendapat Stair dan Reynolds (2010, p497), adalah fase pengembangan sistem dengan cara mendefinisikan bagaimana SI akan melakukan apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan cara dalam memecahkan masalah. Menurut McLeod dan Schell (2011, p192), perancangan sistem adalah proses penentuan data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pemakai dan memberikan gambaran serta perancangan bangun secara lengkap dari pihak terlibat di dalamnya. Simpulan dari perancangan sistem adalah suatu spesifikasi dengan cara melakukan fungsi-fungsi yang telah diidentifikasi pada saat analisis sistem yang berguna dalam menangani dan mengatasi masalah.
2.16.3
Pengertian Object-Oriented Analysis and Design Menurut Satzinger et al (2005, p60) pengertian Object-Oriented Analysis and
Design (OOAD) adalah: •
Object-Orientied Analysis (OOA) adalah semua jenis objek yang melakukan pekerjaan dalam sistem dan menunjukan interaksi pengguna apa dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas. Objek diartikan sebagai suatu hal dalam sistem komputer yang dapat merespon pesan-pesan.
•
Object-Oriented Design (OOD) adalah semua jenis objek yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang dan perangkat dalam sistem, menunjukan bagaimana objek berinteraksi untuk meyelesaikan tugas, dan menyempurnakan
30
definisi dari masing-masing jenis objek sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa tertentu. •
Object Oriented Programming (OOP) menuliskan tentang pernyataan dalam bahasa pemrograman untuk mendifinisikan tipe dari masing-masing objek. Menurut Whitten dan Bentley (2007, p25), OOAD merupakan suatu kumpulan
alat serta teknik untuk mengembangkan suatu sistem yang akan menggunakan teknologi objek untuk membangun sebuah sistem dan piranti lunaknya. 2.17
Pemodelan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
2.17.1
Unified Modeling Language (UML)
Menurut Satzinger (2005, p48), Unified Modeling Language (UML) merupakan suatu bentuk model dan notasi dikembangkan secara khusus untuk pengembangan berorientasi objek. Dengan menggunakan UML, analis dan end user dapat menggambarkan serta memahami diagram spesifik yang digunakan dalam proyek pengembangan sistem. Menurut Chaffey (2007, p516), UML merupakan suatu bahasa yang digunakan untuk memilah, menggambarkan, dan mendokumentasi artefak kedalam sistem yang berorientasi objek. UML memberi akses untuk menjelaskan bagaimana model suatu objek diterapkan untuk menganalisis proses alur kerja.
31
2.17.2 Activity Diagram Menurut Satzinger (2005, p144), activity diagram adalah sebuah diagram alur kerja yang menggambarkan kegiatan pengguna, orang yang melakukan setiap kegiatan, dan aliran sekuensial kegiatannya.
Gambar 2.9 Activity diagram symbol Sumber : Satzinger (2005, p145)
2.17.3 Class Diagram Menurut Satzinger (2005, p63), class diagram adalah suatu model grafik, digunakan pada pendekatan object-oriented untuk menampilkan class dari suatu objek di pada suatu sistem.
32
Gambar 2.10 Class Diagram Sumber : Satzinger (2005, p64)
Menurut McLeod dan Scheel (2007, p164), class diagram merupakan teknik penggambaran hubungan antar data sekaligus menunjukan tindakan apa yang akan dilakukan terhadap data, secara grafis. Dinamakan class diagram dan merupakan salah satu model berorientasi objek. Objek adalah satu konsep dalam TI, terdiri dari data, tindakan yang akan dilakukan dan menandakan suatu hubungan.
2.17.4 Use Case Menurut Satzinger (2005, p52), usecase merupakan suatu aktivitas sistem yang melaksanakan tugas, biasanya dalam menanggapi permintaan oleh pengguna. Setiap usecase didefinisikan secara rinci untuk menentukan persyaratan fungsional. Serta menyediakan kerangka kerja untuk merencanakan suatu proses pengulangan. Menurut Menurut McLeod dan Scheel (2007, p201), usecase adalah penjelasan dialog terjadi antara sistem primer dan sekunder. Pertama naratif berkelanjutan dengan masing-
33
masing tindakan diberi nomor secara berurutan, kedua disebut format ping pong, terdiri dari dua naratif dan nomor menandai bagaimana tugas dilaksanakan secara bergantian. Menurut Chaffey (2007, p518) use case merupakan urutan transaki-transaksi antara aktor dan sistem yang mendukung aktivitas pada aktor. Usecase memaparkan aktivitas dan tugas yang merupakan suatu bagian antara aktor dan sistem, usecase menjabarkan kebutuhan-kebutuhan pada suatu sistem dari masing-masing aktor.
Connecting line to show which actors participate in which use cases Stick figured called an actor and representing a role (for now,think “has hands” to remember the direct contact with the
Create new order
Gambar 2.11 A simple Use Case with an actor Sumber : Satzinger (2005, p215)
34
2.17.5 System Sequence Diagam (SSD) Menurut Satzinger (2005, p226) System Sequence Diagram (SSD) digunakan untuk menggambarkan alur informasi yang masuk dan keluar dari sistem secara otomatis.
actor interacting with system An object(underlined) representing the automated system
An input message
inquireOnitem(catalogID,prodID,size)
:system The object lifeline;shows the "sequence" of messages, top to bottom
Item information
A returned value
Gambar 2.12 Sample System Sequence Diagram Sumber : Satzinger (2005, p229)
35
2.17.6 User Interface Menurut Satzinger (2005, p444), User Interface merupakan segala sesuatu yang berhubungan dengan end user saat sedang menggunakan sistem seperti fisik, perseptual, dan konseptual. Shneiderman (2010, p88-89) mengemukakan delapan aturan yang dapat digunakan sebagai petunjuk dasar yang baik untuk merancang suatu user interface. Delapan aturan ini disebut dengan Eight Golden Rules of Interface Design, yaitu: a) Berusaha konsisten. Konsistensi dilakukan pada urutan tindakan, perintah, dan istilah yang digunakan pada prompt, menu, serta layar bantuan. b) Memungkinkan pengguna untuk menggunakan shortcut. Ada kebutuhan dari pengguna yang sudah ahli untuk meningkatkan kecepatan interaksi, sehingga diperlukan singkatan, tombol fungsi, perintah tersembunyi, dan fasilitas makro. c) Memberikan umpan balik informative. Untuk setiap tindakan operator, sebaiknya disertakan suatu sistem umpan balik. Misalnya muncul suatu suara ketika salah menekan tombol pada waktu input data atau muncul pesan kesalahannya. d) Merancang dialog untuk menghasilkan suatu penutupan. Umpan balik yang informatif akan memberikan indikasi penutupan bahwa cara yang dilakukan sudah benar dan dapat mempersiapkan kelompok tindakan berikutnya.
36
e) Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana Sedapat mungkin sistem dirancang sehingga pengguna tidak dapat melakukan kesalahan fatal. Jika kesalahan terjadi, sistem dapat mendeteksi kesalahan dengan cepat dan memberikan mekanisme yang sederhana dan mudah dipahami untuk penanganan kesalahan. f) Mudah kembali ke tindakan sebelumnya Hal ini dapat mengurangi kekuatiran pengguna karena pengguna mengetahui kesalahan yang dilakukan dapat dibatalkan; sehingga pengguna tidak takut untuk mengeksplorasi pilihan-pilihan lain yang belum biasa digunakan. g) Mendukung tempat pengendali internal Pengguna ingin menjadi pengontrol sistem dan sistem akan merespon tindakan yang dilakukan pengguna dari pada pengguna merasa bahwa sistem mengontrol pengguna. h) Mengurangi beban ingatan jangka pendek Keterbatasan ingatan manusia membutuhkan tampilan sederhana atau banyak tampilan halaman sebaiknya disatukan, serta diberikan cukup waktu pelatihan untuk kode, dan urutan tindakan.
37
2.17.7 Navigation Diagram Berdasarkan Mathiassen et al. (2000, p151) interface merupakan fasilitas yang membuat model dan fungsi tersedia untuk actor. Hasil dari interface adalah user interface dan system interface. User interface adalah style dialog, bentuk presentasi, dan daftar elemen lengkap. System interface adalah class diagram untuk eksternal device dan untuk interaksi dengan sistem lain. Navigation diagram merupakan semua window dari user interface dan hubungan dinamiknya yang dapat dilihat pada Gambar 2.12.
Gambar 2.13 Navigation Diagram menurut Mathiassen et.al. (2000)
vii
