BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Pengendalian Internal 2.1.1 Pengertian Pengendalian Internal Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) mendefinisikan pengendalian internal berdasarkan COSO yaitu pengendalian internal merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yang terdiri dari keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, serta kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian internal adalah kebijakan dan prosedur yang dijalankan oleh perusahaan guna melindungi aktiva dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah patuhi. Definisi pengendalian internal menurut COSO lebih luas daripada beberapa definisi tradisional yang menekankan hanya pengendalian pelaporan keuangan. COSO (Committee of Sponsoring Organization) yang dikutip oleh Amin Widjaja Tunggal (2013:3) : “Internal Control is a process, affected by an entity’s board of directors, management and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: effectiveness and efficiency of operations, reliability of financial reporting and compliance with applicable laws and regulations.” Sedangkan Bambang Hartadi mengutip pengertian pengendalian menurut AICPA(American Institute of Certified Public Accountans) yaitu, pengendalian 9
internal meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah diterapkan.
Dari definisi di atas oleh AICPA, pengendalian internal di rinci menjadi dua, yaitu : a. Pengendalian Akuntansi Terdiri dari struktur organisasi dan prosedur-prosedur serta catatancatatan yang berkaitan dengan pengamanan aktiva dan dapat dipercayanya catatan keuangan, dan konsekuensinya, organisasi, prosedur, dan catatan-catatan itu disusun untuk memberikan jaminan yang cukup dalam arti : 1) Transaksi-transaksi
dilaksanakan
sesuai
dengan
pengesahan
(otorisasi) manajemen yang umum maupun yang khusus. 2) Transaksi-transaksi dicatat untuk memungkinkan penyusunan laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang umumnya diterima dan menunjukkan pertanggungjawaban atas aktiva. 3) Penggunaan aktiva hanya diperbolehkan bila sesuai dengan otorisasi manajemen. 4) Tanggung jawab atas aktiva (menurut catatan) dibandingkan dengan aktiva yang ada setiap waktu tertentu dan diambil tindakan yang perlu bila ada perbedaan.
10
Pengendalian akuntansi berfungsi untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan. Pengendalian ini disebut Preventive Control, yaitu untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. b. Pengendalian Administratif Meliputi struktur organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang
berkaitan
dengan
proses
pengambilan
keputusan
yang
berhubungan dengan pengesahan (otorisasi) transaksi-transaksi oleh manajemen. Pengendalian administratif berfungsi untuk mendorong efisiensi, yaitu dengan mendorong dipatuhinya keputusan-keputusan manajemen. Pengendalian ini disebut juga Feedback Control. 2.1.2 Tujuan Pengendalian Internal Tujuan pengendalian internal (control objectives) dalam setiap kategori tidak mungkin melepaskan diri dari kelima komponen pendukung. Sesuai dengan Standards for The Professional Practice of Internal Auditing (Standard 300), Scope of Work, yang dikutip oleh Amin Widjaya Tunggal (2013:4) lima tujuan utama pengendalian internal adalah untuk meyakinkan : 1. Keandalan dan integritas informasi 2. Ketaatan dengan kebijakan, rencana, prosedur, hukum dan peraturan 3. Mengamankan aktiva 4. Pemakaian sumber daya yang ekonomis dan efisien 5. Pencapaian tujuan dan sasaran operasi atau program yang ditetapkan Tujuan pengendalian COSO berhubungan dengan efektivitas dan efisiensi operasi yang meliputi organisasi secara keseluruhan dan bermaksud untuk mengaitkan dengan misi dasar entitas. Tujuan pengendalian menurut Standard
11
300 tercakup dalam COSO yang dikutip oleh Amin Widjaya Tunggal (2013:4) adalah sebagai berikut : 1. Keandalan dan integritas informasi Komponen pengendalian “Informasi dan Komunikasi” secara utuh menjelaskan dan mencakup tujuan tersebut. 2. Ketaatan dengan kebijakan, rencana dan prosedur organisasi Komponen pengendalian “aktivitas pengendalian” menunjukkan bahwa penetapan dan ketaatan yang diperkuat terhadap kebijakan dan prosedur perlu untuk mempertahankan organisasi dalam alur terhadap pencapaian tujuan. 3. Mengamankan harta Pemakaian sumber daya yang ekonomis dan efisien serta pencapaian tujuan dan sasaran yang ditetapkan. Ketiga tujuan tersebut secara langsung dinyatakan dalam dalam halaman pertama Executive Summary COSO: “Kategori pertama (efektivitas dan efisiensi operasi) menyatakan tujuan utama dari entitas, termasuk kinerja dan tujuan kemampulabaan dan pengamanan sumber daya.” Menurut Putra (2007) dalam jurnal, tujuan pengendalian internal adalah : 1. Keandalan laporan keuangan Pengendalian ini dilakukan untuk tujuan laporan keuangan yang di publikasikan adalah andal dan dapat dipercaya. 2. Efisiensi dan efektivitas operasional Direksi dan manajemen mendapat pemahaman akan arah pencapaian tujuan perusahaan, dengan meliputi pencapaian tujuan atau target
12
perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumber daya (aset) perusahaan. 3. Ketaatan kepada hukum dan peraturan Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah ditaati dan dipatuhi dengan semestinya. 2.1.3 Komponen Pengendalian Internal Dalam framework COSO, yang dikutip oleh Amin Widjaya Tunggal (2013:8) kelima komponen pengendalian semuanya harus ada dan berfungsi untuk menyimpulkan bahwa pengendalian internal efektif dalam setiap kategori tujuan. Keberhasilan sistem pengendalian ditentukan oleh lima komponen, yaitu : 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Meliputi integritas pegawai, nilai etika dan kompetensi dari pegawai yang ada, filosofi manajemen, cara manajemen menetapkan wewenang dan tanggung jawab, mengorganisasikan dan mengembangkan pegawai, serta melaksanakan arahan yang diberikan oleh dewan komisaris dan direksi. Terdapat tujuh faktor lingkungan pengendalian, yaitu : 1) Integritas dan nilai etis (ethical values). Manajamen perlu menetapkan setandar etis dan perilaku yang dikomunikasikan kepada karyawan dan diperkuat dengan praktik. 2) Komitmen terhadap kompetensi. Manajemen harus menspesifikasikan tingkat kompetensi untuk pekerjaan tertentu dan menjabarkan kompetensi kedalam tingkat pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. 3) Dewan Komisaris dan partisipasi panitia audit. Dewan komisaris dan panitia audit adalah orang-orang yang terpercaya dan secara aktif mengawasi akuntansi entitas, kebijakan dan prosedur pelaporan. 13
4) Filosofi manajemen dan gaya operasi. Menetapkan, mempertahankan, dan memonitor pengendalian internal suatu entitas merupakan tanggung jawab manajemen. Filosofi manajemen dan gaya operasi dapat secara signifikan mempengaruhi mutu pengendalian internal. Karakteristik seperti berikut dapat memberi isyarat informasi yang penting kepada auditor mengenai filosofi manajemen dan gaya operasi : pendekatan manajemen dalam mengambil dan memonitor resiko bisnis, sikap dari tindakan
manajemen
terhadap
pelaporan
keuangan,
serta
sikap
manajemen terhadap pengolahan informasi, fungsi dan personil akuntansi. 5) Struktur organisasi. Mendefinisikan bagaimana wewenang dan tanggung jawab didelegasikan dan dimonitor. 6) Pemberian wewenang dan tanggung jawab. Mencakup kebijakan yang berkaitan dengan praktik bisnis yang dapat diterima, pengetahuan dan pengalaman
personil,
dan
sumber
daya
yang
diberikan
untuk
melaksanakan kewajiban. 7) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Entitas harus mempunyai kebijakan personil yang baik untuk penerimaan, pelatihan, evaluasi, konseling, promosi, kompensasi, dan tindakan perbaikan. Contohnya, dalam menerima karyawan, standar-standar yang menekankan mencari individual yang paling berkualifikasi, dengan penekanan pada latar belakang pendidikan, pengalaman kerja sebelumnya, dan bukti integritas dan
perilaku
etis
yang
menyatakan
komitmen
entitas
untuk
mempekerjakan orang yang kompeten dan dapat dipercaya.
2. Pemahaman dan Penilaian Risiko (Risk Assessment)
14
Merupakan proses pengidentifikasian dan analisa risiko
yang ada
hubungannya dengan pencapaan tujuan, pembentukan dasar penetapan bagaimana
risiko
harus
dikelola.
Proses
penilaian
risiko
harus
mempertimbangkan kejadian dan keadaan ekstern dan intern yang mungkin timbul dan secara tidak baik mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, mengikhtisarkan, dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. Risiko bisnis klien dapat muncul atau berubah karena keadaan-keadaan sebagai berikut : 1) Perubahan dalam lingkungan operasi Perubahan-perubahan
dalam
lingkungan
peraturan
operasi
dapat
mengubah tekanan kompetitif dan menetapkan risiko yang secara signifikan berbeda. 2) Personil yang baru Personil baru mungkin mempunyai pemahaman yang berbeda mengenai pengendalian internal. 3) Sistem informasi baru atau berubah Perubahan yang signifikan dan cepat dalam sistem informasi dapat mengubah risiko yang berkaitan dengan pengendalian internal. 4) Pertumbuhan yang cepat Ekspansi operasi yang signifikan dan cepat dapat membebani pengendalian dan meningkatkan risiko tidak berjalannya pengendalian. 5) Teknologi baru
15
Menggabungkan teknologi baru ke dalam proses produksi atau sistem informasi dapat mengubah risiko yang berkaitan dengan pengendalian internal. 6) Lini, produk, atau aktivitas yang baru Memasuki area bisnis atau transaksi yang suatu entitas mempunyai sedikit pengalaman dapat memperkenalkan risiko baru yang berkaitan dengan pengendalian internal. 7) Restrukturisasi korporat (corporate restructuring) Restrukturisasi mungkin diikuti oleh pengurangan staf dan perubahan dalam supervisi dan pemisahan kewajiban yang dapat mengubah risiko yang berkaitan dengan pengendalian internal. 8) Operasi luar negeri Ekspansi atau akuisisi operasi luar negeri membawa risiko yang baru dan sering unik dan dapat mempengaruhi pengendalian internal. 9) Pernyataan akuntansi Mengadopsi prinsip-prinsip akuntansi yang baru atau prinsip-prinsip akuntansi yang berubah dapat mempengaruhi risiko yang tersangkut dalam penyiapan laporan keuangan.
3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Merupakan pengambilan berbagai tindakan yang diperlukan untuk mengelola risiko terhadap pencapaian tujuan perusahaan yang mencakup pengesahan, kewenangan, verifikasi, pengkajian ulang kinerja usaha, pengamanan aktiva dan pemisahan tugas. Aktivitas pengendalian yang relevan terhadap audit mencakup : 1) Penelaahan kinerja (Performance appraisal) 16
Sistem akuntansi yang baik harus mempunyai pengendalian yang secara independen memeriksa kinerja individu atau proses dalam sistem. 2) Pengolahan informasi (Information processing) Terdapat dua kategori luas dari aktivitas pengendalian sistem informasi, yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum berkaitan dengan pengolahan informasi secara keseluruhan meliputi pengendalian terhadap operasi pusat data, akuisisi dan pemeliharaan parangkat lunak sistem, access security, pengembangan dan pemeliharaan pengembangan sistem. Pengendalian aplikasi berlaku pada pengolahan aplikasi individual dan membantu untuk meyakinkan kelengkapan dan akurasi pengolahan transaksi, otorisasi, dan validitas. 3) Pengendalian fisik (Physical controls) Pengendalian fisik meliputi pengamanan yang memadai, seperti keamanan fasilitas, otorisasi untuk akses ke program komputer dan arsip data,
dan penghitungan aktiva berkala,
seperti persediaan dan
perbandingan dengan catatan pengendalian. 4) Pemisahan fungsi (Segregation of duties) Entitas penting untuk memisahkan otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, dan penyimpanan aktiva yang berkaitan. Kinerja independen dari setiap fungsi tersebut mengurangi kesempatan bagi setiap orang dalam posisi melakukan dan menyembunyikan kesalahan atau kecurangan dalam tugas normalnya.
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Informasi yang dapat diidentifikasi, direkam dan dikomunikasikan dalam bentuk rentang waktu dan memungkinkan semua pihak yang terkait untuk 17
melaksanakan tanggung jawabnya. Komunikasi meliputi sejauh mana personil memahami bagaimana aktivitas mereka dalam sistem informasi pelaporan keuangan berkaitan dengan pekerjaan dari yang lain. Komunikasi dapat dilakukan secara lisan atau melalui tindakan manajemen.
5. Pemantauan (Monitoring) Pemantauan merupakan suatu proses yang menilai mutu pengendalian internal sepanjang waktu. Kegiatan ini mencakup personil yang tepat untuk menilai desain dan operasi pengendalian dengan dasar yang tepat waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Pemantauan dapat dilakukan atas aktivitas yang sedang berjalan atau evaluasi terpisah.
Pasal 22 Ayat (2) Keputusan Menteri BUMN No.117 Tahun 2002 tentang Good Corporate Governance, komponen sistem pengendalian internal tersebut mencakup : 1. Lingkungan pengendalian internal dalam perusahaan yang disiplin dan terstruktur yang terdiri : (a) integritas, nilai etika, dan kompetensi karyawan; (b) filosofi dan gaya kepemimpinan; (c) cara yang ditempuh manajemen dalam
melaksanakan
kewenangan
dan
tanggung
jawabnya;
(d)
pengorganisasian dan pengembangan sumber daya manusia; dan (e) perhatian dan arahan yang dilakukan direksi. 2. Pengkajian dan pengelolaan risiko usaha yaitu suatu proses untuk mengidentifikasi, menganalisis, menilai dan mengelola risiko usaha relevan. 3. Aktivitas pengendalian yaitu tindakan-tindakan yang dilakukan dalam suatu proses pengendalian terhadap kegiatan perusahaan pada setiap tingkat dan unit dalam struktur organisasi BUMN antara lain mengenai kewenangan,
18
otorisasi, verifikasi, rekonsiliasi, penilaian atas prestasi kerja, pembagian tugas dan keamanan terhadap aset perusahaan. 4. Sistem informasi dan komunikasi suatu proses penyajian laporan mengenai kegiatan operasional, financial dan ketaatan atas ketentuan dan peraturan yang berlaku pada BUMN. 5. Monitoring yaitu proses penilaian terhadap kualitas sistem pengendalian internal termasuk fungsi audit internal pada setiap tingkat dan unit struktur organisasi BUMN, sehingga dapat dilaksanakan secara optimal dengan ketentuan bahwa penyimpangan yang terjadi dilaporkan kepada direksi dan tembusannya disampaikan kepada Komite Audit.
2.1.4 Keterbatasan Pengendalian Internal Menurut Weygant, Kieso, & Kimmel (2005:324), keterbatasan dari pengendalian internal adalah : 1. Unsur manusia (Human element) Suatu sistem yang baik bisa menjadi tidak efektif akibat kelemahan karyawan, kecerobohan, dan ketidakpedulian. 2. Ukuran bisnis (Size of the business) Ukuran bisnis suatu entitas juga menentukan keterbatasan dari pengendalian internal. Sebagai contoh, di perusahaan menengah yang memiliki karyawan terbatas sulit untuk melakukan pemisahan tugas.
Menurut Boynton, Johnson, & Kell (2006) keterbatasan dari pengendalian internal adalah : 1. Kesalahan dalam pertimbangan (Poor Judgement)
19
Manajemen dan personel lainnya dapat melakukan kesalahan dalam pertimbangan pengambilan keputusan atau melaksanakan tugas karena informasi yang tidak mencukupi, keterbatasan waktu, atau prosedur lainnya. 2. Gangguan Kemacetan atau gangguan dalam melaksanakan pengendalian dapat terjadi ketika personel salah memahami instruksi atau membuat kekeliruan akibat kecerobohan, kebingungan, atau kelelahan. 3. Kolusi (Collusion) Individu yang bertindak bersama, seperti karyawan yang melaksanakan suatu pengendalian penting bertindak bersama dengan karyawan lain, konsumen, atau pemasok, dapat melakukan sekaligus menutupi kecurangan sehingga tidak dapat dideteksi oleh pengendalian internal. 4. Penolakan manajemen (management override) Manajemen mengesampingkan kebijakan atau prosedur tertulis untuk tujuan tidak sah. Praktik penolakan termasuk membuat penyajian yang salah dengan sengaja kepada auditor dan lainnya seperti menerbitkan dokumen palsu untuk mendukung pencatatan trasaksi penjualan fiktif. 5. Biaya versus manfaat (Cost versus benefit) Biaya pengendalian internal suatu entitas seharusnya tidak melebihi manfaat yang diharapkan untuk diperoleh. Manajemen harus membuat baik estimasi kuantitatif maupun kualitatif dalam mengevaluasi hubungan antara biaya dan manfaat, karena pengukuran yang tepat baik dari biaya dan manfaat biasanya tidak menungkinkan.
20
Melalui pendekatan audit berbasis COSO yang dikutip oleh Amin Widjaja Tunggal (2013:26) keterbatasan pengendalian internal dapat disebabkan antara lain : 1. Manajemen mengesampingkan pengendalian internal Pengendalian
internal
suatu
entitas
mungkin
dikesampingkan
oleh
manajemen. Sebagai contoh, seorang manajer tingkat senior dapat meminta seorang karyawan tingkat yang lebih rendah untuk mencatat ayat-ayat jurnal dalam catatan akuntansi yang tidak konsisten dengan substansi transaksi dan melanggar pengendalian entitas. Aktivitas–aktivitas seperti ini dapat menimbulkan pertanyaan serius tentang integritas manajemen. 2. Kesalahan yang tidak disengaja oleh personil Sistem pengendalian internal hanya efektif apabila personil yang menerapkan dan melaksanakan pengendalian juga efektif. Karyawan mungkin dapat salah memahami instruksi atau membuat kesalahan pertimbangan, melakukan kesalahan karena ketidaktelitian pribadi, kebingungan, atau kelelahan. Auditor harus berhati–hati mempertimbangkan mutu dari personil entitas ketika menilai pengendalian internal. 3. Kolusi Efektivitas pemisahan fungsi terletak pada pelaksanaan individual atas tugas– tugas yang diberikan kepada mereka atau pelaksanaan pekerjaan seseorang diperiksa oleh orang lain. Sering terdapat suatu resiko bahwa kolusi antar individual akan merusak efektivitas pemisahan fungsi.
21
2.2 Penerimaan Kas 2.2.1 Pengertian penerimaan kas Penerimaan kas merupakan hasil dari berbagai aktivitas, sebagai contoh, kas diterima dari trasaksi pendapatan, pinjaman jangka pendek dan jangka panjang, penerbitan modal saham, dan penjualan sekuritas, investasi jangka panjang, serta aktiva lainnya. Pada intinya, penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Menurut
Warren
et.al
yang
diterjemahkan
oleh
Farahmita
A,
Amanugrahani, dan Hendrawan T (2008:291), perusahaan menerima kas dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari pelanggan dan penerimaan wesel atau kiriman uang dari pelanggan yang melakukan pembayaran atas utang usaha. 2.2.2 Dokumen dan Catatan Umum dalam Sistem Penerimaan Kas Menurut Boynton & Johnson (2006), dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam pemrosesan penerimaan kas adalah : 1. Bukti penerimaan uang Dokumen yang dikirim ke pelanggan bersama dengan faktur penjualan, yang kemudian dikembalikan bersama pembayaran yang menunjukkan nama pelanggan, nomor akun, nomor faktur, dan jumlah yang dibayarkan. 2. Pradaftar Daftar penerimaan kas yang diterima melalui pos. 3. Lembar perhitungan kas Daftar kas dan cek dalam register kas yang digunakan dalam merekonsiliasi total penerimaan dengan total yang dicetak oleh register kas. 4. Ikhtisar kas harian 22
Laporan yang menunjukkan total penerimaan melalui kasir (over-the-counter) atau pos yang diterima oleh kasir sebagai setoran. 5. Slip deposit yang disahkan Daftar yang dibuat oleh penyetor dan distempel oleh bank yang menunjukkan tanggal serta total setoran yang diterima bank dan rincian penerimaan dalam setoran tersebut. 6. File transaksi penerimaan kas File komputer atas transaksi penerimaan kas yang telah disahkan yang diterima untuk pemrosesan. 7. Jurnal penerimaan kas Jurnal berisi daftar penerimaan kas dari penjualan tunai dan penagihan piutang usaha. 2.2.3 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penerimaan Kas Menurut Boynton & Johnson (2006), fungsi penerimaan kas yang meliputi pemrosesan penerimaan penjualan tunai dan kredit, adalah sebagai berikut : 1. Menerima penerimaan kas Dalam hal ini, prosedur pengendalian harus memberikan kepastian yang layak bahwa dokumentasi penetapan tanggung jawab telah dibuat pada saat kas diterima dan kas telah disimpan di tempat yang aman. a) Penerimaan melalui kasir (over-the-counter). Untuk penerimaan melalui kasir, penggunaan register kas sangat diperlukan. Kas, lembar perhitungan, dan register atau total yang dicetak oleh register kas kemudian diserahkan ke departemen kasir untuk selanjutnya diproses dan disetorkan ke bank.
23
b) Penerimaan melalui pos (mail receipts). Alat ini merupakan kotak surat yang dikendalikan oleh bank perusahaan. Dalam perusahaan, petugas bagian pos harus segera membatasi pengesahan cek hanya untuk setoran. Dan membuat daftar cek-cek pada berbagai salinan pradaftar. Bukti penerimaan uang yang diterima bersama dengan cek telah dimasukkan ke akuntansi piutang uasaha untuk digunakan dalam memperbaiki akun pelanggan. 2. Menyetorkas kas ke bank Seluruh penerimaan kas disetorkan secara utuh setiap hari (deposited intact daily). Kata utuh berarti, semua pengeluaran kas tidak boleh dilakukan dengan penerimaan yang belum disetorkan. Penerimaan kas secara over-the-counter atau melalui pos diterima oleh kasir, maka pengecekan
yang
independen
harus
dilakukan
untuk
menetukan
kesesuaiannya dengan lembar perhitungan kas dan pradaftar. 3. Mencatat penerimaan kas Fungsi ini meliputi pembuatan jurnal penerimaan kas secara over-thecounter dan melalui pos serta posting penerimaan kas melalui pos ke akun pelanggan. Pengendalian harus menjamin bahwa hanya penerimaan yang sah yang dimasukkan dan bahwa seluruh penerimaan aktual telah dimasukkan pada jumlah yang benar. 2.2.4 Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Penerimaan Kas Menurut Weygant, Kieso, Kimmel yang diterjemahkan oleh Ali, Wasilah, Rangga (2007:463) dalam bukunya mengungkapkan penerapan prinsip-prinsip pengendalian internal pada penerimaan kas, sebagai berikut : 1. Pembentukan tanggung jawab 24
Penerimaan kas hanya ditujukan kepada pihak yang memiliki wewenang untuk menerima kas. 2. Pemisahan tugas Pemisahan tugas antara individu yang menerima kas, mencatat penerimaan kas, dan memegang kas. 3. Prosedur dokumentasi Menggunakan remittance advice (slip pembayaran), pita mesin kas, dan slip setoran. 4. Pengendalian fisik, mekanik, dan elektronik Menyimpan kas di tempat yang aman dan dijaga oleh bank, membatasi akses ke area penyimpanan, serta gunakan mesin kas. 5. Verifikasi internal independen Supervisor
menghitung
penerimaan
kas
harian,
bendahara
membandingkan total penerimaan dengan setoran bank harian. 6. Pengendalian lainnya Melakukan pemantauan pada pihak yang memegang kas dan setoran ke bank secara harian. 2.3 Pengeluaran Kas 2.3.1 Pengertian Pengeluaran Kas Kas dikeluarkan untuk berbagai macam tujuan, seperti untuk membayar beban dan kewajiban, atau untuk membeli aset (Boynton&Johnson). Pengeluaran kas dilakukan untuk berbagai macam tujuan yang menimbulkan berkurangnya kas perusahaan. Pengeluaran dilakukan dengan menggunakan cek kecuali untuk pembayaran dalam jumlah kecil biasanya dilakukan melalui dana kas kecil. Dana kas kecil merupakan uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran25
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. 2.3.2 Dokumen dan Catatan Umum dalam Sistem Pengeluaran Kas Menurut Boynton & Johnson (2006), dokumen dan catatan yang digunakan dalam pemrosesan transaksi pengeluaran kas dengan cek meliputi berikut ini : 1. Cek Dokumen yang berisi perintah resmi kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang yang ditunjukkan pada perintah tersebut kepada payee. 2. Ikhtisar Cek Laporan total cek yang diterbitkan selama hari-hari bersangkutan. 3. File Transaksi Pengeluaran Kas Dokumen yang berisi informasi tentang pengeluaran dengan cek kepada pemasok dan pihak lainnya. File ini digunakan untuk pemostingan ke file induk hutang usaha dan buku besar. 4. Jurnal Pengeluaran kas atau register cek Catatan akuntansi formal mengenai cek yang diterbitkan kepada pemasok dan pihak lainnya. 2.3.3 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Pengeluaran Kas Fungsi pengeluaran kas adalah proses dimana perusahaan akan memberikan pertimbangan atas penerimaan barang dan jasa. Fungsi pengeluaran kas meliputi pembayaran secara serempak dan pancatatan pengeluaran kas. Menurut Boynton & Johnson (2006), fungsi penerimaan kas yang meliputi pemrosesan pengeluaran kas, adalah : 1. Pembayaran kewajiban
26
Bendahara atau fungsi menajemen kas bertanggung jawab untuk menentukan tagihan yang belum dibayar agar diproses pembayarannya pada tanggal jatuh temponya. Semua pembayaran harus dilakukan dengan cek. Setelah tagihan tertentu diidentifikasi sebagai tagihan yangharus dibayar, maka komputer akan mencocokkan informasi tentang cek dengan informasi pendukung, melaksanakan program pengendalian aplikasi terprogram, member tanda bahwa tagihan telahdibayar, dan mencatat transaksi dalam file transaksi pengeluaran kas. 2. Pencatatan pengeluaran File transaksi pengeluaran kas dibuat ketika cek yang telah dibuat digunakan untuk memperbaharui file induk hutang usaha dan akun buku besar. Pada akhirnya akan menghasilkan jurnal pengeluaran dan ikhtisar buku besar yang akan diteruskan ke bagian akuntansi. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah: 1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Apabila suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatat utang (fungsi akuntansi). Jika perusahaan menggunakan voucher payable system. Bagian Akuntansi kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan Bagian Kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. 2. Fungsi Kas
27
Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. 3. Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: a. Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan b. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek c. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. 4. Fungsi Pemeriksaan Intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprise audit) terhadap saldo kas ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik. 2.3.4 Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Pengeluaran Kas Menurut Weygant, Kieso, Kimmel yang diterjemahkan oleh Ali, Wasilah, Rangga (2007:463) dalam bukunya mengungkapkan penerapan prinsip-prinsip pengendalian internal pada pengeluaran kas, sebagai berikut : 1. Pembentukan tanggung jawab 28
Pengeluaran kas hanya dilakukan oleh pihak yang memiliki wewenang untuk menandatangani cek (bendahara). 2. Pemisahan tugas Dilakukan oleh individu yang berbeda antara mengesahkan dan melakukan pembayaran, penandatanganan cek, serta mencatat pengeluaran. 3. Prosedur dokumentasi Gunakan cek yang diberi penomoran sebelumnya (pre-numbered) dan diurutkan, dan setiap cek harus memiliki tagihan yang disetujui. 4. Pengendalian fisik, mekanik, dan elektronik Simpan cek kosong di tempat yang aman dengan akses terbatas dan tulis jumlah cek dengan menggunakan tinta yang tidak bisa dihapus. 5. Verifikasi internal independen Bandingkan cek dengan faktur dan rekonsiliasikan laporan bank secara bulanan. 6. Pengendalian lainnya Berikan stempel “Lunas” pada faktur. Menurut Boynton & Johnson (2006), pengendalian atas pengeluaran kas meliputi hal-hal berikut : 1. Total membandingkan saldo awal file pengeluaran kas ditambah transaksi, dengan saldo akhir yang diperkirakan dalam file transaksi pengeluaran kas yang telah di perbaharui serta file induk hutang usaha. 2. Pengecekan independen atas kesesuaian total cek yang diterbitkan dengan total tagihan yang diproses untuk pembayaran.
29
3. Pengecekan independen oleh supervisor akuntansi atas kesesuaian jumlah yang dijurnal dan dibukukan ke hutang usaha dengan ikhtisar cek yang diterima dari bendahara. 4. Rekonsiliasi bank secara independen.
2.4 Penelitian Terdahulu Berdasarkan beberapa penelitian terdahulu, terdapat penelitian yang menjadi acuan dalam penulisan skripsi ini, yaitu mengenai pengendalian internal yang dilakukan oleh : 1. Atika Harlia Sakira (2012). Dalam penelitiannya yang berjudul Evaluasi Pengendalian Internal Atas Aktivitas Keuangan, Operasi, dan Pemasaran pada PT. Menara Kadin, diperoleh kesimpulan bahwa masih terdapat kelemahan pengendalian internal pada perusahaan diantaranya karyawan yang kurang memiliki integritas, tidak adanya pembagian tugas, serta invoice yang tidak bernomor urut. 2. Shelvyana Octavia (2011). Dalam penelitiannya yang berjudul Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Penjualan Kredit, Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT. Haskarma Prakarsa, diperoleh kesimpulan bahwa perusahaan tidak menerapkan kebijakan tertulis mengenai wewenang dan tanggungjawab karyawan, tidak adanya pemisahan tugas yang jelas antara fungsi pencatatan dan penerimaan, dan tidak adanya auditor internal yang secara periodik melakukan pemeriksaan. Dari beberapa penelitian diatas, dapat disimpulkan bahwa masih terdapat perusahaan yang memiliki kelemahan dalam sistem pengendalian internal sehingga menimbulkan kemungkinan terjadinya kecurangan terutama pada kas 30
karena masih ada pemisahan tugas yang tidak jelas antara bagian penerimaan dan pencatatan. Dari kelemahan-kelemahan tersebut dapat diusulkan saran bagi perusahaan guna meningkatkan keyakinan memadai bagi pihak yang memiliki kepentingan bahwa perusahaan memiliki pengendalian internal yang efektif dan efisien.
31
