BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1 Teori Umum 2.1.1 Pengertian Sistem Secara umum, sistem mempunyai definisi yang sama. Pendapat dari O’Brien (2005, p8), sistem adalah sekumpulan dari komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menrima input dan menghasilkan output dalam suatu organisasi. M enurut M ulyadi (2001, p2), sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa definisi dari sistem adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan serta bekerja dan berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu dengan menerima input kemudian input tersebut diproses dan menghasilkan output dalam suatu organisasi.
2.1.2 Pengertian Informasi Sistem menerima input dan menghasilkan output yang mana output yang dihasilkan adalah informasi. Pendapat dari O‘Brien (2005, p13), informasi adalah sekumpulan data yang telah dikonversikan kedalam konteks yang lebih bermakna dan berguna bagi end user tertentu. 8
9 M enurut M cLeod (2001, p15), informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data yang diproses atau dikonversikan menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti untuk diketahui atau digunakan oleh pengguna.
2.1.3 Pengertian Akuntansi M enurut Niswonger, Warren, Reeve dan Fess yang diterjemahkan oleh Sirait dan Gunawan (2000, p6), Akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan pada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi perusahaan. Berdasarkan sumber http://id.wikipedia.org/wiki/Akuntansi. Akuntansi adalah pengukuran, penjabaran, atau pemberian kepastian mengenai informasi yang akan membantu manajer, investor, otoritas pajak dan pembuat keputusan lain untuk membuat alokasi sumber daya keputusan di dalam perusahaan, organisasi, dan lembaga pemerintah. Akuntansi berasal dari kata asing accounting yang artinya bila diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia adalah menghitung atau mempertanggungjawabkan. Akuntansi digunakan di hampir seluruh kegiatan bisnis di seluruh dunia untuk mengambil keputusan sehingga disebut sebagai bahasa bisnis. Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah suatu sistem informasi yang digunakan untuk mengukur aktivitas bisnis dan
10 menproses
informasi
tesebut
sehingga
menghasilkan
laporan
dan
mengkomunikasikannya kepada para pengambil keputusan.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Jones dan Rama (2006, p4) mengatakan, Sistem Informasi Akuntasi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan juga informasi lainnya yang didapatkan dari pemrosesan transaksi akuntansi rutin. M enurut
sumber
informasi_akuntansi,
sistem
dari
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem
informasi
akuntasi
adalah
sekumpulan
komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi yang berkenaan dengan bidang akuntansi. Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah interaksi komponen-komponen yang terdiri dari manusia, prosedur, software, dan teknologi informasi yang bertugas mengubah data menjadi informasi akuntasi melalui tahap pengumpulan data dari sumber data internal dan external, pemrosesan data, dan pelaporan informasi, dimana informasi akuntasi ini dapat berguna dalam pengambilan keputusan bagi pihak internal maupun external perusahaan. Ada tiga siklus transaksi utama, yaitu : 1. Acquisition Cycle M eliputi proses pembelian dan pembayaran barang atau jasa. 2. Convertion Cycle
11 M eliputi proses mengubah sumber data yang telah disediakan menjadi barang atau jasa. 3. Revenue Cycle M eliputi proses menyediakan barang dan jasa ke pelanggan dan mengumpulkan uang kas.
2.1.5 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Kegunaan sistem informasi akuntansi menurut Jones dan Rama (2006, p6-7) adalah : • M enghasilkan External Report Yaitu menghasilkan laporan untuk pihak-pihak luar yang berkepentingan seperti investor, kreditor, dan petugas pajak. • M endukung aktivitas rutin Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai alat untuk menangani masalah-masalah dalam siklus operasi perusahaan. Contohnya pemesanan barang, pengiriman barang, penagihan, dan penerimaan kas. • Pengambilan keputusan Sebagai alat untuk mengambil keputusan di semua level organisasi. • Perencanaan dan pengendalian Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai alat untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas dalam organisasi secara baik. Contohnya rencana dan pengendalian anggaran dalam suatu organisasi. • Implementasi internal control
12 Sistem informasi akuntansi, kebijakan dan prosedur digunakan untuk melindungi harta (asset) perusahaan dari kerugian yang mungkin terjadi.
2.1.6 Pengertian Analisis Sistem M cLeod (2001, p194) menyatakan analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui. Pengertian analisis sistem yang dirujuk oleh Bodnar (2004, p449) adalah analisis sistem bertanggung jawab terhadap pengembangan dari rancangan umum aplikasi sistem. Jadi analisis sistem adalah suatu proses mempelajari proses bisnis perusahaan untuk selanjutnya dilakukan perancangan s istem perusahaan yang lebih baik.
2.1.7 Langkah-Langkah Dalam Analisis Sistem M enurut Bodnar (2004, p449), terdapat empat tahap dalam analisis sistem yaitu : • Survei terhadap sistem yang ada Yaitu melakukan evaluasi terhadap sistem yang ada. Hal ini penting bagi sistem analis untuk memahami sistem yang ada sebelum melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem yang bersangkutan. • M engidentifikasi kebutuhan informasi pengguna Yaitu mengidentifikasi kebutuhan informasi dari user. Sistem analis harus mempelajari keputusan yang dibuat oleh user tentang informasi yang
13 dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu. Tahap ini cukup sulit karena user seringkali merasa tidak yakin terhadap kebutuhan informasi mereka. • M engidentifikasi sistem yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan indormasi pengguna Yaitu
mengidentifikasi kebutuhan
sistem yang diperlukan
untuk
memenuhi kebutuhan informasi dari user. Kebutuhan sistem tersebut biasanya mengenai input dan output. • Penyusunan laporan analisis sistem Yaitu menyiapkan laporan analisis sistem. Laporan ini berisi spesifikasi user untuk sistem yang diusulkan dan keseluruhan rancangan konseptual dari sistem yang diusulkan.
2.1.8 Pengertian Perancangan Sistem M cLeod (2001, p196) menyatakan perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru. M enurut M ulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi kedalam alternatif rancangan sistem informasi
yang diajukan
pada pemakai
informasi
sebagai
pertimbangan. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah suatu kegiatan membuat sistem yang lebih baik dari sistem sebelumnya dan sesuai dengan kebutuhan user.
14
2.2 Analisa dan Perancangan S istem Informasi Akuntansi Berbasis Objek Oriented 2.2.1 UML (Unified Modeling Language) 2.2.1.1 Pengertian UML (Unified Modeling Laguange) Jones dan Rama (2006, p60) menyatakan, UM L adalah sebuah bahasa yang
digunakan
untuk
spesifikasi,
visualisasi,
kontruksi,
dan
mendokumentasikan sistem informasi. M enurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p408) UM L adalah sekumpulan rangkaian model yang digunakan untuk menspesifikasikan atau menggambarkan sistem sebuah sistem perangkap lunak dalam kaitannya dengan objek. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa UM L adalah suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan sistem perusahaan.
2.2.1.2 Activity Diagram 2.2.1.2.1 Identifikasi Event M athiassen, dkk (2000, p51) menyatakan bahwa
event
adalah
kejadian instant yang melibatkan satu objek atau lebih. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa event adalah notasi dalam problem domain yang merupakan kejadian yang melibatkan satu objek atau lebih dalam problem domain.
15 2.2.1.2.2 Workflow Table Jones dan Rama (2006, p73) menyatakan bahwa Workflow Table adalah table dua kolom yang mengidentifikasi aktor dan kegiatan-kegiatan dalam proses. M enurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p69), Workflow Table adalah
aliran dari transaksi yang melalui proses bisnis untuk
menjamin pengecekan dan otorisasi yang diimplementasikan. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa workflow table adalah suatu tabel yang menggambarkan transaksi dari suatu proses bisnis yang berisi actor dan aktifitas yang dilakukan.
2.2.1.2.3 Activity Diagram Jones dan Rama (2006, p61) menyatakan bahwa activity diagram terdiri dari overview activity diagram dan detailed activity diagram. M enurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p428), activity diagram
merupakan
diagram
yang
dapat
digunakan
untuk
menggambarkan langkah-langkah secara grafis aliran proses bisnis. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa activity diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan proses bisnis suatu perusahaan yang terdiri dari gambaran umum ataupun detailnya.
16 2.2.1.2.4 Klasifikasi Activity Diagram 2.2.1.2.4.1 Overview Activity Diagram Pendapat dari Jones dan Rama (2006, p61/p87), overview activity diagram adalah diagram yang menggambarkan tampilan level tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event-event yang penting, urutannya, dan informasi yang menyertai event tersebut. M enurut Jones dan Rama (2006, p65-p68), dalam menyiapkan overview activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut : 1. M embaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang penting. 2. M encatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event-event yang terlibat didalamnya. 3. M enggambarkan agent atau actor yang terlibat dalam proses bisnis yang terjadi. 4. M embuat diagram masing-masing event dan menunjukkan urutan event yang terjadi. 5. M enggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen tersebut.
2.2.1.2.4.2 Detailed Activity Diagram M enurut Jones dan Rama (2006, p61), detailed activity diagram adalah diagram yang menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan secara rinci dengan satu atau dua event yang terdapat pada overview diagram.
17 M enurut Jones dan Rama (2006, p80), dalam menyiapkan detailed activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut: 1. M encatat narasi untuk menunjukkan aktivitas. 2. M enyiapkan workflow table 3. M engidentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan.
2.2.1.3 UML Class Diagram 2.2.1.3.1 Pengertian Class Pendapat dari M atthiassen (2000, p4), Class adalah sebuah kumpulan objek-objek yang memiliki struktur, sifat-sifat,dan atribut yang sama. Jadi dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa class adalah seperangkat objek yang sama dari segi struktur, pola perilaku, dan atributnya.
2.2.1.3.2 Pengertian Atribute Pendapat dari M atthiassen (2000, p89), Attribute adalah deskripsi sifat dari suatu class atau event. M enurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p281), Attribute adalah sifat atau karakteristik deskriptif suatu entitas. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa attribute adalah deskripsi sifat atau karakteristik atas class atau event.
18 2.2.1.3.3 Pengertian Behaviour M atthiassen (2000, p89) menyatakan Behaviour adalah deskripsi atas event trace yang memungkinkan untuk semua objek dalam class. M enurut Whitten, Bentley, Dittman (2004, p409), Behaviour adalah merupakan kumpulan dari sesuatu yang dapat dilakukan oleh objek dan terkait dengan fungsi-fungsi yang bertindak pada data objek. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa behaviour adalah deskripsi atas event trace yang memungkinkan untuk semua objek dalam suatu class dan memiliki pengaruh pada event.
2.2.1.3.4 Pengertian Event Pendapat dari M athiassen (2000, p51), event adalah suatu kejadian instant yang melibatkan satu object atau lebih. M enurut Whitten, Bentley, Dittman (2004, p349), event adalah Unit kerja logika yang harus diselesaikan secara keseluruhan. Event terkadang juga disebut sebagai transaksi. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa event adalah aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam suatu rangkaian sistem yang berjalan dalam perusahaan.
2.2.1.3.5 Pengertian UML Class Diagram Pendapat dari Jones dan Rama (2006, p181), UM L class diagram adalah suatu database yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan
19 tabel dalam sistem informasi akuntansi dan menjelaskan hubungan antar tabel dan perlengkapan dalam tabel tersebut. Empat aktivitas utama dalam membuat UM L class diagram yaitu : 1. M enempatkan transaction table yang dibutuhkan pada UM L class diagram. 2. M enempatkan master table yang dibutuhkan pada UM L class diagram. 3. M enentukan hubungan yang dibutuhkan antar masing-masing table (transaction dan master). 4. M enentukan atribute yang dibutuhkan. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa UM L class diagram adalah kumpulan dari class-class beserta hubungannya yang digunakan untuk mendokumentasikan rancangan dan menjelaskan hubungan antar class tersebut.
2.2.1.3.6 Hubungan-Hubungan dalam Class Diagram 1. One To One Hubungan one to one diantara entity tidak dekat seperti hubungan one to many, tetapi dapat terjadi dalam Accounting Information System. 2. One To Many atau Many To One Hubungan one to many atau hubungan many to one biasa digunakan dalam sistem akuntansi. 3. Many To Many Hubungan many to many dapat diubah kedalam dua hubungan dengan menambahkan suatu tabel diantaranya.
20 2.2.1.4 UML Usecase Diagram 2.2.1.4.1 Pengertian Usecase M enurut M atthiassen (2000, p120), Use Case adalah suatu pola interaksi antara sistem, actor, dan application domain. M enurut Jones dan Rama (2006, p288), Use Case adalah rangkaian langkah-langkah yang melibatkan interaksi antara actor dan sistem untuk tujuan tertentu. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa use case diagram adalah diagram yang menunjukkan hubungan antara actor dan use case.
2.2.1.4.2 Pengertian Actor M enurut M atthiassen (2000, p119), Actor adalah bentuk abstraksi atas user atau sistem lainnya yang berinteraksi dengan target sistem. M enurut Jones dan Rama (2006, p267), Actor dapat diartikan orang, komputer, atau bahkan sistem yang lain. Jadi, dapat disimpulkan bahwa actor adalah peranan dalam bentuk abstraksi yang berinteraksi dengan target sistem.
2.2.1.4.3 Pengertian Usecase Diagram M enurut M atthiassen (2000, p343), Usecase Diagram menampilkan hubungan antara actor dan usecase. M enurut Jones dan Rama (2006, p348), Usecase Diagram adalah daftar dari usecase yang terjadi dalam aplikasi dan mengindikasi tanggung jawab actor untuk setiap usecase.
21 Jadi, dapat disimpulkan bahwa usecase diagram adalah diagram yang menunjukkan hubungan antara usecase-usecase dan actor-actor.
2.2.2 Rancangan Database 2.2.2.1 Pengertian Rancangan Database M enurut Whitten, Bentley, Dittman (2004, p518), Database adalah kumpulan file yang saling terkait, dimana file adalah kumpulan record yang serupa. M enurut Connolly dan Begg (2002, p279), Perancangan Database adalah proses perancangan untuk sebuah basis data yang mendukung operasi dan tujuan perusahaan. Dari kesimpulan diatas, dapat didefinisikan bahwa rancangan database merupakan proses pembuatan sekumpulan table yang digunakan perusahaan untuk mendukung proses bisnis perusahaan.
2.2.2.2 Tahapan Rancangan Database M enurut Connolly dan Begg (2002, p281-282), Rancangan database dibagi menjadi tiga tahapan utama: 1. Konseptual database design Proses membangun sebuah model data dari informasi yang diperoleh dalam suatu organisasi, tetapi bebas dari semua pertimbangan fisik.
22 2. Logika database design Proses membangun sebuah model informasi yang diperoleh dari sebuah organisasi berdasarkan model data khusus tetapi bebas dari hal yang berkaitan dengan DBM S dan pertimbangan fisik lainnya. 3. Physical database design Proses pembuatan gambaran suatu implementasi database pada media penyimpanan kedua.
2.2.3 Rancangan Formulir 2.2.3.1 Pengertian Rancangan Formulir Formulir menurut M ulyadi (2001, p3) adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. M enurut Jones dan Rama (2006, p315), Formulir adalah dokumen yang telah diatur sedemikian rupa yang didalamnya terdapat ruang-ruang kosong yang dapat diisi data oleh si pemakai. Jadi formulir adalah suatu dokumen yang diisi oleh user sehingga memberikan informasi dari transaksi tertentu.
2.2.3.2 Jenis Tipe Input Formulir M enurut Jones dan Rama (2006, p316), ada beberapa tipe input form yang digunakan, antara lain : • Single Record Entry Form Digunakan untuk meng-entry atau memodifikasi suatu record pada satu tabel.
23 • Tabular Entry Form Digunakan untuk meng-entry atau memodifikasi beberapa record pada satu tabel. • Multi Table Entry Form Digunakan untuk meng-entry atau memodofikasi record dalam satu atau lebih tabel.
2.2.3.3 Elemen Penting Formulir M enurut Jones dan Rama (2006, p268-270) ada lima elemen penting dari formulir, yaitu : 1. Atribut yang disimpan dalam table 2. Atribut yang ditampilkan dari table 3. Fields yang dihitung 4. Foreign Key 5. Queries
2.2.4 Rancangan Layar 2.2.4.1 Pengertian Rancangan Layar Layar atau interface menurut Britton dan Doake (2003, p268), adalah suatu tampilan yang berhubungan dengan dunia luar. M enurut M atthiassen (2000, p151), Interface adalah fas ilitas yang menyediakan sebuah model dan fungsi dari sistem untuk actor. Dari kesimpulan di atas bahwa interface adalah suatu tampilan untuk memudahkan aktor berhubungan dengan sistem.
24 2.2.4.2 Elemen Rancangan Layar M enurut Jones dan Rama (2006, p326-327), elemen rancangan layar meliputi : 1. Text Boxes Digunakan untuk memasukkan informasi yang akan ditambahkan ke table atau untuk menampilkan informasi yang diambil dari sebuah table. 2. Labels M embantu user untuk mengetahui informasi apa yang dibutuhkan untuk dimasukkan. 3. Look Up Feature Umumnya dimasukkan dalam Text Boxes yang digunakan untuk memasukkan foreign key. 4. Command Button Digunakan untuk melakukan sebuah action. 5. Radio Button M emungkinkan user untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan yang disediakan. 6. CheckBoxes M emungkinkan user untuk memilih lebih dari satu pilihan dari beberapa pilihan yang disediakan.
25 2.2.5 Rancangan Laporan 2.2.5.1 Pengertian Rancangan Laporan M enurut M ulyadi (2001, p5), Laporan adalah informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi dan berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. M enurut Jones dan Rama (2006, p201), Laporan adalah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu ringkasan informasi untuk masing-masing transaksi yang terjadi di perusahaan dan biasanya diperlukan bagi manajemen tingkat atas.
2.2.5.2 Elemen Rancangan Laporan M enurut Jones dan Rama (2006, p214-215), rancangan laporan dapat dibagi menjadi : 1. Label boxes dan text boxes Dua elemen penting dari segala laporan adalah label dan data. Dalam Microsoft Access, elemen-elemen ini ditunjukkan oleh label boxes dan text boxes. 2. Grouping attribute Laporan yang berkelompok, dikelompokkan oleh sesuatu. 3. Group header Group header dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang umum pada kelompok. 4. Group detail
26 Transaksi yang terjadi pada kelompok didaftarkan dalam kelompok secara rinci dan lengkap. 5. Group Footer Group footer juga dapat digunakan untuk menyediakan informasi yang berguna dalam laporan yang berkelompok.
2.2.6 Navigation Diagram M enurut M atthiassen (2000, p344), Navigation Diagram adalah suatu state chart diagram khusus yang menitikberatkan keseluruhan tampilan dari user interface. Diagram ini menunjukkan keterlibatan dan transisi diantara windows. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa navigation diagram adalah diagram yang menunjukkan keterlibatan dan transisi diantara windows atau interface atau diagram pemandu bagi user yang ingin mengetahui langkah-langkah sistem. Navigation diagram biasanya digunakan untuk membuat user interface dari program yang akan dibuat.
2.3 Teori Khusus 2.3.1 Penjualan M enurut M ulyadi (2001,p202), kegiatan penjualan barang dan jasa dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu: a. Kegiatan Penjualan Tunai Dalam transaksi penjualan secara tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari
27 pembeli. Kegiatan penjualan tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai. b. Kegiatan Penjualan Kredit Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah terpenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.
2.3.1.1 Penjualan Tunai 2.3.1.1.1 Fungsi Yang Terkait M enurut M ulyadi (2001, p462), Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: a. Fungsi penjualan Dalam transaksi penerimaan kas dan penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. b. Fungsi kas Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerimaan kas dari pembeli. c. Fungsi gudang
28 Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. d. Fungsi pengiriman Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. e. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab
sebagai pencatat
transaksi penjualan
dan
penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
2.3.1.1.2 Unsur Pengendalian Internal M enurut M ulyadi (2001, p470), unsur pengendalian internal yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut: Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. 2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 4. penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
29 5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap ”lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. 6. Penjualan dengan menggunakan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi bank penerbit kartu kredit. 7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan ”sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. 8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai Praktik yang Sehat 9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan traksaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. 11. Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
30 2.3.1.2 Penjualan Kredit 2.3.1.2.1 Fungsi yang Terkait M enurut pendapat M ulyadi (2001, p211-213), fungsi yang terkait dalam penjualan kredit adalah: 1. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat ” back order ” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. 2. Fungsi Kredit Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian
kredit kepada
pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan.
31 3. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan. 5. Fungsi Penagihan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi 6. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang dan timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan piutang. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
32 2.3.1.2.2 Prosedur Penentuan S tandar Kredit M enurut Niswonger, Warren, Reeve (2000, p326), standar kredit digunakan oleh banyak perusahaan untuk memutuskan pelanggan mana yang pantas mendapat kredit dan seberapa besar kredit yang dapat mereka terima. Penentuan standar kredit mengharuskan perusahaan untuk menilai “kredibilitas” atau “kualitas kredit” pelanggan. Secara tradisional, penilaian kredibilitas pelanggan melibatkan atas 5 K. M asing-masing dari 5 K itu adalah : 1. Karakter, mengacu pada probabilitas
bahwa pelanggan akan
menghormati kewajibannya. Banyak manajer kredit bersikeras bahwa karakter merupakan hal yang terpenting. Karakter mencerminkan kejujuran pelanggan dan tanggung jawab moral yang dimiliki pelanggan untuk menghormati hutang. Para manajer kredit seringkali mencari informasi mengenai karakter pelanggan dengan menyelidiki suatu komunitas bisnis. Penyelidikan semacam ini dapat dilakukan melalui bankir-bankir lokal, pengacara, kreditor lain dan bahkan para pesaing. 2. Kapasitas, mengacu pada kemampuan pelanggan untuk membayar. M anajer kredit menilai faktor ini dengan mengkaji ulang catatan pembayaran pelanggan dimasa lalu, pengetahuan umum mengenai bisnis pelanggan, dan barangkali observasi fisik atau operasi pelanggan.
33 3. Kapital, mengacu kepada kondisi umum bisnis pelanggan seperti yang diperlihatkan oleh solvensi dan likuiditas serta rasio-rasio seperti modal kerja dan rasio lancar. 4. Kolateral, mengacu kepada aktiva-aktiva yang ingin diberikan pelanggan sebagai jaminan atas kredit-kredit yang berjumlah besar. Kolateral bisa berbentuk aktiva apapun, seperti tanah, bangunan, persediaan. 5. Kondisi, mengacu kepada trend-trend ekonomi nasional dan regional yang bisa mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk membayar, sebagai contoh saat resesi ekonomi,
manajer
kredit biasanya
memperketat standar kredit sebagai antisipasi terhadap menurunnya kemampuan pelanggan.
2.3.1.2.3 Unsur Pengendalian Internal M enurut M ulyadi (2001,p221), untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapakan dalam sistem penjualan kredit, unsur pengendalian intern terdiri dari : Organisasi a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi
34 akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh fungsi tersebut. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pecatatan e. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman f. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman) g. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasikan oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. h. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengakutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. i. Terjadinya piutang diotorisasi oleh
fungsi penagihan
dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. j. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit) k. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. Praktik yang Sehat
35 l. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. m. Faktur
penjualan
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. n. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. o. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
2.3.2 Piutang 2.3.2.1 Pengertian Piutang Warren, reeve, fess (2005, p314) mengemukakan bahwa transaksi paling umum yang menciptakan piutang adalah penjualan barang dan jasa secara kredit, piutang dicatat dengan mendebet akun piutang usaha. M enurut M ulyadi (2001,p257)
mutasi piutang adalah disebabkan
oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, penghapusan piutang. Jadi piutang adalah suatu akun yang muncul selama pelanggan masih mempunyai utang pada perusahaan maupun pada waktu pelunasan.
2.3.2.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Transaksi Piutang Dagang M enurut M ulyadi (2001, p218-219), catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi piutang dagang adalah :
36 1. Jurnal Penjualan. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2. Jurnal Umum. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih. 3. Jurnal Penerimaan Kas. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur. 4. Kartu Piutang. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur.
2.3.2.3 Piutang Tak Tertagih M enurut Warren Reeve F. (2005, p406) mengatakan bahwa kriteria dalam pemberian kredit dan prosedur penagihan yang diterapkan, biasanya sebagian dari penjualan kredit dipastikan tidak akan tertagih. Dimana beban operasi yang muncul karena tidak tertagihnya piutang dinamakan beban piutang tak tertagih (uncollectible accounts expense). Terdapat dua metode akuntansi untuk mencatat piutang yang diperkirakan tidak akan tertagih. M etode penyisihan membuat akun beban piutang tak tertagih di muka sebelum piutang tersebut dihapus. Sedangkan
37 prosedur yang lainnya, dinamakan dengan metode penghapusan langsung, mengakui beban bahwa hanya pada saat piutang dianggap benar-benar tidak dapat ditagih lagi. • Metode Penyisihan Akuntansi untuk Piutang Tak Tertagih Beban Piutang Tak Tertagih Penyisihan Piutang Tak Tertagih • Metode Penyisihan Akuntansi untuk Piutang Tak Tertagih Beban Piutang Tak Tertagih Piutang
2.3.3 Penerimaan Kas M enurut M ulyadi (2001, p455-p456) penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai
dan
penerimaan kas dari piutang.
2.3.4 Jurnal M enurut M ulyadi (2001, p4), jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama diselenggarakan dalam proses akuntasi. M aka dalam sistem akuntansi, jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu transaksi pun yang tidak dicatat; catatan yang dilakukan di dalamnya lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya. M enurut Warren, Reeve, Fess (2005, p188-p195), Jurnal khusus adalah metode yang mengumpulkan transaksi. Jurnal khusus terdiri dari :
38 1. Revenue Journal Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat pendapatan yang belum diterima. 2. Cash Receipts Journal Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan penerimaan kas 3. Purchase Journal Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit 4. Cash Payment Journal Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
