6
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem Pengertian sistem menurut Williams dan Sawyer (2010, p 498) adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk melakukan suatu pekerjaan dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan. Sistem itu penting karena mencakup serangkaian aktifitas untuk mencari cara yang terbaik dalam mencapai tujuan. Menurut Mcleod ( 2007, p11 ), Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut O’Brien (2005, p714), pengertian sistem adalah sebagai berikut : a. Sekelompok elemen yang saling berhubungan dan membentuk kesatuan. b. Sekelompok komponen yang bekerja bersama menuju tujuan yang bersama dengan menerima input serta menghasilkan ouput dalam proses transformasi yang teratur. c. Perakitan metode, prosedur, atau teknik yang disatukan oleh interaksi teregulasi untuk membentuk kesatuan organisasi. d. Sekumpulan orang, mesin, dan metode yang teratur dan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan serangkaian fungsi tertentu Dari definisi dan penjelasan–penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa komponen dasar dari statu sistem adalah input, proses dan output dimana kumpulan dari komponen-komponen, unsur–unsur ataupun elemen-elemen yang
7
saling berhubungan dan terintegrasi akan saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.2 Pengertian Informasi Menurut Laudon ( 2010, p7 ), “By information we mean data that have been shaped into a form that is meaningful and useful to human beings.” Menurut Rainer dan Turban (2007,p5), “Information refers to data that have been organized so that they have meaning and value to the recipient. ” Menurut O’Brien (2005, p703), informasi adalah data yang ditempatkan dalam konteks yang berarti dan berguna untuk pemakai akhir. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah dan diproses sehingga memiliki arti bagi pemakainya (end user).
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Rainer et.al.( 2007, p6 ) sistem informasi adalah sesuatu yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Sedangkan sistem informasi berbasis komputer (computer – based information system) adalah sebuah sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer untuk menjalankan sebagian atau seluruh pekerjaan. Menurut O’Brien ( 2005, p5 ), sistem informasi adalah kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware,software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan , mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi
8
antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware),perintah dan prosedur pemrosesan informasi (sostware),saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data)sejak permulaan peradaban. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah kumpulan dari komponen-komponen yang terdiri dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, dan data resources yang saling terhubung untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi.Tujuannya adalah untuk mendukung dalam pengambilan keputusan , koordinasi dan kontrol dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
2.1.4 Komponen-Komponen Sistem Informasi Menurut O’Brien ( 2005, p34-p39 ) suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi , yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem/elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian –bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli besar atau kecilnya, selalu mengandung beberapa komponen atau subsistem. 1. People Resource( sumber daya manusia ) Sumber daya manusia meliputi end-user dan spesialis IS. Spesialis IS adalah orang yang mengembangkan dan menjalankan sistem informasi contohnya analis sistem, pembuat software, operator sistem, personel tingkat manajerial, teknis dan staf administrasi lainya.Sedangkan end user adalah orang yang menggunakan sistem informasi.End-user dapat berupa pelanggan, tenaga penjualan , teknisi, staf administrasi, akuntan atau para manager
9
2. Hardware( perangkat keras ) Sumber daya perangkat keras meliputi semua peralatan fisik dan material yang dalam pemrosesan informasi . Sumber daya ini tidak hanya meliputi mesin seperti komputer dan perlengkapan lainya tetapi juga semua media data, yaitu objek berwujud tempat data dicatat dari lembaran kertas hingga disk magnetis atau optikal. 3. Software( perangkat lunak ) Sumber daya perangkat lunak meliputi semua kumpulan perintah pemrosesan informasi yaitu sistem software, aplikasi software dan prosedur. 4. Data Resources (Sumber DayaData) Sumber daya data adalah bahan baku mentah sistem informasi yang harus diolah agar menghasilkan sistem informasi yang dapat memberi manfaat bagi para pemakai akhir dalam sebuah organisasi. Data dapat terdiri dari berbagai macam bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, data teks, data gambar seperti grafik serta data dalam bentuk video grafis dan audio. 5. Network( sumber daya jaringan ) Sumber daya jaringan merupakan media komunikasi dan dukungan jaringan.Media komunikasi contohnya kabel serta teknologi gelombang mikro dan satelit nirkabel.Sedangkan dukungan jaringan lebih menekankan bahwa banyak hardware, software dan teknologi data yang dibutuhkan untuk mendukung operasi dan penggunaaan jaringan komunikasi.
10
2.1.5 Aktivitas Sistem Informasi Menurut O’Brien (2006, p40) aktivitas sistem informasi secara umum dapat dikelompokan menjadi 5 yaitu input, proses, output, penyimpanan data dan pengendalian. •
Input sumber daya data Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input. Aktivitas input biasanya berupa aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Setelah data dimasukan, maka data disimpan ke dalam media penyimpanan hingga dibutuhkan untuk pemrosesan.
•
Pemrosesan data menjadi informasi Data
biasanya
perhitungan,
tergantung
pada
perbandingan,
aktivitas pemilahan,
pemrosesan
seperti
pengklasifikasian,
menganalisis dan memanipulasi data sehingga dapat dihasilkan informasi yang dapat berguna bagi para pemakai akhir. •
Output produk informasi Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Output dari pemrosesan input dapat berupa pesan, laporan, formulir, gambar grafis, ataupun dalam bentuk audio video. Output berupa informasi akan digunakan oleh pihak manajerial yang berwenang untuk mengambil keputusan.
•
Penyimpanan sumber daya data
11
Media
penyimpanan
adalah
komponen
dasar
sistem
informasi.Penyimpanan merupakan aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur utnuk digunakan kemudian.Biasanaya media penyimmpanan berupa database. •
Pengendalian kinerja sistem Pengendalian kinerja sistem merupakan salah satu aktivitas penting. Sebuah sistem informasi harus dapat memberikan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapkan apakah sistem dapat memenuhi kinerja yang telah ditetapkan.
2.2 Teori-Teori Khusus 2.2.1 Entreprise Resources Planning (ERP) Menurut O’Brien (2005, p320), Enterprise Resource Planning-ERP (Perencanaan Sumber daya Perusahaan)adalah sistemlintas fungsi perusahaan yang digerakan oleh modul software suite terintegrasi untuk mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. ERP dibutuhkan perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis saat ini. ERP memberikan perusahaan tampilan real time terintegrasi atas proses bisnis intinya yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum yang dipelihara oleh DBMS (Database Management System). Menurut Wijaya (2009, p27), ERP merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program
12
terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and supportmultiple business functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stakeholder) atas perusahaan Menurut Potter (2007, p248) ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah aplikasi berbasis komputer yang mengintegrasikan antara rencana, manejemen, dan penggunaan sumber daya di dalam perusahaan yang memiliki tujuan utama yaitu mengitegrasikan semua area fungsional perusahaan. Pada
prinsipnya,
dengan
sistem
ERP
sebuah
industri
dapat
dijalankansecara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dan lain-lain), biaya kerugian akibat machine fault. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just In Time). Di sini, segala sumber daya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fastmoving).Termasuk juga penyediaan suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault,inventory, dan sebagainya. Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap ‘bestpractice’ proses umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimanaproses
umum
yang
sebenarnya
berlaku
untuk
pembelian
(purchasing),penyusunan stok di gudang dan sebagainya.Untuk mendapatkan
13
manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga harus mengikuti ‘best practice process’ (proses umum terbaik) yang berlaku. 2.2.1.1Sejarah ERP Awalnya sejak tahun 1960an, peranan sistem ERP hanya pada area fungsional sebagai pengendalian inventory dan produksi saja, yang dikenal dengan istilah Material Requirement Planning. Kemudian sejak tahun 1970an, sistem ERP mengalam perluasan pada area fungsional Engineering yang dikenal dengan istilah Close Loop MRP. Pada tahun 1980an sistem ERP mengalami perluasan pada area fungsional Finance dan Human Resource Management, yang dikenal dengan istilah Manufacturing Resource Planning (MRP II). Kemudian sejak tahun 1990an, sistem ERP mengalami perluasan pada area fungsional delivery, yang dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP). Pada tahun 2000an hingga sekarang, sistem ERP telah mengalami perluasan pada semua area fungsional suatu organisasi, yaitu sales dan marketing, Customer Support dan Supplier Management, yang dikenal dengan istilah Extended ERP (ERP II). Tabel 2.1 Sejarah ERP (Sumber: Wijaya dan Darudiato,2009,p15) Tahun
Peristiwa
1960an
Sistem pabrikan fokus kepada pengendalian inventory (inventory control)
1970an
Fokus bergeser pada MRP (Material Requirement Planning) yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi
14
kebutuhan berbasis timed-phased net, untuk perencanaan dan pengadaan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku. 1980an
MRP-II
(Manufacturing
resource
planning)
berkembang
mencaku pengelolaan operasi produksi (shop floor) dan aktivitas pengeolaan distribusi. 1990an
MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa, keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha (Business Enterprise) yang kemudian dikenal dengan istilah ERP (Enterprise Resource Planning).
2000an-
Entended ERP menjadi ERP II.
sekarang
2.2.1.2 Infrastruktur Sistem ERP Menurut
Wijaya
dan
Darudiato
(2009,p22),
Infrastruktur
merupakanhal utama dalam perencanaan pemakaian sistem ERP, karena dengan adanya infrastruktur yang baik maka dapat dikatakan bahwa sistem telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, infrastruktur ERP terdiri dari: •
People Orang yang terlibat dalam penerapan sistem ERP merupakan faktor yang sangat penting terutama dalam komitmen waktu dan biaya,
15
dukungan top manajemen, rasa saling memiliki, keterlibatan, semangat, dan rasa perlawanan yang minimum.
•
Proses Berkaitan dengan proses bisnis yang berjalan dan proses bisnis ke depan dengan penerapan sistem ERP. Dalam proses implementasi sistem ERP harus ada kontrol dari tiap bagian. Hal terpenting dalam proses yang merupakan acuan utama dalam melakukan implementasi sistem ERP adalah sebelum mengambil keputusan menggunakan sistem ERP, perusahaan harus sudah memiliki bisnis prosedur yang baik yang akan diterapkan dalam implentasi sistem ERP.
•
Technology Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif besar, di mana teknologi meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware, software dan database.
Technology
Operation People
Process
16
Gambar 2.1 Komponen Infrastruktur ERP Sumber : Wijaya dan Darudiato (2009,p24)
2.2.1.3 Kelebihan pada ERP Menginstal sistem ERP mempunyai banyak kelebihan secara langsung dan tidak langsung.Melalui sistem informasi Enterprise yang terintegrasi, maka sistem ERP dapat mendukung sinergi dari semua fungsi yang ada dalam perusahaan. Sistem ERP dapat melibatkan seluruh fungsi manajemen baik akuntansi, keuangan, produksi, penjualan, pembelian, produksi, gudang, dan sumber daya manusia. Dengan penerapan sistem ERP dapat meningkatkan kinerja usaha suatu sistem organisasi, karena melalui sistem informasi enterprise yang terintegrasi, maka sistem ERP dapat mendukung sinergi dari semua bagian yang ada dalam organisasi. Menurut O’Brien (2005, p322), penerapan sistem ERP memiliki banyak manfaat seperti sebagai berikut: •
Kualitas dan efisiensi Sistem ERP dapat menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas dan efisiensi layanan pelanggan, produksi, dan distribusi
•
Penurunan biaya Sistem ERP dapat menurunkan signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software, serta karyawan pendukung teknologi
17
Informasi, jika dibandingkan dengan sistem yang tidak terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP. •
Pendukung keputusan Sistem ERP dapat mempermudah tugas-tugas management sehari-hari dalam pengambilan keputusan dan melakukan fungsi management yang meliputi
diantaranya
di
bidang
perencanaan,
pengorganisasian,
pengawasan, dan pengendalian. Sistem ERP dapat menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat untuk level managerial dan pengambil keputusan agar dapat secara
signifikan
meningkatkan
kemampuan
dalam
mengambil
keputusan secara tepat waktu pada lintas bisnis perusahaan. •
Kelincahan perusahaan Dalam mengimplementasikan sistem ERP dapat menghilangkan perbedaan budaya antar departemen, sehingga data dapat diintegrasikan. Dan menghilangkan dinding departemen dan fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi, sehingga menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab managerial dan peran kerja yang lebih fleksibel, dan karenanya menghasilkan struktur organisasi dan tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif yang dapat dengan lebih mudah memanfaatkan berbagai peluang bisnis baru.
•
Sistem terintegrasi
18
Sistem ERP menawarkan sistem terintegrasi dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
•
Sistem ERP tidak hanya memadukan data dan orang. Sistem ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi dapat menghilangkan kebutuhan pemuktahiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang terpisah.
•
Sistem ERP dapat memungkinkan management mengelola operasi. Sistem ERP dapat memungkinkan management mengelola operasi, tidak hanya memonitor operasional saja, tetapi mampu menjawab apa yang harus dikerjakan untuk menjadi lebih baik.
•
Sistem ERP dapat memudahkan ekstraksi informasi. Sistem ERP dapat memudahkan ekstraksi informasi untuk menghasilkan analisis dan laporan mendukung perencanaan jangka panjang yang dapat dijadikan alat pengambilan keputusan sebagai decision support sistem.
•
Sistem ERP menghasilkan informasi Sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan yang relevan untuk membuat perencanaan aktivitas antar departemen agar sumber daya dikelola dan dialokasikan secara efisien dan efektif misalnya perencanaan pembelian barang, perencanaan produksi dan perencanaan cash flow, perencanaan penjualan dan perencanaan biaya.
•
Sistem ERP menciptakan struktur organisasi.
19
Sistem ERP menciptakan struktur organisasi yang ramping dan pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan sistem yang terintegrasi untuk seluruh fungsi baik fungsi penjualan, pembelian, produksi dan keuangan sehingga dapat menghilangkan pekerjaanpekerjaan rangkap dang menggunakan standarisasi data untuk seluruh departemen. •
Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis. Sistem
ERP
mengendalikan
seluruh
proses
bisnis
dengan
menggabungkan seluruh aktivitas masing-masing departemen dalam satu sistem yang terintegrasi. Dengan sistem yang terintegrasi dapat dihindari kebocoran, pemborosan, penyalahgunaan sumber daya perusahaan dan alokasi sumber daya yang tidak tepat. •
Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas. Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan misalnya fungsi pembelian harus melalui perhitungan perencanaan kebutuhan barang setelah itu order pembelian kemudian penerimaan barang selanjutnya pengakuan hutang. Dengan demikian seluruh aktivitas dapat berjalan efektif dan efisien. Kelebihan secara tidak langsungnya seperti image perusahaan yang lebih baik, loyalitas pelanggan yang meningkat, kepuasan pelanggan dan lain-lain. Adanya juga kelebihan lainnya sebagai berikut : • Penggunaan Teknologi terbaru
20
Penggunaan teknologi terbaru seperti open systems, teknologi client/server, Intranet/Internet, CALS (Computer-AidedAcquisition and Logistics Support), e-commerce dan lain lain serta adanya fleksibilitas yang tinggi pada sebuah sistem ERP, hal tersebut membuat sebuah sistem ERP lebih cepat untuk beradaptasi dengan perkembangan teknologi. • Pengurangan lead-time Waktu antar membuat suatu pemesanan dan menerima pesanan disebut sebagai lead-time.Hal tersebut sangat berperan penting pada bagian pengontrolan gudang dan pembelian perusahaan.Dengan adanya sistem ERP, maka sistem dapat mendeteksi secara otomatis kapan adanya lead-timesehingga dapat membuat inventory management bekerja lebih efisien dan efektif. • Pengiriman yang tepat waktu Sistem ERP menyediakan kebebasan untuk mengubah metode manufaktur dan perencanaan seperlunya, tanpa mengubah atau mengkonfigurasi ulang struktur layout workplace atau struktur plant perusahaan.Dengan adanya sistem ERP, perusahaan tidak lagi terbatas dengan satu metode manufaktur seperti make-to-stock atau make-toorder. Tetapi dengan adanya banyak metode manufaktur dan perencanaan
yang
tersedia,
kedua
metode
tersebut
dapat
dikombinasikan dengan metode operasi yang sama, serta juga adanya fleksibilitas untuk memilih metode yang terbaik untuk setiap produk padasetiap life cycle pemrosesannya.
21
• Pengurangan terhadap Cycle Time Cycle time merupakan waktu antar pembuatan faktur pemesanan dan pengiriman dari produk yang dipesan. Sistem ERP dapat mengurangi kedua cycle time ; sistem make-toorder dan make-to-stock, tetapi pengurangan cycle-time tersebut lebih terlihat signifikan terhadap sistem make-toorder karena sebuah sistem ERP dapat mengupdate data pada sebuah database yang tersentralisasi dan prosedur tersebut semua terotomatisasi sehingga dapat dilakukan tanpa adanya ikut campur manusia (user). • Peningkatan terhadap Penggunaan Sumber Daya Sistem ERP menyediakan fitur perencanaan kapasitas yang dimana sistem ERP tersebut menempatkan setiap sumber daya terbaik yang terkait dengan production requirements dari master production scheduling, material requirementsplanning dan shop floor control. • Kepuasan Pelanggan yang lebih Baik Kepuasan pelanggan berarti dapat memberikan atau melebihi keperluan yang diharapkan pelanggan terhadap sebuah produk atau jasa. Penilaian terhadap tingkat kepuasaan pelanggan biasanya diukur kurang lebih oleh tiga hal berikut : -
Produk atau jasa yang ditawarkan terdiri dari fitur-fitur yang penting untuk pelanggan.
- Perusahaan dapat respon terhadap permintaan pelanggan dengan waktu yang tepat, yang dimana hal tersebut merupakan salah satu
22
kriteria yang sangat penting terhadap produk dan jasa yang terkustomisasi. - Produk atau jasa bebas dari kecacatan dan berfungsi seusai yang diharapkan. • Peningkatan terhadap Performa Pemasok Sistem ERP menyediakan vendor management dan alat pendukung procurement lainnya yang di rancang untuk mengkoordinasikan semua aspek dari proses procurement. Kedua hal tersebut mendukung organisasi untuk secara efektif melakukan negosisasi, pemantauan, mengontrol biaya dan skedul dari bagian procurement dengan sekaligus
juga
memastikan
kualitas
produk
yang
superior.Suppliermanagement dan control process terdiri dari fitur yang juga dapat membantu organisasi dalam mengelola hubungan terhadap pemasok, memantau kegiatan pemasok dan juga sekaligu mengelola kualitas pemasok.
2.2.2
SAP 2.2.2.1 Sejarah Perusahaan SAP Pada tahun 1972 , lima karyawan IBM yaitu – Hasso Plattnar, Dietnar Hopp, Claus Wellenreuther, Hans Werner Hector, and Klaus Tschira mendirikan sebuah perusahaan bernama SAP (Systems Analysis and Program Development). Visi mereka adalah untuk mengembangkan software aplikasi standar untuk proses bisnis real time. Sebagai sebuah
23
perusahaan swasta , kantor pusatnya terletak di Weinheim , Jerman (SAP AG, 2006, p1-2). Pada tahun 1977 kantor pusat SAP pindah dari Weinheim ke daerah Walldorf. ‘Systems Analysis and Program Development’ berganti namamenjadi
systeme,
anwendugen,
and
produkte
in
derdatenverarbeitung, yang dalam bahasa Inggris adalah systems, applications, and products in data processing. SAP terus mengembangkan produknya seiring dengan kebutuhan perusahaan.Dari tahun ke tahun semakin banyak perusahaan yang menggunakan produk SAP.Pada tahun 1986, SAP membuka cabang pertama di Austria.Pada tahun 1991, SAP memperlihatkan system R/3 untuk pertama kalinya pada CeBIT di Hanover. Pada tahun 2004 ,produk terbaru dai SAP telah memiliki lebih dari 1000 pelanggan. Dengan total secara kseluruhan lebih dari 24.000 pelanggan dari sekitar 120 negara menjalankan 84.000 instalasi software SAP. Sampai tahun 2005 SAP memiliki total lebih dari 35.800 karyawan dari seluruh dunia. Sampai saat ini, SAP telah menerima berbagai penghargaan diantaranya adalah “Company of the year“dari manager –magazin, "Best employer of 2005" dari business magazine, "Germany's Best Employer" pada penghargaan tahunan "Great Place to Work" , dan lainya.
2.2.2.2 Produk-Produk SAP Beberapa produk SAP di antaranya adalah :
24
1. MySAP Business suite adalah paket lengkap dari open enterprise solution yang menghubungkan semua orangyang terlibat, informasi, dan proses dan oleh karena itumeningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis. Aplikasi ini menyediakanusers hasil yang konsisten diseluruh jaringan perusahaan dan memberikan perusahaan fleksibilitas yang diperlukan dalm
situasi
pasar
yang
dinamis
saat
ini.
MySAPbusiness
suitemenawarkan solusi bisnis yang fleksibeluntuk perusahaan yang besar yang mempunyai jumlahuser yang besar dan proses yang berubah secara konstan.MySAPbusiness suite terdiri dari masing-masing SAP solutions. Setiap solution memiliki fokus area masing-masing dan menyediakan fungsi untuk memetakan area ini dengan cara yang umum dan fleksibel(SAP AG, 2006, p1-14).
2. MySAP all-in-one adalah prepackaged, versi spesifik industri dari mySAP business suite dengan built-incontent, peralatan, dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi mySAP all-in one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-the-box dengan kekuatan dari solusi bisnis kelas dunia dari SAP (SAP AG, 2006, p1-25). Kelebihan pada MySAP all-in-one(SAP AG, 2006, p1-26) : •
Rapid Implementation (Pengimplementasian yang cepat)
•
Increased productivity and cost control(Meningkatkan produktifitas dan control biaya)
•
Reliable Partner (Rekan yang dapat diandalkan)
25
•
Scalability (Skalabilitas)
3. SAP Business one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamik dengan ukuran antara 10 sampai beberapa ratus karyawan. Solusi ini mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan segera dan gambaran lengkap dari operasi bisnis dan aktifitas pelanggan . SAP Business one merupakan suatu solusi ERP terintegrasi dengan interface yang mirip dengan Micrisoft Window(SAP AG, 2006, p1-27). 2.2.2.3 SAP Business One Menurut Teufel (2005, p1), SAP Business One adalah software ERP yang dikembangkan oleh SAP yang diperuntukkan untuk perusahaan dengan ukuran menengah. SAP menciptakan SAP Business One karena sering kali ketika perusahaan menggunakan SAP R3 akan cenderung timbul masalah dimana karena kompleksitasnya dan ukuran dari jangkauan yang tidak sesuai dengan bisnis ukuran menengah akan menimbulkan masalah yang baru seperti tingginya biaya implementasi dan lamanya waktu implementasi. SAP Business One sendiri dikembangkan menjadi lebih mudah dan lebih kompatibel daripada versi R3 tentunya hal ini akan membantu mengatasi masalah yang timbul sebelumnya dan lebih hebatnya lagi hal ini dilakukan tanpa memotong dan mengurangi kualitas dari SAP Business One dalam mengatasi kebutuhan bisnis .
26
Gambar 2.2 Posisi Business one dengan produk SAP lainnya
Gambar 2.3 Modul-Modul Business One
Daftar dari proses area menunjukkan dari kebanyakkan proses
27
yang dilakukan oleh perusahaan dengan pengecualian tidak adanya fungsi perencanaan dan kontrol produksi. Fungsi-fungsi diatas tadi merupakan fungsi-fungsi yang bisa difasilitasi oleh SAP Business one .yang tentunya jangkauan fungsional dari Business one tidak se-ekstensif dengan konvesional R3 , business one jelas merupakan solusi yang baik bagi customer tingkat menengah dan didesign untuk memenuhi kebutuhan dari customer pada level ini . Walaupun SAP Business one tidak memiliki kapabilitas yang sama dengan SAP R3, Business one masi dianggap sebagai salah satu paket ERP yang baik untuk perusahaan.
2.2.2.4Kelebihan SAP Business One Beberapa kelebihan pada SAP Business Oneantara lain (SAP AG, 2006, p1-27): 1. Rapid Implementation (Pengimplementasian yang cepat) SAP Business One dapat diimplementasikan didalam beberapa hari dan dapat dengan mudah di lakukan maintenance. Sebagai tambahan, dengan adanya kemiripan dengan Microsoft Office environment maka user yang sudah terbiasa dengan software tersebut dapat dengan mudah dan cepat mempelajari dan menggunakan SAP Business One.Solusi SAP Business One didasarkan oleh sebuah open technology sehingga dapat dengan mudah ditambahkan fungsi-fungsi khusus lainnya jika diperlukan. 2. Lower Costs (Biaya yang lebih rendah)
28
Karena SAP Business One merupakan solusi yang cost effective maka SAP Business One menawarkan berbagaifungsi variatif terhadap integrated data processing. Makadengan adanya hal tersebut, para pembuat keputusan pada perusahaan besar dan menengah
akan
mendapatkan
kelebihan
dari
nilai
yang
ditawarkan SAP Business One tanpa harus melampaui anggaran perusahaan. 3. Increased Productivity and cost control (Peningkatan terhadap produktivitas dan pengontrolan biaya) Karena user interface SAP Business One sederhana dan mudah untuk di mengerti, user dengan cepat akan mengetahui cara bekerja
denga
sistem.
Hal
tersebut
akan
meningkatkan
produktivitas para user serta membantu untuk meminimalkan biaya. Teknologi Drag & Relate memungkinkan akses yang lebih fleksibel terhadap informasi bisnis. Sebagai contoh, jika user meng-klik isi dari Customer atau field Item Number pada window Quotation dan kemudian di drag terhadap window lainnya, data yang berhubungan akan di evaluasi oleh sistem. Teknologi tersebut menghubungkan data-data yang berbeda satu dengan yang lainya. 4. Sound Business Decisions (Membantu Keputusan Bisnis) SAP Business One memperbolehkan manager untuk dengan mudah dan secara efektif mengakses informasi strategis dari
29
seluruh area perusahaan serta memberikan manager kendali penuh terhadap informasi dan aktivitas yang berhubungan. 5. Scalabillity (Skalabilitas) Ketika
sebuah
perusahaan
berkembang,
proses
bisnisnya
umumnya semakin kompleks dan keperluan software(perangkat lunak) berubah.Dengan adanya fleksibilitas dan system teknologi yang efisien, SAP Business One dengan mudah dapat mengikuti perkembangan perusahaan.SAP BusinessOne dapat ditambahkan oleh beberapa fungsi tambahan sesuai dengan keperluan perusahaan. SAP Business One juga dapat menyederhanakan proses perpindahan terhadap sistem TI yang lebih kompleks seperti mySAP Business Suite.
2.2.2.5 Teknologi pada SAP Business One
30
Gambar 2.4 Teknologi SAP Business One Keuntungan yang ditawarkan oleh struktur teknologi SAP Business Oneadalah sebagai berikut : •
Integrasi
•
Keterbukaan
•
User Interface yang intuitif (MS Windows)
•
Kemampuan memindahkan data ke MS Word dan Excel
•
Dapat dikembangkan (pengembangan standar industri)
•
Fungsi multinasional (sistem akuntansi sesuai spesifikasi masingmasing negara)
•
Berbagai macam bahasa (memungkinkan lebih dari 8 macam bahasa)
•
Kemampuan untuk berpindah ke mySAP R/3
•
Koneksi ke aplikasi mySAP melalui XI
SAP Business Oneterintegrasi dengan MS Office, sehingga dapat
31
memfasilitasi pelatihan dari para pengguna yang ingin menggunakan SAP Business One. SAP Business Onemerupakan sebuah aplikasi “fat client” ,yang berarti bahwa logika bisnis dijalankan pada perangkat komputer masingmasing penggguna. SAP Business Onehanya menggunakan produk database perusahaan Microsoft SQL Server. SAP Business Onejuga mendukung proses upgrade secara otomatis dimana software client yang baru diisi oleh database server. Selain itu, layanan backup menyediakan keamanan bagi data yang penting.Database menyediakan perlindungan dari data hilang dan akses yang tidak berkepentingan.SAP Business One dilengkapi oleh konsep user authorization sehingga pengguna diberikan akses data tertentu pada area yang berbeda didalam sistem (sebagai contoh ,pembeli tidak dapat mengakses transaksi audit perusahaan). 2.2.2.6ASAP - Accelerated SAP ASAP(Accelerated SAP) merupakan suatu solusi menyeluruh untuk implementasi secara efisien dan mengoptimalisasi software SAP. ASAP mempunyai detail, struktur berorientasi bisnis dan memberikan gambaran implementasi projek secara fleksibel (SAP AG , 2000, p5).
ASAP RoadMap(SAP AG, 2000, p8) : • Persiapan Proyek • Business Blueprint • Realisasi • Persiapan Akhir
32
• Go-Live dan Support
Persiapan Proyek: Ini merupakan tahap perencanaan proyek dan sebagai dasar untuk keberhasilan implementasi. Dalam tahap awal ini, akan diambil keputusan strategic untuk proyek implementasi termasuk diantaranya : •
Menentukan tujuan dan sasaran dari proyek
•
Menjelaskan ruang lingkup implementasi
•
Menentukan jadwal proyek, rencana anggaran dan urutan implementasi
•
Membangun organisasi proyek, orang-orang dan sumber daya yang terlibat
Tahap ini memiliki kick-off meeting di mana akan mendiskusikan proses utama dan tambahan yang mungkin merupakan awal dari proyek.
Blueprint Bisnis: Pada tahap ini, akan mengidentifikasi kebutuhan business dan tujuan untuk membuat dasar tahapan proyek di masa depan. Tahap ini merupakan pertemuan dengan klien untuk menentukan dokumen yang dibutuhkan perusahaan dan menentukan bagaimana proses bisnis serta struktur organisasi didalam software SAP. Setelah setiap aspek dibahas dan didokumentasikan, "sign-off" dilakukan pada akhir fase ini untuk
33
memastikan bahwa sebuah kesepakatan telah telah dicapai untuk cakupan lengkap dari proyek. Di sini, penting untuk dicatat bahwa apa pun yang didokumentasikan secara eksplisit dalam " Business Blueprint Document " adalah "hanya"sesuai ruang lingkup. Hal ini juga berhubungan dengan memahami bahwa hal yang tidak termasuk dalam ruang lingkup akandipertimbangkan untuk sistem klien diimplementasi konfigurasi di fase berikutnya. Oleh karena itu, dalam persiapan proyek itu sendiri, hal utama dan tambahanyang mempengaruhi sistem harus didiskusikan dan langsung didokumentasikan dalam blueprint.
Realisasi:Tahap Implementasi mengkonfigurasi SAP settings menggunakan BlueprintDokumen secara detail, menjabarkan proses bisnis yang teridentifikasi di dalamnya. Sebuah dasar konfigurasiakan dilakukan terlebih dahulu, kemudian, pengujian fungsinya akandiselesaikan dengan semua perubahan yang dibuat untuk susunan dasar sebagai hasil dari pengujian. Fase ini akan ditutup dengan “Final Configuration” yang akan menunjukkan bahwa semua proses bisnis yang diuraikan secara rinci dalam dokumentasi Blueprint Bisnis telah ditangkap dan dikonfigurasi ke Sistem SAP yang baru.
Persiapan akhir: Ini adalah bagian akhir dari fase ini (kedua dari belakang) – yang terjadi sebelum Fase V (Go-Live) ini dimulai.
34
Semua isu-isu krusial yang terbuka harus diselesaikan sebagai bagian dari fase ini.Sebuah “go-live check” dilakukan untuk memastikan bahwa sistem baru telah sepenuhnya & berhasil dikonfigurasi. Kegiatan ini merupakan bagian integral dari fase ini: •
End-To-Testing (of the configured new system) termasuk UAT (User Acceptance Tests)
•
Pelatihan Staf Pelatih-atau Pengguna Akhir – yang ditunjuk oleh klien.
•
System Management Activities (membuat users, user profile, mengalokasikan peran untuk profil)
•
Cut-Over (Data Migration Activities - sebagai titik didokumentasikan tertentu dalam waktu).
•
Help-Desk harus ditetapkan dengan karyawan klien atau kontraktor meliputi panggilan / e-mail datang balik dari pengguna akhir baik tentang kegiatan atau masalah yang sedang berlangsung bermasalah. Masalah yang tidak bisa diatasi olehinternal-help-desk selanjutnya dapat diteruskan ke SAP melalui SAPNet / OSS System.
Go-Live dan Support: Ini adalah tahap akhir dari proyek di mana SAP Sistem yang baru diimplementasikan dinyatakan sebagai "hidup" untuk penggunaan "sehari-hari" bisnis. Data produksi
35
sekarang akan diinput & diolah oleh pengguna sebagai bagian dari tugas mereka & rutinitas sehari-hari. Semua masalah yang timbul akan didokumentasikan, didukung, diselesaikan, dan diaudit oleh tim support secara langsung dan berkelanjutan.
2.3 Pengertian Studi Kelayakan Menurut O’Brien (2005,p515) studi kelayakan adalah studi awal untukmerumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat dan kelayakn proyek yang diusulkan. Secara umum, tujuan diadakan studi kelayakan adalah untuk mengevaluasi solusi sistem alternative dan untuk mengusulkan aplikasi bisnis yang paling layak dan yang paling diinginkan untuk dikembangkan.
2.4 AnalisisFit/Gap 2.4.1 Pengertian Analisis Fit/Gap Menurut Hoffman dan Bateson (2006, p334), Gap analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan di perusahaan tersebut untuk kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut. Analisis Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi setiap area fungsional di dalam sebuah proyek bisnis atau proses bisnis untuk mencapai tujuan tertentu. Analisis ini meliputi identifikasi data atau komponen penting yang cocok dengan
36
sistem bisnis dan gap yang membutuhkan solusi.Tujuan utama yang ingin dicapai oleh Analisis Fit/Gap adalah untuk menyakinkan bahwa setiap proyek yang dilakukan berdasarkan metode tertentu berjalan dengan efektif dan efisisen. Analisis Fit/Gap ini dapat dilakukan oleh para pelaku bisis, project owner, mamager dan para konsultan. 2.4.2 Tujuan Analisis Fit/Gap Analisis Fit/Gapdigunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user terhadap sistem dan mengidentifikasi apakah Fit dan Gap antara kebutuhan pengguna dengan sistem. Fit berarti kebutuhan / Requirement terpenuhi oleh sistem. Sedangkan Gap berarti kebutuhan / requirement tidak terpenuhi oleh sistem. Tujuan dari analisis Fit/Gap adalah : 1.
Mengumpulkan requirement dari perusahaan
2.
Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization) yangdiperlukan
3.
Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan
4.
Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi ‘Best Practice’
5.
Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan.
2.4.3 Langkah – Langkah dalam Analisis Fit/Gap Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam analisis Fit/Gap a.
Ranking requirements Tahapan ini mendukung timproyek dan sponsor proyek untuk
memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi
37
sistem yang baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis. Tabel 2.2 Ranking requirements dalam Analisis Fit/Gap Rank H
Keterangan HIGH/Mission Critical requirements – adalah kebutuhan yang merupakan tugas kritis/penting, diperlukan untuk dioperasi dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi, termasuk di dalamnya kebutuhan laporan yang penting bagi internal dan eksternal.
M
MEDIUM/value add requirements– adalah kebutuhan yang jika ditemukan, akan secara signifikan meningkatkan proses di perusahaan. Kebutuhan ini seringkali proses sistem bisnis yang bukan merupakan tugas kritis/penting bagi bisnis organisasi, tetapi jika ditemukan akan mempengaruhi cost benefit organisasi
L
LOW/desirable requirements – adalah kebutuhan yang bagus untuk dimiliki dan hanya akan menambahkan nilai yang tidak terlalu besar bagi proses bisnis perusahaan dan mungkin ditemukan melalui perbaikan sementara atau perubahan pada proses bisnis.
38
b. Degree Of Fit Menemukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem yang baru. Kategori terdiri dari :Fit, Gap,Partial Fit. Tabel 2.3Degree of Fit dalam Analisis Fit/Gap Kode
Keterangan
F
FIT – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software
G
GAP – software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar, alternatif
saran
dan
rekomendasi
yang
dibuat
akan
menghasilkan rekomendasi untuk melakukan customization terhadap software.
P
Partial Fit – software mempunyai fungsional yang memenuhi kebutuhan.Perubahan
sementara,
laporan
khusus
atau
customization, bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.
c. Gap Resolution Saat Gap ditemukan, tim akan menentukan alternative dan merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat beberapa jalan untuk menyelesaikan gap seperti mengubah proses bisnis. Pilihan untuk gap resolution diantaranya adalah:
39
•
Package
Work-around:
pertama
kali
tim
akan
mengidentifikasi jalan alternative untuk mencapai kebutuhan dengan proses yang ada •
Membuat bisnis sesuai dengan package: Jika package workaround
tidak
mungkin,
tim
akan
merekomendasikan
perubahan potensial pada proses bisnis untuk disesuaikan dengan proses dan mengeliminasi gap yang terjadi. •
Customization: sebagai jalan terakhir, jika customization dibutuhkan,
strategi
yang
dipilih
adalah
membangun
fungsionalitas baru diluar teknologi dan memisahkan package dibandingkan dengan mengubah package. Definisi dari customization di dalam proyek adalah perubahan pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staff pengembangan atau beberapa perubahan yang dapat berdampak kurang baik untuk kemampuan upgrade pada software yang akan dating.
2.5 Biaya (Cost) 2.5.1 Konsep Biaya Menurut Kuswadi (2008, p46) Biaya adalah semua pengeluaran untuk mendapatkan barang dagangan, baik yang diproduksi sendiri maupun yang merupakan hasil pembelian dari pihak lain (misalnya pemasok) hingga
40
barang tersebut terjual kembali kepada pihak pembeli baik yang berkaitan dengan maupun diluar usaha pokok perusahaan. Menurut Mulyadi (2001, p8) biaya dalah sumber pengorbanan ekonomis yang diukur dalam satuan uang, yang telah terjadi, yang sedang terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu. Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa biaya merupakan pengeluaran kas atau nilai setara kas yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk tujuan tertentu yang diharapkan memberikan manfaat di masa ini atau masa yang akan datang.
2.5.2 Jenis – Jenis Biaya Menurut O’brien (2005, p517), biaya terbagi atas 2 jenis yaitu : a. Tangible cost Adalah biaya yang dapat diidentifikasi dan diukur dengan analisis sistem. Contoh :penurunan biaya gaji yang disebabkan oleh berkurangnya personel, penurunan biaya persediaan yang disebabkan oleh berkurangnya persediaan. b. Intagible cost Merupakan biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan susahuntuk dikalkulasi dan diukur. Contoh : biaya perawatan hardware, biaya kehilangan persaingan pinggir dari pesaing, biaya untuk high turn over rate, dan biaya untukmengurangi market share harus untuk menambah kepuasan pelangan.
41
2.5.3 Kategori Biaya Dalam bisnis biaya manfaat, biaya dikategorikan 3 macam, antara lain: 1. Biaya investasi Merupakan modal pembayaran yang tidak diulang-ulang untuk mendapatkan atau mengembangkan peralatan baru, software baru, fasilitas baru, dan lain-lain. Contoh: komputer, storage, jaringan komunikasi, software, Training/pelatihan. 2. Biaya implementasi Adalah pembayaran satu kali untuk membuat atau menginstall kemampuan baru.Sama seperti biaya investasi, dimana satu kali biaya investasi dapat diubah ke biaya operasi tahunan (Annual Operating Cost) ketika peralatan dikontrakkan.Contoh : biaya pemindahan peralatan dan personalia perusahaan. 3. Biaya operasi tahunan Biaya untuk pembayaran berulang dibutuhkan.Ini dibutuhkan untuk operasi dasar dari hari ke hari atau bulan ke bulan.Contoh : Biaya penyewaan peralatan dan fasilitas spesial, biayaa perawaran peralatan. 2.5.4Manfaat (Benefit) 2.5.4.1 Definisi Manfaat Menurut Remenyi (2007, p40), manfaat dari teknologi informasi adalah keuntungan yang diperoleh dari bantuan komputer dan komunikasi yang sama sebuah perusahaan akan bersedia untuk membayar atas penggunaan semua itu.
42
2.5.4.2 Jenis – jenis manfaat Menurut Dan Remenyi (2007,p7), terdapat 2 jenis manfaat: 1. Tangible benefits Merupakan manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat diidentifikasi atau diukur secara langsung dari segi finansial. Contohnya
adalah
penurunan
total
biaya
produksi,
peningkatanlaba. 2. Intangible benefits Merupakan manfaat yang dihasilkan dari investasi yang tida dapat secara langsung diindentifikasi atau diukur.
2.5.5Cost Benefit Analysis (Analisis Biaya Manfaat) Menurut Alter (2000,p404-p414) Cost Benefit Analysis adalah proses membandingkan perkiraan biaya dan manfaat dengan cara mengevaluasi suatu sistem yang diusulkan. Dengan menggunakan analisis biaya dan manfaat maka dapat diperhatikan berapa biaya dan manfaat yang akan dikeluarkan atau diterima
atas
sistem
yang
diusulkan,
perbandingan
dilakukan
yaitu
membandingkan manfaat dengan biaya yang dikeluarkan, semakin besar manfaat yang akan diterima dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan maka sistem itu mungkin untuk diimplementasikan. Dan semakin besar biaya yang dikeluarkan dibandingkan dengan manfaat yang diterima maka sistem tersebut tidak cocok untuk diimplemetasikan.Semua biaya dan manfaat dinyatakan dalam mata unag misalnya rupiah. Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara:
43
• Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan apakah suatu sistem layak atau tidak untuk diimplementasikan dalam suatu organisasi. • Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Evaluasi ini dihitung dengan menggunakan berbagai metode perhitungan.
2.6 IT Balance Scorecard Menurut
Grembergen
(2001,
p199)
konsep
Balance
Scorecard
yang
dikembangkan oleh Kaplan dan Norton dapat diimplementasikan ke fungsi IT dan proses-prosesnya
sehingga
timbul
konsep
Information
Technology
Balance
Scorecard.ImplementasiBalance Scorecard pada fungsi TI ini menjadi tool yang semakin popular digunakan oleh perusahaan-perusahaan.IT Balance Scorecard terbagi menjadi empat faktor, yaitu:
1. Kontribusi Perusahaan (Corporate Contribution) 2. Orientasi Pengguna (User Orientation) 3. Penyempurnaan Operasional (Operational Excellent) 4. Orientasi Masa Depan (Future Orientation)
Faktor Kontribusi Perusahaan
Menurut Grembergen (2001, p200), faktor Kontribusi Perusahaan berkaitan dengan pandangan manajemen terhadap divisi TI.Faktor Kontribusi Perusahaan berkaitan dengan business value yang dihasilkan dari investasi TI.Faktor ini
44
mengevaluasi kontribusi divisi TI terhadap perusahaan dilihat dari sudut pandang Dewan Direksi dan pemegang saham.Hal yang dibahas dalam Kontribusi Perusahaan ini yaitu kontribusi strategis, performa yang sinergis, nilai bisnis dari proyek TI dan manajemen dari investasi TI-nya.Tolak ukur yang digunakan berdasarkan standar obyektif yang tersedia atau yang dapat ditentukan dan hampir semua kasus berasal dari sumber eksternal.
Faktor Orientasi Pengguna
Faktor Orientasi Pengguna berkaitan dengan pandangan pengguna terhadap divisi IT.Divisi TI merupakan bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab sebagai penyedia TI, sehingga yang dimaksud dengan pengguna disini adalah pengguna internal perusahaan yakni pegawai perusahaan, dan bisa juga pelanggan dari unit bisnis yang terkait.pengguna sangat menentukan keberadaan dan fungsi divisi TI. Tanpa pengguna, produk, aplikasi dan operasi teknologi informasi yang dihasilkan oleh divisi TI akan siasia atau tidak dapat digunakan. Lebih dari itu, pandangan pengguna terhadap divisi TI merupakan hal yang sangat penting.
Menurut Grembergen (2001, p200), perspektif Orientasi Pengguna mengevaluasi performa TI dari pandangan pelaku bisnis serta pelanggan dari unit bisnis.Hal yang dibahas dalam orientasi pengguna yaitu kepuasan pelanggan, penggabungan TI atau bisnis, keberhasilan pengembangan aplikasi dan tingkat keberhasilan pelayanan. Ada tiga fokus yang menjadi perhatian, yaitu menjadi penyedia aplikasi pilihan, bekerja sama dengan pengguna dan menjamin kepuasan pengguna. Hal ini bertujuan untuk memfokuskan pada pengembangan hubungan bisnis dan pengimplementasian organisasi
45
TI yang baru dan proses TI tersebut.
Faktor Penyempurnaan Operasional
Pengukuran pada faktor ini memfokuskan pada proses pengembangan aplikasi TI yang baru dan proses komputasi. Faktor Penyempurnaan Operasional mengevaluasi keberhasilan TI dari pandangan manajemen TI dan badan audit serta pokok pengaturannya. Hal yang dibahas dalam penyempurnaan operasional yaitu proses keunggulan, proses yang cepat tanggap, pengelolaan jaminan, dan perlindungan serta keamanan. Selain itu, efisiensi menjadi sangat penting untuk menjamin hasil sempurna dengan biaya operasional dan pengembangan yang seminimal mungkin.
Penyempurnaan Operasional mempunyai kontribusi sangat penting, karena berakibat pada dua hal, yaitu kualitas produk dan penekanan biaya TI.Dampak dari kurang diperhatikannya hal ini adalah beban kerja personil TI yang tinggi karena prosedur kerja yang kacau menyebabkan banyak kesalah pahaman dan pekerjaan ulangMenurut (Grembergen, 2001, p200).
Faktor Orientasi Masa Depan
Menurut Grembergen (2001, p200), perspektif Orientasi Masa Depan mengevaluasi keberhasilan TI dari pandangan perusahaan khususnya divisi TI itu sendiri
46
yaitu proses kepemilikan, pelaksanaan dan pendukung tenaga ahli. Hal yang dibahas dalam orientasi masa depan yaitu peningkatan kemampuan perusahaan, keefektifan manajemen karyawan, perkembangan arsitektur perusahaan, dan penelitian terhadap teknologi-teknologi baru yang muncul.
Faktor ini bertanggung jawab menyiapkan personil TI yang profesional untuk menghadapi tantangan masa depan. Minimal tiga sampai lima tahun kedepan, perkembangan TI harus diantisipasi dari sekarang. Oleh karena itu, penguasaan TI terbaru merupakan syarat mutlak untuk mendukung orientasi masa depan. Maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengkaji kontribusi TI terhadap perusahaan.
2.7 Kerangka Pikir
47
Gambar 2.5 Skema Kerangka Berpikir
