BAB 2. apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya

BAB 2 LANDAS AN TEORI

2.1 Teori-teori Dasar / Umum 2.1.1 Sistem Informasi M enurut O’Brien (2005, p.5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. M enurut Whitten & Bentley (2007, p6), sistem informasi adalah suatu pengaturan dari orang, data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghasilkan output yang berupa informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi. Sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. (http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi)

2.1.2 Jenis-Jenis Sistem Informasi Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis.

8

9 Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian: 1. Transaction Processing Systems (TPS) TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer. 2. Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS) OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau untuk memanipulasinya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkan secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek AOS seperti word processing, spreadsheet, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email, dan video conferencing. KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur, dan dokter dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat. 3. Sistem Informasi M anajemen (SIM ) SIM

tidak

menggantikan

TPS,

tetapi

mendukung spektrum

tugas-tugas

organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasikan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

10 4. Decision Support Systems (DSS) DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan di selutuh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan. 5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI) AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logikanya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge – based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, D SS meninggalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-based yakni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan antarmuka pengguna. 6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW) Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semiterstruktur dan tak terstruktur, maka group decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi, dan

11 skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan ”groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan. 7. Executive Support Systems (ESS) ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor. (http://willis.comze.com/jenis_jenis_si.html)

2.1.3 Enterprise Resource Planning 2.1.3.1 Pengertian ERP M enurut Olson (2004, p9), ERP adalah sebuah sistem software yang memberikan pengaruh yang besar dalam suatu organisasi. ERP merupakan sistem yang terintegrasi untuk menerapkan suatu best practice dalam organisasi. Sistem ERP menentukan satu prosedur untuk keseluruhan organisasi, yang membutuhkan setiap orang untuk menyesuaikan diri dengan suatu sistem yang baru. Dalam sistem ERP, data di entri sekali saja secara akurat dan kemudian semua user dapat menggunakan data yang sama. Sistem ERP juga menawarkan suatu cara yang terbaik untuk melakukan berbagai hal, konsep ini sering juga disebut sebagai best practice. M enurut Whitten & Bentley (2007, p26), ERP adalah sebuah aplikasi software yang mengintegrasikan suatu sistem informasi dan fungsi bisnis (termasuk transaction processing dan management information untuk semua fungsi bisnis dalam perusahaan)

12 M enurut Wijaya & Darudiato (2009, p27) ERP merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan.

2.1.3.2 Sejarah ERP Tabel 2.1 Sejarah ERP TAHUN 1960an

PERISTIWA Sistem Fabrikan fokus kepada pengendalian Inventory (Inventory Control)

1970an

Fokus bergeser pada M RP ( M aterial Requirement Planning), yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan berbasis time-phased net, untuk perencanaan dan pengadaan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku.

1980an

M RP-II (M anufacturing Resource Planning) berkembang mencakup pengelolaan operasi produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi

1990an

M RP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa, keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha (business enterprise), yang

13 kemudian dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP) 2000an- now

Extended ERP menjadi ERP II (Sumber : Wijaya & Darudiato, 2009, p15)

2.1.3.3 Infrastruktur Sistem ERP Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan pemakaian sistem ERP, karena dengan adanya infrastruktur yang kuat maka dapat dikatakan bahwa perusahaan telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, Infrastruktur ERP terdiri dari : 1. People Orang-orang yang terlibat dalam penerapan system ERP merupakan faktor yang sangat penting terutama dalam komitmen waktu, dukungan top management, rasa memiliki, keterlibatan, semangat, dan rasa perlawanan yang minimum. 2. Process Berkaitan dengan proses bisnis yang berjalan dan proses bisnis dengan adanya penerapan sistem ERP. 3. Technology Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif besar, dimana teknologi meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware, sofware, dan database.

14

TECHNOLOGY

PEOPLE

OPERATION

PROCESS

Gambar 2.1 Komponen Infrastruktur ERP (Sumber : Wijaya & Darudiato, 2009, p24)

2.1.3.4 Konsep dalam ERP Integrasi dalam konsep sistem ERP berhubungan dengan interpretasi berikut : 1. M enghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis. 2. M etode dan teknik berkomunikasi. 3. Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis. 4. Koordinasi operasi bisnis. Konsep dasar ERP adalah sebagai berikut : 1. ERP terdiri dari pake software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen. 2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat di konfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.

15 3. ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antar muka di seluruh enterprise. 4. Software ERP merupakan cerminan utama proses bisnis perusahaan, antara lain : customer order fullfilment dan manufacturing.

Gambar 2.2 Information Integration Through ERP system (Sumber : Leon, 2000, p4)

2.1.4 S AP 2.1.4.1 Sejarah S AP (SAP Strategic Evolution) SAP AG beroperasi pada tahun 1972 dan meraih sukses pada tahun 1980an dengan produknya SAP R/2 solution. SAP merupakan singkatan dari Systems, Applications and Products dalam pemrosesan data. Setelah terjadi pengenalan produk SAP R/3 pada tahun 1992, SAP AG menjadi vendor utama untuk standard software aplikasi. SAP R/3 merupakan solusi bisnis yang menempatkan SAP sebagai leader dan

16 berkembang menjadi perusahaan yang sukses pada tahun 1990an. Pada tahun 1996 dikenalkan produk R/3 3.1 yang menghasilkan SAP Internet-enabled solutions untuk pertama kalinya. Pada tahun 1998 SAP berubah dari sebuah single product company menjadi global business solutions company. Pada tahun 1999 diperkenalkan konsep pertama dari mySAP.com strategy. Antara tahun 2001-2003, mySAP.com mengalami peningkatan dalam fondasi teknologinya lewat pengenalan

SAP Web Application

Server yang dapat menjalankan program-program seperti ABAP atau Java engine. Selama tahun ini pula, mySAP.com juga siap untuk menawarkan pengembangan dan keuntungan secara besar-besaran dengan adanya Web services-based architecture, yang sekarang ini dikenal sebagai SAP NetWeaver yang merupakan realisasi dari platform yang integrasi. (Hernandez, Keogh, M artinez, 2006, p1-2). SAP Awalnya merupakan Penyedia software sampai menjadi Pemimpin pangsa pasar keseluruhan. Selama melewati tiga dekade, SAP sudah berkembang dari kecil, bisnis regional menjadi Perusahaan Internasional kelas dunia. Sekarang, SAP adalah pemimpin pangsa pasar keseluruhan in collaborative, solusi didalam bisnis perusahaan. Perusahaan sekarang mempekerjakan karyawan lebih dari 48500 orang, yang berkomitmen dan mempunyai jiwa inovasi untuk melangkah ke sukses yang akan dicapai di masa depan.

2.1.4.2 Produk-produk S AP Ada berbagai produk SAP, diantaranya adalah: 1. MySAP business suite adalah paket lengkap dari open enterprise solution yang menghubungkan semua orang yang dilibatkan, informasi dan proses dan oleh karena itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis. MySAP business suite

17 menawarkan solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan yang besar yang mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang secara konstan berubah (SAP AG, 2006, p1-14). 2. MySAP all-in-one adalah prepackaged, versi spesifikasi industri dari mySAP business suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi mySAP all-in-one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-the-box dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia (SAP AG, 2006, p1-25). 3. SAP business one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamik dengan ukuran karyawan antara 10 sampi beberapa ribu. Solusi ini mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan segera dan melengkapi gambaran operasi bisnis dan aktifitas pelanggan (SAP AG, 2006, p1-27).

2.1.5 Microsoft 2.1.5.1 Sejarah Microsoft M icrosoft Corporation didirikan 1975, berkantor pusat di Redmond, Washington, Amerika Serikat, adalah perusahaan perangkat lunak terbesar di dunia (dengan lebih dari

50.000

karyawan

mengembangkan,

di

membuat,

berbagai

negara,

melisensikan

dan

hingga

M ei 2004).

mendukung

M icrosoft

beragam

jenis

produk software untuk berbagai peralatan perkomputeran. Produknya yang paling terkenal adalah kelompok sistem operasi M icrosoft Windows, yang telah ada di manamana dalam pasar komputer desktop. Strategi bisnis

M icrosoft yang agresif

telah

mengakibatkan

beberapa

penyelidikan pemerintah, termasuk tuntutan hukum federal pada tahun1998 di mana

18 M icrosoft dinyatakan telah secara ilegal menggunakan kekuatan monopolinya untuk mengalahkan pesaingnya melalui aksi banding dan negosiasi, M icrosoft telah mengurangi pengaruh dari keputusan ini pada pengoperasian perusahaan dan status keuangannya. M icrosoft menjual beragam produk software. Banyak dari produk tersebut dikembangkan secara internal, misalnya M icrosoft Basic. Beberapa produk dibeli dari pihak lain lalu dimerek ulang oleh M icrosoft untuk distribusinya, seperti M icrosoft Project, sebuah program manajemen projek; Visio, sebuah program pentabelan; DoubleSpace; Virtual PC yang dibeli dari Connectix; dan bahkan M S-DOS sendiri, yang menjadi awal kesuksesan M icrosoft dalam dunia pembuatan dan pemasaran perangkat lunak. Pada bulan April 2002, M icrosoft diorganisasi-ulang menjadi tujuh unit bisnis utama,yaitu: -

Windows Client (mengelola client, server dan sistem operasi bernama M icrosoft Windows)

-

Information Worker (mengelola produk software perkantoran)

-

Microsoft Business Solutions (mengelola jasa bisnis dan aplikasi proses)

-

Server and Tools (mengelola perangkat pengembangan dan software server terintegrasi)

-

Mobile and Embedded Devices (mengelola palmtop dan jasa telepon)

-

MSN (mengelola jasa berbasis-web)

-

Home and Entertainment (mengelola hardware dan software konsumen)

19 M icrosoft Dynamics merupakan salah satu produk business software yang didesain oleh M icrosoft. Sebelumnya nama M icrosoft Dynamics ini dikenal dengan ”project green” yang menggantikan Microsoft Business Solution. (http://id.wikipedia.org/wiki/M icrosoft_Corporation)

2.1.5.2 Komposisi dan Produk dari Microsoft Dynamics 1. Customer Relationship Management (CRM ) M icrosoft Dynamics CRM . M erupakan sebuah software CRM yang dihasilkan oleh microsoft yang dilengkapi dengan alat dan kemampuan untuk membuat dan mempermudah perusahaan untuk mengelola hubungan dengan customer, target untuk customer yang baru, kegiatan promosi, sentralisasi data dan menggerakan pendapatan dari penjualan. 2. Enterprise Resource Planning (ERP) -

M icrosoft Dynamics AX (dahulunya disebut Axapta). M erupakan produk untuk mengintegrasikan

fungsi-fungsi

dalam

perusahaan

untuk

meningkatkan

keamanan dan performance perusahaan dan mengefektifkan operasional. -

M icrosoft Dynamics GP (dahulunya disebut Great Plains Software). M erupakan sebuah produk software accounting untuk perusahaan berskala menengah. Dynamics GP membantu perusahaan dengan menyediakan modul analytics, customization

tools,

supply

chain

management,

foundation,

financial

management, field service, human resource management, manufacturing, project accounting. -

M icrosoft Dynamics NAV (dahulunya disebut Navision). M erupakan sebuah produk untuk mengefektifkan produk dari sebuah perusahaan berdasarkan sistem

20 manajemen bisnis berdasarkan proses-proses accounting. Dynamics NAV dapat dengan mudah di customize untuk menghasilkan fungsi tambahan dalam bisnis. -

M icrosoft Dynamics SL (dahulunya disebut Solomon IV). M erupakan sebuah produk

dengan

beberapa

fungsi

yaitu

finance,

project

accounting,

manufacturing, field service, supply chains, analytics, dan electronic commerce. Produk ini ditargetkan untuk perusahaan berskala kecil-menengah. 3. Retail M anagement M icrosoft Dynamics RM S (Retail M anagement System) (formerly QuickSell) M icrosoft Dynamics Point of Sale 4. Office Integration Dynamics Snap

2.1.6 Investasi M enurut Sutojo (2000,p1) investasi adalah upaya menanamkan faktor-faktor produksi langka (dana, sumber alam, tenaga ahli dan teknologi) pada proyek tertentu. Proyek tersebut dapat bersifat baru sama sekali atau perluasan proyek yang ada. Ciri-ciri khusus investasi proyek : (Sutojo, 2000, p2) 1. Investasi tersebut menyerap dan mengikat dana dalam jumlah besar dan dalam jangka waktu yang lama. Apabila terjadi kesalahan dalam perencanaan investasi dampak yang diderita perusahaan pun akan berlangsung lama. 2. M anfaat yang akan diperoleh perusahaan baru dapat dinikmati sepenuhnya beberapa masa (bulan atau tahun) setelah investasi dilakukan.

21 3. Tingkat resiko yang ditanggung perusahaan lebih tinggi, bilamana dibandingkan misalnya dengan investasi harta lancar. Penyebabnya adalah besarnya jumlah dana yang terikat dan jangka waktu ikatannya. 4. Keputusan investasi proyek yang keliru, tidak dapat direvisi begitu saja. M enurut Reily & Brown (2006, p708) adalah komitmen pendanaan untuk periode waktu tertentu yang akan memberikan hasil sebagai kompensasi bagi investor selama waktu tersebut, tingkat inflasi selama periode waktu tersebut dan resiko yang termasuk didalamnya. Investasi adalah suatu istilah dengan beberapa pengertian yang berhubungan dengan keuangan dan ekonomi. Istilah tersebut berkaitan dengan akumulasi suatu bentuk aktiva dengan suatu harapan mendapatkan keuntungan dimasa depan. Terkadang, investasi disebut juga sebagai penanaman modal. (http://id.wikipedia.org/wiki/Investasi).

2.1.7 Kelayakan M enurut Whitten & Bentley (2007, p89) Kelayakan adalah suatu ukuran dari keuntungan yang diperoleh dalam pengembangan sebuah sistem informasi dalam suatu organisasi.

2.1.7.1 Jenis-jenis Kelayakan M enurut Whitten & Bentley (2004, p382-384) ada 4 Jenis kelayakan, yaitu : 1.

Operational feasibility, merupakan ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam organisasi. Kriteria kelayakan operasional mengukur tingkat kepentingan masalah atau tingkat penerimaan solusi.

22 2. Technical feasibilty, merupakan ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu dan ketersediaan sumber dan pakar teknis. 3 masalah pokok dalam kelayakan teknis yaitu teknologi yang praktis, teknologi yang memadai, pakar teknis yang memadai. 3. Schedule feasibility, merupakan ukuran kelayakan daftar pelaksanaan proyek tersebut. 4. Economic fasibility, merupakan ukuran efektifitas biaya sebuah proyek. Analisis kelayakan ini akan menentukan apakah manfaat yang diperoleh dari penyelesaian masalah.

2.1.8 S tudi kelayakan M enurut Husnan & M uhammad (2000, p4) Studi kelayakan adalah penelitian tentang dapat tidaknya suatu proyek(Biasanya proyek investasi) dilaksanakan dengan berhasil. M enurut Whitten & Bentley (2007, p89) Studi kelayakan adalah serangkaian aktivitas untuk mengukur dan menilai sebuah kelayakan. Faktor yang mempengaruhi intensitas studi kelayakan, antara lain : (Husnan & M uhammad 2000, p8) : 1. Besarnya dana yang ditanamkan. Pada umumnya semakin besar jumlah dana yang ditanamkan, maka semakin mendalam studi yang diperlukan 2. Tingkat ketidakpastian proyek. Semakin sulit kita memperkirakan penghasilan penjualan, biaya, aliran kas, dan lainlain, semakin berhati-hati kita dalam melakukan studi kelayakan. Berbagai cara

23 ditempuh untuk mengatasi ketidakpastian ini dengan analisa sensitifitas, taksiran konservatif, dsb. 3. Kompleksitas elemen-elemen yang mempengaruhi proyek. Setiap proyek dipengaruhi dan juga mempengaruhi faktor-faktor lainnya. Faktorfaktor yang mempengaruhi suatu proyek mungkin menjadi sangat kompleks.

2.1.9 Proses Bisnis Proses bisnis merupakan kumpulan aktivitas yang menggunakan satu atau lebih jenis masukan dan menciptakan keluaran yang bernilai bagi pelanggan. Proses bisnis melibatkan beberapa area fungsional dan fungsi bisnis dalam area tersebut.(Brady et al, 2001,p3). M enurut Rama (2006, p.4),. Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh sebuah bisnis dalam rangka penyediaan, produksi, dan penjualan barang dan jasa.

2.1.10 Biaya M enurut Simamora (2002,p40), biaya adalah kas atau setara kas yang dikorbankan (dibayarkan) untuk barang atau jasa yang diharapkan memberikan manfaat (pendapatan) pada saat ini atau dimasa mendatang bagi organisasi. Informasi tentang biaya dipakai oleh manajer untuk lima tujuan umum(Simamora 2002,p41): 1. Penilaiaan persediaan. M anajemen harus mengetahui biaya mana yang akan dilekatkan dalam persediaan perusahaan.

24 2. Penentuan laba usaha. M anajemen perlu mengetahui biaya mana saja yang akan dikurangkan dari pendapatan dalam laporan laba rugi untuk menentukan laba usaha selama periode. 3. Perencanaan

keuangan.

M anajemen

membutuhkan

informasi

biaya

untuk

merencanakan masa depan dengan tujuan finansial yang dikehendaki. 4. Pengendalian kegiatan usaha. M anajemen membutuhkan informasi perihal hasil biaya sesungguhnya dibandingkan dengan biaya dianggarkan. 5. Pengambilan keputusan. M anajemen kerapkali mesti mengevaluasi biaya yang berhubungan dengan serangkaian alternatif tindakan yang darinya lantas dipilih opsi yang paling baik.

2.1.10.1 Macam-macam Biaya Biaya untuk tujuan perencanaan dan pengendalian, dan pengambilan keputusan digolongkan menjadi (Simamora, 2002, p51-58): 1. Biaya langsung dan tidak langsung Biaya langsung (direct cost) adalah biaya yang dapat ditelusuri kepada sebuah obyek biaya. Biaya tidak langsung adalah biaya bersama terhadap beberapa obyek biaya sehingga tidak dapat ditelusuri secara langsung kepada obyek biaya tertentu. 2. Biaya terkendalikan dan tidak terkendalikan Suatu biaya dianggap terkendalikan pada jenjang manajemen tertentu manakala lapisan manajemen tersebut mempunyai kekuasaan untuk mengotorisasi biaya, karena setiap biaya harus diotorisasi oleh manajer yang bertanggung jawab. Biaya tidak terkendalikan berada diluar kendali manajer karena dia tidak dapat mengotorisasinya.

25 3. Biaya bergabung dan bersama Biaya bersama dikeluarkan untuk menyediakan manfaat kepada lebih dari satu aktivitas. Biaya bersama terjadi manakala dua produk, yang mungkin dihasilkan secara terpisah, diproduksi bersama. Biaya bergabung diterapkan dalam situasi dimana bermacam-macam keluaran berasal dari satu sumber. 4. Biaya relevan dan tidak relevan Biaya relevan adalah biaya yang muncul dalam situasi dimana pengambil keputusan harus memilih diantara dua atau lebih opsi. Biaya tidak relevan adalah biaya yang tidak berubah untuk semua alternatif. 5. Biaya terbenam Biaya yang sudah dikeluarkan dan tidak dapat diganti dengan keputusan sekarang atau dimasa yang akan datang 6. Biaya diferensial Disebut juga biaya incremental adalah perbedaan jumlah biaya diantara dua alternatif. Biaya diferensial akan muncul baik sebagai biaya langsung pemilihan sebuah alternatif atau sebagai biaya tidak langsung yang berhubungan dengan pilihan diantara alternatif-alternatif. 7. Biaya tunai dan biaya kesempatan Biaya tunai adalah biaya yang memerlukan pengeluaran kas atau sumber daya lainnya. Biaya kesempatan adalah manfaat potensial yang hilang atau dikorbankan ketika memilih suatu tindakan yang perlu mengorbankan tindakan lainnya.

26 2.1.11 Manfaat M enurut Remenyi (1995, p40) manfaat dari TI merupakan keuntungan atau kebaikan yang diperoleh oleh suatu organisasi yang bersedia untuk membayar atas penggunaan TI tersebut. M enurut Parker, manfaat yang dapat dihitung dapat dibedakan menjadi tiga jenis: 1. Tangible benefits, yaitu manfaat yang tidak kasat mata, berdampak langsung dan dapat dihitung. M isalnya penurunan biaya operasional. Analisis terhadap tangible benefit atau yang bersifat kuantitatif menggunakan perhitungan dengan metode simpleROI-Traditional Cost-Benefit Analysis (TCBA). 2. Quasi-tangible benefits, yaitu manfaat yang berada di ruang “abu-abu”, atau yang berpengaruh langsung terhadap keuntungan tetapi masih susah dihitung ataupun sebaliknya, tidak berpengaruh secara langsung terhadap keuntungan tetapi dapat dihitung. Contohnya memperbaiki proses perencanaan, perbaikan pengambilan keputusan, dan sebagainya. 3. Intangible benefits, manfaat yang bersifat kasat mata dan berorientasi pada peningkatan efektifitas perusahaan. Contohnya meningkatkan moral pegawai, meningkatkan citra perusahaan, dan sebagainya.

2.1.12 Teknik Pengumpulan Data Terdapat dua hal utama yang mempengaruhi kualitas data hasil penelitian, yaitu, kualitas instrumen penelitian, dan kualitas pengumpulan data. Kualitas instrumen penelitian berkenaan dengan validitas dan reliabilitas instrumen dan kualitas pengumpulan data berkenaan ketepatan cara-cara yang digunakan untuk mengumpulkan data.

27 Teknik-teknik untuk pengumpulan data yang ada adalah wawancara, angket, dan observasi. 1. Interview (Wawancara) Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil. a. Wawancara Terstruktur Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Pengumpul data telah menyiapkan instrumen penelitian berupa pertanyaan-pertanyaan tertulis yang alternatif jawabannya pun telah disiapkan, dan setiap responden diberi pertanyaan yang sama. b. Wawancara Tidak Terstruktur Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas di mana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan. Dalam wawancara ini peneliti belum mengetahui secara pasti data apa yang akan diperoleh, sehingga peneliti lebih banyak mendengarkan apa yang diceriterakan oleh responden. (Sugiyono, 2004, p129-133) 2. Kuesioner (Angket) Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk

28 dijawabnya. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan diukur dan tahu apa yang bisa diharapkan dari responden, dimana kuesioner ini lebih cocok digunakan bila jumlah responden cukup besar dan tersebar di wilayah yang luas. Beberapa prinsip dalam penulisan angket yaitu : prinsip penulisan, pengukuran dan penampilan fisik. a. Prinsip Penulisan Angket : menyangkut beberapa faktor yaitu : isi dan tujuan pertanyaan, bahasa yang digunakan mudah, pertanyaan tertutup terbuka-negatif positif, pertanyaan tidak mendua, tidak menanyakan hal-hal yang sudah lupa, pertanyaan tidak mengarahkan, panjang pertanyaan, dan urutan pertanyaan. b. Penampilan Fisik Angket : sebagai alat pengumpul data akan mempengaruhi respon atau keseriusan responden dalam mengisi angket. Angket yang dibuat di kertas buram, akan kurang menarik bagi responden. Tetapi angket yang dicetak di kertas yang bagus dan berwarna akan menjadi mahal. (Sugiyono, 2004, p135p138) 3. Observasi Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga obyek-obyek alam yang lain. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar.

Dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat

dibedakan menjadi participant observation (observasi berperan serta) dan non participant observation selanjutnya dari segi instrumentasi yang digunakan, maka

29 observasi dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur dan tidak terstruktur. (2004, p138-139)

2.1.13 Skala Pengukuran M enurut Sugiyono (2004, p84), Skala Pengukuran merupakan kesepakatan yang digunakan sebagai acuan untuk menentukan panjang pendeknya interval yang ada dalam alat ukur, sehingga alat ukur tersebut bila digunakan dalam pengukuran akan menghasilkan data kuantitatif. Ada 5 macam skala yang dapat digunakan untuk penelitian Bisnis, namun 2 diantaranya adalah: (Sugiyono, 2004, p86) 1. Skala Likert Skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial. Jawaban setiap item instrument yang menggunakan skala Likert mempunyai gradasi dari sangat positif sampai sangat negatif, yang dapat berupa kata-kata antara lain: a. Sangat Setuju b. Setuju c. Ragu-ragu d. Tidak Setuju e. Sangat tidak setuju Instrumen penelitian yang menggunakan skala Likert dapat dibuat dalam bentuk checklist ataupun pilihan ganda.

30 2. Rating Scale Dengan rating-scale, data mentah yang diperoleh berupa angka kemudian ditafsirkan dalam pengertian kualitatif. Responden akan menjawab salah satu jawaban kuantitatif yang telah disediakan. Rating-scale ini lebih fleksibel, tidak terbatas untuk pengukuran sikap saja tetapi untuk mengukur persepsi responden terhadap fenomena lainnya, seperti skala untuk mengukur status sosial ekonomi, kelembagaan, pengetahuan, kemampuan, proses kegiatan dan lain-lain.

2.2 Teori-teori Khusus 2.2.1 S AP Business One 2.2.1.1 Overview S AP Business One Komponen utama dari aspek compact solution yang ada dalam SAP Business One adalah SDK (System Development Kit). SAP Business One dilengkapi dengan fungsi-fungsi standard yang diperlukan oleh perusahaan kecil hingga menengah ke atas. SAP Business One mencakup beberapa area fungsional berikut : 1. Contact Management and Opportunity Analysis (CRM ). Dengan fungsi ini, perusahaan dapat memonitor semua customer contact

yang dikumpulkan

melalui telepon, rapat, dan berbagai metode lainnya yang dimiliki perusahaan. 2. Administration (Customizing SAP Business One). Kegunaan dari administration ini adalah untuk melakukan proses pengelolaan yang dilakukan oleh administrator dan mencakup fungsi-fungsi yang umum dalam sistem, seperti user administration, system intialization, workflow definitions, dan sebagainya.

31 3. Financials. Fungsi untuk melakukan pengaturan dan pengelolaan accountaccount yang dimiliki perusahaan, termasuk general budgeting, journal entries, dan lain sebagainya. 4. Sales/Order Processing. Fungsi untuk mengatur semua proses yang berkaitan dengan penjualan antara lain, sales offers, customer orders, master record and discount structures, returns, dan fungsi-fungsi sales lainnya. 5. Purchase and Procurement. Dengan fungsi ini perusahaan dapat mengelola order pembelian yang dlakukan, goods receipt, dan incoming invoice. 6. Business Partner. Fungsi ini digunakan untuk memelihara hubungan baik dengan vendor maupun dengan customer. Sebagai contoh, data-data spesifik dapat dilihat oleh fungsi sales dan purchasing sesuai dengan kondisi bisnis yang terjadi. 7. Cost Accounting/Cost Calculation. Dengan fungsi ini, perusahaan dapat membuat profit centre sesuai dengan struktur cost centre, dan selanjutnya dapat dilacak dan dievaluasi sesuai dengan tipe Profit&Loss Statements. 8. Inventory Management. Fungsi ini untuk mengatur Item master management (terdiri dari, bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi), item management, standard price list, dan inventory transaction (goods issued, goods receipt, transfer posting, dsb). 9. Production. Fungsi ini digunakan untuk mengevaluasi dan menjamin material availability, merealisasikan production orders, dan mendefinisikan bill of materials. 10. Invoicing/payment. Fungsi ini untuk mengatur electronic payment transactions baik untuk pembayaran domestik dan pembayaran luar negeri.

32 11. Material Resources Planning (M RP). M RP menghitung gross requirement dalam bill of material, sesuai dengan sales orders dan forecast demands. Selain itu M RP juga berfungsi untuk menjadwalkan order recommendations sesuai dengan lead time yang telah didefinisikan. 12. Service. Fungsi ini melakukan optimalisasi potensi-potensi dalam bagian sales dan service. Selain itu service berfungsi untuk mengatur service contract management and planning, customer interaction tracking, customer support, dan sales opportunities management. 13. Human Resources. M enintegrasikan interface yang tersedia untuk bagian HR. Fungsi ini dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan atau permintaan personnel system yang ada dalam mySAP. 14. Reports. Fungsi report ini menyajikan berbagai macam laporan, yaitu business, accounting, warehouse, dan financial statements. 15. Internet sales. M engintegrasikan interface yang tersedia untuk sistem internet sales B2C atau B2B dari SAP. List dari area proses yang ada dalam SAP Business One menggambarkan keseluruhan proses dalam perusahaan. Walaupun jangkauan fungsi yang dimiliki oleh SAP Business One tidak seluas SAP R/3, tetapi SAP Business One dimaksudkan sebagai compact solution untuk perusahaan dengan skala menengah yang didesain untuk memenuhi kebutuhan khusus yang ada pada customer. Walaupun SAP Business One tidak memiliki kemampuan seperti SAP R/3, tetapi secara menyeluruh SAP Business One sudah merupakan sebuah complete ERP package. (Teuful, Nam & Heun, 2005, p4-5)

33 Biaya Yang Berhubungan Dengan Pengambilan Keputusan Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan implementasi sebuah software yang baru dibedakan menjadi dua bagian yaitu implementation cost dan operating cost. Biaya implementasi utama yang harus dipertimbangkan adalah biaya client licensing. Biaya implementasi lainnya yang harus dipertimbangkan antara lain : 1. Untuk user workstation dibutuhkan PC dengan pentium III atau lebih dengan paling sedikit 256M B RAM . 2. Arsitektur dari SAP Business One yang berbasis pada tipe konsep client/server. 3. Seperti yang telah dicatat sebelumnya, dengan sedikit pendekatan, implementasi awal juga termasuk konfigurasi klien perorangan sehingga hanya diperlukan bentuk / bidang tertentu yang diimpor. 4. Aspek kritis lain dalam pelaksanaan implementasi tentu saja adalah dukungan. Biasanya dukungan yang terkandung dalam mendukung tingkat pertama, namun sebagai bagian dari instalasi awal, sehingga disebut Hot paket disediakan situs yang memungkinkan untuk customatization spesifik dan error correction. ROI tentu saja merupakan biaya yang paling kritis dalam proses implementasi. Secara umum, penerapan SAP Business One sangat menempel pada syarat-syarat yang dibutuhkan untuk ROI berikut ini : 1. Kustomisasi / add-on program tersedia melalui sebuah SDK. 2. Skalabilitas melalui integrasi dengan produk lain, terutama solusi berbasis web. 3. Kepatuhan terhadap standar terbuka (misalnya, XM L) (Teuful, Nam, & Heun, 2005, p6-8)

34 2.2.1.2 Posisi dari S AP Business One dalam dunia S AP Sebagai bagian dari perhatian SAP terhadap perusahaan dengan skala kecil dan menengah, SAP telah mengembangkan industry specific solutions dibawa nama All in One. SM B (Small-Medium Business) merupakan solusi bisnis yang berbasis pada mySAP (R/3). Keuntungan dari solusi ini ketika dibandingkan dengan produk mySAP R/3 adalah untuk perusahaan berskala kecil hingga menengah, SAP R/3 terlalu bersifat oversized atau melebihi business requirement dari perusahaan (dalam semua level, mulai dari biaya sampai tingkat kompleksitas dalam proses implementasi) . Faktor kunci lain yang membedakan SAP Business One adalah program yang berbeda dari produk SAP yang terdahulu. SAP Business One menggunakan bahasa C++ , oleh karena itu customer extensions tidak termasuk dalam source code tetapi lewat tampilan yang telah didefinisikan sebelumnya dengan objek component object model (COM ), seperti addons dikembangkan lewat SDK. Saat ini, SAP memiliki 52 COM object yang tersedia sebagai partner saat akan melakukan implementasi. Pertimbangan tambahan dalam struktur pemrograman yang membedakan R/3 dan SAP Business One adalah secara menyeluruh kita susah untuk mengukur ongoing support cost untuk R/3 solution, karena setiap perusahaan menggambarkan proses instalasi yang unik dan dibutuhkan modifikasi-modifikasi khusus. Hal yang perlu di pertimbangkan untuk semua pelaku bisnis yang ingin menerapkan ERP-based solution adalah ongoing support dan implementation. Hal yang paling membedakan SAP dengan lainnya adalah SAP berfokus pada proses bisnis perusahaan kemudian teknologi, dan tidak hanya berfokus pada teknologinya saja. Proses bisnis yang ada didalam perusahaan harus difasilitasi dan kemudian selanjutnya diperluas dengan menggunakan ERP solution. (Teuful, Nam & Heun, 2005, p9-10)

35 2.2.1.3 Technology dari S AP Business One Teknologi yang terdapat dalam SAP Business One digambarkan dengan konsep Less is More, dimana SAP Business One di integrasikan dengan teknologi yang sudah cukup familiar oleh kebanyakan user yaitu M icrosoft Office Suite sehingga user tidak membutuhkan waktu yang lama untuk beradaptasi lagi. Keuntungan yang ditawarkan oleh struktur teknologi dari SAP Business One adalah : -

integrasi

-

keterbukaan

-

user interface yang intuitif (M S Windows)

-

kemampuan untuk mengkonvert data ke M S Word dan Excel

-

expandability (industry-standard development)

-

multinasional fungsi (country-specific accounting systems)

-

multilingualism (available in more thant eight languages)

-

migration ability/scalability (growth path to mySAP R/3)

-

koneksi dengan aplikasi mySAP via XI SAP Business One juga hanya menggunakan database M icrosoft SQL server

enterprise, dimana automatic administration dari versi SQL server dapat dimanfaatkan untuk membantu konsistensi dari aplikasi client/server. SAP Business One mendukung adanya proses upgrade secara otomatis ketika client software yang baru telah di load oleh server database. Database dalam SAP Business One menawarkan perlindungan terhadap sistem ketika terjadi data loss dan unauthorized access. SAP Business One memiliki konsep tersendiri tentang user authorization, sehingga user hanya dapat

36 mengakses data spesifik yang sesuai dengan area yang menjadi tanggung jawab user. (Teuful, Nam & Heun, 2005, p11-13) M anfaat dari SAP Business One adalah : 1. Enhanced produktivitas - sederhana, antarmuka pengguna intuitif memungkinkan semua karyawan di semua tingkat bekerja dengan cepat dan efisien. 2. Lebih cepat dan keputusan bisnis yang lebih baik - manajer dapat dengan cepat dan efektif memperoleh informasi strategis dari setiap aspek dari perusahaan, membiarkan mereka membuat keputusan bisnis terbaik. 3. M erampingkan operasinya dengan mulus kunci mengintegrasikan proses bisnis seperti penjualan, pembelian, inventaris dan keuangan. Ini out-of-the-box integrasi memungkinkan Anda untuk menghapus data yang berlebihan masukan dan kesalahan di seluruh bisnis Anda. 4. Kuat skalabilitas - Fleksibel, teknologi terbuka memungkinkan Anda dengan mudah mengubah dan menyesuaikan solusi Anda sebagai bisnis Anda berkembang dan kebutuhan Anda berubah. 5. Jangkauan global - Dengan SAP Business One, Anda dapat melakukan dan melaporkan semua transaksi bisnis dalam berbagai mata uang. 6. Kontrol biaya - M eningkatkan produktivitas karyawan, meningkatkan komunikasi dengan pemasok, dan peningkatan efisiensi operasi dari semua menambahkan hingga tak tertandingi kontrol biaya. 7. Peningkatan pendapatan - Cepat dan mudah akses ke informasi yang real-time di mana saja di sistem membantu Anda mengidentifikasi peluang penjualan baru, membawa produk baru ke pasar dengan cepat, dan pengembangan bisnis menyediakan tingkat layanan dan dukungan pelanggan.

37 8. Peluang penjualan penuh - Solusi menyampaikan alat-alat yang penting bisnis perlu mengelola peluang penjualan, termasuk laba kotor dan inventaris informasi. (http://it.toolbox.com/blogs/crm-trends/sap-business-one-4120)

2.2.1.4 Modul-modul dalam S AP Business One 1. M odul Administrasi (Administration Module) M odul Administrasi terdiri dari semua pengaturan bentuk dasar sistem, termasuk konversi mata uang, inisialisasi sistem, definisi, impor/ekspor data, kegunaan, prosedur persetujuan, lisensi add-ons, dan tanda-tanda fungsi manajemen. Dalam modul ini, data umum perusahaan disimpan dan diakses untuk informasi dari sistem software vendor yang berbeda juga dapat memungkinkan untuk mengaksesnya. Fungsi-fungsi penting dari inisialisasi sistem adalah: a. Detail Perusahaan b. Pengaturan Umum c. Otorisasi d. Pengaturan dokumen dan penomoran e. Neraca terbuka f. Pilihan mencetak

2. M odul Keuangan / Akuntasi Biaya M odul keuangan memungkinkan pengguna untuk melakukan seluruh transaksi akuntansi khususnya yang biasa dilakukan setiap hari di perusahaan,

38 termasuk membuat entri jurnal, rekonsiliasi hasil pajak, dan menghasilkan seluruh laporan untuk pemakai yang berbeda jabatan di perusahaan. M odul keuangan SAP Business One termasuk: a. Sebuah Chart of Accounts dan Edit Charts of Accounts b. Journal Entry dan Journal Voucher Exchange Rate Differences dan Conversion Differences c. Sebuah fungsi Budget d. Cost Accounting

3. M odul Peluang Penjualan (The Sales Opportunities Module) M odul ini dipakai untuk memberikan jalan dan analisis peluang penjualan untuk dapat meningkatkan aktivitas-aktivitas penjualan.

4. M odul Penjualan- Piutang ( The Sales- A/R Module) M odul penjualan-piutang mencakup keseluruhan proses penjualan, dari membuat quotes untuk customers dan potensial customers untuk invoice. Business One menghasilkan bermacam-macam variasi dari dokumen-dokumen penjualan untuk pemakai, tiap dokumen berhubungan dengan tingkat yang berbeda dalam proses penjualan. M odul ini menghasilkan pilihan yang berbeda-beda, termasuk Sales Quotes, Sales Order, Delivery, Returns, A/R Invoice, Dunning Wizard, dan Sales Reports. Semua fungsi-fungsi dapat diorganisasikan dengan referensi ke dokumen terdahulu.

39 5. M odul Pembelian-Utang (Purchasing-A/P Module) M odul pembelian membolehkan kita untuk mengontrol keseluruhan proses pembelian, dari negoisasi dengan penjual dan permintaan pembelian sampai pengiriman barang yang diorder dan proses datangnya tagihan. Dokumen Pembelian yang disediakan SAP Business One: a. Purchase Order b. Receiving PO c. A/P Invoice

6. M odul Partner Bisnis (The Business Partners Module) M odul ini membolehkan untuk manajemen data dari seluruh partner bisnis perusahaan. M odul ini juga terdiri dari seluruh informasi tentang customers dan vendors. Informasi ini diperuntukan untuk dapat memegang transaksi-transaksi bisnis dan untuk menyiapkan dokumen-dokumen bisnis. Spesifik informasi untuk partner bisnis yang dicatat didalam sistem disebut master data . Informasi-informasi yang merepresentasikan master data: a. Company name, addresses(s), and telephone number(s) b. Contact person’s name, telephone number, e-mail address, and so on. c. Payment terms/price list d. Payment system e. Accounting –related data

40 7. M odul Bank (The Banking Module) M odul Bank ini memfasilitasi transaksi keuangan secara lengkap, termasuk penerimaan uang, deposito, pembayaran, sistem pembayaran, rekening bank, dan rekonsiliasi.

8. M odul Persediaan (The Inventory Module) Dalam SAP Business One modul persediaan, perusahaan dapat mengelola semua barang di pembelian, penjualan, prosedur, atau perolehan.

M odul

persediaan terdiri dari seluruh informasi tentang data master barang, manajemen barang, transaksi persediaan, list harga,pengambilan/pengepakan, dan laporan persediaan. Dalam modul persediaan ada tiga jenis barang yang berbeda: a. Purchase item, adalah barang yang dibeli dari vendor. b. Sales item, adalah barang yang dijual kepada customer. c. Warehouse item, adalah barang yang dapat dipakai dalam manajemen persediaan.

9. M odul Produksi (The Production Module) M odul produksi mendefinisikan bills of material (BOM ) dalam produk kita, membuat dan memelihara Production Orders, mengontrol penerimaan dari dan hasil permintaan untuk produksi, menghasilkan laporan produksi, dan dapat mengupdate harga barang induk secara umum. Informasi dalam BOM dapat dipakai untuk meyakinkan bahwa adanya kuantitas yang sesuai dari komponen yang diminta sudah ada ditangan.

41 10. M odul M RP M odul M RP memungkinkan perusahaan untuk membuat perencanaan terhadap permintaan material yang akan digunakan untuk mendukung proses manufacturing. M RP dapat memberikan perencanaan rekomendasi bagi perusahaan untuk memenuhi gross requirements dengan pertimbangan dari stock yang tersedia, pembelian yang tersedia, dan order produksi. M odul M RP dilengkapi dengan adanya M RP Wizard guides yang dapat memungkinkan perusahaan untuk : a. M embuat dan mengelola M RP Scenarios. b. M enyimpan M RP Scenario. c. M engupdate dan mendefinisikan perkiraan individual. d. M elampirkan perkiraan individual yang telah dibuat ke dalam skenario khusus. e. M enjalankan M RP

11. M odul Layanan (The Service Module) M odul service mengoptimalkan potensi yang ada dalam bagian Sales dan Service dengan mendukung proses service operations, service contract management, service planning, tracking of customer interaction activities, customer support, dan management of sales opportunities. Sub fungsi yang dimiliki oleh modul service, yaitu : a. Service call.

Sebuah feature yang memampukan perusahaan untuk

memberikan solusi terhadap pertanyaan-pertanyaan customer.

42 b. Customer Equipment Card. M erupakan database yang memuat semua informasi terhadap semua barang yang dapat diservice c. Service Contract. Sebuah Service Contract merupakan persetujuan legal yang memampukan customer untuk menerima service terhadap sebuah items selama periode tertentu d. Knowledge Base Solution. M emiliki key solutions untuk memecahkan berbagai macam masalah dan kasus. e. Service Reports. M emungkinkan perusahaan untuk melihat dan menganalisis data yang berkaitan dengan service contracts, customer equipment, dan service calls.

12. M odul Human Resources (The Human Resources Module) M odul human resources dapat memungkinkan user untuk melakukan entry dan mengelola informasi mengenai karyawan dalam perusahaan dan dapat menampilkan tugas-tugas berikut ini : a. Entry dan mengelola informasi tentang karyawan baik yang bersifat general maupun personal, seperti umur, status perkawinan, nomor passport, no ID, nomor telepon, dan alamat. b. M engelola informasti yang berkaitan dengan pendidikan customer, catatan pekerjaan sebelumnya, hasil dari professional review, dan absensi. c. M enganalisis biaya dan gaji karyawan. d. M embuat berbagai macam reports dan daftar karyawan untuk lebih mengefisiensikan operasi bisnis.

43 13. M odul Laporan(The Reports Module) SAP Business One memiliki sebuah modul report yang terintegrasi dan luas. Dalam modul report ini terdapat berbagai macam jenis report, antara lain business reports, accounting reports, warehouse reports, financial reports, dan account statements. M odul report memiliki banyak report yang telah dijabarkan dan dapat dianalisis dalam berbagai cara dengan menggunakan fungsi selection dan sort. Untuk membantu user dalam membuat report, maka modul ini dilengkapi dengan sebuah Reports Wizard yang memberikan instruksi untuk mendefinisikan sebuah query. Dalam modul ini juga di mungkinkan untuk mengkonvert semua report menjadi dokumen M S.Excel atau M S.word. (Teuful, Nam & Heun, 2005, p17-36)

2.2.2 Microsoft Dynamics AX M icrosoft Dynamics AX pada awalnya dikembangkan oleh Damgaard di Denmark dan pada saat itu dikenal sebagai Axapta, sebelum di merger oleh perusahaan Navision pada tahun 2000. Hasil dari merger ini kemudian diakuisisi oleh M icrosoft pada tahun 2002 dan produknya sekarang telah berkembang ke seluruh penjuru dunia. M icrosoft Dynamics AX (sebelumnya Axapta) adalah solusi yang tersedia saat ini yang paling tepat memberikan cakupan yang paling luas bagi perusahaan yang memiliki penghasilan menengah ke atas. Dengan memiliki system ini dapat membantu perkembangan bisnis secara cepat bahkan perluasan yang cepat di internet. Dynamic AX juga menyediakan dasar yang kuat untuk kesuksesan kolaborasi dengan para klien mitra kerja, karyawan dan vendor.

44 M icrosoft Dynamics AX dibangun untuk memudahkan kegiatan bisnis local dan antar Negara, dengan konsolidasi dan proses standarisasi, membantu meningkatkan produktivitas,

menyediakan

visibilitas

diantara

organisasi,

dan

membantu

menyederhanakan kepatuhan. Dengan M icrosoft Dynamics AX, Anda dapat yakin mengenai solusi manajemen bisnis Anda - dan akan terus-relevan dengan kebutuhan orang-orang dan tuntutan industri dan bisnis. Dynamic AX mendukung bisnis secara keseluruhan dimana di dalamnya dapat ditemukan semua standard aplikasi ERP, yang merupakan satu kesatuan yang mudah digunakan secara menyeluruh yaitu : a. Analytics b. Customization c. Distribution d. E-commerce e. Financial management f. HR Management g. IT infrastructure management h. Manufacturing i. Project management j. Sales and marketing k. Supply chain management (http://www.microsoft.com/dynamics/en/us/products/ax-overview.aspx)

45 M anfaat dari M icrosoft Dynamics AX : ƒ

M eningkatkan produktivitas (improve productivity) Dalam dunia bisnis yang sedang bergejolak, produktivitas dan efektivitas individu memiliki dampak langsung pada profitabilitas. M embuat orang akrab, mudah menggunakan alat-alat yang memungkinkan mereka untuk bekerja dengan cepat dan pintar, proaktif keputusan.

Bisnis Anda dapat memperoleh manfaat

dengan memberikan kepada eksekutif, manajer, dan karyawan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan bisnis yang sehat. M icrosoft Dynamics AX dapat memberikan informasi dan alat-alat analisis yang mereka butuhkan untuk membuat manfaat itu tercapai. Dengan kemampuan untuk menyesuaikan informasi yang mereka butuhkan dengan tanggung jawab khusus mereka, M icrosoft Dynamics AX dapat mengatur pengambilan keputusan dan meningkatkan produktivitas di seluruh perusahaan Anda. ƒ

M engelola perubahan dan pertumbuhan (Manage Change) Untuk mengikuti kompetisi, perusahaan masih perlu diperluas ke wilayahwilayah baru, meluncurkan produk dan layanan baru, dan meningkatkan kekuatan bisnis melalui merger dan akuisisi. Dengan M icrosoft Dynamics AX, Anda dapat berhasil mengelola pertumbuhan dan perubahan dengan membangun hubungan rantai supply yang menguntungkan dan cepat menyesuaikan proses internal untuk memenuhi tuntutan perubahan.

ƒ

Bersaing secara global (Compete Globally) Hari ini, peluang bisnis dapat berarti memperluas basis pelanggan Anda sehingga termasuk di seluruh dunia atau mengembangkan melintasi perbatasan menjadi situs-situs baru atau kantor-kantor cabang. M icrosoft Dynamics AX

46 dirancang untuk mengelola kompleksitas organisasi global dengan cara konsolidasi dan standarisasi proses dan menyediakan visibilitas di dalam seluruh organisasi Anda. ƒ

M enyederhanakan kepatuhan terhadap peraturan (Simplify compliance) Perusahaan menghadapi segudang persyaratan peraturan yang sangat bervariasi antar daerah dan negara. M icrosoft Dynamics AX dapat membantu Anda mengurangi resiko dan tanggung jawab yang terkait dengan pengelolaan perusahaan, kepatuhan terhadap peraturan, dan inisiatif pelanggan.

(http://www.microsoft.com/dynamics/en/us/using/ax-using.aspx)

2.2.2.1 Modul-modul dalam Microsoft Dynamics AX a. Traditional core 1. General Ledger, menyusun buku besar, pajak penjualan, mata uang dan aktiva tetap di masa yang akan datang 2. Bank Management, dimana kas diterima dan dibayarkan 3. Customer Relationship Management (CRM ), dimana partner bisnis (pelanggan, penjual, dan pemimpin) berhubungan dan terpelihara. 4. Accounts Receivable, dimana pada saat menerima pesanan, di kirimkan dan ditagih. 5. Accounts Payable, dimana order pembelian di terbitkan dan menerima barang sebagai persediaan. 6. Inventory Management, dimana persediaan di nilai dan di kelola. 7. Master Planning, dimana pembelian dan rencana produksi menggantikan produksi, dimana tagihan material ditetapkan dan manufaktur di jalankan.

47 8. Product Builder, dimana model produksi dibikin dan di pelihara 9. Human Resources, dimana informasi pegawai disimpan 10. Project Accounting, dimana proyek dibuat dan dijalankan utamanya dari prespektif akuntansi. 11. Basic, dimana konfigurasi data dilakukan 12. Administration module, dimana configurasi sistem dilakukan b. Extended core 1. Shop Floor Control 2. Cost Accounting 3. Questionnaire 4. Balanced Scorecards 5. Service M anagement 6. Expense M anagement 7. Payroll M anagement 8. Environmental M anagement (http://en.wikipedia.org/wiki/M icrosoft_Dynamics_AX)

2.2.3 Analisis Fit/Gap Analisis fit/gap merupakan sebuah komponen yang sangat penting dalam sebuah project life cycle. Fase ini di lakukan untuk mengidentifikasi apakah sistem yang sedang berjalan sudah dapat memenuhi kebutuhan perusahaan, jika ditemukan adanya gap, maka

akan

dicatat

dalam

sebuah

(http://en.wikipedia.org/wiki/Fit/Gap_Analysis).

format

yang

ditentukan.

48 Analisis Fit/Gap membandingkan proses bisnis perusahaan dengan fungsi-fungsi yang ada dalam software untuk melihat apakah perusahaan harus mengubah prosesproses yang ada dalam perusahaan dan melihat apakah perusahaan butuh untuk melakukan proses customize. (http://www.brandeis.edu/projects/peak/financials/help/glossary/fitgap.html). Tinjauan analisis Fit/Gap : •

M asing-masing proses bisnis dengan bidang fungsional,

•

Semua elemen data kunci yang perlu dikonversi,

•

M etode untuk penggunaan elemen data tertentu.

2.2.3.1 Langkah-langkah dalam Analisis Fit/Gap Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam analisis Fit/Gap : 1. Ranking Requirements Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi sistem yang baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis. Tabel 2.2 Ranking Requirements dalam analisa Fit/Gap Rank Keterangan H

HIGH/mission critical requirements – adalah kebutuhan yang merupakan tugas kritis/penting, diperlukan untuk operasi dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi;

49 termasuk di dalamnya kebutuhan laporan yang penting bagi internal dan eksternal M

MEDIUM/value add requirements – adalah kebutuhan yang jika ditemukan, akan secara signifikan meningkatkan proses di perusahaan. Kebutuhan ini seringkali proses sistem bisnis yang bukan merupakan tugas kritis/penting bagi bisnis organisasi, tetapi jika ditemukan akan mempengaruhi cost benefit organisasi

L

LOW/desirable requirements – adalah kebutuhan yang bagus untuk dimiliki dan hanya akan menambahkan nilai yang tidak terlalu besar bagi proses bisnis perusahaan dan mungkin ditemukan melalui perbaikan sementara atau perubahan pada proses bisnis.

2. Degree of Fit M enentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem yang baru. Kategori ini terdiri dari : Fit, Gap, Partial Fit. Tabel 2.3 Degree of Fit dalam analisa Fit/Gap Kode

Keterangan

F

FIT – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software.

G

GAP – software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang

50 dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan customization terhadap software. P

Partial fit – software mempunyai fungsional yang memenuhi

kebutuhan.

Perubahan

sementara,

laporan khusus atau customizations, bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.

3.

Gap Resolution Saat gap ditemukan, tim akan menentukan alternatif dan merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat beberapa jalan untuk menyelesaikan gap seperti mengubah proses bisnis mendesai lingkungan bisnis. Pilihan-pilihan untuk gap resolution, diantaranya adalah: 1. Package Work-around – pertama kali tim akan mengidentifikasikan jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan dengan proses yang ada. 2. M embuat bisnis sesuai dengan Package – jika package work-around tidak mungkin, tim akan merekomendasikan perubahan potensial pada proses bisnis untuk disesuaikan dengan proses dan mengeliminasi gap yang terjadi. 3. Customization sebagai jalan terakhir- jika customization dibutuhkan, strategi yang dipilih adalah membangun fungsionalitas baru di luar teknologi dan memisahkan package dibandingkan dengan merubah package. Definisi dari customization di dalam proyek adalah sebagai berikut : Yang merupakan customization dari paket adalah perubahan pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staf pengembangan, atau beberapa perubahan yang

51 dapat berdampak kurang baik untuk kemampuan upgrade pada software yang akan datang. (http://www.uofaweb.ualberta.ca/vpfinanceais/pdf/proj_fit_gap.pdf)

2.2.4 Information Economics Information

Economics

adalah

sekumpulan

peralatan

komputasi

untuk

mengkuantifikasi biaya dan manfaat (cost and benefit) dari suatu proyek teknologi informasi (Parker, Benson & Trainor, 1988, p5). M etode ini dikembangkan oleh M arilyn M . Parker dan rekan-rekan satu timnya pada tahun 1985 selama bekerja di International Business Machine (IBM ), dan merupakan pengembangan dari metode Cost-BenefitAnalysis (CBA) tradisional dengan cara mengkuantifikasi biaya dan manfaat dari implementasi proyek teknologi informasi yang hasilnya diharapkan dapat memberikan manfaat kepada perusahaan. Biaya yang dievaluasi mencakup biaya pengadaan perangkat keras, pembelian perangkat lunak, seluruh biaya perawatan dan biaya tenaga kerja. Sedangkan menurut Robson (1997, p237) Information Economics secara eksplisit mengevaluasi alternatif investasi sistem informasi dengan mengidentifikasi dan lalu mengevaluasi (evaluating), pemberian skor (scoring), dan pemberian peringkat (ranking), faktor positif (nilai) dan faktor negatif (resiko atau ketidakpastian) yang potensial dari sekumpulan kandidat investasi. Latar belakang yang mendasari dibutuhkannya Information Economics adalah : 1. Dalam mengevaluasi manfaat yang ditimbulkan oleh adanya Sistem Informasi ternyata berbeda-beda sehingga nilai yang diperoleh juga berbeda-beda. 2. Pada umumnya sumber daya perusahaan yang dapat digunakan untuk membangun Sistem Informasi sangat terbatas jumlahnya.

52 3. Perusahaan perlu melakukan keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya dengan cara yang paling efektif dengan pertimbangan hasil yang diperoleh atas alokasi biaya yang dikeluarkan. 4. Alat (tools) untuk melakukan analisa cost benefit tradisional tidak cukup memadai untuk menghitung semua nilai investasi TI yang ada.

2.2.4.1 Cost, Benefit, dan Value Yang dimaksud dengan cost, benefit dan value dalam konsep ini adalah : 1. Cost (biaya) dari Domain Teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaya variable yang dikeluarkan untuk membangun sistem. 2. Benefit (manfaat) dari Domain Teknologi yang berwujud penurunan biaya investasi dan atau peningkatan pendapatan (revenue). 3. Value (nilai) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan TI, yang tercermin pada peningkatan kinerja perusahaan saat sekarang maupun masa yang akan datang.

2.2.4.2 Model dan Variabel Dari Information Economics Skor akhir dari proyek teknologi informasi didapat dari penjumlahan bobot Simple Return On Investment (ROI sederhana) ditambah dengan hasil penilaian business domain dan technology domain. Rumus atau perhitungan yang digunakan adalah : Tabel 2.4 Perhitungan Skor Akhir Proyek Project Score = Weighted Simple ROI (Quantification) + Weighted Business Domain (Assessment) + Weighted Technology Domain (Assessment)

53 2.2.4.2.1 Simple Return On Investment Perhitungan simple Return On Investment (ROI sederhana) didapat dari penjumlahan traditional cost and benefit, value linking, value acceleration, value restructuring dan innovation valuation. Tabel 2.5 Perhitungan Simple ROI Simple ROI = Traditional Cost-Benefit + Value Linking + Value Acceleration + Value Restructuring + Innovation Valuation

Economic impact worksheet (lembar dampak ekonomis), meliputi perhitungan dan analisis cost and benefit (biaya dan manfaat) yang digunakan untuk memperoleh hasil perhitungan ROI sederhana dan skor proyek teknologi informasi. Perhitungan biaya ini meliputi biaya pengembangan sistem (development cost) dan biaya pemeliharaan atau operasional sistem (maintenance or on-going expenses).

54

A. Net Investment Required (From Development Costs Worksheet) B. Yearly Cash Flows : Based on five 12-month periods following implementation of the proposed system. Cash flow can be negative

YEAR 2

YEARS YEAR 3

YEAR 4

YEAR 5

0

0

0

0

0

Xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

Xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

Xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

Xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

YEAR 1 Net economic Benefit Pengurangan biaya .= Pre-tas Income (-) Ongoing expense from worksheet = Net Cash Flow

TOTAL

xxxxxx xxx %

C. Simple ROI, calculated as B / # YRS / A D. S coring, Economic Impact Score 0 1 2 3 4 5

Simple Return On Investment Zero or less 1% - 299% 300% - 499% 500% - 699% 700% - 899% over

Gambar 2.3 Economic impact worksheet Perhitungan manfaat pada economic impact worksheet dihasilkan dari penjumlahan value linking, value acceleration, value restructuring, dan innovation valuation.

55 2.2.4.2.2 Net Present Value (NPV) M etode ini menggunakan discount rate yang ditentukan dari biaya modal perusahaan untuk membuat nilai uang dari proyek. Discount rate kemudian digunakan untuk menyajikan nilai dari manfaat yang diterima dengan biaya yang dikeluarkan, dan digunakan untuk merefleksikan criteria lain yang dibuat oleh perusahaan seperti penyesuaian kompensasi bagi resiko yang dapat dilihat. M enurut Sutojo (2000, p117), nilai saat ini sejumlah uang, keuntungan atau net cash flow yang akan diterima pada masa yang akan datang, dapat dihitung dengan menggunakan rumus present value yang berikut :

PV = FV / (1+r) n Dimana P V adalah simbol nilai saat ini (present value) yang dicari, FV adalah simbol nilai uang, keuntungan atau net cash flow yang akan diterima pada masa yang akan datang, r adalah simbol masa (tahun) uang, keuntungan atau net cash flow itu akan diterima. Sebagai catatan dikatakan, dalam istilah manajemen keuangan suku bunga yang dipergunakan untuk mendiskonto nilai uang pada masa yang akan datang, agar ditemukan present value nya, disebut tingkat pendiskonto (discount rate ataui discount factor). Present value uang, keuntungan, atau net cash flow, yang dinyatakan dalam satuan,

1/(1+r)n Selanjutnya dapat dijelaskan bahwa net present value (NPV) adalah selisih

antara nilai saat ini (present value) seluruh net cash flow tahunan yang akan diterima investor selama umur ekonomis proyek, dan nilai (anggaran) investasi proyek. Dalam

56 studi kelayakan proyek, yang dimaksud dengan nilai saat ini adalah nilai pada saat proyek selesai dibangun. Sebagai pedoman umum dikatakan apabila net present value proyek positif, ditinjau dari segi profitabilitas, proyek yang direncanakan akan dibangun cukup layak. Sebaliknya apabila net present value negative, rencana investasi proyek yang bersangkutan tidak layak. Net present value dapat dihitung dengan mempergunakan rumus persamaan matematis yang berikut :

NPV = CFI1/(1+r)1 + CFI2/(1+r)2 + CFI3/(1+r)3 + … + CFIn/(1+r)n - Io Dimana NPV adalah simbol net present value proyek yang dicari, CFI adalah simbol net cash flow tahunan dari tahun ke satu sampai tahun ke-n, Io adalah simbol jumlah investasi yang telah tertanam dalam proyek, r adalah discount rate yang dipergunakan untuk mencari present value. Dalam praktek sehari-hari discount rate yang dipergunakan adalah biaya modal (cost of capital) yang berlaku di pasar uang, misalnya suku bunga deposito, atau suku bunga kredit yang harus dibayar investor.

2.2.4.2.3 Internal Rate of Return (IRR) IRR disebut juga dengan metode Discounted Cash Flow atau Internal Rate of Return yang biasa digunakan dalam teknik analitikal. M enurut Garrison & Noreen (2003, p643), IRR adalah tingkat bunga yang akan menyebabkan nilai bersih sekarang suatu proyek sama dengan nol. Sedangkan menurut Sutojo (2000, p120), Internal Rate of Return (IRR) adalah cara mengevaluasi profitabilitas rencana investasi proyek kedua yang mempergunakan

57 nilai waktu uang. Internal Rate of Return (IRR) adalah discount rate yang apabila digunakan untuk mendiskonto net cash flows dan salvage value akan menghasilkan jumlah present value yang sama dengan jumlah investasi proyek. Internal Rate of Return (IRR) merupakan tingkat keuntungan yang akan diperoleh investor dari investasi proyek mereka. Cara untuk menghitung rumus IRR ini dapat dilakukan : a. Secara coba-coba b. Secara interpolasi c. Prosedur matematik d. Kalkulator atau komputer keuangan

2.2.4.2.4 Payback Period M etode periode pembayaran kembali didefinisikan sebagai banyaknya waktu yang diperlukan oleh suatu proyek untuk mengganti biaya awal dari penerimaan kas yang ditimbulkannya. M etode pembayaran kembali bukan ukuran profitabilitas yang sebenarnya dari suatu investasi. M etode ini mengatakan berapa tahun yang akan diperlukan untuk menutupi kembali investasi. M etode ini tidak mempertimbangkan nilai waktu uang (Garrison & Noreen, 2003, p653). M etode payback dapat dinyatakan sebagai berikut : Payback

=

Payback minus Benefit per tahun

+ Jumlah tahun minus

58 2.2.4.2.5 Value Linking And Value Acceleration Value linking adalah evaluasi secara keuangan terhadap manfaat yang merupakan efek dari penerapan teknologi informasi pada perusahaan secara gabungan, misalnya terciptanya komunikasi antar departemen yang lebih efisien. Value acceleration adalah evaluasi secara keuangan terhadap setiap percepatan waktu yang pengaruhnya meningkatkan produktifitas yang dapat berupa penyelesaian kerja lebih cepat. M anfaat dari value linking dan value acceleration dapat berbentuk penghematan, kinerja yang lebih baik, dan peningkatan keuntungan. (Parker, 1988, p111-120).

2.2.4.2.6 Value Restructuring Value restructuring adalah nilai yang berkaitan dengan restrukturisasi fungsifungsi tugas divisional. Penilaiannya diukur dari peningkatan nilai produktifitas yang dihasilkan akibat perubahan organisasi, dari kegiatan yang nilainya lebih rendah beralih menjadi kegiatan yang bernilai lebih tinggi. (Parker, 1988, p122-132).

2.2.4.2.7 Innovation Valuation Innovation valuation adalah manfaat karena terciptanya fungsi baru dalam business domain perusahaan yang mempengaruhi tata cara pemimpin perusahaan dalam memimpin usahanya. M anfaat berupa penyediaan wahana untuk mengubah strategi bisnis perusahaan, terciptanya suatu produk baru atau area bisnis baru.

59 2.2.4.3 Faktor-faktor dalam Business Domain Nilai manfaat tentunya tidak dapat langsung tampak pada perhitungan ROI, karena sebagian manfaat ini bersifat unik terhadap business domain dan sebagian lagi unik terhadap technology domain. Dalam business domain, masih ada empat faktor yang di luar perhitungan ROI sederhana yang perlu dievaluasi agar pembobotan ini menjadi lebih baik dan skor proyek tampak lebih realistis. Kelima faktor unik dalam business domain adalah : 1. Faktor Strategic match, difokuskan pada derajat dukungan atau keselarasan hubungan langsung maupun tidak langsung antara yang dibangun dengan tujuan strategis perusahaan. 2. Faktor Competitive advantage, memperhatikan evaluasi terhadap kebijakan umum perusahaan yang telah dijalankan dalam kaitannya meningkatkan kemampuan perusahaan dalam berkompetisi. 3. Faktor Competitive Response mengukur tingkat kegagalan dalam menjalankan sistem yang mengakibatkan kegagalan kompetitif perusahaan. Hal ini dapat terjadi karena pesaing telah lebih dulu menyediakan jasa layanan, produk atau pertukaran data. 4. Faktor Stakeholder Values adalah nilai yang mempresentasikan strategi yang berfokus pada dukungan terhadap eksternal, pelanggan dan produk. Adapun yang merupakan stakeholder values pada domain bisnis adalah services and quality, agility, learning and empowerment, cycle time, environmental quality, dan mass customization.

60 5. Faktor Management Information for Critical Success Factors, yang dibobot adalah tingkat dukungan manajemen informasi terhadap kegiatan utama perusahaan (Management Information Support of Core Activitied/MISCA). 6. Faktor Service and Quality, penyampaian produk dan pelayanan yang benar, bebas dari kesalahan dan tepat waktu dengan harga yang sesuai adalah indikator dan kriteria pengukuran yang dipertimbangkan oleh para stakeholder (Parker et al., 1988, p353). Suatu proses perbaikan pelayanan dan tingkat kualitas adalah strategi organisasi, yang seharusnya dikenali sebagai prioritas investasi yang memiliki efek sinergis dan kumulatif terhadap kesuksesan organisasi secara keseluruhan. 7. Faktor Agility, Learning, and

Empowerment, secara berkesinambungan

memusatkan perhatian pada peningkatan fleksibilitas, intelijen dan kemampuan adaptasi untuk mengubah kedua faktor penting organisasi yaitu tenaga kerja dan proses bisnis. Lebih jauh lagi, memperkuat investasi organisasi dengan menyediakan informasi yang diperlukan, pertanggungjawaban dan otoritas dalam pengambilan keputusan. 8. Faktor Cycle-Time, peningkatan cycle time adalah suatu keharusan dalam berkompetisi. Cycle time berfokus pada semua elemen yang masih dalam proses, mulai dari menyelenggarakan budaya inovatif untuk memacu ide baru melalui pengembangan dan produksi yang sukses dan penyalurannya ke konsumen dengan tepat waktu sampai pada pembangunan standar industri baru atau praktik terbaik (Parker, 1996, p323). 9. Faktor Environmental quality menjadi penggabungan yang umum untuk beberapa stakeholders perusahaan (Parker, 1996, p323). Dengan adanya

61 environmental quality maka pekerja dapat bekerja pada lingkungan yang bersih, pelanggan menunjukkan kepedulian tentang keamanan dari produk yang digunakan, dan investor menunjukkan kepedulian tentang pertanggungjawaban (liability) potensial sebagai hasil dari produksi produk. 10. Faktor Mass Customization, mensyaratkan kemampuan untuk memproduksi lebih cepat pada keanekaragaman produk yang lebih besar melalui customization (Parker, 1996, p324). Ketika kita berpikir kebanyakan dari Mass customization untuk produksi barang-barang konsumen (consumer goods), prinsip mass customization dapat juga diterapkan untuk personalisasi dari pelayanan. 11. Faktor Competitive Strategy Risks, manajemen organisasi harus mendefinisikan dengan jelas respon terhadap resiko dan ketidakpastian lalu mengkomunikasikan posisi tersebut kepada semua elemen dari organisasi. Resiko dan ketidakpastian yang ada sangat mempengaruhi bahkan ikut menentukan keseluruhan strategi sukses. 12. Faktor Business Strategy Risk, mencerminkan level kesuksesan strategi bisnis itu sendiri, memberikan pasar yang dinamis, perusahaan yang dinamis, dan waktu (Parker, 1996, p325). Business strategy risk berfokus pada resiko jangka panjang di sekitar strategi kompetitif dan merubah lingkungan pasar dengan tujuan merubah hubungan pemasok-pelanggan, political realignment, demographic trends, atau regulatory trends. 13. Faktor Business Organization Risk, memusatkan pada tingkat dimana organisasi mampu

melaksanakan

perubahan

yang dibutuhkan

oleh

proyek

SIM .

Evaluasinya memperhatikan pengguna atau organisasi Business Domain, dan bukan organisasi teknis. Komponen-komponen kapasitas organisasi meliputi

62 dukungan perubahan manajemen, kematangan penggunaan komputer dalam organisasi, dan penilaian realitas atas tugas dalam menyelesaikan proyek melalui bisnis proses dan fungsinya.

2.2.4.4 Faktor-Faktor dalam Technology Domain Ada empat faktor technology domain yang mempengaruhi pemilihan investasi di bidang teknologi informasi, yaitu : 1. Faktor strategic I/T Architecture mengevaluasi tingkat keselarasan suatu proyek dengan seluruh strategi sistem informasi yang tercermin dalam IS blueprint. 2. Faktor I/T definitional uncertainty, menganalisis tingkat kompleksitas dari suatu area, kemungkinan perubahan-perubahan yang ada dan spesifikasi suatu pekerjaan. 3. Faktor I/T Strategy risk, adalah evaluasi tingkat investasi di luar proyek yang merupakan risiko dalam mengakomodasi proyek untuk menghindari terjadinya penambahan biaya infrastuktur. 4. Faktor I/T Technical and Implementation Risk menilai tingkat ketergantungan pada risiko kemampuan mengambil alih bidang pengetahuan, ketergantungan pada perangkat keras tertentu, ketergantungan pada kemampuan perangkat lunak dan kemampuan pengembangan aplikasi perangkat lunak. 5. Faktor IT Services Delivery Risk, digunakan untuk mengetahui seberapa besar resiko yang akan dihadapi perusahaan dengan adanya sistem yang baru. Penilaian ini dipusatkan pada resiko jangka pendek yang mungkin dihadapi oleh organisasi. Resiko ini ditekangkan pada tingkat perubahan yang diperlukan

63 organisasi, termasuk biaya awal, integrasi, manajemen pelatihan, kebutuhan reorganisasi, dan ancaman terhadap ekulibrium yang ada.

2.2.4.5 Corporate Value M enurut Parker (1988, p186) metode yang digunakan untuk mendapatkan nilai organisasi adalah dengan menentukan seberapa besaran dan pentingnya dari setiap kategori nilai dan resiko. Dalam menilai organisasi ini kita perlu menganilisis batas bisnis dan dukungan dari sistemnya. Batas bisnis yang dimaksud disini adalah tingkatan pada bisnis yang menguntungkan, kompetitif, sehat dan memiliki kekuatan dalam menghadapi gejolak bisnis maupun krisis ekonomi. Sedangkan dukungan sistem atau teknologi informasi adalah tingkatan ketergantungan sebuah organisasi terhadap teknologi informasi apakah kuat dan efektif atau tidak. Untuk menggambarkan dari hubungan antara batas dari kegiatan bisnis dan dukungan sistem atau teknologi informasi dibuatlah menjadi empat kuadran yang masing-masing akan menerangkan seberapa besar ketergantungan suatu organisasi terhadap sistem informasi yang mereka gunakan. LINE OF BUSINESS

Kuat

Derajat dimana bisnis menguntungkan, bersaing Lemah

Kuadran A

Kuadran B

Investasi

Strategis

Kuadran C

Kuadran D

Infrastruktur

Breakthrough

Lemah

Kuat

Computer

Derajat dimana

Support

Komputer yang ada cukup kuat dan efektif

Gambar 2.4 Corporate Value (Parker, 1988, p187)

64 a. Kuadran A : Investment Pada posisi kuadran A, sebuah organisasi memiliki kekuatan bisnis yang kuat, namun memiliki ketergantungan pada sistem informasi yang lemah. Biasanya organisasi ini baru menginvestasikan sistem informasi pada bisnis mereka, sehingga masih harus terus meningkatkan kekuatan bisnis yang berjalan. Dengan kekuatan bisnis yang ada, mereka memiliki kesempatan untuk meningkatkan investasi yang mereka miliki di masa mendatang, dengan konsekuensi mereka harus terus berfokus pada pembangunan infrastrukturnya. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai negatifnya -10.

b. Kuadran B : Strategic Pada kuadran ini menggambarkan adanya kekuatan bisnis yang kuat dengan dukungan sistem informasi yang kuat pula. Organisasi sangat bergantung pada sistem informasi untuk menjalankan bisnis yang mereka jalani. Kedua dari sistem infrastruktur dan backbone systems sangat kuat. Untuk organisasi pada kuadran B mempunyai nilai korporat positif 20 dan nilai korporat negatif -5.

c. Kuadran C : Infrastructure Organisasi yang berada pada kuadran ini digambarkan memiliki kekuatan bisnis yang lemah dan diikuti pula dengan dukungan sistem informasi yang lemah pula. Tingkat ketergantungan organisasi pada sistem informasi dinilai sangat lemah. Nilai korporat positinya 20 dan nilai korporat negatifnya -12.

65 d. Kuadran D : Breakthrough or Management Pada kuadran ini, organisasi memiliki kekuatan bisnis yang lemah namun dukungan dari sistem informasi yang ada dinilai kuat. Dengan adanya dukungan dari sistem informasi yang kuat akan memungkinkan terciptanya kekuatan pada potensial bisnis yang ada. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai korporat negatifnya -10.

2.2.4.6 Information Economics Scorecard Setelah skor perhitungan ROI sederhana diperoleh, skor pembobotan keempat faktor domain bisnis dan ketiga faktor domain teknologi juga diperoleh, langkah selanjutnya adalah memasukan skor tersebut ke dalam scorecard. Skor ini kemudian dikalikan dengan nilai relatif korporat untuk memperoleh bobot skor. Setelah itu masing-masing bobot skor ini dijumlahkan untuk mendapatkan total skor proyek.

2.2.5

Analisis perilaku Biaya Pemahaman atas hubungan antara biaya dan aktivitas bisnis sangat menentukan

keberhasilan dalam merencanakan dan mengendalikan biaya. Analisis atas dampak aktivitas bisnis dan biaya akan menghasilkan klasifikasi tiap pengeluaran sebagai : (Carter & Usry, 2004, p57-67) 1.

Biaya tetap, merupakan biaya yang secara total tidak berubah saat aktivitas bisnis meningkat atau menurun.

2.

Biaya variabel, merupakan biaya yang secara total meningkat secara proporsional terhadap peningkatan dalam aktivitas dan menurun secara proporsional terhadap penurunan dalam aktivitas.

66 3.

Biaya semivariabel, merupakan biaya yang memperlihatkan baik karakteristik dari biaya tetap maupun biaya variabel. Untuk merencanakan, menganalisis, mengendalikan, atau mengevaluasi biaya

pada tingkat aktivitas yang berbeda, biaya tetap dan biaya variabel harus dipisahkan. Perbaikan teknologi dalam teknik atau fasilitas produksi juga dapat mempengaruhi perilaku biaya. Salah satu tujuan dari pemisahan biaya tetap dan biaya variabel adalah untuk melakukan analisis terhadap anggaran modal. Pada umumnya, klasifikasi dan estimasi biaya dapat diperoleh dengan menggunakan metode perhitungan. Salah satu metode perhitungan tersebut adalah metode kuadrat terkecil (Least Square). M etode kuadrat terkecil (Least Square), sering disebut juga analisis regresi, menentukan secara matematis garis yang paling sesuai, atau garis regresi linear, melalu sekelompok titik. M etode ini memberi tingkat objektivitas yang tinggi dalam analisisRumus yang digunakan dalam menentukan biaya tetap dan biaya variabel , yaitu: 1. Biaya variabel b=

∑ (x − x)( y − y ) ∑ ( x − x )2 i

i

i

b = biaya variabel yi = biaya y = biaya rata-rata x i = aktivitas bisnis x = rata-rata aktivitas bisnis. 2. Biaya tetap y = a + bx

67 y = biaya rata-rata a = biaya tetap b = biaya variable x = rata-rata aktivitas bisnis.

2.2.6 Analisis Value Chain M enurut M cLeod & Schell (2004, p 31), perusahaan menciptakan nilai dengan melaksanakan aktivitas, yang disebut oleh M ichael Porter sebagai aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terbagi menjadi dua kategori besar, yaitu utama dan pendukung. Aktivitas nilai utama (primary value activities) adalah aktivitas yang berubungan dengan produksi dan penawaran nilai yang lebih besar kepada pelanggan daripada yang dilakukan pesaing. Aktivitas nilai pendukung (support value activities) menyediakan input dan infrastruktur yang memungkinkan aktivitas utama berlangsung. Aktivitas nilai utama dan pendukung diintegrasikan oleh beberapa kaitan untuk membentuk rantai nilai (value chain). Aktivitas utama tampak di lapisan bawah dan mencakup logistik masuk yang memperoleh bahan baku dan pasokan dari pemasok, operasi perusahaan itu yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi, logistik keluar yang mengangkut barang ke pelanggan, operasi pemasaran dan penjualan yang mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan mendapatkan pesanan, serta

kegiatan pelayanan yang memelihara

hubungan baik dengan pelanggan setelah penjualan. Aktivitas nilai pendukung tampak pada lapisan atas dan mencakup infrastruktur perusahaan – pengaturan organisasional yang mempengaruhi semua aktivitas utama

68 secara umum. M anajemen sumber daya manusia terdiri dari semua aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan personil perusahaan. Pengembangan teknologi mencakup semua aktivitas yang melibatkan teknologi, termasuk penerapan teknologi tersebut secara efektif. Procurement berhubungan dengan aktivitas mendapatkan sumber daya seperti material dan mesin, yang digunakan oleh aktivitas-aktivitas utama.

Infrastructure

INBOUND LOGIS TICS

Human Resources Management

Value

Technology Development dan product

added

Procurement

–

OPERATIONS

S ERVICING

Cost

OUTBOND

S ALES

LOGIS TICS

&

=

MARKETING

Profit

Gambar 2.5 Rantai Nilai (M cLeod & Schell, 2004, p 31)